Ledenbeheer INHOUDSTAFEL. Gebruikershandleiding Versie 4.2

Ledenbeheer

Gebruikershandleiding Versie 4.2

INHOUDSTAFEL 1. 2.

3.

4.

5.

6.

Voorwoord Opstarten 2.1. Werkvolgorde 2.2. Foutboodschappen 2.3. Zoekfunctie 2.4. Betekenis iconen: 2.5. Opstarten programma - inloggen (aanmelden) 2.6. Infodesk 2.7. Clubnet 2.8. Wachtwoord / Gebruikersnaam aanpassen 2.9. Wachtwoord vergeten 2.10. Uitloggen (afmelden) Menu Club 3.1. Clubprofiel 3.1.1. Algemene gegevens 3.1.2. Adres 3.2. GymFed Productgroepen 3.2.1. Productgroep toevoegen 3.2.2. Discipline toevoegen 3.2.3. Wedstrijdtype toevoegen 3.3. Andere Productgroepen (andere sporten) 3.4. Vrije clubvelden 3.5. Lidgeld 3.5.1. Algemene bedragen 3.5.2. Bedrag per groep 3.5.3. Extra type bedragen 3.5.4. Groepintervallen 3.6. Clubfacturatie 3.7. Cluboverdracht Menu Groepen 4.1. Functies 4.2. Medewerkers 4.2.1. Groepen Medewerkers toevoegen 4.3. Trainingsgroepen 4.4. Contactpersonen 4.4.1. Groepen Contactpersonen toevoegen 4.4.2. Groepen contactpersonen kopiëren 4.5. Trainingen 4.6. Trainingsplaatsen Menu Leden 5.1. Leden 5.1.1. Leden opzoeken 5.1.2. Inschrijven leden 5.1.3. Lidprofiel 5.1.4. Wijzigen lidinschrijving gegevens 5.1.5. Extra lidgegevens 5.1.6. IMSEuro 5.2. Gebruikers 5.2.1. Rollen (gebruikersrechten) 5.2.2. Nieuwe gebruikers aanmaken 5.2.3. Gebruikers beheren 5.3. Ongevallen 5.4. Ledenoverdracht Rapportage 6.1. Ledenlijsten

 2011 www.GymFed.be

Pagina: 1 van 78

3 4 4 4 4 4 5 6 6 7 8 8 9 9 10 11 12 15 16 16 17 17 17 18 18 18 19 19 20 22 22 24 24 24 25 25 25 26 28 29 29 29 30 35 37 37 40 40 40 40 42 43 44 47 47 22.10.2011

Ledenbeheer


6.1.1. Selectiecriteria 6.1.2. Uitvoer 6.2. Lijst Trainingsgroepen 6.2.1. Selectiecriteria 6.2.2. Uitvoer 6.3. Genereer leden e-mails 6.4. Leden facturatie 7. Administratie wedstrijden 7.1. Productgroepdetail (inschrijvingen wedstrijden) 7.1.1. Wedstrijden per productgroep 7.1.2. Juryleden per productgroep 7.1.3. Inschrijvingen (en uitschrijvingen) 7.1.4. Deelnemers 7.1.5. Lijst inschrijvingen 7.2. Wedstrijden 7.2.1. Formulier wedstrijd 7.2.2. Formulier wedstrijddetail 7.3. Wedstrijd facturatie 7.4. Deelnemers 8. Verklarende Woordenlijst


Pagina: 2 van 78

47 48 51 52 52 54 56 59 59 59 60 61 65 65 66 67 69 74 74 78

22.10.2011

Ledenbeheer


1. VOORWOORD

Deze handleiding is een gids die u stapsgewijs vertrouwd maakt met de Club- en Ledenbeheer webapplicatie die op maat werd gemaakt. Deze staat ter beschikking van alle aangesloten clubs van de GymnastiekFederatie Vlaanderen vzw. Deze applicatie omvat:    

Algemeen ledenbeheer van de clubs en de federatie Inschrijvingen en resultaatverwerking van wedstrijden Beheer van verzekeringsdossiers Informatie van de clubs die op de GymFed-website verschijnt

Het programma is een webapplicatie* wat een aantal belangrijke voordelen met zich meebrengt. Vooreerst kan het programma worden gebruikt op elke computer met een internetconnectie en er is geen installatie meer nodig. De gegevens worden niet meer op een lokale computer bijgehouden maar wel op een webserver* in een extern datacenter. Daarnaast zijn meerdere gebruikers per club mogelijk wat kan zorgen voor een snellere en efficiëntere clubadministratie. Woorden met een sterretje (*) worden achteraan de handleiding in de verklarende woordenlijst toegelicht. Het ledenbeheer is voortaan één deel van ClubDesk, het tweede deel is het Clubnet. Clubdesk is bereikbaar via de button op de GymFed-website: www.gymfed.be Indien u vragen heeft over de werking van het programma kan u steeds de helpdesk contacteren. Tel.: 09-243 12 00 E-mail: [email protected]


Pagina: 3 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


2. OPSTARTEN

2.1. Werkvolgorde Voor kan worden gestart met het invoeren van de leden, moeten eerst een aantal gegevens worden ingevuld! De items met een uitroepingsteken zijn verplicht. 1. Controleren Algemene clubgegevens! (zie 3.1) 2. Toevoegen GymFed-Productgroepen! (zie 3.2) 3. Instellen lidgelden (zie 3.5) 4. Toevoegen trainingsgroepen (zie 4) 5. Eventueel toevoegen van vrije clubvelden (zie 3.4) 6. Bestuursleden lid maken en toevoegen verplichte bestuursfuncties! (zie 5.1 en 4.2)

2.2. Foutboodschappen Na het invoeren van de gegevens wordt een validatie uitgevoerd. Waar noodzakelijke gegevens ontbreken, verschijnt een rood sterretje * naast het betreffende veld. Indien de ingevoerde data ongeldig zijn, wordt in het rood een melding ter toelichting gegeven. Bvb. te veel of te weinig cijfers in het rekeningnummer van de club, dan komt de melding “ongeldig” in het rood naast het betreffende veld.

2.3. Zoekfunctie De meeste zoekmogelijkheden op de webapplicatie worden gemaakt met behulp van een „LIKE‟ functie. Met deze zoekmogelijkheid is het dus mogelijk om bepaalde tekens te gebruiken om het zoeken van namen, straten, … te vergemakkelijken. 

% teken: Indien je zoekt met een % teken betekent dit dat je één of meerdere tekens niet weet. Bv als je zoekt op „Janssens S%a‟ zal je alle gegevens vinden waarvan het eerste woord begint met „s‟ en eindigt op „a‟. Bv: „Janssens Sara‟, „Janssens Samantha‟, maar niet „Janssens Stijn‟.



_ teken: Een _ teken betekent dat je 1 teken niet weet. Bv. Als je zoekt op „B_echt‟ zal je gegevens vinden waar de _ een willekeurig karakter voorstelt. Bv: „Brecht‟ of „Boecht‟.



Geen gebruik maken van een teken: Indien je enkel een deel van de naam of straat ingeeft zal je gegevens vinden waar dit stukje tekst in voorkomt. Bv. Als je in het veld naam zoekt op „anssens‟, zal je alle gegevens krijgen waar „anssens‟ in voorkomt. Bv. Janssens Pieters en Hanssens Kristof

2.4. Betekenis iconen: Wijzigen


Pagina: 4 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Opslaan van de wijzigingen Annuleren: de gedane wijzigingen worden niet opgeslagen Verwijderen van een item Selecteren of openen van een item Velden die grijs gemarkeerd zijn, kunnen niet worden gewijzigd.

2.5. Opstarten programma - inloggen (aanmelden) 1.

Indien nodig, maak verbinding met het internet.

2.

Open uw webbrowser*. Voor computers met het besturingssysteem* Windows is in de meeste gevallen Internet Explorer al geïnstalleerd. De webapplicatie is geoptimaliseerd voor Internet Explorer maar is ook geschikt voor andere besturingssystemen en andere browsers zoals Mozilla Firefox, Safari, Opera, e.a.

3.

Ga naar www.GymFed.be en klik op de button “ClubDESK” of surf rechtstreeks naar http://leden.gymfed.be

4.

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Het is aangeraden om het wachtwoord uit de e-mail te kopiëren en rechtstreeks in het veld “wachtwoord” te plakken. Daarna kan u steeds het wachtwoord wijzigen via „profiel‟. Zie 2.7

5.

Klik op “Inloggen” of druk op de Entertoets.

6.

Privacywetgeving Nieuwe gebruikers en bestaande gebruikers die na 25.02.2008 inloggen krijgen éénmalig het scherm van de privacywetgeving. Na akkoord dient u om veiligheidsredenen wel opnieuw in te loggen.

Vooraleer de gebruiker de webapplicatie kan gebruiken, dient hij dus in te loggen. Na het inloggen, wordt de webapplicatie opgestart. Gebruikers kunnen naargelang hun niveau bepaalde rechten hebben (zie 5.2). Bij het inloggen, moet de gebruiker zijn gebruikersnaam en wachtwoord ingeven. Een gebruiker heeft maximaal 5 opeenvolgende pogingen om geldig in te loggen. Bij een 6de foutieve poging wordt de gebruikerstoegang geblokkeerd. Om de toegang te deblokkeren dient de gebruiker contact op te nemen met de Helpdesk op 09-243 12 00. De functie “mij onthouden” zorgt ervoor dat indien na het inloggen het browservenster wordt gesloten, er niet opnieuw moet worden ingelogd. Deze functie zal niet meer werken nadat de gebruiker 20 minuten niet meer actief was op de webapplicatie (time-out). De meest gebruikte browsers geven de mogelijkheid wachtwoorden op te slaan. Hierdoor hoeft de gebruiker bij de volgende aanmelding gebruikersnaam en wachtwoord niet opnieuw in te voeren. Security! Om de persoonlijke gegevens te beschermen is het afgeraden de functies “Mij onthouden” en het opslaan van wachtwoorden te gebruiken wanneer gebruik wordt gemaakt van een gedeelde computer, zoals een computer op school of in de bibliotheek.

Wachtwoord vergeten? Wanneer u toch uw wachtwoord vergeten bent, kan u een nieuw wachtwoord aanvragen via de link


Pagina: 5 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


„Wachtwoord vergeten?‟ in het login venster. Er wordt dan een nieuw wachtwoord gestuurd naar het emailadres dat gelinkt is aan de gebruiker. (zie 2.8) Scherm “Log in”

2.6. Infodesk Kijk regelmatig op de infodesk voor nieuwe aanpassingen en het laatste nieuws omtrent de webapplicatie. Deze knop bevindt zich onder het GymFed logo in de linkerbalk in het browserscherm.

2.7. Clubnet De button voor toegang tot clubnet bevindt zich onder de infodesk knop. Het Clubnet is bereikbaar na inloggen in het ledenbeheer via CLubDESK. Er is één gebruikersnaam en paswoord te onthouden zijn.


Pagina: 6 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


2.8. Wachtwoord / Gebruikersnaam aanpassen Het wachtwoord dat door het systeem automatisch werd aangemaakt, zal in vele gevallen minder gebruiksvriendelijk zijn. Elke gebruiker kan zijn eigen wachtwoord wijzigen. Een wachtwoord dient minimum 7 karakters lang te zijn waarvan 1 karakter non-alfanumeriek. Non-alfanumeriek betekent geen letters of cijfers dus bvb leestekens. Om het eigen wachtwoord aan te passen: 1. Ga naar “Profiel” bovenaan rechts op het scherm (naast de naam van de club). Dit kan ook door te klikken op de eigen naam vanuit de ledenlijst of de gebruikerslijst. 2. Klik op “Verander wachtwoord”. 3. Vul het oude wachtwoord in. 4. Vul een nieuw wachtwoord in. 5. Vul ter bevestiging nogmaals het nieuwe wachtwoord in. 6. Klik op “Verander wachtwoord”. Scherm “Verander wachtwoord”

Om de gebruikersnaam te wijzigen: 1. Ga naar Gebruikers (menu "Leden") 2. Klik op het potlood om de gebruikersnaam te wijzigen 3. Wijzig de gebruikersnaam 4. Klik op de diskette om op te slaan


Pagina: 7 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Scherm “Wijzig gebruikersnaam”

2.9. Wachtwoord vergeten Als een verkeerde combinatie “gebruikersnaam – wachtwoord” wordt ingevoerd, verschijnt de melding: “Kon niet inloggen, gelieve opnieuw te proberen.” Indien de gebruiker zijn wachtwoord vergeten is, kan een nieuw wachtwoord worden aangevraagd. De gebruiker klikt op “Wachtwoord vergeten?” waardoor een nieuw wachtwoord automatisch wordt aangemaakt en via e-mail naar de gebruiker wordt verzonden. Scherm “Wachtwoord vergeten?”

2.10. Uitloggen (afmelden) De applicatie wordt gestopt door het sluiten van de browser, automatisch na 60 minuten inactiviteit of via de knop “Log Uit” rechts bovenaan op het overzichtsscherm. Wanneer gebruik wordt gemaakt van een gedeelde computer is het aangeraden uit te loggen met de knop “Log uit”.


Pagina: 8 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


3. MENU CLUB Na het inloggen, komt de gebruiker terecht in het “Clubprofiel” dat valt onder de rubriek “Club”. Het menu bevat volgende rubrieken: Clubprofiel, GymFed Productgroepen, Andere sporten, Vrije clubvelden, Lidgeld, Club facturatie en Cluboverdracht.

3.1. Clubprofiel In het clubprofiel worden de algemene gegevens en de adressen van de club weergegeven. Zolang niet alle verplichte velden ingevuld zijn krijgt de gebruiker volgende melding: Scherm “Opgelet”

Deze fout kan de gebruiker voorlopig negeren. Scherm “Clubprofiel”


Pagina: 9 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

3.1.1.


Algemene gegevens

BELANGRIJK! De gegevens die in dit scherm ingevuld worden, zijn de communicatiegegevens van de club. Deze worden ook gebruikt voor publicatie op de GymFed website. Denk eraan om ze ook up to date te houden, zeker bij het begin van een nieuw seizoen. Het betreft de velden in het vet. 

Stamnummer: het stamnummer wordt door GymFed toegekend en kan niet worden gewijzigd.



Naam: de clubnaam is de officiële naam van de club die in alle communicatie zal worden gebruikt. Binnen een seizoen is het niet mogelijk om van clubnaam te veranderen.



Telefoonnummer: telefoonnummer van de club.



Faxnummer: faxnummer van de club.



E-mail: e-mailadres van de club.



Website: de URL of het internetadres van de clubwebsite.



Rekeningnummer: het bankrekeningnummer van de club dat wordt gebruikt voor facturatie vanuit GymFed en naar de leden. In dit veld worden zowel de gewone als de IBAN rekeningnummers aanvaard met controle.



Aansluitdatum: datum waarop de club heeft aangesloten bij de federatie.



Oprichtingsdatum: datum waarop de club is opgericht.



IKGym-label: GymFed duidt aan of de club al dan niet in het bezit is van een geldig IKGym-label. Dit veld kan dus niet door de club worden gewijzigd.



Centrale briefwisseling: indien de keuze wordt gemaakt om met centrale briefwisseling te werken, dient naast het hoofdadres een correspondentieadres te worden toegevoegd. Hierdoor wordt alle communicatie verzonden naar dit correspondentieadres. Indien de communicatie per mail wordt gestuurd wordt hiervoor dan het e-mailadres van de club gebruikt.



Statuut: hiermee wordt de rechtsvorm aangeduid. (FV, VZW, BVBA, NV, VOF)



Federatie: GymFed



Land: is voor aangesloten clubs automatisch België.



Omschrijving: in dit veld kan een omschrijving worden gegeven ter promotie van de club. Dit veld wordt ook in de website gebruikt.


Pagina: 10 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

3.1.2.


Adres

Om een adres toe te voegen, klikt de gebruiker op de knop “Voeg adres toe” en kiest het adrestype. Er wordt onderscheid gemaakt tussen vijf adrestypes. Elk adrestype kan slechts eenmaal worden toegevoegd. 

Hoofd Clubprofiel: het hoofdadres is de eigenlijke zetel van de club. Er kan slechts één hoofdadres zijn. Bij een feitelijke vereniging is dit normaliter het adres van de voorzitter. Bij een vzw is dit de (volgens de statuten) maatschappelijke zetel. Lidprofiel: voor een lid is het hoofdadres het domicilie of de wettige woonplaats (het adres vermeld op de identiteitskaart). BELANGRIJK! Het hoofdadres van de club moet steeds gelegen zijn in de provincie waartoe de club behoort (belangrijk voor provinciale lijsten, uitslagen wedstrijden, …).



Correspondentie Het correspondentieadres is het adres dat zal worden gebruikt indien de club met centrale briefwisseling werkt. Voor clubs die niet met centrale briefwisseling werken, volstaat het hoofdadres.



2de verblijf Adres waar een lid vaak verblijft maar niet het hoofdadres is.



Werk Adres waar een lid werkzaam is.



Kot Adres waar een lid op kot woont.

Er wordt gewerkt met een standaard stratenlijst voor Belgische adressen. Er zijn 3 manieren om een adres in te vullen: 1. Door met de knop “volledig adres selecteren” onmiddellijk het juiste adres op te zoeken. 

Klik op de knop “volledig adres selecteren”.


Pagina: 11 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer




Vul de gemeente, en/of de postcode en/of de straatnaam in en enter of klik op de knop “Zoek”.



Selecteer het gewenste adres door op het vergrootglas



Vul het huisnummer en eventuele postbus in.



Klik op de diskette

te klikken.

om het adres toe te voegen.

2. Door afzonderlijk te zoeken op gemeente en straat. Daarna dient ook het huisnummer ingevuld te worden. Om sneller te zoeken, kan de gebruiker de adressenlijst sorteren door op de tekst in het blauw te klikken. 3. Door gewoon alle adresgegevens in te vullen in de invoervelden. Nadat de gebruiker het adres wil opslaan, wordt gecontroleerd of het adres een geldig Belgisch adres is. Indien een straatnaam niet in de lijst zou voorkomen, dient de gebruiker contact op te nemen met de federatie. Opgelet: buitenlandse adressen komen niet voor in de stratenlijst. Deze adressen dienen dus manueel te worden ingevoerd. Bij het invoeren wordt geen controle uitgevoerd op de correctheid van deze adressen.

3.2. GymFed Productgroepen


Pagina: 12 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Er zijn in totaal 8 productgroepen. Elke productgroep bestaat uit één of meerdere disciplines. Indien er maar één discipline is zal deze dezelfde benaming hebben als de productgroep. Per discipline kan er nog een onderscheid worden gemaakt tussen verschillende wedstrijdtypes. Zowel voor competitieve als voor recreatieve clubs is het noodzakelijk de gewenste GymFed Productgroepen toe te voegen. De contactgegevens die men hierbij vermeld, zullen door de GymnastiekFederatie gebruikt worden voor alle briefwisseling. De contactpersoon is een verplicht veld. OPGELET!: als er gekozen is voor de optie „centrale briefwisseling‟ zal alles verstuurd worden naar het correspondentieadres van de club (zie 3.1) en niet naar de contactpersoon van de productgroep. Clubs kunnen, indien gewenst, disciplines en wedstrijdtypes aan een productgroep toevoegen. Indien het subniveau niet ingevuld is, zullen de adresgegevens vermeld bij productgroepen worden gebruikt. Wedstrijdtypes hebben voor een club enkel belang als ze gedecentraliseerde briefwisseling wenst te gebruiken binnen één discipline (bvb. Aparte contactpersoon voor trampoline synchroon). Deze wedstrijdtypes worden op federatieniveau gebruikt voor de scoreberekening. Ze hebben verder geen functie voor de club. De club kan zijn eigen trainingsgroepen toevoegen. Elke trainingsgroep kan aan een discipline gelinkt worden, maar dit is geen verplichting. Als er een discipline gelinkt is aan een trainingsgroep bestaat de mogelijkheid om bvb. de trainingsgroepen basis acro 1, basis acro 2 en competitie acro in één lijst te exporteren. Dit door een lijst te maken met alle gymnasten die gelinkt zijn aan de discipline acro. (Trainingsgroep zie 4.3, Lijsten trainingsgroep zie 6.2) Indien een club een aantal andere sporten aanbiedt, kunnen deze worden toegevoegd bij “Andere productgroepen” (andere sporten). Hieronder een overzicht van alle productgroepen, disciplines en wedstrijdtypes. Het is niet mogelijk om deze te wijzigen. Productgroepen

Disciplines

Acrobatische Gymnastiek

Acrobatische Gymnastiek

Artistieke Gymnastiek Dames

Artistieke Gymnastiek Dames

Artistieke Gymnastiek Heren

Artistieke Gymnastiek Heren

Dans & Demo

Recrea


Dans

Wedstrijdtypes Acrobatische Gymnastiek (A-, B- en C-niveau) Artistieke Gymnastiek Dames (I-, A-, B- en C-niveau) Artistieke Gymnastiek Dames per ploeg (I-, A-, B- en C-niveau) Artistieke Gymnastiek Heren (I-, A-, B- en C-niveau) Artistieke Gymnastiek Heren per ploeg (I-, A-, B- en C-niveau) Niet van toepassing

Demo

Niet van toepassing

Kleuters

Niet van toepassing

Kinderen

Niet van toepassing

Jeugd

Niet van toepassing

Volwassenen

Niet van toepassing

50-plussers

Niet van toepassing

Personen met een handicap

Niet van toepassing

Pagina: 13 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Aerobics

Niet van toepassing Minicup

Recrea Acro

Recrea Acro Recrea Trampoline individueel Recrea Dubbele Minitrampoline individueel Recrea Dubbele Minitrampoline per ploeg Recrea Minitrampoline individueel

Recrea TRA-DMT-MT

Recrea Minitrampoline per ploeg Recrea Tumbling indidividueel Recrea Lange Mat individueel Recrea TU-LM-AT

Recrea Lange Mat per ploeg Recrea Airtrack individueel Recrea Airtrack per ploeg Recrea RG individueel

Recrea RG

Recrea RG per groep Recrea Toestelturnen individueel

Recrea Toestelturnen

Recrea Toestelturnen per ploeg Ritmische Gymnastiek

Ritmische Gymnastiek

Ritmische Gymnastiek

Ritmische Gymnastiek – Interclub Ritmische Gymnastiek per groep

Dubbele Minitrampoline Trampoline Tumbling

Dubbele Minitrampoline individueel Trampoline

Trampoline

Trampoline Synchroon

Tumbling

Tumbling

Voorbeeld 1 – Productgroep / Discipline / Trainingsgroepen

PRODUCTGROEP DANS & DEMO

Discipline Dans

Trainingsgroep Kidsdance


Discipline Demo

Trainingsgroep Funk dance

Pagina: 14 van 78

Trainingsgroep BBB

Trainingsgroep Demoteam

22.10.2011

Ledenbeheer


Voorbeeld 2 – Productgroep / Discipline / Trainingsgroepen

PRODUCTGROEP Recrea

Discipline Kleuters

Trainingsgroep 3-4 jaar

3.2.1.

Trainingsgroep 5-6 jaar

Discipline Kinderen

Trainingsgroep Basis 1


Discipline Jeugd


Productgroep toevoegen

Vooraleer productgroepen worden toegevoegd, dient de gebruiker het seizoen te kiezen waarin wordt gewerkt. Standaard zal dit het huidige seizoen zijn. Te volgen stappen: voeg productgroep toe  voeg discipline toe  voeg wedstrijdtype toe

voorbeeld: productgroep trampoline  discipline trampoline  wedstrijdtype trampoline synchroon

1. Klik op “Nieuwe productgroep”. Scherm “Nieuwe productgroepen” 2. Kies een productgroep uit de lijst door op het veld “Productgroep omschrijving” te klikken. 3. Klik op het vergrootglas om een contactpersoon voor deze productgroep te zoeken. Het is verplicht voor elke productgroep een contactpersoon te selecteren.

4. Klik op het vergrootglas om een persoon te selecteren. 5. Geef aan of de club deze discipline al dan niet competitief beoefend. 6. Klik op de diskette om de productgroep toe te voegen. Als een productgroep is toegevoegd, verschijnt bovenaan het pictogram van de desbetreffende productgroep naast de andere pictogrammen.


Pagina: 15 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

3.2.2.


Discipline toevoegen

Een niveau onder de productgroepen zijn de disciplines. Een discipline toevoegen, gebeurt op dezelfde manier als een productgroep toevoegen: 1. Klik op “Nieuwe discipline” 2. Kies een discipline uit de lijst “Discipline omschrijving”

3. 4. 5. 6.

Zoek een contactpersoon (niet verplicht) Selecteer een contactpersoon Geef aan of de club deze discipline al dan niet competitief beoefent Klik op de diskette om de discipline toe te voegen

Het is niet noodzakelijk om een contactpersoon per discipline te selecteren. Indien er geen contactpersoon is ingevuld, zal de specifieke communicatie voor deze discipline naar de contactpersoon van de betreffende productgroep worden verzonden. 3.2.3.

Wedstrijdtype toevoegen

Het 3de en laatste niveau zijn de wedstrijdtypes. Toevoegen van een wedstrijdtype gebeurt op gelijke wijze als een productgroep of een discipline toevoegen: 1. Klik op “Nieuw wedstrijdtype” 2. Kies een discipline uit de lijst “Wedstrijdtype omschrijving”

3. Zoek een contactpersoon (niet verplicht) 4. Selecteer een contactpersoon 5. Klik op de diskette om het wedstrijdtype toe te voegen


Pagina: 16 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Het is niet noodzakelijk om een contactpersoon van een wedstrijdtype te selecteren. Indien er geen contactpersoon is ingevuld, zal de specifieke communicatie voor dit wedstrijdtype naar de contactpersoon van de betreffende discipline worden verzonden. Indien er ook geen contactpersoon is geselecteerd bij de betreffende discipline, zal de specifieke communicatie naar de contactpersoon van de betreffende productgroep worden verzonden.

3.3. Andere Productgroepen (andere sporten) Sommige clubs bieden meer dan enkel gymnastiek aan. Een club kan hiervoor zelf eigen disciplines toevoegen.

3.4. Vrije clubvelden Deze vrije velden zijn persoonsgebonden.

1. 2. 3. De o o o o o o 4.

Klik op de knop “Voeg vrij veld toe” Definieer de “Veldnaam” Kies het “Datatype” mogelijke datatypes zijn: Bedrag: bedragen Datum: datumwaarden Ja/Nee: velden die slechts één van twee waarden kunnen bevatten (Ja/Nee, Waar/Onwaar, Aan/Uit) vb. Om aan te duiden of een lid al dan niet een T-shirt van de club heeft. Nummer: numerieke gegevens vb. toevoegen van een ICE-nummer* als extra telefoonnummer Persoon: link naar een persoon Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn om leden te linken aan een bepaalde persoon zoals de huisdokter. (zie 4.4) Tekst: tekst of combinaties van tekst en cijfers vb. om de maat van een T-shirt of turnpak weer te geven. Klik op de diskette om op te slaan

Eenzelfde datatype kan meerdere keren worden toegevoegd.

3.5. Lidgeld In de rubriek lidgeld kan de club bepalen hoe de lidgelden worden berekend. Het betreft hier dus wel degelijk de lidgelden die de club aanrekent aan hun leden. Het lidgeld wordt onderverdeeld in 4 verschillende soorten:  Algemene bedragen  2011 www.GymFed.be

Pagina: 17 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


 Groepbedragen  Extra Type bedragen  Groepintervallen De verschillende soorten lidgeld kunnen worden gecombineerd.

3.5.1.

Algemene bedragen



Lidbedrag: dit is het basisbedrag dat aan elk lid wordt aangerekend. Indien geen basisbedrag wordt aangerekend, dient hier 0 te worden ingevoerd.



Licentiebedrag: dit is het bedrag dat de club aan een lid aanrekent voor het hebben van een licentie. Dit is niet noodzakelijk het bedrag dat de federatie aan de club aanrekent per licentie. Indien geen licentiebedrag wordt aangerekend, dient hier 0 te worden ingevoerd.



Verhoogde waarborg bedrag: dit is het bedrag dat de club aan een lid aanrekent voor de verhoogde verzekeringswaarborg. Dit is niet noodzakelijk het bedrag dat de federatie aan de club aanrekent per verhoogde waarborg. Indien geen apart bedrag voor de verhoogde waarborg wordt aangerekend, dient hier 0 te worden ingevoerd. 3.5.2.

Bedrag per groep

Clubs die een bepaald bedrag per groep aanrekenen, kunnen deze bedragen aan de betreffende groepen koppelen (zie 4.3). Deze bedragen worden bij de algemene bedragen opgeteld. 3.5.3.

Extra type bedragen

Extra type bedragen zijn supplementen of kortingen die uitgedrukt worden in een bedrag of een percentage (deze bedragen worden ook weer opgeteld -of afgetrokken bij de algemene bedragen en groepbedragen) Voorbeelden van extra type bedragen: Kortingen 2de lid familie: € 10 of 15% aansluiting vanaf januari: € 10 inschrijving in meerdere groepen: 10% (zie ook groepintervallen) Supplementen Wedstrijdgymnast: € 50


Pagina: 18 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


15 u./week: € 100 (dit kan worden toegepast voor wedstrijdgymnasten die betalen volgens het aantal uren dat ze trainen – in dit geval mag er wel geen groepbedrag aangerekend worden – wedstrijdgroep = € 0) 1. Klik op de knop “Voeg extra type bedrag toe” 2. Omschrijf het type bedrag 3. Kies het bedrag Dit bedrag dient altijd positief te zijn! Er dient geen valutasymbool te worden ingevuld (€, EUR, euro). 4. Geef aan of het al dan niet om een korting gaat Wordt het vakje aangevinkt dan wordt het bedrag van het algemene bedrag afgetrokken. Wordt het vakje niet aangevinkt dan wordt het bedrag bij het algemene bedrag opgeteld. 5. Geef aan of het al dan niet om een procentueel bedrag gaat 6. Klik op de diskette om op te slaan 3.5.4.

Groepintervallen

Kortingen die worden toegepast volgens het aantal trainingsgroepen waarvoor een lid inschrijft. OPGELET! Deze kortingen zijn enkel van toepassing op de bedragen die aan de trainingsgroepen gekoppeld zijn (zie 4.3) Vb. inschrijving in 2 groepen = € 5 korting en vanaf 3 groepen = € 10 korting 1ste groepinterval is dan van 2 tot 2 = € 5 2de groepinterval is dan van 3 tot 99 = € 10 Voorbeeld 1 Basislidgeld: € 50 Licentie: € 10 Verhoogde waarborg: € 15 (Trainingsgroep) Acrobatische Gymnastiek wedstrijden: € 40 - bedrag ingevuld bij “trainingsgroepen” Totaal te betalen: € 115 Voorbeeld 2 Basislidgeld: € 50 Licentie: NVT Verhoogde waarborg: NVT (extra bedrag) Korting 2e lid van het gezin: € -10 (Trainingsgroep) Basisgroep 1: €35 - bedrag ingevuld bij “trainingsgroepen” Totaal te betalen: € 75 Voorbeeld 3 Basislidgeld: € 50 Licentie: € 15 Verhoogde waarborg: NVT (extra bedrag) 15u per week: € 120 Wedstrijdgroep 1: € 0 - bedrag ingevuld bij “trainingsgroepen” Totaal te betalen: € 185

3.6. Clubfacturatie In dit onderdeel kan de club zien welke facturen al verstuurd werden vanuit de federatie naar de club (aansluitingen en inschrijvingen wedstrijden).


Pagina: 19 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Scherm “clubfacturatie”

3.7. Cluboverdracht Met deze optie kan de seizoensoverdracht van seizoen X naar seizoen X+1 volbracht worden. Opgelet dit kan enkel door de administrator. Aangezien het seizoen telkens start op 01.07 is dit de datum waarop dit vlot kan gebeuren. U kan hier twee soorten gegevens overdragen. Scherm “cluboverdracht”

Productgroepen: Door deze gegevens over te dragen zal automatisch de door de club gebruikte structuur van productgroepen, diciplines en wedstrijdtypes overgedragen worden naar het nieuwe seizoen. Ook de contactpersonen worden mee overgenomen. Trainingen: De trainingsgegevens zullen worden overgedragen naar het nieuwe seizoen. Het onderliggende seizoenschema gebonden aan de training zal mits aanpassing van de data ook overgedragen worden.


Pagina: 20 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Men kan beide gegevens tegelijkertijd of apart over zetten door het gewenste vakje aan te vinken en op voltooien te klikken. U krijgt volgend scherm: Scherm “cluboverdracht succes”

Opm: Het overdragen (kopiëren) van de contactpersonen was reeds voorzien zie hiervoor „4.4 Contactpersonen‟


Pagina: 21 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


4. MENU GROEPEN Er zijn drie soorten (club)groepen: Medewerkers, Trainingsgroepen en Contactpersonen.

4.1. Functies Een functie is een „taak‟ die aan een persoon wordt toegekend. Elke groep, dus zowel medewerkers, gymnasten en contactpersonen kunnen x aantal functies bevatten.

Vanuit GymFed zijn een aantal functies standaard voorzien: Medewerkers:         

Voorzitter* Secretaris* Penningmeester* Ledenadministratie* Contactpersoon (Website)*,dit is de persoon die opgenomen wordt op de GymFed website onder rubriek contactpersoon. Dus het aanspreekpunt van de club. Zie ook schermafdruk hieronder. Ombudsman: vertrouwenspersoon bij delicate problemen (zie IKGym-draaiboek 2.3.3 d) IKGym-coördinator*: verantwoordelijke voor het IKGym-project Bestuurslid Trainer

De functies met een * zijn verplicht in te vullen functies (zie 4.2). Deze worden ook gepubliceerd op de GymFed website met naam en telefoonnummer en e-mail. Zie onderstaand scherm.


Pagina: 22 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Trainingsgroepen:  

Gymnast Trainer

Contactpersonen: 

Contactpersoon

Een club kan naar eigen wensen functies aan de verschillende groepen toevoegen. 1. Klik op de knop “Voeg functie toe” 2. Omschrijf de functie 3. Selecteer de groep waartoe deze functie behoort 4. Klik op de diskette om op te slaan


Pagina: 23 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


4.2. Medewerkers Standaard worden twee groepen van medewerkers weergegeven: bestuur en trainers. Met medewerkers bedoelen we personen die een bepaalde functie uitoefenen in de club. Denk hierbij aan bestuurders, trainers/lesgevers, commissieleden, assistenten, sportbegeleiders, enz. Verplichte Functies Onder de groep bestuur kan je de verplichte functies terugvinden die in het begin van het seizoen moeten ingevuld worden. Klik hiervoor op de link “Verplichte functies?”.

BELANGRIJK! Sinds de facturen digitaal worden verstuurd is het belangrijk dat de functie penningmeester aanwezig is en daarbij een correct e-mailadres wordt ingevuld. 4.2.1. 1. 2. 3. 4.

Groepen Medewerkers toevoegen

Klik op de knop “Maak nieuwe groep aan” Omschrijf de groep Indien gewenst, kan je voor de groep een code toevoegen Klik op de diskette om op te slaan

4.3. Trainingsgroepen


Pagina: 24 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


De 1. 2. 3.

groepen “Trainingsgroepen” zijn de feitelijke turngroepen. Klik op de knop “Maak nieuwe groep aan”. Omschrijf de groep. Indien gewenst, kan je voor de groep een code toevoegen. Deze code kan gebruikt worden om bij een export de groepen te sorteren volgens een bepaalde code. Kan handig zijn als de club met verschillende afdelingen werkt en de groepen per afdeling wil zien (vb. eerste 2 karakters van de code staan voor de afdeling). 4. Selecteer een discipline waartoe deze groep behoort (niet vereist). 5. Voeg eventueel een bedrag toe aan deze groep. Dit extra bedrag zal worden toegevoegd aan het bedrag “lid bedrag”. Als de club hiervoor geen extra geld aanrekent, vul dan het bedrag € 0 in (zie 3.5). 6. Klik op de diskette om op te slaan.

4.4. Contactpersonen

Standaard wordt de groep Vips weergegeven. Hierin kunnen de personen worden opgenomen die dienen uitgenodigd te worden op sportieve en/of andere activiteiten van de club. Denk hierbij aan sponsors, subsidieverstrekkers (Sportdienst, Schepen van Sport), pers en mediarelaties, federatie, huisdokters en dergelijke. Deze adressen kunnen via de vrije clubvelden worden gelinkt aan een lidprofiel (zie 3.4). Voorbeeld: Aan elke gymnast van de club kan een huisdokter (= een contactpersoon) toegevoegd worden. 4.4.1. 1. 2. 3. 4.

Groepen Contactpersonen toevoegen

Klik op de knop “Maak nieuwe groep aan” Omschrijf de groep Indien gewenst, kan je voor de groep een code toevoegen Klik op de diskette om op te slaan 4.4.2.

Groepen contactpersonen kopiëren

U kan de contactpersonen kopiëren van een vorig seizoen naar het huidige seizoen. Klik in de lijst op de naam van de groep contactpersonen. U krijgt een lijst van de leden in deze groep. Als u alle leden wenst te kopiëren klik op „kopieer groep personen naar huidig seizoen‟


Pagina: 25 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


4.5. Trainingen De trainingen geven weer wanneer en waar groepen trainen. Vooraleer trainingen worden toegevoegd is het aangewezen om eerst clubgroepen en trainingsplaatsen toe te voegen (zie 4.3 en 4.6). Scherm “trainingen”


Pagina: 26 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

1. 2. 3. 4. 5. 6.


Klik op de knop “Voeg training toe” Selecteer de zaal waar de betreffende training doorgaat Selecteer de betreffende clubgroep Selecteer de weekdag waarop deze training doorgaat Vul starten einduur van de training in Klik op de diskette om op te slaan

BELANGRIJK! Het zijn deze trainingen die worden gepubliceerd op de website bij de clubinformatie. Zie voorbeeld hieronder. Zolang er nog geen trainingen ingegeven zijn in het huidige seizoen worden de trainingen van het vorige seizoen op de website gepubliceerd. Scherm „clubfiche met trainingen‟


Pagina: 27 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


4.6. Trainingsplaatsen De trainingsplaatsen geven de locaties weer waar de verschillende groepen trainen.

1. Klik op de knop “Voeg trainingsplaats toe” 2. Vul de naam van de zaal in Tip: op de website van de gemeente is veelal de correcte benaming van de sportaccommodaties terug te vinden. 3. Kies een zaalverantwoordelijke 4. Vul het volledige adres van de zaal in 5. Klik op de diskette om op te slaan Als je op het klikt bij “gebonden trainingen” krijg je een overzicht van alle trainingen die in deze zaal doorgaan. Ook is het mogelijk om per clubgroep een seizoensschema bij te houden waarop vermeld staat wanneer er geen lessen zijn.


Pagina: 28 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


5. MENU LEDEN

5.1. Leden In de rubriek “leden” wordt een overzicht weergegeven van de bestaande leden volgens selectiecriteria. Seizoen: het juiste seizoen kan gekozen worden (standaard is dit het huidige seizoen) Status: enkel actieve of niet actieve leden Lid federatie: enkel leden aangesloten bij GymFed 5.1.1.

Leden opzoeken

Er staan een aantal velden ter beschikking om eenvoudig en snel leden van de club op te zoeken Volgende zoekcriteria kunnen gehanteerd worden:Naam, clubnummer, e-mail, lidfederatienummer actief/niet actief (zie 2.3 zoekfuntie). Scherm „opzoeken leden‟


Pagina: 29 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


BELANGRIJK! Toon alle leden? Standaard worden de eerste 100 leden weergegeven (5 pagina‟s). Door „toon alle leden‟ aan te vinken, zullen alle leden die voldoen aan de selectie weergegeven worden. 5.1.2.

Inschrijven leden

Tip: om een lid in te schrijven is de naam en geboortedatum vereist. Zorg er voor dat je een ledenlijst van vorig seizoen en de inschrijvingsfiche voor nieuwe leden bij de hand hebt. De inschrijvingen verlopen in 2 of 3 stappen. Stap 1

Om een lid in te schrijven wordt eerst gecontroleerd of een bepaalde persoon al aanwezig is in de database. De database bevat “alle” personen die lid geweest zijn van de federatie. Het is dus mogelijk een persoon te selecteren die lid is van een andere club of die in de vorige jaren aangesloten was in een andere club. 1. Klik hiervoor op de knop “Nieuw lid inschrijven” 2. Vul de naam en de geboortedatum van de persoon in 3. Klik op “zoek matches” Als de persoon werd teruggevonden, verschijnt de naam op het scherm en kan deze persoon worden geselecteerd. Ga naar stap 2. Als de persoon niet werd teruggevonden, verschijnt de melding “Er zijn geen matches gevonden”.


Pagina: 30 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Als de persoon al is ingeschreven, verschijnt de melding “Persoon x is al ingeschreven voor dit seizoen! Kan dit lid niet inschrijven! Ga naar stap 2 door te klikken op „Nieuw lid aanmaken‟ Stap 2 4. Klik op de knop “Nieuw lid aanmaken” Verplichte velden worden aangeduid met een *.Naam, voornaam, nationaliteit, geslacht, geboortedatum en adres zijn verplicht in te vullen. Voor trainers, bestuursleden, jury en GymFedproductgroepverantwoordelijken is het aangeraden ook een e-mailadres toe te voegen zodat deze personen rechtstreeks kunnen worden gecontacteerd. 5. Persoonsgegevens. Vul de persoonsgegevens van het lid in of klik op de knop “Kopieer gegevens van een bestaande persoon” Via deze functie zullen alle persoonsgegevens behalve de voornaam, het geslacht en de geboortedatum van de geselecteerde persoon worden overgenomen.


Pagina: 31 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer



Pagina: 32 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


6. de lidinschrijvingsgegevens o Startdatum: dit is standaard 1 juli van het gekozen seizoen maar kan worden aangepast naar de werkelijke startdatum binnen dat seizoen. o Einddatum: dit is standaard 30 juni van het gekozen seizoen maar kan worden aangepast naar de werkelijke einddatum binnen dat seizoen. o Standaard lidgeld: dit komt overeen met het algemeen bedragen lidgeld (zie 3.5). o Vervaldatum betaling: datum waarop het lidgeld moet worden betaald. o Is het lid een gymnast?: duid aan als dit lid al dan niet een gymnast is. o Zal het lid de gymnastiek competitief beoefenen?: duid aan als dit lid al dan niet aan competitie doet. o Heeft het lid een licentie voor wedstrijden?: duid aan als dit lid al dan niet een wedstrijdlicentie wenst. Indien dit veld is aangevinkt zal bij facturatie aan de club door de federatie het licentiebedrag van € 8 worden aangerekend. Na facturatie kan dit niet meer worden uitgevinkt. Licenties dienen tegen 30 november te worden aangevraagd. Licentieaanvragen na 30 november worden € 6 extra administratiekosten aangerekend. o Licentiebedrag, dit is het licentiebedrag dat de club aan zijn leden aanrekent (verschillend van de federatie), zal worden meegenomen in de berekening van het lidgeld. (zie 3.5) o Is er een verhoogde waarborg voor dit lid?: duid aan als dit lid al dan niet een verhoogde verzekeringswaarborg wenst. Indien dit veld is aangevinkt zal bij facturatie aan de club € 5 voor een verhoogde waarborg worden aangerekend. Na facturatie kan dit niet meer worden uitgevinkt. o Bedrag verhoogde waarborg, het bedrag voor een verhoogde waarborg dat een club aan zijn leden aanrekent, zal worden meegenomen in de berekening van het lidgeld (zie 3.5). o Is dit lid al door de club gefactureerd?: duid aan als dit lid al dan niet een factuur van de club heeft ontvangen. o Wil je dit lid doorgeven aan de GymnastiekFederatie?: hiermee wordt aangegeven of deze persoon al dan niet lid is van GymFed. Van zodra dit veld is aangevinkt zal het lidmaatschapsbedrag door de federatie aan de club worden gefactureerd. Daarna is het lidmaatschap definitief en kan dit veld niet meer uitgevinkt worden. BELANGRIJK! Door het niet aanvinken kunnen clubleden, die bijvoorbeeld nog niet hebben betaald of nietgymnasten, reeds worden opgeslagen in het clubbestand. Bijgevolg zijn deze leden ook geen lid van de federatie. Het lid maken van de federatie kan nadien nog gebeuren in het lidprofiel bij „wijzig lidinschrijving gegevens‟. Indien men het lid niet wenst te linken aan een groep of aan bedragen kan men hier de inschrijving afsluiten en op „voltooien‟ klikken Scherm “succes” inschrijving voltooid

Om een volgend lid in te schrijven, klikt de gebruiker op “Nieuwe inschrijving verrichten”.  2011 www.GymFed.be

Pagina: 33 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Stap 3

7. Selecteer het type bedrag Wanneer een bepaald lid geen lidgeld dient te betalen zoals bestuursleden en trainers dan kan u deze stap overslaan. 8. Klik op “Voeg type bedrag toe” Indien er meerdere bedragen van toepassing zijn op het betreffende lid worden de vorige 2 stappen herhaald. 9. Selecteer de groep waar het lid toe behoort 10.Klik op “Voeg groep toe” 11.Selecteer de functie die deze persoon in deze groep vervult. 12.Indien het lid deel uit maakt van meerdere groepen worden de vorige 3 stappen herhaald.


Pagina: 34 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


13.Klik op”Voltooien” als alle gegevens kloppen. Zo niet, klik op “Vorige”.

Om een volgend lid in te schrijven, klikt de gebruiker op “Nieuwe inschrijving verrichten”. 5.1.3.

Lidprofiel

Via het lidprofiel kunnen diverse gegevens worden aangevuld en gewijzigd.


Pagina: 35 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Clubnummer: dit is een nummer die de club (indien gewenst) kan toekennen aan een lid. Voor hernieuwde leden staat in dit veld het vroegere federatienummer. Indien de club hier geen gebruik van maakt, mag dit worden verwijderd. Federatienummer: dit is een uniek nummer dat door de federatie automatisch wordt toegekend aan een lid. Dit nummer kan niet worden gewijzigd of verwijderd. Telefoonnummer 2: Hier kan nog een extra telefoonnummer bijgehouden worden. Lidkaart: dit veld duidt aan als een lidkaart door de federatie is aangemaakt. BELANGRIJK! Het is aan te raden om een uniforme notatie te hanteren waardoor lijsten overzichtelijker en eenvoudig leesbaar zijn. Naam en voornaam: met beginhoofdletter en dus niet in drukletters. Telefoon- en faxnummers: geen liggende of schuine streep ertussen, geen punten, wel spaties. Vb. 09 343 12 00, 0495 47 17 09 E-mailadres: vul slechts één geldig e-mail adres in. Dit veld wordt automatisch gecontroleerd


Pagina: 36 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

5.1.4.


Wijzigen lidinschrijving gegevens

Hier kunnen de seizoensgebonden gegevens aangepast worden. Maak dit lid een lid van de federatie: als dit lid nog geen lid is van de federatie kan dit hier aangepast worden. Licentie en verhoogde waarborg kunnen toegevoegd worden of uitgevinkt worden. Is dit lid al door de club gefactureerd: staat aangevinkt als er een factuur aangemaakt werd (zie genereer leden facturatie). Kan uitgevinkt worden om de factuur opnieuw af te drukken. Er kunnen groepbedragen en extra type bedragen en betalingen toegevoegd worden. Herberekening lidgeld: als er een bedrag wijzigt, wordt door het klikken op deze knop een herberekening van het lidgeld uitgevoerd en verschijnt het aangepaste totale bedrag en aangepaste saldo op het scherm. 5.1.5.

Extra lidgegevens

Contactgegevens In het lidprofiel wordt het hoofdadres van de persoon getoond. Via contactgegevens kunnen extra adresgegevens toegevoegd en aangepast worden.


Pagina: 37 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Documenten Via documenten kunnen bestanden worden gekoppeld aan een lid via zogenaamde uploads*. Met andere woorden kan een bestand vanaf een locale computer, cd-rom of ander opslagmedium worden gekopieerd naar de webapplicatie en toegevoegd worden aan een lidprofiel. Dit kan bijvoorbeeld van nut zijn voor het bijhouden van kopieën van diploma‟s of attesten van gevolgde cursussen.

Diploma’s Hier kan aangeduid worden welke diploma‟s een lid heeft via selectie uit een officiële lijst van Bloso. Het is belangrijk dat dit voor de trainers in de club aangeduid wordt. De federatie moet aan Bloso een lijst bezorgen van de trainers met diploma.

Internationale wedstrijden Via dit formulier kan bijgehouden worden aan welke internationale wedstrijden een gymnast heeft deelgenomen.


Pagina: 38 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Jurybrevetten Hier kan men terugvinden over welke jurybrevetten een lid beschikt. Deze pagina wordt door de GymFed beheerd en kan door de club niet aangepast worden.

Clubgroepen Via dit formulier krijg je een overzicht van alle groepen waarin dit lid ingeschreven is en welke functie (gymnast / trainer) hij of zij heeft.

Trainingen Op deze pagina kan je zien waar en wanneer een lid training heeft. Als je op seizoensschema (periodes dat er geen trainingen zijn) te zien.


Pagina: 39 van 78

klikt, krijg je ook het

22.10.2011

Ledenbeheer

5.1.6.


IMSEuro

Clubs die met het boekhoudpakket IMS Euro werken, kunnen hier de contactgegevens van de leden exporteren. Dit bestand kan dan ingelezen worden in het boekhoudpakket (aanpassing adresgegevens bestaande leden en toevoegen nieuwe leden). Kies het juiste seizoen en de status “actief – niet actief of allemaal” Klik op de knop “IMSEuro export” Duid aan waar het bestand moet opgeslagen worden.

5.2. Gebruikers 5.2.1.

Rollen (gebruikersrechten)

De applicatie laat toe om met verschillende gebruikers te werken. Aan een gebruikersaccount zijn zogenaamde rollen gekoppeld met bijhorende rechten. o Administrator (Beheerder): deze rol is voor de beheerder van alle gebruikersaccounts en heeft alle rechten. Volledig beheer van de club. Alle pagina‟s binnen de club kunnen beheerd worden. Cluboverdracht kan enkel door de beheerder. Gebruikers aanmaken kan eveneens enkel door de beheerder. o Lidbeheerder: deze rol geeft recht om ledengegevens toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen. Ook lijsten maken komen hierbij aan bod. o Wedstrijdbeheerder: deze rol geeft recht om wedstrijdinschrijvingen te doen maar geen ledengegevens te wijzigen. o Jurylid: „alleen lezen‟ met daarbij rechten tot jurylidopgave bij wedstrijden* o Alleen lezen: deze rol geeft recht om de gegevens te lezen. o Clubnet: deze rol geeft enkel en alleen recht tot het clubnet. o Rapportage ledenlijsten: „alleen lezen‟ met daarbij rechten tot genereren ledenlijsten/groepslijsten en toegang tot de functionaliteit genereer leden e-mails (vanaf december 2011) * Het is aan de club om deze rol te verschaffen aan de juryleden van hun club, zodat zij op eigen initiatief een juryopgave voor de club kunnen doen.

5.2.2.

Nieuwe gebruikers aanmaken

Er zijn twee manieren om nieuwe gebruikers toe te voegen. 1. Leden gebruikers maken


Pagina: 40 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Om een lid gebruiker te maken, is het aangewezen om dit te doen vanuit de ledenlijst. 1. Ga naar “Leden” 2. Klik op “Maak gebruiker” in de rij van het betreffende lid 3. Vul een gebruikersnaam in Het is aan te raden om hiervoor de volledige naam van het lid te nemen: voornaam + naam. 4. Klik op de knop “Maak gebruiker aan”

2. Niet-leden gebruikers maken


Pagina: 41 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

Om 1. 2. 3.


een niet-lid gebruiker te maken, is dit enkel mogelijk vanuit de rubriek “Gebruikers”. Klik onderaan op de knop “Nieuwe gebruiker aanmaken” Vul een gebruikersnaam in Klik op de knop “Gebruiker aanmaken”

Automatisch krijgt deze persoon de rol “Alleen lezen” toegewezen. Deze rol kan later nog aangepast worden door de beheerder. 5.2.3.

Gebruikers beheren

De rollen van de verschillende gebruikers kunnen door de beheerder worden gewijzigd. Sorteren op naam gebruiker is mogelijk 1. Ga naar de rubriek “Gebruikers” 2. Klik op de gebruikersnaam van de persoon waarvan u de rol wenst te wijzigen 3. Klik op de knop “Voeg rol toe” 4. Selecteer een rol 5. Klik op de diskette om op te slaan Indien nodig kunnen gebruikers de toegang tot de webapplicatie worden geweigerd. 1. Ga naar de rubriek “Gebruikers” 2. Klik op het potlood links in de rij van de betreffende gebruiker 3. Vink het vakje aan in de kolom “Blokkeren?” 4. Klik op de diskette om op te slaan Leden kunnen enkel worden geblokkeerd. Niet-leden kunnen worden geblokkeerd en verwijderd.


Pagina: 42 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


5.3. Ongevallen Via de webapplicatie kan elke club voor zichzelf de ongevallenrubriek raadplegen. Via de ledenrubriek zie je de subrubriek ongevallen. Daar vind je de lijst van de ongevallen die voor je club reeds geregistreerd werden, gerangschikt per dossiernummer. Indien je twijfelt of er een bepaalde ongevalaangifte reeds is binnengekomen, kan je dit nakijken via deze lijst. Ongevallen

De “status” zegt of de aangifte nog: - open staat: het aangifteformulier is binnengekomen, werd geregistreerd en een dossiernummer werd toegekend; eventueel werden er reeds kosten ingediend/uitbetaald, maar verdere kosten kunnen nog steeds toegekend worden - doorgegeven werd: de onkostensom ligt hoger dan € 125 en het dossier werd aangetekend doorgestuurd naar de verzekeringsmaatschappij ter controle en ter uitbetaling - afgesloten werd: ofwel werd het genezingsattest binnengegeven, ofwel is de termijn van 2 jaar verstreken en kunnen er geen kosten meer ingediend worden. Ongevalnummer: Dit is het dossiernummer, toegekend door de federatie, aan elke binnengekomen en goedgekeurde ongevalaangifte; deze wordt vermeld bij elke briefwisseling. Door het aanklikken van dit ongevalnummer zie je de verdere gegevens van de aangifte, nl datum ongeval, datum aangifte, geaccepteerde kosten, uitbetaald bedrag, bedrag franchise, of het dossier werd doorgegeven aan de verzekeringsmaatschappij, of het dossier werd afgesloten en eventueel de datum van afsluiting.


Pagina: 43 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Onkosten: Hier vind je de berekende onkosten welke je zullen terugbetaald worden (na éénmalige aftrek van de op die moment bepaalde franchise), de datum van verwerken van de gegevens en eventuele opmerkingen (vb genezingsattest ontbreekt, attest ok, briefjes van de mutualiteit ontbreken, voorschrift ontbreekt , …). Deze onkosten moeten niet éénmalig ingediend worden, mogelijks gebeurt dit via verschillende nota‟s. Het bedrag wordt enkel vrijgegeven indien alle bewijsstukken aanwezig én correct zijn.

Betalingen: Hier vind je de bedragen die door de federatie aan betrokkene werden uitbetaald.

5.4. Ledenoverdracht In deze subrubriek kan u de leden overdragen van seizoen X naar seizoen X+1 BELANGRIJK! Een nieuw seizoen begint telkens op 01.07. Dus vanaf die dag kan er in principe correct overgedragen worden. De overdracht kan ook steeds in verschillende keren gebeuren. Het is aan te raden de groepsgegevens in orde te stellen vóór de overdracht. Indien er nieuwe groepen zijn kan men deze dan bij de overdracht al toewijzen aan een lid. Achteraf is natuurlijk ook altijd mogelijk. De ledenoverdracht kan uitgevoerd worden door een administrator en/of een ledenbeheerder. De overdracht gebeurt in vier fases : 1. 2. 3. 4.

Aanvinken over te dragen leden Groepsgegevens en typebedragen aanpassen/aanvullen* Verhoogde waarborg, licentie en lidfederatie aan/uitvinken Voltooien


Pagina: 44 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Klik op de rubriek „ledenoverdracht‟ Scherm “Ledenoverdracht”

Je krijgt hier een alfabetische lijst van leden met geboortedatum en volgende aan te vinken velden: Overdracht: wenst u dit lid over te dragen VW: verhoogde waarborg Lic: licentie Lid Fed: lid van de federatie Je kan hier ook zoeken op naam „elk deel van de naam‟ of om alfabetisch te werk te gaan „naam begint met aanvinken‟ Let wel „naam‟ betekent hier familienaam. Vink de leden aan die je nu wil overdragen en klik daarna op „toon groep gegevens‟ Je kan de ledenoverdracht in verschillende fases doorvoeren. Je kan hierbij je eigen methodiek hanteren. Bvb op naam, per reeks van 10 of 20. Per familienaam … Met de knop „Genereer CSV bestand‟ kan je lijst aanmaken van nog over te dragen leden. Ledenoverdracht groepsgegevens


Pagina: 45 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Men krijgt hier de mogelijkheid om maximaal drie groepen gelinkt aan een lid aan te passen of bij te vullen. Dit dekt de grootste lading. Ingeval een lid gelinkt is aan meer dan drie groepen wordt dit in het rood aangeduid onder de derde groep. Deze gegevens worden niet automatisch overgedragen en dienen dus manueel te worden overgezet. Maak hier de gewenste keuze voor ieder lid. Klik ook de juiste functie binnen de groep aan. Indien het binnen de club gebruikt wordt ook de juiste keuze van type bedragen en indien zo de juiste multiplier minstens 1. VW: verhoogde waarborg voor dit lid ja/nee Lic: is er een licentie voor dit lid ja/nee Lid Fed: wenst u dit lid nu door te geven aan de federatie.

Controleer of de gegevens juist zijn en klik op „voltooien‟ om de leden effectief over te dragen.

Wenst u nog meer leden over te dragen herhaal dan de stappen opnieuw.


Pagina: 46 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


6. RAPPORTAGE Ga naar de rubriek Clubs -> Leden Bij rapporten heb je de keuze tussen onderstaande lijsten: 1. 2. 3. 4.

Ledenlijsten Lijst trainingsgroepen E-maillijst Leden facturatie

6.1. Ledenlijsten Te volgen stappen:   

Keuze maken tussen verschillende selectiecriteria Wijze van sorteren bepalen Keuze maken van uitvoer

6.1.1.

Selectiecriteria

Bij het generen van een ledenlijst kan je filteren op een aantal selectiecriteria: Groepen    

Typegroep: medewerkers, trainingsgroepen of contactpersonen. Groep: verschillende groepen die je kunt terugvinden onder de typegroepen medewerkers, gymnasten of contactpersonen. Functie: een lijst met alle functies die er binnen een club bestaan. Een functie is steeds gelinkt aan een typegroep. Code: code van de groep (of de beginletters)


Pagina: 47 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

 


Jurybrevet disc: jurybrevet van welke discipline Diploma: diploma van het lid

Ledengegevens      

Provincie Geboortejaar vb. alle gymnasten die geboren zijn vanaf 01.01.1998 tot 31.12.1999 Geslacht Openstaand saldo vb. € 5 -> alle gymnasten die nog een openstaand saldo hebben gelijk of hoger dan €5 Vervaldag betaling lidgeld Lid federatie: ja / nee. Indien je kiest voor nee krijg je de persoonsgegevens te zien van leden die (nog) niet doorgegeven zijn aan de GymnastiekFederatie.

Sortering De ledenlijst kan gesorteerd worden op volgende gegevens:   

Naam Geboortedatum Adres

6.1.2.

Uitvoer

Type “Standaard”

Bij dit type heb je de keuze tussen een beperkt detail of een volledig detail.  

Beperkt detail: naam, adres, gemeente, geboortedatum, telefoon, GSM, lidcode, licentie en verhoogde waarborg Volledig detail: overzicht van het volledige lidprofiel (ledenfiche)

Formaat:  

PDF Excel


Pagina: 48 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Scherm “Standaard Rapport – Beperkte gegevens – pdf”

Scherm “Standaard Rapport – Volledige gegevens – pdf”

Type “Export” Bij Type Export kan je zelf kiezen welke gegevens je op de ledenlijst plaatst.       

Verschillende hoofdgegevens Adrestypes Vrije clubvelden Lidinschrijving Diploma‟s Betalingen (Trainings)groepen


Pagina: 49 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer



Pagina: 50 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


De gegevens worden geëxporteerd naar een CVS bestand. Dit bestand kan door de meeste programma‟s geopend worden. Als de keuze „openen‟ gemaakt wordt, zal dit bestand automatisch in Excel geopend worden. Het bestand kan ook opgeslagen worden. Noot: om enkel de gegevens te zien van vb. trainingsgroep “Basis” kies eerst bij selectiecriteria voor “groep -> basis”

Type “etiketten”

Hierbij worden de gegevens geëxporteerd naar een worddocument. BELANGRIJK! Het formaat etiketten dat gebruikt wordt = 3 etiketten naast elkaar en 11 etiketten onder elkaar. Breedte etiket: 7,00 cm - hoogte etiket: 2,54 cm. Gebruikt u een ander formaat van etiketten of vind u dit formatt niet dan kan via „export‟ een Excel file linken aan Word en zo via de functie „Afdruk samenvoegen‟ etiketten aanmaken op uw gebruikelijk formaat.

6.2. Lijst Trainingsgroepen Bij groepslijst heb je de keuze tussen twee types: leden en groepen.  

Leden: deze lijst heeft als doel om een overzicht te krijgen van alle leden die deel uitmaken van een bepaalde groep. Groepen: deze lijst heeft als doel een overzicht te geven van alle groepen die deel uitmaken van een bepaalde discipline.

Te volgen stappen:    

Keuze maken tussen groepslijst type leden of groepen Keuze maken tussen verschillende selectiecriteria Wijze van sorteren bepalen Keuze maken van uitvoer

Groepslijst type “leden”


Pagina: 51 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

6.2.1.          


Selectiecriteria

Groepen: verschillende trainingsgroepen Functie: trainer / gymnast Discipline Provincie Gemeente Geboortejaar vb. alle gymnasten die geboren zijn vanaf 01.01.1998 tot 31.12.1999 Geslacht Openstaand saldo vb. € 5 -> alle gymnasten die nog een openstaand saldo hebben gelijk of hoger dan €5 Vervaldag betaling lidgeld Lid federatie: ja / nee. Indien je kiest voor nee krijg je de persoonsgegevens te zien van leden die (nog) niet doorgegeven zijn aan de GymnastiekFederatie.

De ledenlijst kan gesorteerd worden op:   

Naam Geboortedatum Adres 6.2.2.

Uitvoer

Type “Standaard” Uitleg: zie 6.1.2  2011 www.GymFed.be

Pagina: 52 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Type “Export” Uitleg: zie 6.1.2. Type “Etiketten” Uitleg: zie 6.1.2. Op deze etiketten wordt steeds de trainingsgroep vermeld. Ze kunnen in hoofdzaak gebruikt worden voor folders, brieven die verdeeld worden tijdens de trainingen, … Voor briefwisseling per post raden we aan om de etiketten bij “genereer ledenlijst” te gebruiken. Type “Detail” Bij dit type heb je de keuze tussen een beperkt detail of een volledig detail.  

Beperkt detail: naam, adres, gemeente, geboortedatum, telefoon, GSM, lidcode, licentie en verhoogde waarborg Volledig detail: overzicht van het volledige lidprofiel (ledenfiche)

Groepslijst type “Groepen”

Selectiecriteria: In het groepslijst type “groepen” kan je kiezen voor een overzicht van de groepen van alle discipline of van één bepaalde discipline. Formaat:  

PDF Excel


Pagina: 53 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


6.3. Genereer leden e-mails Klik op de knop “genereer leden e-mails” voor het versturen van een e-mail naar alle of een bepaalde groep leden. Om een verkorte lijst met e-mails te krijgen, hebt je de keuze tussen onderstaande selectiecriteria:

         

Seizoen: kies het gewenste seizoen Typegroep: medewerkers, trainingsgroepen of contactpersonen. Groep: verschillende groepen die je kunt terugvinden onder de typegroepen medewerkers, gymnasten of contactpersonen. Functie: een lijst met alle functies die er binnen een club bestaan. Een functie is steeds gelinkt aan een typegroep. Provincie lid Geboortejaar vb. alle gymnasten die geboren zijn vanaf 01.01.1998 tot 31.12.1999 Geslacht Openstaand saldo vb. € 5 -> alle gymnasten die nog een openstaand saldo hebben gelijk of hoger dan €5 Vervaldag betaling lidgeld Lid federatie: ja/nee. Indien je kiest voor nee krijg je de persoonsgegevens te zien van leden die (nog) niet doorgegeven zijn aan de GymnastiekFederatie.

Nadat je een selectie hebt gemaakt, verkrijg je een overzicht van leden die voldoen aan deze criteria. Indien een lid geen e-mailadres heeft, zal het vakje vooraan grijs gekleurd zijn. Voor personen die wel een e-mailadres hebben, maar de mail toch niet dienen te krijgen, heb je nog de keuze om dit vakje uit te vinken.


Pagina: 54 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Je kan hier ook nog eventueel e-mailadressen aanpassen, deze wijzigingen worden gelinkt aan de persoon. Hier kan men ook een lijst maken van de foutieve en lege e-mailadressen. Met deze excellijst kan met de leden bereiken zonder e-mailadres. Klik op “Volgende” om verder te gaan.

o o o

E-mail van: vul hier het adres in van waar de mail verstuurd wordt. Dit kan het e-mailadres zijn van het secretariaat, de voorzitter of het adres van de persoon die de mail verstuurd. E-mail aan: Vul hier ook hetzelfde adres in als bij het veld “E-mail van”. Dan krijg je als verzender ook een kopie van de mail. Cc (carbon copy): Dit veld kan je leeg laten of je kunt hier ook de e-mailadressen invullen die al gekend zijn door jullie leden. Zoals het algemene adres van de club, de verantwoordelijke voor het secretariaat, …


Pagina: 55 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

o o o


Bcc (blind carbon copy): Om te vermijden dat leden e-mailadressen ontvangen van andere geadresseerden, worden deze automatisch in het veld bcc geplaatst. Titel: onderwerp mail Bijlage: Het is mogelijk om een één bijlage te koppelen aan de mail zoals een uitnodiging voor een turnfeest of eetfestijn.

BELANGRIJK! Om vertraging bij het doorsturen te vermijden is het aangeraden om grote bestanden te verkleinen (comprimeren) door middel van een compressieprogramma. Klik op “Verstuur” om de mail door te sturen. Na het versturen van de mail krijg je bovenstaande bevestiging. De mogelijkheid bestaat om deze te printen. Opgelet: de verzonden mail komt niet in de mailbox “verzonden items”.

6.4. Leden facturatie Via dit formulier kan de club facturen opmaken voor de aangesloten leden. Te volgen stappen:     

Keuze trainingsgroep Toevoegen tekst in de vrije velden Formaat bepalen Facturen genereren Leden op status gefactureerd plaatsen

BELANGRIJK! Er zijn geen clubnamen of logo‟s in de lay-out opgenomen. De facturen worden dus bij voorkeur afgedrukt op briefpapier van de club (of een document met het logo en de naam van club)

Je hebt de keuze om facturen op te maken van één bepaalde trainingsgroep, dit is geen verplicht veld. Als je geen trainingsgroep aanduidt, wordt de facturatie gemaakt van alle groepen.


Pagina: 56 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Bij het opmaken van de ledenfacturen kan je twee vrije tekstvelden toevoegen (boven- en onderaan de factuur). Voorbeeld: Vrij veld bovenaan: Hierbij zenden wij je de factuur voor het lidgeld bij onze club. vrij veld onderaan: ONZE JAARLIJKSE TURNSHOW GAAT DOOR OP 26 EN 27 APRIL! De facturen kunnen opgemaakt worden in onderstaande formaten:  

PDF Excel

Deze bestanden kunnen geopend worden of opgeslagen worden. Om een overzicht te krijgen van de leden die gefactureerd zullen worden, klik op de link “Overzicht leden te factureren”. Na het opmaken van de bestanden worden de leden op status gefactureerd geplaatst door op de knop “Doorgaan” te klikken.


Pagina: 57 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Voorbeeldfactuur


Pagina: 58 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


7. ADMINISTRATIE WEDSTRIJDEN Alle reglementen en informatie m.b.t. wedstrijden en recreatoernooien georganiseerd door de GymnastiekFederatie kan je terugvinden op het Clubnet: Wedstrijden  Algemeen reglement (licenties, medische protocol, deadline inschrijvingen, …)  Technisch reglement (leeftijden, selectienormen, …)  Juryreglement (aantal op te geven juryleden per wedstrijd, vereisten en bevoegdheden jurybrevet, …) Recreatoernooien  Programma recreatoernooien  Juryrichtlijnen recrea Hoe schrijf ik mijn gymnasten in? Zie 7.1. productgroepdetail Hoe geef ik mijn juryleden op? Zie 7.2.2. formulier wedstrijddetail, puntje 3 formulier jury lidinschrijving

7.1. Productgroepdetail (inschrijvingen wedstrijden) Indien er nog geen productgroepdetail zichtbaar is, kan je deze nog toevoegen. Zie 3.2 “productgroepen” voor het toevoegen van deze GymFed-groepen. Enkel clubs die een contactpersoon hebben voor een productgroep kunnen inschrijven voor voorrondes.

Per productgroepdetail (icoontje van de productgroep) kan je een overzicht terugvinden van: 1. Wedstrijden per productgroep 2. Juryleden per productgroep 3. In- en uitschrijven 4. Ingeschreven deelnemers per club 5. Lijst inschrijvingen Via deze pagina kan je in- en uitschrijven voor provinciale voorrondes, recreatoernooien en onafhankelijke wedstrijden. Deelname aan Vlaamse en Belgische kampioenschappen kan enkel na selectie. 7.1.1.

Wedstrijden per productgroep

Per productgroepdetail krijg je een overzicht van alle wedstrijden georganiseerd binnen de gekozen productgroep. Deze lijst is gesorteerd op startdatum. Onderstaande informatie krijg je te zien:  Titel van de wedstrijd  Wedstrijdsoort:  2011 www.GymFed.be

Pagina: 59 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

 


o Onafhankelijke wedstrijd: bv. Interclub o Recreatoernooien (vanaf december 2011) o Provinciale voorrondes o Vlaams Kampioenschap o Belgisch Kampioenschap Locatie Startdatum wedstrijd

Klik op het vergrootglas om het detail van de gekozen wedstrijd te raadplegen. Het onderdeel “wedstrijden” wordt verder in de handleiding toegelicht (zie 7.2)

7.1.2.

Juryleden per productgroep

Alle actieve juryleden binnen één productgroep worden op deze pagina weergegeven. Per jurylid wordt steeds de discipline, categorie van het jurybrevet, clubnaam en e-mailadres vermeld. Opgelet! Enkel juryleden die aangesloten zijn binnen het huidige seizoen kunnen opgegeven worden om te jureren. Ze worden wel weergegeven in de lijst van actieve juryleden. Via de knop “lijst juryleden per discipline” kan je dit overzicht downloaden (pdf-formaat). Verschillende jurybrevetten: o Acrobatische gymnastiek o Artistieke Gymnastiek Dames o Artistieke Gymnastiek Heren o Dans o Demo o Dubbele Minitrampoline o Recrea Toestelturnen (ook juryleden AGD–AGH kunnen voor deze recreatoernooien opgegeven worden*) o Recrea TRA-DMT-MT (ook juryleden TRA-DMT kunnen voor deze recreatoernooien opgegeven worden*) o Recrea TU-LM-AR (ook juryleden TUM kunnen voor deze recreatoernooien opgegeven worden*) o Ritmische gymnastiek o Trampoline o Tumbling * Functionaliteit beschikbaar vanaf december 2011


Pagina: 60 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

7.1.3.


Inschrijvingen (en uitschrijvingen)

Klik op de knop inschrijvingen om gymnasten per productgroep in of uit te schrijven. Je krijgt onderstaand formulier: Vanaf november 2011 worden enkel de actieve wedstrijdtype getoond.

Te volgen stappen: a. b. c. d.

Keuze wedstrijdtype Keuze van de categorie Keuze van de gymnast of wedstrijdgroep In- of uitschrijven

a. Keuze wedstrijdtype Per productgroep heb je de keuze tussen één of meerdere wedstrijdtypes (zie productgroepen 3.2) voor het overzicht van de verschillende wedstrijdtypes per discipline. b. Keuze van de categorie


Pagina: 61 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Kies de categorie waarin je één of meerdere gymnasten, formaties of groepen wenst in te schrijven. c. Keuze van gymnast of wedstrijdgroep 

Keuze gymnast

Klik op het vergrootglas om een lijst te krijgen van de aangesloten leden van je club. Indien je gymnasten wenst in te schrijven in een categorie waar licentie verplicht is, krijg je enkel een lijst met namen van licentiegymnasten te zien. Omgekeerd krijg je enkel de nietlicentiegymnasten te zien voor categorieën waar een licentie niet toegelaten is. Geef je tuigkeuze door bij het inschrijven van gymnasten voor wedstrijden ritmische gymnastiek.


Pagina: 62 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer




Keuze wedstrijdgroep

Maak een nieuwe groep aan voor wedstrijden per ploeg of per formatie indien deze nog niet bestaat. Voor Dans en Demo: geef hier de naam van de groepsoefening in. Voor Acro: geef hier de achternamen van de gymnasten in.

Klik op het vergrootglas om leden toe te voegen aan je groep of formatie. Klik op de diskette om je wijzigingen op te slaan. Enkel gymnasten die lid zijn van de federatie kunnen ingeschreven worden voor de wedstrijden. Indien je een gymnast wenst toe te voegen voor wedstrijden waar licentie verplicht is, krijg je enkel de licentiegymnasten binnen je club te zien.


Pagina: 63 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Licenties dienen via het ledenprogramma te worden aangevraagd. Voor laattijdige aanvragen na 30 november worden extra kosten aangerekend (zie 5.1.1). Omgekeerd krijg je enkel de lijst met niet-licentiegymnasten te zien voor wedstrijden waar een licentie niet toegelaten is. Indien de club een licentie heeft aangevraagd voor gymnasten die wensen deel te nemen aan wedstrijden waar deze niet toegelaten is, zal deze verwijderd moeten worden. Als club kan je dit niet zelf aanpassen. Neem hiervoor contact op met het secretariaat van de GymnastiekFederatie. [email protected]

d. In- en uitschrijven wedstrijden

De laatste stap is het in- en uitschrijven van gymnasten. Je krijgt enkel wedstrijden te zien die van toepassing zijn op het gekozen wedstrijdtype en de gekozen categorie. Bij elke wedstrijd staat de deadline inschrijving vermeld. Na deze datum kan er niet meer ingeschreven worden via het programma ledenbeheer, enkel nog via mail naar het secretariaat van de GymnastiekFederatie. Voor laattijdige inschrijvingen wordt het verhoogde inschrijvingsgeld aangerekend. Binnen één wedstrijdtype is het niet mogelijk om een gymnast in te schrijven in verschillende categorieën. Je krijgt de melding “Inschrijven of aanpassen is niet meer mogelijk (afgelopen of dubbele wedstrijdinschrijving)”. Klik op opslaan om je inschrijvingen door te geven aan de GymnastiekFederatie.


Pagina: 64 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

7.1.4.


Deelnemers

Klik op de knop deelnemers in het formulier productgroepdetail om je inschrijvingen per productgroep te raadplegen.

Je hebt de mogelijkheid om te filteren op wedstrijdtype, categorie en wedstrijd. Klik op het vergrootglas om een gedetailleerd overzicht van de inschrijving per gymnast te zien. Via deze weg kan je ook gymnasten in- of uitschrijven voor wedstrijden waarvan de deadline inschrijving nog niet verlopen is. Via pop-up krijg je bevestiging van de in- of uitschrijving van de gymnast.

Na afloop van de wedstrijd kan je via dit formulier de behaalde score en ranking raadplegen. Klik hiervoor op de link “Detail?”. Klik op de knop “Lijst deelnemers”, te vinden naast het keuzeveld categorie, om terug te keren naar de lijst met deelnemers per productgroep. 7.1.5.

Lijst inschrijvingen


Pagina: 65 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Een lijst met inschrijvingen per productgroep kan je downloaden (PDF) via het formulier “productgroepdetail”.

7.2. Wedstrijden

Een lijst wordt weergegeven van alle wedstrijden die doorgaan tijdens het gekozen seizoen. De wedstrijden staan gesorteerd op datum. Je krijgt een overzicht van onderstaande onderwerpen:  Omschrijving van de wedstrijd  Wedstrijdsoort: o Onafhankelijke wedstrijd: bv. Interclub, wedstrijden Megagym... o Recreatoernooi o Provinciale voorrondes o Vlaams Kampioenschap o Belgisch Kampioenschap  Datum van: startdatum wedstrijd  Datum tot: einddatum wedstrijd  Megagym: toont aan of deze wedstrijd doorgaat op Megagym Om    

een selectie te maken van een aantal wedstrijden heb je de mogelijkheid om te filteren op: Seizoen Wedstrijdsoort Locatie waar de wedstrijd doorgaat Organiserende club

Het formulier wedstrijd is steeds op dezelfde manier opgebouwd:  2011 www.GymFed.be

Pagina: 66 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Overzicht wedstrijden  Formulier wedstrijd  Formulier wedstrijddetail  Formulier categorieën  Formulier sessies  Formulier jurylidinschrijving 7.2.1.



Formulier wedstrijd

Algemeen: Algemene gegevens zoals al vermeld op het totaaloverzicht wedstrijden, het veld organiserende club en locatie is hier nog aan toegevoegd. Als je klikt op de link locatie krijg je onderstaand overzicht:


Pagina: 67 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Deadlines*: - Deadline inschrijving lid: einddatum tot wanneer de nominatieve inschrijvingen kunnen gebeuren. Na deze datum kan er niet meer ingeschreven worden via het programma ledenbeheer, enkel nog via mail naar het secretariaat van de GymnastiekFederatie. - Deadline inschrijving jury: einddatum voor opgave juryleden. - Deadline wijzigingen: Correctie van eventuele foutieve vermelding van niveau, en/of categorie,... is slechts mogelijk tot de vermelde controledatum. Deze wijzigingen kunnen enkel via mail of fax gebeuren: Voor wedstrijden naar [email protected] Voor recreatoernooien naar [email protected] - Deadline indienen wedstrijdbladen: een aantal productgroepen maken gebruik van wedstrijdbladen. Deze formulieren worden via mail, fax of per post aan het secretariaat van de GymnastiekFederatie bezorgd. E-mailadres: [email protected] *Zie reglement wedstrijden / recreatoernooien voor meer informatie i.v.m. de toegepaste deadlines. 

Rapporten Per wedstrijd zullen onderstaande rapporten beschikbaar zijn: - Controlelijst - Deelnemerslijst (pas zichtbaar na “deadline wijzigingen”) - Opgegeven juryleden per sessie - Voorlopige/definitieve dagindeling



Wedstrijddetails Indien er meerdere wedstrijdtypes zijn, kan je deze hier kiezen. Van elk type kan je het wedstrijddetail bekijken.



Sessies Een wedstrijd bestaat uit verschillende sessies of wedstrijddelen. Hier krijg je een overzicht van alle sessies van één wedstrijd. Elke sessie bestaat uit een opwarming, juryvergadering, wedstrijd en prijsuitreiking.



Documenten Een aantal documenten zal je hier kunnen uploaden* zoals opwarmingsschema, jurypanels en wedstrijdvolgordes.


Pagina: 68 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

7.2.2.


Formulier wedstrijddetail

Per wedstrijd heb je de keuze tussen één of meerdere wedstrijdtypes (zie productgroepen 3.2). Van zodra er meerdere disciplines doorgaan of er binnen één discipline een verschil is in de scoreberekening zijn er meerdere wedstrijdtypes. Meerdere wedstrijdtypes als gevolg van verschillende disciplines:


Pagina: 69 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Meerdere wedstrijdtypes als gevolg van verschillende scoreberekening binnen één discipline:

Per type kan je een wedstrijddetail raadplegen.

Wedstrijddetail categorieën  Categorieën  Niveaa  Licentie: per categorie wordt vermeld of een licentie verplicht, toegelaten of niettoegelaten is.  MP: per categorie kan je zien of een medisch protocol vereist is.  Aantal inschrijvingen: - individuele wedstrijden  aantal ingeschreven gymnasten - wedstrijden per ploeg  aantal ingeschreven ploegen - wedstrijden per formatie  aantal ingeschreven formaties Je krijgt een overzicht van de inschrijvingen van alle clubs.  Leden: totaal aantal ingeschreven gymnasten per categorie. Je krijgt een overzicht van de inschrijvingen van alle clubs.


Pagina: 70 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


1. Formulier categorieën Als je klikt op het veld “Categorie” krijg je onderstaand formulier.

Er wordt een overzicht gegeven van de inschrijvingen per categorie. Voor formaties en groepen wordt de groepsnaam weergegeven. Om de leden van een groep of formatie te zien, klik op de groepsnaam. Na afloop van de wedstrijd kan je in dit formulier de behaalde score en ranking raadplegen.


Pagina: 71 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


2.

Formulier sessies

Een lijst wordt getoond van alle sessies (wedstrijddelen) die van toepassing zijn op het gekozen wedstrijdtype. Klik op het veld sessies om te zien welke juryleden per club opgegeven zijn en welke categorieën hun wedstrijd hebben tijdens een bepaalde sessie.

Het veld “aantal deelnemers “ en “van-tot” is enkel van toepassingen op categorieën die gesplitst zijn over meerdere sessies. Bv. AGD, Categorie pupillen I: Sessie 1 – 36 deelnemers – van deelnemersnummer 1 tot 36 Sessie 2 – 40 deelnemers – van deelnemersnummer 37 tot 76 3

Formulier jury lidinschrijving

Om uw juryleden per wedstrijd op te geven ga naar: Formulier wedstrijden  Formulier wedstrijddetail (wedstrijdtype kiezen)  Jurylid inschrijving (druk op knop boven het overzicht “sessies”) Als je gekozen hebt voor “jurylid inschrijving” krijg je het volgende formulier:


Pagina: 72 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer

 

 

 


Vereiste jurygegevens: per wedstrijdtype wordt weergeven wat de vereiste jurygegevens zijn. Jurylidgegevens: klik op het vergrootglas om een overzicht te krijgen van alle actieve juryleden per discipline. De mogelijkheid bestaat om, na onderling overleg, ook juryleden van een andere club op te geven. Het is niet mogelijk om juryleden van je eigen club op te geven voor een andere club. Elke club is verantwoordelijk voor zijn eigen jurylidopgave. Klik op de link “categorieën binnen deze sessie” om een overzicht te krijgen van de categorieën die tijdens deze sessie wedstrijd hebben. Tot de deadline opgave juryleden heb je de mogelijkheid om opgegeven juryleden uit te schrijven. Zowel van het in- als uitschrijven krijgt zowel het betrokken jurylid als de persoon die de juryopgave doet een e-mail. Na de deadline opgave jury verschijnt de melding “de jurylidinschrijving is afgelopen, kan geen aanpassingen meer doen”. “Extra juryopgave om te voldoen aan juryverplichting?”: indien een club al voldoet aan zijn juryopgave, maar een jurylid wenst zich nog op te geven om te voldoen aan zijn juryverplichting, kan je dit veld aanvinken. Juryleden kunnen pas opgegeven worden nadat de (voorlopige) dagindeling gekend is.


Pagina: 73 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


7.3. Wedstrijd facturatie Op deze pagina krijg je een overzicht van de reeds gefactureerde wedstrijden.

Klik op de link “bekijk rapport” om het detail van je factuur te raadplegen.

7.4. Deelnemers

Een totaaloverzicht van alle inschrijvingen binnen één seizoen, onafhankelijk van de productgroep, wordt in één lijst weergegeven. Je krijgt een overzicht van onderstaande onderwerpen:  Startdatum: startdatum wedstrijd  Type: afkorting van het wedstrijdtype  Categorie  Dln: deelnemersnummer  Insch.: Inschrijving, indien het om een groep of formatie gaat staat de groepsnaam vermeld, bij individuele gymnasten staat er “Lid”.  Lid: naam van de gymnast  2011 www.GymFed.be

Pagina: 74 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Om een verkorte lijst te krijgen kan je filteren op:  Seizoen  Lid: klik op het vergrootglas om de ledenlijst van je club te zien  Wedstrijdtypes (zie 3.2)



Categorie Nadat je een wedstrijdtype gekozen hebt, krijg je een overzicht van alle categorieën die behoren tot dit type.



Wedstrijd Nadat je een wedstrijdtype gekozen hebt, krijg je een overzicht van alle wedstrijden die behoren tot dit type.


Pagina: 75 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Als je in de deelnemerslijst het vergrootglas, de groepsnaam of de naam van de gymnast aanklikt, krijg je het formulier “wedstrijd inschrijving”. In dit formulier heb je de mogelijkheid om de inschrijving te raadplegen of te wijzigen. BELANGRIJK! Zodra de deadline inschrijving voorbij is, is het niet meer mogelijk om via deze weg aanpassingen door te voeren. Schrappingen en wijzigingen kunnen enkel nog via mail naar het secretariaat van de GymnastiekFederatie gestuurd worden, naar [email protected] of naar [email protected]

Bij het doorvoeren van wijzigingen krijg je via pop-up bevestiging van de in- of uitschrijving van je gymnast.


Pagina: 76 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


Na afloop van een wedstrijd kan je via de link “Detail?” de behaalde score en ranking raadplegen.

Opgelet! Om terug te keren naar het formulier deelnemers: klik op de knop “lijst deelnemers” in het formulier wedstrijdinschrijving. Deze kan je terugvinden naast het keuzeveld categorie.


Pagina: 77 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer


8. VERKLARENDE WOORDENLIJST Besturingssysteem: een besturingssysteem (in het Engels operating system of afgekort OS) is een programma (meestal een geheel van samenwerkende programma's) dat bij het starten van een computer in het geheugen geladen wordt en dat de functionaliteiten aanbiedt om andere programma's uit te voeren. Code: een code kan gebruikt worden om een bepaalde omschrijving af te korten. ICE: (afkorting voor „in case of emergency‟) telefoonnummer voor noodgevallen. Pop-up: een pop-up is in de internetwereld een nieuw, klein venster dat verschijnt. Dit kan gebeuren als reactie op een klik van de gebruiker, ook op andere gebeurtenissen, zoals het laden of het verlaten van een pagina of het ontvangen van nieuwe e-mail. Uploaden: bestanden kopiëren van een bepaald opslagmedium (cd-rom, USB-stick, enz.) naar een computer of een netwerk <=> downloaden Webapplicatie: webapplicatie is een term die wordt gebruikt voor een programma dat op een webserver draait en via een webbrowser kan worden benaderd. Webbrowser: Een webbrowser (ook webverkenner of bladerprogramma genoemd) is een computerprogramma om webpagina's te kunnen bekijken. Webserver: een webserver is een computerprogramma dat verzoeken, via een netwerk ontvangen, volgens het Hypertext Transfer Protocol afhandelt en documenten naar de client stuurt. Een server is (in dit geval) een computerprogramma dat voor andere programma's, de clients, een bepaalde taak afhandelt. In het geval van webservers is de client vaak een webbrowser of een downloadprogramma. Bronnen: Wikipedia

Betekenis iconen: Wijzigen Opslaan van de wijzigingen Annuleren: de gedane wijzigingen worden niet opgeslagen Verwijderen van een item Selecteren of openen van een item Velden die grijs gemarkeerd zijn, kunnen niet worden gewijzigd.


Pagina: 78 van 78

22.10.2011

Ledenbeheer INHOUDSTAFEL. Gebruikershandleiding Versie 4.2

Recommend Documents