MANAGEMENT SUPPORT SYSTEM
Pengambilan Keputusan Managerial • Manajemen adalah proses dalam mengatur pemakaian sumber daya yang ada (man, money, material, time, space, dsb) untuk mendapatkan keluaran yang sesuai dengan tujuan organisasi • Ratio dari masukan dan keluaran menunjukkan produktivitas atau tingkat kesuksesan dari pelaku manajemen – manajer • Tingkat produktivitas manajer tergantung dari kemampuan manajer mengeksekusi fungsi manajemen, yaitu planning, organizing, directing dan controlling
Pengambilan Keputusan (Dulu) • Kemahiran yg didapat dari pengalaman yang bertambah • Banyak aliran/gaya yang bisa digunakan untuk memecahkan masalah bisnis yang sama dengan sukses • Perlu kreativitas, intuisi, pengalaman, kebijaksanaan – trial & error • Tidak memakai metode kuantitatif yang sistematis berdasarkan pendekatan ilmiah
Pengambilan keputusan (sekarang) • Lingkungan manajemen: – Berubah dengan cepat menjadi makin kompleks dan besar
• Faktor-faktor yang mempengaruhi suatu keputusan makin banyak • Sulit bergantung pada cara lama (trial & error, dsb) • Manajer perlu bantuan teknologi komputer
Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan Faktor Teknologi Informasi dan Komputer
Perubahan Akibat Banyak Alternatif Meningkat yang harus dipilih
Kompleksitas Struktur Meningkat Kompetisi
Biaya bila membuat kesalahan meningkat
Pasar Internasional Kestabilan Politik Konsumerisme Kebijaksanaan Pemerintah
Ketidakpastian di masa yang akan datang
Meningkat Menurun Meningkat Meningkat
Pengambilan Keputusan Manajer • Aplikasi komputer bergeser dari kegiatan proses transaksi dan monitoring kepada aplikasi analisis solusi permasalahan (problem analysis solution) • Sistem informasi melayani manajer dalam kegiatan yang sangat penting – pengambilan keputusan (89-keatas, 80 % eksekutif menganggap komputer memegang peran penting) • Pengembangan ditingkatkan kepada efektivitas pengambilan keputusan manajer, terutama dalam pekerjaan yang kompleks.
Tipe Keputusan • Structured – Problem yg rutin, berulang dan memiliki pemecahan yang standar berdasarkan analisa kuantitatif
• Unstructured – Problem yang masih kabur dan cukup kompleks yang tidak ada solusi langsung bisa dipakai
• Semi structured – Sebagian structured dan sebagian unstructured
• Unstuctured & Semi Structured perlu SPK untuk meningkatkan kualitas informasi, memberi beberapa alternatif solusi.
Hubungan keputusan & Tipe Kontrol Manajemen
Phase Pengambilan Keputusan (Simon) • Intelligence – Pencarian kondisi yang membutuhkan keputusan (cari informasi, identifikasi objectives)
• Design – Mencari, membangun dan menganalisis kemungkinan solusi (manipulasi informasi, cari alternatif, beri bobot resiko/benefit pada alternatif)
• Choice – Memilih satu solusi untuk diimplementasikan (pilih yg paling “baik”, statistik alternatif, jelaskan, terangkan)
Management Science • Memecahkan masalah terstruktur dan semi terstruktur • Memakai analisa kuantitatif • Terdiri dari beberapa langkah – Mendefinisikan masalah – Mengklasifikasikan masalah dalam kategori standard – Membentuk model matematika dari problem – Menentukan solusi dari model – Memilih dan merekomendasikan model
Management Support System (MSS) • Menjadi payung dari keluarga teknologi berbantuan komputer yg digunakan untuk membantu manajemen organisasi • Macamnya: – – – – – – –
Transaction Support System (TPS) -- 50an Management Information System (MIS) – 60an Office Automation System (OAS) – 70an Decision Support Systems (DSS) & GDSS – 80an Expert Systems (ES) – 90an Executive Information Systems (EIS) – 90an Artificial Neural Networks (ANN) -- 91
MSS • TPS : melakukan pengolahan data • MIS : menyediakan informasi yang diperlukan untuk kepentingan bisnis organisasi • DSS: interactive-computer based system untuk membantu pengambil keputusan memanfaatkan data dan model untuk memecahkan masalah semi-struktur & tidak terstruktur • GSS : DSS untuk pengambilan keputusan dalam kelompok • ES: menggantikan manusia dalam memberi saran • EIS : memberi informasi yg mudah dianalisa dan dilihat pada segala waktu untuk pimpinan • ANN : memberi informasi tidak semata-mata berdasarkan data, model, pengetahuan tapi juga dari proses belajar dari pengalaman dan proses mengenali pola-pola yg ada (pattern recognizing)
Hubungan MIS dan DSS
DSS vs MIS • DSS – Masalah yang ditugaskan – Menyediakan reprensentasi valid untuk dunia nyata – Keputusan disediakan dalam waktu singkat – Evolusi searah dengan pembelajaran pengambil keputusan tentang masalah – Bisa dikembangkan oleh bukan EDP profesional
• MIS – Ringkasan terstruktur – Model yang dibuat bisa jadi sudah usang – Model tak tersedia waktu pengembangan lama – Aplikasi dikembangkan menggunakan spesifikasi yang diformulasikan selanjutnya – Oleh EDP profesional
Mengapa Kita mengambil keputusan? • Mengenai apa, dimana, kapan ? • Kompleksitas suatu keputusan Kompleksitas suatu keputusan Simple Complex Derajat kepastian Meningkat Menurun Parameter terkait Meningkat Meningkat Biaya penambilan keputusan Menurun Meningkat Biaya bila keputusan salah Menurun Meningkat Jumlah manusia terlibat Menurun Meningkat Jumlah manusia terkena Menurun Meningkat Irreversibility Menurun Meningkat
• Masalah dalam pengambilan keputusan – Informasi tidak cukup, terlampau banyak, tidak akurat, waktu terlalu sedikit, tidak mampu mendefinisikan masalah, tidak mampu menganalisis masalah
Mengapa membangun DSS ? • Mendapatkan Keuntungan DSS – – – –
• • • • • • • •
Meningkatkan kualitas keputusan Meningkatkan produktivitas Mengurangi waktu dan biaya Meningkatkan kepuasan konsumen dan karyawan
Ketidakstabilan ekonomi Kesulitan dalam melacak berbagai tujuan bisnis Kompetisi yang meningkat E-commerce Sistem yang ada tidak mensupport Decision making Butuh informasi lebih akurat Departemen IS terlalu sibuk dsb
Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System)
Deskripsi • Kuliah ini membahas teknologi untuk mengembangkan aplikasi Sistem Pendukung Keputusan (SPK), dimana pengambilan keputusan tidak lagi ditunjang hanya oleh intuisi pimpinan (management) melainkan didukung oleh hasil analisis dari kumpulan data yang ada. • Topik-topik yang akan dibahas antara lain: konsep, karakteristik, komponen dan arsitektur SPK, Permodelan, perancangan SPK, SPK berkelompok, dan Sistem Informasi Eksekutif.
Perangkat Kuliah • Buku Acuan: Decision Support Systems and Intelligent Systems Efraim Turban & Jay E. Aronson 6th edition Prentice Hall, Upper Saddle River, NJ, 2001
Komputerisasi Pengambilan Keputusan Dadan Umar Daihani 1th edition Elex Media Komputindo, Jakarta, 2001
• Materi :
– http://www.cs.ui.ac.id/kuliah/spk
Rancangan Silabus Pekan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Materi Pengenalan Materi SPK Pengambilan Keputusan Management Support System Overview of DSS Data Management Modelling & Model Management Modelling & Model Management Constructing DSS Group DSS Executive Informaion & Support System Presentasi Proyek Kelompok Presentasi Proyek Kelompok Presentasi Proyek Kelompok Presentasi Proyek Kelompok
Keterangan Ch.1 (Materi & Penjelasan Umum) Ch.2 (Materi & Pembentukan Kel.) Ch. 2 (Materi) Ch. 3 (Materi) Ch. 4 (Materi & Proposal) Ch. 5 (Materi & Undian presentasi) Ch. 5 (Materi) Ch. 7 (Materi & Design Model) Ch. 9 (Materi & Bimbingan) Ch. 11 (Materi & Bimbingan) Demo Program Tertutup Demo Program Tertutup Demo Program Tertutup Demo Program Tertutup
Proyek Kelompok • Dikerjakan dalam 1 kelompok (3-4 orang) • Pengembangan aplikasi DSS di lingkungan Perguruan Tinggi, Pemerintahan, Industri, Perdagangan, Rumah sakit dll: • Bahasa Pemrograman bebas • Output: – Dokumen • Proposal (Minggu ke-5) • Rancangan & Design SPK/pemodelan (Minggu 8 s/d UTS) • Laporan Akhir (UAS) • Email ke
[email protected] • Presentasi Kelas (Demo program) • Demo Program (Sesuai Undian minggu 6) – Cat. Seluruh dokumen + installer dikumpulkan dalam
Penilaian • UTS 30 % • UAS (Demo Program) 40 % • Tugas Proposal 10 % • Tugas Permodelan 20 % • Terlambat dinyatakan Gugur
FORMAT PROPOSAL I.
JUDUL (5 – 15 kata) Memberikan gambaran mengenai proyek yang akan dikerjakan. II. PENDAHULUAN • Latar Belakang Permasalahan Memuat alasan judul, penekanannya pada pentingnya proyek ini dikerjakan, Bisa dimulai dari mengungkapkan fakta, Tidak boleh berupa asumsi atau pendapat pribadi yang tidak bisa dipertanggungjawabkan secara ilmiah, dan Harus relevan dengan perumusan masalah. • Perumusan Masalah Merupakan upaya untuk menyatakan secara tersurat pertanyaan yang ingin dicari jawabannya. Dapat dituliskan dalam bentuk kalimat tanya, tanpa diakhiri dengan tanda tanya. • Batasan Masalah Menjelaskan ruang lingkup. Memuat hal-hal yang diperhatikan dan yang tidak diperhatikan (sebagai pembatas yang diberikan).
Tujuan Memuat sesuatu yang hendak dicapai dalam proyek. Harus dapat diukur tingkat keberhasilannya. Boleh memuat lebih dari satu tujuan.
III. DASAR TEORI • Memuat teori yang terkait dengan program aplikasi. • Sedapat-dapatnya bukan sekedar kumpulan definisi • Bisa memuat lebih dari satu teori.
IV. PERMODELAN Memuat Model yang akan digunakan.
V. JADWAL KEGIATAN
Pengambilan Keputusan
Pengantar • Pembuatan Keputusan merupakan bagian kunci kegiatan: – – – –
Eksekutif Manajer Karyawan Setiap manusia dalam kehidupannya
• George P. Huber – Choice Making vs Problem Solving
Tipe-tipe keputusan • Keputusan terprogram (struktur) – Dibuat menurut kebiasaan, aturan, prosedur; tertulis maupun tidak – Bersifat rutin, berulang-ulang
• Keputusan tak terprogram (tidak terstruktur) – Mengenai masalah khusus, khas, tidak biasa – Kebijakan yang ada belum menjawab – Mis. Pengalokasian sumber daya
Teknik Keputusan Terprogram • Tradisional – Kebiasaan – Mengikuti prosedur baku – Saluran informasi disusun dengan baik
• Modern – Menggunakan teknik “operation research”: • Formula matematika • Simulasi komputer
– Berdasarkan pengolahan data berbantu komputer
Teknik Keputusan Tak Terprogram • Tradisional – Kebijakan intuisi berdasarkan kreativitas – Coba-coba – Seleksi dan latihan para pelaksana
• Modern – Teknik pemecahan masalah yang diterapkan pada : • Latihan pembuatan keputusan • Penyusunan program komputer empiris
Proses pembuatan keputusan • Pemahaman dan perumusan masalah – – – –
Identifikasi gejala yang muncul Cari penyebabnya/masalah utama Cari bagian-bagian yang perlu dipecahkan Pergunakan analisis sebab-akibat
• Pengumpulan dan analisis data yang relevan – Menentukan data yang relevan – Mengumpulkan data – Mencari pola dari data yang terkumpul
• Pengembangan alternatif-alternatif – Berdasarkan data, disusun beberapa alternatif – Untuk setiap alternatif susun pro & kontra, konsekuensi, resiko – Semua alternatif harus feasible
Scope of Decision • Perencanaan & Pengendalian Operasional :
– Dipusatkan pada efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas-tugas yg spesifik. – Berpengaruh pada aktivitas yg sedang berlangsung – Contoh: Apa yang sebaiknya diproduksi saat ini?
• Manajemen Pengendalian dan Perencanaan Taktis – – – – –
Focus on effective utilization of resources Dipusatkan pada pemanfaatan sumber daya efektif more longer range planning horizon Cakupan Perencanaan cakupan lebih panjang Contoh: Apa yang sebaiknya diproduksi tahun depan?
• Perencanaan Strategis
– Kebijakan Dan Gol jangka panjang untuk alokasi sumber daya – Contoh: Apa produksi baru yg harus ditawarkan?
Information Characteristics Characteristics
Accuracy Level of detail Time horizon Use Source Scope Nature Age
Operational High Detailed Present Frequent Internal Narrow Quantitative Current
Managerial
Strategic Low Aggregate Future Infrequent External Wide Qualitative Current/old
Proses pembuatan keputusan (2) • Evaluasi Alternatif-alternatif – Nilai efektivitas dari setiap alternatif, tolok ukur • Realistik bila dihubungkan dengan tujuan & sumber daya organisasi • Seberapa jauh memecahkan masalah
• Pemilihan alternatif terbaik – Berdasarkan alternatif, alternatif terbaik dipilih atau pilih kompromi dari beberapa alternatif
• Implementasi keputusan – Susun rencana untuk menerapkan keputusan – Disiapkan mekanisme laporan periodik – Bila perlu bangun sistem peringatan dini
• Evaluasi hasil keputusan
Pembuatan keputusan secara kelompok : Keunggulan • • • • •
Adanya pengetahuan yang lebih luas Pencarian alternatif keputusan lebih luas Adanya kerangka pandangan yang lebar Resiko keputusan ditanggung kelompok Karena keputusan kelompok, setiap individu termotivasi untuk melaksanakan • Dapat terwujudnya kreativitas yang lebih luas, karena adanya berbagai pandangan
Pembuatan keputusan secara kelompok : kelemahan • • • •
Lempar tanggung jawab mudah terjadi Memakan waktu dan biaya lebih Efisiensi pengambilan keputusan menurun Keputusan kelompok dapat merupakan kompromi atau bukan sepenuhnya keputusan kelompok • Bila ada anggota yang dominan, keputusan bukan mencerminkan keinginan kelompok
Alat bantu Pengambilan keputusan • Decision Tree • Metode operation research – Linear programming, queuing theory – Network analysis (ie. CPM)
• Bantuan komputer – Information System, Expert System, DSS, EIS
Decision Tree $100M A
B
$10M $200M -$20M
Linear Programming X = jumlah motor yg diproduksi Y = jumlah mobil yg diproduksi Profit = 800X + 1500Y Batasan Biaya produksi: 1000X + 2000Y <= 200.000 Batasan jumlah motor : X >= 50 Berapa X & Y agar Profit maksimum ?
