USER GUIDE
MAIL RESMI PEMERINTAH KOTA SURABAYA
LATAR BELAKANG Mail Resmi adalah media surat menyurat elektronik dengan menggunakan alamat email resmi pemerintah, yaitu dengan menggunakan domain @pnsmail.go.id atau yang dimilki masingmasing pemerintahdg alamat (nama instansi).go.id. Terkait dengan upaya percepatan di bidang birokrasi, sebagaimana dalam Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010, Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (PAN-RB); meminta seluruh Pegawai Negeri Sipil (PNS), agar dalam melakukan urusan kedinasan memanfaatkan media surat elektronik dengan menggunakan alamat email resmi pemerintah.
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Sebelum adanya mail resmi pemerintah ini, seluruh instansi pemerintah telah memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi sebagai pendukung dalam pelaksanaan tugas dan fungsi. Namun masih banyak ditemukan pegawai / pejabat yang menggunakan email non pemerintah sebagai alat komunikan persuratan elektronik dalam kegiatan kedinasan, termasuk yang dimiliki oleh pihak asing. Hal ini sangat beresiko dan tidak aman dalam konteks kerahasiaan data dan informasi negara. Oleh karena itu, Kementerian PAN-RB memandang perlu diupayakan suatu langkah strategis dengan menyediakan email
USER GUIDE
MAIL RESMI
resmi pemerintah sebagai alat komunikasi persuratan elektronik kegiatan kedinasan yang diberikan bagi PNS di seluruh Indonesia.
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
1. LOGIN
Agar terwujud birokrasi modern, yang cepat, efektif, efisien, dan aman di lingkungan instansi pemerintah.
CARA PENGGUNAAN USER MAIL Didalam user mail, terdapat menu-menu yang biasa kita jumpai dalam email pada internet, antara lain; 1. Login 2. Mail 3. Address Book 4. Calendar 5. Task 6. Preference Berikut akan kita bahas langkah-langkah dalam menggunakan user mail.
Gambar 1
Gambar 2
Seperti biasa, ketika user akan masuk suatu program, maka user di haruskan melakukan login terlebih dahulu. Untuk itu, ketika user akan melakukan login dalam user mail, user harus menuju tampilan awal untuk login. Tampilan login tersebut dapat digambarkan seperti pada gambar 1 diatas. Sedangkan untuk username dan passwordnya masing – masing user ( para pegawai pns pemerintah kota Surabaya) telah diberitahu sebelumnya pada masing-masing user. Kemudian user melakukan login dengan mengisi username dan password masing – masing pegawai. Model pengisian login tersebut di tunjukkan pada gambar 2 diatas, yakni mengisi username dan password.
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 2
USER GUIDE
MAIL RESMI
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
2. MAIL
MENU DALAM MAIL
Gambar 3
Dalam menu mail ini erdapat toolbar-toolbar yang sering kita jumpai pada email-email lainnya dalm internet misal yahoo / google. Toolbar – toolbar tersebut yaitu : inbox, sent, drafts, junk, trash (lihat gambar 3).
Gambar 4 DAFTAR INBOX
Ketika user pilih dan klik inbox, maka tampilannya akan ditunjukkan pada gambar 5 berikut ini.
INBOX
Pada gambar 4 berikut, merupakan tampilan untuk toolbar inbox dalam menu Mail. Pada tampilan tersebut terdapat data mail user lain yang masuk dalam mail user tersebut.
To, Cc, Subject
Gambar 5 Kolom isi mail
Tampilan tersebut merupakan tampilan dimana user akan melakukan bagaimana cara membuat mail kepada user-user lainnya. Seperti kita lihat pada gambar 5 diatas, ada kolom To DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 3
USER GUIDE
MAIL RESMI
artinya user membuat mail ini untuk dikirim kepada user lain dan alamat mail user lain yang dituju tersebut ditulis pada kolom To. Cc merupakan kolom untuk alamat mail untuk user-user lainnya yang dituju. Maksudnya; user dalam membuat mail tersebut akan dikirim ke beberapa alamat mail user-user lainnya dalam waktu bersamaan, dengan kata lain satu mail bisa ditujukan kepada alamat mail user – user lain dengan satu kirim mail tersebut. Subject merupakan kolom untuk judul mail yang dibuat dan akan dikirim. Kemudian isi dari mail tersebut ditulis pada kolom yang kosong dan luas ( lihat gambar 5).
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Setelah user selesai membuat mail tersebut, maka user langsung bisa kirim mail tersebut dengan pilih dan klik sent. Tampilan unuk sent ini ditunjukkan pada gambar 6 diatas. Untuk tampilan tersebut terdapat juga daftar nama user-user lainnya yang telah kita kirimin sebelumnya. DRAFTS
Pada toolbar drafts ini merupakan toolbar yang menyimpan mail-mail yang sudah dibuat oleh user namun belum terkirim oleh user. Tampilan untuk drafts ini di tunjukkan pada gambar 7 berikut ini;
SENT
Gambar 7
DAFTAR NAMA USER LAIN
Selain itu, pada drafts ini ditampilkan juga beraa banyak drafts yang tersimpan pada mail tersebut (lihat gambar 8). Gambar 6
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 4
USER GUIDE
MAIL RESMI
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
JUMLAH DRAFTS
Gambar 8
JUNK
Dalam toolbar ini merupakan isian mail yang sudah terlalu lama namun terkadang masih dipakai oleh usernya. Tampilannnya ditunjukkan pada gambar 9 berikut ini;
Gambar 10
Hampir sama dengan junk, hanya saja untuk toolbar trash ini benar – benar mail yang sudah lama dan dibuang oleh usernya karena sudah tidak terpakai lagi. Untuk tampilannya ditunjukkan pada gambar 10 diatas.
3. ADDRESS BOOK
Gambar 9
TRASH NEW CONTACT
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Gambar 11 Page 5
USER GUIDE
MAIL RESMI
Selanjutnya, dalam menu address book ini merupakan daftar identitas user-user lainnya yang sering berhubungan dengan user ini. Adapun toolbar-toolbar yang mendukung pada address book ini diantaranya; contacts, distribution list, emailed contacs. Tampilan untuk address book ini ditunjukkan pada gambar 11 diatas.
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
DISTRIBUTION LIST
CONTACTS
Tampilan untuk contacts ini pun sama seperti tampilan untuk address book (lihat gambar 11). Kemudian jika user ingin menambahkan daftar identitas user lainnya lagi, maka user pilih dan klik new contact. Setelah itu akan muncul tampilan seperti pada gambar 12 berikut;
Gambar 13
Berikutnya, toolbar untuk menu address book ini adalah distribution list. Tampilan untuk distribution list ditunjukkan pada gambar 13. Distribution list ini merupakan toolbar dimana user mengetahui informasi apa saja dalam pemerintah kota Surabaya, dimana user sudah berlangganan / sering berhuungan dengan user pengirim info tersebut. EMAILED CONTACTS
Gambar 12
Untuk kolom – kolom ni diisi data / identitas sesuai dengan data yang ada, sehingga memudahkan user dalam pencarian identitas suatu user dalam address book. DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 6
USER GUIDE
MAIL RESMI
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Gambar 15 Gambar 14
Pada gambar 14 diatas, merupakan tampilan untuk emailed contacts pada menu address book. Emailed contacts ini merupakan daftar email para user, dalam hal ini email pegawai pns pemerintah kota Surabaya, sehingga memudahkan user dalam pengiriman info apa pun kepada email para pegawai pns kota Surabaya.
Seperti user lihat, pada tampilan gambar 15 tersebut, untuk menu calendar ini hanya ada 2 toolbar yang mendukung, yaitu calendar dan new appointment. CALENDAR
4. CALENDAR Pada menu calendar ini merupakan jadwal user dalam kegiatan – kegiatan yang brhubungan dengan pemerintah kota Surabaya. Tampilan untuk calendar ini ditunjukkan pada gambar 15 berikut;
Gambar 16 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 7
USER GUIDE
MAIL RESMI
Untuk calendar ini merupakan jadwal kegiatan user dalam pemerintah Surabaya, supaya dalam pelaksaan kegiatannya dapat dipersiapkan secara seksama dan dapat menjadikan kegiatan tersebut menjadi lancar. Tampilan untuk calendar sendiri ditunjukkan pada gambar 16.
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Cara pengisiannya sesuai dengan keterangan kolom pada gambar 18 dan dengan data – data yang tersedia. Hal ini bisa dijadiknan bahan pengingat oleh user.
5. TASK
NEW APPOINTMENT
Gambar 17 Gambar 19
Untuk menambah dan mengisi jadwal kegiatan, user dapat menambahkannya dengan pilih dan klik new appointment ( lihat gambar 17). Setelah user klik, maka akan muncul tampilan selanjutnya seperti pada gambar 18.
Pada menu task ini merupakan kolom yang berisi tentang tugas-tugas user dalam kegiatan pemerintah kota Surabaya. Tampilan untuk menu task ini ditunjukkan pada gambar 19 diatas. pada tampilan tersebut terlihat toolbar – toolbar yang mendukung dalam menu task ini yaitu; task dan nw task. Jika user ingin menambahkan tugas – tugas kegiatan pemerintah kota Surabaya, dengan pilih dan klik new task (lihat gambar 20).
Gambar 18 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 8
USER GUIDE
MAIL RESMI
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Gambar 20
Setelah user klik, maka akan ditampilkan seperti pada gambar 21 berikut;
Gambar 22
Gambar 21
Untuk kolom-kolomnya diisi sesuai dengan perintah kolom dan data- data yang tersedia.
6. PREFERENCE Preference merupakan menu terakhir dalam user mail. Preference merupakan pilihan user dimana dalam pengoperasian user mail ini diatur dalam preference. Tampilannya ditunjukkan pada gambar 22 berikut.
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Dalam preference ini terapat banyak toolbar, diantaranya; general, account, mail, filters, signatures, out of office, trusted addresses, address book, calendar, sharing, notification, import / export, shortcuts, zimlets. GENERAL Yang perlu diperhatikan untuk general ini yaitu language, sign in using dan sebagainya. Tampilannya ditunjukkan pada gambar 23 berikut.
Page 9
USER GUIDE
MAIL RESMI
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Gambar 24
Gambar 23
ACCOUNTS
MAIL
Yang harus diperhatikan user pada toolbar accounts ini yaitu account name. Tampilannya ditunjukkan pada gambar 24 berikut.
Gambar 25 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 10
USER GUIDE
MAIL RESMI
Tampilan untuk mail ini ditunjukkan pada gambar 25 diatas. Dalam mail ini yang harus diperhatikan yakni display mail dan check new mail.
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
harus lebih teliti dokumen apa saja yang harus memakai signatures atau tidak.
FILTERS
Gambar 27 OUT OF OFFICE Gambar 26
Tampilan untuk filters ini ditunjukkan pada gambar 26 diatas. yang harus diperhatikan dalam filters ini yaitu; new filter. User harus lebih teliti dalam menambahkan filters dalam user mail.
Tampilan untuk out of office ini ditunjukkan pada gambar 28 dibawah ini. Yang harus diperhatikan untuk user dalam out of off ini yaitu out of office itu sendiri (lihat gambar 28).
SIGNATURES
Tampilan untuk menu signatures ini ditunjukkan pada gambar 27 berikut. Hal- hal yang harus diperhatikan, yaitu user DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 11
USER GUIDE
MAIL RESMI
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Tampilan untuk trusted addresses ini ditunjukkan pada gambar 29 diatas. Pada menu ini merupakan penambahan / perubahan terhadap domain yang ada maupun yang sudah ada. ADDRESS BOOK Tampilan untuk preference address book ini ditunjukkan pada gambar 30 berikut. Hal – hal yang harus diperhatikan dalam address book ini yaitu; setting dan autocomplete (lihat gambar 30). Gambar 28
TRUSTED ADDRESSES
Gambar 30
CALENDAR
Gambar 29 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 12
USER GUIDE
MAIL RESMI
Gambar 31
Tampilan untuk toolbar calendar ini ditunjukkan pada gambar 31 diatas. hal- hal yang harus diperhatikan dalam preference calendar ini yaitu; show reminder. Karena sebagai pengingat user jika terdapat suatu tugas. SHARING
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Gambar 32
NOTIFICATION
Tampilan untuk notification ini ditunjukkan pada gambar 33 berikut. Dalam notification ini hanya ada satu preference yaitu notify.
Tampilan untuk sharing ini ditunjukkan pada gambar 32 dibawah ini. Dalam hal ini user harus lebih memperhatikan folder type yang akan dilakukan sharing.
Gambar 33 DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 13
USER GUIDE
MAIL RESMI
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
IMPORT / EXPORT
Gambar 35 Gambar 34
Tampilan untuk import / export ini ditunjukkan pada gambar 34 diatas. Untuk import / export ini semuanya harus lebih diperhatikan oleh user baik untuk import maupun untuk export.
ZIMLETS Tampilan unutuk zimlets ini ditunjukkan pada gambar 36 berikut. Zimlets ini merupakan plug in dari zimbra.
SHORTCUTS
Tampilan untuk shortcuts ini ditunjukkan pada gambar 35 dibawah ini. Shortcuts ini mempermudah dan mempercepat user dalam melakukan user mail.
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 14
USER GUIDE
MAIL RESMI
PEMERINTAH KOTA SURABAYA
Gambar 36
Sekian user guide user mail ini, semoga bermanfaat dan dapat membantu segala pekerjaan user dalam pemerintah kota Surabaya.
TERIMA KASIH
DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMASI SURABAYA
Page 15
