MARCOM11 15 & 16 juni RAI - Amsterdam

MARCOM11 15 & 16 juni – RAI - Amsterdam

1

Inhoud handboek MARCOM11 Inleiding

3

Actie Checklist

4

Algemene Informatie

5

Belangrijke Adressen/ contactgegevens Opbouw-, openings- en afbouwtijden

5 6

Perscampagne

7

Beursstands

8

Inhoud van de beursstands Standbouw en standconstructie/ Eigen bouw Bestelformulieren Additionele items en constructies

Regels & Reglementen Opbouw, opening en afbouw instructies

Routebeschrijving beurslocatie


8 9 11 12

16 16

19

2

Handboek MARCOM11 Het kennis- en netwerkevent Geachte deelnemer van MARCOM11, Met plezier bieden wij u hierbij het technisch facilitair handboek aan voor MARCOM11. Dit handboek informeert u over alle relevante zaken en biedt d.m.v. diverse formulieren de mogelijkheid bestellingen te plaatsen. Wij verzoeken u vriendelijk uw bestellingen te plaatsen vóór de datum die op het betreffende formulier staat vermeld. Als hulpmiddel treft u in dit handboek een overzicht aan van deze deadlines. Van bestellingen die na de genoemde datum binnenkomen kan niet gegarandeerd worden dat het gewenste item, aantal, kleur of maat beschikbaar zal zijn. Formulieren die binnenkomen na de op het formulier vermelde datum wordt een toeslag berekend op het totale bestelbedrag.

Tijdschema vakbeurs MARCOM11: Opbouw / Inrichten van de stands: Dinsdag 14 juni Dinsdag 14 juni

09.30 – 22.00 uur 14.30 * – 22.00 uur

Eigen bouw Uniforme bouw/ inrichten van de stands

* u kunt al vanaf 14.30 uur terecht voor het inrichten van uw stand. Let op: de standbouwer dient dan nog wel enkele werkzaamheden te verrichten.

Opening Woensdag 15 juni Donderdag 16 juni

10.00 – 17.00 uur 17:00 – 18:30 uur 10.00 – 17.00 uur

Beurs (Voor exposanten vanaf 08.00 uur) Netwerkborrel (Voor exposanten vanaf 08.30 uur)

17.30 - 22.30 uur

Voor eigen bouw en uniforme bouw

Afbouw Donderdag 16 juni


3

Actie Checklist √

Deadline 06-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 13-05-2011 03-06-2011 03-06-2011 09-06-2011 09-06-2011 09-06-2011 09-06-2011 09-06-2011 09-06-2011 09-06-2011

Omschrijving Eigenbouw Stand Aanvraag friestekst uniforme bouw Aanvullende standbouw Meubilair Bloemen & planten Signage & graphics Hoofdaansluiting Elektra Verlichting & elektra Water & perslucht Rigging Vloeren & tapijt Stand plattegrond / raster formulier Betaalinformatie van den Oever Expo Groep Audio visuele middelen Badgereaders Beveiliging Parkeren Telecommunicatie / internet Afvalzakken/ Containers/ standschoonmaak Catering Verzekering Hotel Intern Transport


Contact Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Van den Oever Expo Groep Customer View Alliance RAI RAI RAI RAI RAI RAI Deudekom

4

Algemene informatie Belangrijke adressen / Contactgegevens: Beursorganisatie MARCOM11

Standbouw, meubilair, Elektra & Internet

MI Marketing Projects & Events Ilana Sandelowsky

Van den Oever Expo Groep Jeroen Vos M 06-55153306 De Huufkes 35 5674 TL Nuenen T: 040-283 6144 F: 040-283 6625 @: [email protected]

Corridor 27 3621 ZA Breukelen T: 0346-252362 M: 06-47025363 @: [email protected]

Beurslocatie/ Exhibitor Services E [email protected] T 020 549 1928 F 020 549 1964

Amsterdam RAI Europaplein 22 NL 1078 GZ Amsterdam


5

Opbouw-, opening- en afbouwtijden Opbouw / Inrichten van de stands: Dinsdag 14 juni Dinsdag 14 juni

09.30 – 22.00 uur 14.30 * – 22.00 uur

Eigen bouw Uniforme bouw/ inrichten van de stands

Dinsdag 14 juni kunt u vanaf 14.30 uur terecht om uw stand in te richten. Let op: vanaf 16.00 uur is de stand pas geheel klaar. De standbouwer kan dus nog enkele werkzaamheden verrichten tussen 14.30 en 16.00 uur. Op dinsdag 14 juni om 22.00 uur dienen alle stands klaar te zijn. In verband met de schoonmaak verzoeken wij u alle producten, stand- en verpakkingsmaterialen te verwijderen uit de gangpaden. U dient zelf zorg te dragen voor verwerking van het afval. Onze officiële leveranciers werken uiterlijk tot 21.00 uur op dinsdag 14 juni. Wij adviseren u voor die tijd te arriveren en uw stand te inspecteren, zodat u kunt controleren of alle bestellingen juist zijn uitgevoerd. Indien u niet tijdig uw stand controleert kunt u géén aanspraak maken op kosteloze aanpassingen.

Opening Woensdag 15 juni Donderdag 16 juni

10.00 - 17.00 uur 17:00 - 18:30 uur 10.00 - 17.00 uur

Beurs (Voor exposanten vanaf 08.00 uur) Netwerkborrel (Voor exposanten vanaf 09.00 uur)

Elektriciteit zal op woensdag en donderdag om 18:00 uur worden afgesloten. Indien u continue stroom nodig heeft voor bijvoorbeeld een ijskast, kunt u dit aanvragen bij Van den Oever Expo Groep. Gedurende de opbouw is er beperkt stroom aanwezig.

Afbouw Donderdag 16 juni

17.30 - 22.30 uur

Voor eigen bouw en uniforme bouw

Uniforme standbouw wordt donderdag vanaf 19.00 uur afgebroken. Wij verzoeken u dan ook om op donderdag de stand voor 19.00 uur uit te ruimen. Van den Oever Expo Groep neemt geen enkele verantwoordelijkheid voor achtergebleven goederen. De elektriciteit zal donderdag om 18.00 uur worden afgesloten. In geen geval mogen elektrische onderdelen worden verwijderd voor 18.00 uur in verband met veiligheidsredenen. Expositie-, verkoop- en / of standmaterialen mogen niet worden verwijderd van de stand voordat de beurs gesloten is en alle bezoekers de locatie hebben verlaten.


6

Perscampagne Persruimte Om journalisten van voldoende nieuws, informatie en beeldmateriaal te voorzien wordt er gedurende de beurs een persruimte ingericht. Om ook uw product bij hen onder de aandacht te brengen kunt u persmappen bij ons aanleveren. U kunt dit doen 1 dag voor de beurs, in het organisatiekantoor. Wanneer u op de stand nog iets speciaals gaat doen waar wij de pers nog eens extra op kunnen attenderen dan horen wij dit graag vóór 1 juni 2011. We kunnen dit dan meenemen bij de uitnodiging die we naar de pers versturen voor de beurs en in de persmap die wij verzorgen vanuit de organisatie.

Deadlines promotiemogelijkheden: Vorm Omschrijving Free publicity

Persmap

Laat ons weten of u persconferenties, lanceringen of speciale gebeurtenissen heeft gepland op het evenement. Wij kunnen dit dan meenemen in onze persberichten en persmap. 10 exemplaren voor in de perskamer.

Hoe

Deadline

Stuur persberichten of nieuws naar Hessel Sutterland, [email protected]

1 juni 2011

Graag meenemen tijdens de opbouw en afgeven in het organisatiekantoor

14 juni 2011

Publieke distributie / speciale activiteiten Alle exposanten dienen hun activiteiten binnen hun stand te houden, mits zij een schriftelijke overeenkomst hebben met de organisatie. Onder geen enkele andere voorwaarde mogen er activiteiten plaatsvinden in het gangpad. Voor details en beschikbare activiteiten in de hal kunt u contact opnemen met de organisatie. Persberichten en nieuws graag opsturen naar [email protected], tel: 020 5733615. Hier kunt u ook terecht voor meer informatie.


7

Beursstands Inhoud van de uniforme standbouw De basisstand op MARCOM11 is een houtbouw stand, bespannen met zwart flanel van 3.00 meter hoog. Er wordt gebruik gemaakt van een houten frieslijst, zwart geschilderd, met naamsvermelding en standnummer in het geel. U kunt graphics en posters bevestigen op de wanden door middel van kleine spijkertjes en/of schroefjes. Voor lichte graphics kunt u ook gebruik maken van dubbelzijdig tape of haken, die Van den Oever Expo Groep beschikbaar stelt. Het is niet toegestaan om in de wanden te boren en/of te zagen. Beschadigingen die de wanden onbruikbaar maken zullen worden doorberekend aan de exposant. Voor advies omtrent passende bevestigingsmethodes voor objecten, kunt u contact opnemen met Van den Oever Expo Groep. Elke uniforme stand is voorzien van: Tapijt De MARCOM11 stand is voorzien van tapijttegels in de kleur cashmire. Uw bedrijfsnaam op de frieslijst Per stand zal 1 x uw bedrijfsnaam en standnummer worden vermeld. Zichtbaar op staande fries van 300 cm hoog. U kunt specifiek aangeven via het bestelformulier wat de vermelding moet worden. Wanneer u dit formulier niet retourneert aan de standbouwer zal deze de naam gebruiken zoals aangegeven op de deelnemerslijsten van de organisatie. Check tijdens de opbouwdag goed de naam van uw bedrijf op de frieslijst. Eventuele fouten kunnen op 14 juni tot 18.00 uur worden door gegeven aan de organisatie. Elektra U ontvangt per stand:  Hoofdaansluiting elektra 1kW, inclusief verbruik  Pendelspots, 1 spot per 4m2  1 wandcontactdoos Voor extra kw kunt u contact opnemen met Van den Oever Expo Groep Impressie uniforme standbouw MARCOM11


8

Standbouw en standconstructie Als u als exposant het inschrijfformulier heeft getekend, gaat u akkoord met de regels die in dit handboek geschreven staan inclusief de inhoud van dit hoofdstuk en de regels van de Rai. Tevens dient u er zorg voor te dragen dat uw toeleveranciers / contractanten zich ook aan deze regels houden. Om problemen en misverstanden te voorkomen dient u de tekeningen van uw “Eigen Bouw” standontwerp te sturen aan Jeroen Vos (Van den Oever Expo Groep) voor goedkeuring. De definitieve opstelling dient overeen te komen met de goedgekeurde standtekeningen. De standconstructies worden gecontroleerd en wanneer noodzakelijk moet de stand worden aangepast als ze niet aan de wetten en regelgevingen voldoen. LET OP: • Eigenbouw stands ontvangen geen tapijt, elektra en wanden ontvangen en moeten zelf voor een passende vloerbedekking en wanden zorgen. Zie hiervoor ook de bestelformulieren. Heeft u nog geen standbouwer onze partner Van den Oever Expo Groep kan dit voor u verzorgen. • Om bezoekers in staat te stellen uw stand gemakkelijk te vinden is het verstandig om uw

standnummer duidelijk op uw stand te vermelden. Als u uw eigen stand bouwt gelieve het formulier ‘Eigenbouw Stand’ in te vullen en deze samen met de tekeningen te sturen voor 6 mei aanstaande aan Jeroen Vos (Van den Oever Expo Groep).

Plan presentatie & insturen voor goedkeuring Standtekeningen van eigenbouw stands moeten vóór 6 mei aan Van den Oever Expo Groep. Op het e-mailadres Van den Oever Expo Groep: [email protected]. Fax inzendingen kunnen niet geaccepteerd worden. Exposanten/ standbouwers die geen goedkeuring hebben kunnen dus niet gaan opbouwen, voordat de plannen zijn goedgekeurd. Het ontwerp dient zodanig te zijn dat de open afbouw veilig (volgens de ‘Health and Safety at Work Act 1974’) binnen de beschikbare tijd kan geschieden en er geen gevaren voor andere exposanten en bezoekers zullen zijn tijdens de opening van de beurs. Alle plancalculaties en documentatie dienen in het Nederlands of Engels aangeleverd te worden, tevens moeten de bedrijfsnaam, standnummer en de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke standbouwer duidelijk vermeld te worden.


9

Samenvatting eigenbouw stands: MAAK TWEE KOPIEEN MET DE VOLGENDE INFORMATIE: 1. Plan overzicht, dat duidelijk alle afmetingen, muren, constructies en dergelijke weergeeft. 2. Voor-, en zijaanzichten met daarop weergegeven de afmetingen, grafische afbeeldingen en dergelijke. 3. Details van de materialen & brandbeveiliging U kunt de plannen sturen naar: Van den Oever Expo Groep T.a.v. Jeroen Vos De Huufkes 35 5674 TL Nuenen M 06-55153306 T: 040-283 6144 F: 040-283 6625 @: [email protected]

Standontwerp De maximale standhoogte in de Rai is 7.75m. Voor stands hoger dan 4.00 m dient u een aanvraag te doen bij Van den Oever Expo Groep De organisator voorziet eigenbouw stands niet in wanden en tapijt. De exposant dient zelf zorg te dragen voor het plaatsen van vrijstaande wanden aan de achterwand en tussen de eigen stand en de buurstands. Tevens dient de exposant zorg te dragen voor een passende bedekking van de vloer. De wanden moeten minimaal een hoogte van 2.50 meter hebben en mogen maximaal 4.00 meter zijn. Voor wanden lager of hoger dan 2.75 meter (grenzend aan buren) dienen deze te allen tijden netjes afgewerkt te worden. Dit dient te gebeuren met een neutrale lichte kleur of met zwart. Om het haloverzicht te bewaren, het blokkeren van andere stands te voorkomen en om de bezoekersstroom te verbeteren en te handhaven, zijn aaneengesloten standwanden van minimaal 250cm hoog, die breder zijn dan 4 meter, dient u toestemming te vragen aan de organisatie.


10

Bestelformulieren LET OP

1) Betalingen en facturen Alle bestelformulieren en de bijgehorende betalingen dient u te zenden naar de leverancier op het bestelformulier vóór de aangegeven deadline. Na de deadline kunnen leveringen niet meer worden gegarandeerd. Mocht de betaling niet op tijd ontvangen zijn, dan zal er geen levering plaatsvinden van de door u bestelde service. 2) Wij adviseren u nadrukkelijk om gebruik te maken van de officiële leveranciers, vooral omdat zij de wegen kennen binnen de Rai of omdat dit de enige leveranciers zijn die binnen de Rai mogen opereren. Alleen wanneer u onderdelen wilt bestellen die NIET bij de uniforme standbouw zijn inbegrepen, maakt u gebruik van de formulieren in dit handboek. Hier is één uitzondering op: om uw bedrijfsnaam op de juiste wijze aan te brengen op de frieslijst (het naambord aan de open zijde(n)) van uw stand, verzoeken wij u vriendelijk het formulier ‘belettering’ ten alle tijden aan ons toe te zenden. Wanneer u aanvullende wensen voor uw stand heeft en hier geen apart formulier voor aantreft, kunt u contact opnemen met MI Marketing


11

Additionele items & constructies Additionele items en extra constructie voor het interieur van uw stand kunnen besteld worden bij Van den Oever Expo Groep. U kunt gebruik maken van het bijgevoegde bestelformulier. Als u van plan bent om een (vaste/ bestaande) constructie in uw uniforme stand te plaatsen, neemt u dan contact op met Van den Oever Expo Groep voor de exacte interne afmetingen, dit om problemen op de beursvloer te voorkomen. Neemt u dan ook de paragrafen ‘Standbouw en standconstructie regels’ en ‘Huisregels Rai’ goed door voor maximale bouwhoogtes, gebruik van materialen, standgoedkeuring, etc. Meubilair Er zit in de stands standaard geen meubilair inbegrepen. Om de keuze makkelijker te maken, heeft de organisatie 3 pakketten samengesteld. De vroegboekprijzen gelden alleen voor bestellingen die Van den Oever Expo Groep voor de deadline van 13 mei ontvangt. Bestellingen die na de deadline worden geplaatst krijgen een toeslag van 25%. Het bestelsysteem sluit op 24 mei 2011, na deze datum geldt er een toeslag van 40%.

Pakket 1: Basic 1 x tafel Medola, beuken blad. De tafel is gewone zithoogte, het blad is 80x80cm 3 x Canosa, beuken zitting 1 x balie Paris in beuken kleur, afsluitbaar. De afmetingen van de balie zijn 105cm hoog, 100cm breed en 45cm diep

Prijs € 196,50 (vroegboek prijs) Pakket 2: Bar 1 x Albaredo, wit blad. De tafel is 110cm hoog, diameter van het blad is 80cm 3 x barkruk Parona wit 1 x balie Paris in wit, afsluitbaar. De afmetingen van de balie zijn 105cm hoog, 100cm breed en 45cm diep

Prijs € 213,00 (vroegboek prijs)


12

Pakket 3: Lounge zwart 1 x Salontafel Albaredo , zwart blad. De tafel is 40cm hoog, diameter van het blad is 60cm 3 x stoel zwart, Burana 1 x opbergkast Benevento, zwart. Deze kast is afsluitbaar, 100cm hoog, 100cm breed en 40cm diep

Prijs € 182,00 (vroegboek prijs) Pakket 4: Lounge wit 1 x Salontafel Albaredo , wit blad. De tafel is 40cm hoog, diameter van het blad is 60cm 3 x stoel wit, Burana 1 x opbergkast Benevento, wit. Deze kast is afsluitbaar, 100cm hoog, 100cm breed en 40cm diep

Prijs € 182,00 (vroegboek prijs) Daarnaast is de volledige catalogus en prijslijst bijgevoegd, hieruit kunt u ook uw eigen keuze maken. Ook de onderdelen van de pakketten kunnen natuurlijk apart besteld worden. Het meubilair wordt 14 juni in de middag op de stand afgeleverd. Donderdag 16 juni na sluiting wordt u verzocht het meubilair zo snel mogelijk leeg te halen. De organisatie is niet aansprakelijk voor eigendommen die u in het meubilair achter laat.

Demontage Het is aan te bevelen kleine en waardevolle goederen niet op een onbeheerde stand achter te laten. De standruimte moet na de demontageperiode schoon en vrij van plakband worden opgeleverd. Goederen, standbouwmaterialen en afval die na deze periode nog in het gebouw of op de terreinen aanwezig zijn kunnen naar inschatting van de Rai voor rekening en risico van de deelnemer worden opgeslagen of weggegooid.

Standverlichting De standverlichting mag uitsluitend op dagstroom worden aangesloten: een verkeerde aansluiting op het nachtstroomnet brengt grote risico's met zich mee! De nachtstroomaansluiting is duidelijk herkenbaar. De standverlichting van de uniforme standbouw wordt verzorgd door Van den Oever Expo Groep.


13

Verhogingen Voorwerpen kunnen op verhogingen worden geplaatst, mits de verhogingen de 60 cm, gemeten vanuit de vloer van het gebouw, niet te boven gaan. Met schriftelijke toestemming van de organisatoren en officiële vergunning kan hiervan worden afgeweken.

Projectie en geluid / rookmachines / looplicht / reclame-uitingen Voor het gebruik van geluid, beeld- en belichtingsapparatuur (ook lichtkranten), levende muziek en het optreden van artiesten is schriftelijke toestemming van de organisatoren nodig. Gebruik van z.g. looplicht (hinderlijk voor naburige stands), rookmachines en laserprojectie is niet toegestaan. Voor projectie in de gangpaden of op wanden en plafonds van de hallen wordt geen toestemming verleend.

Internet Internet lijnen worden tijdens de opbouw gelegd. Zodra dit klaar is, kan dit direct getest worden. Draadloos internet werkt direct. Deze kunt u gemakkelijk op locatie, voor de gewenste tijdsduur bestellen.

Tapijt Alle Uniforme bouw krijgt tapijt. De stands zullen voorzien worden van cashmere tapijttegels. Eigenbouwers zijn zelf verantwoordelijk voor het leggen van tapijt of een bedekking van de vloer. U kunt tapijt bestellen via het bestelformulier.. Vergeet u niet de afvoer/verwijdering van het tapijt te regelen. NB: Wanneer u uw eigen tapijt legt houdt u er dan rekening mee dat alleen tape is toegestaan dat geen lijmsporen achter laat. Al het tapijttape dient gedurende de afbouw verwijdert te worden.

Badgereaders Om snel alle gegevens te verzamelen van de bezoekers kunt u gebruik maken van de badgereaders. Hiermee heeft u in een keer alle gegevens overzichtelijk bij de hand en dit scheelt weer tijd in het after sales traject. Hiervoor kunt u terecht bij het formulier van Customer View.

RAI Dienstverlening Amsterdam RAI Exhibitor Services voorziet in diverse faciliteiten voor uw stand. U kunt hiervoor terecht in de webwinkel (zie bestelformulieren) Onderstaande producten en diensten faciliteert Amsterdam RAI Exhibitor Services voor u tijdens MARCOM11 11 & IAM via de webwinkel: - Bekabeld internet en Wireless internet - Catering - Standschoonmaak en containers - Logistieke dienstverlening - Brandpreventie en vergunningen voor het gebruik van vloeistoffen - Parkeren: - Verzekering - Hotels - Vuiliniszaken


14

Inlogprocedure: 1. Ga naar de webshop https://portal.rai.nl/sop/sop_p1_steps_booth.aspx?eventid=15084&cc=ESMARIAMNL&oc=50 2. Vul uw e-mailadres in en vraag een wachtwoord aan. Klik op ‘wachtwoord nog niet ontvangen’. U ontvangt per direct een password op uw e-mailadres. 3. Na het inloggen wordt kunt u bestellen Van elke bestelling krijgt u automatisch een bevestiging, en een factuur. De webwinkel is open tot vijf dagen voor de eerste beursdag, daarna kunt u telefonisch contact opnemen. Tijdens de opbouw en beurs is ook de balie van Amsterdam RAI Exhibitor Services geopend voor eventuele vragen en last minute orders. Heeft u vragen over de webwinkel of over bovenstaande producten en diensten, neem dan gerust contact op met Amsterdam RAI. Amsterdam RAI Exhibitor Services T 020 549 19 28 F 020 549 19 64 @ [email protected]


15

Reglementen en belangrijke informatie gedurende de opbouw, opening en afbouw van MARCOM11 Vrachtzending, –afhandeling, laden, lossen en opslag Er kan alleen geleverd worden wanneer er een vertegenwoordiger van uw bedrijf aanwezig is. In geen enkele omstandigheid accepteert, ontvangt of tekent de organisatie voor leveringen. Voor transport en levering binnen de RAI kunt u contact opnemen met Deudekom: Benoit Nuyten, email: [email protected], telefoon: 020 - 549 27 30. Voorraden, literatuur of verpakkingsmaterialen mogen niet op, naast, achter of rondom de stand worden opgeslagen. Hierbij informeren wij u dat de brandweervoorschriften het verbieden om stand-, verpakkingsmaterialen en producten achter standmuren op te slaan. Houdt u er ook rekening mee dat trolleys niet zijn toegestaan in de hal gedurende de opening van de beurs.

Catering De standcatering wordt verzorgd door Amsterdam RAI Catering LET OP: BESTEL CATERING VOORAF OM RIJEN TE VOORKOMEN OP DE CATERINGPLEINEN In verband met de dranken horeca vergunning is Amsterdam RAI Catering gebonden aan de HACCP regels en de Warenwet. Wij maken u er daarom op attent, dat Amsterdam RAI Catering de exclusieve cateraar is binnen Amsterdam RAI. Het is derhalve niet toegestaan eigen dranken en voedsel mee te nemen, of te laten bezorgen door derden, zonder uitdrukkelijke toestemming van de Directie Amsterdam RAI Catering. Van uw eerste bestelling worden de non food en non vers artikelen op de laatste opbouwdag bij uw stand aangeleverd, tenzij anders afgesproken. Food items dienen minimaal drie werkdagen voor de 1e beursdag te worden besteld. Tijdens de beurs dienen additionele food bestellingen voor de volgende dag, vóór 12.00 uur telefonisch te worden doorgegeven. Dranken en non food bestellingen kunt u gedurende de beursdagen bestellen en zullen binnen c.a. 30 minuten worden geleverd. Lunchitems worden tussen 11.00 en 13.00 uur bezorgd. Onaangebroken verpakkingen drank kunnen tot uiterlijk twee uur voor einde beurs worden geretourneerd bij afdeling Exposanten Catering. Er wordt hier een handling fee over berekend van 25% van de geldende prijs volgens de prijslijst. Food items kunnen niet worden geretourneerd. Voor de overige leveringsvoorwaarden verwijzen wij graag naar de bestelformulieren van de Amsterdam RAI Catering

Garderobe Wij zorgen dat de garderobe open is op de openingsdagen van de beurs. Het ophangen van jassen kost 1,50.

Elektriciteit Houdt u er rekening mee dat er geen nachtstroom is tijdens de open afbouw, u kunt dit wel aanvragen bij Van den Oever Expo Groep (zie contactgegevens). De stroom wordt direct na de opbouwen afbouwuren automatisch uitgeschakeld. MARCOM11 15 & 16 juni – RAI - Amsterdam

16

Op de beursdagen zal de stroom een half uur voor aanvang ingeschakeld worden en een half uur na sluiting van de beurs uitgeschakeld worden, dit in verband met veiligheidsredenen. Bij gebruik van een koelkast en/of beveiligingsapparatuur in de stands is het aan te bevelen zowel dag- als nachtstroom aan te vragen (met uitzondering van de laatste beursdag wordt de elektriciteit direct afgesloten). Dat geldt ook voor stands met werkende computerapparatuur, om opstartproblemen te voorkomen. Van den Oever Expo Groep is als enige verantwoordelijk voor het aanleggen van de hoofdaansluitingen t.b.v. de stands. Indien voor de standaard uniforme bouw kiest, zijn pendelspots en een hoofdaansluiting inbegrepen. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de bestelformulieren. Eigen bouwers kunnen los hun hoofdaansluiting bestellen, zie ook bestelformulieren. De hoofdaansluiting wordt geleverd inclusief een wandcontactdoos (tot 3KW) of met een CEE stekker (vanaf 4KW). Deze staan genoemd op de bestelformulieren. Indien u advies wilt hebben over het totaal aantal KW’s dat u nodig heeft, neemt u dan contact op met Van den Oever Expo Groep. Mocht u extra stroom, bouwstroom, dagen of nachtstroom nodig hebben dan kunt u dit aanvragen via het bestelformulier.

Toegangsbadges Tijdens de opbouw zijn GEEN toegangsbadges of opbouwpassen benodigd. Voor de exposantenbadges tijdens de beursdagen ontvangt u een aantal weken voor het evenement een link waar u de namen van uw standhouders kunt invoeren. De badges kunnen op 14 juni vanaf 15:00 uur worden opgehaald in het organisatiekantoor.

Gangpaden Vanwege veiligheidsredenen en om doorgang te verlenen aan andere exposanten en standbouwer tijdens de open afbouw verzoeken wij u om de gangpaden vrij te houden van standmaterialen en andere producten/ materialen. Tijdens de opening verzoeken wij u activiteiten en standmaterialen binnen uw stand te houden, zodat er een goede en veilige doorstroming van bezoekers mogelijk is. Nooduitgangen dienen te allen tijde vrij gehouden te worden. Materialen die toch voor de nooduitgangen worden geplaatst zullen verwijderd worden.

Schoonmaak De uniforme stands worden aan het einde van de opbouwdag gestofzuigd. Hier zijn geen kosten aan verbonden, deze service wordt aangeboden door de organisatie. Voor tussentijdse schoonmaak bent u zelf verantwoordelijk. Dit kunt u eventueel aanvragen via de webwinkel van de RAI.

Vuilafvoer De standbouwer/deelnemer is verplicht om het afval, dat ontstaan is tijdens de opbouwen demontageperiode zelf af te (laten) voeren. Zie ook het bestelformulier afvalzakken van de RAI

Beveiliging Het risico van diefstal is hoger gedurende de opbouw en afbouw en vooral tijdens de nachten. De beveiliging zal gedurende de openingsuren de ingangen en de beursvloer controleren. Mocht u waardevolle producten/standmaterialen hebben dan adviseren wij u deze zo laat mogelijk de hal in te brengen en deze gelijk aan het einde van de beurs te verwijderen. Tevens is het aan te raden een beveiligingsbeambte te huren. Dit is uw beste garantie tegen diefstal. Zie hiervoor ook het bestelformulier van Alliance MARCOM11 15 & 16 juni – RAI - Amsterdam

17

Beschadigingen & diefstal Exposanten dienen alle incidenten te melden bij de Organisatie en de politie binnen 24 uur. Zo kunt u ons wellicht helpen de dader(s) te vinden.

Akoestisch vermaak Alle exposanten die hun gasten akoestisch willen vermaken op hun stand dienen dat te doen volgens de volgende regels: het maximale geluidsniveau mag niet meer zijn dan 40 dB (A)- in de stand. Tevens dienen de speakers de stand in gericht te worden. Deze regels zijn om ongemak bij de bezoeker en om problemen met andere stands te voorkomen. De organisatie heeft al het recht om de een einde te maken aan het akoestische vermaak als deze de 50 dB overschrijdt of naburige stands hindert.

Schadetoedracht aan het beursgebouw Exposanten en hun leveranciers mogen in geen geval items monteren aan onderdelen van het beursgebouw. Elke beschadiging aan wanden, pilaren, vloer, en andere onderdelen zullen worden doorberekend aan de verantwoordelijke exposant. Stands met staalwerk of framewerk constructies moeten een basiswerk hebben dat beschadigingen aan de vloeroppervlakte voorkomt. Zie ook de Algemene Voorwaarden van de RAI

Vloerbelasting De maximale vloerbelasting bedraagt 3.000 kg/m2.

Technische service putten Voor advies en informatie over de service op uw standlocatie kunt u contact opnemen met Van den Oever Expo Groep voor een technische plattegrond.

Afbouw van de beurs Expositie-, verkoop- en / of standmaterialen mogen niet worden verwijderd van de stand voordat de beurs gesloten is en alle bezoekers de hallen hebben verlaten! Houdt u er rekening mee dat als uw stand niet binnen de afbouwtijden is weggehaald, de achtergelaten standbouw materialen en producten zullen worden verwijderd. De kosten van de verwijdering komen dan voor rekening van de verantwoordelijke exposant.

Verzekering Als exposant dient u zelf zorg te dragen voor uw verzekeringen, en die van uw toeleveranciers. In het belang van uw en onze verzekering is het belangrijk dat u handelt volgens de ‘Health and Safety at Work Act 1974’. Via de bestelformulieren kunt u een verzekering aanvragen..

Parkeren/ Laden & Lossen Tijdens de beurs worden busjes (hoger dan 1.90m) het werkterras op gelaten. Om te mogen laden en lossen dient u een wegsleepformulier in te vullen. Het wegsleepformulier houdt in dat als u er na de afgesproken tijd nog staat, u wordt gebeld. Indien het voertuig niet verplaatst wordt, wordt deze weggesleept. Personenauto’s (onder 1.90m) kunnen parkeren in de garage. Deze regel is er om zoveel mogelijk ruimte te houden voor de grotere voertuigen. Parkeren is het meest gemakkelijk in P1, deze komt direct onderaan de hal uit. De parkeerkaarten op de antwoordkaarten zijn voor de beursdagen bestemd


18

Routebeschrijving naar de beurslocatie MARCOM11 vindt plaats in hal 11 van de Amsterdam RAI Amsterdam RAI Europaplein 22 NL 1078 GZ Amsterdam Postbus 77777 NL 1070 MS Amsterdam T: +31 (0) 20 549 12 12 F: +31 (0) 20 646 44 69

Voor een routebeschrijving, kijk ook op: http://www.rai.nl/Contactformulier.aspx


19

MARCOM11 15 & 16 juni RAI - Amsterdam

Recommend Documents