Věc Působnost pro Účinnost Číslo jednací Vypracoval Předkládá Schválil
UNIVERZITA PARDUBICE Směrnice č. 2/2013 Používání úředních razítek a pečetí na Univerzitě Pardubice všechny útvary Univerzity Pardubice 20. června 2013 RPO/0015/13 Martin Hnízdo, Administrativní bezpečnost Ing. Aleš Pék, vedoucí Technického odboru Ing. Petr Gabriel, MBA, kvestor
Předmětem této směrnice je oprávnění rektorátních a fakultních pracovišť při používání úředních razítek Univerzity Pardubice (dále jen „úřední razítka“) v souladu se zvláštními právními předpisy a s vnitřními předpisy Univerzity Pardubice (dále jen „univerzita“), které stanoví základní odpovědnosti a povinnosti akademických orgánů univerzity a delegování jejich pravomocí v rámci univerzity. Článek 1 Obdélníková razítka obsahující název a adresu univerzity 1. Obdélníková úřední razítka (dále jen „obdélníková razítka“) obsahující název a adresu univerzity, event. příslušného organizačního útvaru univerzity se používají vždy pouze společně s podpisem oprávněného zaměstnance jako osvědčení důležité vnější korespondence a osvědčování dokumentů univerzity závazné nebo smluvní povahy. 2.
Při písemné korespondenci, při níž dokument obsahuje v záhlaví, v zápatí či jinde identifikační údaje o univerzitě nebo označení akademického orgánu, postačí osvědčení dokumentu podpisem oprávněného zaměstnance univerzity.
3. Při písemném styku orgánů univerzity 1 a útvarů rektorátu s organizacemi státní správy, nebo při uzavírání smluvních vztahů 2, se používají obdélníková razítka obsahující název a sídlo univerzity – vzor 1: Univerzita Pardubice 532 10 Pardubice, Studentská 95 4. Při písemném styku orgánů fakulty 3 nebo ředitele vysokoškolského ústavu s organizacemi státní správy nebo při uzavírání smluvních vztahů, pokud jednají jménem univerzity 4, se používají obdélníková razítka s uvedením názvu univerzity, fakulty nebo vysokoškolského ústavu a jejího sídla – vzor 2: Univerzita Pardubice Fakulta / Vysokoškolský ústav 532 10 Pardubice, Studentská 95 5. Při mezinárodních stycích lze obdélníková razítka podle odst. 3 a 4 používat v překladu do anglického jazyka, uvedeného ve vnitřních předpisech univerzity a jeji součásti 5, s uvedním názvu univerzity, fakulty nebo vysokoškolského ústavu a sídla univerzity – vzor 3: § 7 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů 2 Směrnice Univerzity Pardubice č. 17/2007, Uzavírání smluvních vztahů na Univerzitě Pardubice 3 § 25 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů 4 Čl. 21 a 22 Statutu Univerzity Pardubice 5 §§ 17,33 a 34 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů 1
1
University of Pardubice Faculty of / Institute of Studentská 95, 532 10 Pardubice Czech Republic 6. V ostatních nezbytně nutných případech lze používat obdélníková razítka s označením nižších organizačních útvarů univerzity s uvedením následujících údajů: název univerzity, fakulty nebo vysokoškolského ústavu a organizačního útvaru – vzor 4: Univerzita Pardubice Fakulta / Vysokoškolský ústav / Celouniverzitní útvar Katedra / Odbor / Oddělení 532 10 Pardubice, sídlo útvaru. Tato razítka lze používat zejména při korespondenci mezi organizačními útvary a součástmi univerzity. Přidávání dalších údajů není dovoleno. 7. Obdélníková razítka používaná na vybraných pracovištích univerzity na zjednodušené daňové doklady podle zvláštních právních předpisů 6 s uvedním názvu, sídla a DIČ univerzity – vzor 5: Univerzita Pardubice 532 10 Pardubice, Studentská 95 DIČ CZ00216275. Článek 2 Kruhová razítka s malým státním znakem ČR 1. Kruhová razítka s malým státním znakem (dále jen „kruhová razítka“) se používají v souladu s právními předpisy 7. Univerzita užívá kruhová razítka, pokud při jednání a rozhodování vykonává působnost v oblasti veřejné správy. 2. Otisk kruhového razítka se používá zejména na úředních rozhodnutích souvisejících s uskutečňováním studijních programů a v souvislosti s tím s vědeckou a výzkumnou, vývojovou a inovační, uměleckou nebo další tvůrčí činností a na rozhodnutích o právech a povinnostech studentů. 3. Kruhová razítka se na univerzitě používají ve velikostech o průměru 25 mm a 36 mm v provedení podle vzoru 6 v příloze č. 1 a grafického manuálu jednotného vizuálního stylu univerzity, v následujících útvarech univerzity: a) kancelář rektora, b) sekretariát kvestora, c) děkanáty fakult, d) ředitelství vysokoškolských ústavů. 4. Kruhová razítka v anglické mutaci podle vzoru 7 v příloze č. 1 slouží k osvědčování důležitých dokumentů v mezinárodním styku a jsou uložena v kanceláři rektora. 5. Kruhová razítka fakulty zapsané do seznamu ústavů kvalifikovaných pro znaleckou činnost podle právních předpisů 8, obsahující název univerzity, název fakulty a oboru znaleckého oprávnění se používají v souladu s rozhodnutím příslušného orgánu státní správy v provedení podle vzoru 8 v příloze č. 1 a grafického manuálu jednotného
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů §§ 5 a 6 zákona č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů 8 § 21 odst. 3 zákona č. 36/1967 Sb., o znalcích a tlumočnících a § 6 odst. 1 vyhl. Č. 37/1967 Sb., ve znění pozdějších předpisů 6 7
2
vizuálního stylu univerzity se užívají v útvarech, kterým bylo písemné rozhodnutí přiděleno. 6. Razítko k vyznačení doložky o nabytí právní moci a vykonatelnosti rozhodnutí akademických orgánů, kombinované s kruhovým razítkem v provedení podle vzoru 9 v příloze č. 1 a grafického manuálu jednotného vizuálního stylu univerzity se užívá v Oddělení právním a organizačním. Článek 3 Společná ustanovení pro použití úředních razítek 1. Všechna úřední razítka musí obsahovat pořadové číslo, které odlišuje razítka stejného textového provedení a z něhož je v evidenci úředních razítek zřejmé, kterým organizačním útvarem a oprávněným pracovníkem je užívané. Pouze v případě nezbytně nutných provozních důvodů je v rámci jednoho organizačního útvaru možné používat více razítek stejného textového provedení. Pořadová čísla přiděluje organizační útvar Administrativní bezpečnost, které vede evidenci všech úředních razítek. 2. Úřední razítka se zhotovují v předepsaném formátu a v předepsaném užití písma Gill Sans podle vzorů v příloze č. 1 a podle grafického manuálu jednotného vizuálního stylu univerzity. 3. Otisk úředního razítka je možné používat pouze v modré barvě. 4. Zhotovení všech úředních razítek zajišťuje organizační útvar Administrativní bezpečnost na základě písemné objednávky. Požadavky na zhotovení úředních razítek pro fakulty nebo vysokoškolské ústavy jsou oprávněni uplatnit tajemníci. Pro celouniverzitní a rektorátní útvary jsou oprávněni uplatnit prorektoři, kvestor a kancléř v souladu s organizačním řádem 9. Náklady na pořízení úředních razítek hradí příslušný organizační útvar univerzity, pro jehož potřebu jsou úřední razítka pořizována. 5. Zaměstnanci, kterým bylo na pracovišti vydáno úřední razítko k používání, jsou povinni zabezpečit jej proti zneužití, případně zcizení. Při skončení oprávnění používat úřední razítko jsou povinni je předat nadřízenému vedoucímu zaměstnanci. Změnu zaměstnance, který je oprávněn používat úřední razítko, je vedoucí příslušného organizačního útvaru povinen oznámit organizačnímu útvaru Administrativní bezpečnost. Článek 4 Kovové pečetě s malým státním znakem ČR Tyto pečetě mají v podmínkách univerzity specifické použití zejména na útvaru Administrativní bezpečnosti, Ústavu energetických materiálů FChT a dalších útvarech zajišťujících požadavky právních předpisů 10, případně se jimi osvědčují důležité listiny univerzity. Zhotovují a přidělují se na základě rozhodnutí rektora. Pořadové číslo pečetě přiděluje organizační útvar Administrativní bezpečnost, který vede evidenci těchto pečetí. Článek 5 Ostatní pomocná razítka užívaná na univerzitě 1. Pomocná účelová razítka, určená pro provozní potřebu jednotlivých organizačních útvarů univerzity, které neobsahující název a sídlo organizace, si zajišťují organizační útvary
9
Směrnice Univerzity Pardubice č. 26/2006, Organizační řád Univerzity Pardubice Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů
10
3
samy z vlastních prostředků a nepodléhají evidenci organizačním útvarem Administrativní bezpečnost. 2. Způsob používání, manipulace s pomocnými razítky a jejich evidence stanoví vedoucí organizačního útvaru, na němž jsou pomocná razítka užívána. Článek 6 Závěrečné ustanovení 1. Poškozená, vyřazená a nepoužívaná úřední razítka musí být vrácena na organizační útvar Administrativní bezpečnost, který zajistí jejich komisionální likvidaci s následným protokolem o likvidaci. 2. Vedoucí Oddělení lidských zdrojů zajistí, aby při ukončení pracovního poměru pracovníků univerzity byly vypořádány závazky vyplývající z oprávnění k používání úředních razítek. 3. Zrušuje se Směrnice Univerzity Pardubice č. 15/2004 Používání úředních razítek a pečetí na Univerzitě Pardubice 4. Tato směrnice nabývá platnosti dnem podpisu. V Pardubicích dne 20. června 2013 prof. Ing. Miroslav Ludwig, CSc. rektor
Příloha č. 1 Směrnice č. 2/2013 Vzor razítek Univerzity Pardubice: VZOR 1
VZOR 2
VZOR 3
VZOR 4
4
VZOR 5
Logo je vždy ve velikostech 6,5 mm, navazující řádka Univerzita Pardubice je ve velikosti 12 bodů písma Gill Sans Regular, následující texty jsou z jednotné velikosti 7,5 bodu, proklad 8 bodů. VZOR 6
VZOR 7
VZOR 8
VZOR 9
5
