Manual Book Depo FITB v.1.0

DEPO FITB  

   

Manual Book Depo FITB v.1.0                        

  Dokumen ini berisi tentang Sekilas tentang Sistem Depo FITB Berikut cara penggunaannya SISFO-FITB @2016 



DEPO FITB



 

SEKILAS  DEPO  FITB  adalah  Sistem  Dashboard/Control  Panel  pangkalan  data  dari  sekumpulan    Modul  Sistem/Aplikasi pengolahan data dilingkungan FITB, saat ini telah tersedia diantaranya Modul Absensi,  Kepegawaian, Borang, Arsip dan Kontak.  Dengan melakukan “Login”, para PNA (Pegawai Tetap, SKPWT dan Asisten Akademik) dan Dosen dapat  mengakses dan menggunakan Depo Data ini.  Modul Absensi dimaksudkan untuk mencatat kehadiran Para Civitas baik PNA maupun Dosen. Adapun  pengaturan Waktu Kerja untuk PNA (Tendik PNS/ITB dan PKWT) sesuai dengan aturan WRSO ITB :   Masuk Pukul : 07.30,  Keluar Pukul : 16.30  Sedang  untuk  Dosen  dan  Asisten  Akademik  diberlakukan  hanya  satu  kali  waktu  pada  satu  hari  tersebut. Untuk cara perekaman, saat ini untuk Para Tendik melalui Mesin FingerScan, sedang untuk  Para  Dosen  dan  Asisten  Akademik  melalui  WEB  Depo  ini  (direkomendasikan  menggunakan  FingerScan).  Dengan  Modul  Absensi  ini  juga  pengajuan  koreksi  kehadiran  dapat  dilakukan  secara  online (optional).  Modul  Kepegawaian,  adalah  sistem  perekaman  data  terkait  data  kepegawaian  PNA  dan  Dosen.  Dengan modul ini, seluruh riwayat pegawai dari biodata hingga penghargaan yang melekat pada PNA  dan Dosen direkam.    Modul Borang dimaksud untuk mengumpulkan file‐file (.doc, .xls, .pdf dll) pendukung kelengkapan  Borang Fakultas, Program Studi Sarjana, Magister dan Doktoral guna kepentingan Akreditasi. Tampilan  disesuaikan dengan Format Borang 3B dari Ban‐PT.  Modul Arsip, kumpulan Dokumen Digital (SK, Surat Tugas, Undangan, Edaran dll hasil Scan .doc, .xls,  .pdf dll) yang berasal dari Rektor, Dekanat dan Para Pihak lainnya.  Modul  Kontak  adalah  shotcut  singkat  kontak  (semacam  kartu  nama)  para  PNA  dan  Dosen  untuk  kepentingan komunikasi.    Dalam penggunaannya, Sistem Depo ini dibagi beberapa hak akses :  1. SuperAdmin;  Pengguna  dengan  hak  akses  tertinggi  dapat  melalukan  segalanya  termasuk  konfigurasi sistem  2. AdminKepeg; Pengguna yang dikhususkan untuk para staf kepegawaian guna memaintenance  modul kepegawaian dan absensi.  3. AdminSisfo; Pengguna yang dikhususkan untuk para staf sisfo guna memaintenance modul  Borang dan Arsip  4. Reguler; Pengguna umum yang hanya diberhak melihat dan memaintenace data pribadi dan  sebagian data umum yang dipublish.    

DEPO FITB



 

URL (alamat) Depo FITB adalah www.depo.fitb.itb.ac.id    Agar  semua  fungsi  didalam  sistem  berfungsi  dengan  baik  direkomendasikan  menggunakan  jendela  browser Mozilla Firefox versi terbaru   

  Gambar 1. Tampilan Utama Halaman Depo FITB  Pada tampilan utama Halaman Depo FITB terdapat subbagian informasi yang sudah langsung dapat  diterima oleh pengguna yakni (sesuai nomor urutan Gambar 2.) :  1. No.1 ; Informasi Jam, hari dan tanggal saat ini dan tempat pengguna melakukan login sekaligus  absen untuk para Dosen dan Asisten Akademik  2. No. 2 ; Menu‐menu umum yang diakses oleh seluruh pengguna, terdiri dari :  a. Home ; Menu untuk kembali ke Halaman utama Depo FITB  b. Sekilas ; Menu yang menyajikan deskripsi sekilas Depo FITB  c. Data Civitas ; Daftar Civitas FITB (Dosen dan PNA) yang terdaftar di Sistem Depo FITB  d. Absensi ; Menu yang menyajikan list perekaman Absen untuk hari bersangkutan untuk  para PNA (Pegawai PNS/ITB, SKPWT dan Asisten Akademik)   e. Agenda ; Berisi daftar agenda kegiatan Fakultas  f. Download ; Berisi unduhan Form seputar koreksi kehadiran  g. Tautan ; Daftar Link Sistem/Web internal dan eksternal FITB yang bisa langsung di klik.    3. No. 3 ; Informasi PNA dan Dosen yang berulang tahun hari ini  4. No. 4 ; Informasi Status Mesin FIngerScan yang tersebar diseluruh Prodi FITB  5. No. 5 ; Informasi 5 orang PNA dengan Absen yang paling cepat  6. No. 6 ; Informasi jumlah Dosen yang telah melakukan Absen  7. No. 7 ; informasi jumlah PNA yang telah melakukan Absen Masuk dan Pulang  8. No. 8 ; Informasi berita seputar ke Fakultasan FITB. 

DEPO FITB



 

  Gambar 2. Subbagian dari Halaman Utama Depo FITB 

LOGIN  Untuk  masuk  lebih  dalam  dan  mendapatkan  informasi  di  Depo  ini,  pengguna  diwajibkan  untuk  melakukan Login. Selain itu, khusus untuk para Dosen dan Asisten Akademik karena untuk perekaman  absen belum melalui FingerScan, Login ini juga berguna atau berfungsi dan wajib dilakukan sebagai  button action agar kehadiran diri Dosen atau Asisten Akademik bersangkutan terekam. Tidak masalah  Dosen atau Asisten Akademik Login berkali‐kali pada hari yang sama untuk mendapatkan informasi,  karena  khusus  untuk  perekaman  kehadiran  sistem  secara  otomotis  menyimpan  data  hanya  saat  pertama kali login pada hari itu.  Untuk Username gunakan NIP/Nopeg (sesuai yang terdaftar di Depo FITB) dan Password defaultnya  ‘123456’ (dapat diganti sendiri setelah berhasil melakukan login). Jika lupa NIP/Nopeg, pengguna (baik  Dosen  maupun  PNA)    dapat  melihat  NIP/Nopeg  dengan  meng‐klik  Menu  “Data  Civitas”,  seperti  tampak pada gamabar berikut :  

  Gambar 3. Tampilan Menu Data Civitas 

DEPO FITB



  Klik menu “Data Civitas” kemudian muncul form daftar civitas, manfaatkan option pencarian untuk  mempersempit pencarian dengan mengisikan jenis civitas atau nama kemudian klik tombol “Cari”.  Jika ditemukan data akan muncul dibawahnya.  PNA/Dosen dapat men‐copy NIP/Nopeg dengan cara men‐select hasil pencarian kemudian di paste‐ kan ke kolom username di form Login.   

MODUL  Jika pengguna sudah berhasil Login, maka Halaman Utama akan menampilkan menu disisi kanan layar  yang  merupakan  bagian  menu  modul  dari  Depo  ini.  Bagi  Para  Dosen  dan  Asisten  Akademik  bisa  langsung Logout kembali jika memang tidak memerlukan explorer lebih jauh menu modul ini (Login  hanya untuk absen).   Menu yang akan tampil mungkin akan berbeda untuk setiap pengguna tetapi pada umumnya sama  karena rata‐rata Para Dosen dan PNA diberi hak akses Reguler (penjelasan lihat bab. Sekilas) 

  Gambar 4. Tampilan Menu Modul Setelah Login  Bagian atas yang ditunjuk anak panah menunjukkan indentitas anda sebagai pengguna disertai foto  menandakan anda berhasil Login. Dibawahnya terpapar list dafta menu modul dengan submenunya.  Anda dapat memanfaatkan menu‐menu modul ini untuk mendapatkan data yang ingin anda dapatkan.   

MENU MODUL UBAH PASSWORD  Untuk mengubah Password anda harus mengklik menu modul “Ubah Password” akan muncul form  tampilan seperti pada gambar dibawah ini.  Anda  diminta  mengisikan  Password  lama,  Password  baru  dan  sekali  lagi  password  baru  untuk  mengubah password kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan perubahan. 

DEPO FITB



 

  Gambar 5. Tampilan Menu Modul Ubah Password 

MENU MODUL ABSENSI  Untuk  melihat  data  kehadiran  anda  pribadi  anda  dapat  masuk  ke  menu  modul  absensi.  Berbeda  dengan  aplikasi  absen  sebelumnya  dengan  modul  ini  anda  bisa  melihat  data  kehadiran  anda  yang  lampau.   Terdapat  3  submenu  di  menu  absensi  ini,  absensi,  form  ketidakhadiran  dan  view  ketidakhadiran.  Hingga  saat  manual  book  ini  dirilis  untuk  submenu  form  ketidakhadiran  dan  view  ketidakhadiran  belum  dipakai  karena  belum  ada  kesepakatan  dengan  Subbag  Kepegawaian.  Submenu  ini  berguna  atau berfungsi untuk mengajukan secara online koreksi kehadiran.  Klik submenu absen pada menu Absensi untuk melihat data absen/kehadiran 

  Gambar 6. Tampilan Menu Modul Absensi  Manfaatkan option pencarian berupa bulan dan tahun untuk lebih mempersempit pencarian, klik  tombol cari untuk melihat hasil. 

DEPO FITB



  MENU MODUL DATA PEGAWAI  Modul Data Pegawai menyajikan Biodata singkat pegawai bersangkutan. 

 

 

  Gambar 7. Tampilan Menu Modul Data Pegawai 

DEPO FITB



  Untuk masuk ke menu modul data pegawai, kli menu Data Pegawai – View Data Pegawai, akan muncul  form seperti tampilan pada gambar 7 diatas.  Data Pegawai ini berisi biodata singkat pegawai diikuti dengan riwayat‐riwayat diantaranya riwayat  pendidikan  dan  lain‐lain  yang  melekat  pada  pegawai  bersangkutan.  Pengguna  (Dosen/PNA)  dapat  menambah  dan  mengurangi  sendiri  data  pegawai  ini  dengan  cara  klik  tombol  tambah  yang  ada  disetiap kotak riwayat untuk menambahkan riwayat atau dengan klik icon edit, hapus dan cetak untuk  mengedit, menghapus dan mencetak per list riwayat. 

  Gambar 8. Petunjuk tambah, edit, hapus dan cetak Riwayat  Pada saat tombol Tambah diklik maka akan muncul form tambah riwayat, isilah semua isian termasuk  file pendukung (excel, pdf, jpg) riwayat kemudian klik tombol Simpan untuk menyimpan penambahan  atau klik tombol Batal untuk membatalkan penambahan. Seperti tampak pada gambar berikut : 

  Gambar 9. Petunjuk simpan atau batal tambah riwayat 

DEPO FITB



  Sedang jika menginginkan output keseluruhan dari biodata yang pegawai miliki dapat mengklik tombol  Print untuk mencetak dan tombol Excel dan PDF untuk mengkonversi ke tampilan output ke Ms.Excel  dan File PDF. Seperti gambar dibawah ini : 

  Gambar 10. Petunjuk cetak dan export ke Excel dan PDF biodata lengkap   Sebagian pengguna diberikan akses (AdminKepeg) untuk bisa mengedit, cetak dan menghapus riwayat  pegawai lain.   

MENU MODUL KONTAK  Modul Kontak adalah inquery singkat berupa kontak seluruh pengguna di Depo FITB yang terdiri dari  Dosen  dan  PNA.  Dari  menu  ini  pengguna  dapat  dengan  mudah  mendapatkan  informasi  Nama,  No  Telpon  dan  Surel  dari  Dosen  dan  Tendik.  Hal  ini  biasa  dilakukan  untuk  keperluan  berkomunikasi  dengan pegawai yang bersangkutan. 

  Gambar 11. Tampilan Modul Kontak  

DEPO FITB



  Manfaatkan option pencarian jenis civitas dan nama kemudian klik tombol Cari untuk mempermudah  dan mepersempit pencarian kontak.   

MENU MODUL BORANG  Modul Borang di Depo ini berfungsi sebagai perekaman file, arsip atau dokumen (Excel, Pdf, Jpg, Doc  dll)  yang  terkait  dengan  kebutuhan  keborangan  untuk  kepentingan  Akreditasi  dll.  Perekaman  ini  ditampilkan  dalam  bentuk  struktur  format  Borang  3B  dari  BAN‐PT  untuk  lebih  menspesikasikan  bahwasan  file‐file  yang  direkam  dan  disimpan  ini  adalah  file  untuk  Bab  dan  Sub  Bab  tertentu  dari  format Borang.  Klik menu Borang  – View Borang kemudian  akan muncul  struktur  format Borang 3B dalam bentuk  hirarki (Bab dan Sub Bab). Klik salah satu Sub Bab maka akan muncul Form di sisi paling kiri ruang  perekaman  dan  menyimpanan  file‐file  pendukung  borang  untuk  Sub  Bab  yang  diklik  tadi.  Tampak  seperti pada gambar dibawah ini : 

  Gambar 12. Tampilan Modul Borang    Jika  sudah  sudah  ada  data  didalam  sub  bab  yang  dimaksud  maka  disisikan  kiri  akan  dimuncul  daftarnya. Dari daftar ini pengguna bisa menambah dan menghapus serta mendownload filenya jika  diinginkan.  Untuk menambah file, Klik tombol Tambah, akan muncul form isian seperti gambar 13 

DEPO FITB



 

  Gambar 13. Tampilan Tambah File Borang  Isilah isian berupa keterangan untuk keterangan file yang adalah file apa, kemudian tanggal sebagai  tanggal diuploadnya file dan browse file yang akan disisipkan dengan menklik tombol Browse untuk  memilih  file  dari  computer.  Terakhir  klik  tombol  Simpan  untuk  menyimpan  penambahan  file  atau  Tombol Batal untuk membatalkan penambahan.   

MENU MODUL ARSIP  Mari kita liat tampilan View dari dari Modul Arsip berikut : 

  Gambar 14. Tampilan View Arsip 

DEPO FITB



  Untuk masuk ke Modul Arsip ini klik menu Arsip – View Arsip. Layar sebelah kiri akan menampilkan  daftar menampilkan koleksi arsip digital hasil scanfile berupa JPG dan PDF dari beberapa Sumber dan  Jenis arsip.  Karena jumlah arsip banyak sehingga sulit dan memakan waktu yang lama untuk membuka lembar  demi lembar arsip, maka untuk itu bisa memfaatkan pencarian dengan mengisikan option berupa jenis  arsip atau dengan memasukkan kata kunci yang  kira‐kira terkandung dalam  arsip yang cari  seperti  misalnya : nama arsip dll.  Jika  sudah  menemukan,  Klik  tombol  Download  yang  berwarna  hijau  untuk  mengunduh  file  yang  diinginkan dan menyimpannya kekomputer pengguna.   

PENUTUP  Dengan telah dirilis dan di publishkannya www.depo.fitb.itb.ac.id ini sudah dipastikan ada beberapa  alias dan domain yang selama ini ada di server FITB dan biasa digunakan para civitas dilingkungan FITB  akan dinon‐aktifkan.  Depo  ini  sendiri  terus  dikembangkan  dengan  menambahkan  modul‐modul  baru  kedalamnya,  diharapkan kedepannya Depo ini menjadi Dashboard atau control panel pusat pengelohan sumber  data di kantor Fakultas FITB.  Untuk kesulitan dan pertanyaan terkait Depo FITB silahkan hubungi SISFO FITB dikantor Fakultas FITB  atau mail ke [email protected]