33. Dubbele boekhouding. 33.1 Een beetje geschiedenis. De dubbele boekhouding werd uitgevonden door kooplieden uit Venetië en voor het eerst neergeschreven in 1494 door een Italiaanse monnik Luca Pacioli.
Luca Pacioli
Portret van Luca Paciolis door Jacopo de Barbari, 1495 Luca Bartolomeo de Pacioli was een Italiaans wiskundige. Pacioli studeerde in Venetië en in Rome Tevens was hij broeder bij de Franciscanen. In 1497 gaf hij les in Milaan. Een van zijn leerlingen was Leonardo da Vinci. Pacioli publiceerde waaronder:
verschillende
boeken
over
wiskunde
Summa de arithmetica, geometrica, proportioni et proportionalita (1494) gaf een overzicht van de wiskunde van die tijd. Tevens bevat dit boek de beschrijving van wat bekend staat als dubbel boekhouden. Divina proportione (1509), een boek over de wiskunde in de kunst. Het bespreekt de wiskunde van de gulden snede. Dit werk bespreekt kunstschilders
ook
het
gebruik
van
perspectief
door
De dubbele boekhouding bestaat dus al meer dan 500 jaar en zal nog waarschijnlijk de volgende 500 jaar niet veranderen van structuur.
1
33.2 Nut van de dubbele boekhouding. In de dubbele boekhouding gaan wij alle transacties die gebeuren in het bedrijf 2 maal opschrijven. Dit maakt de controle veel beter. In een eenvoudige boekhouding gaat men alles maar 1 keer opschrijven. Als men dan iets vergeet, kan men het niet terugvinden. Uit de dubbele boekhouding kan men ook interessante informatie krijgen voor uzelf als bedrijfsleider, maar ook voor anderen: leveranciers, schuldeisers, banken die aan u willen lenen. Tevens verschaft het de nodige informatie voor de BTW administratie en de fiscus. 33.3 Begrippen Wij gaan dus alle transacties 2 maal opschrijven. En wij gaan dit opschrijven op T – rekeningen. Elke T – rekening heeft 2 zijden De linkerzijde noemen wij DEBET De rechterzijde noemen wij CREDIT DEBET LINKERZIJDE
CREDIT RECHTERZIJDE
Wij gaan dus een bedrag 1 maal schrijven op de DEBET zijde van een T-rekening. Dit noemen wij DEBITEREN. en ook 1 maal schrijven op de CREDIT zijde van een T-rekening. Dit noemen wij CREDITEREN
2
DEBET = LINKERZIJDE VAN DE T-REKENING CREDIT = RECHTERZIJDE VAN DE T-REKENING
DEBITEREN = OPSCHRIJVEN AAN DE LINKERZIJDE VAN DE T-REKENING CREDITEREN = OPSCHRIJVEN AAN DE RECHTERZIJDE VAN DE T-REKENING Deze T – rekeningen worden bewaard in het GROOTBOEK. Wanneer wij 2 rekeningen gaan debiteren en crediteren spreken wij van een boeking of journaal. Deze ziet als volgt uit
Datum boeking Naam T rekening aan Naam T rekening
debet bedrag
credit bedrag
De boekingen of journaals worden bewaard in het JOURNAALBOEK. Als wij 1 T-rekening debiteren moeten wij de andere T-rekening crediteren Als wij 1 T-rekening crediteren moeten wij de andere T-rekening debiteren. Wij mogen geen 2 maal debiteren of geen 2 maal crediteren.
3
33.4 Methode in 5 stappen om boekingen te maken _________________________________________ 1. Wat gebeurt er? 2. Welke T-rekeningen moet ik gebruiken? 3. Welke type rekeningen zijn het? Actief (B), Passief (B), Kosten (RR) of Opbrengsten (RR) 4. Komt er iets bij of gaat er iets af? (toename + of afname -) 5. Debet of credit? De 4 type T-rekeningen die jij moet gebruiken zijn de volgende: D Actief C
+
-
D Passief C
-
+
D Kosten C
D Opbrengst C
+
-
-
Dit zijn balans rekeningen
+ Dit zijn resultatenrekening rekeningen
Een boeking wordt op de volgende wijze geschreven: Datum boeking Naam T rekening aan Naam T rekening
debet bedrag
credit bedrag
4
Voorbeeld 1: Mijn dag verkoop in het kapsalon bedraagt € 745,00. Maak de juiste boeking. Wij volgen onze methode in 5 stappen. 1. Wat gebeurt er? Het geld dat binnenkomt met uw verkopen komt in de kassa terecht. 2. Welke T-rekeningen moet ik gebruiken? Kas en omzet 3. Welke type rekeningen zijn het? Actief (B), Passief (B), Kosten (RR) of Opbrengsten (RR) Kas is een actief rekening op de balans. Omzet is een opbrengsten rekening op de resultatenrekening 4. Komt er iets bij of gaat er iets af? (toename + of afname -) Kas toename + Er komt inderdaad geld bij in de kassa. Omzet ook een toename + Er wordt verkoop (omzet) gerealiseerd. 5. Debet of credit? Kas is een actief (B) rekening en dus wordt deze gedebiteerd bij een toename. Omzet is een passief (RR) en dus wordt deze gecrediteerd bij een toename.
5
De 2 T-rekeningen die jij moet gebruiken zijn dan: D Kas + 745
C
D Omzet C 745 +
De juiste boeking is dan: 01/03/10 Kas aan
Omzet
745 745
Voorbeeld 2: Jij koopt shampoos aan ter waarde van € 600,00 bij de firma Joico. Maak de juiste boeking. Voorbeeld 3: Jij betaalt deze aankoopfactuur van € 600,00 bij de firma Joico via de bank. Maak de juiste boeking. Voorbeeld 4: Jij krijgt een lening van de KBC voor € 50.000,00. Maak de juiste boeking. Voorbeeld 5: Bij de oprichting van jouw vennootschap stort jij € 20.000,00 kapitaal. Maak de juiste boeking. 6
34. Minimum algemeen rekeningstelsel (MAR) _____________________________________ Men mag zoveel T-rekeningen maken als men wil. Maar op een zeker moment moet men wel in elk bedrijf dezelfde benamingen gebruiken zodanig dat men 2 bedrijven met elkaar kan vergelijken. Dit noemen wij het Minimum algemeen rekeningstelsel of MAR Deze T-rekeningen kunnen wij onderverdelen in 7 klassen. Klasse 1 tot 5 zijn Balans rekeningen Klasse 6 en 7 zijn Resultatenrekening rekeningen KLASSE 1 EIGEN VERMOGEN EN SCHULDEN > 1 JAAR (PASSIEF) KLASSE 2 VASTE ACTIVA EN VORDERINGEN > 1 JAAR (ACTIEF) KLASSE 3 VOORRADEN (ACTIEF) KLASSE 4 VORDERINGEN<1 JAAR (ACTIEF)+SCHULDEN<1 JAAR (PASSIEF) KLASSE 5 LIQUIDE MIDDELEN (ACTIEF) KLASSE 6 KOSTEN (RR) KLASSE 7 OPBRENGSTEN (RR)
Verder wordt elke klasse nog eens onderverdeeld in groepen. Elke T-rekening krijgt een specifiek nummer. Men mag daar buiten de rekeningen zoveel splitsen en onderverdelen als men wil. Maar de basis moet hetzelfde zijn. Hieronder vind jij in bijlage het uitgebreide MAR.
7
34.6. Interpretatie van de jaarrekening Ratio-analyse Ratio = verhouding tussen 2 grootheden.
RENDABILITEIT =
WINST _______________ EIGEN VERMOGEN
De rendabiliteit is de winst die gemaakt wordt op het ingezet eigen vermogen. (Dit wil zeggen het kapitaal en de eventuele reserves) Dit getal wordt uitgedrukt in een percentage. Voorbeeld :
8
SOLVABILITEIT =
EIGEN VERMOGEN _________________ VREEMD VERMOGEN
De solvabiliteit is de verhouding tussen het eigen vermogen en het vreemd vermogen van de onderneming. Dit wordt meestal uitgedrukt in een getal. Indien de solvabiliteit groter is dan 1, dan zitten wij goed. Dit wil zeggen dat de onderneming meer eigen vermogen heeft dan vreemd vermogen. Indien de solvabiliteit kleiner is dan 1 zitten wij in de gevarenzone. Dit wil zeggen dat er in de onderneming meer schulden zijn dan eigen vermogen. Bij een solvabiliteit gelijk aan 1 wil dit zeggen dat er voor elke euro eigen vermogen 1 euro vreemd vermogen is in de onderneming. De solvabiliteit is een soort buffer van eigen geld ten opzichte van de schulden. Hoe hoger de solvabiliteit, hoe veiliger, en hoe meer de onderneming tegen een stootje kan. Voorbeeld
9
LIQUIDITEIT
=
LIQUIDE MIDDELEN _________________ SCHULDEN < 1 JAAR
De liquiditeit is de verhouding tussen de liquide middelen (bank en kas) en De schulden die op korte tijd moeten betaald worden namelijk minder dan 1 jaar. Dit wordt uitgedrukt in een getal. Wanneer de liquiditeit groter is dan 1 wil dit zeggen dat dat de onderneming haar schulden die binnen het jaar vervallen kan terugbetalen. Wanneer de liquiditeit kleiner is dan 1 wil dit zeggen dat de onderneming haar schulden die binnen het jaar vervallen niet kan terugbetalen met de bestaande liquide middelen. De onderneming heeft dan een liquiditeitsprobleem. En wij weten dat liquiditeitsproblemen de directe aanleiding zijn van een mogelijk faillissement. De liquiditeitsratio is dus een belangrijke indicator voor het overleven van de onderneming. Men moet natuurlijk het cijfer altijd plaatsen binnen de activiteit van het bedrijf. Een winkel waar alle dagen cash geld binnenkomt kan zelfs met een slechte liquiditeitsratio toch nog geen financiële problemen hebben.
10
31. Het begrip cashflow. ____________________ Er zijn verschillende definities van het begrip Cash flow. Dus als uw boekhouder spreekt over cash flow, kan jij best eerst vragen: Over welke cash flow hebt u het ? Hierna de belangrijkste definities. 1. CASHFLOW = inkomsten en uitgaven in liquide middelen (bank + kas) Vermits men niet altijd de juiste gegevens uit de boekhouding kan opvragen, kunnen wij gebruik maken van een benaderende definitie waar de gegevens vrij gemakkelijk in de jaarrekening zijn terug te vinden. 2. CASHFLOW = WINST + AFSCHRIJVINGEN 3. OPERATIONELE CASHFLOW Dit wil zeggen de cashflow die voortvloeit uit de bedrijfsactiviteit a. De enge visie Er wordt enkel rekening gehouden met de werkelijk geïnde en betaalde inkomsten en uitgaven. b. De ruime visie Er wordt eveneens rekening gehouden met de nog niet ontvangen verkopen en de nog niet betaalde aankopen. = openstaande verkoopfacturen + niet betaalde aankoopfacturen 4. COURANTE CASHFLOW = OPERATIONELE CASHFLOW in ruime zin + FINANCIEEL RESULTAAT De courante cashflow geeft weer hoeveel geld de onderneming uit haar exploitatie overhoudt na betaling van de interesten. 11
Als men beide voorgaande cashflows naast elkaar legt, kan het zijn dat de operationele cashflow mooie resultaten oplevert terwijl de courante cashflow negatief is. Dit kan alleen te wijten zijn aan een slechte financieringsstructuur Te veel vreemde middelen, waardoor er te veel interesten moeten worden betaald. 5. TOTALE CASHFLOW = COURANTE CASHFLOW + UITZONDERLIJK RESULTAAT Hierbij bekijkt men de totale resultatenrekening. Men vertrekt van de courante cashflow en voegt er het uitzonderlijke resultaat/de uitzonderlijke kost en de belastingen aan toe
6. VRIJE CASHFLOW = TOTALE CASHFLOW – KAPITAALAFLOSSINGEN VAN DE LENINGEN Deze benadering wordt veel gebruikt bij de beoordeling van de terugbetalingscapaciteit bij financieringsaanvragen.. De vrije cashflow geeft weer hoeveel cash er van de exploitatie resteert na betaling van de leningen In feite is dit het bedrag dat vrij besteed kan worden aan nieuwe investeringen. Men spreekt in dat geval over de autofinancieringsgraad van de onderneming’. Dit begrip wordt vooral door de banken gebruikt om nieuwe leningen toe te staan. CONCLUSIE Cash flow voor een onderneming is zoals bloed voor een mens. Deze doet de onderneming draaien. Als de Cashflow (bloeddruk bij de mens) daalt, krijgen wij een onderneming in moeilijkheden.
12
34.7. Financiële hefboomwerking. (Engels : leverage) Financiële hefboomwerking wil zeggen dat men een hogere rendabiliteit kan bekomen door meer schulden aan te gaan. Deze hefboom werkt positief als er winsten worden gemaakt. Let op! De hefboom kan ook negatief werken, namelijk als er verliezen worden gemaakt. Dit is een groot gevaar voor het overleven van het bedrijf. Daarom is het aangewezen om de hefboomwerking slechts in beperkte mate toe te passen en alleen bij een gezond rendabel bedrijf met stabiele inkomsten. Wij gaan dit aantonen met een voorbeeld. Wij hebben een kapsalon in de volgende situatie. SITUATIE 1 WINST € 5000 EIGEN VERMOGEN € 50.000 VREEMD VERMOGEN € 50.000 5000 RENDABILITEIT = ______ = 10 % 50.000
50.000 SOLVABILITEIT = _______ = 1 50.000
13
SITUATIE 2 WINST € 5000 EIGEN VERMOGEN € 25.000 VREEMD VERMOGEN € 75.000 5000 RENDABILITEIT = ______ = 20 % 25.000
25.000 SOLVABILITEIT = _______ = 0,33 75.000
TERWIJL DE RENDABILITEIT STIJGT (VERDUBBELD) DAALT DE SOLVABILITEIT.
14
Wij gaan nu de hefboom extreem gebruiken. SITUATIE 3 WINST € 5000 EIGEN VERMOGEN € 5.000 VREEMD VERMOGEN € 90.000 5000 RENDABILITEIT = ______ = 100 % 5.000
5.000 SOLVABILITEIT = _______ = 0,052 95.000
Terwijl de rendabiliteit sterk stijgt. Voor elke geinvesteerde euro, wordt er 1 euro winst gemaakt. Of men heeft binnen het jaar zijn geinvesteerd kapitaal terugverdiend. Nadeel is dat de solvabiliteit extreem daalt. Naar 0,052. Zolang de onderneming winsten maakt geen probleem. Anders wordt het als er verliezen gemaakt worden.
15
Stel er is € 5000 verlies. SITUATIE 1 VERLIES € 5000 EIGEN VERMOGEN € 50.000 VREEMD VERMOGEN € 50.000 - 5000 RENDABILITEIT = ______ = - 10 % 50.000
50.000 SOLVABILITEIT = _______ = 1 50.000 Men kan het 10 jaar volhouden alvorens het eigen vermogen opgebruikt is. SITUATIE 2 VERLIES € 5000 EIGEN VERMOGEN € 25.000 VREEMD VERMOGEN € 75.000 - 5000 RENDABILITEIT = ______ = - 20 % 25.000
25.000 SOLVABILITEIT = _______ = 0,33 75.000
16
Men verliest elk jaar een vijfde van zijn eigen vermogen. Na 5 jaar is het eigen vermogen opgebruikt. Wij gaan nu de hefboom extreem gebruiken. SITUATIE 3 VERLIES € 5000 EIGEN VERMOGEN € 5.000 VREEMD VERMOGEN € 90.000 - 5000 RENDABILITEIT = ______ = - 100 % 5.000
5.000 SOLVABILITEIT = _______ = 0,052 95.000 Door de hoge schuldgraad is na 1 jaar is het eigen vermogen reeds opgebruikt. Vanaf het 2de jaar krijgt men financiële problemen. Dit voorbeeld toont aan dat men zeer voorzichtig moet zijn met de schulden te verhogen. De hefboom werkt positief bij winsten, maar let op dezelfde hefboom werkt negatief bij verliezen.
17
34.8 NETTO BEDRIJFSKAPITAAL Definitie : Netto bedrijfskapitaal is het gedeelte van het permanent vermogen van een bedrijf dat overblijft na financiering van de vaste activa.
VASTE ACTIVA
EIGEN VERMOGEN
VLOTTENDE ACTIVA
VREEMD VERMOGEN > 1 JAAR NBK
LIQUIDE MIDDELEN
VREEMD VERMOGEN < 1 JAAR
FORMULE NETTOBEDRIJFSKAPITAAL of NBK
NBK = EIGEN VERMOGEN + VREEMD VERMOGEN > 1 JAAR – VASTE ACTIVA Dus het nettobedrijfskapitaal is het gedeelte van het lange termijn geld dat beschikbaar is om korte termijn investeringen te doen. Als het netto-bedrijfskapitaal positief is, dan zit de onderneming goed. Als het netto-bedrijfskapitaal negatief is, dan worden vaste activa : investeringen die langdurig in het bedrijf zitten gefinancierd door korte termijn schulden. Dit is niet goed voor de onderneming.
18
34.9 Boordtabel In een boordtabel kunnen wij in 1 oogopslag een idee vormen van de toestand van de onderneming. Hierna geven wij de belangrijkste kengetallen. OMZET WINST RENDABILITEIT SOLVABILITEIT LIQUIDITEIT NETTO BEDRIJFSKAPITAAL CASHFLOW Oefening :
19
