Manfaat Konversi Sistem di lakukan dalam Perusahaan
Erichson M.H Silitonga P056133472.52E
E52 MB-IPB 2014
Tugas Mata Kuliah
: Sistem Informasi Managemen
Triwulan
: I (satu)
Kelas
: E52
Nama Dosen
: Dr Ir Arif Imam Suroso, MSc
Batas Penyerahan
: 17 Januari 2015
Manfaat Konversi Sistem Yang Dilakukan Pada Perusahaan
Disusun Oleh: Erichson. MH Silitonga
P056133472.52E
KATA PENGANTAR Puji dan Syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas rahmat dan karunia Nya sehingga tugas makalah ini dapat selesai dengan baik dan tepat pada waktunya. Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Managemen pada triwulan 1 kelas E-52 MB-IPB. Dalam penyelesaian makalah Sistem Informasi Managemen ini, kami mengalami beberapa kendala, terutama disebabkan oleh kurangnya ilmu pengetahuan yang menunjang dan kami mohon maaf akan hal tersebut. Namun, berkat bimbingan dan bantuan berbagai pihak, akhirnya tugas makalah ini dapat terselesaikan dengan baik.
Oleh karena itu kami mengucapkan terima kasih
kepada : 1. Bapak Dr Ir Arif Imam Suroso, MSc, yang telah memberikan arahan dan bimbingan kepada kami. 2. Rekan rekan kantor yang membantu memberikan masukan mengenai materi ini sehingga dapat selesai tepat pada waktunya.
Penulis sadar, sebagai seorang mahasiswa pasca sarjana yang masih dalam proses belajar, dan masih banyak kekurangan yang perlu ditingkatkan dalam penulisan makalah ini. Oleh karena itu, penulis sangat berharap adanya masukan yang positif, sehingga penulis dapat memberikan makalah yang lebih baik lagi di masa yang akan datang.
Jakarta, 05 January 2014
Erichson M H Silitonga
i
ii
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR.............................................................................................i DAFTAR ISI............................................................................................................ii I. PENDAHULUAN.......................................................................................1 1.1. Latar Belakang......................................................................................2 1.2. Permasalahan........................................................................................3 1.3. Tujuan...................................................................................................3 II.
TINJAUAN PUSTAKA..............................................................................4 2.1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi............................................4 2.1.1. Perancangan Sistem (Systems Design)...........................................4 2.1.2. Operation dan Maintenance..........................................................6 2.1.3. Pengembangan Sistem di Luar Departemen Sistem Informasi..........7
III.
PEMBAHASAN..................................................................................8 3.1 Konversi Sistem....................................................................................8
IV.
PENUTUP.................................................................................................13 4.1. Kesimpulan.........................................................................................13 4.2. Saran...................................................................................................13
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................14
ii
I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Banyaknya aktivitas mengenai tahap-tahap konversi sistem informasi positif untuk disimak, dianalisis dan diikuti perkembangannya. Semua tahap pada proses perkembangan sistem mempunyai sifat dasar yang sangat iteratif yaitu pekerjaan pada suatu tahap yang harus sering diulang-ulang, dan apapun yang dikerjakan pada suatu tahap mungkin perlu dikoreksi secara keseluruhan. Meskipun terdapat beberapa variasi diantara masing-masing tahap, metode sistem klasik ternyata tidak cukup untuk menghasilkan sistem informasi yang baik, kemudian sebagai tambahan pada penamaan tahap-tahap dari suatu konversi sistem, kita harus mempunyai beberapa peralatan dan teknik baku untuk mengembangkan sistem tersebut. Pada medium 70-an, beberapa peralatan dan metodologi dikumpulkan dengan nama metodologi terstruktur atau metodologi perkembangan sistem terstruktur atau metodologi analisis dan desain terstruktur. Pada dasarnya metodologi-metodologi tersebut menyajikan peralatan dan teknik tambahan kepada analisis sistem, disamping ide tentang melakukan konversi sistem informasi. Seiring perkembangan jaman maka sebuah sistem tentu tidak selamanya dapat digunakan dengan baik. Untuk itu perlu ada perubahan terhadap sistem tersebut baik dengan cara memperbaiki sistem yang lama ataupun jika perlu untuk mengganti sistem yang lama. Ada beberapa hal yang mendasari hal tersebut, antara lain: Permasalahan pada sistem yang lama Permasalahan yang dimaksud disini seperti adanya ketidakberesan pada sistem yang lama sehingga hasilnya pun tidak sesuai dengan yang diharapkan. Contohnya: terdapat kesalahan-kesalahan baik yang disengaja ataupun tidak yang menyebabkan data pada suatu perusahaan tidak dapat terjamin kebenarannya, adanya kesempatan atau peluang anggota dari sistem tersebut untuk melakukan kecurangan. Permasalahan yang lain juga dapat disebabkan oleh pertumbuhan organisasi tersebut. Contohnya: pada sebuah perusahaan perdagangan yang berkembang yang sebelumnya hanya sebatas dalam kota kini hingga nasional
1
bahkan internasional. Pertumbuhan organisasi (perusahaan) memaksa sistem yang dimiliki sebelumnya harus disesuaikan dengan kebutuhan kerja dari perusahaan tersebut, misalnya transaksi yang sebelumnya bersifat konvensional kini lebih modern dengan memanfaatkan internet. Mendapatkan kesempatan (opportunity) Sebuah sistem harus diperbaiki atau dikembangkan juga disebabkan untuk meraih kesempatan dari suatu organisasi atau perusahaan. Misalnya pada tingkat manajer pada sebuah perusahaan dituntut untuk cepat menghasilkan suatu kebijakan agar perusahaan mendapatkan keuntungan yang lebih banyak, sehingga perusahaan tersebut memanfaatkan Sistem Pendukung Keputusan agar kebijakan yang didapat lebih cepat. Menyangkut instruksi-instruksi (directive) Sistem harus diperbaharui atau dikembangkan juga disebabkan oleh faktor eksternal seperti pemerintah. Adanya kebijakan-kebijakan pemerintah memaksa sebuah perusahaan menggunakan sistem yang tidak bertentangan dengan kebijakan tersebut. Pengembangan atau pembuatan sebuah sistem tentu tidak memakan biaya yang sedikit, sehingga organisasi harus secara bijak menentukan apakah sistem yang digunakan masih layak untuk dipakai atau sudah harus dikembangkan atau diganti. Beberapa indikator yang dapat digunakan untuk melihat sebuah sistem harus diperbaiki adalah : keluhan dari pelanggan, pengiriman barang yang sering tertunda, pembayaran gaji yang terlambat, ketidakberesan keuangan, persediaan barang yang terlalu tinggi, investasi yang tidak efisien, dan lain sebagainya.
2
1.2. Permasalahan Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan sebelumnya, maka permasalahan yang dibahas dalam makalah ini adalah manfaat konversi sistem didalam perusahaan
1.3. Tujuan Tujuan pembuatan makalah ini adalah untuk mengetahui alasan perusahaan melakukan konversi sistem informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru
3
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perencanaan Strategis Sistem Informasi Perencanaan strategis dari Sistem Informasi adalah sekumpulan tujuan jangka panjang yang menggambarkan arsitektur Teknologi informasi dan Sistem Informasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dari organisasi. Strategi Sistem Informasi harus memenuhi tiga tujuan berikut : Sistem Informasi harus dibatasi dengan perencanaan strategis organisasi. Sistem Informasi
harus
menyediakan
arsitektur
Teknologi
Informasi
yang
memungkinkan pengguna, aplikasi dan basis data untuk dihubungkan melalui jaringan
dan
diintegrasikan.
Sistem
Informasi
harus
secara
efisien
mengalokasikan resources pengembangan Sistem Informasi diantara proyekproyek yang berkompeten sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu dengan biaya yang telah ditentukan dan memiliki fungsi-fungsi yang dibutuhkan.
2.1.1. Perancangan Sistem (Systems Design) System Design menggambarkan bagaimana sistem mencapai tugasnya. Tahapan System Design digunakan untuk merancang untuk mendapatkan perangkat lunak (software) yang dibutuhkan yang memenuhi tujuan-tujuan fungsional serta Lembaga Sertifikasi Profesi Telematika Indonesia 247 menyelesaikan permasalahan bisnis. Deliverable dari tahapan perancangan system adalah: Output, input serta user interfaces dari system Hardware, Software, Basis data, telekomunikasi, prosedur Bagaimana komponen-komponen tersebut diintegrasikan. Perancangan sistem mencakup dua aspek utama dari sistem yang baru: -
Logical Systems Design: menyatakan apa yang akan dilakukan oleh sistem, dengan spesifikasi yang abstrak. Logical Systems Design termasuk merancang output, input, proces, basis data, telekomunikasi, kontrol, keamanan dan pekerjaan Sistem Informasi.
4
-
Physical Systems Design : menyatakan bagaimanan sistem akan melakukan fungsi-fungsinya dengan spesifikasi fisik yang aktual. Physical Systems
Design mencakup rancangan perangkat
keras(hardware),
perangkat lunak(software), basis data, telekomunikasi dan prosedur.
Programming Banyak organisasi memutuskan untuk membeli perangkat lunak (software), namun banyak juga organisasi yang memutuskan untuk membuat perangkat
lunak(software)
merupakanproses
yang
dibutuhkan
menterjemahkan(translation)
sendiri.
spesifikasi
Programming rancangan/design
menjadi kode-kodekomputer. Proses ini dapat berlangsung lama karena membuat kode-kode computer merupakan seni dari science.
Testing Tahapan testing atau uji coba bertujuan untuk memeriksa apakan kode computer akan menghasilkan hasil yang diinginkan dan diharapkan untuk suatu kondisi tertentu. Testing dirancang untuk menemukan kesalahan-kesalahan(error) pada kode komputer. Terdapat dua jenis error, yaitu syntax error dan logic error. Syntax error adalah kesalahan pada penulisan kode komputer, sehingga lebih mudah ditemukan, sementara logic error masih memungkinkan program untuk berjalan, namun menghasilkan output yang tidak benar untuk suatu input tertentu. Kesalahan untuk logic error tidak nyata terlihat, sehingga susah ditemukan.
Implementation atau Konversi Implementasi adalah proses pengubahan atau konversi dari sistem yang lama menjadi sistem yang baru. Suatu organisasi menggunakan 4 strategi konversi, yaitu: 1. Parallel Conversion Proses dimana sistem yang lama dan sistem yang baru beroperasi secara serentak untuk suatu jangka waktu tertentu. Kedua sistem tersebut memproses data yang sama pada waktu yang sama, selanjutnya output dari kedua sistem tersebut
5
dibandingkan. Ini merupakan tipe konversi yang paling mahal namun paling tidak beresiko. 2. Direct Conversion Proses dimana sistem lama dimatikan sementara sistem baru dijalankan untuk suatu jangka waktu tertentu. Tipe konversi ini paling murah namun beresiko. 3. Pilot Conversion Proses memperkenalkan sistem yang baru pada suatu bagian organsasi dalam suatu jangka waktu tertentu, untuk kemudian dilakukan pengukuran. Ketika sistem telah berjalan dengan benar, barulah diperkenalkan pada seluruh bagian organisasi. 4. Phased Conversion Proses memperkenalkan komponen-komponen dari sistem yang baru, kemudian setiap modul dilakukan pengukuran. Ketika modul telah berjalan dengan benar, modul lain diperkenalkan hingga keseluruhan komponen sistem.
2.1.2. Operation dan Maintenance Setelah melakukan konversi, sistem yang baru akan dioperasikan untuk suatu jangka waktu tertentu. Ketika operasi sistem telah stabil, dilakukan audit pada saat proses operasi untuk mengukut kemampuan sistem dan menentukan apakah system digunakan dengan benar. Sistem memerlukan beberapa jenis maintenance, yaitu :
Debugging Program Memperbarui sistem (Updating System) untuk menyesuaikan perubahan perubahan yang terjadi pada kondisi bisnis organisasi. Menambahkan fungsi baru (Add New Functionality), termasuk menambahkan fitur-fitur baru tanpa menganggu operasi sistem tersebut.
6
2.1.3. Pengembangan Sistem di Luar Departemen Sistem Informasi
End-User Development End-User Development merupakan pengembangan sistem yang dilakukan oleh pengguna sendiri dengan menggunakan komputer untuk meyelesaikan permasalahan bisnis yang dimilikinya.
External Acquisition of Software External Acquisition of Software adalah memilih untuk menggunakan software
dengan
membeli
software
tersebut
daripada
membuat
atau
mengembangkan software sendiri. Kriteria yang digunakan untuk memilih software yang akan dibeli adalah :
Masalah biaya dan keuangan
Upgrade Policy dan biaya Reputasi perusahaan dan tersedianya bantuan
Pelanggan lama perusahaan
Kemudahan internet interface
Ketersediaan dan kualitas dokumentasi
Kebutuhan hardware dan sumber daya jaringan
Pelatihan yang dibutuhkan
Keamanan
Kecepatan pembelajaran untuk pengembang atau pengguna
Presentasi grafik atau gambar
Kemampuan mengatur data
7
III. PEMBAHASAN Dari tinjauan pustaka mengenai perencananan strategi sistem informasi, maka penulis melakukan pembahasan makalah ini didalam implementasi sistem atau konversi sistem.
3.1 Konversi Sistem Konversi sistem merupakan suatu tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama. Tingkat kesulitan dan kompleksitas dalam pengkonversian dari sistem lama ke sistem baru tergantung pada sejumlah factor yang mempengaruhinya. Jika konversi memanfaatkan perangkat lunak dengan pengaturan baru, database baru, kendali baru, jaringan baru dan perubahan drastis dalam prosedurnya, maka konversi menjadi agak sulit didalam implementasinya. Empat metode konversi sistem terdiri atas:
Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)
Konversi
ini
dilakukan
dengan
cara
menghentikan
sistem
lama
dan
menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama,sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut: 1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain. 2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai. 3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya. 4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara sistem – sistem tersebut tidak berarti. Keunggulan :
8
Relatif konversi sistem ini tidak mahal didalam implementasinya.
Kelemahan : Mempunyai risiko kegagalan yang sangat tinggi. Berikut ini ilustrasi konversi langsung:
Konversi Paralel (Parallel Conversion)
Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa période waktu. Kelebihan: Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru. Kelemahan: Besarnya biaya untuk duplikasi fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem rangkap tersebut. Berikut ini contoh ilustrasi konversi paralel :
9
Konversi Bertahap (Phased Conversion)
Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan metode phased conversion, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara
perlahan
menggantikan
sistem
lama.
Konversi
bertahap
dapat
menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi. Kelebihan: Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimalisir, dan sumber pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas. Kelemahan: Keperluan biaya yang diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat, sebab orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem. Berikut ini gambaran ilustrasi konversi bertahap:
10
Konversi Pilot (Pilot Conversion)
Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasi yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kelebihan: Risikonya didapat lebih kecil dibanding konversi langsung, lebih murah daripada konversi paralel, jika terjadi masalaha koreksi kesalahan dapat dilakukan sebelum implementasi. Kelemahan: Membutuhkan area dari operasi untuk uji coba. Berikut ini ilustrasi konversi pilot :
Untuk menghindari kesalahan yang umum terjadi dalam konversi sistem (sistem lama ke sistem baru) dalam suatu organisasi dapat dilakukan beberapa cara berikut (beserta asumsi) : 1. Perusahaan harus mengkaji ulang visi, misi, serta tujuan yang akan dicapai serta mempelajari implementasi yang belum optimal 2. Pelatihan sumber daya manusia (SDM) agar mampu menjalankan dan mengoptimalkan fungsi dari sistem informasi baru yang diterapkan.
11
3. Pemimpin perusahaan harus mengetahui dan mengerti mengenai pentingnya penerapan sistem baru di perusahaan sehingga memberikan perhatian terhadap implementasi sistem baru tersebut di perusahaan. 4. Perusahaan harus memberikan perhatian terhadap bagian pengolahan informasi, sehingga karir pada bagian ini jelas, hal ini dapat merangsang karyawan agar mau ditempatkan pada bagian tersebut. 5. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama. 6. Perusahaan perlu menyediakan prosedur dalam mengaplikasikan sistem baru, dengan asumsi tidak semua SDM bersangkutan dapat cepat tanggap. Konversi sistem diatas memberikan banyak pilihan untuk perusahaan melakukan uji coba dan implementasinya didalam lingkup perusahaan. Dibutuhkan perencanaan yang matang dan juga business plan akan strategi yang akan diterapkan dengan konversi sistem diatas. Tujuannya agar implenentasi sistem lama ke sistem baru tersebut dapat mudah diaplikasikan dan yang paling penting adalah memberikan keuntungan jangka panjang untuk operasional perusahaan.
12
IV. PENUTUP 4.1 Kesimpulan Beberapa faktor yang diperkirakan sebagai penyebab kegagalan konversi dari sistem lama ke sistem yang baru dalam perusahaan atau organisasi yaitu:
Kebanyakan orang pada umumnya memandang suatu sistem informasi sebagai hal yang utama dalam suatu pengembangan informasi sehingga mereka melupalan komitmen terhadap outputnya yang berbentuk informasi, produk dan respon yang baik terhadap pelayanan kepada konsumen.
Pendapat sebagian orang adanya bahwa pembangunan sistem informasi adalah tugas devisi Infomasi Teknologi saja sehingga diserahkan sepenuhnya kepada bagian ini, padahal divisi IT bukanlah bagian perumus strategi perusahaan.
Para profesional yang bergerak di dalam sistem informasi sering lebih menekankan pada penggunaan teknologi IT terbaru serta kemajuan teknologi dan kemudahan yang dijanjikan dibandingkan penyusunan prosedur pengolahan data yang valid dan akurat. Hal tersebut menyebabkan pengguna sering mengalami kesulitan dalam pengoperasian sistem informasi sehingga “user” harus menyesuaikan dengan kemauan pembuat sistem.
4.2 Saran Apapun yang diterapkan oleh karena konversi sistem lama ke sistem baru, hal tersebut harus memberikan keuntungan positif baik bagi individu manusia yang terlibat didalamnya maupun untuk perusahaan kedepannya.
13
DAFTAR PUSTAKA http://vrastoadjie.blogspot.com/2010/06/contoh-kasus-implementasi-sistem-d.html Accessed at 4 Jan 2015 http://bitkom-ti.blogspot.com/2012/01/pembangunan-sistem-informasi.html http://suhendi.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/29/konversi-sistem-dalamteknologi-informasi-dan-fenomenanya-2/ Accessed at 5 Jan 2015 http://yolivia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/24/konversi-sistem-diperusahaan/ Accessed at 7 Jan 2015 http://adikristanto.net/sejarah-perkembangan-daur-hidup-pengembangan-sistem/ Accesed at 10 Jan 2015 O’Brien. J. 2008. Management Infornation Systems; International Edition. Mc Graw Hill. New York. Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi. Penerbit Andi .September 2007. Yogyakarta
14
