Maankwartier Heerlen, eindrapport

Maankwartier Heerlen, eindrapport

Analyse kostenramingen en contracten (onderzoeksperiode februari - augustus 2013, peildatum eindrapport 1 juli 2013)

15 januari 2014

Maankwartier Heerlen, eindrapport

Kenmerk R002-1214778MTV-ijd-V05-NL

Verantwoording Titel

Opdrachtgever Projectleider Auteur(s)

Tweede lezer Projectnummer Aantal pagina's Datum Handtekening

Maankwartier Heerlen, eindrapport (analyse kostenramingen en contracten onderzoeksperiode februari- augustus 2013, peildatum eindrapport 1 juli 2013 Gemeente Heerlen H.B. Remmerts ing. Marcel Volleberg RKN, ir. Roel van den Bosch mr. Hedwig Tummers en ir. Anne van Boxtel ir. Roel van den Bosch en mr. drs. E.R. Hijmans 1214778 134 (exclusief bijlagen) 15 januari 2014 Ontbreekt in verband met digitale verwerking. Dit rapport is aantoonbaar vrijgegeven

Colofon Tauw bv BU Ruimtelijke Kwaliteit Dr. Holtroplaan 5 Postbus 1680 5602 BR Eindhoven Telefoon +31 40 23 25 55 0 Fax +31 40 23 25 57 5

Dit document is eigendom van de opdrachtgever en mag door hem worden gebruikt voor het doel waarvoor het is vervaardigd met inachtneming van de rechten die voortvloeien uit de wetgeving op het gebied van het intellectuele eigendom. De auteursrechten van dit document blijven berusten bij Tauw. Kwaliteit en verbetering van product en proces hebben bij Tauw hoge prioriteit. Tauw hanteert daartoe een managementsysteem dat is gecertificeerd dan wel geaccrediteerd volgens: -

NEN-EN-ISO 9001

Maankwartier Heerlen, eindrapport onderzoeksfase 1a

5\134


6\134



Inhoud Verantwoording en colofon .......................................................................................................... 5 1 1.1 1.2 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.4 1.5

Managementsamenvatting ......................................................................................... 13 Inleiding ......................................................................................................................... 13 Juridische analyse ......................................................................................................... 14 Financiële analyse......................................................................................................... 15 Conclusies investeringsraming Definitief, 31 augustus 2013 ........................................ 17 Conclusies opbrengsten ................................................................................................ 19 Kosten en opbrengsten vergeleken............................................................................... 20 Conclusies VtW’s .......................................................................................................... 21 Aanbevelingen............................................................................................................... 21

2

Inleiding........................................................................................................................ 25

2.1 2.2 2.3

Leeswijzer ..................................................................................................................... 25 Het project Maankwartier............................................................................................... 25 Definities........................................................................................................................ 27

3 3.1 3.1.1 3.1.2

De opdracht ................................................................................................................. 35 Onderzoeksvragen ........................................................................................................ 35 Fase 1a ......................................................................................................................... 35 Fase 1b ......................................................................................................................... 36

3.1.3

Spoor 1 en 2 .................................................................................................................. 36

4 4.1

Stappenplan ................................................................................................................. 41 Aanpak juridische analyse............................................................................................. 41

4.2 4.2.1 4.2.2

Aanpak financiële analyse fase 1a ................................................................................ 41 Analyse van de kosten .................................................................................................. 41 Verwerken in SSK-methodiek ....................................................................................... 42

4.2.3 4.2.4 4.3 4.4 4.5

In beeld brengen niet begrootte maar wel gemaakte kosten ........................................ 43 Verzoeken tot Wijziging ProRail .................................................................................... 43 Aanpak financiële analyse spoor 1................................................................................ 44 Risicoanalyse ................................................................................................................ 45 Voortgang dossieronderzoek Tauw............................................................................... 47

5 5.1

Juridische analyse ...................................................................................................... 51 Inleiding ......................................................................................................................... 51


7\134


5.2

Beoordeling overeenkomsten Maankwartier ................................................................. 52

5.2.1 5.2.2

Ontwikkelings- en realisatieovereenkomst Maankwartier.............................................. 52 Uitwerkingsovereenkomst Maankwartier....................................................................... 54

5.2.3

Overeenkomst voor het maken, beheren en in stand houden van de Plaat boven het

5.2.4 5.2.5

spoor ten behoeve van het Maankwartier ..................................................................... 58 Toekomstige meerkosten beheer ProRail ..................................................................... 67 Basisovereenkomst voor ontwerpen en realiseren van de Plaat boven het spoor ten behoeve van het Maankwartier op basis van UAV-gc 2005.......................................... 68

6

Contractstrategie KOSSSSS ...................................................................................... 71

6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

Algemeen ...................................................................................................................... 71 Ontwerpovereenkomst KOSSS ..................................................................................... 72 Realisatieovereenkomst KOSSS................................................................................... 73 Sloopovereenkomst (tijdelijk station en crashdeks)....................................................... 74 Overeenkomst Realisatie en Inrichting Fietsenstalling.................................................. 75 Beheer en Onderhoud Plaat.......................................................................................... 76

7 7.1

Financiële analyse - kosten ........................................................................................ 79 Algemeen ...................................................................................................................... 79

7.2 7.3 7.4 7.5

Raming 0 - in beeld brengen van de nulsituatie ............................................................ 80 Raming 1 - vertalen van nulsituatie in de SSK-methodiek ............................................ 80 Raming 2 - actualisatie raming, verwerken adviezen en resultaten risicoanalyse ........ 81 Raming 3 - Analyseren en toevoegen kosten voor VtW’s op het ontwerp en realisatie van de Plaat .................................................................................................................. 84 Analyse VtW’s ............................................................................................................... 84 VtW’s in de pipeline ....................................................................................................... 85 Financiële consequentie VtW’s in kostenraming 3 ........................................................ 86

7.5.1 7.5.2 7.5.3 7.5.4 7.5.5 7.5.6 7.5.7 7.5.8 7.6 7.6.1 7.6.2 7.6.3 7.7 7.7.1

8\134

Schematisch overzicht, stand van zaken 18-03-2013 ................................................... 87 Mogelijke besparingen, reductie kosten en risico’s, extra inkomsten, stand van zaken mei 2013........................................................................................................................ 88 Inhoudelijke besparingen, stand van zaken mei 2013 .................................................. 88 Beheersing risico’s en dekking apparaatkosten, stand van zaken mei 2013 ................ 89 Onderhandelingen met ProRail, stand van zaken mei 2013 ......................................... 89 De verdere aanpak na Raming 3 (Spoor 1 en 2) .......................................................... 90 Kosten en opbrengsten raming 5, 31-08-2013 .............................................................. 90 Scope samenvatting ...................................................................................................... 91 Ramingsresultaten investeringskosten.......................................................................... 92 Ontwikkeling stand van zaken VtW’s vanaf Raming 3 tot heden .................................. 93 Analyse VtW’s ............................................................................................................... 93



7.7.2

Achtergrond van het ontstaan van de VtW’s ................................................................. 96

8

Financiële analyse - opbrengsten............................................................................ 105

8.1

Algemeen .................................................................................................................... 105

8.2 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3

Traceerbaarheid input overzicht inkomsten ................................................................ 105 Zekere en onzekere inkomsten ................................................................................... 105 Risico’s ........................................................................................................................ 106 Probabilistische analyse inkomsten ............................................................................ 106 Ramingsresultaten opbrengsten ................................................................................. 106 Conclusies opbrengsten .............................................................................................. 107

9 9.1 9.2 9.3 9.3.1 9.3.2 9.3.3

Risicoanalyse ............................................................................................................ 111 Doel van de risicoanalyse ........................................................................................... 111 Risicosessie ................................................................................................................ 111 Vertaling naar kostenramingen ................................................................................... 113 Kwantificering d.d. 19 juni 2013 .................................................................................. 113 Kwantificering d.d. 27 juni 2013 .................................................................................. 114 Kwantificering d.d. 4 juli 2013...................................................................................... 114

10 10.1 10.1.1 10.1.2 10.2 10.2.1 10.2.2 10.2.3

Conclusies en aanbevelingen .................................................................................. 119 Juridische analyse ....................................................................................................... 119 Conclusies ................................................................................................................... 119 Aanbevelingen............................................................................................................. 120 Financiële analyse....................................................................................................... 122 Samenvatting aanpak.................................................................................................. 122 Conclusies investeringsraming Definitief, stand per 31 juli 2013 ................................ 123 Conclusies opbrengsten .............................................................................................. 125

10.2.4 10.2.5 10.2.6

Kosten en opbrengsten vergeleken............................................................................. 126 Conclusies VtW’s ........................................................................................................ 126 Aanbevelingen............................................................................................................. 126

11

Achterliggende documenten .................................................................................... 131


9\134


Bijlage(n) 1 Voorstel organogram overlegstructuur Maankwartier 2 Ramingsdossier Maankwartier 3

10\134

Verschilanalyse raming V03 (18 maart 2013) en raming V05 ( 31 augustus 2013)


Managementsamenvatting

1

12\134



1 Managementsamenvatting 1.1

Inleiding

De gemeente Heerlen ontwikkelt met partners (NS en Weller) het project Maankwartier. Het project is complex. Er zijn meerdere overeenkomsten gesloten, er is een begroting en grondexploitatie opgezet en er moeten nog overeenkomsten worden gesloten. Een cruciaal onderdeel van het project is de realisatie van een overkluizing (hierna: de Plaat) boven de perronsporen. Deze Plaat wordt door ProRail in opdracht van de gemeente gerealiseerd. Begin 2013 constateerde de gemeente dat zij behoefte heeft aan een onafhankelijk advies ten aanzien van de gesloten overeenkomsten en de kosten voor het project. De opdracht voor dit advies is aan Tauw gegund. De opdracht van de gemeente Heerlen aan Tauw richt zich met name op een analyse van het huidige kostenmanagement en de reeds overeengekomen contractuele rechten en plichten betreffende het project Maankwartier. De gemeente wil op basis van deze tussentijdse analyse van de geschiedenis van dit project en de aanbevelingen van Tauw voor de toekomst komen tot een realistische kostenopzet inclusief inschatting van de financiële risico’s op basis waarvan de gemeente (indien noodzakelijk) haar grondexploitatie kan bijstellen. Tevens kunnen de bevindingen van de juridische analyse worden gebruikt voor de nog te sluiten overeenkomsten in het project. Tauw heeft in de periode van februari tot en met augustus 2013 dossieronderzoek gedaan op basis van de op dat moment aan Tauw beschikbaar gestelde documenten en waar mogelijk (in overleg met de gemeente) met betrokkenen daarover gesproken. Van de voortgang van ons onderzoek is wekelijks verslag uitgebracht in diverse overleggen waaronder het voortgangsoverleg met het gemeentelijke projectteam. Daarbij zijn door ons geschreven notities toegelicht, actiepunten vastgesteld en nadere informatie uitgewisseld. Bij de sluiting van het dossieronderzoek is peildatum 1 juli 2013 aangehouden voor het schrijven van dit eindrapport. Conceptversies van het eindrapport zijn eveneens met de gemeente besproken. In dit rapport worden de belangrijkste bevindingen en conclusies over de gesloten overeenkomsten en de kostenramingen verwoord. Tevens worden enkele aanbevelingen gedaan voor de nog te sluiten overeenkomsten en worden voorstellen gedaan om de kosten te beheersen en reduceren. Voor definities van de gebruikte termen en afkortingen verwijzen wij gemakshalve naar de definitielijst in paragraaf 2.3 van dit eindrapport. Er zijn met betrekking tot het project Maankwartier in de periode van 2010 tot 2012 de volgende momenten in de tijd en documenten voor de onderzoeksvraag aan Tauw relevant:


13\134


Tabel 1.1 Opgestelde documenten in de tijd

Datum opstelling/

Omschrijving

ondertekening 23 februari 2010

Ondertekening Ontwikkeling en Realisatie Overeenkomst (ORO ) Maankwartier tussen de gemeente Heerlen, NS Poort Ontwikkeling en Weller Vastgoed Ontwikkeling

15 november 2011

Aanbesteding Plaat

12 december 2011

Gunningsadvies Plaat ProRail aan Besix

04 januari 2012

Uitwerkingsoverkeenkomst (UO) Maankwartier tussen de gemeente Heerlen, NS Poort Ontwikkeling en Weller Vastgoed Ontwikkeling

januari 2012 (precieze Basisovereenkomst voor het ontwerpen en realiseren van de Plaat boven het spoor ten datum onbekend)

behoeve van het Maankwartier op basis van UAV-gc 2005 tussen ProRail en Besix (dit betreft een Design & Constructovereenkomst). ProRail heeft dit contract gesloten vanuit haar verplichtingen uit de overeenkomst met de gemeente.

14 februari 2012

Overeenkomst voor het maken, beheren en in stand houden van de Plaat boven het spoor ten behoeve van het Maankwartier tussen de gemeente Heerlen en ProRail

30 maart 2012

Akte zakelijk recht Plaat passeert

16 mei 2012

Opstellen raming ten behoeve van GREX 22 augustus 2012

22 augustus 2012

Opstellen GREX 22 augustus 2012

02 oktober 2012

Vaststellen GREX 22 augustus 2012 in de gemeenteraad

1.2

Juridische analyse

Uit de analyse door Tauw van de overeenkomsten die in de periode 2010 tot 2012 door de gemeente zijn gesloten, komt naar voren dat de inhoud ervan niet goed op elkaar aansluit. Met name de overeenkomst tussen de gemeente Heerlen en ProRail geeft geen goede weergave van de gezamenlijke en overige verwachtingen en belangen bij het realiseren van de Plaat en legt kosten en verplichtingen voor ontwerp en realisatie van de Plaat alsmede de hogere kosten van beheer en onderhoud van het nieuwe station overwegend eenzijdig bij de gemeente Heerlen neer. Het gemeentelijke opdrachtgeverschap van de Plaat werd ingegeven door het vertrekpunt dat alleen de gemeente eigenaar kon zijn van de Plaat indien zij het project wilde realiseren. Veel ‘harde’ afspraken (zoals scope van de opdracht aan ProRail en hoogte opdrachtsom) zijn weggelegd in een veelvoud aan bijlagen van de overeenkomst of in documenten (correspondentie, notities) die geen uitdrukkelijk onderdeel van de overeenkomst zijn. Bovendien zijn de bijlagen met kostenopgaven op onderdelen tegenstrijdig en niet in overeenstemming met de aanbestedingsresultaten, die op het moment van ondertekening (9 februari 2012 door de gemeente, 14 februari 2012 door ProRail) al twee maanden bekend zijn. De overeenkomst biedt weinig houvast op het moment dat er problemen zijn met de ontwikkeling en/of tussen partijen. Er is weinig aandacht voor coördinatie en een duidelijke uitvoeringsorganisatie.

14\134



De overeenkomst regelt weinig of niets over de verdere samenwerking en het afleggen van verantwoording door ProRail naar de gemeente gedurende de realisatie van het project. Hierdoor is sturing door de gemeente op deze overeenkomst moeilijk. De overeenkomst heeft echter betrekking op een bijzonder cruciaal onderdeel van het project. Verder komen in het advies van ProRail aan haar tenderboard in verband met de gunning van de D&C-overeenkomst aan Besix een aantal belangrijke aspecten aan bod (zoals de gevolgen van de keuzes bij de aanbesteding in tijd en geld) die in de overeenkomst tussen gemeente en ProRail niet terug te vinden zijn. Kortom, de overeenkomst tussen gemeente en ProRail is geen goede weergave van de gemaakte afspraken, feiten en omstandigheden waardoor dit tot onduidelijkheid en interpretatiegeschillen heeft geleid. Bijvoorbeeld, voor en na sluiting van de overeenkomst is er per e-mail nog gecorrespondeerd tussen gemeente en ProRail over allerlei aspecten van deze opdracht die beter in de overeenkomst hadden kunnen worden vastgelegd. Een ander belangrijk gevolg hiervan was dat inzicht en grip van de gemeente op de kosten van dit projectonderdeel van Maankwartier ook een stuk moeilijker werd. Dit maakt het overleg en eventueel discussie tussen gemeente en ProRail over de verantwoordelijkheden binnen het project ook lastiger. Voor de projectonderdelen van het Maankwartier waarover ten tijde van het opstellen van dit eindrapport nog overeenkomsten moeten worden gesloten, is het dan ook van belang om de ervaringen uit het verleden te gebruiken. Daarbij zou vooral aandacht moeten komen voor een duidelijke opdrachtbeschrijving, een duidelijk taakomschrijving van de contractspartijen, heldere betalingsafspraken en een goede overlegstructuur. Een goede contractstrategie is daarbij essentieel, met name wanneer deze regelmatig wordt aangepast naar de nieuwste inzichten en omstandigheden. Immers, eenmaal gesloten overeenkomsten kunnen meestal niet (eenvoudig) worden gewijzigd of aangevuld.

1.3

Financiële analyse

Het vertrekpunt voor de kostenanalyse door Tauw is de sluitende grondexploitatie geweest, zoals vastgelegd in de GREX van 22 augustus 2012. De kosten voor Maankwartier zijn daarin geraamd op EUR 50,5 miljoen waarna dit op 2 oktober 2012 is vastgesteld door de gemeenteraad van Heerlen. Dit wordt in dit eindrapport Raming 0 genoemd om daarmee de nulsituatie en startpunt van de financiële analyse door Tauw aan te geven. Tauw heeft bij haar analyse deze begroting van de gemeente eerst omgezet naar een in Nederland algemeen toegepaste kostenramingmethodiek (SSK-methode) om daarmee een juiste toerekening kunnen maken van alle kostencategorieën, waaronder de risicoreservering (Onvoorzien en Risico’s). Dit wordt in dit eindrapport Raming 1 genoemd.


15\134


Tauw heeft daarbij vastgesteld dat diverse kostenposten in de kostenraming ontbraken, zoals een probabilistische berekening op projectniveau. Verder bleek dat de raming op diverse onderdelen, waaronder het prijspeil en de gewijzigde status van de ontwerpen van met name de projectonderdelen KOSSSSS en de Openbare Ruimte (respectievelijk van SO naar VO en van VO naar DO), geactualiseerd dienden te worden. De achterliggende informatie uit de ramingen bleek echter niet of lastig traceerbaar, waardoor oorspronkelijke uitgangspunten achter de gehanteerde getallen dan ook niet eenduidig bekend zijn. Na het omzetten van de kostenraming van de gemeente naar de SSK-systematiek heeft een verdere analyse van de te verwachten kosten geleid tot diverse bijstellingen van onder andere een prijspeilcorrectie, te laag meegenomen ambtelijke kosten, kosten voor nietaanbestedingsplichtige zaken en projectrisico’s. Het voorgaande heeft geleid tot het opstellen van Raming 2 door Tauw. Gezien de aard en omvang van het project, is vastgesteld dat de reguliere projectrisico’s (te) laag in de begroting zijn opgenomen en dat er onvoldoende risicoreservering is opgenomen ter dekking van eventuele VtW’s behorend bij het D&C-contract van ProRail met Besix maar zelfs van het hele project. Tijdens het onderzoek is namelijk gebleken dat er al een fors aantal VtW’s door de gemeente van ProRail waren ontvangen c.q. aangekondigd waren (in de ‘pipeline’ zaten) voor een geschat bedrag van circa EUR 7,1 miljoen. Dit bedrag is erg hoog in verhouding tot de aanneemsom voor de Plaat van EUR 10,7 miljoen. Verder is de onderbouwing van dit bedrag dermate summier dat daaruit niet kan worden vastgesteld of deze VtW’s daadwerkelijk voor rekening van de gemeente of wellicht van een van haar partners moeten komen. In het geval de VtW’s (na onderbouwing en specificatie) wel voor rekening van de gemeente moeten komen, dan is Tauw van mening dat de risicoreservering voor de VtW’s hiervoor aangesproken moet worden. De in de GREX opgenomen resterende risicoreservering van EUR 3 miljoen (in het bijzonder de posten Onvoorzien in de GREX van 22 augustus 2012) is in dat geval echter niet toereikend om dit maar ook andere tegenvallers in het project op te vangen. Raming 2 toegevoegd met de stand van zaken van de VtW’s (stand van zaken medio maart 2013) heeft geleid tot Raming 3. Daarnaast zijn als gevolg van de analyse van de kostenramingen de kosten nader beschouwd, de ramingen opnieuw doorgerekend, is een geactualiseerd risicodossier doorgevoerd en zijn de reeds geboekte kosten tot en met 31 december 2012 in hun geheel verwerkt. Dat heeft geleid tot Raming 4. Deze raming is door de gemeente beoordeeld waarna deze met open aanmerkingen aan Tauw is geretourneerd. Dit heeft geleid tot het aanpassen op enkele ondergeschikte onderdelen en vervolgens Raming 5. Ook zijn de opbrengsten in de werkzaamheden nader beschouwd. In deze nadere analyse is tevens gezocht naar mogelijke kostenbesparingen, het benoemen van beheersmaatregelen op de risico’s en scenarioanalyses voor de nadere uitwerking van bijvoorbeeld de openbare ruimte en KOSSSSS.

16\134



De gesprekken met ProRail zijn gestart over de inhoud van de VtW’s. Op basis van deze gesprekken kan binnenkort bekeken worden of deze terecht zijn, waar de oorsprong ligt, wat de hoogte van het bedrag is en welke partij de rekening zou moeten betalen. Omdat de gesprekken van de gemeente Heerlen met ProRail over de reeds ingediende en nog te verwachten VtW’s ten tijde van het opstellen van Raming 5 en dit rapport nog niet afgerond waren, is de uiteindelijke impact hiervan niet in de ramingscijfers verwerkt. Daarnaast heeft de gemeente Heerlen samen met Tauw acties uitgezet om de mogelijkheden te onderzoeken in kader van Financial Engineering en het inrichten van Project Control. In het kader van Financial Engineering is door Tauw onderzocht welke mogelijkheden er voor de gemeente Heerlen zijn om het project Maankwartier qua financiële opzet anders in te richten. Er is onderzocht of het project Maankwartier een grondexploitatie en niet een kapitaalsinvestering is waarbij ook grond is verkocht. Op basis van een extern advies is er in het verleden met een GREX gestart. Destijds werd verwacht dat een sluitende GREX mogelijk was, terwijl met name de bouw van de Plaat (als civieltechnisch kunstwerk), de realisatie van KOSSSSS en de herinrichting van de openbare ruimte normaliter als kapitaalsinvestering aangemerkt worden. De uiteindelijk in 2012 vastgestelde GREX was sluitend. In kader van Project Control is tot op heden middels het bijwerken van de boekhouding het project gemonitord. Momenteel wordt gewerkt aan een opzet voor Project Control waar de ramingen, boekhouding, budgetten, kredieten en facturen aan elkaar gekoppeld worden, om zo te allen tijde een realtime forecast te krijgen voor het financieel eindplaatje van het project Maankwartier. Naar verwachting is dit in het derde kwartaal van 2013 operationeel. Deze acties tezamen zorgen voor een goed, onderbouwd en traceerbaar beeld van de kosten en de opbrengsten van het project Maankwartier stand van zaken per 1 juli 2013, welke is weergegeven in onderstaande conclusies. 1.3.1 Conclusies investeringsraming Definitief, 31 augustus 2013 Voor de definitieve kostenraming 5 zijn door Tauw twee scenario’s uitgewerkt. Dit zijn het scenario VOOR het treffen van een aantal in het risicodossier aangegeven beheersmaatregelen en een scenario NA het treffen van deze beheersmaatregelen. Hiermee wordt in beeld gebracht wat het effect van de beheersmaatregelen is. Het betreft dan met name de beheersmaatregelen voor de volgende onderdelen:  Het halen van de treinvrije periode in oktober  Constructieve fouten tijdens de uitvoering van de Plaat welke voor rekening zouden komen van de gemeente  Maken van afspraken met ProRail over PEAT kosten Plaat en KOSSSSS  Het halen van de taakstellende bezuinigingen op KOSSSS en openbare ruimte  Maatregelen om grip op gemeentelijke apparaatskosten en externe engineering te houden


17\134




Inrichten van een goede projectcontrol om financiële risico’s te beperken

 

Inrichten van een goede juridische organisatie om contractrisico’s te beperken Inrichten van een goede planning zodat huur panden Parallelweg na 2017 niet meer nodig is



Binnen halen extra subsidies (aan de opbrengstenkant)

De concept raming d.d. 18 maart 2013 (Raming 3) sloot echter op een bedrag van EUR 61.883.553 miljoen, maar daarbij dienden de reeds gerealiseerde kosten tot en met 16 mei 2012 nog te worden opgeteld (dat wil zeggen EUR 5.872.790,00 + EUR 1.735.777,00 + EUR 811.732,00 = EUR 8.420.299,00). Resultaat van deze exercitie geeft het volgende vergelijk op hoofdlijnen:

Tabel 1.3.1.2a

Omschrijving

Bedrag

Totaal verwachte concept raming d.d. 18 maart 2013 (Raming 3)

EUR 61.883.553,00

Optelling gerealiseerde kosten tot en met 16 mei 2012

EUR 8.420.299,00

Totaal Saldo raming concept raming d.d. 18 maart 2013 (Raming 3)

EUR 70.303.852,00

Vergelijking voor de definitieve raming d.d. 31 augustus 2013 dient dus te gebeuren op basis van het bedrag van EUR 70,3 miljoen. Voor de ontwikkeling van de conceptraming d.d. 18 maart 2013 (Raming 3) naar de definitieve d.d. 31 augustus 2013 hebben er veel acties plaatsgevonden, zoals:  Herberekening achterliggende ramingen  Verwerken actualisatie ontwerpen  Nader uitwerken bepaalde onderdelen  Het gestructureerd verwerken van de reeds geboekte kosten tot en met 31 december 2012  Het verwerken van het hernieuwde risicodossier. Voor een weergave van deze ontwikkeling wordt verwezen naar het ramingsdossier. De doorrekening van de hernieuwde raming, inclusief reeds geboekte kosten tot en met 31 december 2012 en de verwerking van het risicodossier leidt tot het resultaat in de volgende tabel.

18\134



Tabel 1.3.1.3b

Omschrijving Totaal verwachte kosten definitieve raming d.d. 31 augustus 2013

Bedrag EUR

65 mln

EUR

- 3,1 mln

EUR

61,9 mln

(VOOR beheersing) Aanpassing kwantificering risico’s door nemen beheersmaatregelen (zie risicodossier Versie 1.4) Totaal verwachte kosten definitieve raming d.d 31 augustus 2013 (NA beheersing):

Volgens de probabilistische analyse is de meest waarschijnlijke uitkomst NA beheersing EUR 61.920.526,00, met een 15 % onderschrijdingskans van EUR 55.873.564,00 en een 15 % overschrijdingskans van EUR 67.910.722,00. Een belangrijk aandachtspunt is dat bij de volgende deelramingen een taakstellende bezuiniging in de kosten is opgenomen van EUR 2.000.000,00 per deelraming:  03. KOSSSSS  12. Afwerking buitenruimten De huidige stand van zaken laat zien dat het mogelijk is om deze taakstellende bezuinigingen te halen. Voor KOSSSSS is hiervoor inmiddels een Value Engineering sessie geweest. Voor de openbare ruimte is het voornamelijk haalbaar door de werkgrenzen van onderdelen van de openbare ruimte welke voor rekening van het Maankwartier komen, aan te passen. 1.3.2 Conclusies opbrengsten Voor wat betreft de inkomsten is er ‘zekerheid’ over het bedrag van EUR 49,7 miljoen, waarvan de gemeentelijke bijdrage van EUR 8,8 miljoen onderdeel is. Deze zekerheid is tussen haakjes gezet, omdat de afspraken met Weller gemaakt zijn over de bijdrage van Weller en de kavelverkoop. Dit zou in werkelijkheid nog kunnen wijzigen. Ook de rente-inkomsten zijn nog voor een deel onzeker. In de vastgestelde GREX is uitgegaan van totaal inkomsten van EUR 50,5 miljoen. Een deel van het verschil wordt veroorzaakt door het mogelijk wegvallen van twee miljoen aan provinciale subsidie (Regio-gelden). Deze 2 miljoen is niet meegenomen in de raming omdat deze op datum standlijn onderzoek niet hard is toegezegd vanuit de provincie. De verwachting is echter dat een deel van de kosten die niet op het project thuis horen, en die mogelijk te verhalen zijn op andere partijen, waaronder ProRail, niet voor rekening van de gemeente komen en dat hier inkomsten opgevoerd kunnen worden.


19\134


Het meest invloedrijke onderdeel in de onzekerheid van de inkomsten is een mogelijke extra bijdrage vanuit EFRO, de Regio en de Provincie (in de ramingen genoemd “Provinciale Subsidie”), waarvoor nu met een kans van 75 % meegenomen is dat het bedrag van EUR 7,0 miljoen binnen gehaald wordt. Deze zorgt er voor dat de meest waarschijnlijke waarde van de inkomsten, volgens de probabilistische analyse EUR 54.661.221,00 is, met een 15 % onderschrijdingskans komt dit neer op EUR 50.255.658,00 en met een 15 % overschrijdingskans op EUR 58.757.084,00. Het binnenhalen van deze subsidie lijkt cruciaal voor het in balans brengen van de kosten en de opbrengsten van het project Maankwartier, en daarmee dus de financiële haalbaarheid van het project. Als het project qua kosten boven de EUR 50,5 miljoen uit komt, is het voor de gemeentelijke begroting van belang dat de gemeentelijke bijdrage onder het in de GREX opgenomen bedrag van EUR 8,8 miljoen, maar in ieder geval onder de maximaal vastgestelde bijdrage van 9,6 miljoen blijft. De noodzaak om binnen de in de GREX opgenomen gemeentelijke bijdrage van EUR 8,8 miljoen te blijven, kan tot gevolg hebben dat er bezuinigingen moeten plaatsvinden die de uitstraling en mogelijk de uitgangspunten van het project Maankwartier kunnen aantasten. 1.3.3 Kosten en opbrengsten vergeleken In onderstaand schema worden de verwachte kosten en opbrengsten onder elkaar gezet, met vermelding van de onder- en bovengrenswaarde van de bandbreedte.

Tabel 1.4 Vergelijk van kosten en opbrengsten, bedragen in miljoen EUR.

Kosten /

Raming versie en datum

baten

Onderwaarde

Meest

Bovenwaarde

bandbreedte

waarschijnlijke

bandbreedte

(15% percentiel)

waarde

(85% percentiel)

Kosten en Oorspronkelijke GREX peildatum 22-8-12

50,5

baten Kosten

Resultaat Raming 5, 31-08-2013

Kosten


58,9

65,0

71,3

55,8

61,9

67,9

50,2

54,6

58,7

VOOR beheersing

NA beheersing

Baten

20\134




1.4

Conclusies VtW’s

Op dit moment is de problematiek rond de ingediende VTW’s die nader onderzocht en waarover onderhandeld dienen te worden, actueel, waarbij de relatie met ProRail in de gaten gehouden moet worden. De stand van zaken omtrent de VtW’s is op dit moment nog erg onzeker, de inhoudelijke gesprekken met ProRail zijn inmiddels gestart. Wellicht kan een deel van de door ProRail aan de gemeente aangegeven VtW’s doorbelast worden naar ProRail of een derde partij (zoals Weller of Jongen).

1.5

Aanbevelingen

Wij hebben de gemeente Heerlen in overweging gegeven om te proberen de onduidelijkheden, lacunes, tegenstrijdigheden of nieuwe inzichten in de overeenkomst met ProRail terzake de Plaat te ‘repareren’ door nadere afspraken met ProRail te maken. Wij begrijpen dat er inmiddels hierover gesprekken zijn gestart met ProRail. Of ProRail bereid is om de tekortkomingen in de contracten achteraf alsnog te verbeteren of daar de verantwoordelijkheid voor te dragen, is niet duidelijk. De stand van het werk van de Plaat op de sluitingsdatum van dit eindrapport brengt echter ook met zich mee dat nadere afspraken met ProRail op sommige punten niet meer nodig zullen zijn. Wij hebben de gemeente eerder ook in overweging gegeven om de mogelijkheden te onderzoeken om Prorail in gebreke te stellen indien er sprake zou zijn van toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst. Voor de projectonderdelen van het Maankwartier waarover in de toekomst nog overeenkomsten moeten worden gesloten (met name KOSSSSS), is het echter van belang om de kennis en ervaringen uit het verleden te gebruiken. Een goede contractstrategie is daarbij essentieel met name wanneer deze regelmatig wordt aangepast naar de nieuwste inzichten en omstandigheden. De contractstrategie is dan de richtsnoer voor de vraag wanneer en welke overeenkomsten nog moeten worden gesloten, welke partijen daarbij betrokken zijn, welke zaken daarbij aan de orde komen of wellicht nog nader moeten worden onderzocht enzovoort. Wanneer op deze wijze op voorhand over de planning van de contractering wordt nagedacht dan kunnen partijen daar rekening mee houden. Het is wel van belang de strategie regelmatig te evalueren en eventueel bij te stellen. Het moet dan ook een ‘levend’ document blijven. Onderhandelingstijd is daarbij een belangrijk (zo niet het belangrijkste) aspect, waarop bij alle nog te sluiten overeenkomsten moet worden gestuurd. Voor de contractstrategie, de contractering en het beheer van de gesloten overeenkomsten is het raadzaam om structureel specialistische (juridische) ondersteuning beschikbaar te stellen en contractmanagement in te stellen. Het is belangrijk om in het kader van duidelijkheid èn de onzekerheden in zowel de geraamde kosten als opbrengsten te communiceren in bandbreedtes. Vanwege de onzekerheden in het ontwerp en in het project in algemene zin, is het belangrijk niet de context achter de raming uit het oog te verliezen, mede om te voorkomen dat één enkel bedrag een ‘eigen leven’ gaat leiden.


21\134


Nadere uitwerking van de plannen, realisatie van de Plaat en het nemen van meer beheersmaatregelen aan de kostenkant, zullen de onzekerheden aan de kostenkant doen afnemen. Aan de opbrengstenkant is het binnenhalen van de subsidie van de Provincie een belangrijk aspect. Door deze maatregelen kunnen de onzekerheden verminderd worden, hiermee kunnen de bandbreedten verkleind worden en wordt het duidelijker of kosten en opbrengsten meer met elkaar in balans gebracht kunnen worden. De belangen van de gemeente Heerlen bij dit complexe en voor de gemeente belangrijke project kunnen verder worden verstevigd door te streven naar continuïteit van bemensing en projectorganisatie. Ook is een heldere uitvoerings- en overlegorganisatie met daarin duidelijke mandaten van belang alsmede ruimte voor escalatiemogelijkheden in geval van problemen met de ontwikkeling of tussen partijen. Daarnaast is het belangrijk om door middel van Project Control en cyclisch contracten risicomanagement de kosten en de risico’s te gaan beheren. De eerste stappen om dit in de projectorganisatie in te bedden zijn genomen, maar het is belangrijk dat er mensen met inhoudelijke kennis en ervaring bij betrokken blijven en op bepaalde expertisegebieden zoals Project Control worden toegevoegd. Op deze wijze zou het mogelijk kunnen zijn om de kosten en de opbrengsten in balans te krijgen en te houden, zodat de droom van het Maankwartier gerealiseerd kan worden.

22\134


Inleiding

2

24\134



2 Inleiding 2.1

Leeswijzer

Voor u ligt de eindrapportage fase 1a van het project Maankwartier te Heerlen. Deze rapportage beschrijft de achtergronden van de analyse van de afgesloten contracten en de projectkosten van dit project. Hoofdstuk 1 is de managementsamenvatting waarin de belangrijkste aspecten van de analyse samengevat weergegeven worden, zoals de samenhang van de verschillende contracten, de GREX, de actualisering van de raming, de belangrijkste projectrisico’s en de conclusies en aanbevelingen. In hoofdstuk 2 worden de voorgeschiedenis en de projectachtergrond beschreven en wordt het doel van dit document beschreven. Tevens bevat dit hoofdstuk een definitielijst van veelgebruikte namen, termen en afkortingen in dit eindrapport. In hoofdstuk 3 wordt de opdracht zoals deze door de gemeente Heerlen aan Tauw is geformuleerd, beschreven. In hoofdstuk 4 wordt ingegaan op de aanpak (het stappenplan) van deze analyse. De bevindingen van de juridische (contract) analyse worden beschreven in hoofdstuk 5. De geadviseerde contractstrategie voor het vervolg wordt beschreven in hoofdstuk 6. In hoofdstuk 7 wordt de financiële analyse van de kosten van dit project verduidelijkt en in hoofdstuk 8 wordt de financiële analyse van de opbrengsten van dit project uiteengezet. In hoofdstuk 9 wordt de risicoanalyse van het project Maankwartier beschreven. Hoofdstuk 10 is gewijd aan conclusies en aanbevelingen. Ten slotte wordt het document voorzien van een opsomming van binnen deze opdracht opgestelde documenten (hoofdstuk 11) en relevante bijlagen.

2.2

Het project Maankwartier

De gemeente Heerlen ontwikkelt met partners (NS en Weller) het Maankwartier. Een ambitieus project: Maankwartier is grootschalig, herbergt verschillende functies en vormt het centrum van zowel Heerlen als Parkstad Limburg. Het is een mobiliteitsknooppunt en het visitekaartje van zowel de stad als de regio. Er zijn meerdere partijen bij betrokken. De realisatie is daarmee ook complex. Een belangrijk onderdeel van het project vormt de overkluizing van de perronsporen. De gemeente Heerlen moet de overkluizing (’de Plaat’) tijdig en juist realiseren zodat de ontwikkelaar op tijd met de realisatie van het Maankwartier aan de slag kan. De bouw en oplevering van de ‘bouwrijpe’ overkluizing is door de gemeente gedelegeerd aan ProRail en reeds aanbesteed. Daarmee is de gemeente een belangrijke tussenschakel met zowel verplichtingen naar de ontwikkelaar als ProRail. Het realiseren van de overkluizing is de directe opgave van de gemeente. De opgave van de gemeente is echter breder.


25\134


De gemeente Heerlen heeft immers belang bij de ontwikkeling en realisatie van het Maankwartier als aanjager voor de ontwikkeling van de Heerlense binnenstad. Vertraging bij de realisatie van het Maankwartier heeft niet alleen financiële gevolgen. Imagoschade is een gevolg dat zich niet laat ondervangen door het juridisch en financieel afdekken van eventuele vertraging of onvoorziene omstandigheden. De eerstkomende belangrijkste mijlpaal is de grote buitendienststelling in oktober 2013, wanneer de betonnen liggers boven de perronsporen worden ingehesen. De planning hiervan is cruciaal voor de verdere doorlooptijd van het project.

De gemeente Heerlen heeft Tauw gevraagd om het interne projectteam te ondersteunen, gebaseerd op kennis en ervaring met complexe projecten, ondersteund door risicomanagement in brede zin. Dit risicomanagement richt zich op het beheersen van de risico’s met als doel om een succesvolle realisatie van het project te vergroten. Alleen met een goede risicoanalyse is het mogelijk om de risico-opslagen goed in beeld te krijgen waardoor de stichtingskostenopzet zo betrouwbaar mogelijk wordt.

26\134



2.3

Definities

Om het lezen van dit eindrapport te vergemakkelijken, zijn enige veelgebruikte namen, termen en afkortingen hieronder nader gedefinieerd. Bouwkosten

De kosten die zijn gemoeid met de fysieke realisatie van de in het

Bovenleiding

project onderscheiden objecten (bouwwerken) Een systeem van draden en portalen / masten boven het spoor

waarop de voedende elektrische spanning staat Bovenwaarde bandbreedte De berekende mate van afwijking rond het gemiddelde van de

Contractstrategie

D&C

investeringskosten, als gevolg van spreidingen in prijzen en hoeveelheden, onzekerheden en risico's. De bandbreedte wordt uitgedrukt door twee waarden (een onder- en een bovenwaarde), behorend bij een aangegeven trefzekerheid. Een op voorhand vastgestelde aanpak voor contractvorming waarin in ieder geval een beslissing is genomen over het type en aantal contracten dat nodig is om een bepaald project (in casu Maankwartier) gerealiseerd te krijgen Afkorting van Design and Construct. Een geïntegreerde

bouwcontractvorm waarin het ontwerp en de realisatie ervan door de opdrachtgever aan één partij (of een combinatie van partijen) wordt opgedragen Deterministische berekening Een raming waarbij risico's en onzekerheden op basis van een inschatting (ervaring, ‘onderbuikgevoel’) worden opgenomen in de kosten DO

Engineeringskosten

Afkorting van ‘definitief ontwerp’. Het definitief ontwerp is het ontwerp dat is aanvaard door de opdrachtgever en op basis waarvan de documenten ten behoeve van de aanbesteding en/of uitvoering (zoals bestek) kunnen worden gemaakt De kosten voor het 'denkwerk' op het gebied van de techniek en daarmee verband houdende vakgebieden met betrekking tot organisatie, milieutechnische, juridische en economische aspecten. Tot deze post kunnen zowel de apparaatskosten van de opdrachtgever behoren (voor zover deze aan het project worden toegerekend) als de kosten die door opdrachtnemers gemaakt worden. Het gaat hierbij niet alleen om ontwerp en/of kwaliteitsbewaking, maar ook om bijvoorbeeld projectmanagement en onderzoeken


27\134


GREX

Afkorting van ‘grondexploitatie’. Een grondexploitatie is een begroting die wordt opgesteld om grondkosten en grondopbrengsten van een ruimtelijk ontwikkelingsplan (zoals een nieuw bestemmingsplan) in beeld te brengen. Aan de kostenkant

Investeringskosten

staan de aankoop van grond, het bouwrijp maken ervan, het inrichten van de openbare ruimte en overhead (onder andere de kosten voor het maken van het plan en de begeleiding van de uitvoering ervan). Aan de opbrengstenkant staan de verkoop van bouwrijpe grond en alle eventuele subsidies en bijdragen De investering die volgens de raming gedaan moet worden om een

Kappen

project te realiseren. Dit is de som van bouwkosten, vastgoedkosten, engineeringskosten en overige bijkomende kosten Betreft de perronkappen: overkappingen zodat de reizigers droog

Kapitaalinvestering

op de perrons kunnen staan Geld dat wordt aangewend in een bedrijfsorganisatie om

kapitaalgoederen (grond, gebouwen, machines, en dergelijke) mee aan te kopen KOSSSSS Afkorting voor diverse projectonderdelen terzake de overkluizing (de Plaat) van het Maankwartier, in het bijzonder Kappen perrons en trappen, Onderwereld onder de Plaat, Station op de Plaat, Stijgpunten van en naar station (trappen), Serres stationzijde en pleinzijde, FietsenStalling en Sloop van tijdelijk station Kwantificering (van risico’s)Het in concrete getallen aangeven van de kans op (percentage) en het gevolg van (bedrag) het optreden van een bepaalde ongewenste gebeurtenis NSPO Afkorting van NS Poort Ontwikkeling bv, inmiddels onderdeel van NS Stations (in het bijzonder het Ontwikkelbedrijf). Een organisatie met als verantwoordelijkheid de (her)ontwikkeling van locaties en het exploiteren van gebouwen en terreinen in en rond stations Objectoverstijgende risicoreservering Een financiële reservering ter dekking van de kennis- en toekomstonzekerheden van het project. Afwijkingen die na vaststelling van deze reservering binnen de scope kunnen worden opgelost, moeten uit deze reservering worden betaald. Voor wijzigingen buiten de scope (beslisonzekerheid) moeten de financiële afspraken worden aangepast. Deze wijzigingen worden niet betaald uit de risicoreservering

28\134



Onderwaarde bandbreedte De berekende mate van afwijking rond het gemiddelde van de investeringskosten, als gevolg van spreidingen in prijzen en hoeveelheden, onzekerheden en risico's. De bandbreedte wordt uitgedrukt door twee waarden (een onder- en een bovenwaarde), Onderwereld

behorend bij een aangegeven trefzekerheid Ook wel genoemd ‘Wereld onder de overkluizing’, Betreft inrichting

ORO

en installatietechnische voorzieningen in de verblijfsruimte aan de onderzijde van de Plaat, bij de perrons en sporen Afkorting van de ‘ontwikkelen realisatieovereenkomst

ProRail

d.d. 23 februari 2010 tussen de gemeente Heerlen, NS Poort Ontwikkeling bv en Weller Vastgoed Ontwikkeling bv. De ORO heeft tot doel om te komen tot een gezamenlijke verdere ontwikkeling en realisering van het Maankwartier Een speciaal gebouwde (tijdelijke) loopbrug over de sporen ten behoeve van treinpassagiers om van en naar de verschillende perrons te kunnen komen Een civieltechnisch kunstwerk die de sporen overwelft waarmee een gebouw boven de sporen kan worden gebouwd, ook wel ‘overkluizing’ genoemd Een raming waarin risico’s en onzekerheden op een expliciete manier door middel van statische technieken zijn opgenomen Een zelfstandige organisatie die op grond van de

RISMAN

beheersconcessie van de Spoorwegwet verantwoordelijk is voor het spoorwegnet van Nederland, in het bijzonder aanleg, onderhoud, beheer en veiligheid. ProRail verdeelt als onafhankelijke partij de ruimte op het spoor, regelt alle treinverkeer, bouwt en beheert stations, legt nieuwe sporen aan en onderhoudt bestaande sporen, wissels, seinen en overwegen. De Nederlandse Staat is de enige aandeelhouder van ProRail B.V. Een gestructureerde methode die vaak wordt toegepast bij

Passerelle

Plaat

Probabilistische raming

ROK SSK

civieltechnische werken waarmee projectrisico' s geanalyseerd en beheerst kunnen worden. RISMAN is door een aantal partijen (waaronder TU Delft, RWS en ProRail) gezamenlijk ontwikkeld Afkorting van ‘realisatieovereenkomst’ Afkorting voor Standaardsystematiek voor Kostenramingen in de Grond, Weg- en Waterbouw, zie CROW-publicatie 137


29\134


SO

Afkorting voor ‘schetsontwerp’. Onder het schetsontwerp wordt verstaan een ontwerp waaraan de opdrachtgever duidelijk kan zien wat de architect of ontwerper voor ogen staat met betrekking tot de vormgeving en de materiaalkeuze van het te realiseren bouwwerk.

Serre

Stijgpunten

Trefzekerheid

UAV-gc

Ook geeft het schetsontwerp een helder beeld hoe het bouwwerk in zijn omgeving zal worden opgenomen. Het ontwerp heeft de status van een voorstel Een doorzichtige/glazen uitbouw aan twee zijden van het te realiseren stationsgebouw (spoor en plein) met ieder een eigen functie Een voorziening op een station waardoor reizigers een hoogteverschil kunnen overwinnen. Stijgpunten kunnen als lift, roltrap of als gewone trap zijn uitgevoerd Een maat voor de betrouwbaarheid van een raming. Gewoonlijk wordt deze aangeduid door een percentage dat de kans aangeeft dat de uitkomst van de raming tussen de in de bandbreedte aangegeven waarden valt. Meestal wordt de trefzekerheid op 70 % gesteld, waarna de bijbehorende bandbreedte wordt berekend Afkorting van Uniforme Administratieve Voorwaarden voor

Vastgoedkosten

geïntegreerde contracten. Dit zijn standaardvoorwaarden die veel van toepassing worden verklaard op geïntegreerde contracten. De meest recente versie is de UAV-gc 2005 Afkorting van de ‘uitvoeringsovereenkomst’ d.d. 9 januari 2012 tussen de gemeente Heerlen, NS Poort Ontwikkeling bv en Weller Vastgoed Ontwikkeling bv. De UO heeft tot doel om diverse onderwerpen uit de ontwikkelen realisatieovereenkomst (‘ORO’) nader uit te werken Alle kosten die nodig zijn voor de verwerving van vastgoed, voor

Variatiecoëfficient

zover deze betrekking hebben op het verwerven van het eigendom van en/of het beheer over het terrein met eventueel hierop aanwezige bouwwerken. Hiertoe behoort ook de nadeelcompensatie Het quotiënt van de standaarddeviatie en het gemiddelde. Hiermee

UO

wordt in één waarde de bandbreedte van een raming weergegeven bij een trefzekerheid van circa 70 % (bij een normaalverdeling is de trefzekerheid tussen [het gemiddelde + de standaardafwijking] en [het gemiddelde -/- de standaardafwijking] 68,4 %)

30\134



Versnelde aanbesteding

Een door ProRail tijdens het VtW-overleg geïntroduceerde uitdrukking waaronder een groep VtW’s wordt gerubriceerd die zijn ontstaan vanwege de versnelde aanpak van de aanbestedings- en contractfase voor het ontwerp en de realisatie van de Plaat om de

VO

realisatie van de Plaat vóór eind 2013 te kunnen realiseren Afkorting van ‘voorlopig ontwerp’. Het voorlopig ontwerp is het

VtW

ontwerp dat onderhevig blijft aan wijzigingen overeenkomstig de wensen van de opdrachtgever tot dit ontwerp door de opdrachtgever is aanvaard. Een voorlopig ontwerp bevat materiaalaanduidingen en kan de uitwerking zijn van een schetsontwerp Afkorting van ‘Verzoek tot Wijziging’. In de UAV-gc 2005 is er geen sprake van meerwerk of minderwerk maar van ‘Wijzigingen’ die in opdracht van de opdrachtgever of op initiatief van de opdrachtnemer kunnen worden doorgevoerd in de contractsdocumenten en/of werkzaamheden.


31\134


32\134


De opdracht

3

34\134



3 De opdracht De opdracht van de gemeente Heerlen aan Tauw richt zich met name op een analyse van het huidige kostenmanagement en van de contractuele rechten en plichten betreffende het project Maankwartier. De gemeente wil met deze ondersteuning voor de toekomst komen tot een realistische kostenopzet inclusief inschatting van de financiële risico’s op basis waarvan de gemeente (indien noodzakelijk) haar grondexploitatie kan bijstellen. Tevens worden de bevindingen van de juridische analyse gebruikt voor de nog te sluiten overeenkomsten in het project. Het onderzoek en de advisering door Tauw vindt in twee fasen plaats. Fase 1 is vooral gericht op de reeds aanbestede en gecontracteerde projectonderdelen zoals het tijdelijke station en de Plaat en is gesplitst in twee delen. Fase 1a beperkt zich tot de analyse van de opgebouwde dossiers en fase 1b betreft de ondersteuning van de gemeente bij de gesprekken met ProRail. Fase 2 richt zich op alle overige, nog niet aanbestede en gecontracteerde projectonderdelen, waaronder KOSSSSS en de openbare ruimte.

3.1

Onderzoeksvragen

3.1.1 Fase 1a Voor de eerste fase van het project Maankwartier heeft de gemeente Heerlen aan Tauw drie onderzoeksvragen geformuleerd: 1. Help de gemeente om een goed beeld te krijgen van de verwachte totale projectkosten, samenkomend in de GREX. De subvraag hoort hierbij om zekerheid te geven over deze projectkosten, dat er met een tot op detailniveau uitgezocht verhaal naar het bestuur gestapt kan worden, ongeacht de aard van de boodschap 2. Duidelijkheid verschaffen over de overeenkomst van de gemeente met ProRail voor het in opdracht en voor rekening van de gemeente maken, beheren en in stand houden van de overkluizing (“de Plaat boven het spoor”) en de overeenkomst die ProRail naar aanleiding daarvan heeft gesloten met Besix op basis van UAV-gc: 1) Hoe zijn de contractuele verhoudingen, taken en rollen tussen gemeente en ProRail vastgelegd in relatie tot de opgaven waarvoor beide partijen staan (onder andere met betrekking tot opdrachtgeverschap, eigendom, beheer, samenwerking en afstemming bij voorbereiding en realisatie, financiële regelingen) 2) Wat zijn de risico’s van de gemeente in het contract en de financiële afspraken 3) Wat zijn de kansen van de gemeente in het contract en de financiële afspraken 3. Beoordeling van de VtW’s (juridisch en financieel): a) Wat is contractueel vastgelegd tussen gemeente en ProRail over taken, rollen, afstemming, samenwerking, verantwoording en verantwoordelijkheden met betrekking tot de VtW’s


35\134


b) 3.1.2

Een toets van de onderbouwing van de VtW’s in relatie tot het onder a) bepaalde Fase 1b

Daarnaast heeft de gemeente aan Tauw gevraagd haar te ondersteunen bij haar gesprekken met ProRail, gericht op: 1. Het komen tot heldere werkafspraken en goede duidelijk proces-, projecten kostenbeheersing aangaande de Plaat 2. Het beoordelen van de VtW’s (juridisch en financieel) a) De inhoud van de VtW b) De rechtmatigheid van de VtW c) De hoogte van de bijbehorende kosten 3. Ondersteunen van de gemeente aangaande de facturatie van ProRail a) Wat is contractueel vastgelegd tussen gemeente en ProRail over afstemming, verantwoording en verantwoordelijkheden met betrekking tot de ingediende facturen b) Beoordelen van de facturen op rechtmatigheid c) Beoordelen van onderbouwing van de facturen 3.1.3 Spoor 1 en 2 De oorspronkelijke fasen 1a en 1b zijn met name gericht op de contractuele verplichtingen en de verwachte totale projectkosten op basis van alleen dossierstudie met het accent op de Plaat, de tijdelijke voorzieningen en de bovenleidingen. In fase 1a is daartoe informatie verzameld door dossieronderzoek naar de gesloten overeenkomsten en kosten. De kosten zijn daarop geactualiseerd en in SSK-methodiek verwerkt. Fase 1b gaat in op de ondersteuning van de gemeente bij haar gesprekken en afspraken met ProRail. De oorspronkelijke fase 2 was in ons plan van aanpak gericht op het beoordelen van de ramingen, risico’s, contracten aanbestedingsadvies en het opstellen van SSK-ramingen en investeringsopzet voor de overige projectdelen, zoals verwoord in de offerte-uitvraag van 21 januari 2013 waarnaar wij gemakshalve verwijzen. De feitelijke projectstappen zouden nog met de gemeente Heerlen in de tijd worden uitgezet. Inmiddels zijn de ontwikkelingen in het project dusdanig geweest dat de oorspronkelijke projectfasering niet meer past bij de huidige vragen, onduidelijkheden en oplossingsrichtingen ter uitwerking. Hierdoor is in overleg met de gemeente Heerlen de oorspronkelijke fasering dan ook komen te vervallen en het wordt het project nu nader uitgewerkt in twee sporen: 1. Spoor 1: van probleemanalyse naar geactualiseerd overzicht van kosten en baten en

contractstrategie 2. Spoor 2: oppakken onderhanden werk, waaronder VtW overleg, opstellen diverse nog te sluiten overeenkomsten zoals de ontwerpovereenkomst ROK en KOSSSS

36\134



In spoor 1 hebben wij in overleg met de gemeente Heerlen tevens een nader onderzoekstraject gestart waarin wij hebben gezocht naar alle denkbare bezuinigingen en alternatieven. Eén van de onderzochte alternatieven hierin was het zogenaamde stopscenario: wat zouden de (juridische en financiële) gevolgen zijn als het project Maankwartier door de gemeente gestopt zou worden? Conclusie van dit stopscenario was dat de gevolgen van het voortijdig beëindigen van het project Maankwartier dermate zwaar zouden zijn, dat dit naar verwachting meer zou gaan kosten dan doorgaan (wij hebben dit geraamd op circa EUR 55 miljoen aan meerkosten, waardoor de totaal projectkosten meer dan EUR 100 miljoen zouden bedragen) Dit is verder door ons uitgewerkt in de notitie Onderzoeksvragen Maankwartier, N003-1214778MTV-hgm-V02-NL, d.d. 7 mei 2013. Gemakshalve verwijzen wij naar deze notitie. In dit eindrapport hebben wij dit stopscenario dan ook niet meer opgenomen.


37\134


38\134


Stappenplan

4

40\134



4 Stappenplan 4.1

Aanpak juridische analyse

In de juridische analyse zijn de overeenkomsten beoordeeld die de gemeente in de periode van 2010 tot en met 2012 heeft gesloten (of die namens de gemeente zijn gesloten) in verband met de realisatie van het project Maankwartier. In deze beoordeling werden alleen de afschriften van de overeenkomsten betrokken waarover de gemeente Heerlen daadwerkelijk beschikte (digitaal of analoog). Bij deze beoordeling werd vooral ingezoomd op de overeenkomst van en met ProRail met betrekking tot het ontwerp en realisatie van de overkluizing (de Plaat) aangezien de Plaat tijdig en juist moet worden gerealiseerd zodat de ontwikkelaar op tijd met de realisatie van het Maankwartier aan de slag kan. Bovendien bleken de lopende discussies met ProRail op het moment van dit onderzoek het meest urgent. Het ontwerp en de realisatie van de ‘bouwrijpe’ Plaat was door de gemeente gedelegeerd aan ProRail en reeds door ProRail aanbesteed en gegund aan Besix. Daarmee is de gemeente terzake de Plaat een belangrijke tussenschakel met zowel verplichtingen naar de ontwikkelaar (als afnemers van de Plaat) als ProRail (als realisator van de Plaat). In hoofdstuk 5 van dit eindrapport zijn de bevindingen van deze juridische analyse opgenomen.

4.2

Aanpak financiële analyse fase 1a

4.2.1 Analyse van de kosten Om een financiële analyse mogelijk te maken, was het noodzakelijk om de totale projectkosten op een heldere en eenduidige wijze in beeld te brengen. Dit werd in de volgende stappen gedaan om de ontwikkeling van de kosten in de tijd traceerbaar te maken en om deze te kunnen koppelen aan bepaalde oorzaken;  Raming 0 - GREX 2012: In beeld brengen van de nulsituatie, die één op één aansluit bij het uitgangspunt, namelijk de GREX van 22 augustus 2012  Raming 1 - GREX 2012 SSK: Vertalen van deze nulsituatie in de SSK-methodiek  Raming 2 - GREX 2012 SSK geactualiseerd: Actualisatie van de raming 1, zodat een correct beeld van de startsituatie op 22 augustus 2012 wordt verkregen, het verwerken van de bevindingen van Tauw en het vertalen in kosten van de uitgevoerde risicoanalyse (zie paragraaf 4.3)  Raming 3 - Conceptraming 18 maart 2013: Toevoegen aan raming 2 van de kosten voor VtW’s (Verzoek tot Wijziging) op het ontwerp en realisatie van de Plaat (zie paragraaf 4.2.2) Raming 3 vormt het uitgangspunt voor de toekomstige projectkostenbewaking en de mogelijke reductie van kosten (besparingen), het beheersen van risico’s, het benutten van kansen alsmede het toevoegen van mogelijke extra inkomsten.


41\134


4.2.2

Verwerken in SSK-methodiek

Het is van het grootste belang om op een eenduidige wijze een kostenraming voor een complex project (zoals het Maankwartier) op te zetten en hierover te communiceren. In Nederland is daarom voor de toepassingen in de sector civiele techniek (GWW) onder de verantwoordelijkheid van het CROW een eenduidige methodiek ontwikkeld. Hierdoor wordt de kans op een verkeerde of onvolledige kostenraming beperkt en wordt er op een juiste wijze gecommuniceerd aangaande de raming. Ook bij de voortgang van een project, waarbij nauwkeuriger inzicht in de gerealiseerde en nog te verwachten kosten verkregen wordt, kan deze gestandaardiseerde methode gehanteerd blijven. Ramingen zijn daardoor ook inzichtelijk en beter onderling vergelijkbaar. De gemeente was echter niet goed bekend met de SSK (Standaardsystematiek voor Kostenraming) en heeft de eerdere raming niet conform de SSK opgesteld, waar dit wel mogelijk was. Tauw heeft daarom de kostenraming, zoals uit de GREX blijkt, vertaald naar de SSKsystematiek.

In figuur 4.1 is een voorbeeld gegeven van een SSK ramingsamenvatting

Figuur 4.1 SSK samenvatting

De structuur van de door de gemeente opgestelde GREX is in de opzet van de raming gehandhaafd. Opgemerkt wordt dat de BTW in de deelramingen en het totaaloverzicht niet is meegenomen. Het is in de branche gebruikelijk de kostenramingen inclusief BTW op te nemen en de BTW-teruggave, indien de gemeente daar recht op heeft, als inkomstenbron op te nemen.

42\134



In overleg met de Belastingdienst is in het kader van de GREX afgesproken dat de BTW in de GREX opgenomen mocht worden op de manier waarop dit is toegepast. De opbouw van de complete projectraming is in bijlage 2 van dit eindrapport opgenomen. 4.2.3

In beeld brengen niet begrootte maar wel gemaakte kosten

De GREX is gedateerd op 22 augustus 2012. Hierin zijn de gemaakte kosten tot 16 mei 2012 opgenomen en de geraamde, nog te verwachten kosten na 16 mei 2012. Er diende te worden nagegaan of alle kosten correct waren geboekt en of er kosten geboekt zijn die niet eerder waren begroot, maar wel te verwachten waren. 4.2.4 Verzoeken tot Wijziging ProRail Er zijn diverse Verzoeken tot Wijziging (VtW) van ProRail ontvangen. Deze VtW’s hebben betrekking op door ProRail goedgekeurde wijzigingen op het gesloten contract tussen ProRail en Besix voor de realisatie van de Plaat respectievelijk het gesloten contract tussen ProRail en Strukton Rail voor het aanpassen van de bovenleiding. Deze VtW’s werden geanalyseerd en zijn in verband met overzichtelijkheid op onderwerp ingedeeld in vier groepen:  Tijdelijk station  Tijdelijke Passerelle Westzijde  Aan de spoorinfrastructuur gerelateerde VtW’s  Overige VtW’s Vervolgens hebben wij voor de analyse en beoordeling van de VtW’s binnen iedere groep deze in vier categorieën onderverdeeld. Daarbij is aangesloten bij de regelingen en indelingen die in D&C-overeenkomsten zijn opgenomen voor dergelijke wijzigingen. Ieder van deze categorieën heeft andere financiële en juridische consequenties en vergen daardoor andere besluitvormingsen onderhandelingsaanpak:  Categorie A: VtW’s als gevolg van nieuwe aanvullende eisen of wensen van de gemeente Heerlen ten opzichte van de oorspronkelijke overeenkomsten tussen ProRail en Besix respectievelijk Strukton. Deze eisen / wensen zijn ontstaan, nadat de overeenkomsten getekend waren. Ze zijn in een eerdere fase op geen enkele wijze eerder in beeld geweest of door de gemeente als eis of wens aangemerkt. De kosten komen daardoor volledig voor rekening van de gemeente op grond van de overeenkomst tussen gemeente en ProRail waarbij uiteraard wel overeenstemming moet bestaan over de hoogte van de aanvullende kosten hiervan. Omdat een aantal van deze wensen afkomstig zijn van de partners van de gemeente Heerlen in het project, kan de gemeente deze kosten mogelijk aan de partners geheel of gedeeltelijk doorbelasten


43\134




Categorie B: VtW’s als gevolg van wijzigingen ten opzichte van het contract tussen ProRail en Besix respectievelijk Strukton Rail, bijvoorbeeld als gevolg van (onvoorziene) omstandigheden die niet aan Besix of Strukton kunnen worden toegerekend en dan ook niet voor hun rekening komen. Deze VtW's zijn terecht gezien vanuit de aannemer.





De doorbelasting door ProRail naar de gemeente Heerlen volgt uit de overeenkomst tussen gemeente en ProRail. De kosten komen in beginsel voor rekening van de gemeente Heerlen, waarbij in de onderhandelingen de definitieve hoogte van de aanvullende kosten kan worden vastgesteld Categorie C: VtW’s als gevolg van wijzigingen ten opzichte van het contract tussen ProRail en Besix respectievelijk Strukton Rail, die het gevolg zijn van fouten in het (intern) proces of contractsdocumenten veroorzaakt door ProRail en/of het door haar ingeschakelde ingenieursbureau Movares. Deze VtW's zijn terecht vanuit de aannemer. Maar de doorbelasting ervan door ProRail aan de gemeente Heerlen volgt niet zondermeer uit de overeenkomst tussen gemeente en ProRail. De gemeente kan zich op het standpunt stellen dat zij deze kosten niet accepteert en vindt dat deze voor rekening van ProRail (respectievelijk het door haar ingeschakelde ingenieursbureau) moeten komen Categorie D: VtW’s als gevolg van wijzigingen, die oorspronkelijk wel in de door de gemeente (en haar afnemers) geaccordeerde Vraagspecificatie bij de D&C-overeenkomst waren opgenomen (ook wel het Expert+ bestek genoemd), maar uiteindelijk door ProRail niet in haar D&C-contract met Besix zijn opgenomen (ook wel het AKI-bestek genoemd). De gemeente Heerlen en haar afnemers waren hiervan op de hoogte en zijn akkoord gegaan met deze contracteringsdocumenten in de veronderstelling dat het AKI-bestek wel de gehele scope van de gevraagde werkzaamheden afdekt. Daarmee komen de kosten in beginsel voor rekening van de gemeente, waarbij in de onderhandelingen de definitieve hoogte van de aanvullende kosten kan worden vastgesteld (in hoofdstuk 5 van dit eindrapport wordt hierover verdere uitleg gegeven). Deze VtW’s komen qua karakter dicht in de buurt van categorie A maar zijn niettemin in een aparte categorie opgenomen. De reden hiervoor is dat deze categorie mogelijk nog (gedeeltelijk) in rekening kan worden gebracht bij de afnemers van de gemeente op grond van de uitvoeringsovereenkomst van de gemeente met Weller en NS

Naast deze reeds ontvangen VtW’s heeft de gemeente vernomen dat er nog een aantal VtW’s in de ‘pipeline’ zitten en dat het aantal mogelijk nog kan toenemen. De VtW’s die ten tijde van het schrijven van dit eindrapport reeds bekend in de ‘pipeline’ waren, zijn op dezelfde wijze geanalyseerd en gecategoriseerd. Zolang de bouwwerkzaamheden voortduren, kunnen VtW’s ontvangen worden. In hoofdstuk 7 wordt de toestand medio augustus 2013 beschreven.

4.3

Aanpak financiële analyse spoor 1

De aanpak van spoor 1 was, dat alle onderdelen van het project opnieuw geraamd zou worden conform SSK. Dat betekent dat de volgende onderdelen traceerbaar vastgelegd zijn in een ramingsrapportage met bijlagen:

44\134





Scope

 

Uitgangspunten Hoeveelheden (door middel van hoeveelhedenboek)



Eenheidsprijzen (door middel van prijzenboek)

 Percentageposten  Risico’s en onzekerheden (conform het te actualiseren risicodossier) Om de betrouwbaarheid van de raming te kunnen vastleggen, is de raming probabilistisch doorgerekend (met behulp van Monte Carlo simulatie). Een significant onderdeel was het actualiseren van het risicodossier. Voor de gehele looptijd van het project is het uitvoeren van risicomanagement binnen dit project een belangrijk aandachtspunt. Het is hierin nodig dat er veel afstemming plaats zal moeten vinden tussen de risicomanager en de kostenramers, omdat de risico’s één van de meest invloedrijke onderdelen van de ramingen kunnen/zullen zijn. Er is namelijk sprake van een duidelijke wisselwerking tussen de kostenraming en het levend risicodossier. In de uitwerking van spoor 1 is hier invulling aan gegeven. Een deel van de projectkosten zijn reeds uitgegeven. De kosten die tot en met 31 december 2012 gerealiseerd zijn, zijn in een separaat overzicht in de raming meegenomen, benoemd als historische kosten (ingedeeld conform de huidige gemeentelijke boekhouding om deze posten traceerbaar te maken). De kosten die vanaf 1 januari 2013 gemaakt zijn, zijn in de te ramen onderdelen opgenomen. Hierin is rekening gehouden met de werkelijke gemaakte kosten van 1 januari tot en met 30 april 2013. Als basis voor de te ramen onderdelen zijn de reeds aanwezige en beschikbare ontwerpen (zie lijst onder 1.7), stand van zaken per 1 januari 2013 gebruikt. Voor aanvullende uitgangspunten is zoveel mogelijk teruggevallen op de bestaande ramingen. Deze zijn echter kritisch beschouwd en waar nodig zijn ze in overleg met de gemeente Heerlen aangepast. De kosten tot en met 31 december 2012 zijn opgenomen in de raming als gerealiseerde kosten. Het resultaat van deze doorrekening is de definitieve raming d.d. 31 augustus 2013.

4.4

Risicoanalyse

Het primaire doel van een risicoanalyse is het verkrijgen van inzicht in de risicovolle gebeurtenissen die op kunnen treden tijdens dit project en bepalen wat daarvan de gevolgen zijn op de aspecten ‘geld’ en ‘tijd’. Door het verkrijgen van inzicht in de risico’s, kunnen deze beter worden beheerst en worden de eventuele gevolgen bij optreden beperkt. Door middel van een risicoanalyse worden risico’s gestructureerd benoemd, geprioriteerd en voorzien van een inschatting van de mogelijke gevolgen ervan. Benoeming en prioritering van risico’s kan op basis van verschillende gevolgaspecten plaatsvinden.


45\134


De gemeente Heerlen kan bij een project als Maankwartier het gehele spectrum met alle mogelijk denkbare gevolgaspecten bekijken zoals ‘geld’, ‘tijd’, ‘kwaliteit’, ‘imago’ en ‘toekomstperspectief’. Echter, gezien het doel van deze risicoanalyse (onder andere input voor bijgestelde kostenraming) en het aanbrengen van focus binnen de risicoanalyse, is in overleg met de gemeente bij de risicoanalyse alleen gekozen voor een benoeming en prioritering van risico’s op de gevolgaspecten in termen van ‘geld’ (wat kost het als een ongewenste gebeurtenis optreedt) en ‘tijd’ (hoeveel uitloop in de tijd moet worden verwacht als gevolg van het optreden van de ongewenste gebeurtenis, gevolgen voor de planning). Risicoanalyse is een onderdeel van risicomanagement. Het voeren van goed risicomanagement is een cyclisch proces waarbij de volgende processtappen worden doorlopen: 1. Uitvoeren/actualiseren van de risicoanalyse 2. Kiezen van de beheersmaatregelen 3. Uitvoeren van de beheersmaatregelen 4. Evalueren van de beheersmaatregelen Bij een risicoanalyse worden de mogelijke risico’s geïnventariseerd, geïdentificeerd, ingeschat en/of geprioriteerd. Als de risico’s en de grootte daarvan in kaart zijn gebracht, kan worden nagegaan of het nemen van beheersmaatregelen noodzakelijk is en welke dat zijn. De risicoanalyse wordt uitgevoerd op basis van de RISMAN-methode, een methodiek voor de toepassing van risicomanagement en de toepassing daarvan in projecten. Als onderdeel van fase 1 van de opdracht van Tauw ter ondersteuning van gemeente Heerlen in kostenmanagement en juridische aspecten is met de gemeente Heerlen in maart 2013 het eerste gedeelte van een risicoanalyse uitgevoerd om een eerste indruk (verkenning) te krijgen van het risicoprofiel van het project ten behoeve van de analyse van de projectkosten. In juni 2013 is een plenaire risicosessie met de gemeente Heerlen georganiseerd. Voor een volledige risicoinventarisatie en een gedegen risicomanagement moet de gehele cyclus van het risicomanagement worden doorlopen. Door de gemeente Heerlen is hier in kader van de opdracht aan Tauw in dit stadium niet voor gekozen. Voor de risicoanalyse zelf werd door Tauw gebruik gemaakt van de online risicoanalysetool RiskID. De risicoanalyse bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Inventarisatie ongewenste gebeurtenissen (risico’s) 2. Plenaire risicosessie 3. Prioritering risico’s Voor een nadere beschrijving en resultaat van de risicoanalyse van het project wordt verwezen naar hoofdstuk 9 van dit rapport.

46\134



4.5

Voortgang dossieronderzoek Tauw

Tauw heeft in de periode van februari tot en met augustus 2013 dossieronderzoek gedaan op basis van de op dat moment aan Tauw beschikbaar gestelde documenten en waar mogelijk (in overleg met de gemeente) met betrokkenen daarover gesproken. Van de voortgang van ons onderzoek is wekelijks verslag uitgebracht in diverse overleggen waaronder het voortgangsoverleg met het gemeentelijke projectteam. Daarbij zijn geschreven tussenliggende notities toegelicht, over en weer actiepunten afgesproken en nadere informatie uitgewisseld. Verder hebben wij in deze periode ook tussentijds op verzoek van de gemeente in presentaties verslag uitgebracht van de stand van ons onderzoek. Het conceptrapport is eveneens met de gemeente besproken en naar aanleiding daarvan nog aangevuld. Bij de sluiting van het dossieronderzoek is peildatum 1 juli 2013 aangehouden voor het schrijven van dit eindrapport.


47\134


48\134


Juridische analyse

5

50\134



5 Juridische analyse 5.1

Inleiding

De juridische analyse betreft een beoordeling van de overeenkomsten die de gemeente Heerlen heeft gesloten (of die namens de gemeente zijn gesloten) in verband met de realisatie van het project Maankwartier. In deze beoordeling zijn alleen de overeenkomsten en andere schriftelijke informatie betrokken waarover het projectteam van de gemeente Heerlen daadwerkelijk beschikt (digitaal of analoog). Na de ondertekening van de diverse overeenkomsten is de samenstelling van het projectteam aan de zijde van de gemeente gewijzigd. Dit is niet ongebruikelijk omdat er in de uitvoeringsfase andere kerncapaciteiten en kwaliteiten nodig zijn dan tijdens de planvormingsfase. Omdat de schriftelijke informatie niet compleet leek te zijn of tot vragen leidde, is er ook een aantal gesprekken geweest met leden van het projectteam om mondeling een en ander toe te lichten. Dit leidde in een aantal gevallen zowel bij het dossieronderzoek als bij het schrijven van dit eindrapport tot het aanleveren van nieuwe schriftelijke relevante informatie, bijvoorbeeld e-mails. De wijziging van de samenstelling van het projectteam had mogelijk tot gevolg dat beschikbare informatie verspreid was binnen de gemeentelijke organisatie. Dit ziet niet alleen op correspondentie en notulen maar ook op de ‘zachtere’ bronnen van informatie zoals beleving indrukken, relationele verhoudingen, achtergronden van beslissingen en dergelijke die moeilijk integraal kunnen worden vastgelegd en overgedragen. Er zijn ook daarom gesprekken geweest met medewerkers die in de diverse fasen betrokken zijn geweest om onduidelijkheden of lacunes zoveel mogelijk te voorkomen en een completer beeld te krijgen van de feiten en omstandigheden waarin de contractvorming plaatsvond. Bij deze beoordeling is voor fase 1a vooral ingezoomd op de overeenkomst van en met ProRail met betrekking tot het ontwerp en realisatie van de overkluizing (de Plaat) aangezien de Plaat tijdig en juist moet worden gerealiseerd zodat de ontwikkelaar op tijd met de verdere ontwikkeling en realisatie van het Maankwartier aan de slag kan. Het gemeentelijke opdrachtgeverschap van de Plaat werd ingegeven door het vertrekpunt dat alleen de gemeente eigenaar kon zijn van de Plaat indien zij het project wilde realiseren.De voorgenomen grote buitendienststelling in oktober 2013 is mede daarvoor maatgevend. Bovendien zijn de discussies met ProRail over de aard en omvang van de bij de gemeente in rekening gebrachte (meerwerk)kosten (VtW’s) op het moment van dit onderzoek het meest urgent gebleken. Het ontwerp en de realisatie van de ‘bouwrijpe’ Plaat is namelijk door de gemeente gedelegeerd aan ProRail en door ProRail aanbesteed en gegund aan Besix. De tevens daarvoor benodigde aanpassingen aan de bovenleiding zijn door ProRail opgedragen aan Strukton.


51\134


Daarmee is de gemeente terzake de Plaat een belangrijke tussenschakel met zowel verplichtingen naar de ontwikkelaar (als afnemers van de Plaat) als ProRail (als realisator van de Plaat). In paragraaf 5.2 worden alle relevante overeenkomsten met betrekking tot de Plaat aangehaald om het kader van de afspraken en de samenhang van de overeenkomsten helder te krijgen. In hoofdstuk 8 worden aanbevelingen gedaan voor verdere (aanvullende) afspraken met ProRail rondom de realisatie van de Plaat. Deze aanbevelingen zijn grotendeels juridisch maar ook deels organisatorisch.

5.2

Beoordeling overeenkomsten Maankwartier

Ter zake van de Plaat zijn er (voor zover nu bekend) vijf overeenkomsten van belang waarvan de gemeente vier in bezit heeft dan wel contractspartij is. De gemeente beschikt niet over de overeenkomst tussen ProRail en Strukton voor het aanpassen van de bovenleidingen ten behoeve van de Plaat. In onderstaande beoordeling worden kort de belangrijkste afspraken met betrekking tot de Plaat geschetst en wat daarbij opvalt. 5.2.1 Ontwikkelings- en realisatieovereenkomst Maankwartier De ontwikkelings- en realisatieovereenkomst Maankwartier (ORO d.d. 16 februari 2010) is de basis van de samenwerking tussen de gemeente Heerlen, NS Poort Ontwikkeling (NSPO) en Weller Vastgoed Ontwikkeling (Weller VGO) met betrekking tot de ontwikkelings- en realisatieverplichtingen op hoofdlijnen ter zake Maankwartier. ProRail is geen contractspartner bij deze overeenkomst. Bij de totstandkoming van deze ORO heeft begeleiding door een advocatenkantoor plaatsgevonden. Voor de uitwerking van het project in detail zullen tussen partijen nadere overeenkomsten (Uitwerkingsovereenkomsten of UO) worden opgesteld. Feitelijk is er nadien slechts één UO overeengekomen. Wat betreft de Plaat heeft de gemeente in de ORO de verplichting om de ontwikkeling en realisatie ervan op zich te nemen en met ProRail haar betrokkenheid en medewerking af te stemmen. Tussen gemeente en ProRail werden echter op dat moment al besprekingen gevoerd over de Plaat (bijvoorbeeld vanaf 2008 worden door ProRail al planstudiekosten bij de gemeente in rekening gebracht). Uit mondelinge toelichting van leden van het projectteam komt naar voren dat de besprekingen met ProRail over de Plaat op dat moment nog niet genoeg gevorderd waren om de resultaten op elkaar af te stemmen en in een overeenkomst vast te leggen. Uit de beschikbare stukken is dit niet op te maken maar het is wel begrijpelijk. Immers, de Vraagspecificatie voor de Plaat is pas vanaf het tweede kwartaal 2011 tussen partijen tot stand gekomen. De verplichtingen van de gemeente in de ORO uit 2010 zouden dan ook normaliter leidend moeten zijn in de (daarna nog te sluiten) overeenkomst met ProRail.

52\134



NSPO zal zich op grond van de ORO inspannen voor de levering van de overbouwingsrechten waardoor de gemeente de Plaat kan realiseren en Weller VGO vervolgens op de Plaat vastgoed kan realiseren. Ook NSPO zal een en ander afstemmen met ProRail voor haar betrokkenheid en medewerking. Wat deze afstemming met ProRail precies inhoudt, komt uit de overeenkomst niet naar voren. Aangenomen mag worden dat NSPO tijdig zorg draagt voor overdracht van alle relevante informatie aan ProRail voor de Plaat maar ook te zijner tijd het ontwikkelen en realiseren van het station. Weller VGO zal de realisatie van het vastgoed op de Plaat op zich nemen. Waar voor NSPO een inspanningsverplichting is opgenomen om het bouwen van de Plaat (voor de gemeente) mogelijk te maken, is in de ORO aan Weller VGO een duidelijkere verwoorde garantie afgegeven dat op de Plaat vastgoed zal worden gerealiseerd. Hieruit blijkt wel de ‘bottleneck’-positie die de Plaat in het project inneemt en het belang van goede parallelle afspraken met alle betrokken partijen (onderling en met ProRail). Expliciet zijn in deze ORO meerdere bepalingen opgenomen dat partijen in een UO nadere afspraken zullen maken over de specificaties van de Plaat onder andere wat betreft constructie, draagvermogen, nutsvoorzieningen. In deze UO moeten ook de criteria worden opgenomen aan de hand waarvan zal worden bepaald wanneer de Plaat geschikt is voor bebouwing. NSPO en Weller VGO gaan in deze ORO uit van geschiktheid van de Plaat voor normaal geconstrueerde gebouwen, hetgeen door partijen nader uitgewerkt / gespecificeerd moet worden in de UO. Zie bijvoorbeeld in de ORO artikel 6.5.1 sub p:

en artikel:


53\134


Zoals op deze wijze verwoordt in de ORO, lijkt dit op een inspanningsverplichting door de gemeente voor wat betreft de constructie e.d. van de Plaat. Een inspanningsverplichting houdt in dat de gemeente zich moet inspannen een contractueel vastgelegd resultaat te bereiken. Zo niet, dan schiet zij toerekenbaar tekort (wanprestatie). Dit in tegenstelling tot een resultaatsverplichting waarbij de gemeente contractueel verplicht is om een bepaald resultaat te bereiken. Als zij het afgesproken resultaat niet bereikt, dan kan er sprake zijn van toerekenbare tekortkoming. Daarmee wordt het belang van een goede afstemming met ProRail door gemeente over de Plaat (met name een sterke betrokkenheid van de gemeente bij ontwerp en realisatie ervan vanwege haar verplichtingen jegens NSPO en Weller VGO over de constructie en dergelijke) weer bevestigd. Het resultaat dat NSPO en Weller VGO verwachten omtrent de geschiktheid van de Plaat zal door de gemeente dan ook overgenomen moeten worden in haar overeenkomst met ProRail. Uit mondelinge toelichting door leden van het projectteam blijkt dat ProRail in deze periode in ieder geval wel goed op de hoogte zou zijn geweest van de belangen van de andere OROcontractpartijen bij de Plaat en daar ook zich daarvan voldoende rekenschap zou hebben gegeven. ProRail zou in deze fase hier niet afwijzend tegenover hebben gestaan. Uit het beschikbare dossier komt echter niet naar voren dat dit schriftelijk tussen partijen is vastgelegd. Eén en ander is mogelijk te verklaren omdat ProRail geen contractspartij is bij deze ORO en dat deze (en andere) afspraken met ProRail nog in een separate overeenkomst met de gemeente zouden worden vastgelegd. 5.2.2 Uitwerkingsovereenkomst Maankwartier In de Uitwerkingsovereenkomst Maankwartier (UO d.d. 4 januari 2012) worden een aantal onderwerpen uit de ORO nader uitgewerkt tussen de gemeente Heerlen, NS Poort Ontwikkeling (NSPO) en Weller Vastgoed Ontwikkeling (Weller VGO). ProRail is geen contractspartner bij deze overeenkomst. Een of meerdere concepten van deze ORO zijn op bepaalde momenten (op hoofdlijnen) door de gemeente besproken met een advocatenkantoor en juristen van de gemeente. Deze UO gaat relatief uitgebreid in op de goederenrechtelijke regeling (grondoverdracht, zakelijk recht en dergelijk) van de voor het Maankwartier benodigde gronden. Uit de UO komt naar voren dat de gemeente eigenaar wordt van de Plaat (op basis van een zakelijk recht) en dat NS Vastgoed en Weller VGO eigenaar worden van de gebouwen die op de Plaat worden gerealiseerd, eveneens op basis van een zakelijk recht. Het (beoogde) eigendom van de Plaat door de gemeente is tussen de UO-partijen vastgelegd. Het is daarbij van belang dat deze eigendomspositie (en het opdrachtgeverschap) van de Plaat ook tussen gemeente en ProRail op goede wijze wordt vastgelegd.

54\134



Deze UO gaat wel in een aantal bepalingen dieper in op de realisatie van de Plaat. Er is een planning opgenomen voor de realisatie van onder andere de Plaat met een inspanningsverplichting voor de gemeente om deze termijnen te eerbiedigen. Wanneer er schade ontstaat voor NSPO en Weller VGO als gevolg van het niet voldoen aan deze inspanningsplicht, brengt dit een verplichting tot schadevergoeding voor de gemeente met zich mee. Op zich is dat een gebruikelijke bepaling. Echter, de afhankelijkheid van de gemeente jegens ProRail ter zake van het ontwerp en realisatie van de Plaat en de gemeentelijke verplichtingen jegens NSPO en Weller VGO versterkt het belang van een intensieve of zelfs sturende betrokkenheid van de gemeente bij de Plaat in haar relatie met ProRail. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een duidelijk omschreven opdrachtgever-opdrachtnemerverhouding, de mogelijkheid van het kunnen doorleggen van deze vertragingsschade aan ProRail, verplicht rekening houden in het ontwerp van de Plaat met de eisen en wensen van de partijen of ProRail verplicht betrekken bij plannings- en afstemmingsafspraken tussen alle partijen. Temeer ten tijde van het ondertekenen van deze UO ook de contractsbesprekingen tussen gemeente en ProRail inzake de Plaat vrijwel waren afgerond waarin het voorgaande verwoord kon worden. Bovendien was ook het aanbestedingsresultaat van de Plaat toen al bekend (het voornemen tot gunning is medio december 2011 door ProRail verzonden). De verplichtingen van de gemeente Heerlen ter zake de Plaat komen in de UO onder andere tot uiting in:


55\134


In de UO is verder een bepaling (artikel 16) helemaal gewijd aan de Plaat. Hieruit valt op te maken dat de gemeente aan ProRail opdracht heeft gegeven om namens de gemeente de aanbesteding voor de Plaat uit te voeren onder verwijzing naar de inhoudsopgave van het aanbestedingsdossier van de Plaat (d.d. 22 augustus 2011).

Belangrijk is dat partijen in artikel 16.1 ook vaststellen dat (ten gevolge van het aanbestedingsprotocol van ProRail) niet alle reacties van partijen in de aanbestedingsprocedure zijn meegenomen, waaronder de eisen en wensen van NSPO en Weller VGO ten aanzien van het ontwerp en de constructie van de Plaat. Uit het beschikbare dossier blijkt dat tijdens de aanbesteding tussen Weller VGO en ProRail hierover is gecorrespondeerd, maar uit latere correspondentie tussen gemeente en ProRail blijkt dat op grond van de contractkeuze voor de Plaat (D&C) gecombineerd met de reeds lopende aanbestedingsprocedure (volgens ProRail) niet meer verwerkt hoefde te worden in haar met de gemeente te tekenen contract. In de UO is kennelijk beoogd dit op deze manier vast te leggen.Partijen wilden blijkens deze bepaling nog een toetsen onderhandelingsmogelijkheid op basis van het ontwerp van de Plaat open houden.

56\134



NSPO en Weller VGO houden zich in de UO (jegens de gemeente) het recht voor om het resultaat van de aanbesteding c.q. het uit de aanbesteding voortvloeiende ontwerp te laten toetsen aan de vooraf geformuleerde eisen voor een bebouwing van/op de Plaat. Wanneer het ontwerp voldoet aan deze eisen, dan zal de gemeente de Plaat dienovereenkomstig op haar kosten realiseren. Als (het ontwerp van) de Plaat echter niet voldoet aan de eisen, zullen gemeente, NSPO en Weller VGO in overleg treden over de mogelijkheden van wijziging van de Plaat. De gemeente voert deze wijziging door nadat nadere afspraken zijn gemaakt over de verrekening van eventueel extra kosten. Wanneer partijen er niet in slagen om afspraken te maken over de wijziging dan wel de kosten ervan, dan kan dit voor (één van) partijen grond zijn tot ontbinding van de overeenkomst. Uit dit artikel komt dus naar voren dat de UO-contractpartijen een voorziening hebben willen opnemen ingeval van discrepanties tussen hetgeen zij als afnemers van de Plaat wensten en hetgeen door ProRail op dat moment al was aanbesteed rondom de Plaat. Vrijwel parallel aan de besprekingen en de contractsluiting rondom de UO werden tussen de gemeente Heerlen en ProRail contractsbesprekingen gevoerd over het ontwerp en realiseren van de Plaat. Voor de uitgebreidere beschrijving van de achtergronden daarvan, verwijzen wij naar paragraaf 7.7.2 van dit eindrapport. Van belang voor de UO is echter dat als gevolg van de contracten aanbestedingskeuze van een minder uitgebreid uitgewerkte Vraagspecificatie van de Plaat door ProRail, er een verschil dreigde te ontstaan tussen de contractuele verplichtingen uit de UO en de overeenkomsten ter zake van de Plaat. Een aantal specifieke eisen met betrekking tot de Plaat zijn niet verder gespecificeerd maar kennelijk aan de markt of aan aanvullende opdrachtverlening (VtW) overgelaten. De UO-contractpartijen hebben daarin (lopende de aanbesteding) op enkele aspecten nog wijzigingen kunnen aanbrengen, maar er bleef wel een verschil tussen beide vraagspecificaties. Artikel 16 van de UO heeft kennelijk hierin willen voorzien door in het voorkomende geval mogelijke problemen binnen de UO op te lossen. De ondertekening van UO en de overeenkomst tussen gemeente en ProRail is vrijwel gelijktijdig geweest (januari 2012 respectievelijk februari 2012) nadat het college in december 2011 met de conceptteksten van de UO en de overeenkomst gemeente Prorail had ingestemd. Door het bepaalde in artikel 16 van de UO heeft de gemeente haar sturende en controlerende verplichtingen rondom de Plaat jegens ProRail aanzienlijk verzwaard. Immers, op grond van ORO en UO heeft zij met Weller VGO en NSPO afgesproken dat de Plaat aan bepaalde (constructieve) criteria c.q. specificaties (eisen en wensen) zal voldoen. In dezelfde UO wordt echter erkend dat niet alle reacties waaronder de wensen en eisen van Weller VGO en NSPO ten aanzien van ontwerp en constructie van de Plaat zijn meegenomen door ProRail waarvan de gemeente wel geacht wordt opdrachtgever te zijn. De gevolgen ervan zijn in het slechtste geval voor rekening van de gemeente en niet voor rekening van ProRail als opdrachtnemer van de gemeente.


57\134


De afspraken die de gemeente daarnaast met ProRail met betrekking tot de Plaat maakte, zijn daarom ook van groot belang. Voor meer bevindingen wordt verder verwezen naar paragraaf 5.4 van dit rapport. 5.2.3

Overeenkomst voor het maken, beheren en in stand houden van de Plaat boven het spoor ten behoeve van het Maankwartier De overeenkomst voor het maken, beheren en in stand houden van de Plaat boven het spoor ten behoeve van het Maankwartier (d.d. 14 februari 2012) is de basis van de samenwerking tussen de gemeente Heerlen en ProRail met betrekking tot het ontwerp en de realisatie van de Plaat. Concepten van deze overeenkomst zijn niet door de gemeente besproken met of voor advies voorgelegd aan een advocatenkantoor. Wij begrijpen dat de overeenkomst in het gemeentelijke clusteroverleg wel een paar keer aan de orde is geweest. Een duidelijke rolverdeling tussen gemeente en ProRail is niet in de overeenkomst opgenomen hoewel het wel alle kenmerken zou moeten hebben van een opdrachtgevers-opdrachtnemers situatie. Immers, ProRail voert een opdracht op verzoek van de gemeente uit en de gemeente draagt daarvan alle kosten. Bovendien berust het eigendom en beheer van Plaat bij de gemeente hetgeen in nadere akten worden uitgewerkt (vanuit de UO weten we dat dit in de vorm van een zakelijk recht plaats vindt terwijl in deze overeenkomst hier niet naar wordt verwezen). Dit versterkt de rol van de gemeente als opdrachtgever hoewel dit niet expliciet uit de overeenkomst naar voren komt. De overeenkomst heeft de kenmerken van een overeenkomst van aanneming zoals verwoord in artikel 7:750 e.v. BW of overeenkomst van opdracht zoals verwoord in artikel 7:400 BW maar hiervan is niets terug te vinden in de overeenkomst. De meerwaarde van een duidelijke rolbeschrijving en positionering van de gemeente in deze overeenkomst als opdrachtgever van ProRail is vooral de sturingsmogelijkheden die dit de gemeente biedt. Uit mondelinge toelichting door de gemeente Heerlen op deze overeenkomst blijkt dat er bijzonder weinig ruimte werd geboden door ProRail om over de inhoud ervan te onderhandelen. Enerzijds door de fase waarin het project zich bevond (de snelheid waarmee de aanbesteding vanwege allerlei redenen moest plaatsvinden), maar ook door een ‘harde’ opstelling van ProRail zelf. Bovendien werd aan de zijde van de gemeente ProRail gezien als een ervaren ‘collegaoverheid’ met eenzelfde belang als de gemeente maar met beduidend meer ervaring bij vergelijkbare projecten en niet als een marktpartij waarmee hard onderhandeld hoefde te worden. De keuze om de Plaat in een Design & Construct-contract aan te besteden is door ProRail (de Tenderboard van ProRailo heeft zeer waarschijnlijk vrijstelling verleent op voorstel van de ProRailinkoopafdeling, AKI) gemaakt om zo meer gebruik te kunnen maken van de creativiteit van en kennis van de aannemer. De gemeente heeft dat ervaren als een eenzijdig opgelegde keuze maar heeft zich hierbij kennelijk neergelegd.

58\134



Wij begrijpen uit de mondelinge toelichting door de gemeente dat ProRail de stukken voor de aanbestedingsprocedure niet op tijd klaar zou hebben gekregen. Reden hiervoor wat het voorstel van ProRail zelf om voor de realisatie van de Plaat mee te liften met de grote buitendienststelling in oktober 2013 vanwege reeds geplande werkzaamheden aan het emplacement ter hoogte van het CBS-gebouw. Zij hebben de gemeente gevraagd of dat goed was vanwege het subsidie target. De gemeente zou hiermee hebben ingestemd onder de voorwaarde dat de werkzaamheden eind 2013 gereed moesten zijn. ProRail heeft daarbij, naar verluidt, niet aangegeven dat dat tot meerkosten zou leiden. De gemeente verkeerde in de veronderstelling dat alle uitgangspunten, eisen en wensen goed waren afgesproken en opgenomen in de Vraagspecificaties die als bijlage in de overeenkomst zijn opgenomen en door ProRail bij de aanbesteding aan de marktpartijen zijn verstrekt. De laatste reviews van de Vraagspecificaties door ProRail zouden echter buiten beeld van de gemeente zijn gebleven. Uit e-mailcorrespondentie over deze overeenkomst in de periode mei 2011 en december 2011 tussen de gemeente en ProRail komt naar voren dat het eerste concept van deze overeenkomst afkomstig is van ProRail waarop de gemeente heeft gereageerd. In de e-mails zelf komt weinig juridisch-inhoudelijk discussie naar voren en in de diverse concepten van deze overeenkomsten staan de aanpassingen c.q. aanvullingen van beide partijen op het eerdere concept. Er zijn aan Tauw geen verslagen ter hand gesteld van deze contractsbesprekingen zodat het verloop van deze niet vaststaat. Uit de e-mailcorrespondentie, de verschillende conceptversies van de overeenkomst en de mondelinge toelichting daarop blijkt dat er aan de zijde van de gemeente (of ProRail) niet op enigerleiwijze een jurist (zichtbaar) betrokken is geweest bij de contractsonderhandelingen. Er is uiteraard geen zekerheid te geven dat met een structurele betrokkenheid van een contractmanager, advocaat of jurist een betere of transparantere overeenkomst zou zijn ontstaan. Maar in ieder geval waren daarmee risico’s wel eerder inzichtelijk geweest en daardoor te beheersen geweest. De overeenkomst zoals deze er nu ligt, betreft geen duidelijke weergave van de afspraken en belangen van partijen. Verder is van belang dat enige tijd na sluiting van ons dossieronderzoek onder andere een (niet ondertekend) gunningsadvies van Prorail d.d. 12 december 2011 aan haar tenderboard aan ons ter beschikking is gesteld. Hierin worden door ProRail een aantal relevante bijzonderheden rondom de aanbesteding benoemd die voor deze juridische analyse van belang zijn: “ De aanbesteding heeft plaatsgevonden onder vrijstelling van de tenderboard van een groot aantal startvoorwaarden (Realisatieovereenkomst afgesloten, geld onvoorwaardelijk beschikbaar, dossier voldoende op orde) en gedurende de aanbesteding is gestuurd op tijd. Dit heeft tot een intensief aanbestedingsproces geleid, waarbij de partijen in een korte tijd en met veel wijzigingen in het dossier en een groot aantal vragen en antwoorden een prijs hebben opgesteld. Gedurende de aanbesteding hebben partijen zelf en heeft Bouwend Nederland namens de partijen, aangegeven dat de tenderplanning en de grote hoeveelheid aanvullingen en wijzigingen in de korte tijd onredelijk werd gevonden.


59\134


Om tot prijsvorming te kunnen komen zijn in het dossier uitgangspunten opgenomen, welke nog niet gehard zijn met de belanghebbenden. Zo is bijvoorbeeld nog geen overeenstemming met NSPoort over de indeling van het tijdelijk station. Ná realisatie zullen wijzigingen in het dossier gaan plaatsvinden welke gevolgen voor tijd en/ of geld zullen hebben. Dit is bekend en geaccepteerd door de gemeente Heerlen. Door de gemeente Heerlen is, op verzoek van de tenderboard, een garantieverklaring verstrekt, zodat geld beschikbaar was voor de aanbestedingsfase. In deze garantieverklaring zit het voorbehoud dat pas opdracht gegeven kan worden (geld beschikbaar gesteld is) wanneer een aanleg en beheerovereenkomst is afgesloten. De tenderboard is met starten van de aanbesteding op basis van deze garantieverklaring akkoord gegaan. De aanleg en beheerovereenkomst met de gemeente Heerlen is nog niet door ProRail en Heerlen getekend. De gemeente wil hiermee en met gunning wachten tot op 10 januari 2012 het bestemmingsplan voor het gehele maankwartier in de raad wordt behandeld. De werkzaamheden binnen de scope van het onderhavige contract passen weliswaar binnen het huidige bestemmingsplan, maar indien het bestemmingsplan niet wordt aangepast dan verliest het realiseren van de plaatconstructie zijn nut (dit is overigens niet de verwachting). Gunning op 11 januari 2012 heeft een wijziging van het contract en bijbehorende wijziging in geld en tijd tot gevolg (het contract uitvoeren zoals dit nu is voorzien, met gunning op 16 december, is dan feitelijk niet meer mogelijk). Er is reeds een mitigerende maatregel genomen (Movares werkt enkele zaken ten behoeve van de aannemer verder uit) om het effect van deze wijziging te minimaliseren, de daadwerkelijke uitwerking van de wijziging op tijd en geld zal echter pas in onderhandeling blijken. De gemeente Heerlen is van deze consequenties op de hoogte. “

Uit de overeenkomst tussen gemeente en ProRail d.d. 14 februari 2012 en andere beschikbaar gestelde documenten komt echter niet naar voren dat de gemeente zou hebben ingestemd om na realisatie nog wijzigingen te laten plaatsvinden in het dossier. In de overeenkomst wordt zelfs verwezen naar de aanbestede Vraagspecificatie (kennelijk het AKI-bestek) zonder duidelijke vermelding van de mogelijkheid tot wijzigingen hierin na realisatie met gevolgen voor tijd en/of geld. In relatie tot de veronderstelling van de gemeente dat het AKI-bestek wel de gehele scope van de gevraagde werkzaamheden zou afdekken, is dit opmerkelijk. In de laatste alinea van het gunningsadvies staat dat de gemeente ook rekening hield met mogelijke wijzigingen in tijd en geld (derhalve VtW’s) terwijl dit ook niet duidelijk in de overeenkomst is opgenomen. Het gunningsadvies sec is niet voldoende om te bewijzen dat de gemeente inderdaad op de hoogte was van (en ook ingestemd heeft met) deze bijzonderheden. Het is daarom ook onduidelijk waarom dit niet in de overeenkomst met ProRail is verwoord, temeer deze op het moment van dit gunningsadvies nog niet ondertekend was. De noodzaak tot sluiting van deze overeenkomst was hoog en werd versterkt door de aanbesteding van het ontwerp en de realisatie van de Plaat die op dat moment al liep (op verzoek van ProRail vanwege de buitendienststelling en om de toegezegde subsidies in 2013 veilig te stellen) en de garantstelling die de gemeente aan ProRail in juli 2011 bood voor alle kosten van ProRail. Ook ProRail had een belang bij een snelle start om de reeds vastgelegde treinvrije perioden in de jaardienstregeling te kunnen gebruiken tijdens de uitvoering van de werkzaamheden. Parallel aan de besprekingen voor de UO en de lopende aanbestedingsprocedure van de Plaat werd dus over deze overeenkomst onderhandeld. Vaststaat dat de overeenkomst eerst is ondertekend nadat de aanbesteding voor de realisatie van de Plaat al was afgerond.

60\134



Al deze omstandigheden gecombineerd met de volgorde van contractsonderhandelingen is mogelijk ook van invloed geweest is op de beperktere onderhandelingspositie van de gemeente. Er waren immers weinig drukmiddelen om de onderhandelingen te sturen waardoor het halen van planning en (interne) procedures veel invloed konden krijgen op het onderhandelingsresultaat. Opmerkelijk is dat de overeenkomst geen duidelijke omschrijving geeft van functies van contactpersonen en de daaraan gekoppelde mandaten / machtigingen aan de zijde van gemeente en ProRail voor het nemen van beslissingen. Deze overeenkomst beschrijft relatief uitgebreid de werkzaamheden door ProRail in de voorbereiding en realisatie van de Plaat. Daarbij wordt verwezen naar het aanbestedingsdossier van de D&C-opdracht voor de Plaat. De werkzaamheden van de gemeente worden summier beschreven en blijven feitelijk beperkt tot het faciliteren van ProRail in de voorbereiding en realisatie van de Plaat (planologische procedures en dergelijke). Een duidelijke omschrijving van de eindproducten ontbreekt. In financieel opzicht worden veel kosten aan de gemeente toegewezen. Zo worden noodzakelijke aanpassingen aan de Plaat in verband met de veilige berijdbaarheid of beschikbaarheid van de spoorweginfrastructuur door ProRail uitgevoerd maar wel voor rekening en risico van de gemeente. De hogere kosten van het beheer en dagelijks onderhoud van het tijdelijke en het nieuwe station komen voor rekening van de gemeente, het beheer wordt door ProRail uitgevoerd. Opmerkelijk is dat dit in zelfs twee artikelen (artikel 8 en 11) op vrijwel identieke wijze is vastgelegd. De kosten van het ontwerp en de realisatie van de Plaat worden door ProRail bij de gemeente bij wijze van voorschot ieder kwartaal in rekening gebracht met een nacalculatie achteraf, eveneens per kwartaal. Deze kosten zien op alle kosten voor ontwerp en realisatie en de overheadkosten. Enige instemming of afstemming over de in rekening te brengen kosten voor ontwerp, realisatie, beheer en onderhoud met de gemeente ontbreekt vrijwel in deze overeenkomst, evenals specificatie-eisen aan de facturatie maar ook een duidelijke overlegstructuur met betrekking tot de in rekening te brengen kosten. Het enige sturingsmechanisme voor de gemeente is controle aan de hand van het bestek/vraagspecificatie dat door ProRail wordt aanbesteed voor het ontwerp en de realisatie van de Plaat en overleg in geval van een afwijking van de begroting van meer dan EUR 50.000,00. We weten dat de Vraagspecificatie voor de Plaat niet alle eisen en wensen van de afnemers van de gemeente omvat zoals in een traditioneel bestek, zodat het sturingsmechanisme in dat opzicht beperkt is. Dit vormt een risico voor het uiteindelijk niet afnemen van de Plaat voor de verdere realisering van het project. Opgemerkt wordt dat ProRail tot nu toe niet aan de gemeente heeft gefactureerd conform de overeenkomst, in het bijzonder dat afwijkingen van de begroting van meer dan EUR 50.000,00 nog niet zijn gemeld.


61\134


Dit kan ermee samenhangen dat een duidelijke opdrachtsom en begroting, die de gemeente aan ProRail verschuldigd is, ontbreekt in deze overeenkomst. Artikel 9 van de overeenkomst waarin de kosten van ProRail zijn beschreven is ruim geformuleerd:

Dat is des te opmerkelijker omdat op het moment van ondertekening de inschrijfsom voor de Plaat al twee maanden bekend was. Er wordt verwezen naar een raming in bijlage 3 bij de overeenkomst ten aanzien van Plaat en KOSSSSS. De basis van deze raming is (zoals aan ons is toegelicht) de raming die op basis van het aanbestedingsdocument door AKI is opgesteld. Dit zou een raming van 2 december 2011 betreffen. Een ‘harde’ afspraak (zoals scope van de opdracht aan ProRail en opdrachtsom) kunnen echter beter niet worden weggelegd in (een veelvoud aan) bijlagen van de overeenkomst. Uit e-mailcorrespondentie van 12 december 2011 tussen gemeente en ProRail (dus twee maanden voor sluiting van de overeenkomst) komt naar voren dat de raming ondanks een verzoek daartoe door de gemeente door ProRail niet is aangepast aan het aanbestedingsresultaat vanwege ‘ProRail-interne besluitvorming’ waardoor de businesscase niet mag worden gewijzigd:

62\134



Dat de uiteindelijke aanbestede opdracht voor het ontwerp en de realisatie van de Plaat en de opdrachtsom dan ook aanzienlijk geringer was dan eerder geraamd, blijkt uit de emailcorrespondentie tussen ProRail en gemeente maar niet uit de overeenkomst zelf. ProRail heeft in ieder geval nooit ontkend dat het aanbestedingsresultaat lager was dan geraamd en de gemeente de ruimte geboden dit in een oplegnotitie vast te leggen en aan de gemeenteraad te communiceren. Het heeft niet tot aanpassing van de projectraming in bijlage 3 geleid, ondanks verzoek daartoe van de gemeente. De redenen van ProRail om dit niet in de overeenkomst op te nemen waren wellicht destijds vanuit haar positie en organisatie begrijpelijk maar vanuit contractueel opzicht absoluut niet verstandig. Duidelijkheid over de opdrachtsom is immers in deze overeenkomst (gezien de betalingsverplichtingen van de gemeente) te belangrijk om niet tot een betere contractuele vastlegging ervan over te gaan. Al was het maar om ieder misverstand te voorkomen. In de begroting, welke in het contract als bijlage 3 is opgenomen, zijn de totale investeringkosten voor de Plaat, tijdelijk station en bovenleidingen opgenomen voor EUR 21,7 miljoen, Voor de Plaat zelf is een bedrag van EUR 14,3 miljoen opgenomen. De aanbesteding kwam uit op een bedrag van EUR 10,6 miljoen, dit betekende dus in beginsel een aanbestedingsvoordeel van EUR 3,7 miljoen. Kort na ondertekening van de overeenkomst is door ProRail aan de gemeente in een e-mail van 15 februari 2012 een overzicht gestuurd van de financiën:


63\134


Uit een toelichting door de gemeente aan Tauw komt naar voren dat het verschil tussen de raming in bijlage 3 van de overeenkomst (raming AKI d.d. 2 december 2012) en de aanbiedingsbegroting van Besix d.d. 11 november 2011 een aanbestedingsvoordeel van EUR 4.513.084,00 is. Dit komt omdat een deel van de in bijlage 3 opgenomen kosten voor 'Onvoorzien/scheeft/peat' onderdeel uitmaken van de inschrijving van Besix. Ook zou in de raming van AKI de kosten voor vervangend vervoer tijdens TVP's er dubbel in zitten. De 'Investeringskosten Plaat' in de raming van bijlage 3 zouden dan ook EUR 19.854.356,00 bedragen. Desgevraagd blijkt ook dat in een overleg tussen de projectleider van de gemeente en de projectmanager van ProRail. Deze laatste heeft aangegeven dat (gezien het karakter van een Design & Construct contract) naast de opdrachtsom van EUR 10,6 miljoen ook met 10 % tot maximaal 15 % extra onvoorziene kosten rekening moest worden gehouden om contractwijzigingen en indexeringen op te kunnen vangen. Dit betekent dat de gemeente rekening moest houden met de kosten van de Plaat van EUR 10,6 miljoen + EUR 1,6 miljoen (= 15 %) = EUR 12,2 miljoen in plaats van EUR 14,3 miljoen. Dat is inderdaad niet ongebruikelijk. De resultaten van dit overleg tussen de gemeente en ProRail zijn ook noch door de gemeente, noch door ProRail op enige wijze schriftelijk naar de andere partij vastgelegd. Hoe dan ook is de begroting van de Plaat in de overeenkomst niet aangepast en is hier verder geen duidelijke overeengekomen of aanvullende bepaling voor opgenomen. Later is dit ook niet meer expliciet aan de orde gekomen. Ook hier geldt dat dergelijke belangrijke financiële aspecten beter niet kunnen worden weggelegd in bijlagen van de overeenkomst of latere e-mails maar dat de overeenkomst aangevuld had kunnen worden naar de actualiteit. Verder is de aansprakelijkheid van ProRail voor schade in deze overeenkomst aanzienlijk beperkt tot alleen situaties van bewuste roekeloosheid en/of opzet en/of verwijtbare fouten aan de zijde van ProRail. Daarbij is het bedrag waarvoor ProRail aansprakelijk kan worden gesteld ook nog eens beperkt tot alleen de gemaakte overheadkosten van ProRail. In relatie tot omvang van het project en de daarmee voor de gemeente verbonden financiële risico’s, is dit een bijzonder geringe aansprakelijkheidsregeling. ProRail is wel gehouden om de schade die is ontstaan door derden die in haar opdracht zijn aangesteld op hen dan wel hun verzekeraars te verhalen. Dat is een inspannings-verplichting van ProRail. De rechtstreekse aansprakelijkheid van ProRail is daarmee echter niet vergroot. Het overleg tussen partijen vindt op grond van deze overeenkomst plaats met betrekking tot aanbesteding en gunning van de werken en werkzaamheden.

64\134



De door de aannemer gemaakte plannen zullen door partijen alsmede een door ProRail in te schakelen ingenieursbureau dienen te worden getoetst aan de Vraagspecificatie en referentietekeningen die als bijlagen aan de overeenkomst zijn gehecht alvorens zij hun goedkeuring aan de plannen van de aannemer zullen verlenen, Daarna zal overleg alleen plaatsvinden indien partijen zulks nodig of wenselijk achten. Een betrokkenheid van de gemeente bij het ontwerp is dan ook wel contractueel geregeld maar moet in juiste verhouding staan met haar toekomstige positie als afnemer en eigenaar van de Plaat en de daarmee verbonden financiële consequenties. De gemeente verkeerde in de veronderstelling dat alle uitgangspunten, eisen en wensen goed waren opgenomen in de Vraagspecificaties die als bijlage in de overeenkomst zijn opgenomen maar ook door ProRail bij de aanbesteding aan de marktpartijen zijn verstrekt. Wanneer de laatste reviews van de Vraagspecificaties echter buiten beeld van de gemeente zijn gebleven dan bestaat het risico dat eerst bij de toetsing van de door de aannemer gemaakte plannen dit aan het licht komt. Het risico in tijd en/of geld zou dan bij de gemeente kunnen komen te liggen. Blijkens de overeenkomst treden partijen ook tijdens de voorbereiding en uitvoering van de werkzaamheden aan de Plaat met elkaar in overleg. De betreffende bepaling in de overeenkomst is echter ruim omschreven (‘voor zover zij zulks nodig of wenselijk achten’). ProRail moet afwijkingen van de vraagspecificatie en/of scope ‘tijdig aan de gemeente melden’. Afgezien van de ruimgeformuleerde woordkeuze in deze overeenkomst (wat is ‘wenselijk’ en wat is ‘tijdig’?) geven deze contractbepalingen de gemeente vrijwel geen mogelijkheid om in te grijpen. Illustratief is in dit verband de wijze waarop de financiële voortgang van het project door ProRail werd gecommuniceerd: de eerste financiële kwartaalvoortgangsverslagen van ProRail werden niet conform het bepaalde in de overeenkomst op tijd geleverd en deze verslagen waren verder weinig inhoudelijk en geven geen goed beeld van de stand van het werk. Na verloop van tijd werd het format echter om onduidelijke redenen door ProRail ook nog eenzijdig gewijzigd c.q. sterk vereenvoudigd. Sterker nog: VtW’s werden ook pas veel latera met de gemeente gecommuniceerd. Voor meer informatie hierover zie ook paragraaf 7.7.2 van dit eindrapport. Een duidelijke overleg- en beslisstructuur ontbreekt hetgeen de sturende en controlerende mogelijkheden van de gemeente als opdrachtgever aanzienlijk beperkt. Slechts één aspect wordt expliciet genoemd: wanneer er sprake is van meerwerk ten bedrage van EUR 50.000,00 boven begroting moet ProRail vooraf met de gemeente in overleg treden. Deze bepaling is echter voor meerderlei uitleg vatbaar. Vanuit het oogpunt van de gemeente zou iedere overschrijding van meer dan EUR 50,000,00 van de inschrijfsom (te weten EUR 10,6 miljoen) tot overleg moeten leiden. Vanuit het oogpunt van ProRail is deze overlegplicht eerst aan de orde wanneer de begroting uit bijlage 3 (te weten EUR 21,7 miljoen) met dit bedrag wordt overschreden. Dit is een significant verschil van interpretatie.


65\134


De onduidelijkheid van de overeengekomen afspraken hebben gevolgen gehad voor de samenwerking tussen gemeente en ProRail. Na de ondertekening van de overeenkomst met de gemeente hebben zich aan beide zijden personele wisselingen in de projectteams voorgedaan. Dit is niet ongebruikelijk omdat er in de uitvoeringsfase andere kerncapaciteiten nodig zijn dan tijdens de planvormingsfase. In de uitvoeringsfase blijkt ProRail de overeenkomst anders te interpreteren dan gemeente waarbij beide partijen meenden hun gelijk in overeenkomst te vinden. Het belang van een helder geschreven, proportionele en gebalanceerde overeenkomst wordt daarmee duidelijk. Het kan interpretatieverschillen voorkomen. Samengevat hadden de volgende aspecten tot verheldering van de afspraken in deze overeenkomst kunnen leiden: Partijen: een duidelijke bevestiging van de gemeente als opdrachtgever en ProRail als opdrachtnemer. De huidige tekst geeft nog weinig informatie daarover. Overwegingen: in de overwegingen of considerans wordt de scope en achtergronden van opdracht en de redenen tot het sluiten van de overeenkomst benoemd. Deze achtergrondinformatie is belangrijk voor de interpretatie van de contractsbepalingen en maakt ook onderdeel uit van de overeenkomst. In de huidige tekst komt de opdrachtgeversrol van de gemeente en het belang van de samenhang met de afnemers van de gemeente te weinig uit de verf. Betrokken partijen bij overeenkomst: hier wordt bijvoorbeeld beschreven welke partijen in ieder geval tot de overeenkomst horen en vooral in welke hoedanigheid en met welk mandaat. Belangrijker is om hier ook een bepaling op te nemen dat de beide projectteams kunnen worden uitgebreid dan wel bijgestaan door adviserende professionals of afnemers van de Plaat. Daarmee wordt ook de rol en het belang van de niet-contractpartijen bij de overeenkomst (subtiel) bevestigd. Beschrijving verplichtingen van partijen: gezamenlijk en integraal invulling geven aan het project tot een voor de gemeente aanvaardbaar werk, neergelegd in bijbehorende tekeningen en dergelijke, eventueel met vermelding van een streefdatum. Duidelijke taak- en bevoegdheidsomschrijving van de gemeente als opdrachtgever (leiding geven, vergaderingen voor zitten, vergunningen) en ProRail (wat is diens rol, tot hoever reikt het mandaat) maar ook beschrijving van diverse adviseurs en afnemers (inbreng van specifieke ervaring en deskundigheid). De omschrijving en eindproducten van de werkzaamheden zouden separaat in een bijlage of annex aan deze overeenkomst kunnen worden gehecht met een verwijzing in de overeenkomst. Besluitvorming en verslaglegging: in grote lijnen het proces rondom ontwerp, besluitvorming en verslaglegging (goedkeuring documenten, go / no go, notulen en dergelijke). Belangrijk is dat een duidelijk verschil blijft tussen diegenen die adviseren en diegenen die beslissen. Daarmee kan op verschillende overlegniveaus een probleemoplossend of escalatieniveau worden gerealiseerd (een ‘meertrapsraket’). Een duidelijke ‘knip’ tussen de ontwerpfase en de uitvoeringsfase kan hier worden vastgelegd als go /no go-moment.

66\134



Tijdschema, planning, vertraging: in de overeenkomst ontbreekt naar de mening van Tauw een bepaling over planning en dergelijke. Aansprakelijkheid en eventueel algemene voorwaarden: onder andere in verband met de aansprakelijkheid van iedere partij voor fouten die op zijn specifieke terrein van deskundigheid zijn gelegen maar ook een pro rato aansprakelijkheid wanneer niet kan worden vastgesteld welke partij aansprakelijk is voor een bepaalde fout. Administratieve organisatie: de inschrijfsom van Besix respectievelijk Strukton alsmede de wijze waarop de ontwerpwerkzaamheden door / namens ProRail worden vergoed en hoe de vergoeding van uitvoeringskosten plaatsvindt, een en ander in relatie tot de raming waarnaar nu wordt verwezen. Overlegstructuur: op welke niveaus en waarover gaan partijen met elkaar in gesprek, een en ander voorzien van een duidelijke omschrijving van de te bespreken (en te beslissen) onderwerpen van ieder gremium, frequentie van overleg en voldoende mandaat. Een escalatiemogelijkheid moet eveneens dan hierin worden opgenomen. Een stroomschema kan verhelderend werken (zie bijlage als voorbeeld). Voor de gemeente is het belangrijk dat de projectoverlegstructuur wordt afgestemd met de interne overlegstructuur. Het is raadzaam om een eenduidige overlegstructuur te hebben om te voorkomen dat het projectteam op bepaalde momenten in haar functioneren worden gefaciliteerd door de gemeentelijke organisatie en kan daarin niet wordt doorsneden door een andere overleggen, die afwijken van de met ProRail overeengekomen cq overeen te komen structuur. Prijsvorming, prijsoverleg en gunning opdracht: beschrijving dat Besix en Strukton een prijsaanbieding hebben gedaan voor de uitvoering van het werk en de werkzaamheden en de wijze waarop de prijsaanbieding is / wordt ingericht. Beëindiging overeenkomst: beschrijving onder welke voorwaarden en omstandigheden en op welke wijze de overeenkomst eindigt zonder tussenkomst van rechter of arbiter. Geschillen: een duidelijke keuze tussen de gang naar rechter of arbitrage ontbreekt in de huidige tekst. Bijlagen: een aantal bepalingen kunnen relatief gedetailleerd worden uitgewerkt in een aantal bijlagen of annexen en deze aan de overeenkomst te hechten. Een rangorde van documenten (gaat een annex vóór een contractbepaling?) ontbreekt nog. 5.2.4 Toekomstige meerkosten beheer ProRail In bijlage 2 van de overeenkomst tussen de gemeente en ProRail is onder de kop ‘station’ een tabel opgenomen waarin ProRail de huidige beheerkosten heeft berekend, sluitend op een totaal van EUR 192.518,00. Voor het toekomstige station is een berekening gemaakt, die sluit op een totaal van EUR 160.976,00, hetgeen dus een verlaging van de kosten van EUR 31.542,00 zou betekenen. Vervolgens is er een kolom toegevoegd waarin ProRail een inschatting maakt totaal van EUR 206.130,00, welke dus EUR 45.154,00 hoger uitkomt (= circa 30 %) dan haar eigen berekeningen. Daardoor stijgen naar de mening van ProRail de kosten voor het toekomstig station met EUR 13.612,00 per jaar ten opzichte van de oude situatie.


67\134


Vervolgens rondt ProRail deze extra kosten naar boven af tot EUR 15.000,00 per jaar. De toegevoegde motivatie voor deze hogere kosteninschatting is zeer globaal en behoeft nadere analyse. Daarboven komen nog extra onderhoudskosten voor de Plaat van EUR 30.000,00, waarvoor geen onderbouwing is teruggevonden. 5.2.5

Basisovereenkomst voor ontwerpen en realiseren van de Plaat boven het spoor ten behoeve van het Maankwartier op basis van UAV-gc 2005 Deze Basisovereenkomst voor ontwerpen en realiseren van de Plaat boven het spoor ten behoeve van het Maankwartier op basis van UAV-gc 2005 (datum onbekend) is de basis van de samenwerking tussen ProRail en Besix met betrekking tot het ontwerp en de realisatie van de Plaat. De gemeente beschikt echter alleen over een conceptversie van deze overeenkomst waarin weinig voor dit advies relevante details staan. Deze overeenkomst wordt dan ook verder niet besproken. Het is echter wel relevant wanneer de gemeente over een integraal afschrift van deze overeenkomst met alle bijlagen beschikt. Dit geldt ook voor de overeenkomst tussen ProRail en Strukton met betrekking tot de bovenleidingen. De beschikking over deze overeenkomsten komt in ieder geval het vertrouwen tussen de gemeente en ProRail ten goede en versterkt de opdrachtgeverrol van de gemeente.

68\134


Contractstrategie

6

70\134



6 Contractstrategie KOSSSSS 6.1

Algemeen

Het project ‘herontwikkeling stationsgebied Maankwartier’ te Heerlen bestaat uit verschillende projectonderdelen. Een projectonderdeel is een onderdeel van het project Maankwartier dat door een partij wordt gerealiseerd. Een verzameling van projectonderdelen of gedeelten daarvan kunnen in één bouwstroom worden gerealiseerd, bijvoorbeeld vanwege de aanbestedingsplicht of logistiek. De Plaat is een belangrijk projectonderdeel van Maankwartier. De ervaringen van de gemeente met de contractering van dit projectonderdeel in samenhang met de bevindingen c.q. adviezen daarover van diverse externe adviseurs inzake het project Maankwartier dienen zo goed mogelijk te worden gebruikt bij de contractering van de projectonderdelen die nog op stapel staan. Ten tijde van het schrijven van dit eindrapport worden er voorbereidingen getroffen voor het ontwerp en de realisatie van een aantal aan de Plaat gerelateerde projectonderdelen te weten:  Kappen perrons en trappen  Onderwereld onder de Plaat  Station op de Plaat  Stijgpunten van en naar station (trappen)  Serres stationzijde en pleinzijde  FietsenStalling  Sloop van tijdelijk station Deze projectonderdelen worden ook KOSSSSS (KOSSSSS ‘met vijf s-en’) genoemd. De verschillende onderdelen van KOSSSSS kunnen in vier verschillende projecten worden onderverdeeld. Bij ieder project zijn andere contractspartijen betrokken en ieder project vraagt ook een ander soort marktpartij voor de uitvoering ervan. De vraag is nu op welke wijze de contractvorming voor ieder onderdeel kan plaatsvinden waarbij de belangen van de gemeente het beste zijn geborgd. Voldoende inspraak en sturing op het project Maankwartier door de gemeente Heerlen kan mede worden bereikt door duidelijk toetsen acceptatiemomenten (go / no go-momenten) in het ontwerpen realisatieproces op te nemen. Dit kan door een weloverwogen contractstrategie en daarin onder andere duidelijke 'knippen' aan te brengen in de contractsluiting. Vanwege de samenhang van de diverse projectonderdelen met de verschillende betrokkenheid van contractspartijen is het van belang om goed na te denken over de contractstructuur. Dit houdt in dat wordt nagedacht welke projectonderdelen in een overeenkomst worden opgenomen.


71\134


Dit houdt ook weer verband met de daarbij betrokken contractspartijen. Daarbij zijn ook de keuzes voor contractsoort van belang (bijvoorbeeld traditioneel versus geïntegreerd). Bovendien is van belang dat ook qua bouwlogistiek sommige projecten op andere momenten zullen worden gerealiseerd. Tenslotte zal de kwaliteit van gerealiseerde projectonderdelen van invloed zijn op de later nog te realiseren projectonderdelen (denk bijvoorbeeld aan beheer en onderhoud). De betrokkenheid van ProRail bij de diverse overeenkomsten is een punt dat nog goed moet worden uitgezocht. ProRail is verantwoordelijk voor de veilige bereidbaarheid van de hoofdspoorweginfrastructuur. Voor stations is dat genuanceerder. ProRail is niet verantwoordelijk voor (aanleg, verbouw, nieuwbouw) van stationsgebouwen maar heeft de verantwoordelijkheid voor de zogenaamde transfervoorzieningen (= perrons, stijgpunten, centrale hal, tunnels, loopbruggen, overkapping, openbare wachtruimte). De rest van het station (gebouw, commerciële ruimten zoals plaatskaartenkantoor, winkels, horeca) is verantwoordelijkheid van NS Stations. In de praktijk wordt echter één partij gevraagd om bij de nieuwbouw het project te realiseren. In het project Maankwartier is het dus begrijpelijk dat ProRail deze rol vervult, deels dus vanuit haar eigen verantwoordelijkheid en deels namens de gemeente en namens NS Stations. Maar het is wel goed om daar bij iedere overeenkomst even bij stil te staan. Dit hoofdstuk is een eerste voorstel van een mogelijke contractstrategie. Het is belangrijk om dit een ‘levend’ document te houden, in die zin dat de contractstrategie regelmatig wordt bijgewerkt c.q. aangepast naar de laatste planning, capaciteit, gevraagd specialisme, ervaringen, inzichten en stand van zaken. Dit leidt nu op basis van de thans beschikbare informatie tot de volgende geadviseerde indeling van projecten en contractopzetten (een uitgebreide beschrijving van de contractstrategie is opgenomen in de Tauw-notitie van 13 juni 2013: N005-1214778HTM-hgm-V01-NL).

6.2

Ontwerpovereenkomst KOSSS

Looptijd overeenkomst: juli 2013 - september 2013 (= acceptatie en oplevering DO KOSSS). Doel van overeenkomst: opdracht geven tot ontwerp van Kappen, Onderwereld, Station, Serres en Stijgpunten (KOSSS ‘met drie s-en’). De fietsenstalling en de sloop van het tijdelijk station (de overige twee s-en in KOSSSSS) zijn in andere, nog te sluiten overeenkomsten voorzien (zie hieronder). Het eindproduct is het Definitief Ontwerp (DO), bestek en kostenraming van KOSSS dat past binnen budget en eisen van opdrachtgevers en gereed is om aanbesteed te worden. De ontwerpwerkzaamheden voor KOSSS zien met name op bouwkundige werken en bijbehorende constructies op of aan de Plaat en rondom het spoor. Deze werken vallen onder de verantwoordelijkheid van ProRail die (onder toepassing van haar aanbestedingsbeleid) opdracht zal geven aan een marktpartij (bijvoorbeeld een advies- en ingenieursbureau) om het ontwerp voor KOSSS te maken.

72\134



Het adviesbureau wordt ingehuurd (na aanbesteding) en aangestuurd door ProRail maar wel met duidelijk inbreng op de ontwerpuitgangspunten door gemeente, Weller en NS Stations c.s. en met inachtneming van het beschikbare (taakstellende) budget en de planning. Contractspartijen: gemeente en NS Stations als opdrachtgevers van ProRail (opdrachtnemer). Overwegingen voor deze afbakening / indeling: In deze overeenkomst zullen de uitgangspunten en kaders van de opdrachtgevers de aard en omvang van de ontwerpopdracht bepalen. Immers, het ontwerp van KOSSS moet voldoen aan de eisen die de afnemers van KOSSS hieraan stellen. Dit ziet op planning, kwaliteit, geld en beheer en onderhoud. Contractopzet: Beschrijving contractspartijen (mandaat?)- Overwegingen -Definities - Doel van overeenkomst Taken, rollen en verplichtingen van de contractspartijen - Scope van de opdracht - Planning Overlegstructuur - Opdrachtsom, taakstellend budget - Eisen aan eindproducten (acceptatie of ‘oplevering’) gekoppeld aan mijlpalen en betalingsregeling - Aanvang en einde ontwerpovereenkomst - Projectdossier en projectadministratie - Intellectueel eigendom Verzekeringen - Geheimhouding - Ontbindingsmogelijkheden - Wijzigingsmogelijkheden - Geschillenregeling - Toepasselijke weten regelgeving (doorleggen aanbestedingsplicht) Algemene voorwaarden - Overigen, rangorde en bijlagen.

6.3

Realisatieovereenkomst KOSSS

Looptijd overeenkomst: start 1 oktober 2013 - einde 31 december 2016 (= acceptatie en oplevering KOSSS). Doel van overeenkomst: opdracht geven tot realisatie van Kappen, Onderwereld, Station, Serres en Stijgpunten (KOSSS ‘met drie s-en’) aan de hand van het DO en bestek. Eindproducten zijn de projectonderdelen KOSSS die binnen budget, planning en eisen van opdrachtgevers (en diens afnemers) worden opgeleverd. Contractspartijen: gemeente en NS Stations. Overwegingen voor deze afbakening / indeling: vanwege de Beheersconcessie. Hoofdspoorweginfrastructuur is ProRail verantwoordelijk voor de veilige bereidbaarheid van de hoofdspoorweginfrastructuur. Ook projecten gerelateerd aan het spoor, zoals de vernieuwing of (ver)bouw(ing) van stations, vallen onder de verantwoordelijkheid van ProRail. De werkzaamheden voor KOSSS zien met name op bouwkundige werken en bijbehorende constructies op of aan de Plaat en rondom het spoor. Deze werken vallen dan ook onder de verantwoordelijkheid van ProRail en ProRail (onder toepassing van haar aanbestedingsbeleid) zal opdracht geven aan een aannemer om alle projectonderdelen van KOSSS te realiseren conform DO en bestek. In deze overeenkomst zullen de uitgangspunten en kaders van de opdrachtgevers de aard en omvang van de realisatieopdracht bepalen. Immers, KOSSS moet voldoen aan de eisen die de afnemers van KOSSS hieraan stellen. Dit ziet op planning, kwaliteit, geld en beheer en onderhoud.


73\134


Contractopzet: Beschrijving contractspartijen (mandaat?)- Overwegingen -Definities - Doel van overeenkomst Taken, rollen en verplichtingen van de contractspartijen - Scope van de opdracht - Planning Overlegstructuur - Opdrachtsom, taakstellend budget - Eisen aan eindproducten (acceptatie of ‘oplevering’) gekoppeld aan mijlpalen en betalingsregeling - Aanvang en einde ontwerpovereenkomst - Projectdossier en projectadministratie - Intellectueel eigendom Verzekeringen - Geheimhouding - Ontbindingsmogelijkheden - Wijzigingsmogelijkheden - Geschillenregeling - Toepasselijke weten regelgeving (doorleggen aanbestedingsplicht) Algemene voorwaarden - Overigen, rangorde en bijlagen.

6.4

Sloopovereenkomst (tijdelijk station en crashdeks)

Looptijd overeenkomst: start 1 januari 2017- einde 31 december 2017 (= acceptatie en oplevering sloopwerkzaamheden). Doel van overeenkomst: opdracht geven tot sloop van het tijdelijk station en de crashdeks aan de hand van het sloopbestek. Eindproducten zijn de projectonderdelen die binnen budget, planning en eisen van opdrachtgevers (en diens afnemers) worden gesloopt. Contractspartijen: gemeente en NS Stations als opdrachtgevers van ProRail (opdrachtnemer). Overwegingen voor deze afbakening / indeling: vanwege de Beheersconcessie. Hoofdspoorweginfrastructuur is ProRail verantwoordelijk voor de veilige bereidbaarheid van de hoofdspoorweginfrastructuur. Ook projecten gerelateerd aan het spoor, zoals de vernieuwing of (ver)bouw(ing) van stations, vallen onder de verantwoordelijkheid van ProRail. De sloopwerkzaamheden zien met name op de verwijdering c.q. hergebruik van bouwkundige werken en bijbehorende constructies op of aan de Plaat en rondom het spoor die voor de realisatie van KOSSS niet meer nodig zijn. Deze werken vallen dan ook waarschijnlijk onder de verantwoordelijkheid van ProRail en ProRail (onder toepassing van haar aanbestedingsbeleid) zal opdracht geven aan een aannemer om alle projectonderdelen te slopen conform sloopbestek. In deze overeenkomst zullen de uitgangspunten en kaders van de gemeente de aard en omvang van de sloopopdracht bepalen. Immers, de sloopwerkzaamheden moeten voldoen aan de eisen die de gemeente hieraan stelt. Dit ziet op planning, kwaliteit, geld en mogelijkheden van hergebruik. Het doel van deze overeenkomst is om op basis van het sloopbestek van het tijdelijk station en de crashdeks een aannemer te selecteren die deze werkzaamheden zal uitvoeren. Inhuur (na aanbesteding) en aansturing van de sloopaannemer door ProRail maar wel met duidelijk inbreng door gemeente en met inachtneming van het beschikbare (taakstellende?) budget en planning.

74\134




6.5

Overeenkomst Realisatie en Inrichting Fietsenstalling

Looptijd overeenkomst: start 1 januari 2017- einde 1 december 2017 (= acceptatie en oplevering Fietsenstalling). Doel van overeenkomst: opdracht geven tot realisatie en inrichting nieuwe fietsenstalling aan de hand van het bestek. Eindproducten zijn de projectonderdelen die binnen budget, planning en eisen van opdrachtgevers (en diens afnemers) worden gerealiseerd. Contractspartijen: gemeente en NS Stations. Overwegingen voor deze afbakening / indeling: vanwege de Beheersconcessie. Hoofdspoorweginfrastructuur is ProRail verantwoordelijk voor de veilige bereidbaarheid van de hoofdspoorweginfrastructuur. Ook projecten gerelateerd aan het spoor, zoals de vernieuwing of (ver)bouw(ing) van stations, vallen onder de verantwoordelijkheid van ProRail. Fietsenstallingen vallen hier normaliter niet onder. Onderdeel van de ministeriële stimulering van het gebruik van het OV is het zorgen voor voldoende fietsenstallingen. ProRail heeft de opdracht gekregen om een landelijk programma uitbreiding fietsenstallingen (alleen de aanleg) uit te voeren. Het beheer, de exploitatie (te weten fietskluizen, bewaakte stalling enz), het onderhoud en de vervanging is voor rekening en risico van NS Stations. De werkzaamheden zien met name op de realisatie en inrichting van een nieuwe fietsenstalling ten behoeve van het nieuwe station en de bezoekers van Maankwartier. Het is nog niet helemaal duidelijk of deze werken ook onder de verantwoordelijkheid van ProRail vallen en ProRail (onder toepassing van haar aanbestedingsbeleid) opdracht moet geven aan een aannemer om de fietsenstalling te realiseren conform bestek. In deze overeenkomst zullen de uitgangspunten en kaders van de gemeente en NS Stations (waarschijnlijk door haar ketendienst NS Fiets) de aard en omvang van de opdracht bepalen. Immers, de fietsenstalling moet voldoen aan de eisen die de gemeente maar vooral NS Fiets hieraan stelt. Dit ziet op planning, kwaliteit en geld. Het doel van deze overeenkomst is om op basis van het bestek een aannemer te selecteren die deze werkzaamheden zal uitvoeren. Inhuur (na aanbesteding) en aansturing van de aannemer door ProRail maar wel met duidelijk inbreng door gemeente en NS Fiets en met inachtneming van het beschikbare (taakstellende) budget en planning.


75\134



6.6

Beheer en Onderhoud Plaat

Looptijd overeenkomst: start 1 januari 2017- einde nog niet bekend. Doel van overeenkomst: opdracht geven tot Beheer en Onderhoud van de Plaat en KOSSS. De B&O-werkzaamheden dienen met in achtneming dan wel nadere aanvulling van het bepaalde in de ‘Plaat’-overeenkomst (d.d. februari 2012) te worden overeengekomen binnen budget en eisen van opdrachtgevers. Contractspartijen: gemeente, Weller en NS Stations als opdrachtgevers van ProRail (opdrachtnemer). Overwegingen voor deze afbakening / indeling: In deze overeenkomst zullen de uitgangspunten en kaders van de opdrachtgevers de aard en omvang van de B&O-opdracht bepalen. Immers, de kwaliteit van het ontwerp en de realisatie van Plaat en KOSSS bepaalt de mate en omvang van beheer en onderhoud hiervan. Het doel van deze overeenkomst is om te komen tot een omschrijving van de beheersen onderhoudswerkzaamheden. Contractopzet: Beschrijving contractspartijen (mandaat?)- Overwegingen -Definities - Doel van overeenkomst Taken, rollen en verplichtingen van de contractspartijen - Scope van de opdracht - Planning Overlegstructuur - Opdrachtsom, taakstellend budget - Eisen aan eindproducten (acceptatie of ‘oplevering’) gekoppeld aan mijlpalen en betalingsregeling - Aanvang en einde ontwerpovereenkomst - Projectdossier en projectadministratie - Intellectueel eigendom Verzekeringen - Geheimhouding - Ontbindingsmogelijkheden - Wijzigingsmogelijkheden - Geschillenregeling - Toepasselijke weten regelgeving (doorleggen aanbestedingsplicht) Algemene voorwaarden - Overigen, rangorde en bijlagen.

76\134


Financiële analyse - kosten

7

78\134



7 Financiële analyse - kosten 7.1

Algemeen

Voor het project Maankwartier Heerlen is er op 22 augustus 2012 een kostenoverzicht opgesteld waarin de totaalkosten van het project geprognosticeerd zijn ten behoeve van de doorrekening van de grondexploitatie (GREX). Deze GREX en de hierbij behorende kostenplaatsbegroting hebben als financiële impact met mogelijke besparingen gediend voor het Raadsbesluit van 2 oktober 2012 waarin de financiële kaders van het project Maankwartier gesteld zijn en de budgetten bepaald en beschikbaar gesteld zijn. Op basis van een groeiend vermoeden aan de zijde van de gemeente dat er onvoldoende grip en duidelijkheid is voor de verwachte kosten, heeft zij Tauw gevraagd een herziening van het kostenoverzicht op te stellen. De reden hiervoor zijn de volgende:  De verwachte kosten van de realisatie van de Plaat over het spoor moesten worden beheerst, inclusief het groot aantal Verzoeken tot Wijziging (VtW’s) van aannemer BESIX op grond van het D&C-contract dat zij heeft gesloten met ProRail voor het realiseren van de Plaat. ProRail wenst de kosten als gevolg van deze VtW’s vervolgens in rekening te brengen bij de gemeente  Er was onvoldoende grip op de kosten voor werkzaamheden aan de bovenleidingen  Er was onvoldoende grip op de kosten voor werkzaamheden ten behoeve van KOSSSSS  Er dienden taakstellende bezuinigingen doorgevoerd te worden voor het KOSSSSS deel en de Openbare ruimte  De kosten voor de inrichting van het tijdelijk station bleken niet te zijn geraamd  Er was onvoldoende inzicht in de traceerbaarheid van in het kostenoverzicht opgenomen ramingsposten  Er was onvoldoende inzicht in de (financiële) risico’s van het totale project Tauw heeft samen met de gemeente Heerlen een analyse opgesteld van de totaalkosten van het project. Hiervoor zijn de aangeleverde begrotingen van onder andere Movares, Oranjewoud, Wauben en Volantis als uitgangspunt gehanteerd, alsmede informatie welke vanuit het projectteam per mail en mondeling beschikbaar is gesteld aan Tauw. Ook is voldoende helder inzicht gekregen in de kosten voor de inrichting van het tijdelijk station. Omdat de gemeente zelf het ontwerp maakt van de openbare ruimte, heeft de gemeente zelf grip op de kosten en tijdsaspecten. De aanpak van de financiële analyse is in paragraaf 4.2 e.v. van dit eindrapport al beschreven.


79\134


7.2

Raming 0 - in beeld brengen van de nulsituatie

Het doel van de Raming 0 was een transparante nulsituatie te krijgen. De vastgestelde GREX uit oktober 2012 sluit op een bedrag van EUR 50.513.334,00. In onze kostenraming 0 zijn de totaalbedragen van de ramingen overgenomen. Er is daarbij nog niet inhoudelijk naar de ramingen gekeken. Dat is in een latere fase van het onderzoek gedaan.

Tabel 7.1 Opbouw oorspronkelijke GREX, bedragen in EUR

Onderwerp

bedrag

Boekwaarde per 1-1-2012

5.872.790

Geboekt vanaf 1-1-2012 t/m 16-5-2012

1.735.777

Niet aanbestedingsplichtig

811.732

Projectbegroting uitvoering d.d. 22-08-2012

43.796.175

Afname risicoreservering als gevolg van boeking kosten tijdelijk station en aangepaste

-1.703.080

fasering Verschil

-60

Totale kosten opgenomen in Raming 0

7.3

50.513.334

Raming 1 - vertalen van nulsituatie in de SSK-methodiek

In deze stap is bekeken of de kosten zoals opgenomen in de GREX van 22 augustus 2012 (en vastgesteld door de gemeenteraad op 2 oktober 2012) correct is. Vertrekpunt bij Raming 1 is het resultaat van Raming 0, dus EUR 50.513.334,00. In deze stap hebben we de aanwezige ramingsinformatie één op één vertaald in de SSK-rekensheets. Omdat de gehanteerde indeling van de kosten in de GREX niet conform SSK was opgesteld, waren diverse kosten nog niet onder de juiste kostengroepen en kostencategorieën conform het SSK-format ingedeeld. Deze vertaling zal later plaatsvinden in Raming 3 (zie paragraaf 7.5). Onderstaande tabel geeft de vertaling weer van de één op één omzetting.

Tabel 7.2 Opbouw oorspronkelijke GREX vertaald in SSK, bedragen in EUR

Onderwerp Oorspronkelijke GREX

bedrag 50.513.334

Vervallen Projectbegroting uitvoering d.d. 22-08-2012

- 43.796.175

Toevoeging vertaling Projectbegroting uitvoering d.d. 22-08-2012 in SSK

+ 43.778.812

door Tauw (Raming 1) Totale kosten theoretische GREX (op basis van Raming 1)

80\134


50.495.971


De vertaling van de oorspronkelijke raming met bijbehorende achtergronddocumenten (in het kader van traceerbaarheid van de in de raming opgenomen onderdelen) naar de SSK-methodiek heeft aangetoond dat de berekeningen ten behoeve van de GREX in 2012 op een rekenkundig juiste wijze zijn gedaan. Vervolgens kwamen de theoretische totaalkosten van de theoretische GREX op het herziene bedrag van EUR 50.495.971,00 aan de orde. Dit bedrag is het vertrekpunt voor Raming 2. Eén en ander is vastgelegd in de documenten Raming 1 (SSK-sheets) en het door Tauw opgestelde logboek d.d. 12 maart 2013, document nummer N010-1214778MTV-V01, Tauw bv.

7.4

Raming 2 - actualisatie raming, verwerken adviezen en resultaten risicoanalyse

Vertrekpunt bij Raming 2 was het resultaat van de theoretische kosten (dat wil zeggen bijstelling op basis van de vastgestelde GREX) op basis van Raming 1, dus EUR 50.495.971,00. Ten behoeve van Raming 2 zijn een aantal acties uitgevoerd: 1. In deze stap hebben we de aanwezige ramingsinformatie op een gestructureerde wijze in de SSK-rekensheets ingedeeld en verwerkt waarna deze conform de juiste kostengroepen en kostencategorieën zijn ingedeeld 2. Actualisatie achtergronddocumenten, zoals:  Format Aanbestedingsbegroting Heerlen van BESIX (indeling werkzaamheden Plaat)  Kostenprognose realisatie Plaat van ProRail (overzicht d.d. 12-02-13)  Kosten realisatie tijdelijk station  VO-raming KOSSSSS van Movares dd 30-05-12  Herzieningen Verrekenstaat met Weller Als voorbeeld werden de kosten voor KOSSSSS beschouwd. In de raming van 22 augustus 2012 werd er nog uitgegaan van de projectfase Referentieontwerp uit 2011. In 2012 bleek dit al nader uitgewerkt tot een Voorlopig Ontwerp (VO). Hierbij hoort ook een herziene VO-raming. De informatie uit deze VO raming verving de informatie uit de GREXraming van 22 augustus 2012 en had in de GREX moeten worden toegevoegd 3. Om de raming actueel te krijgen en een juiste interpretatie van de stand van zaken van het project in beeld te krijgen, heeft Tauw in het plan van aanpak van de uit te voeren analyse een aantal adviezen gegeven. Dit zijn kort samengevat de belangrijkste adviezen en werkzaamheden in deze:  In de GREX worden diverse prijspeilen door elkaar gebruikt. Deze hadden door de gemeente beter op één peildatum moeten worden gesteld  Het prijspeil van de raming diende geactualiseerd te worden naar prijspeil 1 januari 2013  De plankosten dienden nader onderzocht te worden, met name de ambtelijke kosten van de gemeente en de inhuurkosten van de gemeente (externe ondersteuning)


81\134




De risico’s van het gehele project zijn op een eenduidige wijze in beeld gebracht en gekwantificeerd, waarna deze in de raming zijn opgenomen. Op basis hiervan zijn voor een deel van deze risico’s beheersmaatregelen getroffen om deze risico’s te beheersen en de mogelijke gevolgen te beperken

In de GREX van 22 augustus 2012 was een correctiepost aangetroffen van EUR 1.703.080,00 als gevolg van afname van de risicoreservering door een boeking van de kosten voor het tijdelijk station en een aangepaste fasering. Daardoor vloeide in de boekhouding de renteopbrengst terug in de theoretische post Onvoorzien. Door deze correctiepost werd het totaalbedrag voor het resterend bedrag van Onvoorzien in de GREX van 22 augustus 2012 EUR 3.050.670,00. De in de GREX voorziene kosten werden daarom EUR 50.513.334,00 minus EUR 3.050.670,00 = EUR 47.462.664,00. Het deel Onvoorzien ten opzichte van Voorzien in de GREX was daardoor dermate laag (vooral in relatie tot de fase waarin het project zich bevond en de omvang en de complexiteit van het project), dat Tauw van mening is dat een dergelijke correctie niet verantwoord is. Zonder deze correctie bleef de hoogte van de post Onvoorzien in de GREX ca EUR 4,7 miljoen. Omgeslagen op het voorziene deel van circa EUR 47 miljoen is normaliter circa 10 % Onvoorzien voor dit type project op dit moment minimaal vereist. Als deze correctie doorgevoerd wordt, betekent dat de theoretische GREX uitkomt op EUR. 65.521.894,00. De financiële impact van de in Raming 2 uitgevoerde acties, zoals vastgelegd in de documenten Raming 2 (SSK-sheets) en het logboek d.d. 13 maart 2013, N010-1214778MTV-V02, is op hoofdlijnen als volgt:

82\134



Tabel 7.3 Vertaling impact acties Raming 2, bedragen in EUR, betreffen wijzigingen ten opzichte van Raming 1

Volgnr.

Onderwerp

Bedrag

Totale kosten theoretische GREX (op basis van Raming 1) 1

50.495.971

Actualisatie achtergronddocumenten en het doorvoeren er van in de raming: de

+ 2.396.366

actualisatie van de achtergronddocumenten geeft een plus van 2.396.366. 2

Actualisatie prijspeil raming naar 01 januari 2013

+752.149

3

Toename kosten ambtelijke organisatie gemeente (op basis van berekening

+ 1.847.954

van de gemeente : 3.104.804 -/- 1.256.850): 4

Toevoegen inhuurkosten van de gemeente (externe ondersteuning).

+1.200.000

Deze kosten zijn in de GREX van 22 augustus 2012 niet opgenomen. De kosten zijn bepaald op basis van berekening van de gemeente 5

Uitvoeren risicoanalyse. De gemeente heeft samen met de specialisten van Tauw een eerste stap risicoanalyse gehouden voor het project om een beeld te krijgen van de mogelijke projectrisico’s op dat moment (zie hoofdstuk 7). In de vertaling van deze analyse naar de kwantificering in de kostenraming is een onderscheid gemaakt : 5a



Reguliere projectrisico’s

+ 3.659.315

5b



Risico's gerelateerd aan contract ProRail

+ 3.462.200

6

Terugdraaien van de correctie post Onvoorzien

+ 1.708.030

Verschil

-

Totale kosten theoretische GREX (op basis van Raming 2) gecorrigeerd

91 65.521.894

Daarnaast is er gekeken naar de gerealiseerde kosten in de periode tussen 16 mei 2012 en het opstellen van de GREX op 22 augustus 2012. Uit analyse van deze gerealiseerde kosten lijkt het er op dat er kosten geboekt zijn, die niet in de begroting als benoemde kosten opgenomen zijn, maar veelal onder de post “Onvoorzien” geboekt zijn. In een latere fase van de financiële analyse is dit nader door Tauw onderzocht en zijn de betreffende kosten gelabeld aan kostenposten in de raming en zijn in het geheel opgenomen in de ramingen.


83\134


7.5

Raming 3 - Analyseren en toevoegen kosten voor VtW’s op het ontwerp en realisatie van de Plaat

Het vertrekpunt voor het opstellen van Raming 3 is het resultaat van Raming 2, dus EUR 65.521.894,00. In Raming 3 zijn op basis van de geactualiseerde en bijgestelde Raming 2 de impact van de reeds ingediende en nog te verwachten VtW’s door ProRail op de projectkosten verwerkt. In paragraaf 4.2.4 van dit eindrapport is een uitleg gegeven over de wijze waarop de VtW’s door Tauw in kaart zijn gebracht en gecategoriseerd. 7.5.1

Analyse VtW’s

De gemeente heeft van ProRail op 18 en 19 februari 2013 de eerste Verzoeken tot Wijziging (VtW) ontvangen. Deze VtW’s hebben betrekking op reeds door ProRail goedgekeurde wijzigingen op de afgesloten contracten tussen ProRail en Besix voor de realisatie van de Plaat respectievelijk tussen ProRail en Strukton Rail voor het aanpassen van de bovenleiding. Sommige VtW’s leiden tot minder kosten (min-post), maar de meeste tot meerkosten (plus-post). Het totaalbedrag bedraagt EUR 2.039.859,00. Deze VtW’s werden geanalyseerd en ingedeeld in vier projectonderdelen: 1. Tijdelijk station 2. Tijdelijke Passerelle Westzijde 3. aan spoorinfra gerelateerde VtW’s en 4. Overige VtW’s De bij de gemeente ingediende VtW’s bleken te zijn voorzien van een zeer summiere omschrijving en kostenonderbouwing. Sommige kopieën waren van slechte kwaliteit, waardoor de leesbaarheid soms veel te wensen overliet. Op directieniveau zijn door de gemeente gesprekken gevoerd met ProRail over de wijze waarop de facturen en de VtW’s inhoudelijk behandeld moeten worden. De gesprekken over de inhoudelijke toelichting van de VTW’s (dus nog niet een inhoudelijke discussie over noodzaak en hoogte van deze kosten) zijn medio juli 2013 op gang gekomen. Tauw heeft wel een vragenlijst per VtW opgesteld om de inhoudelijke verduidelijking te krijgen, zodat vervolgens een beeld gevormd kan worden over de rechtmatigheid van de VtW en vervolgens de hoogte van de claim van ProRail. Daarom heeft Tauw zich voor deze stap in de financiële analyse vooralsnog moeten beperken tot een eerste inhoudelijke analyse, die conservatief ingeschat leidt tot een voorlopige onderverdeling in de vier categorieën, welke in paragraaf 4.2.4 zijn genoemd. Omdat de toelichting op de VtW’s en onderhandelingen met ProRail destijds nog niet had plaatsgevonden, is door Tauw een pessimistische inschatting en indeling naar deze categorieën gemaakt. Bij het definitieve onderhandelingsresultaat kan een deel van de onder categorie B opgenomen bedragen mogelijk nog naar een van de andere categorieën verplaatst worden.

84\134



Deze voorlopige indeling geeft de volgende bedragen:

Tabel 7.4 overzicht ontvangen VtW’s van ProRail, bedragen in EUR (stand 1 januari 2013)

Onderwerp

A

B

C

D

totaal

Tijdelijk station

0

269.779

38.723

0

308.502

Tijdelijke Passerelle Westzijde

0

587.434

34.464

0

621.898

Aan de spoorinfra gerelateerde VtW’s

0

200.598

27.344

0

227.942

Overige VtW’s

11.990

768.103

54.577

46.847

881.517

Totaal ingediende VtW’s

11.990

1.825.914

155.108

46.847

2.039.859

Nadat de inhoudelijke gesprekken met ProRail hebben plaatsgevonden, kan te zijner tijd deze voorlopige indeling herzien worden. Na de onderhandelingen tussen ProRail en de gemeente wordt de indeling definitief gemaakt. Bij de analyse valt op dat bij acht VtW’s het door ProRail goedgekeurde bedrag boven het mandaat van EUR 50.000,00 ligt. Voor de wijziging van de Tijdelijke Passerelle West zijn 16 VtW’s ingediend, waarvan er 14 onder deze mandaatgrens liggen, maar waarvan anderzijds ook een duidelijke onderlinge relatie bestaat. 7.5.2 VtW’s in de pipeline De projectsecretaris van ProRail heeft de gemeente begin 2013 een verantwoordingsrapportage van Besix over alle activiteiten tot en met het vierde kwartaal 2012 doen toekomen. In één van de bijlagen is een overzicht opgenomen van alle VtW’s van Besix. De omschrijvingen van de VtW’s in deze bijlage is zeer summier. Daardoor is Tauw niet in staat geweest een goede onderverdeling te maken waar deze VtW’s betrekking op hebben (Tijdelijk station, Tijdelijke passerelle west, Spoorinfrastructuur gerelateerd, overige VtW’s). Een indeling naar de subcategorieën A, B, C en D is onder groot voorbehoud vooralsnog wel mogelijk en leidt tot het volgende voorlopige overzicht:


85\134


Tabel 7.5 voorlopige indeling VtW’s in de pipeline, bedragen in EUR (stand 1 januari 2013)

Onderwerp

bedrag

A = aanvullende eisen / wensen gemeente

1.129.550

B = niet in contract ProRail - Besix / Strukton

2.155.118

C = fouten ProRail intern / als OG D&C

0

D = verschil Expert+ en AKI-bestek

1.817.282

Totaal VtW’s in de pipeline

5.101.950

Ook hier valt op dat vijf van de zes VtW’s, waarop ProRail richting Besix een akkoord op de technische inhoud heeft gegeven, een vraagprijs hebben, welke mogelijk ver boven de grens van het mandaat van ProRail liggen. 7.5.3 Financiële consequentie VtW’s in kostenraming 3 De voorlopige weergave van de financiële impact van de VtW’s is als volgt:

Tabel 7.6 voorlopige inpact VtW’s, bedragen in EUR

Onderwerp

bedrag

Reeds ingediende VtW’s

2.039.859

VtW’s in pipeline

5.101.950

Voorlopig totaal VtW’s

7.141.809

In Raming 2 zijn een aantal risicoreserveringen opgenomen ter dekking van toekomstige VtW’s voor de Plaat, van respectievelijk EUR 1.500.000,00 en EUR 1.068.700,00. In totaal: EUR 2.568.700,00. Dit bedrag wordt (door het beter in beeld krijgen van de VtW’s) aangewend voor de (in het voorlopig slechtste geval) benodigde EUR 7.141.809,00. Hiermee vindt dus een rekenkundige correctie plaats van het totaal risicoreservering ten behoeve van de Plaat. Daarnaast dient echter wel een stukje risicoreservering te blijven staan voor toekomstige VtW’s die op dit moment nog niet in beeld zijn. Omdat de verwachting is dat het meeste aan benodigde aanpassingen met de reeds bekende VtW’s wel in beeld is, is de verwachting dat de geprognosticeerde circa 2 % van de aanbestede bouwsom van EUR 10.687.000,00 zal zijn = EUR 213.740,00 hier voldoende voor zal zijn. Eén en ander is vastgelegd in de documenten Raming 3 (SSK-sheets) en het logboek d.d. 18 maart 2013, N010-1214778MTV-V03. Het resultaat van deze exercitie op hoofdlijnen is de volgende:

86\134



Tabel 7.7 opbouw kosten raming 3, bedragen in EUR

Onderwerp

bedrag

Totale kosten theoretische GREX (op basis van Raming 2) gecorrigeerd

65.521.894

Toevoegen VtW’s

7.141.809

Correctie op reeds opgenomen risicoreserveringen

- 2.568.700

Toevoeging post restrisico reservering (2% over bouwsom Besix)

+ 213.740

Verschil a.g.v. doorrekening percentagepost objectoverstijgende risicoreservering

59

Totale kosten theoretische GREX (op basis van Raming 3)

70.308.802

7.5.4 Schematisch overzicht, stand van zaken 18-03-2013 In onderstaand overzicht wordt de hiervoor geschetste aanpassingen van de kostenraming schematisch weergegeven.

GREX met peildatum 22/08/2012 zoals vastgesteld in oktober 2012

Raming 0

50,5

Verwerking uitkomsten onderzoek Tauw

63,8 65,5 gecorrigeerd

70,3

Raming 1

Onvoorzien in GREX 4,7

13,3

Correctiepost in Grex

3,0 1,7

2,4

VtW’s = 7,1

4,7

VtW’s in risico som Raming 3


87\134


7.5.5

Mogelijke besparingen, reductie kosten en risico’s, extra inkomsten, stand van zaken mei 2013 Het verschil tussen de vastgestelde GREX van EUR 50.513.334 en het worstcase scenario van EUR 70.308.802 is aanzienlijk. Echter zijn er diverse mogelijkheden om besparingen te realiseren en tot reductie van kosten en risico’s te komen waarmee de gewenste uitstraling en uitgangspunten voor het project Maankwartier wellicht niet hoeven worden aangetast. Dit kan door onder andere het treffen van de juiste beheersmaatregelen. Daarnaast zijn er nog mogelijkheden om aan extra inkomsten te komen ten behoeve van de financiële dekking van (een deel) van de kostentoename. In deze paragraaf wordt een opsomming gegeven van mogelijke besparingen en inkomsten. Daarna is de financiële impact hiervan in een tweetal scenario’s uitgewerkt, een real-case scenario en een best-case scenario. Het real-case scenario is gebaseerd op de huidige stand van zaken van het project, het doorvoeren van een aantal besparingsopties en het treffen van een aantal beheersmaatregelen op de risico’s. In het kader van de VtW’s wordt in dit scenario uitgegaan van een voor de gemeente minder gunstig onderhandelingsresultaat met ProRail. Aan de dekkingskant worden ook minder gunstige resultaten behaald, onder andere voor de gemeentelijke (interne en externe) apparaatskosten. In het best-case scenario worden dezelfde besparingen doorgevoerd, maar worden betere resultaten behaald in de onderhandelingen met ProRail en wordt aan de dekkings- en inkomstenkant goed resultaat behaald. 7.5.6 Inhoudelijke besparingen, stand van zaken mei 2013 Binnen het project zijn een aantal inhoudelijke besparingen mogelijk die de uitstraling niet of nauwelijks en de uitgangspunten van het Maankwartier in zijn geheel niet aantasten. De haalbaarheid van deze mogelijke besparingen moet nog onderzocht worden. Het betreft:

Tabel 7.8 inhoudelijke besparingen op het project, bedragen in miljoenen EUR

Onderwerp

88\134

bedrag

Realiseren taakstellende bezuiniging op KOSSSS

- 1,5

Realiseren taakstellende bezuiniging Infra (openbare ruimte)

- 1,2

Vervallen oostelijke passerelle (loopbrug naar Oranje-Nassaustraat)

- 1,3

Totaal inhoudelijke besparingen

- 4,0



7.5.7

Beheersing risico’s en dekking apparaatkosten, stand van zaken mei 2013

Door het treffen van beheersmaatregelen op de reguliere projectrisico’s kan circa EUR 2 miljoen op de risicoreservering verminderd worden. De twee belangrijkste risico’s hierin om te beheersen zijn: 

Afgeven huurgarantie gemeente voor bebouwing in Maankwartier



Vervangen van risico EFRO-subsidie door de toezegging c.q. garantie te verkrijgen dat EFRO subsidie wordt uitgekeerd

Door het treffen van beheersmaatregelen op de risico's gerelateerd aan het contract van ProRail kan circa EUR 2,1 miljoen op de risicoreservering verminderd worden. De belangrijkste beheersmaatregel hier is de garantie van Weller dat zij de Plaat afneemt. 7.5.8 Onderhandelingen met ProRail, stand van zaken mei 2013 Als last but not least dient de gemeente, nadat er voldoende informatie is uitgewisseld over de aard en oorzaak VtW’s, in onderhandeling met ProRail te treden over het contract over de het ontwerp en realisatie van de Plaat en de hieruit vloeiende financiële consequenties voor de gemeente. De urgentie voor deze onderhandelingen en eventuele ingebrekstelling van ProRail is hoog. Enerzijds heeft de gemeente al facturen van ProRail ontvangen, die niet voldoen aan de afgesproken specificaties en derhalve door de gemeente niet betaald kunnen worden. Anderzijds heeft ProRail zonder overleg met de gemeente goedkeuring verleend voor VtW’s, die mogelijk boven het contractueel afgesproken mandaat van EUR 50.000 liggen (de betreffende contractsbepaling kent immers ruimte voor interpretatie). In mei 2013 was van groot belang dat voorkomen moest worden dat ProRail, door het uitblijven van betalingen, zou gaan besluiten dat de grote buitendienststelling in oktober 2013 zou worden geannuleerd. In dat geval was het risico op een projectvertraging van anderhalf tot twee jaar heel erg groot. Het volgende onderhandelingsresultaat wordt mogelijk geacht:

Tabel 7.9 mogelijk resultaat uit onderhandelingen met ProRail, bedragen in miljoenen EUR

Onderwerp

bedrag

Kosten betreffende ingediende VtW’s: mogelijk resultaat

tussen 0,5 en 3,1

Kosten betreffende engineering ProRail (deels gerelateerd aan de VtW’s)

tussen 0,0 en 0,5

Weerleggen van risico’s gerelateerd aan contract ProRail naar ProRail

tussen 0,0 en 2,2

In totaal is er in de onderhandeling met ProRail een resultaat mogelijk

tussen 0,5 en 5,8


89\134


Samenvattend zijn in de volgende tabel de mogelijke besparingen verwerkt in de twee uitgewerkte scenario’s.

Tabel 7.10 financiële impact mogelijke besparingen, bedragen in miljoen EUR

Onderwerp

Real-case

Best-case Scenario

Scenario Totaal inhoudelijke besparingen

-

4,0

-

-

4,0 -

Treffen beheersmaatregelen op reguliere projectrisico’s

-

2,0

-

2,0

Treffen beheersmaatregelen afnamegarantie Weller voor Plaat:

-

2,1

-

2,1

Onderhandelingsresultaat over VtW’s en hieraan gerelateerde zaken

-

0,5

-

5,8

-

9,3

met ProRail TOTAAL MOGELIJKE BESPARINGEN

-

15,7

Verwachte projectkosten Worstcase scenario

70,3

70,3

Verwachte projectkosten na realisatie mogelijke besparingen

61,7

56,1

7.6

De verdere aanpak na Raming 3 (Spoor 1 en 2)

Bij het afronden van de eerste conceptversie van dit eindrapport in april en mei 2013, zijn er allerlei nieuwe ontwikkelingen geweest in het project waardoor de oorspronkelijke afgesproken projectfasering van de werkzaamheden en de bevindingen van Tauw niet meer hierbij aansloten. Zoals aangegeven in de notitie Onderzoeksvragen ondersteuning Maankwartier, N0031214778MTV-hgm-V02-NL, 7 mei 2013, is het project toen in overleg met de gemeente nader uitgewerkt in twee sporen: 1. Spoor 1: van probleemanalyse naar nieuwe GREX

2. Spoor 2: oppakken onderhanden werk, waaronder VTW overleg, opstellen ROK’s, engineering KOSSS et cetera Spoor 1 heeft wel geleid tot een nieuwe raming, in dit eindrapport hebben wij dit Raming 5 genoemd. In het navolgende zullen wij nader ingaan op Raming 5. Raming 4 betreft overigens de conceptversie van raming 5 en is gedateerd 27-06-2013. Raming 5 is gedateerd 31-08-2013, waarin de opmerkingen uit de review van de gemeente op de conceptversie V04 zijn verwerkt. 7.6.1 Kosten en opbrengsten raming 5, 31-08-2013 Voor een goede traceerbaarheid van de wijzigingen en een beschrijving van de onderbouwing van de ramingen van het project Maankwartier is ten behoeve van de uitwerking van Spoor 1 een ramingsrapportage opgesteld, met daarbij horend een geheel geactualiseerd ramingsdossier.

90\134



Het doel van deze ramingsrapportage is om tot een actuele, betrouwbare analyse van de kosten en opbrengsten te maken om tot een beheersbare situatie te komen. Het resultaat van deze exercitie leidde tot het nieuwe ramingsdossier Versie 5, d.d. 31 augustus-2013. De basis ligt in het ramingsdossier 3 d.d. 18 maart 2013. Dit dossier 3 vormde de input voor het conceptrapport “Maankwartier Heerlen, Eindrapport (Analyse kostenramingen en contracten)”, d.d. 24 mei 2013, kenmerk R002-1214778MTV-ijd-V02, Tauw bv. Deze ramingsrapportage,3 met de bijlagen waaronder het Logboek Ramingen, is de input voor een update en uitbreiding van dit eindrapport, waarmee Tauw in juli 2013 is gestart. Ten opzichte van de ramingen van maart 2013 hebben er vele ontwikkelingen in het project plaatsgevonden (nieuwe onderzoeken, analyses en doorrekeningen).Hiervoor zijn de volgende onderdelen uitgevoerd, om te komen tot het nieuwe ramingsdossier 5 d.d. 31 augustus 2013:  Analyse inkomsten  Analyse reeds uitgegeven kosten (analyse boekhouding) en verwerking in de ramingen (standlijn 1 januari 2013)  Inhoudelijke analyse kosten:  Plaat  Bovenleidingen  KOSSSSS  Stijgpunten  Bouwdeel J  Openbare ruimte  Engineering  Gemeentelijke kosten (intern en inhuur)  Bijkomende kosten  Plankosten  Overige baten en lasten  Opstellen voorstel/advies voor indeling van de projectbegroting, op basis waarvan de projectcontrol ingericht kan worden 7.6.2 Scope samenvatting De scope van de diverse onderdelen van de raming is uitgewerkt in het Logboek Ramingen, waarin alle aan de raming ten grondslag liggende informatie is opgenomen en weergegeven, zie notitie in bijlage 3 met documentnummer: N010-1214778MTV-V05, welke als bijlage aan deze raming is toegevoegd.


91\134


7.6.3

Ramingsresultaten investeringskosten

Voor de kostenraming 5 is een tweetal scenario’s uitgewerkt. Dit is het scenario VÓÓR het treffen van een aantal in het risicodossier aangegeven beheersmaatregelen en een scenario NÁ het treffen van deze beheersmaatregelen. Hiermee werd in beeld gebracht wat het effect van de beheersmaatregelen zou zijn. Het betreft dan met name de beheersmaatregelen voor de volgende onderdelen:  Het halen van de treinvrije periode in oktober  Constructieve fouten tijdens de uitvoering van de Plaat welke voor rekening zouden komen van de gemeente  Maken van afspraken met ProRail over PEAT kosten Plaat en KOSSSSS  Het halen van de taakstellende bezuinigingen op KOSSSS en openbare ruimte  Maatregelen om grip op gemeentelijke apparaatskosten en externe engineering te houden  Inrichten van een goede projectcontrol om financiële risico’s te beperken  Inrichten van een goede juridische organisatie om contractrisico’s te beperken  Inrichten van een goede planning dat huur panden Parallelweg na 2017 niet meer nodig is  Binnen halen extra subsidies (aan de opbrengstenkant) In onderstaande tabel is de samenvatting van de projectkosten weergegeven.

Tabel 7.11 Samenvatting projectkosten Maankwartier Heerlen, Totaal overzicht projectkosten VÓÓR BEHEERSING, K100-1214778MTV-V05

Omschrijving Bouwkosten Vastgoedkosten Engineeringskosten Overige bijkomende kosten

Totaal bedrag (EUR) 25.495.500 0 14.256.089 9.513.582

SUBTOTAAL INVESTERINGSKOSTEN

49.265.171

Objectoverstijgende risico`s

15.780.508

Investeringskosten deterministisch

65.045.678

Scheefte TOTALE PROJECTKOSTEN (Exclusief Btw)

-/- 2.476 65.043.202

Bandbreedte bij trefzekerheid van 70% Onderwaarde bandbreedte

58.865.243

Bovenwaarde bandbreedte

71.266.917

Variatiecoëfficiënt

92\134


9,1%


Tabel 7.12 Samenvatting projectkosten Maankwartier Heerlen, Totaal overzicht projectkosten NÁ BEHEERSING, K100-1214778MTV-V05

Omschrijving

Totaal bedrag (EUR)

Bouwkosten

25.495.500

Vastgoedkosten

0

Engineeringskosten

14.256.089

Overige bijkomende kosten

9.513.582

SUBTOTAAL INVESTERINGSKOSTEN

49.265.171

Objectoverstijgende risico`s

12.652.383

Investeringskosten deterministisch

61.917.553

Scheefte

2.973

TOTALE PROJECTKOSTEN (Exclusief Btw)

61.920.526


55.873.564


67.910.722


7.7

9,3%

Ontwikkeling stand van zaken VtW’s vanaf Raming 3 tot heden

7.7.1 Analyse VtW’s Zoals aangegeven in hoofdstuk 7.5 heeft de gemeente op 18 en 19 februari 2013 de eerste Verzoeken tot Wijziging (VtW) van ProRail ontvangen. In de loop van de daarop volgende maanden zijn meer VtW’s ontvangen in de vorm van een Excel overzicht met de VtW’s van Besix, waarin de status per VtW is vermeld. Van de meeste VtW’s heeft de gemeente ook het VtWformulier en de bijlagen ontvangen. Een aantal VtW’s zijn nog niet door Besix bij ProRail ingediend. Ook heeft de gemeente de VtW-formulieren met bijlagen van VtW’s van Strukton ontvangen. Vanaf medio juli tot medio augustus 2013 zijn met ProRail alle VtW’s doorgesproken, waarbij het ontstaan van de VtW, de inhoud en de kostprijs door ProRail zijn toegelicht. De gemeente heeft geen inzage gekregen in de contracten tussen ProRail en Besix, respectievelijk Strukton en heeft het daarom moeten doen met een mondelinge toelichting van ProRail.


93\134


Tijdens deze gesprekken zijn de VtW’s onderverdeeld in een aantal projectonderdelen, te weten: 1. Tijdelijk station 2. Passerelle west 3. De Plaatconstructie 4. Spoorspecifieke zaken 5. Openbare ruimte 6. Overig Bij al deze projectonderdelen is ook een oorzaak van de VtW’s aangegeven. Voor de achtergronden van de oorzaak wordt naar de volgende paragraaf verwezen. De volgende indeling is gehanteerd:  Versnelde aanbesteding  Onvolledigheden in het contract  Onvoorzien in het contract  Extra wensen van:  Gemeente  NS (NS Stations, NS Fiets, NS algemeen)  Weller (en Jongen)  ProRail Tijdens deze toelichtende gesprekken is er nog niet onderhandeld tussen de gemeente en ProRail. Wel is er door de gemeente getracht voldoende duidelijkheid te krijgen over het projectonderdeel, de oorzaak en de inhoud van de VtW’s. Zowel de projectonderdelen als de oorzaak gaven geen verschil van inzicht tussen de gemeente en ProRail. Voor de meeste VtW’s gold dat de gemeente accoord ging met de toelichting van ProRail. Voor een achttal VtW’s zal nog discussie moeten plaatsvinden. Ook staan een aantal VtW’s nog open omdat de onderhandelingen hierover tussen ProRail en Besix nog niet afgelopen zijn. Door de onderhandelingen van ProRail blijkt in sommige gevallen de vraagprijs van de aannemer naar beneden te zijn bijgesteld. Aan de andere kant leiden nieuwe VtW’s weer tot hogere kosten. De stand van zaken van de VtW’s is daarom een fluctuerend gebeuren, waar de gemeente weinig invloed op heeft.

94\134



Medio augustus 2013 is de stand van zaken rond de VtW’s van Besix en Strukton als volgt:

Tabel 7.13 Stand van zaken VtW’s Besix en Strukton medio augustus 2013

Besix Strukton TOTAAL

Nog in onderhandeling

Goedgekeurd ProRail

Totaal bedrag (EUR)

1.836.046,24

4.581.682,94

6.417.729,18

142.691,72

38.319,15

181.010,87

1.978.737,96

4.629.002,09

6.598.740,05

Opgemerkt wordt dat 12 % van de VtW’s betrekking heeft op extra wensen (EW) van een van de partners en dus mogelijk bij die partner in rekening gebracht kan worden. 9 % van de VtW’s is het gevolg van onvolledigheden in het contract of van zaken, die pas tijdens de uitvoering naar boven zijn gekomen. Het overgrote deel is toegeschreven aan de versnelde aanpak, waarover later meer in dit eindrapport. Bijna de helft van de VtW’s zijn toe te delen aan het tijdelijk station, een derde aan alles wat met de Plaat te maken heeft en een achtste aan de aanpassingen, die aan de passerelle west zijn uitgevoerd. Wanneer deze bedragen beschouwd worden naar projectonderdeel respectievelijk naar oorzaak, dan kan dit als volgt inzichtelijk worden gemaakt in een taartdiagrammen:

In bovenstaand diagram is opgenomen op welke oorzaak de VtW’s terug te voeren zijn.


95\134


In bovenstaand diagram is opgenomen op welk projectonderdeel de VtW’s terug te voeren zijn. 7.7.2 Achtergrond van het ontstaan van de VtW’s Tijdens de toelichtende gesprekken over de VtW’s in de zomer van 2013 heeft ProRail een beeld geschetst van het ontstaan van het contract tussen ProRail en de aannemer en de reden waarom relatief veel VtW’s ingediend zijn. Zowel aan de zijde van ProRail als aan de zijde van de gemeente zijn er in de loop der tijd diverse personele mutaties doorgevoerd. Mede daardoor sluiten de verhalen op onderdelen niet altijd aan. Daarom is ook intern door de gemeente gezocht naar documenten, die een en ander kunnen onderbouwen. Op onderdelen blijven de meningen van de gemeente en ProRail verschillend. De gemeente heeft niet alle onderliggende documenten van ProRail ontvangen omdat dit naar de mening van ProRail commercieel gevoelige informatie zou zijn en de aannemer Besix geen toestemming aan ProRail gaf om deze informatie aan de gemeente te verstrekken. De besluitvorming tussen de verschillende partijen in dit project heeft in de ogen van ProRail relatief lang geduurd. Er lag door de gemeente Heerlen een druk op de einddatum (eind 2013 Plaat gereed) vanwege het kunnen binnenhalen van diverse subsidies. Om daadwerkelijk met de werkzaamheden te kunnen beginnen was een aanpassing van het bestemmingsplan noodzakelijk, die pas begin 2013 door de gemeenteraad is goedgekeurd. Oorspronkelijk was het plan dat ProRail het bestek in de zomer van 2011 op de markt zou brengen. Het eerste ontwerp uit 2010, dat Movares in opdracht van ProRail heeft gemaakt, bleek onvoldoende te zijn afgestemd tussen ProRail en de gemeente, Weller en NS.

96\134



Partijen hebben vervolgens gezamenlijk een goed, uitgekristalliseerd plan opgesteld, dat bekend staat als het “Expert+ bestek”. Alle partijen hadden het gevoel dat alle eisen en wensen in dit bestek goed verwoord waren. Binnen ProRail is de inkoopafdeling AKI voorstander van het op de markt zetten van een D&C contract. In een dergelijk contract wordt de aannemer meer vrijheid voor het ontwerp geboden. AKI was van mening dat het Expert+ bestek te ver uitgewerkt was. Daardoor zou de ontwerpvrijheid / creativiteit van de aannemer te veel aangetast worden, waardoor de mogelijkheden voor een slimmere en prijstechnisch gunstigere oplossing teveel beperkt zouden worden. Het expert+ comité heeft zich gezamenlijk gebogen over technisch inhoudelijke vraagstukken rondom de Plaat die bij de eerste versie van het aanbestedingscontract (eind 2010) niet door ProRail zijn meegenomen. Deze gezamenlijke uitwerkingen waren de bouwstenen voor het opstellen van het D&C-contract. Dit D&C-contract is door ProRail en Movares opgesteld. Het eerste dossier is in april 2011 ter review aangeboden. De opmerkingen zijn verwerkt tot het dossier van juli 2011. Ook dit dossier is gereviewd en bekend als het 'expert+ bestek'. De laatste vertaling naar het bekende aanbestedingsdossier is door Movares samen met AKI gedaan. Hierbij zijn een aantal onderdelen anders of niet in het contract opgenomen om een gunstiger aanbestedingsresultaat te verkrijgen. Dit laatste is het 'AKI-bestek'.genoemd. De raakvlakken met andere delen van het project zijn daarbij als bindend opgelegd. De gemeente nam aan dat hierin alle relevante eisen en wensen van het “Expert+-bestek” in voldoende mate waren overgenomen. Dit bestek bleek onvoldoende helder te zijn voor de marktpartijen, Er zijn uiteindelijk 3, zeer uitgebreide nota’s van inlichtingen opgesteld. Dit is niet gebruikelijk. Uiteindelijk heeft de aanbesteding pas in november 2011 plaatsgevonden. In december 2011 heeft ProRail besloten de opdracht aan Besix te gunnen. In februari 2012 is de overeenkomst tussen de gemeente en ProRail getekend. In diezelfde periode is ook het contract tussen ProRail en Besix formeel gesloten. In de overeenkomst tussen ProRail en de gemeente wordt een geraamd bedrag voor de realisatie genoemd van EUR 21,7 miljoen (prijspeil 2011). Het geraamde investeringsbedrag voor de bouwkundige voorzieningen is daarin opgenomen voor EUR 14.3 miljoen. Bij de aanbesteding is dit deel gegund aan Besix voor EUR 10.6 miljoen. Hiermee is een aanbestedingsvoordeel van circa EUR 3.7 miljoen gerealiseerd. ProRail heeft in een e-mail aan de gemeente gemeld dat dit aanbestedingsvoordeel inderdaad is opgetreden en als zodanig aan de gemeenteraad mocht worden gemeld. In het gunningsadvies aan de tenderboard van 12 december 2012 heeft ProRail echter intern een ander beeld van de gemaakte afspraken geschetst, zie daarvoor paragraaf 5.2.3 van dit eindrapport.


97\134


ProRail is contractueel gehouden per kwartaal een rapportage op te stellen waarin verslag wordt gedaan aan de gemeente van de uitgevoerde werkzaamheden en het budgetdeel dat daarmee gemoeid is. Ook maakt ProRail daarin een doorkijk naar de nog te verwachten kosten en zet dit af tegen de EUR 21.7 miljoen uit de overeenkomst. De rapportages over het eerste, tweede en derde kwartaal 2012 heeft ProRail pas op 14 november 2012 per e-mail naar de gemeente gestuurd. Niet duidelijk is geworden waarom de gemeente niet eerder om deze kwartaalrapportages heeft gevraagd. Het opstellen van de kwartaalrapportages is contractueel vastgelegd en dus heeft de gemeente ook een ‘haalplicht’ in geval ProRail haar ‘brengplicht’ zou verzaken. In deze rapportages is het genoemde aanbestedingsvoordeel steeds kleiner geworden, met name door een toenemend bedrag aan VtW’s. Voor zover bekend is eerst toen voor de gemeente duidelijk geworden dat het bedrag aan VtW’s aanzienlijk hoger werd dan waar de gemeente bij het opstellen van de GREX van uitgegaan was. In de derde kwartaalrapportage geeft ProRail aan dat er al voor circa EUR 2 miljoen aan VtW’s zijn benoemd en door ProRail goedgekeurd en dat het bedrag aan VtW’s in 2013 nog kan oplopen. Bedragen worden niet genoemd. Wel is duidelijk dat het geprognosticeerde eindbedrag circa EUR 4 miljoen hoger werd dan na de aanbesteding door ProRail is ingeschat. Naar aanleiding van deze berichten is de gemeente enerzijds in gesprek gegaan met ProRail en heeft anderzijds onderzoek door Tauw geïnitieerd. Hoe hoog de post “Onvoorzien” in een kostenraming mag zijn is van diverse factoren afhankelijk. Gebruikelijk voor dit soort contracten is een percentage van 10 % tot 15 %. Gezien de complexiteit van het project, de betrokkenheid van meerdere partijen en de diverse raakvlakken met andere onderdelen van het project Maankwartier, is een percentage van 15 % reëel. Ook dat percentage is begin 2012 door ProRail genoemd in gesprekken met de gemeentelijke projectleiding. Op basis van de signalen uit de derde kwartaalrapportage 2012 werd duidelijk dat dit percentage veel hoger zou uitkomen en reeds circa 30 % bedroeg. Door de ontvangst van meer VtW’s is dit percentage fors toegenomen. Op basis van de cijfers van medio augustus 2013 is dit percentage inmiddels opgelopen tot 50 %. In de vorige paragraaf is aangegeven dat het overgrote deel van de VtW’s toe te schrijven zijn aan de Versnelde Aanbesteding, zoals ProRail dit noemt, met als grote uitschieters het Tijdelijk station, de Plaat en de Passerelle west. Tijdens het toelichtende overleg over de VtW’s heeft ProRail, ondersteund door Movares, aangegeven dat het zogenaamde AKI-bestek dat ProRail op de markt heeft gebracht, niet de gehele scope heeft afgedekt van het door alle partijen gedragen Expert+-bestek.

98\134



ProRail heeft drie knippen aangebracht, te weten enerzijds tussen het bouwkundige deel en het bovenleiding deel en anderzijds tussen de aanvragen van onder andere de omgevingsvergunning en het uitvoerende deel. Met de derde knip zijn een aantal onderdelen bestempeld als “nog nader te detailleren” en daarmee buiten het AKI-bestek gehouden. De gemeente is hiervan nimmer op de hoogte gebracht. In tegendeel, uit de informatie na de aanbesteding en uit de kwartaalrapportages uit 2012 gaat de projectleiding van ProRail steeds uit van een aanbestedingsvoordeel en wordt er niet gesproken over nog aan te besteden onderdelen uit het plan conform het oorspronkelijke bestek. De belangrijkste redenen voor de VtW’s zijn hieronder weergegeven. Tijdelijk station Ten tijde van de start van het aanbestedingstraject was er nog geen specifieke locatie vastgesteld voor alle functies van het tijdelijk station en de fietsenstalling. De gesprekken daarover waren tussen partijen nog gaande Het tweede kantoorgebouw was bijvoorbeeld nog niet gehuurd. ProRail heeft in de contractstukken (het AKI-bestek) alleen het casco aspect voor het tijdelijk station meegenomen voor zover de informatie daarover bekend was. Dit is gebruikelijk: NS vult haar wensen voor de inrichting van de stations zelf aan en draagt meestal zelf de werkzaamheden op aan een aannemer. In Heerlen is echter niet gekozen voor een eigen invulling door NS na oplevering van het casco, maar zijn de werkzaamheden voor het tijdelijk station doorlopend uitgevoerd en is het een onderdeel van het project geworden. Dit is in overleg tussen de gemeente en NS geschied. Voor de verdere invulling was in het contract géén stelpost opgenomen. Het overleg met NS Stations over de reizigersvoorzieningen is pas na de aanbesteding ter hand genomen en zit derhalve ook niet in het contract met Besix. Alle kosten zijn derhalve meerwerkkosten, waar geen aftrekposten voor vervallen activiteiten tegenover staan. Passerelle West De locatie van de Passerelle is niet gewijzigd. Zij was opgenomen in het contract voor de realisering van de Plaat. Door de lange voorbereidingstijd voor werkzaamheden aan de Bovenleiding (onder andere vanwege de veiligheidsprocedures van ProRail) en de uitblijvende besluitvorming voor de aanbesteding van het totale project, heeft ProRail besloten een knip aan te brengen tussen de realisering van de Plaat en de uitvoering van het werk aan de Bovenleiding. Door deze gescheiden processen is er in de voorbereiding voor de aanbestedingsfase onvoldoende afgestemd tussen het ontwerp voor de Bovenleiding en de Plaat. Bij de aanbesteding zelf was bij ProRail al bekend dat de Passerelle West niet uitgevoerd kon worden volgens het oorspronkelijke ontwerp. Het was in die fase echter niet meer mogelijk ontwerpen op elkaar af te stemmen, waardoor het ontwerp niet meer is aangepast. De consequentie dat er meerwerk voor Passerelle West en de Bovenleiding zou ontstaan, is door ProRail geaccepteerd.


99\134


Desgevraagd is het voorgaande eerst bij de mondelinge toelichting door ProRail in de zomer van 2013 aan de gemeente naar voren gekomen. In hoeverre deze informatie destijds via de reguliere en bevoegde overlegorganen met de gemeente is gedeeld, is niet duidelijk. De Plaat De Plaat is het hart van de gebouwen, die boven en naast het spoor worden gerealiseerd. Essentieel is daarbij dat er een goede afstemming is tussen partijen over de krachten die de Plaat moet dragen en over aansluitdetails. In het kort zijn dit de raakvlakken: In het midden van de Plaat is een openbare ruimte, aan de zijkanten moet aandacht zijn voor de dilatatievoegen, de noordzijde (Maangat) is open en staat direct naast de Plaat en wordt in horizontale zin gestabiliseerd door de Plaat. De westzijde krijgt het nieuwe station met de erker. Aan de oostzijde worden de gevels aan de Plaat opgehangen, terwijl aan de onderzijde het raakvlak perron ligt. In het voortraject is dit alles onderling goed afgestemd. De raakvlakafspraken zijn altijd bindend meegegeven bij de aanbesteding van het D&C-contract. Het bindend meegeven van de randvoorwaarden geldt óók voor de afmetingen van de Plaat die het niet onmogelijk moet maken in een latere fase (in het bijzonder KOSSSSS) de ontwerpvormgeving van de afbouw door Huisman te realiseren. ProRail heeft in 2010 een aantal grote buitendienststellingen moeten inplannen voor uitvoering in 2012. De oorspronkelijk geplande aanbesteding is uitgesteld tot de tweede helft van 2011. Dit had tot gevolg dat het werkplan aangepast moest worden en leveranties van constructieonderdelen op een later tijdstip plaatsvonden. Hierdoor konden een aantal van de reeds geplande buitendienststellingen in 2012 niet meer gehaald worden. Het werkplan, waarbij oorspronkelijk spoor voor spoor gedurende enige tijd buiten dienst werd gesteld, is omgezet naar het huidige plan, waarbij de treinen aan de westzijde halteren en de perrons zelf aan de oostzijde voor de reizigers gesloten zijn. Daarbij zijn ook een aantal perronsporen voor langere tijd gelijktijdig buiten dienst gesteld. Tenslotte speelt het ontwerp van KOSSSSS nog een grote rol, immers de fase van het Voorontwerp was nog in volle gang op het moment van de aanbesteding van de Plaat. Bovenleiding Ten gevolge van vertraging in de start van het project en de versnelde aanbesteding van de Plaat is het bovenleidingswerk in een apart bestek op de markt gebracht. Strukton heeft dit bestek in uitvoering gekregen. De afstemming tussen het bovenleidingsdeel en het deel voor de Plaat (inclusief Passerelle) is niet optimaal verlopen. Ook heeft het feit dat sommige delen van het Besix deel nog niet voldoende uitgedetailleerd waren, heeft geleid tot aanpassingen (VtW’s) voor het gedeelte van Strukton.

100\134



Tijdens het overleg bleek dat ProRail alleen de aanpassing van de Bovenleiding voor de tijdelijke situatie heeft aanbesteed. Het aanpassen van de Bovenleiding zodra de Plaat gerealiseerd is, zoals het definitief ophangen van de Bovenleiding onder de Plaat en het herstellen nadat de Passerelle West is gesloopt, moet nog worden aanbesteed. Proces meerwerk Er is tussen de gemeente en ProRail contractueel of anderszins weinig afgesproken hoe er met meerwerk omgegaan zou worden. Lopende zaken zijn in het werkoverleg aan de orde geweest. In dit werkoverleg is de gemeente ook steeds aanwezig geweest en heeft meegesproken over de diverse aspecten. Het meerwerk is na mei 2012 niet meer in het werkoverleg aan de orde geweest. Omdat medio november 2012 de omvang van het meerwerk door ProRail aan de gemeente is gemeld, is toen pas het nader overleg op directieniveau op gang gekomen. ProRail heeft zich in de daarop volgende periode terughoudend opgesteld met het verstrekken van gedetailleerde informatie. ProRail stelt zich op het standpunt dat de meerwerkbepaling van EUR 50.000,00, welke in de overeenkomst tussen Prorail en de gemeente is vastgelegd, eerst van toepassing is als het ramingsbedrag van EUR 21,7 miljoen (volgens bijlage 3 van de overeenkomst) wordt overschreden. Dit betekent dat ProRail van mening is pas bij de gemeente een melding te hoeven maken als het ramingsbedrag met EUR 50.000,00 wordt overschreden (= twee promille van de contractwaarde). De gemeente is van mening dat de grens van EUR 50.000,00 geldt voor elke individuele VtW. In een normale relatie tussen de opdrachtgever en haar opdrachtnemer / gedelegeerd opdrachtgever mag verwacht worden dat de gedelegeerd opdrachtgever het belang van de opdrachtgever (en financier) goed bewaakt en ook informeert over de (technische en financiële) voortgang van het project. Dan ligt een visie zoals de gemeente deze verwoordt, meer in de rede. Maar zoals eerder in dit eindrapport is gesteld: de overeenkomst tussen gemeente en ProRail laat ruimte voor interpretatieverschillen.


101\134


102\134


Financiële analyse - opbrengsten

8

104\134



8 Financiële analyse - opbrengsten 8.1

Algemeen

In Raming 5 van juli 2013 zijn naast de kosten ook de opbrengsten van het project meebeschouwd. Aan de opbrengstenkant kleven eveneens nog een aantal onzekerheden en risico’s, waardoor ook de hoogte van de inkomsten niet zeker is. Aan de inkomstenkant zijn daarom deze onzekerheden en risico’s in beeld gebracht, deels komend uit de risicosessie en deels komend uit ontwikkelingen in het project. Om een goed beeld te krijgen van de onzekerheid op de inkomsten èn welke onderdelen de grootste bijdrage in deze onzekerheid hebben (en waar dus op gestuurd dient te worden) zijn de inkomsten probabilistisch doorgerekend

8.2

Traceerbaarheid input overzicht inkomsten

In onderstaande paragrafen worden de inkomsten voor het project en de oorsprong van de gehanteerde input vermeld. 8.2.1 Zekere en onzekere inkomsten Voor de inkomsten is onderscheid gemaakt in de zekere inkomsten (op basis van contracten, gemaakte afspraken en reeds binnengekomen gelden) en onzekere inkomsten. Daarnaast zijn in het blad objectoverstijgende risico’s de inkomstenrisico’s komend uit het risicodossier gekwantificeerd meegenomen. De zekere inkomstenposten zijn in te delen in de volgende categorieën, in totaal EUR 49.690.776,00 (voor onderbouwing zie kostenraming K200):  Gemeentelijke bijdrage  Kavelverkoop aan Weller  Grondopbrengsten  Subsidies  Verrekenposten met Weller  Bijdrage uit andere projecten van de gemeente  Rente inkomsten Deze zekerheid is wel tussen haakjes gezet, omdat de afspraken met Weller gemaakt zijn over de bijdrage van Weller en de kavelverkoop. Dit zou echter in werkelijkheid nog kunnen wijzigen. Ook de rente-inkomsten zijn nog voor een deel onzeker. De regiobijdrage zoals opgenomen in de GREX onder de titel 'regiodialoog' bleek mede door de afwikkeling van de regiodialoog niet zo hard als werd aangenomen. Zowel de regio als de provincie zijn bereid nieuwe afspraken te maken waarbij ook een verhoging van de bijdrage wordt onderzocht.


105\134


De nog onzekere inkomstenposten zijn in te delen in de volgende categorieën, in totaal EUR 6.114.828,00 (voor onderbouwing zie kostenraming K200):  Extra subsidies: bij EFRO wordt onderzocht of de bijdrage kan worden verhoogd op het moment dat de subsidiabele kosten toenemen. Met de provincie wordt gekeken welke

 



bijdrage mogelijk is nu de cofinancieringseis vanuit het regiodialoogfonds wegvalt en de gemeentelijke bijdrage in het project als cofinanciering voor een provinciale bijdrage kan dienen. Dit gebeurt in afstemming met de regio zodat er in gezamenlijkheid gekeken kan worden naar opties die een verhoogde bijdrage mogelijk maken op het moment dat de kosten onverhoopt hoger uitvallen, desnoods in de vorm van een garantstelling Mogelijk te verhalen kosten bij ProRail (niet zijnde VtW’s, maar bv onderhoudswerken aan het spoor welke in het contract met Besix zijn opgenomen) Terugboekingen oneigenlijke kosten op het project Maankwartier. Uit analyse van de reeds geboekte kosten tot en met 31 december 2012 blijkt dat er kosten zijn die niet direct behoren bij het project Maankwartier maar wel op het project geboekt zijn Mogelijke te verhalen kosten op derden, zoals communicatiekosten, kosten ten behoeve van het busstation (onder ander herstel van schades) en storingen aan een lift

8.2.2

Risico’s

Vanuit het risicodossier zijn een aantal inkomstenrisico’s aangegeven en gekwantificeerd, welke allemaal betrekking hebben op het wel of niet binnenhalen van subsidies. Deze risico’s zijn in het tabblad objectoverstijgende risico’s van raming K200 opgenomen. 8.2.3 Probabilistische analyse inkomsten Op de deelraming is een probabilistische berekening uitgevoerd. Voor de resultaten wordt verwezen naar het tabblad “probabilistische resultaten” in de deelraming. De samenvatting is conform SSK. 8.2.4 Ramingsresultaten opbrengsten In onderstaande tabel is de samenvatting van de projectopbrengsten weergegeven.

106\134



Tabel 8.1 Samenvatting projectkosten Maankwartier Heerlen, Totaal overzicht opbrengsten project, K200-1214778MTV-V04

Omschrijving

Totaal bedrag (EUR)

Opbrengsten Maankwartier Heerlen

55.805.604

SUBTOTAAL OPBRENGSTEN MAANKWARTIER HEERLEN

55.805.604

Objectoverstijgende risico`s opbrengsten

-/- 725.000

Opbrengsten deterministisch

55.080.604

Scheefte

-/- 419.383

OPBRENGSTEN (Exclusief Btw)

54.661.221


50.255.658


58.757.084


8.3

7%

Conclusies opbrengsten

Voor wat betreft de inkomsten is er “zekerheid” over het bedrag van EUR 49,7 miljoen, waar de gemeentelijke bijdrage van EUR 8,8 miljoen onderdeel van is. Deze zekerheid is tussen haakjes gezet, omdat er afspraken met Weller gemaakt zijn over de bijdrage van Weller en de kavelverkoop, echter zou dit in werkelijkheid nog kunnen wijzigen. Ook de rente-inkomsten zijn nog voor een deel onzeker. De regiobijdrage zoals opgenomen in de GREX onder de titel 'regiodialoog' is mede door de afwikkeling van de regiodialoog niet zo hard als werd aangenomen. Zowel de regio als de provincie zijn bereid nieuwe afspraken te maken waarbij ook een verhoging van de bijdrage wordt onderzocht. De verwachting is ook dat een deel van de kosten die niet op het project thuis horen, en die mogelijk te verhalen zijn op andere partijen, waaronder ProRail niet voor rekening van de gemeente komen en dat ook hier nog inkomsten opgevoerd kunnen worden. Het meest invloedrijke onderdeel in de onzekerheid van de inkomsten zijn de mogelijke extra bijdragen vanuit EFRO, regio of provincie (in Raming 5 genoemd als “provinciale subsidie”)., welke nu met een kans van 75 % meegenomen is dat het bedrag van 7.0 miljoen binnen gehaald wordt. Deze zorgt er voor dat de meest waarschijnlijke waarde van de inkomsten, volgens de probabilistische analyse EUR 54.661.221,00 is, met een 15 % onderschrijdingskans komt dit neer op EUR 50.255.658,00 en met een 15 % overschrijdingskans op EUR 58.757.084,00.


107\134


Het binnenhalen van de extra subsidies lijkt cruciaal voor het in balans brengen van de kosten en de opbrengsten van het Project Maankwartier, het instandhouden van de gemeentelijke bijdrage van EUR 8,8 miljoen, en daarmee dus de financiële haalbaarheid van het project.

108\134


Risicoanalyse

9

110\134



9 Risicoanalyse 9.1

Doel van de risicoanalyse

Het primaire doel van de risicoanalyse is het verkrijgen van inzicht in de risicovolle gebeurtenissen die op kunnen treden tijdens dit project en bepalen wat daarvan de gevolgen zijn op de aspecten geld en tijd. Door het verkrijgen van inzicht in de risico’s kunnen deze beter worden beheerst en worden de eventuele gevolgen bij optreden beperkt. Daarnaast wordt inzicht verkregen in de gevolgen voor de aspecten ‘geld’ en ‘tijd’. Dit genereert input voor de kostenraming en zorgt voor een focus op de verwachte projectkosten, waarin op een gestructureerde wijze de risico’s zijn opgenomen. Het gaat tijdens de risicoanalyse over het in kaart brengen van de risico’s op het gebied van totaalkosten van het project en de vertaling hiervan naar de GREX en de contractuele risico’s;  Projectkosten in de voorbereiding en uitvoering (onder andere Plaat, openbare ruimte, KOSSSSS)  Vertaling van de kosten naar de GREX ten behoeve van de benodigde budgetten en kostenbewaking  Contractueel (gemeente, ProRail, Besix, Jongen Bouw, Bouwbedrijf Jongen, Weller) Als onderdeel van de opdracht van Tauw ter ondersteuning van Gemeente Heerlen in kostenmanagement en juridische aspecten, is een risicoanalyse uitgevoerd om het risicoprofiel van het project ten behoeve van de analyse van de projectkosten in beeld te brengen, zoals beschreven in paragraaf 4.3. Voor een uitgebreide weergave van deze risicoanalyse, een beschrijving van de risicogestuurde aanpak en de gehanteerde werkwijze voor de risicoanalyse wordt verwezen naar het Tauw Rapport Risicoanalyse Maankwartier Heerlen, kenmerk R003-1214778BXL-hgm-V06-NL.

9.2

Risicosessie

De plenaire sessie heeft plaatsgevonden op 5 juni 2013 van 10.00 tot 16.00 uur op het stadhuis van de gemeente Heerlen.


111\134


De volgende personen waren hierbij aanwezig:  

Sander Berkers Marco Beckers

Gemeente Heerlen Gemeente Heerlen



Alexander Bastings

Gemeente Heerlen

 Barry Braeken (aanwezig bij start en afsluiting)Gemeente Heerlen  Dennis Huurdeman Gemeente Heerlen  Dorthe Schipperheijn Gemeente Heerlen  Guido Fröhlichs Gemeente Heerlen  Jan Walravens Gemeente Heerlen  Eduard Reinders Gemeente Heerlen  Jos Peeters (Bouw- en Woningtoezicht) Gemeente Heerlen  Roger Daemen Gemeente Heerlen  Roger Vleugels Gemeente Heerlen  Jo Heuts Gemeente Heerlen  Vivian Eussen Gemeente Heerlen  Elvira Ingenhoven Gemeente Heerlen  Harold Damoiseaux Gemeente Heerlen  Leon Zweipfenning Gemeente Heerlen  Hedwig Tummers Tauw  Marcel Volleberg Tauw De sessie is vanuit Tauw begeleid door Henberto Remmerts en Anne van Boxtel. Tijdens de sessie zijn per risico de volgende onderdelen behandeld:  Bespreken / verduidelijken risico’s, oorzaken en mogelijke gevolgen  Redenering vanuit het geactualiseerd overzicht van kosten en opbrengsten  Eventueel aanpassen prioritering bij grote spreiding  Vanuit de discussie zonder beheersmaatregelen  Bepalen van beheersmaatregelen  Allocatie van beheersmaatregelen (eigenaar / actiehouder) Er moet aandacht zijn voor de uitvoerbaarheid van de maatregel, of een bepaalde maatregel een nieuw risico met zich meebrengt, of een ander risico vergroot en welke partij het risico het beste kan beheersen. Tijdens de risicosessie zijn verschillende beheersmaatregelen benoemd. Deze beheersmaatregelen zijn een weergave van wat de deelnemers aan de risicosessie van cruciaal belang achten voor een goede projectbeheersing.

112\134



9.3 9.3.1

Vertaling naar kostenramingen Kwantificering d.d. 19 juni 2013

Voor de bijgestelde kostenraming zijn de risico’s door de kostendeskundigen van Tauw nader beschouwd en nader gekwantificeerd. Het resultaat vanuit de kwantificering tijdens de prioritering was niet altijd conform de werkelijke verwachte kosten, daarom zijn er enkele aanpassingen gedaan. De risico’s die ook na de risicosessie nog op kansklasse 5 (vrijwel zeker, 95 %) zijn beoordeeld, zijn uit het risicodossier gehaald omdat dit risico dan onderdeel is van de kosten die sowieso verwacht worden. De gevolgwaarden van de risico’s met klasse 3, 4 en 5 (indien ze in de top 20 komen) werden allemaal tegen het licht gehouden door de kostendeskundigen. Zij hebben deze nader gekwantificeerd voor in de bijgestelde kostenraming. Dus als bijvoorbeeld een gevolgwaarde EUR 1.875.000,00 was, zal dit, voorzien van een onderbouwing, in het risicodossier opgenomen worden. In het risicodossier staat per onderdeel aangegeven wat de aanpassing is ten opzichte van de gezamenlijke kwantificering en wat de reden van de aanpassing is. Overleg ten behoeve van kwantificering Ten behoeve van de kwantificering heeft op 19 juni 2013 een overleg plaatsgevonden. Tijdens het overleg is de kwantificering van alle risico’s met een financiële component doorgenomen. Verder zijn er door de aanwezigen enkele risico’s toegevoegd welke door de groep gezamenlijk zijn gekwantificeerd. De volgende personen waren hierbij aanwezig:  Sander Berkers Gemeente Heerlen  Marco Beckers Gemeente Heerlen  Dennis Huurdeman Gemeente Heerlen  Roger Vleugels Gemeente Heerlen  Antoine Sijstermans Oranjewoud  Marcel Volleberg Tauw Vergelijking risicodossiers Om een compleet risico-overzicht te krijgen is zijn de risico’s uit de volgende risicodossiers doorgenomen.  Risicodossier Maankwartier Heerlen, 1214778, Versie 1.0, 28 maart 2013  ProRail Risico-dossier Risicos d.d. 18jun13, Project: Maankwartier Heerlen Een risico dat nog niet opgenomen was in het risicodossier dat behoort bij deze rapportage is na de vergelijking alsnog opgenomen. Dit betreft alleen eventueel een risico R-item-nr 0005 Ongelijke zettingen uit het risicodossier van ProRail.


113\134


9.3.2

Kwantificering d.d. 27 juni 2013

Vanwege ontwikkelingen in het project voor de onderdelen KOSSSSS, Openbare ruimte en Gemeente interne kosten dient ook de kwantificering van de risico’s met een financiële component bijgesteld te worden. Hiervoor heeft in klein comité afstemming plaatsgevonden met de volgende personen:   

Sander Berkers Marco Beckers Marcel Volleberg

Gemeente Heerlen Gemeente Heerlen Tauw

Update risicodossier Dit heeft geleid tot een actualisatie van het risicodossier, met name het kwantitatieve deel: 

Risicodossier Maankwartier Heerlen, 1214778, Versie 1.3, 27 juni 2013

9.3.3 Kwantificering d.d. 4 juli 2013 Om een goede prognose te kunnen maken van de projectkosten in relatie met de opbrengsten, en om in beeld te krijgen welk effect een aantal beheersmaatregelen gaan hebben, die inmiddels in gang gezet zijn of welke op korte termijn in gang gezet gaan worden, heeft er een extra overleg plaatsgevonden om de kwantificering van de risico’s met een financiële component voor een tweede keer bij te stellen. Deze beheersmaatregelen zijn eenvoudig binnen het projectteam uit te voeren door het uitvoeren van bepaalde acties, zoals onderhandelingen met ProRail, afspraken maken met ProRail over KOSSSSS en het helder krijgen van de interne organisatiestructuur, waarvan het inregelen van Project Control (met daarin het cyclisch risicomanagement) voor het gehele project. Als gevolg van een aantal ontwikkelingen in het project zijn voor een aantal risico’s de kansen en gevolgwaarden aangepast (vóór het treffen van de beheersmaatregelen). Daarnaast is een tweede kwantificering opgesteld welke de situatie kan zijn NA het treffen van de beheersmaatregelen. De kosten voor het nemen van de beheersmaatregelen zijn echter niet nader opgenomen in het dossier, omdat deze uitgevoerd worden binnen de taakpakketten van de betreffende mensen, welke zijn opgenomen in de kosten voor Gemeente Interne kosten en Externe advisering en inhuur. Overleg ten behoeve van kwantificering Ten behoeve van aanpassing van de kwantificering vóór beheersing en het in beeld brengen van de risico’s ná beheersing, heeft op 4 juli 2013 een overleg plaatsgevonden. Tijdens het overleg is de kwantificering van alle risico’s met een financiële component doorgenomen en is er een kwantificering vóór en ná het treffen van de beheersmaatregelen opgesteld. De volgende personen waren hierbij aanwezig:

114\134





Sander Berkers

Gemeente Heerlen

 

Marco Beckers Dennis Huurdeman

Gemeente Heerlen Gemeente Heerlen



Guido Fröhlichs

Gemeente Heerlen



Marcel Volleberg

Tauw

Update risicodossier Dit heeft geleid tot een actualisatie van het risicodossier, m.n. het kwantitatieve deel:  Risicodossier Maankwartier Heerlen, 1214778, Versie 1.4, 18 juli 2013 In de kostenprognose van het project is rekening gehouden met de kwantificering van de risico’s ná het treffen van de reeds ingevoerde of op korte termijn uit te voeren beheersmaatregelen.


115\134


116\134


Conclusies en aanbevelingen

10

118\134



10 Conclusies en aanbevelingen In dit hoofdstuk worden voor zowel de juridische als de financiële aspecten de volgende conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan.

10.1 Juridische analyse 10.1.1

Conclusies

De overeenkomst tussen ProRail en gemeente Heerlen kent geen goede aansluiting op de overeenkomsten die de gemeente met haar afnemers en projectpartners heeft gesloten. Op wezenlijke aspecten (inspraak op ontwerp en uitvoering van Plaat, garanties met betrekking tot constructie) is de overeenkomst met ProRail onduidelijk ten opzichte van de afspraken met haar afnemers maar ook niet passend bij de rol van de gemeente als opdrachtgever. Op andere belangrijke aspecten is de rol van de gemeente erg beperkt of eenvoudigweg onduidelijk (aansprakelijkheid, hoogte opdrachtsom, meerwerk, overlegstructuur). Dit brengt de gemeente in een lastig pakket omdat de overeenkomst daardoor ook weinig controle- en sturingsmogelijkheden geeft maar de gemeente wel de (financiële) gevolgen draagt van de wijze waarop ProRail het ontwerp en de realisatie van de Plaat aanstuurt. Dit lijkt het gevolg te zijn van een combinatie van vertrouwen van de gemeente in ProRail, de houding van ProRail, interne afstemming, onduidelijke gespreks- en overlegstructuur, te veel focus op planning en voortgang en geen duidelijke zichtbare rol of inbreng van een gespecialiseerde contractjurist in dit proces van totstandkoming van de diverse overeenkomsten. Het gevolg lijkt te zijn: ProRail bepaalt en de gemeente betaalt. Het contract is echter een belangrijk hulpmiddel voor de beide projectmanagers van gemeente en ProRail, maar vanuit verschillende belangen. Dat leidt tot interpretatieverschillen en vooral voor de gemeente tot onbeheersbare en oncontroleerbare kosten. Hoewel de samenwerking met ProRail in de intentie goed was (beiden hadden belang bij een verbetering en hogere veiligheid van de stationsomgeving), zijn de daadwerkelijke afspraken in de contractvorming met ProRail niet goed terug te vinden. Dit heeft mogelijke risico’s en gevolgen voor de gemeente in haar contractuele verplichtingen jegens Weller VGO en NSPO. Verder is het bijzonder belangrijk dat herhaling hiervan wordt voorkomen in de gesprekken die nog met ProRail moeten worden gevoerd in verband met de nog te realiseren stijgpunten, serre, perronkappen en dergelijke (KOSSSSS).


119\134


Schematisch kunnen de gesloten overeenkomsten als volgt worden weergegeven:

NSPO

Ontwikkelings- en Realisatieovk (ORO-hoofdlijnen) 16-02-2010 Heerlen Weller VGO

NSPO

Uitwerkingsovk (UO) 04-01-2012 Heerlen Weller VGO

Ovk Plaat 14-02-2012 Heerlen ProRail Wel uitwerking c.q. aanvulling ORO in relatie tot UO

Geen overlap ovk Plaat in relatie tot UO:

- Geen garantie alle criteria Plaat geschikt voor bebouwing - Geen garantie alle specificaties Plaat cfm ORO en UO mbt constructie, draagvermogen, nutsvoorzieningen tbv opstallen, geschiktheid voor normaal geconstrueerde gebouwen - Geen duidelijkheid opdrachtgeverschap en eigendom Plaat - Onheldere of geen procesafspraken

10.1.2 Aanbevelingen Tauw adviseerde in de eerste conceptversie van dit eindrappport de gemeente om zelf het initiatief te nemen voor de nadere uitwerking van de overeenkomst met ProRail door er bijvoorbeeld een aanvullende of realiseringsovereenkomst van te maken vanuit dezelfde overwegingen en belangen. Daarmee zou de gemeente vanuit een dergelijk initiatief meer regie over het proces kunnen krijgen. Door de ontwikkelingen sinds de sluiting van het dossieronderzoek is dit mogelijk niet meer nodig. In de verdere besprekingen tussen gemeente en ProRail zou de kern moeten zijn dat er voor de rest van de samenwerking rondom de Plaat een hele duidelijke overlegstructuur wordt afgesproken waarin instemming en afstemming kan plaatsvinden tussen partijen over ontwerp, realisatie en de daarbij verbonden kosten, bij voorkeur met enige (go / no go) stopmomenten hierin opgenomen. Een heldere overleg- en contractstructuur is voor de nadere samenwerking dan ook essentieel. Dat wil niet zeggen dat zulks eenvoudig is om te bereiken.

120\134



Immers, vanuit het perspectief van Prorail bestaat voor haar op grond van de huidige overeenkomst ten aanzien van de gemeente geen nut en noodzaak voor aanpassing c.q. aanvulling van de afspraken. Dat laat onverlet dat niettemin op zijn minst met ProRail blijvend regelmatig overleg moet worden gevoerd (en dat dit ook schriftelijk waar mogelijk wordt vastgelegd) zolang de Plaat nog niet is opgeleverd en de VtW-besprekingen ook nog worden gevoerd. Bovendien raakt de overeenkomst tussen gemeente en ProRail niet alleen het ontwerpen en bouwen van de Plaat maar hierin zijn ook al bepalingen opgenomen voor het beheer en onderhoud van het station waarover nog een nadere overeenkomst moet worden gesloten, Immers, het project Maankwartier met al haar zijsporen loopt gewoon door. Ten tijde van het afsluiten van dit eindrapport zijn bijvoorbeeld al in opdracht van ProRail ontwerpwerkzaamheden gestart voor andere projectonderdelen (in het bijzonder KOSSS) terwijl nog geen duidelijke ontwerpovereenkomst daarover is tussen gemeente en ProRail, een ander zoals geadviseerd in paragraaf 6.2 van dit eindrapport. Met ProRail en NS zijn al de eerste besprekingen over deze en mogelijke volgende contracten gestart maar het is belangrijk om daarin ook met de toekomstige contractpartners nu al een mogelijke contractstrategie af te spreken. De invulling van deze strategie volgt dan later wel. Voor de projectonderdelen van het Maankwartier waarover nog overeenkomsten moeten worden gesloten is het in het bijzonder van belang om de kennis en ervaringen uit het verleden te gebruiken. Een goede contractstrategie is daarbij essentieel met name wanneer deze regelmatig wordt aangepast naar de nieuwste inzichten en omstandigheden. Zoals in hoofdstuk 6 van dit eindrapport is geschetst mag een contractstrategie nooit een star document zijn maar moet van tijd tot tijd (cyclisch) worden geverifieerd en eventueel geactualiseerd aan de hand van opgedane ervaringen en nieuwe ontwikkelingen en inzichten. De contractstrategie is dan de richtsnoer voor de vraag wanneer en welke overeenkomsten nog moeten worden gesloten, welke partijen daarbij betrokken zijn, welke zaken daarbij aan de orde komen of wellicht nog nader moeten worden onderzocht enzovoort. Wanneer op deze wijze op voorhand over de planning van de contractering wordt nagedacht dan kunnen partijen daar rekening mee houden. Het is wel van belang de strategie regelmatig te evalueren en eventueel bij te stellen. Het moet dan ook een ‘levend’ document blijven. Een dergelijke strategie kan alle betrokken partijen (vooral de gemeente Heerlen) helpen in het plannen van bijvoorbeeld de daarvoor benodigde inzet, capaciteit en betrokkenheid van gemeentelijke afdelingen. Een belangrijk argument voor een heldere contractstrategie zijn natuurlijk de ervaringen rondom de contractering van de Plaat waarin dit ontbrak maar ook het feit dat de werkzaamheden rondom KOSSSSS al zijn gestart en binnenkort volop de bouwwerkzaamheden zullen beginnen.


121\134


De besprekingen met ProRail en NS zouden dan ook een combinatie moeten zijn van Bestuurlijk Overleg, overleg over de betaling van de huidige facturaties en VtW’s en aansturen op een gezamenlijk belang rondom dit project. Belangrijk daarbij is dat een goede interne overlegstructuur komt met daarin duidelijk omschreven rollen / functies, mandaat / beslissingsbevoegdheid, bandbreedtes, frequentie en inhoud van de diverse overleggen en probleemoplossende en escalatie mogelijkheden. Het ziet kortom op een duidelijke positionering van de projectteamleden en de overige gemeentelijke stakeholders. Deze overlegstructuur moet goed worden afgestemd met alle gemeentelijke stakeholders en vooral de leden van het projectteam Maankwartier. Het is essentieel dat iedereen als team met ‘één mond’ praat vanuit het vertrouwen dat in de gemeentelijke organisatie altijd achtervang en escalatiemogelijkheden bestaan in geval van problemen of onvoorziene omstandigheden. Over de bevoegdheden en mogelijkheden van de projectleider en/of Directeur Programma’s om beslissingen te nemen, binnen de kaders die in ORO, UO en de nog te sluiten overeenkomsten, zal de gemeentelijke budgethoudersregeling en/of mandaatregeling uitsluitsel moeten geven. Een goede mandaatregeling is voor het tempo van het proces van besluitvorming nodig. Zoals onder andere in paragraaf 7.7.2 van dit eindrapport is geschetst heeft het tempo van besluitvorming in het verleden gevolgen gehad. Indien deze hierover geen uitsluitsel geven dan is het raadzaam om een specifieke regeling te treffen om de projectleider meer controle en sturingsmogelijkheden te bieden. Tenslotte hebben wij de gemeente al in overweging gegeven om (eventueel daarnaast) ProRail in gebreke te stellen in verband met niet nakoming van haar overeenkomst inzake het ontwerp en de realisatie van de Plaat althans om daartoe in ieder geval tot dossieropbouw over te gaan. Toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze overeenkomst (ook wel ‘wanprestatie’ genoemd) houdt in dat ProRail haar contractuele verplichtingen geheel of gedeeltelijk niet nakomt. Daarbij kan in casu worden gedacht aan het niet tijdig informeren van de gemeente over de afwijkingen van de vraagspecificatie en/of scope van de opdracht en financiële verantwoording hierover. Hierdoor heeft de gemeente immers geen redelijke kans gekregen om te beoordelen of de kosten hiervan inderdaad voor rekening van de gemeente dienen te komen. Wanneer ProRail ondanks deze ingebrekestelling nalatig blijft in haar contractuele verplichtingen dan is zij in verzuim. In hoeverre en wanneer een dergelijk in gebrekstelling opportuun is, is mede afhankelijk van het beschikbare dossier en de gekozen gespreks- en onderhandelingsstrategie met ProRail.

10.2 Financiële analyse 10.2.1 Samenvatting aanpak De door de gemeente vastgestelde GREX d.d. 22 augustus 2012 sluit op een kostenniveau van EUR 50.513.334,00 waarbij EUR 43.796.175,00 voor fase 2 is opgenomen.

122\134



Na het omzetten van de kostenraming van de gemeente naar de SSK-systematiek heeft een verdere analyse van de te verwachten kosten geleid tot diverse bijstellingen van onder andere een prijspeilcorrectie, niet meegenomen ambtelijke kosten, projectrisico’s en risico reservering voor VtW’s. Daarnaast zijn als gevolg van de Spoor 1 doorrekeningen de kosten nader beschouwd, de ramingen opnieuw doorgerekend, een geactualiseerd risicodossier doorgevoerd (vóór en ná beheersing) en zijn de reeds geboekte kosten tot en met 31 december 2012 in het geheel verwerkt. Ook zijn de opbrengsten in de werkzaamheden van Spoor 1 beschouwd. Ook zijn de gesprekken met ProRail gestart over de inhoud van de VtW’s. Op basis van deze gesprekken kan binnenkort bekeken worden of deze terecht zijn, waar de oorsprong ligt, wat de hoogte van het bedrag is en welke partij de rekening zou moeten betalen. Deze acties tezamen zorgen voor een goed, onderbouwd en traceerbaar beeld van de kosten en de opbrengsten van het project Maankwartier stand van zaken 1 juli 2013, welke is weergegeven in onderstaande conclusies. 10.2.2 Conclusies investeringsraming Definitief, stand per 31 juli 2013 Voor de definitieve kostenraming is een tweetal scenario’s uitgewerkt. Dit is het scenario vóór het treffen van een aantal in het risicodossier aangegeven beheersmaatregelen en een scenario ná het treffen van deze beheersmaatregelen. Hiermee wordt in beeld gebracht wat het effect van de beheersmaatregelen is. Het betreft dan met name de beheersmaatregelen voor de volgende onderdelen:  Het halen van de treinvrije periode in oktober  Constructieve fouten tijdens de uitvoering van de plaat welke voor rekening zouden komen van de gemeente  Maken van afspraken met ProRail over PEAT kosten Plaat en KOSSSSS  Het halen van de taakstellende bezuinigingen op KOSSSS en openbare ruimte  Maatregelen om grip op gemeentelijke apparaatskosten en externe engineering te houden  Inrichten van een goede projectcontrol om financiële risico’s te beperken  Inrichten van een goede juridische organisatie om contractrisico’s te beperken  Inrichten van een goede planning dat huur panden Parallelweg na 2017 niet meer nodig is  Binnen halen extra subsidies (aan de opbrengstenkant) De concept raming 3 d.d. 18 maart 2013 sluit op een bedrag van EUR 61.883.553 miljoen, echter dienen de reeds gerealiseerde kosten tot en met 16 mei 2012 daar nog bij opgeteld te worden (5.872.790,00 + 1.735.777,00+811.732 = EUR 8.420.299,00).


123\134


Resultaat van deze exercitie geeft het volgende vergelijk op hoofdlijnen: 

Totaal verwachte concept raming 3 d.d. 18 maart 2013  Optelling gerealiseerde kosten tot en met 16 mei-2013

EUR EUR

61.883.553,00 8.420.299,00



Totaal Saldo raming concept raming 3 d.d. 18 maart 2013:

EUR

70.303.852,00

Vergelijking van de definitieve raming 4 d.d. 31 augustus 2013 (stand per 31 juli 2013) dient dus te gebeuren met het bedrag van EUR. 70,3 miljoen. Voor de ontwikkeling van de conceptraming 3 d.d. 18 maart 2013 naar de definitieve raming 4 d.d. 31 augustus 2013 (vóór beheersing) hebben er veel acties plaatsgevonden, zoals:  Herberekening achterliggende ramingen  Verwerken actualisatie ontwerpen  Nadere uitwerken bepaalde onderdelen  Het gestructureerd verwerken van de reeds geboekte kosten tot en met 31 december 2012  Het verwerken van het hernieuwde risicodossier Voor een weergave van deze ontwikkeling wordt verwezen naar Bijlage 1, ‘Vergelijk kosten conceptraming d.d. 18 maart 2013 naar de definitieve kostenraming d.d. 31 augustus 2013’ bij het eindrapport. De doorrekening van de hernieuwde raming, inclusief reeds geboekte kosten tot en met 31 december 2012 en de verwerking van het risicodossier leidt tot het volgende resultaat:

Tabel 10.3.10.1b

Omschrijving Totaal verwachte kosten definitieve raming d.d. 31 augustus 2013

Bedrag EUR

65 mln

EUR

- 3,1 mln

EUR

61,9 mln

(VOOR beheersing) Aanpassing kwantificering risico’s door nemen beheersmaatregelen (zie risicodossier Versie 1.4) Totaal verwachte kosten definitieve raming d.d 31 augustus 2013 (NA beheersing):

Volgens de probabilistische analyse is de meest waarschijnlijke uitkomst NA beheersing EUR 61.920.526,00 is, met een 15 % onderschrijdingskans van EUR 55.873.564,00 en een 15 % overschrijdingskans van EUR 67.910.722,00.

124\134



Belangrijk aandachtspunt is dat bij de volgende deelramingen een taakstellende bezuiniging in de kosten zijn opgenomen á EUR 2.000.000,00 per deelraming:  03. KOSSSSS 

12. Afwerking buitenruimten

Echter de huidige stand van zaken laat zien dat het mogelijk is om deze taakstellende bezuinigingen te halen. Voor KOSSSSS is inmiddels een Value Engineering sessie geweest waar dit uit blijkt. Voor de openbare ruimte is het voornamelijk haalbaar door de werkgrenzen van onderdelen van de openbare ruimte welke voor rekening van het Maankwartier komen, aan te passen. 10.2.3 Conclusies opbrengsten Voor wat betreft de inkomsten is er “zekerheid” over het bedrag van EUR 49,7 miljoen, waar de gemeentelijke bijdrage van EUR 8,8 miljoen onderdeel van is. Deze zekerheid is tussen haakjes gezet, omdat de afspraken met Weller gemaakt zijn over de bijdrage van Weller en de kavelverkoop, echter zou dit in werkelijkheid nog kunnen wijzigen. Ook de rente-inkomsten zijn nog voor een deel onzeker. In de vastgestelde GREX is uitgegaan van totaal inkomsten van EUR 50,5 miljoen. Een deel van het verschil wordt veroorzaakt door het wegvallen van 2 miljoen Euro aan provinciale subsidie (Regio-gelden). De verwachting is echter dat een deel van de kosten die niet op het project thuis horen, en die mogelijk te verhalen zijn op andere partijen, waaronder ProRail, niet voor rekening van de gemeente komen en dat hier inkomsten opgevoerd kunnen worden. Het meest invloedrijke onderdeel in de onzekerheid van de inkomsten is een mogelijke extra bijdrage vanuit EFRO, de Regio en de Provincie (In de ramingen genoemd “Provinciale Subsidie”), welke nu met een kans van 75 % meegenomen is dat het bedrag van EUR 7.0 miljoen binnen gehaald wordt. Deze zorgt er voor dat de meest waarschijnlijke waarde van de inkomsten, volgens de probabilistische analyse EUR 54.661.221,00 is, met een 15 % onderschrijdingskans 15 % neerkomt op EUR 50.255.658,00 en een 15 % overschrijdingskans neerkomt op EUR 58.757.084,00. Het binnenhalen van deze subsidie lijkt cruciaal voor het in balans brengen van de kosten en de opbrengsten van het project Maankwartier, en daarmee dus de financiële haalbaarheid van het project. Als het project qua kosten boven de EUR 50,5 miljoen uit komt, is het voor de gemeentelijke begroting van belang dat de gemeentelijke bijdrage EUR 8,8 miljoen blijft.


125\134


De noodzaak om binnen de gemeentelijke bijdrage van EUR 8,8 miljoen te blijven, kan tot gevolg hebben dat er bezuinigingen moeten plaatsvinden die de uitstraling en mogelijk de uitgangspunten van het project Maankwartier kunnen aantasten. 10.2.4 Kosten en opbrengsten vergeleken In onderstaand schema worden de verwachte kosten en opbrengsten onder elkaar gezet, met vermelding van de onder- en bovengrenswaarde van de bandbreedte.

Tabel 10.2 Vergelijk van kosten en opbrengsten, bedragen in miljoen EUR.

Kosten /

Raming versie en datum

baten

Onderwaarde

Gemiddelde

Bovenwaarde

bandbreedte

waarde

bandbreedte

(15% percentiel) Kosten en Oorspronkelijke GREX peildatum 22-8-12

(85% percentiel) 50,5

baten Kosten

70,3

Resultaat Raming 3, 18-03-2013 e

(1 concept rapport Tauw) Kosten


58,9

65,0

71,3

55,8

61,9

67,9

50,2

54,6

58,7

VOOR beheersing Kosten


Baten


NA beheersing

10.2.5 Conclusies VtW’s Op dit moment is de problematiek rond de ingediende VTW’s die nader onderzocht en uitonderhandeld dienen te worden actueel, waarbij de relatie met ProRail in de gaten gehouden moet worden. Het risico dat de uitvoeringsplanning niet wordt gehaald in verband met de treinvrije periode in oktober 2013 lijkt inmiddels achterhaald op grond van de actuele planning. Als de vloerdelen dan niet ingehesen kunnen, loopt het project mogelijk twee jaar vertraging op. De stand van zaken omtrent de VtW’s is op dit moment nog erg onzeker, de inhoudelijke gesprekken met ProRail lopen. Wellicht kan een deel van de door ProRail aan de gemeente aangegeven VtW’s doorbelast worden naar ProRail of een derde partij (zoals Weller of Jongen). 10.2.6 Aanbevelingen Het is belangrijk om in het kader van duidelijkheid èn de onzekerheden in zowel de geraamde kosten als opbrengsten te communiceren in bandbreedtes. Vanwege de onzekerheden in het ontwerp en in het project in algemene zin, is het belangrijk niet de context achter de raming uit het oog te verliezen, mede om te voorkomen dat één enkel bedrag een ‘eigen leven’ gaat leiden.

126\134



Nadere uitwerking van de plannen, realisatie van de Plaat en het nemen van meer beheersmaatregelen aan de kostenkant zullen de onzekerheden aan de kostenkant doen afnemen. Aan de opbrengstenkant is het binnenhalen van de subsidie van de Provincie een belangrijk aspect. Door deze maatregelen kunnen de onzekerheden verminderd worden, hiermee kunnen de bandbreedten verkleind worden en wordt het duidelijker of kosten en opbrengsten meer met elkaar in balans gebracht kunnen worden. Daarnaast is het belangrijk om door middel van Project Control en cyclisch risicomanagement de kosten en de risico’s te gaan beheersen. De eerste stappen om dit in de projectorganisatie in te bedden zijn genomen, maar het is belangrijk dat er mensen met inhoudelijke kennis en ervaring bij betrokken blijven en op bepaalde expertisegebieden zoals ProjectControl worden toegevoegd. Op deze wijze zou het mogelijk kunnen zijn om de kosten en de opbrengsten in balans te krijgen en te houden, zodat de “droom” van het Maankwartier gerealiseerd kan worden.


127\134


128\134


Achterliggende documenten

11

130\134



11 Achterliggende documenten Tauw heeft in deze fase diverse documenten opgesteld, welke reeds genoemd zijn. Het betreft:  

Beoordeling overeenkomsten Maankwartier d.d. 05-04-2012, kenmerk N010-1214778HTM-V01 De SSK-sheets met de Ramingen 1, 2, 3, 4 en 5 met bijbehorende ramingsrapportage, logboeken en bijlagen (zie bijlage 2)


131\134


132\134


Bijlage

1

Voorstel organogram overlegstructuur Maankwartier

ProRail Hoofd Directie

gemeente Heerlen Wethouder / B&W

(Patrick Buck)

Regio Directie

Directeur Programma’s

(Inge Frings)

(Dorthe Schipperheijn)

projectmanager

Projectmanager

(Bastiaan Sommeling)

(nog in te vullen)

projectteam

projectteam

(…)

(…)

soort overleg Bestuurlijk overleg (jaarlijks) ‐ Voortgang in hoofdlijnen (financieel, organisatorisch e.d.) ‐ Problemen oplossen (escalatie)

Directie-overleg (3-maandelijks) ‐ Voortgang in hoofdlijnen (financieel, organisatorisch e.d.) ‐ Problemen oplossen (escalatie, binnen mandaat)

Projectmanagersoverleg (maandelijks) ‐ Voortgang in detail (technisch, financieel, organisatorisch, planning e.d.) ‐ Beslissend en probleemoplossend

Thema-overleg mbt Plaat, Kosssss, openbare ruimte e.d. (frequent) ‐ technisch-inhoudelijk ‐ financieel (facturen en VtW) ‐ planning ‐ adviserend aan projectmanager ‐ ???

Bijlage

2

Ramingsdossier Maankwartier

Het ramingsdossier Maankwartier bestaat uit de volgende documenten: 

Logboek ramingen, In dit logboek wordt per deelraming en per ramingsblad beschreven wat de ontwikkelingen en de wijzigingen zijn



Deelramingen onderdelen in SSK-format

 

Totaal overzicht in SSK-format Totaal overzicht Projectbegroting conform oorspronkelijke GREX-opbouw

Voor een totaaloverzicht en de gedetailleerde informatie wordt verwezen naar het meest actuele ramingsrapport R004-1214778LWO-ijd-V02-NL d.d. 31-08-2013. Hier zijn alle ramingen opgenomen. Raming 1 bestaat uit de volgende kostenramingen, alle documenten zijn gedateerd op 12 maart 2013:

Onderwerp Logboek N010-1214778MTV-V01 K101-1214778MTV-V01 - 01 Plaat K102-1214778MTV-V01 - 02 TES Bovenleiding K103-1214778MTV-V01 - 03 SP perron 1-2 K104-1214778MTV-V01 - 04 SP perron 4-5 K105-1214778MTV-V01 - 05 Serre K106-1214778MTV-V01 - 06 Nw perronkap west K107-1214778MTV-V01 - 07 sloop Crashboard K108-1214778MTV-V01 - 08 sloop tijd passerelle K109-1214778MTV-V01 - 09 aanvulling op raming V6 K110-1214778MTV-V01 - 10 Def SP config Noord K111-1214778MTV-V01 - 11 Def SP config Zuid K112-1214778MTV-V01 - 12 Afw buitenruimte K113-1214778MTV-V01 - 13 Bijkomende kosten K114-1214778MTV-V01 - 14 Plankosten K115-1214778MTV-V01 - 15 Overige baten en lasten K100-1214778MTV-V01 - Totaal overzicht K001-V01 - projectbegroting Maankwartier 2013-03-12

Raming 2 bestaat uit de volgende kostenramingen, alle documenten zijn gedateerd op 13 maart 2013:

Onderwerp Logboek N010-1214778MTV-V02 K101-1214778MTV-V02 - 01 Plaat K102-1214778MTV-V02 - 02 TES Bovenleiding K103-1214778MTV-V02 - 03 09 KOSSSS VO-raming 30-05-12 K110-1214778MTV-V02 - 10 Def SP config Noord K111-1214778MTV-V02 - 11 Def SP config Zuid K112-1214778MTV-V02 - 12 Afw buitenruimte K113-1214778MTV-V02 - 13 Bijkomende kosten K114-1214778MTV-V02 - 14 Plankosten K115-1214778MTV-V02 - 15 Overige baten en lasten K100-1214778MTV-V02 - Totaal overzicht K001-V02 - projectbegroting Maankwartier 2013-03-13

Raming 3 bestaat uit de volgende kostenramingen, alle documenten zijn gedateerd op 18 maart 2013:

Onderwerp Logboek N010-1214778MTV-V03 K101-1214778MTV-V03 - 01 Plaat K102-1214778MTV-V03 - 02 TES Bovenleiding K103-1214778MTV-V03 - 03 09 KOSSSS VO-raming 30-05-12 K110-1214778MTV-V03 - 10 Def SP config Noord K111-1214778MTV-V03 - 11 Def SP config Zuid K112-1214778MTV-V03 - 12 Afw buitenruimte K113-1214778MTV-V03 - 13 Bijkomende kosten K114-1214778MTV-V03 - 14 Plankosten K115-1214778MTV-V03 - 15 Overige baten en lasten K100-1214778MTV-V03 - Totaal overzicht K001-V03 - projectbegroting Maankwartier 2013-03-18

Raming 4 bestaat uit de volgende kostenramingen, alle documenten zijn gedateerd op 27 juni 2013:

Onderwerp Ramingsrapportage R004-1214778LWO-V01 Logboek N010-1214778MTV-V04 K101-1214778MTV-V04 - 01 Plaat K102-1214778MTV-V04 - 02 TES Bovenleiding K103-1214778MTV-V04 - 03 09 KOSSSS VO-raming 30-05-12 K110-1214778MTV-V04 - 10 Def SP config Noord K111-1214778MTV-V04 - 11 Def SP config Zuid K112-1214778MTV-V04 - 12 Afw buitenruimte K113-1214778MTV-V04 - 13 Bijkomende kosten K114-1214778MTV-V04 - 14 Plankosten K115-1214778MTV-V04 - 15 Overige baten en lasten K116-1214778MTV-V04 - 16 Gerealiseerde kosten t/m 31-12-12 K100-1214778MTV-V04 - Totaal overzicht - VOOR beheersing K100-1214778MTV-V04 - Totaal overzicht - NA beheersing K200-1214778MTV-V04 - Opbrengsten K001-V04 - projectbegroting Maankwartier 2013-06-27

Raming 5 bestaat uit de volgende kostenramingen, alle documenten zijn gedateerd op 31 augustus 2013:

Onderwerp Ramingsrapportage R004-1214778LWO-ijd-V02-NL Logboek N010-1214778MTV-V05 K101-1214778MTV-V05 - 01 Plaat K102-1214778MTV-V05 - 02 TES Bovenleiding K103-1214778MTV-V05 - 03 09 KOSSSS VO-raming 30-05-12 K110-1214778MTV-V05 - 10 Def SP config Noord K111-1214778MTV-V05 - 11 Def SP config Zuid K112-1214778MTV-V05 - 12 Afw buitenruimte K113-1214778MTV-V05 - 13 Bijkomende kosten K114-1214778MTV-V05 - 14 Plankosten K115-1214778MTV-V05 - 15 Overige baten en lasten K116-1214778MTV-V04 - 16 Gerealiseerde kosten t/m 31-12-12 K100-1214778MTV-V05 - Totaal overzicht - VOOR beheersing K100-1214778MTV-V05 - Totaal overzicht - NA beheersing K200-1214778MTV-V05 - Opbrengsten K001-V05 - projectbegroting Maankwartier 2013-08-31

Bijlage

3

Verschilanalyse raming V03 (18 maart 2013) en raming V05 ( 31 augustus 2013)

Verklaring verschillen kostenoverzich Maankwartier Heerlen, ramingen Tauw V03 (18-03-13) en V05 (31-08-13) Versie 1.0 Datum 31-08-2013 M. Volleberg

Bouwkosten * plaat * Bovenleiding * KOSSSSS

V03 € € €

* Stijgpunten noord (bouwdeel J)

€

2.259.502,00

€

2.142.228,00

€

-117.274,00

* Stijgpunten zuid

€

1.380.790,00

€

1.336.572,00

€

-44.218,00

* Openbare Ruimte

€

4.601.200,00

€

3.179.196,00

€

-1.422.004,00

* Bijkomende kosten * Plankosten * Overige baten en lasten * Gerealiseerde kosten t/m 31-12-12

€ € € €

8.420.299,00

€ € € €

1.352.458,00

€ € € €

-7.067.841,00

Totaal benoemde bouwkosten

€

35.749.759,00

€

24.129.640,00

€

-11.620.119,00

Objectrisico's Bouwkosten * plaat * Boveneleiding

V03 € €

* KOSSSSS * Stijgpunten noord (bouwdeel J) * Stijgpunten zuid * Openbare Ruimte * Bijkomende kosten * Plankosten * Overige baten en lasten * Gerealiseerde kosten t/m 31-12-12 Totaal objectrisico's bouwkosten

€ € € € € € € € €

638.773,00 225.950,00 138.079,00 262.103,00 1.264.905,00

€ € € € € € € € €

Engineeringskosten * plaat * Bovenleiding * KOSSSSS * Stijgpunten noord (bouwdeel J)

V03 € € € €

2.553.043,00 1.000.000,00 169.463,00

V05 € € € €

* Stijgpunten zuid

€

103.559,00

€

* Openbare Ruimte

€

576.626,00

* Bijkomende kosten * Plankosten

€ €

* Overige baten en lasten * Gerealiseerde kosten t/m 31-12-12

€ €

Totaal engineeringskosten

€

11.754.954,00 945.284,00 6.387.730,00

V05 € € €

Verschil € -788.657,00 € € -2.180.125,00

Verschil € €

238.000,00

544.515,00 214.223,00 133.657,00 235.465,00 1.365.860,00

€ € € € € € € € €

-94.258,00 -11.727,00 -4.422,00 -26.638,00 100.955,00

2.551.000,00 1.000.000,00 214.223,00

Verschil € € € €

-2.043,00 44.760,00

133.657,00

€

30.098,00

€

494.477,00

€

-82.149,00

-

€ €

8.357.962,00

€ €

8.357.962,00

-

€ €

1.504.770,00

€ €

1.504.770,00

€

14.256.089,00

€

9.853.398,00

-

4.402.691,00

V05 € €

10.966.297,00 945.284,00 4.207.605,00

238.000,00

Verklaring verschillen * min 788k door vervallen tweede passerelle * min 2 miljoen als gevolg van taakstellende bezuiniging, * min 180k als gevolg van inhoudelijke doorrekening raming door Tauw * min 117k als gevolg van inhoudelijke doorrekening raming door Tauw * min 44k als gevolg van inhoudelijke doorrekening raming door Tauw * plus van 214k Als gevolg van juiste boeking reeds gerealiseerde kosten voor Bouwrijp maken. * plus van 397k Als gevolg van juiste boeking reeds gerealiseerde kosten Openbare Ruimte (niet BRM). * plus van 500k Als gevolg van dubbele afboeking bouwrijpkosten. * min van 569K Als gevolg van de doorrekening van Tauw (rekening houdend met t oorspronkelijke ontwerp. * plus van 41k als gevolg van ontwikkelingen in het ontwerp van de OR. * min 2 miljoen als gevolg van taakstellende bezuiniging, In V03 zijn ALLE gerealiseerde kosten tot en met 16-5-12 opgenomen, in de V05 zijn de gerealiseerde kosten tot en met 31-12-12 opgenomen, welke NIET onder te brengen zijn onder één van de bovengenoemde onderdelen èn in te delen zijn als Bouwkosten. Het totaal aan gerealiseerde kosten tot en met 31-12-12 bedraagt EUR 10.140.103,-.

Verklaring verschillen Dit verschil heeft zijn oorsprong in de (meerwerk)prognose van ProRail. In eerdere instantie is rekening gehouden met OOR van 85k Verschil als gevolg van procentuele doorrekening Verschil als gevolg van procentuele doorrekening Verschil als gevolg van procentuele doorrekening Verschil als gevolg van procentuele doorrekening

Verklaring verschillen Klein verschil, in V05 op basis van laatste prognose ProRail

Verschil als gevolg van procentuele doorrekening, de engineeringskosten zijn in het verleden laag ingeschat. De in de V05 gehanteerde percentages zijn plausibel gezien de projectfase waar het onderdeel zich in bevindt Verschil als gevolg van procentuele doorrekening, de engineeringskosten zijn in het verleden laag ingeschat. De in de V05 gehanteerde percentages zijn plausibel gezien de projectfase waar het onderdeel zich in bevindt Verschil als gevolg van procentuele doorrekening, de engineeringskosten zijn in het verleden laag ingeschat. De in de V05 gehanteerde percentages zijn plausibel gezien de projectfase waar het onderdeel zich in bevindt. Daarnaast zijn de interne kosten van de gemeente binnen dit onderdeel er uit gehaald en zijn opgenomen bij de engineeringskosten gemeente intern (zie Plankosten)

Het betreft hier de reeds gerealiseerde en geprognosticeerde kosten voor: * interne kosten gemeente (uren) * interne kosten gemeente (overige kosten) * kosten externe inhuur en advies gemeente In V03 zijn onder de Bouwkosten ALLE gerealiseerde kosten tot en met 16-5-12 opgenomen, in de V05 zijn de gerealiseerde kosten tot en met 31-12-12 opgenomen, welke NIET onder te brengen zijn onder één van de bovengenoemde onderdelen èn in te delen zijn als Engineeringskosten. Het totaal aan gerealiseerde kosten tot en met 31-12-12 bedraagt EUR 10.140.103,-.

pagina 1 van 2

Bijkomende kosten * plaat * Boveneleiding * KOSSSSS * Stijgpunten noord (bouwdeel J) * Stijgpunten zuid * Openbare Ruimte * Bijkomende kosten

V03 € € € € € € €

191.632,00 22.595,00 41.424,00 157.262,00 2.264.514,00

V05 € € € € € € €

186.228,00 42.845,00 40.097,00 47.093,00 3.165.191,00

Verschil € € € € € € €

* Plankosten

€

8.837.759,00

€

4.032.955,00

€

-4.804.804,00

* Overige baten en lasten

€

410.063,00

€

225.750,00

€

-184.313,00

* Gerealiseerde kosten t/m 31-12-12

€

€

1.773.423,00

€

1.773.423,00

Totaal bijkomende kosten

€

€

9.513.582,00

€

-2.411.667,00

OOR Deelramingen * plaat

V03 €

* Bovenleiding

€

* KOSSSSS * Stijgpunten noord (bouwdeel J) * Stijgpunten zuid * Openbare Ruimte * Bijkomende kosten * Plankosten * Overige baten en lasten * Gerealiseerde kosten t/m 31-12-12 Totaal OOR Deelramingen

€ € € € € € € € €

Scheeftes Deelramingen * plaat * Bovenleiding * KOSSSSS * Stijgpunten noord (bouwdeel J) * Stijgpunten zuid * Openbare Ruimte * Bijkomende kosten * Plankosten * Overige baten en lasten * Gerealiseerde kosten t/m 31-12-12 Totaal Scheeftes Deelramingen

V03 € € € € € € € € € € €

Objectoverstijgende risico's * Risico's plaat

V03 €

-

11.925.249,00

Verschil wordt verklaard door het overhevelen van de kosten voor interne kosten gemeente en externe inhuur en advisering Het betreft hier de volgende zaken: * plus van 40k door herberekening kosten XOV * min van 135k door vervallen bijdrage aan onderhoudskosten ProRail eerste 3 jaar na realisatie * min van 135k door vervallen bijdrage aan onderhoudskosten openbare ruimte eerste 3 jaar na realisatie * plus van 45k door toevoeging kosten aan kleinschalige maatregelen openbare ruimte tijdens realisatie Maankwartier In V03 zijn onder de Bouwkosten ALLE gerealiseerde kosten tot en met 16-5-12 opgenomen, in de V05 zijn de gerealiseerde kosten tot en met 31-12-12 opgenomen, welke NIET onder te brengen zijn onder één van de bovengenoemde onderdelen èn in te delen zijn als Bijkomende kosten. Het totaal aan gerealiseerde kosten tot en met 31-12-12 bedraagt EUR 10.140.103,-.

-

Verschil € -7.293.020,00

Verklaring verschillen Door de indeling van de VTW's in V05 als onderdeel van het risicodossier vervallen deze. Deze kosten voor de VtW's dienen vergeleken te worden met de risico's behorend bij de plaat.

85.583,00

€

-

€

-85.583,00

Deze dient vergeleken te worden met de objectrisico's bouwkosten van de bovenleidingen 238k

7.378.603,00

€ € € € € € € € €

-

€ € € € € € € € €

-7.378.603,00

-

3.190.625,00

€ € €

4.424.375,00 2.567.647,67 10.182.647,67

Taakstellende bezuinigingen

€

-600.000,00

Scheefte €

Verschil als gevolg van procentuele doorrekening Verschil als gevolg van procentuele doorrekening Verschil als gevolg van procentuele doorrekening Verschil als gevolg van procentuele doorrekening Het betreft hier de volgende zaken: * min van 210k facades c en d door onderbouwde raming Tauw * min van 200k door minder kosten busvervoer tijdens TVP * plus van 565k door toevoeging reeds gerealiseerde kosten en herberekeningen van toekomstige kosten huur panden Parallelweg * plus van 350k door toevoeging kosten riool Huskensweg

V05 €

7.293.020,00

* Risico's KOSSSSS * Risico's Openbare Ruimte * Risico's Gemeente Heerlen * Risico's Trillingen * Overige risico's * Niet benoemd OOR Totaal Risico's

Totaal RAMING

Verklaring verschillen -5.404,00 20.250,00 -1.327,00 -110.169,00 900.677,00

70.303.854,67

V05 € € € € € € € € € € €

54.194,00 136,00 -3,00 -151,00 51.166,00 760,00 5.647,00 111.749,00

Verschil € € € € € € € € € € €

54.194,00 136,00 -3,00 -151,00 51.166,00 760,00 5.647,00 111.749,00

V05 €

7.988.750,00

Verschil €

4.798.125,00

€ € € € € € €

1.878.125,00 1.488.125,00 1.162.500,00 375.000,00 820.000,00 1.956.259,00 15.668.759,00

Verklaring verschillen

€ € € € € € €

1.878.125,00 1.488.125,00 1.162.500,00 375.000,00 -3.604.375,00 -611.388,67 5.486.111,33

€

600.000,00

€

-2.476,00

€

-2.476,00

€

65.043.202,00

€

-5.260.652,67

Als gevolg van probabilistische doorrekening Als gevolg van probabilistische doorrekening Als gevolg van probabilistische doorrekening Als gevolg van probabilistische doorrekening Als gevolg van probabilistische doorrekening Als gevolg van probabilistische doorrekening Als gevolg van probabilistische doorrekening

Verklaring verschillen Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5. Aandachtspunt is dat voor een goed vergelijk de kosten voor OOR plaat (in V03, ca 7,3 miljen agv VtW's) hierbij opgeteld moet worden. Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5

Deze taakstellende bezuinigingen zijn vervallen en opgenomen in de taakstellende bezuiniging voor Openbare Ruimte in raming V05 Als gevolg van probabilistische doorrekening

Onderstaande tabel geeft de verschillen in raming V05 VOOR en NA beheersing weer Objectoverstijgende risico's * Risico's plaat * Risico's KOSSSSS * Risico's Openbare Ruimte * Risico's Gemeente Heerlen * Risico's Trillingen * Overige risico's * Niet benoemd OOR Totaal Risico's

V05 VOOR beheersing € 7.988.750,00 € 1.878.125,00 € 1.488.125,00 € 1.162.500,00 € 375.000,00 € 820.000,00 € 1.956.259,00 € 15.668.759,00

V05 NA beheersing € 7.453.750,00 € 959.375,00 € 910.000,00 € 381.250,00 € 375.000,00 € 505.000,00 € 1.956.259,00 € 12.540.634,00

Verschil € -535.000,00 € -918.750,00 € -578.125,00 € -781.250,00 € € -315.000,00 € € -3.128.125,00

Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5 Voor verklaring wordt verwezen naar het risicodossier V1.5

Scheefte

€

-2.476,00

€

2.973,00

€

5.449,00

Als gevolg van probabilistische doorrekening

TOTAAL RAMINGEN V05

€

65.043.202,00

€

61.920.526,00

€

-3.122.676,00

pagina 2 van 2

Maankwartier Heerlen, eindrapport

Recommend Documents