MAART – APRIL 2016 -
Opruimdagen en bijkomende opruimacties: Prullaria en alles wat niet tot het archief behoort wordt uit het archiefdepot geweerd. Een archiefdepot is immers geen stockageruimte. Hiervoor wordt in elke gemeente een of meerdere opruimdagen georganiseerd. Er is afgesproken dat administratieve reeksen enkel in het archief van Roeselare bewaard worden, in andere archieven kunnen ze dus afgevoerd worden. Dat levert spectaculaire foto’s op. o
Gemeente Moorslede
o
Gemeente Wielsbeke
1
o
Gemeente Hooglede
o
Gemeente Ledegem (documentatie uit archiefrekken gehaald met terugkoppeling via secretaris naar personeel)
-
Afstoten administratieve reeksen: Binnen Midwest is er de afspraak dat deze reeksen centraal bewaard worden in Roeselare. Eens deze reeksen in Roeselare volledig zijn, kunnen ze elders worden afgestoten. o kunstenaar Pedro Piet haalt de admin. reeksen die voor hem aan de kant werden gezet in het stadsarchief Izegem op o Vanuit FARO werd aan IGA de vraag gesteld om in te stappen in het project Govpub die als doel heeft op Vlaams en federaal niveau de administratieve reeksen in kaart te brengen. Momenteel is het stadsarchief Roeselare bezig met de opmaak van een ABS waarin ook de titels van de seriële overheidspublicaties worden opgenomen. Wanneer deze ABS klaar is, zal het veel eenvoudiger zijn om informatie met andere te delen. Daarom werd in overleg met Willy Vallaey beslist om (nog) niet in het Govpub-verhaal in te stappen.
-
Opmaken plaatsingslijst: Om een zicht te krijgen op welkarchiefmateriaal zich allemaal in de archiefruimtes bevindt, worden plaatsingslijsten opgemaakt. Deze lijsten dienen als basis voor het opmaken van selectielijsten. o Opmaak plaatsingslijst gemeentearchief Hooglede o Opmaak plaatsingslijst OCMW-archief Hooglede
2
o o o
In kaart brengen van de aanwezige bevolkingsboeken en registers burgerlijke stand gemeente Moorslede (i.f.v. digitaliseringsproject) Opmaak plaatsingslijst OCMW-archief Ledegem Opstart opmaak plaatsingslijst gemeentearchief Moorslede
-
Opmaken selectielijst: o Verwerken van vragen en opmerkingen op de selectielijst gemeentearchief Moorslede o Opmaak selectielijst OCMW Moorslede + toelichting geven bij selectielijst OCMW Moorslede en verwerken van vragen en opmerking hierbij o Opmaak selectielijst OCMW Hooglede
-
Vernietiging van archief: o Aanvraag ingediend bij Rijksarchief Brugge voor vernietiging archief bij archief Moorslede o Opmaak overzicht mogelijke archiefvernietigingsfirma’s o Selecteren van documenten in het gemeentearchief Moorslede die voor vernietiging in aanmerking komen (met medewerking van vrijwilliger Dirk Vandenberghe)
o
-
Selecteren van documenten in het OCMW-archief Moorslede die voor vernietiging in aanmerking komen (met medewerking van vrijwilliger Dirk Vandenberghe)
Archiefoverdracht: Heel wat gemeentelijke diensten hebben in hun bureau nog heel wat documenten liggen die naar het archief kunnen worden overgebracht. Bij de meeste besturen werd gecommuniceerd dat een overdracht momenteel niet mogelijk is wegens plaatsgebrek in de archiefruimte. Een pensioen, verhuis van een dienst, e.d. zijn echter opportuniteiten om met de betrokken dienst samen te zetten en een eventuele archiefoverdracht te bespreken. o Overleg en overdracht dienst Secretariaat en Secretaris Izegem o Overdracht Feestcomité Izegem o Overleg en overdracht dienst VES Izegem o Overleg Rekendienst Izegem o Overleg dienst Bevolking Izegem o Plaatsbezoek brandweer Wingene i.f.v. archiefoverdracht 3
-
Eind april effectieve levering van de groepsaankoop archiefmateriaal via de provincie. De besturen die materiaal bestelden kunnen alles komen ophalen in Roeselare
-
Calamiteit archief Ledegem: o Verder monitoren van klimaatomgeving (T en RV) in archiefruimte Ledegem aan de hand van een datalogger (ontleed bij de provincie) o Resultaten van de ARA-kit bekijken en evalueren o Plaatsen van een bouwdroger in de archiefruimte (RV daalt) o Advies inwinnen bij Jürgen Vanhoutte (FARO) en Wouter Lammens (depotconsulent West-Vlaanderen) o Plaatsbezoek van Wouter Lammens aan archief Ledegem (23/03) o Injecteren van de muren in de archiefruimte (13/04) o Opmaak stappenplan aanpak calamiteit
-
Vragen, opzoekingen een raadplegingen archief: o Izegem: Online aanvragen voor opzoekingen : Genealogie (niet openbaar register BS) – vraag doorgespeeld naar dienst burgerlijke stand Aanvraag aktes door notaris – vraag doorgespeeld naar dienst Patrimonium Opzoeking vertrek Edouard Vergote – vraag doorgespeeld naar dienst bevolking en Ten Mandere Doodsbrief Henri Lannoy – vraag doorgespeeld naar Ten Mandere en SA Roeselare o Moorslede: Vraag naar KB staatsblad 1956 (opgevraagd bij stadsarchief Roeselare) 4
o
Ledegem: Aanvraag voor opzoeking overlijdensakte (vraag doorgegeven aan dienst bevolking)
-
Digitaal archief: o Op uitnodiging van Ingelmunster werd de presentatie van stadsarchief Waregem en Ieper over hun aanpak en integratie van een nieuwe mappenstructuur bijgewoond o Voorbereiden en begeleiden Digital Trashday bij Projectvereniging BIE o Opmaak van handleiding voor een Digital Trashday o rondvraag bij besturen die geïnteresseerd zijn in een testlicentie van KlasseerTool o overleg digitalisatieproject registers burgerlijke stand en bevolkingsboeken Moorslede + bezoek aan Vanden Broele (17/03) o overleg omtrent aanpak fotoserver (08/04). Op deze server krijgen zowel recente foto’s als foto’s uit het archief een plekje. o Overleg Tatsevoet omtrent eventuele digitalisatie archief (in de eerste plaats fotoarchief) van stad Izegem o Begeleiden en adviseren van OCMW Moorslede, gemeente Moorslede en Wielsbeke bij opmaak nieuwe mappenstructuur o Adviseren dienst Sport (stagiair) bij opruimen mappenstructuur
-
Vrijwilligers: o Izegem: Ten Mandere overleg en briefing opdracht Ten Mandere herverpakken en opmaak plaatsingslijst oud archief
o
Moorslede: Nadia Noyez schonen van bouwdossiers i.s.m. met de betrokken dienst Dirk Vandenberghe komt helpen met het uithalen van de documenten uit het gemeentearchief Moorslede en OCMW-archief Moorslede die voor 5
vernietiging in aanmerking komen
-
Studiedagen, stuurgroep, teamoverleg, e.a.: o Voorbereiden en voorzitten van Stuurgroep IGA (09/03) o Presentatie en aanwezigheid op WAP-dag (21/03) o Bijwonen infovergadering selectielijst OCMW-archief in Rijksarchief Kortrijk (24/03) o Voorbereiden en bijwonen Intervisiegroep Midwest – archief (25/04) o Opstellen van motivatie voor de voltijdse aanwerving van de archiefmedewerker op C-niveau. Het CBS van Moorslede, Izegem, Hooglede en Wielsbeke gaan akkoord. Ledegem neemt een afwachtende houding aan (bijkomend overleg met burgemeester). o Archiefteam-overleg Wingene
-
6
