Luthfi Rochmatika
TRAINING NEEDS ANALYSIS
Content Training Needs Analysis Role in Training Process Training Evaluation Effectiveness Training Matrix Based on Competency
Suatu kegiatan yang direncanakan dan diatur untuk memperbaiki cara kerja seseorang agar lebih efektif dan efisien. Dalam hal ini, efektif dan efisien diartikan sebagai bekerja yang memenuhi kebutuhan organisasi
Training merupakan sarana untuk mendapatkan pengetahuan dan ketrampilan Sumber : Institute Leadership & Management, Planning Training and Development (2003)
TRAINING NEED ANALYSIS
GAP
Suatu rangkaian aktivitas yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi masalah atau isu yang relevan dalam suatu organisasi. Rangkaian aktivitas ini akan menentukan apakah training merupakan tindakan yang tepat untuk menyelesaikan masalah yang ada.
Kapan melakukan analysis ?
needs
Perubahan kebijakan organisasi
Kurangnya kemampuan dasar dari Individu Perkembangan teknologi baru Persaingan dari kompetitor
Produk baru Standar kinerja lebih tinggi atau SOP baru Perubahan struktur atau budaya organisasi
Rekomendasi mengenai : Apa yang perlu diketahui trainee Siapa saja yang akan menerima training Metode yang digunakan dalam training
Internal training atau eksternal training Memberikan solusi selain training
Assignment
Individual
Organization
Surveilance (Identifikasi awal)
Investigation (penyelidikan)
Analysis (Analisa)
Training Design
Reporting (Pelaporan) Training Interventions Non Training Interventions
Tujuan
Mengidentifikasi adanya performance gap Proses
Mengumpulkan data performance organisasi saat ini dan membandingkannya dengan tingkat kerja yang diharapkan. Output
Performance gap teridentifikasi
Scope
Contoh
Makro : Melibatkan seluruh karyawan Seluruh karyawan perlu mendapat orientasi cara melakukan prosedur pembelian barang & jasa Cross functional : Melibatkan 2 departemen atau lebih
Kurangnya koordinasi antara buyer procurement dengan user pengguna barang
Departemental : Melibatkan internal departemen sendiri
Hilangnya dokumen invoice di dalam proses pembayaran
Individual : Melibatkan hanya 1 orang Seorang Manajer toko dikeluhkan atau beberapa orang oleh staffnya
Tujuan
Menggali lebih lanjut tentang performance gaps yang sudah diidentifikasi sebelumnya Proses
Output
o Tentukan lingkup investigasi
Data tentang performance gap siap untuk dianalisis
o Tegaskan fokuskan investigasi Anda o Dapatkan data secara detail
o Dapatkan dukungan dari management
Questionnaire : • Essay • Rating • 360 multi rater feedback
Interviews : • Face to face • Phone • Focus Group Discussion • Informal discussion
External records : • Mystery shopper • Customer feedback • Other third party evaluation
Internal records : • Personal appraisal results • Sales • Inventory stock • Personal files • Lead time delivery • KPI
Permasalahan Temuan audit kecocokan SOP vs Aktual
Hasil Investigasi
Keterangan
SOP tidak disosialisasikan
9 orang
Perubahan SOP tidak diikuti dengan sistem yang menunjang
3 orang
SOP sering berubahberubah
2 orang
Kekurangan tenaga didalam melaksanakan SOP
3 orang
Tujuan
Memberikan rekomendasi yang berkaitan dengan training dan nontraining untuk mengatasi gap performance Proses
Output
o Analisa data yang telah didapatkan
Rekomendasi solusi training dan non-training
o Memilah data yang tidak valid o Mengelompokkan dan meringkas data
o Menarik kesimpulan logis
Kurangnya kompetensi • Tidak mengetahui bagaimana cara mengerjakan pekerjaan mereka
Kurangnya motivasi • Karyawan tidak ingin mengerjakan pekerjaan mereka
Kurangnya sumberdaya • Tidak memiliki cukup sumberdaya untuk menyelesaikan pekerjaan
Motivasi
Pekerjaan monoton Berfikir negatif Kurang dihargai Konflik antar rekan Otoriter Support atasan kurang Office politics
Kompetensi
Gaya memimpin Delegasi yang tidak tepat Analisa masalah Kemampuan menjual Kemampuan bernegosiasi Kemampuan public speaking Planning & organizing
Sumberdaya
SDM kurang Pekerjaan overload SOP tidak ada Tools kurang Anggaran tidak ada Birokrasi terlalu kaku
Hasil Investigasi
Penyebab
Alternatif solusi
SOP tidak disosialisasikan
Kompetensi
Sosialisasi/ Training
Perubahan SOP tidak diikuti dengan sistem yang menunjang
Sumberdaya
Meeting koordinasi
SOP sering berubahberubah
Motivasi
Focus Group Discussions
Kekurangan tenaga didalam melaksanakan SOP
Sumber daya
Lakukan workload analysis
Tujuan
Merencanakan program pelatihan yang sesuai dengan rekomendasi dari langkah analysis Proses
Output
o Mengidentifikasi
Silabus dan training matriks
solusi training dari proses analysis dan memjabarkan ke dalam bentuk yang lebih detail
Latar belakang (definisi masalah)
Outcome yang ingin dicapai
Tujuan & agenda training
Metode training
Target peserta dan jumlahnya
Durasi training
Internal Trainer atau external ?
In-house atau public ?
Uji dengan pertanyaan berikut : Apakah kita memiliki ahli dibidang ini dengan kemampuan memberikan training
yang cukup baik ? Berapa sering dan berapa banyak peserta yang harus ditraining ? Dengan training ini, apakah memberikan ketrampilan umum atau spesifik teknikal ? Apakah level dari peserta tersebut staff atau manajer ? Apakah dari isi training tersebut ada isi dan pesan dari top management ?
Tujuan
Menghasilkan penjelasan pelaksanaan training yang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi aktual Proses
Menmbuat laporan dan meringkas seluruh aktivitas Training Needs Analysis Output
Laporan Training Needs Analysis
Executive Summary
Tujuan dari Needs Analysis
Metode Pengumpulan data
Ringkasan dari hasil penemuan
Training yang disarankan
Rekomendasi langkah selanjutnya
ROLE IN TRAINING PROCESS
Peserta menyadari kebutuhan training
Trainee
Trainee
Trainer
Trainee
Trainer
Manager
Trainer membuat materi yang sesuai dengan kebutuhan peserta
Manager memberikan dukungan dan observasi terhadap training yang diberikan
Sebelum Training Trainee
Berpartisipasi aktif
Memberikan masukan terhadap perencanaan pelatihan
Menyelaraskan antara perencanaan pelatihan dengan
Trainer
tujuan organisasi Membuat module sesuai dengan kebutuhan Membuat follow up action dari setelah program
Mengumpulkan dasar performance Memberikan arahan kepada peserta tentang pentingnya
Manager
Trainer training yang akan diikuti.
Mereview isi dari module yang akan disampaikan
Mendorong peserta untuk mengikuti seluruh training
Selama Training Berpartisipasi aktif
Trainee
Memberikan ide dan berdiskusi saat pelatihan berlangsung Datang tepat waktu
Membuat komitmen perubahan perilaku
Obervasi peserta dan memberikan umpan balik yang
Trainer
membangun Tampil percaya diri dan mengusai materi disampaikan Trainer Menjawab pertanyaan dari peserta training Memberikan contoh aktual dan mudah dipahami
yang
Setelah Training Memeriksa dan mempelajari kembali materi training
Trainee
Mengaplikasikan materi yang telah diberikan Membangun jadwal mentoring dengan atasan Menyediakan laporan training beserta observasi perilaku
Trainer
peserta pada saat training Memberikan lembar evaluasi untuk perbaikan training ke depannya Melakukan follow up atas pertanyaan dan kesulitan peserta Memberikan kesempatan trainee untuk menerapkan ilmu
Manager
yang didapatkan Trainer Mencarikan metode pengembangan lainnya Menetapkan harapan tinggi untuk perbaikan Mendorong trainee untuk melakukan sharing ilmu kepada rekan lainnya
• Meningkatkan kebanggaan profesi • Meningkatkan kesempatan untuk promosi • Meningkatkan pengetahuan bagi karyawan lain
• Pekerjaan lebih cepat selesai dengan aman, efektif dan efisien • Meningkatkan motivasi dan lingkungan kerja yang kondusif
• Fleksibiltas tinggi, tiap karyawan dan mem-backup pekerjaan rekan lainnya
Organisasi
• Meningkatkan kepuasan kerja karyawan
Manager
Individu
Training yang Berhasil
• Bekerja lebih cepat dan target organisasi lebih cepat tercapai • Menekan hal yang tidak perlu dalam proses (waste) • Meningkatkan inovasi menciptakan produk baru • Meningkatkan kualitas pelayanan • Menekan angka kecelakaan kerja
Kegagalan Training
Peserta tidak mengerti pentingnya training dan tidak ingin mengetahui isi training tersebut. Tidak ada keinginan untuk belajar
Tidak ada rencana tindak lanjut dari atasan atas perubahan perilaku yang diharapkan dari training tersebut
Tidak ada rencana tindakan dan eksekusi penerapan hasil training dari sisi peserta ke dalam aktifitas bekerja sehari-hari
TRAINING EVALUATION EFFECTIVENESS
Level 1 - Reaction Level 2 - Learning Level 3 – Behavior Application Level 4 – Business Impact
Level IV Business Impact
Level III Behavior Application
Mengukur keberhasilan training dari sisi pertumbuhan bisnis melalui peningkatan kinerja/kompetensi Mengukur implementasi training di tempat kerja
hasil
Level II Learning
Mengukur pemahaman peserta pada saat selesai mengikuti training
Level I Reaction
Mengukur tingkat kepuasan dan kebutuhan training dari peserta training
Alat : o Performance appraisal (KPI) • Focus group Discussion Alat : o Observation o Interview o Action plan Alat : o Pre test vs Post test o Roleplay o Case study
Alat : o Participant/kuisioner form
Level IV Business Impact Level III Behavior Application
Level II Learning
Tentukan hal yang ingin dievaluasi Buat kuisioner agar dapat dikuantifikasi
Sediakan tempat untuk komentar dan
saran Dapatkan response dengan segera Tentukan standar yang dapat diterima Bandingkan reaksi dengan standar, ambil tindakan yang sesuai Lihat Contoh Lampiran (attachment)…
Level I Reaction
Level IV Business Impact Level III Behavior Application
Level II Learning
Evaluasi pengetahuan, ketrampilan sikap
sebelum dan sesudah training Gunakan tes tertulis untuk mengukur pengetahuan dan sikap Gunakan praktek kinerja untuk mengukur ketrampilan Dapatkan response segera Gunakan hasilnya untuk mengevaluasi dan mengambil hasil tindakannya
Level I Reaction
Level IV Business Impact Level III Behavior Application
Level II Learning
Sediakan
waktu untuk perubahan perilaku (3-6 bulan setelah kegiatan training) Evaluasi baik sebelum maupun sesudah program Lakukan survei, kuisioner, wawancara terhadap peserta, atasan langsung, dan bawahannya, rekan kerja dan observasi langsung terhadap peserta pelatihan
Level I Reaction
Interviewer bersama interviewee mengulas kembali perilaku yang
diajarkans selama pelatihan. Interviewer menjalankan maksud wawancara, yaitu untuk menilai efektifitas pelatihan sehingga kualitasnya dapat ditingkatkan. Tujuan dari wawancara adalah - Untuk mengetahui perkembangan perilaku yang telah diajarkan pada pelatihan - Jika ada kendala, apa alasannya Interviewer menegaskan bahwa informasi akan dijaga kerahasiaannya
Level IV Business Impact Level III Behavior Application
Level II Learning
Gunakan asumsi untuk dapat mengukur
keberhasilan bisnis karena training. Contoh kenaikan sales xx % karena sales mahir bernegosiasi yang diajarkan training. Gunakan performance indicators monitoring untuk melihat hasil nyata program training
Level I Reaction
TRAINING MATRIX BASED ON COMPETENCY
Fungsi
Menyusun posisi dan training yang sesuai Menyesuaikan kompetensi dan trainingnya
Menyusun jadwal training Merumuskan biaya yang dibutuhkan
Job profile yang menyebutkan kebutuhan kompetensi di setiap jabatannya
3
2
1
Kamus kompetensi
Kurikulum training Design training
Nama Jabatan Contact Email
: : : :
Luthfi Rochmatika HR Manager & Trainer 081319554465
[email protected]
Universitas
Jurusan
Tahun
Insitut Pertanian Bogor
Agribisnis
2002 - 2006
Universitas Indonesia
Ekonomi Syariah
2009 - 2011
Perjalanan karir Luthfi diawali dari dunia perbankan selama 5 tahun. Mulai tidak menemukan passionnya, Luthfi mendapatkan tawaran program development dari Mahadasha (Trakindo Grup) untuk menjadi level managerial. Sistem rekrutmen menggunakan assessment center dan pelatihan bekerja sama dengan PPM management dengan kurikulum yang komprehensif membuat Luthfi semakin paham dunia HR. Lulus dari program tersebut, Luthfi mendapat tantangan untuk mengajar soft skill d ibidang Customer Service di bawah perusahaan Mahadya (Carl’s Jr, WingStop, Caribou Coffe brand) . Hingga saat ini, program-program soft skill merupakan andalan Luthfi di dalam mengajar. Karirnya tidak berhenti disitu, Mahadya memberikan kesempatan Luthfi untuk mengambil program HR sertifikasi yang diadakan oleh GML. Kesehariannya, Luthfi menjadi HR Business Partner di Mahadya mendukung keberhasilan operasional Bisnis.
