Losmaken wat onnodig vast zit Het Nieuwe Werken in de praktijk Alex Verheijden Directeur Beleid en Ontwikkeling Personeel & Organisatie
“… het is vooral een mentaal proces …”
En: goed voorbereid op het juiste moment op de juiste plek met de juiste tools 2
3
Doelstellingen in 2008 geformuleerd
Tevredenheid met HNW
draagt het bij aan de medewerkerstevredenheid
Tevredenheid met werkgever
een aantrekkelijke(r) werkgever
Thuiswerken
voldoende en gespreid over de week thuis werken
Goede balans werk-privé
zijn medewerkers in balans flexibeler inzetbaar
Efficiëntie en effectiviteit
slimmer en productiever werken
Beter samenwerken
beter samenwerken en kennisdeling
Betere klantbediening
toegevoegde waarde voor klanten
4
Van: een traditionele kantooromgeving… Het Oude Werken • Alle medewerkers hadden vaste werkplekken en werkten in een traditionele kantooromgeving met een desktop en vaste telefoon • Medewerkers werden aangestuurd op basis van input en control • Medewerkers werden fysiek op kantoor verwacht en werkten veelal op maandag tot en met vrijdag tussen 9 en 5
5
Naar: losmaken wat onnodig vast zit … Het Nieuwe Werken • Medewerkers hebben geen vaste werkplek op kantoor, werken activiteitgerelateerd en kunnen 7 dagen per week / 24 uur per dag werken • Medewerkers werken met een laptop en smartphone in een moderne, uniforme en een gestandaardiseerde IT omgeving • En zij maken met hun leidinggevende afspraken over de te behalen resultaten
6
7
Een zaak van lange adem
8
Vertrouwen + verantwoordelijkheid + resultaat Werkstijl voor leidinggevenden • Sturen op resultaat • Relatie gebaseerd op vertrouwen • Verantwoordelijkheid geven om afgesproken resultaat te leveren • Informeren en communiceren zijn essentieel • Extra aandacht voor sociale cohesie en teamgevoel
Werkstijl voor medewerkers • Heldere afspraken over resultaat • Verantwoordelijkheid nemen om resultaatafspraken na te komen • Activiteitgerelateerd werken • Elkaar aanspreken op gedrag • Informeren, kennis delen en communiceren zijn essentieel • Effectief samenwerken vanuit verschillende locaties
9
Geen succes zonder serieuze investering Intensieve begeleiding gedragsverandering met een maatwerk ontwikkelprogramma voor individuele teams. Gedurende 10 maanden kregen alle medewerkers een aantal workshops en trainingen aangeboden met veel ruimte voor dialoog. Medewerkers
Leidinggevenden Thema’s: • • •
Vertrouwen op verantwoordelijkheid medewerkers Coachen op afstand Loslaten (van medewerkers, eigen kamer, eigen norm over werk)
Thema’s: • • •
Verantwoordelijkheid nemen voor resultaten Eigen norm over werk bespreken (open dialoog) Samenwerken op afstand
Workshops o.a.:
Workshops o.a.:
• • •
•
Afspraken maken Verbindend leiderschap Sturen op resultaat
•
Afspraken maken over werken en samenwerken Digitaal werken 10
Fysieke omgeving is sturend en faciliterend
Activiteit bepaalt waar je werkt: een grote diversiteit aan werkplekken en overlegruimtes op de afdelingsvloer, overloopgebieden en de Plaza
Gemiddeld 60 werkplekken voor 100 medewerkers, aangevuld met een thuiswerkplek
Stimulerende werkomgeving voor projectmatig werken of werken in multidisciplinaire teams
De Plaza is het hart van de organisatie waar mensen elkaar ontmoeten en samenwerken
11
Wat doe je waar: een bewuste keuze Open werkplek: • Individueel werken • Minder geconcentreerd Duo lounge: • Samenwerken • 2-3 personen • Niet vertrouwelijk
Cockpit: • Individueel werken • Geconcentreerd • Vertrouwelijk
12
En: wanneer werk je op kantoor, wanneer thuis
13
Virtueel: beter samenwerken, kennis delen Chatprogramma
Laptop Smartphone WiFi Video conferencing Presence Instant Messaging
Verbeterd Intranet
Kennisdelen/samen werken via project sites (Video-)Blogs
14
Integrale aanpak voorwaarde voor succes HNW is voor iedereen - dus ook RvB HNW = cultuurveranderaar
P&O
ICT Lange adem en support on-site
Facilitair Goedkoop = duurkoop
15
Maar, want, omdat…
Hoe houden we het levend met 10% doorstroom per jaar?
Wat soms moeilijk went: krappe vergaderfaciliteiten, waar doe je vertrouwelijke telefoongesprekken
Onder welke voorwaarden is thuis werken okay, ligt de nieuwe starheid op de loer? (‘mijn thuiswerkdag’)
ICT: laptops vragen strakke beveiligingsmaatregelen; trend = ‘bring your own device’ > veiligheid??
CO2-reductie is aanzienlijk: minder papier, minder gebouw (= minder gas en licht), stationslocatie
In 5 jaar 30% besparing op de kosten van gebouwen, met meer tevreden medewerkers
16
Vragen?
17
