MANAJEMEN RISIKO DALAM PENGEMBANGAN PRODUK BARU

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi XXI Program Studi MMT-ITS, Surabaya 19 Juli 2014

MANAJEMEN RISIKO DALAM PENGEMBANGAN PRODUK BARU Wijdani Anindya Hadi1) dan Putu Dana Karningsih2) 1) Program Studi Pascasarjana Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya, 60111 e-mail: [email protected] 2) Jurusan Teknik Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember ABSTRAK Keberlangsungan suatu perusahaan untuk tetap berada di pasaran salah satunya adalah dengan cara terus menerus melakukan pengembangan produk. Tetapi, situasi bisnis akan terus menerus berubah berdasarkan tuntutan pasar yang semakin complex. Kondisi pasar yang cepat berubah penuh dengan ketidakpastian. Ketidakpastian itulah yang membuat perusahaan harus mengantisipasi segala macam kemungkinan yang terjadi di masa mendatang. Ketidakpastian dapat diantisipasi dengan mengetahui risiko pada proses pengembangan produk baru. Untuk membuat keputusan itu dilakukan penilaian risiko pada tahapan pengembangan produk. Dengan membangun kerangka kerja berdasarkan ISO 31000 yang sistematis diharapkan dapat menentukan strategi yang harus dihadapi perusahaan. Perusahaan dapat mengetahui risiko yang paling tinggi pada saat proses pengembangan produk baru sehingga dapat mengurangi kemungkinan terjadi kegagalan. Risiko dianalisis menggunakan Failure Modes and Effects Analysis (FMEA) dimana metode ini dapat digunakan untuk mengetahui risiko yang paling tinggi kemudian tindakan mitigasi risiko yang dimulai setelah kejadian risiko terjadi dan dapat dilihat sebagai inisiasi rencana kontingensi. Tahap mitigasi pada manajemen risiko dimaksudkan untuk mengurangi terjadinya risiko dimasa mendatang. Kata kunci : Pengembangan produk baru, Risiko, Kerangka kerja dan FMEA PENDAHULUAN Pengembangan produk merupakan strategi yang digunakan oleh perusahaan untuk dapat bertahan dan semakin berkembang. Pengembangan produk baru akan menjadi sebuah terobosan strategik untuk memecahkan situasi kebuntuan akibat karena persaingan bisnis yang mulai jenuh. Tetapi, mengembangkan sebuah produk baru bukan suatu hal yang mudah. Fakta di pasar menunjukkan lebih banyak produk baru yang gagal dibandingkan yang sukses berkembang. Alasan mengapa banyak perusahaan gagal pada pengembangan produk barunya antara lain adalah peningkatan pada waktu dan biaya pada setiap proses dan tahapan pengembangan produk baru, kesulitan untuk membangun jadwal pengembangan yang layak dan rencana pendistribusian sumber daya, kegagalan untuk menganggapi secara efektif atau secara efisien membagi faktor risiko yang terjadi pada proses pengembangan produk dan kekurangan dari sistem pengambilan keputusan yang menyeluruh berdasarkan informasi kualitatif dan kuantitatif dan memperoleh material ketika bekerja pada proyek pengembangan produk di masa lalu (Park et al, 2011). Kegagalan produk baru untuk bertahan dan berkembang juga dipengaruhi oleh sisi politik, ekonomi dan keadaan alam yang berkesinambungan dengan permintaan konsumen dan pemasok yang lokasinya berbeda dengan lokasi produksi. Sehingga, jika pada lokasi pemasok terjadi hal yang tidak diinginkan maka kegiatan produksi juga terkena imbasnya.

ISBN : 978-602-70604-0-1 A-20-1


Situasi bisnis akan terus menerus mengalami perubahan dimana kondisi ini dipengaruhi oleh banyak hal seperti permintaan pasar yang semakin lama semakin rumit dikarenakan dengan berkembangnya teknologi yang ada sehingga konsumen menginginkan produk yang lebih mutakhir. Oleh karena itu tidak mengherankan bahwa mengidentifikasi dan mengelola risiko telah menjadi isu yang semakin penting dalam literatur inovasi produk (Cooper, 1993; Wheelwright dan Clark 1992). ISO 31000 mendefinisikan risiko sebagai akibat dari ketidakpastian pada pencapaian tujuan pengembangan produk baru (ISO, 2009). Pengembangan produk baru terkait dengan pengambilan dan pengelolaan risiko (Kwak dan LaPlace, 2005), karena sebagian besar kegiatan dapat diartikan sebagai pengurangan terstruktur ketidakpastian. Persoalan yang melingkupi lingkungan strategis suatu perusahaan adalah ketidakpastian. Apa yang kita anggap terbaik saat ini belum tentu terbaik untuk waktu mendatang, karena kondisi cepat berubah dengan penuh ketidakpastian. Dengan situasi demikian, setiap perusahaan harus dapat mengantisipasi segala macam kemungkinan yang terjadi di masa mendatang. Ketidakpastian penuh dengan risiko, namun terdapat juga peluang yang dapat dimanfaatkan. Manajemen risiko diharapkan dapat menuntun suatu perusahaan untuk perjalanan ke depannya (forward-looking). Hal ini dikarenakan strategi tidak bisa langsung diterapkan secara pasti di dalam perjalanan perusahaan karena harus disesuaikan dengan perkembangan situasi perusahaan tersebut. Dengan demikian, manajemen risiko dapat membantu suatu perusahaan dalam menetapkan strategi ke depannya, kemudian meninjau kembali strategi yang telah diterapkan sehingga dapat relevan dengan situasi yang terus berkembang. Standar ISO 31000 (ISO, 2009) merupakan kerangka kerja yang umum untuk mengelola risiko. Tujuannya adalah untuk menjadi independen dari konteks aplikasi spesifik dan itu tidak mengatasi pengembangan produk baru secara eksplisit. Manajemen risiko secara luas didefinisikan sebagai kegiatan yang terkoordinasi secara langsung dan mengendalikan organisasi yang berkaitan dengan risiko. Adapun kerangka kerja menurut ISO 31000 dimulai dengan komunikasi dan konsultasi, menyusun konteks, identifikasi risiko, analisis risiko, evaluasi risiko, perlakuan risiko dan memonitor dan peninjauan. Pada saat melakukan analisis risiko digunakan metode FMEA untuk mengetahu risiko yang paling tinggi pada saat pengembangan produk baru. Kemudian setelah diketahui risiko-risiko yang terjadi kemudian dilakukan mitigasi risiko untuk mengurangi risiko pada saat pengembangan produk yang kemudian akan dijadian acuan untuk pengambilan keputusan dengan mempertimbangkan masalah yang ada. METODE Pada tahun 2005, ISO menetapkan kelompok kerja untuk mengembangkan standar manajemen risiko internasional pertama menggunakan AS/NZS 4360:2004 sebagai rancangan awal. Standar proses pengembangan yang disertakan konsultasi publik yang luas di Australia dan Selandia Baru dan menghasilkan publikasi ISO 31000:2009. Berikut merupakan perbandingan tahapan proses manajemen risiko dengan bermacam-macam kerangka kerja (Oehmen et al, 2014).

ISBN : 978-602-70604-0-1 A-20-2


Tabel 2 Perbandingan Tahapan Proses Manajemen Risiko ISO 31000 Komunikasi dan konsultasi Penyusunan konteks

PMI

DoD

INCOSE

SEI

Implisit

Perencanaan

Komunikasi

Rencana Man.risk

NASA Komunikasi dokumen Implisit

Identifikasi risiko

Identifikasi risiko

Identifikasi

Identifikasi risiko

Analisis risiko

Analisis risiko

Analisis

Analisis risiko

Rencana respon risiko

Rencana

Rencana mitigasi risiko

Analisis risiko

Rencana implementasi mitigasi risiko

Penanganan risiko

Implisit

Implisit Identifikasi risiko

Identifikasi Analisis

Evaluasi risiko Penanganan risiko

Monitor dan peninjauan

Monitor dan kontrol risiko

Menjejaki

Rencana

Kontrol jejak

Menjejaki risiko

Berdasarkan kerangka kerja yang digunakan maka penelitian ini ini secara garis besar terdiri atas lima tahap alur penelitian, yaitu tahap penyusunan konteks, identifikasi, analisis, evaluasi, penanganan risiko dan tahap monitor dan peninjauan. Penelitian pendahuluan dilakukan dengan identifikasi kondisi lapangan, menetapkan risiko manajemen pada perusahaan manufaktur serta pengumpulan data relevan. Berikut ini merupakan tahapan pada alur penelitian.

Identifikasi resiko

Analisis resiko

Evaluasi resiko

Monitor dan Peninjauan

Komunikasi dan konsultasi

Menyusun konteks

Penanganan resiko

Gambar 1 Representasi dari Proses Manajemen Risiko AS/NZS 4360:1999

Tahap Identifikasi Variabel Penelitian Yang dimaksud variabel-variabel penelitian dalam makalah ini adalah: a. Tahapan pengembangan produk baru. Pada pengembangan produk akan dilakukan pengamatan pada tiap tahapan pada perusahaan X. b. Penentuan project yang akan dipilih sebagai acuan penelitian. Pada perusahaan X project-project apa saja yang telah dilakukan kemudian dilakukan pemilihan project untuk diamati. c. Faktor-faktor risiko yang sebelumnya terjadi dan kemungkinan akan terjadi akan dijadikan input pada pengolahan data dan dilakukan analisa faktor apa yang

ISBN : 978-602-70604-0-1 A-20-3


menghasilkan risiko paling besar dalam pengembangan produk baru pada perusahaan X. Adapun faktor/variabel yang digunakan pada penelitian ini adalah sebagai berikut: Tabel 2 Faktor Risiko pada Penelitian

Ketegori Risiko Analisis kemahiran bisnis dan peluang pasar Kemahiran pengujian produk Kontrol manajerial Kemampuan desain produk konseptual dan rinci Keterlibatan pelanggan Dukungan pemerintah Risiko product family dan brand positioning Risiko teknologi manufaktur Risiko organisasi dan manajemen proyek Risiko screening dan penilaian risiko Risiko rantai pasok Risiko pesaing dan kompetisi Risiko penerimaan konsumen dan pemasaran

Sumber Klintong, 2012 Klintong, 2012 Klintong, 2012 Klintong, 2012 Klintong, 2012 Klintong, 2012 Keizer, 2005 Keizer, 2005 Keizer, 2005 Keizer, 2005 Keizer, 2005 Klintong, 2012 dan Keizer,2005 Klintong, 2012 dan Keizer,2005

Tahap Analisis FMEA telah lama digunakan sebagai alat perencanaan selama pengembangan produk, proses dan jasa (Mehjerdi, 2013). FMEA merupakan teknik yang berfungsi untuk mengidentifikasi modul kegagalan yang potensial dari suatu produk selama siklus hidupnya, mengidentifikasi efek yang ditimbulkan dari kegagalan dan mengidentifikasi tingkat kekritisan dari efek kegagalan dalam penggunaan produk. Tujuan utama FMEA untuk menemukan dan memperbaiki permaslahan utama yang terjadi pada tiap tahapan desain dan proses produksi untuk mencegah produk yang tidak baik sampai ke pelanggan yang nantinya dapat membahayakan reputasi perusahaan. Susilo dan Kaho (2010) mengatakan bahwa terdapat sepuluh langkah dalam penerapan FMEA, yaitu : 1. Peninjauan Proses Tim FMEA harus meninjau ulang peta proses bisnis atau bagan alir yang ada untuk di analisis. Ini perlu dilakukan untuk mendapatkan kesalahan paham terhadap proses tersebut. 2. Brainstorming berbagai bentuk kemungkinan kesalahan atau kegagalan proses Setelah melakukan peninjauan lapangan terhadap proses yang akan di analisis maka setiap anggota tim akan melakukan brainstorming terhadap kemungkinan kesalahan atau kegagalan yang dapat terjadi dalam proses tersebut. 3. Membuat daftar dampak tiap-tiap kesalahan Setelah diketahui semua daftar kesalahan yang mungkin terjadi maka dimulai menyusun dampak dari masing-masing kesalahan tersebut. Kriteria dampak, kemungkinan dan deteksi ini harus ditetapkan terlebih dahulu. Kriteria mula-mula secara kualitatif dan kemudian dibuat secara kuantitatif. Apabila bias langsung dibuat secara kuantitatif akan lebih baik. Skala kriteria untuk ketiga jenis penilaian ini juga harus sama, misalnya terbagi dalam skala 5 atau skala 10. Nilai 1 terendah dam nilai 5 atau 10 tertinggi.

ISBN : 978-602-70604-0-1 A-20-4


4. Menilai tingkat dampak (severity) kesalahan Penilaian terhadap tingkat dampak adalah perkiraan besarnya dampak negatif yang diakibatkan apabila kesalahan terjadi. Bila pernah terjadi maka penilaian akan lebih mudah, tetapi bila belum pernah maka penilaian dilakukan berdasarkan perkiraan. 5. Menilai tingkat kemungkinan terjadinya (occurance) kesalahan Sama dengan langkah keempat, bila tersedia cukup data maka dapat dihitung probabilitas atau frekuensi kemungkinan terjadinya kesalahan tersebut. Bila tidak tersedia maka harus digunakan estimasi yang didasarkan pada pendapat ahli (expert judgement) atau metode lainnya. 6. Menilai tingkat kemungkinan deteksi dari tiap kesalahan atau dampaknya Penilaian yang diberikan menunjukkan seberapa jauh dapat mendeteksi kemungkinan terjadinya kesalahan atau timbulnya dampak dari suatu kesalahan. Hal ini dapat diukur dengan seberapa jauh pengendalian atau indikator terhadap hal tersebut tersedia. 7. Hitung tingkat prioritas risiko (RPN) dari masing-masing kesalahan dan dampaknya Nilai prioritas risiko (RPN) merupakan perkalian dari : RPN = (NILAI DAMPAK) X (NILAI KEMUNGKINAN) X (NILAI DETEKSI) Total nilai RPN ini dihitung untuk tiap-tiap kesalahan yang mungkin terjadi. Bila proses tersebut terdiri dari kelompok-kelompok tertentu maka jumlah keseluruhan RPN pada kelompok tersebut dapat menunjukkan bahwa betapa gawatnya kelompok proses tersebut bila suatu kesalahan terjadi. 8. Urutkan prioritas kesalahan yang memerlukan penanganan lanjut Setelah dilakukan perhitungan RPN untuk masing-masing potensi kesalahan maka dapat disusun prioritas berdasarkan nilai RPN tersebut. Apabila digunakan skala 10 untuk masing-masing variable maka nilai tertinggi RPN adalah = 10 x 10 x 10 = 1000. Bila digunakan skala 5, maka nilai tertinggi adalah = 5 x 5 x 5 =125. 9. Lakukan mitigasi terhadap kesalahan Idealnya semua kesalahan yang menimbulkan dampak tinggi harus dihilangkan sepenuhnya. Penanganan dilakukan secara serentak untuk ketiga aspek, yaitu meningkatkan kemampuan untuk mendeteksi kesalahan, mengurangi dampak kesalahan bila terjadi. 10. Hitung ulang RPN yang tersisa untuk mengetahui hasil dari kontrol yang dilakukan. Segera kontrol risiko dilaksanakan, harus dilakukan pengukuran ulang atau perkiraan nilai deteksi, nilai dampak dan nilai kemungkinan timbulnya kesalahan. Setelah itu dilakukan perhitungan nilai tingkat prioritas risiko kesalahan tadi. Evaluasi berdasarkan FMEA dilihat dari RPN, jika RPN tinggi maka diperlukan penentuan tindakan. Adapun tahapnya sebagai berikut:

ISBN : 978-602-70604-0-1 A-20-5


Tentukan tindakan

severity

Tinggi

causes Jenis kegagalan dan akibat

occurance

RPN

RPN?

Rendah

control

Biarkan

detection

Tahap Evaluasi Mengevaluasi risiko adalah fungsi dari manajemen risiko dimana ketika risiko terjadi butuh untuk diprioritaskan sehingga rencana mitigasi risiko ditetapkan berdasarkan pengalaman masa lalu, proses pembelajaran, latihan terbaik, pengetahuan organisasi dan pelatihan standar (Ahmed et al, 2003). Dalam melakukan evaluasi risiko banyak metode yang telah digunakan, review tentang metode dalam tahap evaluasi ini telah dilakukan oleh Ahmed et al (2007) yang menyebutkan beberapa metode dalam evaluasi risiko seperti Decision Tree Analysis, Portfolio Management dan Multiple Criteria Decision-making Method. Tahap Mitigasi Risiko Terjadinya risiko mengurangi tujuan dari proyek ketika efek yang berbahaya terjadi secara tidak terduga. Manajemen risiko mencoba untuk mempelajari secara detail, semua aspek dari manajemen proyek, sehingga semua kejadian dapat dikontrol dan mempunyai rencana mitigasi risiko. Mitigasi risiko dimaksudkan untuk menyelesaikan masalah yang ada pada perusahaan tersebut, langkah apa yang harus diambil untuk mengatasi persoalan yang terjadi. Kemudian setelah dilakukan mitigasi, dilakukan tahap monitoring dari pihak perusahaan untuk membuat mekanisme peninjauan yang dimaksudkan untuk memperbaiki sistem pada perusahaan. Inti dari kerangka kerja ISO 31000 adalah keterlibatan pihak manajemen puncak perusahaan. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Pada pengembangan produk baru terdapat risiko yang penuh dengan ketidakpastian. Tetapi, adanya risiko tersebut dapat diminimalkan dengan mengetahui faktor-faktor risiko yang mungkin terjadi pada tiap tahapnya. 2. Kerangka kerja yang sistematis dapat membantu untuk memprediksi kemungkinan dari keberhasilan suatu proyek dengan menentukan tingkat risiko dari faktor risiko selama fase proyek dan menggabungkan derajat risiko dengan keseluruhan proyek. Untuk memperbaiki hasil penelitian ini, maka sarannya adalah perusahaan yang dijadikan tempat penelitian mempunyai dokumentasi data yang baik sehingga kerangka kerja yang terbentuk dapat diterapkan dengan baik untuk mengurangi risiko yang terjadi pada perusahaan tersebut.

ISBN : 978-602-70604-0-1 A-20-6


DAFTAR PUSTAKA Ahmed, A., Kayis, B., Amornsawadwatana, S., (2007). “A Review Of Technique For Risk Management In Projects”. School of Mechanical and Manufacturing Engineering, The University of New South Wales. Australia. AS/NZS 4360 (2004), 3rd Edition The Australian And New Zealand Standard on Risk Management, Broadleaf Capital International Pty Ltd, NSW Australia. Baba, Y., Kikuchi, J., Mori, S., (1995). “Japan's R&D strategy reconsidered: departure from the manageable risks”. Technovation 15, 65–78. Cooper, R.G., (1993). Winning at new products, Reading: Addison Wesley. Keizer, Jimme A., Vos, Jan-Peter, Halman, Johannes I.M., (2005). “Risks in New Product Development”. Eindhoven University of Technology, Department of Technology Management. Netherlands. Klintong, Noppakorn, adhanasindhu, Pakpachon V, D.B.A., Thawesaengskulthai Natcha., (2012). “Decision Support System using Artificial Neural Network for Managing Product Innovation”. IJCSI International Journal of Computer Science Issues, Vol. 9. Kotler, Philip dan Gary Armstrong. (2001). Dasar-Dasar Pemasaran. Edisi 9. Jilid 1. Jakarta : Prenhalindo. 2001. Prinsip – Prinsip Pemasaran, Jilid 2 Edisi Delapan, Jakarta: Erlangga. Kwak, Y.H., LaPlace, K.S., (2005). “Examining risk tolerance in project-driven organization”. Technovation 25, 691–695. Mehrjedi, Y.Z., Dehghanbaghi, M. (2013). “A Dynamic Risk Analysis on New Product Development Process”. IJIEPR volume 24, 17-35. Oehmen, J., Seering, W., (2011). Risk-driven design processes–balancing efﬁciency with resilience in product design. In: Birkhofer, H. (Ed.), The Future of Design Methodology. Springer, London Shen, L. Y. (1997). “Project risk management in Hong Kong”. Int. J. Proj. Mgmt., U.K., 15(2), 101–105. Smith, P.J. (1990), “Redefining Decision: Implications for Managing Risk and Uncertainty”. Disasters, 14: 230–240. Smith, D. (1990). “Beyond Contingency Planning: towards a model of crisis management”, Industrial Crisis Quarterly, Vol. 4, No. 4, pp. 1-26. Uher, Thomas E. (1996). Introduction to Risk Management. New South Wales Faculty of The Built Environment: UNSW Press. Ulrich, Karl T. Dan Eppinger, Steven D. (2000). Product Design and Development 2nd Edition. International. Edition. McGraw Hill. Sarcià, Salvatore A., Cantone , Giovanni, and Bassili, Victor R., (2007). A “Statistical Neural Network Framework For Risk Management Process”. ICSOFT SE, page 168177. INSTICC Press.

ISBN : 978-602-70604-0-1 A-20-7


Wheelwright, S.C. & Clark, C.B., (1992). Revolutionizing Product Development, New York: The Free Press.

ISBN : 978-602-70604-0-1 A-20-8

MANAJEMEN RISIKO DALAM PENGEMBANGAN PRODUK BARU

Recommend Documents