Digitaal Sociaal Huis
23 en 25 juni 2009
Agenda 13.15 - 13.30 uur: Onthaal 13.30 - 13.45 uur: Waarom een digitaal Sociaal Huis 13.45 – 14.15 uur: De online Producten en Dienstencatalogus van Vera voor zowel uw burgers als uw medewerkers met automatische updates van de fiches dankzij de samenwerking tussen de 40 deelnemende besturen. 14.15 – 14.30 uur: Een E-loket® om aanvragen via uw website te registeren en op te volgen. 14.30 – 14.45 uur: Pauze 14.45 - 15.45 uur: "Cliëntenonthaal en trajectopvolging" voor uw OCMW of sociaal huis. Via deze module kunt u uw loketten, wachtzaal en spreekkamers beheren, alsook het volledige traject van deze aanvragen opvolgen. Er is een volledige integratie met de applicatie-software van Cevi/Logins. Voor de gemeenten bestaat nu ook de elektronische berichtenconnector die als efficiënte back-office gebruikt kan worden. 15.45 - 16.00 uur: Vraag en antwoord 16.00 - 17.00 uur: Receptie
23 en 25 juni 2009
Voorstelling Cevi/Logins • Centrum voor Informatieverwerking. Ontstaan uit Cevi VZW sinds 1971 , Cevi NV sinds 1999. • Nu Eerst Gent, Brugge, Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen meer dan 400 lokale besturen zoals provincies, steden, gemeenten, OCMW’s en aanverwante besturen zoals politie, brandweer en interlokale samenwerkingsverbanden.
• financiën, ICT producten en diensten in het domein van belastingen, burgerzaken, lonen, personeelsbeheer, secretariaat, vergunningen, welzijn en ouderenzorg, kinderopvang, enz…
• Klantgericht, gerund als privébedrijf, 180 werknemers 23 en 25 juni 2009
Voorstelling Cevi/Logins LOTHinfo cvba Cevi vzw 24.5%
100%
23 en 25 juni 2009
Dexia 51%
24.5%
100%
100%
Voorstelling Vera • Autonoom provinciebedrijf van Vlaams-Brabant (65 gemeenten) • Opgericht 2000 ; gevestigd te Leuven • 13 (contractuele) medewerkers • Opgericht tbv de lokale besturen (niet voor de prov administratie) • Netwerk : 115 lokale besturen aangesloten (188 aansluitingen) • 108 besturen nemen hosted e-mail af (“www.agendaweb.be”) e-mail (Outlook en webmail), agenda, contacten, smartphone integratie, IM
• Andere diensten: •CMS (websites) •VERAfoon (hosted IP-tel) •e-Raden (DMS voor raden en colleges) •consultancy
23 en 25 juni 2009
Waarom een Digitaal Sociaal Huis? Vlaams decreet “Lokaal Sociaal Beleid 2004” wil dat elke gemeente ten laatste vanaf mei 2009 een “sociaal huis” heeft waar de burger alle versnipperde informatie op één plaats terugvindt, eenduidig doorverwezen wordt naar de juiste dienstvertrekker en waar hem ook een loket ter beschikking staat waar hij verder geholpen kan worden. 23 en 25 juni 2009
Waarom een Digitaal Sociaal Huis? Waarom Vera? Een samenwerkingsproject van 40 sociale huizen die samen werken - aan één databank - in één toepassing - volgens hetzelfde concept. -> het werk wordt verdeeld onder 40 Waarom Cevi? Een full service ICT bedrijf aan meer dan 400 lokale overheden, met aanzienlijke kennis van de vakgebieden in de besturen. -> integratie DSH met back-office oplossingen van Cevi 23 en 25 juni 2009
Digitaal Sociaal Huis voor OCMW en gemeente
23 en 25 juni 2009
Componenten van het DSH
•Informatie in een productcatalogus, via verschillende wegen op te roepen Door de baliemedewerker, de intermediair : in het intranet Door de burger : via website, via digitale televisie, andere kanalen Via boomstructuur (op thema’s), via doelgroep-sortering, via A-Z index, via zoekveld Doorverwijzen : Bedoeld wordt : de burger weet direct bij wie hij moet zijn Oplossing : alle organisaties worden bij het DSH betrokken, ook de externe actoren Het sociaal huis (OCMW + gemeente) houden evenwel de touwtjes in handen Een E-Loket®
•
• 23 en 25 juni 2009
Informatie • • • • • • • • • • •
Titel Begrijpelijke uitleg Voorwaarden Doelgroep(en) Thema Trefwoord(en) Links Documentatie Te gebruiken formulieren Dienstverlenende organisatie Behandelende medewerker(s)
23 en 25 juni 2009
Generieke informatie •Generieke informatie : informatie die voor iedereen dezelfde is ; herbruikbare informatie •Scope : ongeveer 265 “generieke producten” •Ook voor een product dat slechts bij 1 bestuur bestaat, begint men met een generieke beschrijving Vb : Tegemoetkoming voor gezinnen met 5 huisdieren (wordt “veel”) Koppeling met de Rechtenverkenner : 130 producten Er is een hechte samenwerking met de dienst van WVG die de rechtenverkenner onderhoudt 135 producten generiek beschreven door 40 samenwerkende besturen Indien u een nieuw product aanbrengt, zult u dat zelf beschrijven Toekomst : alles in IPDC
• • • •
23 en 25 juni 2009
Herkomst van de informatie Generieke informatie Mijn lokale informatie
Rechtenverkenner Mijn producten
23 en 25 juni 2009
Met IPDC (interbestuurlijke producten en diensten catalogus)
Mijn product Generieke informatie = IPDC
Rechtenverkenner
23 en 25 juni 2009
Vlaamse Infolijn
VVSG …
Lokale besturen …
Mijn lokale informatie
Lokale informatie • Behalve specifieke productinformatie, ook… • Uw organisatie : vb OCMW Overijse • Uw diensten : Sociale Dienst, Dienst thuiszorg, Dienst Schuldbemiddeling…. • Uw teams, groepen: managementteam, werkgroepen, bestuur, raad • Het personeel Dit is ook herbruikbare informatie Eenmaal invoeren, overal gebruiken Want: Eenmaal wijzigen, overal gewijzigd
• •
23 en 25 juni 2009
Alle gegevensbronnen Generieke informatie
Rechtenverkenner
23 en 25 juni 2009
Mijn organisatieinformatie
Mijn producten
Mijn productspecifieke informatie
Interne en externe informatie
• Externe informatie : wat op de website komt • Interne informatie :
•
23 en 25 juni 2009
Wat op de website komt, is ook op het intranet te zien Aangevuld met Nog meer informatie per product Nog niet afgewerkte producten Bijkomende interne informatie Generiek : voor elk deelnemend bestuur Specifiek : voor uw bestuur alleen Over welke informatie gaat het: Meer tekst (tekstvelden), links Meer documenten : bvb uit procedurehandboek, PDF van besluit, Media : alles kan opgeladen worden Sociale kaart, Inforum
• • • •
Midoffice • De componenten van het DSH: Een databank (catalogus) van herbruikbare productbeschrijvingen Een databank (register) van persoons- en organisatiegegevens Een werkomgeving (intranet) voor het lokaal beheer van producten Een eenvoudig contactformulier als aanzet van een e-loket Een “lightweight” website voor publicatie op het Internet Integratie met Rechtenverkenner (later IPDC) Koppelingen met Sociale Kaart, Inforum Hiermee kan het DSH zelfstandig bestaan De bedoeling is evenwel integratie Het DSH zit tussen de website en de bedrijfstoepassing van het bestuur VERA werkt samen met leveranciers van de frontoffice (vb Lithium) en van de backoffice (vb CEVI – Logins)
• • • •
23 en 25 juni 2009
Midoffice
23 en 25 juni 2009
DSH nu :
3 domeinen
Met productintegratie
“Light” website
frontoffice
Anaxis, LCP, LIPS, Lithium, TV
intranet
midoffice
DSH
Eenvoudig formulier
backoffice
E-Loket CEVILogins
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Online Producten en Dienstencatalogus
23 en 25 juni 2009
Wat is het E-Loket ®
• Elektronisch loket voor de burger met integratie in de backoffice (hosting op de beveiligde server van CEVI)
• Dit E-loket nestelt zich als een kameleon in de website van de gemeente
• 24u per 24u toegankelijk • Dossieropvolgingssysteem met uniek refertenummer 23 en 25 juni 2009
Nieuw E-Loket ®
• Modernisering look en feel • Volledige overname huisstijl gemeente • Herwerkte infoblokken en wetteksten • Dynamische opbouw formulieren • Sterkere integratie eIK • Automatische verwittiging via mail bij nieuwe status • Herwerken bestaande backoffice (EL-schermen) en creatie van nieuwe link met andere back-office • Elektronisch getekende documenten digitaal doorsturen 23 en 25 juni 2009
E-Loket ® Demo
23 en 25 juni 2009
Pauze
23 en 25 juni 2009
Cliëntenonthaal en trajectopvolging Doel:
• •
Baliefunctie Backoffice elektronische aanvragen
Trajectopvolging van de aanvraag
23 en 25 juni 2009
Overzicht functionaliteiten
23 en 25 juni 2009
Balie: een ticket aanmaken WIE? Identificeren kan via KSZ (fonetisch of RRNR) eID Ingave Anoniem Er is geen dossier nodig!
WAARVOOR? Hulpvraag (optioneel) Komt voor Maatschappelijk werker
WANNEER? Vandaag Op afspraak 23 en 25 juni 2009
EXTRA Heen en weerschriftje Vrije tekst Signaalfunctie voor shoppers Mail Dashboard Opmaak documenten
Balie • • •
Opvolging per antenne Volgen cliënt (= vandaag) Agenda - Geel Wachtzaal - Licht blauw Spreekkamer - Blauw Uit - Grijs Reden einde ticket Intake Annulatie Cliënt doorverwezen Info verstrekt
23 en 25 juni 2009
•
EXTRA Signaalfunctie duur Sneltoetsen afsluiten ticket (Sneltoetsen) toewijzen
Trajectopvolging van de aanvraag • De hulpvraag •
• 23 en 25 juni 2009
Meerdere aanduidingen mogelijk Andere gegevens zijn afhankelijk van de vraag (data-driven) Dossieropbouw Doorverwezen door Wie volgt de aanvraag op Wat zijn de moeilijkheden Tekst: situatie / voorstel / motivatie Komt op zitting Checklist documenten Register der aanvragen
Gebruik centrale bouwstenen •Contactpersonen •Historiek contacten •Opvolging
23 en 25 juni 2009
Inventaris van de contactpersonen en betrokken instellingen Info over de contacten met / in naam van de cliënt Taakinfo voor interne diensten/collega’s
Contactpersonen • • • •
Indeling volgens onderwerp/relatie Template als geheugensteun Contactpersonen of instellingen kunnen gelinkt worden met centrale derde-dossiers Mogelijkheid om contractinformatie … in te voeren
23 en 25 juni 2009
Historiek contacten
• • • • 23 en 25 juni 2009
Indeling volgens type contact Optioneel : duur contact Afhankelijk van type contact Afhankelijk van type dossier (bv.ESF) Standaard tekst per type contact mogelijk U kunt verwijzen naar een contactpersoon of –instelling
Opvolging
• • • • •
Eenvoudige takenlijst Onderwerp vrij in te geven of via keuzelijst Via dubbelklik aangeven dat de taak voltooid is Herinneringen voor openstaande taken instelbaar Herinneringen bij inloggen in NH
23 en 25 juni 2009
Onderbouw je onderzoek ook met •
• •
Dashboard functies Betalingen aan cliënt Betalingen in wacht Recht op steun Ten laste namens Schulden aan het OCMW KSZ onderzoek Voor alle gezinsleden Historisch bewaard Financieel onderzoek Budgetplanner Simulatie leefloon
23 en 25 juni 2009
Beschikbaar op ticket & aanvraag
Beschikbaar op aanvraag
Beschikbaar op aanvraag
Maak al je documenten (model in RTF) • •
23 en 25 juni 2009
Met informatie uit ticket, aanvraag, bouwstenen, dashboard Welke documenten? Ontvangstbewijs Intakedocument Doorverwijzing Sociaal verslag Voorstel raad Uitnodiging op zitting Inschrijving in register …
Samengevat
• Digitaal Sociaal Huis voor het OCMW • Digitaal Sociaal Huis voor de gemeente • Digitaal Sociaal Huis voor OCMW en gemeente 23 en 25 juni 2009
Digitaal Sociaal Huis voor het OCMW
23 en 25 juni 2009
Digitaal Sociaal Huis voor de gemeente
23 en 25 juni 2009
Digitaal Sociaal Huis voor OCMW en gemeente
23 en 25 juni 2009
Referenties DSH Vera: Aarschot, Affligem, Asse, Beersel, Begijnendijk, Bekkevoort, Bertem, Bierbeek, Boutersem, Dilbeek, Drogenbos, Galmaarden, Haacht, Herent, Hoegaarden, Hoeilaart, Holsbeek, Huldenberg, Kampenhout, Keerbergen, Kortenaken, Kraainem, Lennik, Linkebeek, Machelen, Merelbeke, Opwijk, Oud-Heverlee, Pepingen, Roosdaal, Rotselaar, Scherpenheuvel-Zichem, Sint-Genesius-Rode, Steenokkerzeel, Ternat, Tervuren, Tremelo, Wemmel Cliëntenonthaal en trajectopvolging: Brugge, Wetteren, Wielsbeke, Berlare, Bredene, Dendermonde (in opstart), Halle, Knokke (in opstart), Leuven, Oostende (in opstart), Waregem
23 en 25 juni 2009
Referenties E-Loket ® : Aalst , Berlare, Beveren , Blankenberge , Brakel, Bredene, Brugge, De Haan, De Panne, Deinze, Eeklo, Erpe-Mere, Evergem, Gent, Hoeilaart, Holsbeek, Ingelmunster, Izegem, Kaprijke, Koksijde, Kortenaken, Kruibeke, Kruishoutem, Lebbeke, Lede, Ledegem, Leuven, Lochristi, Lovendegem, Maarkedal, Melle, Ninove, Oostende, Oudenaarde, Roeselare, Sint-Gillis-Waas, Sint-Laureins, Stekene, Wevelgem, Wielsbeke, Wortegem-Petegem, Zele, Zelzate, Zomergem, Zottegem
23 en 25 juni 2009
Vraag en Antwoord
23 en 25 juni 2009
Dank U Meer informatie? Neem contact op met: Hector Laevens (voor het digitaal sociaal huis)
[email protected] Tel: 09 264 07 01 Veronique Waeytens (voor cliëntenonthaal en trajectopvolging)
[email protected] Tel: 09 264 07 01 Sofie Descamps
[email protected] Tel: 015 45 48 50 23 en 25 juni 2009
