LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN JURUSAN TEKNIK SIPIL FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Tempat
: Ruang Sidang Jurusan Teknik Sipil (Gedung A lt 2)
Waktu
: 24 Februari 2012
Acara
: Rapat pimpinan jurusan dengan KKDK dan Ka Lab
Peserta
:
1. Ketua Jurusan (Ir. Sugeng PB, MS) 2. Sekretaris Jurusan (Ir. Siti Nurlina, MT) 3. KKDK Struktur (Ir. Ristinah S, MT) 4. KKDK Geoteknik (Ir. Suroso, Dipl.HE,M.Eng) 5. KKDK Transportasi (Ir. A Wicaksono, M.Eng, Ph.D) 6. KKDK Dasar (Ir. M Taufik Hidayat, MT) 7. KKDK Manajemen Konstruksi (Ir. Widodo S, M.Eng) 8. Ka Lab Mekanika Tanah (Dr.Eng. Yulvi Zaika, MT) 9. Ka Lab Komputasi dan Informatika (Dr.Eng. Alwafi P, ST.MT) 10. Ka Lab Survei dan Penginderaan Jauh (Ir. Pudyono, MT) 11. Ka Lab Studio Perancangan (Ir. Indra Cahya) 12. Ka Lab Struktur dan Bahan Konstruksi (Prof. Dr. Ir. Sri Murni Dewi, MS) Bahan/masukan untuk tinjauan manajemen a. Hasil audit internal/cross audit yang lalu. • Pada Audit Internal Mutu Unit Kegiatan Pelaksanan Akademik (AIM UKPA) siklus 9 tanggal 23 September 2011, dengan auditor internal Pusat Jaminan Mutu (PJM) UB yakni Ibu Aida Sartimbul (audit Manual Mutu) dan Bpk Marsoedi (audit borang kinerja standar 6) diperoleh beberapa temuan (terlampir borang laporan audit internal mutu dan daftar ketidaksesuaian). Namun saat audit sudah banyak temuan yang bisa diperbaiki dan dibuktikan sehingga temuan dapat diclosed. Hanya ada satu temuan yang belum diperbaiki yakni perencanaan dan realisasi produk: pemantauan dan validasi alat ukur (misal soal ujian) hanya sebagian yang dilakukan. 1
Selain audit internal PJM tersebut, Jurusan Teknik Sipil telah melakukan cross audit/audit silang yakni : • Cross audit II antar laboratorium yang dimulai tanggal 25 Januari 2012 dengan temuan (a) payung penelitian di studio perancangan dan lab komputasi tidak ada; (b) belum ada rencana kerjasama dengan pihak luar di studio perancangan, lab struktur dan lab komputasi; (c) belum ada rencana, pelaksanaan, evaluasi pengembangan SDM/laboran untuk studio perancangan, lab struktur dan lab komputasi; (d) belum ada rencana kesehatan dan keselamatan kerja lab di studio perancangan dan lab komputasi. • Cross audit II antar KKDK yang dimulai tanggal 25 Januari 2012 dengan temuan (a) sebagian besar KKDK belum menyusun agenda penelitian dan pengabdian kepada masyarakat kecuali KKDK geoteknik; (b) sebagian KKDK belum memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penelitian, pengabdian kepada masyarakat dan pelaksanaan skripsi kecuali KKDK geoteknik; (c) sebagian KKDK belum membahas topik-topik terbaru kecuali KKDK geoteknik dan manajemen konstruksi • Audit antar tenaga kependidikan dimana kesesuaian antara tugas pokok dan fungsi dengan realisasi sebagian besar sudah 100%, hanya ada beberapa yang masih 75 – 90%. • Audit pimpinan jurusan oleh dosen-dosen Jurusan Teknik Sipil tanggal 19 September 2011 dengan hasil secara garis besar sudah sangat baik dan baik. Penilaian yang masih kurang adalah (a) dalam hal kepemimpinan masih kurang dalam mengendalikan proses belajar mengajar dengan baik (4%), (b) dalam hal tanggung jawab, masih kurang dalam menyelesaikan segala permasalahan yang timbul di jurusan sampai tuntas (4%), dan (c) dalam hal tegas, masih kurang dalam mengambil keputusan yang telah dipertimbangkan dan tidak mudah berubah oleh pendapat yang berkepentingan sesaat (4%) b. Umpan balik dari pelanggan • Umpan balik dari mahasiswa kepada jurusan, yaitu dengan diadakan cangkrukan pada tanggal 19 Januari 2012. Pada cangkrukan tersebut, mahasiswa mengusulkan tentang : 2
1) Mahasiswa mengusulkan adanya kuliah lapangan supaya lebih mudah dalam menerima materi perkuliahan. Walaupun dalam kenyataannya sudah ada beberapa mata kuliah yang melaksanakan kuliah lapangan, namun sistem dokumentasinya belum terkoordinir dengan baik. 2) Ada upaya peningkatan suasana akademik, seperti pemutaran film tentang Teknik Sipil, bedah buku, membahas soal-soal, dan lain-lain, dimana kegiatan tersebut perlu diagendakan secara rutin. 3) Adanya materi kuliah tentang K3. Walaupun bukan berupa mata kuliah tersendiri, tetapi bisa diinsertkan ke dalam mata kuliah lain. • Umpan balik dari mahasiswa kepada dosen dilakukan dengan cara mengisi evaluasi kinerja dosen di SINERGI pada akhir semester ganjil 2011/2012. Data evaluasi bisa dilihat di SINERGI, karena mahasiswa baru bisa mengentry KRS setelah mengisi evaluasi kinerja dosen semester sebelumnya. c.
Kinerja proses dan kesesuaian produk • Permasalahan dalam memperpendek masa studi mahasiswa. • Jumlah dosen yang sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan, dan setiap dosen dapat memenuhi EWMP/EKD • Ada target kinerja yang belum terpenuhi (lihat program kerja)
d.
Status tindakan pencegahan dan perbaikan • Upaya jurusan pada semester ganjil 2011/2012 untuk memperpendek masa studi mahasiswa. antara lain : a.
Dibuka mata kuliah Studio Perancangan I dan Studio Perancangan II pada semester ganjil 2011/2012. Hasilnya, pada akhir semester ganjil 2011/2012 ada 7 mahasiswa yang menyelesaikan masa studinya selama 3,5 tahun.
b.
Dibuka kelas kecil dengan kuota < 24 mahasiswa, yaitu mata kuliah Statika,
dengan
harapan
untuk
lebih
meningkatkan
pemahaman
mahasiswa terhadap mata kuliah dasar, sehingga mata kuliah lanjutan akan lebih dipahami. c.
Mulai semester ganjil 2011/2012, KKDK melakukan evaluasi : 1) RPKPS 3
2) Validasi soal-soal Quiz, tugas, PR, ujian, disesuaikan dengan RPKPS dan kompetensi mata kuliah. d.
Mata kuliah dengan kelas paralel yang diasuh lebih dari satu dosen, dilakukan ujian dengan soal sama. Adapun pada semester ganjil 2011/2012, mata kuliah yang melakukan ujian dengan soal sama adalah : 1) Struktur Baja 2) Statika 3) Hidrologi 4) Analisa Struktur I 5) Mekanika Tanah I 6) Hidrolika Dasar
e.
Kepala Laboratorium mengevaluasi fasilitas dan peralatan yang ada di laboratorium yang dipimpinnya, khususnya disesuaikan dengan peraturan Dikti tentang standard minimum laboratorium untuk program studi S1.
f.
Pada penyusunan kurikulum 2011/2012 – 2014/2015 dilakukan beberapa perubahan distribusi mata kuliah dengan tujuan agar bisa mendorong mahasiswa lulus rata-rata 4 tahun. Perubahan tersebut antara lain pada mata kuliah Pendidikan Kewarganegaraan yang semula di semester V pindah ke semester I
• Dalam upaya memenuhi jumlah dosen agar sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan, dan agar setiap dosen dapat memenuhi EWMP/EKD, maka upaya yang dilakukan jurusan adalah a.
Dilakukan rekrutmen dosen kontrak. Untuk tahun 2012 ada 2 calon dosen kontrak dengan keahlian bidang struktur.
b.
Mata kuliah yang diasuh lebih dari 1 dosen, materi kuliah, tugas, dan soal ujian dibuat sama sesuai dengan kompetensi mata kuliah tersebut. Disamping itu sudah ada buku ajar untuk beberapa mata kuliah, dan diusahakan jumlahnya terus bertambah pada semester yang akan datang.
• Beberapa upaya yang dilakukan jurusan agar mempunyai kinerja yang baik antara lain : a.
Terus dilakukan penyempurnaan dokumen UJM dan disosialisasikan ke seluruh dosen, mahasiswa, stakeholder, dan civitas akademika yang lain. Upaya tersebut dilakukan agar dapat menjadi pedoman bagi dosen dan 4
mahasiswa dalam menjalankan tugasnya masing-masing, sehingga pelayanan prima dan kepuasan pelanggan dapat terwujud. b.
Dilakukan evaluasi terhadap dosen, mahasiswa, pimpinan jurusan, dan tenaga kependidikan yang berkesinambungan sehingga diharapkan dapat meningkatkan kinerja jurusan.
e.
Tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya 1) Dibuka kelas kecil dengan kuota < 24 mahasiswa, yaitu mata kuliah Statika, dengan harapan untuk lebih meningkatkan pemahaman mahasiswa terhadap mata kuliah dasar, sehingga mata kuliah lanjutan akan lebih dipahami, dan proses pembelajaran lebih efektif. Bila proses pembelajaran lebih efektif, harapannya bisa meningkatkan mutu mahasiswa (IP naik), dan mahasiswa bisa lulus rata-rata 4 tahun. 2) Aturan penyusunan skripsi sudah berjalan dengan baik. Hal ini dapat dilihat pada proses pembimbingan yang dilakukan oleh dosen pembimbing skripsi, lamanya mahasiswa menyusun skripsi, sehingga diharapkan berdampak pada lamanya masa studi. 3) Evaluasi kinerja antar dosen sudah mulai dilakukan, yaitu dengan adanya soal
ujian yang sama untuk satu mata kuliah. Evaluasi ini dilakukan
dengan cara evaluasi soal ujian, tugas, Quiz, dan PR oleh KKDK. Evaluasi kinerja karyawan juga sudah dilakukan, yaitu dengan adanya evaluasi karyawan yang dilakukan oleh Kaur, evaluasi laboran yang dilakukan oleh Kepala Laboratorium, dan evaluasi Kaur yang dilakukan oleh Sekretaris Jurusan Evaluasi pimpinan jurusan yang dilakukan oleh para dosen juga sudah dilakukan, sehingga diharapkan kinerja jurusan akan menjadi lebih baik. Cross audit antar Kepala Laboratorium dan antar KKDK sudah dilakukan 4) Telah diperbaiki dokumen mutu yakni Manual Mutu Jurusan Teknik Sipil sesuai masukan pada AIM UKPA siklus 8. Pengendalian dokumen telah dilakukan dengan cara membuat borang daftar distribusi dokumen.
5
f.
Perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu Berdasarkan hasil temuan AIM UKPA siklus 9 tidak ada perubahan pada Dokumen Manual Mutu. Untuk itu selanjutnya yang diperlukan adalah implementasi manual mutu dan pengendalian dokumen mutu.
g. Rekomendasi untuk peningkatan • Pada semester genap 2011/2012, jumlah mata kuliah dengan kelas kecil < 24 mahasiswa supaya ditambah • Semua upaya yang sudah dilakukan, seperti evaluasi RPKPS, validasi soal ujian, evaluasi antar dosen, evaluasi karyawan, evaluasi pimpinan jurusan, cross audit Laboratorium, cross audit KKDK, serta evaluasi lain yang menyangkut proses belajar mengajar supaya terus ditingkatkan jumlah dan kualitasnya, sehingga target untuk dapat meningkatkan mutu lulusan (IP naik) dan mahasiswa lulus rata-rata 4 tahun dapat tercapai • Dilakukan pemetaan jumlah dan kompetensi dosen, dengan menyesuaikan kebutuhan, jumlah ruang kuliah dan fasilitasnya, supaya diperoleh kelas kecil yang optimal. • Perlu peningkatan suasana akademik yang kondusif misalnya forum seminar, diskusi, pemutaran film tentang sipil di luar perkuliahan, kuliah tamu, kuliah lapangan. • Dari rekomendasi tersebut di atas dapat disusun action plan sebagai berikut : No 1
2
3
Kegiatan
Penanggung Dead line Jawab Pemetaan atau Kajur/Sekjur/Kaur Semester inventarisasi fasilitas Akademik gasal maupun dosen untuk 2012/2013 membuat kelas kecil agar pembelajaran lebih efektif Menentukan jumlah Kajur/Sekjur Semester mahasiswa ideal per gasal kelas agar pembelajaran 2012/2013 efektif Meningkatkan kinerja Ka Lab/KKDK Tiap tahun pimpinan, Ka lab, KKDK, dosen, tenaga kependidikan melalui evaluasi dan tindak lanjut 6
Status
Sumber
4
Meningkatkan suasana Ka Lab/KKDK/ akademik yang kondusif Ketua Himpunan dengan melalui kuliah lapangan, kuliah tamu, seminar, pemutaran film tentang pekerjaan sipil
Tiap semester
Hasil/keluaran tinjauan manajemen a. peningkatan efektivitas sistem penjaminan mutu dan prosesnya •
Implementasi Manual Mutu
b. peningkatan produk yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan •
IP mahasiswa
naik dan mahasiswa bisa lulus rata-rata 4 tahun (percepatan
kelulusan) •
Peningkatan mutu kinerja jurusan dalam bidang sumber daya manusia.
c. kebutuhan sumber daya. •
Sistem Penjaminan Mutu dikonsep oleh Tim Unit Jaminan Mutu (UJM) Jurusan Teknik Sipil dan dilaksanakan oleh seluruh civitas akademika di Jurusan Teknik Sipil
•
Dosen wali dan dosen pembimbing skripsi diharapkan mendorong dalam penyelesaian skripsi bagi mahasiswa yang mau dan mampu lulus < 4 tahun.
•
Pimpinan jurusan, dosen, karyawan dan mahasiswa harus berpartisipasi dalam setiap audit silang/evaluasi kinerja antar unit kegiatan di Jurusan Teknik Sipil
•
Dilakukan pemetaan jumlah dan kompetensi dosen, dengan menyesuaikan kebutuhan, jumlah Malang, 24 Februari 2012 Management Representative Jurusan Teknik Sipil Sekretaris Jurusan
Ir. Siti Nurlina, MT 19650423 199002 2 001
7
