MANAJEMEN & ORGANISASI. Amalia, ST, MT

MANAJEMEN & ORGANISASI Amalia, ST, MT

Organizational behavior is a field of study that investigates the impact of individuals, group, and structure have on behavior within organizations for the purpose of applying such knowledge toward improving an organization effectiveness Robbin S.P., 1986

TINGKAT ANALISIS PERILAKU ORGANISASI organisasi

kelompok

individu

Faktor lingkungan

Faktor lingkungan

1.

Menganalisis perilaku organisasional dalam tingkatan individu • • •

2.

Menganalisis perilaku organisasional dalam tingkatan kelompok • • •

3.

Organisasi merupakan kumpulan individu. Setiap individu memiliki kebutuhan, minat, persepsi, sikap, nilai, kepribadian, dan berbagai hal lain yang berbeda. Perbedaan ditingkat individu mempengaruhi organisasi.

Kelompok bukanlah penjumlahan dari perilaku individu-individu di dalam organisasi. Kelompok memiliki norma, budaya, sikap, etika, dan hal lain yang tersendiri serta membentuk pola perilaku kelompok. Perbedaan ditingkat kelompok mempengaruhi organisasi.

Menganalisis perilaku organisasional dalam tingkatan organisasi • •

Organisasi bukanlah penjumlahan dari perilaku individu dan kelompok. Sama seperti kelompok, organisasi juga memiliki norma, budaya, dan hal lain yang tersendiri dan membentuk pola perilaku organisasi.

Perubahan dan pengembangan

Keluaran Manusia

Kebijakan dan Praktek SDM

Budaya organisasi

Struktur dan Desain organisasi

Produktivitas Absensi Pergantian karyawan Kepuasan

Teknologi, Desain kerja, Dan stres

Tingkat sistem organisasi Pengambilan Keputusan klp

Komunikasi Komunikasi Kelompok lain

Kepemimpinan

Struktur kelompok

Konflik

Tim-tim kerja

Tingkat kelompok

Kekuasaan dan politik

Masukan Manusia

Ciri biografis Kepribadian

Persepsi

Nilai dan sikap

Motivasi

Kemampuan

Pembelajaran individu

Pengambilan Keputusan Individu

Tingkat individual

PERSPECTIVES OF EFFECTIVENESS

Contributions to the study and application of OB

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI Karakteristik Biografis » karakteristik pribadi yang dapat diperoleh dalam berkas personalia dari seorang karyawan » Ciri-ciri biografis meliputi: Usia jenis kelamin status kawin jumlah tanggungan masa kerja.

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI Kemampuan » Kapasitas seorang individu untuk mengerjakan berbagai tugas dalam suatu pekerjaan. » Faktor penyusun kemampuan: Kemampuan Intelektual : kemampuan yang diperlukan untuk mengerjakan kegiatan mental, seperti kemahiran berhitung, pemahaman verbal, kecepatan perseptual, penalaran induktif, penalaran diduktif, visualisasi ruang, dan ingatan Kemampuan Fisik : kemampuan yang diperlukan untuk melakukan tugas yang menuntut stamina, kecekatan, kekuatan dan ketrampilan » Kinerja meningkat = kesesuaian pekerjaan dengan kemampuan. » Kemampuan kurang  Karyawan akan gagal » Kemampuan lebih  kinerja memadai, kemerosotan dalam kepuasan kerja

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI Kepribadian (1) » sesuatu yang terdapat dalam diri individu yang membimbing dan memberi arah kepada seluruh tingkah laku individu yang bersangkutan. » Teori kepribadian: Teori Psikoanalisis: 3 komponen yaitu id, ego, superego Teori Pemenuhan: tingkat kebutuhan manusia: fisiologis, rasa aman, sosial, harga diri, aktualisasi diri Teori Konsistensi: kepribadian manusia tidak dibawa sejak lahir, tapi dipelajari melalui pengalaman dan interaksi dengan lingkungan dimana manusia itu hidup.

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI Kepribadian (2) » Faktor pembentuk kepribadian: keturunan, lingkungan, situasi : Keturunan: ditentukan sejak lahir, berupa sifat-sifat bawaan baik fisik maupun mental yang mempengaruhi perbuatan, perasaan, dan pikiran. Lingkungan: berupa budaya, norma, nilai dimana seseorang dibesarkan dalam lingkungan keluarga, teman, kelompok sosial, masyarakat Situasi: kepribadian orang bisa berubah-ubah akibat perubahan situasi/kontek tertentu. » Tipe kepribadian (Teori Holland): Realistic : pemalu, stabil, praktis Investigatif : analitis, mandiri Artistik : imajinatif, tidak praktis, idealis Sosial: kooperatif, mudah bersosialisasi Enterprising: ambisi, energik Conventional: efisien, tidak luwes, praktis

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI Kepribadian (3) Otoriter

Locus of control

Pandangan harus ada perbedaan status dan kekuasaan

Kepercayaan terhadap pengendalian nasib

Machiavelianisme Tingkat derajat suka/tidakseseorang terhadap diri sendiri

Orientasi pada Prestasi Hasrat prestasi = berusaha melakukan sesuatu dg lbh baik

Atribut Kepribadian Dalam OB

Pemantauan Diri Mengukur kemampuan untuk menyesuaikan diri

Kepribadian Tipe A-B A selalu bergerak, B sabar

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI Persepsi » suatu proses dengan mana individu mengorganisasikan dan menafsirkan kesannya untuk memberi arti tertentu pada lingkungannya. » Faktor yang mempengaruhi persepsi: Ukuran, intensitas, frekuensi, kontras, gerakan, perubahan, baru, dan unik » Faktor penyebab distorsi dalam persepsi: Pemberi kesan (perceiver) Sasaran Situasi

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI Sikap » Komponen sikap: Afektif : komponen emosional Kognitif : proses berpikir pada rasionalitas dan logika Psikomotorik : kecenderungan dalam bertindak terhadap lingkungan » Tipe Sikap Kepuasan Kerja : selisih dari sesuatu yang seharusnya ada dengan sesuatu yang sesungguhnya ada” Keterlibatan Kerja : mengukur derajat seseorang memihak secara psikologis pada pekerjaannya dan menganggap tingkat kinerjanya yang dipersepsikan penting untuk harga diri Komitmen Organisasional : suatu keadaan dimana seseoran karyawan memihak pada suatu organisasi tertentu dan tujuannya, serta berniat memelihara keanggoraan dalam organisasi itu

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI PERILAKU ORGANISASI POSITIF

» POB : studi dan aplikasi dari kekuatan SDM positif dan kapasitas psikologis yang dapat diukur, dikembangkan, dan dikelola secara efektif untuk meningkatkan kinerja di tempat kerja » Tujuan: metodologi ilmiah untuk menemukan dan mempromosikan faktorfaktor yang memungkinkan individu, kelompok, organisasi, dan komunitas berkembang » POB: Optimisme, Harapan, Kebahagiaan, Resiliensi, Kecerdasan Emosi, Efikasi diri

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI PERILAKU ORGANISASI POSITIF » Optimisme: sikap selalu mempunyai harapan baik di segala hal » Harapan: keseluruhan persepsi bahwa seseorang dapat mencapai tujuannya » Kebahagiaan: SWB – subjective well-being yaitu sisi afektif seseorang (suasana hati dan emosi) dan evaluasi kognitif kehidupan » Resiliensi: kapasitas untuk memikul kesukaran, konflik, kegagalan, atau bahkan kejadian positif, kemajuan, dan tanggung jawab yang meningkat » Kecerdasan Emosi: kapasitas untuk mengenali perasaan diri sendiri dan orang lain, untuk memotivasi diri dan untuk mengelola emosi diri sendiri dalam hubungannya dengan orang lain » Efikasi diri: keyakinan individu mengenai peluang untuk berhasil mencapai tugas tertentu

PERILAKU INDIVIDU DALAM ORGANISASI PERILAKU ORGANISASI POSITIF Pengaruh Efikasi Diri

PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI

PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI

»

Kelompok adalah pembentuk dari organisasi.

»

Di dalam organisasi akan ditemukan keberadaan kelompokkelompok.

»

Setiap individu membangun relasi yang akrab satu sama lain sebagai anggota organisasi berdasarkan kepemilikan atas sejumlah parameter persamaan yang dapat ditemukan diantara mereka.

»

Afiliasi diantara orang-orang tertentu di dalam sebuah wadah merupakan kajian yang berusaha dijelaskan oleh teori-teori tentang pembentukan kelompok

PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI Teori Pembentukan Kelompok (1) Teori kedekatan (propinquity): didasarkan pada kedekatan seseorang berhubungan dengan orang lain disebabkan karena adanya kedekatan ruang dan daerahnya. » Teori Interaksi: didasarkan pada interaksi-interaksi dan sentimen-sentimen (perasaan atau emosi). Semakin banyak aktivitas seseorang yang dilakukan bersama dengan orang lain, semakin beraneka interaksinya, yang pada akhirnya membangun sentimen yang semakin kuat diantara mereka. Semakin banyak interaksi diantara orang-orang, maka semakin banyak kemungkinan aktivitas-aktivitas dan sentimen yang ditularkan (shared) pada orang lain. Semakin banyak aktivitas dan sentimen yang ditularkan dan semakin sentimen seseorang dipelajari orang lain, maka semakin banyak kemungkinan ditularkannya aktivitas dan interaksi

PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI Teori Pembentukan Kelompok (2) » Teori Keseimbangan: seseorang tertarik kepada yang lain untuk membentuk kelompok didasarkan pada kesamaan sikap dalam menanggapi suatu tujuan yang relevan satu sama lain » Teori pertukaran: didasarkan pada interaksi dan susunan hadiah, biaya, dan hasil » Teori alasan praktis: didasarkan pada alasan yang terkait pada akibat untuk merespon sebuah isu tertentu

PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI Jenis-Jenis Kelompok Kelompok komando

melaksanakan tugas rutin organisasi

Kelompok tugas

melaksanakan tugas/proyek tertentu

Kelompok Formal

Kelompok Informal

Kelompok persahabatan Kelompok kepentingan

Tujuan

PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI Fase Pembentukan Kelompok »

» » » »

Forming (pembentukan) Keadaan ketidakpastian akan tujuan, struktur, dan kepemimpinan yang harus dihadapi. Fase ini berakhir ketika anggota kelompok menyadari diri mereka sebagai sebuah entitas yang satu Storing (merebut hati) Adanya konflik intra kelompok, terbentuk hierarki yang jelas dalam kelompok akan membawa kelompok menapaki fase selanjutnya Norming (pengaturan norma) Terbentuknya keterpaduan dalam kelompok, struktur kelompok solid serta harapan dan perilaku kelompok dirumuskan secara benar dan diterima anggotanya Performing (melaksanakan) Setiap anggota mengetahui hak, kewajiban dan peran masing-masing dalam pelaksanaan tugas kelompok Anjourning (pengakhiran) Fase ini terjadi pada kelompok yang bersifat temporer dimana hal ini ditandai dengan berakhirnya rangkaian kegiatan

PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI Faktor-faktor Keterpaduan Kelompok

PERILAKU KELOMPOK DALAM ORGANISASI Faktor yang Mempengaruhi Prestasi Kelompok

MANAJEMEN DALAM ORGANISASI

Alasan dibutuhkannya manajemen dalam organisasi » Mencapai tujuan » Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan » Mencapai efisiensi dan efektifitas

PERAN MANAJER

Peran INTERPERSONAL

• Figure head • Leader • Liasion

Peran INFORMASIONAL

• Monitor • Dessiminator • Spoke person

Peran PENGAMBILAN KEPUTUSAN

• • • •

Entrepreneurs Disturbance handler Resources allocator Negociator

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN (1)

» Suatu persiapan untuk menghadapi masa depan dan mencerminkan upaya untuk mendapatkan hasil yang terbaik dengan dukungan sumber daya terbatas » Menyusun rencana untuk menentukan arah yang akan ditempuh oleh organisasi » Kapan & bagaimana kegiatan hendaknya dilaksanakan » Bidang perencanaan: produksi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia » Proses penentuan course of action untuk memecahkan suatu persoalan Bidang usaha apa yang akan dimasuki oleh perusahaan ? Bagaimana alokasi sumber daya pada bidang usaha ? » Siapa yang harus melakukan

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN (2)

» Langkah Perencanaan:

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN (3)

» LANGKAH PERENCANAAN:

1. Penetapan tujuan: Degre of excellent yang ingin dicapai Misi organisasi: perkiraan situasi masa depan Arah, ruang lingkup usaha, segmen produk & pasar, Karakteristik: spesifik, realistis, menantang, terukur, berbatas waktu Menimbulkan komitmen dan menjadi sumber motivasi

2. Pendefinisian Kondisi Saat ini: Sejauh mana posisi organisasi terhadap sasaran ? Sumber apa yang dilakukan untuk menutup perbedaan ini ?

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN (3)

» LANGKAH PERENCANAAN (lanjutan):

3. Identifikasi dukungan & hambatan : Identifikasi faktor eksternal dimasa yang akan datang Faktor internal & eksternal apa yang membantu atau menimbulkan masalah dalam mencapai tujuan

4. Penetapan Tindakan: Penetapan keputusan mengenai keadaan masa depan yang harus dibentuk

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN (4)

» HIERARKHI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN (5)

» HIERARKHI PERENCANAAN DALAM ORGANISASI Rencana Strategis Mempertemukan organisasi dengan tujuan yang ditetapkan organisasi, dalam rangka mengimplementasikan misi perusahaan Rencana Operasional Rencana detail yang menjabarkan bagaimana rencana strategis dapat direalisasikan ke dalam pelaksanaan pekerjaan sehari-hari  Single Use Plans Rencana yang dikembangkan untuk menyelesaikan suatu tujuan yang sangat spesifik dan tidak digunakan lagi setelah tujuan yang dimaksudkan diselesaikan >> Program, Proyek, Anggaran  Standing Plans Pendekatan atau rencana yang dibakukan untuk menangani situasi yang sedang dihadapi atau diperkirakan >> Kebijakan, SOP, aturan

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN (6)

» TEKNIK DAN ALAT BANTU PERENCANAAN PERAMALAN Teknik pendukung perencanaan yang sangat dibutuhkan sebelum kegiatan perencanaan dimulai  Peramalan Kualitatif:  metode judgement  metode proyektif  Peramalan Kuantitatif:  Metoda Ekstrapolasi: Time Series Analysis  Metoda Causal (Metoda Ekonometrik, Metoda Segmentasi)

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN (7)

» TEKNIK DAN ALAT BANTU PERENCANAAN PERENCANAAN PROYEK  Diagram Network: menjelaskan kegiatan dari proyek serta hubungan ketergantungan antar kegiatan.  Gantt Chart: gambaran jadual kegiatan di dalam suatu proyek (Millestone Scheduling).

 CPM (Critical Path Method) & PERT (Program Evaluation and Review Technique): metoda yang menjelaskan urutan kerja yang paling kritis atau peluang yang diperhatikan dalam suatu proyek.

PROSES MANAJEMEN PERENCANAAN (7)

PROSES MANAJEMEN PENGENDALIAN (1)

» Proses yang digunakan untuk menjamin bahwa aktivitas yang dilaksanakan sesuai dengan aktivitas yang direncanakan » Mengukur kemajuan kegiatan terhadap tujuan dan memungkinkan untuk mendeteksi penyimpangan dari perencanaan secara tepat waktu dan mengambil tindakan perbaikan

PROSES MANAJEMEN PENGENDALIAN (2)

» LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PENGENDALIAN

PROSES MANAJEMEN PENGENDALIAN (3)

» ASPEK PENGENDALIAN

 Jenis standar (ukuran): Standard performance masa lalu, External Standard, Engineering Standard, Productivity Standard, Subjective Standard  Jumlah standar harus optimal: tidak terlalu rumit dan longgar

 Wewenang untuk menentukan standar  Fleksibilitas standar  Frekuensi pengukuran  Arah umpan balik

PROSES MANAJEMEN PENGENDALIAN (4)

» EFEKTIVITAS PENGENDALIAN  Informasi memiliki ketelitian yang cukup baik, sehingga bisa diambil tindakan koreksi yang tepat  Informasi harus tepat waktu & relevan  Informasi harus mudah dimengerti & bersifat objektif  Fokus pada tindakan koreksi yang dapat diterapkan secara efektif  Memperhatikan aspek ekonomi & efesiensi  Sesuai dengan organisasi yang berlaku saat ini

LATIHAN MINGGU KE 2: PR : Buat

Kasus sederhana untuk jangka waktu 3 bulan ke depan untuk masing-masing mahasiswa, dari program sehari-hari yang dihadapi

Tentukan tujuan apa yang akan dicapai,lalu rumuskan saat ini berada pada kondisi apa? Dukungan apa dan hambatan apa yang dihadapi, tindakan /program apa Saja yang perlu dilakukan serta bagaimana perkiraan waktunya?