MANUAL MUTU SISTEM MANAJEMEN MUTU PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH KELAS II

MANUAL MUTU SISTEM MANAJEMEN MUTU PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH KELAS II

Jl. Yetro Sinseng No. 08 Muara Teweh Email : [email protected] Website : pn-muarateweh.go.id

Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

Pengadilan Negeri Muara Teweh Jl. Yetro Sinseng No. 08 Telp: (0519)21044 - 21384

MANUAL MUTU

LEMBAR PENGESAHAN DAN PERSETUJUAN MUARA TEWEH, 20 April 2016

DISETUJUI OLEH :

DIBUAT OLEH :

KETUA PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002

MANAGEMENT REPRESENTATIVE

FEBRIAN ALI, SH.,MH NIP.19770227 200112 1 002

Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


MANUAL MUTU

BAGIAN

JUDUL

HALAMAN

Halaman Muka Lembar Pengesahan dan Persetujuan Daftar Isi Status penerbitan dan Lembar Perubahan Daftar Distribusi

MANUAL MUTU SISTEM MANAJEMEN MUTU Hal

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................................ A. Latar Belakang ...........................................................................................

1

B. Ruang Lingkup ...........................................................................................

3

C. Visi .............................................................................................................

4

D. Misi ............................................................................................................

5

E. Nilai-nilai UTAMA BADAN PERADILAN

5

F. Budaya Kerja .............................................................................................

6

G. Motto .........................................................................................................

7

H. Struktur PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH

8

I. Komitmen Bersama .......................................................................... J.

9

Rincian Tugas Struktur PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH K. Analisis para pihak

10

L. Profil Pengadilan Negeri Muara Teweh

20

M. Struktur Organisasi Pengadilan Negeri Muara Teweh

31

N. Kebijakan Mutu

31

O. Sasaran Mutu

32

BAB II PEMETAAN PROSES BISNIS

12

34

Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


MANUAL MUTU BAB III IMPLEMENTASI KRITERIA

35

A. Kriteria 1 Leadership ............................................................................

35

B. Kriteria 2 Customer Focus .......................................................................

40

C. Kriteria 3 Process Management .............................................................

43

D. Kriteria 4 Strategic Planning .....................................................................

45

E. Kriteria 5 Resources Management………. ..............................................

47

F. Kriteria 6 Document System…………………………………………………

50

G. Kriteria 7 Performance Result………………………………………………

53

BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) (LIHAT LAMPIRAN)

59

BAB V PERENCANAAN ORGANISASI PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH

66

BAB VI PENUTUP

86

Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


MANUAL MUTU LEMBAR REVISI REVISI KE

BAGIAN

HALAMAN

KETERANGAN PERUBAHAN

Diterbitkan oleh : Tanggal :20 April 2016 MANAGEMENT REPRESENTATIVE

FEBRIAN ALI, SH.,MH NIP. 19770227 200112 1 002

TANGGAL

Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


MANUAL MUTU LEMBAR DISTRIBUSI No Urut

Diberikan Kepada

1.

Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh

2.

Management Representative

3.

Hakim

4.

Panitera

5.

Panitera Pengganti

6.

Juru Sita

7.

Panitera Muda Pidana

8.

Panitera Muda Perdata

9.

Panitera Muda Tipikor

10.

Panitera Muda Pengadilan Hubungan Industrial

11.

Panitera Muda Hukum

12.

Sekretaris

13.

Subbagian Perencaan, IT dan Pelaporan

14.

Subbagian Kepegawaian, Organisasi dan Tatalaksana

15.

Subbagian Umum dan Keuangan

Tanda tangan

PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH KELAS II Jalan Yetro Sinseng No. 08  : 0519)21044 - 21384 Website : www.pn-muarateweh.go.id Email : [email protected]

NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU BAB I PENDAHULUAN

A.

LATAR BELAKANG Mahkamah Agung RI dan Badan Peradilan di bawahnya senantiasa berupaya membangun citra

positif peradilan melalui berbagai kebijakan pembaruan untuk mewujudkan pengadilan yang agung (Court of Excellence). Kebijakan ini sebagaimana tertuang dalam dokumen Perencanaan Jangka Panjang Badan Peradilan Indonesia, yang dinamakan Cetak Biru (Blue Print) Pembaruan Peradilan Indonesia 2010-2035. Cetak Biru ini merupakan penyempurnaan dari Cetak Biru yang diterbitkan tahun 2003, guna lebih mempertajam arah dan langkah dalam mencapai cita-cita pembaruan badan peradilan secara utuh. Penyusunan Cetak Biru ini dengan menggunakan pendekatan kerangka pengadilan yang unggul (The Framework of Courts Excellence). Kerangka ini terdiri dari 7 (tujuh) area “Peradilan yang Agung” yang dibagi ke dalam 3 (tiga) fungsi, yaitu: pengarah/pengendali (driver), sistem dan penggerak (system and enabler), dan hasil (result). Sebagai fungsi pengarah adalah area: 1. KEPEPIMPINAN DAN MANAJEMEN PENGADILAN Fungsi sistem dan penggerak, berada dalam area: 2. KEBIJAKAN-KEBIJAKAN PENGADILAN 3. SUMBER DAYA MANUSIA, SARANA-PRASARANA DAN KEUANGAN 4. PENYELENGGARAAN PERSIDANGAN Sedangkan fungsi hasil dalam area: 5. KEBUTUHAN DAN KEPUASAN PENGGUNA PENGADILAN 6. PELAYANAN PENGADILAN YANG TERJANGKAU 7. KEPERCAYAAN DAN KEYAKINAN MASYARAKAT PADA PENGADILAN Tujuh area ini dikembangkan berdasarkan kerangka pengadilan yang agung (court excellence framework) yang merupakan kerangka pikir dan kerja bagi pengadilan yang ingin meningkatkan kinerjanya. Kerangka ini telah dikembangkan dan digunakan secara internasional. Cetak Biru itu dipetakan bahwa permasalahan yang dihadapi Badan Peradilan antara lain: visi dan misi yang kurang dipahami sepenuhnya oleh seluruh personil peradilan. Oleh karenanya, diperlukan perumusan visi dan misi yang baru beserta proses sosialisasi yang komprehensif dan terstruktur.

1


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Dalam pelaksanaan fungsi teknis, masalah yang dihadapi badan-badan peradilan yang harus mendapat perhatian khusus, adalah: a. Kepastian hukum dan kualitas serta konsistensi putusan b. Lamanya proses berperkara. Hal ini berkaitan dengan pengeluaran biaya yang diperlukan di pengadilan menjadi sulit untuk diprediksi. c. Kurangnya pemahaman pencari keadilan dan pengguna pengadilan mengenai prosedur, dokumen dan persyaratan yang diperlukan. d. Minimnya kepercayaan masyarakat terhadap lembaga peradilan. Sedangkan permasalahan dalam fungsi pendukung antara lain: 

Dalam hal pengelolaan sumber daya manusia, distribusi hakim dan aparatur peradilan yang belum merata.



Dalam hal pengelolaan sumber daya keuangan, antara lain adalah belum adanya Standar Pelayanan yang baku terkait dengan penerimaan dan belanja negara, dan adanya perangkapan jabatan antara jabatan struktural dengan jabatan pengelola keuangan.



Dalam hal pengelolaan sarana dan prasarana, antara lain: 

Gedung pengadilan yang masih perlu ditingkatkan kelayakannya dari sisi keamanan maupun kenyamanan.



Kemampuan untuk mengelola prasarana dan sarana pengadilan belum memadai sehingga berpengaruh terhadap prestasi kerja hakim dan aparatur peradilan dan kepuasan masyarakat atas kualitas pelayanan pengadilan.



Akuntabilitas pengadaan barang dan jasa, serta manajemen aset negara, yang perlu terus diupayakan perbaikannya.

 

Penyimpanan dan pengelolaan informasi tentang aset negara yang belum dibuat secara baik.

Dalam hal pengelolaan teknologi informasi, 

Upaya untuk mengaplikasikan teknologi dalam pengelolaan informasi yang diperlukan internal organisasi maupun para pencari keadilan dan pengguna pengadilan, dimana

perlunya satu

kebijakan sistem pengelolaan TI yang komprehensif dan terintegrasi, untuk memudahkan dan mempercepat proses pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap unit kerja. Dengan demikian dapat diharapkan tejadinya peningkatan kualitas pelayanan informasi kepada masyarakat. 

Transparansi peradilan hingga kini masih menjadi permasalahan yang sangat perlu diperhatikan dan dibenahi. Masyarakat masih mengeluhkan sulitnya mengakses informasi dari pengadilan. Hal ini dikarenakan masih kurangnya pemahaman pejabat peradilan mengenai pentingnya jaminan informasi bagi publik. Oleh karena itu, mekanisme penyediaan dan penyimpanan

2


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU informasi juga perlu terus ditingkatkan sehingga pengadilan selalu siap dalam merespon permintaan informasi. Fungsi lain yang perlu mendapat perhatian adalah monitoring dan evaluasi serta fungsi pengawasan merupakan salah satu faktor kunci untuk mengembalikan kepercayaan publik kepada pengadilan. Pengadilan Negeri Muara Teweh juga tidak lepas dari adanya kritikan atas pelayanan kepada masyarakat pencari keadilan, dan sebagai respon atas hal tersebut Pengadilan Negeri Muara Teweh telah melakukan upaya-upaya perbaikan di segala unit. Menyikapi tuntutan tersebut, Pengadilan Negeri Muara Teweh terus giat melakukan pembenahan perbaikan sistem kerja yang berdampak pada peningkatan efisiensi, efektivitas, serta produktivitas SDM Aparatur yang transparan dan akuntabel, serta telah memiliki Standar Operasional Prosedur yang sesuai kaidah manajemen modern yang dipraktekkan secara konsisten, hingga mempermudah dan memperlancar pelayanan prima. Namun demikian untuk melakukan perbaikan yang cepat dan menyeluruh diperlukan langkah pembaruan dengan metode yang taktis sistematis. Perbaikan sistem kerja ini, atau sebut saja peningkatan kinerja Pengadilan Negeri Muara Teweh, dapat dikatakan sebagai bentuk strategi pelaksanaan Cetak Biru Pembaruan Mahkamah Agung RI di tingkat unit kerja peradilan tingkat pertama, dan sekaligus merupakan pelaksanaan reformasi birokrasi yang telah menjadi agenda nasional di tingkat Pengadilan Negeri Muara Teweh. Pengadilan Negeri Muara Teweh dituntut untuk menyediakan pelayanan standar peradilan yang bermutu, yaitu pelayanan yang mampu memenuhi kebutuhan dan kepuasan pengguna pengadilan. Untuk mencapai hal tersebut, maka Pengadilan Negeri Muara Teweh perlu memiliki sistem manajemen mutu, yaitu persyaratan standar yang digunakan untuk mengakses kemampuan organisasi dalam memenuhi kebutuhan pengguna pengadilan dengan peraturan yang sesuai. Salah satu dokumen mutu yang perlu disusun dalam rangka memenuhi persyaratan sistem manajemen mutu adalah manual mutu. Hal tersebut menjadi salah satu dasar pembuatan Manual Mutu Sistem Manajemen Mutu STANDARD AKREDITASI PENJAMINAN MUTU PERADILAN UMUM - ICPE Pengadilan Negeri Muara Teweh.

B.

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup implementasi Sistem Manajemen Mutu Standar Akreditasi Penjaminan Mutu Peradilan Umum - ICPE untuk Pengadilan Negeri Muara Teweh meliputi seluruh proses pelayanan yang menjadi tugas pokok dan fungsi seluruh unit di Pengadilan Negeri Muara Teweh, meliputi:  

Manajemen peradilan; Administrasi perkara;

 Administrasi persidangan; 3


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU  Administrasi umum;  Pelayanan publik;  Pengelolaan Kas;  Pengadaan barang dan jasa;  Pengawasan;  Penanganan Pengaduan; Adapun unit di Pengadilan Negeri Muara Teweh yang melaksanakan kegiatan pelayanan adalah; 1. Pimpinan, yang terdiri dari Ketua dan Wakil Ketua; 2. Hakim/ Majelis Hakim; 3. Panitera; 4. Sekretaris; 5. Kepaniteraan, yang terdiri: a. Kepaniteraan Muda Perdata b. Kepaniteraan Muda Pidana c. Kepaniteraan Muda Hukum 6. Panitera Pengganti 7. Juru Sita / Juru Sita Pengganti 8. Kesekretariatan, yang terdiri: a. Sub Bagian Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan b. Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana c. Sub Bagian Umum dan Keuangan C.

VISI Visi Pengadilan Negeri Muara Teweh adalah “Terwujudnya Pengadilan Negeri Muara Teweh yang Agung”

4


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

D.

MISI

Pengadilan Negeri Muara Teweh mengemban misi: 1. Menjaga kemandirian Pengadilan Negeri Muara Teweh 2. Memberikan pelayanan hukum yang berkeadilan kepada pencari keadilan 3. Meningkatkan kualitas kepemimpinan di Pengadilan Negeri Muara Teweh 4. Meningkatkan kredibilitas dan transparansi di Pengadilan Negeri Muara Teweh

E.

NILAI-NILAI UTAMA BADAN PERADILAN Berdasarkan visi dan misi di atas, dikembangkanlah nilai-nilai utama badan peradilan. Nilai-nilai inilah yang akan menjadi dasar perilaku seluruh warga badan peradilan dalam upaya mencapai visinya. Pelaksanaan dari nilai-nilai ini pada akhirnya akan membentuk budaya badan peradilan. Nilai-nilai yang dimaksud, adalah: 1.

Kemandirian Kekuasaan Kehakiman (Pasal 24 ayat (1) UUD 1945) a. Kemandirian Institusional : Badan Peradilan adalah lembaga mandiri dan harus bebas dari intervensi oleh pihak lain di luar kekuasaan kehakiman (Pasal 3 ayat (2) Undang-Undang No. 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman). b. Kemandirian Fungsional : Setiap hakim wajib menjaga kemandirian dalam menjalankan tugas dan fungsinya (Pasal 3 ayat (2) Undang-Undang No. 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman). Artinya, seorang Hakim dalam memutus perkara harus didasarkan pada fakta dan dasar hukum yang diketahuinya, serta bebas dari pengaruh, tekanan, atau ancaman, baik langsung ataupun tak langsung, dari manapun dan dengan alasan apapun juga.

2.

Integritas dan Kejujuran (Pasal 24A ayat (2) UUD 1945; Pasal 5 ayat (2) Undang-Undang No. 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman) Perilaku hakim harus dapat menjadi teladan bagi masyarakatnya. Perilaku hakim yang jujur dan adil dalam menjalankan tugasnya, akan menumbuhkan kepercayaan masyarakat akan kredibilitas putusan yang kemudian dibuatnya. Integritas dan kejujuran harus menjiwai pelaksanaan tugas aparatur peradilan. 5


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 3.

Akuntabilitas (Pasal 52 dan Pasal 53 Undang-Undang No. 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman) Hakim harus mampu melaksanakan tugasnya menjalankan kekuasaan kehakiman dengan profesional dan penuh tanggung jawab. Hal ini antara lain diwujudkan dengan memperlakukan pihak-pihak yang berperkara secara profesional, membuat putusan yang didasari dengan dasar alasan yang memadai, serta usaha untuk selalu mengikuti perkembangan masalah-masalah hukum aktual. Begitu pula halnya dengan aparatur peradilan, tugas-tugas yang diemban juga harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan profesional.

4.

Responsibilitas (Pasal 4 ayat (2) dan Pasal 5 Undang-Undang No. 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman) Badan Peradilan harus tanggap atas kebutuhan pencari keadilan, serta berusaha mengatasi segala hambatan dan rintangan untuk dapat mencapai peradilan yang sederhana, cepat, dan biaya ringan. Selain itu, hakim juga harus menggali, mengikuti, dan memahami nilai-nilai hukum dan rasa keadilan yang hidup dalam masyarakat.

5.

Keterbukaan (Pasal 28D ayat (1) UUD 1945; Pasal 13 dan Pasal 52 Undang-Undang No. 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman) Salah satu upaya badan peradilan untuk menjamin adanya perlakuan sama di hadapan hukum, perlindungan hukum, serta kepastian hukum yang adil, adalah dengan memberikan akses kepada masyarakat untuk memperoleh informasi. Informasi yang berkaitan dengan penanganan suatu perkara dan kejelasan mengenai hukum yang berlaku dan penerapannya di Indonesia.

6.

Ketidakberpihakan (Pasal 4 ayat (1) Undang-Undang No. 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman) Ketidakberpihakan merupakan syarat utama terselenggaranya proses peradilan yang jujur dan adil, serta dihasilkannya suatu putusan yang mempertimbangkan pendapat/kepentingan para pihak terkait. Untuk itu, aparatur peradilan harus tidak berpihak dalam memperlakukan pihak-pihak yang berperkara.

7.

Perlakuan yang sama di hadapan hukum (Pasal 28D ayat (1) UUD 1945; Pasal 4 ayat (1) dan Pasal 52 UU No. 48 Tahun 2009 tentang Kekuasaan Kehakiman) Setiap warga negara, khususnya pencari keadilan, berhak mendapat perlakuan yang sama dari Badan Peradilan untuk mendapatkan pengakuan, jaminan, perlindungan, dan kepastian hukum yang adil serta perlakuan yang sama di hadapan hukum.

6


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU F.

BUDAYA KERJA Nilai-nilai budaya kerja yang dianut dan mendasari setiap langkah dalam penyelesaian tugas di Pengadilan Negeri Muara Teweh berdasarkan Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor : 026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar Pelayanan Peradilan, dimana segenap Pelaksana dalam menyelenggarakan pelayanan publik harus berperilaku: 1.

Adil dan tidak diskriminatif;

2.

Cermat;

3.

Santun dan ramah (3S : Senyum, Salam, Sapa)

4.

Tegas, andal, dan tidak memberikan putusan yang berlarut-larut;

5.

Profesional;

6.

Tidak mempersulit;

7.

Patuh pada perintah atasan yang sah dan wajar;

8.

Menjunjung tinggi nilai-nilai akuntabilitas dan integritas institusi Pengadilan Negeri Muara Teweh;

9.

Tidak membocorkan informasi atau dokumen yang wajib dirahasiakan sesuai dengan peraturan peradilan dan perundang-undangan yang berlaku;

10. Terbuka dan mengambil langkah yang tepat untuk menghindari benturan kepentingan; 11. Tidak menyalahgunakan sarana dan prasarana serta fasilitas pelayanan publik; 12. Tidak memberikan informasi yang salah atau menyesatkan dalam menanggapi permintaan informasi serta proaktif dalam memenuhi kepentingan masyarakat; 13. Tidak menyalahgunakan dimiliki;

informasi, jabatan,

dan/atau

kewenangan

14. Sesuai dengan kepantasan; dan 15. Tidak menyimpang dari prosedur. G.

MOTTO Motto Pengadilan Negeri Muara Teweh;

“PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH SMART (SISTEMATIS, MANDIRI, AKUNTABEL, RESPONSIF DAN TRANSPARAN)”

7

yang


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU H.

STRUKTUR TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH KETUA TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI (PMPN) SUPARNA, SH

MANAGER REPRESENTATIVE (MR) FEBRIAN ALI, SH.,MH

WAKIL MANAGEN REPRESENTATIVE (WKMR) LEON, SH MISRANSYAH, SH

INTERNAL AUDITOR

TIM SURVEY KEPUASAN PELANGGAN

DOCUMENT CONTROL (DC)

HARTO

MISRANSYAH, SH

FEBRIAN ALI, SH.,MH EKO M.I.Y. SIMANJUNTAK, SH,MH AGUS PURWANTO, SH.,MH AMIR RIZKI APRIADI, SH.,MM

8


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

I. KOMITMEN BERSAMA KAMI PIMPINAN PENGADILAN NEGERIMUARA TEWEH, SELURUH HAKIM DAN SEGENAP JAJARAN PEGAWAI BERKOMITMEN MELAKSANAKAN PELAYANAN BERSTANDAR STANDARD AKREDITASI PENJAMINAN MUTU PERADILAN UMUM – INDONESIA COURT PERFORMANCE EXCELLENCE SECARA:

ADIL DAN TIDAK DISKRIMINATIF; CERMAT; SANTUN DAN RAMAH; TEGAS, ANDAL, DAN TIDAK MEMBERIKAN PUTUSAN YANG BERLARUT-LARUT; PROFESIONAL; TIDAK MEMPERSULIT; PATUH PADA PERINTAH ATASAN YANG SAH DAN WAJAR; MENJUNJUNG TINGGI NILAI-NILAI AKUNTABILITAS DAN INTEGRITAS INSTITUSI PENYELENGGARA; TIDAK MEMBOCORKAN INFORMASI ATAU DOKUMEN YANG WAJIB DIRAHASIAKAN SESUAI DENGAN PERATURAN PERADILAN DAN PERUNDANG-UNDANGAN YANG BERLAKU; TERBUKA DAN MENGAMBIL LANGKAH YANG TEPAT UNTUK MENGHINDARI BENTURAN KEPENTINGAN; TIDAK MENYALAHGUNAKAN SARANA DAN PRASARANA SERTA FASILITAS PELAYANAN PUBLIK; TIDAK MEMBERIKAN INFORMASI YANG SALAH ATAU MENYESATKAN DALAM MENANGGAPI PERMINTAAN INFORMASI SERTA PROAKTIF DALAM MEMENUHI KEPENTINGAN MASYARAKAT; TIDAK MENYALAHGUNAKAN INFORMASI, JABATAN, DAN/ATAU KEWENANGAN YANG DIMILIKI; SESUAI DENGAN KEPANTASAN; DAN TIDAK MENYIMPANG DARI PROSEDUR.

9


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU J.

RINCIAN TUGAS STRUKTUR TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH Tugas Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh adalah: 1) Mengupayakan dan menjamin agar lingkungan kerjanya terkendali. 2) Menetapkan Kebijakan serta Sasaran Mutu di Pengadilan Negeri Muara Teweh. 3) Memastikan Kebijakan dan Sasaran Mutu dipahami dan diterapkan di seluruh bagian. 4) Mengkomunikasikan kepada seluruh jajaran Pengadilan Negeri Muara Teweh mengenai pentingnya memenuhi standar pelayanan serta ketentuan maupun peraturan yang berlaku. 5) Memastikan tersedianya sumber daya yang diperlukan. 6) Memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan tujuan pencapaian kepuasan pelanggan. 7) Membuat uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang dengan dibantu oleh Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana. 8) Mengupayakan agar komunikasi dengan bawahannya dipastikan berjalan lancar. 9) Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh memfasilitasi dilakukannya Rapat Tinjauan Manajemen setiap 6 (enam) bulan sekali untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan yang berkesinambungan penerapan sistem manajemen mutu Standar Akreditasi Penjaminan Mutu Peradilan Umum - ICPE. 10) Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh mengadakan komunikasi internal dengan Panitera dan Sekretaris unit minimal 1 (satu) kali dalam sebulan. Tugas Management Representative adalah: 1) Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan standar. 2) Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi. 3) Menjamin sistem manajemen mutu dipertahankan. 4) Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus. 5) Melaporkan hasil/kinerja sistem manajemen mutu kepada Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh. 6) Mengupayakan peningkatkan kesadaran/pemahaman pegawai dalam sistem manajemen mutu.

10


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 7) Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu. 8) Menyelenggarakan program pendukung untuk membudayakan kesadaran mutu keseluruh hakim/pegawai. 9) Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang diperlukan oleh hakim/pegawai. 10) Memberikan penghargaan kepada Hakim, Pejabat Struktural dan Fungsional, para pegawai yang berprestasi dalam kegiatan sistem manajemen mutu 11) Melakukan komunikasi mutu kepada seluruh hakim/pegawai. 12) Mengkoordinasikan kegiatan internal audit dan survey kepuasan pelanggan. Tugas Wakil Management Representative Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh adalah : membantu tugas Management Representative. Tugas Tim Audit Internal adalah: 1) Melakukan audit internal untuk memastikan sistem manajemen mutu diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan secara sistematis, objektif, terencana dan terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan independensi. 2) Membuat rencana audit dengan mempertimbangkan kekritisan unit yang akan diaudit

tingkat kepentingan dan

3) Melakukan audit sesuai dengan prosedur audit yang telah ditetapkan, yaitu 6 bulan sekali. 4) Mengevaluasi efektivitas hasil audit terdahulu. 5) Melaporkan hasil audit internal kepada Management Representative. Tugas Tim Survei Kepuasan Pengguna Pengadilan adalah: 1) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh setiap pengguna pengadilan. 2) Tim survei kepuasan pengguna pengadilan bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan kepada seluruh staf unit mengenai persyaratan pengguna pengadilan. 3) Melakukan survei kepuasan pengguna pengadilan secara periodik. 4) Membuat laporan hasil survei kepuasan pengguna pengadilan dan melaporkannya kepada Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh dan Management Representative. 11


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Tugas Tim Document Control adalah:

K.

1.

DC bertanggung jawab mengendalikan seluruh Dokumen (Internal dan Eksternal) mulai dari Pengesahan, Penggandaan, Distribusi ke bagian yang terkait dan Penarikan serta Penghapusan Dokumen.

2.

MR dibantu DC harus memastikan Dokumen yang berlaku di Lingkungan Kerja Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh adalah versi terbaru dan versi sebelumnya ditarik dari peredarannya.

3.

MR harus memastikan bahwa Dokumen Luar (Eksternal) yang masuk ke Tim Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh dikenali dan pendistribusiannya terkendali.

4.

Penanggung jawab masing-masing Unit Proses bertanggung jawab dan mempunyai kewenangan membantu melaksanakan Implementasi Pengendalian Dokumen di Unitnya.

5.

Penanggung jawab masing-masing Unit Proses membantu memastikan hanya Dokumen terbaru (revisi terkini) dan Dokumen yang sesuai dengan aktivitasnya terdapat di bagiannya.

ANALISIS PARA PIHAK No.

Para Pihak

Persyaratan/Harapan

1.

Mahkamah Agung RI

1. Perma No. 7 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepaniteraan dan Kesekretariatan Peradilan; 2. Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung RI No. 002 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Oprasional Prosedur di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya.

2.

Terdakwa / Pencari Keadilan / Pengguna Pengadilan

1. Adanya pemahaman dan kemudahan tentang pengaduan; 2. Adanya penyelesaian perkara dengan cepat, tepat waktu dan biaya ringan; 3. Adanya rasa keadilan dalam berperkara; 4. Adanya transparansi di Pengadilan; 5. Adanya keterbukaan informasi di Pengadilan.

12


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No. 3.

4. 5. 6. 7.

Para Pihak Penasihat Hukum

Persyaratan/Harapan 1. Adanya ancaman pidana 15 tahun/lebih terhadap terdakwa 2. Adanya kemudahan dalam berperkara; 3. Adanya keterbukaan informasi di Pengadilan.

Kejaksaan Kepolisian Rutan Media Massa

UU No. 16 Tahun 2004 tentang Kejaksaan RI UU No. 2 Tahun 2002 tentang Polri UU No. 12 Tahun 1995 tentang Pemasyarakatan UU No. 40 Tahun 1999 tentang Pers

L. PROFIL PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH Wilayah hukum Pengadilan Negeri Muara Teweh berdiri di Kabupaten Barito Utara sejak tahun 1975, berkantor di Jalan Yetro Sinseng No. 08 Muara Teweh merupakan salah satu peraturan umum yang berada di bawah Pengadilan Tinggi Palangla Raya mencakup wilayah administrasi Kabupaten Barito Utara dan Kabupaten Murung Raya. Pengadilan Negeri Muara Teweh adalah pelaksana Kekuasaan Kehakiman pada peradilan umum tingkat pertama, yang bertugas menyelenggarakan peradilan guna menegakkan hukum dan keadilan berdasarkan Pancasila, dengan tugas pokok menerima, memeriksa dan mengadili serta menyelesaikan setiap perkara yang diajukan kepadanya dan tugas lain yang diberikan kepadanya berdasarkan peraturan perundangundangan. Pengadilan Negeri Muara Teweh bertugas dan berwenang memeriksa, memutus dan menyelesaikan setiap perkara yang diajukan kepadanya sesuai dengan kewenangannya di tingkat pertama. Selain menjalankan tugas pokoknya Pengadilan Negeri Muara Teweh diserahi tugas dan kewenangan lain berdasarkan undang-undang, antara lain dapat memberikan keterangan, pertimbangan dan nasehat tentang hukum kepada Instansi Pemerintah di wilayah hukum Pengadilan Negeri Muara Teweh, apabila diminta. Pemberian keterangan, pertimbangan dan nasehat tentang hukum, dikecualikan dalam hal-hal yang berhubungan dengan perkara yang sedang atau akan diperiksa di Pengadilan.

13


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Berikut tugas pokok dan fungsi dari Pengadilan Negeri Muara Teweh : 1. Pengadilan Negeri Muara Teweh dipimpin oleh seorang Ketua dibantu oleh seorang Wakil Ketua, bertugas dan bertanggung jawab atas terselenggaranya peradilan dengan baik dan menjaga terpeliharanya citra dan wibawa Pengadilan. 2. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya Pimpinan Pengadilan Negeri Muara Teweh wajib memiliki kemampuan mengelola (managerial skill), yang meliputi pembuatan rencana kerja (planning), mengatur pelaksanaannya (organizing), menggerakkan (actuating) dan mengawasi pelaksanaannya (controlling), oleh karena itu :  Pimpinan Pengadilan Negeri Muara Teweh wajib menguasai dan memahami dengan baik seluruh tugas-tugas meliputi unit teknis yustisial dan unit administrasi, baik administrasi perkara maupun administrasi umum dan tugastugas lain yang dibebankan oleh undang-undang, karena kesemuanya itu berada dalam lingkup tugas dan tanggungjawabnya.  Agar tugas-tugas berjalan lancar, Pimpinan Pengadilan harus mampu menciptakan koordinasi antar pimpinan unit struktural, mewujudkan keserasian kerja diantara para pejabat, menegakkan disiplin kerja, disamping juga mendorong dan memberikan kesempatan bagi warga Pengadilan untuk meningkatkan pengetahuan, antara lain dengan cara mengikuti kegiatan pertemuan-pertemuan ilmiah tingkat nasional maupun internasional, kursuskursus dan lain sebagainya dan tidak menganggu pelaksanaan tugas.  Sesuai dengan sifat pimpinan yang menjadi sumber panutan bagi bawahannya, maka Pimpinan Pengadilan harus memiliki sifat ketauladanan dan karenanya wajib menjaga tingkah laku dan perbuatannya baik dalam dinas maupun diluar dinas untuk tidak menyimpang dari jalurnya.  Walaupun Pimpinan Pengadilan bertanggung jawab atas terselenggaranya peradilan dengan baik dan menjaga terpeliharanya citra dan wibawa Pengadilan, namun hal tersebut sulit terwujud bila tanpa didukung oleh kemauan dan kehendak baik dari pimpinan unit struktural dan pejabat peradilan lainnya.  Karena itu sifat-sifat kepemimpinan perlu pula dimiliki oleh setiap unit struktural dan para pejabat lainnya, baik itu pejabat Kepaniteraan yakni : Panitera, Panitera Muda, Panitera Pengganti dan Jurusita, maupun pejabat Kesekretariatan yakni Sekretaris, Kepala Sub Bagian yang baik, serasi dan selaras. 14


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 3. Melaksanakan pembagian tugas antara Ketua dengan Wakil Ketua serta bekerja sama dengan baik. 4. Membagi dan menetapkan tugas dan tanggung jawab secara jelas dalam rangka mewujudkan keserasian dan kerja sama antar sesama pejabat/petugas yang bersangkutan. 5. Menyelenggarakan administrasi keuangan perkara dan mengawasi keuangan rutin. 6. Melaksanakan pertemuan berkala sekurang-kurangnya sekali dalam sebulan dengan para Hakim serta pejabat struktural, dan sekurang-kurang sekali dalam 3 bulan dengan seluruh karyawan. 7. Membuat/menyusun legal data tentang putusan-putusan perkara yang penting. 8. Memerintahkan, memimpin dan mengawasi eksekusi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 9. Melakukan pengawasan secara rutin terhadap pelaksanaan tugas dan memberi petunjuk serta bimbingan yang diperlukan, baik bagi para Hakim maupun seluruh pegawai. 10. Melakukan pengawasan intern dan extern:  Intern: pejabat peradilan, keuangan dan material.  Extern: pelaksanaan putusan yang telah berkekuatan hukum tetap. 11. Menugaskan Hakim untuk membina dan mengawasi unit hukum tertentu. 12. Melakukan evaluasi atas hasil pengawasan dan memberikan penilaian untuk kepentingan peningkatan jabatan. 13. Melaporkan evaluasi atas hasil pengawasan dan penilaiannya kepada Mahkamah Agung. 14. Mengawasi pelaksanaan court calender dengan ketentuan bahwa setiap perkara pada asasnya harus diputus dalam waktu 5 bulan dan mengumumkannya pada pertemuan berkala dengan para Hakim. 15. Mempersiapkan kader (kaderisasi) dalam rangka menghadapi alih generasi. 16. Melakukan pembinaan terhadap organisasi Dharma Yuktikarini, Ikahi, Ipaspi. 17. Melakukan koordinasi antar sesama instansi di lingkungan penegak hukum dan kerjasama dengan instansi-instansi lain serta dapat memberikan keterangan, pertimbangan dari nasehat tentang hukum kepada instansi Pemerintah di daerahnya apabila diminta. 18. Memperhatikan keluhan-keluhan yang timbul dari masyarakat dan menanggapinya

15


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU bila dipandang perlu. Selanjutnya Ketua dan Wakil Ketua selain melaksanakan hal-hal yang telah diuraikan diatas, maka Pimpinan, para Hakim dan Pejabat Kepaniteraan serta Pejabat Kesekretariatan, sesuai dengan uraian tugas (job description) masing-masing, dibawah pimpinan dan koordinasi Ketua Pengadilan Negeri sebagai penanggung jawab dan pengelola, perlu memperhatikan tugas-tugas yang diberikan kepadanya sebagaimana yang akan diuraikan dalam butir-butir berikut : 1. TUGAS DAN WEWENANG KETUA PENGADILAN NEGERI 1.1. Dalam Unit Kepaniteraan Perdata 1. Menetapkan/menentukan hari-hari tertentu untuk melakukan persidangan perkara. 2. Menetapkan panjar biaya perkara. 3. Dalam hal penggugat atau tergugat tidak mampu, Ketua dapat mengizinkannya untuk beracara secara prodeo. 4. Membagi perkara gugatan dan permohonan kepada Hakim untuk disidangkan. 5. Dapat mendelegasikan wewenang kepada Wakil Ketua untuk membagi perkara permohonan dan menunjuk Hakim untuk menyidangkannya. 6. Menunjuk Hakim untuk mencatat gugatan atau permohonan secara lisan. 7. Memerintahkan kepada Jurusita untuk melakukan pemanggilan, agar terhadap termohon eksekusi dapat dilakukan tegoran (aanmaning) untuk memenuhi putusan yang telah berkekuatan hukum tetap, putusan serta merta, putusan provisi dan pelaksanaan eksekusi lainnya. 8. Memerintahkan kepada Jurusita untuk melaksanakan somasi. 9. Berwenang menangguhkan eksekusi untuk jangka waktu tertentu dalam hal ada gugatan perlawanan. 10. Berwenang menangguhkan eksekusi dalam hal ada permohonan peninjauan kembali hanya atas perintah Ketua Mahkamah Agung. 11. Memerintahkan, memimpin, serta mengawasi eksekusi sesuai ketentuan yang berlaku. 12. Menetapkan biaya jurusita. 13. Menetapkan biaya eksekusi. 14. Menetapkan:  Pelaksanaan lelang  Tempat pelaksanaan lelang Kantor Lelang Negara sebagai pelaksana 16


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU lelang. 15. Melaksanakan putusan serta merta:  Dalam hal perkara dimohonkan banding wajib meminta izin kepada Pengadilan Tinggi.  Dalam hal perkara dimohonkan kasasi wajib minta izin kepada Mahkamah Agung. 16. Mengawasi pelaksanaan court calender dan mengumumkannya pada pertemuan berkala para Hakim. 17. Meneliti court calender dan membina hakim agar memutus perkara yang diserahkan kepadanya paling lama 6 bulan. 18. Mengevaluasi laporan mengenai penanganan perkara yang dilakukan hakim dan Panitera Pengganti, selanjutnya mengirimkan laporan dan hasil evaluasinya secara periodik kepada Pengadilan Tinggi dan Mahkamah Agung. 19. Memberikan izin berdasarkan ketentuan undangundang untuk membawa keluar dari ruang Kepaniteraan: daftar, catatan, risalah, berita acara serta berkas perkara. 20. Meneruskan SEMA, PERMA dan surat-surat dari Mahkamah Agung atau Pengadilan Tinggi yang berkaitan dengan hukum dan perkara kepada para Hakim, Panitera, Panitera Muda, Panitera Pengganti dan Jurusita.

1.2. Dalam Unit Kepaniteraan Pidana 1. Menetapkan/menentukan hari-hari tertentu untuk melakukan persidangan perkara dengan acara singkat dan cepat. 2. Membagi perkara dengan cara biasa, singkat, cepat, praperadilan dan ganti rugi kepada Hakim untuk disidangkan. 3. Menanda tangani surat penetapan penahanan dan perpanjangan penahanan. 4. Membuat daftar Hakim dan Panitera Pengganti yang bertugas pada hari sidang agar persidangan dapat dimulai tepat waktu. 5. Memerintahkan Jurusita untuk memberitahukan putusan verstek kepada penyidik, isi putusan banding dan isi putusan kasasi kepada terdakwa/pemohon banding atau kasasi. 6. Dapat mendelegasikan wewenang kepada Wakil Ketua untuk membagi 17


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU perkara pidana dengan acara singkat, cepat, Praperadilan dan menunjuk Hakim untuk menyidangkannya. 7. Menyediakan buku khusus untuk anggota Hakim Majelis yang ingin menyatakan berbeda pendapat dengan kedua anggota Hakim Majelis lainnya dalam memutuskan perkara serta merahasiakannya. 8. Memberikan izin berdasarkan ketentuan undang undang untuk membawa keluar dari ruang Kepaniteraan: daftar, catatan, risalah, berita acara serta berkas perkara. 9. Menugaskan Hakim untuk bertindak selaku Hakim Pengawas dan Pengamat (KIMWASMAT) secara periodik. 2. TUGAS DAN WEWENANG WAKIL KETUA PENGADILAN NEGERI 1. Wakil Ketua bersama-sama Ketua memimpin dan bertanggung jawab atas terselenggaranya tugas Pengadilan secara baik dan lancar. 2. Melaksanakan tugas Ketua apabila Ketua berhalangan. 3. Membantu Ketua dalam membuat program kerja jangka pendek dan jangka panjang, pelaksanaannya serta pengorganisasiannya. 4. Mengkoordinasi pelaksanaan tugas para Hakim Pengawas Bidang. 5. Melakukan pengawasan internal untuk mengamati apakah pelaksanaan tugas telah dikerjakan sesuai dengan rencana kerja dan ketentuan yang berlaku serta melaporkan hasil pengawasan tersebut kepada Ketua. 6. Melaksanakan tugas yang didelegasikan oleh Ketua kepadanya, yaitu :  Pengawasan terhadap Laporan Bulanan Hakim.  Pengawasan terhadap tugas-tugas Kejurusitaan.  Pengawasan terhadap Pelayanan Publik dan Pengaduan.  Penunjukkan Hakim perkara Perdata Permohonan.  Penunjukkan Hakim perkara Tindak Pidana Ringan dan Tilang.  Penetapan ijin sita, penetapan ijin penggeledahan, persetujuan sita, dan persetujuan penggeledahan.  Perpanjangan penahanan. 7. Dalam hal Ketua mendelegasikan wewenang pembagian perkara Perdata permohonan, harus membagikannya kepada Hakim secara merata. 8. Melaksanakan tugas sebagai Ketua Tim Baperjakat Pengadilan Negeri Muara Teweh. 9. Dalam hal Ketua mendelegasikan wewenang pembagian perkara Pidana dengan 18


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU acara singkat, cepat, pelanggaran lalu lintas (Tilang) dan Praperadilan serta perkara permohonan, harus membagikannya kepada Hakim secara merata. 10.Melaksanakan tugas lainnya yang diperintahkan oleh Ketua Pengadilan Negeri. 11.Memperhatikan keluhan-keluhan yang timbul dari masyarakat dan menanggapinya bila dipandang perlu. 3. TUGAS DAN WEWENANG HAKIM / KETUA MAJELIS 1. Menetapkan hari sidang. 2. Melaksanakan persidangan. 3. Menetapkan sita jaminan (dalam Perkara Perdata). 4. Menetapkan terdakwa ditahan, ditangguhkan penahanannya, atau dirubah jenis tahanannya (dalam perkara Pidana) 5. Bertanggung jawab atas pembuatan dan kebenaran berita acara persidangan dan menanda tanganinya sebelum sidang berikutnya. 6. Mengemukakan pendapat dalam musyawarah. 7. Menyiapkan dan memaraf naskah putusan lengkap untuk ucapan. 8. Hakim wajib menanda tangani putusan yang sudah diucapkan dalam persidangan. 9. Menghubungi BAPAS agar menghadiri persidangan dalam hal terdakwa anak (dalam perkara Pidana). 10. Melakukan pengawasan dan pengamatan terhadap keadaan dan perilaku narapidana yang berada dalam Lembaga Pemasyarakatan serta melaporkannya kepada Mahkamah Agung (dalam unit Pidana). 11. Melakukan pengawasan yang ditugaskan Ketua untuk mengamati pelaksanaan tugas (antara lain penyelenggaraan administrasi perkara dan eksekusi) serta melaporkannya kepada Pimpinan Pengadilan. 12. Mempelajari dan mendiskusikan secara berkala kepustakaan hukum yang diterima dari pengadilan Tinggi dan Mahkamah Agung. 4. TUGAS DAN WEWENANG PANITERA 4.1. DALAM UNIT KEPANITERAAN PERDATA 1. Membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya sidang Pengadilan. 2. Bertanggung Jawab atas pengurusan berkas perkara, putusan, dokumen, akta, buku daftar, biaya perkara, uang titipan pihak ke tiga, surat-surat 19


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

3. 4.

5. 6. 7.

8. 9.

bukti dan surat-surat lainnya yang disimpan di Kepaniteraan. Mengatur tugas Panitera Muda dan Panitera Pengganti. Menerima serta membuat daftar semua perkara, permohonan kewarganegaraan dan pendaftaran badan hukum yang diterima di Kepaniteraan. Membuat salinan putusan. Memberitahukan putusan verstek. Membuat akta:  permohonan banding.  pemberitahuan adanya permohonan banding.  penyampaian salinan memori/kontra memori banding.  pemberitahuan membaca/memeriksa berkas perkara (inzage).  pemberitahuan putusan banding.  pencabutan permohonan banding.  permohonan kasasi.  pemberitahuan adanya permohonan kasasi.  penerimaan memori kasasi.  penyampaian salinan memori kasasi.  penerimaan kontra memori kasasi.  tidak menerima memori kasasi.  pencabutan permohonan kasasi.  pemberitahuan putusan kasasi.  permohonan peninjauan kembali.  pemberitahuan adanya permohonan peninjauan kembali.  penerimaan/penyampaian jawaban permohonan peninjauan kembali.  pencabutan permohonan peninjauan kembali.  penyampaian salinan putusan peninjauan kembali kepada pemohon peninjauan kembali.  pemberitahuan putusan peninjauan kembali kepada termohon peninjauan kembali.  pembuatan akta yang menurut undang-undang/peraturan diharuskan dibuat oleh Panitera. Melegalisir surat-surat yang akan dijadikan bukti dalam persidangan. Pemungutan biaya-biaya Pengadilan dan menyetorkannya ke Kas 20


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Negara. 10. Mengirimkan berkas perkara yang dimohonkan banding, kasasi atau peninjauan kembali. 11. Menerima uang titipan pihak ketiga dan melaporkannya kepada Ketua Pengadilan. 4.2. DALAM UNIT KEPANITERAAN PIDANA 1. Membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya sidang Pengadilan. 2. Bertanggung jawab atas pengurusan berkas perkara, putusan, dokumen, akta, buku daftar, barang bukti dan surat-surat lainnya yang disimpan di Kepaniteraan. 3. Menyelenggarakan administrasi perkara. 4. Mengatur tugas Panitera Muda dan Panitera Pengganti. 5. Menerima serta membuat daftar semua perkara dan permohonan grasi diterima di Kepaniteraan. 6. Membuat salinan putusan. 7. Membuat akta:  pemberitahuan putusan kepada terdakwa yang tidak hadir ketika putusan dijatuhkan.  terima putusan.  mempelajari putusan sebelum menyatakan menerima atau menolak putusan.  tidak mengajukan permohonan banding.  penolakan permohonan banding bagi pengajuan banding yang terlambat.  permohonan banding.  pemberitahuan adanya permohonan banding.  penyampaian salinan memori/kontra memori banding.  pemberitahuan membaca/memeriksa berkas berkas (inzage).  pencabutan permohonan banding.  pemberitahuan putusan banding.  permohonan kasasi.  pemberitahuan adanya permohonan kasasi.  penerimaan memori kasasi.  penyampaian tembusan memori kasasi. 21


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU         

penerimaan kontra memori kasasi. penyampaian tembusan kontra memori kasasi. tidak menerima memori kasasi. pencabutan permohonan kasasi. pemberitahuan putusan kasasi. permohonan peninjauan kembali. pemberitahuan adanya permohonan peninjauan kembali. pencabutan permohonan peninjauan kembali. pemberitahuan isi putusan peninjauan kembali kepada terdakwa dan Jaksa.  permohonan grasi/remisi.  pembuatan akta yang menurut undang-undang/peraturan diharuskan dibuat oleh Panitera. 8. Mengirimkan berkas perkara yang dimohonkan banding, kasasi atau peninjauan kembali. 9. Mengirimkan berkas permohonan grasi ke Kejaksaan Negeri. 5. TUGAS DAN WEWENANG PANITERA MUDA PERDATA 1. Membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya sidang Pengadilan. 2. Melaksanakan administrasi perkara, mempersiapkan persidangan perkara, menyimpan berkas perkara yang masih berjalan dan urusan lain yang berhubungan dengan masalah perkara perdata. 3. Memberi nomor register pada setiap perkara perdata yang diterima di Kepaniteraan Perdata. 4. Mencatat setiap perkara perdata yang diterima kedalam buku daftar disertai catatan singkat tentang isinya. 5. Menyerahkan salinan putusan perkara perdata kepada para pihak yang berperkara bila memintanya. 6. Menyiapkan berkas perkara perdata yang dimohonkan banding, kasasi atau peninjauan kembali. 7. Menyerahkan arsip berkas perkara perdata kepada Panitera Muda Hukum. 6. TUGAS DAN WEWENANG PANITERA MUDA PIDANA 1. Membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya sidang 22


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 7.

Pengadilan. Melaksanakan administrasi perkara, mempersiapkan persidangan perkara, menyimpan berkas perkara yang masih berjalan dan urusan lain yang berhubungan dengan masalah perkara pidana. Memberi nomor register pada setiap perkara pidana yang diterima di Kepaniteraan Pidana. Memberi nomor register pada setiap perkara pidana dengan acara singkat yang telah diputus Hakim atau diundurkan hari persidangannya. Mencatat setiap perkara pidana yang diterima kedalam buku daftar disertai catatan singkat tentang isinya. Menyerahkan petikan putusan pidana kepada Jaksa, terdakwa atau kuasanya serta Lembaga Pemasyarakatan apabila terdakwa ditahan. Menyiapkan berkas perkara pidana yang dimohon banding, kasasi atau peninjauan kembali. Meyiapkan berkas pemohonan grasi. Menyerahkan arsip berkas perkara/permohonan grasi kepada Panitera Muda Hukum.

8. TUGAS DAN WEWENANG PANITERA MUDA HUKUM 1. Membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya sidang Pengadilan. 2. Mengumpulkan, mengolah dan mengkaji data, menyajikan statistik perkara, menyusun laporan perkara, menyimpan arsip berkas perkara, Penasihat Hukum dan permohonan kewarganegaraan, permohonan grasi, serta tugas lain yang diberikan berdasarkan peraturan perundang-undangan. 3. Menerima surat-surat pengaduan dan mengagendakan serta menjawab surat pengaduan tersebut dan melaporkannya kepada Ketua. 4. Mencatat dan mendaftar surat masuk dari notaris serta legalisasi akte notaris. 5. Membuat Surat Keterangan Tidak pernah dijatuhi pidana penjara atau kurungan dan atau tidak sedang menjalankan pidana penjara atau kurungan. 9. TUGAS DAN WEWENANG PANITERA PENGGANTI 9.1. UNIT KEPANITERAAN PERDATA 1. Panitera Pengganti membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya sidang Pengadilan. 23


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 2. Membantu Hakim dalam hal :  Membuat penetapan hari sidang;  Membuat penetapan sita jaminan;  Membuat berita acara persidangan yang baru selesai sebelum sidang berikutnya;  Mengetik putusan.

3. Melaporkan kepada Panitera Muda Perdata untuk dicatat dalam register perkara:  Penundaan hari-hari sidang;  Perkara yang sudah putus berikut amar putusannya. 4. Menyerahkan berkas perkara kepada Panitera Muda Perdata bila telah selesai diminutasi. 9.2. UNIT KEPANITERAAN PIDANA 1. Panitera Pengganti membantu Hakim dengan mengikuti dan mencatat jalannya sidang Pengadilan. 2. Membantu Hakim dalam hal:  Membuat penetapan hari sidang.  Membuat penetapan terdakwa tetap ditahan, dikeluarkan dari tahanan atau dirubah jenis penahanannya.  Membuat berita acara persidangan yang harus selesai sebelum sidang berikutnya.  Melaporkan barang bukti kepada Panitera.  Mengetik putusan. 3. Melaporkan kepada Panitera Muda Pidana:  Penundaan hari-hari sidang.  Perkara yang sudah putus berikut amar putusannya. 4. Menyerahkan berkas perkara kepada Panitera Muda Pidana bila telah selesai diminutasi. 10. TUGAS DAN WEWENANG JURUSITA / JURUSITA PENGGANTI 10.1. UNIT KEPANITERAAN PERDATA 1. Melaksanakan semua perintah yang diberikan oleh Ketua Pengadilan, 24


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Ketua Sidang dan Panitera. 2. Menyampaikan pemanggilan, pemberitahuan, pengumumanpengumuman, teguran-teguran, protes-protes, dan pemberitahuan putusan Pengadilan menurut cara-cara berdasarkan ketentuan undangundang. 3. Melakukan penyitaan atas perintah Ketua Pengadilan Negeri, dan dengan teliti melihat lokasi batas-batas tanah yang disita beserta surat-suratnya yang syah apabila menyita tanah. 4. Membuat berita acara penyitaan, yang salinan resminya diserahkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan, antara lain; kepada Badan Pertanahan Nasional setempat bila terjadi penyitaan sebidang tanah (PP 10/1961 jo pasal 198-199 HIR). 5. Melakukan penawaran pembayaran uang titipan pihak ketiga serta membuat berita acaranya. 6. Melaksanakan tugasnya di wilayah Pengadilan Negeri yang bersangkutan. 10.2. UNIT KEPANITERAAN PIDANA 1. Melaksanakan semua perintah yang diberikan oleh Ketua atau Panitera. 2. Menyampaikan pengumuman-pengumuman dan pemberitahuan putusan Pengadilan menurut cara-cara berdasarkan ketentuan undang-undang. 3. Melaksanakan tugasnya di wilayah Pengadilan Negeri yang bersangkutan. 11. TUGAS DAN WEWENANG SEKRETARIS 1. Memimpin Kesekretariatan dengan tugas melaksanakan pemberian dukungan dibidang administrasi, organisasi, keuangan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasaran di lingkungan Pengadilan Negeri. 2. Dalam

melaksanakan

tugas

di

Pengadilan

Negeri,

Sekretaris

menyelenggarakan fungsi : a. penyiapan bahan pelaksanaan urusan perencanaan program dan anggaran. b. pelaksanaan urusan kepegawaian.

25


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU c. pelaksanaan urusan keuangan. d. penyiapan bahan pelaksanaan penataan organisasi dan tata laksana. e. pelaksanaan pengelolaan teknologi informasi dan statistik. f. pelaksanaan urusan surat menyurat, arsip, perlengkapan, rumah tangga, keamanan, keprotokolan dan perpustakaan. g. penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan dokumentasi serta pelaporan di lingkungan kesekretariatan. 3. Mengkoordinir pelaksanaan tugas-tugas dibidang Kesekretariatan. 4. Membina dan membimbing pejabat dibawahnya dalam pelaksanaan tugastugas dibidang Kesekretariatan. 5. Mengawasi dan mengevaluasi serta menilai pelaksanaan tugas-tugas dan kinerja staf dibidang Kesekretariatan. 6. Melaporkan

pelaksanaan

tugas

dibidang

Kesekretariatan

kepada

pimpinan/atasan. 7. Membuat dan menandatangani RKA-KL. 8. Membuat dan menandatangani Rencana Umum Pengadaan. 9. Melaksanakan tugas sebagai Kuasa Pengguna Anggaran dan Kuasa Pengguna Barang. 10. Menyiapkan konsep Laporan Tahunan bidang tugas Kesekretariatan untuk diintegrasikan pada laporan tahunan Pengadilan Negeri Muara Teweh dibawah koordinasi Sekretaris.

12. TUGAS DAN WEWENANG KEPALA SUB BAGIAN PERENCANAAN, TEKNOLOGI INFORMASI DAN PELAPORAN Kepala Sub Bagian Perencanaan , Teknologi Informasi dan Pelaporan mempunyai tugas pokok : 1. Membantu Sekretaris dalam melakukan pengumpulan, identifikasi, analisa, pengolahan dan penyajian data/informasi untuk penyiapan bahan

26


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

2.

penyusunan perencanaan dan penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan. Membantu Sekretaris dalam melaksanakan pengembangan sistem dan teknologi informasi.

Untuk melaksanakan tugas tersebut, Kepala Sub Bagian Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan mempunyai fungsi : 1. Penelaahan data/informasi sebagai bahan penyusunan rencana kerja. 2. Penelaahan data/informasi sebagai bahan perumusan kebijakan umum dan teknis operasional perencanaan satker. 3. Pengumpulan dan penelaahan data/informasi untuk penyiapan bahan penyusunan perencanaan satker. 4. Pengumpulan dan penelaahan data/informasi untuk penyiapan bahan perumusan kebijakan umum dan teknis bidang komunikasi dan informatika. 5. Penyiapan data sebagai bahan monitoring dan evaluasi pelaksanaan rencana kerja satker. 6. Penyiapan data/informasi sebagai bahan penyusunan pelaporan pelaksanaan rencana kerja satker. 7. Penyiapan rumusan kebijakan teknologi informasi pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas sub bagian perencanaan, teknologi informasi dan pelaporan. Dalam tugas Perencanaan : 1. Menyusun konsep Rencana Kerja (Renja). 2. Menyusun konsep Rencana Strategis (Renstra). 3. Menyusun konsep Rencana Kerja Tahunan (RKT). 4. Menyusun konsep Penetapan Kinerja Tahunan (PKT). 5. Menyusun konsep restrukturisasi program dan kegiatan. 6. Menyusun konsep Indikator Kinerja Utama (IKU). 7. Menyusun konsep Rencana Kerja dan Anggaran (RKA-KL). 8. Menyusun konsep Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) dan Petunjuk Operasional Kegiatan (POK). 9. Menyusun konsep usulan revisi RKA-KL, DIPA, POK dan atau permintaan Anggaran Belanja Tambahan (ABT). 10. Memantau pelaksanaan DIPA. 27


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 11. Menyusun konsep tanggapan Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) dari aparat fungsional dan pengawasan masyarakat. 12. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Sekretaris dan Pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam tugas Teknologi Informasi : 1. Mengupload segala bentuk laporan dan berita ke dalam website. 2. Melaksanakan pengelolaan infrastruktur hardware, meliputi server, komputer dan perangkat pendukungnya. 3. Melaksanakan pengelolaan infrastruktur jaringan komputer. 4. Melaksanakan pengelolaan sistem dan teknologi informasi. 5. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Sekretaris dan Pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam tugas Pelaporan : 1. Membuat Laporan Kinerja Triwulanan berdasarkan PP 39 Tahun 2006. 2. Membuat Laporan Kinerja Semesteran. 3. Menyiapkan bahan penyusunan/format evaluasi dan pelaporan kegiatan. 4. Menghimpun, menyusun dan menganalisa laporan pelaksanaan tugas masingmasing sub bagian kesekretariatan. 5. Menyiapkan dan melaksanakan evaluasi dan monitoring pelaksanaan program, kegiatan dan anggaran. 6. Menghimpun, menyusun dan mengkoordinasikan penyusunan Laporan Tahunan dan LKjIP. 7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan Sekretaris dan Pimpinan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam tugasnya sebagai Pejabat Pengelola Keuangan Satker : 1. Membuat dan menandatangani Kontrak/Surat Perintah Kerja (SPK), dan suratsurat lain yang berhubungan dengan pengadaan barang/jasa. 2.

Membuat dan menandatangani Surat Permintaan Pembayaran (SPP).

3.

Melaksanakan tugas sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

13. TUGAS DAN WEWENANG KEPALA SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN, ORGANISASI DAN TATA LAKSANA 28


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 1. Mengkoordinir penyelenggaraan urusan Administrasi Kepegawaian 2. Melakukan Pengawasan dalam penyelenggaraan urusan kepegawaian 3. Membuat beezeting tiap bulan April dan Oktober tiap tahunnya 4. Membuat rekapitulasi absensi setiap bulannya 5. Membuat usulan kenaikan pangkat 6. Mempersiapkan formulir Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) setiap akhir tahun 7. Membuat usul kenaikan gaji berkala 8. Membuat permohonan dan izin cuti pegawai 9. Membuat surat tugas bagi pegawai yang akan melaksanakan tugas di luar kantor 10. Membuat Berita Acara sumpah jabatan bagi Pegawai yang baru menduduki jabatan 11. Membuat Berita Acara Sumpah Pelantikan Pegawai Negeri Sipil (PNS) 12. Membuat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) bagi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) dan Pegawai/Hakim yang mutasi ke Pengadilan Negeri Muara Teweh. 13. Membuat Daftar Keluarga (KP4) setiap akhir tahun. 14. Membuat Surat Pernyataan Masih Menduduki Jabatan setiap awal tahun. 15. Membuat/menyiapkan daftar hadir apel dan rapat bulanan. 16. Memperbaharui Daftar Urut Kepengkatan dan Data Pegawai setiap ada perubahan. 17. Menata dan merawat arsip-arsip kepegawaian (File Kepegawaian) Hakim dan Pegawai. 18. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar.

14. TUGAS DAN WEWENANG KEPALA SUB BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN 1. Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi umum.

29


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 2. Menangani surat masuk dan surat keluar. 3. Merencanakan pengadaan barang/ATK. 4. Melaksanakan tugas-tugas kerumahtanggaan lainnya. 5. Melaksanakan pembenahan administrasi perpustakaan. 6. Mengelola Aset Inventaris. 7. Merencanakan pemeliharaan kendaraan dinas dan rumah dinas. 8. Menjaga keamanan dan ketertiban kantor. 9. Menjaga keamanan sidang. 10. Mengkoordinir penyelenggaraan administrasi keuangan. 11. Melakukan pengawasan dalam urusan keuangan yang bersumber dari pelaksanaan APBN. 12. Memeriksa kebenaran atas hak tagihan yang menyangkut antara lain : i. Pihak

yang

ditunjuk

untuk

menerima

pembayaran

(Nama

orang/perusahaan, alamat, nomor rekening, dan nama bank). ii. Nilai tagihan yang harus dibayar (Kesesuaian atau kelayakannya dengan prestasi teknis yang dicapai sesuai spesifikasi yang tercantum dalam kontrak). iii. Jadwal waktu pembayaran 13. Melaksanakan tugas perbendaharaan yang bersumber dari pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN). 14. Membayar dan membukukan beban belanja kantor serta menyiapkan bukti tanda pembayaran. 15. Menyimpan uang kas belanja kantor dalam brankas. 16. Membuat laporan sebagai berikut : i. Pengeluaran belanja kantor setiap bulan ii. Realisasi belanja yang dikeluarkan berdasarkan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA).

30


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 17. Mengajukan SPM gaji pegawai. 18. Melaksanakan tugas pengelolaan pembayaran gaji dan tunjangan pegawai yang bersumber dari APBN. 19. Melakukan perhitungan dan pembayaran uang makan. 20. Mengajukan SPM lembur/vakasi pegawai.

31


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU M.

STRUKTUR ORGANISASI PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH

N.

Kebijakan Mutu

KEBIJAKAN MUTU PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH “Memberikan Kualitas Pelayanan Peradilan Yang Bermartabat Kepada Masyarakat Di Wilayah Hukum Pengadilan Negeri Muara Teweh”

32


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

O.

Sasaran Mutu

SASARAN MUTU PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH Pengumpul Data Panitera

Kepaniteraan Muda Pidana

Kepaniteraan Muda Perdata

Kepaniteraan Muda Hukum Panitera Pengganti

Indikator  Peningkatan penyelesaian perkara tepat waktu (maksimal 5 bulan)  Peningkatan penanganan upaya hukum.  90% minutasi diselesaikan dalam jangka waktu maksimal 14 hari  90% pengiriman berkas banding diselesaikan dalam jangka waktu maksimal 30 hari  90% Penyampaian hasil kesepakatan diversi kepada Ketua Pengadilan Negeri paling lama 3 hari sejak kesepakatan Diversi dicapai  Peningkatan penyelesaian minutasi perkara perdata gugatan  Peningkatan penyelesaian minutasi perkara perdata permohonan  Peningkatan proses pengirimaan berkas perkara perdata yang dilakukan upaya hokum  Peningkatan penyelesaian perkara gugatan tepat waktu (maksimal 5 bulan)  Peningkatan penyelesaian perkara permohonan tepat waktu (maksimal 14 hari sejak sidang pertama)  Peningkatan pelayanan publik pengembalian sisa panjar perkara gugatan  Peningkatan pelayanan publik pengembalian sisa panjar perkara permohonan  90% Laporan perkara diselesaikan dalam waktu

Sasaran Pencapaian 80% 90 % 100 % 100 % 100 %

75 % 75 % 75 % 75 % 75 %

75 % 75 % 75 %

maksimal 5 hari setelah akhir bulan

 75 % minutasi diselesaikan dalam jangka waktu maksimal 14 hari  75 % minutasi diselesaikan dalam jangka waktu 33

72 % 82 %


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

Pengumpul Data

Indikator maksimal 14 hari  75 % dari Penyelesaian perkara perdata gugatan  75 % dari Penyelesaian perkara perdata Permohonan  90% minutasi diselesaikan dalam jangka waktu

Sasaran Pencapaian 52 % 82 % 75 % 82 %

maksimal 14 hari

Juru Sita/Juru Sita Pengganti Sub Bagian Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana Sub Bagian Umum dan Keuangan

 100% Pelaksanaan Relaas Panggilan Sidang dalam waktu 3 x 24 jam bias tercapai  100% Menyusun Laporan Kinerja Instansi pemerintah

100 %

 100 % Pembuatan Rekapitulasi sebelum tanggal 5 setiap bulan yang bersangkutan bisa tercapai.

100 %

 0% dari Laporan Realisasi Anggaran Bulanan Sub

100 %

0%

Bagian Umum dan Keuangan setiap bulannya dapat diselesaikan dan terkirim sebelum tanggal 10 bulan berikutnya.

 90% dari gaji induk pegawai dapat diajukan ke KPPN sebelum tanggal 10 bulan berikutnya.  90% dari laporan Pertanggungjawaban bendahara dikirimkan ke KPPN sebelum tanggal 10 bulan berikutnya.

34

25 % 66 %


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

BAB II PEMETAAN PROSES BISNIS

35


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU BAB III IMPLEMENTASI KRITERIA

Dalam sistem manajemen mutu Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri terdapat kriteria yang digunakan yaitu kriteria 1 sampai dengan kriteria 7. A.

KRITERIA 1- LEADERSHIP KOMITMEN KEPEMIMPINAN DAN MANAJEMEN PENGADILAN Pengadilan Negeri Muara Teweh bertekad untuk menjalankan sistem manajemen mutu secara konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang diinginkan. Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh mewajibkan kepada Panitera dan Sekretariat untuk : a. Memahami sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara konsisten. b. Mengkomunikasikan kepada pegawai (pelaksana) tentang pentingnya mutu dan kepuasan pelanggan. c. Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaran – sasaran yang ingin dicapai d. Melakukan evaluasi untuk melihat efektifitas sistem manajemen mutu. e. Memastikan tersedianya sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan sistem f.

Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek kegiatan.

Dokumen Terkait: Komitmen bersama Hakim dan Pegawai Pengadilan Negeri Muara Teweh.

KEBIJAKAN MUTU Kebijakan Mutu merupakan pandangan dan kebijakan manajemen terhadap mutu yang sesuai dengan tujuan organisasi yaitu agar selalu dapat memenuhi harapan dan memuaskan pelanggan, serta dapat memenuhi semua peraturan yang berlaku. Kebijakan Mutu yang merupakan perwujudan komitmen dari manajemen puncak dalam memenuhi persyaratan, baik persyaratan pelanggan maupun persyaratan peraturan dan perundangundangan dan terus-menerus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu, dikomunikasikan dan dimengerti oleh segenap hakim dan pegawai Pengadilan Negeri Muara Teweh. 36


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Kebijakan Mutu yang ditentukan, dapat menjadi kerangka untuk menetapkan dan meninjau Sasaran Mutu secara berkelanjutan. Kebijakan Mutu perlu ditinjau agar terus-menerus sesuai dengan tujuan organisasi yang dideskripsikan melalui Visi organisasi. Mengingat perkembangan teknologi dan sistem yang dinamis, manajemen akan selalu meninjau sistem mutu dan operasinya, termasuk Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutunya agar selalu dapat mengikuti perkembangan tersebut. Selaras dengan hal itu, organisasi menjalankan sistem yang mengedepankan perbaikan berkelanjutan (continual improvement) terhadap keefektifan sistem manajemen mutu pada semua aktivitasnya, melalui pembinaan hubungan dengan pelanggan agar dapat diketahui lebih jauh harapan pelanggan. Pernyataan Kebijakan Mutu dipasang di tempat-tempat yang strategis di kawasan Pengadilan Negeri Muara Teweh dan diadakan penyuluhan kepada seluruh hakim dan pegawai agar Visi, Misi, Motto, Perilaku Pelayanan, Kebijakan Mutu organisasi ini dipahami, diterapkan dan dipelihara seluruh hakim dan pegawai dari semua tingkatan.

TANGGUNG JAWAB,WEWENANG DAN KOMUNIKASI MASYARAKAT

PEGAWAI PENGADILAN DAN

Tugas, tanggung jawab & wewenang Pimpinan, hakim dan pegawai diatur dengan jelas dan terdokumentasi khususnya pegawai yang melaksanakan pekerjaan yang terkait dengan mutu dan kepuasan pelanggan 1) Setiap pegawai, hakim/ Wakil Panitera dan Wakil Sekretaris dipastikan memahami tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. 2) Uraian tugas, tanggung jawab & wewenang dibuat Top Manajemen dibantu oleh unit kepegawaian 3) Dokumen Uraian tugas dipegang oleh pegawai yang bersangkutan dan salinan disimpan oleh unit kepegawaian 4) Dokumen uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila terjadi perubahan pekerjaan. 5) Uraian tugas dibuat berdasarkan nama nama posisi yang ada dalam struktur organisasi pada masing-masing Unit. 6) Penggunaan nama posisi/job title dikoordinasikan oleh Unit kepegawaian

37


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

Dokumen Terkait: 1. Struktur Organisasi Pengadilan Negeri Muara Teweh. 2. Uraian tugas hakim dan pegawai Pengadilan Negeri Muara Teweh.

Manager Representatif ( MR ) Manager Representatif adalah seorang hakim (Wakil Ketua Pengadilan) yang ditunjuk oleh Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh yang bertanggung jawab untuk menjamin kesesuaian dan efektivitas implementasi sistem manajemen mutu. Manager Representatif mendapat otoritas yang cukup untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya sebagai berikut: 1) Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan standar. 2) Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi. 3) Menjamin sistem manajemen mutu dipertahankan. 4) Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus. 5) Melaporkan hasil/ kinerja sistem manajemen mutu kepada Top Manager. 6) Mengupayakan peningkatkan kesadaran/ pemahaman karyawan dalam sistem manajemen mutu 7) Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu. 8) Menyelenggarakan program pendukung untuk membudayakan kesadaran mutu keseluruh pegawai. 9) Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang diperlukan oleh pegawai. 10) Memberikan penghargaan kepada Hakim, Panitera, Sekretaris, Pegawai yang berprestasi dalam kegiatan sistem manajemen mutu. 11) Melakukan komunikasi mutu kepada seluruh hakim dan pegawai. 12) Mengkoordinasikan kegiatan internal audit dan survey kepuasan pengguna. Dokumen Terkait: 1.

Uraian tugas & tanggung jawab MR

38


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 2.

SOP Tinjauan Manajemen

3.

Sasaran Mutu

Komunikasi Internal Komunikasi internal Pengadilan Negeri Muara Teweh antar pimpinan/ pegawai/ hakim merupakan kegiatan yang sangat penting untuk menunjang mekanisme kerja, karenanya sistem komunikasi dipastikan diatur dengan baik dan menekankan hal-hal sebagai berikut: 1) Top Manager mengupayakan agar komunikasi dengan bawahannya dipastikan berjalan lancar. 2) Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman bawahannya mengenai sistem manajemen mutu. 3) Komunikasi diarahkan agar pegawai memahami target-target pekerjaan yang ingin dicapai. 4) Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan yang telah ditetapkan dipenuhi. 5) Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi. 6) Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu kepada hakim dan pegawai 7) Komunikasi internal pengadilan

membangun

kesadaran mutu demi kepuasan pengguna

8) Penyelenggaraan rapat dapat terkoordinasi dan diatur dengan baik. 9) Top Manager mengadakan komunikasi internal dengan Panitera dan Sekretaris setiap bulan. 10) Panitera dan Sekretaris mengadakan komunikasi internal dengan anggota Unit setiap bulan. Dokumen Terkait: SOP Komunikasi Internal

39


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU TINJAUAN MANAJEMEN TERHADAP SISTEM, STANDAR KINERJA DAN UMPAN BALIK DARI PENGGUNA Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam rangka pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu.

Input Top Manager Pengadilan Negeri Muara Teweh melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen 6 bulan sekali. Rapat Tinjauan Manajemen dipastikan terdokumentasi/ dinotulenkan 1) Agenda dan materi ditentukan jauh hari sebelum Rapat Tinjauan Manajemen dilaksanakan. 2) Materi rapat disiapkan oleh Manager Representatif 3) Agenda rapat tinjauan manajemen mencakup antara lain hal-hal sebagai berikut: a) Hasil audit internal b) Umpan balik / keluhan pengguna / survei kepuasan pengguna c)

Kinerja proses / hasil pelayanan / pencapaian sasaran mutu

d) Hasil tindakan perbaikan / pencegahan e) Tindak lanjut dari hasil tinjauan sebelumnya f)

Rencana perubahan/ perbaikan Sistem Manajemen Mutu

Output 1) Hasil rapat tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan ( per Unit) 2) Hasil rapat tinjauan manajemen memuat keputusan/kesimpulan mengenai tindakantindakan yang perlu diambil. 3) Tata cara melaksanakan tinjauan manajemen diuraikan dalam prosedur rapat tinjauan manajemen Dokumen Terkait: SOP Tinjauan Manajemen 40


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

ROLE MODELS Pengadilan Negeri Muara Teweh dalam mewujudkan komitmen melalui leadership dalam bentuk Role Models, Ketersediaan sumberdaya dan pembinaan dengan melibatkan seluruh level manajerial.

B.

KRITERIA 2- CUSTOMER FOCUS PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PENGGUNA Sebelum merealisasikan proses pelayanan, Manager Representatif harus lebih dahulu : 1) Memahami secara jelas semua persyaratan yang diminta pengguna pengadilan 2) Melakukan koordinasi dengan Unit-Unit terkait termasuk dengan Panitera dan Sekretaris untuk pembahasan semua persyaratan pengguna pengadilan. 3) Memastikan semua sumberdaya yang diperlukan tersedia. 4) Memastikan hasil pembahasan persyaratan pengguna pengadilan terdokumentasi. 5) Hasil pembahasan semua persyaratan pengguna pengadilan dikomunikasikan kepada semua Unit terkait secara tertulis. 6) Bilamana ada perubahan persyaratan pelayanan baik atas permintaan pengguna pengadilan/ atas inisiatif fungsi intern, maka harus ada persetujuan perubahan dari Manager Representatif sebelum perubahan dilaksanakan. 7) Bila perubahan disetujui maka, fungsi-fungsi yang terkait diberitahukan mengenai perubahan persyaratan tersebut. 8) Setiap perubahan mengenai persyaratan pengguna pengadilan/ persyaratan pelayanan dipastikan dicatat. Dokumen Terkait: 1

SOP Identifikasi Persyaratan Pengguna Pengadilan

2

SOP Survei Kepuasan Pengguna Layanan Pengadilan

3

SOP Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana

Melakukan peninjauan terlebih dahulu untuk memastikan kemampuannya dalam memenuhi permintaan pengguna pengadilan KOMUNIKASI PENGGUNA PENGADILAN

41


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 1.

Melakukan komunikasi dengan pengguna pengadilan. Setiap kali melakukan komunikasi harus selalu dicatat.

2.

Komunikasi dengan pengguna pengadilan diarahkan untuk kebutuhan/persyaratan pengguna pengadilan antara lain untuk :

memahami

 Mendapatkan konfirmasi/persyaratan pelayanan yang diinginkan pengguna pengadilan.  Menjawab pertanyaan-pertanyaan pengguna pengadilan ketidakjelasan mengenai persyaratan pengguna pengadilan.

Mengklarifikasi

 Membahas masukan/ usul/ saran/ keluhan pengguna pengadilan. 3.

Catatan hasil komunikasi dengan pengguna pengadilan disimpan.

Dokumen Terkait: 1. SOP Komunikasi dengan Pengguna Layanan Pengadilan 2. SOP Penanganan Keluhan Pengguna Pengadilan PRODUK MILIK PENGGUNA Barang milik pengguna pengadilan adalah Uang titipan pihak ketiga pada Pengadilan Negeri terdiri dari: 1.

Uang titipan pihak ketiga sebagai panjar biaya proses penyelesaian perkara perdata, dan

2.

Uang titipan pihak ketiga lainnya, diantaranya: a. Uang konsinyasi, yakni uang yang dititipkan di Kepaniteraan Pengadilan Tingkat Pertama oleh pihak/orang yang mempunyai kewajiban untuk membayar (debitur) karena pihak/orang yang berhak menerima pembayaran (kreditur) tidak mau menerima. b. Biaya eksekusi putusan, merupakan uang persediaan untuk membiayai pelaksanaan putusan pengadilan yang telah berkekuatan hukum tetap. Apabila pihak yang kalah tidak mau melaksanakan putusan pengadilan secara sukarela, maka pihak yang menang dapat meminta bantuan pengadilan untuk mengeksekusi putusan yang sudah berkekuatan hukum tetap. Semua biaya yang dikeluarkan untuk eksekusi tersebut dibebankan kepada pihak yang kalah, namun sebelumnya dibayar oleh pemohon eksekusi sebagai uang panjar.

42


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU c. Barang bukti berupa uang atau surat-surat berharga yang tidak ikut dilampirkan dalam berkas perkara pidana yang wajib disegel dan dititipkan/disimpan di Pengadilan Negeri. Uang jaminan penangguhan penahanan, yakni uang yang dititipkan/disimpan di Pengadilan Negeri dalam rangka permohonan penangguhan penahanan terdakwa pada perkara pidana yang jumlahnya ditentukan Hakim dengan memperhatikan berat ringannya tindak pidana yang didakwakan kepada terdakwa, kedudukan terdakwa/penjamin dan kekayaan yang dimilikinya. Apabila terdakwa melarikan diri dan setelah lewat waktu tiga bulan tidak ditemukan maka uang jaminan tersebut berdasarkan penetapan Ketua Pengadilan Negeri menjadi milik negara dan disetor ke Kas Negara. Pemeliharaan Produk 1) Yang dimaksud dengan produk adalah barang/ jasa yang digunakan oleh Pengadilan Negeri Muara Teweh untuk memberikan pelayanan dan hasil dari pelayanan. 2) Barang/ jasa pada semua tahapan proses dijaga kondisinya dan dipertahankan kesesuaiannya selama penyimpanan, selama proses pelayanan. 3) Selama barang ditangani secara internal, harus dilengkapi identifikasi secara jelas. 4) Prosedur penanganan, pengemasan, penyimpanan dan pengamanan barang selama dalam proses pra-pelayanan harus dibuat dengan jelas dan terdokumentasi. Dokumen Terkait: 1. SOP Kepaniteraan Pidana 2. SOP Kepaniteraan Perdata KEPUASAN, KEPERCAYAAN DAN KEYAKINAN PENGGUNA Jajaran manajemen dan pegawai khususnya Unit yang terkait dengan pelanggan berkewajiban memiliki pengetahuan yang baik tentang pelanggan. Tim Survey Kepuasan Pelanggan Pengadilan Negeri Muara Teweh yang bertanggung jawab untuk : a) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh setiap pelanggan. b) Tim survey kepuasan pelanggan bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan kepada seluruh staf Unit mengenai persyaratan pelanggan. c)

Tiap Unit bertanggung jawab untuk : 1. Mengkoordinasikan kegiatan berikutnya secara terkendali. 43


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 2. Mengkomunikasikan kepada seluruh staf Unit mengenai target - target / persyaratan pelanggan dan memastikan semua terpenuhi. d) Pelanggan di Pengadilan Negeri Muara Teweh adalah pengguna pengadilan yang meliputi masyarakat pencari keadilan, instansi terkait seperti (Kepolisian, Kejaksaan, Advokat, Rumah Tahanan Negara, Pemerintah Kabupaten Barito Utara dan Pemerintah Kabupaten Murung Raya), Pengadilan Negeri lain, Pengadilan Tinggi, Mahkamah Agung, Media massa maupun Lembaga Sosial Masyarakat. Dokumen Terkait:

C.

1.

SOP Identifikasi Persyaratan Pengguna Pengadilan

2.

SOP Survey Kepuasan Pengguna Layanan Pengadilan

KRITERIA 3- PROCESS MANAGEMENT PENGENDALIAN PROSES Proses Pembelian 1) Kesekretariatan Urusan Umum bertanggung jawab memastikan fungsi pembelian dilaksanakan secara terkendali. Barang yang dibeli adalah Alat Tulis Kantor (ATK), sarana penunjang. 2) Fungsi-fungsi yang terkait dalam pembelian harus memahami proses pembelian 3) Pembelian dilaksanakan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

Informasi Pembelian 1) Sebelum melaksanakan pembelian, informasi tentang berbagai persyaratan dan spesifikasi yang diperlukan harus dibuat secara jelas untuk menghindari kesalahan/ ketidaksesuaian. 2) Dokumen pembelian harus dipastikan memuat penjelasan mengenai semua persyaratan produk yang akan dibeli termasuk : a. Kejelasan mengenai jumlah barang yang akan dibeli b. Persyaratan spesifikasi / mutu barang yang akan dibeli c. Persyaratan pembayaran

44


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Verifikasi produk yang dibeli 1) Kepala Sub Bagian Umum dan Keuangan bertanggung jawab melakukan verifikasi terhadap barang yang datang (incoming material) 2) Hasil verifikasi / pemeriksaan dicatat 3) Kepala Sub Bagian Umum dan Keuangan memiliki kewenangan untuk memutuskan apakah produk yang datang memenuhi persyaratan mutu atau tidak. Dokumen Terkait: SOP Sub Bagian Umum dan Keuangan

Pengendalian Produksi dan Penyediaan Pelayanan 1) Proses pelayanan dipastikan dijalankan secara terkendali. 2) Pengendalian pelayanan dilaksanakan sesuai standar pelayanan di masing-masing Unit. 3) Tiap Unit menyediakan standar pelayanan untuk setiap tindakan yang dipandang perlu. 4) Standar pelayanan dibuat untuk membimbing petugas pelaksana agar dapat melaksanakan proses pelayanan sesuai yang direncanakan. 5) Peralatan yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan.

proses pelayanan dipastikan tersedia dan

6) Pemantauan pelayanan dilakukan oleh Panitera dan Sekretaris. Dokumen Terkait: SOP masing-masing unit

Validasi Proses Untuk Produk dan Penyediaan Pelayanan 1) Proses pelayanan dipastikan divalidasi sebelum dilaksanakan 2) Validasi diarahkan untuk mengkonfirmasi dan membuktikan bahwa proses yang akan dijalankan memiliki kemampuan untuk mencapai hasil yang disyaratkan 3) Pelaksanaannya dikerjakan oleh personil yang ditugaskan sebagai penanggung jawab pelaksana standar pelayanan tersebut oleh Panitera dan Sekretaris.

45


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Dokumen Terkait: SOP masing-masing unit Identifikasi dan Ketelusuran 1) Semua tahap – tahap pelayanan harus dipastikan diberikan identifikasi secara jelas. 2) Semua catatan pengguna pengadilan dan catatan lain yang terkait dengan pelayanan harus dipastikan diberikan identifikasi secara jelas. 3) Cara identifikasi harus dituangkan dalam standar pelayanan pengendalian dokumen dan pengendalian rekaman 4) Identifikasi dimaksudkan untuk menghindari kesalahan atau ketidak-sesuaian yang tidak diinginkan. 5) Bilamana persyaratan ketelusuran merupakan suatu keharusan yang dipersyaratkan oleh pengguna pengadilan maka identifikasi wajib dilaksanakan berdasarkan persyaratan yang diminta pengguna pengadilan pada semua tahapan 6) Cara identifikasi diatur dalam standar pelayanan pengendalian rekaman.

pengendalian dokumen dan

Dokumen Terkait: 1) SOP pengendalian dokumen 2) SOP pengendalian rekaman

Pengendalian Peralatan Pengukuran / Pemantauan a) Peralatan yang dipergunakan untuk pemantauan / pengukuran / pengujian pelayanan harus dikendalikan dan diinventariskan. b) Pengendalian diarahkan untuk memastikan peralatan yang dipergunakan berada dalam kondisi layak pakai. c) Prosedur pemantauan / pengukuran / pengujian harus dibuat . e) Peralatan pengukuran / pemantauan harus dilindungi dari kerusakan penanganan, pemeliharaan dan penyimpanan.

selama

Kriteria ini dikecualikan karena Pengadilan Negeri Muara Teweh tidak mempergunakan peralatan untuk pemantauan/pengukuran/pengujian.

46


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU PROSES ADMINISTRASI PERKARA Pengadilan Negeri Muara Teweh melaksanakan proses administrasi yang efektif sesuai dengan sasaran dan target. Proses-proses tersebut ditetapkan, dimonitoring dan di evaluasi dalam rangka menuju perbaikan yang berkesinambungan. D.

KRITERIA 4- STRATEGIC PLANNING PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Sasaran Mutu Sasaran Mutu menggambarkan parameter-parameter yang terukur dengan penetapan target yang relevan untuk mengetahui tingkat keberhasilan penerapan proses-proses yang sudah ditetapkan. Sasaran Mutu yang ditetapkan selalu terukur, konsisten dan searah dengan Visi, Misi, Motto, Perilaku Pelayanan dan Kebijakan Mutu. Sasaran Mutu ditetapkan di masingmasing Unit. Sasaran Mutu disahkan oleh Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh Evaluasi terhadap pencapaian Sasaran Mutu dilakukan secara periodik dalam Laporan Pencapaian Sasaran Mutu dari masing-masing Unit kepada Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh, dengan mengacu pada periode pengukuran pencapaian terhadap sasaran mutu yang ditetapkan pada masing-masing unit, dan dimasukkan sebagai salah satu agenda pembahasan dalam Rapat Tinjauan Manajemen. Dokumen Terkait: Sasaran mutu semua Unit

Perencanaan Sistem Manajemen Mutu Setiap Panitera dan Sekretaris berkewajiban membuat perencanaan kerja untuk Unit nya masing - masing termasuk : 1) Merencanakan sistem manajemen mutu untuk Unit kerjanya. 2) Memastikan sistem manajemen mutu yang telah dibuat dijalankan secara efektif. 3) Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan dicapai 4) Memelihara / mempertahankan sistem manajemen mutu pada unitnya 5) Melakukan perbaikan / penyempurnaan sistem manajemen mutu. 47


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU PERENCANAAN REALISASI PELAYANAN Harus merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi pelayanan. Dalam merencanakan realisasi pelayanan, harus menentukan hal-hal sebagai berikut : a. Sasaran dan persyaratan mutu pelayanan b. Kebutuhan untuk menentukan proses, dokumentasi, penyediaan sumber daya untuk pelayanan. c. Mengikuti verifikasi, validasi, pemantauan, inspeksi dan kegiatan pengujian yang khas untuk pelayanan dan kriteria untuk penerimaan pelayanan. d. Dokumen dibutuhkan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi menghasilkan pelayanan yang sesuai persyaratan. Dokumen Terkait: SOP semua Unit

PERENCANAAN ANALISA DAN PERBAIKAN Secara periodik, Pengadilan Negeri Muara Teweh melakukan evaluasi kinerja dalam upaya mengidentifikasi penyimpangan terhadap pencapaian sasaran dan melakukan upaya-upaya peningkatan dan penyempurnaan secara berkelanjutan. Kegiatan evaluasi dilakukan dalam upaya melakukan tinjauan dan tindakan-tindakan perbaikan dan pencegahan secara terus-menerus dan berkelanjutan, baik melalui Penilaian SKP, Rapat Tinjauan Manajemen, Audit Internal, dan pertemuan-pertemuan rutin yang membahas peningkatan dan penyempurnaan secara terus menerus.

Dokumen Terkait: 1. SOP Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana 2. SOP Rapat Tinjauan Manajemen

48


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU PERENCANAAN KEBIJAKAN PENGADILAN Pengadilan Negeri Muara Teweh dalam mengembangkan Strategi, sasaran organisasi dan menterjemahkan dalam bentuk program kerja serta memperhatikan resiko managerial dan mensinergikan dengan visi dan misi.

E.

KRITERIA 5 – RESOURCES MANAGEMENT SUMBER DAYA MANUSIA Ketersediaan Sumberdaya a)

Sumber daya untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu serta untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dipastikan terpenuhi.

b)

Sumber daya yang diperlukan diidentifikasi oleh Panitera dan Sekretaris dan disampaikan kepada manajemen melalui mekanisme yang telah diatur .

Dokumen Terkait: 1. SOP Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana 2. SOP Sub Bagian Umum dan Keuangan

Sumber Daya Manusia Umum Pengadilan Negeri Muara Teweh menjamin hakim dan pegawai yang bekerja memiliki kompetensi berdasarkan pendidikan, pelatihan, keahlian dan pengalaman yang sesuai Kompetensi, Kepedulian, dan Pelatihan Kompetensi yang diperlukan oleh setiap pegawai agar dapat melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan yang telah direncanakan harus dipastikan dipenuhi. Seluruh Panitera dan Sekretaris bertanggung jawab untuk : 1) Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya

49


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 2) Memastikan pelatihan dilaksanakan. Pelatihan dapat dilakukan dalam bentuk, atau kegiatan apapun yang bertujuan memberikan kompetensi kepada karyawan. 3) Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan permasalahan

yang sesuai dengan

4) Mengevaluasi efektif/ tidaknya tindakan yang telah diambil 5) Meningkatkan kesadaran pegawai mengenai pentingnya peranan setiap pegawai dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran mutu demi kepuasan pelanggan 6) Mengelola arsip pegawai yang memuat informasi mengenai pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja pegawai. Dokumen Terkait: SOP Sub Bagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana INFRASTRUKTUR a. Sarana kerja / infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan mencapai sasaran dan persyaratan produk / proses dipastikan terpenuhi. b. Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap fasilitas pendukung agar senantiasa dalam kondisi baik dan siap dioperasikan. c. Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan ditindaklanjuti sesuai standar pelayanan yang berlaku. d. Panitera dan Sekretaris bertanggung jawab untuk memastikan kecukupan dan kelengkapan sarana kerja dan kelaikan kondisi sarana kerja pada bagian yang dipimpinnya. Dokumen Terkait: SOP Sub Bagian Umum dan Keuangan

LINGKUNGAN KERJA a. Lingkungan tempat kerja dikendalikan b. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja senantiasa dalam keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman.

50


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU c. Top Manager, Hakim dan Pegawai berkewajiban mengupayakan dan menjamin agar lingkungan kerjanya terkendali. d. Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung komitmen mutu dan kepuasan pelanggan dan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan proses pelayanan yang telah ditetapkan. Dokumen Terkait: 1. SOP Keamanan dan Kebersihan 2. SOP Bagian Umum dan Keuangan ANGGARAN PENGADILAN Pengadilan Negeri Muara Teweh dapat mengalokasikan anggaran secara efisien dan efektif serta memilki kebijakan dalam memonitoring serta evaluasi penggunaaan anggaran

Dokumen Terkait: SOP Sub Bagian Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan

F.

KRITERIA 6 – DOCUMENT SYSTEM PERSYARATAN UMUM DOKUMENTASI Pengadilan Negeri Muara Teweh menentukan, mendokumentasikan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu untuk memastikan bahwa seluruh aktivitas yang dilakukan serta hasilnya memenuhi persyaratan yang ditentukan. Sistem Manajemen Mutu disesuaikan dengan jenis usaha/kegiatan Pengadilan Negeri Muara Teweh, dengan memperhatikan unsur-unsur persyaratan standar yang berlaku. Sistem Manajemen Mutu di Pengadilan Negeri Muara Teweh di dokumentasikan dalam bentuk dan terdiri dari : 1. Manual Mutu (MM) Kebijakan umum Pengadilan Negeri Muara Teweh terhadap aktivitas operasional yang dilakukan, yang harus memenuhi persyaratan Akreditasi dan merupakan pedoman bagi penyusunan dokumentasi aktivitas operasional Pengadilan Negeri Muara Teweh. 2. Sasaran Mutu

51


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Menggambarkan parameter-parameter yang terukur dengan penetapan target yang relevan untuk mengetahui tingkat keberhasilan penerapan proses-proses yang sudah ditetapkan. 3. Standar Operasional Prosedur Dokumen yang menguraikan isi Manual Mutu tentang langkah-langkah/tata urutan kegiatan operasional yang dilakukan seluruh Unit sebagai pedoman bagi siapa saja yang akan melakukan pekerjaan tersebut secara terkendali dan konsisten.

4. Dokumen Pendukung. Dokumen yang mendukung, yang dijadikan sebagai acuan/referensi. Dokumen yang masuk dalam dokumen pendukung merupakan pendukung proses kegiatan antara lain : Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Mahkamah Agung, Surat Keputusan Mahkamah Agung, Surat Edaran Mahkamah Agung, Surat Keputusan Sekretaris Mahkamah Agung, Surat Keputusan Panitera Mahkamah Agung, Surat Keputusan Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum terkait dengan pengadilan, atau dokumen lain yang berasal dari luar Pengadilan Negeri Muara Teweh yang digunakan sebagai referensi.

MANUAL MUTU STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR DOKUMEN PENDUKUNG Gambar : Dokumen Sistem Manajemen Mutu

52


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU PERSYARATAN KHUSUS DOKUMENTASI Manual Mutu 1) Manual Mutu ini dibuat oleh Tim Mutu dan disiapkan oleh MR dan disahkan oleh Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh selaku Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh serta didistribusikan oleh MR. 2) MR bertanggung jawab untuk menjamin kesesuaian dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu dengan otoritas yang cukup untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab dan melaporkan hasil / kinerja Sistem Manajemen Mutu kepada Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh. 3) Manual Mutu ini termasuk dokumen yang dikendalikan. Tata cara pengendaliannya mengikuti ketentuan sebagaimana tertuang dalam standar operasional prosedur pengendalian dokumen. 4) Manual ini akan ditinjau ulang tiga tahun sekali untuk penyesuaian / perbaikan. 5) Manual mutu ini berisikan kegiatan-kegiatan pelayanan di Pengadilan Negeri Muara Teweh secara keseluruhan, penjelasan job description dan penjelasan materi yang berhubungan dengan Akreditasi.

Pengendalian Dokumen Dokumen sistem manajemen mutu dipastikan terkendali. 1) Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-dokumen yang memuat informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan sistem manajemen mutu. 2) Pengendalian dokumen dimaksudkan agar dokumen sistem manajemen mutu yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar. 3) Cara pengendalian dokumen diatur dalam standar pelayanan dan dipahami oleh semua pihak terkait. 4) Standar operasional Prosedur pengendalian dokumen mengatur hal – hal sbb : a) Pembuatan dokumen b) Pemeriksaan dokumen c)

Pengesahan dokumen

d) Menetapkan status dokumen e) Memberi penomoran pada setiap dokumen 53


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU f)

Pendistribusian dokumen

g) Penerimaan dokumen h) Peninjauan ulang / revisi dokumen i)

Penanganan dokumen eksternal

j)

Penyimpanan dokumen yang sudah tidak berlaku.

5) Manual Mutu dan standar pelayanan umum serta dokumen – dokumen eksternal serta kegiatan pendukung lainnya seperti uraian tugas, rencana perbaikan dan berkesinambungan dikendalikan oleh Manager Representatif. Dokumen Terkait: SOP Pengendalian Dokumen Pengendalian Rekaman Semua rekaman / arsip dikelola dengan baik . 1) Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari kegiatan yang telah dilaksanakan. 2) Tujuan pengendalian rekaman adalah untuk memastikan semua data kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan. 3) Rekaman dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas, dan ditata dengan rapi sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan. 4) Rekaman yang ada Sub Bagian dikendalikan oleh masing – masing Sub Bagian Dokumen Terkait: SOP Pengendalian Rekaman G.

KRITERIA 7 – PERFOMANCE RESULT PENGAWASAN DAN PENGUKURAN Kepuasan Pelanggan (Pengguna Pengadilan) 1). Persepsi pengguna pengadilan dan kepuasan terhadap pelayanan yang diberikan harus dipantau secara berkala setiap 6 bulan sekali. 2). Pemantauan dimaksudkan untuk menilai dan mengukur kinerja sistem manajemen mutu serta mengetahui apakah persyaratan pengguna pengadilan telah dipenuhi.

54


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 3). Metode untuk memperoleh informasi dan pemanfaatan informasi yang diperoleh dipastikan tertuang dalam standar pelayanan. Dokumen Terkait: 1. SOP Penanganan Keluhan Pengguna Layanan Pengadilan 2. SOP Survei Kepuasan Pengguna Layanan Pengadilan

Audit Internal 1) Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen mutu diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan 2) Tim audit dibentuk oleh Manager Representatif dan disahkan oleh Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh dan dibekali pelatihan yang cukup sebelum melaksanakan audit. 3) Rencana audit direncanakan oleh ketua tim audit dengan mempertimbangkan tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang akan diaudit 4) Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, terencana dan terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan independensi. 5) Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah ditetapkan, yaitu minimal 6 bulan sekali. 6) Dalam setiap pelaksanaan audit, auditor harus memperhatikan hasil audit yang terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya. 7) Kriteria audit, lingkup, frekuensi dan metode-metode yang akan digunakan dipastikan ditentukan dalam prosedur audit internal. 8) Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan mengikuti ketentuan persyaratan audit. 9) Panitera dan Sekretaris yang diperiksa bertanggung jawab untuk menindaklanjuti temuan audit pada Sub Bagian-nya. 10) Tindakan perbaikan diambil segera mungkin untuk mengeliminasi ketidaksesuaian yang telah ditemukan 11) Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan yang telah diambil. 12) Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada Manager Representatif

55


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Dokumen Terkait: 1. SOP Audit Internal 2. SOP Perbaikan Berkesinambungan

Pemantauan dan Pengukuran Proses Pelayanan 1) Metode pemantauan dan pengukuran yang digunakan untuk mengevaluasi efektivitas sistem manajemen mutu dan pelayanan, harus dipastikan keabsahannya. 2) Metode-metode yang digunakan harus dapat dibuktikan kemampuannya untuk mencapai hasil yang telah direncanakan. 3) Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai maka tindakan perbaikan dan pencegahannya harus dilakukan untuk memastikan kesesuaian terhadap produk/ jasa. Dokumen Terkait: 1. SOP Audit Internal 2. SOP Perbaikan Berkesinambungan 3. SOP Perbaikan dan Pencegahan Pemantauan dan Pengukuran Produk 1) Pemantauan dan pengukuran hasil pelayanan dilakukan sesuai standar operasional prosedur 2) Tujuan pemantauan dan pengukuran hasil pelayanan untuk memastikan semua persyaratan hasil pelayanan terpenuhi. 3) Pengukuran dan pemantauan dilaksanakan pada tahapan yang telah ditentukan. 4). Catatan hasil pemantauan dan pengukuran hasil pelayanan harus dicatat termasuk personil yang melaksanakan. Dokumen Terkait: 1. SOP Audit Internal 2. SOP Analisa Data 3. SOP Perbaikan Berkesinambungan 4. SOP Perbaikan dan Pencegahan

56


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU PENGENDALIAN PELAYANAN PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH YANG TIDAK SESUAI Pengendalian Produk Yang Tidak Sesuai a.

Hasil pelayanan yang tidak sesuai adalah proses pelayanan yang dijalankan tidak sesuai dengan persyaratan.

b. Hasil pelayanan yang tidak sesuai dikendalikan serta dicegah agar tidak terjadi lagi. c.

Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang untuk menangani hasil pelayanan tidak sesuai harus ditetapkan dalam standar operasional prosedur.

d. Hasil yang tidak sesuai harus dilakukan tindakan perbaikan e.

Ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan yang diambil harus dicatat

f.

Bilamana pelayanan tidak sesuai dan telah terlanjur diterima oleh pelanggan, maka harus mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk menanggulangi akibat /potensi akibatnya

Dokumen Terkait: SOP Pengendalian Pelayanan yang Tidak sesuai ANALISA DATA a.

Data-data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus dikelola dengan baik

b. Data dianalisis dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai, misalkan menggunakan tehnik statistik. c.

Analisis data dilakukan oleh setiap Panitera dan Sekretaris dan Tim Survey Kepuasan, untuk mengetahui tingkat kinerja masing-masing proses/ melihat kesenjangan-kesenjangan yang ada sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan.

d. Standar pelayanan analisis data dibuat oleh MR dan menjadi acuan bagi semua fungsi lainnya. e.

Hasil analisis data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidak-sesuaian ketidakefektifan dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.

f.

Data dianalisis antara lain untuk memantau : • Kepuasan pengguna pengadilan • Kesesuaian terhadap persyaratan pelayanan • Karakteristik dan kecenderungan proses serta pelayanan 57


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU • Kinerja pihak ke tiga • Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan. Dokumen Terkait: SOP Analisa Data

PERBAIKAN Peningkatan Berkesinambungan 1). Seluruh pegawai, hakim dan Top Manager wajib melakukan perbaikan secara terus menerus terhadap efektivitas sistem manajemen mutu sesuai dengan tugas, tanggung jawab dan wewenangnya. 2). Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data tindakan perbaikan dan prevensi serta tinjauan manajemen. Dokumen Terkait: 1. SOP Perbaikan dan Pencegahan 2.

SOP Perbaikan Berkesinambungan

Tindakan Perbaikan 1) Tindakan perbaikan harus sesuai dengan penyebab ketidaksesuaian yang ditemukan. 2) Pengadilan Negeri Muara Teweh mengambil tindakan perbaikan untuk mengurangi penyebab ketidaksesuaian dalam rangka untuk mencegah ketidaksesuaian terulang lagi. 3) Perbaikan dilakukan setiap saat jika mendapatkan 2 hal, yakni: referensi baru, dan berdasarkan hasil temuan audit. 4) Standar pelayanan perbaikan harus mencakup a. Meninjau ketidaksesuaian termasuk keluhan pengguna pengadilan. b. Menentukan penyebab ketidaksesuaian. c. Mengevaluasi tindakan yang dibutuhkan untuk memastikan ketidaksesuaian tidak terulang lagi. d. Menentukan dan menerapkan tindakan yang dibutuhkan. 58


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU e. Merekam hasil tindakan yang diambil. f. Meninjau tindakan perbaikan yang diambil. Dokumen Terkait: SOP Perbaikan dan Pencegahan Tindakan Pencegahan 2) Menentukan tindakan untuk mengurangi penyebab potensial ketidaksesuaian untuk mencegah peristiwa tersebut. Tindakan pencegahan harus sesuai dengan penyebab masalah yang potensial. 3) Standar pelayanan pencegahan harus mencakup 

Menentukan potensi ketidaksesuaian dan penyebabnya.



Mengevaluasi tindakan ketidaksesuaian.



Menentukan dan menerapkan tindakan yang dibutuhkan.



Merekam hasil tindakan yang diambil.



Meninjau tindakan pencegahan yang diambil.

yang

Dokumen Terkait: SOP Perbaikan dan Pencegahan

59

dibutuhkan

untuk,

mencegah

peristiwa


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU BAB IV STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR A.

S.O.P. Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

B. 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 2. 2.1 2.2 2.3 2.4

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

REPRESENTATIVE MANAJEMEN PENGENDALIAN DOKUMEN PENGENDALIAN REKAMAN PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

REVISI DOKUMEN KOMUNIKASI INTERNAL PEMANTAUAN PROSES PENINJAUAN MANAJEMEN PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN PEMUSNAHAN DOKUMEN AUDIT INTERNAL PELAYANAN IDENTIFIKASI PERSYARATAN PENGGUNAN PENGADILAN KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA KERJA SURVEY KEPUASAN PENGGUNA PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN ANALISIS DATA PENGENDALIAN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

Pelayananan Utama Pengadilan Negeri Muara Teweh HAKIM : PERSIDANGAN PERKARA PIDANA BIASA PERSIDANGAN PERKARA PIDANA ANAK PERSIDANGAN PERKARA PIDANA CEPAT (TIPIRING) PERSIDANGAN PERKARA PIDANA CEPAT (LALU LINTAS) PERSIDANGAN PERKARA PIDANA PRA PERADILAN PERSIDANGAN PERKARA PERDATA GUGATAN PERSIDANGAN PERKARA PERDATA PERMOHONAN HAKIM PENGAWAS BIDANG PANITERA : ADMINISTRASI PENANGANAN PERKARA PERDATA PERSIAPAN PERSIDANGAN PROSES PERSIDANGAN ADMINISTRASI UPAYA HUKUM BANDING PERKARA PERDATA 60


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

3.16 3.17 3.18 3.19 3.20

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

ADMINISTRASI UPAYA HUKUM KASASI PERKARA PERDATA ADMINISTRASI UPAYA HUKUM PENINJAUAN KEMBALI PERKARA PERDATA PENERIMAAN BERKAS PERKARA PIDANA ACARA PEMERIKSAAN CEPAT PERKARA PERDATA EKSEKUSI ADMINISTRASI PENANGANAN PERKARA PIDANA PERSIAPAN PERSIDANGAN PERKARA PIDANA ADMINISTRASI PRA PERADILAN ADMINISTRASI UPAYA PERKARA BANDING PIDANA ADMINISTRASI UPAYA HUKUM KASASI PERKARA PIDANA ADMINISTRASI UPAYA HUKUM PENINJAUAN KEMBALI PERKARA PIDANA ADMINISTRASI UPAYA HUKUM GRASI PIDANA ADMINISTRASI BANTUAN HUKUM BAGI MASYARAKAT TIDAK MAMPU ADMINISTRASI LAPORAN KEADAAN PERKARA PIDANA DAN PERDATA ADMINISTRASI LAPORAN KEUANGAN PERKARA PERDATA PIDANA DAN PNBP KEPANITERAAN MUDA PIDANA : PENDAFTARAN BERKAS PERKARA PIDANA BIASA PENYELESAIAN BERKAS PERKARA PIDANA BIASA PENDAFTARAN BERKAS PERKARA PIDANA ANAK PENYELESAIAN BERKAS PERKARA PIDANA ANAK PENERIMAAN BERKAS PERKARA PIDANA ACARA PEMERIKSAAN SINGKAT PENYELESAIAN BERKAS PERKARA PIDANA ACARA PEMERIKSAAN SINGKAT PENERIMAAN BERKAS PERKARA PIDANA ACARA PEMERIKSAAN CEPAT PENYELESAIAN BERKAS PERKARA PIDANA ACARA PEMERIKSAAN CEPAT PENDAFTARAN PERMOHONAN PRAPERADILAN PENYELESAIAN PERMOHONAN PRAPERADILAN PENERIMAAN BERKAS PERKARA PIDANA PELANGGARAN LALU LINTAS PENYELESAIAN BERKAS PERKARA PIDANA PELANGGARAN LALU LINTAS PENERIMAAN PERMOHONAN BANDING PERKARA PIDANA PENDAFTARAN PERMOHONAN BANDING PERKARA PIDANA PENERIMAAN MEMORI BANDING/KONTRA MEMORI BANDING PERKARA PIDANA PENGIRIMAN BERKAS BANDING PERKARA PIDANA PENCABUTAN PERMOHONAN BANDING PENERIMAAN PERMOHONAN KASASI PERKARA PIDANA PENDAFTARAN PERMOHONAN KASASI PERKARA PIDANA PENERIMAAN MEMORI/KONTRA MEMORI KASASI PERKARA PIDANA 61


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 3.21 3.22 3.23 3.24 3.25 3.26 3.27 3.28 3.29 3.30

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

3.31

S.O.P.

3.32 S.O.P. 4. S.O.P. 4.1 S.O.P. 4.2 S.O.P. 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

4.14 4.15 4.16 4.17 4.18

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

PENGIRIMAN BERKAS KASASI PERKARA PIDANA PENCABUTAN KASASI PERKARA PIDANA PENERIMAAN PERMOHONAN PENINJAUAN KEMBALI (PK) PERKARA PIDANA PENDAFTARAN PERMOHONAN PENINJAUAN KEMBALI (PK) PERKARA PIDANA PENGIRIMAN BERKAS PENINJAUAN KEMBALI (PK) PERKARA PIDANA PENERIMAAN PERMOHONAN GRASI PERKARA PIDANA PENGIRIMAN PERMOHONAN GRASI PERKARA PIDANA PERMOHONAN IJIN/PERSETUJUAN PENYITAAN PERMOHONAN IJIN/PERSETUJUAN PENGGELEDAHAN PENERIMAAN PERMOHONAN PERPANJANGAN PENAHANAN PASAL 25 AYAT (2) KUHAP PENERIMAAN PERMOHONAN PERPANJANGAN PENAHANAN PASAL 25 AYAT (2), (3) KUHAP TAHAP SATU DAN DUA HAKIM PENGAWASAN DAN PENGAMATAN KEPANITERAAN MUDA PERDATA : PENERIMAAN DAN PENYELESAIAN PERKARA PERDATA PERMOHONAN PENERIMAAN DAN PENYELESAIAN PERKARA PERDATA GUGATAN/PERLAWANAN BANDING PERKARA PERDATA KASASI PERKARA PERDATA PENINJAUAN KEMBALI PERKARA PERDATA PENYELESAIAN GUGATAN SEDERHANA OLEH HAKIM TUNGGAL TATA CARA PENYELESAIAN KEBERATAN GUGATAN SEDERHANA PELAKSANAAN EKSEKUSI RIIL/PENGOSONGAN PELAKSANAAN EKSEKUSI PEMBAYARAN SEJUMLAH UANG PANGGILAN SIDANG PENCATATAN KEUANGAN TINGKAT PERTAMA PENCATATAN KEUANGAN TINGKAT BANDING, KASASI DAN PK MEKANISME PELAPORAN SERTA KEWAJIBAN UPLOAD DATA KEUANGAN PERKARA PADA APLIKASI KOMDANAS PENERIMAAN KONSINYASI PENERIMAAN PERKARA PERDATA GUGATAN/PERMOHONAN PRODEO PENGELOLAAN SURAT MASUK KEPANITERAAN PERDATA PENGELOLAAN SURAT KELUAR KEPANITERAAN PERDATA PENANGANAN DELEGASI BANTUAN PANGGILAN/PEMBERITAHUAN MASUK

62


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 4.19 4.20 5. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 5.15 5.16 5.17 5.18 5.19 6. 6.1

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P S.O.P. S.O.P.

6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

6.9 7.

S.O.P. S.O.P.

PENANGANAN DELEGASI BANTUAN PANGGILAN/PEMBERITAHUAN KELUAR PENGELOLAAN BIAYA PROSES KEPANITERAAN MUDA HUKUM : PENGELOLAAN SURAT MASUK PENGELOLAAN SURAT KELUAR PEMBUATAN LAPORAN BULANAN PEMBUATAN LAPORAN 4 BULANAN PEMBUATAN LAPORAN 6 BULANAN (SEMESTER) PEMBUATAN LAPORAN TAHUNAN PENGARSIPAN BERKAS PERKARA PENDAFTARAN SURAT KUASA PELAYANAN PENGADUAN PELAYANAN SURAT KETERANGAN PENDAFTARAN AKTA NOTARIS PELAYANAN INFORMASI PROSEDUR BIASA PELAYANAN INFORMASI PROSEDUR KHUSUS PELAYANAN POS BANTUAN HUKUM KERJASAMA POS BANTUAN HUKUM PENDAFTARAN SURAT KUASA INSIDENTIL PEMBUATAN LAPORAN 3 BULANAN PENCATATAN URUSAN-URUSAN PEMBUATAN SURAT KETERANGAN PENELITIAN PANITERA PENGGANTI : PANITERA PENGGANTI DALAM PERKARA PIDANA ACARA PEMERIKSAAN SINGKAT PANITERA PENGGANTI DALAM PERKARA PIDANA LALU LINTAS PANITERA PENGGANTI DALAM PERKARA PRA PERADILAN PANITERA PENGGANTI DALAM PERKARA TINDAK PIDANA RINGAN PANITERA PENGGANTI DALAM PERKARA PERDATA GUGATAN SEDERHANA PANITERA PENGGANTI DALAM PERKARA PERDATA GUGATAN PANITERA PENGGANTI DALAM PERKARA PERDATA PERMOHONAN PANITERA PENGGANTI DALAM PERSIDANGAN PERKARA PIDANA ACARA PEMERIKSAAN BIASA PANITERA PENGGANTI DALAM PERSIDANGAN PERKARA PIDANA ANAK JURU SITA / JURU SITA PENGGANTI :

63


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 C.

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

PANGGILAN SIDANG PEMBERITAHUAN PENETAPAN/PUTUSAN PEMBERITAHUAN PERNYATAAN BANDING/KASASI/PK PELAKSANAAN PUTUSAN YANG TELAH BERKEKUATAN HUKUM TETAP (BHT) PEMBERITAHUAN DAN PENYERAHAN MEMORI BANDING/KASASI/PK PEMBERITAHUAN DAN PENYERAHAN KONTRA MEMORI BANDING/KASASI/PK TATA CARA PENYELESAIAN KEBERATAN GUGATAN SEDERHANA

S.O.P. Pelayanan Pendukung Pengadilan Negeri Muara Teweh 1. S.O.P. SEKRETARIS : 1.1 S.O.P. PERSETUJUAN BAHAN PELAKSANAAN URUSAN PERENCANAAN PROGRAM DAN ANGGARAN 1.2 S.O.P. PERSETUJUAN BAHAN PELAKSANAAN URUSAN KEPEGAWAIAN 1.3 S.O.P. PERSETUJUAN BAHAN PELAKSANAAN URUSAN KEUANGAN 1.4 S.O.P. PERSETUJUAN BAHAN PELAKSANAAN PENATAAN ORGANISASI DAN TATA LAKSANA 1.5 S.O.P. PERSETUJUAN BAHAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN STATISTIK 1.6 S.O.P. PERSETUJUAN BAHAN PELAKSANAAN URUSAN SURAT MENYURAT, ARSIP, PERLENGKAPAN, RUMAH TANGGA, KEAMANAN, KEPROTOKOLAN DAN PERPUSTAKAAN 1.7 S.O.P. PERSETUJUAN BAHAN PELAKSANAAN PEMANTAUAN, EVALUASI DAN DOKUMENTASI SERTA PELAPORAN 2. S.O.P. SUBBAGIAN PERENCANAAN, TEKNOLOGI INFORMASI DAN PELAPORAN : 2.1 S.O.P. PENANGANAN SURAT MASUK 2.2 S.O.P. PENANGANAN SURAT KELUAR 2.3 S.O.P. PENYUSUNAN PROGRAM DAN ANGGARAN TAHUN BERIKUTNYA 2.4 S.O.P. PERENCANAAN PROGRAM DAN ANGGARAN TAHUN BERJALAN 2.5 S.O.P. PENERIMAAN BARANG PERSEDIAAN 2.6 S.O.P. PEMELIHARAAN JARINGAN 2.7 S.O.P. PENANGANAN DAN PENGINPUTAN BERITA PADA WEBSITE 2.8 S.O.P. SINKRONISASI SIPP PERKARA PIDANA TINGKAT PERTAMA 2.9 S.O.P. SINKRONISASI SIPP PERKARA PERDATA TINGKAT PERTAMA 2.10 S.O.P. PERAWATAN DAN PERBAIKAN PERANGKAT KERAS DAN LUNAK

64


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

2.11 2.12 2.13 2.14


3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

S.O.P. SUBBAGIAN KEPEGAWAIAN, ORGANISASI DAN TATA LAKSANA : S.O.P. PENGELOLAAN SURAT DINAS S.O.P. INVENTARISASI (BEZETTING PEGAWAI) S.O.P. DAFTAR URUT SENIORITAS (DUS) HAKIM S.O.P. DAFTAR URUT KEPANGKATAN (DUK) PEGAWAI NEGERI SIPIL S.O.P. REKAPITULASI DAFTAR HADIR HAKIM DAN PEGAWAI NEGERI SIPIL S.O.P. PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN KETUA PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH BIDANG KEPEGAWAIAN S.O.P. PENGUSULAN KENAIKAN PANGKAT S.O.P. KENAIKAN GAJI BERKALA S.O.P. PENANGANAN MUTASI MASUK HAKIM DAN PEGAWAI NEGERI SIPIL S.O.P. PROMOSI JABATAN S.O.P. USULAN PENSIUN HAKIM DAN PEGAWAI NEGERI SIPIL S.O.P. USULAN TANDA PENGHARGAAN SATYA LANCANA S.O.P. PEMBUATAN SKP DAN PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS S.O.P. PENYELESAIAN SURAT TUGAS S.O.P. PENYELESAIAN PERMOHONAN SURAT CUTI HAKIM DAN PEGAWAI NEGERI SIPIL S.O.P. PENYELESAIAN PEMBUATAN PENGANTAR HUKUMAN DISIPLIN BAGI HAKIM DAN PNS S.O.P. PENGELOLAAN PENYELESAIAN PEMBUATAN KP4 S.O.P. PENYELESAIAN DOKUMEN PELANTIKAN / PENYUMPAHAN DAN MENDUDUKI JABATAN S.O.P. PENGUSULAN TASPEN, KARPEG, KARIS / KARSU S.O.P. PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN SUSUNAN MAJELIS HAKIM S.O.P. PEMBUATAN SURAT KEPUTUSAN HAKIM PENGAWAS BIDANG S.O.P. SUBBAGIAN UMUM DAN KEUANGAN : S.O.P. PENERBITAN SPP DAN SPM UNTUK BELANJA PEGAWAI (PEMBAYARAN GAJI

3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15 3.16 3.17 3.18 3.19 3.20 3.21 4. 4.1

PENYUSUNAN LAPORAN BULANAN PENYUSUNAN LAPORAN SEMESTER PENYUSUNAN LAPORAN TAHUNAN PENYUSUNAN LAPORAN KINERJA INSTANSI PEMERINTAH (LKjIP)

65


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

4.2

S.O.P.

4.3

S.O.P.

4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 4.21 4.22 4.23 4.24 4.25 4.26 4.27 4.28 4.29 4.30 4.31 4.32 4.33

S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P. S.O.P.

INDUK) PEMBUATAN SPP DAN SPM UNTUK BELANJA PEGAWAI (PEMBAYARAN GAJI SUSULAN) PENERBITAN SPP DAN SPM UNTUK BELANJA PEGAWAI (PEMBAYARAN KEKURANGAN GAJI) PENGAJUAN SKPP PEGAWAI PEMBAYARAN PAJAK UP/TUP PENGAJUAN SPM PEMBAYARAN GAJI TENAGA KONTRAK PEMBAYARAN SPPD DINAS PEGAWAI PENGAJUAN SPM PEMBAYARAN HONOR PENGELOLAAN KEUANGAN PENERBITAN SPP DAN SPM UNTUK MAKAN PEGAWAI PENGELOLAAN PENDAPATAN NEGARA BUKAN PAJAK PENGAJUAN DAN PENCAIRAN REMUNIRASI PEGAWAI PEMBUATAN DAN PENGAJUAN SPECIMEN TANDA TANGAN DI KPPN PEMBUATAN DAN PENGAJUAN SPECIMEN TANDA TANGAN DI BANK BRI PENERBITAN SPP DAN SPM UANG LEMBUR PEGAWAI PENGAJUAN UANG PERSEDIAAN ATAU TAMBAHAN UANG PERSEDIAAN PEMBUATAN DAN PENGAJUAN DATA KONTRAK BELANJA MODAL PEMBAYARAN SPM-LS BELANJA MODAL PENGAJUAN PEMBUATAN KARTU IDENTITAS PETUGAS SATKER (KIPS) KPPN PEMBUATAN PELAPORAN SAIBA DAN REKONSILIASI KPPN LAPORAN SEMESTER DAN TAHUNAN KEUANGAN (CALK) PEMBUATAN LAPORAN REALISASI ANGGARAN MANUAL MONEV PERAWATAN BARANG INVENTARIS DAN GEDUNG KANTOR KEAMANAN KANTOR MELAKSANAKAN KEBERSIHAN GEDUNG KANTOR PENATAAN BUKU-BUKU PERPUSTAKAAN PEMINJAMAN BUKU-BUKU PERPUSTAKAAN PENDISTRIBUSIAN ALAT-ALAT TULIS KANTOR PENGGUNAAN BMN BERUPA LAPTOP DAN KENDARAAN DINAS PENUNJUKAN PENGGUNAAN RUMAH NEGARA PENGEMUDI ATAU SOPIR PENGOLAHAN APLIKASI PERSEDIAAN PENGELOLAAN BARANG MILIK NEGARA 66


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 4.34 4.35 4.36 4.37


REKONSILIASI BARANG MILIK NEGARA PENYUSUNAN URAIAN TUGAS SATPAM DAN TENAGA KEBERSIHAN PENANGANAN SURAT KELUAR PENANGANAN SURAT MASUK

67


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU BAB V PERENCANAAN ORGANISASI PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH

A.

KONDISI UMUM Kekuasaan Kehakiman adalah kekuasaan negara yang merdeka untuk menyelenggarakan peradilan guna menegakkan hukum dan keadilan berdasarkan Pancasila dan Undang - Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, demi terselenggaranya Negara Hukum Republik Indonesia. (Pasal 1 Undang – undang Nomor : 48 Tahun 2009 ).

Kekuasaan kehakiman dilakukan oleh sebuah Mahkamah Agung dan

badan peradilan yang berada di bawahnya dalam lingkungan peradilan umum, lingkungan peradilan agama, lingkungan peradilan militer, lingkungan peradilan tata usaha negara (Pasal 1 Undang – undang Nomor : 48 Tahun 2009 ). Peradilan umum sebagaimana dimaksud pada pasal 25 ayat 1 (Undang – undang Nomor 48 Tahun 2009) berwenang memeriksa, mengadili, dan memutus perkara pidana dan perdata sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pengadilan Negeri selaku salah satu kekuasaan kehakiman di lingkungan Peradilan Umum mempunyai tugas dan kewenangan memeriksa, memutus dan menyelesaikan perkara pidana dan perkara perdata di tingkat pertama. Sedangkan Pengadilan Tinggi adalah pengadilan banding, yaitu pengadilan yang memeriksa kembali perkara yang telah diputus oleh pengadilan negeri, selain itu Pengadilan Tinggi memiliki kewenangan memutuskan pada tingkat pertama dan terakhir mengenai sengketa wewenang dan mengadili antar pengadilan negeri dalam daerah hukumnya (provinsi), memeriksa ulang semua perkara perdata dan pidana sepanjang dimungkinkan untuk dimintakan banding, memimpin pengadilanpengadilan negeri dalam daerah hukum, melakukan pengawasan terhadap jalannya pengadilan

dalam

daerah

hukumnya

dan

menjaga

agar

peradilan

tersebut

diselenggarakan dengan saksama dan sewajarnya, serta mengawasi perbuatan hakim pengadilan negeri dengan daerah hukumnya secara teliti. Disamping kewenangan 68


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU sebagaimana tersebut diatas Pengadilan Tinggi juga dapat memberikan keterangan, pertimbangan dan nasehat tentang hukum kepada Instansi Pemerintah di daerahnya apabila diminta. Sejalan dengan program One Roof Sistem (peradilan satu atap) maka segala bentuk kegiatan dan laporan yang dilakukan seluruh peradilan harus dilaporkan ke Mahkamah Agung RI tanpa terkecuali termasuk Pe radilan Negeri, ini semua dilakukan dalam upaya mengembalikan citra Mahkamah Agung serta Pengadilan dibawahnya sebagai lembaga yang terhormat dan dihormati. Pengadilan Negeri Muara Teweh sebagai salah satu badan peradilan di lingkungan peradilan umum, selama kurun tahun 2010-2014 telah melaksanakan tugas dan fungsi utamanya yang merupakan pelaksanaan Program Jangka Menengah (Lima Tahun Pertama) telah dilaksanakan secara maksimal dengan memanfaatkan sarana dan prasarana yang ada sesuai skala prioritas, serta dengan didukung anggaran DIPA setiap tahun berjalan yang capaian kinerja setiap tahunnya dituangkan dalam bentuk LKjIP. Penyusunan Rencana Strategis (Rencana strategis) Pengadilan Negeri Muara Teweh Tahun 2015-2019 merupakan salah satu amanat Undang - undang Nomor : 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPN). Rencana strategis tersebut merupakan dokumen perencanaan selama 5 (lima) tahun (2015 - 2019) kedepan yang memuat : visi, misi, tujuan, strategis, kebijakan serta program dan kegiatan Pengadilan Negeri Muara Teweh dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsinya. Rencana strategis Pengadilan Negeri Muara Teweh disusun mengacu kepada Rencana strategis Mahkamah Agung RI dan Rencana Pembangunan Jangka Menengah (RPJM) 2015-2019. Adapun Sasaran / Indikator Kinerja Utama dari Rencana Strategik Kinerja Pengadilan Negeri Muara Teweh tahun 2015 – 2019 antara lain : 1. Peningkatan penyelesaian upaya mediasi. 2. Meningkatnya penyelesaian perkara. 3. Peningkatan aksesibilitas putusan Hakim. 69


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 4. Peningkatan efektifitas pengelolaan penyelesaian perkara. 5. Peningkatan aksesibilitas masyarakat terhadap peradilan. 6. Meningkatnya kepatuhan terhadap putusan pengadilan. 7. Meningkatnya kualitas pengawasan. 8. Peningkatan sarana dan prasarana di lingkungan peradilan. 9. Peningkatan pembinaan administrasi perkara dan pengelolaan keuangan di lingkungan peradilan. Sebagai instansi pemerintah menurut Instruksi Presiden RI Nomor : 7 Tahun 1999 tentang

Akuntabilitas

Kinerja

Instansi

Pemerintah,

berkewajiban

untuk

mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi serta perannya dalam pengelolaan sumberdaya, anggaran maupun kewenangan dalam melayani pencari keadilan.

B.

TUJUAN DAN SASARAN STRATEGIS a. Tujuan Strategis Tujuan Strategis merupakan penjabaran atau implementasi dari Visi dan Misi yang akan dicapai atau dihasilkan dalam jangka waktu lima tahun kedepan. Tujuan strategis Pengadilan Negeri Muara Teweh perlu dirumuskan agar dapat diketahui secara tepat apa yang harus dilaksanakan oleh Pengadilan Negeri Muara Teweh untuk mencapai Visi dan Misinya dalam kurun waktu tersebut dengan mempertimbangkan sumber daya dan kemampuan yang dimiliki, selanjutnya untuk mengetahui tingkat pencapaian tujuan strategis, ditetapkanlah indikator kinerja yang terukur. Tujuan Strategis yang termuat di dalam Rencana Strategis sebagai berikut : 1.

Terwujudnya pelayanan hukum bagi masyarakat pencari keadilan dengan efektif dan efisien.

2.

Terwujudnya tertib administrasi peradilan dalam melaksanakan tugas Pengadilan Negeri Muara Teweh.

70


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 3.

Terwujudnya akuntabilitas dan transparansi peradilan.

4.

Mewujudkan Profesional kinerja aparat Pengadilan Negeri Muara Teweh.

5.

Terwujudnya peningkatan kepercayaan masyarakat kepada hukum.

6.

Terwujudnya sarana dan Prasarana yang dapat mendukung tugas pokok Pengadilan Negeri Muara Teweh.

7.

Peningkatan aksesibilitas masyarakat terhadap peradilan (acces tojustice). Dengan diformulasikannya tujuan strategis, Pengadilan Negeri Muara Teweh

akan dapat secara tepat mengetahui apa yang harus dilaksanakan oleh organisasi dalam memenuhi visi misinya untuk kurun waktu satu sampai lima tahun ke depan dan memungkinkan untuk mengukur sejauh mana visi misi organisasi telah dicapai mengingat tujuan strategis dirumuskan berdasarkan visi misi organisasi.

b. Sasaran Strategis Sasaran adalah hasil yang akan dicapai organisasi dalam waktu yang lebih pendek dari pada tujuan. Sasaran yang ditetapkan dalam Renstra Pengadilan Negeri Muara Teweh adalah : a.

Peningkatan Penyelesaian perkara yang sederhana, tepat waktu dan akuntabel.

b.

Peningkatan tertib administrasi perkara.

c.

Meningkatkan aksesibilitas masyarakat atas putusan perkara.

d. Meningkatnya kepercayaan masyarakat kepada hukum melalui tindakan penegakan hukum.

C.

e.

Peningkatan Pelayanan Peradilan dibidang peradilan umum.

f.

Peningkatan sarana dan prasarana untuk mendukung kinerja.

PROGRAM DAN KEGIATAN Keenam sasaran strategis tersebut diatas merupakan indikator kinerja untuk mewujudkan visi dan misi yang telah ditetapkan. Sasaran strategis tersebut diperincian

71


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU kembali kedalam Program dan Kegiatan Pokok yang nantinya digunakan sebagai dasar pelaksanaan kegiatan dalam kurun waktu 2015-2019. Adapun program dan kegiatan pokok tersebut antara lain:

a. Program Peningkatan Manajemen Peradilan Umum Program Peningkatan Manajemen Peradilan Umum merupakan program untuk mencapai sasaran strategis dalam hal penyelesaian perkara, tertib administrasi perkara, dan aksesbilitas masyarakat terhadap peradilan. Kegiatan Pokok yang dilaksanakan Pengadilan Negeri Muara Teweh dalam pelaksanaan Program Peningkatan Manajemen Peradilan Umum adalah 1. Penyelesaian Perkara Pidana, Perdata, 2. Penyelesaian Sisa Perkara Pidana, Perdata, 3. Register dan pendistribusian berkas perkara ke Majelis yang tepat waktu 4. Pengiriman berkas perkara banding dan kasasi disampaikan secara lengkap dan tepat waktu 5. Publikasi dan transparasi proses penyelesaian dan putusan perkara

b. Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis Lainnya dibuat untuk mencapai sasaran strategis menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas dan mencapai hasil guna yang berkualitas. Kegiatan pokok yang dilaksanakan dalam program ini adalah : 1. Pelaksanaan diklat teknis yudisial dan non yudisial 2. Tindak lanjut pengaduan yang masuk 3. Tindak lanjut temuan yang masuk dari Hakim pengawas bidang c. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

72


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU Program Peningkatan Sarana dan Prasarana bertujuan untuk mencapai sasaran strategis dalam penyediaan sarana dan prasarana. Kegiatan pokok program ini adalah pengadaan sarana dan prasarana pada Pengadilan Negeri Muara Teweh. D.

POTENSI DAN PERMASALAHAN Pembahasan potensi dan permasalahan di Pengadilan Negeri Muara Teweh dapat dikelompokkan menjadi analisis lingkungan internal maupun eksternal baik yang menguntungkan maupun yang merugikan bagi Pengadilan Negeri Muara Teweh. Analisis faktor internal terdiri dari; Kekuatan (Strength) dan Kelemahan (Weakness), sedangkan analisis faktor eksternal terdiri dari; Peluang (Opportunities) dan Ancaman (Threats). 1.

Kekuatan (Strength) a.

Merupakan voorvost (kawal depan) di wilayah hukum Pengadilan Negeri Muara Teweh.

b.

Merupakan pengambil keputusan dalam memutus suatu perkara baik pidana maupun perdata dalam wilayah hukum Pengadilan Negeri Muara Teweh.

c.

Adanya undang undang yang mengatur kewenangan Pengadilan Negeri Kabupaten selaku Pengadilan Tingkat Pertama.

2.

Kelemahan (Weakness) Kelemahan-kelemahan yang ada di Pengadilan Negeri Muara Teweh dapat dirinci dalam beberapa aspek: a)

Aspek Proses Peradilan 

Putusan Pengadilan Negeri Muara Teweh sudah dapat diunduh/diakses oleh masyarakat melalui website, namun sistem aplikasinya belum maksimal, karena terkendala sistem program/aplikasi dan ketersediaan personel yang professional di bidang IT.



Sudah memiliki sarana dan prasarana untuk mengukur tingkat kepuasan masyarakat pencari keadilan di wilayah hukum Pengadilan Negeri Muara Teweh misalkan sudah disediakan meja pengaduan dan kotak

73


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU pengaduan, akan tetapi sampai dengan sekarang masyarakat pencari keadilan belum ada yang menggunakan sarana dan prasarana yang telah tersedia sebagaimana mestinya.

b)

Aspek Sumber Daya Aparatur Peradilan 

Pengadilan Negeri Muara Teweh belum mempunyai kewenangan untuk merekrut pegawai sendiri sesuai kebutuhan Pengadilan Negeri Muara Teweh.



Rekrutmen PNS yang diterima belum sesuai dengan kapasitas dan kemampuan kerja yang dibutuhkan di Pengadilan Negeri Muara Teweh.

c)

Aspek Tertib administrasi dan manajemen peradilan 

Sudah ada sistem manajemen perkara berbasis teknologi informasi melalui Program SIPP, namun aplikasinya belum maksimal dan masih dalam proses penyempurnaan.

d)

Aspek Sarana dan Prasarana 

Anggaran yang diterima Pengadilan Negeri Muara Teweh dari pusat belum sesuai dengan kebutuhan dan rencana yang diajukan.

3.

Peluang (Opportunities) Berikut adalah peluang-peluang yang dimiliki Pengadilan Negeri Muara Teweh untuk melakukan perbaikan ditinjau dari beberapa aspek : a)

Aspek Proses Peradilan 

Adanya pemanfataan teknologi informasi melalui website Pengadilan Negeri Muara Teweh untuk memberikan kemudahan pelayanan informasi kepada masyarakat (pencari keadilan) tentang alur proses berperkara di lingkungan peradilan.

b)

Aspek Sumber Daya Aparatur Peradilan

74


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 

Adanya tunjangan Pejabat Negara bagi tenaga teknis fungsional Hakim sesuai PP No. 94/2012 tanggal 29 Oktober 2012



Adanya tunjangan kinerja/ remunerasi sebagai motivasi dalam peningkatan kinerja.



Adanya sosialisasi, bimbingan teknis, pelatihan yang dilaksanakan Pengadilan Tinggi Palangka Raya maupun Mahkamah Agung untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia.

c)

Aspek Pengawasan dan Pembinaan 

Adanya pengawasan yang dilaksanakan secara berkala oleh Pengadilan Tinggi Palangka Raya maupun Mahkamah Agung RI.

d)

Aspek Tertib administrasi dan manajemen peradilan 

Dukungan dan koordinasi yang baik antar Sub Bagian dan untuk eksternal antar pengadilan.

e)


Sudah tersedianya fasilitas Teknologi Informasi di Pengadilan Negeri Muara Teweh berupa internet, website Pengadilan Negeri Muara Teweh.

4.

Ancaman/Tantangan yang dihadapi (Threats) Berikut adalah tantangan-tantangan dan hambatan Pengadilan Negeri Muara Teweh yang akan dihadapi dan harus dipikirkan cara terbaik untuk tetap dapat melakukan perbaikan sebagaimana yang diharapkan. a)

Aspek Geografis Wilayah Hukum 

Pengadilan Negeri Muara Teweh membawahi wilayah hukum luas yang terdiri dari Kabupaten Barito Utara dan Kabupaten Murung Raua.

b)

Aspek Proses Peradilan

75


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU 

Sudah tersedianya suatu alat pengukuran kepuasan pengguna jasa pengadilan, namun sampai dengan sekarang belum bisa dipergunakan secara maksimal.

c)

Aspek Sumber Daya Aparatur Peradilan 

Personil di Pengadilan Negeri Muara Teweh belum seluruhnya menguasai Tupoksi Pengadilan Negeri Muara Teweh.

d)

Aspek Tertib administrasi dan Manajemen Peradilan 

Masih terdapatnya keterlambatan pengiriman Relas dari Pengadilan Negeri lain yang dimintai bantuan untuk melakukan pemanggilan atau pemeritahuan.

e)

Aspek Struktur Organisasi 

Peraturan Mahkamah Agung RI No. 7 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepaniteraan dan Kesekretariatan.

f)


Anggaran yang diberikan pusat untuk pengadaan sarana dan prasarana belum sesuai dengan kebutuhan, diantaranya kebutuhan rumah dinas Hakim dan Pejabat Struktural lainnya belum terpenuhi.

E.

MANAGEMENT RESIKO Dalam menjalankan setiap rencana strategik kinerja yang telah ditetapkan untuk tahun 2015-2019 terdapat resiko – resiko yang harus dihadapi oleh semua elemen dalam organisasi peradilan terutamanya pada Pengadilan Negeri Muara Teweh. Dari berbagai resiko yang dihadapi, yang perlu dipikirkan adalah bagaimana meminimalisir resiko yang ada untuk mencapai hasil yang maksimal. Pada Badan Peradilan Pengadilan Negeri Muara Teweh ada beberapa bagian yang mendukung tercapainya tujuan bersama dan masing – masing dari bagian tersebut menanggung resiko dalam melaksanakan tugas dan tanggung

76


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU jawabnya. Resiko dan solusi yang diambil untuk meminimalisir resiko dapat dijabarkan sebagai berikut : KEPANITERAAN MUDA PIDANA No Nama Identifikasi Resiko 1 Penerimaan - Kelengkapan berkas berupa softcopy berkas dakwaan tidak dilampirkan di berkas perkara sehingga tidak dapat diinput dalam pidana dari SIPP kejaksaan

2

Barang bukti dalam pelimpahan perkara pidana

- Keterbatasan ruang penyimpanan barang bukti pada PN Muara Teweh - Keterbatasan SDM dalam menjaga keamanan barang bukti tersebut

3

Surat ijin - Identitas tersangka kurang lengkap penggeledaha - Tempat melakukan penggeledahan n dari tidak jelas penyidik

4

Surat ijin - Identitas tersangka kurang lengkap penyitaan dari - Kelengkapan surat ijin penyitaan penyidik barang bukti tidak lengkap

5

Surat - Perpanjangan penahanan terkait perpanjangan dengan nasib terdakwa penahanan - Tidak dilampirkannya penanahan dari Penyidik dan penyidik dari jaksa atau Jaksa

6

Minutasi perkara pidana

- Batas waktu minutasi paling lambat 14 hari - Berkas yang diminutasi sudah dalam 77

Tindak Lanjut Koordinasi antara petugas loket/penerima berkas dan petugas kejaksaan yang melimpahkan berkas agar berkas dilengkapi

Untuk barang bukti berupa uang atau surat berharga dititipkan di brankas Panitera PN Muara Teweh tidak memiliki tempat khusus untuk menyimpan barang atau surat berharga Petugas loket mengkoordinasikan kepada penyidik yang bersangkutan untuk melengkapi kekurangan dari surat ijin penggeledahan Petugas loket mengkoordinasikan kepada penyidik yang bersangkutan untuk melengkapi kekurangan dari surat ijin penyitaan Petugas yang membuat surat perpanjangan penahanan berkoordinasi dengan penyidik dan atau jaksa untuk melengkapi kekurangannya Berkas dijilid oleh bagian umum (petugas khusus) diserahkan ke panitera


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

Nama

Identifikasi Resiko Tindak Lanjut keadaan terjilid pengganti lalu minutasi ke - Yang menjilid berkas adalah panitera meja 2 (dua) pidana pengganti

KEPANITERAAN MUDA HUKUM No Nama 1 Pelimpahan dan penyimpanan berkas perkara pidana dan perdata yang sudah non aktif

Identifikasi Resiko Karena penataan dan penyimpanan berkas perkara pidana dan perdata masih ada kendala antara lain: - Ruangan penyimpanan yang kurang memadai - Belum terintegrasinya ruangan penyimpanan berkas perkara - Rak berkas yang masih kurang - Pelabelan berkas yang kurang lengkap - Termometer suhu ruang - Pengarsipan berkas perkara ke SIPP kurang lancar terkendala oleh Jaringan Wifi tidak stabil Sehingga dalam pencarian berkas perkara mengalami kesulitan ini mengakibatkan pelayanan terganggu

-

-

-

-

-

-

2

Sumber Manusia.

Daya Petugas Pengaduan dan informasi dirasa Kurang untuk melayani para pencari keadilan dan pengguna Pengadilan -

78

Tindak Lanjut Menata kembali berkas perkara pidana dan perdata Memaksimalkan ruangan yang ada untuk digunakan sebagai tempat penyimpanan berkas perkara Menata kembali rak penyimpanan berkas perkara semaksimal mungkin Mengidentifikasi dan menginventaris kembali berkas perkara pidana dan perdata agar mempermudah dalam pencarian berkas perkara pidana maupun perdata Memberikan label dan klasifikasi kembali pada file berkas perkara pidana dan perdata Membutuhkan penguat sinyal atau kabel jaringan khusus keruangan arsip. Menambah petugas Pengaduan dan Informasi karena petugas yang ada tugas rangkap ; dan Perlu dibuat jawdal untuk petugas


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

Nama

Identifikasi Resiko

Tindak Lanjut Pengaduan dan informasi dengan dibantu oleh petuga piket;

KEPANITERAAN MUDA PERDATA No Nama 1. Penyelesaian perkara

Identifikasi Resiko Perkara perdata baik permonan, gugatan dan gugatan sederhana tidak bisa diselesaikan tepat waktu seperti yang telah ditentukan dalam SOP

-

2.

Minuturing perkara

Minutasi terlambat dari waktu yang telah ditentukan

-

-

3.

Minuturing perkara

Tidak dilengkapinya data pendukung berupa softcopy dan upload data putusan/penetapan di aplikasi SIPP oleh user

79

Tindak Lanjut Majelis Hakim/atau Hakim pada persidangan awal sebaiknya membuat court calender sidang untuk disepakati para pihak/pihak; Pimpinan Pengadilan memberikan arahan baik kepada Majelis Hakim/Hakim dan Panitera/PP untuk memahami betul standar prosedur penyelesaian perkara yang tepat waktu; Adanya kerjasama dan koordinasi yang baik antara Majelis Hakim/Hakim dengan Panitera/PP baik dalam pembuatan berita acara sidang, putusan/penetapan serta sinkornisai data di SIPP. Berita Acara Sidang dan putusan/penetapan harus diselesaikan dan ditandatangani sesuai ketentuan dalam SOP; Pengisian data perkara di Aplikasi SIPP, sebaiknya harus diisi tepat waktu supaya setelah perkara putus lebih fokus dalam penyusunan berkas; Pimpinan Pengadilan memberikan arahan baik kepada Majelis Hakim/Hakim dan Panitera/PP dalam hal syarat minutasi perkara harus dilengkapi data pendukung softcopy putusan/penetapan serta upload data di Aplikasi SIPP;


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

Nama

Identifikasi Resiko -

4.

Mediasi

5.

Pelayanan Perkara

6.

7.

Diabaikannya dan dianggap sepele masalah mediasi oleh para pihak

Tindak Lanjut Wajib diadakan cek list syarat minutasi perkara Perlu dilakukan Sosialiasi/pemberitahuan/ banner/ digital printing akan pentingnya mediasi khususnya bagi principal sesuai ketentuan Perma No. 1 Tahun 2016 tentang Prosedur Mediasi di Pengadilan. Jika nantinya adanya penambahan pegawai atau tenaga kontrak, agar didistribusikan ke bagian Kepaniteraan Perdata.

Staf Kepaniteraan Perdata semuanya adalah Panitera Pengganti yang diperbantukan, sehingga apabila melakukan Tupoksinya (sidang), maka akan menghambat pelayanan perkara perdata kepada pengguna keadilan seperti Meja I,Meja II,Meja III atau Kasir. Pelayanan Penggugat/Pemohon - Perlud adanya Perkara tidak lengkap brosur/pemberitahuan agar menuangkan Penggugat/Pemohon melengkapi identitasnya dalam surat datanya sesuai dengan ketentuan gugatan/permohonan aplikasi SIPP. sesuai dengan ketentuan yang termuat dalam SIPP seperti tidak dimuatnya pendidikan terakhirnya, sehingga sering kali data SIPP dimanipulasi sementara agar data SIPP terisi. Salinan Putusan/ Tidak bisa terlaksananya - Berita Acara Sidang dan Penetapan penyerahan salinan putusan/penetapan harus Putusan/Penetapan diselesaikan dan ditandatangani sebelum 14 hari sesuai ketentuan dalam SOP; 80


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

Nama

8.

Panggilan sidang

Identifikasi Resiko

Tindak Lanjut - Saat pembacaan putusan sebaikanya sudah disiapkan draft putusan/penetapan; - Adanya court calender untuk penentuan dalam kebijakan penudaan agenda sidang putusan/penetapan.

Panggilan sidang tidak - Majelis Hakim/Hakim dalam dilakukan secara patut memberikan perintah panggilan dan sah sebaiknya memperhatikan ketentuan jarak panggilan; - Panitera/PP dalam melaporkan panggilan yang akan diberitahukan oleh Jurusita sebaiknya 1x24 jam setelah sidang berlangsung; - Jurusita/JSP dalam melaksanakan panggilan harus dilakukan dengan penuh tanggung jawab dan tidak melempar tanggung jawab kepada Jurusita/JSP lainnya; - Sebelum melakukan pemanggilan adakalanya harus berkoordinasi dengan Panitera/PP ybs agar tidak terjadi kesalahan dalam redaksional relas panggilan. 9. Pelaporan Pelaporan perkara tidak - Adanya kerjasama dan saling Perkara tepat waktu sebelum mengingatkan antara tanggal 5 setiap bulannya Kepaniteraan Perdata dan Hukum; - Agar data SIPP terisi dengan tepat waktu oleh user (Majelis Hakim dan PP). 10. Penyerahan Penyerahan perkara in - Perlu adanya petugas lebih dari 1 Perkara in aktif aktif kontinue dan orang untuk penyerahan berkas in (BHT) berkesinambungan aktif terkait adanya tahapan sebelumnya yakni upload Direktori putusan dan penyeragaman penjilidan. 11. Pengiriman Terlambatnya - Agar dikirimkan surat kepada 81


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

12.

13.

14.

15.

16.

Nama Identifikasi Resiko berkas yang pengiriman berkas dilakukan upaya karena lambatnya relaas hukum pemberitahuan yang diminta bantuan/delegasi Pengiriman Terlambatnya berkas yang pengiriman berkas dilakukan upaya karena proses minutasi hukum berkas Pengiriman Terlambatnya berkas yang pengiriman berkas dilakukan upaya karena sarana untuk hukum penguploadan data Direktori Putusan untuk barcode tidak ada seperti scanner untuk pemindai kelengkapan berkas Pencatatan Tidak sinkronnya Keuangan pencatatan keuangan dalam pengeluaran untuk Jurusita dalam melakukan pemanggilan/pemberitah uan Pencatatan Tidak sinkronnya Keuangan pencatatan keuangan antara SIPP, buku jurnal,buku kas bantu Pencatatan Tidak sinkronnya Register Perkara pencatatan register perkara dengan data yang termuat dalam SIPP

17. Pengiriman bantuan delegasi panggilan/ Pemberitahuan

Tindak Lanjut Pengadilan Negeri yang didelegasikan untuk menindaklanjuti dan segera mengirimkan relaas tersebut. -

Agar Majelis Hakim/Hakim dan Panitera/PP, wajib minutasi tepat waktu.

-

Agar disediakannya sarana scanner khusus di Kepaniteraan.

-

Agar Jurusita dalam melakukan pemanggilan/pemberitahuan melaporkan terlebih dahulu kepada kasir

-

Agar petugas pengisi data tersebut melaksanakan tugasnya secara tepat waktu dan tertib.

-

Agar petugas pengisi data tersebut melaksanakan tugasnya secara tepat waktu dan tertib.

Tidak sampainya perintah bantuan delegasi panggilan/pemberitahua n kepada Pengadilan Negeri lain

Agar perintah bantuan panggilan/pemberitahuan harus disampaikan melalui Fax, Email, Aplikasi SIPP, Web khusus delegasi Jika tidak aktif semuanya, maka perlu dilakukan kontak kepada

82


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

Nama

PANITERA PENGGANTI No Nama 1.

Penyelesaian perkara

Identifikasi Resiko

Tindak Lanjut Pengadilan dimaksud untuk mengkonfirmasi adannya perintah delegasi tersebut.

Identifikasi Resiko Perkara baik pidana maupun perdata tidak bisa diselesaikan tepat waktu seperti yang telah ditentukan dalam SOP

Tindak Lanjut -

-

-

2.

Minuturing perkara

Minutasi terlambat dari waktu yang telah ditentukan

-

-

3.

Minuturing perkara

Tidak dilengkapinya data pendukung berupa softcopy dan upload data putusan/penetapan di aplikasi SIPP oleh user

83

-

Majelis Hakim/atau Hakim pada persidangan awal sebaiknya membuat court calender sidang untuk disepakati para pihak/pihak; Pimpinan Pengadilan memberikan arahan baik kepada Majelis Hakim/Hakim dan Panitera/PP untuk memahami betul standar prosedur penyelesaian perkara yang tepat waktu; Adanya kerjasama dan koordinasi yang baik antara Majelis Hakim/Hakim dengan Panitera/PP baik dalam pembuatan berita acara sidang, putusan/penetapan serta sinkornisai data di SIPP. Berita Acara Sidang dan putusan/penetapan harus diselesaikan dan ditandatangani sesuai ketentuan dalam SOP; Pengisian data perkara di Aplikasi SIPP, sebaiknya harus diisi tepat waktu supaya setelah perkara putus lebih fokus dalam penyusunan berkas;

Pimpinan Pengadilan memberikan arahan baik kepada Majelis Hakim/Hakim dan Panitera/PP dalam hal syarat minutasi perkara harus dilengkapi data pendukung softcopy putusan/penetapan serta upload data di Aplikasi SIPP;


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

Nama

Identifikasi Resiko

Tindak Lanjut -

Wajib diadakan cek list syarat minutasi perkara

JURUSITA PENGGANTI No Nama 1 Panggilan

2

Delegasi

Identifikasi Resiko Panggilan sidang perintah Hakim/Panitera Pengganti kurang waktu/ terlalu dekat sehingga tidak bisa dilaksanakan

Delegasi panggilan sidang perdata dan pemberitahuan dalam perkara upaya hukum baik banding, kasasi atau PK tidak tepat waktu sehingga pengiriman berkas menjadi terhambat Seringkali saat pelaksanaan panggilan yang tidak ketemu pihak yang bersangkutan kelurahan setempat tidak mau tandatangan dan setempel kelurahan dengan alasan takut beresiko

3

Pelaksanaan panggilan

4

Tagihan delegasi

Ada beberapa permintaaan tagihan pelaksanaan relas terlambat dalam pembayaran biaya perjalanan

5

Pengelolaan Wesel

Ada beberapa wesel yang tidak sampai kepada jurusita/jurusita pengganti yang seharusnya 84

Tindak Lanjut Mohon kepada para Hakim/ Panitera pengganti agar dalam memberikan perintah panggilan memperhitungkan waktu supaya tidak terlalu mepet Permintaan bantuan selain surat resmi juga didahului dengan mengirimkan melalui fax dan email

Mohon untuk dibicarakan dengan pihak terkait untuk dikasih pengertian kepada seluruh kelurahan dan diwujudkan dengan MoU antara Ketua Pengadilan Negeri Kuala Muara Teweh bersama Bupati Barito Utara Mohon kepada atasan untuk lebih tegas kepada Pengadilan Negeri terkait untuk segera menyelesaikan pembayaran agar proses pemanggilan berjalan lancar Mengirimkan surat pemberitahuan kepada Kantor Pos bahwa setiap


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

Nama

Identifikasi Resiko berhak

Tindak Lanjut pengambilan wesel di kantor pos harus disertai tanda tangan Panitera/Wakil Panitera Pengadilan Negeri Muara Teweh.

SUB BAGIAN PERENCANAAN, TEKNOLOGI INFORMASI DAN PELAPORAN No 1.

Nama

Identifikasi Resiko

Ketersediaan listrik untuk server

-

2.

Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKjIP)

-

-

Apabila terjadi pemadan listrik dengan tiba-tiba dapat menimbulkan kerusakan pada perangkat server Data mungkin akan hilang dan tidak terbackup Keterlambatan pengumpulan data dari masing-masing bagian Keterlambatan pengiriman LKjIP ke Pengadilan Tinggi Palangka Raya

Tindak Lanjut Memasang UPS pada server dan menyediakan genset untuk ruang server;

Mengkordinasikan dengan Kasubag dan Panmud masing-masing bagian agar pengumpulan data untuk LKjIP dilaksanakan dengan tepat waktu;

SUB BAGIAN KEPEGAWAIAN, ORGANISASI, DAN TATA LAKSANA No Nama 1. Aplikasi SIKEP

-

-

Identifikasi Resiko Data kepegawaian dari masing-masing pegawai tidak bisa dilengkapi akibatnya data yang diterima oleh BKN pun tidak lengkap Aplikasi tidak bisa dibuka apabila tidak ada jaringan internet akibatnya tidak bisa mengetahui kelengkapan data pegawai di dalam 85

Tindak Lanjut Melengkapi data-data yang dibutuhkan dalam isian aplikasi SIKEP

Komputer/laptop yang digunakan untuk membuka aplikasi SIKEP harus terhubung dengan internet


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

2.

Nama

Identifikasi Resiko aplikasi SIKEP

Presensi Elektronik dan Manual

-

Presensi elektronik tidak dapat berjalan apabila tidak ada arus listrik/ mati lampu akibatnya presensi elektronik tidak bisa dilakukan dan data presensi elektronik tidak bias direkapitulasi Tidak melakukan presensi elektronik dan manual dikarenakan alasan sesuatu hal akibatnya dikenakan potongan bagi pegawai yang tidak melakukan presensi elektronik dan manual tersebut

Tindak Lanjut

Dilengkapi dengan alat penyimpan arus listrik atau UPS pada mesin presensi elektronik

Pegawai harus datang tepat waktu sebelum batas akhir presensi elektronik

SUB BAGIAN UMUM DAN KEUANGAN No Nama 1 Penatausahaan Surat Masuk

Identifikasi Resiko Surat masuk diterima di Sub Bag Umum dan Keuangan menjelang berakhirnya jam kerja / jumat sore / menjelang hari libur sehingga informasiinformasi kedinasan akan terhambat yang berdampak pada pelayanan masyarakat 86

Tindak Lanjut Surat penting dan segera diproses hari itu juga Surat biasa disampaikan pimpinan pada proses penanganan surat pagi hari berikutnya


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

Nama

-

2

Penatausahaan Surat Keluar

3

Kebersihan lingkungan kantor kurang terjaga

4.

Penyusunan dan penyelesaian Laporan Bulanan

Identifikasi Resiko akan terhambat dan bisa berimbas pada nama baik institusi secara keseluruhan Karena kesibukan tugas lain sehingga pimpinan tidak dapat segera memberi disposisi surat sehingga apabila surat tersebut berhubungan dengan perkara, maka akan menghambat proses penyelesaian perkara

Kurang tanggapnya petugas, kadang naskah surat keluar diterima Sub Bagian Umum dan Keuangan ketika jam kerja telah berakhir sehingga apabila menyangkut penahanan bisa berakibat tahanan dilepas demi hukum oleh RUTAN Apabila kebersihan kantor kurang terjaga dengan baik bisa mengurangi kenyamanan lingkungan kantor untuk bekerja dan pihak eksternal yang berkepentingan di Pengadilan Negeri Muara Teweh Pengerjaan Laporan Bulanan tidak tepat waktu sehingga pengiriman Laporan Bulanan ke Pengadilan 87

Tindak Lanjut

Untuk menyingkat waktu maka sebelum dimintakan disposisi copy surat disampaikan langsung pada staf umum dan keuangan yang mengelola surat masuk untuk diproses terlebih dulu sambil menunggu disposisi dari pimpinan

Apabila sudah tidak ada petugas pos yang mengambil surat maka pengiriman sering dikirimkan sendiri oleh staf umum dan keuangan yang bertugas menangani surat keluar

Ceklist kebersihan yang sudah ada dijalankan setiap harinya untuk mengecek bagian kantor yang mana yang belum dibersihkan

Petugas penyusun laporan bulanan harus cepat dan tepat dalam pengerjaan Laporan Bulanan sehingga


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU No

Nama

Identifikasi Resiko Tinggi juga terlambat

88

Tindak Lanjut bisa tepat waktu dalam pengirimannya.


NOMOR SOP

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

TANGGAL PEMBUATAN

20 April 2016

TANGGAL REVISI

-

TANGGAL EFEKTIF

20 April 2016

DISAHKAN OLEH


MANUAL MUTU

BAB VI PENUTUP Demikian Manual Mutu Sistem Manajemen Mutu Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh ini dibuat dan disahkan oleh Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan dalam rangka menjalankan sistem manajemen mutu serta tugas, fungsi dan tanggung jawab seluruh hakim/pegawai di lingkungan Pengadilan Negeri Muara Teweh sesuai dengan kapasitas dan wewenangnya masing-masing. Pembuatan Manual Mutu ini merupakan awal dari rangkaian implementasi Sistem Manajemen Mutu Akreditasi Penjaminan Mutu Pengadilan Negeri yang bertujuan agar Pengadilan Negeri Muara Teweh mampu memberikan pelayanan pengguna pengadilan yang berkualitas, terstandar, mampu memenuhi persyaratan dan kebutuhan pengguna pengadilan, serta sesuai dengan aturan yang berlaku. Pelayanan pengguna pengadilan aparatur yang peduli dan terus-menerus berupaya meningkatkan kualitas niscaya akan melahirkan aparatur pemerintah yang berintegritas dan kompeten dalam melaksanakan tugas sebagai abdi negara. Bagi kami apabila Pengadilan Negeri Muara Teweh lolos Audit Akreditasi dan mendapat sertifikasi Akreditasi bukanlah merupakan hasil akhir dari proses implementasi manajemen mutu tetapi bagi kami adalah merupakan awal dari penerapan sistem manajemen mutu untuk memberikan pelayanan yang berkualitas, bermutu secara sistematis dan terorganisir. Karena secara keseluruhan Sistem Manajemen Mutu terdiri dari pelaksanaan implementasi Sistem Manajemen Mutu dan peningkatan kualitas yang terus menerus. Besar harapan kami komitmen untuk memberikan pelayanan yang bermutu selalu terjaga dan tetap kuat. Perbaikan dan peningkatan ke arah yang lebih baik akan tetap kami lakukan sesuai dengan tuntutan kemajuan teknologi yang semakin canggih dan tuntutan global.

89


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP MANAGEMENT REPRESENTATIVE

Diberikan kepada Unit

:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,

MISRANSYAH, SH NIP. 19590503 198103 1 006

Diperiksa,


disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Untuk menjelaskan wewenang dan tanggung jawab Management Refresentative dalam sistem managemen mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh. 2. REFERENSI 2.1 Standar Akreditasi Penjaminan Mutu Peradilan Umum – ICPE, yang berbasis Total Quality Management (TQM). 2.2 Keputusan Mahkamah Agung RI Nomor 026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar Pelayanan Peradilan. 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksana Sistem Managemen Mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh 4. DEFENISI Management Representative adalah seorang yang ditunjuk oleh Top Management untuk melaksanakan tugas sistem manajemen mutu serta menetpkan dan memelihara sistem manajemen mutu. 5. PENANGGUNG JAWAB Management Representative 6. KRITERIA PENCAPAIAN Tercapainya sistem manajemen mutu yang sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan 7. ALUR PROSES 7.1 Management Representative ditunjuk oleh Top Management berdasarkan SK 7.2 Mengkoordinasikan kegiatan internal audit dan survey kepuasan pengguna pengadilan 7.3 Melaksanakan komunikasi internal dengan bukti berupa daftar hadir rapat, agenda rapat dan notulen rapat 7.4 Melaksanakan rapat tinjauan manajemen dengan bukti daftar hadir rapat, agenda dan notulen rapat 7.5 Melaporkan kinerja system manajemen mutu dan upaya-upaya perbaikan kepada Top Management 7.6 Meningkatkan kesadaran terhadap persyaratan pengguna pengadilan 7.7 Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu 7.8 Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai/hakim.


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


8. DIAGRAM ALUR MR ditunjuk oleh TM berdasarkan SK

MR mengkoordinasikan kegiatan internal audit dan survey kepuasan pengguna pengadilan

MR melaksanakan komunikasi internal

MR melaksanakan rapat tinjauan manajemen

MR melaporkan kinerja SMM dan upaya-upaya perbaikan kepada TM

MR meningkatkan kesadaran terhadap persyaratan terhadap pengguna pengadilan

MR membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan SMM

MR mengusulkan pelatihan-pelatihan yang diperlukan Hakim/Pegawai

Selesai


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


50

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN 1. TUJUAN Untuk menetapkan dan menjaga satu system pengendalian, terhadap semua dokumen dan data yang berhubungan dengan mutu agar : 1.1 Diperiksa akan ketetapannya dan disahkan oleh pihak yang berwenang 1.2 Tersimpan di semua area dimana dokumen dan data mudah untuk diperoleh 2. RUANG LINGKUP 2.1 Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksanaan sistem manajemen mutu pada Pengadilan Negeri Muara Teweh 2.2 Penanggung jawab prosedur ini adalah Management Representative 3. REFERENSI 3.1 Standar Akreditasi Penjaminan Mutu Peradilan Umum – ICPE, yang berbasis Total Quality Management (TQM). 3.2 Keputusan Mahkamah Agung RI Nomor 026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar Pelayanan Peradilan. 4. DEFENISI - Dokumen : Seluruh media pencatatan aktivitas yang berkaitan dengan sistem manajemen mutu pada Pengadilan Negeri Muara Teweh baik yang berbentuk softcopy maupun hardcopy - Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan/dibuat oleh fungsi organisasi di Pengadilan Negeri Muara Teweh - Dokumen eksternal adalah dokumen yang diterbitkan oleh organisasi di luar Pengadilan Negeri Muara Teweh - Data/Rekaman adala dokumen yang berasal dari aktifitas system manajeman mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh 5. PROSEDUR - Manajemen Representative sepenuhnya bertanggung jawab untuk menetapkan sebuah sistem dokumentasi di Pengadilan Negeri Muara Teweh dokumentasi mutu harus terdiri dari: a. Kebijakan dan Quality Objectives (sasaran mutu) b. Penjelasan dari ruang lingkup manajemen mutu c. penjelasan utama dari manajemen mutu d. Dokumen-dokumen meliputi catatan yang diperlukan oleh Akreditasi Penjaminan Mutu Peradilan Umum e. Dokumen-dokumen termasuk catatan-catatan yang ditentukan oleh organisasi yang harus ada untuk memastikan perencanaan, operasi, pengendalian yang efektif dari proses-proses yang berkaitan dengan manajemen Dokumen-dokumen yang diperlukan oleh system manajemen mutu ini harus dikendalikan

51


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN Manajemen harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk : a. Menyetujui dokumen sebelum diterbitkan b. Mengkaji dan meng-update sesuai kebutuhan dan menetapkan ulang dokumen c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terakhir dari dokumen diidentifikasi d. Memastikan bahwa versi yang relevan dan dokumen yang berlaku tersedia pada pengguna e. Memastikan bahwa dokumen tetap berlaku dan dapat diidentifikasi segera f. Memastikan bahwa dokumen dari luar (eksternal) yang diperlukan untuk perencanaan dan operasional dari sistem manajeman mutu diidentifikasi dan pendistribusiannya dikendalikan dan mencegah penggunaan yang tidak sesuai dari dokumen using (obsolete) dan menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen tersebut jika disimpan untuk suatu kegunaan - Dokumentasi sistem manajemen mutu Dokumentasi manajemen mutu memiliki identitas sebagai berikut : 1. Dokumentasi Manual a. Logo Pengadilan Negeri Muara Teweh b. Nama dan alamat Pengadilan Negeri Muara Teweh beserta nomor dokumen c. Tanggal pembuatan d. Tanggal revisi e. Tanggal efektif f. Disahkan oleh g. Nama dokumen h. Halaman keberapa dari total halaman 2. Standar Operasional Prosedur (SOP) 3. Dokumen SOP memiliki susunan sebagai berikut - Logo Pengadilan Negeri Muara Teweh, Nama dan alamat Pengadilan Negeri Muara Teweh beserta nomor dokumen - Tanggal pembuatan - Tanggal revisi - Tanggal efektif - Disahkan oleh - Nama dokumen 4. Sistem penomoran dokumen sistem penjamin mutu MR member nomor dokumen yang tediri dari 6 bagian : Penomoran manual mutu, standar pelayanan, dokumen pendukung ……..(1)/ ……..(2)/ ……..(3)/ ……..(4)/ ……..(5)/ ……..(6) Contoh W16-U5/…../SOP/PID/V/2016 Keterangan : Nomor (1) adalah kode Pengadilan Negeri Muara Teweh terdiri dari enam digit Nomor (2) adalah nomor urut surat Nomor (3) adalah jenis dokumen yang terdiri dari : MM : Manual Mutu 52


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN SOP DP

: Standar Operasional Prosedur : Dokumen Pendukung

Nomor (4) adalah kode unit yang terdiri dari : MR : Management Representative HKM : Hakim PID : Pidana PDT : Perdata HK : Hukum PP : Panitera Pengganti JS : Juru Sita / Juru Sita Pengganti UK : Umum dan Keuangan KOR : Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana PTI : Perencanaan, Teknologi Informasi dan Pelaporan 5. Pengesahan Manual Mutu, SOP, disahkan dan direview oleh penanggung jawab, seperti tertera dibawah ini : 1. Manual Mutu Disahkan oleh : Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh, diperiksa oleh Management Representative 2. SOP Disahkan oleh : Ketua Pengadilan Negeri Muara Teweh, diperiksa oleh Management Representative Untuk form dan check sheet disahkan sesuia dengan prosedur SOP yang terkait atau sesuai dengan keperluan di Kepaniteraan/Subbag/Area masing-masing Petugas Pengendali Dokumen (DC) yaitu Wakil II Management Representative bertanggung jawab terhadap hal-hal : - Mengendalikan semua dokumen - Memastikan semua dokumen yang telah ditetapkan tersimpan dan disahkan sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen - Memastikan keterkinian dokumen, dan pendistribusiannnya disetiap area Menarik semua dokumen yang sudah tidak berlaku lagi 6. Status dokumen a. Dokumen terkendali (Controlled Document) Dokumen terkendali didistribusikan dengan cara : - Mengisi form distribusi - Dokumen print asli / dokumen fotocopy dan memberi cap “Controlled Document” warna merah - Member nomor distribusi pada dokumen yang akan didistribusikan 53


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN -

Membuat daftar induk dokumen Menarik kembali dokumen yang terkendali dan sudah tidak digunakan untuk dimusnahkan guna mencegah pemakaian yang tidak disengaja b. Dokumen tidak terkendali (Uncotrolled document) Semua dokumen yang didistribusikan kepada pihak lain, tetapi tidak digunakan sebagai acuan atau hanya sebagai informasi dan sifatnya tidak dikendalikan maka dokumen tersebut tidak diberi identitas c. Dokumen kadaluarsa Untuk memudahkan menelusuri isi dokumen, dokumen asli yang sudah tidak digunakan dikendalikan dengan cara : - Member cap “Dokumen Kadaluarsa” (Obsolete) dengan warna hitam - Menyimpan dikelompok dokumen yang sudah tidak digunakan - Membuat daftar dokumen yang sudah tidak digunakan - Menyimpan dokumen mutu dengan masa kadaluarsa minimal 2 (dua) tahun dari tanggal pembuatan 7. Pengamanan Dokumen di Perangkat Lunak - Dokumen yang ada diperangkat lunak, diamankan dengan cara yang sesuai agar terhindar dari perubahan yang tidak disengaja, atau yang tidak diinginkan - Bila terjadi kerusakan atau kecelakaan, masih ada dokumen yang relevan yang disimpan secara aman, serta perlu diperbaharui bila perlu - Menentukan penanggung jawab, serta prosedur pengamanan yang digunakan 8. Peninjauan Ulang dan Revisi Dokumen Pimpinan kerja atau personel yang berwenang, bertanggung jawab untuk mendokumentasikan prosedur yang berpengaruh terhadap mutu, melakukan peninjauan ulang minimal 1 (satu) kali dalam setahun atau merevisi apabila diperlukan serta menyerahkan kepada Management Representative untuk kemudian disahkan dan mendistribusikan ke seluruh unit. Unit bertanggung jawab untuk mendistribusikan atau mensosialisasi ke semua fungsi atau personil yang relevan. Khusus untuk SOP peninjauan dilakukan oleh masing-masing bagian.

54


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN W16-U5/…./SOP/PID/V/2016 FORMULIR DISTRIBUSI DOKUMEN Judul Dokumen

: ……………………………………………………………

Nomor Dokumen

: ……………………………………………………………

Status Revisi

: ……………………………………………………………

Tanggal

: ……………………………………………………………

Jumlah Halaman

: ……………………………………………………………

NOMOR

NAMA

BAGIAN

DISERAHKAN OLEH

TANGGAL

TANDA TANGAN / PARAF

KEPADA BAGIAN

(……………………………)

(……………………………)

55


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN W16-U5/…./SOP/PID/V/2016 FORMULIR PERMINTAAN DOKUMEN Mohon diberikan copy dokumen sebagai berikut : NOMOR

NOMOR DOKUMEN

NAMA DOKUMEN

STATUS DOKUMEN UNCONTROLLED DOCUMENT UNCONTROLLED DOCUMENT UNCONTROLLED DOCUMENT UNCONTROLLED DOCUMENT UNCONTROLLED DOCUMENT

Tujuan Penggunaan : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Tanggal Permintaan

DISETUJUI OLEH

PEMOHON

(…..……………………………)

56

(……….………………………)


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN W16-U5/…./SOP/PID/V/2016 FORMULIR PERUBAHAN DOKUMEN Judul Dokumen

: ……………………………………………………………

Nomor Dokumen

: ……………………………………………………………

Status Revisi

: ……………………………………………………………

Tanggal

: ……………………………………………………………

URAIAN PERUBAHAN ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

ALASAN PERUBAHAN ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

DISETUJUI OLEH

DIBUAT OLEH

(……………………………)

(……………………………)

57


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALIAN DOKUMEN W16-U5/…./SOP/PID/V/2016 FORMULIR DAFTAR INDUK DOKUMEN

NOMOR URUT

NOMOR INDUK

NAMA DOKUMEN

KETERANGAN

MUARA TEWEH,TGL/BLN/THN

(………………………………….)

58


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALIAN REKAMAN


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


59

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Sebagai pedoman bagi petugas dalam mengendalikan rekaman sistem manajemen mutu di Pengadilan Negeri Muara Teweh 2. REFERENSI - Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan - PP RI Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip 3. RUANG LINGKUP - Ruang lingkup dari prosedur ini adalah pelaksana sistem manajemen mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh - Penanggung jawab prosedur ini adalah Management Representative 4. DEFENISI Pengendalian rekaman adalah suatu kegiatan kepengurusan rekaman mulai dari pencatatan, penyimpanan dan pendokumentasian rekaman 5. KRITERIA PENCAPAIAN Semua rekaman dapat tersimpan dengan baik dan aman 6. ALUR PROSES - Identifikasi status rekaman - Rekaman disimpan pada lemari atau rak tempat penyimpanan rekaman - Rekaman tidak sah harus teridentifikasi/dipisahkan - Masa simpanan rekaman seluruh unit adalah 10 tahun atau lebih untuk rekaman tertentu tidak dapat dimusnahkan (permanen). 7. DIAGRAM ALUR

60


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


REKAMAN

IDENTIFIKASI STATUS REKAMAN

BUAT MASTER/LIST DAFTAR REKAMAN

REKAMAN DISIMPAN PADA LEMARI / RAK

REKAMAN TIDAK SAH HARUS TERIDENTIFIKASI / DIPISAHKAN

MASA SIMPAN REKAMAN SEMUA UNIT 10 TAHUN/LEBIH UNTUK REKAMAN TERTENTU TIDAK BISA DIMUSNAHKAN ATAU PERMANEN

SELESAI

61


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


62

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Sebagai pedoman dalam pelaksanaan Representative melalui Document Control

pendistribusian

dokumen

dari

Management

2. REFERENSI Standar akreditasi penjaminan mutu peradilan umum – ICPE yang bebasis Total Quality Management (TQM) 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup dan prosedur ini adalah pelaksanan sistem manajemen mutu 4. DEFENISI Pendistribusian dokumen adalah proses yang harus dilakukan oleh Management Representative agar semua dokumen baik kebijakan mutu, manual mutu, sasaran mutu, standar pelayanan dan dokumen pendukung diterima oleh setiap bagian atau melalui Document Control terkait dengan tepat dan benar 5. PENANGGUNG JAWAB Management Representative 6. KRITERIA PENCAPAIAN Semua dokumen dapat terdistribusikan dengan baik 7. ALUR PROSES 7.1 MR memastikan jenis dokumen yang akan didistribusikan 7.2 MR memastikan dokumen yang akan didistribusikan telah terkendali 7.3 MR memastikan arsip dokumen telah dibuat 7.4 MR menentukan bagian atau dimana dokumen akan didistribusikan 7.5 MR mencatat dalam buku pendistribusian dokumen 7.6 MR mendistribusikan dokumen melalui Document Control

63


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


8. DIAGRAM ALUR MULAI

Pastikan Jenis Dokumen

Pastikan dokumen telah terkendali

Pastikan arsip dokumen telah dibuat

Tentukan Tujuan

SELESAI

64

Buku penerimaan dokumen


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


W16-U5/……/DP/MR/VI/2016 FORMULIR PENERIMAAN DOKUMEN NOMOR

TANGGAL

NAMA PENERIMA

TANDA TANGAN

Muara Teweh, Tgl/Bln/Tahun

(…………………………………………..)

65


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP REVISI DOKUMEN


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP REVISI DOKUMEN

1. TUJUAN Sebagai pedoman bagi setiap unit untuk memperbaiki dokumen apabila ditemukan adanya kesalahan dalam pembuatan dokumen atau adanya referensi terbaru. 2. REFERENSI Standar akreditasi penjaminan mutu manajemen peradilan umum – ICPE, yang berbasis Total Quality Management (TQM). 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup dari pada prosedur ini adalah pelaksana sistem manajemen mutu dan seluruh unit. 4. DEFENISI Revisi dokumen adalah kegiatan dalam melihat, meninjau dan memperbaiki dokumen yang telah dibuat untuk disesuaikan dengan proses yang berkembang guna peningkatan quality control dokumen. 5. PENANGGUNG JAWAB 5.1 Manager Representative 5.2 Panitera dan Sekretaris 6. KRITERIA PENCAPAIAN Tidak ditemukan dokumen yang kadaluarsa 7. ALUR PROSES 7.1 Panitera dan Sekretaris atau setiap unti meninjau ulang dokumen 7.2 Unit mengidentifikasi masalah (sebab perlu adanya revisi) 7.3 Bila revisi perlu dilakukan maka pemohon mengisi formulir usulan revisi 7.4 MR menerima usulan revisi dokumen 7.5 MR menyerahkan draf usulan revisi melalui Panitera dan Sekretaris untuk pengetikan dan ditandatangani 7.6 MR menandatangani revisi dokumen dan menyerahkan ke TM untuk disahkan 7.7 TM menandatangani dan menyerahkan kembali ke MR 7.8 Dokumen yang sudah disahkan digandakan untuk dibagikan dan menarik dokumen yang sudah kadaluarsa. 7.9 MR mendistribuksikan dokumen dengan membuat surat penarikan dokumen lama dan semua dokumen lama di stempel kadaluarsa 7.10 Dokumen yang asli disimpan sebagai arsip.


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP REVISI DOKUMEN

W16-U5/……../DP/MR/VI/2016 FORMULIR REVISI DOKUMEN

NOMOR

ISI PERUBAHAN SEBELUMNYA

SEKARANG

TANGGAL MULAI BERLAKU

Muara Teweh, Tgl/Bln/Tahun

(……………………………………………..)


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP REVISI DOKUMEN

8. DIAGRAM ALUR

Mulai

Unit meninjau ulang dokumen

Unit mengidentifikasi masalah

Perlu direvisi

Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi MR menerima usulan dan MR menyerahkan draf usulan revisi melalui Panitera dan Sekretaris untuk pengetikan dan ditandatangani MR menandatangi revisi dokumen dan menyerahkan ke TM untuk disahkan Dokumen yang sudah disahkan digandakan untuk dibagikan dan menarik dokumen yang sudah kadaluarsa MR mendistribusikan dokumen dengan membuat surat penarikan dokumen lama dan semua dokumen lama di stempel kadaluasra

Pemohon revisi mengusulkan

TM menandatangani dan menyerahkan kembali ke MR Dokumen yang sudah disahkan digandakan untuk dibagikan dan menarik dokumen yang sudah kadaluarsa

Dokumen yang asli disimpan sebagai arsip

Selesai

Form revisi dokumen


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP KOMUNIKASI INTERNAL


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Sebagai pedoman agar komunikasi internal antara Ketua dengan Hakim/Pegawai dan antara Pegawai dengan Hakim Pengadilan Negeri Muara Teweh bisa berjalan dengan baik dan lancer sehingga informasi dapat diterima. 2. REFERENSI Standar akreditasi penjaminan mutu manajemen peradilan umum – ICPE, yang berbasis Total Quality Management (TQM). 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur ini berlaku untuk semua unit pada Pengadilan Negeri Muara Teweh 4. DEFENISI 4.1 Komunikasi adalah sebuah proses penyampaian pesan atau informasi antara dua pihak atau lebih sehingga pesan atau informasi tersebut bisa diterima dan dimengerti 4.2 Komunikasi internal adalah proses berbagi informasi atau pesan antara TM Pengadilan Negeri Muara Teweh dengan Pegawai/Hakim di internal organisasi, sehingga didapatkan suatu pengertian yang sama terhadap pesan atau informasi yang dimaksud agar tercipta hubungan kerja antara TM Pengadilan Negeri Muara Teweh dengan Hakim/Pegawai dan antara Pegawai dengan Hakim Pengadilan Negeri Muara Teweh. 5. PENANGGUNG JAWAB Manager Representative. 6. KRITERIA PENCAPAIAN Komunikasi internal Pengadilan Negeri Muara Teweh dapat berjalan dengan baik dan lancer agar timbul rasa pengertian sehingga tujuan organisasi yaitu kepuasan pengguna pengadilan bisa tercapai 7. ALUR PROSES 7.1 Komunikasi internal 7.2 Mengadakan pertemuan rutin bulanan dengan seluruh hakim dan pegawai atau secara insidentil bila diperlukan 7.3 Panitera dan Sekretaris mengadakan pertemuan rutin setiap bulan yang dihadiri oleh unit masing-masing 7.4 Setiap pertemua mengisi daftar hadir 7.5 Setiap pertemuan dibuatkan notulen.


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


8. DIAGRAM ALUR

Mulai

Komunikasi

Komunikasi internal unit

Komunikasi internal Panitera dan Sekretaris

TM mengadakan rapat setiap bulan sekali dihadiri oleh semua pegawai dan hakim

Daftar hadir

Semua pegawai dan hakim yang hadir mengisi daftar hadir

Notul en

Mencatat hasil pertemuan

Komunikasi internal Panitera dan Sekretaris mengadakan rapat sebulan sekali dihadiri oleh semua pegawai atau fungsional tertentu / terkait

Selesai

Semua pegawai yang hadir mengisi daftar hadir

Daftar hadir

Mencatat hasil pertemuan

Notulen


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW



Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PEMANTAUAN PROSES


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


73

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Sebagai pedoman bagi hakim / pegawai dalam mengukur dan memantau proses pelayanan yang dilaksanakan sesuai dengan ketentuan 2. REFERENSI Standar akreditasi penjaminan mutu manajemen peradilan umum – ICPE, yang berbasis Total Quality Management (TQM). 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur ini adalah semua unit di Pengadilan Negeri Muara Teweh. 4. DEFENISI 4.1 Pemantauan adalah suatu kegiatan pengamatan dan penilaian 4.2 SOP adalah kegiatan saling terkait atau berinteraksi dalam pelayanan 5. PENANGGUNG JAWAB Manager Representative. 6. KRITERIA PENCAPAIAN Standar pelayanan yang dipantau sesuai dengan SOP yang ditetapkan Pengadilan Negeri Muara Teweh 7. ALUR PROSES 7.1 MR menentukan waktu pelaksanaan pemantauan dan pengukuran proses pelayanan setiap 6 (enam) bulan 7.2 MR membuat jadwal pemantauan dan pengukuran untuk 1 (satu) tahun dengan formulir jadwal pemantauan dan pengukuran proses pelayanan yang dibagikan ke unit yang ada di Pengadilan Negeri Muara Teweh. 7.3 Panitera dan Sekretaris menentukan paling sedikit 1 (satu) standar pelayanan yang akan dipantau dan diukur. 7.4 Panitera dan Sekretaris menentukan jumlah sampel mininam dengan cara N n = 1 + N(d)2 n = Jumlah sampel N = Rata-rata pengguna standar pelayanan dalam satu bulan d = Tingkat kepercayaan (90%) 7.5 Panitera dan Sekretaris memantau dan mengkur pelaksanaan SOP dengan menggunakan daftar titik 7.6 Panitera dan Sekretaris menganalisis hasil pantauan dan pengukuran 7.7 Panitera dan Sekretaris menyerahkan laporan hasil analisis pemantauan dan pengukuran SOP kepada MR

74


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


8. DIAGRAM ALUR

Mulai

MR menentukan waktu pelaksanaan pemantauan dan pengukuran proses pelayanan tiap 6 bulan MR membuat jadwal pemantauan dan pengukuran untuk 1 tahun dengan formulir jadwal pemantauan dan pengukuran standar pelayanan yang dibagikan ke unit yang ada di Pengadilan Negeri Muara Teweh

Form jadwal pemantauan dan pengukuran standar pelayanan

Panitera dan Sektretaris menentukan paling sedikit 1 standar pelayanan yang akan dipantau dan diukur

Panitera dan Sektretaris menentukan jumlah sampel minimal

Daftar tilik pelayanan

Panitera dan Sektretaris memantau dan mengkur pelaksanaan standar pelayanan Laporan hasil analisa pemantauan dan pengukuran standar pelayanan

Panitera dan Sektretaris menganalisis hasil pemantauan dan pengukuran

Selesai

75


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


W16-U5/……/DP/MR/IV/2016 JADWAL PERENCANAAN PEMANTAUAN DAN PENGUKURAN SOP

HARI / TANGGAL

STANDAR PELAYANAN YANG DIPANTAU

Dilaksanakan oleh : 1. Panitera

(……………………………………) 2. Sekretaris

(……………………………………)

76

ANALISIS HASIL PEMANTAUAN


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


77


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP TINJAUAN MANAJEMEN


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


77

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Sebagai pedoman agar sistem manajemen mutu berjalan efektif. 2. REFERENSI 2.1 Standar akreditasi penjaminan mutu manajemen peradilan umum – ICPE, yang berbasis Total Quality Management (TQM). 2.2 Keputusan Mahkamah Agung RI No. 026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar Pelayanan Peradilan 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur ini mencakup kegiatan pelaksanaan tinjauan manajemen oleh MR. 4. DEFENISI Tinjauan manajemen adalah suatu proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu, dengan cara melakukan pembahasan secara berkala dengan melibatkan berbagai pihak yang terkait. 5. PENANGGUNG JAWAB Management Representative 6. KRITERIA PENCAPAIAN Pelaksanaan sistem manajemen mutu dapat di evaluasi secara berkala. 7. ALUR PROSES 7.1 Tinjauan manajemen dilakukan 1 (satu) tahun sekali 7.2 Sebelum pelaksanaan tinjauan manajemen, MR menentuka masalah yang akan dibahas dan diputuskan oleh TM 7.3 TM dan MR menentukan peserta tinjauan manajemen berdasar masalah yang akan dibahas 7.4 MR memberitahukan secara tertulis kepada peserta 7.5 Agenda tinjauan manajemen berkaitan dengan : 7.5.1 Hasil-hasil audit (eksternal dan internal) 7.5.2 Umpan balik pengguna pengadilan 7.5.3 Sasaran mutu 7.5.4 Hasil analisis kinerja proses 7.5.5 Hasil analisis produk 7.5.6 Status tindakan koreksi dan pencegahan 7.5.7 Hasil tindak lanjut tinjauan manajemen terdahulu 7.5.8 Saran / usulan perbaikan dari berbagai pihak 7.5.9 Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu 7.6 Hasil tinjauan manajemen berkaitan dengan tindakan 7.6.1 Peningkatan sistem manajemen mutu dan proses 7.6.2 Peningkatan produk terkait pengguna pengadilan 7.7 Hasil tinjauan manajemen dibuatkan notulen dan salinannya dibagikan kepada pihak yang terkait 7.8 Hasil tinjauan manajemen dipakai sebagai acuan untuk melakukan tindakan perbaikan.

78


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


8. DIAGRAM ALUR

Mulai

MR menentukan masalah yang dibahas

MR menentukan peserta tinjauan manajemen berdasarkan masalah yang akan dibahas

MR mengundang secara tertulis kepada peserta

Surat Undangan

MR menentukan peserta tinjauan manajemen berdasarkan masalah yang akan dibahas

Agenda tinjauan manajemen berkaitan dengan : 1.Hasil-hasil audit internal 2.Umpan balik pengguna pengadilan 3.Sasaran mutu 4.Hasil analisis kerja proses 5.Hasil analisis produk 6.Status tindakan koreksi dan pencegahan 7.Hasil tindak lanjut tinjauan manajemen terdahulu 8.Saran / usulan perbaikan dari berbagai pihak 9.Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem majamen terdahulu Hasil tinjauan manajemen berkaitan dengan tindakan 1.Peningkatan sistem manajemen mutu dan prosesnya 2. Peningkatan produk terkait kebutuhan pengguna pengadilan 3.Sumber daya yang diperlukan

Hasil tinjauan manajemen di notulenkan dan salinannya dibagikan kepada pihak yang terkait

Notulen

Selesai

79


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


W16-U5/……/DP/MR/IV/2016 LAPORAN HASIL PERBAIKAN

NOMOR

ISI PERUBAHAN DAHULU

SEKARANG

TANGGAL MULAI BERLAKU

Muara Teweh, Tgl/Bln/tahun

(………………………………………….)

80


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


W16-U5/……/DP/MR/IV/2016 DAFTAR HADIR PESERTA

NOMOR

NAMA

JABATAN

PARAF

Muara Teweh, Tgl/Bln/tahun

(………………………………………..)

81


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


82


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PERBAIKAN BERKESINAMBUNGAN


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


82

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Sebagai pedoman agar sistem manajemen mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh dapat berjalan mulai dari perencanaan, pelaksanaan pelayanan yang bermutu sampai dengan pengendalian mutu sehingga memperoleh hasil yang bermutu dan akhirnya kepuasan pengguna pengadilan dapat tercapai. 2. REFERENSI 2.1 Standar akreditasi penjaminan mutu manajemen peradilan umum – ICPE, yang berbasis Total Quality Management (TQM). 2.2 Keputusan Mahkamah Agung RI Nomor 026/KMA/SK/II/2012 tentang Standar Manajemen Pelayanan Pengadilan. 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur ini adalah pelaksana sistem manajemen mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh. 4. DEFENISI Perbaikan berkesinambungan adalah perbaikan secara terus menerus terhadap efektifitas sistem manajemen mutu sesuai yang dilakukan oleh seluruh pegawai/hakim dengan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya. 5. PENANGGUNG JAWAB Management Representative 6. KRITERIA PENCAPAIAN Perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan mutu, sasaran mutu, hasil audit, analisa data survey kepuasan pengguna, tindakan perbaikan dan pencegahan serta rapat tinjauan manajemen. 7. ALUR PROSES 7.1 MR mensosialisasikan sistem manajemen mutu kepada seluruh pegawai / hakim 7.2 Identifikasi masalah mutu 7.3 Menganalisa masalah dan penyebab masalah 83


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


7.4 7.5 7.6 7.7

Membuat rencana penyelesaian masalah dan rencana kegiatan Implementasi rencana kegiatan Pengukran hasil Standarisasi hasil capaian.

8. DIAGRAM ALUR

84


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


Mulai Mempersiapkan Materi Sosialisasikan manajemen mutu kepada pegawai/hakim Identifikasi masalah mutu Analisa masalah dan cari penyebab masalah

Plan

Rencana penyelesaian masalah Implementasi

Do

Pengukuran hasil

Check Standarisasi hasil capaian

Action

Dokumentasikan semua hasil

Selesai

85


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PEMUSNAHAN DOKUMEN


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


86

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Sebagai pedoman bagi pelaksana manejemen mutu dalam melakukan pemusnahan dokumendokumen yang sudah habis masa berlakunya / kadaluarsa. 2. REFERENSI Standar akreditasi penjaminan mutu manajemen peradilan umum – ICPE, yang berbasis Total Quality Management (TQM). 3. RUANG LINGKUP Ruang lingkup prosedur ini mencakup kegiatan pelaksanaan sistem manajemen mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh. 4. DEFENISI Pemusnahan dokumen adalah suatu kegiatan menghancurkan dokumen-dokumen yang sudah habis masa berlakunya atau kadaluarsa dengan disertai bukti berita acara pemusnahan dokumen. 5. PENANGGUNG JAWAB Management Representative 6. KRITERIA PENCAPAIAN Tidak ditemukan dokumen kadaluarsa. 7. ALUR PROSES 7.1 Lakukan peninjauan ulang dokumen setiap 1 (satu) tahun sekali 7.2 Identifikasi dokumen-dokumen yang akan dimusnahkan 7.2.1 Kebijakan mutu dan manual mutu masa berlakunya selama 1 (satu) tahun 7.2.2 Standar pelayanan setiap ada revisi dokumen maka dokumen yang lama segera dimusnahkan 7.2.3 Dokumen yang dimusnahkan adalah salinan dokumen, sedangkan dokumen yang asli tetap disimpan dan distempel kadaluarsa 7.2.4 Buat berita acara pemusnahan dokumen.

87


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


8. DIAGRAM ALUR

Mulai

Peninjauan dokumen 1 (satu) tahun sekali

Identifikasi dokumen yang akan dimusnahkan

1. 2.

Buat berita acara pemusnahan dokumen

Dokumen dimusnahkan dengan cara dibakar

Selesai

88

Formulir berita acara Buku pemusnahan dokumen


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


W16-U5/……/DP/MR/IV/2016 FORMULIR BERITA ACARA PEMUSNAHAN

Pada hari ini………………tanggal………..bulan……..tahun……….., kami yang bertanda tangan dibawah ini : Nama

:

NIP

:

Jabatan

:

Telah melakukan pemusnahan dokumen berupa : Nama dokumen

:

Tahun

:

Banyaknya

:

Mengingat dokumen yang versangktan sudah kadaluarsa.

Demikian berita acara ini dibuat sebagaimana mestinya.

Yang melaksanakan

(…………………………….)

89


Nomor

:

14/KPN/OT.01/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


90

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016

Pengadilan Negeri Muara Teweh

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Jl. Yetro Sinseng No. 08 Telp: (0519)21044 21384

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP AUDIT INTERNAL


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


90

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP AUDIT INTERNAL

1. TUJUAN Sebagaipedoman untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu telah diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan; 2. RUANG LINGKUP Standar Pelayanan ini mencakup kegiatan audit internal oleh MR,Tim Audit Unit; 3. DEFINISI 3.1 Audit adalah mengumpulkan informasi aktual dan signifikan melalui interaksi secara sistematis,obyektif dan terdokumentasi,yang berorientasi pada azas manfaat; 3.2 Audit internal adalah aduit yang dilakukan terhadap suatu organisasi oleh auditor internal yang merupakan karyawan organisasi sendiri untuk kepenting internal organisasi; 3.3 Tim audit adalah sustu tim yang terdiri dari beberapa Pegawai/hakim Pengadilan Negeri Muara Teweh dibentuk untuk mengadakan audit sistem manajemen mutu yang diterapkan; 3.4 Auditor adalah anggota tim audit; 3.5 Audite adalah Unit yang diperiksa oleh auditor,termasuk seluruh obyek audit yang ada didalam(dokumen,produk,lingkungan dan personil dll); 3.6 Ketikan sesuai Mayor adalah pelanggaran bersifat menyeluruh dan konsisten terhadap persyaratan sistem manajemenmutu dan kebijakan yang telah digariskan; 3.7 Ketidaksesuaian Minor adalah pelanggaran parsial/insidentil dari persyaratan sistem manajemen mutu dan kebijakan yang telah digariskan; 3.8 Observasi adalah temuan yang berada diluar sistem yang telah dikembangkan tetapi perlu diangkat untuk mendapatkanperhatian manajemen dalam upaya peningkatan persyaratan sistem manajemen mutu yang telah ada; 4. PENANGGUNG JAWAB Koordinator Tim audit Internal; 5. KRITERIA PENCAPAIAN Audit internal dilaksanakan dan dilakukan secara berkala;

91

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP AUDIT INTERNAL

6. ALUR PROSES 6.1 Tim audit dibentuk oleh MR dengan persetujuan TOP Manajer; 6.2 Seluruh anggota tim audit wajib mengikuti pelatihan audit sebelum menjalankan tugasnya sebagai auditor internal; 6.3 MR menentukan Frekuensi audit internal minimal setahun 2 (dua) kali; 6.4 Koordinator tim audit membuat jadwal audit minimal untuk satu tahun dual kali menggunakan formulir jadwal audit internal tahunan; 6.5 Tim audit mengedarkan jadwal audit internal menggunakan formulir persiapan audit internal; 6.6 Auditor mempersiapkan audit internal menggunakan formulir persiapan audit internal 6.7 Koordinator Tim audit memberitahu secara tertulis kepada unit yang akan diaudit minimal 5 hari sebelum audit dilakukan; 6.8 Auditor melaksanakan audit internal sesuai jadwal ; 6.9 Audit dilaksanakan denagn cara; 1.Telah dokumen; 2.Observasi; 3.Meminta penjelasan audit; 4.Peragaan audite; 5.Cara lain yang dipandang perlu

6.11 Setelah temuan dibahas bersama koordinator sekretariat/unit,auditor mencatat temuan audit dengan menggunakan formulir ringkas temuan audit,yang disetujui oleh audite; 1.Kesanggupan melaksanakan tindakan koreksi; 2.Batas waktu tindakan tim audit salinan disimpat unit; 3.Lembaga asli disimpan tim audit salinan disimpan unit; 612 Auditor mengisi formulir laporan ketidak sesuaikan laporan;

92

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP AUDIT INTERNAL

6.13 Laporan hasil perbaiak/tindakan koreksi kepada koordinator unit terkadang dengan surat pengantar yang di tanda tangani ketua tim audit; 6.14 Koordinator sekretariat/unit menjamin pelaksanaan tindakan koreksi; 6.15 Setelah tindakan koreksi dilaksanakan,Koordinator sekretariat/unit melaporkan tindakan koreksi dengan mengirim balik formulir laporan hasil perbaikan/tindakan koreksi kepad ketua tim audit; 6.16 Setelah koordinator melaporkan tindakankoreksi,audiator segera melakuakn verifikasi; 6.17 Auditee memberikan umpan balik kepada auditor dengan mengirim angket umpan balik kepada auditor internal; 6.18 Auditor merangkum hasil audit dengan formulir catatan historis temuan audit yang sudah selesai dan formulir catatan historis yang tidak efektif; 6.19 Koordinator tim audit membuat laporan audit internal dan menyampaikan kepada MR;

93

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP AUDIT INTERNAL

7. DIAGRAM ALUR Tim audit dibentuk oleh MR Dengan persetujuan Top Manajer

Kordinator Tim audit membuat Laporan audit internal dan Menyampaikan kepada MR

Seluruh anggota tim audit wajib Mengikuti pelatiahn audit sebelum Menjalankan tugasnya sebagai auditor internal

From Jadwal audit Internal tahunan

Auditor merangkum hasil audit dengan Formulir catatan historis temuan audit Yang sudan selesai dan formulir Catatan historis yang tidak efektif

MR menentukan ferkuensi audit Internal minimal setahun 2 kali

Audite memberikan umpan baik Kepada auditor dengan mengisi angket Umpan balik kepada auditor internal

Koordinator tim audit membuat jadwal Audit,minimal untuk satu tahun Menggunakan formulir jadwal audit Internal tahunan

Surat pemberitahuan Audit internal

Setelah tindakan koreksi dilaksanakan, Koordinator sekretariat/unit melaporkan Koreksi dengan mengirim balik formulir Laporan ketidak sesuaian dan formulir Laporan hasil perbaikan/tindakan Koreksi kepada koordinator tim audit

Auditor mempersiapkan audit Internal menggunakan formulir Persiapan audit internal

Form catatan audit Yang tidak efektif Angket umpan balik Kepada auditor

Form laporan ketidak sesuaian Form laporan hasil Perbaikan/tindakan koreksi

Koordinator Sekretariat/unit menjamin Pelaksanaan tindak koreksi

Koordinator tim audit memberitahu Secara tertulis kepada unit yang akan diaudit minimal 5 hari sebelum audit dilakukan

Tim audit mengirim formulir laporan Ketidak sesuaian dan blanko formulir Laporan hasil perbaikan/tindakan Koreksi kepada koordinator Sekretariat/unit terkait dengan surat Pengantar yang ditanda tanggani Koordinator Tim Audit

Auditor melaksanakan Audit internal Sesuai jadwal Auditor mengisi formulir laporan Ketidak sesuaian

Audit dilaksanakan dengan cara: Telaah Dokumen,Observasi,meminta Penjelasan audit,peragaan audite dan cara lain di pandang perlu

Auditor menganalisis temuan dan mengklarifikasi dalam temuan mayor, Minor dan observasi

Form catatan audit Temuan audit yang sudah selesai

Setelah koordinator melaporkan Tindakan koreksi,auditor segera Melakukan verifikasi

Tim audit mendengarkan jadwal Audit tahunan dan standar pelyanan audit Enam bulan ke unit yang diaudit dengan Tembusan kepada MR

From persiapan audit Internal tahunan

Laporan audit internal

94

Setelah temuan dibahas bersama Koordinator sekretariat/unit,auditor Mencatat temuan audit dengan Menggunakan formulir ringkasan Temuan audit yang disetujuin oleh audite

Form laporan ketidak sesuaian Form laporan hasil Perbaikan/tindakan koreksi Surat Pengantar

Form laporan ketidak sesuaian

From ringkasan Temuan audit

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP AUDIT INTERNAL

W17-U8/....../DP/MR/VII/2016 Lampiran 1 Angket umpan balik kepada auditor internal Audit : Unit : Auditor : Tanggal : 1. Bagaimana tanggapan saudara tentang cara auditor melakukan audit? a.Baik b.Kurang Baik c.Buruk Alasan,Sebutkan................................................................................... ............................................................................................................ 2. Bagaimana tanggapan saudara tentang hasil temuan auditor? a.Baik b.Kurang Baik c.Buruk Alasan,Sebutkan................................................................................... ............................................................................................................ 3. Bagaimana tanggapan saudara tentang rekomendasi tindakann perbaikan oleh auditor? a.Baik b.Kurang Baik c.Buruk Alasan,Sebutkan................................................................................... ............................................................................................................ 4. Bagaimana tanggapan saudara tentang pelaksan audit internal secara keseluruhan? a.Baik b.Kurang Baik c.Buruk Alasan,Sebutkan................................................................................... ............................................................................................................

95

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP AUDIT INTERNAL

W17-U8/...../DP/MR/VII/2016 8.HISTORIS PERUBAHAN NO

ISI PERUBAHAN DAHULU

SEKARANG

Muara Teweh ,tgl/bln/thn

(....................................)

96

TGL MULAI BERLAKU

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP AUDIT INTERNAL

NO 1

AUDITOR

UNIT

2 3 4 5 6 7 8 9

KOORDINATOR AUDITOR INTERNAL ,

........................................

97

WAKTU

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP AUDIT INTERNAL

W17-U8/DP/MR/VI/2016 JADWAL AUDIT INTERNAL TAHUNAN TAHUN : 2016-07-16 UNIT YANG AUDIT 1.KEPANITERAAN MUDA PIDANA 2.KEPANITERAAN MUDA PERDATA 3.KEPANITERAAN MUDA HUKUM 4.SUBBAG KEPEGAWAIAN,ORGANISASI DAN TATA LAKSANA 5.SUBBAG PERENVANAAN,TI DAN PELAPORAN 6.SUBBG UMUM DAN KEUANGAN 7.SURVEY KEPUASAN PENGGUNA

JAN

FEB

MAR

APR

MEI

JUN

JUL

AGS

SEP

OKT

NOP

DES

MUARA TEWEH,....................... KETUA TIM AUDIT

(...............................................) NO.FORMULIR

TERBITAN:

REVISI:

98

TANGGAL MULAI BERLAKU:

HALAMAN:

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PELAYANAN IDENTIFIKASI PERSYARATAN PENGGUNA PENGADILAN


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


99

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN 1.1 Untuk mengindetifikasi semua persyaratan yang diinginkan oleh pengguna Pengadilan Negeri Muara Teweh; 1.2 Agar pengguna Pengadilan mendapatkan pelayanan sesuai dengan persyaratan yang diinginkan; 2. REFERENSI Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum- ICPE, yang berbasisi Total Quality Management (TQM); 3. RUANG LINGKUP Standar Pelayanan ini berlaku untuk Tim Survei , MR, TM, Unit terkait; 4. DEFINISI Identifikasi Persyaratan Pengguna Pengadilan adalah suatu proses kegiatan yang dilakukan untuk mengidentifikasi semua harapan dari Pengguna Pengadilan untuk menuju kepuasan dalam memberikan pelayanan yang baik; 5. PENANGGUNG JAWAB Manajemen Representatif; 6. KRITERIA PENCAPAIAN Semua persyaratan yang diinginkan oleh pengguna Pengadilan dapat diidentifikasi dan ditindaklanjuti;

100

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


7. ALUR PROSES 7.1 Tim Survei melakukan pengambilan data pada Pengguna Pengadilan; 7.2 Tim Survei mengolah data yang berhubungan dengan persyaratan Pengguna Pengadilan, dan melakukan coding dengan mengelompokkan persyaratan yang sama/mempunyai kemiripan; 7.3 MR menerima hasil analisa dari Tim Survei; 7.4 MR, Unit terkait menganalisis persyaratan Pengguna Pengadilan yang akan dilaksanakan dengan hal-hal yang perlu dipertimbangkan, antara lain : 7.4.1 Mendesak atau tidak; 7.4.2 Banyak jumlah permintaan; 7.4.3 Kemungkinan direalisasi; 7.4.4 Perundang-Undangan yang berlaku; 7.4.5 Kaidah pendidikan yang berlaku; 7.5 MR menyerahkan hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan Kepada Top Manajemen untuk disetujui; 7.6 MR mendistribusikan hasil analisis persyaratan Pengguna Pengadilan 7.6.1 Satu Lembar untuk disimpan MR; 7.6.2 Satu lembar diserahkan ke unit terkait untuk disimpan dan dilaksanakan: 7.6.3 Satu lembar untuk Top Manajemen;

101

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


8.DIAGRAM ALUR MULAI

Tim survei mengambil data Pengguna pengadilan

Hasil pengumpulan data

Tim Survei mengolah data

Hasil olah data di berikan kepada MR

MR,unit terkait menganalisis Persyaratan Pengguna pengadilan

MR Menyerahkan hasil analisis Persyaratan Pengguna Pengadilan Kepada Top Manajemen

Tim survei mengambil data Pengguna pengadilan

Selesai

102

Hasil analisis Persyaratan Pengguna pengadialan

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


102

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Sebagai pedoman agar setiap unit dapat berinteraksi dan berkomunikasi langsung dengan pengguna pengadilan untuk mendapatkan informasi berupa kritik,saran,dan keluhan sebagai persyaratan untuk kepuasan pengguna pengadilan terhadap pelayanan setiap unit Pengadilan Negeri Muara Teweh; 2. REFERENSI Standar akreditasi penjaminan mutu Peradilan Umum- ICPE, yang berbasis Total Quality Management (TQM); 3. RUANG LINGKUP Standar Pelayanan ini mencakup semuak kegiatan yang berkaitan dengan komunikasi terhadap pengguna baik itu pengguna eksternal maupun pengguna internal; 4. DEFINISI 4.1 Komunikasi adalah sebuah proses menyampaikan pesan atau informasi antara dua pihak atau lebih sehingga pesan atau informasi tersebut bisa diterima dan dimengerti; 4.2 Komunikasi dengan pengguna adalah proses berbagai informasi atau pesan antara manajemen Pengadilan Negeri Muara Teweh dan pengguna pengadilan sehingga didapatkan suatu pengertian yang sama terhadap pesan atau informasi yang dimaksud. Adanya hubungan kerja antara manajemen Pengadilan Negeri Muara Teweh dengan pengguna pengadilan untuk terlaksanakannya timbal balik antara pegawai/hakim dan pengguna pengadilan dalam rangka mencapai pelayanan dan kepuasan yang maksimal; 5. PENANGGUNG JAWAB 5.1 Koordinator tim survei kepuasan pengguna pengadilan; 5.2 Unit Kepaniteraan Hukum 6. KRITERIA PENCAPAIAN Komunikasi antara manajemen Pengadilan Negeri Muara Teweh dan Pengguna Pengadilan berjalan dengan baik dan lancar agar timbul saling pengertian dan dapat segera ditindak lanjuti sehingga kepuasa pengguna pengadilan bisa tercapai;

103

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


7. ALUR PROSES 7.1 Tim survei menentukan metode yang akan dipakai untuk komunikasi dengan pengguna pengadilan (temu langsung dengan pengguna Pengadialn bisa); 7.2 Tim survei menyusun jadwal dan waktu pelaksanaan komunikasi dengan pengguna pengadilan serta menyiapkan kotak saran; 7.3 Tim survei melaksanakan komunikasi pengguna pengadilan tiap pertemuan sesuai dengan jadwal; 7.4 Tim survei membuka kotak saran setiap bulannya; 7.5 Tim survei mengumpulkan dan memcatat hasil komunikasi; 7.6 Tim survei melakukan analisis hasil komunikasi dengan pengguna pengadilan; 7.7 Tim survei melaporkan hasil analisis komunikasi dengan pengguna pengadilan kepada MR; 7.8 MR dan Tim Survei melaporkan hasil kepada Top Management 7.9 MR,Tim Survei menyusun Rencana Tindak Lanjut Komunikasi dengan pengguna pengadilan;

104

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


8.DIAGRAM ALUR Tim survey menentukan metode yang Akan dipakai untuk komunikasi dengan pelanggan

Tim survei menyusun jadwal pegawai Dan waktu pelaksanaan komunikasi Dengan pelanggan

Pegawai melaksanakan komunikasi Sesuai dengan jadwal

Jadwal Komunikasi Pelanggan

Tim survei mengumpulkan dan Mencatat hasil komunikasi

Tim survei melakukan analisis hasil Komunikasi dengan pelanggan

Buku Komunikas Pelanggan

Tim survei melaporkan hasil analisis Komunikasi dengan pelanggan kepada MR

Laporanhasil Analisis

MR melaporkan hasil kepada kepala Bandiklat

Kepala Bandiklat,MR,Tim survei dan unit terkait menyusun Rencana Tindak Lanjut Komunikasi dengan pelanggan

105

Rencana Tindak Lanjut Komunikasi Dengan pelanggan

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


Lampiran 1

W17-U8/……/DP/MR/VI/2016 Jadwal Komunikasi dengan pengguna pengadilan

No

Kegiatan

1

Temu Pengguna Pengadilan

2

Pembukuaan Kotak saran

Bulan 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

MR

(…………………………………………………..)

106

11

12

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


Lampiran 2

W17-U8/ /DP/MR/VI/2016 HASIL ANALISIS KOMUNIKASI DENGAN PENGGUNA PENGADILAN DAN RENCANA TINDAK LANJUT

Metode : Waktu Pelaksanaan : No Hasil Komunikasi

Analisis

Rencana Tindak Lanjut

Petugas,

(……………………………………)

107

Ket

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP KERJA SURVEY KEPUASAN PENGGUNA


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


108

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN 1.1 Mengetahui harapan pengguna pengadilan terhadap pelayanan di Pengadialan Negeri Muara Teweh; 1.2 Mengetahui kekurangan dan kelebihan pelayanan yang telah diberikan; 1.3 Mengetahui tingkat kepuasan pengguna pengadilan; 2. RUANG LINGKUP Standar Pelayanan ini menjelaskan tanggung jawab Tim survei dari mulai menentukan metode survei sampai menyajikan hasil analisis; 3. DEFINISI 3.1 Kepuasan adalah sesuatu yang memenuhi bahkan melebihi harapan; 3.2 Pengguna Pengadilan adalah pengguna pengadilan yang meliputi masyarakat pencari keadilan,instansi terkait seperti(Kepolisian,Kejaksaan,rumah tahanan negara,Pemerintah Kabupaten) Pengadilan negeri lain, Pengadilan tinggi,mahkamah agung,mediamassa maupun lembaga sosial masyarakat; 3.3 Survei adalah cara dengan metode terrentu untuk informasi tentang sesuatu yang kita perlakuakan; 4. PENANGGUNG JAWAB Koordinator tim survei; 5. KRITERIA PENCAPAIAN Survei kepuasan pengguna pengadilan dilaksanakan minimal enam bulan sekali atau bila diperlukan;

109

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


6. ALUR PROSES

6.1 Tim survei menentukan metode survei yaitu dengan mengisi questioner.Questioner berisi pernyataan tertutup dan terbuka .Besarnya sample ditentukan berdasarkan rumus,metode pengambilan sample dengan cara acak.Analisis hasil survei dilakukan dengan cara statistik deskriptif;

6.2 Tim survei membuat instrunebt berupa questioner dengan pernyataan tertutup(pilihan ganda)dan terbuka (esay)mengenai penilaian pengguna pengadilan terhadap kualitas standar Pelayanan Pengadilan Negeri Muara Teweh;

6.3 Tim

survei,memperbanyak

questioner,menentukan

jadwal

pelaksanaan

survei,menentukan pegawai/hakim survei;

6.4 Tim survei melakukan survei sesuai jadwal.Survei dilakukan kepada pengguna pengadilan yang berkunjung ke Pengadilan Negeri Muara Teweh dengan didampingi pegawai/hakim survei.Penggunan pengadilan diminta mengisi questioner,bila ada pernyataan questioner yang kurang jelas bisa ditanyakan kepada pegawai/hakim survei.Pengguna pengadilan yang tidak bisa membaca dibantu oleh pegawai/hakim survei.Pegawai/Hakim Survei mencetak isian questioner apabila belum lengkap meminta sample untuk melengkapi;

6.5 Quesioner yang telah diisi dikumpulkan oleh pegawai diserahkan kepada krtua tim survei,apabila sudah terkumpul semua sample kemudian dilakukan analisia;

6.6 Tim survei menganalisa questioner yang sudah terisi dengan deskriptik analitik dengan menggambarkan prosentase dari masing-masing jawaban tertutup,sedang untuk pertanyaan terbuka dilakukan coding;

6.7 Tim survei menyajikan hasil analisa dalam bentuk deskriptif. Hasil analisa diserahkan kepada MR untuk ditindak lanjuti;

110

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


7.DIAGRAM ALUR

Mulai

Tim survei menentukan Metode survei

Tim survei membuat Instrumen berupa questioner

Quisioner survei

Tim survei memperbanyak questioner,menentukan jadwal Pelaksanaan survei

Tim survei melakukan survei Sesuai jadwal

Quisioner yang telah diisi Dikumpulkan oleh petugas Diserahkan kepada ketua Tim survei

Tim survei menganalisa Quisioner yang sudah terisi

Tim survei menyajikan hasil Analisa dalam bentuk deskriptif

Hasil analisa diserahkan kepada MR

Hasil analisa diserahkan kepada MR

111

selesai

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENANGANAN KELUHAN PENGGUNA PENGADILAN


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


112

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Sebagai pedoman untuk menangani semua keluhan pengguna pengadilan baik pengguna pengadilan eksternal maupun pengguan internal Pengadilan Negeri Muara Teweh oleh MR,Top Manajemen,Panitera dan Sekretaris terkait agar semua keluhan pengguna pengadilan dapat segera ditindak lanjuti;

2. RUANG LINGKUP Standar pelayanan ini berlaku untuk semua unit di pengadilan Negeri Muara Teweh;

3. DEFINISI Keluhan pengguna pengadilan adalah upaya untuk menampilkan keluhan pengguna pengadilan yang berhubungan dengan jenis pelayanan yang di berikan,sekaligus memberi solusi pemecahannya sehingga menjamin tetap standar pelayanan;

4. PENANGGUNG JAWAB Manajemen Representatif;

5. KRITERIA PENCAPAIAN Semua keluhan yang disampaikan oleh pengguna pengadilan dapat ditindak lanjuti dengan cepat ditangani sesuai dengan kemampuan Pengadilan Negeri Muara Teweh; 6. ALUR PROSES 4.1 MR Memperoleh keluhan pengguna pengadilan dari Bantuan Keluhan Pengguna Pengadilan; 4.2 MR menganalisa dengan megelompokan keluhan berdasarkan unit beserta saran dan permasalahannya; 4.3 MR melaporkan hasil analisa keluhan pengguna pengguna pengadilan kepada Top Manajemen; 4.4 Top Manajemen berdiskusi dengan MR,Panitera dan Sekretaris untuk menindak lanjuti keluhan pengguna pengadilan setiap bulan; 4.5 Panitera dan Sekretaris dan TM melakukan rencana tindak lanjut sesuai dengan keluhan pengadilan;

113

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


7. DIAGRAM ALUR

MULAI

MR mengumpulkan Keluhan pengguna Pengadilan dari buku Keluhan pengguna pengadilan

MR menganalisa dengan Mengelompokan keluhan

MR melaporkan analisa Kepada Top Manajemen

Top Manajemen Mengumpulkan Panitera Dan Sekretaris dan MR Untuk menindak lanjuti

selesai

114

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP ANALISIS DATA


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,

disahkan,

FEBRIAN ALI, SH.,MH

SUPARNA, SH

NIP.19770227 200112 1 002

NIP. 19660621 198903 1 002

115

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP ANALISIS DATA

1. TUJUAN Sebagai pedoman bagi pegawai/Hakim agar dapat menganalisis semua data dengan tepat dan sesuai;

2. RUANG LINGKUP Standar Pelayanan ini berlaku di Pengadilan Negeri Muara Teweh;

3. DEFINISI -

Data adalah fakta yang dinyatakan dengan angka atau angka yang menunjukan nilai objek; Anaiisis data adalah proses mengolah data agar bisa menjadi informasi sehingga bisa digunakan untuk menganalisis suatu masalah dan akhirnya bisa dicari pemecahannya;

4. PENANGGUNG JAWAB Manajemen Representatif;

5. KRITERIA PENCAPAIAN Semua data yang ada dipengadilan Negeri Muara Teweh; Dapat diananlisis

6. ALUR PROSES 1. MR menentukan cara menganalisis data dengan cara statistik sederhana; 2. MR,Panitera dan Sekretaris mengumpulkan hasil kegiatan pengumpulan data yang berhubungan dengan : 1) Pengguna Pengadilan; 2) Sasaran Mutu; 3) Pemantauan dan pengukuran jasa;

3. MR,Panitera dan Sekretaris menganalisis data tersebut dengan menggunakan cara Statistik sederhana; 4. MR,Panitera dan Sekretaris membuat hasil analisis data dengan singkat dan mudah dimengerti;

116

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP ANALISIS DATA

7.DIAGRAM ALUR

MULAI

MR menentukan cara menganalisis Data dengan cara statistik sederhana

MR,Panitera dan Sekretaris Mengumpulkan hasil kegiatan Pengumpulan data

MR,Panitera dan sekretaris Menganalisis data tersebut dengan Menggunakan cara statistik Sederhana

Top Manajemen Mengumpulkan Panitera Dan Sekretaris dan MR Untuk menindak lanjuti

Selesai

117

Hasil pengumpulan data

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALAIN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


118

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALAIN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI 1. TUJUAN Sebagi pedoman bagi pegawai untuk membantu dan mengukur hasil pelayanan pengguna di pengadilan Negeri Muara Teweh dan memastikan bahwa semua persyaratan hasil pelayanan pengguna terpenuhi. 2. RUANG LINGKUP Standar pelayanan ini berlaku di semua unit Pengadilan Negeri Muara Teweh 3. DEFINISI Hasil pelayanan yang tidak sesuai adalah akibat dari pelayanan yang dijalankan tetapi tidak sesuai dengan yang diharapkan, walau pelayanan sudah sesuai denagn standar pelayanan yang telah ditetapkan. 4. PENANGGUNG JAWAB Manajemen Representatif 5. KRITERIA PENCAPAIAN Semua hasil pelayanan pengguna dapat dipantau dan diukur sesuai dengan standar pelayanan yang berlaku 6. ALUR PROSES 6.1 Pegawai/Hakim mencatat hasil/tanda yang terjadi akibat pelayanan yang tidak diharapkan ; 6.2 Pengawai/Hakim melakukan penanganan terhadap akibat yang tidak diharapkan dari pelayanan,seseuai dengan Standar Pelayanan; 6.3 Pengawai/Hakim melaporkan akibat-akibat itu kepada koordinator unit; 6.4 Koordinator Sekretariatan/unit melaporkan akibat-akibat/masalah itu untuk di bahas dalam pertemuan komunikasi internal dengan melibatkan semua anggota Sekretaris/unit terkait,Tim Mutu dan MR; 6.5 Bila diperlukan,Pegawai/Hakim Melakukan Follow up terhadap pelanggan yang mengalami akibat tersebut; 6.6 Susun Rencana tindak lanjut; 6.7 Koordinator Sekretariatan/Unit mendokumentasikan semua catatan yang ada;

119

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PENGENDALAIN PELAYANAN YANG TIDAK SESUAI 7.DIAGRAM ALUR Mulai

Pengawai mencatat Hasil/tanda yang terjadi Akibat pelayanan yang Tidak diharapkan

Pegawai melakukan Penanganan terhadap Akibat yang tidak Diharapkan dari pelayanan Sesuai dengan prosedur Kerja atau instruksi kerja

Pegawai melaporkan Akibat-akibat itu kepada Koordinator bidang

Koordinator Bidang Melaporkan masalah itu Untuk dibahas dalam Komunikasi internal

Perlu Follow up?

Dokumentasi Semua catatan/ selesai

120

Menyusun RTL

Laksanakan Follow up

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


Mulai

Pengawai mencatat Hasil/tanda yang terjadi Akibat pelayanan yang Tidak diharapkan

Pegawai melakukan Penanganan terhadap Akibat yang tidak Diharapkan dari pelayanan Sesuai dengan prosedur Kerja atau instruksi kerja

Pegawai melaporkan Akibat-akibat itu kepada Koordinator bidang

Koordinator Bidang Melaporkan masalah itu Untuk dibahas dalam Komunikasi internal

Perlu Follow up?

Dokumentasi Semua catatan/ selesai

121

Menyusun RTL

Laksanakan Follow up

Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016


Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016


Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


l.

122


Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW

SOP PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN


:

Semua Unit

Tanggal Pemberian

:

20 April 2016

Disiapkan,


Diperiksa,


122

disahkan,

SUPARNA, SH NIP. 19660621 198903 1 002


Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


1. TUJUAN Sebagai paedaoman bagi Pegawai/Hakim dalam mencegah terulangnya masalah yang sama dan untuk memingatkan kinerja Pengadilan Negeri Muara Teweh Keseluruhan; 2. RUANG LINGKUP Standar Pelayanan ini mencangkup kegiatan koreksi dan perencanaan terhadap ketidak sesuaikan yang terjadi dalam penerapan sistem manajemen mutu Pengadilan Negeri Muara Teweh oleh MR,Koordinator sekretariatan/unit dan Pegawai /Hakim sekretariatan /unit; 3. DEFINISI 4.1 Ketidak Sesuaian adalah tidak terpenuhinya persyaratan atau kriteria,atau suatu kondisi Yang berada diluar batas toleransi persyaratan yang telah ditetapkan; 4.2 Tindakan koreksi adalah tindakan menghilangkan ketidak sesuaikan yang ditemukan; 4.3 Tindakan Pencegahan adalah tindakan untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin muncul dan mencegah terjadinya masalah tersebut; 4. PENANGGUNG JAWAB Manajer Representatif 5. KRITERIAN PENCAPAIAN Semua ketidak sesuaian yang terjadi pada pelaksanaan sistem manajemen mutu,dilakukan tindakan koreksi dan pencegahan; 6. ALUR PROSES 6.1 Koordinator sekretariatan/unit mengidentifikasi ketidak sesuaikan yang ditemukan di unitnya termasuk keluhan pengguna,dengan formulir identifikasi ketidak sesuaikan; 6.2 Koordinator sekretariatan/unit membuat rencana koreksi dan pencegahan menggunakan formulir rencana tindakan koreksi dan pencegahan dengan persetujuan MR 6.3

Koordinator sekretariatan/unit pegawai/Hakim sekretariat/unit nya melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan;

6.4

Koordinator sekretariatan/unit mencatat hasil tindakan koreksi dan pencegahan dalam formulir laporan hasil tindakan koreksi dan pencegahan;

6.5

Koordinator sekretariatan/unit menginformasikan hasil tindakan koreksi dan pencegahan, dengan mengirim formulir asli laporan hasil tindakan koreksi dan pencegahan lepada MR;

6.6

MR mengadakan verifikasi atas tindakan koreksi dan pencegahan yang dilakukan : 1) Bila tidak efektif;

123


Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


2) MR dan Koordinator sekretariatan/unit meninjau ulang tindakan koreksi dan pencegahan mengguanakan formulir tinjauan ulang tindakan koreksi dan pencegahan; 3) Koordinator sekretariatan/unit dan Pegawai/Hakim Sekretariatan/unit nya melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan berdasarkan tinjauan ulang tindakan koreksi dan pencegahan; 4) Bila efektif,MR menyetujui laporan hasil koreksi dan pencegahan;

6.7

Koordinator sekretariatan/unit menyimpan laporan hasil tindakan korektif dan pencegahan; 1) Lembaran asli disimpan koordinator sekretariatan/unit. 2) Salinan disimpan disekretaris;

124


Nomor

:

14/KPN/OT.01.3/SK/4/2016

Tanggal Pembuatan

:

20 April 2016

Tanggal Revisi

:

-

Tanggal Efektif

:

20 April 2016

Disahkan Oleh

:

KPN MTW


7.DIAGRAM ALUR

Koordinator bidang mengidentifikasi Ketidaksesuaian yang di temukan di bidangnya Termasuk keluhan pelanggan

Form.identifikasi Ketidak sesuaian

Koordinator bidang membuat rencana tindakan Koreksi dan pencegahan dengan persetujuan MR

Koordinator bidang dan pegawai bidangnya Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan

Koordinator bidang mencatat hasil tindakan koreksi dan pencegahan

Koordinator bidang mengirim formulir laporan Hasil tindakan koreksi dan pencegahan kepada MR

MR mengadakan verifikasi atas tindakan koreksi Dan pencegahan yang telah dilakukan Koordinator bidang dan pegawai bidangnya Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan Berdasarkan tinjauan ualang tindakan koreksi dan pencegahan

Efektif?

MR dan koordinator bidang meninjau ulang Tindakan koreksi dan pencegahan

Form.tinjauan ulang Tindakan koreksi dan pencegahan

MR menerima dan menyetujui laporan hasil koreks dan pencegahani Dan pencegahan

Koordinator bidang menyimpan laporan hasil Tindakan korektif dan pencegahan

125

Form.laporan hasil Tindakan koreksi dan pencegahan

MANUAL MUTU SISTEM MANAJEMEN MUTU PENGADILAN NEGERI MUARA TEWEH KELAS II

Recommend Documents