Literatuurstudie Instapproject CME Keyword “Knowledge Management”
Naam: Joris van der Lee ID-nummer: 0597336 Jaar: 2005-2006 Datum: 3 maart ‘06
Inhoudsopgave Inhoudsopgave .....................................................................................................1 1. Inleiding ............................................................................................................3 2. Zoekervaringen .................................................................................................4 3. Opbouw ............................................................................................................5 4. Definitie van data/gegevens..............................................................................5 4.1 Definities......................................................................................................5 4.2 Eigen visie ...................................................................................................6 5. Definitie van Informatie .....................................................................................7 5.1 Definities......................................................................................................7 5.2 Eigen visie ...................................................................................................8 6. Definitie van Kennis ..........................................................................................9 6.1 Definities......................................................................................................9 6.1 Eigen visie .................................................................................................12 7. Soorten kennis ................................................................................................13 7.1 Definities....................................................................................................13 7.2 Eigen visie .................................................................................................14 8. Kennismanagement ........................................................................................15 8.1 Definities....................................................................................................15 8.2 Eigen visie .................................................................................................17 9. De waarde van kennis en kennismanagement ...............................................18 9.1 Definities....................................................................................................18 9.2 Eigen visie .................................................................................................20 10. Conclusie ......................................................................................................21 11. Literatuurlijst..................................................................................................23
2
1. Inleiding Deze literatuurstudie is geschreven naar aanleiding van het keyword Knowledge Management. Het is het instapproject van de verkorte opleiding van Construction Management & Engineering. Deze literatuurstudie leidt uiteindelijk naar de definitie van Knowledge Management, in het Nederlands kennismanagement. De richtlijn voor de studie is 18 pagina’s. Er is gezocht in bibliotheken en op het Internet. Deze literatuurstudie heeft als doel om de definitie van Kennismanagement en aanverwante begrippen te onderzoeken en verwoorden.
3
2. Zoekervaringen Het zoeken naar informatie voor deze literatuurstudie is niet eenvoudig. Er zijn zo veel verschillende zoekbronnen dat het bijna onmogelijk om alle bronnen te raadplegen. Alleen op Internet zijn al een paar duizend pagina’s te raadplegen voor informatie over Knowledge Management. Op Internet zijn er vele bronnen te raadplegen over dit onderwerp. En omdat het er zo veel zijn heb ik al vroeg besloten, in overleg met dhr. Van Gassel, om mij te beperken tot de Nederlandse bronnen. Ook is er besloten om alleen maar definities te zoeken en te verwoorden in de studie. Deze zouden mij veel informatie opleveren waar ik ver mee zou komen. Dhr. Van Gassel raadde mij aan om te zoeken naar vooraanstaande personen in dit vakgebied zoals: Dhr. Weggeman (hoogleraar aan de TU/e), Dhr. Oldenkamp (vooraanstaand onderzoeker naar kennismanagement) en verschillende afstudeerrapporten die over dit onderwerp zijn geschreven. Op Internet waren verschillende publicaties over de bovengenoemde personen te vinden. Deze bevatten veel informatie maar de informatie was nog niet voldoende. Daarom was de volgende stap om verder te zoeken in de bibliotheek van de TU/e. Hier waren verschillende full text-publicaties te vinden die gemakkelijk te downloaden waren van het digitale archief van de TU/e. Deze bevatten ondermeer de publicaties van dhr. Weggeman, dhr. Schaefer en verschillende afstudeerrapporten. De afstudeerrapporten bevatten zeer beknopte en duidelijke informatie over het begrip kennismanagement waardoor deze gemakkelijk te filtreren was. De publicaties waren moeilijker omdat vaak het gehele artikel over dat bepaalde onderwerp gingen waardoor moeilijker de nuttige informatie eruit was te halen. Als laatste stap heb ik de bibliotheek van de TU/e nog verder omgespit om boeken te vinden over kennismanagement. Ook deze waren er in veelvoud aanwezig, waarbij de meeste overigens in het Engels waren en vooral als handboek tot het toepassen van kennismanagement gelden. Dus deze boeken waren erg praktijk gericht. De Nederlandse boeken die aanwezig waren, waren meestal geschreven door of onder redactie van dhr. Weggeman. Hierdoor werd al duidelijk dat deze hoogleraar een zeer vooraanstaande persoon in het vakgebied is. Na mijn vervolggesprek met dhr. Van Gassel heb ik als advies gekregen om te zoeken naar dhr. Kessels. Dhr. Kessels heeft een belangrijke positie in de kennismanagement-markt door middel van zijn adviesbureau in kennismanagement en aanverwante zaken. Deze zoekactie leverde de laatste informatie op om mijn literatuurstudie te voltooien.
4
3. Opbouw Deze literatuurstudie is opgebouwd uit een onderzoek naar de definities van data/gegevens, informatie, kennis, kennismanagement en de waarde die kennis en kennismanagement hebben. Daarvoor worden verschillende definities genoemd per onderwerp die gezegd of geschreven zijn door vooraanstaande personen in het vak maar ook door het woordenboek en een internetsite. Deze definities zijn geciteerd en samengevat. De behandelde begrippen hebben directe relevantie met elkaar, deze relevanties worden ook beschreven. Aan het einde van elk hoofdstuk staat mijn visie beschreven op de definitie van het begrip. Aan het einde van deze literatuurstudie is een conclusie opgenomen over alle definities die in de studie zijn beschreven. Omdat er veel informatie te vinden is over het keyword heb ik mij beperkt tot Nederlandse literaire en internetbronnen.
4. Definitie van data/gegevens 4.1 Definities -Data volgens woordenboek Van Dale: “da·ta (de ~ (mv.)) 1 verzameling van gegevens 2 voorstellingen van feiten die in de informatietechniek verwerkt kunnen worden” [Van Dale, 2005] -Data volgens Wikipedia.nl: “Data (Latijn voor: gegevens, ev: datum) zijn symbolische representaties van nummers, kwantiteiten, feiten, metingen enz.” [http://nl.wikipedia.org/wiki/Data, 19 januari 2006] -Data volgens Weggeman: “Onder data (of gegevens) verstaan we symbolische weergaven van getallen, hoeveelheden, grootheden of feiten” [Weggeman, Kennismanagement, blz 30] Een gegeven kan, volgens Weggeman, beschreven worden als een toestand van een variabele, dat door een menselijke of mechanische sensor kan worden weergegeven. Voorbeelden die hij daarbij noemt zijn: 70 mensen, 21˚C maar ook een gevoel van tevredenheid. Een plezierige ervaring is hierdoor ook een feit omdat deze toestand van de variabele kan worden weergegeven door een menselijke sensor. Gegevens worden hard genoemd wanneer er aan het meetinstrument of aan de validiteit niet of nauwelijks getwijfeld hoeft te worden. [Weggeman, Kennismanagement, blz 30]
5
-Data volgens het WRR: “Data is het geheel aan gegevens, waarnemingen, feiten enzovoort, niet gefilterd, niet geprocessed en nog niet geïnterpreteerd.” [WRR, De publieke dimensie, blz 34] Het WRR stelt dat data potentiele informatie is, informatie potentiele kennis en kennis op zijn beurt potentieel handelen impliceert. Door data te beoordelen op relevantie binnen een bepaalde context of een bepaalde groep gebruikers kan deze informatie worden. Hierbij dient er ook onbetrouwbare en incomplete data verwijderd te worden. Hierbij kan gesteld worden dat informatie gefilterde data is. [WRR, De publieke dimensie, blz 34-35] -Gegevens volgens Geraats en van Poppel: “Gegevens zijn getallen, grootheden, hoeveelheden en feiten” [Geraats & van Poppel, Het delen van kennis, blz 5] Deze heren stellen dat informatie verkregen wordt wanneer er een betekenis wordt toegekend aan gegevens. Informatie is dus georganiseerde gegevens. Als voorbeeld wordt hierbij gesteld dat de huidige waarde van een aandeel een gegeven is maar wanneer deze vergeleken wordt met de waarde van het jaar ervoor, is het stijgings – of dalingspercentage informatie. [Geraats & van Poppel, Het delen van kennis, blz 5]
4.2 Eigen visie Eigen visie over data/gegevens In de bovengenoemde definities heb ik geen onderscheid kunnen ontdekken tussen data en gegevens en ik ben van mening dat deze ook niet bestaat. De twee begrippen worden door elkaar gebruikt en betekenen daarom ook hetzelfde. De definitie van data of gegevens is de weergave van getallen, hoeveelheden en feiten. Deze zijn niet gefiltreerd, niet geordend of geïnterpreteerd. Het zijn de weergaven van dingen die voor ieder persoon gelijk is. Er komt dus geen sprake van interpretatie door mensen. Voorbeelden van data of gegevens zijn de temperatuur vandaag is 4˚C, mijn auto rijdt 120 km/h.
6
5. Definitie van Informatie 5.1 Definities -Informatie volgens woordenboek Van Dale: “in·for·ma·tie (de ~ (v.)) 1 kennis die iemand bereikt => info, kondschap 2 verstrekking van kennis of inzicht” [Van Dale, 2005] -Informatie volgens Wikipedia: “Onder informatie (van Latijn informare: vormen) verstaat men heel algemeen al dat wat (nadere) kennis, nadere bepaling brengt, en daarmee onwetendheid en onbepaaldheid vermindert.” [http://nl.wikipedia.org/wiki/Informatie, 19 januari 2006] Deze definitie hierboven is te algemeen. Concreter wordt er gezegd dat het pas informatie is wanneer deze interpreteerbaar is voor mensen. Machines kunnen geen informatie verwerken zoals mensen dat kunnen, zij dienen zich te beperken tot data. Als voorbeeld wordt door Wikipedia gegeven dat telefoonnummers op verschillende manieren gesorteerd kunnen zijn, bijvoorbeeld op achternaam of op netnummer. Hoe deze ook gesorteerd is, het is en blijft een gegeven. Wanneer het nummer daadwerkelijk gebruikt wordt om te bellen, dan is het informatie omdat er een bepaalde interpretatie aan gegeven wordt. [http://nl.wikipedia.org/wiki/Informatie, 19 januari 2006] Informatie volgens Weggeman: “Informatie ontstaat wanneer een persoon betekenis toekent aan verkregen gegevens.” [Weggeman, Kennismanagement, blz 30] In de meeste gevallen ontstaat er informatie wanneer er doelgericht geordende data wordt vergeleken. Wanneer een bepaalde persoon de betekenis van de gegevens, schriftelijk of mondeling, communiceert dan verzendt hij vanuit zijn standpunt informatie. De ontvanger ontvangt de informatie in beginsel als een verzameling gegevens. Daarna kan deze persoon zijn betekenis er aan toe kennen. Wanneer men een verzameling gegevens niet gebruikt (en bijvoorbeeld in de la legt), wordt er ook gesproken van informatie omdat er hierdoor de betekenis ‘nutteloos’ aan wordt toegekend. En ‘nutteloos’ is ook een betekenis. [Weggeman, Kennismanagement, blz 30]
7
Informatie volgens het WRR: “Informatie is gefilterde data” [WRR, De publieke dimensie, blz 34] Zie kopje ‘Data volgens het WRR’ (blz 6). Informatie volgens Geraats en van Poppel: “Men spreekt van informatie wanneer betekenis wordt toegekend aan verkregen gegevens.” [Geraats & van Poppel, Het delen van kennis, blz 5] Zie kopje ‘Data volgens Geraats en Poppel’ (blz 6). -Informatie volgens Schaefer: “Informatie is een predikaat dat wordt toegekend aan gegevens en kennis, indien deze de functie vervullen aan het overbrengen van een boodschap.” [Schaefer, Kennis in uitvoering, blz 9] Als aanvulling hierop, stelt Schaefer dat de aanwezige gegevens en kennis bij de ontvanger zodanig beïnvloed moeten worden door de verzonden gegevens en feiten, om te spreken van informatie. Anders dan bij kennis wordt informatie uitgedrukt als een eenduidig meetbare grootheid. [Schaefer, Kennis in uitvoering, blz 9]
5.2 Eigen visie Eigen visie informatie Informatie is het gebruiken van gegevens en data. Wanneer er betekenis wordt toegekend aan data dan spreek je van informatie. Informatie ontstaat wanneer deze wordt vergeleken met andere informatie. Wanneer de betekenis van de data wordt gecommuniceerd, mondeling, digitaal of schriftelijk, kan er gesproken worden van informatie omdat hierbij de betekenis of interpretatie van de data wordt verspreid. Informatie is geordende en gefiltreerde data omdat de data wordt beoordeeld op relevantie en toepasbaarheid binnen een bepaalde context of groep gebruikers. Hierdoor valt de onbruikbare data weg en ontstaat nieuwe informatie. Een voorbeeld van informatie is het dalings- of stijgingspercentage van aandelen. Wanneer men een dagkoers voor ogen krijgt, kan men daar niet veel mee. Maar wanneer deze vergeleken wordt met eerdere koersen kan men vaststellen of de aandelen aan het stijgen of aan het dalen zijn. Hierdoor ontstaat informatie want met deze dalings- en stijgingspercentages kan men belangrijke beslissingen nemen.
8
6. Definitie van Kennis 6.1 Definities -Kennis volgens woordenboek Van Dale: “ken•nis de (v.) Door onderzoek, studie of oefening verkregen bekendheid, vertrouwdheid met, weten van iets.” [Van Dale, 2005] -Kennis volgens Wikipedia “Kennis is dat wat de mensen weten en wat ze kunnen toepassen.” [http://nl.wikipedia.org/wiki/Kennis, 8 februari 2006] Volgens Wikipedia wordt kennis gevormd door beschrijvingen, concepten, hypotheses, omschrijvingen, principes, procedures, theorieën, verklaringen en voorspellingen die de gebruiker als betrouwbaar en nuttig beschouwt en verondersteld. Kennis kan per cultuur verschillen. Wat in de ene cultuur als waardevol wordt beschouwd, kan in de andere cultuur niks waard zijn. [http://nl.wikipedia.org/wiki/Kennis, 8 februari 2006] -Kennis volgens Weggeman “Kennis is het vermogen dat iemand in staat stelt een bepaalde taak uit te (gaan) voeren door gegevens (van externe bronnen) te verbinden, te laten reageren met eigen informatie, ervaringen en attituden.” [Weggeman, Kennismanagement, blz 31] Weggeman stelt dat daarvoor theoretische bekendheid en praktische vertrouwdheid nodig is met de taak en de daarmee samenhangende processen. Het toe passen van al eerder verkregen kennis leidt tot uitspraken, voorspellingen, causale associaties of beslissingen. Daarbij voegt Weggeman toe dat zowel kennis als informatie persoonsafhankelijke begrippen zijn. Weggeman beschrijft dat kennis gedefinieerd kan worden als de formule K = I . EVA. Deze formule betekent dat kennis een product is van informatie maal ervaring, vaardigheden en attitude. Een verdere beschrijving van deze formule is te vinden in hoofdstuk 7: Soorten kennis op blz 13. [Weggeman, Kennismanagement, blz 31-33]
9
Dhr. Weggeman vat in zijn boek ‘Kennismanagement, inrichting en besturing van kennisintensieve organisaties’ (1997) een aantal uitspraken over de vraag ‘Wat is kennis?’ samen. De personen zijn allen personen uit het bedrijfsleven die dagelijks intensief bezig zijn met kennis en kennismanagement. “-dr. A.L. Spijkervet (CBIT): “Kennis is het geheel van betekenissen, begrippen, vaardigheden, werkwijzen etc. dat voor juist en waar wordt gehouden en richting geeft aan het handelen.” -drs. P.J. Puts CMA (Andersen Consulting): “Kennis is het vermogen om informatie om te kunnen zetten in kwalitatief goede beslissingen.” -dr. ir. J.H. Blom (KEMA): “Kennis is het kunnen voorspellen van het gedrag van dingen en mensen.” -ir. I.C. Kerssens-van Drongelen (Universiteit Twente): “Kennis is door studie, onderzoek of oefening verkregen informatie die waarde heeft voor de organisatie. Deze informatie is opgeslagen in de vorm van brainware, groupware, hardware en documentware.” -drs. L.J.G. Zuiderwijk (Pink Elephant): “Kennis is het vermogen om iets te kunnen doen met informatie.”” [Weggeman, Kennismanagement, blz 28] In bovenstaande citaat is te lezen dat de meningen over de definitie van kennis erg uiteen lopen. Maar wel is te zien dat er een aantal aspecten bij elke spreker overeen komen, nl: - het heeft altijd betrekking op personen; - het gaat om het vermogen om informatie te gebruiken; - en het wordt verkregen uit ervaring of studie. -Kennis volgens Geraats en van Poppel: “Kennis wordt verkregen uit informatie, het is het vermogen dat iemand in staat stelt een bepaalde taak uit te voeren door informatie te laten reageren met ervaringen en andere informatie.” [Geraats & van Poppel, Het delen van kennis, blz 5] Geraats en Poppel stellen dat kennis bijvoorbeeld opgedaan kan worden door opleiding en ervaring. Kennis is een persoonlijk vermogen, ook al kan het via informatie uitgewisseld worden. Kennis is, volgens Geraats en Poppel, moeilijk te bevatten omdat ieder mens een andere definitie kan hebben voor kennis en informatie. In een voorbeeld kan kennis gedefinieerd worden als het vermogen om een beslissing te nemen tot het verkopen van aandelen, na een koersdaling. Door ervaring en informatie kan deze beslissing genomen worden. [Geraats & Poppel, Het delen van kennis, blz 5]
10
-Kennis volgens Schaefer: “Kennis is datgene dat bij een persoon of bij een groep van personen (een organisatie) bekend is. Het bestaat uit symbolische weergaven van objecten en van relaties tussen objecten.” [Schaefer, Kennis in uitvoering, blz 8] Dhr. Schaefer stelt dat symbolische weergave, de relatie en het object (uit de bovengenoemde definitie) op verschillende manieren geïnterpreteerd kunnen worden. Dit is afhankelijk vanuit welk wetenschapsoptiek dit gedaan wordt. Hierbij spelen relevante categorieën en klassen uit deze wetenschapsoptiek een rol. [Schaefer, Kennis in uitvoering, blz 8] -Kennis volgens Dujardin Papo: “Kennis heeft een directe relatie de begrippen weten, begrijpen, beheersen.” [Dujardin Papo, Kennismanagement in de praktijk, blz 14] Kennis moet onthouden worden en reproduceerbaar gemaakt worden (=weten), kennis moet uitgelegd kunnen worden, er moet inzicht getoond worden (=begrijpen) en kennis heeft pas waarde wanneer deze toegepast kan worden (=beheersen). Deze drie begrippen hebben een directe relatie met elkaar, zonder de ene bestaat de andere ook niet. [Dujardin Papo, Kennismanagement in de praktijk, blz 14] -Kennis volgens Nooteboom: “Om kennis te worden moet informatie geïnterpreteerd worden in een cognitief kader, in categorieën van perceptie, interpretatie en evaluatie.” [Van Baalen, Kennis en management, blz 158] De omzetting van data naar informatie gebeurt alleen maar wanneer deze kan worden ingepast in een al bestaande structuur. De absorptie van data kan alleen dan plaatsvinden. Interpretatie kan alleen gebeuren wanneer informatie in bestaande kennis kan worden geabsorbeerd. Dit proces kan leiden tot nieuwe kennis omdat er nieuwe logische of causale verbanden ontstaan. [Van Baalen, Kennis en management, blz 158-159] -Kennis volgens Probst, Raub en Romhardt: “Kennis is het totaal aan impliciete en expliciete kennis en vaardigheden dat individuen gebruiken bij het oplossen van vraagstukken.” [Probst et al., Effectief omgaan met kennis, blz 29]
11
Het zijn theoretische en praktische aanwijzingen en regels voor taken die kennis omvatten. Kennis is altijd verbonden aan een persoon. Kennis wordt altijd gevormd door individuen en weerspiegelt hun ideeën over oorzaken. [Probst et al., Effectief omgaan met kennis, blz 29] -Kennis volgens Kessels: “Kennis betreft een subjectieve vaardigheid die niet los te maken is van het individu dat er over beschikt.” [Kessels, Verleiden tot kennisproductiviteit, blz 6] Kennis is niet alleen het toepassen van regels en procedures maar ook het verbeteren van deze regels en het ontwikkelen van nieuwe procedures. Een betere grip krijgen op leerprocessen valt hier ook onder volgens Kessels. Kennis is het vermogen om verbeteringen en vernieuwingen te realiseren. Kessels stelt dat kennis over te dragen is omdat hij vindt dat kennis een vaardigheid is en dat deze niet overdraagbaar zijn. Een vaardigheid moet men zelf verwerven en ontwikkelen. Kessels schrijft dat algemeen beweerd wordt dat kennis oneindig te delen is zonder dat afbraak doet aan de kennisvoorraad. Dat is volgens hem niet waar want wanneer men heel vaak naar een cd luistert van een zanger, men nooit zo goed zal kunnen zingen dan deze zanger. Dit zou alleen kunnen wanneer je over zoveel talent zou beschikken en de mogelijkheid hebt om een lange tijd met deze desbetreffende zanger gedisciplineerd en nieuwsgierig te oefenen en zijn zangkunst te bestuderen. [Kessels, Verleiden tot kennisproductiviteit, blz 6-8]
6.1 Eigen visie Eigen visie op kennis: Kennis is het vermogen van een persoon of groep individuen om met behulp van ervaring, attitude en eigen informatie in combinatie met informatie uit (externe) bronnen een taak uit te voeren. Hierbij kan er gesteld worden dat kennis verschild per cultuur, persoon, land en zelfs gebied. Wat in het ene gebied als kennis wordt beschouwd kan in het andere gebied niets waard zijn. Kennis heeft altijd betrekking op personen en wordt altijd verkregen uit ervaring of studie. Sommige kennis is gemakkelijker over te dragen dan de andere. Een voorbeeld van kennis zijn de vaardigheden van een bouwmanager tot het nemen van belangrijke beslissingen. Deze komen voort uit ervaring, attitude en zijn eerder verworven informatie. Hierdoor kan hij een weloverwogen beslissing maken.
12
7. Soorten kennis 7.1 Definities -Soorten kennis volgens Wikipedia: Wikipedia maakt onderscheid, met als bronnen: Polanyi, Nonaka en Tacheuki, tussen 3 soorten, nl: expliciete, tacit (ook wel ontastbare) en impliciete kennis. Deze laatste is toegevoegd door Baumard. Expliciete kennis is de kennis die we extern kunnen maken. Dit zijn vooral feitjes en gegevens. Impliciete kennis is de kennis die we bezitten maar niet bekend kunnen maken. We maken deze kennis niet bekend omdat we vaak niet eens weten dat we het bezitten. Tacit (ontastbare) kennis is de onbewuste kennis in dit rijtje. Vooral ervaringen, waarden en attitudes vallen hieronder. Als voorbeeld wordt beschreven om iemand een keer een schriftelijke cursus fietsen te geven. Dit is onmogelijk omdat zaken als het evenwicht niet te beschrijven. Dat zijn ervaringen en kennis welke wij onbewust bezitten. [http://nl.wikipedia.org/wiki/Kennis, 8 februari 2006] -Soorten kennis volgens Weggeman: Weggeman beschrijft dat kennis gedefinieerd kan worden als de formule K = I . EVA. Deze formule betekent dat kennis een product is van informatie maal ervaring, vaardigheden en attitude. Informatie kan gelijk gesteld worden aan expliciete kennis. Dit is de kennis die de gebruikers kan opschrijven of de kennis die al in symbolen is uitgedrukt. Deze informatie is persoonsafhankelijk maar kan worden opgezet in gegevens die te communiceren zijn met anderen. EVA: Ervaring, vaardigheden en attitude worden gelijk gesteld met de impliciete kennis. Hieronder vallen door waarneming verkregen kennis, handigheden, behendigheden, bekwaamheden en houdingen van bepaalde personen op bepaalde momenten. [Weggeman, Kennismanagement, blz 33-35]
13
7.2 Eigen visie Eigen visie op de soorten kennis: Er zijn drie soorten kennis te onderscheiden: - Expliciete kennis; de kennis die in het hoofd van een persoon zit en die bekend gemaakt kan worden aan anderen. Deze kennis is feiten die op school gemakkelijk te verspreiden zijn. Deze kennis is mondeling, schriftelijk of digitaal te verspreiden. - Impliciete kennis; de kennis die mensen bewust bezitten maar niet openbaar maken. Mensen bezitten deze kennis maar delen deze niet omdat het gevolgen kan hebben voor hen. Een manager volgt een bepaalde strategie op zijn afdeling. Deze zal hij niet bekend willen maken omdat deze zijn concurrentiepositie kunnen ondermijnen. Voorbeelden hiervan zijn tactische en strategische kennis en vaardigheden. - Tacit (ontastbare) kennis; dit is de kennis die in een persoon zelf bezit en daardoor heel moeilijk te delen is met de anderen. Deze kennis is vaak onbewust bij de bezitter. Dit zijn bijvoorbeelden inzichten, intuïties ed. Het is vaak automatisme wat deze kennissoort onderscheid, de jarenlange ervaring van een timmerman is niet technische woorden uit te leggen.
14
8. Kennismanagement 8.1 Definities -Kennismanagement volgens woordenboek Van Dale: “ken·nis·ma·nage·ment Beheer van de knowhow in een organisatie” [Van Dale, 2005] -Kennismanagement volgens Wikipedia: “Kennismanagement is het wetenschapsgebied en de praktische vaardigheden die zich bezig houden met het beheersen van de productiefactor kennis.” [http://nl.wikipedia.org/wiki/Kennismanagement, 8 februari 2006] Wikipedia stelt dat Alvin Toffler in 1981 het gebruik van kennis in 3 tijdperken heeft onderverdeeld, nl: - “Industriële revolutie (1750-1880), waarin kennis werd aangewend om de productie te verbeteren. - Productierevolutie (1880-1945), waarin kennis werd aangewend om het productieproces te verbeteren. - Managementrevolutie (1945-2010), waarin kennis wordt aangewend om kennis te beheersen.” In deze laatste fase is het managen van kennis een belangrijk onderdeel geworden. [http://nl.wikipedia.org/wiki/Kennismanagement, 8 februari 2006] -Kennismanagement volgens Weggeman: “Kennismanagement is het managen van de productiefactor kennis” [Weggeman, Kennismanagement, blz 20] Weggeman beschrijft in zijn boek ‘Kennismanagement, inrichting en besturing van kennisintensieve organisaties’ dat kennismanagement wordt gedefinieerd als “ het zodanig inrichten en besturen van de operationele processen in de kenniswaardeketen dat daardoor het rendement en het plezier van de productiefactor kennis bevorderd wordt.” [Weggeman, Kennismanagement, blz 162] Ook heeft kennismanagement als doel om de al aanwezige kennis te verbeteren en te optimaliseren. Het verbeteren van de communicatie tussen de verschillende personen en afdelingen en het faciliteren van het leren van de professionals in een organisatie behoort tot de taken van kennismanagement. [Weggeman, Kennismanagement, blz 20-21]
15
-Kennismanagement volgens Geraats en Poppel: “Het vakgebied dat zich bezighoudt met kennisdeling, kennisoverdracht en verwante zaken wordt kennismanagement genoemd.” [Geraats en van Poppel, Het delen van kennis, blz 6] Geraats en van Poppel stellen in hun verslag dat het vakgebied kennismanagement onderverdeeld wordt in vier benaderingen, nl: 1) Technologie georiënteerd kennismanagement, welke gericht is op de mogelijkheden die de ICT biedt op het gebied van het delen van informatie; 2) Mens georiënteerd kennismanagement, welke de mens centraal stelt als de overbrenger van kennis; 3) Proces georiënteerd kennismanagement, welke de kennisprocessen centraal stelt. De processen waarmee een organisatie de kennis kan creëren, delen ed; 4) Waarde georiënteerd kennismanagement, welke gericht is op de waarde die de kennis inbrengt op een product of dienst. Hierbij zijn de drie voorgenoemde gecombineerd. [Geraats & van Poppel, Het delen van kennis, blz 6-7] -Kennismanagement volgens Fransen: “Kennismanagement is alles dat men in een organisatie kan doen om te zorgen dat zowel individuele medewerkers als de organisatie als geheel, slim omgaan met kennis” [Fransen, Kennismanagement en BI, blz 38] Fransen stelt dat de verbetering van de communicatie tussen de afdelingen een hoofdzaak is in kennismanagement. De meerwaarde van een organisatie kan bepaald worden door goed kennismanagement dus het levert veel op wanneer dit proces goed georganiseerd is. Het combineren van kennis uit verschillende afdelingen kunnen leiden tot nieuwe producten en diensten. Deze kunnen goud waard worden. Ook een hoofdzaak is het leren van de doelgroep om te komen tot de ontwikkeling van nieuwe producten en diensten. Kennismanagement kan hierbij een zeer grote bijdrage leveren. [Fransen, Kennismanagement en BI, blz 38-39] -Kennismanagement volgens Probst, Raub en Romhardt: “Kennismanagement bestaat uit een samenhangend pakket maatregelen die inspelen op de mogelijkheden om de kennishuishouding te ontwikkelen.” [Probst et al., Effectief omgaan met kennis, blz 30]
16
Het ontwikkelen van kennis moet op een doelgerichte manier gebeuren en daarvoor wordt kennismanagement gebruikt. Aan de hand van de doelen die de organisatie nastreeft moeten de kennismanagers kennis en vaardigheden verzamelen en schikken. Kennis moet altijd een praktisch nut hebben. [Probst et al., Effectief omgaan met kennis, blz 30] -Kennismanagement volgens Kessels: Kessels stelt dat kennismanagement niet nuttig is. Kessels vindt dat kennisproductiviteit meer aandacht zal moeten krijgen in het dagelijkse werk. “Kennisproductiviteit komt neer op het signaleren, verzamelen en interpreteren van relevante informatie, het ontwikkelen van nieuwe bekwaamheden met behulp van deze informatie, en het toepassen van deze bekwaamheden op het stapsgewijs verbeteren en radicaal vernieuwen van werkprocessen, producten en diensten.” [Kessels, Verleiden tot kennisproductiviteit, blz 6] Vele organisaties willen kennismanagement invoeren omdat dit past in de trend van de laatste jaren om alles te kunnen managen. Zij zien dat kennis een essentiële rol speelt in het verbeteren van processen en daarom wil men deze kennis managen. Maar Kessels twijfelt eraan of de trend van de managementbenadering ook van toepassing is op de wens om de kennisontwikkeling te bevorderen. [Kessels, Verleiden tot kennisproductiviteit, blz 6-8]
8.2 Eigen visie -Eigen visie kennismanagement: Kennismanagement is een vakgebied wat zich bezighoudt met beheersen, verbeteren, delen, optimaliseren en gebruiken van kennis. Het opzetten van processen die de kennis bewaren en verspreiden valt ook hieronder. Het gaat om het plezier van werken met kennis te vergroten en te vergemakkelijken. Kennis is persoonsafhankelijk dus zal kennismanagement ruim en gebruikersvriendelijk moeten worden georiënteerd zodat iedereen er mee kan werken en dat er zo min mogelijk obstakels ontstaan tot het gebruik van kennis. Kennismanagement is het opzetten van databanken, het aanstellen van een kennismanager, het zorgen voor goede werkomstandigheden tav kennis enzovoorts. Dus het scheppen van een omgeving waarin de kennisoverdracht het gunstigste wordt uitgevoerd en het meeste rendement oplevert. Kennismanagement heeft niet alleen te maken met ICT. Het is ook het opzetten van processen waardoor werknemers elkaar weten te vinden voor de juiste kennis en vaardigheden. Ik ben van mening dat kennismanagement wel degelijk bestaat en nut heeft.
17
9. De waarde van kennis en kennismanagement 9.1 Definities In dit hoofdstuk wordt de waarde van kennis en kennismanagement behandeld. De waarde die kennis kan hebben is vaak zeer hoog. Hieronder worden de meningen van verschillende mensen besproken. -De waarde van kennis en KM volgens Zegveld en den Hartigh: Kennis is de belangrijkste verklaring voor het verschil in productiviteit tussen ondernemingen. Een onderneming kan zijn voorsprong op de concurrentie het effectiefste uitbreiden door te investeren in kennis. Het is van levensbelang om kennismanagement te integreren in de ondernemingsstrategie. Hierdoor wordt er extra geld voor uitgetrokken en daardoor zal de onderneming altijd voordeel hebben door kennismanagement. Zegveld en den Hartigh stellen dat de waarde van kennis zeer moeilijk te beoordelen in economische termen. Kennis moet alleen beheerd worden en uniek zijn. Dus men zal eigenaar moeten zijn van deze kennis omdat kennis anders veel minder waard is. Er zijn drie verschillen met normale productiemiddelen zoals arbeid en kapitaal; Kennis is niet eenvoudig deelbaar met anderen. Wanneer men de helft van de kennis beheert, dan is de mogelijkheid groot dat deze kennis niks waard is. Kennis is niet concurrerend omdat deze door verschillende organisaties tegelijk gebruikt kan worden. Als derde is vaak onmogelijk om kennis exclusief te houden. En als laatste is kennis niet schaars omdat het niet verbruikt wordt in een organisatie. [Van Baalen, Kennis en management, pag. 104-106] -De waarde van kennis en kennismanagement volgens Schaefer: Schaefer stelt dat kennis schaars kan zijn wanneer iemand er bereid is voor te betalen, in de vorm van bijvoorbeeld licenties of octrooien. Hierdoor heeft kennis economische waarde. Schaefer stelt dat ten aanzien van de schaarste, kennis opgedeeld kan worden in openbaar toegankelijke kennis en niet-openbaar toegankelijke kennis. Onder openbare kennis verstaat Schaefer de kennis die in een bibliotheek of onderwijsinstellingen op te vragen is. Deze kennis is niet schaars maar heeft toch, hoe raar ook, bijgedragen aan de welvaart van onze westerse cultuur. Dus daarom heeft deze kennis wel een meerwaarde, ook al heeft het geen marktprijs. Kennis kan slijten in de loop der tijd omdat deze verouderd en economische slijtage ondergaat. De kennis op een bepaald gebied wordt verbeterd en daardoor wordt eerder verkregen kennis minder waard. Ook kan de kennis slijten omdat de vraag naar de kennis afneemt. Door scholing of onderzoek kan de kennis worden geactualiseerd en verbeterd.
18
Niet openbare kennis bestaat uit kennis die verkregen is door onderzoek. Deze kennis kan zelf worden gecreëerd maar kan ook extern worden aangekocht. Deze aankopen kunnen gedaan worden door het aantrekken van een belangrijke werknemer van een ander bedrijf. Deze neemt zijn kennis mee in zijn nieuwe werk waardoor deze organisatie nieuwe kennis aantrekt. [Schaefer, Kennis in uitvoering, blz 13-15] -De waarde van kennis en kennismanagement volgens Weggeman: Kennis is een concurrentie bepalende productiefactor geworden en daarom is het zeer nuttig om deze kennis te gaan managen. Kennis wordt vaak niet herkend of opgemerkt waardoor deze ook niet gebruikt wordt. Kennismanagement zal zich daarom moeten richten op het bekend maken van deze kennis en ook moeten proberen de contacten tussen verschillende collega’s, die op elkaar aanvullende kennis hebben, te creëren of te verbeteren. Hierdoor wordt kennis veel meer waard omdat deze toegepast kan worden in verschillende afdelingen en ook tot een grote verbeteringen kan leiden in de diensten en producten die de organisatie aanbiedt. Ook kan de kennis van iemand de problemen van een collega oplossen. Hierdoor zal het plezier van het werken met kennis vergroot worden. Dit verbetert ook de werksfeer in een organisatie. Doordat de markt snel veranderd en innovaties aan de orde van de dag zijn dient een organisatie zich in deze trend te mengen. Doordat ze dit doen blijven ze in het spoor (of zelfs aan kop) van de concurrentie. Vroeger waren alleen de productiefactoren kapitaal, grondstoffen en arbeid van toepassing. Doordat kennis erbij is gekomen als productiefactor is er veel veranderd in deze innoverende markt. Producten en diensten zijn steeds korter in de markt en daarom is het zaak om de kosten voor deze producten en diensten zo ver mogelijk te verlagen zodat er middelen overblijven om de innovatie in gang te houden. Hoge-lonen-landen zijn steeds meer op de kennis aangewezen in hun organisatie omdat de producten steeds goedkoper gemaakt kunnen worden. [Weggeman, Kennismanagement, blz 162-165] -De waarde van kennis en kennismanagement volgens De Groot, Oldenkamp en van den Brink: De heren stellen dat er in de organisatie een beter besef moet komen van de waarde van kennis. Er moeten beseft worden welke voorsprong daarmee te behalen valt. ICT is niet altijd de oplossing voor het managen van kennis maar het gaat ook om het verbeteren van de houding van de werknemers. Kennismanagement moet altijd een resultaat hebben, tijdsbesparing of kwaliteitsverbetering kunnen deze resultaten zijn. Doordat de baby-boomers nu uitstromen is het nu tijd om meer aandacht te besteden aan kennismanagement. De kennis die deze oudere werknemers bezitten is vaak (onbewust) van zeer grote waarde voor een organisatie. Daarom moet er nu actie ondernomen
19
worden om deze kennis te delen met de jongere werknemers zodat de organisatie niet in een diep gat valt wanneer deze werknemers weg zijn. De kennis van oudere werknemers moet nog wel aangevuld worden met actuele kennis omdat de kennis van een oudere werknemer vaker verouderd is. Kennismanagement wordt in de jaren van een lage economie meer beschouwd als een luxe artikel door de ondernemingen. Wanneer de economie weer aantrekt zullen organisaties meer en meer aandacht gaan besteden aan (de extra inspanningen van) kennismanagement. Doelen voor kennismanagement kunnen zijn: meer tevreden werknemers, minder uitval producten en een hogere klanttevredenheid. De afgelopen jaren is er meer aandacht gekomen voor het meten en waarderen van kennis. Men wil zijn of haar aanwezige kennis kunnen meten aan andere organisatie maar ook willen meten wat het economisch oplevert. [De Groot et al., 10 jaar kennismanagement, blz 2-3] -De waarde van kennis en kennismanagement volgens Fransen: Wanneer een organisatie groter en groter wordt, wordt de communicatie tussen verschillende afdeling belangrijk. Men weet elkaar niet meer gemakkelijk te vinden waardoor er communicatiefouten en onwetendheden kunnen ontstaan. Een groot bedrijf kan alleen rendabel gerund worden wanneer deze communicatielijnen goed in elkaar zitten. Een organisatie moet leren te luisteren naar hun doelgroep waardoor de producten en diensten gemakkelijker aangepast kunnen worden aan de wensen van de klant. Dit leidt ook tot een betere concurrentiepositie en daarmee kan een voorsprong behaald worden. Kennismanagement speelt daarbij ook een belangrijke rol. De processen die leiden tot innovatie zijn de processen die gemanaged moeten worden. [Fransen, Kennismanagement en BI, blz 38-39]
9.2 Eigen visie -Eigen visie op de waarde van kennis en kennismanagement: Kennis kan een toegevoegde waarde hebben aan een organisatie mits deze kennis gemanaged wordt. Kennis is dé concurrentiefactor van de laatste jaren geworden. Wanneer men investeert in kennis zal dat renderen in een hogere productie en een betere concurrentiepositie. Kennis is zeer moeilijk uit te drukken in economische termen maar het is wel degelijk bewezen dat een organisatie die kennis op een gestructureerde en efficiënte manier beheerd een economisch voordeel ermee kan behalen. Om met kennis te kunnen concurreren moet alle kennis zichtbaar gemaakt worden omdat te veel kennis nog niet zichtbaar is en daarom geen rol van betekenis kan spelen. Door de hoge innovatie in de markt kan kennis het verschil maken om de voorsprong op de concurrenten te behouden. Kennismanagement speelt de cruciale rol in de concurrentiestrijd ten aanzien van het uittreden van oudere werknemers. Wanneer deze kennis behouden moet worden zal de kennismanager ervoor moeten zorgen dat de kennis van oudere werknemers zichtbaar en overdraagbaar moet worden naar de jongere werknemers.
20
10. Conclusie De conclusie van deze literatuurstudie zal ik geven door de definities van de onderzochte begrippen samen te vatten en de directe relatie tussen de begrippen weer te geven. De definitie van data of gegevens is de weergave van getallen, hoeveelheden en feiten. Deze zijn niet gefiltreerd, niet geordend of geïnterpreteerd. Het zijn de weergaven van dingen die voor ieder persoon gelijk is. Er komt dus geen sprake van interpretatie door mensen. In tegenstelling tot data ontstaat informatie door de interpretatie van de data die beschikbaar gesteld wordt. Het komt vooral neer op het gebruiken van de data. Informatie moet geselecteerd en gefiltreerd worden op relevantie en toepasbaarheid. Een voorbeeld van informatie is het dalings- of stijgingspercentage van aandelen. Wanneer men een dagkoers voor ogen krijgt, kan men daar niet veel mee. Maar wanneer deze vergeleken wordt met eerdere koersen kan men vaststellen of de aandelen aan het stijgen of aan het dalen zijn. Hierdoor ontstaat informatie want met deze dalings- en stijgingspercentages kan men belangrijke beslissingen nemen. Kennis is het vermogen van een persoon of groep individuen om met behulp van ervaring, attitude en eigen informatie in combinatie met informatie uit (externe) bronnen een taak uit te voeren. Kennis is een persoonafhankelijk vermogen en kan verschillen per groep mensen of cultuur. Het wordt verkregen uit ervaring of studie. Sommige kennis is gemakkelijk over te dragen, bij andere kennis kan het zelfs onmogelijk zijn. Een voorbeeld van kennis zijn de vaardigheden van een bouwmanager tot het nemen van belangrijke strategische beslissingen. Deze komen voort uit ervaring, attitude en zijn eerder verworven informatie. Hierdoor kan hij een weloverwogen beslissing maken. In kennis zijn 3 verschillende soorten te onderscheiden, nl: - Expliciete kennis; de kennis die in het hoofd van een persoon zit en die bekend gemaakt kan worden aan anderen. - Impliciete kennis; de kennis die mensen bewust bezitten maar niet openbaar maken. Voorbeelden hiervan zijn tactische en strategische kennis en vaardigheden. - Tacit (ontastbare) kennis; dit is de kennis die in een persoon bezit en daardoor heel moeilijk te delen is met de anderen. Deze kennis is vaak onbewust bij de bezitter.
21
Kennismanagement is een vakgebied wat zich bezighoudt met beheersen, verbeteren, delen, optimaliseren en gebruiken van kennis. Het opzetten van processen die de kennis bewaren en verspreiden vallen ook hieronder. Het vergroten van het plezier van werken met kennis is erg belangrijk. Het verbeteren van de communicatielijnen tussen collega’s en afdelingen behoort tot kennismanagement. Kennismanagement heeft niet alleen te maken met ICT. Het is ook het opzetten van processen waardoor werknemers elkaar weten te vinden voor de juiste kennis en vaardigheden. Kennis kan een toegevoegde waarde hebben aan een organisatie mits deze kennis gemanaged wordt. Kennis is dé concurrentiefactor van de laatste jaren geworden. Wanneer men investeert in kennis zal dat renderen in een hogere productie en een betere concurrentiepositie. Kennis is zeer moeilijk uit te drukken in economische termen maar het is wel degelijk bewezen dat een organisatie die kennis op een gestructureerde en efficiënte manier beheerd een economisch voordeel ermee kan halen. Om met kennis te kunnen concurreren moet alle kennis zichtbaar gemaakt worden omdat te veel kennis nog niet zichtbaar is en daarom geen rol van betekenis kan spelen. Door de hoge innovatie in de markt kan kennis het verschil maken om de voorsprong op de concurrenten te behouden. Kennismanagement speelt de cruciale rol in de concurrentiestrijd ten aanzien van het uittreden van oudere werknemers. Wanneer deze kennis behouden moet worden zal de kennismanager ervoor moeten zorgen dat de kennis van oudere werknemers zichtbaar en overdraagbaar moet worden naar de jongere werknemers.
22
11. Literatuurlijst -
Baalen, P. van et al., (2002), Kennis en management, Schiedam, Scriptum;
-
Dujardin Papo, S.J.M. (2003), Kennismanagement in de praktijk: de CasTel Media case (TU/e), drukker en plaats onbekend;
-
Fransen, E. (2003), Kennismanagement en BI: het beste van twee werelden, Database Magazine nr. 8, dec 2003;
-
Geraats, J. & Poppel, M. van. (2000), Afstudeerverslag: het delen van kennis, een praktische benadering (TU/e), drukker en plaats onbekend;
-
de Groot, S. et al. (2005), 10 jaar kennismanagement, een mooi moment voor bezinning, tijdschrift: Kultifa, aug 2005;
-
Kessels, J.W.M. (2001), Verleiden tot kennisproductiviteit, Faculteit der toegepaste onderwijskunde Universiteit Twente;
-
Probst, G. et al. (2002), Effectief omgaan met kennis, Nederlandse vertaling, Schiedam, Scriptum;
-
Schaefer, W.F. (1991), Kennis in uitvoering, Helmond, Wibro;
-
Van Dale (2005), Groot woordenboek der Nederlandse taal, 13de uitgave, Utrecht/Antwerpen, Van Dale lexicografie BV;
-
Weggeman, M. (1997), Kennismanagement: inrichting en besturing van kennisintensieve organisaties, Schiedam, Scriptum;
-
Wikipedia, (2006), http://www.wikimedia.org/nl-portal/
-
WRR onder redactie van Dijstelbloem, H. & Schuyt, C.J.M. (2002), De publieke dimensie van kennis: voorstudie en achtergronden, Den Haag, Sdu Uitgevers.
23
