Lima Tips dalam Penyusunan Anggaran TI yang Baik Seringkali kesulitan meyakinkan para pemegang keputusan di organisasi tempat bekerja untuk menyetujui proposal anggaran yang Anda ajukan? Tujuan utama dari setiap penganggaran TI adalah meyakinkan para pemegang keputusan sebaiknya menyetujui dan mengalokasikan dana proyek pengembangan TI tersebut untuk meningkatkan akselerasi bisnis perusahaan. Untuk memastikan bahwa proyek-proyek pengembangan TI organisasi Anda mencapai hal tersebut, sangatlah penting untuk tetap fokus pada kebutuhan-kebutuhan bisnis perusahaan dengan mengawalinya mewawancara para pemegang keputusan terkait. Setelah melakukan hal tersebut maka sebaiknya Anda melakukan pengukuran-pengukuran berdasarkan jangkauan atas pilihan-pilihan atas ukuran-ukuran yang dibahas berikut ini. 1. Fokus pada Kebutuhan-Kebutuhan Bisnis Perusahaan Sangatlah penting untuk meningkatkan bagian utama dari daya bisnis dari anggaran keuangan TI. Diskusikanlah selalu hal-hal yang terkait dengan anggaran Anda secara langsung dengan para rekanan yang kemungkinan besar tidak terlalu memahami hal-hal teknis TI. Mengkomunikasikan hal-hal tersebut hingga mereka dapat memahaminya adalah sesuatu yang penting dalam menyusun arah dan sasaran strategis bisnis yang dituju dari anggaran. Dengan melakukan hal tersebut maka hal tersebut akan sangat membantu Anda sebagai CIO/Manajer TI dalam melaksanakan tugas sehingga dapat meningkatkan produktifitas kerja dalam skala besar. 2. Nomor Satukan Wawacara/Diskusi dengan Para Pemegang Keputusan Sebuah penetapan anggaran keuangan yang baik akan mencerminkan hubungan antara teknologi dan business outcome perusahaan. Hal tersebut secara umum dapat tercapai jika Anda melakukan diskusi intensif dengan para pemegang keputusan dalam organisasi. Temuilah mereka untuk mengindentifikasikan masalah-masalah bisnis yang Anda coba untuk pecahkan dengan cara-cara yang bertahap sejak dari awal. Penerapan dari teknologi bukanlah tujuan dari bisnis itu sendiri, hal tersebut hanyalah memberdayakan segenap sumber daya demi mencapai tujuan bisnis tersebut.
Maka sudah menjadi tugas Anda sebagai seorang penerap teknologi untuk menjelaskan bagaimana dapat membantu perusahaan mencapai setiap tujuan bisnisnya dengan lebih baik dan murah/cepat dibandingkan dengan kondisi saat ini. Pastikanlah bahwa Anda secara tegas menetapkan target dari akhir proyek pengembangan TI seperti misalkan “memastikan sistem komunikasi terpadu di semester kedua tahun depan yang dapat membangkitkan tim penjualan kita meningkatkan produktifitasnya serta pemasukannya dengan memfasilitasi peningkatkan kontak pelanggan.” 3. Pastikan Pilihan: Baik, Lebih Baik dan Terbaik Tidak ada seorang pun yang membeli apapun tanpa mengetahui apa, kapan dan manfaat penting dari sesuatu yang akan dibeli terhadap bisnisnya. Gunakan ringkasan eksekutif dan daftar poin penting supaya secara cepat dapat memperoleh aspek-aspek penting dari sebuah proyek baru dalam anggaran. Dalam hal ini mungkin sebuah analogi yang mudah dimengerti adalah penting seperti membandingkan sebuah produk barang/jasa TI dengan sebuah mobil. Buatlah poin-poin dari setiap aspek produk barang/jasa TI tersebut seperti halnya roda, persneling, dsb yang harus bekerjasama dengan baik supaya mobil tersebut dapat beroperasi dengan baik. Selain itu pastikan Anda mengajukan pilihan-pilihan dan tidak hanya satu solusi dalam menyelesaikan masalah bisnis kecuali memang jika hanya ada satu pilihan. Sebagai tambahan, ajukan tinjauan atas pengendalian proyek, rencana pengembangan, rencana pengujian, rencana penerapan, rencana evaluasi pascapenerapan dan bagaimana menelusuri perkembangan proyek. Tentunya para pemegang keputusan ingin mengetahui tentang resiko-resiko penting dan bagaimana mereka dapat menanggulanginya dari awal. Pengiriman dari program-program yang dianggarkan dapat dipecah menjadi pengiriman tingkat lanjut dan pengiriman akhir. Maka pastikan bahwa penetapan anggaran keuangan TI sudah memasukkan diskusi atas pelaksanaan proyek final. Pengiriman dapat termasuk dalam identifikasi kebutuhan sistem, spesifikasi sistem, instalasi dan penyediaan perangkat keras, hasil dari proyek percontohan, instalasi perangkat lunak dan pelatihan pengguna, dsb. Jangan lupakan untuk mengajukan jadual waktu pengiriman atas pekerjaan proyek TI tersebut. 4. Tawarkan Prakiraan Biaya dan Ukuran Unjuk Kerja
Hal ini dapat dikatakan sebagai “daging” dari anggaran keuangan Anda dan dari waktu ke waktu menjadi semakin mudah ditetapkan. Banyak CIO/Manajer TI melakukan perincian atas anggaran yang diajukan yang sebenarnya bagi para pemegang dana hal tersebut tidak terlalu diperlukan. Prakiraan biaya terstruktur yang diajukan kepada para pemegang keputusan selalu merupakan cara terbaik dalam menyampaikan gambaran besar dan baru kemudian lakukan perincian dalam baris komponen jika memang mereka tertarik. Tunjukkanlah proposal anggaran TI Anda kepada mereka dalam konteks kebutuhan bisnis dan sediakan prakiraan utuh atas biaya proyek, keuntungan-keuntungan, payback period, pengembalian tambahan potensial dan RoI (Return of Investment). Pastikan secara jelas keuntungan-keuntungan yang diinginkan sehingga para pemegang keputusan dapat memahami mengapa mereka harus menyetujui anggaran yang Anda ajukan. Gambarkan rencana-rencana proyek dan jadual pelaksanaannya, indikator unjuk kinerja utama yang akan digunakan untuk menelusuri dan mengawasi perkembangan, pertemuan-pertemuan dan laporan periodik yang akan digunakan untuk mengkomunikasikan hasil pekerjaan dengan para pemegang keputusan dan prosesproses yang dapat digunakan sebagai bahan perbaikan jika diperlukan. Menyediakan tabel kecil yang berisi data jadual-jadual tersebut dan key milestones sangat mungkin menguntungkan Anda. Selain itu selalu lakukan penetapan ukuran jumlah sebisa mungkin seperti misalkan “divisi TI akan menyediakan 50 komputer baru yang terinstalasi Debian Linux” daripada sekedar menyatakan “divisi TI akan membeli beberapa komputer baru untuk tim penjualan“. Kemudian susunlah kesimpulan yang menghubungkan pernyataan tersebut dengan tujuan dari perusahaan seperti “sehingga dapat mencapai peningkatan penjualan sebesar 100% di kuartal kedua tahun depan“. Maka dalam hal ini usahakan untuk selalu melakukan nyatakan setiap komponen anggaran dalam jumlah angka pasti terutama yang terkait dengan pembelanjaan atau keuntungan/manfaat. 5. Perhatian pada Antisipasi dan Tujuan Bersiap-siaplah untuk berdiskusi mengenai memperjuangkan pilihan-pilihan tersebut.
proposal
anggaran
biaya
dan
Tanamkan dalam pikiran Anda bahwa tujuan akhir dari hal tersebut adalah kesepakatan/kesepahaman bukan kemenangan.
Sangatlah penting untuk memperhatikan fokus utama perusahaan sebelum proyek dibiayai sebab hal tersebut akan menyebabkan timbulnya masalah di kemudian hari jika Anda tidak memastikannya. Dengan memahami apa yang menjadi arah kebijakan para pemegang keputusan secara mendalam maka Anda dapat memastikan bahwa proyek yang telah dibiayai tersebut akan sukses. Terkait dengan hal tersebut maka proposal anggaran haruslah realistis dan terukur karena di akhir proyek para pemegang keputusan akan mengacu kembali kepada dokumen awal untuk menilai atau jika proyek tersebut gagal. Selamat mencoba dan semoga proposal anggaran biaya TI Anda disetujui para bos.. Kalau gol, jangan lupa hubungi saya buat eksekusinya ya
Sumber Setiabudi a.k.a Buya'e Rania Rajendra
