LEAN BESZERZÉS AZ ELMŰ-BEN
MLKBT 17. kongresszusa Balatonalmádi, 2009. november 12. Sámson Gergely
Áttekintés
ELMŰ-ÉMÁSZ Társaságcsoport, Beszerzési Ig. ELMŰ beszerzés fejlődése … Lean beszerzés Fejlesztési folyamat Vevőink igényei Ajánlatkérési, pályáztatási folyamat További lépések Várt eredmények Siker tényezők Korlátozó tényezők
ELMŰ-ÉMÁSZ Társaságcsoport
Több mint 100 éve a legfontosabb tevékenységünk a különböző jellegű fogyasztók (kis- és nagyfogyasztók) villamos energiával való ellátása. Áramszolgáltatási terület: Budapest és környéke, Észak-Magyarország
A 2008-as évben: Nettó árbevétel: 385 milliárd HUF Létszám: 5419 fő
Beszerzési Igazgatóság 2001-ben jött létre ELMŰ Nyrt. Pénzügy és Szolgáltatások Divízió alá tartozik → stratégiai szerepkör Központosított beszerzés Létszám: 26 fő Döntően stratégiai beszerzés (AK, P, K)
ELMŰ beszerzés fejlődése … Lean beszerzés Beszerzés tervezés
„Tűzoltás”
Eljárások határidőre történő lefolytatása Anyaghiány elkerülése Fókuszban az anyagok rendelkezésre állásának biztosítása
2005
Beszerzési eljárások tervezése Központi szerződés kezelés Sztenderdizálás Katalógus beszerzés Megtakarítás monitoring Fókuszban elsősorban a végrehajtás
2007
Beszerzési integráció az anyavállalattal Kockázatelemzési, -kezelési rendszer E-aukcióztatás Beszerzési mutatószám rendszer kialakítása (KPI) Beszerzési controlling Beszerzési Workflow Management Fókuszban az előkészítés, elemzés, piackutatás
2009
Lean filozófia öt alappillére a beszerzésben 1. Érték Meghatározzuk, hogy a vevő (igénylő, tulajdonos) szempontjából mi teremt értéket, és mi nem. szerződés
2. Értékfolyamat
Azonosítjuk az értékáramot, és azonosítjuk a veszteségeket. ajánlatkérési eljárás és az abban lévő veszteségek
3. Áramlás
Folytonossá, megszakítások, eltérítések, megállások nélkülivé tesszük az értékáramot. ajánlatkérési eljárásból eltüntetjük a veszteségeket
4. Húzó elv
A vevő igényének megfelelően szerzünk be, szolgáltatunk! arra kötünk szerződést, amire a vevő szeretne
5. Tökéletesítés
Folyamatosan törekszünk a tökéletességre, a veszteségek folyamatos felderítésén és eltávolításán keresztül. ajánlatkérési eljárást folyamatosan fejlesztjük
(James P. Womack, Daniel T. Jones: Lean Thinking, 1996 nyomán)
Lean beszerzés Lean szemléletű gondolkodás a beszerzés terén. Veszteségek feltárása és csökkentése, kiküszöbölése. Fogalmak, Eszközök Pazarlások, veszteségek: Várakozás Felesleges műveletek Hibák Ki nem használt képességek Kaizen (workshop-ok) Poka-Yoke (pl. sablonok használata) VSM (régi és új AK, P folyamat)
Fogalmak, Eszközök Egységes munkavégzés (best practice) Húzórendszer (beszerzés tervezés → rugalmas tervezés) Jidoka (WF) 6S (munkakörnyezet javítása és fenntartása)
Fejlesztési folyamat
Résztvevők LEAN GONDOLKODÁS
FOLYAMATOK FEJLESZTÉSE
Vezetők (ig., o.v.) Csoportvezetők Beszerzők Koordinátorok
BESZERZÉSI WORKFLOW MANAGEMENT
A dolgozók ötleteire építve!!!
Mire vágynak a vevőink?
FOLYAMAT
Szerződés határidőre Gyorsaság Rugalmasság Kevés feladat „Egyablakos ügyintézés”
Cél:
HOZZÁÉRTÉS
Ár Minőség Egyéb feltételek Plusz szolgáltatások
Vevőink igényeinek minél magasabb szinten történő kielégítése!!!
Ajánlatkérési, pályáztatási folyamat Probléma 1. Nem egységes beszerzési folyamat 2. Hosszú átfutási idő (AK: 45 nap, P: 90 nap) 3. Információk előkeresése sokszor nehézkes
4. Vevőink „zaklatása” 5. Szerződéskötés elhúzódása 6. Nem megfelelő helyettesítés 7. Sokszoros, manuális ellenőrzés, másolatok, bizonylatok tömege 8. Sok független rendszer, információ többszöri rögzítése
Megoldás 1. Egységes beszerzési folyamat
2. Rövidebb átfutási idő (AK: 30 nap, P: 60 nap) 3. Információk gyors előkeresése 4. Egyeztetés a vevőinkkel, ha új információra van szükségünk 5. Szerződés határidőre 6. Helyettesítés gyorsan és egyszerűen 7. Automatizálás, elektronizálás 8. Redundancia csökkentése, megszüntetése
Folyamatok elemzése minden csoportnál – legjobb gyakorlat, pazarlások keresése (interjúzás, workshop, dokumentum-elemzés, VSM)
Ajánlatkérési, pályáztatási folyamat Megoldás 1. Egységes beszerzési folyamat 2. Rövidebb átfutási idő (AK: 30 nap, P: 45 nap) 3. Információk gyors előkeresése 4. Egyeztetés a vevőinkkel, ha új információra van szükségünk 5. Szerződés határidőre 6. Helyettesítés gyorsan és egyszerűen 7. Automatizálás, elektronizálás 8. Redundancia csökkentése, megszüntetése
Megvalósítás 1. Igénylőlap és sablonok használata 2. Folyamat egyes lépéseinek előre helyezése (pl. BSZJ felvétel) és egyes lépések automatizálása (pl. szerződés-aláírás) 3. Információ begyűjtése és rögzítése, amikor felmerül, és „biztos” –rendszerből bármikor könnyen kinyerhető 4. 3. pont 5. Figyelmeztető rendszer határidő túllépés esetén (WF-ba építve) 6. Projekthez tartozó összes dokumentum (írott, elektronikus) iktatása 7. 3. pont, 6. pont. 8. Rendszerek integrációja (BWM, ERP, BTR, E-katalógus, Eaukció)
További lépések
Folyamatos fejlesztés környezetének kialakítása Automatikus e-mail üzenetek Workflow-k kidolgozása Közbeszerzési Egyéb projektek, feladatok (sablon WF) „Belső ügyek”
Vevőbarát, lean megoldások kidolgozása (pl. intranetes beszerzési igénybejelentő rendszer) Rendszerek integrációja (elsősorban BWM&ERP) Lean szemlélet „kiterjesztése” …
Várt eredmények
Adminisztráció csökkenése Egyszerűbb, gyorsabb helyettesítés Kevesebb hiba Több idő piacelemzésre, előkészítésre, elemzések készítésére, fejlesztésre, tanulásra
Magasabb minőségű beszerzés nyújtása vevőinknek (javulás a minőség, pontosság, rugalmasság, időbeli átfutás terén) Sztenderdizált, átláthatóbb folyamatok Jobb teljesítménymérési és értékelési rendszer, jobb erőforrás-tervezés Papírfelhasználás csökkenése Tárolásra használt hely csökkenése
Siker tényezők Vezetői és dolgozói elköteleződés Csapatmunka Dolgozók meggyőzése, bevonása, képzése, motiválása, eredményből részesítése Folyamatos fejlesztés, melynek nincs eleje és vége, és mindenre ki kell hatnia Folyamatos fejlesztéshez a környezet kialakítása (pl. rendszeres workshop - eredmények áttekintése, értékelése, további feladatok, javaslatok megvitatása) Megfelelő kommunikáció (célok, eredmények, folyamatos visszacsatolás) Teljesítménymérés, értékelés Új folyamatok megkövetelése Informatikai támogatottság
Korlátozó tényezők Az elmélet nem valóság!!! Emberi Dolgozók ellenállása Kultúraváltás, paradigmaváltás Elfoglaltság Szervezeti egységekhez igazodás, igénylők hozzáállása „Külső szem” hiánya Egyéb Rendszer testre szabása nehéz feladat (de fontos!) Anyagi korlátok Körülmények változása (pl. válság, integráció az anyavállalattal)
