Maatschappelijk verantwoord ondernemen 2014-2015
Inleiding MVO ........................................................................................................................ 2 MVO & Kernactiviteiten .......................................................................................................... 4 MVO & Medewerkers ............................................................................................................. 7 MVO & Inkoopbeleid ............................................................................................................ 11 MVO & Omgeving ................................................................................................................ 14
1
Inleiding MVO De basis van ondernemen is de afgelopen jaren veranderd. Ondernemingen nemen verantwoordelijkheid voor de effecten van de bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Dit wordt vanuit de maatschappij ook steeds meer gevraagd van bedrijven. De Nederlandse overheid stimuleert maatschappelijk verantwoord ondernemen door zelf het goede voorbeeld te geven. MVO moet de standaard voor het ondernemen in de 21e eeuw worden. Bilanx wil hierin niet achterblijven. Door transparantie te geven in haar (MVO) activiteiten kunnen belanghebbenden met Bilanx in gesprek gaan. Hierdoor kan Bilanx zich versterken om zo in de toekomst waarde te creëren voor zowel het bedrijf als voor haar mensen en haar omgeving. Door het opstellen van jaarlijkse prioriteiten, ambities en doelen kan de ‘MVO-lat’ steeds een stukje hoger worden gelegd. Missie: Bilanx wil bewust zijn van en verantwoordelijkheid nemen voor de effecten van haar besluiten op mens, milieu en maatschappij. Bilanx streeft ernaar om haar financiële doelen te halen in harmonie met belanghebbenden. Prioriteiten: Bilanx heeft voor de lange termijn een viertal prioriteiten aangaande MVO geformuleerd. - MVO inbedden in de organisatie - Reduceren van het verbruik binnen Bilanx (reduceren ecologische voetafdruk) - Communiceren (extern & intern) over verantwoord ondernemen - Klanten kunnen adviseren over verantwoord ondernemen Ambities: Voor de middellange termijn zijn de prioriteiten vertaald naar een aantal ambities. - Digitalisering - Energieverbruik - Papierverbruik - Klanttevredenheid - Ziekteverzuim - Maatschappelijke betrokkenheid - Afval scheiden
Legenda: AA = Bilanx accountants, AD = Bilanx adviseurs, FP = Bilanx financial planners
2
Doelen: Deze ambities worden vertaald naar concrete doelen voor 2015. Ambitie Doel Digitalisering Meer zaken digitaal regelen. Alle publicatiestukken digitaal verzenden. Actie ondernemen om stukken digitaal aangeleverd te krijgen. De portokosten in 2015 moeten met minimaal 5% dalen. Energieverbruik Ons doel voor de komende jaren is om het energieverbruik te verminderen. Voor het jaar 2015 stellen we het doel: energieverlaging van minimaal 5% per jaar. Papierverbruik 1 pallet minder papier verbruiken Klanttevredenheid In 2015 zal een klanttevredenheidsonderzoek ontworpen en gehouden worden onder onze klanten. De eerste stap naar verbetering is inzicht. Ziekteverzuim Het doel voor 2015 is om het verzuimpercentage te verlagen tot het landelijk gemiddelde binnen de branche. Maatschappelijke betrokkenheid Er wordt een bedrag gereserveerd in 2015 om te besteden aan maatschappelijke betrokkenheid in de vorm van sponsoring en donaties. Afval scheiden In 2015 is het speerpunt afvalscheiding. Door aandacht te schenken aan dit onderdeel zal bewustwording gecreëerd worden en zal meer afval gescheiden opgehaald worden. Tabel 1: Ambities en Doelen
3
Resultaten 2013/2014: Dit zijn de resultaten die we in periode 2013/2014 gehaald hebben. Doel Ambitie Alle cliënten dossiers digitaal per Digitalisering 31-12-2013
Energieverbruik
Papierverbruik
Klanttevredenheid Ziekteverzuim
Opleidingsmogelijkheden
Flex- en thuiswerken
De aanbevelingen na aanleiding van de energiescan zullen geleidelijk doorgevoerd worden. Hierbij wordt in 2014 gestart met het vervangen van Tl-verlichting voor energiezuinige LED-TL verlichting. Ons doel voor de komende jaren is om het energieverbruik te blijven verminderen. Voor 2013 en 2014 zetten we in op een energieverlaging van minimaal 5% per jaar. In 2014 hebben we onszelf het doel gesteld om 1 pallet minder papier te verbruiken.
Naast de jaarlijkse AGRO enquête zal in 2014 intern een klanttevredenheidsonderzoek ontworpen en gehouden worden onder onze klanten. Het doel voor 2014 is om het verzuimpercentage te verlagen tot maximaal de branchenorm.
Er is een bedrijfsbreed budget. Per individueel geval wordt gekeken of een opleiding haalbaar en wenselijk is. In principe staat Bilanx open voor het opleiden van personeel als daar vanuit de persoon of het bedrijf behoefte aan is. Deze flex- en thuiswerk regeling staat als een huis en wordt intern als goed ervaren. Voor 2014 hebben we als doel om dit te handhaven en om per individueel geval flexibeler te worden in bepaalde situaties.
Tabel 2: resultaten 2013-2014
4
Resultaat Op 1-6-2014 zijn alle cliënten dossiers digitaal. Het energieverbruik is in 2014 gedaald met 7%.
Het aantal pallets papier is gelijk gebleven. Er is geen meting verrichting in 2014. Het kortdurend verzuim zit op een niveau onder de branchenorm, het lange verzuim is in tegenstelling tot het gestelde doel gestegen. Elke opleidingsaanvraag in 2014 is goedgekeurd. Er is niet gemeten op dit punt.
MVO & Kernactiviteiten De kernactiviteiten van Bilanx zijn: dienstverlening, professionele begeleiding en advisering op gebied van accountancy, fiscaliteit, pensioenen, personele aangelegenheden, financiële planning en Estate planning. Klanten zijn de belangrijkste belanghebbenden van Bilanx, zonder haar klanten is er geen Bilanx. Bij Bilanx staat de klant centraal. Mede hierom hechten we veel waarde aan het oordeel van onze klanten over onze dienstverlening. Zowel positieve als negatieve feedback van klanten kunnen we gebruiken om onze dienstverlening te verbeteren. Binnen Bilanx zijn er verschillende manieren om deze feedback kenbaar te maken. Ten eerste bieden we onze klanten de mogelijkheid om -als zij niet tevreden zijn- een klacht in te dienen via onze interne klachtenprocedure. We proberen hier dan een oplossing voor te vinden zodat de klachten van klanten naar ieders tevredenheid opgelost worden. Als beide partijen er samen niet uitkomen kan de klant zijn klacht indienen bij het KIFID. Een onafhankelijk klachteninstituut voor financiële dienstverleners waarbij we zijn aangesloten. Zij beslechten onafhankelijk klachten en geschillen tussen consumenten en financiële dienstverleners. Zoals in figuur 1 te zien is neemt het aantal klachten sinds 2014 toe. klachten per jaar Sinds 2014 worden medewerkers ingekomen via IKP gestimuleerd om klachten te rapporteren. Als een klant niet tevreden is, om welke reden dan 155 142 ook willen we dit weten. Dit zijn voor ons belangrijke leermomenten. De 88 73 klacht moet niet alleen opgelost 68 worden, er moet ook actie ondernomen worden om ervoor te 2010 2011 2012 2013 2014 zorgen dat de klacht niet terugkomt, niet voor de gedupeerde klant maar Figuur 1: aantal klachten via IKP per jaar ook niet voor andere klanten van Bilanx. Sinds 2014 categoriseren we klachten in een negental categorieën. Hieraan kunnen we snel de pijnpunten binnen onze dienstverlening ontleden. Een analyse van de klachten in 2014 laat zien dat de meeste klachten te maken hebben met verkeerde verwachtingen van klanten of verkeerde communicatie. Slechts 5 % van de klachten worden veroorzaakt door foutieve interne processen of foutieve verwerking. Dit is een acceptabel percentage. De komende jaren willen we zoveel mogelijk klachten aan het licht brengen en analyseren zodat we intern manieren kunnen vinden om onze communicatie richting de klant te verbeteren. Dit zal onduidelijkheden bij de klant wegnemen en hierdoor scheppen we realistische en juiste verwachtingen. 5
Daarnaast verwachten we dat het klanttevredenheidsonderzoek welke in 2015 gehouden gaat worden, pijnpunten en klachten onder klanten aan het licht brengt. De data uit dit onderzoek geeft inzichten in onze klanten, aan de hand hiervan kunnen we de kwaliteit van de dienstverlening naar een hoger niveau brengen en het aantal klachten verlagen.
Ketenverantwoordelijkheid Bilanx is niet een opzichzelfstaand bedrijf. Bilanx is onderdeel van een keten. Als financiële dienstverlener adviseren we ondernemers en particulieren. Toch zal Bilanx niet elke klant accepteren. Aangaande klantacceptatie kiest Bilanx er bewust voor om een aantal potentiële klanten niet van dienst te zijn (zie hiervoor ook het blauwe kader Klantacceptatie op deze pagina). Bilanx kan als onderdeel van de keten ook een voorbeeldrol of onderwijzende rol op zich nemen. De adviseur of accountant kan ondernemers adviseren op het gebied van MVO. Omdat de accountant/adviseur de situatie van de cliënten kent zou de adviseur Klantacceptatie suggesties en aanbevelingen op het Bilanx maakt gebruik van een streng gebied van maatschappelijk verantwoord klantacceptatiebeleid. We willen zoveel mogelijk klanten van dienst zijn maar kunnen niet iedereen ondernemen kunnen doen. Zo zouden we bedienen. Zowel klanten als subklanten (klanten van een ‘eye opener’ voor cliënten kunnen klanten die we adviseren) worden aan de voordeur zijn. In de toekomst wil Bilanx ook op getoetst op een aantal criteria. Als er informatie is die erop wijst dat de cliënt zich bezig houdt met gebied van MVO een adviserende rol witwaspraktijken, financiering van terrorisme of met kunnen spelen voor huidige en potentiële andere criminele activiteiten wordt de cliënt niet klanten. We willen MVO op de agenda van geaccepteerd. Middels checklists en procedures de klant zetten. We krijgen steeds vaker wordt verder gecontroleerd of Bilanx geheel onafhankelijk van de cliënt is en wordt de integriteit vragen van onze klanten hoe om te gaan van de cliënt getoetst. Een directielid neemt altijd de met MVO. We begeleiden bij het opstellen uiteindelijke beslissing tot acceptatie en bij enige van een MVO beleid en bespreken de twijfel vindt er directieoverleg plaats. belangrijkste punten op gebied van MVO in de branche van de klant. Een andere rol die Bilanx in de keten vervuld is die van inkoper/afnemer. Leveranciers met een duidelijke, positieve visie aangaande MVO genieten de voorkeur. Voor details aangaande de rol van inkoper zie hoofdstuk MVO & Inkoopbeleid.
6
MVO & Medewerkers Net als klanten vervullen medewerkers een belangrijke rol binnen de organisatie. De medewerkers van Bilanx vervullen een cruciale rol in het contact met klanten en voeren de kernactiviteiten uit. We willen investeren in onze medewerkers en zorgen voor goede arbeidsomstandigheden, complete en uitdagende functies en passende opleidingsmogelijkheden. In onderstaande tabel zijn de kengetallen met betrekking tot de medewerkers weergegeven. Totaal AA AD FP FTE
%vrouw(A) % parttime
Gemiddelde leeftijd in jaren o.b.v. FTE’s
Gemiddelde duur dienstverband in jaren
2010 55
28
26
1
34.39 26%
62%
42.70
10.81
2011 58
25
31
2
32.44 28%
62%
40.83
9.43
2012 56
26
27
3
33.30 37%
71%
40.10
9.57
2013 53
25
26
2
34.65 40%
70%
42.33
10.54
2014 48
21
25
2
30.92 40%
65%
43.59
12.07
Tabel 3: Kerngetallen MVO & Medewerkers a
procentueel aantal vrouwen op basis van totale FTE’s.
Samenstelling personeelsbestand Opvallend is dat het aantal FTE’s ten opzichte van de voorgaande jaren daalt. ICT speelt een steeds grotere rol binnen de accountancy. Veel processen zijn effectiever geworden door ICT of overgenomen door automatisering. Zo wordt het boeken van een administratie steeds meer geautomatiseerd door toepassingen als automatisch inlezen van mutaties en facturen. Dit heeft grote gevolgen voor het personeelsbestand. Werkzaamheden veranderen en verschuiven. In 2014 heeft dit tot gevolg gehad dat er afscheid is genomen van een aantal medewerkers die administratieve werkzaamheden verrichten voor zowel de interne organisatie als voor cliënten. Simpelweg omdat deze werkzaamheden wegvielen. De flexibele schil van (vaak jonge) flexwerkers is verdwenen. Ook voor deze groep werknemers verdwenen de werkzaamheden. Overige werkzaamheden werden overgenomen door werknemers met een vast dienstverband. Met het afscheid nemen van flexwerkers zien we de gemiddelde leeftijd van het personeelsbestand en de gemiddelde duur van de dienstverbanden in jaren stijgen. Deze keuzes hebben negatieve gevolgen voor het doel om het personeelsbestand te verjongen. Door de verschuiving in werkzaamheden zal er in de toekomst ruimte komen voor nieuwe functies en vaardigheden. Met dit vooruitzicht spreken we de hoop uit dat we in de nabije toekomst jonge professionals kunnen aannemen. Dit is sterk afhankelijk van (bedrijfs)economische ontwikkelingen.
7
Wajongers In een divers personeelsbestand horen ook mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Binnen Bilanx is bekeken of er werkzaamheden zijn voor mensen met een arbeidsbeperking. Met de komst van de participatiewet willen we in de rol van (HR) adviseur voor ondernemers het goede voorbeeld geven en mensen met een arbeidsbeperking de kans bieden om te participeren in de samenleving. Sinds 2013 werken we samen met Stichting Charitas. Via deze stichting hebben we twee hoveniers aan het werk. Daarnaast komen er wekelijks twee werknemers van Charitas om het oud papier van de kantoren in te zamelen. Sinds dit jaar werken we ook samen met stichting Wios uit Wierden. Via stichting Wios hebben we elke morgen een jongedame aan het werk die de keukens en spreekkamers aanvult en schoon houdt. Deze ‘Wajongers’ hebben een lichamelijke, psychische of verstandelijke beperking. Ze vragen om een aangepaste aanpak en het inwerken kost wat meer tijd en moeite. Dit is echter zeker de moeite waard. Deze medewerkers hebben een goede werkhouding, zijn erg loyaal en stralen hun positiviteit uit op het overig personeel. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim binnen Bilanx schommelt de laatste jaren nogal. Vooral langdurige ziekte (langer dan 10 werkdagen aaneengesloten) is een steeds groter wordend probleem. Het gemiddeld verzuim in Nederland was in 2013 3.9%. 7% hiervan is langdurig. Het landelijk psychisch verzuim neemt toe naar 35% in 2013. Psychische klachten waaronder stress door toenemende werkdruk of financiële druk van de recessie zijn oorzaak van de toename van langdurige ziekte. In de financiële dienstverleningssector was het landelijke ziekteverzuimpercentage 2,9% in 2013. De ziekteverzuimcijfers van 2014 zijn op moment van schrijven niet bekend. Het gemiddelde ziekteverzuim over de eerste drie kwartalen van 2014 is 3.7%. De dalende lijn in kortdurend ziekteverzuim blijft zich binnen Bilanx doorzetten. Doel is om het kortdurend ziekteverzuimpercentage in 2015 onder de 1% te krijgen. Het gemiddelde ziekteverzuim percentage daalt in 2014 na drie jaar van toename. Een lijn die we samen met de Arbodienst voor 2015 vast willen houden. Op het langdurig ziekteverzuim is lastig grip te krijgen terwijl de langdurige zieken voor meer dan 80% bijdragen aan het ziekteverzuimpercentage van Bilanx. Het is van groot belang om grip te krijgen op deze groep zieke werknemers. Samen met de Arbodienst is een plan gemaakt om in 2015 ook het langdurig ziekteverzuim te verminderen. Hiervoor gebruiken we middelen die helpen om ziekteverzuim te voorkomen i.p.v. te genezen. Dit kan gedaan worden door actief bezig te zijn met de gezondheid van de medewerkers. Het inventariseren van mogelijke probleemgevallen en door actieve begeleiding anticiperen op toekomstig ziekteverzuim. Vroegtijdig constateren, anticiperen en oplossen. Door personeelsleden meer inzicht te geven in de cijfers en kosten van ziekteverzuim, creëren we bewustwording. In 2015 wordt door middel van bovenstaande acties getracht de ziekteverzuimpercentages van alle afdelingen te laten dalen.
8
Verbeterinitiatieven Er zijn in de organisatie gedurende het jaar vaste communicatie- en contactmomenten. Deze momenten worden gebruikt om medewerkers in te lichten maar ook om te inventariseren wat er in de organisatie speelt. Deze momenten dienen ook als mogelijkheid voor medewerkers om input aan te dragen. In 2013 is het Bilanx personeelsblad in het leven geroepen met als doel meer interne communicatie. Waarbij de nadruk ligt op communicatie van directie naar medewerkers en communicatie tussen afdelingen. Zo worden medewerkers ingelicht over en betrokken bij de activiteiten en werkzaamheden van de directie. Een onderzoek na een jaar laat zien dat het personeelsblad gelezen wordt en dat men deze niet wil missen, echter het blad zorgt niet voor interactie. In 2015 gaan we opzoek naar verbeterinitiatieven die synergie opleveren. Samenwerken moet meer opleveren dan twee personen die individueel werken. Dit heeft voor een groot gedeelte te maken met ‘check’ en ‘act’. Na het implementeren of uitvoering, moet controle plaatsvinden met feedback en verbeterpunten zodat de volgende implementatie en uitvoering van betere kwaliteit is. Zo blijf je continue leren van je werkzaamheden en van elkaar. Daarnaast bekijken we middelen die interactie tussen personen (van verschillende afdelingen) faciliteert. Het is erg belangrijk om van elkaar te leren, en kennis te delen, zo hoeven zaken niet continue opnieuw uitgevonden te worden. Ook zullen in 2015 de lange termijn strategie met de tactische actieplannen Bilanx-breed uitgerold worden. Dit zal synergie creëren, effectiviteit stimuleren en zorgen dat op concrete verbeterpunten bijgestuurd zal worden. Zo kunnen doelen bereikt worden en blijven we continue groeien en verbeteren. Elk jaar organiseert Novak in samenwerking met Full Finance het benchmarkonderzoek salaris- en kantoorontwikkelingen. Het geeft inzicht in de omzet- en kostenstructuur van het kantoor ten opzichte van andere kantoren in de markt. Bilanx neemt elk jaar deel aan het onderzoek om zich te meten met de omringende kantoren. Aan hand van de uitkomsten van dit onderzoek wordt bekeken of beloningsstructuren op brancheniveau liggen. Vertrouwenspersoon Binnen Bilanx is een vertrouwenspersoon aangesteld. Voor alle zaken of gebeurtenissen waarover medewerkers op een vertrouwelijke manier willen praten kan men terecht bij de vertrouwenspersoon. Voornamelijk in situaties waar sprake is van ongewenst gedrag zoals (seksuele) intimidatie, geweld, pesten en andere vormen van gedrag waarvan betrokkene laat blijken en/of de pleger redelijkerwijs moet begrijpen dat betrokkene dat gedrag ongewenst vindt. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en probeert een oplossing te vinden voor het probleem of ze probeert tips en aanwijzingen te geven om met 9
het probleem om te gaan. Er is binnen Bilanx bewust gekozen voor een vrouwelijke vertrouwenspersoon. Er wordt de laatste jaren minder gebruik gemaakt van de vertrouwenspersoon. Dit zou zowel een goed als een slecht teken kunnen zijn. Binnen Bilanx willen we de vertrouwenspersoon het komende jaar onder de aandacht brengen zodat medewerkers weten dat deze mogelijkheid aanwezig is. Beoordeling en beloning Elk jaar wordt met elke medewerker een beoordelingsgesprek gevoerd. In 2014 is overgestapt op een nieuw beoordelingspakket. Dit pakket biedt de medewerker de mogelijkheid om zichzelf te beoordelen. Zo kan de medewerker met zijn meerdere in gesprek over de resultaten. Een beoordeling is nu tweerichtingsverkeer en biedt de mogelijkheid om over de resultaten te discussiëren. Het nieuwe pakket biedt de mogelijkheid van persoonlijke competenties en doelen. Daarnaast biedt het completere beoordelingen en doelen waarin elke individuele medewerker zich kan vinden. Dit zorgt voor uitdagingen op persoonlijke niveau, een ijkpunt en een streven. Dit zal bijdragen aan een cultuur van continue verbeteren en persoonlijke groei. Bilanx maakt gebruik van loonschalen welke gekoppeld zijn aan de functie en het opleidingsniveau. Elke loonschaal heeft een start- en maximaaltarief. Op basis van (persoonlijke) prestaties en economische ontwikkelingen wordt al dan niet besloten medewerkers prijscompensatie en/of loonsverhoging te geven. Opleidingsmogelijkheden Bilanx kent een vast opleidingsbudget. Er wordt in overleg met de medewerker bekeken of hij/zij een opleiding of cursus kan volgen. Bepaalde functies vereisen permanente educatie, deze cursussen worden vanzelfsprekend elk jaar gevolgd. Bilanx streeft ernaar om elke medewerker de mogelijkheid te bieden om zich persoonlijk te ontwikkelen. Bilanx doet dit onder andere door gebruik te maken van de expertise die ze al in huis heeft. Er worden periodiek interne cursussen aangeboden zodat medewerkers van elkaar kunnen leren. Zo is men binnen kantoor op de hoogte van de werkzaamheden en expertise van collega’s maar wordt ook een stuk kennis overgedragen van collega op collega. Daarnaast worden medewerkers gestimuleerd om te bekijken of er opleidingen of cursussen zijn die bijdragen aan de persoonlijke ontwikkeling en een verrijking zijn voor de werkzaamheden die hij of zij binnen Bilanx uitvoert. Flex & Thuiswerken De keuze voor flex- en/of thuiswerken geldt voor medewerkers met een dienstverband van 32-40 uur. Met parttimers worden individuele afspraken gemaakt zodat zij pro rato dezelfde mogelijkheden hebben. Bilanx biedt haar medewerkers flexibele werktijden. Medewerkers kunnen het werk aanvangen tussen 7.30 en 9.00 uur. Een lunchpauze van 30 minuten is verplicht. Dit is belangrijk voor de afwisseling, gezondheid en productiviteit. Verder zijn er mogelijkheden voor medewerkers om thuis te werken. Zo kan men vanuit huis haar werkzaamheden voor Bilanx verrichten. Met deze regelingen bieden we onze medewerkers de flexibiliteit om de thuissituatie en de werksituatie zoveel mogelijk op elkaar te laten aansluiten. 10
MVO & Inkoopbeleid Om diensten te kunnen aanbieden zoals Bilanx dat in het verleden heeft gedaan en in de toekomst ook wil blijven doen zullen we zaken moeten inkopen en verbruiken. Het doel is om de ecologische voetafdruk zo klein mogelijk te maken en ons verbruik continue te verlagen. Energie- en gasverbruik
Energieverbruik 120000 Elektriciteit
100000
m3
80000
Gas
-10% -3%
-7%
60000
-30%
40000
+9%
-14%
-7% -32%
20000
47% %
-37%
0 2009
2010
2011
2012
2013
2014
Figuur 2: Elektriciteit- en gasverbruik per jaar
Het elektriciteit- en gasverbruik van de afgelopen jaren is gemiddeld genomen gedaald (zie figuur 3 en tabel 4). Een uitzondering hierop is het gasverbruik over 2013. In dit jaar is het verbruik met bijna 50% toegenomen. De overstap naar een nieuwe gasleverancier in dit jaar heeft voor een vertroebeld beeld gezorgd. De berekening van het verbruik is op basis van schatting gebeurd. We verwachten dat een onrealistische schatting is geweest. In de afgelopen jaren is er veel geïnvesteerd in het verlagen van het gasen elektriciteitsverbruik. Het gasverbruik was voor de invoering van de besparende maatregelen laag. We verwachten dat de komende jaren het gasverbruik niet verder zal afnemen. Daarnaast is het gasverbruik erg afhankelijk van het weer. Doel voor 2015 is: Het gasverbruik moet minimaal gelijk blijven. Figuur 3: energie- en gasverbruik t.o.v. branche
11
Het elektriciteitsverbruik is de afgelopen 2014 doorgezet. Hoewel ook het branchegemiddelde (zie hiervoor figuur 4) zit is het doel dit te blijven verlagen. Komend jaar worden meer energiebesparende lampen geïnstalleerd. Daarnaast gaan we door met de bewustwording van medewerkers inzake energieverbruik: ‘Is het echt nodig dat bepaalde apparaten aanstaan?’ Er wordt bedrijf breed bewust omgegaan met energie en er wordt gebruik gemaakt van energiebesparingsmogelijkheden.
jaren fors gedaald. Deze dalende lijn wordt ook in elektriciteitsverbruik van Bilanx onder het Nacht Verbruik elektriciteit
Dag Verbruik elektriciteit
Totaal Elektriciteit
Totaal Gas
2009
44854
68191
113045
16691
2010
37780
64215
101995
18125
2011
37723
61574
99297
15504
2012
34604
58019
92623
10483
2013
20621
44294
64915
10483
2014
18799
41829
60628
9679
Tabel 5: Verbruik in m3 per jaar
Postbezorging & Papiergebruik De totale kosten van de postbezorging zijn in 2014 met 9% gedaald. Hieruit kunnen we concluderen dat er minder post is verzonden. De reden van deze daling is het digitaliseringsproces waar Bilanx momenteel mee bezig is. We proberen in de toekomst nog minder stukken per post te verzenden, dit doen we door nog meer gebruik te maken van digitale mogelijkheden. Zie voor meer informatie hierover het kopje digitalisering. Het papierverbruik is met 3 pallets in 2014 gelijk gebleven. Dit is te verklaren door het groot aantal evenement waaraan we in 2014 hebben deelgenomen. Hiervoor printen we in eigen beheer grote aantallen flyers en folders. Voor intern gebruik neemt het papier gebruik af. Extern is dit lastiger te bewerkstelligen. Door meer digitaal te communiceren en te versturen streven we naar een papierverbruik van 2 pallets in 2015. Dit wordt mede bewerkstelligd door het nadenken over het verlagen van papierverbruik voor externe commerciële doeleinden. Het papier dat gebruikt wordt is milieuvriendelijk, hout- chloor- en zuurvrij papier. Het beschikt over alle belangrijke kwaliteits- en milieukenmerken voor papier. Digitalisering Bilanx is bezig met een digitaliseringsproces en heeft zich als doel gesteld om een digitaal kantoor te worden. Alle klantdossiers zijn digitaal. De volgende stap in dit proces is digitaal communiceren. Alle uitgaande facturen worden per 1-1-2015 digitaal verzonden , in de loop van 2015 geldt dit ook voor de aanmaningen. Leveranciers wordt verzocht facturen digitaal naar ons te versturen.
12
Per 2013 maakt Bilanx gebruik van MijnAccountantsPortal(MAP). Dit is een grote stap in digitalisering. Op MAP kunnen klanten stukken digitaal aanleveren, opvragen en inzien. Verder kunnen stukken via de portal digitaal ondertekend worden. In 2015 zullen naast de publicatiestukken en de jaarrekeningen ook de aangiftes middels de portal lopen. Zo hoeven we rapporten en adviezen niet meer per post te versturen en kan het ondertekenen digitaal. Dit verkleind de ecologische voetafdruk op gebied van postbezorging en papierverbruik. Naast MAP stimuleren we klanten om te werken met online diensten zoals online boekhouden en online salarisverwerking. Dit bespaart tijd, moeite en geld; er vindt minder onnodig transport plaats en er zal minder papier verbruikt worden. Vooral voor evenementen wordt nog regelmatig gebruik gemaakt van drukwerk. In 2015 gaan we opzoek naar mogelijkheden om dit drukwerk te digitaliseren. Afval Tot op heden werd binnen Bilanx alleen papier gescheiden. In 2015 is afvalscheiding een speerpunt. We zullen toezien op het scheiden van papier en karton. Door regelmatig te communiceren over deze scheiding, creëren we bewustwording onder de medewerkers. We hebben de mogelijkheden van groen en grijs afval scheiden onderzocht. Helaas biedt de afvalverwerker niet de mogelijkheid om groen en grijs afval afzonderlijk op te halen. Daarom zullen we in 2015 ons bezig houden met het beter scheiden van papier en restafval. Dan kunnen we als onze afvalverwerker gescheiden gaat ophalen, mogelijk in 2016 de stap naar het scheiden van groen en grijs afval maken.
13
MVO & Omgeving Naast betrokkenheid bij klanten, medewerkers en milieu wil Bilanx betrokken zijn bij haar omgeving. Als onderdeel en gebruiker van de maatschappij wil Bilanx wat teruggeven aan de maatschappij. We doen dit in de vorm van sponsoring en donaties. Bilanx vervult een aantal sponsorschappen voor een langdurige periode, de meeste sponsoring wordt per jaar bekeken en beoordeeld. Elk directielid en de agrarische en MKB afdeling hebben een vast budget, dit zorgt voor duidelijkheid. Dit biedt personeelsleden de mogelijkheid om een sponsoring of een donatie aan te vragen bij Bilanx. Donaties Veel medewerkers van Bilanx zijn buiten werktijd actief voor goede doelen, verenigingen of stichtingen. Via deze medewerkers komen de meeste aanvragen binnen. Aan deze aanvragen proberen we altijd te voldoen door het doneren van een bedrag of middelen. Dit jaar zullen we de goede doelen die we al jaren steunen heroverwegen om zo ook nieuwe of andere goede doelen een kans te bieden. Sponsoring Bilanx sponsoort veelal lokale evenementen, verenigingen en initiatieven. Het initiatief van deze sponsorschappen ligt vaak bij onze medewerkers. We proberen hierin een balans te vinden tussen evenementen die gerelateerd zijn aan onze branches en doelgroepen, en evenementen die de breedte van Bilanx laten zien. We vinden het leuk en belangrijk om zo lokale initiatieven te stimuleren en iets terug te doen voor de gemeenschap.
Almelo 09-02-2015
14
