KONSEP MPK KONSEP FAIL MEJA

MANUAL PROSEDUR KERJA

EDISI PERTAMA

DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK) & FAIL MEJA (FM)

KONSEP MPK Dokumen rujukan untuk peringkat jabatan/pejabat Memberi gambaran menyeluruh mengenai organisasi Merekodkan cara bekerja secara sistematik Ketua-Ketua Bahagian perlu ada MPK zayINTANJPA-01

KONSEP FAIL MEJA Panduan terperinci mengenai tugas yang dijalankan Dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam menjalankan tugasnya Fail Meja hendaklah diletakkan di atas meja pegawai

zayINTANJPA-01

-1-


EDISI PERTAMA


PERBEZAAN MPK DAN FM MPK

FM

Dokumen rujukan peringkat peringkat pejabat

Dokumen rujukan individu/jawatan

Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan

Berasaskan tugas dan tanggung jawab individu

Satu MPK untuk satu jabatan

Satu FM untuk satu jawatan

Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan

Mengandungi maklumat/ panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

zayINTANJPA-01

KANDUNGAN MPK Senarai borang-borang yang digunakan

Latar Belakang Jabatan/pejabat Objektif jabatan/pejabat

Carta aliran kerja aktiviti-aktiviti utama


Carta Jabatan/pejabat Fungsi-fungsi utama Jabatan/pejabat

Proses kerja aktiviti-aktiviti utama

Aktiviti-aktiviti bagi fungsi-fungsi utama

zayINTANJPA-01

-2-


EDISI PERTAMA


KANDUNGAN FAIL MEJA Senarai Tugas Harian

Objektif Jabatan/Pejabat Objektif Bahagian/Unit

Norma Kerja Senarai borang-borang yang digunakan

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat

FAIL MEJA

Senarai Jawatankuasa yang dianggotai

Carta Organisasi Kedudukan pegawai Senarai tugas/kuasa dan hubungan

Senarai undang-undang

Peraturan-peraturan pentadbiran

Senarai Semak Carta Aliran kerja

Proses Kerja

zayINTANJPA-01

MANUAL PROSEDUR KERJA ( MPK )

1.

LATARBELAKANG UNIT HAL-HAL PELAJAR (dilengkapkan oleh politeknik berkenaan)

2.

OBJEKTIF UNIT HAL-HAL PELAJAR •

Memastikan proses pengambilan, pendaftaran, pengemaskinian data dan pengurusan pelajar dilaksanakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dengan sempurna.

•

Memastikan kebajikan serta disiplin pelajar diurus dengan sebaik mungkin berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan.

-3-


EDISI PERTAMA


3. CARTA ORGANISASI UNIT HAL-HAL PELAJAR PENGARAH

TIMBALAN PENGARAH

PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Kebajikan & Disiplin)

PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Pengambilan & Data)

PEMBANTU TADBIR

PEMBANTU AM RENDAH

4.

FUNGSI UTAMA

a.

PENGAMBILAN DAN DATA (PD) (5. aktiviti-aktiviti fungsi utama) :-

Urusan Pengambilan dan Pendaftaran Pelajar Baru Urusan Lapor Diri Pelajar Senior Urusan Pelajar : a. Pertukaran Politeknik b. Pertukaran Kursus c. Pertukaran Jenis Program d. Tangguh Pengajian e. Berhenti Pengajian f. Kad Pelajar g. Fail Peribadi Pelajar Urusan Statistik Pelajar a. Statistik Terima Tawaran b. Statistik Pendaftaran Pelajar Baru c. Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO) Urusan Pangkalan Data

-4-


b.

EDISI PERTAMA


KEBAJIKAN DAN DISIPLIN (KD) (5. aktiviti-aktiviti fungsi utama) :-

Urusan Mengurus Bantuan Kewangan Pelajar Urusan Mengurus Tuntutan Insurans Pelajar Urusan Mengurus Penginapan Pelajar Urusan Mengurus Khairat Kematian Pelajar Urusan Mengurus Kemalangan Pelajar Urusan Mengurus Surat Akuan Rawatan Pelajar Urusan Perancangan Dan Prosedur Pengurusan Disiplin Urusan Sebelum Perbicaraan Tataterib Pelajar Urusan Selepas Perbicaraan Tatatertib Pelajar Urusan Mengurus Pendaftaran Kenderaan Pelajar Urusan Mengurus Tindakan Tatatertib Kesalahan Lalulintas Urusan Mengurus Perlantikan Jawatankuasa Perwakilan Pelajar (JPP) Urusan Mengurus Aktiiti Minggu Suaikenal (MSK) SINGKATAN PERKATAAN : 01. 02. 03. 04. 05. 06. 07. 08. 09. 10. 11. 12. 13.

PHHP(PD) PHHP(KD) JK KJ BPP PHEP PBT PDP JKPD JKDP JPP KD PD

-

Pegawai Hal-Hal Pelajar (Pengambilan Dan Data) Pegawai Hal-Hal Pelajar (Kebajikan Dan Disiplin Jawatankuasa Ketua Jabatan Bahagian Pengurusan Politeknik Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Pengarah) Pihak Berkuasa Tatatertib Pegawai Disiplin Politeknik Jawatankuasa Pemantauan Disiplin Jawatankuasa Disiplin Politeknik Jawatankuasa Perwakilan Pelajar Kebajikan Dan Disiplin Pengambilan Dan Data

-5-


6.

EDISI PERTAMA


PROSES KERJA AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA : a.

PENGAMBILAN DAN DATA URUSAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU

JAWATAN

Pengarah Politeknik

PROSES KERJA

1. Menerima arahan menyediakan Norma Ambilan.

PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran

2. Menyelaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar.

PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pengambilan Pelajar

3. Memilih dan menawarkan tempat pengajian.

Pengarah Politeknik


4. Menerima keputusan permohonan kemasukan.

5. Menerima Borang Jawapan Tawaran daripada calon. 6. Menyemak salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon.


7. Mengurus kes percanggahan maklumat

Pengarah Politeknik / PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran

8. Mengurus kes pembatalan tawaran.


9. Menghantar Dokumen Pendaftaran

-6-


EDISI PERTAMA


CARTA ALIRAN (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PENGAMBILAN PELAJAR BARU

Mula

Pengarah

Terima arahan untuk sediakan Norma Ambilan


Selaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar

Pilih dan tawarkan tempat pengajian PHHP(PD)/ JK Pengambilan Pengarah

Terima keputusan permohonan kemasukan

PHHP(PD)/JK Pendaftaran

Terima Borang Jawapan Tawaran daripada calon Tidak

Calon Terima tawaran? Ya


Semak Butiran Pemohon


Failkan Ya

Maklumat bercanggah?


Tidak

Tidak Pengarah/ PHHP(PD)/ Jawatankuasa Pendaftaran

Dapatkan pengesahan daripada calon Maklumat masih bercanggah?

Ya Tarik balik tawaran


Hantar dokumen pendaftaran

Tamat

-7-


EDISI PERTAMA


PROSES KERJA URUSAN PENDAFTARAN PELAJAR BARU

JAWATAN


PHHP(PD)/Jawatankuasa Pendaftaran

PHHP(PD)/PT

PHHP(PD)/PT/PAR

PROSES KERJA

1. Membuat persediaan dan persiapan pendaftaran.

2. Menguruskan pendaftaran pelajar.

3. Menghantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke BPP.

4. Mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar.

-8-


EDISI PERTAMA


CARTA ALIRAN (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PENDAFTARAN PELAJAR BARU

Mula

PHHP(PD)/ JK Pendaftaran

Persediaan dan Persiapan Pendaftaran


Mendaftar pelajar

PHHP(PD)/PT

Hantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru


Daftar pelajar tawaran susulan

Tidak

Norma Ambilan dipenuhi? Ya Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

PHHP(PD)/PT/PAR

Tamat

-9-


EDISI PERTAMA


PROSES KERJA URUSAN LAPOR DIRI PELAJAR SENIOR JAWATAN

PROSES KERJA

PHHP(PD)/PT/ PAR

1. Menyediakan dan mengedar maklumat lapor diri.


2. Menyediakan dan membuat persiapan lapor diri.


3. Menerima pelajar untuk lapor diri.

PHHP(PD)/PT/ PAR

4. Menyediakan maklumat pelajar yang melapor diri.

PHHP(PD)/PT/ PAR

5. Mengemaskini pangkalan data.

- 10 -


EDISI PERTAMA


CARTA ALIRAN (MPK)

PROSES KERJA : URUSAN LAPOR DIRI PELAJAR SENIOR

Mula

PHHP(PD)/ PT/ PAR

Sedia dan edar maklumat lapor diri

PHHP(PD)/JK Pendaftaran/

Buat persediaan dan persiapan lapor diri

PHHP(PD)/ JK Pendaftaran

Menerima pelajar untuk lapor diri

Tidak Pelajar lapor diri? Ya PHHP(PD)/ PT/ PAR

Menyediakan maklumat pelajar yang melapor diri

PHHP(PD)/ PT/ PAR

Kemaskini pangkalan data

Tamat

- 11 -


EDISI PERTAMA


PROSES KERJA URUSAN PERTUKARAN POLITEKNIK JAWATAN

PROSES KERJA

1.

Menerima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan

2.

Menerima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta memanjangkan ke BPP

3.

Menerima keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP

4.

Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ

5.

Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar.

6.

Menghantar Fail Peribadi Pelajar ke Politeknik baru

PHHP(PD)

Pengarah/PHHP(PD)/ PT

PHHP(PD)/ PT/ PAR

- 12 -


EDISI PERTAMA


CARTA ALIRAN (MPK)

PROSES KERJA : URUSAN PERTUKARAN POLITEKNIK

Mula Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserah kepada Pengarah untuk ulasan

PHHP(PD)

Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP

Pengarah/ PHHP(PD)

Memproses permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar

Pengarah BPP

Menerima makluman keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP

Pengarah/ PHHP(PD)

Pertukaran diluluskan? Tidak Ya PHHP(PD)/ PT/ PAR

Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/ PT/ PAR

Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

PHHP(PD)/ PT / PAR

Kemaskini fail

PHHP(PD)/ PT/ PAR

Hantar Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru

Tamat

- 13 -


EDISI PERTAMA


PROSES KERJA URUSAN PERTUKARAN KURSUS

JAWATAN

PROSES KERJA

1.

Menerima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada KJ

2.

Mengenalpasti status permohonan pertukaran kursus oleh pelajar samada naik taraf atau tidak.

3.

Memajukan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar kepada Pengarah untuk membuat ulasan.

Pengarah/ PHHP(PD)/ PT

4.

Mengemukakan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar kepada Pengarah BPP untuk kelulusan.

Pengarah BPP

5.

Memproses permohonan pertukaran kursus oleh pelajar.

Pengarah

6.

Menerima keputusan permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Pengarah BPP

PHHP(PD)/ PT/ PAR

7.

Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ

8.

Mendaftar pelajar dalam kursus baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar.

PHHP(PD)

- 14 -


EDISI PERTAMA


CARTA ALIRAN KERJA (MPK) PROSES KERJA : URUSAN PERTUKARAN KURSUS

Mula

Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada KJ

PHHP(PD)

Tidak Naik taraf? Ya PHHP(PD)

Majukan permohonan kepada Pengarah Politeknik untuk ulasan serta panjangkan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Buat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan

PHHP(PD)

Terima makluman keputusan permohonan pertukaran kursus dari pada Pengarah BPP

Pengarah

Tidak Permohonan diluluskan? Ya Makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/ PT/ PAR

Daftar kursus baru

PHHP(PD)/ PT PHHP(PD)/ PT / PAR

Kemaskini fail

PHHP(PD)/ PT / PAR


Tamat

- 15 -


EDISI PERTAMA


PROSES KERJA URUSAN PERTUKARAN JENIS PROGRAM (LULUSAN SIJIL POLITEKNIK) JAWATAN

PROSES KERJA

PHHP(PD)

1.

Menerima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan mengenalpasti jenis pertukaran program serta membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah.

Pengarah

2.

Menerima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP

Pengarah BPP

3.

Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar.

Pengarah

4.

Menerima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP

PHHP(PD)/PT/PAR

5.

Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ.

6.

Daftar dalam program baru, kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

- 16 -


EDISI PERTAMA


7. CARTA ALIRAN KERJA (MPK)

PROSES KERJA : URUSAN PERTUKARAN JENIS PROGRAM (LULUSAN SIJIL POLITEKNIK)

Mula

Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah

PHHP(PD)

Pertukaran jenis program lulusan sijil politeknik ke program separuh masa ?

Tidak

Ya Pengarah

Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP

Pengarah BPP

Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar

Pengarah

Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP

Tidak

PHHP(PD)/PT/ PAR

Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/PT/ PAR

Kemaskini fail Daftar pelajar ke program baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

PHHP(PD)

Tamat

- 17 -


EDISI PERTAMA


PROSES KERJA URUSAN TANGGUH PENGAJIAN JAWATAN

PROSES KERJA

PHHP(PD)

1.

Menerima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan

Pengarah

2.

Menerima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan

PHHP(PD)/PT/PAR

3.

Memaklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/PT/PAR

4.


- 18 -


EDISI PERTAMA


7. CARTA ALIRAN (MPK)

PROSES KERJA :

URUSAN PERMOHONAN TANGGUH PENGAJIAN

Mula

PHHP(PD)

Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan

Pengarah

Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Tidak Permohonan diluluskan? Ya

PHHP(PD)/PT/ PAR

Maklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/PT/ PAR

Kemaskini fail

PHHP(PD)/PT/ PAR


Tamat

- 19 -


EDISI PERTAMA


PROSES KERJA URUSAN BERHENTI PENGAJIAN JAWATAN

PROSES KERJA

PHHP(PD)

1.

Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan

Pengarah

2.

Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan.

PHHP(PD)/PT/PAR

3.

Memaklumkan keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ.

4.


- 20 -


EDISI PERTAMA


7. CARTA ALIRAN KERJA (MPK)

PROSES KERJA :

URUSAN PELAJAR BERHENTI

Mula

Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan

PHHP(PD)

Pengarah

Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan

Tidak Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/PT/ PAR

PHHP(PD)/PT/ PAR

Kemaskini fail


PHHP(PD)/PT/ PAR

Tamat

- 21 -


8.

EDISI PERTAMA


SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN BAGI URUSAN

A)

Lampiran -Tukar Politeknik

B)

Lampiran -Tukar Kursus

C)

Lampiran - Tukar Jenis Program

D)

Lampiran - Tangguh Pengajian

E)

Lampiran - Mohon Berhenti

- 22 -


EDISI PERTAMA


POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN PERTUKARAN POLITEKNIK MAKLUMAT PELAJAR Nama No.K/P No.Pend. Kursus Jabatan

Semester : POLITEKNIK: Alamat

Telefon Kamsis*

Blok :

No. Bilik:

MAKLUMAT PERTUKARAN POLITEKNIK Politeknik yang dipohon: Jabatan: Sebab memohon pertukaran Politeknik.(sila sertakan surat/ laporan kesihatan, dokumen sokongan, sekiranya ada) Tandatangan pemohon

Tarikh

ULASAN KETUA JABATAN

Tarikh

Tandatangan & Cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD)

Tarikh

Tandatangan & Cop SOKONGAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan pertukaran Politeknik disokong/tidak disokong

Tarikh

Tandatangan & Cop

Nota: * - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon.

- 23 -


EDISI PERTAMA


POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN TUKAR KURSUS MAKLUMAT PELAJAR Nama No.K/P No.Pend.


Kursus Jabatan Telefon

MAKLUMAT PERMOHONAN Kursus yang dipohon: Jabatan: Sebab memohon pertukaran kursus(sila sertakan laporan kesihatan, dokumen sokongan dan kebenaran penjaga) Tarikh

Tandatangan pemohon


Tarikh

Tandatangan & cop ULASAN PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PD)

Jenis Permohonan

Tarikh

Sama Taraf Naik Taraf Tandakan √ yang mana berkenaan

Tandatangan & Cop ULASAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan pertukaran kursus sama taraf diluluskan/tidak diluluskan.* Permohonan pertukaran kursus naik taraf disokong/tidak disokong.*

Tarikh

Tandatangan & Cop

Nota: * PHHP(PD) sila potong yang tidak berkenaan

- 24 -


EDISI PERTAMA


POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN PERTUKARAN JENIS PROGRAM *SEPENUH MASA KE SECARA SAMBILAN / SECARA SAMBILAN KE SEPENUH MASA*

MAKLUMAT PELAJAR Nama No.K/P No.Pend.


Kursus Jabatan Telefon: Kamsis**

Blok

No. Bilik:

MAKLUMAT PERTUKARAN JENIS PROGRAM Jenis Program yang dipohon: Politeknik yang dipohon : Sebab memohon pertukaran jenis program. (sila sertakan surat/ dokumen sokongan, sekiranya ada) Tandatangan Pemohon

Tarikh


Tarikh

Tarikh


Tandatangan & Cop SOKONGAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan pertukaran jenis program disokong / tidak disokong

Tarikh

Tandatangan & Cop

Nota: * - Potong mana-mana yang tidak berkenaan ** - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon.

- 25 -


EDISI PERTAMA


POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN PENANGGUHAN PENGAJIAN MAKLUMAT PELAJAR Nama: No.K/P No.Pend Kursus Jabatan Telefon Kamsis*

Politeknik: Alamat

Blok

Semester :

No Bilik:

MAKLUMAT PENANGGUHAN PENGAJIAN Sesi Penangguhan Sesi Lapor Diri Semula Sebab mohon penangguhan (sila sertakan dokumen sokongan) Tarikh

Tandatangan Pemohon ULASAN PEGAWAI PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI **

Tarikh

Tandatangan & Cop ULASAN KETUA JABATAN

Tarikh


Tarikh

Tandatangan & Cop KELULUSAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan penangguhan pengajian diluluskan/tidak diluluskan

Tarikh

Tandatangan & Cop

Nota: * - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon ** - Sekiranya sedang menjalani latihan industri

- 26 -


EDISI PERTAMA


POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA BORANG PERMOHONAN BERHENTI MAKLUMAT PELAJAR Nama: No.K/P No.Pend Kursus Jabatan Telefon Kamsis*

Politeknik: Alamat

Blok

Semester :

No Bilik:

MAKLUMAT BERHENTI PENGAJIAN Sesi Berhenti Pengajian Sebab mohon berhenti (sila sertakan dokumen sokongan) Tarikh

Tandatangan Pemohon ULASAN PEGAWAI PERHUBUNGAN DAN LATIHAN INDUSTRI **

Tarikh

Tandatangan & Cop ULASAN KETUA JABATAN

Tarikh


Tarikh

Tandatangan & Cop KELULUSAN PENGARAH POLITEKNIK Permohonan berhenti diluluskan/tidak diluluskan

Tarikh

Tandatangan & Cop

Nota: * - Sekiranya tinggal di kamsis semasa memohon ** - Sekiranya sedang menjalani latihan industri

- 27 -


EDISI PERTAMA


SURAT PERMOHONAN BERHENTI ___________________________ ___________________________ ___________________________ Tarikh: Pengarah ________________________________ ________________________________ ________________________________ Tuan/Puan, PERMOHONAN BERHENTI PENGAJIAN DI POLITEKNIK KPTM

Nama Pelajar: ___________________________________________ No.Pendaftaran:_________________________________________ Politeknik:______________________________________________ Kursus:________________________________________________ Semester: ______________________________________________ Saya memohon berhenti pengajian mulai dari tarikh surat ini atas sebab*: mendapat tawaran bekerja belajar di institusi lain.Nyatakan: _________________________________ peribadi. * tandakan petak berkenaan 2. Kelulusan pihak tuan sangat-sangat dihargai. . Sekian.Terima kasih

__________________ (Tanda tangan pelajar)

- 28 -


EDISI PERTAMA


FAIL MEJA (FM)

FAIL MEJA ORGANISASI

:

POLITEKNIK JOHOR BAHRU

BAHAGIAN / UNIT

:

UNIT HAL-HAL PELAJAR

JAWATAN

:

PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (PENGAMBILAN DAN DATA)

Nama Agensi Alamat

: :

No. Telefon No. Fax Email Hompej

: : : :

Politeknik Johor Bahru Km 10, Jalan Kong Kong, 81700 Pasir Gudang, Johor Darul Takzim. 07-2612488 07-2612402 www.polipjb.edu.my

- 29 -


EDISI PERTAMA


MAKLUMAT PEGAWAI

NAMA

:

JAWATAN HAKIKI :

GRED JAWATAN : BAHAGIAN/UNIT

:

TARIKH MEMEGANG JAWATAN

:

TARIKH PENEMPATAN : TARIKH PERLANTIKAN JAWATAN : TARIKH PENGESAHAN JAWATAN :

- 30 -


1.

EDISI PERTAMA


LATAR BELAKANG POLITEKNIK (Dilengkapkan mengikut kesesuaian maklumat politeknik berkaitan)

2.

OBJEKTIF POLITEKNIK Kecemerlangan Akademik •

Memastikan kadar kelulusan bagi setiap kursus tidak kurang daripada 90% bagi setiap semester.

•

Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar yang lulus mencapai HPNM 3.00 atau lebih untuk setiap kursus bagi setiap semester.

Kecemerlangan Staf •

Memastikan staf yang dihantar berkursus/menjalani latihan mencapai sekurang-kurangnya 70% daripada kriteria penilaian yang dinilai melalui kaji selidik Keberkesanan Kursus/latihan.

•

Memastikan Jadual Perancangan Staf dilaksanakan sekurangkurangnya 85% dalam tempoh setahun

Kecemerlangan Proses •

Memastikan semua prosedur dilaksanakan dengan berkesan / mencapai petunjuk prestasi yang ditetapkan.

- 31 -


3.

EDISI PERTAMA


PIAGAM PELANGGAN UNIT HAL-HAL PELAJAR •

Memastikan semua pelajar yang hadir untuk pendaftaran dapat didaftarkan pada hari yang sama sekiranya dokumen lengkap.

•

Memastikan proses pengeluaran kad pelajar dilaksanakan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.

4.

OBJEKTIF UNIT HAL-HAL PELAJAR •

Memastikan proses pengambilan, pendaftaran, pengemaskinian data dan pengurusan pelajar dilaksanakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dengan sempurna.

•

Memastikan kebajikan serta disiplin pelajar diurus dengan sebaik mungkin berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan.

5.

OBJEKTIF PHHP (PENGAMBILAN DAN DATA) •

Memastikan proses pendaftaran pelajar dapat diselesaikan dalam tempoh 1 jam dalam keadaan biasa dengan syarat ianya disertakan dengan dokumen lengkap.

•

Memastikan proses pengeluaran kad pelajar dilaksanakan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada tarikh pendaftaran/ permohonan gantian dengan syarat disertakan dengan dokumen yang lengkap.

- 32 -


EDISI PERTAMA


6. CARTA ORGANISASI POLITEKNIK PENGARAH

TIMBALAN PENGARAH

BAHAGIAN AKADEMIK

BAHAGIAN PENTADBIRAN

KETUA JABATAN KEJURUTERAAN ELEKTRIK

KETUA JABATAN KEJURUTERAAN MEKANIKAL

PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR EN. HAINI BI HARUN (Pengambilan & Data)

PEGAWAI PEPERIKSAAN

PENSYARAH

PENSYARAH

STAF SOKONGAN

STAF SOKONGAN

KETUA JABATAN REKABETUK & KOM. VISUAL

KETUA JABATAN HOSPITALITI DAN FESYEN

PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR (Kebajikan & Disiplin)

PEGAWAI PERHUBUNGAN & LATIHAN INDUSTRI

PENSYARAH

PENSYARAH

STAF SOKONGAN

STAF SOKONGAN

KETUA JABATAN MATIK. SAINS & KOMPUTER

KETUA JABATAN PENGAJIAN AM

PEGAWAI LATIHAN & PENDIDIKAN LAJUTAN

PEGAWAI PERPUSTAKAAN

PENSYARAH

PENSYARAH

STAF SOKONGAN

STAF SOKONGAN

PEGAWAI KAUNSELING

PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT

STAF SOKONGAN

STAF SOKONGAN

PEGAWAI SUKAN & KOKURIKULUM

PEGAWAI EKSEKUTIF KANAN

STAF SOKONGAN

PEGAWAI MULTIMEDIA & SUMBER STAF SOKONGAN

- 33 -

STAF SOKONGAN


EDISI PERTAMA


7. CARTA ORGANISASI UNIT HAL-HAL PELAJAR

PENGARAH

TIMBALAN PENGARAH

PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Kebajikan & Disiplin)

PEGAWAI HAL-HALPELAJAR (Pengambilan & Data)

PEMBANTU TADBIR

PEMBANTU AM RENDAH

- 34 -


8.

EDISI PERTAMA


JAWATAN : PEGAWAI HAL-HAL PELAJAR, DG41

SENARAI TUGAS a) Mengurus Pengambilan Pelajar Baru b) Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru c) Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior d) Mengurus Urusan pelajar -

Urusan Pertukaran Politeknik Urusan Pertukaran Kursus Urusan Pertukaran Jenis Program Urusan Tangguh Pengajian Urusan Berhenti Pengajian

e) Mengurus Statistik Pelajar -

Statistik Terima tawaran Statistik Pendaftaran Pelajar Baru Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)

f)

Mengurus Pangkalan Data Pelajar

g)

Mengurus Kad Pelajar

h)

Mengurus Fail Peribadi Pelajar

i) Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengarah Politeknik dari semasa ke semasa.

- 35 -


EDISI PERTAMA

FAIL MEJA

EDISI PERTAMA

DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004 DISEDIAKAN PADA 26 MAC 2005

SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN DENGAN PEGAWAI LAIN Unit

:

Hal-Hal Pelajar

Jawatan

:

Pegawai Hal-Hal Pelajar (Pengambilan Dan Data)

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan PENGARAH Memberi arahan untuk menguruskan proses pengambilan pelajar baru

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1.Jawatankuasa Pendaftaran - Membantu dalam proses pengambilan pelajar

1.Mengurus Pengambilan Pelajar Baru

2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am Rendah - merekod penyerahan surat -

PENGARAH

2.Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru

Memberi arahan untuk menguruskan proses pendaftaran pelajar baru

pengeposan surat

1.Jawatankuasa Pendaftaran -

Membantu dalam proses pendaftaran pelajar baru

2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am Rendah - merekod penyerahan surat

- 36 -


EDISI PERTAMA

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan


PENGARAH


3.Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior

Memberi arahan untuk menguruskan proses lapor diri pelajar senior

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1.Jawatankuasa Pendaftaran - Membantu dalam proses pendaftaran pelajar senior 2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat 3. Pembantu Am Rendah - merekod penyerahan surat

PENGARAH

4.Mengurus Urusan pelajar

Memberi ulasan/sokongan/ kelulusan

- Urusan Pertukaran Politeknik - Urusan Pertukaran Kursus - Urusan Pertukaran Jenis Program - Urusan Tangguh Pengajian - Urusan Berhenti Pengajian

KETUA JABATAN Memberi ulasan /sokongan

1.Pegawai Perhubungan & Latihan Industri - memberi ulasan (kes pelajar latihan industri) 2.Pembantu Tadbir - menyediakan surat keputusan permohonan -

mengemaskini pangkalan data dan fail pelajar.

3.Pembantu Am Rendah

- 37 -

-

mengemaskini minit fail

-

membuat pengesahan penerimaan

-

merekod penyerahan surat

FAIL MEJA MANUAL PROSEDUR KERJA

Tugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan PENGARAH Memberi arahan untuk mengemaskini dan menyediakan laporan statistik pelajar

PENGARAH

EDISI PERTAMA EDISI PERTAMA

DISEDIAKAN PADA 26 MAC 2005 DISEDIAKAN PADA : 4 DISEMBER 2004


5. Mengurus Statistik Pelajar - Statistik Terima tawaran - Statistik Pendaftaran Pelajar Baru - Statistik Kemasukan , Enrolmen dan Keluaran (IEO)

6. Mengurus Pangkalan Data Pelajar

Kuasa Yang Diberi

Tugas Pegawai Lain Yang Ada Hubungan 1.Pembantu Tadbir - mengemaskini pangkalan data dan fail pelajar - menyediakan surat 2. Pembantu Am Rendah - urusan fax dan pengeposan surat .Pembantu Tadbir - mengemaskini pangkalan data

Memberi arahan untuk mengurus pangkalan data

PENGARAH

7. Mengurus Kad Pelajar

Memberi arahan untuk mengurus kad pelajar

1..Pembantu Tadbir - mencetak dan menyerah kad pelajar 2. Pembantu Am Rendah - membantu PT mecetak dan menyerah kad pelajar

PENGARAH

8. Mengurus Fail Pelajar

Memberi arahan untuk mengurus fail pelajar

9.Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh Pengarah Politeknik dari semasa ke semasa.

- 38 -

1.Pembantu Tadbir - mengemaskini fail pelajar 2. Pembantu Am Rendah - Meyelenggara fail pelajar


9.

EDISI PERTAMA


PROSES KERJA (rujuk nota lengkap dgn carta alir) 9. PROSES KERJA a) Urusan Pengambilan Pelajar Baru Proses Kerja :

CARTA ALIRAN (MPK) Urusan Pengambilan Pelajar Baru Mula

Pengarah

Terima surat arahan untuk sedia Norma Ambilan

PHHP(PD)/PT/PAR

Selaras Penganalisisan Norma, Penawaran dan Pendaftaran Pelajar

PHHP(PD)/ JK Pengambilan

Pilih dan tawarkan tempat pengajian

Pengarah

Terima keputusan permohonan kemasukan

PHHP(PD)/ JK Pendaftaran/PT

Terima Borang Jawapan Tawaran daripada calon Tidak

Calon Terima tawaran? Ya

PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT

Semak Butiran Pemohon


Failkan Ya

Maklumat bercanggah? Tidak


Dapatkan pengesahan daripada calon

Maklumat masih bercanggah?

Tidak Ya Pengarah/PHHP(PD)/ PT

Tarik balik tawaran

PHHP(PD)/JK Pendaftaran/PT/PAR

Hantar dokumen pendaftaran

- 39 Tamat

-


•

EDISI PERTAMA

Mengurus Pengambilan Pelajar Baru

Proses Kerja

1.


Menerima surat arahan untuk menyediakan Norma Ambilan daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP 2. Mengarah PT/PAR memfail surat arahan ke dalam fail No._____ 3. Mengarah PT menyedia memo arahan menganalisis dan mengesahkan Norma Ambilan yang ditandatangani Pengarah 4. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan dan failkan dalam fail No.___ 5. Menerima dan merumus Norma Ambilan yang disahkan oleh Ketua Jabatan 6. Mengarahkan PT menyedia surat iringan yang ditandatangani Pengarah 7. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No.___ 8. Menerima surat Sesi Pemilihan dan Penawaran Tempat Pengajian Ke Politeknik KPTM 9. Mengarah PT/PAR memfail surat arahan ke dalam fail No._____ 10. Menerima keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP 11. Mengarah PT/PAR memfail surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) ke dalam fail No._____ 12. Mengarahkan PT menyedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran 13. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pengesahan kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No.___

Pegawai yang meluluskan/dirujuk

Undang-undang/ Peraturan

Pengarah Politeknik

Pengarah Politeknik

Pengarah Politeknik

Pengarah Politeknik

Pengarah Politeknik

- 40 -

Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM


Proses Kerja

EDISI PERTAMA



14. Menerima Borang Jawapan Tawaran (BJT) daripada calon 15. Mengarahkan PT/PAR mencetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran ke dalam fail No.____ 16. Mengarahkan JK Pendaftaran menyemak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon 17. Mengarahkan PT supaya menghubungi calon dengan telefon atau menyediakan surat percanggahan maklumat jika calon gagal dihubungi melalui telefon 18. Mengarah PT menyedia surat Pengarah Politeknik pembatalan tawaran sekiranya maklumat masih bercanggah 19. Mengarah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pembatalan tawaran kepada calon dan failkan dalam fail No.___ 20. Mengarah PT/PAR mengepos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah 21. Mengarah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar

- 41 -




EDISI PERTAMA


CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM)

Proses Kerja : Mengurus Pengambilan Pelajar Baru.

Mula Terima surat arahan untuk menyediakan Norma Ambilan daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP

Arah PT/PAR memfail surat arahan

PT/PAR

Failkan surat arahan ke dalam fail No._____

Arah PT menyedia memo arahan menganalisis dan mengesahkan Norma Ambilan yang ditandatangani Pengarah PT

Sedia memo arahan tersebut dan dapatkan tandatangan Pengarah Arah PAR membuat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan

Buat salinan, mengedar memo arahan kepada Ketua Jabatan dan failkan dalam fail No.___

PT/PAR

Terima dan Rumus Norma Ambilan yang disahkan oleh Ketua Jabatan

Arah PT menyedia surat iringan yang ditandatangani Pengarah

A

- 42 -


EDISI PERTAMA


A

Sedia surat iringan dan dapatkan tandatangan Pengarah

PT

Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat kepada Pengarah BPP Buat salinan, pos surat kepada Pengarah BPP dan failkan dalam fail No.___

PT/PAR

Terima surat arahan untuk menghadiri Sesi Pemilihan dan Penawaran Tempat Pengajian Ke Politeknik KPTM daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR memfail surat arahan PT/PAR

Failkan surat arahan ke dalam fail No._____

Terima keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP

Arah PT/PAR memfail surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran)

Failkan surat makluman keputusan permohonan (CD Pengambilan dan Statistik Penawaran) ke dalam fail No._____

PT/PAR

Arah PT menyedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran

Sedia surat pengesahan penerimaan CD Pengambilan dan Statistik Penawaran

PT

Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pengesahan kepada Pengarah BPP

B

- 43 -


EDISI PERTAMA


B

Buat salinan, pos surat pengesahan kepada Pengarah BPP dan memfailkan dalam fail No.___

PT/PAR

Terima Borang Jawapan Tawaran (BJT) daripada calon

Arahkan PT/PAR mencetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran Cetak Butiran Pemohon bagi calon yang menerima tawaran dan kepilkan bersama BJT. Failkan/bukukan BJT bagi calon yang menolak tawaran ke dalam fail No.____

PT/PAR

Arahkan JK Pendaftaran menyemak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon JK Pendaftaran

Semak Butiran Pemohon dengan salinan dokumen yang dikemukakan oleh calon

Arah PAR/PT mendapat pengesahan daripada calon jika terdapat maklumat yang meragukan Dapatkan pengesahan daripada calon samada menghubungi calon dengan telefon atau menyediakan surat percanggahan maklumat jika calon gagal dihubungi melalui telefon

PT/PAR

Tidak Canggah?

Ya PT/PAR

Buat salinan, pos surat percanggahan maklumat kepada calon dan failkan dalam fail No.___

Arahkan PT menyedia surat pembatalan tawaran sekiranya maklumat masih bercanggah

PT

Sedia surat pembatalan tawaran

Arah PT/PAR membuat salinan, mengepos surat pembatalan tawaran kepada calon

D

C - 44 -


D

EDISI PERTAMA


C

Buat salinan, pos surat pembatalan tawaran kepada calon dan failkan dalam fail No.___

PT/PAR

Arah PT/PAR mengepos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah

Pos Dokumen Pendaftaran sekiranya maklumat tidak bercanggah

PT/PAR

Arah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar

PT/PAR

Buka Fail Peribadi Pelajar

TAMAT

- 45 -


EDISI PERTAMA


b) Urusan Pendaftaran Pelajar Baru CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja :

Urusan Pendaftaran Pelajar Baru

Mula


Persediaan dan Persiapan Pendaftaran

PHHP (PD)/ JK Pendaftaran/PT

Mendaftar pelajar

PHHP(PD)/PT

Hantar Statistik Pendaftaran Pelajar Baru

PHHP (PD)/ JK Pendaftaran/PT

Daftar pelajar tawaran susulan

Tidak

Norma dipenuhi? Ya Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

PHHP(PD)/PT/PAR

Tamat

- 46 -


•

EDISI PERTAMA

Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru Proses Kerja

1.

2.

3.

4. 5. 6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.


Arah PT menyedia, membuat salinan dan mengedar memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar Mempengerusi Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar untuk mengagihkan tugas kepada AJK. Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Pengarah Menyelia dan menyelaras ujilari/simulasi pendaftaran pelajar Mengarahkan JK Pendaftaran mendaftar pelajar Memuatnaik (Upload) statistik pendaftaran pelajar baru di laman web http://www.politeknik.edu.my, mencetak dan memaklumkan kepada Pengarah Politeknik setiap hari Selasa sehingga tamat tempoh pendaftaran Mengarahkan PT/PAR memfailkan statistik pendaftaran pelajar baru ke dalam fail No.____ Mengemaskini senarai nama pelajar yang mendaftar sehingga tamat tempoh pendaftaran untuk makluman Jabatan/Unit Menerima data tawaran susulan daripada Pengarah BPP dengan memuat turun (down load) dari laman web http://www.politeknik.edu.my Mengemaskini data tawaran susulan ke dalam pangkalan data pengambilan Mengarahkan JK Pendaftaran mendaftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar


Pengarah Politeknik

Pengarah Politeknik



Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM Prosedur Kerja ISO


- 47 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Mengurus Pendaftaran Pelajar Baru.

Mula Arah PT menyediakan, membuat salinan dan mengedar memo panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar (JKPP)

Sediakan, buat salinan dan edar memo panggilan Mesyuarat JKPP dan failkan dalam fail No.___

PT/PAR

Mempengerusi Mesyuarat JKPP dan mengagihkan tugas kepada AJK.

Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan. JK Pendaftaran

Menyelia dan menyelaras ujilari/simulasi pendaftaran pelajar

Arahkan JKP mendaftar pelajar

A

- 48 -


EDISI PERTAMA


A

Mendaftar pelajar

JK Pendaftaran

Memuatnaik (Upload) Statistik Pendaftaran Pelajar Baru di laman web http://www.politeknik.edu.my

Mencetak Statistik Pendaftaran Pelajar Baru

Arah PT/PAR memfailkan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru ke dalam fail No.____ Kemaskini senarai nama pelajar yang mendaftar sehingga tamat tempoh pendaftaran untuk makluman Jabatan/Unit

Terima data tawaran susulan dan kemaskini pangkalan data pengambilan Arah JK Pendaftaran mendaftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran

Daftar pelajar tawaran susulan sehingga tamat tempoh pendaftaran

JK Pendaftaran

Kemaskini pangkalan data

Kemaskini Fail Peribadi Pelajar

PT/PAR

TAMAT

- 49 -


EDISI PERTAMA


c) Urusan Lapor Diri Pelajar Senior CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja : Urusan Lapor Diri Pelajar Senior

Mula

PHHP(PD)/PT/PAR

Sedia dan edar maklumat lapor diri


Buat persediaan dan persiapan lapor diri


Menerima pelajar untuk lapor diri

Tidak Pelajar lapor diri? Ya PHHP(PD)/PT/PAR

Maklumkan kepada Ketua Jabatan

PHHP(PD)/PT/PAR

Kemaskini Fail HHP

Tamat

- 50 -


•

EDISI PERTAMA


Mengurus Lapor Diri Pelajar Senior

Proses Kerja

1. Mengarahkan PT menyedia Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar melalui Ketua Jabatan/Pegawai Peperiksaan dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri. 2. Mengarahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui Ketua Jabatan/ Pegawai Peperiksaan dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri. dan failkan dalam fail No.___ 3. Mengarahkan PT menyediakan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar 4. Mengarahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada JK Pendaftaran dan failkan dalam fail No.___ 5. Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar untuk mengagihkan tugas kepada AJK. 6. Mendapatkan senarai keputusan peperiksaan akhir daripada Unit Peperiksaan 7. Mengemaskini pangkalan data dan senarai pelajar yang layak lapor diri 8. Menyemak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan dan disahkan oleh Pengarah 9. Membuat ujilari/simulasi pendaftaran pelajar 10. Menerima pelajar lapor diri 11. Mengemaskini senarai nama pelajar yang lapor diri untuk makluman Ketua Jabatan/Unit 12. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini Fail Peribadi Pelajar




Pegawai Peperiksaan

Pengarah Politeknik

- 51 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Menguruskan Lapor Diri Pelajar Senior.

Mula Arahkan PT menyedia Surat Panggilan Melapor Diri kepada pelajar melalui Ketua Jabatan (KJ) /Pegawai Peperiksaan (PP) dan Pegawai Perhubungan dan Latihan Industri (PPLI)

Arahkan PT/PAR membuat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui KJ/ PP dan P PPLI Buat salinan, mengedarkan kepada pelajar melalui KJ/ PP dan PPLI dan failkan dalam fail No.___

PT/PAR

Arah PT menyediakan surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa Pendaftaran Pelajar (JKKP)

Sedia surat panggilan Mesyuarat JKKP

PT

Arah PT/PAR membuat salinan dan edarkan kepada JK Pendaftaran

Buat salinan, edarkan kepada JK Pendaftaran dan failkan dalam fail No.___

PT/PAR

Mempengerusikan Mesyuarat JKKP untuk mengagihkan tugas kepada AJK.

Catat minit mesyuarat dan edarkan kepada AJK Setiausaha JK

A

- 52 -


EDISI PERTAMA


A

Dapatkan senarai keputusan peperiksaan akhir daripada unit peperiksaan

Arah PT mengemaskini pangkalan data dan senarai pelajar yang layak lapor diri

Semak persediaan dan persiapan pendaftaran dengan merujuk kepada Senarai Semak yang telah ditetapkan.

Buat ujilari/simulasi pendaftaran pelajar

Terima pelajar lapor diri dengan bantuan JK Pendaftaran

Terima pelajar lapor diri

JK Pendaftaran

Kemaskini senarai nama pelajar yang lapor diri untuk makluman Ketua Jabatan/Unit

Arah PT/PAR mengemaskini Fail Peribadi Pelajar

TAMAT

- 53 -


EDISI PERTAMA


d) Urusan Pertukaran Politeknik CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja :

Urusan Pertukaran Politeknik

Mula Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserah kepada Pengarah untuk ulasan

PHHP(PD)

Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP

Pengarah/PHHP(PD)

Memproses permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar

Pengarah BPP

Menerima makluman keputusan permohonan pertukaran Politeknik dari BPP

Pengarah/PHHP(PD)

Pertukaran diluluskan? Tidak Ya Memaklumkan keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/PT/PAR

PHHP(PD)/PT/PAR


PHHP(PD)/PT/PAR

Kemaskini fail

Hantar Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru

PHHP(PD)/PT/PAR

Tamat

- 54 -


•

EDISI PERTAMA

Mengurus Pertukaran Politeknik Proses Kerja

1. 2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


Menerima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ Membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan Mengarahkan PT menyediakan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.___ Mengarahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar kepada Pengarah BPP Menerima keputusan permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik Mengarahkan PT menyediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Mengarahkan PT menyediakan surat iringan penghantaran Fail Peribadi Pelajar kepada Pengarah Politeknik baru dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.___



Pengarah


- 55 -


EDISI PERTAMA


CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Politeknik

Mula

Terima permohonan pertukaran Politeknik oleh pelajar daripada KJ Buat ulasan sebelum permohonan pertukaran Politeknik diserahkan kepada Pengarah untuk sokongan Arahkan PT sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik

Sediakan surat iringan permohonan pertukaran Politeknik dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___

PT

Arahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran Politeknik kepada Pengarah BPP

Pos permohonan pertukaran Politeknik kepada Pengarah BPP

PT/PAR

Terima keputusan permohonan pertukaran Politeknik daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik

TTidak Lulus? Ya Arahkan PT menyediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ

B

A

- 56 -


B

EDISI PERTAMA


A

Sediakan surat keputusan permohonan pertukaran Politeknik kepada pelajar dan KJ dan failkan salinan dalam fail No.________

PT

Arahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP)

PT/PAR

Kemaskini pangkalan data dan FPP

Arahkan PT menyediakan dan membuat salinan surat iringan penghantaran FPP kepada Pengarah Politeknik baru

Sediakan surat iringan penghantaran FPP kepada Pengarah Politeknik baru dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.___

PT

TAMAT

- 57 -


EDISI PERTAMA


e) Urusan Pertukaran Kursus CARTA ALIRAN KERJA (MPK) Proses Kerja :

Urusan Pertukaran Kursus

Mula

Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ)

PHHP(PD)

Tidak Naik taraf? Ya PHHP(PD)

Majukan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah Politeknik untuk ulasan serta panjangkan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan

PHHP(PD)

Buat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan

Pengarah

Terima makluman keputusan permohonan pertukaran kursus dari pada Pengarah BPP Tidak Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/ PT/ PAR

Daftar kursus baru

PHHP(PD)/ PT PHHP(PD)/ PT / PAR

Kemaskini fail

PHHP(PD)/ PT / PAR


Tamat

- 58 -


•

EDISI PERTAMA

Mengurus Pertukaran Kursus Proses Kerja

1. 2.

3.

4.

5.

6.

7. 8.


Menerima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada KJ Mengenalpasti status permohonan pertukaran kursus samada naik taraf atau tidak Mengemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk membuat ulasan Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat iringan permohonan kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Menerima keputusan permohonan pertukaran kursus daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ Mendaftar pelajar dalam kursus baru Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar



Pengarah Politeknik

Pengarah BPP Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM

- 59 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Kursus

MULA

Terima permohonan pertukaran kursus oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ)

Kenalpasti status permohonan pertukaran kursus samada naik taraf atau tidak

Tidak Naik Taraf? Ya Kemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk ulasan

Kemukakan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah untuk kelulusan Tidak Lulus? Ya

Arahkan PT sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah BPP untuk kelulusan Sediakan dan buat salinan surat iringan permohonan pertukaran kursus kepada Pengarah BPP untuk kelulusan dan failkan dalam fail No.___

PT/PAR

Terima keputusan permohonan pertukaran kursus daripada Pengarah Politeknik oleh Pengarah BPP Arah PT/PAR sediakan dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ

B

A - 60 -


B

EDISI PERTAMA


A Sediakan dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan pertukaran kursus kepada pelajar dan KJ dan failkan dalam fail No.___

PT/PAR

Daftar pelajar dalam kursus baru

Arah PT/PAR kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar (FPP)

PT/PAR Kemaskini pangkalan data dan FPP

TAMAT

- 61 -


EDISI PERTAMA


f) Urusan Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik) CARTA ALIRAN KERJA (MPK) Proses Kerja :

Urusan Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik)

Mula

Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada Pengarah

PHHP(PD)

Pertukaran jenis program lulusan sijil politeknik ke jenis program separuh masa ?

Tidak Ya

Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat ulasan serta panjangkan ke BPP

Pengarah/PHHP(PD)

Memproses permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar

Pengarah BPP

Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Pengarah BPP

Pengarah

Tidak

Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/PT/PAR

Kemaskini fail

PHHP(PD)/PT/PAR

Daftar pelajar ke program baru dan kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar

PHHP(PD)/PT/PAR

Tamat

- 62 -


•

EDISI PERTAMA

Mengurus Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik) Proses Kerja

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.


Menerima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada KJ Mengenalpasti pertukaran jenis program dan membuat ulasan sebelum diserahkan kepada pengarah untuk sokongan Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat iringan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP dan membuat salinan serta failkan dalam fail No.______ Mengarahkan PT/PAR mengepos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP Menerima keputusan permohonan pertukaran jenis program daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan surat keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar Mendaftar pelajar ke program baru



Pengarah


- 63 -


EDISI PERTAMA

- 64 -



EDISI PERTAMA


CARTA ALIRAN KERJA (FM) CARTA ALIR (FM) Proses Kerja : Mengurus Pertukaran Jenis Program (Lulusan Sijil Politeknik)

Mula Terima permohonan pertukaran jenis program oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ)

Tidak

Ya Buat ulasan sebelum permohonan pertukaran jenis program diserahkan kepada pengarah untuk sokongan PT/PAR

Arahkan PT/PAR sediakan surat iringan dan buat salinan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP Sedia surat iringan permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP, buat salinan dan failkan dalam fail No.______

PT/PAR Arah PT/PAR mengepos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP

Pos permohonan pertukaran jenis program kepada Pengarah BPP

B

A

- 65 -


EDISI PERTAMA


A

B

Terima keputusan permohonan pertukaran jenis program daripada Pengarah BPP kepada Pengarah Politeknik

Tidak Lulus?

PT Ya

Arah PT sediakan dan buat salinan surat keputusan permohonan pertukaran jenis program kepada pelajar dan KJ Sedia surat keputusan permohonan kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___

PT/PAR


PT/PAR


Daftar pelajar ke program baru

TAMAT

- 66 -


EDISI PERTAMA


g) Urusan Permohonan Tangguh Pengajian

CARTA ALIRAN (MPK) Proses Kerja :

Urusan Permohonan Tangguh Pengajian

Mula

PHHP(PD)

Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan

Pengarah

Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan Tidak Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/PT/ PAR

Kemaskini fail PHHP(PD)/PT/ PAR Kemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar PHHP(PD)/PT/ PAR

Tamat

- 67 -


•

EDISI PERTAMA

Mengurus Tangguh Pengajian

Proses Kerja

1. 2.

3.

4.

5.


Menerima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada KJ Membuat ulasan sebelum permohonan tangguh pengajian diserahkan kepada pengarah untuk kelulusan Menerima keputusan permohonan tangguh pengajian daripada Pengarah Politeknik Mengarah PT/PAR menyedia dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ Mengarah PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar



Pengarah


- 68 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Mengurus Tangguh Pengajian

MULA

Terima permohonan tangguh pengajian oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ) Buat ulasan sebelum permohonan tangguh pengajian diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan

Terima keputusan permohonan tangguh pengajian daripada Pengarah

Tidak

Lulus? Ya Arah PT/PAR sedia dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan tangguh pengajian kepada pelajar dan KJ Sedia surat makluman keputusan permohonan kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___

PT/PAR

Arah PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar


TAMAT

- 69 -


EDISI PERTAMA


h) Urusan Pelajar Berhenti CARTA ALIRAN KERJA (MPK) Proses Kerja :

Urusan Pelajar Berhenti

Mula

PHHP(PD)

Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ dan membuat ulasan

Pengarah

Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada PHHP(PD) dan membuat keputusan

Tidak Permohonan diluluskan? Ya Maklumkan keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ

PHHP(PD)/PT/ PAR

PHHP(PD)/PT/ PAR

Kemaskini fail


PHHP(PD)/PT/ PAR

Tamat

- 70 -


•

EDISI PERTAMA


Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian

Proses Kerja

1. Menerima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada KJ 2. Membuat ulasan sebelum permohonan berhenti pengajian diserahkan kepada pengarah untuk kelulusan 3. Menerima keputusan permohonan berhenti pengajian daripada Pengarah Politeknik 4. Mengarahkan PT menyedia dan membuat salinan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ 5. Mengarahkan PT/PAR mengemaskini pangkalan data dan Fail Peribadi Pelajar



Pengarah


- 71 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Mengurus Permohonan Berhenti Pengajian

Mula Terima permohonan berhenti pengajian oleh pelajar daripada Ketua Jabatan (KJ)

Buat ulasan sebelum permohonan berhenti pengajian diserahkan kepada Pengarah untuk kelulusan

Terima keputusan permohonan berhenti pengajian daripada Pengarah Politeknik

Tidak

Lulus? Ya

Arahkan PT/PAR sedia dan buat salinan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ

Sediakan surat makluman keputusan permohonan berhenti pengajian kepada pelajar dan KJ dan buat salinan serta failkan dalam fail No.___

PT/PAR


PT/PAR


TAMAT

- 72 -


i) •

EDISI PERTAMA


Urusan Membuat Kad Pelajar Mengurus Kad Pelajar

Proses Kerja


1. Menyedia/ menerima permohonan membuat kad pelajar 2. Mengarahkan PT/PAR Mengambil/mengimbas gambar pelajar, menyimpan ke dalam pangkalan data dan mencetak kad pelajar 3. Mengarahkan PT/PAR menyerah kad pelajar dan mendapatkan pengesahan penerimaan



- 73 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Mengurus Kad Pelajar

Mula Sediakan/ terima permohonan membuat kad pelajar Arahkan PT/PAR mengambil/mengimbas gambar pelajar, simpan dalam pangkalan data dan cetak kad pelajar

Ambil/imbas gambar pelajar, simpan dalam pangkalan data dan cetak kad pelajar

PT/PAR

Arahkan PT/PAR serah kad pelajar dan dapatkan pengesahan penerimaan

Serah dan dapatkan pengesahan penerimaan kad pelajar

PT/PAR

TAMAT

- 74 -


EDISI PERTAMA


j) Urusan Fail Peribadi Pelajar •

Mengurus Fail Pelajar

Proses Kerja

1.

2.

3.

4.

5.


Mengarahkan PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar dengan menulis nama dan nombor pendaftaran Mengarahkan PT/PAR memastikan semua dokumen yang diperlukan bersama borang jawapan tawaran disahkan Mengarahkan PT/PAR memasukkan dokumen-dokumen yang diperlukan ke dalam Fail Peribadi Pelajar (FPP) dan membuat semakan Mengarahkan PT/PAR menyediakan dan membuat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan menghantar memo iringan kepada Ketua Jabatan Mengarahkan PT/PAR mengemaskini FPP dari masa ke semasa



- 75 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Mengurus Fail Peribadi Pelajar

Mula

Arah PT/PAR membuka Fail Peribadi Pelajar (FPP) dengan menulis nama dan nombor pendaftaran

Buka FPP dengan menulis nama dan nombor pendaftaran

PT/PAR

Arahkan PT/PAR memastikan semua dokumen yang disertakan bersama-sama borang jawapan tawaran disahkan Pastikan semua dokumen yang disertakan bersama-sama borang jawapan tawaran disahkan

PT/PAR

Arahkan PT/PAR memasukkan dokumen yang disertakan ke dalam FPP dan membuat semakan

Masukkan dokumen yang disertakan ke dalam FPP dan membuat semakan

PT/PAR

Arahkan PT/PAR menyediakan dan buat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan hantar memo iringan kepada KJ Sedia dan buat salinan senarai nama pelajar yang belum melengkapkan kandungan FPP dan hantar memo iringan kepada KJ. Failkan dalam fail No.___

PT/PAR

Kemaskini pangkalan data dan FPP dari masa ke semasa

TAMAT

- 76 -


EDISI PERTAMA


k) Urusan Statistik Terima Tawaran •

Mengurus Statistik Terima Tawaran

Proses Kerja

1.

2. 3.

4.


Mencetak statistik dengan menggunakan perisian pengambilan pelajar Membuat pengesahan Memuatnaik (Upload) statistik penerimaan tawaran di laman web http://www.politeknik.edu.my. Mencetak dan memaklumkan kepada Pengarah Politeknik Mengarahkan PT/PAR memfailkan statistik penerimaan tawaran ke dalam fail No._____



- 77 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Mengurus Statistik Terima Tawaran

Mula Cetak statistik dengan menggunakan perisian pengambilan pelajar

Buat pengesahan

muatnaik (Upload) statistik penerimaan tawaran di laman web http://www.politeknik.edu.my. Cetak dan maklum kepada Pengarah Politeknik

Arah PT/PAR memfailkan statistik penerimaan tawaran

Failkan statistik penerimaan tawaran ke dalam fail No._____

PT/PAR

TAMAT

- 78 -


EDISI PERTAMA


l) Urusan Statistik Pendaftaran Pelajar Baru •

Mengurus Statistik Pendaftaran Pelajar Baru

Proses Kerja

1.

2.


Memuatnaik (Upload) data pelajar mendaftar di laman web http://www.politeknik.edu.my. dan mencetakkannya. Mengarahkan PT/PAR memfailkan statistik pendaftaran ke dalam fail No._____



- 79 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Mengurus Statistik Pendaftaran Pelajar Baru

MULA

Muatnaik (Upload) data pelajar mendaftar di laman web http://www.politeknik.edu.my. dan mencetakkannya.

Arah PT/PAR memfailkan statistik pendaftaran pelajar

Failkan statistik penerimaan tawaran ke dalam fail No._____

PT/PAR

TAMAT

- 80 -


EDISI PERTAMA


m) Urusan Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)

•

Mengurus Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)

Proses Kerja

1.

2. 3.


Memuatnaik (Upload) Statistik IEO di laman web http://www.politeknik.edu.my. Mencetak dan memaklumkan kepada Pengarah Politeknik Mengarahkan PT/PAR memfailkan Statistik IEO ke dalam fail No._____



- 81 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Mengurus Statistik Kemasukan, Enrolmen dan Lulusan (IEO)

MULA

Muatnaik (Upload) Statistik IEO di laman web http://www.politeknik.edu.my. Cetak dan maklum kepada Pengarah BPP

Arahkan PT/PAR failkan statistik IEO

TAMAT

- 82 -


EDISI PERTAMA


n) Urusan Pangkalan Data Pelajar •

Mengurus Pangkalan Data Pelajar

Proses Kerja


1. Menyediakan pangkalan data untuk kegunaan Unit Hal-Hal Pelajar 2. Membuat salinan (back-up) dari masa ke semasa.

Undang-undang/ Peraturan Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM

- 83 -


EDISI PERTAMA



Proses Kerja : Mengurus Pangkalan Data Pelajar

Mula

Sediakan pangkalan data untuk kegunaan Unit HalHal Pelajar Buat salinan (back-up) dari masa kesemasa.

TAMAT

- 84 -


10.

EDISI PERTAMA


SENARAI SEMAK (rujuk nota senarai semak 1 & 2)

SENARAI SEMAK FAIL PERIBADI PELAJAR

•

BORANG JAWAPAN TAWARAN

•

BUTIRAN PEMOHON

•

SALINAN KAD PENGENALAN

•

SALINAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SPM/SPMV/ SLIP KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER EMPAT/ SLIP SIJIL LULUSAN LUAR NEGARA/ SLIP SIJIL KEMAHIRAN MALAYSIA

•

SALINAN SIJIL KOKURIKULUM (JIKA ADA)

•

SALINAN SIJIL BERHENTI SEKOLAH (JIKA ADA)

•

BORANG HHP 1

•

BORANG HHP 2

•

BORANG HHP 3

•

BORANG HHP 4

•

BORANG HHP 5

•

BORANG HHP 6

•

SLIP KEPUTUSAN PEPERIKSAAN : SEMESTER 1 SEMESTER 2 SEMESTER 3 SEMESTER 4 SEMESTER 5 SEMESTER 6

Rujuk : SENARAI SEMAK PERSEDIAAN PENDAFTARAN / LAPOR DIRI (Lampiran 1) di dalam dokumen kualiti.

- 85 -


11.

EDISI PERTAMA


SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN BAGI URUSAN (rujuk Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM) • • • • •

12.

Borang Tukar Politeknik Borang Tukar Kursus Borang Tukar Jenis Program Borang Tangguh Pengajian Borang Mohon Berhenti

SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN Buku Panduan Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM

13.

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN Tiada

14.

NORMA KERJA Tiada

15.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI •

JAWATANKUASA PENGAMBILAN PELAJAR POLITEKNIK KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI MALAYSIA

•

JAWATANKUASA PEPERIKSAAN POLITEKNIK

•

JAWATANKUASA KONVOKESYEN POLITEKNIK

•

JAWATANKUASA PENGURUSAN POLITEKNIK

•

JAWATANKUASA KUALITI POLITEKNIK

•

JAWATANKUASA MAJLIS RASMI

•

JAWATANKUASA KEUTUHAN PENGURUSAN

- 86 -


16.

EDISI PERTAMA


SENARAI TUGAS HARIAN (Ruangan untuk mencatat tugas/tanggungjawab yang perlu di laksanakan pada setiap hari bekerja)

17. BORANG-BORANG YANG BERKAITAN (rujuk Buku Pengambilan dan Pengurusan Pelajar Politeknik KPTM)

- 87 -

KONSEP MPK KONSEP FAIL MEJA

Recommend Documents