Manual bij. Managementletters schrijven

Manual bij

Managementletters schrijven

Bijdragen Kriton Learning bv

Voor de productie van de syllabus werd gebruik gemaakt van het programma Help & Manual van EC Software.

3


Inhoudsopgave Hoofdstuk I 1

MANAGEMENTLETTERS SCHRIJVEN

10

EFFICIËNTE ................................................................................................................................... TEKSTOPZET 10 Van COS.......................................................................................................................................................... naar tekstopzet COS......................................................................................................................................................... vereisten Doel ......................................................................................................................................... Publiek ......................................................................................................................................... Tijdstip en frequentie ......................................................................................................................................... Planning ................................................................................................................................... Afspraken................................................................................................................................... Inhoud ......................................................................................................................................... Kernelementen ................................................................................................................................... Complexe................................................................................................................................... problemen Informatieselectie ......................................................................................................................................... Perspectief................................................................................................................................... van het management Perspectief................................................................................................................................... van de organisatie Afspraken................................................................................................................................... met het management Belang van................................................................................................................................... de bevinding Kracht van................................................................................................................................... de oplossing Rapportagevoorschriften ................................................................................................................................... Wie heeft ................................................................................................................................... het probleem? Status van................................................................................................................................... het probleem Proces ................................................................................................................................... Toegevoegde ......................................................................................................................................... waarde Lengte ......................................................................................................................................... Componenten ......................................................................................................................................................... van de managementletter Adres, datum ......................................................................................................................................... en aanhef Inleiding, inhoudsopgave ......................................................................................................................................... Managementsamenvatting ......................................................................................................................................... Controlebevindingen ......................................................................................................................................... Follow up eerdere ......................................................................................................................................... bevindingen Afsluiting en ......................................................................................................................................... ondertekening Bevindingen .......................................................................................................................................................... logisch indelen Mogelijke ......................................................................................................................................................... structuur ML Indelingsprincipes ......................................................................................................................................................... De thematische ......................................................................................................................................... indeling De chronologische ......................................................................................................................................... indeling De geografische ......................................................................................................................................... indeling De methodische ......................................................................................................................................... indeling De vier indelingsprincipes ......................................................................................................................................... naast elkaar Normen ......................................................................................................................................................... voor indelingen Gebruik maar ......................................................................................................................................... één indelingsprincipe per niveau Laat de titels ......................................................................................................................................... elkaar niet overlappen Maak de titels ......................................................................................................................................... van gelijke rang Maak de indeling ......................................................................................................................................... compleet Maak de indeling ......................................................................................................................................... niet overcompleet Wanneer ......................................................................................................................................................... gaat indelen vaak mis? Samenvatten .......................................................................................................................................................... inleiden afsluiten Samenvatten ......................................................................................................................................................... Wat is een ......................................................................................................................................... samenvatting? Vermeld de......................................................................................................................................... verbeteringen ten opzichte van vorig jaar Pas op met......................................................................................................................................... adviezen aan de top van grote organisaties

11 11 12 13 13 14 14 14 15 16 16 17 17 17 18 18 18 19 20 21 21 22 22 22 23 23 23 24 24 24 25 25 25 26 26 26 27 27 27 28 28 28 29 29 29 30 30 31 31

Kriton Learning

4


Schrijf de managementsamenvatting ......................................................................................................................................... voor de top Inleiden ......................................................................................................................................................... De standaard ......................................................................................................................................... onderdelen Wanneer afwijken ......................................................................................................................................... van de standaard inleiding? Afsluiten ......................................................................................................................................................... Tips voor afsluiten ......................................................................................................................................... Maak duidelijk ......................................................................................................................................... waar het stopt Presentatievorm .......................................................................................................................................................... kiezen Gebruikelijke ......................................................................................................................................................... presentatievormen Briefvorm ......................................................................................................................................... Rapportvorm ......................................................................................................................................... Powerpoint......................................................................................................................................... Tabelvorm ......................................................................................................................................... Multimediapresentatie ......................................................................................................................................... Bijzondere ......................................................................................................................................................... presentatievormen

2

LEZERGERICHTE ................................................................................................................................... BEVINDINGEN 36 Van dossier .......................................................................................................................................................... naar managementletter Controlevastleggingen ......................................................................................................................................................... Overige ......................................................................................................................................................... vastleggingen Ingrediënten .......................................................................................................................................................... herkennen Signaleringen: ......................................................................................................................................................... problemen, risico’s of oorzaken Incomplete ......................................................................................................................................................... bevindingen Complete ......................................................................................................................................................... bevindingen Hoe ......................................................................................................................................................... vind je de oorzaken en de gevolgen? Hoe vind je......................................................................................................................................... de ongewenste gevolgen? Hoe vind je......................................................................................................................................... de oorzaken? Controleer ......................................................................................................................................................... de causale keten van bevindingen Is de oorzaak ......................................................................................................................................... aangegeven? Weet je de ......................................................................................................................................... oorzaak van de oorzaak? Relevante .......................................................................................................................................................... informatie geven Welke ......................................................................................................................................................... informatie is nodig? Ga uit van het advies Wanneer ......................................................................................................................................................... is toelichting nodig? Wat ......................................................................................................................................................... is het voorkennisniveau van de klant? Valkuilen ......................................................................................................................................................... bij het geven van toelichtingen Overtuigend .......................................................................................................................................................... adviseren Ga duidelijk ......................................................................................................................................................... in op de risico’s (de gevolgen) Ga in......................................................................................................................................................... op de oorzaken van problemen Bij een eenmanszaak ......................................................................................................................................... Bij een grote ......................................................................................................................................... organisatie Analyseer ......................................................................................................................................................... de causale keten Causale keten ......................................................................................................................................... van gevolgen Causale keten ......................................................................................................................................... van oorzaken Laat ......................................................................................................................................................... je advies aansluiten bij de oorzaak Ik vind dat een ......................................................................................................................................... goed advies Ik vind dat ......................................................................................................................................... een slecht advies Overtuig ......................................................................................................................................................... de klant: schuif in de causale keten Accent verschuiven ......................................................................................................................................... Accentverschuiving ......................................................................................................................................... naar een hogere oorzaak Het advies................................................................................................................................... verandert mee omhoog Wanneer is ................................................................................................................................... verschuiving omhoog zinvol? Wanneer is ................................................................................................................................... verschuiving omhoog niet zinvol? Accentverschuiving ......................................................................................................................................... naar lagere gevolgen Het advies................................................................................................................................... verandert mee omlaag Wanneer is ................................................................................................................................... verschuiving omlaag zinvol? Wanneer is ................................................................................................................................... verschuiving omlaag niet zinvol? Overzicht ......................................................................................................................................................... accentverschuiving

3

31 31 32 32 32 32 33 33 33 33 34 34 35 35 35

36 37 37 38 38 38 39 39 39 40 40 40 41 41 41 42 42 42 42 43 43 43 44 44 44 45 45 46 46 46 47 47 47 47 48 48 48 48 48 49

TOEGANKELIJK ................................................................................................................................... BETOOG 49 Duidelijk.......................................................................................................................................................... verwijzen

50

Kriton Learning

5


Mannelijk, ......................................................................................................................................................... vrouwelijk of onzijdig Verwijswoorden ......................................................................................................................................... voor dummies Overzicht van ......................................................................................................................................... verwijswoorden Enkelvoud ......................................................................................................................................................... of meervoud in verwijswoorden Verwijzen ......................................................................................................................................................... naar personen of zaken Adequaat.......................................................................................................................................................... opsommen Maak......................................................................................................................................................... een duidelijke, concrete kopzin Formuleer ......................................................................................................................................................... de leden van de opsomming identiek Maak......................................................................................................................................................... opsomming met vergelijkbare onderdelen Maak......................................................................................................................................................... de onderdelen van de opsomming niet te lang Maak......................................................................................................................................................... in opsommingen niet te lange toelichtingen Maak......................................................................................................................................................... de opsomming compleet Maak......................................................................................................................................................... korte opsommingen correct Maak......................................................................................................................................................... lange opsommingen correct Gebruik ......................................................................................................................................................... opsommingstekens Zet leden ......................................................................................................................................................... opsomming in een logische volgorde Zinnen aan .......................................................................................................................................................... elkaar knopen Maak......................................................................................................................................................... soepele overgangen Hanteer ......................................................................................................................................................... verbindingswoorden Opsommend ......................................................................................................................................... verband Tegenstellend ......................................................................................................................................... verband Procesbeschrijvend ......................................................................................................................................... verband Tijdsverband ......................................................................................................................................... Causaal verband ......................................................................................................................................... Toelichtend......................................................................................................................................... verband Concluderend ......................................................................................................................................... verband Samenvattend ......................................................................................................................................... verband Omdat ......................................................................................................................................................... of doordat Overzichtelijke .......................................................................................................................................................... alinea's maken Gebruik ......................................................................................................................................................... goede subkopjes Gebruik ......................................................................................................................................................... voorkeurplaatsen

4

50 50 51 51 52 52 53 53 53 53 54 54 54 55 55 55 55 55 56 56 57 57 57 57 57 58 58 58 59 59 59

AANTREKKELIJKE ................................................................................................................................... FORMULERING 59 Concrete.......................................................................................................................................................... zinnen schrijven Bedoeld ......................................................................................................................................................... of onbedoeld vaag Slag om de......................................................................................................................................... arm Pijnlijk of ontactisch ......................................................................................................................................... Vage telegramstijl ......................................................................................................................................... Naamwoordstijl ......................................................................................................................................................... Hoe werkt dat, ......................................................................................................................................... naamwoordstijl? Hoe naamwoordstijl ......................................................................................................................................... herschrijven? Wees voorzichtig ......................................................................................................................................... met m.b.t. Taal van .......................................................................................................................................................... de lezer gebruiken Wees ......................................................................................................................................................... kritisch op jargon Gevaarlijk ......................................................................................................................................................... jargon Bedenk ......................................................................................................................................................... zo nodig synoniemen Wissel ......................................................................................................................................................... niet af in kernbegrippen Typische ......................................................................................................................................................... accountantstermen Vermijd paraplutermen ......................................................................................................................................... Pas op met......................................................................................................................................... voorzetselconstructies Vermijd onnodige ......................................................................................................................................... vulwoorden Verwar vulwoorden ......................................................................................................................................... niet met signaalwoorden Kiezen voor .......................................................................................................................................................... actief of passief Gebruik ......................................................................................................................................................... passief om het perspectief te manipuleren Gebruik ......................................................................................................................................................... de passiveringstruc Vermijd ......................................................................................................................................................... niet-functionele passieven Van ......................................................................................................................................................... zeer passief naar actief Informatie .......................................................................................................................................................... doseren Tangconstructies .........................................................................................................................................................

60 60 60 61 61 61 62 62 62 63 63 63 64 64 64 65 65 65 65 66 66 66 67 67 68 68

Kriton Learning

6


Lange ......................................................................................................................................................... aanloop

5

68

UITSTRALING ................................................................................................................................... EN TOON 69 Formuleren .......................................................................................................................................................... met rechte rug Schrijf ......................................................................................................................................................... niet te directief Laat ......................................................................................................................................................... in de tekst geen frustraties doorklinken Schrijf ......................................................................................................................................................... niet te voorzichtig Professioneel .......................................................................................................................................................... schrijven Een ......................................................................................................................................................... eigentijds imago uitstralen Herschrijf ......................................................................................................................................................... ouderwetse taal Onnodig ......................................................................................................................................................... formele termen A ......................................................................................................................................... B ......................................................................................................................................... C ......................................................................................................................................... D ......................................................................................................................................... E ......................................................................................................................................... G ......................................................................................................................................... H ......................................................................................................................................... I ......................................................................................................................................... J ......................................................................................................................................... K ......................................................................................................................................... L ......................................................................................................................................... M ......................................................................................................................................... N ......................................................................................................................................... O ......................................................................................................................................... P ......................................................................................................................................... R ......................................................................................................................................... S ......................................................................................................................................... T ......................................................................................................................................... U ......................................................................................................................................... V ......................................................................................................................................... W ......................................................................................................................................... Z ......................................................................................................................................... Wees ......................................................................................................................................................... niet te hedendaags Schrijf ......................................................................................................................................................... bij voorkeur neutraal Schrijf niet ......................................................................................................................................... te formeel Schrijf niet ......................................................................................................................................... te informeel Hoe herken......................................................................................................................................... je informeel taalgebruik? Formuleren .......................................................................................................................................................... met respect Onbedoelde ......................................................................................................................................................... vaagheid Stijlbreuk ......................................................................................................................................................... Taalfouten ......................................................................................................................................................... Onnadenkendheid ......................................................................................................................................................... De lezer .......................................................................................................................................................... aanspreken Schrijf ......................................................................................................................................................... geen wij maar schrijf u Noem ......................................................................................................................................................... de lezer zo weinig mogelijk bij slecht nieuws Spreek ......................................................................................................................................................... de lezer aan bij positieve zaken Accountantsperspectief ......................................................................................................................................................... Hoe komt.......................................................................................................................................................... mijn tekst over? Ga bewust ......................................................................................................................................................... om met de vier boodschappen Kies ......................................................................................................................................................... het juiste accent bij weerstand Hoe ......................................................................................................................................................... komt mijn tekst over - voorbeelden Referentieel ......................................................................................................................................... Geen aansluiting ................................................................................................................................... bij de lezer Geen onderscheid ................................................................................................................................... tussen feiten en meningen Appellerend......................................................................................................................................... Onduidelijk................................................................................................................................... appèl Appèl geformuleerd ................................................................................................................................... als constatering Expressief .........................................................................................................................................

70 70 70 70 71 71 71 72 72 72 73 73 74 74 74 74 75 75 75 75 76 76 76 76 77 77 77 77 78 78 78 79 79 79 79 80 80 80 80 81 81 81 81 82 82 82 83 83 83 84 84 84 85 85 85 86

Kriton Learning

7


In de tekst................................................................................................................................... geventileerde betutteling In de tekst................................................................................................................................... geventileerde irritatie Relationeel......................................................................................................................................... Te veel ondergedrag ................................................................................................................................... Te veel bovengedrag ...................................................................................................................................

86 86 87 87 87

Kriton Learning

Voorwoord

Hoofdstuk

I


1

10

MANAGEMENTLETTERS SCHRIJVEN Deze syllabus is speciaal gericht op het schrijven van managementletters. Dat zijn lastige teksten, want daarin moet je opdrachtgevers onvolkomenheden melden, slecht nieuws. En daar zit de opdrachtgever niet altijd op te wachten. Bovendien, welke punten neem je wel op en welke niet? Sluit de inhoud wel aan bij de (vernieuwde) regelgeving? Wat doe ik met zaken van vorig jaar die niet zijn opgevolgd? Het doel van dit cursusprogramma is allereerst dat je inziet wat een goede managementletter is en welke aspecten die kwaliteit bepalen. En vervolgens dat je met die verschillende aspecten oefent totdat je het begrijpt en beheerst. Achtergrondinformatie en uitleg vind je in deze syllabus. Het doel van dit cursusprogramma is dus niet het vergroten van je kennis van vaktechniek en weten regelgeving. Maar weten regelgeving nemen wel een steeds prominentere plaats in het beroep in en daarmee ook in rapportages – waaronder managementletters. Daarom ontkomen wij er niet aan om verwijzingen op te nemen naar die weten regelgeving, standaarden en beroepsvoorschriften. Want die bepalen mede de inhoud van managementletters. In die verwijzingen hebben wij overigens zoveel mogelijk de terminologie van die regelgeving gehanteerd. De syllabus bevat de volgende hoofdstukken.

EFFICIËNTE TEKSTOPZET LEZERGERICHTE BEVINDINGEN TOEGANKELIJK BETOOG AANTREKKELIJKE FORMULERING UITSTRALING EN TOON De hoofdstukken zijn in hoofdletters weergegeven. Ze corresponderen met de onderdelen uit het oefenprogramma. Zie daarvoor ook de zonnebloem uit het oefenprogramma. Voor meer uitleg over het programma, klik op de volgende link: Hoe leer ik met dit programma?

1.1

EFFICIËNTE TEKSTOPZET Hoe schrijf je snel een goede managementletter? Helaas, een managementletter van hoge kwaliteit met bevindingen waar de opdrachtgever wat aan heeft, schrijft niemand snel. Want de accountant moet tijdens het schrijven op erg veel zaken tegelijk letten. Hij / zij vraagt zich af: wat moet ik erin opnemen, is alles vaktechnisch in orde, heb ik de situatie bij de opdrachtgever goed in beeld? Maar ook: is de tekst van voldoende kwaliteit en overtuig ik hiermee de opdrachtgever? Aan een goede managementletter is dus veel denkwerk vooraf gegaan. Daarom een reeks tips. Deze vind je in de volgende onderdelen. Van COS naar tekstopzet Bevindingen logisch indelen

Kriton-Learning


11

Presentatievorm kiezen Samenvatten, inleiden, afsluiten

1.1.1

Van COS naar tekstopzet De Controle- en Overige Standaarden, (COS, gepubliceerd door het NIvRA dat nu NBA heet) schrijven voor hoe de accountantscontrole, maar ook andere door accountants uit te voeren opdrachten, moet worden uitgevoerd. Ook gebieden de COS dat uitkomsten van de controlewerkzaamheden aan de opdrachtgever worden gerapporteerd. De COS geven in verschillende hoofdstukken richtlijnen voor de communicatie met de opdrachtgever. COS 260 over “Communicatie met degenen belast met governance” is volledig gewijd aan communicatie en speelt, wat communicatie betreft, een centrale rol. Die communicatie bestaat niet alleen uit het melden van tekortkomingen in bijvoorbeeld de interne beheersing of de verslaggeving. De werkzaamheden bieden namelijk ook mogelijkheden om te komen tot waardevolle inzichten over de bedrijfsvoering. Veel opdrachtgevers verwachten ook dat de accountant aandacht besteedt aan die inzichten over de bedrijfsvoering. Het is in hun ogen de toegevoegde waarde van de accountantscontrole. Tip: zoek eens in bijvoorbeeld de NIvRA-bibliotheek of de vaktechnische bibliotheek van jouw kantoor naar boeken en artikelen die specifiek in gaan op het verzamelen van en rapporteren over inzichten over de bedrijfsvoering. Het schrijven van een managementletter kun je beschouwen als een proces, waarin een aantal onmisbare stappen moet worden doorlopen. Niet alleen je schrijfvaardigheid speelt een rol bij de efficiëntie van dat proces. Kennis van de controlefilosofie, de controlerichtlijnen en professionele oordeelsvorming stellen je in staat om hoofd- en bijzaken te scheiden. Vaktechniek en de COS staan dus aan de basis van een efficiënte tekstopzet. Dit onderdeel is verder verdeeld in de volgende aandachtsgebieden. COS vereisten Componenten van de managementletter

1.1.1.1

COS vereisten

In de COS vind je onder meer standaarden voor communicatie over controleaangelegenheden. In COS 265 (9) is te lezen: De accountant dient significante tekortkomingen in de interne beheersing die hij tijdens de controle heeft onderkend, tijdig schriftelijk aan degenen belast met governance te communiceren. Significante bevindingen moeten dus schriftelijk gemeld worden (hierboven hebben we daarom dat woord in vet gezet). Vaak zal dat gebeuren in de managementletter, maar strikt genomen mag dat ook in een andere tekst; de COS doet daar geen uitspraak over. De meeste accountants(organisaties) geven de voorkeur aan een managementletter als schriftelijke rapportage aan het management over de uitkomsten van de controle. De

Kriton-Learning

12


managementletter kan elk onderwerp bevatten waarover de accountant schriftelijk wil rapporteren, inclusief inzichten over de bedrijfsvoering. Zie bijvoorbeeld het NIvRA Studierapport 31 "Management letter en accountantsverslag; communicatie door accountants nader belicht". Ook de communicatie met degenen belast met governance zal vaak de vorm van een schriftelijke rapportage hebben. Deze rapportage wordt specifiek afgestemd op de behoeften van degenen belast met governance en kan overeenkomsten vertonen met de managementletter. In Nederland hebben we bovendien te maken met het wettelijk voorgeschreven accountantsverslag. Schriftelijke rapportages door de accountant moeten in de eerste plaats voldoen aan de regelgeving op dat punt. Toch laten voorschriften en standaarden nadrukkelijk ruimte voor een stijl die is toegespitst op de individuele omstandigheden van een opdracht. Deze kan worden beïnvloed door afspraken die daarover met degenen belast met governance zijn gemaakt, maar ook door afspraken die gelden voor "referred" opdrachten. Daarnaast bepaalt het beoogde doel van de managementletter ook - tenminste voor een deel - de presentatievorm. Hanteer de volgende algemene richtlijnen voor managementletters. · Zorg ervoor dat managementletters adviezen bevatten die: · helder en concreet zijn; · praktisch, relevant en constructief zijn. · Zorg er ook voor dat de communicatie: · tijdig plaatsvindt; · ingaat op de aard en de oorzaken van gesignaleerde problemen. · Benoem waar mogelijk de haalbaarheid en de voordelen van het opvolgen van de adviezen. De volgende elementen spelen een rol. Doel Publiek Tijdstip en frequentie Inhoud Informatieselectie Toegevoegde waarde Lengte 1.1.1.1.1 Doel

Het is een hele kunst om het evenwicht te vinden tussen wat je verplicht bent om te rapporteren en wat je verder graag aan je opdrachtgever wilt meedelen. Soms vindt een opdrachtgever jouw mening over de bedrijfsvoering belangrijker dan strenge opmerkingen over de interne beheersing. Jij hoeft het daar niet mee eens te zijn, maar het is wel goed om je ervan bewust te zijn. Je moet dus twee zaken goed in de gaten houden: · wat is het doel van je rapportage; · wat verwacht je opdrachtgever ervan? Kwaliteit en acceptatie bepalen de effectiviteit van je rapportage. Een effectieve

Kriton-Learning


13

managementletter voldoet aan de uitgangspunten van de controlestandaarden en wordt door de opdrachtgever geaccepteerd en opgevolgd. 1.1.1.1.2 Publiek

De COS besteden in meerderde hoofdstukken aandacht aan de verplichte communicatie met degenen belast met governance over vastgestelde tekortkomingen in de interne beheersing, naleving van weten regelgeving of de verslaggeving.

De kwaliteit van de schriftelijke rapportages is erg belangrijk, omdat deze van invloed is op de perceptie van de kwaliteit van de dienstverlening door de accountant. Dit is niet alleen relevant voor de relatie met de opdrachtgever. Soms worden managementletters in bredere kring verspreid (bankiers, toezichthouders, leden) of is sprake van een openbaar document (overheid). Behalve de kwaliteitsperceptie kunnen hierbij ook andere factoren een rol spelen, zoals juridische. Dan gaat het er niet om zo juridisch mogelijk te schrijven, maar om vooral zo precies mogelijk te schrijven. 1.1.1.1.3 Tijdstip en frequentie

Elke boodschap heeft zijn timing. Een belangrijke mededeling kan sterk aan kracht winnen als die met de juiste timing wordt gecommuniceerd. Het tegengestelde is ook waar. Het is moeilijk om het belang van een aanbeveling gezaghebbend te benadrukken als de constatering maanden eerder plaatsvond. In COS 260 A40 en A41 wordt aan de timing van de communicatie uitgebreid aandacht besteed. Sla deze paragrafen daar eens op na. Van belang is dus: je planning. Daarnaast worden tijdstip en frequentie bepaald door gemaakte afspraken en geldende voorschriften. Zie hiervoor ook de volgende paragrafen. Planning Afspraken en voorschriften

Kriton-Learning

14


1.1.1.1.3.1 Planning

Zorg ervoor dat je de communicatie met degenen met governance goed plant. Dit betreft niet alleen de identificatie vooraf van onderwerpen die het management belangrijk vindt. Ook het systematisch verzamelen, bewerken, analyseren en documenteren van gegevens tijdens de controle met het oog op de latere rapportage vraagt een gedegen planning. Daarna vergen het selecteren en structureren van de inhoud van de managementletter, gevolgd door het schrijven en de kwaliteitscontrole de nodige tijd. Soms is het noodzakelijk om aanvullend onderzoek te doen of collega's te consulteren. Tenslotte moet de presentatie van de managementletter worden voorbereid en heb je misschien visuele hulpmiddelen nodig ter ondersteuning van je verhaal. Hierbij moet je jezelf steeds afvragen: welk doel wil ik met de managementletter bereiken, sluit dit aan op het perspectief van de opdrachtgever, is mijn rapportage relevant en betekenisvol, welke toegevoegde waarde of kansen presenteer ik? Een slechte planning leidt tot tijdgebrek of vertraging. Door tijdgebrek kom je aan het beantwoorden van de hiervoor gestelde vragen niet toe. Door vertraging verliest je rapportage aan geloofwaardigheid. In beide gevallen doe je afbreuk aan de effectiviteit van de managementletter. 1.1.1.1.3.2 Afspraken

Tijdstip en frequentie van de managementletter hangen onder meer af van de afspraken die je daarover maakt met degenen belast met goverance. Daarbij kunnen externe voorschriften een rol spelen, maar ook groepsvoorschriften of de periodiciteit van overleg met degenen belast met governance. Het is mogelijk om over de verschillende stadia van de controle afzonderlijk te rapporteren (de planningsactiviteiten, de uitvoering van de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole). De aard, gevoeligheid en betekenis van controlebevindingen zelf kunnen aanleiding vormen om van een overeengekomen rapportageschema af te wijken. In sommige gevallen zul je direct over moeten gaan tot een mondelinge rapportage, die vaak later gevolgd worden door een verslag, rapport of brief. Dergelijke omstandigheden ontstaan met name, maar niet uitsluitend, in gevallen van het vermoeden van fraude en het niet naleven van weten regelgeving. Deze onderwerpen, inclusief aanwijzingen inzake de wijze en timing van de communicatie, worden behandeld in COS 240 en COS 250. De afspraken omvatten bij voorkeur ook de presentatievorm van de rapportage. 1.1.1.1.4 Inhoud

De COS geven niet voor alle specifieke gevallen aan waaraan de inhoud van de accountantsrapportage moet voldoen. Wel wordt er een aantal specifieke omstandigheden behandeld die bijzondere aandacht vereisen in de, al dan niet schriftelijke, communicatie tussen accountant en opdrachtgever, naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. · Het vermoeden van fraude en het niet naleven van weten regelgeving vormen dergelijke omstandigheden. · Daarnaast schrijft COS 265 voor dat de accountant onderkende significante tekortkomingen in de interne beheersing schriftelijk dient te rapporteren. In de COS wordt duidelijk gemaakt wat de doelstelling van de rapportage is (zie COS vereisten). Die doelstelling bepaalt in belangrijke mate de inhoud, maar ook de presentatievorm. Dit betekent ook dat de nadruk kan liggen op één kernelement.

Kriton-Learning

15


Als er geen bevindingen zijn, dan is het logisch om dat als zodanig te rapporteren. Hoe kom je tot die inhoud? · Verzamel het materiaal voor de managementletter gedurende de controlewerkzaamheden. · Houd daarbij al zoveel als mogelijk rekening met de manier waarop je zult gaan rapporteren. · Maak daarover in het controleteam dan ook duidelijke afspraken. Vaak zul je meerdere observaties hebben van tekortkomingen, risico's, probleemgebieden en verbetermogelijkheden bij een organisatie. Deze hoeven niet allemaal even belangrijk te zijn en soms kunnen eenvoudige maatregelen een oplossing bieden. Vraag je dan af of een probleem belangrijk genoeg is om op te nemen, uiteraard rekening houdend met de verplichte rapportage van de genoemde significante tekortkomingen in de interne beheersing. Let op: ook een simpele oplossing voor een minder belangrijk probleem kan waarde aan je managementletter toevoegen. Zie het volgende voor meer informatie over de inhoud. Kernelementen Complexe problemen

1.1.1.1.4.1 Kernelementen

In het algemeen onderscheiden we, mede op grond van de in COS 260 genoemde aangelegenheden die gecommuniceerd moeten worden, de volgende kernelementen van de inhoud: · · · · · · · · · · ·

opdracht; verantwoordelijkheden; reikwijdte en timing; onafhankelijkheid; interne beheersing; verslaggeving; fraude; naleving van weten regelgeving; geautomatiseerde gegevensverwerking; niet gecorrigeerde fouten; inzichten over bedrijfsvoering.

Hieraan kan nog worden toegevoegd de verplichte informatie op grond van beroepsreglementering, een toezichtsregime of een code voor goed bestuur (governance). Fiscale adviezen en beschouwingen worden bij voorkeur niet in de managementletter opgenomen. Voor wat betreft de geautomatiseerde gegevensverwerking geldt het volgende. Artikel 2BW 393 lid 4 luidt: ‘De accountant brengt omtrent zijn onderzoek verslag uit aan de raad van commissarissen en aan het bestuur. Hij maakt daarbij ten minste melding van zijn

Kriton-Learning


16

bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.’ Dit is de enige algemeen geldende wettelijke bepaling voor de rapportage over controlebevindingen. Deze bepaling is in het Burgerlijk Wetboek opgenomen naar aanleiding van de invoering in 1993 van Wet Computercriminaliteit. Volgens Audit Alert 1 van het NIvRA uit maart 1993 is, gezien de memorie van antwoord in de Eerste Kamer van de Minister van Justitie, met deze bepaling bedoeld dat alleen wanneer de accountant opmerkingen heeft over de geautomatiseerde gegevensverwerking, hij daarvan melding maakt in zijn verslag aan de directie en Raad van Commissarissen. De doelstelling ‘continuïteit van geautomatiseerde gegevensverwerking’ behoort niet zonder meer tot de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole. Voor het oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening is een specifiek onderzoek naar de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking niet noodzakelijk. Toch is het steeds minder goed denkbaar dat de accountant in het kader van de jaarrekeningcontrole aan dit aspect geen specfieke aandacht schenkt en geen controlebevindingen heeft. Dit geldt natuurlijk vooral als de continuïteit van de bedrijfsuitoefening afhankelijk is van de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

1.1.1.1.4.2 Complexe problemen

Als sprake is van complexe problemen die een meer gedetailleerde uitwerking vragen, geven de volgende voorbeelden aan wat je in de managementletter zou kunnen opnemen: · alternatieve oplossingen die overwogen kunnen worden; · een kosten/baten analyse van alternatieve oplossingen; · een indicatie van de kennis die noodzakelijk is om een probleem te analyseren en een beslissing te nemen; · zaken die de goedkeuring of uitvoering van voor de hand liggende oplossingen in de weg staan; · de richting waarin de organisatie zou moeten ontwikkelen om de problemen te voorkomen. 1.1.1.1.5 Informatieselectie

Tijdens de controleopdracht verkrijg je uitgebreide kennis van de organisatie en zijn omgeving. Met name COS 315 verplicht je om inzicht te verwerven in de entiteit en haar omgeving, met inbegrip van haar interne beheersing. Hoe beter je kennis van de organisatie is, hoe groter de mogelijkheden zijn om een effectieve managementletter te schrijven. Bij de selectie van onderwerpen voor de managementletter moet je rekening houden met: Perspectief van het management; Perspectief van de organisatie. Verder spelen een rol: Afspraken met het management; Rapportagevoorschriften; Belang van de bevinding; Kracht van de oplossing. Andere overwegingen bij het maken van je selectie zijn: Wie heeft het probleem?

Kriton-Learning

17


De status van het probleem. Tenslotte ga je na welke informatie je per onderwerp gaat opnemen in je brief. Deze informatie ontleen je aan het contreoledossier en moet de opdrachtgever een duidelijk beeld geven van de probleemstelling, de oorzaak, het gevolg en de aanbeveling. Daarbij selecteer je de informatie "waardevrij" volgens een vast proces.

1.1.1.1.5.1 Perspectief van het management

Je kennis van de organisatie betreft bijvoorbeeld de context waarin de activiteiten plaatsvinden en beslissingen worden genomen. Je krijgt inzicht in de doelstellingen en drijfveren van het management en de daarmee samenhangende behoeften. Om je in het perspectief van het management te kunnen verplaatsen moet je een goed beeld hebben van hun: · achtergrond; · ervaring; · beperkingen; · motivatie; · incentives; · cultuur. 1.1.1.1.5.2 Perspectief van de organisatie

Op grond van de verplichtingen uit COS 315 heb je kennis van de inrichting van de organisatie, zoals de structuur, de processen en de systemen en de omgeving waarin de organisatie opereert. Elke organisatie maakt bij de inrichting ervan en bij het uitvoeren van activiteiten keuzes uit beperkt beschikbare middelen. Daarbij worden prioriteiten gesteld. Om vanuit het perspectief van de organisatie te kunnen redeneren, moet je inzicht hebben in: · de strategie; · het ontwikkelstadium; · de kansen en de bedreigingen; · omgevingsfactoren. 1.1.1.1.5.3 Afspraken met het management

Voor een goede planning van de controle- en rapportageactiviteiten is het noodzakelijk om in een vroeg stadium afspraken te maken met het management over onderwerpen waarover je in ieder geval gaat rapporteren. Deze onderwerpen kunnen worden benoemd door bijvoorbeeld: · groepsaccountant; · toezichthouder; · moedermaatschappij; · overheid; · beroepsorganisatie.

Kriton-Learning

18


1.1.1.1.5.4 Belang van de bevinding

Niet alle bevindingen zijn even belangrijk om te rapporteren. Maar soms moet je ook minder belangrijke bevindingen rapporteren omdat bijvoorbeeld de beroepsregels dat voorschrijven. In je tekst zal het belang op de goede manier tot uitdrukking moeten komen. Factoren die daarbij een rol spelen zijn: Subjectief Objectief

Het belang zoals dat wordt ervaren door de opdrachtgever Het belang gemeten naar algemeen aanvaarde maatstaven

Conform COS 265 hoeven bevindingen met een kwalitatief karakter, zoals de mogelijke gevolgen van significante tekortkomingen in de interne beheersing, overigens niet te worden gekwantificeerd. 1.1.1.1.5.5 Kracht van de oplossing

Om effectief te zijn moet je aanbeveling aansluiten op de behoeften en zorgen van de opdrachtgever. Sommige aanbevelingen lijken voor jou misschien erg voor de hand liggend, maar zijn 'eye openers' voor het management. Vaak zul je merken dat de waarnemingen tijdens de controlewerkzaamheden jou bij uitstek in staat stellen om door te dringen tot de kern van een probleem en de oorzaak te achterhalen. Voorkom dat problemen worden uitvergroot en concentreer je op de oplossing. Houd rekening met de mogelijkheden van het management en de organisatie. Als niet direct een oplossing voor handen is, geef dan aan wat er moet gebeuren om wel tot een oplossing te kunnen komen. Hoe concreter en realistischer de aanbeveling, hoe meer het management deze zal waarderen. 1.1.1.1.5.6 Rapportagevoorschriften

De algemene rapportagevoorschriften vind je onder meer in de controle- en overige standaarden (COS) en in eigen handboeken voor de beroepsuitoefening, die veel kantoren hanteren. In het Burgerlijk Wetboek is de verplichte rapportage over de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking geregeld. Voor Nederlandse beursgenoteerde ondernemingen, onafhankelijk van de sector waarin zij opereren, bestaat de Nederlandsche Corporate Goveranance Code (“Tabaksblat”). Voor veel sectoren bestaan daarnaast tegenwoordig meer specifieke richtlijnen, die vaak verband houden met het uitoefenen van toezicht. Je kunt daarbij denken aan de de Code Banken, de Basel- en Solvency- regelgeving of het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten.

Kriton-Learning

19


De voorgeschreven rapportage gaat meestal over de reikwijdte van de controle, geconstateerde tekortkomingen, governance en de onafhankelijkheid van de accountant. Deels rapporteer je hierover vooral in de managementletter, deels vooral in het accountantsverslag. Ook een verplichte rapportage moet effectief zijn. Laat je niet te makkelijk verleiden om standaardformats en -teksten te gebruiken als dit niet verplicht is. Ook een verplichte rapportage moet effectief zijn. Laat je niet te makkelijk verleiden om standaardformats en -teksten te gebruiken als dit niet verplicht is. 1.1.1.1.5.7 Wie heeft het probleem?

Problemen hebben vaak een eigenaar, dat wil zeggen dat de verantwoordelijkheid voor het oplossen ervan bij een orgaan of functionaris ligt. Professionele oordeelsvorming is nodig als niet duidelijk om wie het gaat. Het onderkennen van een probleemeigenaar is niet hetzelfde als vaststellen wie het probleem heeft veroorzaakt. In de managementletter mag hierover geen verwarring ontstaan. Verschil tussen de probleemeigenaar en degene aan wie je rapporteert, ontstaat bijvoorbeeld bij opdrachten die meerdere deelnemingen, vestigingen, diensten of sectoren betreffen. Neem het volgende in aanmerking over de probleemeigenaar als je bevindingen rapporteert: · weet wie het is; · hou rekening met zijn positie en mogelijkheden; · wat is je verantwoordelijkheid in relatie tot hem; · wie is je opdrachtgever · stem eerst met hem af als je aan een ander rapporteert; · hou rekening met gevoeligheden; · stel eventueel een afzonderlijke, meer gedetailleerde rapportage voor hem op.

Kriton-Learning

20


1.1.1.1.5.8 Status van het probleem

Voor de communicatie met degenen belast met governance is de status van het probleem van belang. Voorafgaande aan de rapportage moet een bevinding altijd worden afgestemd met de verantwoordelijke functionaris bij een opdrachtgever. Je stelt vast dat de jouw bekende feiten correct zijn, je conclusies goed zijn onderbouwd en dat alle relevante factoren bij de probleemanalyse in aanmerking zijn genomen. Zo worden misverstanden voorkomen en vermijd je het gevaar dat een onzorgvuldige aanbeveling een negatieve invloed heeft op de totale rapportage. Het kan erg nuttig zijn om het commentaar van de betrokken functionarissen op de aanbeveling op te nemen in de managementletter. Hieruit blijkt of de conclusies van de accountant worden gedeeld en wat de (voorgenomen) maatregelen zijn. Een belangrijke tekortkoming in de interne beheersmaatregelen die is verholpen voordat de managementletter wordt uitgebracht, wordt vaak toch gerapporteerd. Als de organisatie zelf de tekortkoming heeft geconstateerd, is het gebruikelijk om dit te vermelden. Als sprake is van een probleem waarover al eerder is gerapporteerd kun je de volgende stappen nemen: · afwegen van het belang; · besluiten om het al dan niet opnieuw te rapporteren; · opnemen in de managementletter of in een bijlage; · rapporteren over de voortgang van de gekozen oplossing; · rapporteren over de reden waarom het probleem nog bestaat; · alternatieve oplossingen aandragen. Zie ook: Complexe problemen en Follow up eerdere bevindingen.

Kriton-Learning

21


1.1.1.1.5.9 Proces

controleproces

dossiervorming

waarnemingen

schrijfproces

aanbeveling

beperkt

oorzaak

(controlevastlegging, onderzoek aard en oorzaak)

risico

uitgebreid

ondersteund door waarnemingen

probleem

kern

probleem

(gerelateerde controlevastleggingen en voorbereiding rapportage)

analyse

rapportage

Dit schema geeft de relatie weer tussen het controleproces, de dossiervorming en het schrijfproces. Beweeg je muis over elementen uit het schema en klik bij het handje voor een toelichting. 1.1.1.1.6 Toegevoegde waarde

Effectieve communicatie van je bevindingen geeft je de mogelijkheid om vanuit het perspectief van de opdrachtgever waarde toe te voegen aan de accountantscontrole. Zowel bevindingen over de interne beheersing en verslaggeving als inzichten over de bedrijfsvoering winnen aan kracht en betekenis als zij gepaard gaan met goed overwogen aanbevelingen. Bepalende factoren zijn: · focus en creativiteit; · kennis en ervaring; · geloofwaardigheid; · effectieve communicatie. Voorafgaande aan de presentatie van de bevindingen moet je vaststellen of je aanbevelingen leiden tot verbeteringen en of, als zij worden opgevolgd, de baten opwegen tegen de kosten van implementatie. De baten zijn soms moeilijk te kwantificeren, zoals bij het verminderen van een risico. Overtuig in zo'n geval de opdrachtgever door positieve argumenten, niet door het risico te benadrukken. Dit lukt alleen als je grondige kennis van de omstandigheden hebt en je overtuigend kunt adviseren. Het leveren van toegevoegde waarde heeft meer voordelen: · bijdragen aan het imago van het accountantskantoor;

Kriton-Learning

22


· verhogen van de kwaliteit van de accountantscontrole; · toenemen van zelfvertrouwen en gevoel van waardering bij het controleteam.

1.1.1.1.7 Lengte

De managementletter is bij voorkeur eenvoudig en praktisch van opzet. Het gaat erom dat de boodschap overkomt. Redeneringen en adviezen moeten goed te volgen zijn. Als de managementletter onnodig lang is of niet relevante informatie bevat, zal de lezer snel afgeleid zijn. Zorg er daarom voor dat een managementletter niet te lang wordt (er is geen vaste norm, maar meer dan 15 pagina's is lang). Een samenvatting helpt om de brief gebruiksvriendelijk en toegankelijk te maken. Breng desnoods afzonderlijke brieven uit over specialistische onderwerpen en zaken die veel uitleg nodig hebben. De manier waarop de managementletter intern wordt gebruikt kan de lengte ervan beïnvloeden. Als het nodig is om onderwerpen voor een uiteenlopend publiek in één brief te behandelen, kan dit betekenen dat meer uitvoerig moet worden gerapporteerd. In een aantal gevallen bestaan dwingende voorschriften voor de rapportering aan bijvoorbeeld toezichthouders. Dit kan tot gevolg hebben dat standaardteksten moeten worden opgenomen en de lengte van de managementletter toeneemt. Probeer in zo'n geval de aandacht van de lezer niet kwijt te raken en beperk het gebruik van verdere introducties en toelichtingen zo veel als mogelijk. Zie voor andere presentatievormen dan de brief: Presentatievorm kiezen. 1.1.1.2

Componenten van de managementletter

De inhoud van de managementletter valt onder te verdelen in een aantal componenten. Die componenten hoeven overigens niet altijd in deze volgorde aan bod te komen. Adres, datum en aanhef Inleiding, inhoudsopgave Managementsamenvatting Controlebevindingen Follow up eerdere bevindingen Afsluiting en ondertekening

1.1.1.2.1 Adres, datum en aanhef

Maak geen fouten in de naam van de organisatie of van functionarissen daarvan. Dat komt bijzonder slordig over (is de accountant op andere gebieden ook zo slordig?). Gebruik dus precies de juiste (statutaire) naam van het bedrijf en de juist gespelde namen met alle voorletters van personen waaraan je de managementletter adresseert. Denk aan de juiste titulatuur maar overdrijf niet (sommige functionarissen waarderen het niet om te worden aangesproken met ‘weledelgestrenge vrouwe Mr. ………..’). Geef de concept versie een datum, zodat in de definitieve brief eventueel kan worden vermeld: ‘Het concept d.d. …….van deze brief hebben wij op ……..met u besproken'.

Kriton-Learning

23


1.1.1.2.2 Inleiding, inhoudsopgave

In de inleiding refereert de accountant aan de door de opdrachtgever aan hem verstrekte opdracht, engagementletter (zie voor spelling: managementletter) of opdrachtbevestiging. Verder vermeldt hij over welke bedrijfsonderdelen de managementletter gaat en geeft hij de beperkingen van zijn onderzoek aan. In de inleiding kan worden aangegeven welke indelingscriteria in de managementletter zijn gekozen (volgorde van belangrijkheid, volgorde van posten in de balans c.q. resultatenrekening etc). Aan het slot van de inleiding is het zinvol de zin op te nemen dat de accountant het initiatief zal nemen voor het maken van een afspraak om de conceptbrief met de opdrachtgever te bespreken. Een langere managementletter bevat een inhoudsopgave. Die is vooral bedoeld om later nog snel terug te kunnen vinden waar bepaalde informatie staat. Het is dus zinvol om zowel de hoofdstukken weer te geven als de (sub)paragrafen. Zie ook: Samenvatten inleiden afsluiten 1.1.1.2.3 Managementsamenvatting

Bij omvangrijke managementletters is het handig om een managementsamenvatting op te nemen. Bij grote organisaties vindt het (top)management het vaak zeer plezierig dat een samenvatting van de managementletter wordt opgenomen waarin onder meer wordt aangegeven wat de belangrijkste issues uit de managementletter zijn. Wanneer de samenvatting bestemd is voor het topmanagement, kan de samenvatting ook managementsamenvatting heten. Sommige opdrachtgevers vragen ook om aan te geven of er in totaliteit gezien sprake is van een verbetering of achteruitgang in de kwaliteit van de beheersorganisatie. Als dat kan, is het goed om dat te doen. Zie ook: Samenvatten 1.1.1.2.4 Controlebevindingen

Geef per onderwerp zo mogelijk aan: · de aard van de bevindingen c.q. het probleem; · of sprake is van fraude of onregelmatigheden; · of sprake is van het niet naleven van wet- of regelgeving; · het risico (weeg hierbij zo goed mogelijk het financieel belang); · de oorzaak; · het advies van de accountant; · het commentaar van het management. Over fraude of onregelmatigheden zal in veel gevallen ook afzonderlijk worden gerapporteerd. Volg daarbij de relevante voorschriften. Deze zijn opgenomen in COS 240.

Kriton-Learning

24


In sommige managementletters wordt - op verzoek van de opdrachtgever - een analyse gegeven van de (ontwikkelingen in de) resultaten en financiële positie van de organisatie en de visie van de accountant daarop ('accountantsrapport'). Dit onderdeel leent zich meestal niet zo goed voor een presentatie als controlebevinding en wordt dan ook vaak als afzonderlijk hoofdstuk opgenomen. 1.1.1.2.5 Follow up eerdere bevindingen

Voor de rapportage over eerdere bevindingen gelden de volgende aandachtspunten. · Geef de status aan van eerdere bevindingen. Heeft men ze opgevolgd, of treden dezelfde problemen nog steeds op? · Zijn er veel bevindingen uit voorgaande managementletters nog aan de orde? Geef dan een bulletsgewijze opsomming. · Verwijs zo mogelijk naar een (intern) opgestelde actielijst of becommentarieer deze. · En verwijs zo nodig naar eerdere managementletters. Het is niet ongebruikelijk om eerdere bevindingen in een overzichtelijke, aparte bijlage, voorzien van de status van oplossing, weer te geven. Zie ook: Lezergerichte bevindingen en Status van het probleem. 1.1.1.2.6 Afsluiting en ondertekening

Zorg dat de managementletter niet de deur uitgaat voordat de interne kwaliteitscontrole heeft plaatsgevonden (tweede lezing) en de rapportage is ondertekend door de verantwoordelijke accountant. Zie voor enkele valkuilen: Afsluiten.

1.1.2

Bevindingen logisch indelen Wanneer er veel bevindingen zijn te melden, hoe deel je die dan in en welke structuur hanteer je dan? In volgorde van belangrijkheid? En wat is dan het belangrijkst? Houd je de volgorde van de posten in de balans c.q. resultatenrekening aan? Of mis je er dan en ontstaan er onlogische reeksen? Vanuit vaktechnische overwegingen zijn er verschillende mogelijkheden, bijvoorbeeld: · volgorde balans en resultatenrekening; · punten van aanzienlijk materieel belang eerst; · jaarrekeningposten versus beheersorganisatie; · followup eerst, of juist aan eind. De vraag is of een indeling die je vanuit je eigen vak maakt ook aansluit bij de organisatie of de beleving van de lezer. Indelen kun je dus doen vanuit vaktechnische overwegingen, maar ook redenerend vanuit het perspectief van de lezer. Als je vooral vanuit de logica wilt indelen, kun je gebruik maken van de indelingsprincipes. Daarbij kun je ook de normen voor indelingen gebruiken. Mogelijke structuur ML Indelingsprincipes Normen voor indelingen Wanneer gaat indelen vaak mis?

Kriton-Learning

25


1.1.2.1

Mogelijke structuur ML

Toezichthoudend orgaan

Groepsbestuur

Deelneming 1

Deelneming 2

Geconsolideerd

Administratie en verslaggeving


Interne beheersing

Interne beheersing

Processen

Processen


Er is geen voorgeschreven structuur voor de managementletter, net zo min als er een voorgeschreven inhoud bestaat. Je moet de structuur dus afstemmen op de onderwerpen waarover je rapporteert. Daarbij spelen een rol aan wie of welk orgaan je rapporteert en het belang van het onderwerp. Hiernaast is een eenvoudige groepsstructuur opgenomen. Beweeg met je muis over het schema om de verschillende structuren van de rapportages aan deze groep te zien. De problemen die je hebt geconstateerd zijn: · de slechte kwaliteit van de geconsolideerde verslaggeving; · inefficiëntie in de processen van deelneming 1; · tekortkomingen in de opzet van de interne beheersing van deelneming 2. 1.1.2.2

Indelingsprincipes

Er zijn 4 principes om informatie onder te verdelen. Die kun je gebruiken bij het rubriceren van de bevindingen. Kijk op de volgende links. De thematische indeling De chronologische indeling De geografische indeling De methodische indeling De vier indelingsprincipes naast elkaar 1.1.2.2.1 De thematische indeling

Bij een thematische structuur wordt het onderwerp uitgesplitst in verschillende thema's, aspecten of categorieën, of in de verschillende functies ervan. Het indelingscriterium is dus de functionaliteit.

Kriton-Learning

26


Voorbeelden thematisch

Managementletter 1. Inleiding 2. Managementsamenvatting 3. Financiën 4. Logistiek 5. Operatie Netwerken 1. Server 2. Clients 3. Bekabeling 4. Randapparatuur

1.1.2.2.2 De chronologische indeling

Bij een chronologische indeling worden de gegevens ingedeeld naar het tijdstip of de periode waarin ze optreden. Elke rubriek bevat alle gegevens die in een bepaalde periode thuishoren. Planning automatisering van de productie 1. Inleiding Voorbeeld 2. Eerste fase: 2003-2004 chronologisch 3. Tweede fase: 2004-2006 4. Derde fase: 2006-2007 Let op: soms is een indeling chronologisch, zonder dat je dat meteen ziet, bijvoorbeeld als de hoofdstukken hierboven zouden heten: 2. Projectopzet 3. Productielijnen Zwijndrecht, België en Noorwegen 4. Monitorsysteem en productielijn Polen.

1.1.2.2.3 De geografische indeling

Bij een geografische indeling worden de gegevens ingedeeld in rubrieken die elk een andere plaats behandelen. Een plaats kan ook een afdeling of iets dergelijks zijn.

Voorbeeld geografisch

Deeltijdwerk op de kantoren 1. Hoofdkantoor 2. Noord-west 3. Midden 4. Oost 5. Zuid

1.1.2.2.4 De methodische indeling

Methodische rubrieken weerspiegelen de stappen in een redenering. Ze kunnen ook de verschillende methodische stappen van een onderzoek aanduiden. Methodische rubrieken en rubriektitels zijn abstracter dan de hiervoor behandelde indelingsprincipes; ze zijn min of meer onderwerp-onafhankelijk.

Kriton-Learning

27


Voorbeeld methodisch

Beveiligingsprocedures 1. Huidige situatie 2. Gewenste situatie 3. Verbeteringstraject

Dit voorbeeld maakt ook duidelijk dat een methodische indeling onderwerp-onafhankelijk kan zijn. De drie hoofdstukken gaan nu over beveiligingsprocedures. Maar je kunt deze hoofdstukindeling ook gebruiken voor een tekst over de AO, over kasprocedures of over HRM-management.

1.1.2.2.5 De vier indelingsprincipes naast elkaar

1.1.2.3

Thematisch

Chronologisch

Geografisch

Methodisch

TELEFOONVERKEE R 1. Inleiding 2. Satellietverbindingen 3. Straalzenders 4. Kabelverbindingen

TELEFOONVERKEE R 1. Inleiding 2. Per straat één telefoon (1950) 3. Telefoon in ieder huis (1975) 4. Telefoon per individu (2000)

TELEFOONVERKEE R 1. Inleiding 2. Benelux 3. Duitsland 4. Engeland

TELEFOONVERKEE R 1. Inleiding 2. Huidige situatie 3. Gewenste situatie 4. Voorstellen

Normen voor indelingen

Wat is wel een logische structuur en wat niet? Voor veel managementletters geldt een vaste indeling op hoofdniveau, en die is methodisch: I Inleiding II Managementsamenvatting III Bevindingen (AO, Jaarrekening, vorig jaar) IV Afsluiting Nu gaat het natuurlijk om hoofdstuk III. Hoe deel je dat in? Zijn daar normen voor? Titels moeten de lading dekken, ze moeten een juiste weerspiegeling zijn van de informatie die in de betreffende rubriek te vinden is. Dat is een algemeen bekende eis. Maar de toegankelijkheid wordt ook verhoogd door met de volgende vijf classificatieregels rekening te houden. Gebruik maar één indelingsprincipe per niveau Laat de titels elkaar niet overlappen Maak de titels van gelijke rang Maak de indeling compleet Maak de indeling niet overcompleet 1.1.2.3.1 Gebruik maar één indelingsprincipe per niveau

Pas op ieder niveau maar één indelingsprincipe toe en zorg ervoor dat dit indelingsprincipe voor de lezer duidelijk herkenbaar is.

Kriton-Learning

28


fout

goed

1. Inleiding 2. Netwerkgebruik 3. Netwerk Eelde 4. Netwerk Rotterdam 5. Netwerksituatie vorig jaar 6. Gewenste situatie netwerk

1. Inleiding 2. Huidige situatie netwerken 2.1 Eelde 2.2 Rotterdam 3. Gewenste situatie netwerken (enz.)

Netwerkgebruik is een thematisch kopje. Netwerk Eelde en Netwerk Rotterdam zijn geografische kopjes, Netwerksituatie vorig jaar is weer een chronologisch kopje. De rechter indeling is op het eerste niveau methodisch, op het tweede bij paragraaf 2: geografisch. 1.1.2.3.2 Laat de titels elkaar niet overlappen

Laat de titels elkaar uitsluiten, laat ze elkaar dus niet overlappen. fout 1. Inleiding 2. Managers 3. Productmanagers 4. Accountmanagers

goed 1. Inleiding 2. Managers 2.1 Productmanagers 2.2 Accountmanagers

Productmanagers en accountmanagers zijn beide managers. In de linker inhoudsopgave lijkt het erop alsof 3 soorten managers worden besproken, maar het ging maar om twee soorten. 1.1.2.3.3 Maak de titels van gelijke rang

Maak de titels zo veel mogelijk van gelijke rang; zorg ervoor dat de hiërarchische afstand tussen de titels ongeveer gelijk is. fout Financiële dienstverlening 1. Inleiding 2. ABN-Amro 3. Achmea 4. ING 5. Rabobank Zwolle

goed Financiële dienstverlening 1. Inleiding 2. ABN-Amro 3. Achmea 4. ING 5. Rabobank

De financiële instellingen zijn algemeen benoemd, maar de Rabobank wordt genoemd op kantoorniveau. Dus Rabobank Zwolle is van een lagere hiërarchische orde. 1.1.2.3.4 Maak de indeling compleet

Ga na of het geïntroduceerde onderwerp compleet is, geef zo nodig in de inleiding aan dat je maar een deel van het onderwerp behandelt.

Kriton-Learning


fout Automatisering 1. Inleiding 2. Hardware 3. Invoering

29

goed Automatisering 1. Inleiding 2. Hardware 3. Software 4. Invoering

De gebruikelijke onderverdeling van Automatisering is: hardware en software. In de linker inhoudsopgave gaat het uitsluitend over hardware. De titel Automatisering is dan te breed. 1.1.2.3.5 Maak de indeling niet overcompleet

Laat geen titels meer volgen wanneer de indeling compleet is. fout AO en IC 1. Inleiding 2. AO 3. IC 4. Boekhouding

goed AO en IC 1. Inleiding 2. AO 3. IC

Een indeling kan compleet zijn. Bijvoorbeeld: Mannelijke, vrouwelijke en onzijdige woorden. Meer vormen zijn er niet, dus de indeling is zo compleet. Een ander voorbeeld vind je hierboven in de tabel. De mededelingen uit paragraaf 4 hierboven links, over de boekhouding, hebben óf betrekking op de AO, óf op de IC (of op beide) en horen dus onder paragraaf 2, of 3 (of 2 en 3) thuis. 1.1.2.4

Wanneer gaat indelen vaak mis?

In de volgende gevallen gaat indelen vaak mis. · Bij de indeling is geen rekening gehouden met het publiek aan wie wordt gerapporteerd. · De normen voor indelingen worden geschonden. Bijvoorbeeld doordat balans- en resultatenrekeningposten kris kras door elkaar staan, of doordat de bevindingen van geheel verschillende niveau’s zijn. · Minder belangrijke punten worden toch tot in alle details uitgespit. Daardoor krijgt de opdrachtgever de indruk dat die gedetailleerde opmerkingen belangrijk zijn. · Het hoofdstuk bevindingen begint met onbelangrijke punten. Het belangrijkste punt vooraan, is een uitgangspunt dat in deze cursus niet erg fanatiek gehanteerd wordt, want: begint de opdrachtgever daar wel te lezen? Maar om nu te beginnen met onbelangrijke informatie, gaat wel ver. · De verdeling in niveaus is onevenwichtig. Sommige bevindingen liggen op directieniveau, andere op het niveau van de financiële administratie.

1.1.3

Samenvatten inleiden afsluiten Een managementletter wordt altijd ingeleid en afgesloten. Lezers vatten het begin en het eind automatisch op als inleiding en afsluiting. Dan kun je er maar beter voor zorgen dat die fragmenten of paragrafen de informatie bevatten die voor de lezer ter inleiding of afsluiting van de managementletter van belang is. Een samenvatting is vrijwel altijd zinvol. Bij langere managementletters is een samenvatting

Kriton-Learning


30

noodzakelijk, omdat bestuurders zelden de tijd hebben een uitgebreide tekst helemaal te lezen. Maar ook bij kortere managementletters is een samenvatting nuttig. Meestal gaat het dan om een managementsummary - een paragraaf waarin de belangrijkste boodschap staat, bedoeld voor 'those charged with goverment' (TCWG). Strikt genomen is een managementsummary geen echte samenvatting (dat zou inhouden: de hele tekst geprojecteerd op een kleiner vlak), maar een korte weergave van uitsluitend de belangrijkste zaken. De vraag is natuurlijk: Hoe doe je dat, samenvatten, inleiden en afsluiten? Samenvatten Inleiden Afsluiten

1.1.3.1

Samenvatten

Vooral bij omvangrijke managementletters is het handig om een (management)samenvatting op te nemen. Deze komt dan als hoofdstuk 1 in de managementletter. De managementsamenvatting kan voor bestuurders een hulpmiddel zijn om snel kennis te nemen van de inhoud van de brief. Neem daarom de belangrijkste onderwerpen op in de managementsamenvatting. En geef zo nodig aan op welke wijze de volgorde is bepaald. De managementsamenvatting is ook bij uitstek geschikt om de ontwikkeling van de kwaliteit van de beheersorganisatie weer te geven (is het dit jaar beter dan vorig jaar?). Het is bovendien handig in de managementsamenvatting te verwijzen naar de paragrafen waarin de onderwerpen aan de orde komen. Wat is een samenvatting? Vermeld de verbeteringen ten opzichte van vorig jaar Pas op met adviezen aan de top van grote organisaties Schrijf de managementsamenvatting voor de top 1.1.3.1.1 Wat is een samenvatting?

Een samenvatting is in theorie een projectie van de tekst op een kleiner vlak. Dat wil zeggen dat in een samenvatting alle ingrediënten uit de tekst terug zouden moeten komen, maar in een sterk verkorte vorm. Bij een managementletter is dat vaak onbegonnen werk. Want je kunt zelden alle bevindingen verkort weergeven en dan toch nog een leesbare samenvattingsparagraaf overhouden. Bovendien: een managementletter schrijf je voor de top van een organisatie, de beslissers. Die moet je niet lastigvallen met details. Bij een managementletter betekent samenvatten daarom niet alleen: verkort weergeven, maar ook punten schrappen. Je zult in de samenvatting uitsluitend de hoofdpunten moeten weergeven; de details kun je buiten beschouwing laten.

Kriton-Learning

31


· Let op: Samenvatten is niet: knippen - plakken

1.1.3.1.2 Vermeld de verbeteringen ten opzichte van vorig jaar

Opdrachtgevers willen vaak weten: is het nu beter dan vorig jaar, of niet? Dat is niet altijd aan te geven. Maar als je verbeteringen kunt vermelden, doe het dan op deze plaats. · Meld dus positieve zaken: wat is er gerealiseerd? · Noteer zo mogelijk of iets is gedaan aan oorzaken van optredende problemen. · Ga na welke adviezen prioriteit hebben en neem die in de managementsamenvatting op. 1.1.3.1.3 Pas op met adviezen aan de top van grote organisaties

De managementsamenvatting in managementletters voor grote organisaties, komt vaak tot stand door samenvattingen bijeen te voegen uit managementletters aan dochters. Het is dan de vraag of die samenvatting voor de top wel alle aanbevelingen moet bevatten. Want in veel gevallen zijn die aanbevelingen gericht op een andere managementlaag dan de laag waaraan de groeps-managementsamenvatting is gericht. Ze zijn meestal te gedetailleerd voor de top. Bovendien is het beter aanbevelingen te doen aan diegene die die aanbeveling ook echt gaat uitvoeren). Wel wil de top misschien nagaan of alle aanbevelingen worden opgevolgd. Dan is een checklist handiger. Die kan bijvoorbeeld als bijlage bij de managementletter zitten (zie: presentatievorm). 1.1.3.1.4 Schrijf de managementsamenvatting voor de top

De managementletter is vaak bestemd voor verschillende managementechelons van de organisatie. De vraag is dan: op wie moet ik de tekst nu vooral richten? Op de functionarissen die ik heb gesproken, op het management of op de top van de organisatie? Dat is soms een lastige vraag, maar niet bij de managementsamenvatting. Die schrijf je echt voor de hoogste bestuurders. Hoe doe je dat? · Werk met knippen en plakken, maar herschrijf daarna de tekst en bekort die aanzienlijk. · Geef strategische informatie (weet je de oorzaak van de oorzaak?) · Vermijd afkortingen (de top kent ze vaak niet). · Zorg ervoor dat de managementsamenvatting zelfstandig leesbaar is. 1.1.3.2

Inleiden

Een managementletter moet ingeleid worden. De inleiding is de plaats waar zaken kunnen worden opgeschreven over de aanleiding voor de managementletter (interim of jaareinde) de plaats van de managementletter in het communicatieproces met de klant, de status van de bevindingen en dergelijke. In veel inleidingen zie je dat de schrijver plotseling archaïsch taalgebruik gaat gebruiken (misschien door de soms antiek geformuleerde richtlijnen), terwijl de rest van de tekst veel eigentijdser is. Dat hoeft natuurlijk niet. De standaard onderdelen Wanneer afwijken van de standaard inleiding?

Kriton-Learning

32


1.1.3.2.1 De standaard onderdelen

De standaardonderdelen van de inleiding. Aanleiding Achtergrond Afbakening of voorbehoud

Werkwijze Vooruitblik

Waarom brengt de accountant deze ML uit? (Inclusief verwijzing naar opdrachtbevestiging) Waar wordt vooral over gerapporteerd in de ML? Over welk jaar gaat het? Jaar- of halfjaarcijfers? Is een accountantsverklaring afgegeven? Verwijzing naar verantwoordelijkheid accountant voor een redelijke mate van zekerheid over de getrouwheid van de jaarrekening. AO/IC onderzocht voorzover van belang voor de controle. ML is geen rapportage over een bijzonder onderzoek. Eventuele fraudeaanwijzingen zijn al meteen gecommuniceerd. Concept aan u voorgelegd en met u besproken. Welke hoofdstukken/punten treft u aan.

1.1.3.2.2 Wanneer afwijken van de standaard inleiding?

Er is geen standaard inleiding voor de managementletter. Per kantoor (en daarbinnen soms per branche of 'industry') worden uiteraard wel de facto standaards gebruikt. Dat zijn inleidingen die hun nut hebben bewezen. Maar pas daarmee op: het zijn geen officiële standaarden (COS) en ze kunnen onnodige of verouderde passages bevatten. Denk er ook aan de inleiding aan te passen wanneer je niet een gewone managementletter schrijft. Bijvoorbeeld bij een bijzonder onderzoek, of een limited review. Ook bij een interim managementletter moet de status daarvan in de inleiding vermeld worden. Belangrijkste advies: pas op met klakkeloos overnemen van andere inleidingen. 1.1.3.3

Afsluiten

Evenals bij de inleiding, geldt voor veel afsluitingen dat ze veel ouderwetser zijn dan nodig, maar bovenal dat ze kansen laten liggen. Vaak gaat de managementletter als een nachtkaars uit. Als de opdrachtgever vragen heeft, kan er contact worden opgenomen en de accountant acht de lezer hoog. Hier blijven kansen vaak liggen. Vooral de afsluiting is nu juist dé gelegenheid een opmaat te maken naar acties die de opdrachtgever zal moeten gaan ondernemen. Tips voor afsluiten Maak duidelijk waar het stopt 1.1.3.3.1 Tips voor afsluiten

· Sluit de managementletter af met een samenvattende zin, dan wel met een overzicht van afspraken die gemaakt zijn tussen jou en de klant over de wijze waarop in de toekomst gewerkt zal worden. · Maak zo nodig (voor zover dat niet al in de inleiding staat) in de afsluiting min of meer een voorbehoud over de ‘limitatieve aard’ van de genoemde tekortkomingen. · Verwoord in de afsluiting het algemene appèl van de brief. Dat kan bijvoorbeeld een aanbod voor verdere assistentie zijn.

Kriton-Learning


33

· Gebruik (voor zover dat niet al in de inleiding staat) de afsluiting om positieve opmerkingen te maken over de medewerking, de samenwerking, en de sterke punten van de organisatie. · Verwijs naar de afspraken. Wanneer de managementletter (bijvoorbeeld in een bijlage) een tabel met afspraken bevat, is het handig om in de afsluiting daarnaar te verwijzen. · In de afsluiting gaat het erom de lezer eventueel op te roepen tot actie, maar vooral: de lezer achter te laten met een prettig gevoel. Bereik dit laatste door te formuleren vanuit het perspectief van de lezer (dus door 'u' te gebruiken). Zie: Voorbeeld van een afsluiting

1.1.3.3.2 Maak duidelijk waar het stopt

Zeker bij een managementletter in rapportvorm, lijkt de afsluiting er vaak wat bij te hangen. De afsluitende zin lijkt dan bij de laatste paragraaf te horen. Zorg er in ieder geval voor dat de klant het verschil ziet tussen de afsluiting en de laatste bevinding. Neem dus minimaal enkele witregels op, of gebruik het kopje Afsluiting, of Ten slotte (of Tot slot).

1.1.4

Presentatievorm kiezen Moet de managagementletter nu in brief- of in rapportvorm? Mag het een tabel zijn, kunnen er plaatjes in? Dergelijke vragen hoor je vaak. Twee praktische overwegingen. · Iedere presentatievorm is mogelijk, mits het doel van de managementletter wordt bereikt. · Ga na wat de klant van jou als accountant verwacht (verwacht de RvB van die grote telecomorganisatie een flitsende presentatie met webcasting, of juist twee A4-tjes?) Gebruikelijke presentatievormen Bijzondere presentatievormen

1.1.4.1

Gebruikelijke presentatievormen

Hieronder veel voorkomende presentatievormen. Combinaties van die presentatievormen komen ook voor. Briefvorm Rapportvorm Powerpoint Tabelvorm Multimediapresentatie 1.1.4.1.1 Briefvorm

De briefvorm is de meest gebruikte vorm voor de managementletter. Die heet niet voor niets managementletter. Voordelen · Bekend format, zowel bij accountant als organisatie. · Brief heeft iets minder status dan een rapport, waardoor de tekst minder bedreigend kan

Kriton-Learning

34


overkomen. Nadelen · Briefvorm kan wat behoudend overkomen. · Briefvorm doet bij langere managementletters vaak gekunsteld aan (een brief met een inhoudsopgave, kopjes e.d. lijkt wel erg op een rapport dat begint met geachte... en afsluit met met vriendelijke groet). Een klant: "Het is eigenlijk een rapport, maar de accountant doet alsof het een brief is." 1.1.4.1.2 Rapportvorm

Een managementletter in rapportvorm is nooit een rapport alléén. Bij deze vorm is altijd sprake van een aanbiedingsbrief, gevolgd door de eigenlijke inhoud van de managementletter in de vorm van een zelfstandig leesbaar rapport. Voordelen · Informatie die niet direct met de bevindingen te maken heeft (standaard achtergrond, voorbehoud e.d.) en af kan leiden, kan in de aanbiedingsbrief aan de orde komen. Dat kan ook gelden voor meer algemene zaken die je als accountant wilt opnemen, bijvoorbeeld ontwikkelingen in de markt van de organisatie, of veranderingen in regelgeving. · Vooral bij langere ML's een werkbare vorm. · Biedt mogelijkheid om een onderdeel Conclusies op te nemen (eventueel op te nemen in een hoofdstuk Managementsamenvatting), waarin de accountant conclusies trekt op basis van de belangrijkste bevindingen, waardoor de tekst op een meer strategisch managementniveau wordt getrokken. Nadelen · Rapportvorm kan erg officieel overkomen. · De neiging ontstaat om alle bevindingen op te nemen (volledig rapport). Hoe komt de tekst dan over bij zo veel bevindingen? Als een brevet van onvermogen? · Veel leeswerk voor de bestuurders die het moeten doornemen.

1.1.4.1.3 Powerpoint

De managementletter wordt gepresenteerd aan het publiek via een Powerpoint-presentatie. De sheets kunnen worden uitgeprint en als naslagwerk na de presentatie worden uitgedeeld. Dit heeft als voordeel dat je de aandacht houdt tijdens de presentatie en niet iedereen tijdens de presentatie in de sheets bladert. Je kunt ook kiezen om de sheets in 'note page format' uit te printen en voorafgaand aan de presentatie uit te delen, om de deelnemers de gelegenheid te geven om gerichte aantekeningen te maken die na afloop besproken kunnen worden. Overweeg tevoren goed welke optie bij het betreffende publiek de voorkeur geniet om de boodschap het beste over te brengen. Voordelen · Moderne flitsende manier om snel hoofdlijnen te schetsen. · Presenteren aan de hand van een Powerpoint is makkelijker dan presenteren van een tekst. · Op kortere termijn positieve reacties ("We kregen heel snel de belangrijkste zaken te zien."). Nadelen · Op langere termijn kritische geluiden ("Als je na een paar maanden die sheets nog eens

Kriton-Learning

35


doorneemt, vraag je je af wat er ook al weer bedoeld werd." en: "Voor het nieuwe RvB-lid totaal onbegrijpelijk."). Om dit nadeel op te vangen wordt de presentatie dan wel vergezeld van een 'normale' ML, maar ja, dat is wel dubbel werk. · Weinig gelegenheid om zaken genuanceerd te formuleren. 1.1.4.1.4 Tabelvorm

Bij de tabelvorm zijn de bevindingen opgenomen in een tabel, waarbij meteen kan worden aangegeven wie een probleem wanneer oplost. Soms wordt die tabel daarna zelfs door de organisatie zelf ingevuld, zodat makkelijk kan worden nagegaan wat de status van een bepaalde bevinding is. Voordelen · Erg overzichtelijk. · Geeft goed inzicht in afwerkingsstatus van bevinding. Nadelen · Klant kan indruk krijgen te zijn opgenomen in het werkproces van de accountant. · Nauwelijks gelegenheid om zaken genuanceerd te formuleren. · Bij veel punten door de veelheid aan 'cellen' niet meer overzichtelijk. · Vaak is de formulering erg bondig, waardoor de klant na enige tijd soms niet meer de precieze bedoeling kan achterhalen. 1.1.4.1.5 Multimediapresentatie

Nog spectaculairder dan een Powerpointpresentatie is de multimediapresentatie. Met foto's, beeld en geluid. Met stukjes film en misschien zelfs internetapplicaties. Waarschijnlijk zullen uitsluitend die opdrachtgevers in aanmerking komen waar budgetruimte hiervoor is (waarschijnlijk alleen bij grote klanten of bij klanten waar de presentatie veel impact moet hebben). Wordt uiteraard maar weinig gedaan. Voordelen · Moderne zeer flitsende manier om snel hoofdlijnen te schetsen. · Maximale impact, ook door verrassingselement (dat hadden ze niet zo snel verwacht van de accountant). · Dossierinformatie waarmee je anders weinig kunt, kan nu aantrekkelijk worden gebracht (bijvoorbeeld. een stukje film van een functionaris die de oorzaken van een probleem indringend aangeeft). Nadelen · De 'show' krijgt zoveel nadruk dat het allemaal wat onpersoonlijk kan worden. · Weinig gelegenheid om zaken genuanceerd te formuleren. · Kostbaar. 1.1.4.2

Bijzondere presentatievormen

"And now for something completely different", zouden ze zeggen bij Monty Python. Als er een speciale gelegenheid is in de organisatie van de opdrachtgever, een ander gebouw, een nieuwe productielijn, een verrassend hoge winst. Of het is van belang de opdrachtgever te verrassen. Bedenk dan eens iets compleet anders. Enkele ideeën, bruikbare en misschien te revolutionaire door elkaar.

Kriton-Learning

36


Breng de ML uit op bijzonder papier. Zet foto's in de ML (bijvoorbeeld die je gemaakt hebt bij de opdrachtgever). Gebruik grote, kleurige koppen. Geef een persoonlijke geur mee aan de brief met parfum. Gebruik voldoende glitters om de aandacht vast te houden. Benadruk belangrijke passages of woorden door ze met goud- of zilverkleurige stift te markeren. · Plaats een Sudoku'tje ter ontspanning midden in een langere passage. · Lever de ML af in een spannende doos. · · · · · ·

1.2

LEZERGERICHTE BEVINDINGEN Hoe kun je opdrachtgevers overtuigen in een managementletter? Vraag je af: zou de lezer mijn adviezen wel accepteren? En: wat kan ik doen om die acceptatie te verhogen? In dit onderdeel krijg je een reeks tips om bevindingen logisch op te zetten en de juiste volgorde te geven, geen onderdelen te vergeten en om adviezen goed te beargumenteren. Van dossier naar managementletter Ingrediënten herkennen Relevante informatie geven Overtuigend adviseren

1.2.1

Van dossier naar managementletter Als je rapporteert over de uitkomsten van een controle moet je een aantal - met elkaar samenhangende - keuzes maken: · welke onderwerpen ga ik behandelen; · welke onderwerpen moet ik behandelen; · uit welke componenten bestaat mijn rapportage; · welke structuur en indeling hanteer ik, en; · in welke vorm breng ik de rapportage uit? De onderwerpen bestaan uit één of meerdere bevinding(en). Hier vind je meer informatie over de eisen die worden gesteld aan de inhoud van een bevinding. Daarbij spelen onder meer de volgende aspecten een rol, met tussen haakjes enkele voorbeelden: · is het een controlebevinding (procedures, verslaggeving) of een advies over de bedrijfsvoering (doelmatigheid); · is sprake van een risico (gevaar), een kans (voordeel) of een constatering (verbetering); · is het risico of de kans in geld uit te drukken (claim, merkwaarde) of niet (imago); · betreft het de uitoefening van een functie (aansprakelijkheid, toezicht houden); · moet de bevinding verplicht worden opgenomen (naleving van weten regelgeving, automatisering);

Kriton-Learning

37


· is een bevinding 'materieel' (hoog bedrag of kritiek belang). Deze informatie is opgenomen in het accountantsdossier. Je vindt deze in: Controlevastleggingen Overige vastleggingen 1.2.1.1

Controlevastleggingen

Controlevastleggingen tref je op veel plaatsen in het dossier aan. Je zult niet altijd zelf alle aan een onderwerp gerelateerde vastleggingen maken. Om een lezergerichte bevinding te kunnen schrijven moet je wel goed inzicht hebben in de gerelateerde vastleggingen. Klik hier voor het gebruikelijke spoor (op hoofdlijnen) van een bevinding in het dossier. Bedenk wel dat je een controleopdracht uitvoert, gericht op het vaststellen van de 'getrouwheid van een financiële verantwoording'. Daarmee heb je ook de beperking te pakken voor wat betreft de informatie die je in het dossier zult aantreffen. Soms is dat voor de lezer lastig te begrijpen. Voorkom dat je verkeerde verwachtingen wekt: maak vooraf duidelijk dat je niet alles zult zien, beperk je in de bevinding tot dat wat je hebt gezien. Het is duidelijk dat het schrijfproces is gebaat bij goede afspraken die je binnen je team maakt over hoe, waar en waarover vastleggingen in het dossier worden opgenomen. Hoe eenvoudiger je kunt beschikken over de noodzakelijke input voor een bevinding, hoe efficiënter het schrijfproces en hoe effectiever de aanbeveling.

1.2.1.2

Overige vastleggingen

De planning en uitvoering van de controle van een financiële verantwoording stelt je ook in staat de klanten en degenen belast met governance te voorzien van betekenisvolle inzichten in de bedrijfsvoering. Hiermee vul je een belangrijk deel van de natuurlijke adviesfunctie in. Onder 'inzichten in de bedrijfsvoering' worden signaleringen verstaan die verder reiken dan de traditionele rapporteringsverplichtingen van de accountant. Zij vloeien vaak voort uit de algemene kennis die je van de klant en zijn omgeving hebt opgedaan en opdoet in het kader van COS 315: “Het onderkennen en inschatten van de risico’s van een afwijking van materieel belang door middel van het verwerven van inzicht in de entiteit en haar omgeving.”. Deze signaleringen lopen uiteen van het bevestigen van een bestaand vermoeden bij een klant tot het initiëren van een strategiewijziging. Om effectieve signaleringen (bevindingen) te kunnen doen moet je weten welke onderwerpen een klant belangrijk vindt en/of de klant helpen om onderwerpen te identificeren die voor hem van belang zouden moeten zijn. Effectieve inzichten in de bedrijfsvoering kunnen leiden tot: · toegevoegde waarde voor belanghebbenden; · toename van de kwaliteit van de controle door een betere kennis van de klant; · meer zelfvertrouwen en waardering in het team door een extra dimensie toe te voegen aan de professionaliteit. De documentatie van inzichten in de bedrijfsvoering vind je op diverse plaatsen in het dossier of daarbuiten (bijvoorbeeld omdat het onderwerp niet onder de reikwijdte van de controle valt of aanleiding kan geven tot misverstanden daarover, om juridische redenen, of

Kriton-Learning

38


als het persoonsgerichte of andere gevoelige informatie betreft). De documentatie kan bevatten: · behoeften van de klant die zijn onderkend tijdens de planningfase; · de aandachtsgebieden voor het verzamelen van inzichten; · de specifiek verzamelde of afgeleide informatie; · vastleggingen van interviews; · analyse van de beschikbare informatie; · conclusies en de onderbouwing daarvan; · selectie van de te rapporteren onderwerpen (vorm en inhoud); · aan wie wordt gerapporteerd en waarom. Klik hier voor het gebruikelijke spoor (op hoofdlijnen) van een bevinding in het dossier.

1.2.2

Ingrediënten herkennen In de managementletter noemen we de bevinding: het stukje tekst met controlebevindingen en mogelijke verbeteringen die je onder de aandacht van de opdrachtgever wilt brengen. Die bevinding schrijf je dus voor de opdrachtgever. Zo’n bevinding bevat signaleringen en (vaak) voorstellen. Je signaleert namelijk een probleem en je doet een voorstel dat probleem op te lossen. Soms bevat een bevinding ook nog toelichting. Voorbeeld: bevinding Signaleringen: problemen, risico’s of oorzaken Incomplete bevindingen Complete bevindingen Hoe vind je de oorzaken en de gevolgen? Controleer de causale keten van bevindingen

1.2.2.1

Signaleringen: problemen, risico’s of oorzaken

De verschillende signaleringen in een bevinding staan met elkaar in verband. Je constateert bijvoorbeeld een probleem, maar je signaleert ook de risico’s daarvan (de gevolgen van het probleem) en je geeft de oorzaken aan.

1.2.2.2

Over toegangsprijzen is geen BTW betaald.

Probleem

De vereniging krijgt waarschijnlijk een naheffing die niet is begroot.

Risico

De penningmeester wist niet dat er BTW betaald moest worden.

Oorzaak

Incomplete bevindingen

Het volgende fragment is incompleet en daardoor niet overtuigend: De controller heeft aangegeven dat de kilometeradministraties geen getrouwe afspiegeling vormen van de werkelijk gereden afstanden. Ook gaf hij aan daar geen prioriteit aan te schenken. In dit fragment is namelijk onduidelijk wat de gevolgen zijn en wat de oorzaken.

Kriton-Learning

39


De opdrachtgever zal daardoor niet snel geneigd zijn het probleem ook zelf te zien als een probleem. Vooral die gevolgen en oorzaken hebben namelijk overtuigingskracht, kijk maar. Ook bevat deze bevinding geen advies, laat staan een commentaar van het management.

1.2.2.3

Complete bevindingen

Complete bevindingen bevatten alle componenten. Bij de controle stelden wij vast dat nota’s vaak worden betaald, zonder dat uit een paraaf van de manager blijkt dat die nota’s betaald mogen worden.

Signalering

Daarbij gaat het meestal om nota’s met kleine bedragen.

Toelichting op de signalering

Maar het risico blijft bestaan dat toch grote bedragen worden betaald waarvoor geen diensten zijn geleverd.

Signalering

De manager gaf aan dat hij uitsluitend tijd heeft om nota’s boven de € 1.000 te controleren.

Signalering

Wij stellen u voor de secretaresse van de manager de bevoegdheid te geven nota’s te controleren onder de € 1.000, zodat zij de kleinere nota’s voorstelV kan verwerken. De secretaresse heeft inmiddels die bevoegdheid.

Commentaar management

In de bovenstaande reeks worden de onderdelen meestal anders benoemd. We noemen de reeks dan: PROAC. 1.2.2.4

Hoe vind je de oorzaken en de gevolgen?

Wanneer je een probleem of een onvolkomenheid hebt vastgesteld, is het zaak de oorzaken en de gevolgen te vinden. De gevolgen heb je nodig om de opdrachtgever duidelijk te maken wat de risico’s van het probleem zijn, met andere woorden: hoe ernstig het is. Niet ieder gevolg is van belang voor de opdrachtgever, het gaat om ongewenste gevolgen. Zo’n ongewenst gevolg noemen we het risico. De oorzaken heb je nodig om de opdrachtgever een goed onderbouwd advies te geven over de oplossing van het probleem. Hoe vind je de ongewenste gevolgen? Hoe vind je de oorzaken? 1.2.2.4.1 Hoe vind je de ongewenste gevolgen?

De ongewenste gevolgen kom je op het spoor door te vragen: nou én? Of met andere woorden: waarom is het eigenlijk een probleem? Het antwoord is dan een gevolg, of een ongewenst mogelijk gevolg - een risico. Kijk maar: De aan het project bestede uren worden niet vastgelegd. [Nou én? Waarom is dat eigenlijk een probleem?]

Kriton-Learning


40

Daardoor kan er geen vergelijking worden gemaakt tussen de geplande en de werkelijke uren. [Nou én? Waarom is dat eigenlijk een probleem?] Daardoor wordt wellicht meerwerk niet altijd in rekening gebracht. [enzovoort] 1.2.2.4.2 Hoe vind je de oorzaken?

De oorzaken kom je op het spoor door diagnosevragen te stellen. Voorbeelden daarvan zijn: Waarom zit dat zo? Waarom doen ze het zo? Hoe doen ze dat precies?

Waarom doen ze het niet? Waar komt dat vandaan? Wat laten ze achterwege?

Dit zijn allemaal vragen van het type: Hoe komt dat eigenlijk? Het antwoord is dan de oorzaak. Kijk maar: De aan het project bestede uren worden niet vastgelegd. [Hoe komt dat eigenlijk?] Medewerkers weten niet hoe die moeten worden ingevoerd. [Hoe komt dat eigenlijk?] Het urensysteem is ingevoerd zonder cursus voor de medewerkers. [enzovoort]

1.2.2.5

Controleer de causale keten van bevindingen

Bevindingen bevatten vaak de volgende redenering.

Welk probleem constateren wij? Welk gevolg (risico) heeft dat? Wat adviseren wij u eraan te doen? Hoe zinvol is het advies in dit voorbeeld? Want in de causale keten van de bevinding ontbreekt een belangrijk onderdeel: de oorzaak blijft vaak buiten beschouwing Is de oorzaak aangegeven? Weet je de oorzaak van de oorzaak? 1.2.2.5.1 Is de oorzaak aangegeven?

Een probleem dat je constateert heeft altijd een oorzaak.

Kriton-Learning

41


Wanneer je die oorzaak buiten beschouwing laat, is je argumentatie niet compleet. Je doet dan aan symptoombestrijding. En je advies sluit niet aan bij de oorzaak.

1.2.2.5.2 Weet je de oorzaak van de oorzaak?

De oorzaak van het geconstateerde probleem heeft zelf ook weer een oorzaak. Wanneer je de hoogste oorzaak beschouwt als de ware oorzaak, is de oorzaak daaronder eigenlijk een probleem dat uit die ware oorzaak voortvloeit. En het oorspronkelijke probleem is weer een gevolg van dat probleem. Je kunt op deze manier dus je accent verschuiven. Vaak kom je op deze manier terecht op beleidsniveau. Dat is interessant voor de top van de organisatie.

1.2.3

Relevante informatie geven Soms is het lastig te bepalen wat je in een bevinding nu wél moet opnemen en wat niet. Of je twijfelt of je een onderdeel van een bevinding nog moet toelichten of niet. Niet relevante informatie wil je vermijden. Maar de vraag is: hoe? Welke informatie is nodig? Ga uit van het advies Wanneer is toelichting nodig? Wat is het voorkennisniveau van de klant? Valkuilen bij het geven van toelichtingen

1.2.3.1

Welke informatie is nodig? Ga uit van het advies

Hoe kun je bepalen welke informatie je echt nodig hebt in een bevinding? Door uit te gaan van het advies. 1

Formuleer het advies dat je wilt geven.

2

Ga na welke onvolkomenheid door dat advies wordt weggenomen.

3

Noteer die onvolkomenheid als de oorzaak.

Kriton-Learning

42


4

Ga na wat die onvolkomenheid voor ongewenste consequenties heeft. (Nou én? ...)

5

Noteer die consequenties als het geconstateerde probleem. (Nou én? ...)

6

Noteer het gevolg van dat probleem als het risico.

Voorbeeld: uitgaan van het advies. 1.2.3.2

Wanneer is toelichting nodig?

Toelichting is alléén nodig wanneer de opdrachtgever de situatie waarover je schrijft onvoldoende kent, wanneer dus het voorkennisniveau van de opdrachtgever onvoldoende is. Bijvoorbeeld: je beschrijft uitgebreid het proces waarin je een onvolkomenheid hebt geconstateerd voor de directie die dat proces niet goed kent. Dat is dus goed. Maar toelichting is niet nodig wanneer je dat proces uitlegt voor het afdelingshoofd die proceseigenaar is. Houd eventuele toelichtingen kort. Is toch een uitgebreide toelichting nodig? Overweeg dan of over dit onderwerp niet een speciale brief of brochure gemaakt moet worden. (Of informeer eens: misschien is die er al binnen je organisatie.) 1.2.3.3

Wat is het voorkennisniveau van de klant?

Hoe kom je het voorkennisniveau van de opdrachtgever te weten? Dat lijkt ingewikkelder dan je denkt. · Vraag aan je leidinggevende / diegene die regelmatig contact heeft met de klant een beeld te schetsen: waarover weet de opdrachtgever meer en waarover weet de opdrachtgever minder? · Raadpleeg eerdere managementletters aan de opdrachtgever uit het archief (of bijvoorbeeld andere teksten). · Kijk in managementletters aan vergelijkbare opdrachtgevers - wat wordt toegelicht en wat niet? 1.2.3.4

Valkuilen bij het geven van toelichtingen

· Bij de signalering van het probleem wordt toegelicht dat de gesignaleerde situatie een tekortkoming is volgens de leer der accountantscontrole. · Toelichting over controlemaatregelen ontaardt in een college AO of IC of in een uitleg over goederenbeweging. · De situatie bij de opdrachtgever wordt nauwgezet uitgelegd zodat collega’s de bevinding gemakkelijker begrijpen, terwijl de opdrachtgever z’n eigen situatie prima kent. · De accountant citeert zonder bronvermelding teksten van de opdrachtgever, zodat het lijkt alsof de accountantsorganisatie dat allemaal zelf heeft bedacht (dat irriteert sommige opdrachtgevers buitengewoon).

1.2.4

Overtuigend adviseren Wanneer de accountant een probleem signaleert, zal een opdrachtgever het niet automatisch met de accountant eens zijn. Tenzij het gaat om fraude of risico’s die de opdrachtgever zelf ook meteen ziet. Meestal zal de accountant de opdrachtgever dus moeten overtuigen. Hoe doe je dat? Door heel goed te analyseren hoe je de bevinding argumentatief presenteert.

Kriton-Learning

43


Ga duidelijk in op de risico’s (de gevolgen) Ga in op de oorzaken van problemen Analyseer de causale keten Laat je advies aansluiten bij de oorzaak Overtuig de klant: schuif in de causale keten Overzicht accentverschuiving 1.2.4.1

Ga duidelijk in op de risico’s (de gevolgen)

Vaak lijkt een gevolg het zelfde als een risico. Maar strikt genomen kunnen er verschillen zijn. Een risico is namelijk een mogelijk en ongewenst gevolg, een gevolg dat kan optreden, maar wel dat gevolg dat pijn doet voor de opdrachtgever. Vaak is het een verder weg gelegen gevolg dan het gevolg dat je in eerste instantie signaleerde.

1.2.4.2

Uw auto lekt zo nu en dan een druppeltje olie uit de remleiding.

Vind je nauwelijks een probleem

Uw auto lekt zo nu en dan een druppeltje olie uit de remleiding. Het remoliepeil kan daardoor te laag worden.

Vind je al veel sterker een probleem, want inclusief gevolg

Medewerkers handelen naar eigen inzicht, wanneer zij betalingsregelingen met klanten aangaan.

Vindt de opdrachtgever nauwelijks een probleem

Medewerkers handelen naar eigen inzicht, wanneer zij betalingsregelingen met klanten aangaan. Hierdoor is een wildgroei aan betalingsregelingen ontstaan.

Vindt de opdrachtgever al veel sterker een probleem, want inclusief gevolg

Ga in op de oorzaken van problemen

Stel je de volgende bevinding voor. Wij signaleerden dat de kassier ook de boekhouding doet.

Het probleem

Daardoor neemt de kans op fraude toe.

Het gevolg

Wij adviseren u de boekhoudtaak van de kassier onder te brengen bij een andere functionaris.

Het advies

Is dit een goed advies? Dat hangt er maar van af. Want waardoor komt die functievermenging? Bij een eenmanszaak Bij een grote organisatie 1.2.4.2.1 Bij een eenmanszaak

Het advies luidde: Wij adviseren u de boekhoudtaak van de kassier onder te brengen bij een andere functionaris.

Kriton-Learning

44


Hoe goed is dit advies bij een eenmanszaak? Waarschijnlijk een idioot advies. Maar bij een grote organisatie? 1.2.4.2.2 Bij een grote organisatie

Het advies luidde: "Wij adviseren u de boekhoudtaak van de kassier onder te brengen bij een andere functionaris." Hoe goed is dit advies bij een grotere organisatie? Als niemand er ooit bij stil heeft gestaan dat deze functievermenging gevaren meebrengt, is het advies goed. Maar wat als men gewoon bewust het risico neemt, of even geen tijd heeft om het anders te doen?

1.2.4.3

Analyseer de causale keten

De signalering die je opschrijft, vormt een onderdeel van een grotere causale keten. Wanneer je bijvoorbeeld een probleem signaleert, heeft dat een gevolg. Maar dat gevolg heeft ook weer een gevolg enzovoort. Op deze manier redeneren we vooruit in de tijd. We noemen dit de causale keten van gevolgen. We kunnen in die keten ook terug redeneren. Het probleem heeft een oorzaak, maar die oorzaak heeft ook weer een oorzaak, enzovoort. Dan redeneren we terug in de tijd. We noemen dit de causale keten van oorzaken. Causale keten van gevolgen Causale keten van oorzaken 1.2.4.3.1 Causale keten van gevolgen

a

De manager moet handmatig alle productiegegevens uit de computer halen, dat kost erg veel tijd.

b

De manager heeft geen tijd om alle nota’s te checken.

c

Op nota’s ontbreekt een paraaf van de manager waaruit blijkt dat die nota’s betaald mogen worden.

d

Ongeparafeerde nota’s worden toch betaald.

e

Wanneer iemand een nota stuurt, zonder dat daar een dienst tegenover staat, wordt die nota wel betaald.

f

De kostprijs van de producten wordt te hoog, omdat ook de onterechte notabetalingen daarin zijn verwerkt.

g

De organisatie prijst zich uit de markt.

Een causale keten van gevolgen kun je maken door de vraag te stellen: Nou én? Of: Waarom is dat eigenlijk een probleem? a. De manager moet handmatig alle productiegegevens uit de computer halen, dat kost erg veel tijd. Nou én?

Kriton-Learning

45


b. De manager heeft geen tijd om alle nota’s te checken. Nou én? (enzovoorts) In de tekst kun je ook gebruik maken van het woordje daardoor. (a daardoor b, daardoor c, daardoor d, enz.). Je kunt ook zeggen: door a bestaat het risico dat b optreedt. In het voorbeeld uit de tabel krijg je dus de gevolgen door van a naar beneden te gaan. 1.2.4.3.2 Causale keten van oorzaken

g

De organisatie prijst zich uit de markt.

f

De kostprijs van de producten wordt te hoog, omdat alle notabetalingen daarin zijn verwerkt.

e

Wanneer iemand een nota stuurt, zonder dat daar een dienst tegenover staat, wordt die wel betaald.

d

Ongeparafeerde nota’s worden toch betaald.

c

Op nota’s ontbreekt een paraaf van de manager waaruit blijkt dat die nota’s betaald mogen worden.

b

De manager heeft geen tijd om alle nota’s te checken.

a

De manager moet handmatig alle productiegegevens uit de computer halen, dat kost erg veel tijd.

Een causale keten van oorzaken kun je maken door gebruik te maken van de vraag: Hoe komt dat eigenlijk? g. De organisatie prijst zich uit de markt. Hoe komt dat eigenlijk? f. De kostprijs van de producten wordt te hoog, omdat alle notabetalingen daarin zijn verwerkt. Hoe komt dat eigenlijk? (enzovoorts) In de tekst kun je het woordje want gebruiken. (g want f, f want e want d, enz.). In het voorbeeld uit de tabel krijg je dus de oorzaken door van g naar beneden te gaan. 1.2.4.4

Laat je advies aansluiten bij de oorzaak

Zorg ervoor dat je adviezen aansluiten bij de oorzaak van geconstateerde problemen. Want als je adviezen niet aansluiten bij de oorzaken van een probleem geef je adviezen als symptoombestrijding. Stel dat het probleem is: De afdeling houdt geen rekening met de veranderende vraag in de markt. En als risico wordt aangegeven: Daarmee loopt het bedrijfsonderdeel continuïteitsrisico’s. Wat vind je dan van het advies: Houd meer rekening met de vraag in de markt.? Ik vind dat een goed advies Ik vind dat een slecht advies

Kriton-Learning

46


1.2.4.4.1 Ik vind dat een goed advies

Probleem

De afdeling houdt geen rekening met de veranderende vraag in de markt.

Risico

Daarmee loopt het bedrijfsonderdeel continuïteitsrisico’s.

Advies

Houd meer rekening met de vraag in de markt.

Een goed advies is een advies dat wordt opgevolgd. Zal bovenstaand advies worden opgevolgd? Waarom houdt de afdeling geen rekening met die veranderende vraag? Is men vergeten marktonderzoek te doen? Heeft men zitten slapen? Of: Is er geen geld om daarop in te spelen? Is het een bewuste keus? Als de oorzaak is: er is geen geld, is het onzin te adviseren: Houd meer rekening met de vraag. Beter zou dan zijn: Maak zo snel mogelijk fondsen vrij voor marktonderzoek. 1.2.4.4.2 Ik vind dat een slecht advies

Probleem

De afdeling houdt geen rekening met de veranderende vraag in de markt.

Risico

Daarmee loopt het bedrijfsonderdeel continuïteitsrisico’s.

Advies

Houd meer rekening met de vraag in de markt.

Inderdaad, het is een slecht advies. Het advies is namelijk een herformulering van het probleem. Een goed advies sluit aan op de oorzaak. Maar die oorzaak stond niet in de tekst. 1.2.4.5

Overtuig de klant: schuif in de causale keten

Soms vraag je je af of de bevinding wel de vinger op de werkelijke wonde legt: Wat is er nu eigenlijk echt mis?, of: Waarom doen ze dat niet? Daar kom je achter door na te gaan wat de hoger liggende oorzaken zijn van verschillende tekortkomingen. Aan de andere kant is het wel eens lastig de oorzaken van problemen duidelijk in de tekst op te schrijven. Bijvoorbeeld omdat je daardoor moet wijzen op tekortkomingen in het management. En dat zal je bijvoorbeeld niet in dank worden afgenomen. Wat moet je dan doen? Accent verschuiven Accentverschuiving naar een hogere oorzaak Accentverschuiving naar lagere gevolgen Overzicht accentverschuiving

Kriton-Learning

47


1.2.4.5.1 Accent verschuiven

Wanneer je een hogere oorzaak voor de geconstateerde tekortkoming aangeeft, kun je de oorspronkelijke oorzaak benoemen als een probleem. En het oorspronkelijk probleem kun je benoemen als gevolg van dat probleem. Je benoemt dus de onderdelen anders. Let op: daarmee verschuif je wellicht ook de scope van je onderzoek op dat gebied. Zie: Overzicht accentverschuiving 1.2.4.5.2 Accentverschuiving naar een hogere oorzaak

De accentverschuiving omhoog gaat als volgt. Ga na of er een hogere oorzaak is voor het geconstateerde probleem. Formuleer die als oorzaak in je tekst. Formuleer de oorspronkelijke oorzaak nu als het probleem. Formuleer het oorspronkelijke probleem nu als het gevolg. Zie: Overzicht accentverschuiving 1.2.4.5.2.1 Het advies verandert mee omhoog

Houdt er rekening mee dat ook je advies zal veranderen, wanneer je een hoger gelegen oorzaak aanwijst. Je advies zal namelijk moeten aansluiten bij de nieuwe oorzaak. De oude oorzaak benoem je nu als probleem, het oude probleem benoem je nu als Risico. Het oude Risico blijft nu buiten beschouwing, of neem je nog als extra risico op (daardoor X, daardoor Y, enz.). 1.2.4.5.2.2 Wanneer is verschuiving omhoog zinvol?

Het accent omhoog schuiven is zinvol in de volgende gevallen: · Het management is geïnteresseerd in strategische adviezen. · Je wilt de tekst voor je lezer op een hoger abstractieniveau brengen (bijvoorbeeld omdat de tekst ook bestemd is voor de hogere echelons). · Je wilt adviseren op strategischer niveau. · Je wilt structurele oplossingen voorstellen. · Je wilt een rechte rug houden.

Kriton-Learning

48


1.2.4.5.2.3 Wanneer is verschuiving omhoog niet zinvol?

Het accent omhoog schuiven is niet zinvol in de volgende gevallen. · Je aarzelt over de ‘ware’ oorzaak. · Het management zit niet te wachten op strategische adviezen (men vindt jou niet de juiste persoon om die te geven). · Je wilt de tekst concreet houden. · De tekst is bestemd voor lagere echelons. Die kunnen op hoger niveau geen acties ondernemen. · Je zult het management tegen de haren instrijken en daardoor de relatie te veel onder druk zetten. 1.2.4.5.3 Accentverschuiving naar lagere gevolgen

De accentverschuiving omlaag gaat als volgt. Formuleer een lager gevolg van het geconstateerde probleem als het gevolg of risico in je tekst. Formuleer het oorspronkelijke gevolg nu als het probleem. Formuleer het oorspronkelijke probleem nu als de oorzaak. Zie: Overzicht accentverschuiving

1.2.4.5.3.1 Het advies verandert mee omlaag

Wanneer je naar beneden schuift, zal het advies moeten aansluiten bij dat wat je als nieuwe oorzaak benoemt (= dat wat je eerst als probleem benoemde). De oude oorzaak blijft nu buiten beschouwing. Het oude probleem benoem je nu als oorzaak, het oude risico benoem je als probleem. De gevolgen van dat probleem zijn nieuw: die benoem je nu als risico.

1.2.4.5.3.2 Wanneer is verschuiving omlaag zinvol?

· · · · ·

Het accent omlaag schuiven is zinvol in de volgende gevallen. Het management is niet gediend van strategische adviezen. De tekst is in principe niet bedoeld voor hogere echelons. Je wilt de tekst voor je lezer zo concreet mogelijk maken. De lezers van jouw tekst zijn gevoelig voor argumenten die liggen op het gebied van (korte termijn) kosten en opbrengsten.

1.2.4.5.3.3 Wanneer is verschuiving omlaag niet zinvol?

· Het accent omlaag schuiven is niet zinvol in de volgende gevallen. · Structurele oplossingen voor de geconstateerde problemen zijn noodzakelijk om de problemen op te lossen. · Het management heeft behoefte aan een strategisch georiënteerde gesprekspartner.

Kriton-Learning


49

· De tekst is vooral bestemd voor hogere echelons. 1.2.4.6

Overzicht accentverschuiving

In een organisatie die je controleert, leidt a tot b, leidt b tot c enzovoort. Een causale keten. Met je bevinding leg je een soort mal op die zaken. Hiernaast zie je zo’n causale keten van a tot g. Het rode blok is een mal die je daar op kunt leggen, met de causale opeenvolging: oorzaak, probleem, risico. We leggen de mal op 3 gebeurtenissen. Je ziet: je benoemt daardoor anders. Voorbeelden accentverschuiving

1.3

TOEGANKELIJK BETOOG Opdrachtgevers hebben, of nemen vaak (te) weinig tijd om de teksten van de accountant goed te lezen. Dat stelt extra eisen aan die teksten en zeker aan de managementletter. Namelijk dat ze goed toegankelijk zijn en snel gelezen kunnen worden. Hoe schrijf je een tekst zó dat de lezer er snel doorheen kan? Tips daarover komen in dit onderdeel aan bod. Duidelijk verwijzen Adequaat opsommen Zinnen aan elkaar knopen Overzichtelijke alinea's maken

Kriton-Learning

50


1.3.1

Duidelijk verwijzen In een tekst wil je niet telkens dezelfde term herhalen. Om dit te voorkomen, maak je gebruik van verwijswoorden zoals deze, die et cetera. Zorg er altijd voor dat je de juiste verwijzingen maakt, zodat de lezer de tekst juist interpreteert. Een bekende valkuil is een verwijswoord gebruiken dat naar meerdere woorden kan verwijzen. * De functionaris had dat aan zijn collega gemeld, maar hij kon zich dat niet herinneren . De vraag is nu: waarop slaan de woorden hij en het tweede dat? Het Nederlands kent als verwijswoorden deze, die, dit, dat, zij, hij, het, zijn, haar, hem, hun en hen. Daarnaast komen combinaties voor als waarmee, met wie, daarbij, over wie, waarvoor. Voor deze verwijswoorden en –combinaties correct te gebruiken moet je rekening houden met een aantal zaken. Mannelijk, vrouwelijk of onzijdig Enkelvoud of meervoud Personen of zaken

1.3.1.1

Mannelijk, vrouwelijk of onzijdig

Het Nederlands heeft de-woorden en het-woorden. Het-woorden worden ook wel onzijdig genoemd. Een aantal de-woorden is mannelijk, een aantal vrouwelijk. Het juiste woordgeslacht kun je in het woordenboek opzoeken (m of v). Bij de-woorden waar geen m of v bij staat, mag je zelf kiezen of het mannelijk of vrouwelijk is. Voor correct gebruik van verwijswoorden moet je weten of het verwijst naar een het-woord of een de-woord. En bij een de-woord moet je weten of dat de-woord mannelijk of vrouwelijk is. Verwijswoorden voor dummies Overzicht van verwijswoorden

1.3.1.1.1 Verwijswoorden voor dummies

· Verwijs naar het-woorden met het, zijn, dit en dat: Het comité heeft zijn plannen nog niet bekendgemaakt. Dit voorstel vindt veel bijval. Het zal vast worden aangenomen. · Verwijs naar mannelijke woorden met hij, hem, zijn, deze en die: De stier heeft een ring door zijn neus. Hij staat op stal. De raad is terug van zijn vakantie. Deze tekst heb ik eerder gezien.

Kriton-Learning

51


· Verwijs naar vrouwelijke woorden met zij/ze, haar, deze en die: De vereniging heeft haar leden aangeschreven. Die belofte heb je eerder gedaan en toen heb je haar ook gebroken. · Kies bij personen voor het biologische geslacht: Het jongetje huilt. Hij is zijn bal kwijt (in plaats van Het is...). Het meisje speelt met haar hond (in plaats van zijn hond). De directeur houdt haar toespraak (als een vrouw bedoeld is). · Gebruik in het meervoud voor alle geslachten zij, hen en hun: Haar voor het vrouwelijk meervoud mag wel, maar doet nogal ongewoon aan: De vrouwen hebben haar jassen opgehangen. 1.3.1.1.2 Overzicht van verwijswoorden

Bij de- en het-woorden gebruik je verschillende verwijswoorden. In het schema hieronder zie je: · welke verwijswoorden je kunt gebruiken bij het-woorden (dit, dat) en bij de-woorden (deze, die) · welke onzijdige, mannelijke, vrouwelijke of meervoudige voornaamwoorden als verwijzingsvoorden kunnen dienen in verschillende situaties.

1.3.1.2

het

de

dit, dat

deze, die

onzijdig

mannelijk

vrouwelijk

meervoud

onderwerp

het

hij

zij/ze

zij/ze

bezit

zijn

zijn

haar

hun

voorwerp

het

hem

haar/ze

hen of hun

Enkelvoud of meervoud in verwijswoorden

· Gebruik een enkelvoudig verwijswoord als het naar een woord in het enkelvoud verwijst. In gesproken taal wordt nogal eens naar enkelvoudige woorden verwezen met het meervoud ze. Het gaat dan om een enkelvoudig woord dat een meervoudkarakter heeft. Fout is bijvoorbeeld: De politie hield een snelheidscontrole. Ze lieten automobilisten in een fuik rijden. Hier is sprake van meerdere politieagenten, maar het woord politie is een enkelvoudig woord. In geschreven taal wordt zo’n zinsconstructie als fout gezien. Daar moet je de regels voor enkelvoud en meervoud veel strikter toepassen. Correct is dus: De politie hield een snelheidscontrole. Ze liet automobilisten in een fuik rijden. Of: De politie hield een snelheidscontrole. De agenten lieten automobilisten in een fuik rijden. · Gebruik een meervoudig verwijswoord als het naar een woord in het meervoud verwijst. Sommige aardrijkskundige namen en namen van instellingen zijn een meervoud,

Kriton-Learning

52


bijvoorbeeld Verenigde Staten, Nederlandse Spoorwegen, Ardennen. Hoewel dergelijke namen vaak als een eenheid worden opgevat, moet je ze als meervoud behandelen. Fout is bijvoorbeeld: In de jaren veertig ontstond het verschijnsel van de ‘platenplugger’ in de Verenigde Staten, dat in die tijd al een zeer volwassen radiocultuur had. Dat gecombineerd met had drukt een enkelvoud uit, maar Verenigde Staten is een meervoud. Correct is dus: In de jaren veertig ontstond het verschijnsel van de ‘platenplugger’ in de Verenigde Staten, die in die tijd al een zeer volwassen radiocultuur hadden. Ook de afgekorte vorm van dergelijke meervouden zijn meervoud: De VS hebben een nieuw vredesvoorstel gedaan. 1.3.1.3

Verwijzen naar personen of zaken

Sommige verwijswoorden komen voor in combinaties met een voorzetsel, bijvoorbeeld met wie, voor wie, aan wie. Daarnaast zijn er ook samenstellingen die beginnen met waar-, zoals waarmee, waarbij, waaraan. Het gebruik van al deze combinaties hangt ervan af of je naar personen verwijst of naar zaken. · Als je naar personen verwijst, gebruik dan de combinatie voorzetsel + wie. Voorbeelden: De collega met wie u vorige week gesproken heeft, is niet meer indienst. Bij wie kan ik het beste informatie inwinnen? · Als je naar zaken verwijst, gebruik dan de samenstelling waar + voorzetsel. Voorbeelden: De problemen waarover ik u vorige week gesproken heb, zijn inmiddels opgelost. Waarmee kan ik u van dienst zijn?

1.3.2

Adequaat opsommen Sommige schrijvers van managementletters lijken een voorkeur te hebben voor opsommingen. Een opsomming verhoogt de toegankelijkheid. En als schrijver kun je wat telegram-achtig schrijven, is daarbij vaak de gedachte. Je hoeft dan niet zo nauwkeurig te formuleren. Dat is een misvatting. Een opsomming gebruik je wanneer je een reeks korte zaken zo wilt presenteren dat ze in één oogopslag zichtbaar zijn. Daarmee verhoog je de toegankelijkheid - maar uitsluitend wanneer de opsomming in één oogopslag te overzien is. Bij lange opsommingen gaat het overzicht juist verloren. Dan kun je beter gebruik maken van andere ingrepen, zoals subkopjes. Het is ook een misvatting dat telegramstijl in opsommingen sneller leest. De leessnelheid neemt juist af wanneer zinnen niet volledig worden geformuleerd (de lezer moet dan al lezend reconstrueren wat de schrijver bedoelde). Het is daarom van belang dat opsommingen goed en correct zijn. Vandaar de volgende adviezen. (dit is meteen een voorbeeld van een opsomming die je niet in één oogopslag overziet). Maak een duidelijke, concrete kopzin Formuleer de leden van de opsomming identiek Maak opsomming met vergelijkbare onderdelen

Kriton-Learning


53

Maak de onderdelen van de opsomming niet te lang Maak in opsommingen niet te lange toelichtingen Maak de opsomming compleet Maak korte opsommingen correct Maak lange opsommingen correct Gebruik opsommingstekens Zet leden opsomming in een logische volgorde

1.3.2.1

Maak een duidelijke, concrete kopzin

Veel opsommingen beginnen 'zomaar': de schrijver heeft vergeten de opsomming duidelijk aan te kondigen. Een onduidelijke kopzin is bijvoorbeeld: 'Naar aanleiding van de controle heb ik het volgende op te merken:...'. Beter, want preciezer, is: 'Bij de laatste controle heb ik de volgende problemen geconstateerd:...'. 1.3.2.2

Formuleer de leden van de opsomming identiek

Zorg ervoor dat in een opsomming ieder lid samen met de kopzin een goede grammaticale zin maakt. De verschillende leden hebben dan een identieke grammaticale opbouw. Zo kan de lezer de opsomming sneller lezen. Dus niet (vanwege het 3e lid): Nieuwe medewerkers krijgen: * het eerste jaar een jaarcontract; * na 3 maanden een leaseauto; * zijn nog niet bevoegd afleverbonnen te tekenen. De kopzin en het 3e lid maken samen geen goede grammaticale zin. Doe het dus zó: Nieuwe medewerkers krijgen: * het eerste jaar een jaarcontract; * na 3 maanden een leaseauto; * pas het tweede jaar de bevoegdheid afleverbonnen te tekenen. 1.3.2.3

Maak opsomming met vergelijkbare onderdelen

Vaak lopen in een opsomming bijvoorbeeld problemen, oorzaken en adviezen door elkaar. Of de onderdelen zijn niet van vergelijkbare grootte, bijvoorbeeld bij hoofd en subdoelstellingen. In zo'n geval is een opsomming geen geschikte vorm om de informatie over te brengen. 1.3.2.4

Maak de onderdelen van de opsomming niet te lang

Een opsomming van dertig punten is te groot. In zo'n geval kun je de punten het beste clusteren tot een kleiner aantal punten, of de opsomming splitsen in een aantal kleinere opsommingen. Een vuistregel: houd een maximum aan van zeven punten. Probeer de opsomming op één pagina te houden.

Kriton-Learning


1.3.2.5

54

Maak in opsommingen niet te lange toelichtingen

Soms heeft een schrijver verschillende alinea's nodig om een onderdeel van een opsomming toe te lichten. In zo'n geval komen de onderdelen te ver van elkaar af te staan, waardoor de overzichtelijkheid in gevaar komt. Verder moet de toelichting bij ieder onderdeel ongeveer even lang zijn. Sommige schrijvers kiezen voor de remedie om de onderwerpen eerst aan te kondigen in een opsomming, en ze vervolgens toe te lichten: Ad 1; Ad 2; etc. Op die manier is de informatie niet prettig gepresenteerd, omdat de lezer telkens heen en weer moet bladeren tussen opsomming en toelichting. 1.3.2.6

Maak de opsomming compleet

Een opsomming moet niet eindigen met 'etc'. Ook is het vreemd om na een opsomming van bijvoorbeeld acceptatienormen te lezen: 'Andere voorwaarden voor acceptatie zijn bijvoorbeeld...' Enige uitzondering: als een opsomming niet compleet is, moet dat in de kopzin duidelijk zijn aangekondigd, bijvoorbeeld: De belangrijkste typen tekstverwerker zijn:... of: Hiertegen kunnen onder meer de volgende bezwaren worden aangetekend:.... 1.3.2.7

Maak korte opsommingen correct

Maak korte opsommingen correct

Een correcte opsomming: * begint met een kopzin (‘..., deze procedure bestaat uit de volgende stappen:...’); * eindigt met een laatste lid dat wordt afgesloten met een punt; * bevat daartussen leden die worden afgesloten met een puntkomma. Let op: De kopzin begint met een hoofdletter en wordt afgesloten met een dubbele punt.

Kriton-Learning


1.3.2.8

55

Maak lange opsommingen correct

Maak lange opsommingen correct

In een korte opsomming staan in de opsomming zelf geen hoofdletters. Wat te doen als je een erg lange opsomming moet maken, waardoor je in de opsomming toch aparte zinnen (met hoofdletter en eindigend met een punt) moeten opnemen? Eindig dan de kopzin met een punt en laat de rest bestaan uit aparte zinnen met elk een hoofdletter en een punt.

1.3.2.9

Gebruik opsommingstekens

Gebruik signaaltekens om de structuur van de kleinere gehelen van een tekst duidelijk te maken. Pas echter op: overdaad schaadt. Teveel sterretjes, streepjes, pijltjes, cijfers, lijntjes, haakjes, of andere typografische tekens, doen de lezer duizelen. Vooral bij opsommingen worden vaak signaaltekens gebruikt, maar signaaltekens kunnen worden gebruikt in elke situatie waar het goed is om de lezer op een bepaalde structurering te wijzen. 1.3.2.10 Zet leden opsomming in een logische volgorde

Als de onderdelen in een volgorde staan van tijd of prioriteit, kun je de onderdelen nummeren of met letters aangeven. In alle andere gevallen gebruik je sterretjes, streepjes, blokjes, rondjes, puntjes of welke andere mogelijkheden uw tekstverwerker heeft. Gebruik de signaaltekens niet door elkaar, dus of sterretjes, of streepjes, etc.

1.3.3

Zinnen aan elkaar knopen Een goed toegankelijke tekst bevat niet alléén ‘inhoudelijke’ informatie. Uit zo’n tekst haalt de lezer ook informatie over de relatie tussen de verschillende tekstonderdelen. Dit soort informatie is in feite het cement van de tekst. Hier volgen enkele tips om cement in een tekst aan te brengen. Maak soepele overgangen Hanteer verbindingswoorden

1.3.3.1

Maak soepele overgangen

Het is vaak nodig om zinnen in (of zelfs uit verschillende) alinea’s expliciet voor de lezer met elkaar in verband te brengen. Dergelijke overgangszinnen zijn zinnen die de samenhang

Kriton-Learning

56


tussen het voorgaande en wat komt verduidelijken. Voorbeeld: Hiervoor is uiteengezet welke fiscale risico's de huidige waardering van het kantoorgebouw oplevert. Daarnaast willen we u graag wijzen op (...). Door zo'n woord als Daarnaast ziet de lezer dat er een nieuwe mededeling komt, die niet een uitwerking is van de vorige, maar een geheel nieuwe. Daarmee kan de lezer de status van de nieuwe informatie beter inschatten en de nieuwe informatie beter plaatsen. Dat komt het tekstbegrip en de leessnelheid ten goede. Verbindingswoorden vormen zo het cement tussen zinnen. Ze maken een tekst misschien ietsje langer, maar - en daar gaat het om - sneller leesbaar. Een tekst met dergelijke soepele overgangen leest ook veel prettiger. Kijk maar eens in een krant of een weekblad. In artikelen die prettig weglezen, staan veel verbindingswoorden.

1.3.3.2

Hanteer verbindingswoorden

In sommige managementletters staan zinnen die als los zand aan elkaar lijken te hangen. Als je dan heel goed leest, blijken ze wel verband met elkaar te hebben. Van de opdrachtgever mag je dergelijk precies leesgedrag niet verwachten. Maak daarom verbanden tussen zinnen zichtbaar met verbindingswoorden. Voorbeeld: ten eerste, ten tweede, enerzijds, anderzijds, maar, echter, daarom, enz. Voorbeeld verbindingswoorden Sommige verbindingswoorden geven heel expliciet bepaalde verbanden weer. De belangrijkste zijn de volgende. Opsommend verband Tegenstellend verband Procesbeschrijvend verband Tijdsverband Causaal verband Toelichtend verband Concluderend verband Samenvattend verband 1.3.3.2.1 Opsommend verband

De tekstdelen vormen een reeks (bijvoorbeeld van oorzaken, problemen, bezwaren, uitzonderingen). Mogelijke signalen: · een dubbele punt voorafgaand aan de opsomming; · tussen de leden van de opsomming een puntkomma; · woorden als: en, ook, bovendien, daarbij, ten eerste..., ten tweede, niet alleen... maar ook, zowel...als.

Kriton-Learning


57

Ouderwets zijn: voorts, alsmede. 1.3.3.2.2 Tegenstellend verband

De tekstdelen vormen een tegenstelling (bijvoorbeeld verwacht - onverwacht, voordeel nadeel, landelijk - regionaal). Je kunt putten uit een ruim arsenaal aan signaalwoorden: · (aan de ene kant) ..... aan de andere kant; · (enerzijds) ..... anderzijds; · met uitzondering van; · maar; · echter; · terwijl; · daarentegen; · toch. 1.3.3.2.3 Procesbeschrijvend verband

Met de volgende woorden geef je een procesbeschrijvend verband aan: · aanvankelijk; · om te beginen; · vervolgens; · daarna; · tegelijkertijd; · ten slotte. 1.3.3.2.4 Tijdsverband

Relaties van tijd kunnen gelegd worden met woorden als: · toen; · voordat; · nadat. 1.3.3.2.5 Causaal verband

De informatie uit het ene tekstdeel kan als oorzaak of als gevolg aangeduid worden voor de informatie uit het andere. Van oorzaak naar gevolg: · daardoor; · dus; · daarom. Van gevolg (risico) naar oorzaak: · want; · doordat; · omdat. 1.3.3.2.6 Toelichtend verband

De informatie uit het ene tekstdeel fungeert als toelichting, op of illustratie van het andere. Signaalzinnen om dit verband tot uitdrukking te brengen zijn onder andere: · een voorbeeld hiervan is ...;

Kriton-Learning


58

· we kunnen dit als volgt illustreren: ...; · zoals; · ter illustratie. Je kunt parafraseringen aangeven met woorden als: · met andere woorden; · dat wil zeggen dat... 1.3.3.2.7 Concluderend verband

De informatie uit het ene tekstdeel fungeert als conclusie ten opzichte van de informatie van andere tekstdelen. Gebruik dan bijvoorbeeld woorden als: · immers; · want; · omdat; · dus; · daarom; · de volgende redenen; · dat wil zeggen dat; · concluderend; · dit blijkt wel uit het feit.

1.3.3.2.8 Samenvattend verband

De informatie uit het ene tekstdeel fungeert als samenvatting van het andere. Dan gebruik je verbindingszinnen en -woorden als: · samenvattend kunnen we stellen ...; · kortom; · samenvattend; · dus; · met andere woorden; · concluderend. 1.3.3.3

Omdat of doordat

· Wil je een reden aangeven? Gebruik een combinatie met om (omdat, daarom, waarom). Bij een reden is er sprake van een menselijke wil en er wordt een verklaring gegeven. Omdat de afspraken niet waren vastgelegd, wilde de administrateur de extra uren niet betalen. Ik wilde het dossier eerst doornemen; daarom ben ik niet gekomen. · Wil je een oorzaak aangeven? Gebruik een combinatie met door (doordat, daardoor, waardoor). Een oorzaak is dwingend en niemand kan er invloed op uitoefenen. Doordat het informatiesysteem was gecrasht, kon de administrateur de extra uren niet betalen. Ik was ziek, daardoor kon ik niet komen. Soms kan doordat vervangen worden door omdat (maar niet andersom): Er ontstond een grote druk op de collectieve uitgaven, omdat het aantal uitkeringen groeide.

Kriton-Learning

59


In deze zin kan (...) het aantal uitkeringen groeide worden opgevat als een verklaring. Vandaar omdat.

1.3.4

Overzichtelijke alinea's maken Behandel in elke alinea steeds maar één zaak, één thema of subvraag tegelijk. · Splits een te lange alinea (zeker alinea’s van meer dan 10 regels) in kleinere alinea's met elk een eigen subthema. Denk daarbij aan de PROAC-volgorde. · Gaat een nieuwe zin over hetzelfde als de vorige (de nieuwe zin is bijvoorbeeld een nadere uitwerking daarvan)? Zet die zin dan ook in dezelfde alinea. · Wordt in een zin een nieuw aspect aangesneden? Begin met die zin dan ook een nieuwe alinea. · Bestaat een bevinding uit enkele losstaande zinnen? Probeer dan wat samen te voegen tot één of twee alinea’s. Gebruik voorkeurplaatsen Gebruik goede subkopjes

1.3.4.1

Gebruik goede subkopjes

Goede subkopjes dirigeren lezers, vertellen lezers wat zij aan informatie kunnen verwachten. Zo’n kopje helpt de lezer dus bij het herkennen van de opbouw van de tekst. In managementletters worden soms kopjes gebruikt die veel ruimer zijn dan de informatie die eronder staat. Het kopje luidt bijvoorbeeld: Kasverkeer, maar in die paragraaf blijkt het ook te gaan over de functiescheiding tussen boekhouder en kassier. Het gaat dus niet alleen over kasverkeer, maar over meer dan dat. De lezer die op zoek is naar informatie over functiescheiding zal niet gauw op het idee komen in de paragraaf Kasverkeer te kijken. Het omgekeerde komt ook voor: het kopje is smaller dan dat wat er onder staat. Een paragraaf met het kopje Kasverkeer blijkt alleen te gaan over blokstempels.. Evenals voor hoofdstuktitels, kunnen we de classificatieregels ook toepassen op subkopjes. Zie dus ook: Normen voor indelingen.

1.3.4.2

Gebruik voorkeurplaatsen

Lezers die snel lezen, schenken automatisch vooral aandacht aan het begin en het eind van een alinea. Het is dus handig juist daar de belangrijkste informatie te zetten. Die plaats, aan het begin of aan het eind van een alinea, heet de voorkeurplaats. Vooral in bevindingen, waar je naar een conclusie of een advies toe wilt werken, kun je met constateringen en argumenten beginnen en de belangrijkste informatie - bijvoorbeeld het advies - bewaren tot de slotzin. Het komt soms voor dat je een overgangszin nodig hebt om het verband met de vorige alinea duidelijk te maken, de belangrijkste informatie staat dan in de tweede zin.

1.4

AANTREKKELIJKE FORMULERING Lang niet alle managementletters zijn begrijpelijk geformuleerd voor niet-accountants. Dat is lastig omdat managementletters bestemd zijn voor opdrachtgevers. En die zijn zelden

Kriton-Learning

60


accountant. Nog lastiger wordt het als zelfs collega’s veel tijd nodig hebben om te snappen wat er staat. Daarom tips op de volgende gebieden. Concrete zinnen schrijven Taal van de lezer gebruiken Kiezen voor actief of passief Informatie doseren

1.4.1

Concrete zinnen schrijven Concrete zaken kunnen vaag worden doordat een schrijver informatie weglaat of doordat hij zich niet duidelijk wil of kan uitspreken. Er is een verzoek binnengekomen om werktijdverkorting aan te vragen. In deze zin is informatie weggelaten: wie deed het verzoek? bij wie is het binnengekomen? wie vraagt werktijdverkorting aan, en voor wie? Tot op zekere hoogte kunnen wij het met veel van de voorstellen in grote lijnen eens zijn. Deze zin is vaag door het gebruik van relativerende termen: met welke voorstellen is de schrijver het wel/niet eens, en op welke punten verschilt hij wel/niet van mening? Een andere oorzaak van vaagheid is naamwoordstijl. Dat is een formuleervorm waarbij actieve werkwoorden zijn vervangen door (bijvoorbeeld zelfstandige) naamwoorden. Zie dit voorbeeld. Bedoeld of onbedoeld vaag Naamwoordstijl

1.4.1.1

Bedoeld of onbedoeld vaag

Vaagheid kan onbedoeld zijn. Dan heeft de schrijver niet goed nagedacht. Een voorbeeld: telegramstijl, waardoor je zelf snel zaken noteert waarvan het de vraag is of de lezer dat begrijpt. Als accountant kun je ervoor kiezen bedoeld vaag te zijn. Bijvoorbeeld omdat je goede redenen hebt om informatie weg te laten of om uitspraken af te zwakken. Slag om de arm Pijnlijk of ontactisch 1.4.1.1.1 Slag om de arm

De schrijver moet een slag om de arm houden, bijvoorbeeld om onderhandelingsruimte te scheppen of omdat hij de reikwijdte van zijn uitspraken niet helemaal kan overzien. De tekst blijft daardoor bedoeld vaag. De voorbereidingen voor de fusie zijn in grote lijnen rond. Naar alle waarschijnlijkheid

Kriton-Learning

61


kunnen de contracten in maart getekend worden. Wanneer de vaagheid niet bedoeld was, geeft de tekst echter meer onduidelijkheid dan gewenst. 1.4.1.1.2 Pijnlijk of ontactisch

Het kan pijnlijk of ontactisch zijn om personen met name te noemen: In een bepaalde situatie kan de volgende zin bijvoorbeeld onnodig confronterend zijn: De heer Zwartop kon ons niet aantonen dat hij de salarissen werkelijk had uitbetaald. Dan kan de schrijver beslissen de naam van de functionaris met opzet niet te noemen: Ons werd niet aangetoond, dat de salarissen ook werkelijk uitbetaald zijn. De naam is niet genoemd, zodat de tekst minder confronterend is (hoewel iedereen weet wie die salarissen niet uitbetaalde). 1.4.1.1.3 Vage telegramstijl

In het controledossier zie je vaak telegramstijl. Bevindingen zijn dan sterk verkort genoteerd. Voor de schrijver handig, want die kan het snel intikken. In de managementletter is telegramstijl fout. Daarmee kun je de opdrachtgever niet opzadelen.

Voorbeelden van telegramstijl

Indirecte goederen besteld inkoper / ontvangen in magazijn; afdelingshoofd / besteller autoriseert (autorisatielijst 01-11-06 beschikbaar). Investeringen veelal buiten magazijn door een verantwoordelijke, alleen zichtbaar autorisatie van factuur.

Het is niet concreet genoeg voor de opdrachtgever wat hier nu precies bedoeld is. 1.4.1.2

Naamwoordstijl

Bij naamwoordstijl zijn actieve werkwoorden omgezet in (bijvoorbeeld) zelfstandige naamwoorden (waar je een, de, of het voor kunt zetten). Zo is in de volgende zin controleren in de actieve vorm geschreven: Wij zullen op 31 december de voorraad controleren. Omdat de schrijver het misplaatste idee heeft dat die zin niet chic genoeg is, wordt de zin dan vaak 'vernaamwoordelijkt', dat wil zeggen van het actieve werkwoord controleren wordt een zelfstandig naamwoord het controleren gemaakt. Automatisch wordt de zin dan minder bondig: Het controleren van de voorraad zal door ons op 31 december gedaan worden. Vaak wordt dan ook nog degene die de handeling verricht weggelaten (door ons). De zin wordt dan: Het controleren van de voorraad zal op 31 december gedaan worden. Daarmee wordt de zin vaag, want wie gaat dat doen? De klant, of de accountant? Hoe naamwoordstijl herschrijven? Wees voorzichtig met m.b.t.

Kriton-Learning

62


1.4.1.2.1 Hoe werkt dat, naamwoordstijl?

Naamwoordstijl maakt het, evenals passieven mogelijk om de handelende persoon in zinnen weg te laten. Naamwoordstijl hoort daarom tot de ‘toolkit‘ van de accountant. Maar door naamwoordconstructies kunnen wel zinnen ontstaan die een omslachtige indruk maken. Bij naamwoordstijl is een werkwoordsvorm vervangen door een naamwoord dat die zelfde activiteit uitdrukt. Werkwoordstijl

De accountant adviseert over de financiële administratie.

Naamwoordstijl

De advisering van de accountant over de financiële administratie (...).

Deze laatste zin is nog niet af. Dat gebeurt altijd bij naamwoordstijl, want doordat je de werkwoordsvorm hebt verwisseld voor een naamwoord, ontbreekt in de zin een werkwoord. Dat kan niet en daarom voegen we alsnog een werkwoord in: Naamwoordstijl

De advisering van de accountant over de financiële administratie vindt plaats.

Je ziet het is een loze werkwoordsvorm geworden: vindt plaats. (Andere loze werkwoordsvormen: treedt op, gebeurt, geschiedt). Loze informatie opnemen in een managementletter is uiteraard niet aan te bevelen. Drie soorten naamwoordstijl 1.4.1.2.2 Hoe naamwoordstijl herschrijven?

Naamwoordconstructies kun je concreter maken door van de naamwoordstijl in de tekst werkwoordstijl te maken. Naamwoordstijl Het is gewenst om op korte termijn uitvoering te geven aan het geformuleerde voornemen om de commerciële kwetsbaarheid en ‘workload’ van de directie te verminderen via uitbreiding van de staf door aanstelling van een commercieel medewerker.

Werkwoordstijl U wilt op korte termijn de commerciële kwetsbaarheid en de 'workload' van de directie verminderen door een commercieel medewerker aan te stellen.

Zie ook: Van concrete zin naar naamwoordstijl 1.4.1.2.3 Wees voorzichtig met m.b.t.

Wanneer naamwoordstijl gecombineerd wordt met de constructie 'met betrekking tot', wordt het taalgebruik nog ingewikkelder. Drie versies van dezelfde mededeling Actief

Wij zullen op 31 december de voorraad controleren.

Naamwoordstijl

Het controleren van de voorraad zal door ons op 31 december gedaan worden.

Kriton-Learning

63


Met betrekking tot Met betrekking tot het controleren van de voorraad delen + wij u mee dat dit door ons op 31 december gedaan zal Naamwoordstijl worden.

1.4.2

Taal van de lezer gebruiken Informatie in managementletters is bestemd voor opdrachtgevers. Vreemd genoeg zie je erg veel jargon in managementletters. Dat komt misschien omdat schrijvers van managementletters de neiging hebben te schrijven voor hun controleleider, of partner (zie in dit verband ook: telegramstijl). Houd er rekening mee dat de tekst die je schrijft uiteindelijk bestemd is voor de opdrachtgever. Dat betekent: gebruik de taal van die opdrachtgever - en vermijd dus jargon. Wees kritisch op jargon Gevaarlijk jargon Bedenk zo nodig synoniemen Wissel niet af in kernbegrippen Typische accountants-termen

1.4.2.1

Wees kritisch op jargon

Jargon is een nuttig hulpmiddel bij de communicatie met collega-accountants, omdat je met één woord iets zegt dat anders heel omslachtig uitgelegd zou moeten worden. Maar als je twijfelt of de lezer voldoende vakkennis heeft om je jargon te begrijpen: · vervang dan het jargon door woorden of omschrijvingen uit de omgangstaal; · of voorzie het jargon van een verklaring; · of neem bij de tekst een verklarende woordenlijst op. Schrijf je voor verschillende lezers (en dat is vaak het geval bij managementletters)? · Kies dan de woorden die voor de minst ingewijde lezer zijn te begrijpen. · Neem informatie die te gedetailleerd is voor deze lezer in een bijlage op (of ga na of er misschien een brochure is waarin die informatie al is opgenomen). 1.4.2.2

Gevaarlijk jargon

Pas vooral op voor termen die in de vaktaal van de accountant een andere betekenis hebben, dan ze in de omgangstaal (kunnen) hebben.

Bijvoorbeeld:

volledigheid van de opbrengsten; tijdigheid; juistheid; functiescheiding; volledige controle; materieel; activering; passivering; goederenbeweging.

Kriton-Learning

64


1.4.2.3

Bedenk zo nodig synoniemen

Streef in een managementletter allereerst naar duidelijkheid en niet allereerst naar creativiteit. Besteed dus niet heel veel energie in het bedenken van creatieve synoniemen. Maar een woord dat geen kernbegrip is, maar wel bijna in iedere zin herhaald wordt, begint wat te vervelen. Varieer dan eens, als er synoniemen beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld:

inkopen, aanschaffen, kopen, verwerven, verkrijgen

Vaak is ook ‘worden’ door een ander woord te vervangen: · De vaste activa worden in de balans voor aanschafwaarde opgenomen, verminderd ...; · In de balans komen de vaste activa voor tegen ...; · In de balans zijn de vaste activa opgenomen .... Of: · Deze kwestie wordt nog onderzocht; · Deze kwestie is nog in onderzoek. Kijk ook eens in de synoniemenlijst van je tekstverwerker. Maar let op: wissel niet af in kernbegrippen. 1.4.2.4

Wissel niet af in kernbegrippen

Streven naar afwisseling in de woordkeus is dus een goede zaak, maar zorg er voor dat je in de kernbegrippen niet varieert. Als probleem X later probleem Y wordt genoemd, kan de lezer gaan denken dat het om twee verschillende problemen gaat. 1.4.2.5

Typische accountantstermen

afdoen (mondeling)

integrale controle

uit het oogpunt van interne controle

AO en IC

juistheid

betrouwbaarheid

materieel

ultimo

expireren

mitigeren

verschotten

extracomptabel

naleving van

vervangbare controle

formele controle

onvervangbare controle

volledigheid

functiescheiding

partieel roulerende controle

voorziening

functievermenging

standenregister

waardering

gegevensgerichte controle

tijdigheid

zekerheid

goederenstroom Behalve deze specialistische termen zijn er ook meer algemene termen die accountants graag gebruiken en die de tekst ook onnodig moeilijker maken. Vermijd paraplutermen Pas op met voorzetselconstructies Vermijd onnodige vulwoorden Verwar vulwoorden niet met signaalwoorden

Kriton-Learning


65

1.4.2.5.1 Vermijd paraplutermen

Paraplutermen, ook containerbegrippen genoemd, zijn termen waaronder (te) veel en veelsoortige zaken vallen en die daardoor geen enkele beschrijvende of verklarende waarde meer hebben. Een woord dat alles zegt, zegt niets meer. Modieus taalgebruik bestaat vaak uit paraplutermen: Een stuk verantwoordelijkheid bij het automatiseringsgebeuren ... Voorbeelden van paraplutermen

Het organisatieplaatje haalbaar maken en handen en voeten geven ... Een en ander realiseren ...

Wat bedoelt de schrijver met deze termen nu precies. Een term als ‘haalbaar’ bijvoorbeeld, kan betekenen: praktisch uitvoerbaar, betaalbaar of rendabel. In een zin als ‘Dit voorstel is niet haalbaar’ kan de term bovendien betekenen dat het voorstel niet op steun kan rekenen. 1.4.2.5.2 Pas op met voorzetselconstructies

Verwant aan de paraplutermen zijn modieuze voorzetselconstructies als ‘ten aanzien van’ en ‘met betrekking tot’. Zij nemen de plaats in van duidelijkere voorzetsels: het beleid ten aanzien van...

het beleid voor ...

gesprekken ten aanzien van ...

gesprekken over ...

van toepassing zijn ten aanzien van...

van toepassing zijn op ...

verschillen ten aanzien van ...

verschillen van ...

gedachten met betrekking tot ...

gedachten over ...

besprekingen in het kader van ...

besprekingen over ...

1.4.2.5.3 Vermijd onnodige vulwoorden

Vulwoorden zijn woorden die geen werkelijke informatiewaarde hebben. Soms worden teksten bovenmatig opgevuld met woorden als: dus, dan ook, eventueel, eigenlijk, van de zijde van, al dan niet, een en ander. Meestal kunnen we deze woorden zonder meer schrappen. Voorbeeld Het is dan ook eigenlijk van het grootste belang dat u een en ander dus eens nader beziet.

Verbeterde versie Het is van het grootste belang dat u dit nader beziet.

1.4.2.5.4 Verwar vulwoorden niet met signaalwoorden

Het is van belang een goed onderscheid te maken tussen vulwoorden en signaalwoorden. Eenzelfde woord kan als vulwoord optreden maar ook als signaalwoord. Signaalwoorden zijn echter nodig in een tekst om de verbanden tussen verschillende mededelingen duidelijk te maken. Een tekst zonder signaalwoorden is moeilijk te lezen, omdat de lezer zelf de verbanden moet reconstrueren.

Kriton-Learning

66


Voorbeeld: (...) Zoals uit dit overzicht blijkt is het systeem dat u hanteert voor de voorraadwaardering niet adequaat. De voorraden zijn dus hoger gewaardeerd dan wenselijk is. (...).

1.4.3

Kiezen voor actief of passief Een passief is een zin in de lijdende vorm. Bijvoorbeeld: Per kwartaal wordt de BTW opgegeven. In een passieve zin zie je een vorm van het werkwoord ‘zijn’ of ‘worden’ in combinatie met een voltooid deelwoord. In de actieve vorm luidt deze zin: Per kwartaal geeft X de BTW op. (Wie X is, staat niet in de oorspronkelijke zin). Passieve zinnen zijn niet fout. Juist in de accountancy zijn ze soms erg handig, want in jouw vakgebied worden ze regelmatig functioneel gebruikt, zoals in het voorbeeld hierboven. Wie precies de BTW opgeeft is hier kennelijk onbelangrijk. Vaak kies je als schrijver niet bewust voor de actieve of de passieve vorm. Dan wordt de passief niet-functioneel gebruikt en maken ze een tekst onnodig moeilijk. Daarom enkele tips om passieven functioneel te gebruiken: Gebruik passief om het perspectief te manipuleren Gebruik de passiveringstruc Vermijd niet-functionele passieven Van zeer passief naar actief

1.4.3.1

Gebruik passief om het perspectief te manipuleren

De passief zet de zin in een bepaald perspectief. Vergelijk bijvoorbeeld de volgende twee zinnen. passief

actief

Dirksens declaraties werden door Kammelsbeek niet uitbetaald.

Kammelsbeek betaalde de declaraties van Dirksen niet uit.

De jaarrekening wordt door de accountant gecontroleerd.

De accountant controleert de jaarrekening.

De actieve en passieve variant van iedere zin bevat dezelfde informatie, maar door de passieve in plaats van de actieve vorm te gebruiken, bekijken we die informatie vanuit een ander perspectief. 1.4.3.2

Gebruik de passiveringstruc

De passief maakt het mogelijk een zin te schrijven zonder handelende persoon. Juist in de controle is dat bijzonder handig. Want vaak wil je als accountant niet beschuldigend naar personen wijzen, omdat het om functies gaat. Je kunt dan de handelende persoon ‘onzichtbaar’ maken door te ‘passieveren’.

Kriton-Learning

67


actief Mevrouw Vergeer van de boekhouding betaalde de verhuiskostenvergoeding voor de marketingmanager ten onrechte uit aan de hpi-specialist. 1.4.3.3

passief De verhuiskostenvergoeding voor de marketingmanager werd ten onrechte uitbetaald aan de hpi-specialist.

Vermijd niet-functionele passieven

Veel ambtelijke stukken staan bol van de passieven. En accountants, die veel ambtelijke stukken lezen, zijn gauw geneigd die stijl over te nemen. In het navolgende wordt ingegaan op de informatie die door het management het meest belangrijk wordt geacht. Er wordt onderscheid gemaakt tussen informatie die in de huidige situatie reeds wordt ontvangen en informatie die in de toekomst gewenst wordt. Aanvullingen of opmerkingen op informatie die nu reeds wordt ontvangen, zoals aangegeven door de directie, worden steeds bij het desbetreffende onderwerp weergegeven. 1.4.3.4

Hierna gaan wij in op de informatie die het management het meest belangrijk vindt. Wij maken onderscheid tussen informatie die nu al ontvangen is en informatie die men in de toekomst ontvangen wil. Aanvullingen of opmerkingen op de informatie die men nu al ontvangt, zullen wij steeds bij het desbetreffende onderwerp weergeven. Dit is ook al aangegeven door de directie.

Van zeer passief naar actief

Hoe zet je een onnodig passieve vorm ook al weer in de actieve vorm? Als voorbeeldzin: Nog deze maand worden de contracten met freelancers opgesteld. · Zet eerst een handelend persoon in de zin met behulp van door. · Verwijder de constructies met worden en door. · Maak de zin weer lopend. Hieronder een animatie. Blijf kijken!

Kriton-Learning


1.4.4

68

Informatie doseren Schrijvers proppen vaak te veel informatie in een zin. Dat is altijd verkeerd. De informatiedichtheid van de tekst neemt dan te veel toe. Twee voorbeelden: Tijdens het najaarsoverleg heeft uw departement zich in het bijzonder beziggehouden met de vraag of het nog wel zinvol is zich ten volle te blijven inspannen voor het handhaven van het Groene Hart, waarbij vervolgens ook de toekomstige rol van de NS is overwogen, in samenhang met de behoefte van de organisatie binnen 10 á 15 jaar op zoveel mogelijk trajecten hogesnelheidstreinen te laten rijden, hetgeen in het bijzonder voor economisch Nederland een groot goed zou beteken, terwijl u terdege beseft dat ook de milieubeweging een eisenpakket op tafel heeft gelegd dat in de eerstdaags te presenteren nota Future Rails uitgebreid moet worden geanalyseerd en van commentaar voorzien. Ten aanzien van de financiële consequenties (...) Wij hebben bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden geconstateerd dat de administratieve verwerking van onderhanden projectkostenoverschrijdingen waarvan vorig jaar was vastgesteld dat die veel voorkomen en dat nauwgezette analyse daarvan nodig is, veelal uitsluitend plaats vindt in totalen. Tangconstructies Lange aanloop

1.4.4.1

Tangconstructies

Bij een tangconstructie wordt een zin onderbroken door een ingevoegde zin die een extra toevoeging bevat over een onderdeel van de oorspronkelijke zin. Hieronder in een voorbeeld van zo'n zin, is de ingevoegde zin blauw weergegeven. Het bestuur zal erop toezien dat de rechten en verplichtingen van de vennootschap en van de geconsolideerde vennootschappen, met inbegrip van die rechten en verplichtingen die reeds bestaan maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd, op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. Als gevolg van de manier waarop wij zinnen verwerken, zijn dergelijk zinnen erg moeilijk te lezen. De informatie wordt beter gedoseerd wanneer de delen die bij elkaar horen ook bij elkaar worden geplaatst. Het bestuur zal erop toezien dat de rechten en verplichtingen van de vennootschap en van de geconsolideerde vennootschappen op toereikende wijze in de jaarrekening tot uitdrukking worden gebracht. Hierbij zijn inbegrepen die rechten en verplichtingen die reeds bestaan maar niet via de normale administratieve procedures zijn vastgelegd. 1.4.4.2

Lange aanloop

Een lange aanloop is eigenlijke een specifieke vorm van de tangconstructie. De kern van de oorspronkelijke zin komt pas aan het eind van de zin, waardoor het eerste deel van de zin fungeert als een lange aanloop tot die kern. Hieronder is die kern blauw weergegeven. Wij hebben bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden geconstateerd dat de administratieve verwerking van onderhanden projectkostenoverschrijdingen waarover vorig jaar was afgesproken dat die veel voorkomen en dat door ons nauwgezette analyse

Kriton-Learning

69


daarvan nodig is, veelal uitsluitend plaats vindt in totalen. Als gevolg van de manier waarop wij zinnen verwerken, zijn dergelijk zinnen erg moeilijk te lezen. De informatie wordt beter gedoseerd wanneer de delen die bij elkaar horen ook bij elkaar worden geplaatst en wanneer de kern bij de oorspronkelijke zin komt te staan. Begrijpelijker is dus de volgende volgorde. De administratieve verwerking van onderhanden projectkostenoverschrijdingen vindt veelal uitsluitend plaats in totalen. Dit ondanks de afspraak van vorig jaar dat projectkostenoverschrijdingen veel voorkomen en wij ze daarom nauwgezet zullen analyseren. Wij hebben dit bij de uitvoering van de controlewerkzaamheden geconstateerd. In deze herschrijving zijn bovendien de signaalwoorden ondanks en daarom toegevoegd, zodat de structuur van de zin duidelijker wordt. Meteen wordt dan ook duidelijk dat het laatste zinnetje eigenlijk weinig toevoegt (want alle constateringen zijn tijdens de uitvoering van de werkzaamheden gedaan, mag de opdrachtgever hopen).

1.5

UITSTRALING EN TOON De uitstraling van de managementletter moet passen bij het imago van de accountantsorganisatie. De tekst blijft primair een 'visitekaartje' van de organisatie, hoewel het voor opdrachtgevers in verschillende markten (MKB, publieke sector, multinationals) belangrijk kan zijn dat uit de schrijfstijl en toon herkenbaar is van welke professional de managementletter afkomstig is. Veel bedrijven, waaronder accountantsorganisaties, hanteren hun 'merk' op basis van weloverwogen uitgangspunten, zoals waar dit voor staat en hoe het gebruikt wordt. Uitstraling wordt niet alleen bepaald door het uiterlijk. Ook stijl en toonzetting spelen een belangrijke rol. Opdrachtgevers voelen zich door een tekst soms persoonlijk aangesproken op misstanden in hun organisatie. Zij zullen dus niet altijd gelukkig zijn met een glasheldere formulering, zeker niet wanneer de tekst ook door anderen wordt gelezen. Aan de andere kant willen andere opdrachtgevers wel weer precies lezen waar het op staat. Je zult daarom ervoor moeten kiezen de zaken de ene keer iets minder hard op te schrijven en de andere keer juist iets meer. Welke toon en stijl kies je? Wat is het meest lezergericht? Wat sluit aan bij het imago van jouw organisatie? Daarover hier enkele tips: Formuleren met rechte rug Professioneel imago uitstralen Formuleren met respect De opdrachtgever aanspreken Hoe komt mijn tekst over?

Kriton-Learning


1.5.1

70

Formuleren met rechte rug Met een managementletter schrijf je in feite een adviestekst. Die adviestekst is erop gericht dat de opdrachtgever iets met je adviezen gaat doen. Hoe beslist moet je daarvoor formuleren? Moet je altijd een ‘rechte rug‘ houden en precies schrijven waar het op staat? Of doe je soms wat water in de wijn? Het is het verschil tussen zeer directief en voorzichtig. Schrijf niet te directief Laat in de tekst geen frustraties doorklinken Schrijf niet te voorzichtig

1.5.1.1

Schrijf niet te directief

Juist doordat in de accountancy veel regels gelden die moeten worden nageleefd, hebben veel accountants al gauw de neiging directief te formuleren. Dat is vaak onverstandig. Kenmerken van een directieve tekst zijn: veel gebruik van werkwoorden als moeten en dienen, gebruik van ultimatums, stellige formuleringen, een grote afstand tussen schrijver en lezer en een hoog ‘wijsvingergehalte’. Voorbeeld van te directief Let op: hier staat niet dat een directieve stijl niet mag, maar dat een dergelijke stijl de relatie kan aantasten. Soms kun je niet anders. Dan moet je het wel direct en directief opschrijven. Schrijf niet te voorzichtig 1.5.1.2

Laat in de tekst geen frustraties doorklinken

Niet alle opdrachtgevers voeren de adviezen van de accountant meteen uit. Soms is het dus nodig om te wijzen op aanbevelingen die al eerder gedaan zijn. Hoewel dit natuurlijk kan leiden tot frustratie bij de accountant, moet je je nooit ertoe laten verleiden die frustratie in de tekst te laten blijken, zoals in het volgende fragment. Reeds vele jaren - zie onze brieven van vorig jaar en van het jaar daarvoor - maar tot nu toe tevergeefs, hebben wij u erop gewezen dat de administratie van de onderhoudsafdeling ernstig te wensen overlaat. Hoewel u heeft toegezegd dat de administrateur een nieuwe AO-opzet zou maken, blijft die opzet tot nu toe echter achterwege, waardoor onze controle wordt gefrustreerd. Wat zou het effect zijn van zo’n dreintoontje? Niet zo positief. 1.5.1.3

Schrijf niet te voorzichtig

Soms kan optimale duidelijkheid nodig zijn. Bijvoorbeeld: Tijdens onze controle is geconstateerd dat drie afdelingen grote verplichtingen zijn aangegaan die niet op tijd zijn vastgelegd in het budgetbewakingssysteem. Dit kan ertoe leiden dat uw gemeente begin volgend jaar de artikel 12-status moet aanvragen. Al eerder hebben wij aangegeven dat omvangrijke overschrijdingen ontstaan op de begroting, wanneer verplichtingen niet zijn vastgelegd. Om sancties te voorkomen dient u toe te zien op de naleving van de budgetbewakingsprocedures. Hier formuleert de accountant niet erg voorzichtig. Maar het directe taalgebruik (dient u toe te zien) is in dit geval waarschijnlijk erg nodig.

Kriton-Learning

71


Soms wordt té voorzichtig geformuleerd. Kenmerken van te voorzichtig schrijven zijn: · een voorkeur voor modale werkwoorden; · het wijzen op mogelijkheden (in plaats van verplichtingen); · het ontkennen of niet noemen van tijdsdruk; · onduidelijkheid over wie het appèl moet uitvoeren. Bijvoorbeeld: Naar onze bescheiden mening zou de boekhouding binnen gerede tijd enigszins bijgewerkt kunnen worden naar de huidige stand van zaken. Natuurlijk moet je soms voorzichtig schrijven, maar combineer voorzichtigheid niet met onnodige vaagheid.

1.5.2

Professioneel schrijven Een managementletter is lastig om te schrijven. Want je confronteert opdrachtgevers met onvolkomenheden en je vertelt ze ook nog eens hoe ze die moeten oplossen. Voor veel opdrachtgevers ligt dat toch wat lastig. Je krijgt dus al snel te maken met gevoeligheden. In zo'n situatie is de lezer bevattelijker voor de relatie met z'n accountant. Dan is het aan te raden de managementletter professioneel te schrijven. dat wil zeggen: zakelijk en in een neutrale stijl. Een eigentijds imago uitstralen Herschrijf ouderwetse taal Onnodig formele termen Wees niet te futuristisch Schrijf bij voorkeur neutraal

1.5.2.1

Een eigentijds imago uitstralen

Sommige accountants zijn geneigd ouderwetse woorden te gebruiken. Daardoor krijgen dergelijke teksten een stoffig imago. Jij wilt dat zelf natuurlijk niet, en ook jouw organisatie wil geen stoffig imago. Voorbeeld: als een merk staat voor 'stijlvol bijdetijds', dan wordt het stijlvolle element bijvoorbeeld gevormd door het rijke verleden en de reputatie van de organisatie, niet door het taalgebruik. En 'bijdetijds' beoogt juist aan te geven dat het een merk is van deze tijd. Vermijd verouderde en onnodig formele termen als: mitsdien, onderhavig, derhalve, onzerzijds. En ook zinswendingen zoals: · Ik moge u verzoeken · Hierbij ware te denken aan · In dit verband zij opgemerkt, dat... (de aanvoegende wijs) 1.5.2.2

Herschrijf ouderwetse taal

Je kunt ouderwetse taal vaak gemakkelijk herschrijven, kijk maar.

Kriton-Learning

72


Ouderwets

Hedendaags

Onzerzijds wordt opgemerkt dat onderhavige probleem gezien de ernst van haar aard nadere bestudering vergt. Derhalve moge ik u adviseren hiermede weldra een aanvang te nemen.

Wij vinden het probleem zo ernstig dat het nader bestudeerd moet worden. Wij adviseren u daarom hier spoedig mee te beginnen.

Let op: niet in alle gevallen is een moderne tekst aan te bevelen. Sommige organisaties stellen er namelijk een eer in om zich zo ‘ambachtelijk’ of ‘traditioneel’ mogelijk te profileren. Over het algemeen wordt de impact van deze profilering beperkt tot de reclame-slogans en korte motto’s als: ‘Amstel 1870, voor de kraanighe mensch’ Ga daarom na hoe de opdrachtgever graag behandeld wil worden. Bijvoorbeeld door teksten uit het archief te bekijken, waarvan bekend is hoe de opdrachtgever die waardeerde. 1.5.2.3

Onnodig formele termen

Hieronder een lijst met formele en ouderwetse woorden, alfabetisch gerangschikt. A

E

I

M

Q

U

B

F

J

N

R

V

C

G

K

O

S

W

D

H

L

P

T

Z

Vanwege de alfabetische ordening zijn alle letters (behalve de X) opgenomen, hoewel niet alle letters termen bevatten. 1.5.2.3.1 A

Aangaande

over

Aangezien

omdat

Aanvangen

beginnen

Aanwenden

gebruiken

Aanzien

naar het zich laat aanzien = naar alle waarschijnlijkheid; ten aanzien van/te dien aanzien = voor, bij, wat betreft

Achten

er op letten; denken, menen, geloven

Afdoening

het ten einde brengen, het afsluiten, het afhandelen; het voldoen

Alsdan

dan

Alsmede

en, ook

Alvorens

voordat

Ampel

breedvoerig, omstandig

Analoog

overeenkomstig, overeenkomend

Anticiperen

vooruitlopen op

Beduidend

aanzienlijk, aanmerkelijk, van betekenis; flink

1.5.2.3.2 B

Kriton-Learning

73


Behoudens

behalve (wanneer)

Bekomen

krijgen

Beogen

bedoelen; als doel stellen

Berichten

laten weten (in: uw berichten: uw brief)

Bescheiden

stukken

Betreffen

voor wat betreft = wat betreft

Betreffende

(voorzetsel) = over

Bij deze

hierbij, bij deze brief

Bijsluiten

insluiten

Blijkens

zoals blijkt uit, volgens

Bovengemeld (of) hierboven vermeld (omschrijven en niet naar kenmerk verwijzen) bovengenoemd Bureel

(ten burele van) bureau (ten kantore van, bij, in, op)

1.5.2.3.3 C

Complementair

aanvullend

Conditie

voorwaarde

Conform

volgens, overeenkomstig met

Conformeren

overeenkomen, aansluiten bij

Consistent

samenhangend

Continueren

voortgaan, vervolgen, voortzetten, voortduren, handhaven, aanhouden

C.q

(Casu quo) = of, en, respectievelijk

1.5.2.3.4 D

Daadwerkelijk

werkelijk, feitelijk

Daarenboven

bovendien

Dankzeggen

danken, bedanken

De dato

(d.d.) = van

Derhalve

daarom, dus

Der zelver

ervan, van haar

Des

aldus, des zaterdags = zaterdags

Des geraden

wanneer het raadzaam is dat

Desideratum

eis

Deswege

daarom, om die reden

Detrimente

nadeel, ten detrimente van = ten nadele van

Dezes

van deze (brief, nota) bijlagen dezes = bijlagen van deze

Dezerzijds

van ons

Dienaangaande

hiervoor, wat dit betreft

Dienstig

nuttig, geschikt, gunstig

Dientengevolge

als gevolg daarvan, daardoor

Kriton-Learning

74


Differentiëren

verschillen, onderscheiden, uiteenlopen

Discrepantie

onderlinge afwijking, het uiteenlopen

Discutabel

aanvechtbaar

Divergent

uiteenlopend

Doch

maar

Doen toekomen

sturen, zenden

Doorgang

vinden (hebben) = doorgaan

Een en ander

deze, die, dit

Eerstens

ten eerste (geldt natuurlijk ook voor tweedes enz.)

Effectueren

tot stand brengen, verrichten, verwezenlijken

Equiperen

uitrusten, toerusten, voorzien van

Evident

zeer duidelijk

Excessief

overmatig, buitensporig

Expireren

aflopen, vervallen

Expliciet

uitdrukkelijk

Gaarne

graag

Geëigend

passend, geschikt, aangewezen, doeltreffend, steekhoudend, gelegen, het beste

Gemeen

gemeenschappelijk, gemeen overleg = gemeenschappelijk overleg

Genoegzaam

voldoende

Gerede

gerede aanleiding = een geschikte (een voor de hand liggende) aanleiding, gerede kans = grote kans

Geschieden

gebeuren, plaatsvinden

Heden

op datum, vandaag

Hiernavolgende

volgende

Hetwelk

dat

Hieromtrent

hierover

1.5.2.3.5 E

1.5.2.3.6 G

1.5.2.3.7 H

1.5.2.3.8 I

I.c.

(in casu) = deze, in dit geval (of weglaten)

Implementatie

invulling, realisering

Implicatie

consequentie, gevolg

Impliceren

inhouden, mede begrijpen, omvatten

In deze

hierin, hierover

Indicatie

aanwijzing

In dier voege

daarom

Kriton-Learning

75


Induceren

leiden tot

Ingevolge

door

Ingeval

bij, als, wanneer

Initiëren

het initiatief nemen tot, inleiden, inwijden, invoeren, beginnen met

Inkomen

bij mij is ingekomen = ik heb ontvangen

Inlenen

lenen, ontvangen, tijdelijk aantrekken

Insisteren

aandringen op, staan op

In toenemende mate

steeds meer, steeds vaker

Interfereren

tussenbeide komen; niet sporen met, storen

Interim

tussentijds, ad interim = tijdelijk, waarnemend

Interveniëren

tussenkomen, tussenbeide komen

Intrinsiek

wezenlijk, innerlijk

Inzake

over

1.5.2.3.9 J

Jegens

tegenover, ten aanzien van

Juncto

in samenhang met

1.5.2.3.10 K

Krachtens

vanwege, door

Langjarig

jarenlang

Last

op last van = in opdracht van, namens

Luiden

naar luid van = volgens

1.5.2.3.11 L

1.5.2.3.12 M

Maatgevend

beslissend

Mededeling doen van

meedelen, laten weten

Medio juni

half juni

Meerdere

meer

Meergenoemd, (meergemeld)

al eerder genoemd

Memorie

(meervoud: memories en niet memoriën)

Met referte aan

omschrijf datgene waaraan u refereert: in mijn/uw brief van 18 juni

Met betrekking tot

over, voor

Met het oog op

om, in verband met

Middels

door, door middel van

Mitigeren

verminderen, matigen, verlichten

Mitsdien

daarom, daardoor

Kriton-Learning

76


Mitsgaders

alsook, en ook. en bovendien

Motiveren

gronden aanvoeren voor, met redenen omkleden

Moveren

tot iets bewegen, in beweging zetten

Mutatie

verandering, wijziging

1.5.2.3.13 N

Naar behoren

correct, op de juiste wijze

Naar gelang

(al naar gelang) = overeenkomstig

Navolgende

volgende

Niet dan (nadat) slechts (pas/eerst nadat), niet dan bij hoge uitzondering = slechts bij hoge uitzondering Nopen

noodzakelijk maken dat, dwingen

1.5.2.3.14 O

Ommekomst

(na / van) = na afloop van, na

Omtrent

over

Ondergetekende ik Onderhavige

deze, uw

Onderwerpelijk

dit, deze

Onverlet

onbelemmerd, er mag niet aan getornd worden

Onverwijld

dadelijk

Opgemeld

hierboven genoemd

Opteren

kiezen, voorkeur geven aan

Op welke wijze

hoe

Onzerzijds

(een reactie) = een reactie van ons, (andere zinsconstructie: wij reageren/hebben gereageerd)

1.5.2.3.15 P

Participeren

deelnemen, deel hebben

Persisteren

erop staan, handhaven, volhouden

Planmatig

volgens plan

Preventief

voorkomend; voorlopig

1.5.2.3.16 R

Recentelijk

onlangs

Reduceren

terugbrengen, terugvoeren, verminderen; herleiden

Regarderend

over (zie: aangaande)

Regulier

normaal, gewoon, gebruikelijk

Relateren

in verband brengen met

Respectievelijk

of, en

Resumeren

samenvatten

Retourneren

terugzenden, terugsturen

Kriton-Learning

77


Richtig

juist

1.5.2.3.17 S

Schrijven (het)

brief

Separaat

afzonderlijk

Stabiliseren

laten voortduren

Stipuleren

iets (in een contract) nadrukkelijk vastleggen

Stringent

dwingend, strak, afdoend

Substantieel

hoofdzakelijk, aanzienlijk, in substantie = in hoofdzaak

Te allen tijde

altijd

Ten aanzien van

voor, over

1.5.2.3.18 T

Ten behoeve van voor Te dien aanzien

daarover, daarin, daarvoor

Tegemoet zien

afwachten, verwachten

Telkenjare

elk jaar

Teneinde

om

Ten gevolge van door, als gevolg van Te onzent

bij ons

Ter hand stellen

geven, aanbieden

Terzake

(bestaat niet als voorzetsel); meestal vervangen door: inzake (wel correct in: ter zake kundig)

Terzake van

voor, over

Tevens

ook

Te uwen name

op uw naam

Tezamen

samen

Thans

nu, op dit ogenblik

Toekomen

doen toekomen = zenden, sturen

1.5.2.3.19 U

Ultimo

eind, op de laatste dag, ultimo 2009 = eind 2009, ultimo december = op 31 december

1.5.2.3.20 V

Vanwege

van de kant van; uit naam, in opdracht van

Veelheid

(grote) hoeveelheid, veelheid van zaken = (grote) hoeveelheid zaken

Verdisconteren

rekening houden met het genoemde als nadelige factor: verwerken, opnemen, insluiten

Verenigen

zich met iets (kunnen) verenigen = het ermee eens zijn, het goedkeuren

Vernemen

horen

Vertrouwen

rekenen op

Kriton-Learning

78


Verzoeken

vragen

Vigeren

van kracht zijn, gelden (vigerende: huidige)

Voege

in dier voege = zodanig, aldus, in voege dat = zodat, in voege dezes = hierbij (=bij deze brief)

Voldoen

betalen

Vooralsnog

voorlopig

Voordien

tevoren

Voorgaande

deze, die, dit

Voornemen

plan

Voornemens

(zijn) = van plan zijn, het voornemen hebben

Voornoemd

deze, die, dit

Voorshands

voorlopig

Vorenbedoelde

deze, dit, die, hiervoor vermelde, (eerder) genoemde

Vorenstaande

deze, dit, die, hiervoor vermelde, (eerder) genoemde

1.5.2.3.21 W

Ware

het ware gewenst = het is wenselijk, voorts ware aandacht te besteden aan = verder zou aandacht besteed moeten worden aan

Weder

weer

Welke

die, wat

Zake

ter zake van = voor, hierover

Zijdens

van de zijde van

Zoals gesteld in

zoals staat in, zoals u in ... kunt lezen

Zorg dragen

zorgen

Zulks

dit, dat

1.5.2.3.22 Z

1.5.2.4

Wees niet te hedendaags

Teksten kunnen ook te hedendaagse uitstraling hebben. Bijvoorbeeld door termen te gebruiken die (nog) niet zijn ingeburgerd en uitsluitend door een bepaalde groep in de samenleving worden gebruikt. Voorbeelden: Die goederenbeweging is helemaal toppie. De winstontwikkeling is echt ontzettend lauw. Echt vet cool, deze grondslagberekening. Als u nu Tabaksblat invoert, bent u helemaal de koning. Dit soort hiphop-taal past uiteraard niet in managementletters. Te popi-jopi taal is niet goed voor de uitstraling die een accountantsorganisatie als 'merk' moet hebben.

Kriton-Learning


1.5.2.5

79

Schrijf bij voorkeur neutraal

In het algemeen is het aan te raden om in managementletters een stijl te hanteren die net neutraal genoemd wordt. Deze stijl wordt in de meeste opiniebladen gebruikt, en door de meeste lezers positief gewaardeerd. De nette neutrale stijl doet zakelijk aan, zonder echt afstandelijk of onvriendelijk te zijn. Hoe doe je dat? · Wissel af in zinslengte en constructies. · Gebruik overwegend de bedrijvende vorm. · Maak beperkt gebruik van persoonlijke voornaamwoorden. · Overweeg eens gebruik van beeldspraak (vergelijkingen, idioom, metaforen), maar maak geen gebruik van afgesleten beeldspraak. Voorbeeld van neutrale schrijfstijl 1.5.2.5.1 Schrijf niet te formeel

Formele taal komt voor in juridische teksten als wetten en verzekeringspolissen, en officiële aankondigingen. In die teksten is het formele taalgebruik ‘ingeburgerd’ (overigens streeft men vaak wel naar minder formele taal in de organisaties waar dit taalgebruik voorkomt ). In managementletters of brieven van accountants hoort het niet thuis. Onzerzijds werd geconstateerd dat de maatregelen van interne controle in onderhavige dienst niet in de juiste staat verkeren. Dientengevolge dienen procedures met betrekking tot verbetering geïnitieerd te worden. Hoe herken je formeel taalgebruik? · Veel gebruik van de lijdende vorm. · Veel voorzetselconstructies (met betrekking tot, in verband met). · Veel naamwoordstijl. · Weinig persoonlijke voornaamwoorden; de lezer wordt zelden rechtstreeks aangesproken. · Weinig beeldspraak (vergelijkingen, idioom, metaforen). 1.5.2.5.2 Schrijf niet te informeel

De mate waarin een tekst informeler gemaakt kan worden, wordt ingegeven door de eisen van de situatie. Informeler taalgebruik komt dichter bij de alledaagse spreektaal. wat aan de formele kant

te informeel

Onzerzijds werd geconstateerd dat de maatregelen Wij zagen dat de interne controle bij van interne controle in onderhavige dienst niet in de jullie bepaald niet best is. Daar juiste staat verkeren. Dientengevolge dienen moeten jullie nodig wat aan doen. procedures met betrekking tot verbetering geïnitieerd te worden. 1.5.2.5.3 Hoe herken je informeel taalgebruik?

· · · ·

Populaire, aan de spreektaal ontleende woorden en uitdrukkingen. Persoonlijke voornaamwoorden. Korte zinnen, soms telegramstijl. Afgesleten beeldspraak.

Kriton-Learning

80


1.5.3

Formuleren met respect De managementletter moet natuurlijk correct zijn. Er mogen geen fouten in staan, en de tekst mag evenmin ontsierd worden door vaagheid of stijlbreuken. Wanneer die er toch in staan, zullen opdrachtgevers wel begrijpen wat er in staat, maar toch de indruk krijgen dat je hen kennelijk niet belangrijk genoeg vindt om voldoende aandacht aan de tekst te schenken. Dan getuigt de tekst niet van respect voor de opdrachtgever. Hieronder volgen enkele veel voorkomende oorzaken. Onbedoelde vaagheid Stijlbreuk Taalfouten Onnadenkendheid

1.5.3.1

Onbedoelde vaagheid

Als de lezer niet in de gaten heeft dat de vaagheid voortkomt uit een onvermogen van de schrijver, kan hij gaan denken dat de schrijver hem bewust belangrijke informatie onthoudt. De lezer kan dit opvatten als een belediging. Dan heeft die vaagheid ook een negatief effect op de relatie met de opdrachtgever. Ook als de lezer wel begrijpt dat de vage formuleringen voortkomen uit een onvermogen van de schrijver, zal er nog steeds ergernis ontstaan. Die ligt dan meer in het expressieve vlak (Hoe komt mijn tekst over?). Wanneer een organisatie een tekst laat schrijven door een onbekwame schrijver, komt dit het beeld dat lezers van de organisatie krijgen niet ten goede. 1.5.3.2

Stijlbreuk

Stijlbreuk ontstaat op ieder moment dat u afwijkt van de stijl die u verder in een tekst hanteert. Wanneer u in een informele tekst uw lezer ineens aanspreekt met ‘zeer geachte heer’, weet de lezer niet meer waar hij aan toe is. Wanneer u de formele stijl niet consequent toepast, valt dat lezers op. U valt dan als afstandelijke autoriteit door de mand: Tijdens de controle is ons gebleken dat er in de organisatie van de inkopen wel het een en ander misgaat. Ik moge u verzoeken ons spoedig op de hoogte te brengen van uw opinie hieromtrent. NB Was je opgevallen dat je in het tekstje hierboven plotseling werd aangesproken met ‘u’? Terwijl we in de rest van dit programma ‘je’ gebruiken. Dat is ook een stijlbreuk. 1.5.3.3

Taalfouten

Vooral een zeer formele stijl vereist een vlekkeloze toepassing van de regels van de taal. De kleinste taalfout maakt dat de schrijver overkomt als iemand die wel wil maar niet kan. In een nette neutrale stijl zijn taalfoutjes wat minder storend dan in het volgende voorbeeld: Met referte van uw vorenvermelde brief, ontvangt u bijgaand, een overzicht van aanbevelingen wat wij graag zo spoedig mogelijk door u becommentarieerd zouden willen zien. Door het gebruik van een niet bestaande uitdrukking (met referte van), het verkeerd plaatsen van een komma, het foutief gebruiken van het betrekkelijk voornaamwoord wat, en het verkeerd gebruiken van een bepaling (met referte van uw vorenvermelde brief hoort te verwijzen naar het onderwerp ik en niet u) geeft de schrijver er blijk van niet voldoende in

Kriton-Learning


81

staat te zijn formeel te schrijven. 1.5.3.4

Onnadenkendheid

‘Het afgelopen jaar werd gekenmerkt door een negatieve winstontwikkeling, doordat een aantal producten aan het eind van hun levensfase belandden‘. In het jaar waarin de echtgenote van de DGA overleed, had de accountant deze zin beter niet kunnen gebruiken. Schrijvers van managementletters realiseren zich - uit onnadenkendheid - soms niet dat bepaalde zinsnedes kwetsend of beledigend overkomen bij de opdrachtgever. Ga in je tekst na hoe die zal overkomen. Laat eventueel een collega de tekst lezen, als je denkt niet meer kritisch genoeg te kunnen kijken naar een tekst die je zojuist hebt geschreven.

1.5.4

De lezer aanspreken Pas je stijl aan aan het publiek waarvoor je schrijft en zorg ervoor dat je publiek zich voelt aangesproken (zowel letterlijk als figuurlijk). De lezer voelt zich aangesproken als die zichzelf ‘tegenkomt‘ in de tekst, als je de lezer aanspreekt en noemt in de tekst. De opdrachtgever wordt ook aangesproken als de tekst niet te formeel of te informeel is. De lezer zal zich meer betrokken voelen bij de managementletter en deze vermoedelijk ook beter lezen, als die in een nette neutrale stijl is geschreven. In nette neutrale teksten zal de taal overigens altijd verzorgder blijven dan in spreektaal. Hoe je dat allemaal in de managementletter verwerkt, zie je hieronder. Schrijf geen wij maar schrijf u Noem de lezer zo weinig mogelijk bij slecht nieuws Spreek de lezer aan bij positieve zaken Accountantsperspectief

1.5.4.1

Schrijf geen wij maar schrijf u

Het is een soort wedstrijd met jezelf. Je probeert zo veel mogelijk het woordje wij (of we, of ons) te vervangen door u (of uw). Dat is vaak goed mogelijk. Kijk bijvoorbeeld maar naar de volgende zinnen. met wij Wij sturen u de stukken binnen één week.

met u U ontvangt de stukken binnen één week.

De berekening hebben wij als bijlage bij deze De berekening treft u als bijlage bij deze brief gedaan. brief aan. Wanneer je schrijft vanuit het perspectief van de lezer , voelt die zich meer betrokken bij de tekst en heb je meer kans dat de lezer meer aandacht eraan zal schenken. 1.5.4.2

Noem de lezer zo weinig mogelijk bij slecht nieuws

Wanneer je slecht nieuws hebt, is het beter om de opdrachtgever (of diens organisatie) niet persoonlijk te noemen.

Kriton-Learning

82


negatief nieuws - direct Bij de controle bleek dat uw administratie de voorraad aanmerkelijk hoger heeft geboekt dan de werkelijke waarde. Hierdoor is de waarde van uw voorraad 2.3 mlj. lager dan geboekt. 1.5.4.3

negatief nieuws - afstandelijk Bij de controle bleek dat de administratie de voorraad aanmerkelijk hoger heeft geboekt dan de werkelijke waarde. Hierdoor is de waarde van de voorraad 2.3 mlj. lager dan geboekt.

Spreek de lezer aan bij positieve zaken

Als je bevindingen schrijft, ben je gauw geneigd afstandelijk te formuleren. Zeker als je positief nieuws hebt, is het beter de opdrachtgever of diens organisatie direct te noemen positief nieuws - afstandelijk Vorig jaar is de noodzaak besproken voor het ontwikkelen van een handboek. Inmiddels heeft de staf het handboek GBA geschreven. 1.5.4.4

positief nieuws - direct Vorig jaar hebben wij de noodzaak besproken voor het ontwikkelen van een handboek. Inmiddels heeft uw staf het handboek GBA geschreven.

Accountantsperspectief

Managementletters maken soms de indruk geschreven te zijn door accountants die zich niet realiseren dat de tekst gelezen wordt door een opdrachtgever. We noemen dat: het accountantsperspectief. Bij managementletters die geschreven zijn vanuit dat perspectief wordt de opdrachtgever geen enkele keer aangesproken met u, terwijl dat wel goed mogelijk is (schrijf geen wij maar schrijf u). In de tekst zie je dan uitsluitend 'wij, wij, wij'. Of het blijkt niet uit de managementletter dat het gaat om de organisatie van de opdrachtgever, bijvoorbeeld doordat die nooit genoemd wordt. (Het accountantsperspectief ontstaat ook, wanneer bij geconstateerde problemen uitsluitend aanbevelingen worden gegeven die herformuleringen zijn van het geconstateerde probleem. Dat zijn dan adviezen als symptoombestrijding).

1.5.5

Hoe komt mijn tekst over? Hoe je tekst overkomt bij de opdrachtgever wordt niet alleen bepaald door de feitelijke inhoud ervan. Want via de tekst zend je als schrijver ook nog andere boodschappen uit. In totaal bevat iedere tekst vier typen boodschappen. Referentieel

De tekst verwijst naar feiten, situaties of gebeurtenissen in de werkelijkheid (wat deelt de schrijver feitelijk mee?).

Appellerend

De tekst zet de lezer aan iets te doen of te laten (wat wil de schrijver met de tekst bereiken bij de lezer).

Expressief

De tekst geeft informatie over opvattingen of normen van de schrijver (welk beeld roept de tekst op van de persoon van de schrijver, of van de organisatie die de schrijver vertegenwoordigt?).

Relationeel

De tekst bestendigt of verandert de (machts)verhouding tussen lezer en schrijver (presenteert de schrijver zich als meerdere, gelijke of als

Kriton-Learning


83

mindere van de lezer?). Ga bewust om met de vier boodschappen Kies het juiste accent bij weerstand Hoe komt mijn tekst over - voorbeelden 1.5.5.1

Ga bewust om met de vier boodschappen

Als schrijver geef je de tekst, bewust of onbewust, de vier typen boodschappen mee. En jouw lezer zal er, bewust of onbewust, de vier boodschappen uithalen. Wel kun je accenten leggen op enkele van de boodschappen. Meestal zullen de referentiële en appellerende boodschap dat accent hebben: je wilt de lezer bepaalde informatie meedelen, of de lezer overtuigen met argumenten. Ook jouw lezer zal in de meeste situaties accenten leggen op die twee boodschappen. Maar in situaties waarin de tekst kritisch zal worden bekeken, of waarin je weerstand verwacht, is het niet voldoende een tekst te schrijven die referentieel (inhoudelijk) perfect is en die een duidelijk appèl bevat. Want juist in dergelijke situaties zal de lezer geneigd zijn (bewust of onbewust) extra te letten op de expressieve en de relationele boodschap. 1.5.5.2

Kies het juiste accent bij weerstand

Een controle die problematische zaken aan het licht heeft gebracht is een situatie waarin je weerstand kunt verwachten bij de opdrachtgever. Het is dus zinvol te anticiperen op kritisch leesgedrag van die opdrachtgever. Hoe? Door je bewust te zijn van de vier typen boodschappen en door in de tekst bewust accenten te leggen op de expressieve en op de relationele boodschap.

1.5.5.3

Expressief

Je maakt in de tekst duidelijk wie je bent en waar je organisatie voor staat, wat jouw uitgangspunten, jouw normen zijn. Je laat zo mogelijk in de tekst blijken dat je de problemen begrijpt die de lezer ondervindt, je laat blijken dat je deskundig bent, dat je het contact met de lezer op prijs stelt, maar ook dat het wel en wee van de organisatie je ter harte gaat. En je presenteert je in je formulering niet veel formeler dan nodig is.

Relationeel

Je voorkomt waargenomen te worden als degene die weet wat het beste is voor de lezer en je voorkomt te afstandelijk te zijn. Bijvoorbeeld door accent te leggen op mogelijkheden om bij te dragen aan het oplossen van de problemen, door directieve formuleringen te vermijden.

Hoe komt mijn tekst over - voorbeelden

Hier enkele voorbeelden van fragmenten uit managementletters, beschreven vanuit de vier boodschappen. Referentieel Appellerend Expressief

Kriton-Learning


84

Relationeel

1.5.5.3.1 Referentieel

Voorbeelden van problemen op referentieel vlak.

Referentieel De tekst verwijst naar feiten, situaties of gebeurtenissen in de werkelijkheid (wat deelt de schrijver feitelijk mee?). Appellerend

De tekst zet de lezer aan iets te doen of te laten (wat wil de schrijver met de tekst bereiken bij de lezer).

Expressief

De tekst geeft informatie over opvattingen of normen van de schrijver (welk beeld roept de tekst op van de persoon van de schrijver, of van de organisatie die de schrijver vertegenwoordigt?).

Relationeel

De tekst bestendigt of verandert de (machts)verhouding tussen lezer en schrijver (presenteert de schrijver zich als meerdere, gelijke of als mindere van de lezer?).

Geen aansluiting bij de lezer Geen onderscheid tussen feiten en meningen 1.5.5.3.1.1 Geen aansluiting bij de lezer

Voorbeelden van problemen op referentieel vlak. Voorbeeld Binnen de gemaakte platformkeuze is een geïntegreerde informatiestructuur noodzakelijk. Alleen door een integrale ontwerpprocedure op platformniveau, is het mogelijk integere databasemutaties te genereren. Aangezien de functionele gegevensarchitectuur een hiërarchische on-line-facility kent en voorzien is in een intelligente query-output, moet er rekening mee gehouden worden dat juist bij de huidige wijze van gegevens inputteren een transparante procedure als kritische succesfactor beschouwd kan worden.

Toelichting Dit fragment bevat wel heel veel inside-informatie. Voor de schrijver van de brief zal dit alles zeker voor zich spreken, maar of dat voor de opdrachtgever ook geldt is de vraag. Geef de opdrachtgever een duidelijk en concreet beeld van de aard en de omvang van problemen. Motiveer in begrijpelijke taal waarom iets een probleem is voor het bedrijf of voor de leiding. Let ook op het niveau van de geadresseerde, kaart details eventueel op een lager niveau aan.

1.5.5.3.1.2 Geen onderscheid tussen feiten en meningen

Voorbeelden van problemen op referentieel vlak. Voorbeeld Resultaten Uit het onderzoek komt naar voren dat de procedures om tot certificering te komen bij

Toelichting In dit voorbeeld wordt een mening gepresenteerd in een paragraaf over onderzoeksresultaten. Daarin verwacht een

Kriton-Learning


de productie-afdeling nog onbekend zijn. De geïnterviewde productie-managers wijzen erop dat de afdeling Organisatie bij het maken van de taakbeschrijvingen ten onrechte uit gaat van het productieproces in hal A. Inderdaad laat de interne communicatie van de procedures te wensen over. De beschrijvingen blijken namelijk niet te passen op de partieel geautomatiseerde productie in hal B.

85

lezer uiteraard feiten en niet meningen, meningen verwacht je immers eerder in een paragraaf ‘Conclusies’. Ventileer een mening dus niet als feit, omdat misverstanden kunnen ontstaan en de lezer geïrriteerd kan raken door een zijns inziens onjuiste weergave van de werkelijkheid.

1.5.5.3.2 Appellerend

Voorbeelden van problemen op appellerend vlak. Referentieel

De tekst verwijst naar feiten, situaties of gebeurtenissen in de werkelijkheid (wat deelt de schrijver feitelijk mee?)

Appellerend De tekst zet de lezer aan iets te doen of te laten (wat wil de schrijver met de tekst bereiken bij de lezer) Expressief

De tekst geeft informatie over opvattingen of normen van de schrijver (welk beeld roept de tekst op van de persoon van de schrijver, of van de organisatie die de schrijver vertegenwoordigt?)

Relationeel

De tekst bestendigt of verandert de (machts)verhouding tussen lezer en schrijver (presenteert de schrijver zich als meerdere, gelijke of als mindere van de lezer?)

Onduidelijk appèl Appél geformuleerd als constatering 1.5.5.3.2.1 Onduidelijk appèl

Voorbeelden van problemen op appellerend vlak. Voorbeeld

Toelichting

Het is niet ondenkbaar, dat hierdoor ongemerkt bepaalde ontwikkelingen buiten uw gezichtsveld blijven. Toch vereisen deze ontwikkelingen enige aandacht.

In deze passage is het appèl onduidelijk: wat zijn 'bepaalde ontwikkelingen' en hoeveel aandacht is 'enige aandacht', welk type activiteit stelt de auditor zich voor bij 'nader bezien'? Maak dus goed duidelijk wat je precies bedoelt, wat je geconstateerd hebt en welke adviezen ter verbetering je nu precies aandraagt.

Om dit te vermijden stellen wij u voor om de problematiek met betrekking tot de onderhoudscontracten nog nader te bezien.

1.5.5.3.2.2 Appèl geformuleerd als constatering

Voorbeelden van problemen op appellerend vlak.

Kriton-Learning


Voorbeeld In ons onderzoek hebben wij geconstateerd dat de logistieke planning van de routes die de besteldienst dagelijks rijdt, met de hand wordt gedaan. Deze planning is zeer arbeidsintensief en er worden regelmatig fouten gemaakt. Dit in tegenstelling tot de administratie van de magazijnvoorraad, die geautomatiseerd verloopt

86

Toelichting In deze passage wordt een constatering gedaan: de planning gaat handmatig. De accountant bedoelde echter aan te geven dat het tijd wordt de logistieke planning te automatiseren. Dat advies staat er echter niet expliciet in, waardoor de opdrachtgever de passage kan lezen als louter een beschrijving van de feitelijke stand van zaken.

1.5.5.3.3 Expressief

Voorbeelden van problemen op expressief vlak. Referentieel


Appellerend

De tekst zet de lezer aan iets te doen of te laten (wat wil de schrijver met de tekst bereiken bij de lezer)

Expressief


Relationeel


In de tekst geventileerde betutteling In de tekst geventileerde irritatie 1.5.5.3.3.1 In de tekst geventileerde betutteling

Voorbeeld In de afgelopen periode hebben wij moeten constateren dat de planning van afspraken met medewerkers van uw afdeling niet al te best verloopt. U wilt natuurlijk ook een betere procedure hiervoor. Daarom willen wij met u komen tot een planningsschema dat wij u hierbij toesturen.

Toelichting De toon in dit fragment is sterk betuttelend. Het lijkt alsof de lezer niet serieus wordt genomen. Een dergelijke toon kan erg contra-productief werken, ook op de relatie tussen de schrijver en de lezer.

1.5.5.3.3.2 In de tekst geventileerde irritatie

Voorbeeld

Toelichting

Reeds vele malen - zie mijn brieven van 3 Het is voorstelbaar dat de lezer die zo'n mei, 18 november en 21 februari van dit jaar geïrriteerde brief van zijn accountant - maar tot nu toe tevergeefs, heb ik u erop ontvangt, nauwelijks gemotiveerd zal worden

Kriton-Learning

87


gewezen dat de werkefficiëntie van de om de opdracht tot het onderzoek te onderhoudsafdeling te wensen overlaat en verstrekken. dat de oorzaken ervan geanalyseerd zouden moeten worden. Dat, terwijl u heeft toegezegd ons een bijzondere onderzoeksopdracht daartoe te verstrekken. Tot nu toe blijft die opdracht echter achterwege, waardoor onze planning wordt gefrustreerd.

1.5.5.3.4 Relationeel

Voorbeelden van problemen op relationeel vlak. Referentieel


Appellerend

De tekst zet de lezer aan iets te doen of te laten (wat wil de schrijver met de tekst bereiken bij de lezer)

Expressief


Relationeel


Te veel ondergedrag Te veel bovengedrag 1.5.5.3.4.1 Te veel ondergedrag

Voorbeeld Wanneer u mij vergunt, zou ik gaarne onder uw aandacht willen brengen dat bij de audit gebleken is dat de administratieve organisatie niet voldoet aan de wettelijke eisen. Naar onze bescheiden mening is het daarom van belang dat u hieraan enige aandacht schenkt.

Toelichting De schrijver wentelt zich hier in het stof. Breng kritiek op een opbouwende, constructieve manier. Communiceer bij voorkeur op een gelijkwaardig niveau, beschouw je niet als de meerdere noch als de mindere van de lezer.

1.5.5.3.4.2 Te veel bovengedrag

Voorbeeld Intern geschiedt geen voldoende analyse naar de verschillen tussen de voor en nacalculatie van een werk. Voor belangrijke werken zal dit toch moeten geschieden. Deze analyse moet verricht worden door het

Toelichting Te veel bovengedrag is uiteraard ook niet aan te raden. Hier wordt het management geadviseerd, maar de toon is die van instructies (tel de directieve werkwoordsvormen van ‘moeten’

Kriton-Learning


bedrijfsbureau, echter niet door een functionaris van het bedrijfsbureau, die bekend is met de voorcalculatie. De oorzaken van efficiency, calculatie en prijsverschillen zullen verklaard moeten worden door de calculator en de verantwoordelijke bedrijfsleider van het werk. Deze verklaring moet op zijn aannemelijkheid worden getoetst en dient schriftelijk te geschieden. Van elk belangrijk werk zal dit in een rapport aan de directie/stafoverleg moeten worden meegedeeld. De directie zal dit rapport moeten ondertekenen om aan te geven, dat deze het rapport heeft ingezien.

88

en ‘dienen’). De relatie kan verstoord raken door een dergelijke al te directieve toon, door te veel bovengedrag.

Kriton-Learning

Manual bij. Managementletters schrijven

Recommend Documents