'Loon Vandaag' Inhoud In het kort ................................................................................................................................... 1 Vanaf 2009 standaard 'Loon Vandaag'....................................................................................... 2 'Cockpit'...................................................................................................................................... 3 Taken en signaleringen............................................................................................................... 4 Prioriteit en 'Schema'.............................................................................................................. 4 Taken alle werkgevers............................................................................................................ 5 Zelf taken invoeren via 'Nieuwe taak' .................................................................................... 5 Wijzigen, voltooien en verwijderen taken.............................................................................. 6 'Start taak' ............................................................................................................................... 6 Automatisch nieuwe taak ....................................................................................................... 6 Welke taken wilt u zien? ........................................................................................................ 7 Persoonlijke instellingen. 'Toon de volgende taken' .............................................................. 8 'Loon Vandaag' is hulpmiddel, geen dwangmiddel................................................................ 8 Nieuwe vormgeving ook bij 'Werknemers', 'Loonaangifte/EDM' en 'Opties'............................ 9 Werknemers ........................................................................................................................... 9 'Loonaangifte' / 'EDM'.......................................................................................................... 10 Opties ................................................................................................................................... 10 Snel wisselen van werkgever ................................................................................................... 12 Starten en stoppen 'Loon Vandaag' .......................................................................................... 13 Waarom 'nu pas' Loon Vandaag? ............................................................................................. 14 Op- of aanmerkingen?.............................................................................................................. 14 In het kort 'Loon Vandaag' is het nieuwe startscherm van het Loon-pakket. 'Loon Vandaag' is compact en overzichtelijk. Met 'Loon Vandaag' hebt u met één druk op de knop toegang tot alle belangrijke functies van het Loon-pakket. Daarbij is ook de vormgeving verfraaid. Geheel nieuw bij 'Loon Vandaag' is de taken- en signaleringsfunctie. Daarmee ziet u precies wat voor Loon-taken er voor u aanstaande zijn. U kunt ook zélf taken ingeven in 'Loon Vandaag'. Bovendien kunt u met 'Loon Vandaag' een taak automatisch uit laten uitvoeren. Voor administratiekantoren is het handig dat u een overzicht op kunt roepen waarin de taken van alle werkgevers staan.
1
Vanaf 2009 standaard 'Loon Vandaag' Sinds de Loon-versie van januari 2009 start Loon - na het kiezen van de werkgever standaard op met 'Loon Vandaag'. 'Loon Vandaag' zal de werkwijze van het Loon-pakket niet radicaal veranderen (zoals bij een heel grote Amerikaanse software-producent nogal eens gebeurt...). Loon blijft op dezelfde wijze werken, maar is via 'Loon Vandaag' uitgebreid met een aantal handige, uiterst praktische mogelijkheden. Met 'Loon Vandaag' kunt u: • Alle Loon-functies aansturen vanuit één scherm. Compact en overzichtelijk. • In één scherm al uw taken- en signaleringen zien. Daarin wordt getoond wat voor Loontaken er aanstaande zijn, zoals verloningen en aangiften loonheffingen die u moet doen. Maar ook jubilea, werknemers die in dienst komen, of uit dienst gaan et cetera. • Zélf taken ingeven in 'Loon Vandaag' • Taken met druk op de knop direct uit laten uitvoeren. • Een overzicht met de taken en signaleringen van alle werkgevers oproepen (handig voor administratiekantoren). • 'Loon Vandaag' betekent tevens een fraaiere vormgeving van het Loon-pakket. Het hoofdscherm van 'Loon Vandaag' ziet er zo uit:
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Loon Vandaag', Startscherm Onderstaand leest u per onderdeel van 'Loon Vandaag' nadere uitleg.
2
'Cockpit' In 'Loon Vandaag' ziet u alle belangrijke functies van het Loon-pakket staan. Compact en overzichtelijk gerangschikt. Loon vandaag is dan ook als het ware de nieuwe 'cockpit' waarvandaan u direct op die belangrijkste functies kunt klikken. Zo kunt u vanuit 'Loon Vandaag' onder andere direct naar: - Getoonde taken - Het overzicht met de taken van alle werkgevers - Een andere werkgever - Serieberekeningen - Overzichten - Werkgevers - Backups maken of herstellen - De update-website en de reguliere RoosRoos-website - Werknemers - Loonaangifte en Eerstedagsmeldingen - Opties - Controleren updates De menu-balk helemaal bovenin (van 'Administratie' tot en met 'Help') is dezelfde als bij de eerdere Loon-versies. Via 'Klantnr.' (rechtsboven) kunt u direct uw klantgegevens (NAW) bij RoosRoos Uitgevers zien, en de diverse aansluitnummers bij de fiscus en eventuele pensioenfondsen. Kortom, u kunt vanuit 'Loon Vandaag' sneller en meer mogelijkheden kiezen dan vanuit het oude hoofdscherm van Loon, of vanuit het oude scherm 'Werknemers'.
3
Taken en signaleringen Dé grote kracht van 'Loon Vandaag' is dat u de taken ziet die u moet uitvoeren. En belangrijke signaleringen ('kattenbelletjes'). Zo zal 'Loon Vandaag' u melden wanneer er bijvoorbeeld een verloning van een werknemer ontbreekt, dat er nog een aangifte loonheffingen verstuurd moet worden, of de volgende verloningsronde aanstaande is. Ook laat 'Loon Vandaag' u zien wanneer een werknemer jubileert, in of uit dienst treedt, enzovoorts. De taken kunt u vanuit 'Loon Vandaag' met één druk op de knop uit laten uitvoeren. Prioriteit en 'Schema' Aan iedere taak of signalering hangt een prioriteit. Groen staat voor een 'lage' prioriteit, blauw betekent 'normale' prioriteit, en rood 'hoge' prioriteit. Voor een taak die u zelf invoert, kunt u ook zélf de prioriteit bepalen. Voor de 'automatische' taken in 'Loon Vandaag' bepaalt de software de prioriteits-status. Voor de urgentie-status van de verloningen moet Loon logischerwijze weten wanneer u precies verloont. Daartoe is er bij de werkgever een tabblad bijgekomen: '11 Schema':
Afbeelding: Het dialoogscherm Werkgever, Schema Bij deze werkgever wordt blijkbaar op de 22e van de maand verloond. Zodra die datum nadert (of al is overschreden), zal de prioriteit van de verloningstaak 'rood' zijn. Resteren er nog voldoende dagen voor de verloning, dan is de prioriteit 'blauw' of 'groen'. Afhankelijk uiteraard van de datum op dat moment.
4
Als u een administratiekantoor hebt, kunt u per werkgever ingeven wanneer diens gebruikelijke verloningsdatum is. Let op: voor de Aangifte loonheffingen (Loonaangifte) kunt u niet zelf de prioriteit beïnvloeden. Daarvan liggen de uiterste data van aanleveren en betalen immers vast. Taken alle werkgevers Met de optie 'Taken voor alle werkgevers' ziet u in het 'Loon Vandaag'-scherm de taken en signaleringen van alle werkgevers in beeld. Vooral voor administratiekantoren is dit een nuttige functionaliteit. De taken worden getoond in volgorde van prioriteit. Dus eerst de 'rode' taken, dan de 'blauwe' en als laatste de 'groene':
Afbeelding: Het resultaten- en dialoogscherm 'Loon Vandaag', Taken bij alle werkgevers U kunt deze takenlijst afdrukken via de optie 'Druk af'. Handig als 'kattenbelletje'. Zelf taken invoeren via 'Nieuwe taak' Na 'marktonderzoek' bij de Loon-klanten kwam een belangrijke wens naar voren: het zelf toevoegen van taken. Daartoe is een extra scherm gebouwd, waarin u kunt omschrijven wat de taak inhoudt. U kunt daarbij zelf de prioriteit en status bepalen, eventueel notities ingeven (die niet verschijnen in het hoofdscherm van 'Loon Vandaag'), en aangeven op welke werknemer deze taak betrekking heeft. Onderstaand een voorbeeld van een zelf ingegeven taak:
Afbeelding: Het dialoog- en invulscherm 'Loon Vandaag', Zelf nieuwe taak invoeren
5
Na 'F10:OK' verschijnt deze door uzelf gemaakte taak zo in 'Loon Vandaag':
Afbeelding: Het dialoog- en invulscherm 'Loon Vandaag', Nieuwe taak (zelf ingevoerd) Wijzigen, voltooien en verwijderen taken Deze opties ziet u rechts in het hoofdscherm van 'Loon Vandaag' staan. U markeert een taak, en klikt daarna op de door u gewenste actie. Die spreken voor zich. Is er per ongeluk een taak als 'Voltooid' gemarkeerd terwijl die nog niet af was? Dan krijgt u met 'Toon ook voltooide taken' de taak weer in beeld. Markeer die taak, klik daarna op 'Wijzig taak' en geef de status 'Open'. De taak zal dan weer standaard verschijnen in 'Loon Vandaag'. 'Start taak' Hiermee kunt u een taak laten uitvoeren door het Loon-pakket. Een heel praktische optie, dus. Het scherm dat u na het klikken op 'Start taak' ziet, hangt uiteraard af van de 'aard' van de taak. Een verloningstaak leidt naar het scherm 'Serieberekeningen'. Een aanstaande Aangifte loonheffingen toont na 'Start taak' het bekende scherm waarmee u de Aangifte kunt draaien. Automatisch nieuwe taak Stel dat we de hoge prioriteit taak 'Periode 11 (november) verlonen' hebben gestart en uitgevoerd. Dan zal daarna de takenlijst van 'Loon Vandaag' er anders uitzien. De taak
6
'Periode 11 (november) verlonen' is verdwenen, en automatisch is de logische, nieuwe taak 'Loonaangifte periode 11 (november) indienen' erbij gezet:
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Loon Vandaag', (Automatische) nieuwe taak Zodra een aangifte loonheffingen van november is gedraaid, en verstuurd naar de fiscus, zal 'Loon Vandaag' vanzelf als nieuwe taak melden 'Loonaangifte periode 11 (november) betalen'. Daar hebt u dus geen omkijken naar. Welke taken wilt u zien? Rechtsonderin kunt u aangeven welke taken u in 'Loon vandaag' getoond wilt hebben. De diverse opties spreken voor zich. 'Aang.-betalingen' staat voor het betalen van de Aangifte loonheffingen. Onderin, iets links van het midden, vindt u de optie 'Toon ook voltooide taken', die u aan kunt vinken als u ook de reeds voltooide taken wilt zien. Dat kan aan het eind van het jaar uiteraard een flinke lijst opleveren.
7
Persoonlijke instellingen. 'Toon de volgende taken' Als u vanuit 'Loon Vandaag' gaat naar 'Extra' (geheel boven, in de menubalk) dan kunt u via 'Persoonlijke instellingen' aangeven welke taken ú standaard in 'Loon Vandaag' getoond wilt hebben:
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Persoonlijke instellingen', Toon deze taken in Loon Vandaag 'Loon Vandaag' zal u hierna standaard alleen de taken laten zien die u hier hebt aangevinkt. Als u bijvoorbeeld wel de persoon bent die de lonen en aangifte loonheffingen draait, maar ze niet betaalt, dan kunt u dat hier instellen. U krijgt dan in 'Loon Vandaag' standaard wel de taken 'Periode ... verlonen' en 'Aangifte loonheffingen indienen' te zien, maar niet de taken 'Periode ... betalen' en 'Aangifte loonheffingen betalen'. Let op: Dit betreft dus instellingen die gelden per gebruiker van Loon. Er kunnen immers meerdere gebruikers met Loon werken, die ieder hun eigen voorkeur in deze hebben. 'Loon Vandaag' is hulpmiddel, geen dwangmiddel Met 'Loon Vandaag' ziet u in één oogopslag wat er speelt in uw salarisadministratie. 'Loon Vandaag' is uiteraard geen 'dwangbuis'. Als u een taak wilt negeren of uitstellen dat kan dat. En als u een taak niet direct via 'Loon Vandaag' wilt uitvoeren, maar via de 'oude' weg, dan is dat ook mogelijk. Kortom, 'Loon Vandaag' helpt, maar dwingt niet.
8
Nieuwe vormgeving ook bij 'Werknemers', 'Loonaangifte/EDM' en 'Opties' Zoals gezegd: 'Loon Vandaag' verandert de werking van het Loon-pakket niet radicaal. Nadat u geklikt hebt op een mogelijkheid, ziet u daarna dezelfde schermen als in het 'oude' Loonpakket. Er zijn echter een paar uitzonderingen. Want de nieuwe vormgeving van 'Loon Vandaag' ziet u ook terug als u klikt op één van de drie mogelijkheden linksonderin: 'Werknemers', 'Loonaangifte / EDM' en 'Opties'. Werknemers Via deze optie ziet u het welbekende werknemers-startscherm van Loon. Aan de linkerkant van het scherm kiest u de vervolgactie:
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Loon Vandaag', Werknemers Als u op één van de vervolg-werknemersopties klikt, belandt u in de 'oude' vormgeving van Loon.
9
'Loonaangifte' / 'EDM' De mogelijkheden 'Loonaangifte' en 'EDM' kent u uiteraard, maar vanuit 'Loon Vandaag' kunt u in één keer de status ervan oproepen. Daarbij ziet u ook de status van de verloningen. 'Loon Vandaag' checkt in dit scherm ook of er een verloningsronde ontbreekt. Stel, u hebt 'oude' salarissen verwijderd, en geen nieuwe stroken gedraaid voor die periode. Dan zal 'Loon Vandaag' erop wijzen dat de verloning van die periode er niet (meer) is. In onderstaand voorbeeld gaat het om ontbrekende vierwekenverloningen van week 1-4 en van week 13-16:
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Loon Vandaag', Loonaangifte / EDM Opties Hier kunt u kiezen voor de diverse overige instellingen en voorkeuren. Zoals het onderhoud van de backups, zelfgemaakte werknemerslijsten, eigen toeslagen en inhoudingen en uw persoonlijke instellingen van het Loon-pakket. Een nieuwe, handige opties is 'Administratie' (onderin). Daarmee ziet u direct met welke administratie u bezig bent, en waar die staat. Met een klik op de (blauw) gehyperlinkte locatie opent u de map van de administratie:
10
Afbeelding: Het resultatenscherm 'Loon Vandaag', Opties, Administratie Deze optie is handig als u bijvoorbeeld het nieuwste backup-bestand wilt kopiëren naar een USB-stick. Zo hebt u bij een onverhoopte crash van uw pc toch nog alle Loon-data van het lopende jaar tot uw beschikking. De optie 'Administratie' kan ook worden gebruikt om bij de installatie van de Loon-software in een nieuw jaar te checken waar uw administratiemap van het jaar ervóór zich bevindt. Zo kunt u ervoor zorgen dat de import en installatie van Loon in het nieuwe jaar naar wens verloopt.
11
Ook nieuw bij 'Opties' is dat u de kleur van 'Loon Vandaag' zelf kunt bepalen:
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Loon Vandaag', Opties, Kies kleur Op dit moment (december 2008) kan het nog niet, maar in de toekomst zal het mogelijk zijn iedere werkgever een eigen 'kleur' te geven. Zo ziet u direct aan de kleur met welke werkgever u bezig bent. Vooral voor administratiekantoren wordt dit een handige optie. Snel wisselen van werkgever Voor administratiekantoren is het belangrijk dat zij gemakkelijk kunnen switchen van de ene werkgever naar de andere. Dat doet u in Loon heel gemakkelijk: via het naar beneden wijzende pijltje naast 'Selecteer werkgever' kunt u snel naar een andere werkgever overstappen. Dan ziet u 'Loon Vandaag' van die werkgever, en dus diens taken en signaleringen. Door op de 'blauwe', onderstreepte naam van de gekozen werkgever te klikken, belandt u in de tab-bladen met de vaste gegevens van die werkgever. Daar kunt u eventueel data aanpassen.
12
Starten en stoppen 'Loon Vandaag' Wilt u 'Loon Vandaag' niet gebruiken? Dan kunt u het simpel afsluiten door op het kruisje rechtsboven te klikken. Let op: klik op het kruisje direct boven het 'Klantnr.', anders sluit u het gehele Loon-pakket af in plaats van alleen 'Loon Vandaag'.
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Loon Vandaag', Afsluiten Als u 'Loon Vandaag' weer in beeld wilt krijgen, kies dan vanuit het startscherm van Loon voor de optie 'Toon Loon Vandaag':
Afbeelding: Het dialoogscherm 'Loon Vandaag', Opstarten
13
Waarom 'nu pas' Loon Vandaag? In de loop der jaren is het Loon-pakket uitgegroeid van een heel simpel DOS-programma tot de veel uitgebreidere Windows-versie anno 2009. Wij krijgen veel op- en aanmerkingen en wensen vanuit onze klantenkring, waar we blij mee zijn. U bent immers met meer dan 8.500 gebruikers, en die weten samen meer dan de 15 personeelsleden van RoosRoos Uitgevers. Echter, bij het uitbreiden of aanpassen van de Loon-functionaliteiten, is er een hiërarchie: 1) Wettelijke regelingen. 2) Uitbreiding functionaliteiten 3) Vergroten gebruiksgemak Doordat er met name sinds 2006 zoveel wettelijke regelingen zijn bijgekomen (aangifte loonheffingen, eerstedagsmeldingen, de zorgverzekeringswet, auto van de zaak, levensloopregeling, OLP Bouwsector) heeft RoosRoos helaas weinig tijd kunnen besteden aan de uitbreiding van functionaliteiten en het vergroten van het gebruiksgemak. Wij zijn als het ware de laatste drie jaar gestuurd door de praktijk, waarbij keer op keer nieuwe wetgeving 'voordrong in de rij'. Nu - januari 2009 - zijn we echter zover om een nieuwe mogelijkheid in het Loon-pakket te presenteren, die met name het gebruiksgemak moet vergroten: 'Loon Vandaag'. Op- of aanmerkingen? We zijn benieuwd wat onze klanten van 'Loon Vandaag' vinden. En wat er volgens hen beter kan, of anders moet. Hebt u op- of aanmerkingen? Dan kunt u die mailen via
[email protected]. Noemt u dan alstublieft als onderwerp 'Loon Vandaag'. Wij wensen u veel gebruikersplezier met 'Loon Vandaag' toe. En alvast bedankt voor uw reactie.
14
