MANUAL SISTEM FAIL
KANDUNGAN
Bil.
Perkara
Muka Surat
1.
Pendahuluan
1
2.
Latarbelakang
1
3.
Definisi/lstilah
1-3
4.
Sistem fail
3-4
5.
Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Housekeeping" 4-6
6.
Kod klasifikasi bagi rekod-rekod "Functionaf
7.
Prosidur-prosidur untuk aktiviti dalam sistem fail
8.
Siri 100 - Pentadbiran
9-16
9.
Siri 200 - Bangunan Dan Harta
17-22
10.
Siri 300 - Kelengkapan Dan Bekalan
23-25
11.
Siri 400 - Kewangan
26 - 31
12.
Siri 500 - Perkhidmatan Dan Personel
32 - 38
13.
Siri 600 - Functional
39 - 42
7 7
1.0
SEPATAH KATA
Manual Sistem Fail ini disediakan dengan tujuan membantu pegawai dan kakitangan untuk memastikan pengurusan rekod dilaksanakan dengan teratur dan efisien. Adalah diharapkan setiap Bahagian dan Unit menggunakan panduan ini untuk membuka fail, menutup fail serta menggunakan kod klasifikasi yang telah disediakan. Semoga panduan ini akan menjadi bahan rujukan yang amat berguna kepada semua pengguna menjalankan urusan kerja seharian dengan lebih teratur dan sistematik.
2.0
PENDAHULUAN 2.1
LATARBELAKANG
Pengwujudan jumlah fail yang banyak ini telah menimbulkan beberapa masalah seperti pembukaan fail tanpa mengikut prosidur, kehilangan fail, pengesanan dan pengeluaran fail yang lambat dan sebagainya. Untuk meningkatkan pengurusan fail di cadangkan, satu sistem klasifikasi yang dikenali sebagai "Block Numeric System"diperkenalkan.
2.2
DEFIINISI/ISTILAH 2.2.1 Rekod
Rekod awam/rekod Kerajaan merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan berhubung dengan semua tugas atau kerja harian rasmi Jabatan. Rekod awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan, organisasi dan individu.
1
2.2.2 Fail
Satu folder yang diklasifikasikan mengikut kaedah yang tertentu (nombor/abjad dsb.) supaya kandungan di dalamnya mudah dikesan. 2.2.3 SistemFail
Proses
pengkelasan,
penyusunan,
penyimpanan,
pengawalan fail secara sistematik untuk tujuan memudahkan pengesanan serta pengguna apabila diperlukan. 2.2.4 Klasifikasi
Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali dengan ideniti yang tersendiri. Identiti ini termasuklah kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara dan Iainlain lagi. 2.2.5 Fail-Fail "Housekeeping"
Fail-fail yang wujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi untuk melaksanakan dan melicinkan pentadbiran. Fail-fail ini dapat dikelaskan kepada lima kategori utama seperti yang berikut:Pentadbiran Am Bangunan dan Harta Kelengkapan dan Bekalan Kewangan Perkhidmatan dan Personel
2.2.6 Fail-fail "Functional" Fail-fail yang diwujudkan oleh sesebuah pejabat atau organisasi didalam melaksanakan fungsi-fungsi atau aktiviti-aktiviti utamanya. Sebagai contohnya fail-fail berkaitan dengan operasi harian yang diwujudkan oleh Organisasi itu sendiri adalah jenis fail "functional".
3.0
SISTEM FAIL
3.1
Faedah Sistem Fail Yang Baik Sistem fail yang baik akan membolehkan pengesanan dan pengeluaran fail dengan segera. Dengan pengeluaran fail segera, sesuatu maklumat dapat diperolehi dengan cepat serta tindakan dapat diambil dengan segera. Keadaan ini dapat meningkatkan kecekapan pentadbiran serta memberi kepuasan kepada pelanggan.
3.2
Skop Klasifikasi Fail Fail-fail dikelaskan mengikut struktur organisasi. Kesemua rekod-rekod dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu; rekod-rekod "Housekeeping" dan rekod-rekod "Functional".
3.3
Fail-fail "Housekeeping"
Bagi fail-fail "housekeeping" nombor-nombor seperti berikut diberikan:
Taiuk Besar
4.0
KOD
Kod (nombor)
Pentadbiran Am
100
Bangunan & Harta
200
Kelengkapan & Bekalan
300
Kewangan
400
Perkhidmatan & Personel
500
KLASIFIKASI
BAGI
REKOD-REKOD
"HOUSEKEEPING"
TAJUK BESAR PENTADBIRAN AM
KOD 100
MELIPUTI PELBAGAI PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN PERKHIDMATAN PENTADBIRAN, AKTA DAN PERUNDANGAN, PERSATUAN-PERSATUAN, JAWATANKUASA, PERSIDANGAN DAN MESYUARAT. SIR1100 NOMBOR-NOMBOR UTAMA
100 100 -1 100-2 100 - 3 100-4 100-5 100-6 100-7 •
-
PENTADBIRAN AM PERKARA-PERKARA UTAMA
Pentadbiran Am Mesyuarat Pekeliling dan Surat Pekeliling Pengurusan Am Laporan Kajian Perangkaan Persidangan
Perkara-perkara utama boleh ditambah lagi dengan merujuk kepada Bahagian Korporat (Pentadbiran) Organisasi.
TAJUK BESAR BANGUNAN DAN HARTA
KOD 200
MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN PEROLEHAN RUANG PEJABAT MELALUI PEMBELIAN ATAU PENYEWAAN BANGUNAN DAN TANAH ATAU DENGAN PEMBINAAN BANGUNAN BARU TERMASUK JUGA PERKARA MENGENAI UBAHSUAI DAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN SERTA PELBAGAI PERKARA MENGENAI KENDERAAN PEJABAT. SIRI 200
-
BANGUNAN DAN HARTA
NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA
200 200 -1 200 - 2 200 - 3 200 - 4 200 - 5 200 - 6
Bangunan dan Harta Am Tanah Sewaan Tanah Permohonan Sewaan Tanah Penyelenggaraan Bangunan dan Tanah Pelupusan Harta dan Aset Aset dan Inventor! LPB TAJUK BESAR KELENGKAPAN DAN BEKALAN
KOD 300
MELIPUTI URUSAN-URUSAN PEMOHON, PENYELENGGARAAN, PEROLEHAN DAN MEMBAIKI PERALATAN, INVENTORI PERALATAN DAN TINDAKAN PELUPUSAN ALAT-ALAT YANG TIDAK DIPAKAI ATAU BERLEBIHAN DAN PERKARA-PERKARA LAIN YANG BERKAITAN. SIRI 300
-
KELENGKAPAN DAN BEKALAN
NOMBOR-NOMBOR UTAMA PERKARA-PERKARA UTAMA
300 300 -1 300 - 2 300 3
Kelengkapan dan Bekalan Perolehan Kelengkapan dan Kemudahan Penyelenggaraan Kelengkapan dan kemudahan Pelupusan Kelengkapan dan Kemudahan
TAJUK BESAR KEWANGAN
KOD 400
MELIPUTI PERKARA-PERKARA MENGENAI KEWANGAN SEPERTI PENERIMAAN, PENGAWALAN DAN PERBELANJAAN. IA MERANGKUMI AKAUN DAN ACARA PERKAUNAN, HASIL, BELANJAWAN, AUDIT, TUNTUTAN SERTA BUTIR-BUTIR KEWANGAN YANG LAIN TERMASUK GAJI, PEMBAYARAN ELAUN, PINDAHAN WANG. SIRI400
-
NOMBOR-NOMBOR UTAMA
400 400 -1 400 - 2 400 - 3 400 - 4
KEWANGAN PERKARA-PERKARA UTAMA
Kewangan Kemudahan Pinjaman Kemudahan Pinjaman Kakitangan Pengurusan Kewangan Simpanan Tetap TAJUK BESAR PERKHIDMATAN DAN PERSONEL
KOD 500
MELIPUTI PERKARA-PERKARA BERKAITAN DENGAN URUSAN PEGAWAI DAN KAKITANGAN SEPERTI PENGAMBILAN CUTI, DISIPLIN, KENAIKAN PANGKAT, PERTUKARAN, PERSARAAN, PRESTASI DAN SEBAGAINYA. SIRI 500
-
PERKHIDMATAN DAN PERSONEL
NOMBOR-NOMBOR UTAMA
PERKARA-PERKARA UTAMA
500 500 -1 500 - 2 500 - 3 500 - 4 500 - 5 500 - 6 500 - 7
Perkhidmatan dan Personel Perjawatan Pembangunan Sumber Manusia Perubatan Latihan dan Kursus Seminar dan Korporat Persaraan Disiplin
5.0
KOD
KLASIFIKASI
BAGI
REKOD-REKOD
"FUNCTIONAL"
Kod Untuk Fail-Fail "Functional" Kebanyakan fail-fail "functional" diwujudkan dan digunakan oleh Bahagian Operasi untuk menjalankan kerja-kerja harian yang ada kaitan dengan aktiviti mereka. Kod nombor utama yang tertentu disediakan untuk siri rekod ini adalah seperti berikut:TAJUK BESAR "FUNCTIONAL" KOD 600
Meliputi perkara-perkara berkaitan dengan urusan aktiviti kerja harian yang ada kaitan dengan aset seperti penggunaan mesin, jeti, kerjakerja penyelenggaraan yang dilakukan setiap tahun (routine), kebombaan, keselamatan. NOMBOR-NOMBOR UTAMA
PERKARA-PERKARA UTAMA
600 -1 600 - 2 600 - 3
Operasi Pembinaan Projek Keselamatan , Kawasan dan Harta Kerja, Bekalan dan Penyelenggaraan Melalui Tawaran Sebutharga dan Tender
600 - 4
6.0
PROSIDUR-PROSIDUR UNTUK AKTIVITI DALAM SISTEM FAIL
6.1
Penerimaan dan Pendaftaran Surat
6.2
Pendaftaran Fail
6.3
Pembukaan Fail
6.4
Penyimpanan dan Pengedaran Fail
6.5
Pertukaran ke Sistem Baru 7
PANDUAN SISTEM FAIL BAGI AGENSI-AGENSI KERAJAAN
1.
Panduan Sistem Fail ini dikeluarkan dengan tujuan untuk membantu pengguna yang terlibat dengan urusan fail dan surat menyurat rasmi kerajaan, dalam menjalankan kerja-kerja mereka. Di samping itu juga diharap dapat membantu mempercepatkan proses tindakanke atas perkara-perkara yang diuruskan oleh organisasi.
2.
3.
Panduan ini mengandungi prosedur-prosedur untuk aktiviti-aktiviti berikut:2.1
Penerimaan dan Pendaftaran Surat
2.2
Pendaftaran Fail
2.3
Pembukaan Fail
2.4
Penyimpanan dan Pengedaran Fail
2.5
Pertukaran ke sistem baru
Adalah ditegaskan di sini bahawa Panduan Sistem Fail ini hanya merupakan bahan rujukan dalam usaha mereka untuk memperbaiki cara urusan fail di Agensi masing-masing.
Disember 2005
KANDUNGAN BIL I.
PERKARA
MUKA SURAT
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT
-
Surat Terperingkat dan surat-surat untuk Perhatian Ketua Jabatanr Surat Umum di alamatkan kepada Ketua Jabatan Surat-surat Untuk Perhatian Pegawai Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sementara
1-2 2-3 3-4 4
II. PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL -
Pengkelasan Fail Nombor Rujukan Fail Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Umum Cara member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan Bertukar Ke nombor Rujukan Baru
5 6 6- 14 14 15-18
III. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
-
Membuka Fail Baru Mendaftar Fail Baru Membuka Fail Sambungan Membuka Fail Sementara
19 - 20 20 - 22 22 - 23 23
IV. PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
-
Penyimpanan Fail Pergerakan/Pengedaran Fail Simpan Dalam Perhatian
24 24 - 25 25 - 26
V. BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU
-
Langkah Yang Perlu Diambil Cara Pertukaran
LAMPIRAN A Senarai Kod Organisasi LAMPIRAN B Contoh Senarai Subjek Utama LAMPIRAN C Contoh Kertas Doket LAMPIRAN D Carta Aliran Pendaftaran dan Pembukaan Fail LAMPIRAN E Borang Pergerakan Fail
26 26 - 27
1.
PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT Surat-surat rasmi terbahagi kepada 3 jenis iaitu:1.1
Surat-surat Terperingkat dan Surat Untuk Perhatian Ketua Jabatan Semua surat-surat Terperingkat dan Untuk Perhatian Ketua Jabatan hendaklah diserahkan (tanpa dibuka) kepada Pembantu Tadbir (Kesetiausahaan) masing-masing untuk diambil tindakan seperti berikut:1.1.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial). 1.1.2 Daftarkan surat dalam Buku Daftar Penerimaan Surat. ButirButir yang perlu dicatatkan ialah:a) Tarikh terima b) Tajuk surat (secara ringkas) c) Bilangan rujukan surat d) Nama Agensi Penghantar 1.1.3 Kandungkan surat dalam fail berkenaan. Sila rujuk para 3.1.3 muka surat 16 bagi prosedur mengandungkan surat. 1.1.4 Serahkan fail kepada Ketua Jabatan untuk tindakan. 1.1.5 Jika surat diminitkan kepada Ketua bahagian/Unit/mana-mana pegawai lain, serahkan fail kepada pegawai yang berkenaan untuk diambil tindakan. 1.1.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas tindakan yang perlu diambil ialah:a) Taip surat dalam sekurang-kurangnya salinan:-
•
Salina nasal dihantar ke Agensi berkenaan
•
Salinan kedua kandungkan ke dalam fail berkenaan
•
Salinan ketiga kandungkan ke dalam fail terapong (float file)
b) Catatkan bilangan kandungan fail di sudut atas kanan salinan kedua yang dikandungkan dalam fail warna biru. c) Dengan menggunakan "rubber stamp" catatkan tarikh surat, nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar pada kertas minit dengan warna biru. Lihat para 3.1.3 (c) muka surat 16 untuk keterangan lanjut.
1.2
Surat Umum Yang Di alamatkan Kepada Ketua Jabatan Semua surat Umum yang di alamatkan kepada Ketua Jabatan dan tidak ada Untuk Perhatian mana-mana Bahagian/pegawai hendaklah dibuka oleh Pembantu Tadbir Fail (Seksyen Pentadbiran). Tindakan yang perlu diambil ialah: 1.2.1 Buka surat, copkan tarikh terima dan tandatangan ringkas (initial). 1.2.2 Serah surat kepada Ketua Bahagian/Unit yang bertanggungjawab mengenai kandungan surat tersebut. 1.2.3 Bagi surat yang tidak dapat dipastikan untuk tindakan manamana Bahagian/Unit, sila rujukkan kepada Ketua Jabatan. 1.2.4 Ketua Bahagian/Unit serahkan surat kepada Pembantu Tadbir Fail masing-masing untuk diambil tindakan seperti di para 1.1.2 dan 1.1.3 muka surat 2.
1.2.5 Serahkan fail kepada pegawai yang diminitkan di dalam surat tersebut. 1.2.6 Jika surat itu hendak dijawab/dibalas, tindakan-tindakan yang perlu diambil adalah sama seperti di para 1.1.6 (a-c) di muka surat 2.
1.3
Surat Untuk Perhatian Pegawai Semua surat-surat rasmi yang di hantar Untuk Perhatian Pegawai tertentu hendaklah diserahkan kepada Pembantu Tadbir Fail berkenaan untuk dibuka dan dicop tarikh terima serta diedarkan kepada pegawai berkenaan. Jika pegawai berkenaan tidak ada di Pejabat, surat itu hendaklah diserahkan kepada Ketuanya ataupun kepada salah seorang daripada rakan sejawatnya yang berkaitan untuk dimabil tindakan.
1.4
Secara ringkas tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam urusan penerimaan dan pendaftaran surat adalah seperti dicatatkan dalam rajah berikut:
CARTA ALIRAN PENERIMAAN DAN PENDAFTARAN SURAT Terima surat
Untuk Perhatian Pegawai Terperingkat/U.P. Ketua Agensi
,
^ Hantar kepada kerani Persuratan Bahagian berkenaan
....... Umum Hantar kepada idbiran Persuratan 1 ------- ----- Bahagian Pentc
Buka surat, cop Tarikh terima dan Tandatangan rinkas Pasti Bahagian yang < ^ Bertanggunjawab ^^
^
Buka surat. Cop tarikh terima dan tandatangan ringkas Daftar surat
> Ya
Pegawaii ., berkenaan <^ ada di ^> Pejabat?
MemDantu Knas Ketua Agensi/ Timbalannya
Buka surat, cop tarikh terima dan tanda-
Daftar surat (Jika
Perlu) dalam Buku Daftar
Hantar Kepada
kerani
1
r
Penting dalam Buku Daftar
Hantar
Masukkan surat dalam fail khas r ^ dan serahkan kepada Ketua
kepada
Bahagian
^
Rfirkfinaan
Tidak
Anpnsi/timhalan-
nya
Rara Han minit
Kepada Pegawai ._, , _.
TinHaU-an
laan
Baca dan minit ._
>
L-£ir\orlr» Dc^noiA/oi
Tindakan Hantar kepada
,
D<"ici«ii«/ii
\^r\r\sf\
Melalui Kerani Bahagian
LJ
i idiiidi i\e|JdUd
r
Pegawai
pcycivvdi
berkenaan
^ ^ w\
Hantar kepada
r
Ambil tindakan
1.5
Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Sertamerta 1.5.1 Tindakan segera hendaklah diambil untuk memasukkan suratsurat diterima ke dalam fail-fail yang berkenaan sebelum surat diedarkan. 1.5.2 Jika surat tersebut memerlukan tindakan serta merta dan fail tidak dapat dikesan dengan segera, sampul kecil boleh dibuka sebagai langkah sementara tetapi diberikan nombor rujukan fail yang sama.
Setelah diambil tindakan dan fail asal dijumpai,
sampul kecil dan isi kandungan fail sementara hendaklah dimasukkan ke dalam fail asal. 1.5.3 Surat juga boleh diambil tindakan tanpa fail jika ianya memerlukan tindakan yang tersangat segera. Tetapi hendaklah dipastikan supaya nombor rujukan yang diberikan adalah nombor rujukan yang betul. Ini boleh dilakukan dengan merujuk kepada doket yang disediakan bagi fail ini. 1.5.4 Bagi perkara-perkara yang mustahak dan memerlukan tindakan serta-merta,
Pegawai
yang
berkenaan
bolehlah
memberi
pandangan ataupun menyampaikan keputusan melalui telefon tersebut dahulu, kemudian baru disusuli dengan surat kami.
2.
PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL
Berikut ialah perosedur-prosedur yang terlibat semasa mengkela, mendaftar, merujuk, mengendalikan dan menyimpan fail. 2.1
Pengkelasan Fail Fail-fail Agensi-agensi kerajaan boleh dibuka seperti berikut:
Perkara Kod
Pecahan Kod
Utama
Perkara
Aduan
Aduan Awam
Pecahan Kecil Kod Perkara
2/1
Aduan Awam mengenai Sikap Kakitangan kerajaan
2/1/1
Rujukan Fail: JPM
BK
01
/
2 /
1
/
Aduan Awam mengenai sikap kakitangan kerajaan
Jika tidak terdapat Pecahan Perkara, Bahagian ini tidak perlu diberikan kod rujukan. Hanya dalam keadaan benar-benar perlu barulah digunakan. MENENTUKAN SUBJEK YANG BENAR-BENAR TEPAT DAN DAPAT MEMBAYANGKAN MAKSUD KANDUNGAN FAIL AKAN MENGELAKKAN DARI PECAHAN KECIL PERKARA DIGUNAKAN.
2.3.7 Letakkan kod Rujukan Ketujuh iaitu KOD SIRI KES selepas kod Pecahan Kecil Perkara. Asingkan kod Pecahan Kecil Perkara dan kod Siri Kes dengan menggunakan sempang (-). Kod siri kes digunakan bagi fail yang dibuka untuk perkara yang sama tetapi mempunyai perbezaan dari segi nama, tempat, tahun dan sebagainya. Urusan ini diasingkan kerana ianya merupakan keskes yang berlainan walaupun bagi perkara yang sama. Kod Siri
13
Kes adalah amat sesuai digunakan untuk fail kakitangan dan failfail individu. Kod Siri Kes ini bermula samada selepas kod Perkara Utama, selepas Pecahan Perkara atau selepas Pecahan Kecil Perkara. 2.4
Cara Member! Nombor Rujukan Bagi Fail Kakitangan
Bagi fail kakitangan, cara pemberian nombor rujukan adalah seperti berikutJPM
01
1
431 r
1
r
Nam a Ringkas Jabatan Perdana Menteri
K od bagi Organisasi JPM
ara Perk; Utama Kakitangan (Diambil dari Kod Perkara Utama di Lampiran B) !
Fail Pertama Bagi Kakitangan Pertama di Bahagian atau Organisasi yang berkenaan.
Nombor Rujukan adalah JPM 01/431-1. Nombor rujukan bagi fail kakitangan adalah menggunakan Kod Siri Kes yang diletakkan selepas kod Perkara Utama iaitu kod bagi perkataan 'kakitangan'. Kod siri kes ini adalah berturutan daripada 1 hingga ke satu angka yang melambangkan jumlah kakitangan yang ada dalam organisasi tersebut. Selain menggunakan kod-kod siri kes seperti di atas nombor Kad Pengenalan (4 angka di hujung sahaja seperti yang diamalkan oleh klinik/hospital Kerajaan) juga boleh digunakan.
KS
Nama Ringkas Kementerian Kesihatan
BP
Nama Ringkas Bahagian Perjawatan
09
/
431
i
ir
r
P erkara Kod Organisasi Utama KK Kakitangan
14
4489
Nombor Kad Pengenalan (4 nombor akhir) bagi kakitangan
2.5
Bertukar Ke Nombor Rujukan Baru 2.5.1 Contoh Pertama Nombor Rujukan Lama JPM
^
Ja r b atan Perdana Menteri
/
BP
r i
/
r ^
^ lagian Baf Pent* Pentadbiran
0001
033
adbiran P€
Bil.
r
jrtam a bagi fail Pentadbiran
TajukFail: ACCOUNTANT Nombor Rujukan Baru JPM
BP
01
378 /
Jabatan Bahagian Kod Perjawatan Akauntan Perdana Pentad- Organisasi (Perkara (Pecahan Menteri biran JPM Utama) Perkara) Tajuk Fail: URUSAN PERJAWATAN BAGI AKAUNTAN Tajuk dan nombor fail lama disusun semula dengan mementingkan penggunaan PERKARA UTAMA. Perkara yang diuruskan oleh fail ini ialah jawatan Akauntan. Oleh itu Perkara Utama yang sepatutnya digunakan ialah PERJAWATAN. Urusan AKAUNTAN akan menjadi Pecahan Perkara kepada Perkara Utama Perjawatan. Jika ada jawatan kedua misalnya jawatan Pegawai Tadbir dan iplomatik (PTD), urusan ini akan menjadi Pecahan Perkara yang kedua kepada Perkara Utama Perjawatan. Kod rujukan yang akan diberikan adalah seperti berikut:
15
JPM
01
BP
378 /
Jabatan Bahagian Kod Perjawatan Perdana Pentad- Organisasi Menteri biran JPM
PTD
Tajuk Fail: URUSAN PERJAWATAN BAGI PTD
Pecahan Perkara yang ketiga dan seterusnya akan diberikan nombor turutan yang berikutan. Nombor ini diberikan secara turutan mengikut fail yang dibuka bagi perkara tersebut dan sterusnya didaftarkan untuk memudahkan rujukan. 2.5.2 Contoh Kedua Nombor Rujukan Lama JPM
Jabatan Perdana Menteri
/
BK
/
Bahagian Kewangan
0017
0777
Akaun Kewangan
Fail yang ke 17 bagi tajuk Akaun & Kewangan
Tajuk Fail: Akaun-Correspondence with BBMB Nombor Rujukan Baru JPM
BK
Jabatan Bahagian Perdana Kewangan Menteri
0
1
Kod Organisasi JPM
16
/
7
/
Akaun
1
BBMB
p e n g e l u a r a nf a i ld e n g a ns e g e r a .De n g a np e n g e l u a r a nf a i l
Dalam hal ini PERKARA UTAMA yang diuruskan ialah urusan Akaun. BBMB akan menjadi PECAHAN PERKARA kepada perkara utama urusan Akaun. Jika JPM berurusan dengan Kementerian Pelajaran mengenai Pelajar Luar Negeri yang menuntut di Malaysia dan ianya merupakan Pechan Perkara Kedua, nombor rujukannya adalah seperti berikut: JPM
BP
Ja r b atan Perdana Menteri
^ r Baha gian Pentadbir
Tajuk Fail:
12 r ^
Ko 1 c Pe Organisasi Kementerian Pelajaran
658
/ i r
r
aja r
3lajar Pel
URUSAN PELAJAR LUAR KEMENTERIAN PELAJARAN
Luar Negeri
NEGERI
2.5.3 Contoh Ketiga Nombor Rujukan Lama
JPM
Jabatan Perdana Menteri
01
Pentadbiran Am.
17
18
Iklan Jawatan
DENGAN
Tajuk Fail: Iklan Jawatan Nombor Rujukan Baru JPM
BP
Jabatan Perdana Menteri
339
01
Bahagian Pentadbiran
Kod Organisasi JPM
/
Iklan Jawatan
Iklan
Tajuk Fail: IKLAN JAWATAN 2.5.4 Contoh Keempat Nombor Rujukan Lama JPM
/
Jabatan Perdana Menteri
1100
2
Pentadbiran
Gaji Upahan
Tajuk Fail: Belanjawan Nombor Rujukan Baru JPM
Jabatan Perdana Menteri
BK
01
81
Bahagian Kewangan
Kod Organisasi JPM
Belanjawan
Tajuk Fail: BELANJAWAN
18
Gaji Elaun dan Iain-lain habuan wang
3.
PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL 3.1
Tindakan Untuk Membuka Fail Baru
3.1.1 Apabila
menerima
surat/alporan/permohonan
atau
Iain-lain
dokumen, perhatikan sama ada surat-surat dan Iain-lain dokumen ini ada mempunyai nombor ujukan fail atau tidak.
Jika ada
kandungkan surat mengikut prosedur yang dinyatakan di para 3.1.3 3.1.2 Jika tidak ada,
semak doket faharasat bilangan
untuk
memastikan sama ada fail-fail mengenai perkara yang sama telah didaftarkan. Jika ada kandungkan surat. Jika belum ada, buka fail dan didaftarkan dengan memberikan nombor rujukan seperti yang dinyatakan sebelum ini (para 2.3) 3.1.3 Kandungkan surat dalam fail dengan cara: a) Catatkan bilangan kandungan fail (enclosure) di sudut kanan atas surat. Nombor kandungan ini diletakkan dalam bulatan. Bagi surat diterima, nombor dan bulatan ditandakan dengan warna merah dan bagi surat yang dihantar keluar nombor dan bulatan ditandakan dengan warna biru atau hitam. b) Catatkan tarikh penerimaan, nama agensi pengirimnya dan tarikh surat dikandungkan ke atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber stamp' (warna merah). Surat bth....................... drp ...............dikdg. pada ................
19
c) Bagi surat-surat yang dihantar keluar catatkan bilangan kandungan surat, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat dihantar ke atas kertas minit dengan menggunakan 'rubber stamp'yang berwarna hitam/biru. Surat bth.......................dihantar kpd ................pada........... 3.2
Tindakan Untuk Mendaftar Fail Baru 3.2.1 Untuk jabatan/unit yang menggunakan aplikasi fail berkomputer hendaklah merekod pendaftaran fail baru di dalam module dimaksudkan dengan memasukkan maklumat seperti tertera di paparan skrin komputer seperti di Lampiran A.
Bagi tujuan
penyelenggaraan kerja-kerja pemansuhan, edit, inquiri data dan senarai daftar hendaklah dilaksanakan mengikut keperluan semasa. 3.2.2 Sediakan dua pasang kertas doket untuk disimpan di dalam doket faharasat. Sepasang untuk fail bertaraf terbuka dan sepasang untuk fail-fail
keselamatan.
Sepasang
doket faharasat
mengandungi dua kertas doket berikut:a) Doket Faharasat Bilangan (borang Am 89) b) Doket Faharasat Abjad (borang Am 89A) 3.2.3 Taip butiran maklumat seperti di bawah ke atas doket dan susun di dalam binder (satu doket boleh memuatkan 400 helai kertas doket): a) Nombor Rujukan Fail b) Tajuk Fail
20
3.2.4 Doket Faharasat Bilangan (Numeric Index) Sediakan kertas doket faharasat bilangan sebanyak satu salinan dan susun di dalam binder faharasat bilangan (Numerical Index) mengikut tertib susunan nombor. Doket faharasat bilangan ini digunakan untuk mengetahui pergerakan fail. 3.2.5 Doket Faharasat Abjad (Alphabetical) Kertas doket ini merupakan salinan daripada kertas doket faharasat bilangan. lanya akan disusunkan di dalam binder mengikut abjad perkataan-perkataan yang dipilih. Untuk satu fail pilih 1/2/3 perkataan mengikut keperluan untuk dimasukkan ke dalam faharasat ini. a) Satu untuk perkataan utama yang merupakan perkara yang diuruskan oleh fail tersebut; Perkataan yang dipilih itu akan digariskan di bawahnya. Contohnya: Pengisian Jawatan Kerani. Ini bererti doket faharasat abjad bagi perkataan Jawatan ini akan disusun di dalam binder di bawah abjad 'J'. b) Dua lagi perkataan yang dipilih adalah perkataan-perkataan penting. Ini bermakna dua/tiga helai kertas doket faharasat perlu
disediakan
bagi
kedua-dua/ketiga-tiga
perkataan
tersebut dan disusun mengikut susunan abjad. Walau bagaimanapun pemilihan tiga perkataan untuk faharasat abjad ini bergantung kepada keperluan.
la hanya
dilakukan apabila dirasakan pelu dan dapat membantu
21
didalam usaha pengesanan fail. Jika dirasakan tidak perlu, satu atau dua perkataan adalah memadai. Ini bermakna hanya satu atau dua kertas doket perlu disediakan. 3.2.6 Contoh Kedua-dua doket faharasat bilangan dan doket faharasat abjad adalah seperti di Lampiran C. 3.2.7 Kertas Doket untuk Fail Kakitangan
Hanya satu kertas doket faharasat abjad perlu disediakan untuk fail-fail persendirian kakitangan. Susunan kandungan doket ini adalah berasaskan kepada huruf-huruf nama sebenar (Alphabetical Index) seseorang kakitangan. Penyusunan tidaklah dibuat di atas gelaran, jawatan atau pangkat yang dipegang. 3.2.8 Secara ringkas, cara pendaftaran dan pembukaan fail adalah ditunjukkan di dalam Lampiran D.
3.3
Membuka Fail Sambungan
3.3.1 Apabila satu fail mengandungi 100 kandungan (atau pun kurang tetapi fail itu dianggap terlalu tebal) fail itu hendaklah ditutup dan kulit 2 atau kulit 3 atau seterusnya dibuka. 3.3.2 Apabila fail yang asal ditutup, kulit fail itu hendaklah dengan terang dicatat seperti berikut:'DITUTUP - KULIT 2 DIBUKA'
3.3.3 Di atas kulit baru, hendaklah dicatatkan nombor rujukan yang sama disertai dengan catatan 'kulit 2' (kit. 2).
Bilangan
kandungan dalam kulit baru akan dimulakan dengan nombor I1I.
22
3.3.4 Fail lama akan disimpan bersama dengan fail baru jika fail tersebut masih diperlukan untuk tindakan. Jika fail itu tidak diperlukan lagi ianya perlu diasingkan dan disimpan dalam bilik fail.
3.4
Membuka Fail Sementara 3.4.1 Fail-fail sementara hanya perlu dibuka apabila surat-surat atau dokumen memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan telah hilang (tidak dapat dikesan). 3.4.2 Fail sementara juga boleh dibuka dalam keadaan di mana lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan ke atas fail yang sama. 3.4.3 Kulit fail yang digunakan bagi fail sementara ialah sampul kecil (AM 435A-Pin 1/82).
Nombor rujukan dan tajuk fail bagi fail
sementara ini mestilah sama dengan nombor dan tajuk fail asal. 3.4.4 Isi
kandungan
berserta
kulit
fail
sementara
hendaklah
dimasukkan ke dalam fail asal apabila fail yang hilang telah dapat dikesan atau tindakan-tindakan serentak telah selesai dilakukan. 3.4.5 Jika fail asal tidak dapat dikesan sehingga satu tempoh tertentu sedangkan surat-surat yang perlu dimasukkan ke dalam fail yang berkenaan masih diterima, maka fail baru hendaklah dibuka bagi menggantikan fail sementara tersebut.
23
4.
PENYIMPANAN DAN PENGEDARAN FAIL
4.1
Penyimpanan Fail Cara bagi menyimpan fail ialah:4.1.1 Fail-fail bertaraf keselamatan hendaklah disimpan dalam bilik simpanan khas atau dalam kabinet besi. Tempat menyimpan fail bertaraf keselamatan
perlulah
diawasi
setiap
masa dan
pengeluaran fail-fail dari tempat tersebut hanya boleh dilakukan oleh Pegawai yang dilantik atau Pembantu Tadbir yang dikhaskan untuk mengendalikan fail yang berkenaan. Susunan fail adalah berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket faharasat bilangan (numerical index). 4.1.2 Bagi fail-fail terbuka bolehlah disimpan dalam bilik fail yang mempunyai petak-petak (pigeon hole).
Susunan fail adalah
berdasarkan kepada susunan yang ditetapkan dalam doket faharasat bilangan. 4.1.3 Nombor-nombor faharasat bilangan yang penghabisan bagi satusatu
kumpulan fail
hendaklah diletakkan/ditampalkan pada
petak-petak rak fail atau kabinet-kabinet yang berkenaan. Apabila sesuatu fail hendak dicari, nombor-nombor faharasat bilangan ini hendaklah dirujuk untuk menentukan rak atau kabinet mana fail yang berkenaan disimpan.
4.2
Pergerakan Fail Cara bagi mengendalikan urusan pergerakan/pengedaran fail adalah seperti berikut:-
24
4.2.1 Catat semua pergerakan fail yang diedarkan daripada Pembantu Tadbir
Fail
kepada
pegawai
atau
kakitangan
yang
menggunakannya. Catalan perlulah dibuat di sebelah belakang kertas doket faharasat bilangan (Lihat contoh di Lampiran C) dan di muka hadapan kulit fail berkenaan.
Perkara-perkara yang
perlu dicatat ialah: a) Nama pemohon/penerima fail. b) Tarikh fail diedarkan 4.2.2 Jika fail perlu diedarkan dari seorang pegawai kepada pegawai yang lain tanpa melalui Pembantu Tadbir Fail pegawai yang berkenaan adalah bertanggungjawab untuk mengisikan maklumat ke dalam borang seperti yang ditunjukkan dalam Lampiran E dan mengembalikan borang tersebut kepada Pembantu Tadbir Fail. Jika ini tidak dapat dilakukan ia boleh memaklumkan hal tersebut kepada Pembantu Tadbir Fail malalui telefon.
4.3
Simpan Dalam Perhatian (SDP)
4.3.1 Tiap-tiap pegawai yang menerima surat yang mana tindakannya perlu diambil pada sesuatu masa yang ditetapkan, ia perlulah meminta Pembantu Tadbir Fail untuk mengandungkan surat berkenaan ke dalam dail berkaitan dan SDP fail berkenaan sehingga masa yang ditetapkan.
4.3.2 Pembantu Tadbir Fail perlu menyimpan daftar tarikh fail-fail yang diperlukan dan memerlukan daftar tersebut tiap tiap hari. Fail dan surat yang diperlukan oleh pegawai hendaklah diserahkan
25
kepadanya pada hari dan tarikh yang telah ditetapkan. Daftar fail-fail SDP boleh dibuat di dalam Buku Marian Rasmi Pembantu Tadbir Fail dengan cara mencatat nombor-nombor rujukan fail pada tarikh yang dicadang untuk diambil tindakan. Pegawaipegawai sendiri boleh mencatatkan dalam Buku Marian Rasmi masing-masing nombor rujukan yang berkenaan pada tarikh yang ditetapkan untuk diambil tindakan. Ini berguna sebagai 'cross check' kepada Pembantu Tadbir Fail.
5.
BERTUKAR KEPADA SISTEM BARU 5.1
Langkah Yang Perlu Diambil
Berikut
adalah
beberapa
panduan
yang
boleh
diikuti
untuk
beralih/bertukar daripada system lama kepada sistam baru ini. 5.1.1 Tentukan tarikh untuk mula melaksanakan system baru. 5.1.2 Sediakan
senarai
kod-kod
Perkara
Utama/Pecahan
Perkara/Pecahan Kecil Perkara yang diuruskan oleh Agensi berkenaan. 5.1.3 Pilih dan tentukan jumlah fail-fail yang aktif yang perlu ditukar kepada nombor rujukan baru. 5.1.4 Sediakan nombor rujukan baru dan kertas dket. Nombor rujukan lama boleh dibuat 'cross reference' dengan nombor baru dan sebaliknya jika perlu.
5.2
Cara Pertukaran
Peralihan/pertukaran boleh dibuat seperti berikut:-
26
5.2.1 Mana-mana fail yang dikeluarkan untuk tindakan selepas tarikh pelaksanaan system baru, mesti ditukarkan kepada nombor rujukan baru dengan cara menutup fail lama tersebut dan membuka fail baru sebagaimana yang dinyatakan dalam prosidur membuka fail sambungan dan mendaftarkan fail tersebut dengan menggunakan sistem dan nombor rujukan baru. Semua suratsurat yang diterima selepas itu hendaklah dimasukkan ke dalam fail baru. 5.2.2 Peralihan/pertukaran boleh dibuat secara 'overtime' atau apabila Pembantu Tadbir bertanggjawab mempunyai masa lapang dengan menentukan 'target' jumlah fail yang mesti ditukarkan dalam masa seminggu/sebulan. 5.2.3 Jika tindakan ini perlu dibuat dengan segera bagi semua fail yang ada, program hendaklah dibuat bagi membolehkan semua fail ditukar dalam satu jangka masa yang ditentukan di mana semua tenaga Pembantu Tadbir-Pembantu Tadbir Rekod yang terlibat ditumpukan untuk tujuan ini. 5.2.4 Jika sesuatu Agensi itu terlalu sebuk dan/atau kekurangan kakitangan untuk menukar fail yang sedia ada ke system baru; penukaran ke system baru boleh dibuat secara beransur-ansur iaitu dengan hanya membuka fail baru bagi surat-surat yang baru diterima sahaja. 5.2.5 Fail-fail lama yang tidak aktif lagi hendaklah diasingkan dan dihantar ke Arkib Negara atau dimusnahkan (jika tidak diperlukan lagi) setelah mendapat persetujuan dari Ketua Pengarah Arkib Negara.
c:mw(Panduan system fail agensi kerajaan)
27
LAMPIRAN A
LAMPIRAN A SENARAI KOD ORGANISASI KEMENTERIAN PERSEKUTUAN
Jabatan Perdana Menteri Kementerian Buruh Kementerian Dalam Negeri Kementerian Kebajikan Am Kementerian Kebudayaan Bella dan Sukan Kementerian Kehakiman Kementerian Kemajuan Tanah dan Kemajuan Wilayah Kementerian Kerja Raya Kementerian Kesihatan Kementerian Kewangan Kementerian Luar Negeri Kementerian Pelajaran Kementerian Pembangunan Negara dan Luar Bandar Kementerian Penerangan Kementerian Pengangkutan Kementerian Perdagangan dan Perindustrian Kementerian Pertahanan Kementerian Pertanian Kementerian Perumahan dan Kerajaan Tempatan Kementerian Perusahaan Awam Kementerian Perusahaan Utama Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar Kementerian Tenaga, Telekom dan Pos Kementerian Wilayah Persekutuan
NO. KOD
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
KEMENTERIAN NEGERI 1)
NEGERI SABAH
Jabatan Ketua Menteri Sabah Kementerian Kebajikan Masyarakat dan Perpaduan Negara Kementerian Kebudayaan Belia dan Sukan Kementerian Kerajaan Tempatan Kementerian Kewangan Kementerian Pembangunan Perindustrian dan Luar Bandar Kementerian Perhubungan dan Kerjaraya Kementerian Pertanian dan Perikanan Kementerian Tenaga Rakyat dan Pembagunan Alam Sekitar
H41 H42 H43 H44 H45 H46 H47 H48 H49
KOD 2)
NEGERISABRAWAK
Jabatan Ketua Menteri Sarawak Kementerian Kebajikan Masyarakat/Am Kementerian Kebudayaan Bella dan Sukan Kementerian Kerajaan Tempatan Kementerian Kewangan Kementerian Perhutanan Kementerian Perhubungan dan Kerjaraya Kementerian Pertanian dan Pembangunan Masyarakat Kementerian Perumahan Kementerian Tanah dan Hasil Bumi
W41 W42 W43 W44 W45 W46 W47 W48 W49 W50
JABATAN PERSEKUTUAN
Akauntan Negara (Jabatan) Alam Sekitar (Jabatan) Arkib Negara (Jabatan Badan Pencegah Rasuah Biro Bantuan Guaman (Bahagian) Biro Nakotik (Pusat) Biro Pengaduan Awam (Bahagian) Biro Tatanegara Biro Terjemah Persekutuan (Bahagian) Buruh (Jabatan) Filem Negara (Jabatan) Gabnor (Pejabat) Galian (Jabatan) Hal Ehwal Islam - Pusat Islam (Bahagian) Hal Ehwal Orang Asli (Jabatan) Hasil Dalam Negeri (Jabatan) Hospital Bahagian Hospital Besar Hospital Permai Ikatan Relawan Rakyat (Jabatan) Imigresen Malaysia (Jabatan) Institut Kesihatan Umum Institut Latihan Pegawai Perkhidmatan Pelajaran Malaysia Institut Latihan Perusahaan Institut Latihan & Pusat Kurantin Tumbuh-Tumbuhan ASEAN Institut Penyelidikan Perubatan (IMR) Institut Penyiaran Tun Abdul Razak (IPTAR) Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) Istana Negara
81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109
KOD Istiadat (Bahagian) Kabinet (Bahagian) Kajibumi (Jabatan) Kajicuaca Malaysia (Perkhidmatan) Kajiteknik Makanan (Bahagian) Kastam dan Eksais DiRaja Malaysia (Jabatan) Kehakiman (Jabatan) Kebajikan Masyarakat (Jabatan) Kenamgkrapan (Jabatan) Kemajuan Kerjasama (Jabatan) Kemajuan Masyarakat - KEMAS (Jabatan) Kemajuan Perkampungan (Bahagian) Kerajaan Tempatan Kerjaraya (Jabatan) Kesatuan Sekerja (Pejabat) Keselamatan Kerajaan Malaysia (Pejabat) Keselamatan Sosial Pekerja-pekerja (Jabatan) Kilang dan jentera (Jabatan) Kimia (Jabatan) Latihan Belia Dusun Tua (Pusat) Latihan Belia Begara, PERTAK (Pusat) Latihan Pembangunan Masyarakat (Pusat) Laut (Jabatan) Lesen dan Perdagangan (Jabatan) Mahkamah Mahkamah Perusahaan Mahkamah Bersama Kebangsaan Bagi Pekerja-Pekerja Majlis Dagangan Komoditi Majlis Kebangsaan Hal Ehwal Agama Islam Majlis Keselamatan Negara Majlis Penempatan Gaji Majlis Raja-raja (Pejabat) Makmal Ubat dan Setor Maktab Turus Angkatan Tentera Maktab-Maktab Perguruan Mengawal Kusta Negara (Pusat) Muzium (Jabatan) Odit Negara (Jabatan) Parlimen (Jabatan) Parit dan Taliair (Jabatan) Pasukan Petugas Anti Dadah (Bahagian) Pencen (Jabatan) Peguam Negara (Jabatan) Pelajaran (Jabatan) Pembangunan Koperasi
110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154
KOD Pemegang Amanah Raya Pentadbiran Pesaka (Jabatan) Pemegang Harta Pemegang Harta dan Pegawai Penerimaan (Pejabat) Pemeriksa Kapal-kapal (Pejabat) Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia - MAMPU (Unit) Penapisan Filem Negara (Lembaga) Pendaftaran Cap Dagangan dan Jaminhak (Jabatan) Pendaftaran Kesatuan Pekerja (Pejabat) Pendaftaran Negara (Jabatan) Pendaftaran Perniagaan (Pejabat) Pendaftaran Pertubuhan Malaysia (Pejabat) Pendaftaran Syarikat (Pejabat) Penerangan Malaysia (Jabatan) Penerbangan Awam (Jabatan) Pengajian Pembangunan Malaysia (Pusat) Pengangkutan Jalan (Jabatan) Pengarah Perkhidmatan Perubatan dan Kesihatan (Pejabat) Penguatkuasa Akta Penanam Padi (Pejabat) Pengurusan Bangunan Kerajaan (Bahagian) Pengurusan Kontrak dan Bekalan (Bahagian) Penilaian (Bahagian) Penjara (Jabatan) Penyelarasan dan Pelaksaan - ICU (Unit) Penyelarasan Khidmat Kontraktor-kontraktor Bumiputra - PUSAKABUMI (Pusat) Penyelidikan Sosio-Ekonomi (Unit) Penyiaran Malaysia (Jabatan) Penyiasatan Kajibumi (Jabatan) Penyimpanan Mohor Besar Raja-Raja Melayu (Pejabat) Peperangan Saraf (Bahagian) Perangcangan Am dan Perancang Sosio Ekonomi (Bahagian) Perancang Bandar dan Desa (Jabatan) Perancang Ekonomi - EPU (Unit) Perangkaan (Jabatan) Percetakan Kerajaan/Negara (Jabatan) Perdanan Menteri (Jabatan) Perhubungan Perusahaan (Jabatan) Perhubungan (Pejabat) - Sabah/Sarawak Perhutanan (Jabatan) Perikanan (Jabatan) Perkembangan Kurikulum (Pusat) Perkhidmat Awam Malaysia - JPA (Jabatan) Perkhidmatan Bomba (Jabatan) Perkhidmatan Haiwan (Jabatan)
155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197
KOD
Perkhidmatan Pertolongan (Pusat) Perkhidmatan Perubatan dan Kesihatan (Pejabat) Perjawatan Persekutuan (Pejabat) - Sabah/Sarawak Perkhidmatan Pos (Jabatan) Perlindungan Hidupan Liar dan Taman Negara - PERHILITAN (Jabatan) Perpaduan Negara (Jabatan) Peperiksaan (Lembaga) Perpustakaan Negara Pertahanan Awam (Jabatan) Pertanian (Jabatan) Pertubuhan Keselamatan Sosial (Pejabat) Perumahan Negara (Jabatan) Pesuruhjaya Khas Cukai Pendapatan (Pejabat) Pinjaman Perumahan (Bahagian) Polis Di Raja (Jabatan) Rancangan Membasmi Malaria (Bahagian) Sekolah Latihan Pergigian Pulau Pinang Setiausaha Persekutuan Sarawak (Pejabat) Suruhanjaya Pasukan Polis Di Raja Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Suruhanjaya Perkhidmatan Kehakiman dan Perundangan Suruhanjaya Perkhidmatan Keretapi Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Suruhanjaya Pilihanraya Tabung Angkatan Tenteta (Lembaga) Telekom (Jabatan) Tanah dan Galian Persekutuan (Jabatan) Tanah dan Galian Wilayah Persekutuan (Jabatan) Tenaga Nuklear (Unit) Tenaga Rakyat (Jabatan) Tibi Negara (Pusat) Timbalan Perdana Menteri (Pejabat) Timbangrata Serantau (Pusat) Ukur dan Pemetaan Negara (Jabatan) Urusetia Rukun Tetangga
198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232
JABATAN NEGERI
Dewan Undangan Negeri Institut Tadbiran dan Penyelidikan Sabah (SINAR) Jabatan Arkib Negeri Jabatan Bekalan Air Jabatan Hal Ehwal Agama Islam
331 332 333 334 335
KOD Jabatan Keretapi Negeri (Sabah) Jabatan Muzium Negeri Jabatan Peguam Negeri Jabatan Pelabuhan dan Dermaga Jabatan Pembangunan Perindustrian Jabatan Perancang Bandar dan Wilayah Jabatan Perkhidmatan Kebajikan Am Negeri Jabatan Tanah dan Ukur/Jabatan Tanah dan Galian Jabatan Undang-Undang Negeri Pejabat DYMM Sultan/Yang DiPertuan Besar Yang DiPertua Negeri (Istana) Pejabat Daerah/Jajahan/Pentadbiran Bahagian Pejabat Kadhi Besar Pejabat Kemajuan Negeri Pejabat Kewangan Negeri Pejabat Menteri Besar/Ketua Menteri Pejabat Mufti Pejabat Penasihat Undang-undang Pejabat Penyelia Agama Pejabat Perbendaharaan Negeri Pejabat Setiausaha Kerajaan Negeri Pejabat Setiausaha Jawatankuasa-jawatankuasa Negeri Pejabat Tanah Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri Unit Perancang (Ekonomi) Negeri
336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359
KOD NEGERI PERAK SELANGOR PAHANG KELANTAN JOHOR KEDAH MELAKA NEGERI SEMBILAN PULAU PINANG PERLIS TRENGGANU WILAYAH PERSEKUTUAN SABAH SARAWAK
A B C D J K M N P R T F H W
KOD BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN Bank Kerjasama Rakyat Malaysia Bank Negara Malaysia Bank Pertanian Malaysia Bank Pembangunan Malaysia Bank Simpanan Nasional Berita Nasional Malaysia (BERNAMA) Dewan Bahasa dan Pustaka Dewan Bandaraya Kuala Lumpur Hospital Universiti Institut Kajian Strategik Antarabangsa (ISIS) Institut Penyelidikan Getah Malaysia Institut Penyelidikan dan Kemajuan Pertanian - MARDI Institut Penyelidikan Minyak Kelapa Sawit (PORIM) Institut Penyelidikan Perhutanan Institut Teknologi MARA - ITM Institut Piawaian & Penyelidikan Perindustrian Malaysia (SIRIM) Institut Penyelidikan Galian Malaysia Keretapi Tanah Melayu (KTM) Kolej Tunku Abdul Rahman Kompleks Kewangan Kumpulan FIMA Kumpulan Wang Simpanan Guru-Guru Lembaga Arkitek Malaysia Lembaga Balai Seni Lukis Negara Lembaga Cukai Api Lembaga Kemajuan Ikan Malaysia (MAJUIKAN) Lembaga Kemajuan Johor Tenggara (KEJORA) Lembaga Kemajuan Kelantan Selatan (KESEDAR) Lembaga Kemajuan Pahang Tenggara (DARA) Lembaga Kemajuan Pertanian Kemubu (KADA) Lembaga Kemajuan Pertanian Muda (MADA) Lembaga Kemajuan Perindustrian Malaysia (MIDA) Lembaga Kemajuan Tanah Persekutuan (FELDA) Lembaga Kemajuan Ternakan Negara Lembaga Kemajuan Trengganu Tengah (KETENGAH) Lembaga Kemajuan Wilayah Jengka (LKWJ) Lembaga Kemajuan Wilayah Kedah (KEDA) Lembaga Kemajuan Wilayah Pulau Pinang (PERDA) Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (EPF/KWSP) Lembaga Kumpulan Wang Buruh India Selatan Lembaga Kumpulan Wang Perpindahan Malaysia Lembaga Latihan Perindustrian dan Persijilan Ketukangan Kebangsaan (LLPPKK)
381 382 383 384 385 386 387 388 389 390 391 392 393 394 395 396 397 398 399 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 422
KOD
Lembaga Lebuhraya Malaysia 423 Lembaga Letrik Negara (LLN) 424 Lembaga Loteri Kebajikan Masyarakat 425 Lembaga Padi dan Beras Negara (LPN) 426 Lembaga Pelabuhan (Johor/Kelang/Kuantan/Kuching/ Pulau Pinang/Bintulu) 427 Lembaga Pemasaran Pertanian Persekutuan (FAMA) 428 Lembaga Pemulihan dan Penyatuan Tanah (FELCRA) 429 Lembaga Pendaftaran dan Perlesenan Minyak Kelapa Sawit (PORLA) 430 Lembaga Pentadbir Rancangan-rancangan Kerajaan Tanam Semula Getah 431 Lembaga Penduduk dan Pembangunan Keluarga Negara 432 Lembaga Penyelidikan dan Kemajuan Getah Malaysia 433 Lembaga Penyelidikan dan Kemajuan Perusahaan Timah 434 Lembaga Buruh Pelabuhan Pulau Pinang 435 Lembaga Peperiksaan 436 Lembaga Perindustrian Kayu Malaysia 437 Lembaga Perlesenan Tenaga Atom 438 Lembaga Perumahan Malaysia - Malaysian Housing Trust 439 Lembaga Perusahaan Nenas Tanah Melayu 440 Lembaga Pertubuhan Peladang (LPP) 441 Lembaga Pasaran dan Pelesenan Getah Malaysia (MRELB) 442 Lembaga Pusat Guru-Guru 443 Lembaga Tabung Angkataan Tentera 444 Lembaga Tembakau Negara 445 Lembaga Urusan dan Tabung Haji (LUTH) 446 Limbongan Kapal dan Kejuruteraan Malaysia 447 Majlis Amanah Rakyat (MARA) 448 Majlis Penyelidikan dan Kemajuan Sains Negara 449 Majlis Peperiksaan Malaysia 450 Majlis Sukan Negara 451 Maktab Kerjasama Malaysia 452 Perbadanan Kemajuan Filem Nasional (FINAS) 453 Perbadanan Kemajuan Getah Malaysia Berhad (MARDEC) 454 Perbadanan Kemajuan Kraftangan Malaysia 455 Perbadanan Kemajuan Pelancongan (TDC) 456 Perbadanan Nasional (PERNAS) 457 Perbadanan Pembangunan Bandar (UDA) 458 Perbadanan Perkapalan Antarabangsa Malaysia (MISC) 459 Perbadanan Perusahaan Berat Malaysia (HICOM) 460 Petroleum Nasional Berhad (PETRONAS) 461 Pihak Berkuasa Kemajuan Pekebun Kecil Perusahaan Getah (RISDA) 462 Pusat Daya Pengeluaran Negara (PDPN) 463 Pusat Kumpulan Wang Perurshaan Perkapalan 464
KOD
Pusat Penyelidikan Getah Malaysia (PRIM) Pusat Penyelidikan Atom Tun Ismail (PUSPATI) Sistem Penerbangan Malaysia (MAS) Suruhanjaya Pelabuhan Pulau Pinang Syarikat Kemajuan Perumahan Pegawai-pegawai Kerajaan Universiti Kebangsaan Malaysia Universiti Islam Antarabangsa Universiti Malaya Unversiti Pertanian Malaysia Universiti Sains Malaysia Universiti Teknologi Malaysia Universiti Utara Malaysia
465 466 467 468 469 470 471 472 473 474 475 476
BADAN BERKANUN NEGERI
Lembaga Air/Pihak Berkuasa Air Lembaga Letrik Sabah Lembaga kemajuan Bintulu Lembaga Kemajuan Perhutanan Negeri Lembaga Kemajuan Penanam-penenam Padi Lembaga Kemajuan Tanah Negeri Lembaga Kesihatan Negeri Lembaga Kolej Lembaga Kumpulan Wang Simpanan Guru-guru Lembaga Maktab Lembaga Padi Negeri Lembaga Pelabuhan Lembaga Pembangunan Perumahan dan Bandar Lembaga Penyatuan dan Pemulihan Tanah Lembaga/Perbadanan Muzium Negeri Lembaga Simpanan dan Kemajuan Tanah Lembaga Sukan dan Kebudayaan Negeri Lembaga Zakat/Baitulmal Kerajaan Tempatan (Majlis Perbandaran/Daerah) Koperasi Pembangunan Desa Kumpulan Pencen dan Anak Yatim Mahkamah Syariah Majlis Agama Islam dan Adat Istiadat Melayu Perbadanan Kemajuan/Pembangunan Ekonomi Negeri Perbadanan kemajuan/Pembangunan Pertanian Perbadanan Kemajuan Ekonomi Islam Perbadanan Pembekalan Letrik Perbadanan Perpustakaan Awam Perbadanan Perusahaan Kemajuan Kayu
581 582 583 584 585 586 587 588 589 590 591 592 593 594 595 596 597 598 599 600 601 602 603 604 605 606 607 608 609
KOD
Perbadanan Pinjaman Perbadanan Stadium Perbadanan Urusan Kejuruteraan dan Limbongan Brooke Pusat Pengajian Nilam Puri Suruhanjaya Perumahan dan Pembangunan Taman Negara Yayasan Islam Yayasan Negeri Yayasan Pelajaran
610 611 612 613 614 615 616 617 618
LAMPIRAN B
LAMPIRAN B CONTOH SENARAI SUBJEK UTAMA HURUFA ACARA ADUAN AGENDA AGENSI AHLI JAWATANKUASA/COUNCIL AHLI/ANGGOTA AKAUN AKHBAR/BERITA/MAJALAH/MAKALAH/PENERBITAN/SURAT KHABAR UNDANG-UNDANG/ENAKMEN/AKTA AKTIVITI ALAMAT ALATAN/ALAT TULIS/PEALATAN PEJABAT/PEKAKAS ANGGARAN BELANJAWAN/PERUNTUKAN
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
***** TAMBAHAN ***** HURUF B BADAN BERKANUN BAHAN/KESATUAN/PERSATUAN/KELAB/GABUNGAN BAHAN BERCETAK/BUKU/SURAT KERAJAAN BAHASA BANGLO/BANGUNAN/PERUMAHAN/KEDIAMAN BANTUAN BAUCER/JERNAL BAYARAN BEKALAN/BAHAN-BAHAN BELANJAWAN BENGKAL/WORKSHOP BIASISWA/DERMASISWA/BANTUAN BIL BINTANG/KURNIAAN BINTANG BIRO
72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86
BORANG
87 ***** TAMBAHAN *****
HURUF C CADANGAN/PERAKUAN CAGARAN
128 129
CARUMAN CEDERA/KECEDERAAN/KEMALANGAN CEK CENDERAMATA CERAMAH/KULIAH/SYARAHAN CETAK/ALAT-ALAT PERCETAKAN CUKAI
130 131 132 133 134 135 136
CUTI/CUTI BELAJAR
137 ***** TAMBAHAN *****
HURUF D DADAH DAFTAR DAKWAH DASAR DATA DENDA DERMASISWA/BANTUAN DEWAN DIPLOMA
170 171 172 173 174 175 176 177 178
DOKUMENTASI
179 ***** TAMBAHAN *****
HURUF E EJAAN BARU EJEN ELAUN/LAIN-LAIN HABUAN WANG
220 221 222
ETIKA PERKHIDMATAN AWAM
223
***** TAMBAHAN ***** HURUF F FAIL
254 ***** TAMBAHAN *****
HURUF G GAJI GANJARAN
265 266
GANTIRUGI
267 ***** TAMBAHAN *****
HURUF H HADIAH HAKMILIK HAL EHWAL PENUNTUT HAPUSKIRA HARTA HASIL HUBUNGAN
287 289 290 291 292 293 294
HUTANG
295 ***** TAMBAHAN *****
HURUFI IBU PEJABAT IJAZAH IKHTISAS IKLAN IKTIRAF INSTITUT PELAJARAN TINGGI INSURANS INVENTORI
336 337 338 339 340 341 342 343
ISTILAH-ISTILAH BAHASA
344 ***** TAMBAHAN *****
HURUFJ JABATAN PENUNTUT MALAYSIA JADUAL JADUAL TUGAS JAWATAN/PERJAWATAN JAWATANKUASA JEMPUTAN JENTERA JUALAN JUMAAH JURUBAHASA
375 376 377 378 379 380 381 382 383 384
JURUODIT
385
JURUTAIP
386 ***** TAMBAHAN *****
HURUF K KABINET KAD PENGENALAN/KUASA KAD PERAKAM WAKTU KAJIAN KAKITANGAN KEBAJIKAN KEBENARAN KEBERSIHAN KECURIAN/KEHILANGAN
427 428 429 430 431 432 433 434 435
KEDIAMAN
436 ***** TAMBAHAN *****
HURUF L LAIN-LAIN HAL LAMBANG/LOGO/LENCANA LANTIKAN/PENGAMBILAN LAPORAN-LAPORAN/PENYATA LATIHAN LAWATAN
487 488 489 490 491 492
LEMBAGA
493 ***** TAMBAHAN *****
HURUF M MAJALAH MAJLIS MAKLUMAT MAKTAB MANUAL PROSEDUR KERJA MASA BEKERJA MEL/POS MELANJUTKAN PELAJARAN MEMORANDUM/NOTA MESIN PEJABAT MESIN/MEKANISASI MEAYUARAT
524 525 526 527 528 529 530 531 532 533 534 535
HURUF N
***** TAMBAHAN *****
NASIHAT NOTA NOTA-NOTA SERAHTUGAS
576 577 578
NOTIS/PAPAN NOTIS
579 ***** TAMBAHAN *****
HURUF O ODIT OPERASI PENUH OPSYEN/PILIHAN ORDINAN
620 621 622 623
ORGANISASI
624 ***** TAMBAHAN *****
HURUF P PAKAIAN/PAKAIAN SERAGAM (UNIFORM) PAKAR/PERUNDING/PENASIHAT PAMIRAN PANDUAN PANGKAT PANJAR PARLIMEN PASUKAN PEGAWAI PERKHIDMATAN PELAJARAN PEGUAM PEJABAT PEKELILING PEKERJAAN PELAJAR PELAJARAN PELAN PELATIH PELAWAAN PELAWAT/ROMBONGAN PELUPUSAN ***** TAMBAHAN *****
645 646 647 648 649 650 651 652 653 654 655 656 657 658 659 660 661 662 663 664
HURUF R RAHSIA RAMPAIAN SURAT MENYURAT RANCANGAN RAWATAN RAYUAN REKOD RENCANA/RISALAH ROMBONGAN/PELAWAT RUANG PEJABAT
725 726 727 728 729 730 731 732 733
RUMAH
734 ***** TAMBAHAN *****
HURUF S SAGUHATI SEKOLAH SEKRETARIAT/URUSETIA SEMINAR SENARAI SEWA SIARAN AKHBAR SIJIL/DIPLOMA/IJAZAH SIMPOSIUM SIRI PENERANGAN SISTEM SISTEM KOMPUTER SISTEM PEPERIKSAAN
775 776 777 778 779 780 781 782 783 784 785 786 787
SKEL/TANGGAGAJI
788 ***** TAMBAHAN *****
HURUF T TABUNG TAJAAN TAKSIRAN TAMBAHAN TAMBANG/TIKET TANGGAGAJI TAPISAN KESELAMATAN TARAF TARIF TATA RAKYAT
839 840 841 842 843 844 845 846 847 484
TATATERTIB/DISIPLIN TAWARAN TEGURAN TEKNIK TELEFON TELEGRAM/TELEGRAF TEMPAHAN TEMUDUGA
849 850 851 852 853 854 855 856
TENDER
857 ***** TAMBAHAN *****
HURUF U UCAPAN/TITAH UCAPAN UJIAN ULANG TAHUN UNIT UNVIERSITI UPACARA URUSAN URUSETIA
898 899 900 901 902 903 904 905
USUL
906 ***** TAMBAHAN *****
HURUFW WAKIL WANG WARAN WARGANEGARA WARTA
947 948 949 950 951
WORKSHOP
952 ***** TAMBAHAN *****
HURUFY YAYASAN YURAN
983 984 ***** TAMBAHAN *****
LAMPIRAN C
LAMPIRAN C DOKET FAHARASAT BILANGAN (BORANG AM 89) BAHAGIAN HADAPAN
NO. FAIL: KDN 03/451/1/1
NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN
FAHARASAT Dl BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN
PERKARA
PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN
BAHAGIAN BELAKANG TARIKH
KEPADA
30.5.86
SU
1.6.86
S
3.6.86
TSU
TARIKH
KEPADA
TARIKH
KEPADA
LAMPIRAN C (Sambungan) DOKET FAHARASAT ABJAD (BORANG AM 89) NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN
NO. FAIL: KDN 03/451/1/1
FAHARASAT Dl BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN
PERKARA PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN
NOMBOR-NOMBOR FAIL YANG BERKENAAN
NO. FAIL: KDN 03/451/1/1 FAHARASAT Dl BAWAH PENGISIAN JAWATAN PERKERANIAN
PERKARA PENGISIAN KEKOSONGAN JAWATAN PERKERANIAN
LAMPIRAN D
LAMPIRAN D CARA MENDAPATKAN FAIL
Terima surat Pastikan perkara dan Pecahan perkara
Semak buku kod - Pasti Kod
Semak doket faharasat bil untuk kod berkenaan
Fail berkenaan kod ini sudah di buka?
Berikan tajuk untuk fail baru Rujuk buku kod Pastikan kod yang sesuai
Rujuk Doket Faharasat Bil dan berikan nombor rujukan yang sesuai
Tuliskan tajuk dan nombor rujukan ke atas fail Kandungkan surat dan edarkan fail Sediakan kertas doket faharasat bilangan dan faharasat abjad
Dapatkan fail dan kandungan surat
Susun kertas faharasat bilangan dan faharasat abjad dalam doket berkenaan
Simpan doket-doket
LAMPIRAN E
GC
LAMPIRAN E BORANG PERGERAKAN FAIL
Kepada: ...................................................................................................... Daripada:.................................................................................................... Tajuk Fail:.................................................................................................. Nombor Fail: ...............................................................................................
Fail di atas telah diedarkan kepada: ............................ pada: ................................ tandatangan: ....................
Ebba/lampiran A(c)
