m 2012 gemeente Ede. Ede, 21 mei 2013

Terugblik op de praktijk van externe inhuur periode 2010 t/m 2012 gemeente Ede

Ede, 21 mei 2013

Terugblik op de praktijk van externe inhuur periode 2010 tot en met 2012

Pagina 1

1. Inleiding Mede onder invloed van een periode van hoogconjunctuur en de hiermee gepaard gaande bestuurlijke ambities stegen de kosten van externe inhuur in de periode 2006-2009 tot ongeveer € 10 miljoen (in 2009). Er was in die periode voldoende budgettaire ruimte om bepaalde specifieke kwaliteiten tijdelijk in te huren en de benodigde tijdelijk extra capaciteit te realiseren door externe inhuur. Dit beeld deed zich in meer of mindere mate bij alle gemeenten voor. Mede gezien de forse ombuigingen waarvoor de gemeente Ede zich zag geplaatst, was dat voor de directie aanleiding om de praktijk van de externe inhuur onder de loep te nemen. Een praktijk waarbij de beschikbare budgetruimte voor een belangrijk deel de sturing op externe inhuur bepaalde. Vanuit het besef dat het nut van een zogenoemde flexibele schil onomstreden is, is vervolgens meer ingezet op de vraag of het slimmer, voordeliger en soms ook anders kan en op welke wijze we de kwaliteiten van de eigen medewerkers beter kunnen inzetten zonder op kwaliteit te moeten inboeten. Daarbij zijn de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie verwoord in haar rapport ‘Inzicht in inhuur’ nadrukkelijk betrokken. Tijdens de behandeling in de raad van de notitie van het college ‘(Externe) inhuur met beleid’ heeft de wethouder toegezegd om de raad na enige tijd te informeren over de bereikte resultaten. In deze notitie wordt deze toezegging gestand gedaan. Achtereenvolgens memoreren we kort de belangrijkste onderdelen van de vastgestelde visie op inhuur en de voorgestane aanpak om het volume en de kosten te reduceren. Vervolgens staan we stil bij de tot nu toe bereikte resultaten, lichten we de kostenontwikkeling externe inhuur 2012 toe en zoomen we kort in op de nog voorgenomen acties op korte termijn. 2. Visie op externe inhuur (samengevat) Algemeen • De gemeente heeft voor een goede uitvoering van de dienstverlening en bedrijfsvoering een flexibele schil van personeel nodig. Een externe schil maakt de organisatie flexibeler en stelt ons beter in staat de politiek/bestuurlijke ambities te realiseren. • De flexibele schil dient er onder andere voor om pieken en dalen in het werk op te vangen, een vacatureperiode te overbruggen, snel innovaties door te voeren, specialisten voor een tijdelijk klus in te zetten, enzovoort. • De flexibele schil kan onder invloed van allerlei omstandigheden jaarlijks fluctueren. • Inhuur is geen oplossing voor disfunctioneren. • We onderkennen twee vormen van flexibele schil, de interne en de externe. • We vinden het van belang dat er binnen de afdeling en een bewustere keuze wordt gemaakt tussen de verhouding vaste en flex-krachten en voor welke taken dit met name geldt. • Registratie en verantwoording vinden plaats op basis van een aantal gemeentebrede uitgangspunten; de principes van integraal management en VVT (Vertrouwen, Verantwoordelijkheid en Transparantie) staan hierbij centraal. Beheersen volume en kosten externe inhuur • Mede in relatie tot modern werkgeverschap kiezen we voor het uitgangspunt om primair de interne flexibele schil aan te spreken. • We richten een centraal servicepunt in dat verantwoordelijk is voor een effectieve en efficiënte procesgang en voor het beter benutten van de mogelijkheden van kostenreductie. Beheersen proces externe inhuur • Op de omvang van de externe inhuur sturen we primair via een aantal procesafspraken. Door middel van benchmarks toetsen we of we in de pas open met voor Ede vergelijkbare gemeenten. • Het proces van externe inhuur is doelmatig, rechtmatig, transparant en beheersmatig. • We voeren periodieke effectmetingen uit om de beleidspraktijk te monitoren en waar nodig bij te sturen. Deze visie is leidraad geweest voor de verdere aanpak gericht op een betere sturing op en beheersing van de omvang en de kosten van (externe) inhuur.


Pagina 2

3. Definitie Voor de goede orde geven we hieronder aan wat we onder externe inhuur verstaan. Externe inhuur is het voor een bepaalde periode uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de gemeente in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie (incl. ZZP) met winstoogmerk, middels het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid zonder dat daar een aanstelling tussen opdrachtgever en private organisatie aan ten grondslag ligt, waarop door de opdrachtgever mede wordt gestuurd. Hiermee sluiten we aan bij de door de Rijksoverheid en veel gemeenten gehanteerde definitie van externe inhuur. Als zodanig valt uitbesteden van werk hier niet onder. De externe inhuur hebben we ingedeeld in vier categorieën: uitzendkrachten, interim-management, projectmanagement en specialistisch adviseurs. 4. Actievere sturing op externe inhuur Hieronder geven we in een opsomming van de maatregelen die zijn genomen gericht op een actievere sturing op de omvang en de kosten van (externe) inhuur. Waar mogelijk benoemen we ook de tot nu toe bereikte resultaten. Beheersen volume en kosten externe inhuur 1. Binnen de regio worden opdrachten voor inhuur uitgezet via de vacaturesite www.werkeningelderland.nl, de FoodValley-gemeenten en via KANSinGelderland (dit is een samenwerkingsverband tussen de vier 100.000plus-gemeenten in Gelderland en de provincie Gelderland waarbij voor boventallige medewerkers en medewerkers waarvan een contract afloopt en WW-verplichtingen ontstaan bij voorrang wordt gezocht ook naar andere [tijdelijke] klussen). Resultaat: Voor Ede gaat het tot nu toe om circa 5-10 plaatsingen per jaar (n.b. dat kan zijn plaatsing van een medewerker van een omringende gemeente bij de gemeente Ede en andersom). De afspraak is dat op basis van detachering tegen kostprijs (zijnde de reguliere werkgeverslasten zonder opslag voor overhead, e.d.) wordt geleverd. De exacte besparing is niet goed aan te geven maar de gemiddelde bandbreedte van een opslagfee bij inhuur via een bureau of ZZP-er schommelt tussen de 30 en 50 procent). 2. Marktplaatsconcept is vanaf eind 2011 operationeel en wordt beheerd door de afdeling P&O. Uitgangspunt is dat alle inhuur boven salarisschaal 9 (onder schaal 9 hoort bij mantelcontract uitzenden met Randstad/TempoTeam) via de marktplaats verloopt. Resultaat: In 2012 28 succesvolle plaatsingen met goede kwaliteit en met een ingeschatte kostenbesparing van € 350.000,-- (gemiddeld 20 procent onder het reguliere markttarief). 3. Er is recent een digitaal klussenbord ingesteld waarop de opdrachten voor inhuur allereerst 5 dagen worden geplaatst en de eigen medewerkers bij voorrang de gelegenheid hebben om hun belangstelling hiervoor kenbaar te maken. Resultaat: nog geen concrete resultaten (n.b. er zijn wel enkele voorbeelden van medewerkers die bij andere afdelingen zijn ingesprongen). 4. Bij projecten met een relatief lange looptijd wordt gerichter afgewogen of het aanbieden van een tijdelijke aanstelling een beter alternatief is dan inhuren via een bureau of van een ZZP-er. Er is dan nog wel het risico op WW-lasten. Resultaat: Een besparing van de opslagfee (30 tot 50 procent bovenop de loonkosten). 5. De laatste tijd wordt via eigen werving de zogenoemde payrollformule (via mantelcontract Driessen) meer ingezet. De geworven medewerker komt in dienst van Driessen (= juridisch werkgever) en wordt vervolgens gedetacheerd bij de gemeente. Driessen vraagt voor deze service maar een zeer beperkte opslag (circa 5 procent van de loonkosten) maar het WW-risico ligt hierdoor niet meer bij de gemeente. Resultaat: Het budgettaire effect: geen betaling van relatief hoge opslagfees van gespecialiseerde bureaus én geen WW-risico’s. De financiële vertaling is verwerkt in het overzicht van de kostenontwikkeling externe inhuur 2010-2012 (zie hieronder). Beheersen proces externe inhuur 6. Het inhuurproces gericht op (meer) centrale sturing is ingericht en is medio 2013 volledig operationeel. Resultaat: Uniforme en effectieve procesgang, meer grip op inhuurproces, meer in control en lean proces (overbodige stappen eruit, minder medewerkers betrokken bij het proces).


Pagina 3

7. Registratie van externe inhuur is uniform geregeld en bij elke programmarekening wordt opening van zaken gegeven over de ontwikkeling van de externe inhuur in het desbetreffende kalenderjaar, de wijze van dekking en er wordt een toets gedaan gericht op de rechtmatigheid. Resultaat: meer transparantie, betere rechtmatigheidstoets en goedkeuring accountant. 8. Er is bij de afdeling P&O de functie van recruiter ingesteld. Resultaat: dit resulteert in meer deskundigheid van de flex-markt en hierdoor scherpere tariefstellingen, een bevordering van de inkoopkracht, professionalisering van de werkprocessen, een betere toets (vooraf) op rechtmatigheid en een betere registratie, rapportage en verantwoording. 5. Overzicht van de kostenontwikkeling van externe inhuur in 2010, 2011 en 2012. Hieronder geven we inzicht in de kostenontwikkeling van de externe inhuur over de afgelopen drie kalenderjaren. Tabel Inhuur derden bedragen x € 1 Inhuur derden Uitzendkrachten Interimmanagement Projectmanagement Specialistisch advies Totaal

Werkelijk 2009

Werkelijk 2010

Werkelijk 2011

Werkelijk 2012

Verschil in % 2009-2012

2.993.391

2.271.096

2.336.194

3.156.281

981.983

809.252

434.561

547.670

+ 5.4% -44,2%

1.456.389

1.327.298

894.268

759.334

4.653.240

4.201.988

3.744.606

3.460.859

10.085.003

8.609.634

7.409.629

7.924.144

- 47,9% -25,6% -21,4%

Bron: desbetreffende programmarekeningen N.B. de jaarlijkse inflatiecijfers zijn hierin verwerkt. Ten opzichte van 2009 is in de daaropvolgende drie jaar bij drie van de vier categorieën een daling opgetreden van respectievelijk 44,2 procent, 47,9 procent en 25,6. Belangrijke redenen voor de kostendaling zijn: - de economische recessie (minder projecten, temporiseren lopende projecten) - scherpere afwegingen bij beslissing om in te huren - een algehele daling van de markttarieven (marktwerking) - de effecten van maatregelen zoals genoemd in vorige paragraaf. Bij de categorie Uitzendkrachten is ten opzichte van 2009 sprake van een stijging van 5,4 procent (t.o.v. 2011: 26 procent). Belangrijke redenen voor de kostenstijging zijn: - de payrollformule meer benut in plaats van tijdelijke aanstellingen - meer projecten en hiermee samenhangende middelen beschikbaar waarvoor uitzendkrachten/payrollkrachten zijn ingehuurd (€ 200.000,-- in 2011 t.o.v. bij € 680.000,-- in 2012 afgerond). De overall-kosten voor externe inhuur zijn in de jaren 2010, 2011 en 2012 ten opzichte van het jaar ervoor met respectievelijk met 14,6 procent, 14 procent gedaald en met 6,9 procent gestegen. De (concept) personeelsmonitor van het A&O-fonds 2013 gaat ook in op de ontwikkeling van de externe inhuur bij gemeenten. Zij maakt daarbij onderscheid in gemeentegrootteklasse. De kostenontwikkeling wordt daarbij gerelateerd aan het aandeel van de totale loonsom (inclusief kosten externe inhuur). Wat daarbij opvalt, is dat binnen de categorie 100.000plus-gemeenten het aandeel van de kosten externe inhuur licht is gestegen van 19 procent in 2010 en 2011 naar 20 procent van de loonsom in 2012. Binnen de gemeentelijke sector als totaal zien we dat in de periode 2010 tot en met 2012 de kosten van externe inhuur respectievelijk 16 procent, 12 procent en 12 procent van de loonsom bedragen.


Pagina 4

Wanneer we de kosten van externe inhuur in Ede relateren aan de loonsommen 2010, 2011 en 2012 dan komt dat neer op respectievelijk 14,3 procent, 12,5 procent en 13,1 procent. Deze vergelijking geeft in zijn algemeenheid aan dat: - de gemeente Ede qua kostenniveau positief afsteekt ten opzichte van andere 100.000plusgemeenten - de gemeente Ede qua kostenniveau ongeveer op het niveau zit van het gemiddelde binnen de gemeentelijke sector - er landelijk gezien in 2012 een stabilisatie of een lichte stijging is opgetreden van het kostenniveau van externe inhuur en Ede hiermee in de pas loopt. 6. Aanvullende toelichting op de cijfers 2012 Voor de dekking van de kosten van externe inhuur wordt een viertal bronnen aangesproken, te weten de P-norm (is de vacatureruimte binnen de vastgestelde personeelsformatie), de P-reserve, projectmiddelen en derden. De kosten van alle externe inhuur zijn via deze bronnen gedekt. Het jaar 2012 was een bewogen jaar. De effecten van de bezuinigingen en doorontwikkeling van de organisatie lieten zich duidelijk gelden. Dit resulteerde onder meer in een zogenoemd stringent vacaturebeleid. Daarbij geldt het uitgangspunt vacatures niet of tijdelijk invullen tenzijL Langs deze weg houden we de handen zo veel mogelijk vrij om, nadat bepaalde zaken duidelijk zijn geworden, personeelsformatie in te leveren of anders in te vullen zonder grote personele consequenties. Deze aanpak is in 2011 al ingezet en in 2012 het hele jaar doorgezet. Ook werd in 2012 duidelijk dat de doorontwikkeling van de organisatie gevolgen zou hebben voor de kwantiteit en de kwaliteit van de leidinggevende functies. Vacatures die op deze posities ontstonden werden per definitie niet meer structureel ingevuld in afwachting van de uitkomsten van de nieuwe managementstructuur. Omdat ‘de winkel wel open moet blijven’, heeft daar waar nodig op vacatures externe inhuur plaatsgevonden. 7. Hoe verder? Zoals hiervoor aangegeven, hebben we al een aantal concrete stappen gezet gericht op een betere sturing op en beheersing van het volume en de kosten van de externe inhuur. Mede hierdoor hebben we het volume en de kosten van de externe inhuur omlaag kunnen brengen. Maar er is meer te doen en hiertoe liggen ook kansen. Deze gaan we de komende tijd verder verzilveren. We noemen een aantal zaken: • We zijn gestart met het inzetten van Strategische Personeelsplanning (SPP). SPP wordt een periodiek terugkerend proces. De inzichten die ontstaan, helpen onder meer bij het - per domein vaststellen van de optimale verhouding tussen vaste en flexibele krachten; op basis hiervan kan proactiever worden gestuurd op de juiste personele bezetting en kostenefficiëntie - beter anticiperen op het invullen van toekomstige vacatures waardoor minder noodzaak ontstaat om vacaturefricties met tijdelijk personeel in te vullen - goed in beeld brengen van de kwaliteiten/competenties van onze medewerkers; op basis hiervan kan de inzet van onze medewerkers ook op tijdelijke klussen/projecten worden bevorderd. • Organisatiewijzigingen en (nieuwe) bezuinigingsronden zullen ertoe leiden dat er meer medewerkers boventallig worden. Veel aandacht gaat voor deze collega’s uit naar werk-naarwerk-trajecten. Tijdelijke klussen/projecten kunnen in dit kader een effectieve tussenoplossing zijn. Deze medewerkers worden ook bij tijdelijke klussen/projecten bij voorrang beoordeeld op geschiktheid. • Dit jaar wordt de cao-afspraak over de aanstelling in algemene dienst nader worden uitgewerkt in een actief mobiliteitsbeleid. Dit beleid kan als katalysator dienen voor bredere inzetbaarheid van medewerkers onder andere in te richten via stages, functieroulatie maar zeker ook door het oppakken van tijdelijk ander werk. • Dit jaar wordt in FoodValley-verband invulling gegeven aan een interne arbeidsmarkt (n.b. Wageningen en Nijkerk doen vooralsnog niet hieraan mee). Daarmee ontstaat een interessant conglomeraat voor een toename van functiewisselingen en organisatiewisselingen zowel voor structureel als incidenteel werk. • Ook binnen de andere samenwerkingsverbanden (WerkeninGelderland en KANSinGelderland) blijven we werken aan nieuwe initiatieven om de regionale arbeidsmobiliteit zowel voor structurele als tijdelijke functies te vergroten. • We bezien de levensvatbaarheid van een regionale managementpool binnen FoodValley en gaan die indien gewenst inrichten.


Pagina 5

•

We zijn alert op de praktijk van externe inhuur, signaleren onvolkomenheden en passen processen, procedures, afspraken waar nodig aan.

8. Ten slotte We kunnen constateren dat de nodige initiatieven zijn genomen om de gerichter, slimmer en soms anders om te gaan met de (noodzakelijke) flexibele schil. We kunnen t.a.v. een aantal initiatieven al concrete resultaten laten zien. Een aantal andere initiatieven zijn pas recentelijk gestart. De revenuen hiervan moeten de komende tijd blijken. Ook staat, zoals aangegeven, nog een aantal aanvullende activiteiten in de steigers dat in meer of mindere mate impact zal hebben op de effectiviteit van de sturing op externe inhuur en op een verdergaande beheersing van het volume en de kosten van externe inhuur. Via de programmarekening blijven wij de raad op hoofdlijnen informeren over de toekomstige resultaten van onze aanpak van (externe) inhuur met beleid.


Pagina 6

m 2012 gemeente Ede. Ede, 21 mei 2013

Recommend Documents