LEAN binnen Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen Aanpak en voorbeeld Kelly De Caluwé Stafmedewerker
Projecten in WGK
Uittekenen van processen noodzakelijk
EVD = Elektronisch Verpleegkundig Dossier Ontwikkeling van een nieuwe softwareapplicatie
Grote directe gebruikersgroep nl. onze verpleeg- en zorgkundigen Medewerkers op afstand Zorg voor onze patiënt: hetgeen overblijft toegevoegde waarde Ondersteund door OmniZorg = Administratieve verwerking van ‘zorg’ tot facturatie Vervanging oude softwareapplicatie
Vóór ‘LEAN’ -denken Reeds enkele jaren: processen en stroomdiagrammen Uitgedacht door medewerkers hoofdzetel Processen efficiënter laten verlopen en zorgen voor uniformiteit
Met ‘LEAN’ Voortzetting van uittekenen/herdenken van processen MAAR ander uitgangspunt nl. “wat wil de klant”
Aanpak •
‘Lean -denken’ geleidelijk laten doorsijpelen Te weinig ‘tijd en ruimte’ om een volledige ommezwaai te
doen Een attitude: heeft tijd nodig
•
Eerst processen m.b.t. EVD aanpakken Bestaande processen, noodzakelijk voor software ontwikkeling, herbekijken Nog niet beschreven processen uitwerken
•
Interne opleiding procesmanagement, inclusief ‘Lean’ Externe opleiding voor 1 persoon Interne opleiding aan beperkte groep: 20- tal medewerkers • Betrokken bij de opmaak van de processen omtrent OMZ en EVD. • Medewerkers met inhoudelijke kennis van zorg, administratie • Diensthoofden van de andere ondersteunende diensten
Individuele begeleiding procesverantwoordelijke indien nodig Aanreiken instrumenten (o.a. veel kladpapier met post-its , schildpaddiagram, activiteitendiagram)
•
Werkgroepen Processen ‘uittekenen’ met en door eindgebruikers In aanwezigheid van minstens 1 iemand die de beperkte interne opleiding heeft gevolgd • •
•
Review uitgetekend proces door 1 persoon •
•
Kennis over het proces is aanwezig bij de eindgebruiker De kennis naar boven halen is moeilijker
Procesmanager met Lean -kennis
Elk jaar enkele MWers die een ‘Lean’ cursus volgen
Proces: invullen ‘evaluatieschaal’ – grote lijnen
De patiënt wordt verzorgd door onze verpleeg- en zorgkundigen. De verpleegkundige maakt een inschatting over de zorgafhankelijkheid van de patiënt o.b.v. observaties. De Katz-schaal is het instrument dat wordt aangereikt om dit op een uniforme manier in te schatten. De ingevulde evaluatieschaal dient tijdig te worden ingediend bij de mutualiteit Zorgt voor onze financiering Onze medewerkers werken op afstand
Processenmodellering: Visio (Microsoft)
Leidinggevende (LG)
Verpleegkundige (VP)
Administratief Medewerker (AM)
Voorbeeld WGK – Voor Procesevaluatie Proces: ‘Invullen evaluatieschaal’
AM print blanco Katzschaal voor betrokken patiënt uit
AM bezorgt blanco Katzschaal aan de ‘vaste’ verpleegkundige
Vaste VP komt naar bureau
AM geeft de Katzschaal aan leidinggevende om na te kijken
AM stuurt dit op naar mutualiteit (binnen de 10 dagen)
LG kijkt ingevulde Katzschaal na, r.h.m. interne/externe afspraken
Indien akkoord, teruggeven aan AM
VP vult de Katzschaal in en bezorgt deze terug aan AM
Verpleegkundige (VP)
Administratief Medewerker (AM)
Tijdens procesevaluatie Elimineren van ‘verspillingen’
AM print blanco Katzschaal voor betrokken patiënt uit Onnodige bewegingen
AM bezorgt blanco Katzschaal aan de ‘vaste’ verpleegkundige
AM geeft de Katzschaal aan leidinggevende om na te kijken Onnodige bewegingen
Onnodig wachten
AM stuurt dit op naar mutualiteit (binnen de 10 dagen) Onnodige verplaatsing Onnodig wachten
Vaste VP komt naar bureau
VP vult de Katzschaal in en bezorgt deze terug aan AM
Leidinggevende (LG)
Onnodige verplaatsing LG kijkt ingevulde Katzschaal na, r.h.m. interne/externe afspraken Onnodige controle
Indien akkoord, teruggeven aan AM
Onnodige bewegingen
Systeem
Leidinggevende Verpleegkundige (VP) (LG)
Administratief Medewerker (AM)
Na procesevaluatie Vernieuwde proces
Verpleegkundige op dat moment vult de Katzschaal elektronisch in en ‘geeft vrij’
Code op het persoonlijk register die aangeeft dat Katzschaal moet worden ingevuld
Checks of de ingevulde Katzschaal aan de wettelijke en interne bepalingen
Indien voldoen: Automatisch goedkeuren
Katzschaal wordt elektronisch doorgegeven aan mutualiteit
Resultaat procesoptimalisering Medewerkers (verpleegkundigen, administratief medewerkers, leidinggevenden…) winnen tijd Loonbudget kan worden herschikt. Zorgverstrekkers kunnen meer aandacht geven aan de zorg voor de patiënt.
Voordelen • • •
Betrokkenheid van iedere rol: zorgt voor grondigheid en gedragenheid bij implementatie proces Processen zitten logisch in elkaar, je voelt dat ballast weg is Meerwaarde alle klanten: patiënten, artsen, medewerkers, RVB
Moeilijkheden •
•
•
Zich moeilijk kunnen vrijmaken van huidige processen Bvb. ‘controle’ elimineren – betekent loslaten Kracht van de visuele voorstelling Kracht van zelf het proces uittekenen Processen zijn niet statisch processen aanpassen EVD kan meer dan we eerder dachten: processen aanpassen Maatschappelijke veranderingen zoals MyCareNet (digitaliseren facturering): processen aanpassen Waarde voor de klant weten 5x ‘waarom?’ vragen, kwalitatieve metingen…
Bedankt. Indien vragen, altijd welkom…
[email protected]
7 verspillingen Mr. Taiichi Ohno
