Handleiding
Webtoepassing ledenbeheer
Versie 5 november 2013
Inhoud 0 1 2
3 4
5
6
Gebruikte symbolen ............................................................................................................. 4 Wie heeft toegang tot de webtoepassing ledenbeheer?........................................................ 5 Controle lidmaatschap en raadplegen vrijwilligerslijsten.................................................... 6 2.1 Controle lidmaatschap ................................................................................................. 7 2.2 Vrijwilligers van de Gezinsbond ................................................................................. 8 2.2.1 Vrijwilligers in afdelingen ................................................................................... 8 2.2.2 Vrijwilligers in gewesten ................................................................................... 11 2.2.3 Provinciale vrijwilligers..................................................................................... 11 2.2.4 Nationale vrijwilligers ....................................................................................... 12 Database leden en vrijwilligers .......................................................................................... 13 Basisschermen en knoppen geledingen ............................................................................. 13 4.1 Scherm Afdelingen .................................................................................................... 13 4.2 Scherm Gewesten....................................................................................................... 14 4.3 Scherm Provincies ..................................................................................................... 14 4.4 Knop [werking].......................................................................................................... 14 4.5 Knop [Vrijwilligers]................................................................................................... 15 4.6 Knop [Leden] ............................................................................................................. 15 Ledengegevens inzien en bewerken................................................................................... 16 5.1 Nieuwe leden melden................................................................................................. 17 5.2 Detailscherm gezin..................................................................................................... 20 5.2.1 Blok ‘Lid- en gezinsinformatie’......................................................................... 20 5.2.2 Blok ‘Gezinssamenstelling’ ............................................................................... 21 5.2.2.1 Wijzigen van gegevens van een gezinslid ..................................................... 21 5.2.2.2 Verwijderen van een gezinslid....................................................................... 22 5.2.2.3 Toevoegen van een gezinslid ......................................................................... 23 5.2.3 Blok ‘Abonnementen’........................................................................................ 24 5.2.4 Blok ‘Wijzigingsinformatie’.............................................................................. 24 5.3 Ledengegevens rapporteren en exporteren ................................................................ 24 5.3.1 Ledenlijsten........................................................................................................ 24 5.3.2 Wijzigingslijsten ................................................................................................ 25 5.3.3 Lijst geboorten ................................................................................................... 26 5.3.4 Doelgroeplijsten................................................................................................. 27 5.3.5 Opgenomen leden .............................................................................................. 27 5.3.6 Actuele ledenstatistiek ....................................................................................... 28 5.3.7 Rekening courant ............................................................................................... 28 Vrijwilligersbestand inzien en bewerken........................................................................... 29 6.1 Detailscherm vrijwilliger ........................................................................................... 30 6.1.1 Blok ‘Lid- en gezinsinformatie’......................................................................... 31 6.1.2 Blok ‘Gezinssamenstelling’ ............................................................................... 31 6.1.2.1 Wijzigen van gegevens van een gezinslid ..................................................... 32 6.1.2.2 Verwijderen van een gezinslid....................................................................... 32 6.1.2.3 Toevoegen van een gezinslid ......................................................................... 33 6.1.3 Blok ‘Abonnementen’........................................................................................ 34 6.1.4 Blok ‘Wijzigingsinformatie’.............................................................................. 34 6.2 Deelscherm Functies.................................................................................................. 35 6.2.1 Contactgegevens bij een functie wijzigen.......................................................... 35 6.2.2 Verwijderen – beëindigen van een functie........................................................ 36 6.2.3 Toevoegen van een nieuwe functie bij een bestaand vrijwilliger - bestuurslid . 36
2
6.3 Knop [Nieuwe vrijwilliger toevoegen] ...................................................................... 37 6.4 Knop [Exporteren] ..................................................................................................... 39 7 Bijlagen .............................................................................................................................. 40 7.1 Bijlage 1: Gebruikersprofiel aanmaken ..................................................................... 40 7.1.1 Handleiding bij het aanmaken van een gebruikersprofiel.................................. 40 7.1.1.1 Stap 1: Geef je lidnummer en persoonlijk controlenummer op. .................... 40 7.1.1.2 Stap 2: Selecteer je correcte identiteit............................................................ 40 7.1.1.3 Stap 3: Geef je e-mailadres op. ...................................................................... 41 7.1.1.4 Stap 4: Aanvaarden van de privacy verklaring .............................................. 41 7.1.1.5 Stap 5: We zijn bijna klaar…......................................................................... 42 7.2 Bijlage 2: Unieke records selecteren in Excel ........................................................... 44 7.3 Bijlage 3: e-mailadressen kopiëren naar Windows Live Mail................................... 46 7.4 Bijlage 4: Procedure nieuwe straatnamen.................................................................. 48
3
0
Gebruikte symbolen een deelvenster open of dichtklappen
vorig scherm
record verwijderen
record wijzigen
4
1
Wie heeft toegang tot de webtoepassing ledenbeheer?
Gezien deze website vertrouwelijke gegevens bevat, is hij enkel toegankelijk voor vrijwilligers met een functie in een afdeling, gewest, provincie of op nationaal niveau. Als je van deze toepassing gebruik wenst te maken, dien je je eerst te registreren. Dit kan via de website vrijwilligers. Daartoe klik je op ‘Geen gebruikersprofiel’.
Hierna verschijnt een venster waar je in vijf stappen je gebruikerstoegang kan aanmaken. Hoe je dat stap voor stap aanpakt, lees je in “Een gebruikersprofiel aanmaken” dat je in bijlage vindt.
Eenmaal geregistreerd krijg je via een gebruikersnaam en een wachtwoord toegang tot de website voor vrijwilligers van de Gezinsbond. Daar vind je alle informatie die nuttig kan zijn bij jouw opdracht als vrijwilliger. Afhankelijk van specifieke functies, biedt de website een aantal extra toepassingen aan. Afgevaardigden voor de kortingskaarten kunnen via deze weg op de webtoepassing kortingskaarten geraken. Alle geregistreerde vrijwilligers krijgen toegang tot het gedeelte ledendatabase, zij het wel met aparte machtigingen volgens hun functie. Zo kunnen bijvoorbeeld enkel de ledenadministrator, de voorzitter, de secretaris en de afgevaardigde kortingskaarten gezinsgegevens aanpassen. Het inzien van de rekening courant is dan weer voorbehouden aan de penningmeester, de ledenadministrator, voorzitter en de secretaris.
5
2
Controle lidmaatschap en raadplegen vrijwilligerslijsten
Door te klikken op de link raadpleging ledendatabase kom je op het startscherm van deze toepassing. In de linker menubalk staan de toepassingen die voor alle aangemelde vrijwilligers toegankelijk zijn: ° controle lidmaatschap ° lijsten van vrijwilligers op alle niveaus
6
2.1 Controle lidmaatschap Alle vrijwilligers en losse medewerkers kunnen via deze website het lidmaatschap controleren van gezinnen die gebruik wensen te maken van de diensten van de Gezinsbond of zich aanbieden op een activiteit. Het opzoeken van de status van het lidmaatschap kan op twee manieren: op naam/adresgegevens of op lidnummer.
Om te zoeken op naam/adres moet je de twee onderste velden altijd invullen. Ze staan aangeduid als verplicht veld * Het veld [Gezinsnaam] is optioneel. Het veld [Postcode & gemeente] kan je op twee manieren invullen: ofwel tik je de postcode in vb 3051 en het systeem toont alle (deel)gemeenten met die postcode. ofwel tik je de eerste letters van de gemeentenaam en kies je uit de voorstelde (deel)gemeenten.
Indien het lidnummer of de adresgegevens worden teruggevonden, krijg je een zoekresultaat dat lidnummer, gezinsnaam, lidstatus en afdelingsgegevens weergeeft. Een kleine tip. Zoek op deelgemeente en fusiegemeente. Oude lidmaatschappen kan je terugvinden op fusiegemeente terwijl nieuwe lidmaatschappen terug te vinden zijn onder deelgemeente.
7
2.2 Vrijwilligers van de Gezinsbond
Als je op zoek bent naar bestuurssamenstellingen en vrijwilligers, kan je in het linker menu kiezen voor lijsten van plaatselijke, provinciale, gewestelijke en nationale vrijwilligers.
2.2.1 Vrijwilligers in afdelingen Iedereen die toegang heeft tot deze website kan de bestuurssamenstellingen van andere afdelingen consulteren. Je tikt de eerste letters van de afdelingsnaam in en kiest uit de lijst die je wordt aangeboden. Let wel! De eerste letters moeten overeenkomen met de afdelingsnaam.
8
Nadat je de afdeling geselecteerd hebt, druk je op [Bestuursleden ophalen]
Het overzicht van vrijwilligers kan je op iedere kolom sorteren door op de kolomtitel te klikken. Alle weergegeven bestuursleden en eventuele losse medewerkers kan je als volgt exporteren naar een bestand. Nadat je klikte op [exporteren] krijg je volgend scherm:
Deze lijst kan je verfijnen via verschillende parameters: [Onderliggende geledingen] Niet van toepassing bij afdelingen, wel bij gewesten en provincies [Leeftijd van – tot] Hiermee kan je een filter zetten op de leeftijd van vrijwilligers. [Functies] Hier kan je alle of bepaalde functies selecteren. Standaard staan alle functies aangevinkt. Om alle functies te dè-selecteren, vink je eerst [alles selecteren] uit. Daarna vink je de functies aan waarop je wil filteren.
Eenmaal je criteria ingevoerd, druk je op [Toepassen] en de lijst wordt opnieuw gegenereerd
9
volgens de opgegeven criteria.
Als je de geselecteerde lijst wil exporteren naar een bestand, kies je in het menu [Acties] voor [Exporteren] en daarna bijvoorbeeld voor [Excel]
Het Excel werkblad wordt gegenereerd:
Daar in nogal wat besturen sommige personen meerdere functies hebben, komen die ook meermaals voor op de lijst. Dat is natuurlijk niet handig als je bijvoorbeeld een mailing wil doen naar unieke mailadressen. Dit los je als volgt op: 1. Selecteer de kolom ‘Mail’ door boven de kolomtitel te klikken 2. Kies in het Excel-menu [Data] – [Filter] – [Uitgebreid filter…]
3. Normaliter bepaalt het programma zelf het bereik. Duid aan
10
° Lijst in de cel filteren (standaard) ° Alleen unieke records: aanvinken
en druk op OK Dan krijg je een lijst met unieke mailadressen. Selecteer de velden met mailadressen (niet de kolomtitel) en kopieer [CTRL]-[C]. Maak een nieuw e-mailbericht in je mailprogramma en kopieer [CTRL]-[V] naar het BCC-vak (bij voorkeur voor groepsmails) van je mailprogramma.
2.2.2 Vrijwilligers in gewesten De werking van dit onderdeel loopt gelijk met dat van vrijwilligers in afdelingen. Enig verschil is dat je hier een gewest moet kiezen uit een keuzelijst.
Als je op de knop [Exporteren] drukt, krijg je initieel een lijst met enkel vrijwilligers met een gewestelijke functie. Wil je in de lijst ook plaatselijke vrijwilligers in het gekozen gewest zien, gebruik je het vak ‘Parameters’ en kies je bij ‘Onderliggende geledingen’: [Ja] Verder kan je ook filteren op specifieke functies en/of leeftijden. Eenmaal je criteria ingevoerd, druk je op [Toepassen] en de lijst wordt opnieuw gegenereerd volgens de opgegeven criteria.
Als je de geselecteerde lijst wil exporteren naar een bestand, kies je in het menu [Acties] voor [Exporteren] en daarna bijvoorbeeld voor [Excel] Zie punt 2.2.1 voor de verdere werking.
2.2.3 Provinciale vrijwilligers De werking van dit onderdeel loopt gelijk met dat van vrijwilligers in gewesten. Enig verschil is dat je hier een provincie moet kiezen uit een keuzelijst.
11
2.2.4 Nationale vrijwilligers Hier kan je een keuze maken tussen de raden van bestuur en algemene vergaderingen van de Gezinsbond en zijn dochter vzw’s
Hier is de werkwijze enigszins anders: je vinkt de groep(en) aan waarvan je de samenstelling wenst te zien en drukt op [Zoeken] Met de knop [Selectie wissen] worden alle vinkjes gewist en kan je een nieuwe selectie aangeven.
Met de knop [Exporteren] kan je de lijst van bestuurders naar een bestand exporteren. In een eerste stap krijg je de adreslijst op het scherm. Als je op [Acties] – [Exporteren] drukt kan je kiezen voor het formaat van die export: Excel, PDF, …
Voor het bewerken van het Excel werkblad verwijzen we bijlage 2: Unieke records selecteren.
12
3
Database leden en vrijwilligers
Alle vrijwilligers met uitzondering van de losse medewerkers hebben in meer of mindere mate toegang tot de gegevens in de ledendatabase van de Gezinsbond. De toegangsmatrix volgens functie vind je in bijlage. In de keuzelijst in de rechter bovenhoek van het scherm kan je al je geregistreerde functies terugvinden. Afhankelijk van je functie(s) bij de Gezinsbond én het niveau waar je die opdracht uitvoert (plaatselijk, gewestelijk, provinciaal, nationaal), zal je meer mogelijkheden hebben om gegevens in te zien, te wijzigen en bij te voegen. Eenmaal je op de toepassing werkt, is het dus van belang de juiste functie te selecteren.
Zolang je in de webtoepassing blijft, kan je op ieder moment kiezen voor een andere functie en bijhorende toegang.
4
Basisschermen en knoppen geledingen
4.1 Scherm Afdelingen Onder deze tab ziet een vrijwilliger met enkel een plaatselijke functie zijn eigen afdeling. Iemand met een gewestelijke functie alle afdelingen uit zijn gewest, enz.
13
4.2 Scherm Gewesten Ook hier hetzelfde principe: iemand met een provinciale functie zal hier alle gewesten van zijn provincie zien. Een vrijwilliger met enkel een gewestelijke functie ziet enkel zijn gewest.
4.3 Scherm Provincies Onderstaand scherm toont welke informatie een vrijwilliger met een nationale opdracht te zien krijgt: provincies, gewesten en afdelingen. Als je een provinciale functie hebt, zal je in het lijstje van provincies enkel de provincie zien waar je een provinciale functie vervult.
4.4 Knop [werking] Zowel bij afdelingen, gewesten als provincies vind je naast iedere lijn de knop [Werking] Momenteel zit hieronder enkel de financiële ledenstatistiek van de afgelopen jaren.
14
4.5 Knop [Vrijwilligers]
Met de knop [Vrijwilligers] open je het scherm waar je een overzicht krijgt van de vrijwilligers van de gekozen geleding. Van daaruit kan je gegevens van vrijwilligers in detail inzien en eventueel hun gegevens aanpassen. Bestaande vrijwilligers kan je een nieuwe functie geven en een bestaande (functies) functie kan je beëindigen. Je kan ook nieuwe vrijwilligers toevoegen in de ledendatabase van de Gezinsbond. We gaan meer in detail over deze toepassing onder punt 6. Vrijwilligersgegevens inzien en bewerken.
4.6 Knop [Leden] De knop [Leden] geeft een overzicht van alle leden van jouw geleding. Naast de gezinssamenstelling en lidinformatie, kan je daar ook zien welke abonnementen het gezin heeft. Via de detailschermen kan je de gegevens over de leden aanpassen en aanvullen. Met de exportfunctie kan je selecties van het ledenbestand naar Excel exporteren om daar verder te gebruiken om mailinglijsten en etiketten te maken. Onder punt 5. Ledengegevens inzien en bewerken gaan we verder in detail over de functionaliteiten.
15
5
Ledengegevens inzien en bewerken
Het hoofdscherm toont de lijst van leden van de afdeling. Boven en onder iedere pagina vind je een pagineringbalk waarmee je het bestand snel kan doorbladeren. Indien een afdeling niet in wijken is ingedeeld, vind je in die kolom ‘NVT’. (Niet van toepassing) Indien wel, staat daar het wijknummer. Let op! Wijknummers kunnen niet via de website worden aangepast omdat wijken vasthangen aan het centrale stratenplan. In de grijze balk onderaan het scherm staan een aantal criteria die je kan gebruiken om de lijst te filteren. Zo kan je één bepaald lidnummer of een gezinsnaam opgeven en zoeken naar leden van een bepaalde straat of wijk. Je kan selecteren op gezinsrecords die sinds een bepaalde datum gewijzigd werden en filteren op lidtype: betalend of gratis. Nadat je jouw criteria invulde druk je op [Filteren] en dan krijg je de gefilterde lijst te zien. De gefilterde lijst kan je nadien exporteren. Daar komen we later op terug. Om de criteria te wissen, druk je op [Wissen]
Paginering
Filterbalk
Het lidnummer in de lijst kan geel of groen gemarkeerd zijn. Een gele markering wijst erop dat er recent een wijziging in het ledendossier gebeurde. Dat kan gaan om een adreswijziging, een wijziging van een naam, betaling van het lidgeld, enz. Een groen gemarkeerd lidnummer staat voor een nieuw lid of een opgenomen geboorte. Door op de gezinsnaam te klikken, kom je terecht in het detailscherm van het gezin. Hoe dat werkt leggen we uit onder punt 5.2. Tenslotte vind je op dit scherm nog de knop [Nieuw lid melden]; Daarover meer uitleg onder punt 5.1 Nieuwe leden melden.
16
5.1 Nieuwe leden melden Als je op de knop indrukt, krijg je een formulier om nieuwe betalende en gratis leden door te geven aan het centrum. Op termijn is het de bedoeling het melden van nieuwe leden via ledenlijsten te vervangen door de melding via de website. Let op! Als het gaat om melding van betalende leden wordt verondersteld dat de afdeling het lidgeld ontving en gebeurt de financiële verwerking via de rekening courant. Je vult de gegevens van het gezinshoofd, partner en kinderen in en de adres- en contactgegevens van het gezin.
Daarna duid je aan of het gaat om een betalend of een gratis lidmaatschao. Als het een betalend lid is, moet je bevestigen dat je het lidgeld ontving en zal de verrichting via de rekening courant verlopen. (cf. de papieren ledenlijsten)
17
Als het een gratis lid betreft, moet je aanduiden waarom een gezin recht heeft op gratis lidmaatschap. Je kan de reden ook nog verder toelichten in het vak ‘Opmerkingen’
Tenslotte kan je ook aanduiden of een lid van buiten jouw afdeling toch lid wenst te zijn in jouw afdeling.
Door te klikken op [Verzenden] worden enkele e-mails verstuurd. ° De ledendienst zal op basis van de melding onderzoeken of een lid recht heeft op gratis lidmaatschap en nadien het gezin als lid toevoegen in de ledendatabase. ° Het bestuurslid dat het lid meldt, ontvangt een bevestigingsmail. ° Indien er een e-mailadres van het gezin werd ingegeven, ontvangt dat gezin een voorlopig attest van lidmaatschap
18
Van:
[email protected] [mailto:
[email protected]] Verzonden: maandag 27 mei 2013 15:34 Aan: TEST, MARIE Onderwerp: Attest melding nieuw lid in afdeling met index 23-001
Bewijs van lidmaatschap Gezinsbond v.z.w. Troonstraat 125, 1050 Brussel 02/507 89 55 – Fax : 02/511 90 65
[email protected] - www.gezinsbond.be Gemeld door vrijwilliger gezinsbond\TEST in afdeling AAIGEM (23-001) op 27-05-2013 Dit bewijs is geldig gedurende een maand vanaf 27-05-2013
Ouders – Partner Naam
Voornaam
TEST
MARIE
Geboortedatum
Kinderen Geen
Contactgegevens Postcode & Gemeente
3300 Tienen
Straat & Nummer
TESTSTRAAT 39 6
E-mail Telefoon Gsm
Andere Lid type
Gratis (reden: adoptie)
Locatie
Afdeling TEST (23-001)
Opmerkingen
Nog een test
19
5.2 Detailscherm gezin
Het detailscherm gezin is opgebouwd uit vier blokken die kunnen in- of uitgeklapt worden. ° Lid- en gezinsinformatie ° Gezinssamenstelling ° Abonnementen ° Wijzigingsinformatie
5.2.1 Blok ‘Lid- en gezinsinformatie’ In dit deelscherm vind je de contactinformatie van het gezin en gegevens betreffende hun lidmaatschap. Het veld ‘Communicatiekanaal’ (post – mail – post & mail) kan door de afdeling worden gebruikt om te bepalen hoeveel papieren info (folders, programmaboekjes) ze moeten laten drukken. (zie hoofdstuk rapporten)
Via de knop [Lidinformatie wijzigen] kan je de adres en contactgegevens aanpassen.
20
Opgelet: indien er iets dient gewijzigd aan de gezinsnaam moet je dit doen via persoonsgegevens aanpassen bij ‘Persoonsgegevens’ van gezinsleden. (zie verder) Aandacht! Het adressenbestand van de Gezinsbond is afgestemd op het officiële adressenbestand van Bpost. In dat bestand kunnen huisnummers naast een cijfer ook letters bevatten; bijvoorbeeld 1a. Bij het ingeven of wijzigen van huis- en busnummers moet je dan ook extra controleren of een letter in een huisnummer officieel deel uitmaakt van het huisnummer dan wel het een busnummer is. Zo is er voor Bpost een groot verschil tussen (huisnummer) ‘1a’ (busnummer) ’10’ en een adres met (huisnummer) ‘1’ (busnummer) ’a10’ Zendingen met een verkeerd huis/busnummer worden door Bpost niet afgeleverd! Let dus erg op als je adressen begint te wijzigen.
5.2.2 Blok ‘Gezinssamenstelling’
Hier krijg je een overzicht van de personen die van het gezin deel uitmaken. Naast iedere lijn vind je een knop ‘wijzigen’ en een knop ‘verwijderen’.
5.2.2.1 Wijzigen van gegevens van een gezinslid
Kies je voor wijzigen aanpassen.
krijg je een pop-up venster waar je een aantal gegevens kan
21
° Naam en voornaam Deze worden steeds in hoofdletters weergegeven. ° Afdrukwaarde van naam en voornaam Deze worden automatisch aangepast indien de naam of voornaam gewijzigd werd maar kunnen nadien nog apart aangepast worden (vb. accentletters) ° Geslacht (verplicht veld) ° Geboortedatum (controle: mag niet in de toekomst liggen of meer dan 110 jaar terug gaan) ° Gezinslidtype (controle: er kunnen geen twee vaders of moeders in eenzelfde gezin zijn. Indien dat wel het geval is, dient een van hen opgegeven als ‘partner’. ° E-mailadres (controle op de aanwezigheid van ‘@’ en minstens één ‘.’)
5.2.2.2 Verwijderen van een gezinslid Kies je voor verwijderen gezinssamenstelling’
krijg je een ander pop-up venster: ‘Aanpassen
22
Bij het verwijderen van een gezinslid krijg je drie mogelijkheden: ° Woont niet meer op dit adres (vb. kind dat zelfstandig gaat wonen, partner die verhuist n.a.v een scheiding) In dat geval wordt naar een nieuw adres gevraagd (niet verplicht op te geven) ° Overleden: de overlijdensdatum moet worden opgegeven
° Andere reden: de reden kan worden toegelicht in het vak ‘opmerkingen’ De ledendienst ontvangt vervolgens via e-mail het bericht van deze wijziging en zal vervolgens de nodig acties ondernemen.
5.2.2.3 Toevoegen van een gezinslid
Onder het deelvenster van de gezinssamenstelling bevindt zich de knop ‘Persoon toevoegen’.
Een druk op deze knop opent een nieuw venster ‘Persoon toevoegen’
De velden en controles op de gegevens zijn gelijk aan de vorige persoonsschermen.
23
5.2.3 Blok ‘Abonnementen’ Initieel is dit luik dichtgeklapt. Openklappen via het teken
Hier zie je alle abonnementen dat het gezin ontvangt en de laatste verzenddatum ervan.
5.2.4 Blok ‘Wijzigingsinformatie’ Hieronder vind je de info over dit gezin die vroeger via wijzigingslijsten aan de afdeling werd meegedeeld: adres- en naamwijzigingen, betaling lidmaatschap, enz.
5.3 Ledengegevens rapporteren en exporteren Onderaan het hoofdscherm van de geleding vind je een grijze balk waar je een aantal rapporten vind die je kan exporteren.
Momenteel vind je zeven verschillende rapporten die op termijn de huidige papieren versies zullen vervangen. Voordeel van de digitale versie is, dat je ze naar eigen behoefte kan bewerken. Afhankelijk van de belasting van de servers en de internetlijn, kan het laden van de lijsten enige tijd in beslag nemen.
5.3.1 Ledenlijsten Als je een ledenlijst opvraagt, krijg je initieel alle leden van jouw geleding te zien.
24
Deze lijst kan je via de parameters verfijnen.
Selecteer je keuze en druk nadien op de knop [Toepassen] rechts onderaan het scherm. Het resultaat dat je op het scherm krijgt, kan je nadien exporteren naar een bestand. Als je op [Acties] – [Exporteren] drukt kan je kiezen voor het formaat van die export: Excel, PDF, …
Voor het bewerken van het Excel werkblad verwijzen we bijlage 2: Unieke records selecteren.
5.3.2 Wijzigingslijsten Via deze toepassing kan je alle wijzigingen in het ledenbestand opvragen met datumcriteria die je ingeeft bij de parameters. Standaard wordt de periode van de voorbije maand voorgesteld.
25
Ben je niet geïnteresseerd in alle wijzigingen gedurende de gekozen periode, kan je het resultaat beperken tot een of meerdere rubrieken. Noot: met het driehoekje onderaan rechts, kan je het deelscherm vergroten en verkleinen.
In onderstaand voorbeeld vroegen we de adreswijzigingen en de rubriek ‘Geboorten’ op.
Het resultaat dat je op het scherm krijgt, kan je nadien exporteren naar een bestand. Als je op [Acties] – [Exporteren] drukt kan je kiezen voor het formaat van die export: Excel, PDF, …
5.3.3 Lijst geboorten Als je alle geregistreerde geboorten in een bepaalde periode wenst te bekijken, selecteer je het rapport ‘Geboorten’. In dit rapport krijg je zowel geboorten bij leden als niet-leden.
26
5.3.4 Doelgroeplijsten Voor bepaalde projecten en activiteiten kan het interessant zijn enkel te communiceren naar bepaalde doelgroepen. Zo hebben jonge gezinnen weinig boodschap aan een infoavond over pensioenen en oudere mensen zijn wellicht niet geïnteresseerd aan een project dat bedoeld is voor gezinnen met jonge kinderen. In deze toepassing kan je dan ook ledenlijsten selecteren volgens twee criteria: ° leeftijd van het oudste gezinslid ° leeftijd van kinderen in het gezin.
Eerst selecteer je jouw criterium en nadien vul je de leeftijdscriteria in.
5.3.5 Opgenomen leden De lijst opgenomen leden bestaat uit twee rubrieken: ° Nieuwe leden (betalend en gratis) ° Leden die naar jouw afdeling verhuisden.
27
5.3.6 Actuele ledenstatistiek De ‘actuele’ statistiek geeft het aantal leden weer dat in jouw afdeling woont. Deze statistiek kan afwijken van de statistiek onder punt 4.4. Daar wordt het aantal leden weergegeven die in jouw afdeling betaalden maar niet noodzakelijk nog lid zijn in jouw afdeling (vb verhuizers).
5.3.7 Rekening courant De lopende rekening van de afdeling omvat de geïnde lidgelden, de aandelen en eventuele kosten voor het leveren van etiketten en lijsten. Eerst kies je voor een afsluitingsdatum van een rekeninguittreksel in het vak parameters.
28
Daarna verschijnt het rekeninguittreksel, zoals je het tot op heden op papier ontving, op je scherm. Dit overzicht kan je eveneens naar een Excel exporteren.
6
Vrijwilligersbestand inzien en bewerken
De knop (gewestelijke – provinciale) [Vrijwilligers] vind je op het basisscherm van de geleding terug. Het indrukken van deze knop resulteert in een overzicht in twee blokken met alle bestuursleden en losse medewerkers van de gekozen geleding.
29
6.1 Detailscherm vrijwilliger Door op een naam te klikken krijg je meer gegevens van de geselecteerde vrijwilliger. De informatie is verdeeld over drie blokken: ° Persoonsgegevens van de betrokken vrijwilliger ° Lidgegevens met lid- en gezinsinformatie ° Functiegegevens
30
6.1.1 Blok ‘Lid- en gezinsinformatie’ In dit deelscherm vind je de contactinformatie van het gezin en gegevens betreffende hun lidmaatschap. Het veld ‘Communicatiekanaal’ (post – mail – post & mail) kan door de afdeling worden gebruikt om te bepalen hoeveel papieren info (folders, programmaboekjes) ze moeten laten drukken.
Via de knop [Lidinformatie wijzigen] kan je de adres en contactgegevens aanpassen.
Opgelet: indien er iets dient gewijzigd aan de gezinsnaam moet je dit doen via persoonsgegevens aanpassen bij ‘Persoonsgegevens’ van gezinsleden. (zie verder)
6.1.2 Blok ‘Gezinssamenstelling’
Hier krijg je een overzicht van de personen die van het gezin deel uitmaken. Naast iedere lijn vind je een knop ‘wijzigen’ en een knop ‘verwijderen’.
31
6.1.2.1 Wijzigen van gegevens van een gezinslid Kies je voor wijzigen aanpassen.
krijg je een pop-up venster waar je een aantal gegevens kan
° Naam en voornaam Deze worden steeds in hoofdletters weergegeven. ° Afdrukwaarde van naam en voornaam Deze worden automatisch aangepast indien de naam of voornaam gewijzigd werd maar kunnen nadien nog apart aangepast worden (vb. accentletters) ° Geslacht (verplicht veld) ° Geboortedatum (controle: mag niet in de toekomst liggen of meer dan 110 jaar terug gaan) ° Gezinslidtype (controle: er kunnen geen twee vaders of moeders in eenzelfde gezin zijn. Indien dat wel het geval is, dient een van hen opgegeven als ‘partner’. ° E-mailadres (controle op de aanwezigheid van ‘@’ en minstens één ‘.’)
6.1.2.2 Verwijderen van een gezinslid
Kies je voor verwijderen gezinssamenstelling’.
krijg je een ander pop-up venster: ‘Aanpassen
32
Bij het verwijderen van een gezinslid krijg je drie mogelijkheden: ° Woont niet meer op dit adres (vb. kind dat zelfstandig gaat wonen, partner die verhuist n.a.v een scheiding) In dat geval wordt naar een nieuw adres gevraagd (niet verplicht op te geven) ° Overleden: de overlijdensdatum moet worden opgegeven
° Andere reden: de reden kan worden toegelicht in het vak ‘opmerkingen’
6.1.2.3 Toevoegen van een gezinslid Onder het deelvenster van de gezinssamenstelling bevindt zich de knop ‘Persoon toevoegen’.
Een druk op deze knop opent een nieuw venster ‘Persoon toevoegen’
33
De velden en controles op de gegevens zijn gelijk aan de vorige persoonsschermen.
6.1.3 Blok ‘Abonnementen’ Initieel is dit luik dichtgeklapt. Openklappen via het teken
Hier zie je alle abonnementen dat het gezin ontvangt en de laatste verzenddatum ervan.
6.1.4 Blok ‘Wijzigingsinformatie’ Hieronder vind je de info over dit gezin die vroeger via wijzigingslijsten aan de afdeling werd meegedeeld: adres- en naamwijzigingen, betaling lidmaatschap, enz.
34
6.2 Deelscherm Functies
In het luik ‘Functies’ zie je alle functies die de vrijwilliger momenteel heeft. Door ‘Toon ook vorige functies’ aan te vinken, krijg je ook de vroegere functies te zien.
Naast iedere lijn staan de symbolen van [Wijzigen] en [Verwijderen] Algemeen principe is dat het wijzigen en verwijderen van functies enkel door de eigen geleding kan gebeuren. Zo kan een afdeling geen wijzigingen aanbrengen in een gewestelijke functie en kan een gewest niets wijzigen in plaatselijke functies. Wel is het zo dat van iedere wijziging of toevoeging van bestuursfuncties er een e-mail vertrekt naar de voorzitter en secretaris van de geleding, het centrum en de educatief medewerker.
6.2.1 Contactgegevens bij een functie wijzigen Aan iedere functie kunnen specifieke contactgegevens worden aangehangen. Meestal zal hier het e-mailadres en telefoon van de persoon staan, maar er kunnen dus ook specifieke gegevens verbonden aan de functie worden vermeld. Bijvoorbeeld: een KOD-coördinator wenst niet op zijn privé e-mail of telefoon gecontacteerd te worden maar op een daarvoor bedoeld e-mailadres
[email protected] en een specifiek GSM-nummer.
35
Let op! Als je een nieuw e-mailadres, een telefoonnummer of GSM-nummer bij de functie invoegt of een bestaand overschrijft, zal dit enkel gelden voor die functie. Het wordt niet automatisch doorgekopieerd naar de andere functies, naar de persoon, noch naar het gezin. Als je een bestaand e-mailadres, een telefoonnummer of GSM-nummer op niveau van een persoon overschrijft en er eenzelfde gegeven bij één of meerdere functies staat, zullen deze automatisch met het nieuwe gegeven worden aangepast.
6.2.2 Verwijderen – beëindigen van een functie In realiteit kan je een functie niet echt verwijderen. Je kan ze wel stopzetten. Dit gebeurt door een einddatum voor de functie in te voeren.
Ook bij deze actie wordt automatisch een e-mail verstuurd naar de voorzitter en secretaris van de geleding, het centrum en de educatief medewerker.
6.2.3 Toevoegen van een nieuwe functie bij een bestaand vrijwilliger - bestuurslid Via de knop [Nieuwe functie toevoegen] kan je deze vrijwilliger een nieuwe functie geven.
Het gaat hier enkel om het toevoegen van een nieuwe functie bij een vrijwilliger die reeds één of meerdere functies heeft. Het toevoegen van nieuwe vrijwilligers gebeurt via de knop [vrijwilliger toevoegen] (zie verder) Na activering van de knop [Nieuwe functie toevoegen], krijg je een pop-up scherm waar je in eerste instantie een keuze maakt uit mogelijke functies binnen jouw geleding. Zoals je zal merken, zijn een aantal functies uniek. Er kan maar één voorzitter, één secretaris, één penningmeester, één ledenadministrator en één SCW-administratie zijn. Indien een andere vrijwilliger reeds één van deze functies bekleedt, zal je die functies niet in de keuzelijst terugvinden.
36
Dat betekent dat je bij bijvoorbeeld een wissel van de voorzitter, eerst de functie van de huidige voorzitter moet beëindigen vooraleer je een ander vrijwilliger die functie kan geven.
Nadat je de functie gekozen hebt, vul je de andere gegevens aan en sla je de wijziging op.
6.3 Knop [Nieuwe vrijwilliger toevoegen]
Onder de schermtitel vind je de knop [Nieuwe vrijwilliger toevoegen] Het toevoegen van een nieuwe vrijwilliger gebeurt in vier stappen. Eerst geef je het lidnummer van het gezin op. Daarna kies je de persoon in dat gezin die als nieuwe vrijwilliger in de afdeling dient opgenomen, kies je voor welke functie en vult de contactgegevens voor deze functie in. In de vierde stap krijg je nog een overzicht van de gegevens die je invulde en druk je op de knop [Bevestigen].
37
38
6.4 Knop [Exporteren]
Met de knop [Exporteren] genereer je een lijst van alle vrijwilligers/bestuursleden van de afdeling.
Als je de geselecteerde lijst wil exporteren naar een bestand, kies je in het menu [Acties] voor [Exporteren] en daarna bijvoorbeeld voor [Excel]
Meer info over het bewerken van het Excel werkblad vind je in bijlage 2 ‘ Unieke records selecteren in Excel.
39
7
Bijlagen 7.1
Bijlage 1: Gebruikersprofiel aanmaken
7.1.1 Handleiding bij het aanmaken van een gebruikersprofiel.
7.1.1.1 Stap 1: Geef je lidnummer en persoonlijk controlenummer op.
In deze eerste stap identificeer je jezelf door het opgeven van je lidnummer en een persoonlijk controlenummer. Met deze gegevens zal er opgezocht worden in onze gegevens wie je bent en welke bestuursfuncties je binnen de gezinsbond hebt. 7.1.1.2 Stap 2: Selecteer je correcte identiteit.
In dit lijstje staan alle gezinsleden vermeld. Enkel die leden van je gezin die binnen de gezinsbond een functie uitoefenen en die nog niet geregistreerd zijn kan je hier selecteren. Selecteer hier je correcte identiteit.
40
7.1.1.3 Stap 3: Geef je e-mailadres op.
Omdat de registratie van een gebruikersprofiel via e-mail gebeurt, moet je hier je e-mailadres opgeven. Zonder je persoonlijk e-mailadres kan je geen gebruikersprofiel aanmaken. Dit e-mailadres wordt opgeslagen en kan in de toekomst eventueel gebruikt worden voor communicatie in verband met je profiel, zoals bij het vergeten van een wachtwoord. 7.1.1.4 Stap 4: Aanvaarden van de privacy verklaring
Lees en verklaar je akkoord met deze privacyverklaring om verder te gaan met het aanmaken van je profiel. Indien je het selectievakje niet aanvinkt zal je ook niet verder kunnen naar de volgende stap.
41
7.1.1.5 Stap 5: We zijn bijna klaar…
Hier worden nog even de gegevens op een rijtje gezet. Druk op bevestig en de registratie procedure zal worden gestart. In deze procedure zal je eerst een e-mail toegestuurd worden, naar het hierboven opgegeven adres, waarmee je kan bevestigen dat je een account hebt aangevraagd.
Klik je op de link in de mail om te bevestigen, dan worden je gegevens in een nieuwe mail naar je toegestuurd. In deze mail staan je gebruikersnaam en je wachtwoord die je nodig hebt om in te loggen op de website.
42
Veel plezier met jullie nieuwe website …
43
7.2 Bijlage 2: Unieke records selecteren in Excel Het Excel werkblad wordt gegenereerd:
Daar in nogal wat besturen sommige personen meerdere functies hebben, komen die ook meermaals voor op de lijst. Dat is natuurlijk niet handig als je bijvoorbeeld een mailing wil doen naar unieke mailadressen. Dit los je als volgt op: 1. Selecteer de kolom ‘Mail’ door boven de kolomtitel te klikken 2. Excel 2003: Kies in het Excel-menu [Data] – [Filter] – [Uitgebreid filter…]
In Excel 2010 vind je dit onder [gegevens] – [Geavanceerd]
44
3. Normaliter bepaalt het programma zelf het bereik. Duid aan ° Lijst in de cel filteren (standaard) ° Alleen unieke records: aanvinken
en druk op OK Dan krijg je een lijst met unieke mailadressen. Selecteer de velden met mailadressen (niet de kolomtitel) en kopieer [CTRL]-[C]. Maak een nieuw e-mailbericht in je mailprogramma en kopieer [CTRL]-[V] naar het BCC-vak (bij voorkeur voor groepsmails) van je mailprogramma.
45
7.3 Bijlage 3: e-mailadressen kopiëren naar Windows Live Mail
Stap 1: selecteer de velden met e-mailadressen in het Excel werkblad. (enkel de e-mailadressen; niet de kolomkop)
Kopieer de adressen: druk gelijktijdig op [CTRL] + [C] of kies de opdracht kopiëren in het menu Stap 2: Open Windows Live Mail Plak de adressen in het vak BCC
De adressen staan nu onder elkaar zonder “;” scheiding. Nadat je het bericht afgewerkt hebt, moet je het eerst afsluiten met het icoon rechtsboven het scherm. (Nog niet voor verzenden kiezen)
Dan krijg je het bericht:
Druk op Ja
46
Stap 3: ga naar ‘Concepten’
Open daar je bericht; nu staan de geadresseerden wel netjes met ‘;’ ertussen
Werk je bericht verder af en verzend het.
47
7.4 Bijlage 4: Procedure nieuwe straatnamen Je wilt via de webtoepassing ledendatabase een nieuw lid melden, maar je vindt de straatnaam niet terug in de keuzelijst van straatnamen. Resultaat: je kan je melding van een nieuw lid niet doorsturen. Vóór we hierover wat meer toelichting geven alvast zeggen dat je best per mail meldt aan de dienst ledenadministratie dat je een adres hebt met een nieuwe straatnaam.
Wat is het probleem? In de mate van het mogelijke wordt het stratenplan van de ledendatabase van de Gezinsbond dagelijks up to date gehouden. Toch gebeurt wel eens dat er zich een nieuw lid meldt, wonend op een straat die niet in ons bestand zit. Het gaat dan over nieuwe straatnamen in nieuwe woonwijken.
Hoe gaat dit dan in zijn werk? Als de dienst ledenadministratie een adres ontvangt met een niet gekende straat contacteert ze in eerste instantie SUMO: het elektronisch abonnementenbeheersysteem van De Post waarin alle straatnamen (en geldige huis- en busnummers) zijn opgeslagen. Indien SUMO beschikt over de nieuwe straatnaam, wordt deze onmiddellijk in onze database ingevoerd en kan het nieuwe adres worden geregistreerd. Als de nieuwe straatnaam niet in het SUMO-bestand staat, heeft het geen zin om het adres alsnog in onze databank te registreren. Alle postzendingen die via SUMO gebeuren, zullen immers geweigerd worden en als ‘onbestelbaar’ terugkeren. In dat geval start een hele procedure. De SUMO databank wordt immers gevoed door de stratendatabank RoMa die op zijn beurt gebruik maakt van het rijksregister. Daar krijgt iedere straat binnen één NIS-code (code per gemeente) een straatcode van vier cijfers. In RoMa worden deze codes geconverteerd naar een unieke code van 6 cijfers. Het rijksregister is echter op zijn beurt afhankelijk van meldingen van gemeentelijke administraties dat er nieuwe straatnamen in gebruik worden genomen. Een laattijdige melding door een gemeente heeft dus veel gevolgen voor alle databanken die straatnamen bevatten. In de praktijk vraagt SUMO ons in eerste instantie een ‘bewijs’ te bezorgen van de nieuwe straatnaam- huis en busnummer. Soms neemt men genoegen met een schriftelijke melding (e-mail of brief) van de bewoner van het nieuwe adres. Bij twijfel wordt een attest van de gemeente opgevraagd. (en wellicht wordt die gelijktijdig aangepord om het rijksregister op de hoogte te stellen) Kortom, het is een proces dat makkelijk enkele dagen in beslag kan nemen. Slechts na officiële bevestiging wordt de nieuwe straatnaam in de database van de Gezinsbond ingevoerd en kan vanaf dan actief worden gebruikt.
Straatcodes in SUMO
48
