LEIDRAAD BENOEMINGEN EN DAARUIT VOORTVLOEIENDE VERPLICHTINGEN PRIMAIR ONDERWIJS 2013 1.
Aanleiding
In 2013 is een nieuwe CAO PO vastgesteld. In deze CAO zijn een aantal zaken omtrent benoemingen en verplichtingen personeel gewijzigd. Twee zaken zijn in deze met name relevant. Allereerst de beëindiging van een verlengd tijdelijk dienstverband (artikel 3.6 CAO PO 2013). Een ontslagbesluit is niet meer nodig, deze aanstelling eindigt van rechtswege. Wel moet nog een beroepsmogelijkheid genoemd worden (Hoofdstuk 12 CAO PO 2013). Voorts de E aanpassing van bijlage 1 , ‘Benoemingsvolgorde’, CAO PO 2013. De definitie van ‘eigen wachtgelders’ is verruimd. Vanaf 2013 hebben schoolbesturen ook herbenoemingsverplichtingen aan vervangingsbetrekkingen die meer dan een jaar hebben geduurd (indien de medewerker daarop een WW-uitkering aanvraagt). Daarnaast is er in een nieuw reglement Participatiefonds 2013-2014 gepubliceerd voor alle ontslagen op of na 1 augustus 2013. Dit reglement is sterk gewijzigd in opzet en ook inhoudelijk is er het nodige aangepast. Een opvallend element is het wederom melden van beëindigde vervangingsbetrekkingen en het ontslag op eigen verzoek. In deze is door Dyade Advies een aparte notitie opgesteld ‘De Matrix reglement Participatiefonds 2013-2014’ waar wij u graag naar verwijzen. 2.
Inleiding
De CAO PO is zo opgesteld dat elke benoeming in principe in vaste dienst is. Afwijken van deze regel kan alleen als u een goede reden hebt. Bijvoorbeeld bij een eerste indiensttreding. Uw onderliggende reden in deze benoeming is dat u niet tot een vast dienstverband bent overgegaan omdat u eerst moet nagaan of de medewerker voldoende functioneert. Dyade Advies adviseert u elke benoeming in dit licht te bezien en u af te vragen wat de reden is dat u geen vast dienstverband aangaat. Bij elk ontslag gelden verplichtingen. Dit kunnen zijn: - Verplichtingen op grond van de CAO PO 2013. Het nakomen daarvan controleert de rechter/commissie van beroep als een ontslagen medewerker bezwaar of beroep aantekent. Ook uw accountant controleert onderdelen van de toepassing van de CAO PO door werkgevers. - Inspanningsverplichtingen in verband met het reglement Participatiefonds 2013-2014, zijn aan de orde als de medewerker WW aanvraagt. Op aanvraag van het Participatiefonds moet u de onvermijdelijkheid van het ontslag altijd kunnen aantonen. - Herbenoemingsverplichtingen op grond van artikel 138 en 139 WPO of 132 en 133 WEC. Als een bestuur een medewerker die minimaal 12 maanden heeft gewerkt en een uitkering heeft aangevraagd bij vacatureruimte niet in dienst neemt dan kunnen de kosten van degene die wel in dienst wordt genomen in mindering worden gebracht op de rijksbekostiging. Dyade Advies adviseert besturen in het primair onderwijs bij ontslag, dit ontslag te toetsen aan de hand van de verplichtingen die gelden bij de voornoemde drie kaders. Dit om risico’s op terugvorderingen in de toekomst te voorkomen. Zie onderstaande tabel voor een toelichting per soort benoeming.
1
3.
Schema benoemingen en verplichtingen Primair Onderwijs
Soort betrekking
Ontslag CAO PO
Vaste benoeming
Ontslagbesluit, waaronder RDDF plaatsing
Verlengd tijdelijke benoeming
Twee maanden voor einde dienstverband schriftelijk melden aan medewerker o.v.v. reden einde tijdelijk dienstverband of vast Eindigt van rechtswege, wel beroepsmogelijkheid vermelden (H12 CAO PO 2013) Twee maanden voor einde dienstverband schriftelijk melden aan medewerker o.v.v. reden einde tijdelijk dienstverband of vast of verlengd tijdelijk (alleen afloop tijdelijke benoeming niet voldoende) Eindigt van rechtswege
Tijdelijke benoeming
Tijdelijke uitbreiding (naast vaste aanstelling)
Inspanningsverplichting of vergoedingsverzoek Participatiefonds Ja, o.b.v. ontslaggrond: artikel 4 (bijzonder onderwijs )en 5 (openbaar onderwijs ) reglement Pf 2013-2014 Ja, o.b.v. ontslaggrond: artikel 4 (bijzonder onderwijs )en 5 (openbaar onderwijs ) reglement Pf 2013-2014
HerbenoemingsVerplichting Art. 138 en 139 WPO/132 en 133 WEC Ja, indien > 12 maanden in dienst, tenzij ontheffing herbenoemingsplicht, zie toelichting onder Ja, indien > 12 maanden in dienst, tenzij ontheffing herbenoemingsplicht
Verplicht vast dienstverband
Bijzonderheden
Nvt, is al vast
Bij promotie mag je niet eerst tijdelijk dienstverband geven, het is direct vast (uitgezonderd directeur bijzonder onderwijs) Let op, een verlengd tijdelijk dienstverband mag alleen bij omstandigheden gerelateerd aan de persoon (niet kunnen beoordelen vanwege ziekte, zwangerschap of iets dergelijks).
Ja, o.b.v. ontslaggrond: artikel 4 (bijzonder onderwijs )en 5 (openbaar onderwijs ) reglement Pf 2013-2014
Nee, indien < of gelijk aan 12 maanden .
Ja, na 12 maanden, tenzij niet hebben kunnen beoordelen wegens persoonlijke omstandigheden medewerker
Het is mogelijk, in geval van bijzondere omstandigheden de termijn van 12 maanden te verlengen. Er is dan sprake van een verlengd tijdelijk dienstverband. Zie ook ‘Ontslagdossier’, hieronder
Nee, tenzij er een uitkering wordt aangevraagd, dan reden ontslag aantonen
Ja, indien de medewerker een uitkering heeft aangevraagd is de medewerker een wachtgelder. De termijn van 12 maanden geldt
Nee, geen rechten. Max. 36 maanden geldt hier niet
Recht op een uitkering ontstaat bij een arbeidsurenverlies van tenminste 5 uur. Voorts is er
Nee, maar ontslag alleen mogelijk indien er een goede reden (plus onderbouwing) is voor ontslag.
2
hier veelal niet omdat de oorspronkelijke aanstelling meetelt bij de 12 maanden. Voorziening in een tijdelijke vacature
Bevestiging einde dienstverband o.v.v. einde tijdelijke vacature
Tijdelijke aanstelling /benoeming op projectbasis
Bevestiging einde dienstverband o.v.v. einde subsidie voor een bepaald project
Vervanging
Van rechtswege i.v.m. einde (noodzaak) vervanging
Er is geen specifieke ontslaggrond dus aansluiten bij een reden genoemd in artikel 4 (bijzonder onderwijs )en 5 (openbaar onderwijs ) reglement Pf 2013-2014 Ja, o.b.v: ontslaggrond: artikel 4 (bijzonder onderwijs )en 5 (openbaar onderwijs ) reglement Pf 20132014. Aantonen dat de benoeming uitsluitend voortkwam uit een landelijk door de overheid beschikbaar gestelde subsidie die geëindigd is en dat er geen middelen beschikbaar zijn om de medewerker aan te houden Wel melden bij Participatiefonds. Let op reguliere betrekkingen, dan andere ontslaggrond !
de referte eis van 26 weken hebben gewerkt uit 36 weken.
Ja, bij benoeming van > 12 maanden en aanvraag WW
Bij >36 maanden verschillende aanstellingen / benoemingen met niet meer dan 3 maanden tussenruimte
Aantonen dat het ontslag onvermijdbaar is, is lastig Let op, bij overschrijding 36 maanden is de medewerker in vaste dienst ongeacht of er vacatureruimte is !
Ja, bij benoeming van > 12 maanden en aanvraag WW
Bij >36 maanden verschillende aanstellingen / benoemingen met niet meer dan 3 maanden tussenruimte
Belangrijk is de betreffende medewerker vooraf op de hoogte te stellen van de tijdelijkheid van de aanstelling en dit in het contract te vermelden. Let op, bij overschrijding 36 maanden is de medewerker in vaste dienst.
Ja, bij benoeming van > 12 maanden en aanvraag WW
Bij > 36 maanden verschillende aanstellingen / benoemingen in vervangingen met niet meer dan 3 maanden tussenruimte
Minimaal 12 maanden vervanging en daarna een regulier dienstverband => meteen in vaste dienst. Als aaneensluitende aanstellingen/benoemingen voor vervangingen langer dan een jaar hebben geduurd, wordt de betrokkene wachtgelder en moet bij voorrang in vacatureruimte benoemd worden.
3
4.
Toelichting benoemingen en verplichtingen primair onderwijs
4.1
Algemeen
In dit document wordt een globaal overzicht gegeven van de verplichtingen die gelden bij diverse benoemingen. Let wel, het betreft een momentopname. Een en ander wijzigt regelmatig. Voorts wordt slechts een globaal inzicht gegeven. Specifieke situaties kunnen een andere aanpak vergen. 4.2
Toelichting Inspanningsverplichting Participatiefonds
Het Participatiefonds toetst of u alles heeft gedaan om werkloosheid, ofwel instroom in een WW-uitkering, van de betrokken medewerker, te voorkomen. Het reglement Participatiefonds is met ingang van het schooljaar 2013-2014 sterk gewijzigd. Ontslagredenen zijn meer in verbinding gebracht met de CAO PO 2013 en alle opties die kunnen voorkomen bij de soorten ontslag zijn weergegeven. Dit zorgt voor een aantal van 56 opties voor het bijzonder onderwijs en 59 opties voor het openbaar onderwijs. In onze notitie ‘Matrix Participatiefonds’ hebben wij een schema opgenomen waarmee u snel bij het juiste artikelnummer kunt komen. Graag verwijzen wij u hiernaar. Wanneer er een uitkering wordt aangevraagd bent u verplicht een ontslag te melden bij het Participatiefonds. Uitzonderingen hierop is: - ontslag wegens arbeidsongeschiktheid (indien uit het herplaatsingsonderzoek van UWV blijkt dat er geen mogelijkheden zijn betrokkene te herplaatsen). U hoeft niet meer actief ontslagen te melden. Het Participatiefonds neemt het initiatief en stuurt de werkgever een brief met een informatieverzoek. U moet daar altijd, binnen de termijn, op reageren. Doet u dit niet dan zijn de kosten van de WW-uitkering voor uw rekening. Voor vervangingsaanstellingen zijn inmiddels diverse artikelnummers opgenomen. De inspanningsverplichting hierbij is veelal niet meer dan een bewijs dat er sprake is van een vervanging. De termijnen voor werkgevers voor het inleveren van aanvullende informatie en voor het fonds voor besluitvorming zijn gewijzigd van 6 weken naar 8 weken. U hoeft niet meer actief ontslagen te melden. Wij adviseren in gevallen waarvan het vermoeden is dat er een WW-uitkering zal worden aangevraagd altijd wel zelf actief te melden in de periode van 1 maand voor tot 1 maand na de ontslagdatum van de medewerker. Dit omdat het Participatiefonds tot 5 jaar na het ontslag met een meldingsverzoek kan komen. Tegen die tijd zijn het dossier en de betrokkenen lang niet altijd meer te achterhalen. Er is een nieuw element. Het is op grond van artikel 3.20 mogelijk voorafgaand een toets re-integratieactiviteiten aan te vragen bij het Participatiefonds en wel indien een werkgever andere dan in het reglement Participatiefonds heeft aangeboden aan een werknemer om elders een werkkring te verwerven. Het advies wordt uiterlijk binnen 16 weken verstrekt door het Participatiefonds. De procedure vergoedingsverzoeken is opgenomen in hoofdstuk 3 van het reglement. Begin mei 2013 hebben de schoolbesturen die bij het Participatiefonds zijn aangesloten een brief van het Participatiefonds gekregen. In deze brief stond een activeringscode voor de werkgeversportaal waarmee u vanaf 20 mei 2013 vergoedingsverzoeken dient in te dienen en de vraag om een persoon binnen het
4
bestuur toestemming te geven om het indienen van vergoedingsverzoeken mogelijk te maken en het account te beheren. Indien u derhalve uw vergoedingsverzoeken bijvoorbeeld door Dyade laat verzorgen dient uw beheerder ook een Dyade medewerker te autoriseren voor het werkgeversportaal. Inspanningsverplichting/ Voorwaarden Uw inspanning om te voorkomen dat uw medewerker een ontslaguitkering moet gaan aanvragen wordt getoetst volgens de onderstaande voorwaarden (zie ook reglement Participatiefonds 2013-2014). -Voorwaarde 1 => werkgever heeft de reden voor beëindiging dienstverband/niet voortzetten tijdelijk dienstverband aan werknemer kenbaar gemaakt. -Voorwaarde 2 => werkgever heeft zich ingespannen om werknemer te behouden voor zijn eigen functies. -Voorwaarde 3 => werkgever heeft zich ingespannen om werknemer te behouden voor de organisatie. -Voorwaarde 4 => werkgever heeft werknemer hulp geboden bij het vinden van een werkkring elders. Hiernaast gelden er per soort ontslag de nodige inspanningsverplichtingen. Via modelverklaringen, ondertekend door werkgever en werknemer kan gevolg worden gegeven aan de specifieke inspanningsverplichting voor het soort ontslag. Mocht de medewerker niet willen tekenen dan is er per artikel aangegeven wat de werkgever aan moet leveren om te bewijzen dat hij de werknemer wel heeft betrokken bij de te ondertekenen verklaring. Modelverklaringen De volgende modelverklaringen zijn beschikbaar: - modelverklaring gesprekkencyclus - modelverklaring gesprekkencyclus bij ziekte en arbeidsongeschiktheid - modelverklaring herplaatsingsonderzoek - model verklaring aanbod ondersteuning extern - modelbrief verlengd aanbod ondersteuning extern - model verklaring daling bekostiging van werkgelegenheidsbeleid - modelverklaring overgangsbepaling ondersteuning werknemer bij verwerven werkkring buiten eigen organisatie - verzoek In het reglement Participatiefonds is per artikelnummer weergegeven wat u kunt indienen als bewijsstuk voor bovenstaande inspanningen. Maak altijd gebruik van het reglement Participatiefonds dat aan de orde is in het schooljaar dat het ontslag van de medewerker is doorgevoerd. Het reglement wijzigt jaarlijks. Let op, ontslagen die ingaan per 1 augustus 2013 vallen onder het reglement van het schooljaar 2013-2014 ! In onze notitie ‘Matrix Participatiefonds 2013-2014” meer informatie over het reglement Participatiefonds 2013-2014. 4.3 Toelichting herbenoemingsverplichting Een werkgever in het onderwijs heeft een herbenoemingsplicht voor eigen wachtgelders en potentiële eigen wachtgelders: Onder eigen wachtgelder wordt verstaan: een persoon in het genot van een ontslaguitkering (WW);
5
*
*
de ontslaguitkering is verkregen op basis van de beëindiging van de betrekking bij het eigen bestuur met een ononderbroken diensttijd van langer dan een jaar. Er mag een onderbreking van 1 week of minder, dan wel onderbrekingen wegens schoolvakanties, geweest zijn. De termijn van 1 jaar kan, ingeval van een of meer ziekteperiode van langer dan 4 weken, met deze ziekteperioden verlengd worden. of de ontslaguitkering is verkregen op basis van de beëindiging van een tijdelijke uitbreiding van de vaste betrekking en waarbij de uitkeringsgenietende bij het eigen bestuur een ononderbroken dienstverband heeft van langer dan een jaar op het moment van beëindiging van de tijdelijke uitbreiding.
Een potentiële eigen wachtgelder is: Een personeelslid, dat langer dan één jaar onafgebroken werkzaam is bij het bestuur, ontslag zal worden aangezegd en die een ontslaguitkering zou kunnen aanvragen. In bepaalde gevallen is ontheffing mogelijk. Bijvoorbeeld bij ontslag wegens langdurige ziekte of disfunctioneren. In navolging van het gestelde in de “regeling achterwege laten vermindering van de bekostiging bij niet-benoeming ontslaguitkeringsgerechtigde ex-werknemers primair onderwijs”, gepubliceerd in Gele Katern nummer 9, d.d. 1 juni 2005, is een werkgever verplicht een verklaring van een werknemer op te nemen in het personeelsdossier waarin wordt aangegeven dat de werknemer op de hoogte is van de inhoud van deze regeling en van de redenen op grond waarvan het bevoegd gezag ontheven is van de herbenoemingsverplichting. Zie vooral deze regeling, kenmerk CFI/BPO-2005/57525). Uw ex-werknemers blijven eigen wachtgelder tot 5 jaar nadat voor het laatste werkzaamheden voor uw schoolbestuur zijn verricht (WPO, artikel 139, lid 3b). 4.4 Toelichting uitzondering bepaling maximale duur tijdelijk dienstverband Een personeelslid kan op basis van de subsidiebepalingen in de regel maximaal één jaar (bekostigd) voor bepaalde tijd worden benoemd. Uitzonderingen zijn: * Betrokkene is aangesteld ter vervanging van een afwezige werknemer (vervanging). * Er is sprake van een tijdelijke voorziening of een tijdelijke uitbreiding (zie boven). * Het bestuur heeft minimaal drie maanden voor de herbenoemingsdatum bij het Ministerie een ontheffingsaanvraag ingediend en ontheffing gekregen (wij merken hierbij op, dat aanvragen binnen drie maanden zonder meer worden afgewezen). * De ontheffing zal in zeer uitzonderlijke gevallen worden verleend, zoals bijvoorbeeld in de onderstaande voorbeelden. - Het bestuur heeft niet voldoende tijd en/of gelegenheid gehad zich een beeld van de didactische en pedagogische capaciteiten van de betrokkene te vormen (bijvoorbeeld als gevolg van langdurige ziekte). - de parttime-functie in tijdelijke dienst omvatte in totaal niet meer dan 8 uur bij hetzelfde bestuur (dus niet school). Zie ook de Regeling achterwege laten vermindering van de bekostiging bij niet-herbenoeming ontslaguitkeringsgerechtigde ex-werknemers primair onderwijs, artikel 6. - De grens van 8 uur is niet van toepassing op vakleraren en onderwijsondersteunend personeel. Voor deze categorieën geldt de grens van 1 uur. 4.5 Toelichting ontslagdossier Een goed ontslagdossier voor een slecht functionerende medewerker bevat een aantal onderdelen. In het algemeen geldt dat het ontslag zoveel mogelijk schriftelijk onderbouwd is (ondertekend), over een langere tijdsperiode uitstrekt en zo uitgebreid mogelijk is. Meer specifiek moet het dossier bevatten:
6
• • • • • • • •
Dat de werknemer schriftelijk door de werkgever is verteld dat hij slecht functioneert en dat hij zijn prestaties moest verbeteren. Dat de werkgever de werknemer vervolgens een reële kans heeft gegeven om zichzelf te verbeteren. Daarvoor moet er tijd en begeleiding zijn ingezet. Dat er een tussentijdse evaluatie is geweest van de vorderingen van de werknemer. Dat de werkgever een oordeel heeft gegeven over het functioneren. Dat er verslagen in zijn opgenomen van gevoerde functionerings-en beoordelingsgesprekken waarin de kritiek t.a.v. het functioneren is opgenomen. Dat de werkgever zijn best heeft gedaan de werknemer te behoeden voor ontslag uit de eigen functie door inzet van begeleiding, scholing, etc. Dat de werkgever heeft onderzocht of andere functies binnen de eigen organisatie opties bieden voor de medewerker en de werknemer eventueel passende vacatures heeft aangeboden. Dat de werkgever heeft bijgedragen aan het vinden van een werkkring elders.
Voor wat betreft ontslag dient u altijd de vormvoorschriften te hanteren. Deze kunt u terugvinden in artikel 3.18 en 3.19 CAO PO 2013 (bijzonder onderwijs) of 4.17 en 4.18 CAO PO 2013 (openbaar onderwijs). Dyade Advies, mvr. drs W. (Wilma) Rijndorp-Kreft, dhr. R. (Ronald van Rooyen) en mvr. H. (Hanneke) Westening d.d. 5 juni 2013
Dyade Advies besteedt de uiterste zorg aan de betrouwbaarheid en actualiteit van alle gepubliceerde data. Desondanks dragen wij geen verantwoordelijkheid voor eventuele foutieve vermeldingen.
7
