Let op werknemers met schulden!

Scholieren aan de slag

6

Overnemen of verzuipen

12

Leren re-integreren

18

24

Weggooien is verboden

Als uw werknemers in de schoolva-

Reorganisaties zijn nu aan de orde

U moet werken aan de terugkeer van

De Belastingdienst moet kunnen

kantie massaal naar de zon willen

van de dag. U heeft eerder dit jaar al

zieke werknemers op de werkvloer.

checken of u genoeg loonheffingen

vertrekken, is het uw pakkie-an om te

over inkrimping en collectief ontslag

Hoe sneller zij weer aan de slag zijn,

heeft afgedragen. Daarvoor heeft de

zorgen dat het werk doorgaat. Geluk-

kunnen lezen. Nu zijn de aandachts-

hoe minder kosten u hoeft te maken

fiscus inzage in uw administratie

kig zijn er vakantiekrachten.

punten bij overname aan de beurt.

voor vervanging en re-integratie.

nodig. U moet dus veel bewaren!

’n Tikkie terug Vrijwel iedere organisatie merkt de gevolgen van de economische crisis. Waarschijnlijk wordt ook in uw organisatie de hand zo veel mogelijk op de zakelijke knip gehouden. Omdat het personeel in vrijwel elk bedrijf een flinke kostenpost is, kunnen bezuinigingen op dat vlak niet uitblijven. De vijf meest toegepaste bezuinigingsmaatregelen treffen dan ook allemaal de werknemers. Al deze ingrepen vergroten de kans dat uw waardevolle werknemers vertrekken naar een werk-

Let op werknemers met schulden! De kans is groot dat ook uw organisatie hoe langer hoe vaker betrokken raakt bij de financiële problemen van het personeel. Dat komt doordat werknemers zich in toenemende mate in de schulden steken. Dat heeft weer tot gevolg dat het aantal loonbeslagen en verzoeken om overwerk groeit. Ook krijgen werkgevers steeds vaker het verzoek om een lening of voorschot aan een werknemer te verstrekken. Een loonbeslag brengt een berg extra papier-

werk met zich mee waarvoor u tijd moet vrijmaken – u moet immers allerlei informatie over het dienstverband van de werknemer aan de gerechtsdeurwaarder verstrekken. Maar dat is nog niet alles!

Risico’s Er zijn ook financiële risico’s aan verbonden. U bent als werkgever namelijk verantwoordelijk voor een goede uitvoering van het loonbeslag. Gezien de economische situatie moet u er rekening mee

houden dat de extra werklast door werknemers in financiële nood de komende tijd alleen maar verder zal uitbreiden. U doet er dan ook verstandig aan om met het management af te spreken hoe uw organisatie omgaat met verzoeken om betaald overwerk, een voorschot of een lening. Zet op papier in welke omstandigheden u dit wel en niet toestaat en welke voorwaarden u dan hanteert. Lees verder op pagina 15

gever die nog wel groeimogelijkheden biedt. Om dat risico te

IN DIT NUMMER

beperken, doet u er verstandig aan om dat kleine beetje personeelsbudget dat er nog is te reserveren voor de werknemers die u koste wat kost wilt behouden!

Top 5 Crisisbezuinigingen 1. Zakenreizen en zakendiners 2. Personeelsstop 3. Personeelsfeesten 4. Minder salaris 5. Minder geld voor scholing Bron: Towers Perrin

Nieuws Vraag ’n Antwoord Vakantiewerkers Expats Overname Rechtspraak

2 4 6 9 11 14

Uitbesteden van W&S Nieuws Re-integratie Deeltijd-WW Ambtelijk secretaris Bewaarplicht Vraag ’n Antwoord Nieuws Religie op het werk Luchtig

15 17 18 21 23 24 26 27 29 31

PERSONEEL ONTSLAG

LOONZAKEN HANDBOEK

Ontslagvergunning aanvragen kan nu ook via internet

S

inds kort is het mogelijk om een ontslagvergunning bij UWV WERKbedrijf aan te vragen via internet. Op www.werk.nl vindt u het digitale formulier dat u daarvoor kunt gebruiken. U kunt alle benodigde gegevens online invullen. Tijdens het invullen van het formulier wordt ook steeds aangegeven welke gegevens u ter onderbouwing van de ontslagaanvraag moet meesturen. Als

u het formulier volledig heeft ingevuld, moet u het nog wel afdrukken en – met de vereiste bijlagen – opsturen naar de afdeling Arbeidsjuridische dienstverlening. Op deze manier kunt u eenvoudig een goed onderbouwde ontslagaanvraag indienen. Deze digitale mogelijkheid om een ontslagvergunning aan te vragen moet uw administratieve lasten verder verminderen.

SOCIALE VERZEKERINGEN AOW

SER zoekt alternatief voor verhoging AOW-leeftijd De coalitiepartijen hebben eindelijk overeenstemming bereikt over verhoging van de AOW-leeftijd naar 67 jaar. De vakbonden en werkgevers zijn echter fel tegen deze verhoging. Daarom heeft het kabinet afgesproken dat de Sociaal Economische Raad (SER) tot 1 oktober de tijd heeft om met een goed alternatief voor

het verhogen van de AOWleeftijd naar 67 jaar te komen. Voorwaarde is wel dat dit alternatief dezelfde bezuiniging oplevert als de verhoging van de AOW-leeftijd. Het kabinet heeft beloofd om het alternatief van de SER als zwaarwegend advies mee te nemen bij de uiteindelijke beslissing hierover.

LOONZAKEN PENSIOEN

Keurmerk voor pensioenen Als het aan vakbond CNV ligt, komt er een keurmerk voor pensioenfondsen. Dat moet ervoor zorgen dat u en de werknemers in één oogopslag kunnen zien wat de kwaliteit van hun pensioenregeling is. Er blijkt namelijk behoefte te zijn aan een manier om pensioenregelingen te kunnen vergelijken. Om de vergelijking actueel te houden wil de vakbond jaar-

2

HR RENDEMENT 5-2009

lijks – samen met de Universiteit van Tilburg – onderzoek doen naar verschillende aspecten van pensioenregelingen, zoals het type regeling (eindloon of middelloon), de pensioenleeftijd, de indexering en de aanwezigheid van een arbeidsongeschiktheidspensioen of partnerpensioen. Naar verwachting is deze lijst binnenkort te vinden op www.cnv.nl.

Het Handboek heeft gelijk!

S

taatssecretaris De Jager van Financiën heeft onlangs besloten dat u voortaan geen naheffingsaanslag meer mag krijgen als u bij uw aangifte het Handboek Loonheffingen heeft gevolgd. Tot voor kort werd het Handboek beschouwd als algemeen voorlichtingsmateriaal dat niet dezelfde rechtsbescherming had als beleidsbesluiten met betrekking tot de loonheffingen. Als u bij de aangifte loonheffingen netjes de regels in het Handboek volgde, kon de inspecteur u bij een looncontrole toch nog op de vingers tikken als er een fout in het Handboek stond. Hij kon dan besluiten dat de officiële beleidsbesluiten van toepassing waren, met alle gevolgen van dien. Dit speelde vooral

bij standpunten die niet letterlijk in het Handboek zijn overgenomen uit de rechtspraak of uit andere rechtsbronnen.

Overduidelijk Omdat de staatssecretaris vindt dat u op de tekst in het Handboek moet kunnen vertrouwen, heeft hij bepaald dat de Belastingdienst sinds 13 maart 2009 uw handelwijze moet volgen als u bij het nakomen van uw inhoudingsplicht afgaat op datgene wat het Handboek stelt. Hetzelfde geldt voor informatie uit de bijbehorende nieuwsbrieven en mededelingen. Alleen als de informatie in het Handboek zo overduidelijk niet klopt dat u dat had kunnen weten, hoeft de fiscus uw handelen niet goed te keuren.

JURIDISCH PRIVACY

Het CBP houdt u in de gaten Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) gaat in het vervolg vaker controleren of werkgevers zich aan de regels voor eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van de werknemer houden. Werkgevers die dat niet doen, kunnen stevige sancties tegemoet zien. Eén van de eerste partijen die met de koerswijziging in aanraking kwamen, was een arbodienst die stelselmatig medische gegevens aan werkgevers doorspeelde.

Blootgeven Het CBP had de arbodienst vorig jaar al tweemaal gewaarschuwd dat medische gegevens onder het medisch beroepsgeheim vallen en dus

niet in handen van derden mogen vallen. Arbodiensten mogen (en moeten) de werkgever wel informeren over de mate van arbeidsongeschiktheid maar ze mogen daarbij geen medische gegevens blootgeven. Toen begin dit jaar bleek dat de waarschuwingen niets geholpen hadden, legde de CBP de arbodienst een dwangsom van e 1.000 per geconstateerde overtreding op. Sindsdien heeft de betreffende arbodienst – naar eigen zeggen – het medisch beroepsgeheim niet meer geschonden. College Bescherming Persoonsgegevens, 26 maart 2009, zaaknr: Z2008-01482

LOONZAKEN BIJTELLING

LOONZAKEN CRISIS

Zakelijk gebruik van oude auto wordt onaantrekkelijk gemaakt

Nu nog minder afdragen bij S&O

Als er in uw organisatie werknemers zijn die – ook voor privédoeleinden – in een auto van de zaak rijden die 15 jaar oud is, zullen hun kosten volgend jaar stevig stijgen. Op dit moment mag bij auto’s van 15 jaar en ouder namelijk de verkoopwaarde als uitgangspunt worden genomen voor de bijtelling wegens privégebruik, en niet de cataloguswaarde van de auto.

n de stimuleringsmaatregelen die de ministerraad eind maart presenteerde werd ook een tijdelijke uitbreiding van de afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk (S&O) aangekondigd. Als het aan de ministers ligt, worden alle bedragen en percentages voor 2009 en 2010 een stuk verhoogd. Want zij vinden dat innovatief ondernemerschap juist in economisch zware tijden belangrijk is voor het concurrentievermogen van ons land.

Ontmoedigen Vanaf 2010 zal deze gunstige regeling echter pas gelden voor auto’s van 25 jaar

en ouder. Deze maatregel moet het rijden in oude auto’s ontmoedigen. Met de extra inkomsten wil de overheid onder meer de sloopregeling voor oudere auto’s (zie ook pagina 17) bekostigen. Een 16 jaar oude auto van de zaak die ooit e 80.000 kostte en nu nog maar e 10.000 waard is, kost de werknemer nu per maand (25% van e 10.000 gedeeld door 12 =) e 208 aan bijtelling voor privégebruik. In 2010 zal dat 25% van de nieuwwaarde zijn. Dat is maar liefst e 1.667 per maand!

!

PERSONEEL CRISIS

Subsidie voor omscholing werknemers Het kabinet heeft kortgeleden met de sociale partners overeenstemming bereikt over maatregelen om de gevolgen van de crisis voor de arbeidsmarkt te beperken. Eén van die geplande stimuleringsmaatregelen is een vergoeding voor werkgevers die meebetalen aan de omscholing van nieuwe werknemers naar een andere sector. Draagt u als werkgever bij aan omscholing van werknemers naar uw sector, dan kunt u daar in de toekomst een subsidie van de overheid voor krijgen van 50% van

de omscholingskosten. U krijgt maximaal g 2.500 per omgeschoolde werknemer. De subsidie moet dan wel gebruikt worden voor om- of bijscholing met als resultaat een certificaat of diploma en u moet eenzelfde bedrag voor uw rekening nemen.

Invulling Het kabinet moet nog met de werkgeversen werknemersorganisaties afstemmen hoe de concrete invulling van deze plannen wordt.

I

Plafond De afdrachtvermindering S&O bedraagt een percentage van het loon dat betrekking heeft op speur- en ontwikkelingswerk als dat loon in totaal niet hoger is dan een bepaalde loongrens. Boven die grens mag u nog een lager percentage toepassen. Er is een plafondbedrag waarboven afdrachtvermindering niet meer is toegestaan. De minister van Economische Zaken kan de percentages bij ministeriële regeling wijzigen. Voor de wijziging van de bovengrens van het hoge percentage en het plafond is een wetswijziging nodig. Het wetsontwerp is inmiddels naar de Tweede Kamer gestuurd. Hieronder vindt u een overzicht van de huidige en toekomstige grensbedragen en percentages.

PERSONEEL OR

OR-bijdrage voor 2009 is nu bekend

V

oor 2009 wordt het percentage dat uw organisatie aan OR-heffing moet betalen verlaagd van 0,017% naar 0,012%. De Wet op de ondernemingsraden schrijft voor dat u deze heffing voor de vorming en scholing van de ondernemingsraad (OR) altijd moet betalen als de organisatie een OR heeft of zou moeten hebben. Dat moet bij vijftig werknemers maar de cao kan bepalen dat de organisatie al eerder een OR in het leven moet roepen. De Sociaal Economische Raad legt deze OR-

heffing op, de Belastingdienst neemt de inning voor haar rekening. De basis voor de heffing is de totale loonsom van uw organisatie in het vorige kalenderjaar. Het percentage is dit jaar verlaagd omdat de heffing het afgelopen jaar meer heeft opgeleverd dan was begroot. Ook als uw organisatie eigenlijk een OR zou moeten hebben, maar die om welke reden dan ook niet gerealiseerd heeft, moet u de OR-heffing voldoen.

!

HR RENDEMENT 5-2009

3

Moeten we de RI&E jaarlijks updaten? In 2006 hebben wij een RI&E laten maken. Sindsdien is er in onze organisatie eigenlijk niets veranderd aan de risico’s en de bedrijfsprocessen. Moeten we de RI&E dan wel ieder jaar aanpassen aan de nieuwe wettelijke eisen die op dat moment gesteld worden aan de risico-inventarisatie? De verplichting om een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) op te stellen, is vastgelegd in artikel 5 van de Arbowet. Hierin staat: ‘De risico-inventarisatie en -evaluatie wordt aangepast zo dikwijls als de daarmee opgedane ervaring, gewijzigde werkmethoden of werkomstandigheden of de stand van de wetenschap en professionele dienstverlening daartoe aanleiding geven.’

Afschermen U bent dus niet verplicht om bijvoorbeeld jaarlijks de RI&E aan te passen. Wanneer u de RI&E moet actualiseren, hangt af van de (veranderde) omstan-

digheden en processen in uw organisatie, maar ook van externe factoren zoals de wetenschappelijke ontwikkelingen. Door nieuwe wetenschappelijke ontwikkelingen kan het bijvoorbeeld mogelijk zijn om een doelmaatregel te treffen voor een bepaald risico, waar u nu alleen het risico kun afschermen. Het is de bedoeling van de Arbowet dat u regelmatig kijkt op welke punten het nodig is om uw RI&E aan te passen. Het is wel een goede stelregel om jaarlijks te kijken of uw RI&E geactualiseerd moet worden. U loopt dan de risico-inventarisatie nogmaals zorgvuldig langs en bekijkt of uw plan van aanpak beter kan.

Wordt het vakantiegeld lager bij uitruilen van arbeidsvoorwaarden? Werknemers kunnen in onze organisatie een verzoek indienen tot verlaging van hun brutoloon van december ter hoogte van de kosten die ze in het betreffende kalenderjaar hebben betaald voor het lidmaatschap van een werknemersorganisatie. Maar moeten we deze verlaging laten doorwerken in de grondslag voor de vakantietoeslag? Is dit wettelijk vastgelegd? Wat u beschrijft is een vorm van een cafetariamodel. Een werknemer kan een deel van zijn brutoloon, winstdeling, eindejaarsuitkering etc. inruilen voor een onbelaste vergoeding van de contributie van een werknemersorganisatie. Voor een cafetariamodel geldt dat het aan de zogenoemde realiteitswaarde moet voldoen. Dat betekent in principe dat de consequenties van de ruil moeten doorwerken in alle loongerelateerde inkomsten. Een verlaging van het brutoloon moet dus ook van invloed zijn op de hoogte van het vakantiegeld. Toch hoeft u zo’n verlaging niet per se door te laten werken. Een aantal jaar geleden heeft het ministerie

4

HR RENDEMENT 5-2009

van Financiën namelijk een besluit gepubliceerd waaruit valt af te leiden dat de realiteitswaarde ook in stand blijft als de ruil geen invloed heeft op bijvoorbeeld de hoogte van de vakantietoeslag.

Consequent U hoeft de vakantietoeslag dus niet per se te verlagen als u het brutoloon verlaagt. Maar dat moet dan wel duidelijk in het reglement staan en u moet het ook consequent toepassen. Ook als u de verlaging van de vakantietoeslag en andere loongerelateerde inkomsten juist wel wilt doorvoeren, moet u dit consequent doen en het in uw reglement vermelden.

welkom in de wereld van outservice 7ERELDWIJD BIEDT!$0 GEħNTEGREERDE OPLOSSINGEN VOOR SALARISVERWERKING PERSONEELS EN EXCASSO ADMINISTRATIEEN(2 VRAAGSTUKKEN-ETSERVICEENSERVICESVOORBEDRIJVEN OVERHEDEN NON PROüTORGANISATIESENZORGINSTELLINGEN!LSINTERNATIONAALMARKTLEIDERMAKENWEPROCESSEN GEMAKKELIJK EFFECTIEFENEFüCIÂNTOFNEMENDIEZELFSVOLLEDIGUITHANDENk/UTSERVICElNOEMEN WEDAT DEOVERTREFFENDETRAPVANSERVICEENOUTSOURCING$AAROMWERKTDEWERELDMET!$0

adp.nl

PERSONEEL

de aandachtspunten bij het werken met vakantiekrachten

Vakantiewerk in uitvoering De zomervakantie komt alweer in zicht. Werknemers zien daar misschien reikhalzend naar uit, maar voor u is het weer een hele klus om ervoor te zorgen dat het werk van al die vakantie-

minimumloon waarschijnlijk met ingang van 1 juli 2009 verhoogd wordt. De nieuwe bedragen zijn op dit moment nog niet bekend.

gangers tijdens hun afwezigheid gewoon wordt gedaan. In de meeste branches is het tekort aan personeel uitstekend op te vangen met vakantiekrachten. Vooral scholieren en studenten willen maar al te graag wat bijverdienen voordat ze zelf naar de zon vertrekken. Maar waar moet u dan op letten?

V

Vakantiekrachten zijn in principe ‘gewone’ werknemers. U gaat immers een overeenkomst met een bepaalde duur met hen aan, u geeft opdrachten en voor uitvoering van deze werkzaamheden ontvangen ze loon. Er is dus sprake van een dienstverband. Er zijn heel wat aandachtspunten als u met jonge vakantiekrachten in zee gaat. U moet zorgen dat u de plank niet mis slaat waar het gaat

om loon, overige arbeidsvoorwaarden, werktijden en overige arbeidsomstandigheden. U vindt hieronder over elk van deze punten een toelichting. Loon Aan alle vakantiekrachten vanaf 15 jaar moet u in ieder geval het minimum(jeugd)loon betalen dat hoort bij hun leeftijd. Houd er rekening mee dat het

Zo berekent u een all-in uurloon Stel: een vakantiekracht van 19 jaar werkt in de vakantie 40 uur per week voor uw organisatie. U betaalt hem het minimumloon van een 19-jarige. Dat is op dit moment e 4,18 bruto per uur. In uw organisatie krijgen alle werknemers 8% vakantiegeld en 23 vakantiedagen per jaar bij een fulltime dienstverband. U kiest ervoor om de vakantiekracht een all-in uurloon te betalen. Het berekenen van het percentage voor vooruitbetaling van vakantiedagen gaat als volgt:

6

HR RENDEMENT 5-2009

Opbouw van 23 vakantiedagen is (23 dagen x 8 uur =) 184 vakantie-uren per jaar. Dat zijn (184 uur / 52 weken =) 3,54 vakantie-uren per week. En dus een opbouw van (3,54 uur / 40 uur =) 0,09 vakantie-uren per werkuur.

Recht De vakantiewerker heeft recht op een bruto uurloon van e 4,18 + 8% afkoop vakantiegeld + 9% vooruitbetaling vakantiedagen = e 4,92 bruto per uur.

Ondertekenen Als u werkzaamheden laat opvangen door vakantiekrachten van 13 en 14 jaar, hoeft u geen rekening te houden met het minimumloon. Voor werknemers van die leeftijd is er geen minimumloon vastgesteld. U mag hun in principe dus betalen wat u wilt. In veel organisaties is het gebruikelijk om alle werknemers tot en met 15 jaar het minimumloon van een 15 jarige te geven. Denk eraan dat de ouders van vakantiekrachten tot en met 15 jaar de arbeidsovereenkomst die u met de jeugdige kracht afspreekt mede moeten ondertekenen! Arbeidsvoorwaarden U moet vakantiekrachten wat arbeidsvoorwaarden betreft hetzelfde behandelen als uw ‘gewone’ werknemers. Het is volgens de wet immers verboden om onderscheid te maken op grond van leeftijd, arbeidsduur of contracttype. Dat betekent dat vakantiekrachten in principe dus recht hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als uw vaste personeel.

Opbouw Vakantiekrachten hebben – net als iedere werknemer – recht op minimaal 8% vakantiegeld en opbouw van minimaal 20 vakantiedagen op jaarbasis bij een

Toegestane arbeid door jongeren

min. dagelijkse rust in aaneengesloten uren in elk geval tussen max. aantal werkdagen per week per jaar max. arbeidstijd per schooldag niet-schooldag max. arbeidstijd per schoolweek vakantieweek max. aantal gewerkte vakantieweken per jaar waarvan maximaal aaneengesloten zondagsarbeid

13 en 14 jaar

15 jaar

16 en 17 jaar

14 uur 19.00 - 07.00

12 uur 19.00 - 07.00

12 uur 22.00 - 06.00 of 23.00 - 07.00

5 15

5 24

5 -

2 uur

2 uur

7 uur

8 uur

9 uur, incl. schooltijd 9 uur

12 uur 35 uur

12 uur 40 uur

45 uur 45 uur (max. 160 uur per 4 weken)

4

6

-

3 Nee

4 Nee, tenzij zater- Nee, tenzij zaterdag vrij dag vrij

fulltime dienstverband. In de meeste gevallen wordt dit recht op vakantiebijslag en vakantiedagen tegelijk met het reguliere loon uitbetaald. Omdat vakantiekrachten gewoonlijk maar kort in dienst zijn, hebben zij immers meestal niet de gelegenheid om deze vakantiedagen op te nemen. U voegt aan het uurloon van de vakantiekracht een percentage toe voor afkoop van vakantiebijslag en vooruitbetaling van vakantiedagen. Let wel op dat een eventuele cao ook van toepassing is op vakantiekrachten zodat voor hen dus ook een hoger percentage aan opbouw vakantiegeld en vakantiedagen kan gelden.

Rompslomp U mag in principe dus geen onderscheid maken. In de wet staat echter ook dat u wél onderscheid mag maken als u daarvoor een goede reden kunt aanvoeren. U moet een zogeheten ‘objectieve rechtvaardigingsgrond’ hebben.

Zo is het toegestaan om de pensioenregeling waaraan uw ‘gewone’ werknemers deelnemen, niet in de arbeidsvoorwaarden van vakantiekrachten op te nemen. Vakantiekrachten werken maar kort voor uw organisatie en zouden in die korte periode dus maar een marginaal pensioen opbouwen. Voor u brengt het opnemen van vakantiekrachten wel een hoop

Maak het u gemakkelijk! U kunt er ook voor kiezen om vakantiekrachten in te huren via een uitzendbureau of payroll-onderneming. In dat geval is de vakantiekracht niet in dienst van uw organisatie maar van het uitzendbureau of de payroll-onderneming. Het voordeel hiervan is dat u niet opgezadeld wordt met de administratieve rompslomp van de werving en selectie, het afsluiten van contracten, de salarisadministratie en ziekteregistratie. Maar hier hangt wel een prijskaartje aan!

administratieve en financiële rompslomp met zich mee. Dat is een goede (objectief te rechtvaardigen) reden om onderscheid te maken. Arbeidstijden Medewerkers van 18 jaar en ouder kunt u volgens de Arbeidstijdenwet als volwassen werknemers behandelen. In die wet staan naast de regels voor volwassen werknemers ook een aantal specifieke beschermende regels voor jeugdige werknemers. De beschermende regels voor jongeren betreffen vooral de maximale werktijden en minimale rusttijden. Zie het overzicht ‘Toegestane arbeid door jongeren’.

“

U moet de nodige voorbereidingen treffen

”

Arbeidsomstandigheden Jongeren zijn een kwetsbare groep. U moet dan ook extra voorzichtig zijn als u jongeren in uw organisatie aan de slag laat gaan. Zorg ervoor dat zij bij indiensttreding geïnformeerd zijn over de risico’s en hoe ze die tot het minimum kunnen beperken. Werknemers tot 18 jaar mogen ook niet alle werkzaamheden uitvoeren. Zo is het voor iedereen onder de 18 verboden om: te werken met gevaarlijke stoffen; te werken met bestrijdingsmiddelen; te werken onder overdruk (zoals duiken); zware apparaten of machines te bedienen; met geluid te werken dat harder is dan 90 dB.

Voor u in zee gaat met scholieren en studenten, doet u er altijd verstandig aan om de nodige voorbereidingen te treffen. Als u zorgt voor goede arbeidsvoorwaarden en duidelijke regels met betrekking tot de arbeidsomstandigheden kunnen de werkzaamheden ook tijdens de vakantie van uw personeel gewoon doorgaan.

!

HR RENDEMENT 5-2009

7

HR Rendement organiseert op dinsdag 16 juni 2009 het

Praktijkcongres Personeelszaken

Oplossingen in donkere tijden Reorganisatie, fusie of overname

Centraal op het Praktijkcongres Personeelszaken op 16 juni in de Jaarbeurs te Utrecht staat de

Oplossingen voor overtollig personeel

huidige economische crisis. Wat zijn de beste oplossingen voor overtollig personeel? Welke

Beter beoordelen en laten functioneren

drastische gevolgen hebben reorganisaties voor uw organisatie? Hoe kunt u op een

Top 5 besparingstips voor personeelskosten

verantwoordelijke manier besparen? En leer hoe u beter kunt beoordelen en laten functioneren. Allemaal tips en adviezen die u hoort op het

Congrespartner

Schrijf u snel in op www.rendement.nl/ppz

Praktijkcongres Personeelszaken!

€ 250 KORTING! Lezers van Rendement betalen slechts € 325

LOONZAKEN AFDRACHTVERMINDERING

JURIDISCH BUITENLAND

Automatische aanpassing van S&O-verklaring Door de uitbreiding van de afdrachtvermindering speuren ontwikkelingswerk (S&O) – waarover u op pagina 3 meer kunt lezen – hoeft u geen nieuwe S&O-verklaring aan te vragen. Om de afdrachtvermindering S&O te mogen toepassen, heeft u een verklaring van Senter-Novem nodig, het agentschap van het ministerie van Economische Zaken. In die verklaring is aangegeven welk bedrag u maximaal in mindering mag brengen op uw loonheffingen. Het is mogelijk dat u door de uitbreiding van de S&O-regeling

in 2009 en 2010 een hoger bedrag in mindering mag brengen. Maar daar hoeft u dus niet zelf een aanvraag voor in te dienen. SenterNovem past de nieuwe regeling automatisch toe als de wijzigingen eenmaal officieel geregeld zijn. Heeft u in 2009 al een S&O-verklaring ontvangen, dan stuurt SenterNovem u automatisch een aanvullende verklaring. Moet u voor 2009 nog een S&O-verklaring krijgen, dan ontvangt u automatisch een verhoogde verklaring.

!

Alleen 30%-regeling bij snelle wisseling van werkgevers

N

Afgewezen Onlangs oordeelde de rechter over een zaak waarin een werkgever voor een uit het buitenland aangetrokken werknemer de 30%-regeling toepaste. De werknemer trad op 1 mei uit dienst bij deze werkgever en kon – wegens

Uw organisatie zal momenteel – gezien het huidige economische klimaat – het liefst voor lokale werknemers kiezen. Maar dat betekent nog niet dat het uitzenden van Nederlandse werknemers of het tewerkstellen van buitenlandse werknemers in ons land helemaal niet meer voorkomt. Soms heeft een werknemer een bepaald specialisme dat u naast de deur niet vindt. Welke arbeidsrechtelijke gevolgen heeft een uitzending voor de aard van de arbeidsverhouding? En kunt u toepassing van de 30%-regeling aanvragen? Het uitzenden van werknemers naar het buitenland en de tewerkstelling van buitenlandse werknemers in Nederland is de laatste jaren steeds gebruikelijker geworden. Dat komt onder meer door de internationalisering van de arbeidsmarkt van de afgelopen jaren. De groei is echter nu gestaakt. De zogenoemde expats zijn immers vaak dure krachten. Toch is een werknemer uit een ander land soms de enige oplossing. Omdat die over een bijzondere vaardigheid of schaars specialisme beschikt.

Slapend

JURIDISCH VERGOEDINGEN

a ontslag kan een uit het buitenland aangetrokken werknemer de toepassing van de 30%-regeling (zie ook hiernaast) alleen voortzetten als hij binnen drie maanden een nieuwe werkgever heeft. Wie niet binnen drie maanden een andere baan kan vinden, beschikt kennelijk niet over een specifieke, schaarse deskundigheid die het toepassen van deze bijzondere kostenvergoeding rechtvaardigt.

Expats opgelet!

privéomstandigheden – pas een jaar later aan de slag bij een andere werkgever in Nederland. Het verzoek om voortzetting van de 30%-regeling werd afgewezen door de inspecteur en de rechter, omdat de man er langer dan drie maanden over had gedaan om een nieuwe werkplek te vinden. De rechtbank betreurde de privéomstandigheden van de man, maar stelde vast dat er onder andere omstandigheden ook geen arbeidsovereenkomst tot stand zou zijn gekomen binnen drie maanden na 1 mei. De rechtbank oordeelde dan ook dat de werknemer niet langer gebruik kon maken van de 30%-regeling. Rechtbank Haarlem, 12 december 2008, LJN: BH1935

U kunt de uitzending naar het buitenland op diverse manieren regelen. Meestal sluit u met de werknemer een uitzendovereenkomst waarin staat opgenomen dat de arbeidsovereenkomst ‘slapend’ is tot het moment dat de uitzending tot >>>

Sociale verzekeringen in het buitenland Naast arbeidsrechtelijke en fiscale gevolgen heeft een uitzending ook gevolgen voor de sociale zekerheid van de werknemer. Sociale verzekeringen worden normaal gesproken automatisch van het loon van de werknemer ingehouden. In het buitenland gaat die vlieger niet op, de werknemer moet sociale lasten afdragen in het land waar hij werkt. Dat betekent dat de werknemer die in het buitenland

arbeidsongeschikt of werkloos wordt, in principe geen aanspraak kan maken op de Nederlandse WAO of WW. Toch zijn er, vooral in EUlanden, regels die ervoor zorgen dat de rechten die u in Nederland heeft opgebouwd in het buitenland ook gelden. Zo kan de werknemer met een E101-verklaring aantonen dat hij in Nederland sociaal is verzekerd. Hij hoeft in het buitenland geen sociale lasten af te dragen.

HR RENDEMENT 5-2009

9

<<<

een eind komt. De arbeidsovereenkomst wordt zogezegd opgeschort. U kunt in de uitzendovereenkomst een terugkeergarantie in de oude functie opnemen, de omstandigheden uiteenzetten waaronder een uitzending vroegtijdig kan worden beëindigd en expliciet afspreken dat het oude salaris op het moment van terugkeer wordt geïndexeerd. Het arbeidsvoorwaardenpakket van de werknemer die wordt uitgezonden, bestaat vaak uit een basissalaris en diverse expatcomponenten. Deze expat-componenten zijn feitelijk (on)kostenvergoedingen, bijvoorbeeld voor de huur van een woning, scholing van kinderen of reiskosten. Een ander veelvoorkomende arbeidsvoorwaarde is de 30%-regeling.

Terug naar het vaderland Zodra de uitzending is afgelopen, komt de werknemer terug naar Nederland. Het kan dan nodig zijn om meteen de arbeidsovereenkomst te beëindigen. Misschien heeft u in eigen land voor de betreffende werknemer geen functie beschikbaar. U moet zich dan afvragen of het buitengewoon besluit arbeidsverhoudingen (BBA) van toepassing is. In dat besluit wordt beschreven in welke omstandigheden u voor opzegging van een arbeidsverhouding toestemming van UWV WERKbedrijf nodig heeft. Maar valt de werknemer wel terug op de Nederlandse arbeidsmarkt? Als dit niet het geval is, heeft u geen ontslagvergun-

ning nodig. Gelden de Nederlandse ontslagregels wel, dan moet u toestemming vragen aan UWV WERKbedrijf om de arbeidsovereenkomst op te mogen zeggen, de kantonrechter om ontbinding verzoeken of een minnelijke regeling treffen. In de rechtspraak is uitgemaakt dat de expat-vergoedingen niet mogen meetellen bij de berekening van de ontbindingsvergoeding. Dit geldt ook voor de 30%-regeling. Dit kan alleen anders zijn als de werknemer kan aantonen dat de expat-vergoedingen geen (on)kostenvergoedingen zijn maar daadwerkelijk behoren tot het basisloon.

Nettoloon De 30%-regeling is een bijzondere fiscale kostenvergoedingsregeling. Deze regeling houdt in dat u de werknemer 30% van het salaris inclusief vergoeding mag uitbetalen als vergoeding voor de extra kosten van het tijdelijke verblijf in het buitenland. Feitelijk komt het erop neer dat u 30% van het brutosalaris als nettoloon mag uitbetalen. Een verzoek om toepassing van de 30%-regeling moet aan de Belastingdienst worden gedaan. Om in Nederland voor de 30%-regeling in aanmerking te komen moet de buitenlandse werknemer aan elk van de volgende voorwaarden voldoen: U moet de werknemer uit het buitenland aanwerven. U moet de 30%-regeling samen met de werknemer aanvragen en afspreken.

De werknemer moet over een specifieke deskundigheid beschikken die schaars is op de Nederlandse arbeidsmarkt. De 30%-regeling moet in een Nederlandse loonadministratie worden verwerkt.

Boekenonderzoek U moet de toepassing van de 30%-regeling in de arbeidsovereenkomst opnemen. Voor de Belastingdienst is dit een controlepunt bij het boekenonderzoek. Door toepassing van de 30%-regeling ruilt de ingekomen werknemer namelijk 30% van zijn oorspronkelijke loon uit voor een belastingvrije vergoeding. Het oorspronkelijk overeengekomen loon wordt hierdoor verlaagd.

Uitzending voor een langere periode De arbeidsvoorwaarden van werknemers die voor een langere periode naar het buitenland worden uitgezonden, zullen vaak ingrijpender worden aangepast. In dit verband is de Wet arbeidsvoorwaarden grensoverschrijdende arbeid (WAGA) van belang. Deze verplicht om

10

HR RENDEMENT 5-2009

een aantal minimumarbeidsvoorwaarden van het werkland toe te passen op de arbeidsverhouding met de werknemer. Gewoonlijk is er sprake van een ‘langere periode’ als de uitzending één tot vijf jaar duurt. Dat sluit aan bij fiscale en sociaal verzekeringsrechtelijke termijnen.

De 30%-regeling geldt ook voor de premies werknemersverzekeringen. Als uw werknemer in Nederland verzekerd is voor de werknemersverzekeringen, hoeft u over het bedrag van de 30%-vrije vergoeding geen premies werknemersverzekeringen te berekenen. De 30%-regeling geldt maximaal voor tien jaar. Als de werknemer vóór de aanvang van zijn tewerkstelling in Nederland al eerder in Nederland heeft gewoond of gewerkt, verkort dit de maximale looptijd.

Wereld Als u werknemers wilt uitzenden, moet u dat zorgvuldig regelen. U kunt in de uitzendovereenkomst vele onduidelijkheden op voorhand uit de wereld helpen. Denk aan een terugkeergarantie, de pensioenregeling in het thuisland, de 30%-regeling, het niveau van het salaris bij terugkeer in het thuisland en het opschorten van de verplichtingen in de bestaande arbeidsovereenkomst. Mr. Jolanda de Groot, advocaat bij Heussen te Amsterdam, tel: (020) 312 28 00, e-mail: [email protected], www.heussen-law.nl

JURIDISCH

de aandachtspunten bij een overgang van onderneming

Geef u over! Zowel in goede als in slechte economische tijden veranderen ondernemingen, afdelingen en vestingen van eigenaar. In de meeste gevallen is er dan sprake van een overgang van onderneming of – beter bekend – een bedrijfsovername. De vraag die bij de (overgenomen) werknemers rijst is: wie gaat mee en wie blijft achter? En hoe zit het met de arbeidsvoorwaarden? Het is belangrijk dat u als HR-verantwoordelijke bij een overname goed blijft communiceren met de werknemers en ervoor zorgt dat zij tijdig en juist worden geïnformeerd. Waar moet u allemaal rekening mee houden?

A

Als uw onderneming wordt overgenomen door een andere partij, gaan alle werknemers van uw organisatie automatisch mee naar de nieuwe werkgever. Daarbij houden ze alle rechten en verplichtingen uit hun arbeidsovereenkomst. Daarvoor moeten ze echer wel aan de volgende twee voorwaarden voldoen: De werknemer moet een arbeidsovereenkomst hebben met de werkgever op het moment dat de overeenkomst overgaat. In het geval van detachering zal bijvoorbeeld moeten worden beoordeeld bij wie de gedetacheerde in dienst is. Heeft hij geen arbeidsovereenkomst met de werkgever, dan blijft hij gewoon in dienst van de onderneming die hem detacheert. Hetzelfde is van toepassing bij een uitzendkracht die geconfronteerd wordt met een bedrijfsovername van de inlener waar hij op dat moment werkzaam is. Ook de uitzendkracht valt dan terug op zijn werkgever, het uitzendbureau. De overnemende partij is niet verplicht om de gedetacheerde of uitzendkracht automatisch over te nemen.

Als niet de hele onderneming maar slechts een onderdeel van uw organisatie wordt overgedragen, moet de werknemer horen bij het overgedragen onderdeel. Er moet dus zorgvuldig gekeken worden welke werknemers onder de overname vallen. Dat is soms lastig omdat in veel gevallen de afdelingen en de functies van werknemers niet duidelijk zijn afgebakend.

Verliezen Voldoet een medewerker niet aan de bovengenoemde twee voorwaarden, dan

Waar wordt het geregeld? De gevolgen van een bedrijfsovername worden geregeld in de artikelen 7:662 en verder van het Burgerlijk Wetboek, gebaseerd op een Europese Richtlijn. Is voldaan aan de wettelijke bepalingen van de nationale wetgeving, dan beschermt de Richtlijn de werknemers die een arbeidsovereenkomst hebben bij de werkgever die wordt overgenomen.

gaat hij niet mee over. De samenwerking tussen hem en de oude werkgever eindigt dan. Het is ook denkbaar dat een werknemer zelf niet mee over wil naar de overnemende werkgever. Uit een tweetal arresten van de Hoge Raad volgt dat een werknemer van rechtswege zijn arbeidsovereenkomst verliest op het moment dat de overgang een feit is, en hij ondubbelzinnig duidelijk heeft gemaakt dat hij niet mee over wil gaan. Deze werknemer is dan noch in dienst van de nieuwe werkgever noch in dienst van de oude werkgever.

Ontslagverbod Uit de Europese Richtlijn die bedrijfsovername regelt, volgt dat een overgang van onderneming voor zowel de verkrijgende partij als de overgenomen partij geen reden vormt tot ontslag. Dit verbod voorkomt dat werknemers kort voor de overname worden ontslagen. De Richtlijn geeft verder aan dat dit ontslagverbod zich niet uitstrekt tot ontslagen op grond van economische, technische of organisatorische (ETO) redenen. De kantonrechters moeten in eerste instantie beoordelen of een ontslag alleen wegens of met het oog op de overgang wordt verzocht. Dus: Ontslag wegens de overgang is verboden. ETO-redenen kunnen zowel voor de overgenomen als de overnemende partij reden zijn om werknemers te ontslaan. Een ontslag om de onderneming beter verkoopbaar te maken vormt geen ETO-reden. Na een overgang van onderneming zal de overnemer graag de arbeidsvoorwaarden die hij zelf hanteert, willen toepassen op de overgenomen werknemers. Met andere woorden: hij wil de arbeidsvoorwaar-

HR RENDEMENT 5-2009

11

den harmoniseren. De kans is namelijk groot dat er verschillen in de primaire en/of secundaire arbeidsvoorwaarden van beide partijen zitten.

Monniken Omdat de overnemer natuurlijk streeft naar ‘gelijke monniken, gelijke kappen’ kent de Nederlandse wetgeving enkele instrumenten om de arbeidsvoorwaarden

van de overgenomen werknemers te wijzigen. Hieronder vindt u er een paar: De overnemer kan de arbeidsvoorwaarden eenzijdig wijzigen. Hij kan zijn voornemen en/of beslissing om dat te doen laten toetsen door het vragen van een verklaring van recht. De rechter toetst dan of er sprake is van een zodanig zwaarwichtig bedrijfsbelang dat het belang van de werknemer daarvoor moet wijken.

De overnemer kan met de overgenomen werknemers een wijziging van de arbeidsvoorwaarden overeenkomen. Een werknemer zal daarmee echter alleen akkoord gaan als hij voldoende wordt gecompenseerd. Denk hierbij aan een afbouwregeling, een regeling die het saldo van voor- en nadeeltjes in arbeidsvoorwaarden op nul laat uitkomen, een regeling waarbij het hogere salaris van een werknemer wordt bevroren en regelingen met een eenmalige uitkering waarmee de verslechtering van de arbeidsvoorwaarden wordt afgekocht. De overnemer kan een cao sluiten die voor zowel de bestaande als de overgenomen werknemers gaat gelden. De overnemer kan een beroep doen op de redelijkheid en billijkheid. Dit heeft enkel kans van slagen als hij de werknemers vooraf een redelijk voorstel heeft gedaan. Er moet een redelijke compensatie tegenover staan, in die zin dat de compensatie in eerste instantie correspondeert met het verlies van een specifieke arbeidsvoorwaarde in geld uitgedrukt. Dit impliceert onder meer dat de overnemer de wijziging van te voren moet aankondigen, zodat inspraak van de werknemers mogelijk is.

Terughoudend Toch zal een rechter zeer terughoudend zijn bij zijn beoordeling of de wens tot harmoniseren van de verkrijger een groot

Voorbeeld 1 - Pensioenregeling bij overname Een onderneming die wordt overgenomen heeft een kostbare pensioenregeling voor haar werknemers. De overnemer heeft geen pensioenregeling. Op grond van het Nederlands recht moet de overnemer de regelingen van de partij die hij overneemt na de overgang overnemen.

Kostbaar Voor de overnemer betekent dit een strop, zeker nu de nationale wetgeving ook

12

HR RENDEMENT 5-2009

bepaalt dat een pensioenregeling die binnen de onderneming geldt, voor alle werknemers in de onderneming met hetzelfde werk geldt. Een kostbare arbeidsvoorwaarde als pensioen zal alleen niet tot in lengte van dagen verplicht zijn als dit meebrengt dat de overnemer aan zijn bestaande personeel dezelfde dure arbeidsvoorwaarden zou moeten aanbieden. De personeelskosten zouden dan onevenredig toenemen.

In de gevallen waarin voor werknemers twee regelingen gelden die van elkaar verschillen, zal er nog wel een mouw aan te passen zijn. Uit de rechtspraak blijkt dat de overnemer onder omstandigheden een te dure regeling mag bevriezen tot het moment dat de werknemers die de regeling niet hebben, op hetzelfde niveau zitten. Maar als het gaat om regelingen die de overnemende werkgever helemaal niet kent biedt dit geen oplossing.

Voorbeeld 2 - Te hoge salarissen voor overname

Voorbeeld 3 - Te hoge salarissen na overname

Een organisatie kampt met financiële problemen en staat aan de rand van een faillissement mede vanwege te hoge, volstrekt niet-marktconforme salarissen. De onderneming wordt overgenomen door een overnemer en wenst te snijden in de hoogte van de salarissen. Mag dit? Als de overgenomen partij kan aantonen dat hij een economisch belang heeft, omdat hij zich anders buiten de markt prijst, laat de Richtlijn onder bepaalde omstandigheden zulke wijzigingen toe. De beoogde wijzigingen moeten dan wel bedoeld zijn om de werkgelegenheid veilig te stellen door verzekeren van het voortbestaan van de onderneming.

In de jurisprudentie zijn allerlei uitspraken te vinden waarbij de rechter in de praktijk de toets van redelijkheid en billijkheid toepast om te beoordelen of eenzijdige wijziging van de beloning passend is. Als het gaat om een verlaging van het salaris zelf is de wens tot harmonisatie van de arbeidsvoorwaarden op zich niet voldoende om de overnemer gelijk te geven. Hij zal in het geval van een salarisverlaging aanvullende argumenten moeten benoemen om zijn beroep kans van slagen te geven. Daarbij kunt u denken aan een functiewijziging, financiële noodzaak of een te hoge functie-indeling.

bedrijfsbelang oplevert bij de wijziging van de arbeidsvoorwaarden van de overgenomen werknemers. Een overeenkomst is een overeenkomst, ook bij een overgang van onderneming, volgens de Richtlijn. Het doel van de Richtlijn is ervoor zorgen dat de werknemers van een overgedragen onderneming de rechten behouden die

“

U bent voor werknemers het eerste aanspreekpunt

”

uit hun arbeidsovereenkomst voortvloeien. Van de Richtlijn mag niet ten nadele van de werknemer worden afgeweken. Strikt genomen kan een werknemer dus geen afstand doen van de rechten die voortvloeien uit de Richtlijn, zelfs niet als hij dit zelf zou wensen.

Roerig Maar wat te doen als het continueren van het oude arbeidsvoorwaardenpakket van de overgenomen werknemers de overnemer in de financiële problemen brengt? Heeft hij ETO-redenen als hij dit kan aantonen? Niet per se, want de overnemer moet zich rekenschap geven van de risico’s die aan een bedrijfsovername zijn verbonden. Dat betekent dat van hem

mag worden verwacht dat hij weet welke personeelskosten aan de overname zijn verbonden. Toch bestaan er nuanceringen. U vindt verschillende voorbeelden in de kaders. Een overgang van onderneming brengt voor werknemers een onzekere tijd met zich mee. Zowel voor de werknemers die overgenomen worden als voor de zittende werknemers breken er roerige tijden aan. Het is in deze situatie van belang dat u als HR-verantwoordelijke de betreffende werknemers zo goed mogelijk, tijdig en volledig informeert en zo mogelijk openheid van zaken geeft omtrent alle relevante zaken. Bij een overname bent u voor de werknemers vaak het eerste aanspreekpunt.

Vlees Beleg in dit soort situaties ook altijd informatieavonden. De werknemers zullen bij de nieuwe werkgever te maken krijgen met een cultuuromslag en een ander beleid. Informatieavonden dragen bij aan versterking van het vertrouwen en een succesvol verloop van een overgang van onderneming. Daarnaast is het van wezenlijk belang dat het personeelsdossier van alle werknemers up-to-date is en dat de overnemende en de overgenomen partij precies weten wat voor een vlees ze in de kuip hebben voor wat betreft het aantal over te nemen werknemers. Maar al te vaak worden werknemers over het hoofd

gezien die geschorst, langdurig arbeidsongeschikt en/of in detentie zijn. In principe is er geen reden tot zorg in geval van een overgang van een onderneming. Het merendeel van de werknemers die voldoen aan de criteria is verzekerd van baanbehoud met bijbehorende arbeidsvoorwaarden conform het doel van de Richtlijn. De overgang van

“

Er kan irritatie ontstaan ten aanzien van verschillen

”

de rechten en verplichtingen voortvloeiende uit de arbeidsovereenkomst gebeurt automatisch. Uiteraard is het altijd wennen aan een nieuwe organisatie met een eigen cultuur. Door het bestaan van verschillende arbeidsvoorwaarden regelingen naast elkaar kan er misschien wrijving ontstaan tussen de zittende en overgenomen werknemers. Ook kan er irritatie ontstaan ten aanzien van de verschillende beloningssystemen. Dit kan worden gezien als een nadelig gevolg van de overgang van de onderneming. mr. Hiba Kayed, advocaat bij Ausma De Jong Advocaten, tel: (030) 605 15 50, e-mail: [email protected], www.ausmadejong.nl.

HR RENDEMENT 5-2009

13

Kijk niet zo nauw bij herplaatsing! Als de functie van één van uw werknemers om bedrijfseconomische redenen komt te vervallen, moet u verder kijken dan de muren van het kantoor waar hij werkt voordat u tot ontslag overgaat. Zelfs als UWV WERKbedrijf u toestemming geeft om de arbeidsovereenkomst op te zeggen, wil dat nog niet zeggen dat u zich als goed werkgever gedraagt. Dat bleek kortgeleden in een zaak die voor Hof Den Bosch kwam.

Hetzelfde Na toestemming van het toenmalige CWI zegde een autobedrijf op grond van bedrijfseconomische omstandigheden de al 32 jaar durende arbeidsovereenkomst met een magazijnmanager op, zonder hem een ontslagvergoeding te geven. De magazijnmanager eiste toen een schadevergoeding van ruim e 107.000 wegens kennelijk onredelijk ontslag. Volgens hem had de werkgever niet alleen naar het eigen bedrijf moeten kijken, maar naar de (positieve) resultaten van het

gehele concern. Bij een zusterbedrijf was bovendien iemand voor in het magazijn aangenomen. Het hof stelde dat voor de bedrijfseconomische ontslagreden alleen naar het bedrijf zelf hoefde te worden gekeken. Het autobedrijf opereerde immers in een afzonderlijke vennootschap en had zijn eigen activiteiten en identiteit. Voor het bepalen van de hoogte van de aan de magazijnmanager toe te kennen vergoeding moest echter wel de financiële situatie van het hele concern het uitgangspunt zijn. Bovendien had de werkgever in het hele concern moeten zoeken naar herplaatsingsmogelijkheden. Dat de vacante functie bij de zusteronderneming niet aan de magazijnmanager was aangeboden, getuigde niet van goed werkgeverschap. Daarom besloot het hof dat er inderdaad sprake was van kennelijk onredelijk ontslag. De magazijnmanager kreeg een ontslagvergoeding van ongeveer één jaarsalaris. Gerechtshof ‘s-Hertogenbosch, 10 maart 2009, LJN: BH5994

Soms kan ontslag door ziekte wel Zoals u weet, mag u zieke werknemers in beginsel niet ontslaan. U moet eerst twee jaar lang het loon doorbetalen en aan re-integratie werken. Onder omstandigheden kan de rechter ontslag toch toestaan. Dat bleek onlangs in een rechtszaak in Assen. In die zaak meldde een verpleegkundige zich al tien jaar lang vaak ziek wegens migraine. Volgens het ziekenhuis waar zij werkte was er sprake van extreem frequent, niet-werkgerelateerd ziekteverzuim. De collega’s van de verpleegkundige werden onevenredig zwaar belast door haar afwezigheid.

In strijd Het ziekenhuis ging daarom met haar in gesprek over de frequentie en gevolgen van haar ziekteverzuim. Ook de mogelijkheid van een andere rol kwam ter sprake, maar er bleek geen passende functie beschikbaar te zijn waar de verpleegkundige voor voelde. Daarom verzocht het ziekenhuis de rechter om ontbinding van de arbeidsovereenkomst met een neutrale ontbindingsvergoeding. De kantonrechter oordeelde dat het ontbindingsverzoek niet in strijd was met het opzegverbod

14

HR RENDEMENT 5-2009

bij ziekte, omdat de reden was gelegen in de frequente ziekmeldingen en de gevolgen daarvan voor het ziekenhuis. De kantonrechter erkende dat er sprake was van frequent verzuim en toetste dit aan de hand van de criteria van UWV, namelijk: 1. Is er sprake van regelmatig ziekteverzuim? 2. Werkt het ziekteverzuim verstorend op het arbeidsproces? 3. Is er geen herstel binnen 26 weken? 4. Zijn er geen herplaatsingsmogelijkheden? Aan elk van deze criteria was voldaan. Geen van de partijen kon het ziekteverzuim verweten worden. Daarom ontbond de kantonrechter de arbeidsovereenkomst met een neutrale ontbindingsvergoeding. Kantonrechter Assen, 25 maart 2009, LJN: BH9852

Deze rubriek werd verzorgd door Eva van den Krommenacker, advocaat bij AKD Prinsen Van Wijmen, tel. (088) 253 57 81, e-mail: [email protected]

LOONZAKEN SCHULDEN

HRM UITBESTEDEN

Prestaties van werknemer lijden onder schulden

A

ls werknemers financiële problemen hebben, kan dat maar al te gemakkelijk zijn weerslag hebben op het functioneren van de werknemer. Het kan leiden tot stress, concentratieproblemen, ziekmeldingen, en zelfs fraude en diefstal. U moet dus alert zijn op dergelijke problemen. Behalve door de eerdergenoemde klachten, kunt u werknemers met financiële problemen herken-

nen doordat zij vaker in aanmerking willen komen voor overwerk, een lening (zie ook hieronder) of een voorschot. Bovendien is de kans groot dat er beslag wordt gelegd op hun loon. Het Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting (Nibud) geeft op zijn website allerlei tips voor het omgaan met werknemers met financiële problemen. Kijk op www.nibud.nl/personeelszaken.

LOONZAKEN SCHULDEN

Help werknemers erbovenop! Het kan een goed idee zijn – gesteld dat u daar de financiële reserves nog voor heeft – om werknemers die te kampen hebben met financiële problemen een lening te verstrekken. De werknemer is dan voordeliger uit dan bij een lening van een bank. U hoeft het voordeel dat de werknemer door zijn lening bij u heeft niet tot zijn belaste loon te rekenen. Voorwaarde is wel dat u een rente hanteert die niet lager is dan de voor 2009 vastgestelde normrente van 4,9%. Verstrekt u toch een renteloze lening, dan moet u het geleende bedrag met 4,9% vermenigvuldigen en de uitkomst als rentevoordeel bij de werknemer aanmerken. En als u een lagere rente dan 4,9% hanteert, moet u het verschil tussen de normrente en het betaalde rentepercentage vermenigvuldigen met het geleende bedrag. De uitkomst telt u dan bij het loon.

!

HRM POST

Postmarkt is sinds 1 april vrij Sinds 1 april hoeft u loonstrookjes en andere geadresseerde poststukken niet meer per se door TNT Post te laten bezorgen. Op die datum is namelijk de nieuwe Postwet van kracht geworden. De Nederlandse postmarkt is nu volledig opengesteld. TNT heeft daarmee zijn laatste monopoliepositie – voor ver-

zending van brieven tot 50 gram – verloren. U heeft nu dus voor de verzending van alle poststukken de keuze uit meerdere aanbieders. Vraag eens een offerte op bij Sandd of SelektMail of een andere concurrent van TNT. Misschien ontdekt u wel dat er nog wat te besparen valt bij het verzenden van post.

Klaar voor de start! Het lijkt misschien een vreemd moment om in tijden van kredietcrisis, massa-ontslagen en recessie te praten over werving en selectie. En misschien is het nog merkwaardiger om dan ook nog eens te spreken over het uitbesteden van die werving en selectie. Maar toch is juist dit het moment om eens goed na te denken over de optimale inrichting van uw recruteringsprocessen. Dan bent u als HR-afdeling straks klaar voor de eisen die dan weer aan u gesteld worden. Het uitbesteden van het werving-en-selectieproces is niet nieuw. Veel HR-afdelingen besteden immers al op verschillende manieren stukjes van de werving en selectie uit, bijvoorbeeld door de samenwerking met vacaturesites of uitzendbureaus. U kunt verschillende redenen hebben om (onderdelen van) uw werving-en-selectieproces uit te besteden. Eén van die redenen is dat u zich als HR-verantwoordelijke dan zelf op de strategische taken kunt richten. In het diagram hieronder vindt u wat organisaties door het uitbesteden van werving en selectie verwachten te bereiken.

Hoogwaardig Door de economische crisis is het karakter van het werving-enselectieproces wel veranderd. Het menselijk kapitaal moet even genoegen nemen met een plaatsje achter het financiële kapitaal, hoewel goede werknemers toch eigenlijk het langetermijnsucces van een onderneming bepalen. Daardoor ontstaat er meer aandacht voor de ontwikkeling van bestaande medewerkers. De werving en selectie richt zich minder op volume, maar juist om het vinden van werknemers met kritische vaardigheden, met inbegrip van afgevloeide werknemers van de concurrentie. Hieronder volgen vijf praktische redenen waarom het een goed idee is om na te denken over het uitbesteden van uw wervingen-selectieproces. 1. Specialistische kennis en ervaring Bedrijven waaraan u uw werving en selectie kunt uitbesteden, hebben veel kennis van de toepasselijke wetgeving én waarschijnlijk meer ervaring dan u met het vinden en identificeren van geschikte kandidaten. Ze zijn thuis in moderne technologie, WEB 2.0 tools en zoekmachines, kennen hun weg in sociale netwerksites als Facebook, Hyves en LinkedIn, en beschikken – doordat ze voor meerdere bedrijven werken – >>>

HR RENDEMENT 5-2009

15

<<<

vaak over specifieke kennis over wat er speelt in organisaties die opereren in uw bedrijfstak. 2. Tijdsbesparing Of we nu in een opwaartse of neergaande economie zitten, er is op de meeste HRafdelingen zelden genoeg tijd voor werving en selectie. In het eerste geval is het moeilijk om kandidaten te vinden en in het tweede geval is het moeilijk uit de vele mogelijkheden de juiste te kiezen. In beide gevallen is het gevolg dat de kwaliteit van het rekruteringsproces te wensen overlaat. Bovendien kunt u bijna onmogelijk hetzelfde aantal potentiële kandidaten benaderen als een gespecialiseerde partner. 3. Kostenreductie en -overzicht Kostenbesparing is een belangrijke reden voor uitbesteden van werving en selectie. Met de uitbesteding worden ook kosten inzichtelijk gemaakt die bij interne uitvoering nogal eens moeilijk te achterhalen waren: bijvoorbeeld wat de kosten van een specifieke campagne zijn, of hoeveel het gekost heeft om een bepaalde kritische positie op te vullen. Door overhead, doorbelasting en onduidelijke toewijzing van bestede tijd is het vaak erg lastig om dat bij interne uitvoering op een rijtje te krijgen. Als u een proces uitbesteedt, zijn dergelijke kosten niet alleen inzichtelijk en voorspelbaar, maar vaak ook lager door schaalvoordelen en procesoptimalisatie.

Uitbesteden is een hele klus U kunt niet vandaag besluiten dat u morgen de nodige onderdelen van uw werving-en-selectieproces gaat uitbesteden. U moet uw processen heel goed op orde hebben. De uitbestedingspartner waarmee u uiteindelijk in zee gaat, moet immers beschikken over uw functiebeschrijvingen, vacatures, arbeidsvoorwaarden en bedrijfsreglement. Ook moet hij een beeld krijgen van uw organisatiecultuur en de karaktereigenschappen die u voor uw werknemers belangrijk vindt.

Hoe kan hij anders werknemers voor u selecteren die bij de organisatie passen? Daarnaast moet u ook nooit zomaar met de eerste de beste partner een samenwerking aangaan. Vergelijk de dienstverlening van verschillende partijen en denk goed na over de voorwaarden waaronder u wilt zaken doen. Zorg dat u de controle over het proces en de kwaliteit van de toekomstige werknemers stevig in handen houdt. Op die manier kan uitbesteden niet op een teleurstelling uitlopen.

Sommige uitbestedingspartners brengen bovendien alleen kosten in rekening als een opdracht werkelijk tot een aangenomen kandidaat leidt.

heden ontwikkelen. U moet ook in staat zijn om de relatie met de uitbestedingspartner te managen en de regie rond de uitvoering van het contract te voeren.

4. Verhoogde strategische waarde Als u het binnenhalen van goede kandidaten kunt uitbesteden aan een externe partner tegen lagere kosten dan waar u het zelf voor zou kunnen doen, zal iedereen dat toejuichen. Binnen de organisatie zal dit eerder als een kracht gezien worden dan als een zwaktebod. Bovendien houdt u tijd over om zich te richten op de strategische vragen: welke mensen heb ik nodig over drie jaar? Wat betekent een voorgenomen overname voor mijn aannamebeleid? Met welke werknemers ondersteun ik de ondernemingsvisie het beste? U moet hiervoor dus wel nieuwe vaardig-

Startblokken Kortom: uitdagingen genoeg voor het werving-en-selectieproces en de mogelijke uitbesteding ervan. Is dit nu het juiste moment voor uitbesteding? De ervaring leert dat organisaties die goed toegerust in de startblokken staan op het moment dat de mogelijkheden weer toenemen al snel een voorsprong op het veld hebben. Synco Jonkeren, outsourcing consultant HRM bij EquaTerra, tel: 06 12 99 60 81, e-mail: [email protected], www.equaterra.com.

Effectiever werving-en-selectieproces Focus op strategische W&S-taken Betere service Gebruik van externe expertise Kostenreductie Meer en betere kandidaten -%

16

HR RENDEMENT 5-2009

/-%

1-%

3-%

5-%

.--%

LOONZAKEN AUTO’S

JURIDISCH ONTSLAG

Weg met die oude vieze auto van de zaak

B

ent u als P&O’er ook verantwoordelijk voor het wagenpark van uw organisatie? Mocht uw organisatie geen nieuwe leasebakken aan de werknemers verstrekken, maar oudere auto’s die u zelf beheert, dan is het goed om te weten dat er een sloopregeling op komst is. Daarmee wil minister Cramer van Ruimte en Milieu het vervangen van oude, vervuilende auto’s stimuleren. Door deze maatregel zou de uitstoot van fijnstof en

stikstofoxiden verder worden teruggedrongen. Als u een oude personen- of bestelauto bij een autobedrijf inruilt voor een benzineauto uit 2001 of nieuwer of een dieselauto met een af-fabriek roetfilter, kunt u in de toekomst onder voorwaarden een schone-luchtpremie krijgen die kan oplopen tot I 1.750. U vindt meer informatie over de regeling op www.nationalesloopregeling.nl.

Zet werknemers niet onzorgvuldig op straat! Als u wegens bedrijfseconomische omstandigheden een aantal werknemers moet ontslaan, betekent dat nog niet dat deze werknemers geen bezwaar kunnen maken tegen ontbinding van hun arbeidsovereenkomst. Als een werknemer goede redenen kan aandragen waarom u hem in dienst moet houden, kan de kantonrechter in zijn voordeel beslissen.

Gedetacheerd Dat bleek onlangs uit een zaak die voor de kantonrechter in Utrecht kwam. Een meubelproducent vroeg – wegens financiële problemen – bij de kantonrechter onder meer ontbinding van de arbeidsovereenkomst van een 53-jarige werknemer aan. De betreffende werknemer werkte al sinds 1976 voor de organisatie en was sinds een jaar gedetacheerd bij een ander bedrijf, waar hij zijn werk naar volle tevredenheid deed.

Eenzijdig JURIDISCH ONTSLAG

Voorrang voor ontslag op staande voet Zelfs als een ontslag wegens reorganisatie is vastgelegd in een beëindigingsovereenkomst en daarbij een vergoeding van e 700.000 is afgesproken, kan een ontslag op staande voet ervoor zorgen dat de werknemer met lege handen naar huis gaat. Dat bleek in een zaak die voor Hof Den Bosch speelde. In deze zaak moest een inkoper na een dienstverband van 35 jaar vertrekken wegens een reorganisatie. Werkgever en werknemer hadden dit vastgelegd in een beëindigingsovereenkomst en hierbij een bruto ontslagvergoeding van e 700.000 afgesproken. Maar een dag voor het geplande einde van de arbeidsovereenkomst werd de inkoper op staande voet ontslagen. De

werkgever ontdekte namelijk dat hij zich door een leverancier ten onrechte commissiegelden liet betalen. Aangezien de inkoper op staande voet was ontslagen, weigerde de werkgever de beëindigingsovereenkomst uit te voeren. De inkoper wilde de e 700.000 uiteraard wél hebben en stapte naar de rechter.

Buik De rechter – en later het hof – besloot dat de werkgever in zijn recht stond toen hij de inkoper vanwege zijn onrechtmatig handelen op staande voet ontsloeg. De werknemer kon dus zijn ontslagvergoeding alsnog op zijn buik schrijven. Gerechtshof ‘s-Hertogenbosch, 23 december 2008, LJN: BH0130

De kantonrechter vond dat de meubelproducent had moeten onderzoeken of de gedetacheerde werknemer niet in dienst had kunnen komen van het bedrijf dat hem inhuurde. Volgens de kantonrechter was de nalatigheid op dit gebied ‘klemmend’. De werknemer was immers niet meer de jongste. Bovendien had hij door zijn dienstverband van bijna 33 jaar een nogal eenzijdig arbeidsverleden, wat hem moeilijk herplaatsbaar maakte. De werkgever had voor deze werknemer dan ook een bijzondere inspanningsverplichting. Hij had zorgvuldiger naar de omstandigheden van de werknemer moeten kijken. Daarom oordeelde de kantonrechter dat het ontbindingsverzoek prematuur was. De arbeidsovereenkomst werd niet ontbonden. Kantonrechter Utrecht, 3 april 2009, LJN: BH9974

HR RENDEMENT 5-2009 17

ARBO

hoe u zieke werknemers efficiënt laat re-integreren

Houd de vaart erin! Werknemers die langer ziek blijven dan verwacht, zorgen niet alleen voor praktische problemen op de werkvloer, maar ook voor hoge kosten. U moet immers het loon van arbeidsongeschikte werknemers gewoon doorbetalen. Er is dus veel aan gelegen om hen zo snel mogelijk weer aan de slag te krijgen. Welke middelen kunt u inzetten om de interne of externe reintegratie van een arbeidsongeschikte werknemer te bevorderen? En hoe stimuleert u dat de werknemer zelf óók initiatieven gaat nemen om het re-integratieproces te versnellen?

I

In de Wet verbetering poortwachter is duidelijk vastgelegd hoe u als werkgever met een zieke werknemer moet omgaan. Het uitgangspunt is helder: de werknemer moet zo snel mogelijk re-integreren. De invulling van dit uitgangspunt in de praktijk, is een taak van de werkgever, de arbodienst en de werknemer zelf.

De bedrijfsarts kijkt naar wat de werknemer nog wel kan, in plaats van wat hij niet kan. Op basis van deze probleemanalyse wordt een plan van aanpak gemaakt.

Verplicht Als de zieke werknemer nog kan werken, bent u verplicht hem passende arbeid aan

te bieden. Dit kan in de eigen organisatie (re-integratie eerste spoor) of – als dit niet mogelijk is – bij een andere werkgever (re-integratie tweede spoor). Met name de re-integratie tweede spoor wordt in de praktijk maar weinig toegepast. Normaal wordt de werknemer geacht het werk uit te voeren waarvoor hij is aangenomen: de bedongen arbeid. Als dit door ziekte niet gaat kijkt u of een aanpassing in de werkplek of organisatie mogelijk is (eventueel functie- of urenbeperking). Kan dit niet dan zoekt u een vergelijkbare functie binnen of buiten de organisatie.

Haalbaar Als dit ook niet haalbaar is komt een lager functieniveau in beeld. Als er intern geen mogelijkheden zijn moet u dit helder en duidelijk naar de werknemer communiceren. Zolang die het idee heeft dat er bij zijn eigen werkgever nog mogelijk-

Stimuleer het tweede spoor! Dat werknemers vaak moeite hebben met de re-integratie bij een andere werkgever heeft te maken met de arbeidsvoorwaarden. In veel gevallen heeft het aanvaarden van een baan bij een nieuwe werkgever gevolgen voor het loon, de secundaire arbeidsvoorwaarden en het pensioen van de werknemer. Ook kan dit gevolgen hebben voor de aanspraak op een WW-uitkering. U zult zich kunnen voorstellen dat het voor een werknemer niet echt aantrekkelijk is om in zijn nieuwe baan minder

18

HR RENDEMENT 5-2009

te verdienen dan het loon dat hij doorbetaald zou krijgen als hij ziek zou blijven. U voorkomt deze situatie door al in een vroeg stadium met de zieke werknemer te overleggen over de mogelijkheid om een (tijdelijke) baan te accepteren op basis van detachering. De werknemer gaat dan bij een andere werkgever aan de slag met behoud van zijn arbeidsvoorwaarden. Maak goede afspraken over wanneer en onder welke voorwaarden de detachering beëindigd wordt. In een later stadium kan

de werknemer alsnog een arbeidscontract met zijn nieuwe werkgever aangaan.

Overschatten Schets ook een reëel toekomstbeeld over de beperkte mogelijkheden die werknemers aan het einde van de loondoorbetalingsperiode in te stromen in de WIA. In de praktijk blijkt dat veel werknemers hun kans op een WIA-uitkering overschatten en ook niet kunnen overzien wat de gevolgen zijn als ze zo’n uitkering niet krijgen.

Tips voor vlotte re-integratie Zorg voor een goede en uitgebreide probleemanalyse en plan van aanpak. Vaak is het plan van aanpak te summier om een goede inschatting te maken van de toekomstige arbeidsmogelijkheden van uw zieke werknemer. Schakel eventueel zo vroeg mogelijk een arbeidsdeskundige in, die in deze materie gespecialiseerd is. Regelmatig overleg met de werknemer is van groot belang. De Wet poortwachter spreekt over elke zes weken, met als doel het bijstellen van het plan van aanpak. Vraag gedurende de periode dat uw werknemer ziek is op een aantal momenten een deskundigenoordeel aan van UWV. Dit advies geeft u als werkgever inzicht of u op de goede weg bent en verkleint de kans op een verplichte loondoorbetaling na twee jaar (omdat u niet aan uw verplichtingen zou hebben voldaan).

Informatie over wetgeving en re-integratie is van groot belang voor de zieke werknemer. Hij kan zich dan een goed beeld vormen van zijn toekomst en mogelijkheden. Zorg dus voor goede voorlichting, zo nodig door een externe partij. U kunt ook doorverwijzen naar een onafhankelijk arbeidsadviseur, die is ingesteld door de landelijke cliëntenraad. Binnen kleine organisaties is er vaak geen passende arbeid te vinden. Wacht daarom niet te lang op mogelijk herstel van de werknemer, maar start zo snel mogelijk een traject gericht op het vinden van werk buiten de organisatie. Als u een baan buiten de eigen organisatie zoekt, is detachering voor alle partijen een goede optie. Het waarborgt de rechtspositie van de werknemer en verlaagt de drempel voor een nieuwe werkgever om uw zieke werknemer een nieuwe kans te geven.

heden zijn, is de kans op het slagen van een tweede spoortraject gering. In de praktijk ligt het ideale moment om een re-integratie tweede spoor in te zetten, tussen de zes en twaalf weken na de eerste ziektedag én als duidelijk is dat de werknemer niet in de eigen organisatie kan reintegreren. Dan blijft er voldoende tijd over om een passende baan te vinden. Het blijkt dat er betere resultaten worden geboekt als de zieke werknemer zelf de touwtjes in handen houdt bij zijn reintegratie. Hij kan bijvoorbeeld zelf voorstellen doen voor andere functies, uitzoeken welke scholingsmogelijkheden er zijn en zelf tijdelijk werk regelen. Het is belangrijk dat u de werknemer stimuleert om zelf tot actie over te gaan. Ook de arbodienst moet initiatieven aanmoedigen. Dat is nuttiger dan de ene na de andere afspraak met de bedrijfsarts inplannen.

ces – ‘eerst herstellen en dan re-integreren’ – probeert om te buigen naar ‘gelijktijdig herstellen en re-integreren’. Dit kan ook in een vroegtijdig stadium met behulp van een re-integratiebureau. Als de werknemer invloed heeft bij de keuze van dit bureau, blijkt dat de inzet effec-

Ombuigen Het is essentieel dat u het idee dat veel werknemers hebben over hun ziektepro-

“

Is ziekte te wijten aan een arbeidsconflict?

”

tiever wordt en er sneller resultaat komt. Vaak is moeilijk vast te stellen of de ziekte te wijten is aan een al dan niet verborgen arbeidsconflict. De arbodienst is hier alert op en handelt dan volgens bepaalde richtlijnen. Bij kleine werkgevers is er bij een arbeidsconflict een geringere kans dat de werknemer nog kan terugkeren. Mediation gericht op het vinden van een gezamenlijke oplossing – een baan bui-

Houd als werkgever zelf de regie over het proces en vertrouw niet teveel op externe deskundigen. Zorg voor een goede afstemming tussen de diverse partijen en overleg vooral met uw werknemer. Het inzetten van uw eigen netwerk bij het vinden van een (tijdelijke) baan is een belangrijke factor voor succes, net als de verschillende (branche)initiatieven, zoals de poortwachtercentra. Een nieuwe volwaardige baan, waarbij rekening gehouden is met de mogelijkheden van de werknemer, kan soms beter zijn dan te veel aanpassingen in het eigen werk. Door een wetswijziging van juni 2008 kunnen de kosten voor re-integratie door de werkgever worden verhaald op de zogenoemde aansprakelijke derde. Dit kan voor u als werkgever de drempel tot het inhuren van expertise verlagen.

ten de organisatie – is dan een optie. Een ander risico is dat er tijdens de reintegratie een arbeidsconflict ontstaat doordat de medewerker zich niet gehoord voelt en constant op zijn hoede is. Hier ligt een taak voor de leidinggevende, die goed moet uitleggen welke stappen er worden gezet en waarom. Communiceer dat het een wederzijds belang is dat de werknemer weer aan het werk gaat, al dan niet bij een andere organisatie. Zorg voor goede informatie en geef de werknemer de gelegenheid om zich te oriënteren. Neem de tijd en rust voor gesprekken, voer ze op regelmatige basis en verwijs eventueel naar onafhankelijke deskundigen. Werknemers hebben vaak het gevoel dat er sprake is van willekeur; een goed en helder verzuim- en re-integratieprotocol met de juiste evaluatiemomenten is hiervoor een oplossing. Simon Troost, adviseur bij AdviceSelect, tel. 06 536 721 48, e-mail: [email protected]

HR RENDEMENT 5-2009

19

CONGRES

actuele ontwikkelingen op het gebied van de salarisadministratie

Bespaar op loonkosten in tijden van crisis! Als HR-manager smijt u het geld van uw organisatie natuurlijk niet over de balk, maar de loonkosten kunnen in tijden van een economische crisis wel een behoorlijke last zijn. U bent in de positie dat u aan de directie kunt adviseren hoe op de loonkosten bespaard kan worden. En voor besparingstips zal de directie nu zeker open staan. Daarom organiseert Rendement op 9 juni a.s. voor u en uw collega van de salarisadministratie het Praktijkcongres Salarisadministratie.

O

Ook in uw organisatie staan in 2009 kostenbesparingen waarschijnlijk hoog op de prioriteitenlijst. De afdeling personeelszaken kan daar ook haar steentje aan bijdragen. Wat zijn de mogelijkheden om op loonkosten te besparen? En welke maatregelen heeft het kabinet op dit gebied genomen? U hoort het op het Praktijkcongres Salarisadministratie. Uw organisatie kan ook een besparing realiseren door de aangekondigde vereenvoudiging van het loonbegrip. De over-

heid wil tot één loonbegrip komen, waardoor het werk van de salarisadministratie makkelijker wordt en er minder tijd besteed hoeft te worden voor de verloning. En tijd is geld!

In economisch moeilijke tijden besteedt uw organisatie haar geld natuurlijk het liefst alleen aan belangrijke zaken en zit zij bijvoorbeeld niet te wachten op boetes

11.00 - 11.30 uur Vereenvoudiging loonbegrip door Jan-Bertram Rietveld, partner van Human Capital Ernst & Young Belastingadviseurs Rotterdam 11.30 - 12.00 uur Nieuw boetebeleid loonbelasting door Arjan Heidekamp, belastingadviseur bij Deloitte Belastingadviseurs Groningen 12.00 - 12.50 uur Lunch 12.50 - 13.30 uur Voorbereid de recessie in 13.30 - 14.00 uur Besparen op loonkosten door Ton Mertens, voorzitter praktijkgroep Loonheffingen & Arbeidsrecht bij Loyens & Loeff Advocaten, Belastingadviseurs en Notarissen 14.00 - 14.30 uur Theepauze 14.30 - 15.00 uur Nieuwe loonaangifte 2010 door Dik van Leeuwerden, manager Kenniscentrum Wet- en regelgeving bij ADP Nederland BV

HR RENDEMENT 5-2009

Er zijn dus meer dan genoeg redenen om het Praktijkcongres Salarisadministratie op 9 juni a.s. te bezoeken. En voor de prijs hoeft u het niet te laten. Als lezer van HR Rendement krijgt u maar liefst e 250 korting en betaalt u slechts e 325 (normale prijs: e 575). Daarnaast krijgen uw collega’s een extra korting van e 50. Zij betalen dus maar e 275 per persoon. Het congres vindt plaats in het Beatrix Theater te Utrecht. Meer informatie én een formulier om u aan te melden, vindt u op www.rendement.nl/psa.

Controles

Programma Praktijkcongres Salarisadministratie

20

Genoeg redenen om te komen

van de Belastingdienst. Sinds 1 januari 2009 is het nieuwe Boetebeleid loonbelastingen in werking getreden. Dit boetebeleid geldt niet alleen voor aangifteverzuimen, maar ook voor betaalverzuimen. Bovendien heeft de fiscus strengere controles aangekondigd. Tijdens het Praktijkcongres Salarisadministratie wordt u bijgepraat over de nieuwe boeteregels én de steeds strengere controles van de fiscus. En omdat tijd geld is, wilt u natuurlijk uw tijd niet verdoen in de file. Hier heeft Rendement op twee manieren rekening mee gehouden. Ten eerste is de locatie zo gekozen dat u bijna voor de deur uitstapt als u met het openbaar vervoer komt. Ten tweede is ook rekening gehouden met de automobilist. Het Praktijkcongres Salarisadministratie begint pas als de files al lang en breed voorbij zijn en eindigt voordat de files weer beginnen.

ARBO VEILIGHEID

Welke stof is schadelijk? Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft onlangs op www.szw.nl een nieuwe lijst gepubliceerd met alle kankerverwekkende, mutagene (DNA-aantastende) en voor de voortplanting schadelijke stoffen. Er staan een aantal nieuwe stoffen op, waaronder een flink aantal nikkelverbindingen. U doet er dus verstandig aan om te controleren of u alle risico’s heeft afgedekt. Als er in uw onderneming met chemicaliën wordt gewerkt, moet u natuurlijk de nodige voorzichtigheid betrachten. U mag werknemers alleen laten werken met gevaarlijke stoffen als er echt geen alternatief voorhanden is. Vervolgens moet u alle nodige veiligheidsmaatregelen nemen om de werknemers te beschermen tegen de potentieel schadelijke stoffen. Denk bij veiligheidsmaatregelen aan uitdelen van beschermende kleding en persoonlijke beschermingsmiddelen aan werknemers, het tot het minimum beperken van de voorraden van de gevaarlijke stoffen en aanbrengen van markeringen op de plaats waar de stoffen worden verwerkt.

!

ARBO PMO

Soms vergunning nodig voor medisch onderzoek

V

olgens de Arbowet moet u werknemers periodiek in de gelegenheid stellen om een onderzoek te ondergaan dat erop gericht is de risico’s die de arbeid voor hun gezondheid meebrengt zo veel mogelijk te voorkomen of te beperken. Maar houd er rekening mee dat u voor sommige van die onderzoeken een vergunning nodig heeft! Een Preventief Medisch Onderzoek (PMO) kan goed van pas komen, als u bepaalde persoonsgebonden risico’s voor uw medewerkers wilt uitsluiten. U kunt hen echter nooit verplichten om aan zo’n onderzoek deel te nemen! Preventief medisch onderzoek valt onder de Wet op het bevolkingsonderzoek. In de wet staat dat een vergunning voor een PMO verplicht is als: het onderzoek gericht is op het uitsluiten van het (bestaan van) kanker; het onderzoek is gericht op het uitsluiten van ernstige ziekten waarvoor geen behandeling of preventie mogelijk is; het onderzoek plaatsvindt met behulp van ioniserende (radioactieve) straling.

!

JURIDISCH ONTSLAG

Minder omzet, minder uren Op de voorpagina van de vorige HR Rendement kon u al lezen over de opvolger van de bijzondere regeling voor werktijdverkorting die het kabinet in het leven heeft geroepen: de tijdelijke regeling deeltijd-WW. Inmiddels is er meer bekend over deze regeling. Hoe werkt het precies en wat is er veranderd ten opzichte van werktijdverkorting? Als uw organisatie door de economische crisis minder werk heeft, moet u – hopelijk tijdelijk – een deel van uw werknemers kwijt. U wilt werknemers met bijzondere bekwaamheden natuurlijk liever niet ontslaan. Dan is het handig om hen minder uren in te zetten totdat de situatie van uw organisatie verbetert.

Boot Bij een omzetverlies van minimaal 30% ten opzichte van de twee maanden ervoor kon u bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) tot 21 maart toepassing van de bijzondere regeling voor werktijdverkorting aanvragen. Maar als het omzetverlies door de crisis net minder dan 30% was, viel u buiten de boot. Gelukkig is de nieuwe regeling deeltijd-WW wat flexibeler. Daarvoor kunt u al in aanmerking komen zodra u orders en omzet heeft verloren door de economische crisis. U kunt eenmalig de werkuren van werknemers met maximaal de helft verminderen. De werknemers moeten ten minste 50% van hun uren blijven werken. De werknemers krijgen over de niet- gewerkte uren een WW-uitkering als ze aan de criteria van de Werkloosheidwet (WW) voldoen. De eerste periode duurt 13 weken en kan tweemaal met een periode van ten hoogste een half jaar worden verlengd. De verlenging moet direct op de voorgaande periode aansluiten. Maximaal kunt u dus 65 weken deel>>>

Ook werktijdverkorting blijft nog even Met de komst van de regeling voor deeltijd-WW behoort de bijzondere regeling voor werktijdverkorting niet onmiddellijk tot het verleden. Verlengingsaanvragen van bedrijven die eerder al toestemming

kregen, kunnen namelijk nog altijd worden gehonoreerd. Als u werktijdverkorting toepast, mag u geen deeltijd-WW toepassen totdat de periode van werktijdverkorting is afgelopen.

Als u een medisch onderzoek overweegt, ga dan dus eerst na of u hiervoor een vergunning nodig heeft.

HR RENDEMENT 5-2009

21

JURIDISCH CAO

<<<

tijd-WW toepassen. Het aantal te werken uren blijft bij de verlenging gelijk. Het is verplicht om de werknemers na afloop van de (totale) periode van urenvermindering – gedurende een bepaalde periode – weer hun oorspronkelijke aantal uren te laten werken. Die periode is gelijk aan een derde van de periode waarin gebruik is gemaakt van deeltijd-WW met een minimum van 13 weken. Als u niet aan deze verplichting voldoet, moet u aan UWV de helft van het uitkeringsbedrag aan schadevergoeding betalen. U hoeft geen schadevergoeding te betalen als u de arbeidsovereenkomst heeft opgezegd wegens een dringende reden of als de werknemer zelf ontslag heeft genomen.

overleggen waaruit blijkt dat alle vakbonden met leden in uw organisatie met de urenvermindering instemmen. Heeft u geen vakbondsleden in dienst, dan moet de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging met de urenvermindering instemmen. met de werknemersvertegenwoordiging schriftelijk afspreken dat u het loon doorbetaalt als de werknemer voor de verminderde uren geen recht heeft op een WW-uitkering. met de werknemersvertegenwoordiging afspraken maken over scholing en detachering voor de werknemers die minder uren gaan werken. Om voor verlenging in aanmerking te komen, moet u met een schriftelijk verslag aantonen dat u concreet invulling heeft gegeven aan die afspraken. Aanvraag van deeltijd-WW doet u maximaal vier weken voordat u de regeling wilt laten ingaan. U hoeft geen opzegtermijn in acht te nemen.

Disfunctioneren

bijzondere regeling tijdelijke regeling werktijdverkorting deeltijd-WW

deeltijdontslag

ja

ja

nee

Streng

Ministerie van SZW door werkgever aan werkgever alleen bij 100% ja max. 100% 6 weken max. 3 x 6 weken nee 1 december 2008 t/m 21 maart 2009

UWV UWV WERKbedrijf door werknemer door werknemer naar keuze aan werknemer nee ja ja nee max. 50% min. 5 uur max. 3 maanden onbepaalde tijd max. 2 x 6 maanden nee ja 1 april 2009 t/m structurele regeling 31 december 2009

Om een beroep te doen op deeltijd-WW, moet u: de instemming van de werknemersvertegenwoordiging hebben. Als u minder dan twintig werknemers in dienst heeft, moet u een verklaring overleggen waaruit blijkt dat een vertegenwoordiging van werknemers met de urenvermindering instemt. Vanaf twintig werknemers moet u een verklaring

U vindt formulieren en modelovereenkomsten voor deeltijd-WW op www.uwv.nl. Met vragen kunt u bovendien terecht op (088) 898 20 08.

!

Vergelijking regelingen voor inkrimping personeel

22

U

kunt niet zomaar voorbijgaan aan de bepalingen in de cao die voor uw organisatie geldt. Als u een cao volgt, moet u dat altijd doen, niet alleen als het u uitkomt. Dat ondervond ook een werkgever die het tijdelijke contract van een werkneemster niet wilde verlengen vanwege haar ongewone verzuimpatroon. Omdat zij volgens de cao bij goed functioneren een vast contract hoorde te krijgen, eiste de vrouw dat vaste contract via de rechter op.

De werkgever had op haar functioneren inhoudelijk niets aan te merken, maar had wel problemen met haar ziekteverzuim – waarbij de klachten niet werkgerelateerd waren. Volgens de bedrijfsarts die geconsulteerd werd, zou de vrouw een normaal verzuim hebben als zij twee in plaats van drie dagen per week zou werken. De vrouw wilde echter koste wat het kost drie dagen blijven werken. Daarom besloot de werkgever om haar contract niet te verlengen. Hier was de werkneemster het helemaal niet mee eens, dus ze stapte naar de rechter. De rechter vond afwijking van de cao-bepaling in dit geval niet op zijn plaats. De werkgever had namelijk niets in het personeelsdossier opgenomen over disfunctioneren van de vrouw.

Instemming

Alleen bij problemen door crisis? Aanvragen bij Aanvraag WW Uitbetaling WW Sollicitatieplicht? Scholingsplicht Urenvermindering Toekenning voor Verlenging Opzegtermijn? Aanvraagperiode

Contractverlenging kan verplicht zijn

HR RENDEMENT 5-2009

De beëindiging van het dienstverband van de werkneemster was puur en alleen gebaseerd op het advies van de bedrijfsarts om naar twee werkdagen per week te gaan en de weigering van de vrouw om daarmee in te stemmen. Bovendien handelde de werkgever in strijd met de wet. Een contract kan immers slechts onder strenge voorwaarden wegens ziekte of arbeidsongeschiktheid worden beëindigd. De rechter willigde het verzoek van de vrouw om een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd dan ook in. De werkgever was verplicht om haar in dienst te houden. Kantonrechter Maastricht, 14 januari 2009, LJN: BH0137

De ambtelijk secretaris Iedere ondernemingsraad moet een voorzitter hebben. Ook een secretaris is onmisbaar voor het maken van de notulen en de agenda. Maar als de secretaris verslag moet doen van de vergadering, heeft hij eigenlijk geen gelegenheid meer om zijn mening over het voetlicht te brengen. Misschien is het een goed idee om een ambtelijk secretaris aan de OR toe te voegen. Waar moet u dan op letten?

1. Rechten Een ambtelijk secretaris is een ingehuurde, vaak externe kracht die de ondernemingsraad ondersteunt. De ambtelijk secretaris is geen lid van de OR, maar neemt wel een deel van de algemene taken van de OR-secretaris over. De OR bepaalt zelf welke. De OR heeft meestal niet automatisch recht op een ambtelijk secretaris, maar in sommige cao’s is dat recht wel vastgelegd.

2. Voordelen Hoewel u het toevoegen van een ambtelijk secretaris in eerste instantie als een extra kostenpost zult beschouwen, zijn er een aantal voordelen. Juist in deze tijden van crisis heeft u de OR hard nodig als bondgenoot en gesprekspartner. Het is dan belangrijk dat uw advies- en instemmingsvragen snel worden opgepakt en dat de processen gestroomlijnd verlopen. Een ambtelijk secretaris houdt het overzicht en zorgt ervoor dat de deadlines gehaald worden. Ook gaat er geen kennis verloren gaat bij wisseling van de OR. De ambtelijk secretaris blijft immers zitten.

3. Onzichtbaar De ambtelijk secretaris kan secretariële taken overnemen, zoals het schrijven en uitdelen van de notulen, het bijhouden van de agenda en het alert zijn op de afgesproken actiepunten. Ook het sorteren, verdelen en beantwoorden van de post hoort hierbij. Dit type noemen we ‘onzichtbaar’, wat inhoudt dat het werk van deze ambtelijk secretaris pas opvalt als het niet meer gebeurt. Deze werknemer heeft gemiddeld een havo/mbo-niveau en het liefst enkele jaren ervaring met administratief werk.

4. Half-zichtbaar Een stapje verder gaat de ambtelijk secretaris die naast het bovenstaande ook de OR ondersteunt in zijn kerntaak: het overleg met de directie en de beïnvloeding van het ondernemingsbeleid. Hij bewaakt de ontwikkelingen en procedures in en buiten de vergaderingen. Deze secretaris is ‘half-zichtbaar’, doordat hij aan de bel trekt als een actiepunt niet op tijd is uitgevoerd. Ook heeft hij contact met de directie en treedt soms als communicatietussenpersoon op. Deze ambtelijk secretaris heeft meestal een hbo-opleiding op secretarieel, economisch of juridisch gebied. Daarnaast is het handig als hij verstand heeft van arbeidsrecht en de Arbowet en ook een paar jaar ervaring heeft.

5. Zichtbaar De meest verantwoordelijke ambtelijk secretaris heeft bovenop al het vorige een uitgesproken beleidsadviserende

rol. Hij zoekt zaken uit, schrijft interne nota’s en brengt ook ongevraagd advies uit aan de raad. Voor de ORleden is hij als ‘zichtbare’ ambtelijk secretaris een soort deskundige aan wie zij raad kunnen vragen. Natuurlijk heeft hij dan ook kennis van maatschappelijke ontwikkelingen op het gebied van medezeggenschap, personeel en organisatie, arbeidsrecht en de Arbowet. Hij heeft een hbo-opleiding met ruime ervaring op het werkgebied en coaching.

6. Dienstverband De sollicitatieronde voor een ambtelijk secretaris doet u samen met de OR. Daarbij moet u nadenken of u de ambtelijk secretaris in vaste dienst, op tijdelijke basis of als freelancer wilt aannemen en voor hoeveel uren. In principe kunt u het volgende aanhouden: het aantal zetels van de OR x 2 = aantal uren voor de ambtelijk secretaris per week. Het maakt niet uit of deze zetels ook daadwerkelijk bezet zijn: als de OR niet compleet is, betekent dat niet dat er minder werk is.

7. Leidinggevende De ambtelijk secretaris is er primair voor de OR. Dat is een orgaan dat onafhankelijk is – en moet zijn – van de werkgever. Daarom moet u voorzichtig zijn met de plaats in de organisatie. Het is geen probleem als u als HR-verantwoordelijke de hiërarchisch leidinggevende bent, maar de ambtelijk secretaris moet zijn werkinstructies wel krijgen van de OR zelf. De voorzitter van de OR moet dus de functioneel leidinggevende zijn.

HR RENDEMENT 5-2009

23

LOONZAKEN

de regels en aandachtspunten van de administratieve bewaarplicht

Wie wat bewaart... De Belastingdienst controleert steekproefsgewijs of u de verschuldigde loonheffingen correct heeft berekend en afgedragen. Om dat te kunnen doen, heeft de fiscus inzage in uw administratie nodig. Daarom is in de wet vastgelegd dat organisaties een administratie moeten voeren en die moeten bewaren. Ook zijn er regels voor de bewaartermijn, de bewaarplaats en de manier waarop u uw administratie moet bewaren. Waar moet u allemaal rekening mee houden?

D

De hoofdregel is dat u uw administratie zeven jaar moet bewaren. Die zeven jaar gaan lopen zodra een stuk zijn actuele waarde verliest. Contracten moet u bijvoorbeeld bewaren tot zeven jaar nadat ze zijn afgelopen of beëindigd.

Verband Wat valt er allemaal onder de administratie die u moet bewaren? Dat hangt af van uw organisatie. Waar het om gaat, is dat de fiscus bij een controle een aansluiting wil vinden tussen de aangiften, jaaropgaven en de administratie. Alles wat verband houdt met uw aangifte loonheffingen moet u dus bewaren. Er gelden echter wel een paar basisregels. De zogenoemde basisgegevens die u in elk geval zeven jaar moet bewaren zijn het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, de voorraadadministratie en de loonadministratie.

Kassa Denk daarbij ook aan de zakelijke agenda die u bijhoudt met uw mobiele telefoon of PDA. En aan de verkoopgegevens die u registreert met een afrekensysteem of een eenvoudige kassa.

24

HR RENDEMENT 5-2009

Steeds meer administratieve zaken – maar ook delen van het bedrijfsproces (zoals verkoop via een webwinkel) – gaan via internet. Staatssecretaris De Jager van Financiën heeft goedgekeurd dat facturen digitaal worden verzonden en ontvangen. Ook deze gegevens horen bij uw administratie. Als u de gegevens elektronisch vastlegt, moet u ze ook elektronisch bewaren. Ook als u gegevens, direct of later, op papier afdrukt moet u ze elektronisch blijven bewaren.

Invaliditeit Als u bijvoorbeeld met betrekking tot de lonen planningen, urenbriefjes, afsprakenboeken en werkroosters bijhoudt, moet u deze bescheiden ook bewaren.

Daarnaast gelden voor de loonadministratie nog specifieke administratieve verplichtingen. Onder andere de volgende zaken moet u bewaren: vaste onkostenvergoedingen; vergoedingen en verstrekkingen die verband houden met vervoer; uitkeringen en verstrekkingen van studiekosten; uitkeringen en verstrekkingen voor bijzondere kosten bij ziekte, invaliditeit en bevalling; (eenmalige) uitkeringen en verstrekkingen bij het overlijden van de werknemer, zijn partner of kinderen; diensttijduitkeringen; geschenken in natura; personeelsleningen; beschikkingen of verklaringen van de Belastingdienst die u heeft ontvangen van uw werknemer. Het is raadzaam om ook de berekeningen te bewaren die u heeft gemaakt bij het opstellen van de loonaangiften en de jaaropgaven, vooral de berekeningen van de eindheffing. Dit houdt in dat u per werknemer de gegevens en eventuele nota’s moet bewaren. Met betrekking tot de bewaarplaats is de hoofdregel dat u de bescheiden bewaart waar de loonadministratie wordt gevoerd. Dit is in de regel de plaats waar uw kan-

Soms langer of korter bewaren Deze zaken hoeft u maar vijf kalenderjaren na einde dienstbetrekking te bewaren: (vervallen) loonbelastingverklaringen of de gegevens voor de loonheffingen (sinds 1 januari 2007); kopieën van identiteitsbewijzen; bijlagen voor toepassing van de studenten- en scholierenregeling.

Er kan ook sprake zijn van een langere bewaartermijn dan de in het artikel beschreven zeven jaar. Bij de heffing van de omzetbelasting bij onroerende zaken geldt bijvoorbeeld een bewaartermijn van negen jaar volgend op het jaar waarin de ondernemer het betreffende goed is gaan gebruiken.

Een deal sluiten met de Belastingdienst Als u om praktische redenen wilt afwijken van de bewaartermijnen c.q. bewaarplicht, moet u hierover schriftelijk afspraken maken met de Belastingdienst. Denk bijvoorbeeld aan: welke gegevens als basisgegevens worden gekwalificeerd; over welke periode de overige gegevens van de fiscus moeten worden bewaard;

tot op welk detailniveau de fiscus gegevens ter inzage zal vragen; zaken met een gering financieel belang, zoals vervoersbewijzen, parkeerkaartjes, et cetera. U zult met name afspraken met de fiscus moeten maken over de bewaartermijnen c.q. bewaarplicht als er sprake is van een faillissement, het staken van een onderneming of na een belastingcontrole.

toor is gevestigd of de vestigingsplaats van de organisatie. Als uw organisatie niet in Nederland is gevestigd, moet u de loonadministratie bewaren op de plaats waar u in Nederland een vaste inrichting heeft. In alle overige gevallen moet u de loonadministratie bij zich houden. Alleen met toestemming van de fiscus of de minister van Financiën mag u een andere plaats kiezen om uw administratie te bewaren. Denk hierbij aan meerdere ondernemingen die tot een concern behoren waar de loonadministratie op een centraal punt is geconcentreerd.

alle gegevens worden overgezet; de uitkomsten van de interne controle worden bewaard.

Conversie U bent vrij om te kiezen hoe u de gegevens vastlegt. Let wel op dat u voldoet aan de voorwaarde dat er voldoende technische en organisatorische waarborgen zijn dat de gegevens door u in een voor de Belastingdienst leesbare vorm kunnen worden gepresenteerd en een controle ervan door de fiscus binnen redelijke termijn mogelijk is. In principe moet u de gegevens in originele vorm bewaren. Conversie is alleen toegestaan als: de gegevens inhoudelijk juist worden overgezet; de nieuwe gegevensdrager tijdens de gehele bewaartermijn beschikbaar is; de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd ge(re)produceerd en leesbaar gemaakt kunnen worden; controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd;

Probleem Meestal is het omzetten van gegevens van de administratie op andere gegevensdragers zoals microfilm, diskette, cd-rom, cassette en dergelijke dus geen probleem. Zolang het scannen maar een juiste en volledige weergave mogelijk maakt. Daarvoor bent u verantwoordelijk. Denk er ook aan om periodiek een back-up te maken! Het wordt echter wel een probleem als er sprake is van het omzetten van originele inkoopnota’s. De factuur verliest hierdoor zijn echtheidskenmerken. Aangezien de Belastingdienst uiteindelijk bepaalt op welke manier u de gegevens beschikbaar stelt, is het raadzaam om bij twijfel contact op te nemen met de fiscus. Als u uw bewaarplicht niet nakomt, kunnen er twee soorten sancties worden opgelegd. De Belastingdienst kan administratiefrechtelijke sancties opleggen en in het

Doe er uw voordeel mee! U kunt de bewaarplicht in uw voordeel laten werken door alle bescheiden op de voorgeschreven manier en plaats te bewaren. De Belastingdienst kan dan op een doeltreffende en doelmatige manier controleren. Daarmee bespaart u tijd, kosten en overlast voor uw organisatie.

ergste geval kan de rechtelijke macht een strafrechtelijke sanctie opleggen. De wetgever heeft bepaald dat bij het niet voldoen aan de bewaarplicht, de bewijslast uitsluitend en verzwaard bij de ondernemer komt te liggen. Dit houdt in dat de fiscus niet hoeft te bewijzen dat een aanslag onjuist is opgelegd, maar dat u zelf moet bewijzen dat die aanslag niet juist is vastgesteld. In het uiterste geval kan de Belastingdienst de boekhouding verwerpen als de kwaliteit van uw administratie sterk te wensen overlaat. Er moet sprake zijn van aanwijsbare zaken die goede controle onmogelijk maken. In zo’n geval berekent de fiscus welke lonen en inhoudingen in uw boekhou-

“

Belastingdienst mag niet zomaar een aanslag vaststellen

”

ding hadden moeten staan. Er is echter wel een verbod van willekeur. De Belastingdienst mag niet ‘zomaar’ een (te hoge) aanslag vaststellen. Omkering van de bewijslast is niet mogelijk als de afwezigheid of onvolledigheid van de gegevensdragers of de inhoud daarvan het gevolg is van overmacht (bijvoorbeeld door brand). Met betrekking tot de boetesfeer is omkering bewijslast niet mogelijk. De fiscus zal moeten aantonen dat er sprake is van grove schuld of opzet.

Puinhoop Voordat de Belastingdienst overgaat tot het strafrechtelijk traject, krijgt u een waarschuwing en dus de gelegenheid om alsnog aan uw administratieve verplichtingen te voldoen. Alleen als u opzettelijk een puinhoop van uw administratie maakt waardoor deze ernstige gebreken vertoont, kan de fiscus de zaak meteen bij het Openbaar Ministerie aanhangig maken waarna een veroordeling door de strafrechter kan plaatsvinden. Jack-willem Beckers, loonbelastingspecialist

HR RENDEMENT 5-2009

25

Moeten we studiekosten vergoeden? Eén van de administratieve krachten die in onze organisatie werkt, wil een opleiding systeembeheer gaan doen. Dat is voor zijn huidige functie volstrekt niet relevant. Toch wil hij dat wij de opleiding voor hem betalen omdat hij in de toekomst bij ons als systeembeheerder aan de slag wil. Daar hoeven we toch niet mee in te stemmen? U hoeft eigenlijk nooit in te stemmen met het betalen van studiekosten op verzoek van een werknemer. Alleen als u een werknemer verplicht een opleiding laat volgen omdat dat een vereiste is voor het goed uitvoeren van zijn werk, kan het als onredelijk worden beschouwd als u niets bijdraagt.

Opfrissen In het algemeen geldt: werknemers die kosten maken om hun vakkennis op peil te houden, kunnen hiervoor een belastingvrije vergoeding krijgen als er daadwerkelijk sprake is van beroepskosten. Het gaat dan kosten van: excursies en studiereizen, inclusief reis en verblijf; de werknemer om bij te blijven of om oude kennis weer op te frissen; cursussen, congressen, seminars, symposia; vakliteratuur. Als werknemers niet alleen hun kennis op peil houden, maar echt bijleren (met het oog op het verwerven of behouden van inkomen in de toekomst, zoals dat zo mooi heet), mag u het lesgeld, de studie-

materialen en de reiskosten voor de opleiding onbelast vergoeden als: de studiekosten niet al door een ander worden vergoed; de studie of opleiding is gericht op het vervullen van een beroep in de toekomst of op het op peil houden van vakkennis; u de vergoeding heeft verstrekt of toegezegd vóór het einde van het jaar waarin de kosten worden gemaakt.

Helemaal niet De werknemer in uw organisatie volgt een opleiding die is gericht op het vervullen van het beroep van systeembeheerder in de toekomst. Dat betekent dat een belastingvrije vergoeding van zijn studiekosten is toegestaan. Maar als hij de opleiding niet op verzoek van u of in overleg met u volgt, heeft u geen enkele verplichting om hem tegemoet te komen in de kosten. En u bent al helemaal niet verplicht om de werknemer daarna een baan als systeembeheer aan te bieden.

Wat is een fictieve opzegtermijn? Ik lees vaak dat een werknemer pas een WW-uitkering kan krijgen als de fictieve opzegtermijn voorbij is. Is dat hetzelfde als de wettelijke opzegtermijn? Of moet ik me daarbij iets anders voorstellen? Niet iedere werkgever die één van zijn werknemers ontslaat (met toestemming van UWV WERKbedrijf of via een beëindigingsovereenkomst) hanteert de juiste opzegtermijn. In beide gevallen moet u na de opzegging de contractueel afgesproken of wettelijke opzegtermijn nog in acht nemen. Tijdens die opzegtermijn moet u het loon van de werknemer doorbetalen. Doet u dat niet, dan komt de werknemer eerder zonder inkomen te zitten. UWV wil echter niet

26

HR RENDEMENT 5-2009

opdraaien voor de kosten die ontstaan omdat u zich niet aan de regels houdt. Als u bij een opzegging een verkeerde (of zelfs geen) opzegtermijn heeft aangehouden, hanteert UWV daarom voor het moment waarop de WW-uitkering ingaat een fictieve opzegtermijn. Die vangt aan onmiddellijk volgend op de datum waarop de beëindiging schriftelijk is overeengekomen. Pas na die fictieve opzegtermijn krijgt de ex-werknemer een WW-uitkering.

PERSONEEL ROUWVERWERKING

JURIDISCH ARBEIDSVOORWAARDEN

Geef werknemers ruimte voor rouw ls een werknemer privé te maken krijgt met een sterfgeval in zijn nabije omgeving, heeft dat natuurlijk ook gevolgen voor zijn werk. Veel medewerkers melden zich ziek in de periode van rouwverwerking en vaak vinden zij het lastig om daarna weer terug te keren in hun oude functie. Misschien heeft u in uw organisatie al een protocol voor het omgaan met sterfgevallen, maar vaak staat er in dat protocol alleen wat er moet gebeuren als een werknemer zelf sterft. Er zijn vaak geen richtlijnen voor omgaan met medewerkers die rouwen om een sterfgeval in de privésfeer.

A

Natuurlijk hoeft u niet in de rol van therapeut te kruipen, maar het is wel verstandig om wat extra aandacht te besteden aan een rouwende werknemer.

Structuur Enerzijds is het goed om een werknemer de tijd te geven om een en ander te verwerken, maar anderzijds kan weer beginnen met werken juist ook steun en structuur bieden. Het is in ieder geval belangrijk om met de werknemer te blijven communiceren, zodat u op de hoogte bent van de situatie en u in de gaten kunt houden of alles wel goed gaat.

ARBO ARBEIDSINSPECTIE

Er gebeuren te veel heftruckongevallen De Arbeidsinspectie is een grootschalig controleproject gestart om het aantal ongevallen met heftrucks te verminderen. Er vinden namelijk maar liefst tweehonderd ernstige ongevallen per jaar plaats, waarvan vijf met een dodelijke afloop. Daarnaast melden zich zo’n zeventienhonderd slachtoffers op de spoedeisende hulp na een ongeval met een heftruck. Ondanks eerdere inspanningen van de Arbeidsinspectie is het aantal ongevallen per jaar niet veranderd. Daarom zal de Inspectie tot eind 2009 op grote schaal inspecteren in

organisaties waar veelvuldig met heftrucks en magazijnstellingen wordt gewerkt. Dit zal vooral in de logistieke sector zijn, zoals in magazijnen, distributiecentra en groothandels.

Diesel Daarnaast wil de Arbeidsinspectie de dieseluitstoot in binnenruimtes tegengaan, onder andere door het gebruik van elektrische heftrucks te bevorderen. Inademen van diesel is namelijk erg slecht voor de gezondheid, met name de luchtwegen.

Sommige werknemers hebben vanwege hun functie recht op een auto van de zaak. Als zo’n auto de werknemer al jaren ter beschikking staat, kan er inmiddels sprake zijn van een secundaire arbeidsvoorwaarde. Dit betekent dat u de auto niet zomaar kunt terugvorderen van de werknemer.

Inleveren De kantonrechter moest zich onlangs uitspreken over een zaak waarbij een werknemer al 25 jaar gebruikmaakte van een auto van de zaak. Hij mocht die auto niet privé gebruiken, maar in de praktijk deed de werknemer dat wel en wist de werkgever daar ook van. Toen de werknemer een nieuwe functie kreeg, wilde de werkgever dat hij de auto inleverde. Er ontstond een conflict en de kantonrechter moest eraan te pas komen. Die vond dat de inhoud van de arbeidsovereenkomst was veranderd door de invulling die beide partijen in de praktijk al jaren aan de arbeidsovereenkomst hadden gegeven.

Afpakken

Advies

Volgens de rechter was de auto een secundaire arbeidsvoorwaarde geworden. Daarom kon de werkgever de auto niet zomaar afpakken. Er was namelijk geen wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst opgenomen. De werkgever had wel wijzigingsvoorstellen gedaan – de werknemer mocht de auto bijvoorbeeld overnemen – maar volgens de rechter waren die niet redelijk omdat ze allemaal financieel nadelig waren voor de werknemer. De rechter besloot daarom dat de werknemer de auto mocht blijven gebruiken. Kantonrechter Haarlem, 19 november 2008, LJN: BG6279

Het voorstel is nu voor advies naar de Raad van State gezonden. Het is nog niet duidelijk wanneer de wijziging precies ingaat.

Dit geldt natuurlijk ook voor andere extraatjes die u de werknemer kunt geven, zoals een mobiele telefoon.

PERSONEEL WERKTIJDEN

Langere werkdag voor personenchauffeur De ministers willen de arbeidstijden verruimen van chauffeurs die altijd voor één of enkele mensen rijden, bijvoorbeeld voor de directeur van uw organisatie. Het kabinet heeft daartoe een ontwerpbesluit voor wijziging van het Arbeidstijdenbesluit voor personenvervoer aangenomen. De nieuwe regels maken het mogelijk om een zogeheten ‘week op, week af’-rooster in te voeren, waarbij chauffeurs een week lang beschikbaar zijn voor ritten en daarna een week vrij. U

Auto van de zaak kunt u niet altijd zomaar terugeisen

kunt een dergelijk rooster echter alleen invoeren als de cao die voor uw organisatie geldt, dat toestaat. Ook moet de chauffeur zelf instemmen met het ‘week op, week af’-rooster. Dit heeft immers de nodige gevolgen voor zijn privéleven.

!

HR RENDEMENT 5-2009

27

Hoe maakt u de juiste keuze als u een HR-dienstverlener zoekt? Let op dit keurmerk als u een HR-dienstverlener zoekt. Zorg dat u het heeft als u een HR-dienstverlener bent.

Al deze HR-dienstverleners voldoen aan de norm voor HR-kwaliteit Alle human resources dienstverleners in deze advertentie kregen recent de Cedeo-erkenning of zagen deze vernieuwd. Voor inkopers van HR-diensten is dit de garantie dat deze bedrijven voldoen aan hoge kwaliteitsnormen. Vastgesteld op basis van klanttevredenheidsonderzoek onder inkopers en opdrachtgevers uit het bedrijfsleven, de overheid en de non-profitsector. Het predicaat Cedeo-erkend wordt pas verleend als tenminste 80% van de afnemers aantoonbaar tevreden is over de performance, samenwerking, kwaliteit en continuïteit van het onderzochte HR-bedrijf. En dat waren ze over deze HR-dienstverleners, die Cedeo hierbij feliciteert!

Accountancy Flamée bvba, Harelbeke Devroe & Partners bvba, Brugge M.C.L. nv, Leuven Orbid NV, Merelbeke Schouten Advies BV, Giessen Walter Spruyt Sales Coach BVBA, Ekeren

IJsselgroep, Doetinchem Tryact HRD B.V., Weert

4 YOU training & advies, Axel Adromi Groep, Hendrik-Ido-Ambacht de Baak, Management Centrum VNONCW, Noordwijk BGL & partners bv, Hoofddorp Bogaers Taleninstituut B.V., Tilburg Capgemini Academy, Utrecht Censor Trainingen, Tilburg

EBC Taleninstituut, Bergen op Zoom HanzeConnect, Groningen Van Harte & Lingsma, Oegstgeest Horizon Training en Development, Bunnik IJsselgroep, Doetinchem IMAGO GROEP, Breda IMK Opleidingen B.V., Alphen a/d Rijn Instituut Janssen - de Lorijn, Nijmegen Interaction Groep, Eindhoven IPOL, Instituut Politieonderwijs & Trainingen BV, Rotterdam IvO Nederland, Haren Kluwer Opleidingen, Deventer De Lange & Partners training en advies, Assen Centrum voor Nascholing Amsterdam, Amsterdam Centrum Bedrijfsopleidingen Perspektief b.v., Enschede Pimentel Communications International, Alkmaar Politie Vormingscentrum B.V., Vaassen Pro Education BV, Amsterdam-Zuidoost Purple Monkey Breinonderwijs, Vleuten ROC Midden Nederland Bedrijfsopleidingen, Amersfoort Schoevers Training en Advies, Houten Topscore BV, Gouda Tryact HRD B.V., Weert Z&P Groep, Veldhoven

ADMB Select VZW, Brugge de Baak, Management Centrum VNONCW, Noordwijk BGL & partners bv, Hoofddorp Capgemini Academy, Utrecht Censor Trainingen, Tilburg Confocus bvba, Hasselt Financiële Academie, Amsterdam Z.O. HanzeConnect, Groningen Van Harte & Lingsma, Oegstgeest Horizon Training en Development, Bunnik IJsselgroep, Doetinchem IMK Opleidingen B.V., Alphen a/d Rijn Intermediair Trainingen & Congressen, Amsterdam Intris NV, Berchem Kluwer Opleidingen, Deventer Centrum voor Nascholing Amsterdam, Amsterdam

Centrum Bedrijfsopleidingen Perspektief b.v., Enschede Politie Vormingscentrum B.V., Vaassen Pro Education BV, Amsterdam-Zuidoost Purple Monkey Breinonderwijs, Vleuten Schoevers Training en Advies, Houten Walter Spruyt Sales Coach BVBA, Ekeren

Streefkerk Van Bruggen B.V., Harderwijk Thaeles b.v., Baarlo USG Restart, Utrecht

Eduquality, Amsterdam

* Cedeo is een onafhankelijk intermediair die het keurmerk Cedeo-erkend verleent aan organisaties actief op het terrein van Human Resource Improvement, op basis van de criteria klanttevredenheid, kwaliteit, continuïteit en bedrijfsgerichtheid. Weena-Zuid 170, 3012 NC Rotterdam

Postbus 701, 3000 AS Rotterdam

T. 010 - 201 42 22

F. 010 - 224 85 87

www.cedeo.eu [email protected]

LOONZAKEN VAKANTIEWERK

Kwartaaltabel voor vakantiewerkers Voor studenten en scholieren hoeft u soms geen loonheffingen in te houden, omdat u rekening mag houden met een hogere loonheffingskorting, de zogenoemde studenten- en scholierenregeling. Bij de berekening van de inhouding loonheffingen gebruikt u dan de kwartaaltabel in plaats van de maandtabel. Daarbij baseert u de inhouding loonheffingen op het totaal uitbetaalde loon in een kwartaal in plaats van de maand die u wilt uitbetalen. Alleen studenten en scholieren die aan het begin van het kalenderkwartaal recht hadden op kinderbijslag, studiefinanciering of een tegemoetkoming op grond van de Wet tegemoetkoming studiekosten komen voor deze regeling in aanmerking. Let op dat u de regeling uitsluitend mag toepassen en beëindigen na een schriftelijk verzoek van de werknemer!

!

LOONZAKEN ZIEKTE

Soms geen loon betalen bij ziekte oals u weet, moet u aan werknemers die zich ziek melden, twee jaar lang minstens 70% van hun salaris doorbetalen. Er zijn maar een paar uitzonderingen op deze loondoorbetalingsverplichting bij ziekte. De uitzonderingen zijn: wachtdagen; opzettelijk veroorzaakte ziekte; verzwegen ziekte bij sollicitatiegesprek of aanstellingskeuring die van belang is voor de functie; als de werknemer de genezing belemmert of vertraagt; bij weigering van passende arbeid; bij zwangerschaps- en bevallingsverlof.

Z

ARBO RELIGIE

U moet eraan geloven! Het zit er dik in dat u werknemers heeft rondlopen met verschillende religieuze achtergronden. Nederland wordt immers steeds diverser. Veel werknemers zullen hun geloof ook op de één of andere manier willen uitdragen. Moet u rekening houden met hun wensen? U zult er echt aan moeten geloven, want volgens de wet mag u religieuze uitingen niet zomaar verbieden. Maar u mag natuurlijk wel ergens een grens trekken.

pe vijf keer per dag volgens een vast ritueel. Ook werknemers met een ander geloof hebben soms behoefte om te bidden op het werk. U bent niet verplicht om een gebedsruimte voor hen te creëren of in werktijd gelegenheid te geven om te bidden. Maar u kunt het ook niet zomaar verbieden. Vaak is het wel zo handig als er een ruimte beschikbaar is.

Kleding Volgens artikel 1 van de Grondwet is discriminatie om welke reden dan ook verboden. Bovendien verbiedt de Algemene wet gelijke behandeling werkgevers om direct en indirect onderscheid te maken op grond van godsdienst en levensovertuiging. U maakt direct onderscheid als u bij een reorganisatie bijvoorbeeld eerst alle moslims ontslaat. Er is sprake van indirect onderscheid als een neutraal criterium in de praktijk nadelig uitpakt voor een bepaalde groep werknemers. Denk bijvoorbeeld aan een verbod voor alle werknemers om een hoofddeksel te dragen. Daarmee benadeelt u werkneemsters die om religieuze redenen een hoofddoek dragen. Bij religie op de werkvloer gaat het gewoonlijk om drie uitingsvormen: gebed, kleding en voedselvoorschriften.

Gebed

Sommige werkgevers hanteren kledingvoorschriften. In feite gaan kledingvoorschriften over de complete uitdossing van de werknemer. Meestal is daar niet zoveel ophef over. Maar er is één heet hangijzer: de hoofddoek. U kunt redenen hebben waarom u niet zit te wachten op werknemers met een hoofddoek. Toch kunt u dit niet zonder meer verbieden. U mag alleen eisen stellen aan de kleding van werknemers zolang deze redelijk en billijk zijn. Bovendien mag u de grondrechten van de werknemer niet aantasten. Ieder mens heeft immers het recht om zelf te bepalen hoe hij eruitziet en wat hij draagt. Dit recht mag u alleen inperken als dat noodzakelijk is vanwege de veiligheid van de werkplek. Zo kan een hoofddoek – net als los lang haar of een piercing – gevaarlijk zijn als werknemers bijvoorbeeld machines moeten bedienen. De eisen die

Veel religieuze mensen bidden gedurende de dag. Zo bidden moslims in princi-

>>>

Commissie Gelijke Behandeling Werknemers die zich op grond van hun religie achtergesteld voelen, kunnen naar de Commissie Gelijke Behandeling (CGB) stappen. De CGB neemt de vrijheid van godsdienst hoog op en geeft werknemers die zich hierop

beroepen vaak gelijk. Maar let op: de CGB is geen rechtbank en haar oordeel heeft geen juridische geldigheid. U kunt er wel van uitgaan dat de rechter rekening zal houden met het oordeel van de CGB.

U mag de loondoorbetaling alleen staken als u dat binnen een redelijke termijn aan de zieke werknemer meedeelt.

!

HR RENDEMENT 5-2009

29

ARBO BEROEPSZIEKTE

<<<

u omwille van de veiligheid aan de kleding mag stellen, zijn duidelijk afgebakend. Het ligt anders als medewerkers omwille van hun herkenbaarheid bepaalde bedrijfskleding dragen, zoals stewardessen, horecamedewerkers of supermarktpersoneel. In deze situatie kunt u werknemers wel verplichten tot het dragen van bedrijfskleding, maar u kunt hen niet verbieden om een hoofddoek te dragen. Wel kunt u overwegen hoofddoeken te laten maken die passen bij de bedrijfskleding. De grondrechten van de werknemer moeten onaangetast blijven. U kunt een werknemer dus niet sommeren een hoofddoek af te doen omdat ‘de klanten daar niet op zitten te wachten’. Voor de Commissie Gelijke Behandeling houdt deze argumentatie geen stand.

Voedsel Zoveel religies, zoveel spijswetten. Veel boeddhisten zijn vegetariër. Joden eten alleen koosjer, wat onder meer betekent dat ze geen varkensvlees eten en melk en vlees niet met elkaar combineren. Moslims eten ook geen varkens. De dieren die ze wel eten moeten op een bepaalde manier geslacht zijn (halal). U kunt niet verwachten dat uw bedrijfskantine of cateringservice met ál deze wensen rekening houdt. Om religieuze medewerkers (en mensen met allergieën) tegemoet te komen, kunt u er wel voor zorgen dat de producten in de bedrijfskantine zijn voorzien van duidelijke productinformatie.

Vasten U moet niet alleen rekening houden met wensen omtrent eten, maar ook met de gewoonte om soms níet te eten. Ook sommige christenen vasten, maar vooral onder moslims is dit een gebruik. Tijdens de ramadan mogen moslims van zonsopgang tot zonsondergang niet eten. Dit kan hun werkprestaties beïnvloeden, maar u kunt het niet verbieden. Wees u wel bewust van de gevolgen en gevaren. Zo kan lange tijd niets eten of drinken medewerkers minder scherp maken. Hierdoor zouden ze zichzelf en anderen in gevaar kunnen brengen. Wees flexibel met pauzes, zodat medewerkers kunnen eten zodra dat mag. U kunt voor enkele medewerkers moeilijk uw hele productieproces omgooien, maar u kunt hen ook niet verplichten om te eten. Als medewerkers ongeacht de werkomstandigheden willen vasten, wijs hen dan op hun eigen verantwoordelijkheid en het gevaar dat ze kunnen lopen.

Respect Meestal komt u er samen wel uit. Als u niet goed weet wat uw gelovige werknemers willen, vraag het dan gewoon. Zo toont u respect voor hun geloofsovertuiging. Als kwesties rondom religieuze gebruiken bespreekbaar zijn, ervaren gelovige werknemers minder stress. Bovendien zullen ze minder snel verzuimen om zo toch aan hun geloofsverplichtingen te voldoen.

30

HR RENDEMENT 5-2009

Ziekte van Lyme kan volgens de rechter een beroepsziekte zijn

O

nlangs oordeelde de rechter in Middelburg dat de ziekte van Lyme een beroepsziekte kan zijn. Werknemers die vaak buiten werken, moeten oppassen voor deze ziekte die door teken wordt overgebracht. Als een werknemer de ziekte oploopt, moet u als werkgever aantonen dat hij niet op het werk besmet kan zijn, anders kan hij u aansprakelijk stellen voor zijn schade.

Verweten De zaak in Middelburg was aangespannen door een agent die door de verlammingsverschijnselen van de ziekte van Lyme niet meer kon werken. Hij wilde weten of deze ziekte een beroepsziekte is. De korpschef meende namelijk van niet, omdat de man ook

in zijn vrije tijd besmet kon zijn. Volgens de rechter was duidelijk dat de agent heel vaak en lang in natuurgebieden had gewerkt. Deskundigen gaven aan dat het zeer goed mogelijk was dat de man de ziekte van Lyme tijdens het werk had opgelopen. Die kans was vele malen groter dan de kans dat hij in zijn vrije tijd was gebeten door een teek. Omdat in de jaren tachtig – toen de agent de ziekte opliep – bovendien nog niet veel aandacht was voor beschermende kleding en dergelijke, kon de agent niet verweten worden dat hij onbeschermd de bossen was ingegaan. De rechter oordeelde dan ook dat in dit geval sprake was van een beroepsziekte. Rechtbank Middelburg, 14 januari 2009, LJN: BG9910

LOONZAKEN CAO-LONEN

Loonindexcijfers Het Centraal Bureau voor de Statistiek meldt de volgende indexen voor de loonontwikkeling. Deze betreffen cao-lonen exclusief bijzondere beloningen. Jaar

2006

2007

2008

2009

januari februari maart april mei juni juli augustus september oktober november december

113,5 113,6 113,7 114,0 114,0 114,1 114,4 114,4 114,4 114,5 114,5 114,5

115,4 115,4 115,5 115,8 115,9 116,3 116,9 117,1 117,1 117,2 117,2 117,2

118,4 118,4 118,7 119,4 119,5 119,9 120,7 120,9 120,9 121,0 121.0 121,0

122,2 122,4 122,7

Index (2000=100)

114,1

116,4

120,0

COLOFON

HR Rendement is een nieuws- en adviesmagazine voor human resources professionals bij (middel)grote, kennisintensieve organisaties HR Rendement is een uitgave van Rendement Uitgeverij BV Groot Handelsgebouw Unit D1.109 Conradstraat 38, Rotterdam Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam tel. (010) 243 39 33, fax (010) 243 90 28 www.hr-rendement.nl Uitgever Marnix Hoogerwerf Bladmanager Jacqueline Groebbé Hoofdredacteur Marianne Schiltmans-Verhoeven e-mail: [email protected] Redactie Diny Basoski, Jacco van den Boogaart, Leon van der Elsen, Marjolein Hendriks, Kim Linssen, Minka Mertens, Lotte van Rees, Peter Scharpff, Muriël Simons, Nicole Slagboom, Jeanine Tanis, Diana van de Velde Medewerkers Jack-willem Beckers, Charlotte Crolla, Bianca van Dalen, Bastiaan Geleijnse, Jolanda de Groot, Synco Jonkeren, Hiba Kayed, Eva van den Krommenacker, John Reid, Jean-Marc van Tol, Simon Troost, Richard van Zijll de Jong Redactieraad Luc Muijser, Jan Schelling, Arne Westerhof Redactie-adres Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam Abonnementenadministratie Rendement Uitgeverij BV Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam tel. (010) 243 39 33, fax (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] Advertentie-exploitatie Rendement Uitgeverij BV - Niels Wink tel. (010) 243 39 33, fax (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] Basisontwerp Pino Design, Arnhem Druk Thieme Almere Abonnementen HR Rendement verschijnt maandelijks met een gecombineerd nummer in juli/augustus. Abonnementsprijs: e 239,00 voor 11 nummers, exclusief de bewaarband à e 18,90 die in januari wordt verzonden. Losse nummers: e 24. Extra bewaarbanden kunt u nabestellen voor e 18,90 via www.hr-rendement.nl/bewaarband. Alle prijzen zijn exclusief BTW en inclusief verzendkosten. Abonnementen kunnen ieder moment ingaan, doch slechts worden beëindigd indien uiterlijk twee maanden voor het einde van de abonnements-periode schriftelijk is opgezegd. Zonder of bij niet tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch met een periode van een jaar verlengd. © Rendement Uitgeverij BV 2009 ISSN 1566-7618 Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, aanvaarden auteur(s), redacteur(en) en uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

Attente cadeaus zijn gevaarlijk Als u uw werknemers een hart onder de riem wilt steken met een attent cadeau, zorg er dan wel voor dat uw bedoeling duidelijk is. Door alle spanningen die de economische crisis met zich meebrengt en de dreiging van ontslag, kan het namelijk wel eens gebeuren dat uw goede bedoelingen heel anders uitgelegd worden. Met alle gevolgen van dien...

Keukenmes Dit overkwam dus ook een stel in China. De moeder van hun huishoudster bleek

ziek te zijn en het stel besloot de huishoudster te helpen. Zij gaven de vrouw een vliegticket cadeau zodat ze haar moeder kon opzoeken. Maar de huishoudster gaf hieraan een heel andere uitleg en trok de conclusie dat ze ontslagen en weggestuurd werd. Daarop ontstak zij in woede en bewerkte het gezichtje van het anderhalf jaar oude dochtertje van het stel met een keukenmes. Er waren maar liefst 130 hechtingen nodig om het meisje weer aan elkaar te naaien.

Ga uw koffers maar alvast inpakken! De gevolgen van de kredietcrisis mogen dan geen pretje zijn maar het kan nog erger. In Dubai is er bijvoorbeeld momenteel een massale leegloop. De verwachting is zelfs dat de bevolking dit jaar met 8% krimpt. De dure levensstijl en luxe huizen zijn onbetaalbaar geworden want veel (bouw)projecten liggen stil en velen zitten zonder werk. Per dag worden er nu zo’n 1.500 visa ingetrokken. Steeds meer mensen kunnen hun rekeningen niet meer betalen. In Dubai is de wetgeving op dit gebied nogal streng. Wie daar zijn schulden niet kan betalen, zal zwaar gestraft worden. Want alleen al op het uitschrijven van een

oninbare cheque staat een gevangenisstraf. De enige manier om onder deze straf uit te komen is door het land onmiddellijk te verlaten. Schuldenaars die op de vlucht slaan, kunnen niet gemakkelijk terug worden gevonden.

Gedupeerd De meeste Dubaise banken hebben namelijk geen filialen in andere landen en zijn ook niet verbonden aan buitenlandse financiële instellingen. Het enige dat er voor de gedupeerde banken overblijft, zijn de verlaten auto’s op de parkeerplaats van het vliegveld. Die worden geveild en de opbrengst gaat naar de banken.

Een onvoldoende voor productiviteit Nederlanders verzetten te weinig werk. Volgens de Productiviteitsscan van Life Architect verdienen ze gemiddeld slechts een 4,8 voor productiviteit. Het onderzoek heeft geconstateerd dat veel werknemers focus missen. Ze weten niet goed wat ze willen bereiken en hoe.

Gebrek Als uw mailbox overvol is, zou dat bovendien duiden op een gebrek aan controle. En mocht u ‘s avonds nog vaak aan uw werk denken, dan komt dat doordat u niet

effectief werkt. Als u te weinig tijd overhoudt voor dingen die u belangrijk vindt, is dat een teken dat de balans tussen uw werk en privéleven zoek is. Het is belangrijk prioriteiten te stellen en doeltreffende actie te ondernemen. De onderzoekers weten uiteraard precies hoe ze u en uw werknemers kunnen helpen hun productiviteit naar een voldoende te krijgen. Op uw verzoek maken ze een business scan en zorgen ervoor dat er in no time een getting things done mentaliteit binnen uw organisatie heerst.

HR RENDEMENT 5-2009

31

Nee, nee, nee en nog eens nee! Zoals ieder jaar maken velen voornemens. Mocht u het idee opgevat hebben de duimschroeven bij uw werknemers een beetje aan te draaien, moet u er rekening mee houden dat u een luid en duidelijk ‘nee’ te horen krijgt. Dit blijkt uit onafhankelijk onderzoek van internationaal businessinstituut IBT Europe, onder een representatieve groep van 540 Nederlandse werknemers.

‘Nee zeggen’ blijkt namelijk een populair voornemen te zijn onder werknemers.

Plezier Maar liefst 37% van de onderzoeksgroep gaf aan zich dit voorgenomen te hebben. Daarna volgt meer plezier hebben in werk (28%), op tijd naar huis (26%), vaker even ontspanning zoeken (25%) en (beter) plannen (21%).

Dat is nog eens handig! Als HR-manager is het belangrijk om gevoel te houden met wat er op de werkvloer speelt. Waarschijnlijk zult u dan ook met enige regelmaat op de verschillende afdelingen te vinden zijn voor een praatje. Schrik dan niet als u tijdens één van deze bezoekjes een vinger in de pc van één van uw werknemers ziet steken. Een Finse software-ontwikkelaar verloor vorig jaar de helft van zijn linker ringvinger bij een motorongeluk. Hij besloot

toen maar het nuttige met nog meer nuttigs te verenigen en liet een vingerprothese met ingebouwde usb-stick maken.

Poort Op deze stick staan onder meer een paar computerprogramma’s die hij zelf ontworpen heeft. Als hij de informatie nodig heeft, trekt hij de prothese van zijn vinger en steekt hij de stick in de usbpoort van een computer. Handig toch?

Ontslag als entertainment Heeft u het er nu erg moeilijk mee dat u door de economische malaise werknemers naar huis moet sturen, dan kunt u het ook aan een ander overlaten. U geeft uw bedrijf dan gewoon op voor de nieuwe tv-show Someone’s Gotta Go! Dit realityprogramma komt waarschijnlijk binnenkort ook in Nederland op de buis. In het programma wordt een middelgroot bedrijf gevolgd

32

HR RENDEMENT 5-2009

dat door de recessie werknemers moet ontslaan. Daarin zijn het collega’s die onderling bepalen wie er ontslagen wordt. Dat bespaart u dus een hoop kopzorgen. Er zullen niet langer beschuldigende vingers naar u wijzen! Dit moet u toch als muziek in uw oren klinken. Maar ja, of u het ontslag van een gewaardeerde werknemer nu wel wilt inzetten als pretentieloos amusement...?

Belofte maakt schuld Neemt uw werkplezier ook met sprongen af als u ontdekt dat klanten hun afspraken niet zijn nagekomen? Of als collega’s niets voor u willen doen ‘omdat ze het al zo vreselijk druk hebben’, terwijl ze wel urenlang lunchpauze houden?

Ergeren Ergernissen op de werkvloer zijn van grote invloed op het plezier dat mensen in hun werk hebben. Dat bleek uit

de resultaten van een vragenlijst die een arbeidsmedisch adviseur aan 1.387 werkenden voorlegde. Hij ontdekte onder andere dat mensen zich het meest ergeren aan anderen die hun beloften niet nakomen. Maar ook het afschuiven van werk of collega’s die doen alsof ze druk zijn, leveren veel frustratie op. Aan roddelen ergert 53% zich, terwijl flirten maar door 10% irritant wordt gevonden.

Top-10 Ergernissen op de werkvloer 1. Mensen die niet nakomen wat ze beloven 2. Mensen die werk afschuiven 3. Mensen die niets voor een ander over hebben 4. Mensen die roddelen 5. Ongelijke behandeling door leidinggevenden 6. Mensen die anderen pesten 7. Mensen die doen alsof ze druk zijn 8. De onverschillige houding van de top 9. Mensen die klikken 10. Bureaucratie op het werk 11. Mensen die niet hard werken

71% 57% 57% 53% 51% 50% 47% 43% 42% 39% 39%

Borrelen op vrijdagmiddag? Alsjeblieft niet zeg! Als u denkt uw werknemers een plezier te doen met een vrijdagmiddagborrel heeft u het mis. Uit onderzoek blijkt namelijk dat één op de drie werknemers het helemaal niet leuk vindt. En dat terwijl je toch zou verwachten dat een ontspannen afsluiting van de week wel gewaardeerd wordt. Toch blijkt dat werknemers er niet echt op zitten te wachten. En van diegenen die dan wel

gaan borrelen, komt slechts 7% later dan acht uur ‘s avonds thuis. Maar gelukkig beschouwt de meerderheid de vrijdagmiddagborrel toch als een mooie gelegenheid om collega’s beter te leren kennen en om even stoom af te blazen na een drukke werkweek. 6% van de werknemers benut die tijd om te roddelen over collega’s en 6% vergroot zijn carrièrekansen door te slijmen bij de baas.