metadata
t
Master data management
Aanpak voor opzetten van masterdata-management programma
De kwaliteit van de toenemende hoeveelheid data in ondernemingen is van groot belang. Om die kwaliteit te waarborgen kan master data management worden toegepast. De auteur beschrijft een aanpak voor het opzetten van een masterdata-managementprogramma.
informatie / juni 2010
Yves Houtevels
18
De hoeveelheid gegevens in ondernemingen neemt alsmaar toe. Volgens Gartner is 25 procent van de data in grote ondernemingen onvolledig of niet correct, en 50 procent van de implementaties mislukt of loopt vertragingen op door het gebrek aan aandacht voor de kwaliteit van de data (Enterprise Data World 2009). De kwaliteit van de data heeft tevens een grote impact op de efficiëntie en effectiviteit van een onderneming. Googelen op ‘master data management’ levert 97.200.000 hits op, opzoeken via Bing levert 83.300.000 hits op. Je kunt dus wel stellen dat master data management bij ondernemingen leeft. In dit artikel wordt een aantal aspecten van een aanpak voor het opzetten van een masterdata-managementprogramma toegelicht. We definiëren een programma als een groep van gerelateerde projecten die op een gecoördineerde manier worden uitgevoerd om de vooropgestelde businessdoelstellingen en opbrengsten te kunnen behalen. Master data management heeft een multidisciplinair karakter, zoals blijkt uit figuur 1, waarin master data management gepositioneerd is ten opzichte van de architectuurdomeinen business architectuur, enterprisearchitectuur, applicatie architectuur en business intelligence.
Enkele definities Master data zijn data over de kernentiteiten of -concepten van een onderneming. Kernentiteiten zijn bijvoorbeeld klanten, producten, diensten, leveranciers en personeel. Dergelijke kernentiteiten worden in meerdere businessprocessen en door meerdere applicaties gebruikt. De kernentiteiten worden regelmatig over een langere periode, meestal jaren, in de onderneming gebruikt. Omwille van de lange(re) levenscyclus is het actief beheren van de data noodzakelijk om de kwaliteit te behouden. Bovendien worden deze data in de hele onderneming gebruikt, wat betekent dat de data een grote impact hebben op het functioneren van de onderneming. Master data kunnen in drie categorieën worden opgedeeld: a) referentiegegevens, b) transactionele structuurgegevens en c) ondernemingsstructuurgegevens. a. Referentiegegevens zijn ‘universele’ data voor gebruik door meerdere applicaties. ‘Universeel’ betekent dat dergelijke data algemeen geldig zijn, ook buiten de onderneming. Voorbeelden zijn lijsten van landen en van munten. Deze referentiegegevens worden beheerd vanuit een specifieke applicatie en worden dus niet gewijzigd door andere toepassingen. b. Transactionele structuurgegevens zijn die data die de deelnemers aan de transactie (een transactie is een uitwisseling van goederen,
Samenvatting Master data management is een geheel van richtlijnen, processen en applicaties om master data te beheren en zo een goede kwaliteit van de data te waarborgen. Gezien de ondernemingsbrede impact van de data zijn een centrale waakhond en ondersteuning van het management noodzakelijk. Master data management als aparte service binnen de ICT-organisatie lost heel wat problemen van kwaliteit, consistentie en snelheid van opleveren op.
Naast deze master data zijn er de transactionele data. Dit zijn de gegevens verbonden aan een (business)gebeurtenis. Dergelijke gegevens hebben een beperkte gebruiksduur. Voorbeelden van transactionele data zijn orders, facturen en betalingen. Transactionele data zijn altijd verbonden met master data. Een order zal bijvoorbeeld altijd met een klant verbonden zijn. De definitie van master data toepassen om de kernentiteiten van de onderneming te identificeren blijkt in de praktijk niet zo gemakkelijk. De context van de onderneming speelt hierbij een belangrijke rol. Neem bijvoorbeeld een contract.
business architecture reporting
business intelligence
governance business process management master data management
enterprise architecture
master data applications application datawarehouse landscape
application architecture
Figuur 1. Positionering van master data management
Is een contract een kernentiteit? Neem even een contract tussen een organisator van een concert en een zanger. Het contract is een overeenkomst voor een eenmalig optreden op een bepaalde dag. Is het optreden gedaan, dan heeft de organisator het contract niet meer nodig bij het verder organiseren van concerten en optredens. De organisator heeft er geen behoefte aan om deze contracten actief te beheren voor een langere periode. Neem daarentegen een contract tussen een manager en een zanger waarin beide overeenkomen dat de manager voor een periode bepaalde diensten zal verlenen aan de zanger in ruil voor een vergoeding. De manager zal wel behoefte hebben aan actief beheer van dergelijke contracten omdat het contract de activiteiten van de manager gedurende een periode bepaalt. Dergelijke contracten zijn over het algemeen ook geen standaardcontracten in vergelijking met de contracten voor eenmalige optredens. Voor de organisator zal het contract geen kernentiteit zijn, maar voor de manager wel. Master data management kan worden omschreven als een geheel van richtlijnen, processen en applicaties om master data te beheren teneinde een goede kwaliteit van de data te waarborgen. Merk op dat het beheren van master data niet enkel gaat over het beheren van data in applicaties.
Doel van master data management Welke concrete behoeftes kunnen met master data management worden opgelost? 1. Gegevensconflicten en -problemen leiden steeds tot vertragingen in de businessprocessen. 2. Slechte gegevens geven aanleiding tot fouten bij de uitvoering van de processen. 3. Het oplossen van dergelijke conflicten, problemen en fouten brengt extra kosten met zich mee. 4. Een goed beheer van de data maakt het mogelijk om op een vlotte manier de nodige aanpas-
informatie / juni 2010
diensten of informatie) vertegenwoordigen. Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de transacties. Voorbeelden zijn klant en product. c. Ondernemingsstructuurgegevens zijn die data die de structuren van een onderneming beschrijven. Voorbeelden zijn de organisatiestructuur en boekhoudkundige kostenplaatsen.
19
metadata
t
singen te doen om te voldoen aan de eisen van de wetgeving en allerlei richtlijnen. 5. Correcte en volledige master data zijn het fundament voor een goede rapportering in die mate dat zeker moet worden overwogen om een master-data-managementprogramma te starten alvorens BI-projecten op te zetten. 6. Goed beheerde data helpen bij de (data-)integratie bij wijzigingen in de organisatie, fusies en overnames van ondernemingen. Voor ICT leidt een goed master data management tot verminderde complexiteit wat betreft de synchronisatie van master data tussen verschillende systemen en tot een verlaging van de onderhoudskosten.
Plan van aanpak Hier volgt een beschrijving van een plan van aanpak in vijf fasen.
1.
informatie / juni 2010
Algemene kennis opbouwen en bewustwording creëren
20
Voordat men start met een master-data-managementprogramma is het noodzakelijk algemene contextinformatie in te winnen. Het doel van een dergelijke kennismakings- of initiatiefase is uiteraard een beter begrip van, inzicht in en bewustwording over de toegevoegde waarde van master data te krijgen. Daartoe wordt een master-datamanagementwerkgroep samengesteld bestaande uit vertegenwoordigers van de verschillende departementen van business en ICT van de onderneming. Een master-data-managementprogramma gaat immers de volledige onderneming aan en alle belanghebbenden moeten over een minimum aan bedrijfsbrede kennis en inzicht beschikken opdat het programma voldoende draagkracht in de onderneming heeft. Deze groep moet instaan voor de communicatie en bewustwording in de onderneming. De indirecte toegevoegde waarde op langere termijn is veelal duidelijker. Zo is het bijvoorbeeld moeilijk om de direct toegevoegde waarde van een verbeterde kwaliteit van gegevens te berekenen. Hoeveel brengt een vermindering van gedupliceerde klantengegevens op? Vanaf wanneer verhoogt datakwaliteit de klantentevre-
denheid, hoeveel brengt een verhoogde klanten tevredenheid op?
2.
Beoordeling van huidige toestand
Wanneer er een goed begrip, juiste kennis en voldoende bewustwording aanwezig zijn, kan een onderneming haar kernentiteiten bepalen en een eerste oordeel vormen over de kwaliteit van en de problemen met de data. Om de problemen en hun oorzaken te identificeren wordt in de eerste plaats naar de businessprocessen gekeken. De oorzaak van veel problemen ligt in het gebruik van de gegevens in processen waarbij de applicaties enkel een ondersteunende rol vervullen. Tijdens deze procesanalyse worden ook de betrokken applicaties in kaart gebracht. Dit alles maakt het mogelijk om een businesscase voor het master-datamanagementprogramma op te stellen, waarbij het oplossen van de concrete problemen een directe en meetbare toegevoegde waarde oplevert. Op basis hiervan kan men dan verder werken: welke kernentiteiten pakken we eerst aan, welke interacties bestaan er tussen de verschillende kernentiteiten, moeten we bepaalde kernentiteiten gelijktijdig aanpakken? Dit alles met als doel een goed onderbouwd master-data-managementprogramma samen te stellen. Bovendien is het door inzicht in de huidige toestand mogelijk om de markt van master-datamanagementapplicaties al eens te onderzoeken voor de verschillende kernentiteiten. De ‘make or buy’-beslissing kan later bij het uittekenen van het applicatielandschap worden genomen. Gezien het ondernemingsbrede karakter en het langeretermijnperspectief van master data is communicatie naar de verschillende stakeholders evenals formele en modelmatige documentatie in alle fasen van de uitvoering heel belangrijk. Wanneer een master-data-managementprogramma is opgezet, kan worden gestart met de uitvoering.
3.
Business process management
Zoals uit de eerdergenoemde definitie van master data blijkt, gaat het over data die in de businessprocessen wordt gebruikt. In deze fase kunnen de businessprocessen nader worden geanalyseerd om na te gaan welke wijzigingen nodig zijn om de vastgestelde problemen op te lossen. Zo moet bijvoorbeeld worden nagegaan in welke processen welke klantendata worden gebruikt en waarom, wat de impact van een wijziging van klantendata voor de andere processen is, enzovoort. Business process modeling en business process management bieden de noodzakelijke
4.
Applicatieanalyse
Nadat duidelijk is geworden in welke processen de kernentiteiten worden gebruikt, kan een diepgaande analyse van de betrokken applicaties plaatsvinden. Het doel is duidelijk te maken welke gegevens in welke applicaties worden beheerd en bewaard. Het bepalen van een master-data-applicatie per kernentiteit is in deze fase een belangrijke beslissing. Een applicatie is een master-data-applicatie wanneer het in de onderneming erkend wordt als de unieke en authentieke bron van informatie en wanneer de applicatie de nodige middelen (gegevens, services, functionaliteiten en schermen) ter beschikking stelt om de kwaliteit van de gegevens af te dwingen. Bij het bepalen van het toekomstige applicatielandschap kunnen enkele richtlijnen worden opgesteld: 1. Een master-data-applicatie beheert de historiek van de ‘volledig gouden records’. • ‘Gouden record’ betekent dat alle creatie-, wijzigings- en verwijderoperaties door de master-data-applicatie worden uitgevoerd. De logica waaraan de gegevens moeten voldoen, wordt door de master-data-applicatie beheerd. • Ook de beveiliging (authenticatie en autorisatie) wordt door de master-data-applicatie beheerd. • ‘Volledig’ wil zeggen dat alle attributen van een kernentiteit door een master-data-applicatie worden beheerd. • ‘Historiek’ betekent dat de tijdsdimensie (wanneer is een bepaalde waarde van een attribuut/record geldig) enkel door een master-data-applicatie wordt bepaald. 2. Door deze principes toe te passen kan er een ‘single version of the truth’ van master data worden gecreëerd. Het gebruik van deze ‘single version of the truth’ door de andere applicaties moet eveneens worden vastgelegd in een aantal principes. De belangrijkste zijn:
a. De applicaties mogen de master data enkel opvragen bij de master-data-applicatie. Ze moeten hiervoor gebruikmaken van de aangeboden functionaliteiten (services) van de master-data-applicatie. De applicaties kunnen lokaal in hun eigen database een referentie van de records opslaan of de master data zelf opslaan. In dat laatste geval moet er een afspraak zijn over het tijdsinterval waarop de beide applicaties synchroniseren. b. De applicaties die master data gebruiken, mogen de gegevens van de kernentiteiten verrijken met eigen specifieke gegevens die niet worden gedeeld met andere applicaties. Basisgegevens zoals naam, btw-nummer en officieel adres van ondernemingen worden bijvoorbeeld beheerd en bewaard in de master-data-applicatie ‘ondernemingen’. Een onderneming kan een klant en een leverancier zijn, de basisgegevens verschillen echter niet. In een ‘CRM-applicatie’ (customer relationship management) kunnen de master data verrijkt worden met extra specifieke klantendata die niet gedeeld worden met andere applicaties en niet van toepassing zijn op de onderneming als leverancier. Voorbeelden van klantspecifieke data zijn verkoopsbezoeken en opportuniteiten. c. Creatie van nieuwe records en wijzigingen van bestaande data gebeuren via de aangeboden functionaliteiten (services) van de master-data-applicatie. De bovenstaande richtlijnen kunnen op verschillende manieren worden geïmplementeerd. De implementatie van één master data record betekent dat alle wijzigingen direct op deze ene bron van master data worden uitgevoerd. Een dergelijke implementatie garandeert een uitstekende consistentie in de master data maar betekent dat waarschijnlijk alle (bestaande) applicaties moeten worden aangepast. De implementatie van meerdere master data records of bepaalde delen van master data records betekent dat de gegevens worden gekopieerd van de master-data-applicatie naar de applicatiespecifieke databank(en) van andere applicaties. Deze applicaties kunnen de lokale kopie wijzigen. Op geregelde tijdstippen zal er een synchronisatie van de master data plaatsvinden. Wijzigingen van master data in de lokale applicaties worden overgezet naar de master-data-applicatie en wijzigingen in de master-data-applicatie worden overgezet naar de lokale applicaties. Een dergelijke implementatie
informatie / juni 2010
technieken en documentatie om dit in kaart te brengen. Bij de analyse van de processen is aandacht voor een eenduidige terminologie uitermate belangrijk. Synoniemen en homoniemen komen altijd voor. Een duidelijke definitie en klare afspraken over de te gebruiken terminologie in de verdere analyse en uitwerking van de oplossing zijn dan ook noodzakelijk.
21
metadata
t
»Master data management als aparte service binnen de ICT-organisatie lost heel wat problemen op
vergt waarschijnlijk minder aanpassingen aan de bestaande applicaties, maar de logica voor het beheer van de master data records moet in alle applicaties dezelfde zijn. Conflicten ontstaan wanneer twee of meer applicaties gelijktijdig dezelfde record wijzigen of creëren. Bovendien kan er een probleem van consistentie van de waarden optreden als er afrondingsverschillen voorkomen bij het veelvuldig kopiëren van de gegevens. Bij het kopiëren van waarden van munten en andere maateenheden worden de cijfers bijvoorbeeld afgerond wanneer er omrekeningen zijn van de ene munt in de andere of van de ene maateenheid in de andere. Een variant kan zijn dat master data records worden gekopieerd naar de lokale applicaties maar dat deze applicaties de master data niet kunnen wijzigen. Wanneer de gebruikers van een lokale applicatie een master data record willen wijzigen, moeten ze dit doen in de master-data-applicaties of moeten ze een verantwoordelijke van de masterdata-applicatie verwittigen om de wijzigingen door te voeren. Een dergelijke implementatie vraagt weinig aanpassingen aan de bestaande applicaties (het uitschakelen van creatie- en wijzigingsfunctionaliteit).
5.
informatie / juni 2010
Governance
22
Data governance kan worden omschreven als een beleid om mensen, processen en technologie te laten samenwerken om de juiste kwaliteit van de data te verkrijgen met als doel om van data en informatie strategische activa van de onderneming te maken. Bij governance gaat het erom de juiste organisatiestructuren te voorzien opdat de juiste beslissingen worden genomen. Het is noodzakelijk een centraal data-governanceorgaan op te richten dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van het beleid. Het centrale governanceorgaan heeft een faciliterende rol voor de definitie en betekenis van de kernentiteiten. De betekenis en definitie van de kernentiteiten en hun attributen moeten ondernemingsbreed worden begrepen en toegepast. Deze groep mensen is verantwoordelijk voor het beheer en de communicatie ervan. Het governanceorgaan zal niet zelf de betekenis en definitie bepalen maar wijst een
«
definitie-eigenaar aan. Deze persoon of groep van personen is verantwoordelijk voor de definitie en de correcte benaming van een kernentiteit en de attributen. De definitie-eigenaar legt eveneens de regels en logica vast waaraan de kernentiteiten en de attributen moeten voldoen. Een data-eigenaar is een persoon of een groep van personen verantwoordelijk voor de kwaliteit van de data in de master-data-applicatie. Dit is meestal een ‘backoffice’-team. Per kernentiteit kan er een andere data-eigenaar zijn, bijvoorbeeld een backoffice voor het beheer van klantgegevens, een backoffice voor het beheer van productgegevens en een backoffice voor het beheer van gegevens over de gebouwen. Het proces vanaf de datadefinitie via implementatie in een master-data-applicatie en het gebruik in processen en in andere applicaties tot het stopzetten van het beheer van kernentiteiten is de verantwoordelijkheid van het centrale data-governanceorgaan. Dit orgaan moet erover waken dat de richtlijnen en regels worden gerespecteerd. Ten slotte moet erop toegezien worden dat bij de uitvoering van een project deze regels en richtlijnen worden gerespecteerd. Dit kan door reeds in de projectdefinitie deze regels op te nemen en aan te duiden welke master data zullen worden gebruikt. Tijdens de uitvoering van het project zorgen architecturale reviews voor verdere controle op het respecteren van de regels en richtlijnen.
Conclusie De samenwerking tussen de business en ICT is een kritieke succesfactor om de kwaliteit van data te waarborgen. Gezien de ondernemingsbrede impact zijn een centrale waakhond en ondersteuning van het management noodzakelijk. Impact op bestaande toepassingen is onvermijdelijk. Master data management als aparte service binnen de ICT-organisatie lost heel wat problemen van kwaliteit, consistentie en snelheid van opleveren op. Reviewer Bart Baesens
Yves Houtevels is principal consultant bij AE nv en is momenteel actief als enterprisearchitect bij een grote Belgische onderneming. E-mail:
[email protected].