MANAJEMEN TEKNOLOGI SISTEM INFORMASI DI PENDIDIKAN TINGGI
Tahroni Dosen STIA YAPPANN Jakarta Abstrak Sebuah organisasi, apalagi organisasi yang besar yang memiliki jaringan transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan tersedianya informasi. Selain itu adanya departemenisasi dalam suatu organisasi kebutuhan informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan person – person yang ada pada departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik. Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit departemen yang ada dalam suatu organisasi semakin mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem. Akibatnya efisiensi dan efektifitas menjadi sesuatu yang sulit untuk diwujudkan. Oleh karena itu dibutuhkan SIM agar mampu berfungsi secara efektif, SIM harus mendapat data – data yang sedekat – dekatnya dengan pencipta data, dan mendistribusikan pada pengolah informasi yang membutuhkan. Kata kunci: organisasi, informasi, dan manajemen A. Pendahuluan Kehadiran Standar Nasional Pendidikan (SNP) telah memicu perbaikan mutu dalam kelembagaan sistem Pendidikan. Selain pemilihan dan penetapan agenda penanganan permasalahan agar dapat menyediakan layanan kePendidikan yang semakin merata dan bermutu, juga sangat perlu ditetapkan penyikapan yang akan digunakan. Apabila prasyarat ini terpenuhi, yang tentu saja akan memakan waktu untuk merealisasikannya, maka dapat dan perlu ditetapkan agenda permasalahan-permasalahan strategik yang perlu ditangani. Terdapat beberapa beberapa istilah mengenai Sistem Informasi Manajemen (Management Information System). Dalam beberapa buku disebut Sistem Informasi Bagi Pimpinan, dan sebagainya. Walaupun demikian, dari beberapa pengertian dapat ditarik suatu pengertian bahwa di dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) terkandung pengertian sistem pengolahan informasi dalam menunjang pelaksanaan manajemen. Beberapa pendapat tentang SIM yang dikemukakan oleh Burt Scanland dan J. Bernard eys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang – orang yang tepat dalam suatu organisasi. 90
The Laing Gie berpendapat SIM sebagai jalinan hubungan dan lalu lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan. Dalam Encyclopedia of Management disebutkan bahwa SIM merupakan suatu proses pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan kepada pimpinan dalam proses manajerial. Dari beberapa pengertian di atas, SIM dapat disimpulkan bahwa SIM merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. Data – data tersebut diolah oleh manajemen untuk menjadi sebuah informasi. B. Mengenal Sistem Informasi Pendidikan Sebagaimana telah diisyaratkan di atas, tagihan pertanggungjawaban telah ditanamkan (built-in) di sepanjang rentang masa program yang pemenuhannya dapat dilakukan sendiri oleh tiap guru sebagaimana diamanatkan dalam UndangUndang Sistem Pendidikan Nasional (USPN), pimpinan sekolah, serta instansiinstansi tingkat daerah yang relevan sebagaimana diatur dalam RPP SNP. Adapun di tingkat nasional tagihan pertanggungjawaban dapat dilakukan melalui survei berkala atas kompetensi siswa dengan menggunakan sampel, baik dari segi tingkatan kelas maupun segi sekolah/wilayah (penulis pernah menyarankannya sebagai penyelenggaraan semacam TIMMS versi nasional. Sebagai perbandingan, pemerintah federal Amerika Serikat mensponsori survei nasional kompetensi siswa yang dinamakan National Assessment of Education Progress (NAEP). Survei tersebut dilaksanakan tiap 5 tahun oleh sebuah lembaga profesional yang independen, Educational Testing Service, yang ditunjuk melalui hibah kompetitif. Dalam pelaksanaannya, digunakan sampel siswa kelas IV, kelas VIII (atau kelas II SMP), dan kelas XI atau XII (kelas II atau III SMA), yang menghasilkan apa yang mereka namakan The Nation’s Report Cards (rapot nasional) untuk setiap mata pelajaran yang telah ditetapkan. Sebuah organisasi, apalagi organisasi yang besar yang memiliki jaringan transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan tersedianya informasi. Selain itu adanya departemenisasi dalam suatu organisasi kebutuhan informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan person – person yang ada pada departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik. Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit departemen yang ada dalam suatu organisasi semakin mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem. Akibatnya efisiensi dan efektifitas menjadi sesuatu yang sulit untuk diwujudkan. Sebagai contoh, seandainya suatu organisasi memiliki 3 orang pimpinan dari unit – unit yang ada di dalamnya. 91
Masing – masing pimpinan akan mengambil informasi dari unit – unit yang ada yang terkait dengan keputusan yang akan diambil, khususnya yang terkait dengan tugas substansi masing – masing unit. Oleh karena itu dalam perkembangan SIM harus direncanakan agar mampu berfungsi secara efektif, SIM harus mendapat data – data yang sedekat – dekatnya dengan pencipta data, dan mendistribusikan pada pengolah informasi yang membutuhkan. Informasi merupakan data-data yang memiliki arti penting dalam pengambilan keputusan dan telah melalui proses pengolahan. Dari pengertian tersebut, terdapat proses yang mengawali pengolahan data sebelum menjadi informasi. Dalam pengertian ini yang disebut informasi adalah hasil olahan data sebagai bahan bagi pengambilan keputusan pimpinan. Dalam beberapa referensi disebutkan fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Dikatakan mengurangi ketidakpastian karena informasi berfungsi untuk memberikan gambaran tentang suatu permasalahan sehingga pengambil keputusan dapat menentukan keputusan secara lebih cepat. Selain itu informasi juga memberikan standar, aturan, maupun indicator bagi pengambil keputusan untuk menentukan keputusan secara lebih baik. Perlu diingat bahwa informasi hanya dapat menyediakan sebagian sistem informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi keseluruhan tidak hanya terdapat dalam Sistem informasi manajemen, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer. Di dalam usaha Pengembangan Sistem informasi manajemen yang canggih dengan berbasis komputer memerlukan orang-orang yang mempunyai ketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Karena banyak organisasi yang gagal membangun Sistem informasi manajemen disebabkan karena : 1. Kurangnya organisasi yang wajar 2. Kurangnya perencanaan yang memadai 3. Kurangnya personil yang handal 4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. Sistem informasi manajemen yang baik adalah Sistem informasi manajemen yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai 92
keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang. Di dalam sebuah Sistem informasi manajemen komputer bukan prasyarat mutlak secara teoritis, namun dalam praktek Sistem informasi manajemenyang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer. Prinsip utama perancangan Sistem informasi manajemen: Sistem informasi manajemenharus dijalin secara teliti agar mampu melayani tugas utama. Sistem informasi manajemen bertujuan untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan atau dalam subunit organisasional perusahaan. Sistem informasi manajemenmenyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika. C. Pengelolaan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Sistem informasi Manajemen yaitu serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Sistem informasi manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal, perusahaan atau sub unit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang terjadi di masa lalu, apa yang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa yang akan datang. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah. Sistem informasi manajemen di dalam perancangan, penerapan dan pengoperasiannya sangat mahal dan sulit. Upaya ini dan biaya yang diperlukan harus ditimbang-timbang. Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah. Situasi lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai. Kegiatan utama dari Semua sistem informasi, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output). 93
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti) INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya. E-life merupakan Perkembangan Teknologi kehidupan, artinya kehidupan ini sudah dipengaruhi oleh berbagai kebutuhan secara elektronik. Sekarang ini sedang semarak dengan berbagai huruf yang dimulai dengan awalan e seperti ECommerce, E-Government, E-Education, E-Library, E-Journal, E-Medicine, ELaboratory, E-Biodiversitiy, dan yang lainnya lagi yang berbasis elektronika. Untuk meningkatkan pelayanan Sistem Informasi Manajemen Pendidikan menjadi faktor penting sekaligus penghematan bagi Pendidikan dan kini telah menjadi salah satu standar mutu sebuah Pendidikan. Otomatisasi/komputerisasi sistem pelayanan dan sistem informasi manajemen merupakan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah ini. Banyak lembaga Pendidikan dan Pendidikan telah mendapat manfaat dari peralatan canggih ini. Perkembangan Pendidikan di Indonesia yang maju sekarang ini, baik dari aspek administratif atau teknologi, maka proses pelayanan Pendidikan di Indonesia dapat berlangsung secara efektif dan efisien. Untuk mengembangkan mutu Pendidikan dibutuhkan beberapa fasilitas pendukung, dimana salah satu fasilitas pendukung tersebut adalah aplikasi teknologi informasi dalam bidang sistem informasi manajemen Pendidikan. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan akan mewujudkan sistem informasi yang handal dengan harapan terwujudnya data yang akurat melalui Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian secara On-lineA (SAPK). Tujuan lebih lanjut dari sistem tersebut adalah mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir disetiap instansi pusat maupun daerah yang terintegrasi secara nasional dalam sistem aplikasi pelayanan kepegawaian sehingga akan meningkatkan pelayanan di bidang kepegawaian secara transparan dan objektif. SAPK adalah sistem informasi berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa untuk pelayanan kepegawaian. SAPK mempunyai karakteristik sebagai berikut: Sistem yang terkoneksi secara on-line antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN dan instansi dengan menggunakan jaringan komunikasi data. Menggunakan satu basis data pendidikan yang digunakan secara bersama. Menggunakan struktur data dan tabel referensi yang sama sesuai standar baku yang disusun oleh BKN pusat. Sistem yang dibangun dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan instansi pengguna Jaringan yang dibutuhkan, Implementasi SAPK memerlukan jaringan komunikasi data. Instansi pengguna SAPK perlu menyiapkan jaringan dengan bandwith minimal 2X64 kbps, network switch dengan spesifikasi standar. Segala biaya yang diperlukan untuk pelaksanaan SAPK mulai dari pengadaan perangkat 94
keras, sewa jaringan leased line, installlasi program dan pelatihan dibebankan pada anggaran masing-masing instansi. D. Komponen SIMP 1. Manajemen Manajemen berasal dari bahasa Prancis kuna ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur. Karenanya, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu dan seni tentang upaya untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimiliki untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. 2. Teknologi Informasi (hardware dan software) Teknologi informasi adalah hasil rekayasa manusia terhadap proses penyampaian informasi dari pengirim ke penerima sehingga lebih cepat, lebih luas sebarannya, lebih lama penyimpanannya. o Informasi o Sumber Daya Manusia (brainware) Sedangkan SIMPEG (Sistem Informasi Manajemen Pegawai) didefinisikan sebagai Sistem Informasi terpadu, yang meliputi pendataan pegawai, pengolahan data, prosedur, tata kerja, sumber daya manusia dan teknologi informasi untuk menghasilkan informasi yang cepat, lengkap dan akurat dalam rangka mendukung administrasi kepegawaian. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Sistem informasi dan aplikasi Sarana komputer dan penunjang Sarana komunikasi Organisasi dan Sumber Daya Manusia pelaksana Pembiayaan Dukungan Manajemen
Peranan TI (Teknologi Informasi) dalam pengembangan SIMPEG sangat besar artinya. Peranannya dijabarkan menjadi 3 poin: a. Memberikan dukungan dalam tugas-tugas pengolahan informasi Dalam pengolahan informasi tentunya kita tidak akan lepas dengan namanya Teknologi Informasi. Hal yang paling sederhana yaitu apabila kita berkomunikasi tentunya kita tidak lepas dari pesawat telepon. Kemudian dalam mengolah data kita perlu komputer dan untuk menyajikannya kita perlu printer. Untuk melihat peran Teknologi Informasi dalam pengolahan informasi dapat kita lihat pada tabel berikut:
PROSES PENGOLAHAN INFORMASI 95
Kegiatan-kegiatan Pengolahan Informasi Capturing Information
Uraian
Perangkat Teknologi Informasi
Menangkap informasi
Input Technologies ( mouse, keyboard ) Conveying Information Menampilkan/mempresentasikan Output Technologies informasi (screen, printer) Creating Information Memroses informasi untuk Sofware Technologies memperoeh informasi yang baru (word processing, expert system, aplikasi) Cradling Information Menyimpan Informasi Storage Technologies ( hardisk, cd-rom, tape) Communicating Mengirim Informasi Telco Technologies Information ( modem, satelit, telepon )
b. Sebagai pendorong inovasi Seiring dengan makin pesatnya kemajuan Teknologi Informasi makin canggih pula cara penyajian informasi. Kalau dulu kita akrab dengan radio dan televisi kini makin beragam pula cara untuk menangkap informasi. Contohnya adalah ponsel, internet. Kalo dulu telegram dianggap sebagai cara tercepat dalam penyampaian berita maka kini ada layanan SMS dan email sebagai penggantinya. Dalam hitungan detik, data yang kirim dapat sampai ke tempat tujuan. Bahkan beberapa terobosan mulai dikembangkan. Misalnya teknologi 3G dan WIFI memungkinkan seseorang dapat mengirimkan data dalam ukuran yang besar melalui ponsel. Bahkan karena canggihnya layanan ini maka dimungkinkan sesorang dapat berteleconference atau panggilan gambar dan suara melalui ponsel. c. Sebagai peniada (collapser) waktu dan ruang Makin berkembangnya Teknologi Informasi berkaibat makin hilangnya batasan ruang dan waktu. Kalau dulu untuk menyusun Daftar Urut kepangkatan (DUK) diperlukan waktu yang sangat lama maka kini dalam hitungan menit bahkan detik, data yang sedemikian banyaknya dapat diurutkan sesuai urutan kepangkatannya. Apalagi didukung dengan makin cepatnya komputer dalam mengolah data. Adanya fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan. Kalau dulu diperlukan puluhan rim kertas untuk menyimpan data maka kita cukup dengan sekeping CD maka data yang sekian banyaknya dapat tertampung didalamnya. Sebagai perbandingan cd-rom dapat menyimpan 650 juta karakter informasi, setara dengan :325.000 lembar teks atau 650 rim kertas. 96
Bandingkan pula dengan DVD yang mempunyai kapasitas penyimpanan setara dengan 8 atau lebih keping CD. Dengan adanya flash disk, CD-RW dan hard disk external maka tranfer data dalam jumlah besar makin mudah. Kalau dulu kita terbatas pada disket yang berkapasitas 1,3 MB maka kini dengan flash disk yang kecil kita bisa menyimpan data sebesar 1GB. Bahkan beberapa tahun, beberapa bulan atau bahkan beberapa hari ke depan dipasarkan alat dengan kapasitas penyimpanan yang besarnya ribuan kali lipat. Hal ini bukan hal yang mustahil karena media penyimpanan berkapasitas dalam hitungan Terra byte sudah ditemukan. D. PENUTUP Diskursus paradigma pendidikan antara investment based vs out came based membawa implikasi imperatif terhadap penataan manajemen pendidikan. Manajemen perlu ditata secara demokratis, kreatif, dan menguntungkan bersama. Fungsi pendidikan perlu ditata ulang tidak hanya sekedar menjalankan tugas rutin mengajar. Namun lebih dari itu, yakni mewujudkan educated man yang mempunyai life skills berkulitas tinggi (Hopson and Scally, 1980: 19). Penataan manajemen pendidikan dan upaya mewujudkan manusia terdidik yang mempunyai kecakapan hidup memerlukan guru yang handal (the good high teachers). Upaya ini dapat terwujud jika kualitas dan gaji guru diperbaiki. Manajemen sistem informasi pendidikan perlu ditata sebagai berikut. Pertama, perlu dilakukan need assessment terhadap kebutuhan guru dan operasional sekolah yang terkait. Disarankan kepada Pemda dan Diknas untuk lebih fokus meningkatkan anggaran bagi perbaikan kualitas guru, terutama untuk gaji/pendapatan guru, studi lanjut, dan kegiatan pelatihan. Kedua, perlunya penerapan school based budgeting yang operasional dan out came based. Dinas Diknas kabupaten/kota perlu memberikan wewenang dan pembinaan kepada sekolah untuk mengatur rumah tangganya. Ketiga, penerapan five C’S (Commitment, Collaboration, Concern, Consideration, and Change) yang realistis, sinergis dan berkesinambungan pada Pemda, Dinas Diknas, sekolah, dan LPTK. Jika hal ini dapat direalisasikan, maka kualitas dan gaji guru pun akan meningkat, sehingga dapat mewujudkan sistem pendidikan yang kuat dan berwibawa.
97
DAFTAR PUSTAKA Davis, William S., Sistem Pengolahan Informasi (Terjemahan), Jakarta, Erlangga, 1981. Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Bandung, Remaja Rosda Karya, 1986. Pariata Westra, dkk., Aneka Sari Ilmu Administrasi, Yogyakarta, Balai Pembinaan Administrasi AAN, 1980. Scott, George M., Prinsip – prinsip Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, Daja Grafindo Persada, 1995. Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta, Gramedia Pustaka Utama, 1993.
98
