Manajemen Proyek Pembangunan Intranet Pendahuluan Setiap beberapa tahun teknologi baru selalu datang ke dunia sistem informasi. Teknologi terbaru membutuhkan investasi waktu, uang dan usaha yang cukup besar bagi suatu organisasi. Kini teknologi Intranet telah datang dan mulai dan makin populer. Hal yang mendorong penggunaan Intranet adalah kebutuhan akan informasi. Berdasarkan survei yang dilakukan terhadap 103 eksekutive sistem informasi yang memiliki 500 pegawai. Mereka memprioritaskan penggunaan Intranet untuk menyebarkan manual, katalog, daftar barang, menyediakan human relation, dan informasi pekerjaan, menawarkan jasa email, dan mengadakan suatu revisi dokumen secara bersama-sama. Alasan tersebut ditambah beberapa alasan antara lain :
Komunikasi yang lebih baik antar pegawai Biaya pengembangan dan perawatan yang lebih murah dibanding teknologi client server biasa. Keinginan untuk menaikkan rasa kepemilikian data, dan tanggungjawab pengguna. Keinginan untuk menggunakan protokol yang terbuka. Mudah digunakan dan sederhana Mudah mendistribusikan program aplikasi ke user. Menaikkan akses dan distribusi informasi ke pengguna.
Sebetulnya teknologi Intranet datang bersama dengan teknologi Internet. Pada dasarnya Intranet menggunakan teknologi Internet. Perbedaannya hanyalah penggunaan firewall, suatu server yang digunakan untuk melindungi aset sistem informasi dari serangan pihak luar. Hal ini menjadikan Intranet benar-benar dapat berfungsi secara independen dari Internet. Hal lain yang membedakan Intranet dan Internet adalah dari sisi penggunanya. Intranet ditujukan bagi kalangan dalam (organisasi itu sendiri). Sedangkan situs Internet ditujukan bagi pihak luar organisasi tersebut. Pada saat ini teknologi Intranet, telah mengalahkan popularitas teknologi client-server tradisional. Setiap orang dan perusahaan berlomba-lomba memanfaatkan teknologi ini. Hingga sebagian besar melupakan satu hal yang paling penting dalam era clientserver, yaitu : pengembangan sistem tanpa disain yang baik akan mengakibatkan pada suatu sistem yang kurang bermanfaat..
Jenis pemanfaatan Intranet
Penggunaan Intranet sebetulnya tergantung dari bentuk organisasi penggunanya. Apakah suatu toko, multinasional, atau departemen lainnya, dengan memahami kerja organisasi tersebut dahulu, akan membantu mendisain Intranet yang akan digunakan. Beberapa contoh penggunaan Intranet adalah organisasi yang terlibat dalam : Human resource personal services Material and logistic services, seperti penyedia ruangan, barang dan sebagainya. Information system services, Contoh dari pemanfaatan intranet pada setiap organisasi tersebut Human Resource Services Pada model organisasi ini Intranet dapat digunakan untuk menyajikan informasiinformasi :
Manual pekerja, misal tata-tertib, informasi asuransi, liburan, dan prosedur pembelian dan reimbursement. Bulletin board perusahaan, misal pengumuman kebijaksanaan, pengumuman pekejraan, jadwal kerja, pelatihan, menu kafetaria, jadwal kegiatan extra. Record pekerja, misal waktu kerja dan kehadiran, informasi seperti status perkawinan, alamat rumah dan lain lain. Dapat juga misal ulasan unjuk kerja pekerja yang bersangkutan Newsletter untuk pekerja. Informasi-informasi yang berkaitan dengan human resource department, misal informasi yang digunakan untuk menyewa, memecatm memindahkan, mempromosikan, melatih dan lain lain.
Materiel and Logistic Services Organisasi kerja seperti ini dapat berupa toko, cleaning services, dan lain lain. Informasi yang dapat diletakkan di Intranet misal : Listing peralatan atau services yang disediakan Image yang dapat diclick, yang menerangkan gambaran fasilitas, ruangan pada suatu kantor. Image map yang dapat menerangkan buku telfon suatu perusahaan. Suatu form yang dapat diisi yang digunakan untuk mencari informasi mengenai, order, katalog dan lain lainnya Dengan memanfaatkan CGI akan dapat disusun aplikasi Intranet yang mendukung kerja organisasi dalam bidang ini. Misal untuk ordering ataupun yang lain-lain. Information System Services Pada model organisasi ini Intranet dapat digunakan untuk menyediakan informasi seperti :
Informasi mengenai komputer-komputer para staff. Informasi yang dapat digunakan para user yang berkaitan dengan pengatahuan umum, dan manual operasi program di lingkungan organisasi tersebut. Web base database
Word processing, spread sheet, graphic, dapat digunakan bersama-sama dengan memanfaatkan web server. Sehingga dapat berupa suatu perpustakaan elektronis. Applikasi khusus dapat disusun dengan memanfaatkan Web sebagai client.
Komponen Pembentuk Intranet Komponen pembentuk Intranet pada dasarnya sama dengan komponen pembentuk Internet : Browser Server Aplikasi Protokol Bahasa pemrograman Client Perangkat bantu pengembang (development tool) Yang menjadi tambahan pada Intranet adalah penggunaan firewall tersebut.
Model Intranet Sebelum memulai proyek Intranet sering kali dihadapkan pada pertimbangan seperti : Apakah Intranet tersebut memiliki suatu organisasi dan tampilan yang seragam. Apakah tiap orang dapat meletakkan informasi sesukanya, ataukah harus diperiksa terlebih dahulu. Bila orang bebas meletakkan informasi sesukanya, bagaimana bila ada yang meletakkan informasi tak sesuai dengan organisasi tersebut. Bagaimana menghadapi perkembagan Intranet tersebut. Model organisasi suatu Intranet dapat dibedakan menjadi : Model tersentralisasi, pada model yang bersifat top down ini, hanya ada satu Web Server yang dikelola secara khusus oleh unit khusus di organisasi tersebut. Seluruh web page (dokumen, form dan lain lain)d disain secara terpusat. Sehingga perubahan dokumen harus dimintakan kepada unit pengelola. Model ini memiliki alasan yang baik, yaitu bentuk dokumen yang koheren, dan standard. Juga hal ini memudahkan dalam melakukan administrasi sistem. Hanya ada satu komputer yang berfungsi sebagai server. Kekurangannya adalah sistem ini kurang terdistribusi, jadi tak ubahnya seperti sistem sentralisasi tradisional. Juga terkadang pengembangan secara sentraliasasi ini akan lambat dilaksanakan karena faktor birokratis. Permasalahan lain adalah bila, komputer server tersebut mengalami kegagalan, maka seluruh dokumen dan sistem menjadi tak dapat bekerja. Model desentralisasi, setiap anggota organisasi boleh mensetup Web Server dan meletakkan informasi. Pada model ini pemasangan web server bisa dilakukan pada berbagai jenis mesin, baik PC, Mac maupun UNIX. Alasan yang mendukung model ini adalah, user yang mensetup mesin tersebut adalah orang yang paling mengetahui tentang informasi di bidangnya. Pada model sentral, user tersebut harus menyesuaikan dengan standard yang ada pada team
pengelola pusat. Kelebihan lainnya adalah, orang yang memiliki informasi dengan cepat dapat menyumbangkan informasi tersebut. Kelemahan dari model ini adalah karena terlalu mudah diinstall, maka cenderung menjadi tak terorganisir dengan baik. Model campuran, gabungan dari model sentralisasi dan desentralisasi.
Pola organisasi pengguna Intranet lah yang akan menentukan model manakah yang paling cocok.
Proyek Intranet sebagai suatu Business Process Reengineering Suatu proses bisnis (dalam hal ini bisnis bukan hanya perdagangan saja, melainkan suatu proses pada pelaksanaan manajemen) penting untuk implementasi suatu program atau sistem. Bahaya yang dihadapi oleh proyek Intranet dan Internet adalah kecepatan yang harus digunakan pada saat implementasi. Pemendekan siklus pengembangan untuk suatu proyek Intranet bukanlah merupakan suatu alasan yang baik. Suatu bisnis proses meliputi : metodologi, dokumentasi dan standard pada suatu institusi. Business Process Reengineering - BPR bukanlah merupakan suatu konsep yang populer, hal ini disebakkan kesalah pahaman secara umum. Sebetulnya BPR merupakan suatu kegiatan yang berkonsep, melakukan pengkajian ulang, penyusunan strategi ulang, dan pendisainan ulang dari suatu mekanisme untuk melakukan suatu pekerjaan. Hal ini akan menjadikan suatu proses dapat dilaksanakan secara lebih efisien. Pada suatu bagian sistem informasi, menaikkan kualitas proses biasanya melibatkan elemen berikut ini :
Metodologi. Suatu cara, metoda, untuk mencapai tujuan. Suatu metodolog berlaku secara mumu, dengan perencanaan tingkat tinggi, dan digunakan sebagai landasan setiap proyek. Ada beberapa metoda khusus untuk beberapa jenis proyek yang khusus, seperti metodologi untuk Internet atau Intranet. Dokumentasi. Dokumen khusus, yang pada awal proyek akan menerangkan secara garis besar. Yang akan dilengkapi pada setiap proyek yang dilaksanakan. Contoh dokumentasi adalah : Functional Specification, Cost-benefit Analysis, and Return of Investment. Standard. Panduan yang disusun dan digunakan pada suatu institusi untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Contoh standard ini adalah : kesepakatan penamaan untuk berbagai macam kode, kesepakatan layar GUI, kesepakatan data modelling.
Reusable Proses
Hal penting dari suatu BPR adalah mengoptimasi metoda untuk melaksanakan suatu pekerjaan, yang dapat dipakai ulang untuk proyek mendatang. Setelah suatu metodologi ditentukan, akan lebih mudah untuk para manager memamahi pola antar proyek dan menentukan mana yang bekerja dan mana yang tidak. Akan lebih mudah mengetahui mengapa suatu proyek menjadi gagal, dan mengetahui titik penting yang mengakibatkan kesuksesan suatu proyek. Kesuksesan inilah yang sering disebut dengan best practices. Bila hal ini telah didefinisikan maka dapat digunakan berulan ulang sehingga dikenal dengan istilah reusable processs. Untuk kesuksesan suatu proyek, disain dan implementasi harus dilakukan dengan sama baiknya. Pada suatu BPR, problem sering kali didiefinisikan oleh manager tingkat tinggi, yang tak mengetahui bagaimana pekerja sebenarnya mengerjakan hal tersebut. Pada kasus lain, seringkalio konsultan melakukan proses BPR tanpa memahami dengan benar bagaimana proses tersebut dilaksanakan. Solusi dari permasalahan ini adalah kesepakatan penggunaan BPR dan keterlibatan setiap personal. Proses harus dievaluasi oleh developer, analis, arsitek sistem, manager, dan juga oleh pengguna. Pendekatan ini lebih kepada pendekatan bottom up daripada top down. BPR membutuhkan sejumlah konsensus yang harus disepakati untuk dilaksanakan secara bersama-sama.
Proses pada Intranet Sekarang apa yang membedakan pengembangan suatu Intranet dibandingkan sistem client server biasa. Suatu intranet membutuhkan perhatian yang lebih besar terhadap bisnis proses, sebab teknologi Intranet/Internet inilah yang akan berubah dengan cepat pada tahun tahun mendatang. Teknologi Intranet membutuhkan suatu dasar pengembangan yang baik sebagai dasar memahami berbagai teknologi baru yang ada, serta keinginan user yang bertambah banyak. Hal ini makin menguatkan pandangan bahwa latihan mendisain suatu ssistem yang baik sangat dibutuhkan dalam pengembangan suatu proyek Intranet. Hal yang paling susah adalah meyakinkan untuk mekalukan disain secara lebih detail, dan siklus pengembangan akan menjadi lebih singkat, bila proses disain dilakukan dengan benar dan baik.
Jenis Implementasi proyek Intranet Ada berbagai cara untuk memudahkan suatu proses. Termasuk menggunakan program jadi, menyewa kontraktor tenaga ahli, atau menyusun team sendiri. Menggunakan Paket Software. Beberapa perusahaan menggunakan program jadi. Biasanya ini dilakukan bila proyek tidak terlalu kompleks. Sebagian besar proses disain ditentukan oleh user. Menggunakan jasa konsultan. Kontraktor dan konsultan luar dapat dilibatkan dalam riset, disain dan implementasi. Memang bukanlah keputusan yang baik untuk menyerahkan seluruh proyek pada pihak luar. Harus ada kerja sama yang baik dengan pihak pemakai sistem, sehingga sistem benar-benar akan terpakai nantinya. In-House Solution. Hal ini dilakukan dengan membentuk team pengembang sendiri dalam lingkungan institusi pengguna Intranet tersebut.
Metodologi Metodologi merupakan element yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini adalah suatu metodologi yang lazim digunakan untuk membangun suatu Intranet. Daftar ini hanya merupakan bagian Disain, sedangkan bagian yang lainnya adalah Perencanaan, Prototype, dan Implementasi. Definisikan kebutuhan Sistem Intranet. Harus ditentukan fungsi yang penting dari sistem ini. Serta ditentukan pula fungsi tambahan yang diharapkan. Sistem yang dibuat akan diukur kesuksesannya dnengan membandingkan spesifikasi pada bagian ini. Identifikasi kebutuhan koneksi ke Internet. Pertimbangkan keuntungan dan kerugian dengan adanya koneksi langsung dari jaringan di organisasi tersebut ke Internet. Beberapa dampak baik dampak teknologi, ekonomi maupun sosial harus dipertimbangkan dengan seksama. Identifikasi kebutuhan kehadiran di Internet. Pertimbankan apakah ada pengguna yang diharapkan yang berjumlah besar dari web site yang akan disusun tersebut. Memang telah dibuktikan bahwa hal ini telah menjadi kepentingan bisnis dan telah berfungsi sebagai perangkat bantu pemasaran yang efektif. Evaluasi standard industri untuk sistem Intranet/Internet. Karena Intranet berbasiskan Internet, maka merupakan suatu hal yang baik untuk mengevaluasi site Internet selama proses perencanaan untuk menambah pengetahuan dalam proses mereview. Suatu team dapat dibentuk untuk melakukan evaluasi terhadap site Internet yang baik dan populer. Kelebihan dari tiap site dianalisis, misal penggunaan grafik yang baik, struktur navigasi menu yang baik. Permasalahan terhadap tiap site Internet tersebut juga dianalisis, misal penyajian informasi yang tak terorganisis, waktu download yang lama untuk tiap halaman informasi. Kerangka dasar untuk web site di Intranet yang akan dibangun disusun berdasarkan hasil analisis ini. Analisis cost-benefit. Dilakukan review terhadap keuntukngan yang diharapkan bagi organisasi pengguna Intranet tersebut, juga dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk menyusun Intranet tersebut. Termasuk biaya peralatan, pengembangan, dan lain lain. Tentukan apakah perlu mengintegrasikan jaringan internal dengan Internet. Menentukan kebutuhan integrasi ini berguna untuk meyakinkan akan kemudahan akses jaringan di dalam organisasi ketika dibutuhkan. Menggabungkan database server internal ke web server merupakan pekerjaan utama dari integrasi LNA dan membutuhkan pertimbangan-pertimbangan sekuriti. Secara umum, dapat dikatakan lebih baik dihindarikan mengkoneksikan secara langsung database organiasi ke Internet, kecuali hal itu memang menjadi pertimbangan penting dalam koneksi ke Internet. Harus ditentukan apkah pegawai akan mengakses LAN internal atau WAN melalui Internet. Disampng juga membatasi kemungkinan akses pihak luar. Alternatif lain adalah dengan cara membatasi akses LAN hanya ke client yang membutuhkan informasi mengenai produk baru, dan informasi baru penting lainnya. Jika jaringan internal akan diintegrasikan dengan Internet, pertimbangan
sekuriti tambahan lainnya harus digunakankan, seperti Firewall dan pembatasan akses direktori . Identifikasikan kebutuhan pengaksesan database. Perlu didefinisikan data-data yang dapat diaskes oleh pengguna melalui site Intranet. Format penyajuian harus didefinisikan. Juga kebutuhan unjuk kerja dari pengaksesan database ini harus ditentukan. Identifikasikan kebutuhan keamanan (security). Harus didefiniskan batasan pertimbangan keamanan sistem dan data. Hal ini penting terutama untuk transaksi yang melewatkan informasi-informasi yang sensitif. Misal menggunakan nomor kartu kredit, data harus dienkripisi sebelum dikirim, dan didekripsi ketika diterima. Definisikan kebutuhan administrasi sistem. Suatu rencana untuk pengelolaan harian sistem Intranet harus ditentukan. Harus diyakinkan bahwa komponen-komponen berikut dapat dikelola dengan waktu down yang sedikit. Komponen tersebut adalah : 1. Perangkat keras server. 2. Perangkat lunak server. 3. Koneksi ke ISP (Internet Service Provider) 4. Koneksi ISP ke backbone Internet Secara jelas ditentukan waktu down maksimum dari setiap komponen Intranet tersebut. Administrasi sistem termasuk mekanisme back-up dari data, mengupgrade komponen perangkat lunak baru, misal sistem operasi, juga mengupdate kandungan informasi yang baru. Hal ini dilakukan dengan tetap menjaga bahwa prosedur updating tersebut tetap terawasi dan tetap memperhatikan integritas database.
Definisikan kebutuhan dukungan teknis (technical support). Seluruh permasalahan dukungan teknis harus dipertimbangkan dengan seksama. Biasanya user tak ingin menanti lebih dari satu hari untuk menerima jawaban dari suatu pertanyaan, komentar atau saran. Dipastikan bahwa developer bertanggungjawab kepada kandungan informasi server juga memiliki akses untuk mendapatkan bantuan teknis. Persiapkan definisi arsitektur sistem Intranet. Walaupun arsitektur Intranet mirip dengan arsitektur client-server biasa, tetapi ada beberapa perbedaan yang harus dipertimbangkan : 1. Arsitektur standard Intranet 2. Penggunaan Java dan JavaScript Penyerahan dokumen. Definisi kebutuhan sistem untuk pengembangan web site internal harus didokumentasikan. Juga termnasuk bagian yang menjustifikasi kebutuhan akan Intranet tersebut, misal cost-benefit analysis, system requirement, koneksi Internet, akses databas, dan sekuriti. Dengan melakukan keseluruhan tugas dan terdokumentasi dengan baik, maka proses ini akan merupakan langkah awal yang baik dalam mengembangkan Intranet.
Standardisasi
Standar merupakan komponen penting yang lain. Standard yang biasa digunakan oleh organisasi besar minimal terdiri dari : Standard kode program Suatu contoh standard kode program adalah kesepakatan penamaan. Misal "cmd" dalam "cmdClose". Standardisasi koding termasuk standardisasi disain GUI, seperti tombol OK dan CLOSE harus diletakkan di layar. Standar GUI biasanya dapat dicontoh dari produk-produk yang baik. Dalam penyusunan kesepakatan ini, para programmer dan manajer proyek bersama-sama menentukan kesepakatan yang akan digunakan. Standard hasil produk Suatu produk standard misal didefinisikansebagai standard protocol, misal TCP/IP, atau standard perangkat keras, atau juga standard untuk printer jaringan. Jika organisasi pengguna Intranet itu besar, terletak lebih dari satu lokasi, standard produk ini merupakan hal yang penting dalam kesuksesan pengembangan aplikasi Intranet.
Dokumentasi Dokumentasi adalah suatu hal yang pertama-tama harus ditentukan dan diselesaikan. Hal yang penting agar dokumentasi dapat disusun dengan sukses adalah, dilakukan dengan cara mengintegrasikan dokumentasi ini dengan metodologi, sehingga proses dokumentasi dilakukan ketika setiap langkah development dilakukan, daripada melakukannya setelah selesai. Bentuk dasar dari dokumentasi ini sebaiknya juga dilakukan untuk proyek-proyek yang lainnya. Suatu dokumentasi perencanaan intranet dapat berbentuk seperti berikut ini : 1. Intranet System Justification and Background 1. The need for Intranet connectivity 2. Standard Intranet System 3. Cost-Benefit Analysis 2. System Requirements 1. Internet Connection Requirements 2. Database Access Requirements 3. Security Requirements 4. System Administration Requirements 5. Technical Support Requirements 6. Intranet System Architecture Definitions
Elemen dasar proyek Intranet Membangun suatu Intranet memiliki komponen yang menyebabkan dapat diklasifikasikan sebagai suatu proyek. Komponen tersebut adalah : Biaya Menyusun suatu Intranet tetap membutuhkan suatu biaya, walaupun tetap lebih murah dari membangun sistem client server tradisional. Biaya termasuk biaya perangkat keras, perangkat lunak, dan beberapa biaya tersembunyi termasuk, pelatihan, dan perawatan kandungan informasi.
Kualitas Menyusun suatu Intranet berkaitan dengan memenuhi kebutuhan kustomer. dengan kata lain, membangun suatu sistem yang harus memenuhi suatu krieteria. Suatu proyek Intranet haruslah menentukan kriteria kualitas yang harus dipenuhi ini, termasuk penentuan isi, perawatan, pengelolaan pemrosesan transaksi, dan sekuriti. Sumber daya manusia Hal ini disebabkan suatu Intranet sebagaimana halnya dengan Internet, membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki ketrampilan sistem informasi baru. Ketersediaan akan sumber daya manusia yang memiliki kemampua ini masih sedikit, misal mereka yang mampu mengerti Common Gateway Interface (CGI), Hypertext Markup Language (HTML), dan protokol TCP/IP. Beberapa tenaga dibutuhkan sebagai web master. Ada juga yang menyebut dirinya document master, yaitu mereka yang mendisain suatu site Intranet. Juga ada yang disebut dengan document owner, yaitu mereeka yang mengelola kanduang informasi dari suatu Intranet. Perbedaan ini terjadi karena tanggungjawab yang dimiliki berbeda. Jadwal kerja Menyusun suatu Intranet biasanya berkejaran dengan waktu. Hal itu membutuhkan penyelesaian suatu tahap pekerjaan menurut suatu jadwal. Jika suatu tahapan dilakukan terlalu lama, maka kompetitor dapat menyelesaikan Intranet mereka, dan hal ini merugikan. Hal ini menjadikan penyusunan suatu Intranet biasanya dilakukan dengan sangat cepat.
Proses dasar Proyek Intranet Pada suatu proyek biasanya terdapat 6 proses yang saling terkait dan dinamis. Proses ini adalah : Pendefinisian Perencanaan Organisasi Pengawasan Penyelesaian Leading Setiap proses akan memiliki keluaran yang akan menjadi masukan bagi proses yang lainnya. Proses-proses ini memberikan beberapa keuntungan termasuk : Mengetahui dampak teknologi dan bisnis dari Intranet Menghitung estimasi biaya sesungguhnya Menentukan tingkat usaha Mencapai suatu penyelesaian yang paling efektif biayanya. Memilih perangkat bantu dan teknik terbaik
Pendefinisian Dengan mendefinisikan proyek dengan tetap, diharapkan proyek Intranet dapat mulai dan diakhiri dengan biaya yang paling efektif. Termasuk menjawab : who, what, when, where, why and how dari pelaksanaan proyek tersebut. Perangkat bantu untuk melaksanakan tugas ini disebut dengan Statement of the Works (SOW).
SOW adalah kesepakatan antar client dan developer Intranet. Dokumen ini ditulis berdasarkan perspektif bisnis dan teknis yang berisi topik-topik berikut ini :
Pengantar (misal informasi latar belakang) Tujuan dan obyektif (misal cost, jadwal, dan kualitas) Scope (misal, aplikasi HTML atau VRML) Assumsi (misal kemampuan penanganan peningkatan traffic jaringan) User Sumber daya (misal spesialis jaringan, programmer) Milestone untuk penjadwalan (misal waktu akhir testing) Pembiayaan (biaya langsung dan overhead) Amandement (definisi ulang dari penyerahan pekerjaan) Tanda tangan (manajemen senior dan komunitas pengguna)
SOW memberikan keuntungan ketika digunakan untuk memulai suatu proyek Intranet. Yaitu : Menjelaskan biaya dan jadwal juga asumsi utama tentang proyek Menjelaskan peranan dan tanggung jawab. Mengukuhkan definisi hal yang akan dicapai proyek Intranet tersebut. Mendorong diselesaikannya proyek tersebut, karena adanya kesepakatan tertulis dalam dokumen tersebut (tanda tangan). Di samping itu SOW ini akan membantu menentukan tanggung jawab sekuriti pada tingkat tinggi, perawatan dokumentasi, perangkat lunak, data, perangkat keras, dan pengelolaan sistem. Dengan kata lain akan mendefinisikan siapa yang berperan sebagai web-masters, document-master, dan document-owners. SOW juga mencegah permasalahan yang timbul di tahapan berikutnya dari pengembangan sistem. Tabel berikut ini menjelaskan issue yang harus dipertimbangkan ketika mengembangkan SOW suatu proyek Intranet. Permasalahan
Pertanyaan kunci
Sekuriti
Bagaiamana organisasi tersebut mencegah pengaksesan oleh orang yang tak berhak, dan kebocoran informasi kepada saingan
Kultur
Bagaimana organisasi tersebut menjamin bahwa tidak adanya pemborosan, misal tidak bijaksana dalam menggunakan Intranet
Perawatan
Siapa yang akan menjaga kandungan informasi selalu uptodate (kekinian informasi)
Personal
Siapa personal yang memiliki kemampuan mengembangkan Intranet
Pengelolaan
Bagaimana aliran kerja, penjadwalan, dan pengeleloaan sumber daya ditangani, khususnya bila Intranet akan menggantikan sistem workgroup (misal Lotus Note) Bagaimana kenaikan lalu lintas data pada jaringan
ditangani ? Siapa yang bertanggung-jawab mengawasi data di jaringan ? Sistem lama
Bagaimana Intranet diintegrasikan dengan sistem lama yang telah ada dan tetap digunakan ?
Hak cipta
Bagaimana permasalahan hak cipta ditangani, misal untuk dokumentasi dan perangkat lunak ?
Bagaimana pemanfaatan teknologi-teknologi baru Perangkat bantu yang belum lama berkembang (misal Java, ActiveX dll) ?
Perencananaan SOW menjabarkan biaya secara kasar, penjadwalan, kualitas, dan sumberdaya manusia pada suatu proyek. Dengan informasi ini perencanaan dilakukan dengan berdasarkan pada informasi ini. Perencanaan sebagai langkah berikutnya meliputi 6 tahapan yang dapat dilaksanakan secara berurutan ataupun paralel : Menyusun Work Breakdown Structure (WBS) Mengestimasi waktu pelaksanaan proyek Mengalokasikan sumber daya Menghitung pembiayaan Menyusun jadwal kerja Pengelolaan resiko 1. Menyusun Work Breakdown Structure (WBS) Pada dasarnya WBS merupakan suatu daftar yang bersifat top down dan secara hirarkis menerakngak komponen komponen yang harus dibangung, dan pekerjaan yang berkaitan dengannya. Sebagai contoh pada tabel di bawah ini Nomor Pekerjaan Pekerjaan 1.0
Home Page
1.1
Penentuan isi
1.2
Penentuan format dan layout
1.3
Penyusunan homepage
2.4
Sekuriti
2.5
Otentikasi
2.6
Pembatasan akses
2.7
Firewall
2.8
Event Logging
2.9
Enkripsi
2.10
Kebijaksanaan
3.11
Monitoring
3.12
Reporting (pelaporan)
3.1.1
Baseline dan trend analysis
3.2
Metrics
3.2.1
Penentuan metoda untuk menghitung waktu koneksi
3.2.2
Penentuakn metoda untuk menghitung throughput rate
3.2.3
Penentuan metoda untuk menghitung waktu respon
4.4
Server
4.5
Perangkat keras Server
4.1.6
Penentuan kebutuhan perangkat keras server
4.1.7
Pemilihan perangkat keras server
4.1.8
Instalasi perangkat keras server
4.9
Perangkat lunak
4.2.10
Directory listing - struktur
4.2.11
Platform
4.2.12
IP/addres, URL dan nama domain
4.13
Client
4.3.1
Perangkat keras
4.3.1.1
Penentuan kebutuhan perangkat keras client
4.3.1.2
Pemilihan perangkat keras client
4.3.1.3
Instalasi perangkat keras client
4.3.2
Perangkat lunak
4.3.2.3
Instalasi perangkat lunak
4.3.2.1.4
Instalasi FTP
4.3.2.1.5
Instalasi email
4.3.2.1.6
Instalasi telnet
4.3.2.1.7
Instalasi browser
4.3.2.1.8
Instalasi sistem operasi
4.3.2.9 Konfigurasi perangkat lunak Model WBS memberikan beberapa keuntungan Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya, menyusun jadwal, dan menghitung biaya Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih serius sebelum membangun suatu proyek Intranet. 2. Mengestimasi waktu pelaksanaan proyek Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, dapat dilakukan pekerjaan memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerajaan tersebut. Perkiraan dilakukan dengan beberapa pertimbangan : ketersediaan sumber
daya dan kompleksitas. Kemudian dijabarkan dalam kalendar atau flow time. Biasanya optimasi dilakukan secara most optimistic. Waktu ideal untuk menyelesaikan pekerjaan, diasumsikan segala sesuatunya berjalan lancar, dan sempurna. most likely. Waktu yang dibutuhkan pada kondisi kebanyakan, tipikal dan normal. most pessimistic. Waktu yang dibutuhkan ketika keadaan paling sulit terjadi. Estimasi waktu dilakukan dan dibagi dalam unit (misal 8 jam hari). Estimasi waktu untuk suatu proyek Intranet lebih sulit dari proyek pengembangan aplikasi lainnya. Hal ini karena masih sedikit proyek yang dapat digunakan sebagai patokan menghitung waktu pelaksanaan. Dalam mengestimasi waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal, misal pengalaman teknologi server yang digunakan, keahlian Perl, CGI, Java dan HTML, browser, dan juga bekerja dalam lingkungan TCP/IP. 3. Penentuan resiko Prioritas penting ditentukan pada seetiap proyek, termasuk juga pada proyek Intranet. Sebab seperti halnya Internet ada beberapa permasalahan sekuriti (seperti akses tanpa hak), dan karena adanya banyak komponen pembentuk sistem (misal browser dan server) yang terlibat, resiko dapat menjadi tinggi. Penentuan resiko akan membantu melakukan identifikasi resiko yang dihadapi setiap komponen. Dengan informasi ini seorang manajer proyek dapat menentukan tingkat kepentingan setiap tugas dan menentukan estimasi waktu untuk itu. Manajer proyek dapat berkonsentrasi pada waktu dan sumber daya pada elemen yang terkritis dari penjadwalan. 4. Menyusun jadwal kerja Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi penjadwalan :
Bar Chart, yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dan tanpa keterkaitan antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada presentasi Network diagram, yang menenjukkan keterkaitan antar tugas dan mengidentifikasi saat kritis pada jadwal.
Suatu network diagram, merupakan cara terbaik untuk merencanakan secara detail, dan mengikuti perkembangan proyek. Diagram ini akan menghubungkan pekerjaan terkait, dan waktu mulai dan berakhirnya dari pekerjaan tersebut. Mengidentifikasi keterkaitan pekerjaan pada proyek Intranet adalah sangat penting sebab komponenkomponen tersebut saling terkait agar dapat bekerja sesuai dengan fungsinya
Gambar 1. Work Breakdown Structure dan Jadwal 5. Mengalokasikan sumber daya Pada dasarnya harus dilakukan pengimbangan waktu setiap pekerjan dan ketersedian dan kemampuan sumber daya. Harus ditentukan level load dari sumber daya, agar tak ada personal yang bekerja terlalu berat, dan ada yan terlalu ringan. Pada proyek Intranet hal ini sulit, karena tidak tersedianya sumberdaya manusia yang memiliki keahlian tersebut, oleh sebab itu harus disusun jadwal yang realistis. Dan bahkan mungkin dilakukan revisi penjadwalan. 6. Menghitung pembiayaan Yang menjadi permasalahan, apakah biaya yang akan dikeluarkan sesua dengan SOW. Jika sesuai, maka pekerjaan perencanaan selesai, bila tidaak harus dilakukan revisi. Bila memang sulit harus dilakukan negosiasi dengan pihak pemberi kerja. Ketika melakukan perhitungan biaya perlu dipertimbankan beberapa biaya tersembunyi, misal training, dokumentasi.
Organisasi Proses ini adalah proses yang melibatkan penyusunan suatu infrastruktur yang akan memaksimalkan effisiensi dan efektifitas ketika melaksanakan proyek. Yang harus dipertimbangkan adalah : Struktur team Dokumentasi Pertemuan 1. Struktur team Ditentukan dengan menjelaskan Penjelasan peranan Tanggung jawab Hubungan pelaporan
Pada suatu proyek Intranet pembentukan struktur team ini penting sekali karena tanggung jawab dari tiap anggota tidak sama dengan pengembangan sistem tradisional (misal batasan pengguna dan sistem informasi), dan adanya peranan baru (misal web master). Juga beberapa jenis pekerja khusus yang dibutuhkan untuk proyek Intranet yang besar. Beberapa pekerja yang dibutuhkan antara lain : Client Server developer Manajer Sistem Informasi Manajer Local Area Network Manajer Network Administrator Sistem System Engineer Manajer Teknis Spesialis User Interface Web master Web planner SOW sebaiknya menyediakan dasar untuk menjelaskan peranan utam, tanggung jawab, dan hubungan pelaporan. Informasi ini membantu untuk mepersiapkan struktur team, seperti untuk menghasilkan : diagram organisasi matriks tanggung jawab. 2. Dokumentasi Dokumentasi adalah penting sekali, sebab user memiliki peranan penting dalam membuat dan merawat kandungan web site. Diagram arsitektur, perangkat bantu mapping, dan manual on line merupakan perangkat bantu dokumentasi teknis. Dokumentasi bisnis seperti laporan status, dan jadwal juga penting. Kedua dokumentasi baik teknis maupun bisnis, harus disimpan dalam perpustakaan yang dapat diakses untuk referensi mendatang. 3. Pertemuan Terdiri dari 3 jenis :
Status review meeting, dilakukan secara regular untuk mengumpulkan informasi mengenai kondisi dari pekerjaan individu. Checkpoint review meeting, dilakukan untuk mencapai milestone besar, seperti mensetup server. Staff meeting, dilakukan untuk bertukari informasi dan bertukar pengalaman bagi seluruh pihak yang terlibat
Pihak yang menghadiri pertemuan ini dapat bervariasi, tapi miimal pihak pengguna harus ada yang diundang. Ini menyebabkan mereka tidak saja merasa terlibat tetapi juga memperoleh informasi mengenai sekuriti, hak akses, dan kandungan dokumen. Hal ini akan mendorong dapat diselesaikannya proyek ini.
Pengawasan
Proses ini menjamin bahwa proyek Intranet efektif pembiayaanya, dan sesuai dengan yang direncanakan. Proses ini terdiri dari : Status collection Change control Corrective action 1. Status collection and Assesment Proses ini akan mengumplulkan data tentang penyelesaian suatu pekerjaan atau pencapaian suatu milestone. Kemudian membuat penilaian mengenai perkembangan yang dilakukan. Proses ini memiliki sisi bisnis dan teknsi. Sisi teknis melibatkan penilaian kualitas pekerjaan yang dilakukan misal bagaimana HTML dan CGI yang disusun. Pada sisi bisnis meliputi pada tingkatan mana pekerjaan itu dilakukan berdasarkan waku tertentu. 2. Change control Proses ini melibatkan pekerjaan mengevaluasi pelaksanaan teknis dan jadwal. Dalam pelaksanaan membutuhkan jawaban akan pertanyaan seperti :
Apakah sebenarnya perubahan yang terjadi (misal arsitektur jaringan) Apa dampaknya bagi finansial, jadwal, dan kualitas sistem. Bagaimana penanganan perubahan tersebut, misal terhadap user dan komunitas sistem informasi. Bilamana perubahan tersebut akan menyebabkan suatu efek, misal setelah intranet terpasang dan berjalan.
3. Corrective action Langkah ini melakukan revisi pendekatan yang dilakukan untuk pencapai tujuan proyek sesuai dengan SOW dan perencanaan. Langkah ini berkaitan sekali dengan langkah status collection and assesment, sebab langkah yang dibutuhkan misal perencanaan ulang, bergantung apakah corrective action ini perlu dilakukan secara besar atau cukup sedikit saja.
Penyelesaian proyek Pada proses ini terlibat melakukan pengumpulan dan analisi data dan melakukan transisi yang baik dari proses pengembangan ke implementasi. Keluaran utama dari proses ini adalah hal yang dipelajari selama pelaksanaan proyek - lesson learned document. Dokumen ini mengidentifikasi apa yang dilakukan dengan baik, dan apa yang tak berhasil dilakukan. Hal itu berdasarkan data yang dikoleksi mengenaik unjuk kerja proyek melalui kumpulan hasil statistik, wawancara, dan review setelah implementasi. Dokumen ini berguna bagi organisasi besar yang mungkin akan melakukan pemasangan site Intranet yang berjumlah banyak. Pengalaman yang diperoleh dari proyek pertama ini akan memberikan pandangan bagi manajer proyek untuk proyek mendatang. Suatu hal yang penting lagi adalah bagaimana hasil dari proyek ini. Tendensi apakah yang terjadi di antara personal yang terlibat pada pengembangan proyek pada saat mendekati akhir proyek. Bila suatu proyek akan selesai biasanya anggota team menjadi menurun produktifitasnya. Oleh karena itu, sebaiknya bila seorang anggota team telah melakukan suatu tugas berat, sebaiknya segera dibebas tugaskan bila
memang telah tidak ada pekerjaannya lagi. Ini menyebabkan personal tersebut dapat bertugas di proyek Intranet yang lainnya lagi
Leading Tahapan ini penting sekali hanya akan terjadi bila ke lima proses sebelumnya dilakukan dengan bernar. Pada tahapan ini dibutuhkan pembentukan suatu lingungan kerja yang mendorong pihak yang terlibat, sehingga dapat tercapainya tujuan. Untuk mencapai hal tersebut, manajer proyek haruslah :
Membuat visi yang jelas bagi proyek Berkomunikasi dengan efektif Menjaga motivasi yang tinggi Menjaga fokus dari visi Menyediakan lingkungan yang mendukung Mendorong penyusunan team.
Bebeberapa langkah tersebut sulit dilaksanakan karena biasanya manajer proyek tidak terlalu memiliki kendali dalam penggunaan sumber daya. Hal ini menjadi lebih rumit untuk proyek intranet yang melibatkan banyak piha, orang dengan keahlian terbatas, orientasi fungsi yang tak jelas. Web master dan document owner, bukanlah nama pekerjaan yang unik tapi juga membutuhkan keahlian khusus.
Kesimpulan Tak dapat dipungkiri proyek Intranet merupakan masa depan. Dengan menggunakan ke enam proses tersebut dengan benar, akan menjadikan pelaksanaan proyek Intranet yang baik. Suatu proyek Intranet akan dapat dilakukan dengan baik bila telah dilakukan proses engineering yang baik. Ini berlaku baik untuk pengembangan program dengan produk jadi, atau dengan kontraktor atau juga dengan team sendiri. Akan lebih baik menghabiskan waktu lebih lama untuk melakukan disain dan penataan awal yang baik, daripada terburu-buru melakukan implementasi. Sehingga sudah sewajarnya dilakukan standardisasi, dan penggunaan dokumentasi yang baik. Biasanya suatu team pengembang sistem informasi cenderung untuk meninggalkan metodologi standard dengan alasan keterbatasan waktu. Rapid Application Development (RAD) bukanlah merupakan suatu alasan untuk tidak menggunakan teknik-teknik disain yang baik.
Daftar Pustaka
Grace, Nicole (1997). Improve your business processes to develop your internet. Databased Web Advisor, April 1997. pp.66-75. Computerworlds Intranet, June 24, 1996, p. 3 Computerworlds Intranet, August 26, 1996. p.3 Intranet Magazine, July 1996, p.29 DBMS, May 1996, p. 24 Internet Magazine, September 1996, p. 38 Kliem, Ralpg (1997). Intranets as projects. Web Apps Magazine. March/April 1997. p.16 Gray, Jim and Andreas Reuter (1994). Transaction Processing Concepts and Techniques. Morgan Kaufmann. Orfali, Robert, Dan Harkey, Jeri Edwards (1996). The Essential Client/Server - Survival Guide. 2nd Edition. USA : John Willey and Sons Inc. Orfali, Robert, Dan Harkey, Jeri Edwards (1996). The Essential Distributed Object - Survival Guide. 2nd Edition. USA : John Willey and Sons Inc. Jenkins, Neil et al. (1996). Client/Server Unleashed. USA : SAMS Publishing
