Manuál elektronického workflow procesu Kolegium děkana
Zpracoval: Jan Sedláček
1. Doporučení a nastavení a. Jak se k aplikaci dostat a jak spustit úlohu Aplikace je dostupná online na adrese https://bpmt.cvut.cz/lportal/web/guest/ibm-bpm. Pro přihlášení je požadován login uživatele a hlavní přístupové heslo. Po přihlášení se uživateli zobrazí následující stránka.
V rámečku číslo 1 lze vidět procesy, které můžete spustit. V rámečku s číslem 2 jsou aktuální úlohy, které má uživatel přiřazené. Tyto úlohy se dají otevírat kliknutím a jsou popsány v další části manuálu. Zde je také nutno podotknout, že některé úlohy jsou přiřazené skupině uživatelů (např. skupina sekretářek) a úlohu je nutné při otevírání nárokovat pro sebe (konkrétní osobě ze skupiny), aby bylo možné zjistit, kdo na dané úloze pracuje. To je naprosto intuitivní a stačí pouze odkliknout dialogové okno, které na to upozorňuje. Rámeček číslo 3 obsahuje tlačítko, které slouží pro aktualizaci sekce Moje úlohy. Standardní tlačítko Obnovit v prohlížeči nemusí fungovat korektně a je tedy nutné pro aktualizaci úloh a celého portálu využívat tohoto tlačítka. Pro spuštění procesu Zasedání KD (a tím vytvoření první úlohy Vytvoření zasedání KD) je nutné stisknout tlačítko Zasedání Kolegia v rámečku číslo 1. Poté se vytvoří první úloha nazvaná Vytvoření zasedání KD a otevře se automaticky v novém okně (případně panelu). Pokud v tuto chvíli nemáte povolená vyskakovací okna, nic se neděje, je jen nutné toto povolit (viz bod 1.e a 1.f). Další postup po vytvoření nebo zobrazení úloh je popsán v dalších kapitolách.
b. Důležité poznámky
Výše zmíněná webová stránka a celý proces Zasedání kolegia děkana je zatím v testovací verzi a je tedy možné, že se občas vyskytnou nějaké problémy. Proces jsme se snažili řádně otestovat a optimalizovat podle požadavků, přesto jsme mohli něco opomenout nebo přehlédnout a proto Vás prosíme o zpětnou vazbu a jakékoliv připomínky. Tyto
podněty a připomínky lze zasílat na adresu
[email protected] nebo popřípadě zavolat na tel. 724 78 78 74. Aplikace je optimalizována pro webové prohlížeče Mozilla Firefox a Google Chrome. V ostatních prohlížečích může docházet k různým nekonzistencím, špatnému vykreslení a případně dalším chybám. V aplikaci je pro správnou funkčnost nutné, aby uživatel používal tlačítka pro odkládání a ukončování úloh. Pokud uživatel např. místo toho, aby kliknul na tlačítko Odložit úlohu, zavře okno v prohlížeči, může dojít ke ztrátě dat. Prosíme tedy, abyste využívali tlačítek, která jsou součástí aplikace. Další důležitou věcí je povolit v prohlížeči vyskakovací okna. Pokud je v prohlížeči nepovolíte, nebude možné aplikaci správně používat. Návod k povolení viz bod 1.e. a 1.f. Manuál je rozdělen do kapitol podle rolí uživatelů (děkan, členové KD nebo sekretářka). Není tedy nutné číst celý návod, ale stačí najít pouze „svou“ část.
c. Nastavení češtiny a emailové notifikace Na první pohled je aplikace celá v češtině, jsou zde ale prvky, které jsou implicitně nastavené na anglický jazyk. Pro přepnutí těchto prvků do češtiny je potřeba navštívit stránku Obr. 1 - nastavení češtiny bpmt.cvut.cz:9080/portal. Zde je nutné přihlásit se hlavním přístupovým heslem. Po přihlášení lze vidět v pravém horním rohu své jméno. Kliknutím na jméno se zobrazí malé menu (obr č. 1). V profilu uživatele lze nastavovat jazyk a také např. vypnutí a zapnutí emailové notifikace.
d. Povolení přístupu ke google účtu V aplikaci je využíváno sdílených dokumentů skrze google drive. Z toho důvodu je nutné při prvním přihlášení povolit přístup aplikace ke google účtu. Požadavek oprávnění lze vidět na obrázku vpravo. Pro správnou funkčnost aplikace prosím povolte přístup. V případě, že přístup zamítnete, ihned poté vám vyskočí nové okno s povolením přístupu.
Obr. 2 - povolení přístupu
e. Povolení vyskakovacích oken v Google Chrome Po zapnutí prohlížeče Google Chrome je nutné přejít do nastavení. To lze pomocí tlačítka, které je běžně umístěno vedle lišty pro zadávání adresy a jsou to 3 Obr. 3 - tlačítko nastavení
vodorovné čáry pod sebou (viz obr. 3). Po stisknutí tohoto tlačítka se rozbalí menu, kde je v dolní části možné vybrat položku Nastavení. Po předchozím výběru dojde k zobrazení nové záložky s mnoha možnostmi nastavení. V dolní části se nachází tlačítko Zobrazit rozšířená nastavení. Po stisknutí tohoto tlačítka se objeví další možnosti nastavení. Hned první zobrazená možnost nastavení je ta, kterou potřebujeme. Konkrétně se jedná o nastavení Ochrana Obr. 4 - nastavení obsahu soukromí, kde je nutné kliknout na tlačítko Nastavení obsahu…(viz obr. 4). Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí dialogové okno, kde je opět více možností. Mezi těmito možnostmi se nachází část nazvaná Vyskakovací okna (viz obr. 5). Zde již je samotné povolení vyskakovacích oken. Pro uživatele, kterým nevadí povolit vyskakovací okna pro všechny webové stránky, je možné zaškrtnout Obr. 5 - vyskakovací okna první položku Povolit všem webům zobrazovat vyskakovací okna. Druhou možností jak povolit vyskakovací okna pouze pro naši aplikaci je kliknout na tlačítko Spravovat výjimky… (viz obr. 5). Po stisknutí tohoto tlačítka vyskočí nové dialogové okno, kde je nutné vyplnit adresu dané stránky (http://bpmt.cvut.cz) a jako chování nastavit Povolit (viz obr. 6). Pak již stačí kliknout na tlačítko hotovo a vyskakovací okna jsou povolena. Tato volba povolení pouze pro stránku bpmt.cvut.cz důrazně doporučujeme.
Obr. 6 - nastavení výjimky
f. Povolení vyskakovacích oken v Mozilla Firefox Při standardním spuštění úlohy v aplikaci Vás prohlížeč upozorní na blokované vyskakovací okno a v horní části prohlížeče vyjede lišta s upozorněním (viz obr. 7). Obr. 7 - lišta vyskakovacího okna
Pro povolení vyskakovacích oken je nutné kliknout na tlačítko možnosti. Tím se rozbalí menu, v kterém doporučujeme vybrat hned první možnost, konkrétně Povolit Obr. 8 - povolení vyskakovacích oken vyskakovací okna pro bpmt.cvut.cz (viz obr. 8). Je samozřejmé možné využít i ostatních možností, ale pro naše účely je to zbytečné.
2. Pohled děkana a členů KD Po té, co sekretářka spustí proces Zasedání kolegia a následně vytvoří zasedání KD je vytvořena úloha Sběr podkladů pro zasedání KD datum všem členům KD. Po otevření této úlohy lze vidět následující formulář (viz obr. 3).
Obr. 9 - příprava podkladů pro zasedání KD
Rámeček číslo: 1. Zde lze vyplnit a měnit účast na zasedání KD. V případě, že je účast kladná, není nutné vyplnit vyjádření. V opačném případě je vyplnění vyjádření povinné. Aplikace na tyto nutnosti upozorní. 2. Tabulka s docházkou všech pozvaných členů zasedání KD. 3. Tlačítko pro aktualizování tabulky s docházkou. 4. Zobrazení dokumentu, který je sdílený všem členům KD. Jedná se o dokument vytvořený na Google Disk. Slouží ke sběru podkladů pro zasedání KD. Jakákoliv změna v tomto dokumentu se ihned projeví i u ostatních členů. Pro to, aby se dokument zobrazil, je nutné být přihlášen pod správným Google účtem. Pokud je uživatel přihlášen na jiný účet, aplikace ho upozorní, že nemá k dokumentu přístup a pod jakým účtem by měl být přihlášen (aplikace ověřuje, zda je uživatel přihlášen stejným Google účtem jako do aplikace). 5. Tlačítko sloužící pro otevření sdíleného dokumentu v novém okně. 6. V této části formuláře je tabulka s připojenými dokumenty vztahujícími se k zasedání KD. Tyto dokumenty se při nahrávání ukládají na Alfresco do příslušné složky. V pravé části tabulky jsou akce, kde je možné získat odkaz na dokument, prohlédnout si ho, upravit název, nebo vidět historii změn. 7. Tlačítka pro připojení dokumentu k zasedání KD (a jeho nahrání na Alfresco) a aktualizaci tabulky s dokumenty. Po kliknutí na tlačítko Vytvořit dokument se zobrazí dialogové okno (viz obr. 10), kde je nutné napsat název vkládaného dokumentu obr. 10 - Vytvoření dokumentu 1 a vybrat dokument na disku. Po odsouhlasení se dokument pod příslušným názvem uloží na Alfresco a přidá se do tabulky (rámeček č. 6). 8. Tlačítko pro delegování role sekretářky. V případě, že se sekretářka nemůže zasedání KD účastnit, je nutné delegovat tuto roli na někoho jiného, protože tato role má specifická práva. Výběr zástupce role sekretářky lze vidět na obr. 11. V dialogovém okně se zobrazí rozbalovací menu, kde jsou vypsání všichni členové KD, jednoho z nich je nutné vybrat pro obr. 11 - delegování role sekretářky delegování role sekretářky. 9. Tlačítko Odložit úlohu uloží provedené změny docházku. K úloze je pak možné kdykoliv se vrátit a docházku změnit. Pro odložení úlohy je nutné vyplnit docházku.
Děkan a členové KD mohou upravovat podklady pro zasedání až do samotného ukončení zasedání. V průběhu zasedání tedy vidí stejný formulář jako před zahájením. Až poté, kdy skončí zasedání KD a sekretářka ukončí zápis ze zasedání, je úloha dokončena a čeká se na finalizaci zápisu ze zasedání KD. Poté, co sekretářka dokončí zápis ze zasedání KD, se děkanovi vytvoří nová úloha, kde bude možné připomínkovat zápis. Viz následující obrázek.
Obr. 12 - schválení zápisu
Tento formulář se funkčně nijak neliší od předcházejícího formuláře (obr. 9). Pracuje se s ním tedy naprosto stejným způsobem. Jeho účelem je zejména úprava, připomínkování a následné schválení zápisu. Tuto úlohu lze odložit a vrátit se k ní později. Pokud děkan zápis neschválí do 24 hodin, bude zápis schválen automaticky. Po schválení zápisu se úloha ukončí a vytvoří se nová úloha Připomínkování zápisu KD datum všem ostatním členům KD. Tímto proces KD pro děkana končí. Dále dochází k připomínkování ostatními členy KD (viz další strana). Ti na to mají 48 hodin, jinak bude připomínkování automaticky ukončeno. Po skončení připomínkování je vytvořena nová úloha sekretářce, která jen zápis formálně upraví. Po dokončení úprav ze strany sekretářky se do Alfresca (viz obr. 14) nahraje dokument se zápisem ve formátu pdf, všechny komentáře budou odstraněny, dále se nahraje zápis ve formátu docx i s případnými komentáři. Následně se zápis ve formátu pdf nakopíruje také do speciální složky se zápisy z KD, které se zveřejňují na webu.
3. Připomínkování zápisu členy KD (vyjma děkana a sekretářky) Po schválení zápisu děkanem, se ostatním členům KD vytvoří nová úloha Připomínkování zápisu ze zasedání (viz formulář na obr. 13).
Obr. 13 - připomínkování zápisu členy KD 1
Tento formulář se funkčně nijak neliší od formulářů popsaných výše a slouží zejména k připomínkování zápisu a případnému přidání důležitých dokumentů. Úlohu lze odložit a kdykoliv se k ní opět vrátit. Po ukončení připomínkování již nebude možné se k připomínkování vrátit a úloha se dokončí. Členové KD mají jeden pracovní den na zápis připomínek. Pokud sami neukončí připomínkování, bude ukončeno automaticky. Po ukončení této úlohy proces pro členy KD končí. Je již vytvořena pouze poslední úloha sekretářce, která upraví zápis zejména po formální stránce. Po dokončení úprav ze strany sekretářky se do Alfresca (viz obr. 14) nahraje dokument se zápisem ve formátu pdf, všechny komentáře budou odstraněny, dále se nahraje zápis ve formátu docx i s případnými komentáři. Následně se zápis ve formátu pdf nakopíruje také do speciální složky se zápisy z KD, které se zveřejňují na webu.
Obr. 14 - náhled na nahrané dokumenty v Alfrescu
4. Pohled sekretářky
Obr. 15 - založení zasedání
Po spuštění procesu, je nutné vyplnit datum, jak lze vidět na obrázku č. 15 v rámečku s číslem 1. Datum je možné libovolně měnit. Pro smazání data je možné využít tlačítka Smazat datum, které je na obrázku v rámečku s číslem 2. V rámečku číslo 3 lze vidět všechny členy KD, kterým je vytvořena událost v google kalendáři a úloha s vyplněním docházky a sběrem podkladů pro zasedání KD. V rámečku číslo 4 jsou tlačítka pro zrušení zasedání a vytvoření zasedání. Aby bylo možné zasedání vytvořit, je nutné vybrat datum a čas konání, pokud tato pole nebudou vyplněna, aplikace uživatele upozorní. Po vytvoření zasedání KD se přiřadí sekretářce nová úloha s názvem Kontrola docházky KD datum. Jak obrazovka vypadá a její popis lze nalézt níže. Mimo to se vytváří i nové úlohy pro všechny členy zasedání KD a odesílají se emaily s oznámením o založení zasedání KD. Tato operace je poměrně náročná, proto dochází k malé časové prodlevě (cca 1 minuta).
Obr. 16 - přehled docházky
Rámeček číslo: 1. V tomto rámečku lze vidět datum a čas konání zasedání KD. Datum a čas zasedání KD lze měnit pomocí tlačítka Změnit termín. Po stisknutí tohoto tlačítka se objeví dialogové okno, viz. obr. 17. Po
2.
3. 4.
5. 6.
7. 8.
9.
10.
uložení změn se členům zasedání KD rozešlou obr. 17 - Změna termínu zasedání KD emaily s oznámením o změně termínu konání. Aplikace je upozorní i při otevření úlohy příslušné tomuto zasedání. Zde lze vyplnit a měnit vlastní účast na zasedání KD. V případě, že je účast kladná, není nutné vyplnit vyjádření. V opačném případě je vyplnění vyjádření povinné. Aplikace na tyto nutnosti upozorní. Tabulka s docházkou všech pozvaných členů zasedání KD. V rámečku č. 3 se nachází v pravé části rámeček číslo 4 s tlačítky pro úpravu docházky ostatních členů zasedání KD. V případě, že člen zasedání KD nemůže sám vyplnit docházku a sekretářka je zpravena o účasti člena, může za něj docházku vyplnit. V takovém případě je obr. 18 - Změna docházky člena KD 1 nutné vyplnit vyjádření i v kladném případě. Viz obr. 18. Tlačítko pro aktualizování tabulky s docházkou. Zobrazení dokumentu, který je sdílený všem členům KD. Jedná se o dokument vytvořený na Google Disk. Slouží ke sběru podkladů pro zasedání KD. Jakákoliv změna v tomto dokumentu se ihned projeví i u ostatních členů. Pro to, aby se dokument zobrazil, je nutné být přihlášen pod správným Google účtem. Pokud je uživatel přihlášen na jiný účet, aplikace ho upozorní, že nemá k dokumentu přístup a pod jakým účtem by měl být přihlášen (aplikace ověřuje, zda je uživatel přihlášen stejným Google účtem jako do aplikace). Tlačítko sloužící pro otevření sdíleného dokumentu v novém okně. V této části formuláře je tabulka s připojenými dokumenty vztahujícími se k zasedání KD. Tyto dokumenty se při nahrávání ukládají na Alfresco do příslušné složky. V pravé části tabulky jsou akce, kde je možné získat odkaz na dokument, prohlédnout si ho, upravit název, nebo vidět historii změn. Tlačítka pro připojení dokumentu k zasedání KD (a jeho nahrání na Alfresco) a aktualizaci tabulky s dokumenty. Po kliknutí na tlačítko Vytvořit dokument se zobrazí dialogové okno (viz obr. 19.), kde je nutné napsat název vkládaného dokumentu a vybrat dokument na obr. 19 - Vytvoření dokumentu disku. Po odsouhlasení se dokument pod příslušným názvem uloží na Alfresco a přidá se do tabulky (rámeček č. 8). Tlačítko Odložit úlohu uloží provedené změny docházky sekretářky. K úloze je pak možné kdykoliv se vrátit. Pro odložení úlohy je nutné vyplnit docházku. Tlačítko Pokračovat na zápis zasedání ukončí tuto úlohu (Kontrola docházky KD datum).
Po ukončení této úlohy, pomocí tlačítka Pokračovat na zápis zasedání je vytvořena nová úloha Zápis průběhu ze zasedání KD datum. Formulář je popsán níže.
Obr. 20 – zápis ze zasedání
Rámeček číslo: 1. Pokud se na KD dohodne termín dalšího zasedání, je možné zde vyplnit datum a čas příštího zasedání KD. Případně lze toto datum smazat pomocí již známého tlačítka Smazat datum. 2. Tabulka se seznamem členů pozvaných na případné další zasedání KD. 3. Tlačítko pro skrytí sdíleného dokumentu s podklady pro zasedání (stejný dokument jako na obr. č. 16, rámeček č. 6). Po stisknutí se skryje dokument v rámečku č. 5. Tlačítko se zároveň také změní na Zobrazit podklady a je tedy možné si dokument znovu nechat zobrazit.
4. Dokument, který je viditelný pouze zapisovatelem. Žádný jiný člen KD tento dokument nevidí, lze zde tedy vkládat vlastní poznámky, které nikdo jiný neuvidí. Dokument je možné také otevřít v novém okně pomocí tlačítka Otevřít v novém okně umístěného pod dokumentem. 5. Dokument sdílený všem členům KD, každý ho může upravovat a jakákoliv změna se ihned projeví i u ostatních. Slouží především pro doplňování podkladů ze strany členů KD. Z tohoto dokumentu lze kopírovat jakoukoliv část a vkládat ji do dokumentu vedle. Jak již bylo zmíněno, tento dokument lze také skrýt pomocí tlačítka Skrýt podklady. Dokument je možné také otevřít v novém okně pomocí tlačítka Otevřít v novém okně umístěného pod dokumentem. 6. Viz obr. č. 16, rámeček 8 a 9. 7. Po skončení zasedání KD je nutné ukončit zápis ze zasedání. To lze pomocí tohoto tlačítka. Po stisknutí se ukončí úloha Zápis ze zasedání KD datum. Po dokončení této úlohy se uzavře všem členům KD možnost upravovat podklady zasedání KD. Sekretářce se zároveň vytvoří nová úloha Finalizace zápisu ze zasedání KD datum (obr. č. 21).
Obr. 21 - finalizace zápisu
Rámeček číslo: 1. Sdílený dokument vytvořený při zápisu zasedání KD. V této fázi je dokument viditelný pouze sekretářce a slouží zejména pro formální úpravu zápisu ze zasedání. 2. Po stisknutí tohoto tlačítka se uzavře tato úloha a vytvoří se nové úlohy členům KD, kteří mohou zápis připomínkovat. Zbytek tohoto formuláře je již popsán v předešlých částech manuálu. Po ukončení této úlohy musí zápis schválit děkan. Po schválení zápisu děkanem se vytvoří nová úloha pro ostatní členy KD, kteří můžou zápis připomínkovat. Po skončení připomínkování se vytvoří nová úloha Kontrola znění zápisu KD datum sekretářce, viz obr. 22.
Obr. 22 - závěrečná kontrola zápisu
Tento formulář je stejný jako formulář na obr. 20 a slouží zejména k formální úpravě zápisu. Úlohu lze odložit a kdykoliv se k ní zase vrátit. Po dokončení úprav je potřeba kliknout na tlačítko Zveřejnit zápis na web. Po stisknutí tohoto tlačítka se do Alfresca (viz obr. 23) nahraje dokument se zápisem ve formátu pdf, všechny komentáře budou odstraněny, dále se nahraje zápis ve formátu docx i s případnými komentáři. Následně se zápis ve formátu pdf nakopíruje také do speciální složky se zápisy z KD, které se zveřejňují na webu.
Obr. 23 - náhled na nahrané dokumenty v Alfrescu
