MANAJEMEN ADMINISTRASI Oleh: Ditya Martiningtyas
Kegiatan LKMM-TM, Tgl 23-24 Februari 2013 Sasana Krida Jati Jejer
1
TUJUAN Peserta mampu menyusun program kerja yang baik dan efektif dan mampu mengelola kegiatan secara tepat sasaran serta tertib administrasi untuk mencapai visi organisasi.
POKOK BAHASAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Pengertian Visi Pengertian Manajemen & administrasi Fungsi administrasi Format Proker Menyusun time schedule Teknik pengisian, pengajuan dan pencairan dana. Berkas-berkas/sarana yang dibutuhkan dalam tertib administrasi
2
VISI dan MISI Visi adalah gambaran masa depan, visi merupakan sebuah
impian yang akan dicapai oleh organisasi, di masa yang akan datang.
Misi adalah ‘action’ dari visi. Misi adalah langkah-langkah apa
yang akan dilakukan demi mencapai visi.
Visi
Menjadi Perguruan Tinggi yang Berkualitas, Unggul dan Terkenal
3
VISI dan MISI Bagaimana VISI dan MISI DEMA SEMA HIMA UKM
? ? ? ?
4
MANAJEMEN Menurut James A.F. Stoner : Manajemen adalah suatu proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta penggunaan sumua sumber daya yang ada pada organisasi untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Menurut Ricky W. Griffin : Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
5
ADMINISTRASI Menurut Kaluge Administrasi yang paling sederhana adalah kerja sama untuk mencapai tujuan. Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi : catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan. 6
Fungsi Administrasi • Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsifungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan. Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
7
FORMAT PROGRAM KERJA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Program Kerja Objective/Strategi/Rencana Kerja Indikator Kinerja Target BL, MID, END Capaian Anggaran Waktu Keterangan
8
PROGRAM KERJA (Objective/Strategi/Rencana Kerja) Melihat Visi-Misi dan Tujuan Organisasi, sehingga Program Kerja yang kita buat sesuai dengan arah kemana organisasi. Contoh: (O) MENCIPTAKAN KEUNGGULAN PENELITIAN (S) Mengirim Proposal Program Kreativitas Mahasiswa (PKM) keDikti (R) PKM GT dan AI (R) PKM-P, dll
9
INDIKATOR KINERJA Pada Bagian ini kita uraikan indikator keberhasilan dari program kerja yang kita buat. Contoh : (R) PKM GT dan AI Indikator kinerja : Jumlah Proposal PKM GT dan AI terkirim ke Dikti minimal 5 judul. (R) PKM-P, dll Indikator kinerja : Jumlah Proposal PKM-P, dllterkirim ke Dikti minimal 20 judul. 10
TARGET Menguraikan target yang ingin dicapai, target HARUS BISA di ukur. Contoh: (R) PKM GT dan AI BL = 2 MID = 5 END = 5
(R) PKM-P, dll BL = 16 MID = 20 END = 20
11
CAPAIAN Menguraikan capaian kegiatan sekaligus persentase kegiatan yang telah dilaksanakan dengan mengacu kepada indikator kinerja yang telah ditetapkan. (R) PKM GT dan AI Indikator kinerja : Jumlah Proposal PKM GT dan AI terkirim ke Dikti minimal 5 judul. Capaian: Jumlah Proposal PKM GT dan AI terkirim ke Dikti 4 judul (80%) 12
ANGGARAN Menentukan anggaran yang akan digunakan. (buat rincian anggaran sesuai kebutuhan) Contoh: (R) PKM GT dan AI Anggaran : Rp. 1.000.000
13
WAKTU Menentukkan waktu pelaksanaan kegiatan, cukup di tulis dengan MM.WW (Month, Week). Contoh: (R) PKM GT dan AI Waktu: 02.1–02.4 (artinya Bulan Feb Minggu I s.d Minggu IV)
14
KETERANGAN Dalam keterangan, biasanya di isi dengan catatancatatan penting, misalkan PIC atau Penanggungjawab kegiatan ini, dll. Contoh: (R) PKM GT dan AI Keterangan: Bekerjasama dengan PRODI PIC: Linda
15
Contoh format Proker: NO. 1 1.0.0 1.1.0
1.1.1 1.1.2
OBYEKTIF – STRATEGI RENKER
INDIKATOR KINERJA
2 3 (O)MENCIPTAKAN KEUNGGULAN PENELITIAN (S)Mengirim Proposal Program Kreativitas Mahasswa (PKM) Jumlah Proposal keDikti PKM GT dan AI terkirim (R) PKM GT dan AI ke Dikti minimal 5 judul (R) PKM-P, dll Jumlah Proposal PKM-P, dllterkirim ke Dikti minimal 20 judul
TARGET BASEL INE
MI D
4
5
CAPA ANGG IA AR EN N AN D (%) (000) 6
2
5
5
16
20
20
7
8
A:
75
A: 22 5
WAK TU
KETERANGAN
9
10
02.1– 02. Link: Prodi 4 09.2– 10. 4
Link: Prodi
16
MENYUSUN TIME SCHEDULE Tujuan diantaranya: 1. Sebagai monitoring tugas atau rencana kerja organisasi 2. Untuk mempermudah kita dalam me-manajemen kegiatan yang telah kita rencanakan 3. Sebagai tolok ukur keberhasilan atas rencana kerja yang telah kita tetapkan 4. Sebagai bahan evaluasi kerja pada periode berikutnya 5. dll 17
Format Time Schedule Biasanya dalam menyusun Time schedule memuat beberapa poin sebagai berikut : 1. Nomor Urut 2. Uraian Rencana Kerja 3. Bulan/Minggu selama 1 tahun atau lebih 4. Keterangan No
Bulan
Rencana Kerja
Jan Feb Mar
1
PKM GT dan AI
Apr
Mei
Jun
Jul
Keterangan
Ags Sep Okt Nop Des
PIC : Linda
18
Prosedur Pengajuan dan Pencairan Dana 1. Pengajuan Proposal Kegiatan di lengkapi dengan rincian kebutuhan anggaran yang disetujui Ketua SEMA/DEMA dan disahkan oleh Kabag. Kemahasiswaan. 2. Proposal yang telah di setujui di copy digunakan untuk dokumen pendukung pengajuan anggaran ke Bagian Keuangan atau ke bagian terkait
19
Prosedur Pengajuan dan Pencairan 3. Bendahara SEMA/DEMA mengajukan permohonan permintaan anggaran kepada Puket III 4. Jika telah di setujui, maka Bagian Keuangan akan mencairkan dana kegiatan yang sudah diajukan. 5. Dana yang sudah cair akan di berikan kepada Bendahara SEMA/DEMA, dari bendahara SEMA inilah UKM/koordinator kegiatan akan menerima uang/dana utk kegiatan
20
Mengapa Perlu dilakukan Pelaporan Keuangan ? 1. Untuk mengukur anggaran yang digunakan dlm suatu kegiatan 2. Sebagai dasar untuk menentukan anggaran kegiatan dimasa yang akan datang 3. Sebagai bentuk tanggungjawab 4. dll
21
BAGAIMANA MEMPERTANGGUNGJAWABKAN KEKUANGAN • Laporan yang dibuat harus dapat dipertanggungjawabkan. Dokumen-dokumen pendukung harus ada. Butuh ketelitian dalam menghitung. dll
22
LAPORAN EVATRI Laporan yang WAJIB dilaporkan oleh Ketua SEMA/DEMA kepada Kabag. Kemahasiswaan sebagai bentuk pertanggungjawaban atas program kerja yang sudah dijalankan selama tiga bulan. Manfaatnya: Dapat mengevaluasi kegiatan yang sudah dilaksanakan dan menjadikan kegiatan kedepan menjadi lebih baik. Form Laporan Evatri SEMA/DEMA
23
Jenis Surat • • • • • •
Surat undangan Surat permohonan Surat perijinan Surat pemberitahuan Surat tugas Dll.
Contoh : Surat Undangan 24
Diskusi Yuuuuukkks.
25
TUGAS 1. 2. 3. 4.
Kelompok Membuat Program Kerja Membuat Time Schedule Membuat Laporan Evatri
26
By Ditya
27
