MANUAL PROSEDUR IJIN PELAKSANAAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN DI LUAR UNIVERSITAS BRAWIJAYA (UB)

MANUAL PROSEDUR IJIN PELAKSANAAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN DI LUAR UNIVERSITAS BRAWIJAYA (UB)

Revisi

:

Tanggal

:

Disetujui oleh

:

3 Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan

Tanggal: 12 Juni 2014



Disiapkan oleh:

Dikaji ulang oleh:

Disahkan oleh:

Drs.Slamet Kusnady,M.Si

Management Representative

Ir.H.RB.Ainurrasjid,MS


Doc. No.

:

090000206019

Rev. No.

:

0

Date

:

1. Definisi : 1.1

Kegiatan Kemahasiswaan merupakan kegiatan penalaran, minat-bakat, dan kesejahteraan mahasiswa yang sebagai panitia pelaksananya adalah mahasiswa atau sekelompok mahasiswa ditingkat Universitas, Fakultas, dan Program Studi.

1.2

Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur administrasi berupa pemberian persetujuan tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan oleh pimpinan Universitas, Fakultas, atau program studi

1.3

Kegiatan di Luar Universitas Brawijaya merupakan kegiatan kemahasiswaan yang pelaksanaannya dilaksanakan di luar Universitas yang meliputi wilayah lokal Malang Raya, wilayah propinsi Jawa Timur, wilayah Nasional, Regional Asean, Asia Pasifik dan Internasional.

1.4

Permohonan Ijin Pelaksanaan Kegiatan merupakan prosedur kegiatan yang harus dilaksanakan oleh seluruh mahasiswa yang akan melaksanakan seluruh kegiatan kemahasiswaan.

2. Tujuan : 2.1 Mengatur seluruh proses periiinan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan diluar Universitas Brawijaya. 2.2 Mempercepat dan mengefisienkan proses perijinan kegiatan kemahasiswaan yang diselenggarakan diluar kampus. 2.3 Memberikan kepastian hukum tentang seluruh pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di lingkungan Universitas Brawijaya dan khususnya tentang pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan yang dilaksanakan diluar Universitas Brawijaya.

3. Ruang Lingkup : Mulai dari prosedur pengajuan ijin, penyusunan rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat, ijin orang tua, jaminan keamanan dan wajib dilengkapi oleh seluruh unit kemahasiswaan yang akan menyelenggarakan kegiatan di luar Universitas Brawijaya.

4. Garis Besar Prosedur : 4.1

4.2 4.3 4.4

Pengajuan ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya sudah harus disampaikan kepada PR III paling lambat tiga minggu sebelum dilaksanakannya kegiatan tersebut. PR III mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan. Surat Permohonan pengajuan ijin tersebut beserta disposisi di distribusikan oleh Sekretaris PR III ke Sekretaris Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan. Surat Permohonan pengajuan ijin tersebut diterima Sekretaris Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan, untuk selanjut dilakukan pengklasifikasi perijinan kegiatan kedalam

Page 1 of 5


Doc. No.

:

090000206019

Rev. No.

:

0

Date

:

bidang penalaran, minat dan bakat, dan kesejahteraan mahasiswa yang selanjutnya disampaikan kepada kepala biro kemahasiswaan. 4.5 Kepala biro administrasi kemahasiswa mempelajari permohonan surat ijin kegiatan kemahasiswaan di luar UB dan melakukan disposisi kepada kepala bagian yang sesuai untuk dilakukan verivikasi. 4.6 Kepala bagian yang sesuai melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratan pengajuan perijinan kegiatan kemahasiswaan ke luar Universitas Brawijaya meliputi : rencana kegiatan, jumlah peserta kegiatan, lama pelaksanaan kegiatan, ijin tempat, ijin orang tua, dan jaminan keamanan. 4.7 Hasil verifikasi dari kepala bagian disampaikan kepada kepala Biro Kemahasiswaan untuk memperoleh rekomendasi pemberian ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya. 4.8 Hasil verifikasi oleh Kepala Biro administrasi kemahasiswaan selanjutnya dikembalikan ke sekretaris PR III untuk dibuatkan surat ijinnya. 4.9 Surat ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di Luar UB sebelum ditanda tangani oleh PR 3 harus mendapatkan paraf dari staf ahli PR III yang sesuai dengan bidang kegiatan. 4.10 Pembantu Rektor III menandantangani surat ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar universitas brawijaya 4.11 Sekretaris PR III menyampaikan Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di Luar Universitas Brawijaya kepada mahasiswa

Page 2 of 5


Doc. No.

:

090000206019

Rev. No.

:

0

Date

:

5. Bagan Alir Bagan Alir Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di Luar Universitas Brawijaya

Mulai

Sekretaris PR III

Pembantu Rektor III

Sekretaris PR III

Sekretaris KaBiro Kemahasiswaan Ka Biro Administrasi Kemahasiswaan Kabag Kemahasiswaan

Menerima Surat Ijin Pelaksanaan Kegiatan Kemahasiswaan di Luar UB

mempelajari dan melakukan verifikasi Pengajuan ijin tersebut dan memberi disposisi kepada Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan

Mendistribusikan hasil disposisi dari PR III ke Sekretaris Kepala Biro Administrasi Kemahasiswaan melakukan pengklasifikasian perijinan kegiatan kedalam bidang penalaran, minat dan bakat, dan kesejahteraan mahasiswa mempelajari permohonan surat ijin kegiatan kemahasiswaan di luar UB dan melakukan disposisi kepada kepala bagian yang sesuai

Melakukan verifikasi terhadap kelengkapan persyaratan pengajuan perijinan kegiatan kemahasiswaan ke luar Universitas Brawijaya

Ka Biro Administrasi Kemahasiswaan

Merekomendasikan pemberian Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya

Sekretaris KaBiro Kemahasiswaan

Meneruskan rekomendasi pemberian Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya kepada Sekretaris PR III

Sekretaris PR III

Staf Ahli PR III sesuai bidang Perijinan

PR III

Sekretaris PR III

Membuat draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya

Memberikan paraf draft surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya

Menandatangani dan memberikan surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar Universitas Brawijaya

Menyampaikan surat Ijin pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan di luar

Universitas Brawijaya kepada mahasiswa

Selesai

Page 3 of 5

Page 4 of 5

MANUAL PROSEDUR IJIN PELAKSANAAN KEGIATAN KEMAHASISWAAN DI LUAR UNIVERSITAS BRAWIJAYA (UB)

Recommend Documents