M A N U Á L
verze 3.0
ÚVOD Internetové stránky vám nabízí kompletně vše pro vaši potřebu na úspěšné a efektivní podnikání s Blue Style. Na těchto stránkách naleznete: • B2B ON-LINE SYSTEM 1. Výběr dostupných zájezdů on-line 2. Ověření dostupnosti zájezdů 3. Vytvoření nezávazné a závazné objednávky 4. Možnost pozdější editace nezávazné objednávky 5. Možnost vystavení cestovní smlouvy on-line • HISTORIE OBJEDNÁVEK 1. Aktuální přehled jednotlivých objednávek 2. Možnost tisku cestovních pokynů 3. Kontrola všech jednotlivých objednávek a jejich údajů 4. Možnost pozdější editace nezávazné objednávky • PROFIL PRODEJCE 1. Přehled kontaktních a fakturačních údajů prodejce 2. Přehled hlavní účetní a operační knihy 3. Kontrola veškerých nevyúčtovaných provizí • SYSTÉM ZOBRAZOVÁNÍ NABÍDEK 1. Unikátní systém pro jednoduché vyhledávání zájezdů 2. Snadný systém zobrazení kompletní nabídky zájezdů Blue Style 3. Nejrychlejší způsob vyhledávání zájezdů dle zvoleného požadavku zákazníka 4. Možnost zobrazení veškerých detailů týkajících se ceny u vybraných zájezdů včetně kompletních popisů vybraných ubytovacích zařízení 5. Možnost porovnání vybraných zájezdů včetně jejich možného odesílání a tisku 6. Možnost vytvoření vlastního nabídkového listu s vlastní hlavičkou prodejce a jeho následný tisk nebo odeslání el. poštou
2
1/ Kde najdete náš ON-LINE B2B systém? Do našeho ON-LINE B2B systému můžete vstoupit přes zabezpečené webové stránky
https://b2b.blue-style.cz 2/ Jak vstoupit do B2B
• Po vybrání vámi zvoleného jazyka vstoupíte do maximálně zabezpečené úrovně a systém po vás bude požadovat kód prodejce, uživatelské jméno a heslo, které je nutné správně zadat a potvrdit tlačítkem „OK“. • Od nás obdžíte pouze jedno HLAVNÍ uživatelské jméno a heslo (Master User) a pomocí tohoto uživatelského jména budete vytvářet pro své pracovníky základní uživatelská jména (User) s nižšími pravomocemi. • Pokud zadáte špatně uživatelské jméno a/nebo heslo, systém vás požádá o nový pokus viz níže:
3
3/ Úvodní strana • Hlavní stránka vám nabízí PŘEHLED AKTUÁLNÍCH NABÍDEK Blue Style (manuál viz další stránky), důležitá informace pro prodejce, motivační programy, informace o pojištění, naší firmě, kontaktní formulář a online nápovědu, vše podle vašich potřeb k prodeji našich služeb. Hlavní stránka vám nabízí: • ON-LINE REZERVACE Možnost on-line kontroly dostupnosti a vytvoření nové rezervace a zároveň tisk rezervační karty nebo cestovní smlouvy. • Profil prodejce Veškeré informace o prodejci, kontaktní a fakturační údaje, hlavní kniha • Profil uživatele Rychlý a přehledný seznam všech vytvořených rezervací, možnost editace objenávky • HISTORIE OBJEDNÁVKY Rychlý a přehledný seznam všech uskutečněných rezervací, možnost editace objednávky
4/ Jak vytvořit ONLINE rezervaci / objednávku 4.1. Jak správně vybrat zájezd? • Po kliknutí na „ON-LINE REZERVACE” na hlavní stránce vám systém nabídne novou stránku se jménem „Výběr zájezdů”, kde naleznete seznam aktuálních zájezdů, které můžete filtrovat na základě požadavků vašich klientů. • Po kliknutí na tlačítko „hledat“ vám systém umožní upřesnit vaše vyhledávání ve zvoleném termínu odletů od do. Pro snadnější a efektivnější vyhledávání doporučujeme nejprve kliknout na tlačítko „hledat“ a poté „upřesnit“.
4
• Je nutno respektovat pořadí
• Pro pokračování klikněte na jméno zájezdu a budete přesměrováni na stránku výběru služeb.
4.2. Výběr obsazenosti a služeb
Nejprve vybrat datum, poté kliknout na tlačítko „hledat“, systém zobrazí výsledek vyhledávaní spolu s rozšiřeným filtrem. • Zde můžete specifikovat váš výběr. Důležitá informace je, že ve filtru se zobrazují možnosti, které obsahují zájezdy ve vámi vybraných termínech odletů. V případě, že nenajdete možnost, zvolte jiný datum odletu. • Každý výběr pod jedním krokem je nutno potvrdit tlačítkem „Hledat”, systém vám zobrazí výsledek. • Pokud nevyberete žádné datum odletu, systém vám nabídne datum odletu od následujícího dne do datumu odletu za 21 dní. • Výsledek vašeho hledání vám systém zobrazí jako seznam zájezdů. V případě, že výsledek je větší než 15 zájezdů, zobrazí systém výsledek na několik stránek.
Typ prodeje Systém vám nabídne přednastavený typ prodeje, můžete však zvolit jiný typ. Např. přednastavený typ prodeje bude Last Minute /2/, můžete však nabídnout Katalogový prodej. Obsazenost Vyplňte počet pokojů, počet dospělých, počet děti (včetně typového rozdělení dle vysvětlivek), počet infantů. V případě požadavku více pokojů se stejnou obsazeností je nutno do kolonky obsazenost pokoje zadat počet osob v jednom pokoji. V případě požadavku na více pokojů s různou obsazeností je třeba vytvořit více rezervací. Typ služby Služby červeně označené musí být vybrány, stejně tak můžete vybrat služby označené jako nepovinný výběr. Status rezervace Můžete si zvolit a vytvořit nezávaznou (waiting list) nebo závaznou (confirmed) objednávku. Pozn.: Obchodní zástupce tímto bere na vědomí, že rezervace zadaná do systému se statusem confirmed je považována za závaznou objednávku, viz smlouva o obchodním zastoupení.
Ověřit ON-LINE Stiskem tlačítka zjistíte aktuální dostupnost vámi zvolených služeb.
5
Chybová hlášení V případě chybného zvolení kombinace, obsazenosti služby nebo typu služeb, systém zobrazí toto chybové hlášení.
V případě zvolení špatné kombinace obsazenosti pokoje systém zobrazí tuto chybovou hlášku. Např. když je zájezd určen pro maximální obsazenost 2+2 a vy zvolíte 3+1.
4.3. Výsledek dostupnosti zájezdu • Pokud veškeré služby pod vybraným zájezdem jsou dostupné, systém vám zobrazí zelenou barvou okénko pro dostupnost s označením, že zájezd je volný a také cenovou kalkulaci zájezdu. Můžete objednat on-line nebo se vrátit do výběru možností a zvolit jinou kombinaci služeb nebo se vrátit do seznamu zájezdů a zvolit jiný zájezd.
6
• Pokud alespoň jedna vámi vybraná služba (bude zobrazena červenou barvou) je momentálně blokovaná pro jiné platné rezervace. V rezervaci lze pokračovat stisknutím tlačítka „pokračovat v rezervaci“, pokud je tlačítko aktivní. • Systém vám zobrazí momentálně rezervované služby, které však po výběru do návratu možností můžete vyměnit. Např. „Studio pro 2-3 os. (BS) – přízemí” je rezervováno, lze ho vyměnit za „Studio pro 2–3 os. (BS) – 1.patro” pokud je označené jako „VOLNÁ”. Pokud taková možnost není, vraťte se do seznamu zájezdů a vyberte jiný. • Pokud vám při kontrole dostupnosti systém zobrazí okénko s názvem „POUZE VOLAT” znamená to, že tento vybraný zájezd lze rezervovat pouze klasickým způsobem – telefonicky.
4.4. Jak odeslat žádost o nezávaznou rezervaci (Waiting list) Vyplňte údaje objednatele, které jsou klíčovými údaji rezervace, v pořadí Příjmení + Jméno a poté ID (rodné číslo nebo datum narození ve tvaru rodného čísla). • V případě, že již víte konkrétní jména cestujících, doporučujeme je vyplnit. • V případě, že klient má zvláštní požadavky, můžete je vyplnit do pole „zvláštní požadavky“ (avšak tyto požadavky nemohou být garantovány). • V posledním bodě můžete vyplnit platnost vaší rezervace, pokud chcete její platnost kratší než nastaví system. Platnost rezervace vygenerovanou systémem vidíte v políčku „Maximální platnost do:“ • Kliknutím na tlačítko „Odeslat ON-LINE“ odešlete vaši rezervaci online.
7
• Po několika málo vteřinách (4-8 sekund, záleží na rychlosti vašeho internetového připojení), vám systém automaticky zobrazí rezervační kartu obsahující veškeré vámi vyplněné údaje a zároveň vás informuje o číslu vaší objednávky v našem rezervačním systému a o její platnosti.
• Tuto rezervační kartu si můžete vytisknout.
4.5. Jak odeslat žádost o závaznou rezervaci (Confirmed) Vyplňte všechny údaje objednatele, které jsou klíčovými údaji rezervace. • V dalším kroku musíte vyplnit příjmení a jména cestujících, vybrat jejich oslovení, rodné číslo (bez nutnosti koncového čísla za lomítkem) nebo datum narození. U dětí je nutné rodné číslo i datum narození. • V případě, že klient má zvláštní požadavky, můžete je vyplnit do pole „zvláštní požadavky“ (avšak tyto požadavky nemohou být garantovány). • V kroku 3 musíte zaškrtnout souhlas se Všeobecnými smluvními podmínkami cestovní kanceláře a opsat systémem vygenerovaný kód do políčka vpravo a odeslat ON-LINE.
8
• Kliknutím na tlačítko „zobrazit cestovní smlouvu“ systém vygeneruje cestovní smlouvu na základní služby, kterou obchodní zástupce vytiskne ve třech vyhotoveních. Každé vyhotovení podepíše zákazník a obchodní zástupce.
• Podepsanou cestovní smlouvu následně zašlete do jedné hodiny od zadání do systému B2B do Blue Style ke kontrole údajů.
• Obchodní zástupce tímto bere na vědomí, že vytvoření závazné objednávky přes systém B2B lze použít pouze pro cestovní smlouvy, jejichž předmětem je zajištění souboru základních služeb. Pro zajištění souboru jiných než základních služeb je obchodní zástupce i nadále povinen postupovat dle platných postupů vyplývajících ze Smlouvy o obchodním zastoupení.
5/ Historie objednávek • Systém umožňuje zobrazení všech provedených rezervací, můžete filtrovat podle datumů nebo podle statusu rezervací. • Výběrem potřebného datumu odletu od do specifikujete interval hledání vaší rezervace. • V poli „číslo objednávky“ můžete napsat vaše číslo objednávky, které hledáte a systém vám ho hned nalezne.
9
• Pro zobrazení detailních informací o objednávce klikněte na požadovanou objednávku.
• Tisk cestovních pokynů tato možnost je pouze u objednávek, které jsou potvrzené a datum odletu je kratší než 7 dní. • Editace rezervace Možnost editace veškerých údajů v existující objednávce včetně statusu vybrané objednávky (pouze klíčové údaje nelze změnit).
6/ Profil prodejce • Systém zobrazí vaše kontaktní a fakturační údaje, možnost zobrazení hlavní účetní a operační knihy.
10
• Hlavní kniha přehled učetní a operační evidence k poslední účetní periodě, přehled zaúčtovaných a nezaúčtovaných transakci.
7/ Profily uživatelů • Pokud jste přihlášen jako uživatel s rozšířenými pravomocemi (Master User), máte možnost přidávat nebo mazat základní uživatele. • Také máte právo změnit si svoje heslo kliknutím na „upravit heslo“. (Doporučujeme vám si po prvním přihlášení změnit přidělené heslo). • Kliknutím na „přidat uživatele“ se zobrazí okno, kde musíte vyplnit údaje a odeslat je do databáze Blue Style a tím je uživatel vytvořen.
11
• Pokud jste přihlášen pouze jako základní uživatel (User), máte možnost si pouze změnit svoje heslo pro přístup do B2B ON-LINE systému.
8/ Důležité upozornění Je velmi důležité od momentu odpovědi o volné dostupnosti pokračovat v objednávce bez zbytečného prodlení, jelikož informace o dostupnosti je platná pouze v danou chvíli a může dojít k její ztrátě v případě rychlejší žádosti od jiného uživatele v systému. V takovémto případě vám systém zobrazí Neplatná dostupnost, viz níže. • Nejdříve zkuste obnovit stránku znovu pomocí tlačítka „Obnovit stránku”, pokud se vám opakovaně zobrazí stejné menu, vraťte se do výběru možností a zkontrolujte dostupnost znovu. • Pokud jste ztratili zájem o provedení rezervace vraťte se do seznamu zájezdů a vyberte si jiný zájezd.
12
9/ Systém nabídek: Special Offer System (S.O.S.) Systém zobrazování nabídek: Unikátní systém pro vyhledávání nabídek, nejpřehlednější systém zobrazení nabídek zájezdů. Úvodní stránka – na této stránce se bude zobrazovat seznam destinací s odletem na nejbližších 14 dní. Ve sloupcích bude informace o odletu, možném místu odletu, délce pobytu a ceně zájezdu od v dané destinaci. V horní liště jsou tři záložky. První je pro zobrazení nejbližších zájezdů na X dní, druhá záložka je „kompletní nabídka“, vedle níž je ikona zobrazující počet vybraných nabídek v nákupním koši. Poslední záložka je „nastavení“, kde si vyplníte vaše kontaktní informace, otevírací dobu, atd. (popis viz níže). • Zaškrtnutím políčka „checkbox“ zobrazeným vlevo od každé destinace aktivujete nebo deaktivujete zobrazení destinace na nabídkovém listu. • Stiskem tlačítka “Vytisknout vybrané” se zobrazí nabídkový list vámi zvolených destinací, který si můžete vytisknout a pověsit do výlohy nebo ho dát zákazníkovi. • Stiskem tlačítka “Odeslat vybrané” můžete odeslat nabídkový list vámi zvolených destinací na vámi zvolený e-mail.
Kompletní nabídka Po kliknutí na záložku „kompletní nabídka“ se zobrazí filtr možností. Zde si můžete navolit přesnou konfiguraci vašeho výběru. Máte na výběr termíny odletů, odletová místa, stravu, cenu, volbu pouze Last Minute. Důležitá možnost k volbě je konfigurace obsazenosti pokojů. Tzn. v případě, že vás zajímají pouze zájezdy, kde je možná obsazenost 2 dospělých osob a 1 dítěte, provedete volbu a vyhledáte. Systém vám zobrazí pouze zájezdy, které odpovídají vámi zvoleným možnostem. • Kliknutím na destinaci se dostanete do seznamu zájezdů v dané destinaci.
13
Zde máte k dispozici opět filtr. • Kliknutím na destinaci ve zvoleném termínu se dostanete do seznamu hotelů. • Stejně jako na hlavní stránce i zde máte možnost zaškrtnutím políčka „checkbox“ zobrazeným vlevo od každé destinace aktivovat nebo deaktivovat zobrazení destinace a termínu na nabídkovém listu. • Stiskem tlačítka “Vytisknout vybrané” se zobrazí nabídkový list vámi zvolených destinací, který si můžete vytisknout a pověsit do výlohy nebo ho dát zákazníkovi. • Stiskem tlačítka “Odeslat vybrané” můžete odeslat nabídkový list vámi zvolených destinací na vámi vybraný e-mail.
• Zde vidíte již seznam hotelů s možností obsazenosti podle vámi zvolených možností. můžete • Kliknutím na ikonu provést rezervaci ON-LINE v rezervačním systemu B2B. • Po kliknutí na ikonku nákupního košíku provedete výběr zájezdu, který se uloží. Nahoře v záložce se změní ikonka nákupního košíku. Do košíku můžete vložit další zájezdy a vytvořit si svůj vlastní nabídkový list nebo porovnat hotely a jejich ceny atd.
14
• Kliknutím na název hotelu se zobrazí vámi vybraný hotel s možností výběru z více termínů odletů. Po dalším kliknutí na název hotelu ve vybraném termínu se zobrazí stránka s popisem hotelu, který můžete zákazníkovi vytisknout nebo odeslat e-mailem.
• Stiskem tlačítka “Vytisknout vybrané” se zobrazí nabídkový list vámi zvolených destinací, který si můžete vytisknout a pověsit do výlohy nebo ho dát zákazníkovi.
15
Nákupní košík • Zde se zobrazí vámi zvolené zájezdy. Můžete rezervovat ON-LINE nebo odebrat z nákupního košíku. • Stejně jako na hlavní stránce i zde máte možnost zaškrtnutím políčka checkboxu aktivovat nebo deaktivovat zobrazení destinace a termínu na nabídkovém listu. • Stiskem tlačítka “Vytisknout vybrané” se zobrazí nabídkový list vámi zvolených destinací, který si můžete vytisknout a pověsit do výlohy nebo ho dát zákazníkovi. • Stiskem tlačítka “Odeslat vybrané” můžete odeslat nabídkový list vybraných destinací na vámi zvolený email.
Nastavení • V nastavení si můžete vložit svoje logo do záhlaví nabídkových listů, vyplnit název své firmy, kontaktní údaje, otevírací dobu apod. • Můžete si nastavit jméno odesílatele, e-mail ze kterého se budou odesílat emaily s nabídkami, předmět e-mailu, jeho obsah apod.
16
