2013-2014
Coöperatie Baronije UA
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
Coöperatie Baronije UA
Edisonbaan 16a - 3439 MN NIEUWEGEIN Postbus 1383 - 3430 BJ NIEUWEGEIN T: 030 - 214 80 34 (algemeen) F: 030 - 214 80 36 E:
[email protected] KVK: 30283429
Verdiepingsartikel MVO • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
Voorwoord Dank voor uw interesse in een van onze verdiepingsartikelen over Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). MVO staat in toenemende mate in de belangstelling. Bedrijven en organisaties, zowel profit als not for profit, zijn zich steeds meer bewust van de maatschappelijke positie en de invloed van de activiteiten op de samenleving en het milieu. In dit verdiepingsartikel wordt een beeld geschetst van de diverse aspecten van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Baronije is partner van De MVO Wijzer. Dit doen wij met overtuiging, Aaldrik Kap is zelfs recent toegetreden tot het College van Deskundigen van deze norm.
Persoonlijk contact? Een telefoontje volstaat om een afspraak te maken voor een persoonlijke kennismaking of het beantwoorden van eventuele vragen. Hiervoor kunt u bellen met Jan Clement via 030 – 214 80 34.
•••
Wij beschikken over diverse gereedschappen voor 0-metingen of zelfevaluaties tegen diverse normen zoals de MVO Prestatieladder, De MVO Wijzer en de MVO Zelverklaring. Op deze manier kunt u aan uw opdrachtgevers al snel inzichtelijk maken dat u staat voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. Wij wensen u veel leesplezier.
Het intellectueel eigendom van deze materialen berust bij de Coöperatie Baronije UA maar hierbij verlenen wij u een exclusief gebruiksrecht voor u en / of uw organisatie. Het voor andere, met name commerciële, doeleinden gebruiken van deze materialen is zonder schriftelijke toestemming van Baronije niet toegestaan. Bij misbruik gelden de condities inzake intellectueel eigendom zoals aangegeven op onze site.
1
Inloopspreekuren Wist u dat wij regelmatig inloopspreekuren organiseren waarbij u gratis en vrijblijvend gelegenheid heeft om specifieke vragen voor te leggen aan een van onze adviseurs? Deze locatie is gevestigd in Nieuwegein en is goed bereikbaar op minder dan 5 autominuten van de A12,A27 en A2. De locatie beschikt over ruim voldoende, gratis, parkeergelegenheid op eigen terrein.
Verdiepingsartikel MVO • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen 1
Inleiding
Steeds meer organisaties zijn zich bewust van hun maatschappelijke betrokkenheid en verantwoording . Veel organisaties en bedrijven proberen de drie bekende P's van People, Planet & Profit op een eigen wijze in te vullen. Dit wordt ook door de overheid gestimuleerd. De Nederlandse overheid, zowel op nationaal, provinciaal als lokaal niveau, neemt dit steeds meer als een selectiecriterium bij het gunnen van opdrachten. Het volgende stukje tekst, ontleend aan de website van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, is veelzeggend: `De Nederlandse overheid koopt jaarlijks voor 30 miljard euro in. De bedoeling is dat overheden op den duur alleen nog maar in zee gaan met bedrijven die aantoonbaar maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).` De uitdaging zit in het woord aantoonbaar. Er is weliswaar een ISO richtlijn voor maatschappelijk verantwoord ondernemen, de norm ISO 26000, maar dit is geen norm waartegen organisaties en bedrijven zich kunnen laten certificeren door onafhankelijke partijen. Toch biedt deze norm een aantal praktische handvaten. In hoofdstuk 5 zullen we dan ook in gaan op de specifieke elementen en eisen c.q. aandachtspunten van deze norm. Het begrip aantoonbaarheid kan worden ingevuld met een aantal afgeleide instrumenten / normen zoals de MVO Prestatieladder, De MVO Wijzer of de MVO Zelfverklaring. Met deze middelen kunnen organisaties besluiten tot het uitgeven van een maatschappelijk jaarverslag, externe validatie van beleid en uitvoering inzake MVO, het opstellen van een eigen toetsingskader voor het beoordelen van leveranciers etc. Hierbij is het van belang om een heldere en uniforme definitie van MVO te gebruiken. Maatschappelijk betrokken ondernemen, maatschappelijk verantwoord ondernemen, social sustainability, duurzaamheid en social responsibility zijn immers begrippen die veelvuldig door elkaar heen gebruikt worden. Het MVO Platform hanteert de volgende definitie van MVO: MVO is een resultaatgericht proces waarbij een bedrijf over de gehele keten van zijn activiteiten verantwoordelijkheid neemt over de effecten van deze activiteiten op sociaal, ecologisch en economisch gebied, daarover verantwoording aflegt en de dialoog aangaat met belanghebbenden.
Er is dus geen sprake van een enkelvoudige of eenmalige activiteit. Integendeel, MVO is een proces wat ingericht wordt om actief de regie over de gehele keten van activiteiten te nemen en
2
Verdiepingsartikel MVO • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
zo resultaten te boeken. Deze resultaten moeten een positief effect hebben op de aandachtsgebieden die zo treffend verwoord worden in `People, Planet & Profit`.
2 People, Planet & Profit MVO betekent dat organisaties niet alleen streven naar winst om zo op langere termijn de continuïteit zeker te stellen maar dat men bij het uitvoeren van de activiteiten die moeten resulteren in winst ook rekening houdt met de invloed en effecten van die activiteiten op het milieu. Daarbij worden mensen niet alleen als een belangrijke bedrijfsfactor (arbeid) gezien maar houdt men ook rekening met de menselijke aspecten buiten het bedrijf. Uiteindelijk gaat het erom om een goede balans te vinden tussen de drie elementen. Zonder voldoend borging van continuïteit worden immers de werknemers uiteindelijk ook benadeeld, terwijl werknemers die ontevreden zijn en onderbetaald worden aantoonbaar slechter presteren en daarbij ook minder te besteden hebben. Dat een onderneming ook gebaat is bij een voldoende aanbod van grondstoffen en energie is daarbij evident.
2.1 People Uitgangspunt zijn de mensenrechten. Deze rechten bestaan uit sociaal-economische rechten maar ook uit burgerlijke- en politieke rechten. Ook arbeidsrechten en respect voor consumentenrechten op het gebied van gezondheid en leven maken hiervan deel uit. Arbeidsrechten Elke onderneming heeft de verantwoordelijkheid en plicht om internationaal erkende mensenrechten na te leven en te bevorderen binnen het domein van hun activiteiten en invloed. Verantwoordelijkheden in het kader van MVO die hieraan kunnen worden gerelateerd zijn onder andere : • • • • •
geen betrokkenheid bij of (in)directe bijdrage leveren aan het schenden van mensenrechten geen bijdrage leveren aan of voordeel halen uit oorlogsmisdaden en andere misdaden tegen de menselijkheid. In conflictgebieden extra alert zijn op de naleving van elementaire mensenrechten respect voor lokale gemeenschappen en inheemse volkeren respect voor het recht op gezondheid en adequate basisvoorzieningen voor voeding, onderwijs, huisvesting en deelname aan het culturele leven en geen activiteiten ontplooien die de uitoefening van deze rechten belemmeren.
Daarnaast is het goed om te realiseren dat in bepaalde landen en regio´s er een andere levensstandaard is dan wij dagelijks ervaren. Houdt daarom bij bijvoorbeeld het selecteren van
3
Verdiepingsartikel MVO • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
leveranciers ook rekening met de mensenrechten inzake (dwang)arbeid, vrijheid van vakvereniging en eerlijke beloning. Dat deze materie niet makkelijk is staat vast. Wanneer we immers besluiten om geen zaken te doen met een bedrijf dat kinderarbeid gebruikt dan ontnemen we uitgerekend deze kinderen en hun veelal afhankelijke families hun inkomen. Onze ogen dicht doen en net doen of we het niet zien is het andere uiterste. Wellicht kunnen we wanneer we bereid zijn om een iets hogere prijs te betalen wel afdwingen dat deze kinderen minder lang hoeven te werken en er voorzien wordt in (elementair) onderwijs en betere voeding. Consumentenrechten Bedrijven en organisaties dienen ten opzichte van de consumenten eerlijk hun activiteiten uit te oefenen. Deze activiteiten hebben niet alleen betrekking op de handel, marketing en reclame maar tevens dient een onderneming of organisatie de veiligheid en kwaliteit te waarborgen van de goederen of diensten die zij leveren. Relevante wet- en regelgeving op dit gebied1: De Internationale Arbeidsorganisatie (ILO) heeft de rechten en normen op het gebied van arbeid nader uitgewerkt en uitgebreid. Een bijzondere plaats neemt de Verklaring over Fundamentele Principes en Rechten op het Werk (1998) in. De ILO Conventies bieden samen met deze verklaring en met de ILO Tripartiete Beginselverklaring betreffende Multinationale Ondernemingen en Sociaal Beleid en het arbeidshoofdstuk van de OESO Richtlijnen de meest gezaghebbende basis voor de formulering van MVO-normen inzake arbeid. Op grond hiervan moeten bedrijven de volgende arbeidsrechten naleven, respecteren en bevorderen: • vrijheid van vakvereniging en het recht op collectieve onderhandelingen (ILO Conventies 87, 98, aangevuld met 135) • verbod op dwangarbeid (ILO Conventies 29 en 105) • verbod op kinderarbeid (ILO Conventies 138 en 182) • verbod op discriminatie (ILO Conventies 100 en 111). • het recht op arbeidszekerheid (ILO Tripartiete Beginselverklaring, art. 24-28) • het recht op veilige en gezonde werkomstandigheden (ILO Conventie 155) • inachtneming maximaal aantal werkuren (ILO Conventie 1) • het recht op een ‘leefbaar loon’ (ILO Tripartiete Beginselverklaring, art. 34). • het recht op toegang tot noodzakelijke goederen en diensten, op veiligheid, informatie, keuze, gehoor, beroep en bewaar, op consumenteneducatie en op duurzaamheid (VN Richtlijnen voor Consumentenbescherming).
2.2 Planet De term planet wordt gerelateerd aan onze leefomgeving en dan met name de invloed van zowel activiteiten de eigen organisatie, of de activiteiten in een door de organisatie geregisseerde of beïnvloedde leveringskolom.
1
Bron: MVO Referentiekader van het MVO Platform
4
Verdiepingsartikel MVO • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
Er zijn diverse (internationale) doelstellingen en verdragen met betrekking tot milieu en duurzaamheid. Het Kyoto-protocol uit 1997 is hiervan wellicht het meest bekend maar ook de Rioverklaring en het Biodiversiteitsverdrag, beiden uit 1992, liggen hieraan ten grondslag. Ook de Verenigde Naties hebben tijdens de Wereldconferentie in Johannesburg in 2002 de rol van de private sector bij duurzame ontwikkeling benadrukt. Uiteindelijk zijn er tal van specifieke verdragen en wet- en regelgeving waarin aangegeven wordt welke verantwoordelijkheden bedrijven en organisaties hebben wanneer het gaat om het beheersen en borgen van de effecten van de bedrijfsvoering op het milieu. Waarbij milieu dan breed geïnterpreteerd moet worden: water, lucht, bodem, klimaat & ecosysteem en zelfs gezondheid. Het zal duidelijk zijn dat bedrijven en organisaties zich niet kunnen onttrekken aan de plicht om mogelijke negatieve effecten van de eigen bedrijfsvoering én die van eventuele contractpartijen zoveel mogelijk te beperken. Daarbij dienen zij ook nog rekenschap te geven van deze inspanningen en de resultaten. Hierbij moet rekening gehouden worden met de diverse belanghebbenden (stakeholders) waarmee in menig geval een dialoog dient te worden aangegaan. Zelfs “de burger” dient hierbij gezien te worden als een stakeholder. Het is immers niet voor niets dat in de UNECE Aarhus Convention uit 1998 rechten van burgers op informatievoorziening, participatie, toegang tot de rechter en tot de besluitvorming in milieukwesties zijn geformuleerd. Uiteindelijk gelden op basis van de diverse verdragen de volgende grondbeginselen: • • • • •
het beginsel dat de vervuiler betaalt het beginsel van preventieve actie het voorzorgsbeginsel aanpak van milieuschade bij de bron openbaarheid van milieu-informatie
2.3 Profit Ook economische aspecten maken deel uit van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Zonder winst (profit) kan immers de continuïteit van de organisatie niet worden gewaarborgd waardoor uiteindelijk niet alleen medewerkers maar ook andere partijen zoals bijvoorbeeld toeleveranciers gedupeerd worden. Dat profit in dit kader niet gezien kan en mag worden als een oneigenlijke drang naar verrijking en winstmaximalisatie waarbij alle andere aspecten uit het oog worden verloren zal duidelijk zijn. Dat hierbij glijdende schalen en verschillen in interpretatie en referentiekaders mogelijk zijn zal ook duidelijk zijn. Voor economisch gedrag bestaat immers nauwelijks een gemeenschappelijk referentiekader. Beloningsstructuren voor de top van het bedrijfsleven, het verhandelen en dumpen van bijvoorbeeld afval maken dit soms pijnlijk duidelijk.
5
Verdiepingsartikel MVO • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
Er bestaan internationale afspraken met betrekking tot mededinging, (anti)protectionisme en belastingen, maar ook deze afspraken bieden werkgelegenheid aan tal van adviseurs die gespecialiseerd zijn in het zoeken naar de mazen in de wet waardoor maximaal voordeel behaald kan worden. Het maakt immers nogal wat verschil uit in welk land belasting moet worden betaald, welke regels omtrent arbeidsomstandigheden of milieu er zijn of ontbreken etc. Bij maatschappelijk verantwoord ondernemen is winst geen vies woord. Wel wordt er aandacht gevraagd voor de wijze van inkopen, de van toepassing zijnde voorwaarden en een eerlijke winstdeling in de gehele keten. Internationaal Bedrijven die internationaal uitbesteden en maatschappelijk verantwoord willen ondernemen zullen dus moeten nadenken over een aantal praktische aspecten zoals bijvoorbeeld: • Prijsbeleid: doet het prijsbeleid recht aan de sociale kwaliteit van de geleverde producten en de impact op het milieu? • Continuïteit: wordt er ingezet op een meerjarige samenwerking door langdurige contracten? • Condities: zijn de contracten voor alle partijen eerlijk en worden kleine partijen voldoende gerespecteerd en beschermd? • Werkdruk: is er sprake van verantwoorde levertermijnen zodat extreme werkdruk wordt voorkomen? Uiteraard onthouden partijen zich bij MVO van omkoping en corruptie en maken zij geen misbruik van dominante marktposities of afspraken die vrije handel en mededinging belemmeren. Een ander belangrijk aspect is het feit dat door het spel met interne verrekenprijzen en het verleggen van belastingen voor de toegevoegde waarde door middel van specifieke afspraken met name ontwikkelingslanden veel geld mislopen. Hierdoor blijven investeringen uit en blijft de bestaande kloof tussen arm en rijk in stand. In dit kader dient een bedrijf of organisatie die kiest voor het nemen van de maatschappelijke verantwoordelijkheden Ontwikkelingslanden lopen veel geld mis door problemen met interne verrekenprijzen en belastingvrijstelling. Kiezen voor MVO betekent dus ook het nemen van bepaalde verantwoordelijkheden zoals het afdragen van belastingen in het land waar de bedrijfsactiviteiten daadwerkelijk plaats vinden. Daarbij dienen partijen zich te onthouden van “transfer pricing” en het wegsluizen van winsten door juridische constructies met meerdere entiteiten en andere constructies die er op gericht zijn om winsten af te romen of kunstmatig belasting te ontduiken. Het is dus belangrijk dat een organisatie ook dit soort aspecten meeneemt en hier actief verantwoording over aflegt. Dit kan alleen door het formuleren van specifiek beleid en verantwoordelijkheden en het inrichten van de benodigde (management)systemen voor het borgen van de feitelijk uitvoering.
6
Verdiepingsartikel MVO • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
Praktische invulling Bij het invullen van MVO binnen een organisatie moet allereerst worden beseft dat het systeem er op gericht dient te zijn om de diverse stakeholders te betrekken en te informeren en hen de mogelijkheid te geven om invloed uit te oefenen. Het identificeren van alle relevante belanghebbenden en de mate van hun betrokkenheid en invloed is dan ook een uiterst belangrijke eerste stap. Al bij het formuleren van het beleid en de doelstellingen maar zeker ook bij de uitvoering en externe controle moeten de diverse stakeholders zoals bijvoorbeeld werknemers, omwonenden, toeleveranciers en relevante belangengroepen en maatschappelijke organisaties betrokken zijn. Hierbij moet de verantwoordelijkheid voor de keten of bepaalde ketenposities worden onderkend. Ketenverantwoordelijkheid betekent volgens het MVO Platform dat “een onderneming al het mogelijke doet om in de gehele keten verantwoord ondernemen mogelijk te maken, te bevorderen en uit te voeren.” Het is dus van belang om de volgende aspecten nadrukkelijk mee te nemen bij het inrichten van MVO in de organisatie: •
•
• •
Ondernemingsbestuur: Effectief en transparant ondernemingsbestuur is noodzakelijk voor het goed functioneren van een onderneming en het vertrouwen daarin van derden. Het bestuur moet erop toezien dat MVO-taken en -verantwoordelijkheden expliciet worden opgenomen in het beleid en dat daarbij de nodige beheerssystemen worden ontwikkeld die een relatie van wederzijds vertrouwen bevorderen tussen onderneming en de samenleving waarin zij actief is. Risico- en effectanalyse (ketenbreed en –diep): De onderneming dient zich te informeren over de situatie in een bepaald land, regio en/of sector en over de effecten van haar activiteiten in de keten en/of de gemeenschap zodat de bedrijfsvoering zo wordt ingericht dat algemene MVO-normen nageleefd kunnen worden. Beleid: Het beleid omtrent de maatschappelijke verantwoordelijkheid dient te blijken uit een (sectorbrede) gedragscode en een plan van aanpak. Implementatie en managementsysteem: De onderneming dient eerst zelf te controleren of ze zich houdt aan het eigen beleid inzake MVO, de daarbij gestelde doelen en de feitelijke uitvoering. Het MVO Platform zegt hierover: “Zoals dat ook bij kwaliteits- en milieuzorgsystemen gebruikelijk is bestaat een managementsysteem uit een geformuleerd ondernemingsbeleid met daaruit afgeleide procedures voor conformiteit aan de gestelde normen en uit procedures gericht op zelfcontrole zodat de onderneming kan aantonen óf en in hoeverre zij handelt conform de gestelde normen en welke corrigerende maatregelen zij uitvoert om mogelijke discrepanties op te heffen.”
Verantwoording Van het bedrijf of organisatie mag worden verwacht dat het beleid en de mate waarin de doelstellingen zijn gerealiseerd op een transparante wijze naar buiten wordt gebracht. Uitgangspunten voor transparantie en rapportage zijn dat deze relevant, begrijpelijk, juist, volledig en evenwichtig in weergave is.
7
Verdiepingsartikel MVO • • • Kwaliteit – Arbo – Milieu – Optimalisatie • • •
3
Plan – Do – Check - Act
Bij het vormgeven van MVO moet worden dus worden beseft dat alle processen van het bedrijf een rol spelen. Voor een proces als inkoop of productie lijkt dat logisch maar ook het personeelsbeleid en zelfs de marketing en communicatie processen spelen een belangrijke rol bij MVO. Verankering in de bedrijfsvoering van MVO begint met het inventariseren van de verwachtingen van partijen als medewerkers, omwonenden, overheden en klanten met betrekking tot MVO. Op basis van deze inventarisatie kunnen doelstellingen worden geformuleerd waarna de nodige activiteiten moeten worden geïnitieerd om de gestelde doelen te realiseren. Uiteraard zijn deze doelstellingen SMART geformuleerd (Specifiek – Meetbaar – Acceptabel – Realistisch). Vervolgens dient men het beleid te evalueren en indien nodig bij te sturen of aanvullende acties te nemen. Tot slot volgt het afleggen van verantwoording door helder te communiceren over de gestelde doelen en de mate van realisatie. Iemand die bekend is met managementsystemen herkent in een dergelijke benadering meteen de bekende Deming-cyclus van Plan – Do – Check – Act. Het is dan ook niet verwonderlijk dat een integratie met een kwaliteitsmanagementsysteem, gebaseerd op de norm ISO 9001 een goed uitgangspunt is. Op deze wijze wordt MVO verankerd en geborgd in de diverse aspecten van de bedrijfsvoering.
Wist u trouwens dat in de ontwerpversies van ISO 9001: 2015 begrippen als stakeholders en ketenbenadering terugkomen? Het lijkt er dus op dat ISO 26000 ook op onderdelen overgenomen wordt door de nieuwe ISO 9001 norm……
8
