LIONS CLUB WAREGEM ASCOT Verslag Statutaire Vergadering 8 September 2015
! Aanwezig: Leden: Sofie Cloet, Caroline De Brabandere, Valérie Depla, Marleen Depoorter, Hilde De Roeck, Sabine Detollenaere, Evelyn Feijtraij, Karolien Haeck, Laurie Hoet, Séverine Jaspar, Emilie Martens, Ilse Mollet, Roos Neirinck, Franceska Rosseel, Liesbet Sobrie, Valerie Vandemoortele, Aniek Van de Velde, Severien Van Neste, Hilde Vermeersch. Kandidaat-leden: Cilia Delmulle, Aurélie Buyse, Liesbeth Braem Bezoekers: geen Verontschuldigd en afwezig: Moena Langenraedt (member at large) Locatie: Restaurant Het Landhuys, Nokere AGENDA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Verwelkoming door de Voorzitter en mededeling van de Protocolchef Goedkeuring van het vorige verslag Voorbije activiteiten Toekomstige activiteiten Sociaal comité aan het woord: Karolien Haeck Fundraisingcomité aan het woord: Caroline De Brabandere Penningmeester aan het woord: Marleen Depoorter Voorstelling bestuur 2015-2016 Geplande vriendinnenactiviteiten Mailverkeer Boetemeester Aniek Rondvraag Slotwoord van de Voorzitter Afsluiten van de vergadering
Protocolchef nodigt iedereen uit aan tafel.
1. • • •
Verwelkoming door de Voorzitter en mededeling van de Protocolchef De voorzitter heet iedereen van harte welkom op onze eerste statutaire vergadering. Uitbrengen van een toast op onze eregouverneur zijne Majesteit Koning Filip en op onze vriendschap. Verwelkoming kandidaat-leden Cilia Delmulle (meter: Emilie Martens), Aurélie Buyse (meter: Severien Van Neste), en Liesbeth Braem (meter: Roos Neirinck).
• •
2. •
3. • • • •
4. • •
•
•
• • • •
5.
Vergadering zonder genodigden. Deze vergadering staat in het teken van onze vriendschap en de voorbereiding van onze komende fundraising Le Grand Défilé. De Voorzitter geeft het woord aan de protocolchef Franceska Rosseel: • Vermelding van verontschuldigde leden. • Jarigen: geen • Menu: Salade de luxe gevolgd door ijs van witte chocolade en aardbei met rabarberconfituur.
Goedkeuring van het vorige verslag Er waren geen opmerkingen betreffende het vorige verslag.
Aankondiging Overlijden van Ronny Quijo van LC Brussels Atomium, voorzitter van de commissie reizen (organisator reis naar Honolulu en Europaforum in Augsburg). In naam van alle leden werd ons medeleven betuigd aan de familie en de Lionsvrienden van Dhr Quijo. Voorstelling door de meters van de nieuwe kandidaat leden: Aurélie Buyse en Liesbeth Braem. Nieuwe boetemeester: Aniek Van De velde. Onze nieuwe voorzitter heeft het Leeuwke vermoord (lees laten vallen) dus voorlopig kunnen er geen boetes geïnd worden ☺. Sabine zal terug moeten naar Honolulu waar Hilde Vermeersch het voor haar gekocht had… Proficiat aan Valérie Depla die de ladder binnen het lionisme aan het opklimmen is en dit jaar zonesecretaris is! Zij kreeg ook een Key Award opgespeld van Oak Brook als beloning voor het aanbrengen van reeds 2 nieuwe leden.
Voorbije activiteiten 6/6: Nationale Conventie MD Lions Brussel, niemand aanwezig. 10/6: Vergadering ’t Kelderke. Aanwezig: Karolien Haeck en Delphine Meirsschaut. Verslag Karolien: De steun van de service clubs blijft onmisbaar. Bij de service clubs hangt soms het idee dat ’t Kelderke reeds genoeg steun heeft ontvangen en dat er wel eens wat minder mag gestort worden. Daarom wordt bekeken om de clubs ieder jaar persoonlijk aan te schrijven. Karolien zal Frederika Declerck aanspreken om nog eens een bezoek aan ‘t Kelderke te organiseren. 19/06: Openingsreceptie vernieuwde kleuterafdeling Dominiek Savio, waarop onze club ook werd uitgenodigd. Aanwezig: Hilde Vermeersch en Aniek Van de Velde. Verslag Hilde: De hands-on is een mooi voorbeeld van inclusie geweest, waarbij zowel ouders, grootouders, leerkrachten en onze leden meegeholpen hebben. De kinderen waren super enthousiast over de tuinbogen op de speelplaats, in de bloembakken bloeide er al van alles, de kamertjes waren heel mooi. Dit is een heel mooi project geweest met relatief weinig geld. 19/6: Bowlingavond met de laatstejaarsstudenten van het Vibso. Aanwezig: Valérie Depla, Emilie Martens, Sabine Detollenaere, Delphine Meirsschaut, Karolien Haeck, Laurie Hoet en Cilia Delmulle. Met dank aan het sociaal comité voor de goede organisatie. Verslag Emilie: Er was een talrijke opkomst van de laatstejaarsstudenten. Er waren ook veel leerkrachten aanwezig. Deze activiteit was een schot in de roos, zeker voor herhaling vatbaar. Opmerking Hilde V.: de activiteiten die we organiseren voor het VIBSO hebben niet alleen een groot effect op de leerlingen zelf, maar ook op de leerkrachten en hun connectie met de kinderen. Er heerst een goede sfeer in de ganse school, en de activiteiten vragen dan ook continuïteit. 02/07: Voorvergadering zone 42. Aanwezig: Sabine Detollenaere, Valérie Depla en Sofie Cloet. 10/07: Machtsoverdracht. Dit was een geslaagde avond met ambiance tot in de late uurtjes... 27/08: Buitenclubbezoek bij LC Harelbeke. Aanwezig: Sabine Detollenaere en Severien Van Neste. 01/09: Waregem Koerse Event bij Caroline en Pedro thuis. Dit was een supergezellige dag, blij weerzien met de vriendinnen en partners na de vakantie. Attentie wordt overhandigd aan Caroline.
Toekomstige activiteiten
• • • • • • • • • • • • •
•
6. • • •
7. • • • • •
• • •
19/09: Joe FM Party van de Ambassadors. Zijn reeds ingeschreven: Aniek, Hilde Vermeersch en Caroline De Brabandere. 01/10: Buitenclubbezoek aan LC Ronse, ter promotie van ons event. Gaan al mee: Sabine, Valérie Depla en Hilde De Roeck. 01/10: Buitenclubbezoek aan LC Wetteren. Gaan mee: Hilde V., Marleen en Emilie. Franceska zal nog een mail sturen naar LC Wetteren om ons bezoek aan te vragen. 03/10: “BO4 gaat vreemd”, fundraising van LC Oostende BO4. Emilie wil wel gaan maar niet alleen. Indien er nog geïnteresseerden zijn, gelieve dit alsnog te laten weten. 03 tem 04/10: Visfestival van het Noorden, Lions Club Zelzate Krekenland, kreeftensouper en mosselfestijn. 10 tem 11/10: Europaforum in Augsburg. Omdat Valérie Depla zonesecretaris is krijgt onze club de eerste kans om iemand te sturen. Emilie Martens zal onze club vertegenwoordigen. We verwachten een uitgebreid verslag Emilie! 15 tot en met 21/10: Voedselinzamelingsactie aan de Delhaizes. (Zie verder onder 6.) 17/10: Le Grand Défilé. (Zie verder onder 7.) Brillenactie: beslist om hier dit jaar niet meer aan mee te doen, en dit uit te stellen tot volgend jaar. 08/12: Zonevergadering organisatie LC Tielt. 04/02: Zonevergadering organisatie LC Waregem. 24/03: Zonevergadering die door onze Club wordt georganiseerd. Opmerking: elk lid wordt verwacht van per jaar 1 buitenclubbezoek en 1 zonevergadering te doen. 15 tem 17/04: weekend Barcelona. Sabine heeft een optie op het H10 Hotel, voor 20 kamers. Splinternieuw hotel, heel centraal gelegen. Voorlopig zijn we met 24 die meegaan. De prijs zou 210 € kosten per kamer per nacht, maar hierover kan misschien nog onderhandeld worden. De vlucht kan pas in oktober geboekt worden. Het zal ofwel met Brussels Airlines zijn ofwel met Jetair vanuit Oostende. Jullie worden verder op de hoogte gehouden. In bijlage: pdf met save the dates.
Sociaal Comité aan het woord (Karolien Haeck) Eerste vergadering zal doorgaan op 15/09, waarop de toekomstige activiteiten zullen besproken worden voor dit werkjaar. Verslag volgt op volgende statutaire vergadering. Contactpersoon Griet D’ Hoop is momenteel in ziekteverlof. Hierdoor zal cinema-activiteit uitgesteld worden naar later dit jaar. Organisatie van de voedselinzameling aan de Delhaize van Anzegem op donderdag 15 en vrijdag 16/10. Er werd een lijst doorgegeven en deze werd toch grotendeels ingevuld, vooral op donderdag, waarvoor dank!
Fundraisingcomité aan het woord (Caroline De Brabandere) Caroline De Brabandere geeft een stand van zaken van ons event. Er is een 12de winkel bij, Punch. Dit betekent 1500 € extra in kas, waardoor de kosten van de modeshow hiermee gedekt zijn. Bij de cateraar Foodies werd de formule vastgelegd. Ook de champagne en de gin (“Et Alors” van RT Tielt) zijn geregeld. Er zullen drankkaarten te koop zijn, met leeuwtjes ipv prijzen op, om niet te veel te moeten nadenken… Losse kaarten: o Prêt-à-porter kaarten aan 30 €: modeshow met 1 glas champagne + afterparty met late-night snack (geen tafel, op stoelen langs catwalk) o Haute Couture kaarten aan 75 €: champagne receptie met hapjes + modeshow met drank (1 fles champagne en 1 drankkaart) en broodjes aan tafel + afterparty met latenight snack Er zullen 2 verschillende polsbandjes voorzien zijn. Deze kaarten zullen in de deelnemende winkels liggen om te verkopen (10 kaarten per winkel). Tafels zijn enkel te koop via de website.
•
Indien je al zeker een tafel hebt kunnen verkopen, gelieve dit dan zo snel mogelijk door te geven aan Roos, en dan ook het geld over te schrijven. Druk Baert sponsort alle drukwerk, en krijgt dan ook 2 gratis Haute Couture kaarten. Alle andere sponsors in natura krijgen ook 2 gratis Haute Couture kaarten. Er zullen 6 professionele obers zijn. Eventueel zal er ook hulp zijn van de Chiro. Elk lid zal die avond moeten werken, zij het als mannequin, zij het achter de schermen, aan de bonnetjes, ter coördinatie, … Als lid betalen we 40 € ipv 75 €. De leden die meelopen zullen allen op voorhand naar de kapper gaan. De make-up zullen we zelf voordien moeten doen. De leden die meelopen zijn Sofie, Valérie, Valerie, Evelyn, Laurie, Severien, Séverine, Emilie, Ilse, Aniek, Liesbet, Caroline. Mannen: Pedro, Harald, Tim, Loden, Thierry, Fabien. Verder ook Margot en Margo (dochters van Sabine en Hilde V.) en ook enkele vriendinnen van hen. Graag dringend maten doorgeven en foto doorsturen (voor La Strada en Argus). Er is een catwalk oefening voorzien op dinsdag 13/10 bij Roos thuis. Verdere info volgt nog. Wat betreft de sponsoring, graag doorgeven aan Caroline wie welke sponsors zal aanspreken. In het sponsordossier zeker het btw-nr laten noteren! Voor 150 € krijgt met een logoprojectie, en indien je voelt dat er niets in zit, kan je eventueel toch een naamprojectie voor 50 € voorstellen (staat niet in het sponsordossier). Zo veel mogelijk alles liken en delen op facebook!
• • • • • • • • • • •
•
8. • •
9.
Penningmeester aan het woord (Marleen Depoorter) Marleen geeft toelichting over het startbudget van dit jaar, nl 600 €, te verrekenen met creditsaldo van vorig werkjaar. Buitenclubbezoeken worden niet meer individueel aangerekend, maar het totaal zal gedeeld worden door het aantal leden.
Voorzitter effectieven aan het woord (Valérie Depla)
Valérie Depla geeft uitleg over het statuut van Moena Langenraedt. Moena zal het omwille van medische redenen de komende maanden wat rustiger aan moeten doen. Ze heeft een heel zwaar jaar achter de rug, zowel professioneel als emotioneel. Ze wil echter wel absoluut nog lid blijven. Derhalve zal ze alle lidgelden blijven betalen, met uitzondering van de maaltijden. Ze krijgt het statuut van “member at large”. Mensen die 6 maand, 1 jaar naar het buitenland moeten voor hun werk, of omwille van ziekte niet meer naar de vergaderingen kunnen komen, kunnen hierop beroep doen. Na 6 maand wordt de situatie herzien, en dit kan dan verlengd worden, tot maximum 1 jaar. Moena blijft dus dankzij dit statuut volwaardig lid.
10.
Mailverkeer
11.
Ideeën voor tweede activiteiten dit jaar:
• • •
12.
Bezoek aan de gevangenis van Oudenaarde (idee van Severien Van Neste), met partners en eventueel etentje nadien. Bezoek aan ’t Kelderke Activiteit voor de kids: Halloweenwandeling 31/10? Aniek: Gaat door in Oeselgem, dicht bij het bedrijf van Harald, waar ook een bar is (voor de ouders) en een cinemazaaltje (voor de kindjes), om het de ouders ook naar hun zin te maken ☺. Aniek volgt dit verder op. Rondvraag
Hilde V. vraagt een applaus voor Sabine, voor het voorzitten van haar eerste vergadering, wat ze fantastisch gedaan heeft! Ze overhandigt haar ook nog een pin die ze meebracht uit Honolulu. Sabine wenst Emilie te bedanken om ons event zo populair te maken. Als je Lions Waregem (Ascot) googelt staat de website van onze club bovenaan! Aniek feliciteert Sabine met haar mooie vuurdoop, en bedankt het fundraising comité voor al het werk dat ze al verzet hebben tijdens de afgelopen zomer. Marleen heeft de papieren directory bij.
13.
Slotwoord van de voorzitter
14.
Afsluiten van de vergadering
TER INFO: Alle financiële verrichtingen gebeuren op rekeningnummer 068-8927750-91
COMITÉS: • Bestuur: o Sabine Detollenaere(voorzitter) o Hilde Vermeersch(past voorzitter) o Aniek Van De Velde(eerste ondervoorzitter) o Hilde De Roeck(tweede ondervoorzitter) o Valerie Depla(voorzitter effectieven: zorgt voor een goede sfeer en verstandhouding binnen de club, stimuleert om nieuwe leden aan te brengen, rekening houdend met een evenwichtige verdeling beroepshalve bijvoorbeeld) o Valerie Depla: zonesecretaris o Marleen Depoorter (penningmeester: beheer van de rekeningen en de kas) o Franceska Rosseel(protocolchef: verantwoordelijk voor het goede verloop van de vergadering, restaurant contacteren (aantal doorgeven, kost van de menu bespreken, menu vastleggen) o Sofie Cloet (secretaris: agenda bijhouden van activiteiten van andere LC; verslag opmaken van statutaire vergadering, uitnodigen van leden + lions guides peterclubs + andere prominente personen) • Sociaal comité: Karolien Haeck + Delphine Meirsschaut + Cilia Delmulle +Severien Van Neste+ Evelyn Feijtraij • Fundraising-comité: Caroline De Brabandere+ Franceska Rosseel + Liesbeth Sobrie +Séverine Jaspar + Laurie Hoet + Roos Neirinck + Valerie Vandemoortele + Ilse Mollet
