PROSES TEMU KEMBALI ARTIKEL SURATKABAR THE JAKARTA POST DI PERPUSTAKAAN THE JAKARTA POST
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI
PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI THE .JAKARTA POST
NINA HERLINA G05300043
PROGRAM STUD! DIPLOMA 3 TEKNIK PERPUSTAKAAN DOKUMENTASI DAN INFORMASI JURUSAN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATll(A DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2003
..-----------
PROSES TEMU KEMBALI ARTIKEL SURATKABAR THE .JAKARTA POST DIPERPUSTAKAAN THE.TAKARTA POST
LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI
PERPUSTAKAAN DAN DOKUMENTASI TilE JAKARTA POST
NINA HERLINA G05300043
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar A.Md pad a Program Studi Diploma 3 Teknik Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi
JURUSAN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATll(A DAN JLMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2003
Judul : Proses Temu Kembali Artikel Suratkabar The Jakarta Post Di Perpustakaan The Jakarta Post Nama : Nina Herlina Nrp
: G05300043
Menyetujui
Pembimbing
Pembimbing Lapangan
Ir. Diana Damita Loeb is NIP. 131 124 161
Pranajaya Kepala Perpustakaan dan Dokumentasi The Jaka11a Post Mengetahui
Ketua Program Studi,
Ketua Jurusan,
Imas S. Sitanggang. S.Si., M.Komp . NIP. 132 206 235
Ir. Agus Buono. M .Si .. M .Komp . NIP. 132 045 532
Tanggal Lulus :
RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan pada tanggal 5 Oktober 1980 di Bogor. Penulis anak kedua dari empat bersaudara dari Ayah bernama Ir. Hidayat AS dan Ibu bernama Tjitjih Rumnasih. Penulis menamatkan pendidikan di Sekolah Dasar Negeri Panaragan Kidul 2 Bogor pada tahun 1993, dilanjutkan ke Sekolah Menengah Pertama Negeri 4 Bogor dan lulus pada tahun 1996, kemudian penulis melanjutkan pendidikan di Sekolah Menengah Umum Negeri 5 Bogor dan lulus pada tahun 1999. Penulis diterima sebagai mahasiswi di Program Studi Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi Jurusan llmu Komputer Fakultas Matematika dan llmu Pengetahuan Alam Institut Pertanian Bogor pada tahun 2000.
KATA PENGANTAR Pnji syukur penulis haturkan kepada Allah SWT atas berkah dan ralunatNya yang telal1 dianugerahkan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan laporan praktek kerja lapang. Praktek Lapang telah dilaksanakan di Perpustakaan dan Dokumentasi The .Jakarta Post yang berlokasi di JI. Palmerah Selatan No.l5 Jakarta Pusat. Laporan Praktek Kerja Lapang yang berjudul "Proses Pengindeksm1 Dan Sistem Temu Kembali Artikel Suratkabar The Jakarta Post di Perpustakaan The Jakarta Posf' dimaksudkan untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar Amd pacta program Teknik Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi. Penulis menyadari bal1wa adanya keterbatasan pengetahuan yang dimiliki dalam penyusunan laporm1 ini sehingga tanpa adanya dukungan scmangat, bantum1 dan bimbingan clari bcrbagai pihak, penulis tidak mungkin dapat menyelesaikan laporan ini tepat waktu. Oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada: 1. Allah SWT, karena dengan hidayahNya-lah penulis dapat menyelesaikan laporm1 ini dengan lancar. 2. lbu lr. Diana Dmnita Loebis, sebagai pembimbing akademik yang telah membimbing penulis dalam mengerjakan laporan ini. 3. Bapak Pranajaya, sebagai pembimbing lapangan 4. lmas S. Sitanggang, S.Si., M.Komp., sebagai Ketua progran1 Studi Teknik Pusdokinfo 5. Bapak dan Mamah, yang memberi do'a restu dan semangat pada penulis 6. Kaka Ita, Dewi dan Hero, yang memberi dorongm1 untuk terns berusaha 7. Mas Didi, atas kasih sayang dan rasa sabar yang tinggi dalam menghadapi penulis 8. Staf The Jakarta Post 9. Hakso Sap to Suwarsito, you are the best friend I ever had... we are a good partner 10. Unie, Catania, Desti, Asni, Dini, lkhsan, Kikie d<m Ardi .. .. kali<m semua memang okehhhlll 11. Semua orang yang membantu penulis dalam mengerjakan laporan ini, namun tidak tercant11m namanya disini. Akhir kata, penulis berharap semoga laporan ini dapat bermanfaat pada khususnya bagi Maltasiswa Pusdokinfo dan bagi setiap orang yang membacanya.Amien. Wassalanm'alaikum Wr.Wb Bogor, Maret 2003 Penulis
DAFTAR lSI
Halam an DAFTAR lSI. .............. . . ............... .. . .. . .... .. ... ................ .. .. . ....... .. ..... .. ..... .. ..... .. DAFTAR TABEL.... ... ... ...... ... ... ...... .. . ... ... ... .. . ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
II
DAFT AR GAMBAR. ............ .. . . .. .. .. .. .. . .. . .. . .. .. .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. .. . .. . .. . .. . .. . . .. .. . ... . ..
111
DAFT AR LAMPTRAN .. ... .... ............ . ........ . ........ . ........... .. ........ .. ......... . ........... .
IV
I
PENDAHULUAN 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
II
I
2 2 2 2
KEADAAN UMUM 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7
ill
Latar Belakang.... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . Tujuan.... .. . .. . .. . . .. .. . .. . .. . ... .. . . .. .. . . .. .. . .. . .. . .. . .. . . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. .. ... ... .. . Temp at dan Waktu.. .. .. .. .. . .. .. . .. . .. .. .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. .. .. .. .. . .. . .. . .. .. .. .. .. . Metode Penulisan .. . ... ... .. . ... ... ... ... ... ... ... .. . .. . ...... .. . ... ... ...... ... ....... ... ... Tinjauan Pus taka...... .......... ......................................................... ....
Sejarah Suratkabar dan Pusdok The Jakarta Post....... .. ............................... Tujuan dan Fungsi Pusdok The Jakarta Post...... .. ... ..................... . ..... ..... .. . Gedung, Perlengkapan dan Sarana.. ... . .. . . .. .. . .. . .. . . .. ... . .. . .. .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. .. .. . . Struktur Organisasi Pusdok JP... ... .. . .. . .. . ... ... ... .. . ... ... .. . .. . ...... .. . ... ............ Anggaran Pusdok JP............ .. . . .. . .. . .. ... ... ... ... . .. . . . .. . .. . ... . .. .. . . .. . . ....... ... . . . Koleksi Perpustakaan .... ....... . .. ............. .. ........ ............. ...... . ...... .... .... .. . Kegiatan di Pusdok 171e Jakarta Post... ... ..... . ....... .... ... ... . ..... ... . .................
6 6 7 8 8 9 9
PROSES TEMU KEMBALI ARTIKEL SURATKABAR THR JAKARTA POST DI PERPUST AKAAN THE JAKARTA POST 3.1 Temu Kern bali Artikel Suratkabar The Jakarta Po.\·t Secara Manual. .. ....... ... .... .. 16 3.2 Temu Kern bali Artikel Suratkabar The .Jakarta Post Secara Komputerisasi ... ........ 16
IV
PEMBAHASAN........... . ................. . ... ..... . ........ ... . ........ . ... ........ ... ....... ...
22
V
KESIMPULAN DAN SARAN.. ...... . ... ... ...... ................. . ... .. .......................
25
DAFT AR PUST AKA.. .... . .. .. .. .. .. . . .. . .. .. .. .. .. . .. . .. . . .. .. .. . .. .. .. . .. . .. . .. . .. .. ... . .. .. .. . .. . .. . .. . .. . 26 LAMPIRAN.. .. . .. . . .. . .. .. . . . . .. . .. . .. . .. ... .. .. .. . . .. .. .. . .. .. .. . .. . .. . . .. .. . ... .. . .. . .. . .. . .. . .. . .. . . .. .. . ..
27
DAFTAR TABEL Halaman I 2 3 4 5
..
Sarana dan Perlengkapan Pusdok The Jakarta Post pada tahun2003 ............... ..... .............. .... 7 StafPusdok, The Jakarta Postpada tahun 2003 .. .... .... ........ ......... ... .... ......... .......................... 8 Anggaran Perpustakaan dan Dokumentasi The Jakarta Post untuk tahun 2003 ............ ........ .. . 8 Koleksi Perpustakaan dan Dokumentasi The Jakarta Post tahun 2003 .. .. ........................... ..... 9 Susunan singkatan halaman suratkabar The Jakarta Post ..... ....... ........... .. .............. ...... ........ 15
DAFTAR GAMBAR Halaman Tampilan kode panggil untuk mengindeks suratkabar The Jakarta Post ......... ...................... 14 Tampilan pada menu utama .................................... ................................................ ... .......... I 4 Tan1pilan form untuk mengindeks suratkabar The Jakarta Post ............................................ 14 Pengisian form pengindeksan ..... ..................... .... ............. ...... .... ............. .... .. .................. .... 16 Langkah pertama melakukan penelusunm indeks artikcl The Jakarta Post ........................... I 7 Menu Utama pada ISIS versi 3.07 .......... .... ................................ ......................................... 18 Menu untuk melakukan Search formulation ......................................................................... 18 Ketikan subjek yang dicari ............................................................................ ,..................... 18 Tan1pilan banyak artikel yang menggunakan subjek yang dicari.. ......................................... 19 Tampilan indeks artikel yang dicari sesuai subjek ...................... .......... ........................ ........ 19 Tampilanawal masukPusdok On-line .................................. :.............................................. 19 Tampilan Menu Utan1a padaJPNews ............................................ ...................................... 20 Tampilan tanggal publikasi artikel yang dicari ............................ ........ ................................. 20 Tampilan halaman pertama artikel yang dicari ......... ......... ......... .......................................... 20 Tampilanjudul-judul artikel yang dimuat pada sattl halaman suratkabar The Jakarta Post ............................................................................................. ... .. .. ... .......... 21 16 Tampilan keseluruhan teks artikel yang dicari ...................................................................... 21
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
DAFfAR LAMPIRAN Halaman 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Ruangan Pusdok The Jakarta Post ..... ........... ......................................... .. ............. ............. . 28 Struktur organisasi The Jakarta P ost .............................. .............. .... ... .... ..... ....................... 29 Kartu Peminjaman Buku ..................... ...... .... ..................................................................... . 30 Kartu Peminjaman Majalah dan Suratkabar ............................................. ............ .. ... ........... 31 Kartu Peminjaman A udio Visual ....................................... .................... .. ............................ 32 Form pemesanan, pembe1ian dan fotocopy ............................................. .. ........................... 33 Alur Pengindeksan Art ike! Suratkabar The Jakarta Post ...................................................... 34 Alur Temu Kembali Artikel Suratkabar The Jakarta Post Secara Manual ............................. 35 Alur Temu Kembali Artikel Suratkabar Th e Jakarta Post Secara Komputerisasi .................. 36
---
-
_.n ·
BABIPENDAHULUAN 1.1
La tar Bclalumg
~~ \
Pcrkembangan informasi dan tcknologi yang scmakin pcsat dcwasa ini, mcngharuskan sctiap orang untuk selalu mengikuti perkembangan tersebut agar tidak tertinggaJ dari yang lain. Arus informasi sudah tidak boleh lagi memiliki hambatan, sehingga setiap orang dapat memiliki akses terhadap setiap informasi yang diinginkan. Perkembangan tersebut hams dapat dicermati oleh setiap pustakawan. Peranan media massa sangat berpengamh bagi masyarakat. Peranan media massa adalah menjalankan fungsinya sebagai penyebar infonnasi yang objektif dengan cepat dan aktual, melakukan kontrol sosial, menyalurkan aspirasi rakyat dan meluaskan komunikasi dengan melibatkan partisipasi rakyat. Salah satu contoh media massa adalah suratkabar yang merupakan media kmmmikasi bagi masyarakat. Suratkabar umunmya terbit setiap hari. Penyebaran informasi suratkabar dapat cliolah dan dikelola dengan baik melalui perpustakaan sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi masyarakat. Perpustakaan merupakan salah satu tempat untuk mencari infonnasi dan sarana yang efektif dalam menunjang berbagai pemenuhan kebutuhan informas'i yang dibutuhkan oleh setiap orang. Peran perpustakaan terasa sangat penting dalam pemenuhan kebutuhan informasi. Perpustakaan diharapkan dapat memberikan layanan semaksimal mungkin dalam pemenuhan informasi. Sarana dan prasarana dibutuhkan untuk dapat mewujudkan perpustakaan yang terorganisasi dcngan baik. Salah satu faktor yang menentukan baik tidaknya suatu perpustakaan adalah koleksi bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan dan tenaga kerja yang mengolah ballall pustaka tcrsebut.
~
·~
,•I
Salal1 satu jasa yang diberikan oleh perpustakaan adalah temu kcmbali informasi. Tcmu kembali informasi meliputi sejumlah kegiatan yang bertujuan menyediakan dan memasok infonuasi bagi pemakai sebagaijawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Kegagalan dalam sistem temu batik biasanya berkaitan dengan bahan pustaka yang diperoleh dan kura11g tepatnya dalam pengolahan. Fungsi setiap perpustakaan adalah mengusal1akan agar informasi yang tersedia dapat dimanfaatkan oleh pemakainya, oleh sebab itu informasi yang disimpan perpustakaan hams dapat dicari dan ditemukan kembali. Proses untuk mencari dan menemukan kembali informasi disebut information retrieval. Proses tersebut memerlukan suatu strategi agar informasi yang dicari oleh pengguna dapat diperoleh dengan cepat dan tepat sesuai dengan kebut11han pengguna. Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk membahas lebih dalam mengenai proses temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post di Perpustakaan The Jakarta Post. Pelaksanaan Praktek Kerja Lapang (PKL) dilakukan oleh mahasiswa ti11gkat akhir Program Studi Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi, Jumsan Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Institut Pertanian Bogor. Praktek Lapang diharapk<m dapat menghasilkan tenaga teknis pengelola informasi yang mampu menangani teknik pengadaan materi inf0rmasi, pengolallall, penyimpanan dan penyajian informasi dalam pelbagai bent11k, baik secara mrumal maupun elektronik. Perkembangan wawasan pengetahuan mahasiswa tentang perpustakaan dan peningkatan serta pengalaman dihasilkan dari Praktek Kerja La pang. Laporan Praktek Kerja Lapang yang berjudul "Proses Temu Kembali Artikel Suratkabar The Jakarta Post di Perpustakaan The Jakarta Posf' telah dilaksanakan di Perpustakaru1 dan Dokumentasi The Jakarta Post (yang lebih clikenal dengan Pusdok JP).
~!......._
II
2
1.2
Tujuan Penulisan Laporan Praktek Kerja Lapang ini bertujuan: Mengetahui proses temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post Mempelajari temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post Membandingkan teori yang diperoleh diperkuliahan dengan bidang kerja perpustakaan yang sesungguhnya 4. Melakukan temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post
1. 2. 3.
1.3
Tempat dan Waktu
Praktek Kerja Lapang (PKL) telah dilaksanakan di Perpustakaan dan Dokumentasi Th e .Jakarta Post yang berlokasi din. Palmerah Selatan No.15 Jakarta Pusat PKL dimulai dari tanggal 20 Januari sampai dengan 5 Maret 2003, dari hari Senin sampai Jum'at, pukul 08.00-17.00 WIB . Jadwal tersebut telalt ditetapkan oleh Perpustakaan dan Dokumentasi The Jakarta Post. Metode Penulisan
1.4 1. 2. 3. 4.
1.5
Penulis melakukan pengamatan secara langsung ten tang kegiatan dan keadaan perpustakaan Penulis melakukan peketjaan di perpustakaan yang dibimbing dan diawasi oleh pembirnbing lapangan Wawancara yaitu penulis mengumpulkan informasi dari semua staf perpustakaan Studi Pustaka yaitu penulis melakukan pengkajian terhadap buku-buku atau bahan pustaka lainnya yang berhubungan dengan bahan kajian sebagai bahan mjukan. Tinjauan Pustaka
lnfomtasi merupakan hasil dari data yang berupa masukan (input) dari berbagai sumber yang kemudian cholah (processing) berupa sistem yang berfungsi sebagai pengolah data, untuk kemudian menghasilkan informasi yang berupa keluaran (output) yang siap disajikan bagi pemakai. 1 Perpustakaan merupakan salah satu tempat untuk mencari informasi, tempat menyimpan koleksi dan sarana temu kembali bahan pustaka baik dalam bentuk buku ataupun bukan buku. Sulistyo-Basuki (1987) menguraikan: Walaupun nama yang digunakan berbeda-beda (pusat dokumentasi, pusat informasi, clearing house, data bank, pusat data, clsb.), namun pacta intinya lembaga-lembaga ini melakukan pekerjaan yang sama. Pertama, ada pekerjaan yang pada intinya adalah mengumpulkan berbagai dokumen yang sudal1 dihasilkan di suatu masyarakat setelah mclalui proses seleksi tertentu. Kedua, ada pekerjaan yang berintikan penyederhanaan isi dokumen, membuat semacam "wakil" agar inforntasi yang sudah disimpan dapat dengan mudah ditemukan kembali. Jni lazim disebut sebagai indeks (index), dan pekerjaannya disebut pengindeksan (indexing) . Ketiga ada pekerjaan menyediakan apa yang sudah disimpan? Batasan atau definisi untuk istilah library yang diberikan oleh ALA Glosary of Library and Information Science (1983) diterjemaltkan menjadi batasan untuk istilah perpustakaan sebagai berikut: "Perpustakaan adalah koleksi bahan pustaka,(l) diatl.lf, supaya kelompok pengguna yang menjadi target perpustakaan dapat mendekati koleksi bahan tersebut dari segi fisik, segi bibliografis, dan segi intelektual; (2) dikelola oleh staf terlatih yang memberikan pelbagai jasa dan program berkaitan dengan kebutuhan informasi dari kelompok pengguna" 3
1
Bam bang Setiarso. Penerapan Teknologi /nformasi Dalam Sistem Dokumentasi dan Perpustakaan. (Jakarta:Gramedia Widiasarana Indonesia, 1997). p. vii. 1 Sulistyo Basukl. Pengantar Dokumentasi. (Jakarta : Fakultas Sastra Universitas Indonesia, 1987). p.2 3 L.K.Somadikarta. TitikAkses Dalam Organisasi Informasi Di Perpr1stakaan. (Jakarta:Fakullas Sastra Universitas Ind onesia, 1998). p. l
3
Pada intinya perpustakaan memiliki fungsi yang sama dan dapat dipergunakan oleh setiap orang. Pengguna perpustakaan berasal dari berbagai golongan dengan tujuan dan kebutuhan yang berbeda maka untuk lebih mengefektifkan fungsinya maka masyarakat diharapkan dapat memilih perpustakaan sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. Perpustakaan dan Dokumentasi The Jakarta Post termasuk dalam perpustakaan khusus, yang memberikan layanan tertutup untuk urn urn dan layanan terbuka yang berorientasi pada pemberian jasa dan informasi kepada staf dan karyawan The Jakarta Post. Perpustakaan Khusus menurut Sulistyo-Basuki (1987) dibagi menjadi: (1) Perpustakaan khusus yang independen, yaitu perpustakaan besar, independen, dan sejak dibentuknya telah berorientasi pada pemberian jasa untuk penelitian; (2) Perpustakaan lembaga penelitian bertujuan menyediakan literatur bagi tim peneliti dari lembaga yang bersangkutan; (3) Perpustakaan perguruan tinggi, bertujuan memberikan jasa yang ditujukan kepada staf pengajar yang merangkap peneliti serta mahasiswa; (4) Perpustakaan yang berorientasi pada industri bertujuan membantu ilmuwan dalam usahanya mengembangkan produk industri, karena itu lebih berorientasi pada mencari laba.4 Berdasarkan jenis-jenis perpustakaan khusus diatas maka Pusdok JP termasuk jenis perpustakaan khusus independen, karyawan The Jakarta Post diberi keleluasaan untuk menelusur ke database a.ta.u pangkalan data, menggunakan koleksi bahan pustaka yang ada, serta memanfaatkan sarana-sarana yang terdapat di Pusdok The Jakarta Post. Salah satu jasa yang disediakan Pusdok JP adalah temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post. Pada pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh Pusdok JP, proses temu kembali dilakukan sebaik-baiknya agar tidak terjadi kesalahan. Pengertian artikel pada Ensiklopedi Indonesia (1992) artikel (lat:articulus), karangan dalam majalah atau suratkabar yang membahas pokok secara lugas. Berbeda dengan esai, tidak seberapa memperhatikan keindal1an bahasa dan bentuk Yang terpenting di dalam artikel adalah isi yang benar dan aktual, susunan yang rapidan kehematan (ekonomi) kata.5 Pengertian suratkabar atau koran pada Ensiklopedi Indonesia (1992) (dari per. :courant = berjalan; dari Lat. :currere = berjalan) yaitu saratm komunikasi massa yang khusus berfungsi sebagai penyebar segala berita baru. Untuk pelaksanaan sebuah koran, segalanya dilakukan dengan pengadaat1 berita. Suatu masyarakat tanpa sistem penyampaian berita bukan hanya tidak mungkin, tetapi juga tidak masuk aka!. Adat1ya koran terjadi pendekatan antara masyarakat dan prinsip-prinsip barn. Dalam masyarakat dewasa ini, persuratkabaran atau pers merupakan suatu faktor penting karena selain memberi gambaratl pendapat umum juga dapat mempengaruhinya.6 Kebutuhan akan informasi mengenai artikel suratkabar The Jakarta Post memerlukan proses yang disebut proses temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post, yang meliputi deskripsi artikel, penyimpanan artikel, penelusuran dan penemuan kembali artikel sesuai yang diperlukan oleh pengguna. Salah satu cara yang digunakan untuk memudahkan pengguna dalam menemukan kembali artikel suratkabar The Jakarta Post adalal1 dengan menelusur indeks artikel suratkabar The Jakarta Post.
4
5 6
Sulistyo-Basuki. Op.Cit. p. 65 Hasan Shadily. Ensiklopedi Indonesia. (Jakarta : khtiar Barn-Van Hoeve, 1992). p.273 Hasan Shadily. Ibid. p.l871
4
Pusdok JP melakukan tugas-tugas kepustakawan sebagaimana perpustakaan pada umumnya, salah satunya adalah dengan melakukan pengindeksan artikel suratkabar The Jakarta Post. Pengindeksan sebagai teknik bibliografi. mensyaratkan adanya pemahaman mengenai dokumen yang ditangani serta kemampuan dalam menerapkan peraturan pengatalogan (cataloging rules), membuat analisis subjek, menggunakan alat-alat bantu untuk menentukan kandungan intelektual atau subjek dokumen. 7 Pusdok JP mengacu pada Searc List Of Subject Heading dalam memilih subjek. Subjek basil pengindeksan sangat berperan penting dalam proses temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post. Pengindeksan dikerjakan secara rutin setiap hari dan dikerjakan dengan menggunakan komputer yang sudah diinstal dengan menggunakan program CDS/ISIS versi 3.07 buatan UNESCO tahun 1993. Sulistyo-Basuki (1992) mengungkapkan pengindeksan adalah deskripsi isi dokumen dengan memilih istilah paling tepat yang mampu mewakili isi dokumen. Kegiatan pengindeksan tersebut menjadi suatu kegiatan sentral dalam sistem dokumen untuk proses simpan dan temu kembali informasi. Hasil pengindeksan yang disebut indeks, merupakan senarai istilah yang penting.Tingkat kedalaman pengindeksan tergantung dari keperluan dan kebijakan unit informasi yang mengolahnya.8 Sulistyo-Basuki (1992) menyatakan dalam pelaksanaannya proses penelusuran informasi meliputi sejurnlah kegiatan yang bertujuan menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkankebutuhannya.9 Sulistyo-Basuki (1987) menguraikan temu kembali informasi ialah suatu kegiatan yang dilakukan secara sistematis untuk mengetalmi lokasi suatu dokumen atau suatu informasi atau suatu subjek, dengan tindak lanjut berupa temu dokumen atau reproduksi dokumen yang memuat subjek atau informasi yang diinginkan pemakai.10 Artikel-artikel yang pernah dimuat di suratkabar The Jakarta Post dapat ditelusur melalui Pusdok On-line, yang dikemas dalam JPNews. JPNews merupakan program intern yang dibuat oleh perusahaan untuk memudahkan wartawan dalam melihat kembali artikel-artikel yang pernah ditulisnya. JPNews akan memudallkan pustakawan Pusdok JP dalam menemukan kembali artikel dengan cepat bila ada pengguna yang membutullkannya. Pustakawan Pusdok JP terlebih dahulu hams merumuskan permintaan tersebut ke dalam subjek yang sesuai untuk melayani suatu permintaan artikel sehingga informasi artikel yang diminta dapat ditemukan kembali dengan cepat dan mudah. Artikel yang telah ditelusur pustakawan akan terjadi dua kriteria artikel, yaitu relevan dan tidak relevan. Artikel yang relevan berarti informasi yang terdapat pada artikel tersebut sesuai dengan yang dibutullkan oleh pengguna. Pengguna merasa puas dan tidak complain terhadap hasil penelusuran yang dilakukan oleh pustakawan. Artikel yang tidak relevan berarti informasi yang terdapat pada artikel tersebut tidak sesuai dengan yang dibutuhkan pengguna, hal tersebut bisa terjadi karena kesalahan penelusuran atau kurang jelasnya informasi yang disampaikan oleh pengguna pada pustakawan sebagai penelusur.
7 8
9
L.K.Somadikarta. Op.Cit. p . 7 Sulistyo-Basuki. Teknik dan Jasa Dokumentasi. (Jakarta : Gramedia Pu&aka Utama, 1992). p . 93 Sulistyo-Basuki. Jbid. p .132 Sulistyo-Basuki. Pengantar Dokwnentasi. (Jakarta : Universitas Indonesia, 1987). p. 67
10
5
Proses temu kembali infonuasi artikel suratkabar The Jakarta Post akan cfektif apabila pustakawan Pusdok JP memperhatikan tingkat ketepatan isi artikel yang ditelusur, banyaknya artikel yang ditclusur, waktu yang dibutuhkan olch pcngguna dan tingkat kcpuasan pcngguna sclclah mendapatkan artikel yang dibutuhkan. Pusdok JP memiliki tanggung jawab yang besar dalarn memenuhi permintaan informasi mengenai artikel suratkabar The Jakarta Post yang dibutuhkan pengguna terutama untuk kepentingan wartawan. Berita-berita yang disampaikan oleh wartawan diharapkan dapat bermanfaat bagi masyarakat, oleh karena itu sistem temu kembali artikel harus dapat dilakukan dengan cepat nanmn tetap akurat. Sebagian besar permintaan informasi berasal dari wartawan yang di&•l.makan sebagai bahan perbandingan nntuk berita yang akan ditulisnya. Proses Temu Kembali Artikel SuratkabarThe Jakarta Post di Perpustakaan The Jakarta Post akan dibahas pacta Bab III.
BAB IT KEADAAN UMUM 2.1
Scjarah Suratl
The Jakarta Post merupakan suratkabar harlan berbahasa lnggris pertama yang diterbitkan di Indonesia. The Jakarta Post berdiri pada hari Senin, 25 April 1983 yang diprakarsai oleh PT. Bina media Tenggara yang merupakan usaha gabungan dengan empat media lainnya yaitu, Kompas, Suara Karya, Sinar Harapan (Suara Pembaharuan) dan Tempo.
Pendirian suratkabar The Jakarta Post ada1ah sebagai usaha untuk memberikan informasi kepada masyarakat asing dan masyarakat Indonesia tentang keadaan yang sebenarnya tetjadi di Indonesia dan menerima informasi yang benar dari dalam maupun dari luar negeri. Pendirian suratkabar juga dilakukan agar dapat mengantisipasi pemberitaan-pemberitaan asing yang berusaha menyudutkan Indonesia di mata Internasional. Suratkabar The Jakarta Post diharapkan sebagai salah satu sumber pemberitaan, pemikiran dan aspirasi, baik yang menyangkut politik, ekonomi, sosial budaya, serta pertahanan dan keamanan. Pendirian Perpustakaan dan Dokumentasi The Jakarta Post yang lebih dikenal dengan Pusdok JP bersamaan dengan badan induknya, yaitu suratkabar The Jakarta Post. Perpustakaan merupakan sarana yang penting untuk menunjang kegiatan badan induknya. Pusdok JP sebagai sumber dari koleksi-koleksi bahan pustaka yang merujuk pada tulisan-tulisan para wartawan yang akan dimuat di suratkabar, sangat diperlukan keberadaannya. 2.2
Tujuan dan Fungsi Pnsdok The Jakarta Post
Pusdok JP merupakan bagian dari suratkabar The Jakarta Post yang bertujuan memberikan dan menyediakan pe1ayanan dan informasi yang terbaik bagi para karyawan atau staf The Jakarta Post, terutama bagi para wartawan. Pusdok JP akan memudal1kan dan atau meningkatkan mutu basil kerja para wartawan dalan1 melengkapi penulisan artikel atau berita yang akan dimuat di suratkabar The Jakarta Post
Pelayanan yang disediakan oleh Pusdok JP antara lain: Penelusuran indeks artikel atau berita suratkabar The Jakarta Post; Penelusuran indeks daftar telepon tokoh politik, artis, instansi pemerintal1 dan swasta; Pene1usuran indeks daftar singkatan dalam bahasa lnggris; Penelusuran indeks daftar alamat penerbit suratkabar, majalal1 dan buku; Penelusuran indeks biografi tokoh-tokoh terkena1 seperti seniman, pengarang, ekonomi, olahragawan, dan tokoh lainnya; 6. Pencarian data melalui database yang tersedia di Pusdok On-Line; 7. Pencarian data di Kompas On-line, serta internet yang akan digunakan sebagai bahan dalam penulisan berita atau artikel.
1. 2. 3. 4. 5.
Pelayanan yang diberikan oleh Pusdok JP tersebut dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat mengingat informasi sangat dibutuhkan oleh wartawan karena dikejar deadline . Pada tahun 1993, pelayanan dan koleksi Pusdok JP ditambah dengan menyediakan koleksi non book seperti CD-ROM, Laser Disc, VCD, Kaset Betamax, dan VHS. Bcrtambahnya koleksi
tersebut memudahkan staf dan wartawan dapat meminjam koleksi. Pusdok JP juga me1ayani pemakai dari 1uar sebatas pada terbitan The Jakarta Post, seperti pembelian suratkabar yang baru maupun yang lama, fotokopi atau print out artikel The Jakarta Post. Pelayanan untuk pemakai luar dilakukan dalam rangka melaksanakan fungsi sosialnya.
7
2.3
Gedung, Perlengl
Perpustakaan dan dokumentasi The Jakarta Post terletak di lantai dasar gedung The Jakarta Post, Jl. Palmerah Se1atan No. 15, Jakarta Pusat. Pada tahun 1983, ruang kcrja Pusdok JP menyatu dengan ruang fotokopi, ruang kerja reporter dan redaksi. Reporter seeing memakai mangan Pusdok JP sebagai tempat kerjanya, dengan tujuan agar bahan yang mereka butuhkan dalam penulisan dapat mereka cari secara 1angsung. Kegiatan tersebut tentu akan mengganggu kenyaman ke~ja karyawan Pusdok JP. Renovasi gedung The Jakarta Post menjadikan Pusdok JP mempunyai ruangan sendiri yang terletak di lantai dasar dengan luas kurang 1ebih 200m2 dapat dilihat pada lampiran 1. Ruang kerja reporter, dan staf redaksi pindall ke lantai dua. Ruangan Pusdok tersebut ditata menjadi tujuh bagian, yaitu sebagai berikut : a. Ruang kepala perpustakaan b. Ruang kerja stafperpustakaan c. Ruang sirkulasi d. Ruang kliping e. Ruang buku, majalah dan koran f. Ruang baca g. Ruaug pajang koleksi terbaru Pengadaan dan pengolahan dilakukan di ruang kepala perpustakaan dan kadang di ruang kerja perpustakaan. Perlengkapan dan sarana pendukung yang dimiliki oleh Pusdok JP tertera pada tabe1 1 berikut : Tabe11. Sarana dan Perlengkapan Pusdok The Jakarta Post pada tahun 2003
No 1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
13. 14. 15. 16. 17. 18.
Jenis Filling kabinet untuk buku, majalal1, dan koran Filling kabinet untuk kliping Rakkliping Rak untuk menggantung koran Rak untuk koleksi audio visual Rak untuk meuyimpan bunde1an suratkabar The Jakarta Post dan bunde1an maialah Komputer Mesin ketik Lemari pajang untuk ko1eksi bahan pustaka terbaru Lemari katalog indeks artike1 suratkabar The .Jakarta Post Lemari uutuk LD, Video Betamax, VHS Lemari uutuk VCD Meja ukuran besar beserta kursi Meja dan kursi sirkulasi Pesawat telepon Mesin fotokopi Pendingiu ruangan (AC) Televisi
Sumber : Pusdok The Jakarta Post, 2003
Jumlnh 1 buah 1 buah 1 buah 1 buah 3 buah 1 buah 9 unit 2 buah 1 buah 2 buah 1 buah 1 buah 1 mtit 1 unit G buah 1 buah 5 buah 1 buah
8
2.4
Struktur Organisasi Pusdol' JP
Stmktur organisasi Pusdok JP berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Chief Editor atau pimpinan redaksi. Struktur organisasi The Jakarta Post dapat dilihat pacta lampiran 2. Kelancaran kerja Pusdok JP ditunjang oleh tujuh orang staf dengan tugas dan klasifikasinya dapat dilihat pada tabel 2. Tabel2. StafPusdok, The Jakarta Post pada talmn 2003 Tugas
Jabatan
No 1.
Kepala
2.
Staf
3.
Staf
4.
Staf
5.
Calon Magang
Melakukan pekerjaan pengadaan, pengo1ahan dan pelayanan Mengerjakan pengindeksan artikel The Jakarta Post dan melayani pengguna khususnya wartawan yang membutuhkan informasi dan pemakai dari luar Mengerjakan pengindeksan artikel The Jakarta Post dan melayani penggtma (wartawan) yang membutuhkan informasi dan berita lain baik dari The Jakarta Post maupun dari majalah dan koran lain Mengerjakan pengolahan suratkabar , majalal1 dan tabloid. Mengerjakan pengindeksan artikel The Jakarta Post dan melayani pengguna yang membutuhkan informasi Mengerjakan scanning artikel The Jakarta Post dan melayani pengguna(wartawan)yang membutuhkan informasi dan berita lain baik dari The Jakarta Post maupun dari majalah dan koran lain
Tingkat Pendidil
Jumlah (orang) 1
Sl Ilmu Perpustakaan UI
3
1
I
Akademi Sekretaris Indonesia
1
D3 Teknik Perpustakaan Dokumentasi dan Informasi IPB.
1
Jumlah
7
Sum her : Pusdok The Jakarta Post, 2003
2.5
Anggaran Pusdol{ JP
Perpustakaan The Jakarta Post adalal1 perpustakaan khusus yang merupakan unit yang bertujuan menunjang kegiatan kerja induk organisasinya, oleh karena itu Pusdok JP mendapat anggaran dari badan induknya, yaitu The .Jakarta Post. Anggaran digunakan untuk pengemb<mgan koleksi seperti buku, majalall, koran, audio visual, dan untuk biaya operasional perpustakaan. Perincian anggaran satu tahun adalah sebagai berikut : Tabel3. Anggaran Perpustakaan dan Dokumentasi The .Jakarta Post untuk talmn 2003 No. 1. 2. 3.
Jenis Pengadaan buku Pengadaan majalah dan koran Pengadaan bahan audio visual Total
Swnber : Pusdok The Jakarta Post, 2003
.Jumlah (RJl) 24.000.000,10.000.000,10.000.000,44.000.000,-
9
2.6
Kolel<si Perpustal
Pusdok JP memiliki beberapa jenis koleksi dari berbagai jenis subjek (dari kelas 000-900). Koleksi tersebut antara lain: Tabel4. Koleksi Perpustakaan dan Dokumentasi The Jakarta Post tahun 2003 No. 1 2 3 4 5 6
7
Jenis Kolel<si Bahan pustaka monografyang terdiri dari buku umum, rujukan, dan flksi Majalah dari dalam dan 1uar negeri Suratkabar dari dalam dan luar negeri Tabloid dari dalam dan luar negeri Suratkabar The Jakarta Post yang sudah dibundel Kliping suratkabar dan majalah xang disusun meimrut subjek Koleksi audio visual yang terdiri dari Laser Disk, VCD, kaset Betamax, Video VHS, dan CD-ROM
Jumlab 10226 judul 46judul 25 judul 12judul 418 bundel 1583 judu1 2265 keping
Sumber : Pusdok The Jakarta Post, 2003
2. 7
Kegiatan di Pusdok The Jakarta Post.
Kegiatan di Pusdok JP meliputi kegiatan pengadaan, pengolahan, pelay<man. Ketiganya merupakan kegiatan yang saling terkait dan tidak dapat dipisahkan. Setiap staf Pusdok JP hams bisa melakukan kegiatan-kegiatan yang ada di Pusdok JP. Kegiatan utama di Pusdok JP adalah membuat indeks artikel dan me1ayani permintaan wartawan The Jakarta Post.
2. 7.1
Pengadaan Kolel<si Pcrpustal
Pusdok JP berusaha melengkapi perpustakaan dengan berbagai macam koleksi, khususnya koleksi yang mendukung kegiatan lembaga induknya untuk memenuhi kebutuhan· pengguna. Pengadaan merupakan perkembangan Pusdok JP, yang dilakukan dengan: a. Pembelian • Pembelian secara langsung, dilakukan dengan mendatangi loko buku seperti Gramedia, Times Books Store • Pembelian tidak langsung, dilakukan dengan cara memesan terlebih dalmlu melalui agen atau distributor buku h. Tul<ar menukar • Pusdok JP biasanya menerima bal1an pustaka secara cuma-cuma dari wartawan The Jakarta Post, instansi-instansi pemerintah dan swasta. Tukar menukar dilakukan dengan bahan pustaka yang sama, misalkan koran dengan koran, atau buku dengan buku. Tukar menukar dilakukan dengan media lain seperti harlan Kompas, Tempo dan lain-lain. • Suratkabar The Jakarta Post menerbitkan buku The Jakarta Post life style yang dapat ditukar dengan penerbitan lain. c. Hadiah • Hadiah diperoleh dari staf The Jakarta Post dan wartawan serta badan pemerintah. Hadiah dapat berupa buku, audio visual, panillet-pamflet, hasil seminar wartawan, hasil penelitan suatu lembaga dan buku tahunan perusahaan lain. 2. 7.2
Pengolahan Bahan Pnstal
Bahan pustaka yang diterima Pusdok JP setelah diperiksa isinya kemudian dio1al1 mulai dari memasukan data ke da1am buku induk, 1alu dibuatkan nomor subjek, setelah itu data dimasukan ke pangkalan data dengan menggunakan progran1 CDS/ISIS 3.07. Bagan dan aturan yang dianut adalah : a. Dewey Decimal Clasification (DDC) edisi 20 1mtuk menentukan nomor kelas. b. Anglo American Cataloguing Rules 2 (AACR2) untuk deskripsi katalog. c. Sears List of Subject Heading edisi tahun 1991 untuk menentukan tajuk subjek dokumen.
10
a. Pengolahan Buku Pada saat buku diterima, dilakukan pengecekan terlebih dahulu untuk mengetahui kesesuaian dengan pesanan, kemudian dicatat di dalam buku induk dan diberi stempel perpustakaan disertai pemberian nomor induk buku. Format pemberian nomor induk buku yaitu: NO/JP/P/G/0/bulan/tahun. Buku tersebut kemudian diberi nomor kelas dan dibuatkan deskripsi bibliografmya. Pengolahan data bibliografis dan temu kembali informasi menggunakan program CDS/ISIS versi 3. 07. Buktt yang akan dimasukkan ke dalam komputer perlu dicek untuk mengetahui buku tersebut sudah ada dalam koleksi atau belum, jika sudah ada, buku tinggal ditambah nomor induknya dan jumlah kopinya. Buku kemudian diberi nomor punggung (label), kartu buku berwama biru dapat dilihat pada lampiran 3, kantung buku dan slip tanggal kembali. Buku yang telah diolah, diberi kelengkapan fisik, kemudian buktt dimasukan ke dalam rak dan siap digunakan oleh pemakai. b. Pengolahan Majalah dan Sm·atkabar Majalah dan suratkabar yang dilanggan oleh Pusdok JP adalah terbitan dalan1 negeri maupun luar negeri. Majalah dan suratkabar (tabloid) yang diterima, didaftar pada buktt absen atau buku kendali, kemudian diberi stempel perpustakaan. Majalah diberi kartu berwama ktming dapat dilihat pada lampimn 4 dan kantong majalah untuk peminjaman, setelah itu dimasukkan ke dalam kotak klmsus majalah. Suratkabar diletakan di kotak suratkabar di meja baca, sedangkan majalah dan tabloid disimpan ke dalam kotak khusus majalah dan tabloid. Khusus untuk majalal1 dan tabloid dapat dipinjam oleh pengguna intem sedangkan suratkabar hanya bisa dibaca ditempat. c. Pengolahan Audio Visual Pengolal1a11 audio visual yang terdiri dari Laser Disc, DVD, kaset VHS, Betamax. VCD, CD-RO.'vftidakjauh beda dengan pengolal1an bahan pustaka buktt. Perbedarumya terletak pada format pencatatru1 dalam buku induk yaitu: NO/JP/LD/BTX/VHS/P/G/0/Bulrul!Talmn. Peminjaman menggunakru1 kartu berwama merah dapat dilihat pada lampiran 5, untuk membedakan dengan kartu buktt dan kartu majalah. d. Pengolahan indeks artikel suratkabar The Jakarta Post Salah satu alat tenm kembali di Pusdok JP adalalt indeks artikel suratkabar The Jakarta Post yaitu berisi artikel-artikel dat1 berita-berita yang pemal1 dinmat di suratkabar The Jakarta Post, pembuatan indeks suratkabar dilakukat1 setiap hari oleh staf Pusdok JP. Pada awalnya pembuatan indeks dilakttkatl dengan menggunakan kartu dari talmn 1984 sampai 1990 . Meningkatnya kebutuhru1 akan informasi menyebabkan pembuatan indeks dilakukan dengan menggunakan program CDS/ISIS 3.07 dari talmn 1991 sampai sekarang. Penentuan tajuk subjek untuk indeks menggunakan pedoman Sears List of Subject Heading . Indeks artikel tersebut memuat halaman, tanggal terbit, subjek, judul artikel, penulis dan artikel atau berita. Penelusuran indeks artikel, dalam komputer dengan menggunakan program CDS/ISIS 3. 07, dapat dipanggil dengan nama database yang disusun menurut tahun yang dimaksud. Contohnya JP03a digunakan untuk mencari artikel suratkabar The Jakarta Post dari bulan Januari sampai Juni pada tahun 2003 . JP03b digunakatl untuk mencari artikel dari bulan Juli sampai Desember pada talmn 2003 .
11
2. 7.3
Layanan Pengguna
Layanan yang diberikan oleh Pusdok JP kepada pengguna bcmpa peminjaman buku, non book, layanan referensi, layanan fotokopi, layanan bahan audio visual. layanan kemas ulang dan jasa penelusuran informasi (Pusdok On-line). Pusdok JP memberikan layanau bagi pengguna luar seperti mahasiswa, peneliti, wartawan, dari sumtkabar atau majalah lain, sebatas membaca artikel atau berita suratkabar The Jakarta Post. Artikel yang dibutuhkan, dapat di print out atau di fotokopi saja. Pusdok JP menggunakan sistem layanan terbuka khusus untuk wartawan dan staf The Jakarta Post dan layanan tertutup untuk pemakai luar. Pusdok JP melayani peminjaman dan pengembalian bahan pustaka untuk wartawan dan staf The Jakarta Post pada setiap hari kerja yaitu hari Senin san1pai Jum'at dari pukul 10.00 sampai 22.00 WIB. Pelayanan pengguna luar diberikan pada hari Senin sampai Kan1is dari pukul11.00 samap 16.00 WIB.
a.
Layanan Sirl,ulasi Pusdok JP menggunakan sistem layanan Brown untuk sistem layanan sirkulasi yaitu sistem kartu peminjaman dan pengembalian. Pelayanan bagi pemakai luar adalal1 dengan pencarian artikel oleh pustakawan, sedangkan bahan pustaka buku tidak dapat dipinjarnkan. Pengguna hanya diizinkan untUk mencari informasi dari suratkabar The Jakarta Post atau majalah lain dengan seizin kepala perpustakaan terlebih dalmlu.
a.l
Peminjaman Bulm Peminjan1an buku dilakukan setiap hari dan hanya berlaku bagi pemakai dari dalam, yaitu staf atau karyawan dan wartawan The Jakarta Post. Batas waktu peminjaman adalah satu minggu. Peminjan1an dapat diperpanjang selama tidak ada pemesanan dari pemakai yang lain. Tidak semua buku dapat dipinjam, untuk buku-buku rujukan hanya boleh dibaca ditempat
a.2
Peminjaman Majalab Peminjaman majalah hanya berlaku lmtuk pemakai dari dalam. Majalah yang dapat dipinjan1 terbatas pada majalal1 bam yang disin1pan di kotak khusus majalah bam yaitu majalah yang belum dibundel, kecuali untuk kepentingan foto repro, majalah yang dibundel dapat dipinjam.
a.3
Peminjaman Bahan Audio Visual Peminjaman Bahan Audio Visual dilayani pada setiap hari Jum'at sampai Minggu. Peminjaman maksimallima bual1 VCD, lD, Kaset BTX dan VHS dengan batas waktu dua minggu dan dapat diperpanjang hanya satu minggu.
a.4
Layanan Kompas On-line. Kebutuhan akan informasi semakin meningkat, sehingga Pusdok JP mengadakan layanan Kompas On-line sejak talmn 1994. Layanan ini bertujuan untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan. Penelusuran Kompas On-line digunakan apabila artikel yang ada di Pusdok JP tidak ada dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Biaya pemakaian Kompas On-line ini sebesar Rp. 100,- per menit.
12
b.
Layanan Referensi Layanan referensi ini diberikan dalam bentuk pembcrian data atau informasi yang dibutuhkan oleh wartawan gtma melengkapi berita yang akan dimuat dalam suratkabar The Jakarta Post. Pemberian informasi ini bersumber dari ballllll-bal1an referensi yang ada, diantaranya Almanak, Direktori, Ensiklopedia, Kamus, Sumber Geogra:fi, Sumber Statistik dan Terbitan Pemerital1. Sumber referensi di Pusdok JP, juga disajikan dalam bentuk database komputer Pusdok On-Line. Layanan tersebut sangat berguna dalam penelusuran informasi bagi para wartawan dan staf perpustakaan pada khususnya.
c.
Layanan kemasan ulang Pusdok JP memberikan jasa kemas ulang informasi untuk meningkatkan layanan. Layanan ini berupa kliping koran dan kliping majalal1 yang dikumpulkan per subjek dan disusun secara alfabet dalam rak khusus. Pedoman yang dipakai untuk mencari subjek kliping adalah Sears List of Subject Headings. Wartawan yang ingin mencari berita dati kliping dapat memperoleh fotokopinya .
d.
Layanan Fotol
BAB ill PROSES TEMU KEMBALI ARTIKEL SURATKABAR THE JAKARTA POSTDI PERPUSTAKAAN THE .JAKARTA POST Salah satu alat temu kembali yang disediakan Pusdok The Jakarta Post adalah indeks artikel suratkabar The Jakarta Post, kegiatan ini sangat diperlukan di Pusdok The Jakarta Post dalam rangka membantu wartawan dalam mencari informasi. Pusdok JP melakukan tugas-tugas kepustakawan sebagaimana perpustakaan pada umumnya, salah satunya adalah dengan melakukan pengindeksan artikel suratkabar The Jakarta Post. Pembuatan indeks artike1 dilakukan setiap hari, untuk mencegal1 adanya duplikasi indeks artike1 maka setiap pustakawan yang bertugas diberi batasan halan1ru1. Pada tahun 1984 sampai 1990, pembuatan in4eks artike1 suratkabar The Jakarta Post dilakukan dengan menggunakan kartu, karena meningkatnya kebutuhan akan informasi, maka mulai tahun 1991 sampai sekarang pembuatan indeks artike1 suratkabar The Jakarta Post menggunakan komputer dengan program CDS/ISIS 3.07. CDS/ISIS (Computerized Documentation Services/Integrated Sets of Information Systems) buatan UNESCO Division of Software Development and Applications Office of Information Programmes and Services, merupakan program aplikasi komputer yang dirancang khusus untuk menangani data berupa naskah (texts), jadi bukan data berupa angka-angka. Informasi yang dimaksud terutama berupa data bibliografi yang ditemui dalam kegiatan pelayanan di perpustakaan, pusat dokumentasi atau pusat informasi. CDS/ISIS versi pertama diluncurkan pada tahun 1985. Perangkat lunak ini dijalankan dengan sistem menu dan dirancang untuk dapat menerima dan memproduksi format standar seperti ISO 2709 serta dapat menggunakan format MARC. Pusdok JP merupakan perpustakaan khusus yang bertugas memenuhi kebutuhan akan informasi yc..ng diperlukan oleh pengguna. Pengguna 1uar Pusdok JP hanya diperbo1ehkan mencari infom1asi mengenai artike1 atau berita yang pemah dimuat di suratkabar The Jakarta Post. Artikel dan berita harus diolah secara tepat dengan cara pengindeksan agar dapat ditemukan kembali dengan mudal1 dru1 cepat. Kegiatan pengindeksan suratkabar The Jakarta Post merupakan suatu kegiatan sentral di Pusdok JP. Pengindeksan artikel suratkabar The Jakarta Post berarti menganalisis artikel harlan The Jakarta Post dengan cara mencari ide pokok dari artike1 yang dimuat tersebut kemudian mengisi form yang telah tersedia. Sebe1um taltun 1990 artike1 yang diindeks hanya berita-berita yang menyangkut keadaan Indonesia, setelah 1990 sampai sekarang artikel yang diindeks yaitu berita-berita dari dalam negeri dan luar negeri. Subyek mengenai berita luar negeri hanya bersifat umum, namun subyek untuk berita dalam negeri biasanya dibuat lebih spesifik tetapi tetap mengacu pada Searc List Of Subyek Heading. Subyek basil pengindeksan sangat berperan penting dalrun proses temu balik artikel harian The Jakarta Post. Pengindeksan dikerjakan secara rutin setiap hari, dan dikerjakan menggunakan komputer yang sudah diinstal dengan menggunakan CDS/ISIS versi 3.07 buatan UNESCO tahun 1993 . Tahap-tahap pcngindcl<san yang dilalml
14
H:\PRIVATE\ROMI>isis3d
Gam bar 1. Tampilan kode panggil untuk mengindeks suratkabar The Jakarta Post 6. 7.
Tampilan utamanya muncul, kemudian pilih E-ISISENT-Data Entry Services; Muncul pertanyaan Data base name:, lalu kita isi dengan JP03A (sebab kode A untuk bulan Januari sampai Juni, sedangkan kode B untuk bulan Juli sampai Desember), seperti pada gamhar 2 berikut :
lr::[~~;~t\ti~~;~~0.~~~~~~r~~*-%%~~\\i~mir~~tift~At,z?i~ii~~::~:~wtii\l~r~fM~ii:~:;~~~$:::;:::;:~:m::~~:;;::::::;:' .. .. ..ii.iJ.:i.::,;i,;!,,i:.:;,:;,!j,:;,:;,:;,:,: :;,:;,:;,:~.:;,:;,:i,;!,\i.:! ii.ii.i·,i,!.tl.:.:,;:.~:.~:.::.~:.~i i.,ii,ii.:i.(! ,;i;:i. ,i:.:;,:j,i;,:j,ij,:j,ij ,.j,:!.li,;i ,,!], iJ.i:.::.t:.t:.~:.t:.t:.::.::.;i,~i
c ·
change data base L - change dialogue language
E - ISISENT s - ISISRET I' • ISISPRT I · ISISINV D - ISISDEF ~1 - ISISXCH ll - ISISUTL 11 - ISISPAS
• -
Data entry services Information retrieval services Sorting and printing services Inverted file services Data base definition services Master fi 1e service~ System utility services Advanced programming services
X · Exit (to MSDOS) '(
~
.
~t~~:::~J:~~::.~-~;?:.~:::~~P:,~~!::::::::::\': : : _:.:'_.:::::~:::·::r:;::,;,;:::::·.~..-:.·._::.:::·: :::::,t:::::: ·.'.: ..-:.~.- .:.'.. :- ··.::_': : ' ·· ,.....}: Gambar 2. Tampilan pada menu utama 8.
Pada layar akan muncul form lmtuk pengindesan berikutnya. Berikut gambar form tampilan untuk mengindeks suratkabar The Jakarta Post berikut dengan penjelasannya: ••• INDEKS JP: JAN-JUN 2003 •••
Penu li s: Judul Anotasi : Subjek :
Edisi Hal
Pengisi EDIT :Repl ace
Last Page
MFN=
Gambar 3. Tampilan form untuk mengindeks suratkabar The Jakarta Post
15
Keterangan:
PENULIS Diisi dengan nama penulis artikeJ tersebut, bila penulis lebih dari satu orang maka antara penulis diberi tanda% (persen), contohnya: HARSANTO,Damru4/oSARASWATI,Sri Muninggar. JUDUL Ditulis sesuai dengan judul artikel yang dimuat tersebut, bila terdapat pada kolom "your letter" maka diberi keterangan dibelakang judul yaitu dengan tulisan (y.l), dan apabila judul suatu artikel terlalu panjang maka boleh diberi tanda elipsis.
ANOTASI Anotasi ini hanya diisi jik:a dianggap ada data yang perlu ditampilkan misalnya data angka.
SUBJEK Diisi dengan menggunakan huruf besar semua, isinya merupakan ide pokok dari artikel tersebut yang mengacu pada Searc List Of Subyek Heading.
EDISI Diisi sesuai dengan ketentuan yaitu: (bin ).JP(tho )(bin)(tgl).(hari).(ed. )/(vol.).(ket.hlm).(kolom) Contob pengisian: Ol .JP03JAN22.WED.263/20.1.5-7 Artinya: 01 ~kode bulan Januari JP03JAN22 ~ tanggal 22 Januari 2003 WED ~ Hari Rabu 263/20 ~ Edisi 263 I Volume 20 1 ~ Halaman I 5-7~ Kolom 5-7
HALAMAN Halaman suratkabar The Jakarta Post sebanyak 20 balaman, pada tabel 5 susunan halaman suratkabar The Jakarta Post : Tabel 5. Susunan singkatan halarnan suratkabar The Jakarta Post HALAMAN NAMA 1 FRONTPAGE 2-3 HEADLINES 4 NATIONAL 5 THE ARCH1PELAGO 6-7 OPINION 8 CITY 9-10 SPORT 11-12 WORLD 13-14 dan 16 BUSINESS 15 CLASSIFIED ADS 17-18 HEALTH 19 IN GOOD TASTE 20 PEOPLE Sumber : Pusdok The Jakarta Post, 2003 - - - - - --
- - -- -
- - - - ---
PENGISI Hanya ditulis singkat, biasanya initial nama pengisi maksimal riga huruf.
SINGKATAN FRO
HEA NAT ARC OPI CIT SPO WOR BUS CLA HEA GOO PEO
16
Hasil dari form pengindeksan dapat dilihat pada gambar 4. ·-•wrlfxs JP;:JnrhJutt
.~aea~~-·
f'•llwl )~
_; :,~(jltlll.UlHIJ,~,:.Ii~r·tli.....................................................................................
duibJ!.
-: ·KBfa~•ii'lti. c·OrYJa•n~ ilt.rli dt nt'P'o~d :tl:cn)
............~...... . . ..
.......
.. .. .
iiio(~"fu::
~~f:~~t~·;-·t;;;~r~n~f~~~~W61~~~ij~=~~::~:-!!~~:~::~£~:~~~~~~~~~~:~!~~::.·:~~~~~~:~:~~:!:~!~:~~ .....
.
....
~·---~~-· .:.·.·-~ .:.:.:.:.:.·.;.._.;.:.;.:.;.:..:.:.:.·.·-·-·
...·..
~·-·.·.;.·.;.:.;.:.;~~-·-.;.:.;.;.:.;.:~~.;..~·-·-·~·~..;.;.:.:~~--··~.;..;..~.:.:
·_,;.~
~::irs-f"""'' .'':;-' i1D:h'illf.fi(r!{;t~:w~JJ;~6372ii:J;'fl:;l:'HJ:::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::::
Gambar 4. Pengisian fom1 pengindeksan Alur pengindeksan dapat dilihat pada lampiran 6. lnformasi yang berkaitan dengan artikel yang dimuat di suratkabar The Jakarta Post diolah dalam berbagai bentuk dan disusun secara sistematis sehingga mudah untuk dilakukan penelusuran dan ditemukan kembali jika infonnasi tersebut dibutuhkan. Penelusuran membutuhkan keterarnpilan khusus agar informasi yang diinginkan bisa didapat dengan cepat, tepat dan akurat. Di Pusdok JP proses temu kembali artikel The Jakarta Post dilakukan dengan dua cara, yaitu: 3.1
Temu Kembali Artikel Suratl
Temu kembali dapat dilakukan secara sistematis yaitu melihat lclllgsung informasi yang dibutuhkan, pengguna menentukan subjek yang sesuai dan menggunal
Temu Kembali Artil<el Suratl
Penelusuran dengan menggunakan komputer dirasakan lebih cepat dan mudal1 dalam tenm kembali artikel yang dicari. Penyimpanan informasi dengan menggunakan komputer mengenai indeks artikel suratkabar the Jakarta Post dapat dilakukan dalam jumlal1 besar dan tidak membutuhkan banyak tempat. Pusdok JP menggunakan jaringan komputer (internet) sehingga banyak pangkalan data yang dapat diakses.
17
Pusdok JP menggunakan program database CDS/ISIS versi 3.07 yang dibagi menjadi dua kode panggil yaitu ISIS 3C dan ISIS 3D. Program ISIS 3C memuat pangkalan data majalah, singkatan, ensiklopedia, serial, biografi, buku, telepon dan indeksa surat kabar The Jakarta Post mulai tahun 1990 sampai 1994. Pada program ISIS 3D memuat pangkalan data bahan non book, dubes, dan indeks surat kabar The Jakarta Post dari tahun 1995 sampai sekarang. Pada ISIS 3D, indeks artikel The Jakarta Post dibagi dua bagian yaitu JP(kode tahun)a untuk indeks artikel bulan Januari sampai Juni dan JP(kode tahun)b untuk indeks artikel bulan Juli sampai Desember. Pada indeks JP97 tidak dibagi dua kode. Penelusuran artikel The Jakarta Post sering dilakukan di Pusdok JP, hal ini disebabkan artikel merupakan salah satu informasi yang dibutuhkan oleh wartawan. Artikel-artikel yang pemah dimuat di surat kabar The Jakarta Post dapat ditelusur melalui Pusdok On-line, yang dikemas dalam JPNe>.t1S . JPNews merupakan program intern yang dibuat oleh perusahaan untuk memudahkan wartawan dalam melihat kembali artikel-artikel yang pemah ditulisnya. JPNews akan memudahkan pustakawan Pusdok JP dalam menemukan kembali artikel dengan cepat bila ada pengguna yang membutuhkannya. JPNews amat efektif bila digunakan dalam pencarian suatu artikel atau berita karena hasil pencariannya bisa ditemukan dengan cepat. Berita-berita yang terdapat dalam JPNews sama dengan artikel-artikel yang dimuat di surat kabar The Jakarta Post. Setiap wartawan yang menulis berita terlebih dahulu mengirimkan artikelnya ke JPNews. JPNews dibuat oleh bagian IT The Jakarta Post. Alur temu kembali infonnasi mengenai artikel surat kabar The Jakarta Post dengan menggunakan komputer dapat dilihat pada lampiran 8.
Pusdok JP bertugas untuk melakukan pengindeksan artikel agar pada saat pengguna melakukan penelusuran, artikel yang dicari dapat segera ditemukan dengan cepat dan tepat. .IPNews disebut juga The Jakarta Post electronic newspaper yang memuat artikel-artikel dari harian The .lakartaPost mulai tahun 1995 sampai dengan sekarang. Cara penelusuran artikel surat kabar The Jakarta Post melalui Pusdok On-line: I . Masuk pada MS-DOS Prompt, ketik ISIS3C untuk mencari indeks artikel surat kabar The Jakarta Post tahun 1991-1995 atau ISIS3D untuk mencari indeks artikel surat kabar The Jakarta Post tahun 1996-sekarang. Sebagai contoh ketik ISIS3D seperti terlihat pada gambar 5. H:\PRNATE\ROMI>isis3d
Gam bar 5. Langkah pertama melakukan penelusuran indeks artikel The Jakarta Post. 2.
Masuk pacta menu utama, pilih S-ISISRET untuk mencari subjek dari artikel yang dicari oleh pengguna, lalu akan muncul "Data Base Name:", sebagai contoh ketik JP03a (Untuk mencari artikel The Jakarta Post bulan Januari sampai Juni) seperti pada gambar berikut ini :
18
! I
-
IW!Tilffi'[(i)JilUtlii'~~WID1ill••JAJIWW:ill:U;Jlli_~,. . . . .c
rmzr
C - Change d" I a base L Chanoe d i a I ooue I Mouaoe E S P I 0 HU-
n-
ISISEtH ISISRET IS!SI'RI JSISHIV ISISOEF ISISKCH TSTSUTI ISISPOS
-
Oat" entry ••rviccs InforaDtion retrieval services Sortirw~ Md printing service~ Inverted file services Oat" b.ose definition ~en1ices Moster file ~orvices Systea uti lily sorvicr.s Odvanced proor.....,ino •erviccs
K - hi I (to HSUOSJ
n,.t~
!l.. sn H•nn: jpC3 ...
Gambar 6. Menu Utama pada ISIS versi 3.07 3.
Tekan S untuk Search formulation untuk mencari subjek artikel yang dicari Service ISISRET
Henu EXGEII
Infor•ation Retrieval Services
l - Change dialog l anguage B - Bro~tse Has ter file T - Display ter•s dictionary S- Search forMulation D- Display search results G. - Execute previ ous search
~ : ~~:fi ~~=~~ ~o~~~i:tions
8
P - Save s·earch results X -Exit
'
o~
I
to bose: JP03R
HaM HFtl
Worksheet : JP03R Fora at JP03R
7321
1cro COS/ISIS - Ver. 3 . 01
c Une<>co 1!1!1
Gambar 7. Menuuntuk melakukan Search formulation 4.
Ketikan subjek artikel yang dicari, contoh l\t1EGAWATI, apabila lebih dari satu subjek maka penulisan dipisah.kan dengan dengan tanda * (bintang). t;~J.ts-Oolf~~ .~·
iii
•!::;l_j_G'\) Qj Q'_IB Search expression? 10 • 18 -
Aj
01ega.,atil
EDIT: Replace
Gam bar 8. Ketikan subjek yang dicari
19
5.
Terlihat berapa banyak artikel yang menggunakan subjek tersebut. w:a·PHM1'*1
· -:-,-:-;;-::)
.. ,
~-
~.
r. t · · J ~!
·;:·; .;·;;" :".
~ II! 1'11
v· )
:.-JI
-;.~fCf
,.t,l
._ ,til'~!' ~- : ., ~ •• [11.111 1
I
Gambar 9. Tampilan banyak artikel yang menggunakan subjek yang dicari 6.
Tekan D untuk display artikel yang dimaksud.
. .. iiJ'W111H:IPIJtliJ .l!fMIIrrTl/JI91'SI-l!ID!IIC'ml~llt-f!IDI'Wmllt;:Fl fB~ lJ11K Of
nu
n*IWKoW-nlllbatF.STft
.._.ti
« ·llll!ltnt(n .t .lkrJa
t#llfnm; Mtha.
•r.oosiHton
t1.JI"'IUI!m .lll:ta:mnt .I . ;)··1. PllCtiiCI t lllll!:Q JP :
(119U)( lsi
.l.l'l" Jail 2\'lllf
MllNSl~TUlNI RDAitm UT1l.lll I'UCf: <)Jil:-lliOOIC£1Im.. JAMAtrltl/$1Jttllli .IU.'. U tl1"-te~stR.J M£roi¥Jlln1YIIIll(J1,1()11(1 IIIMAOCiliJIJfllltre .OORJllltT!IIICll Bflll' ~nr4l. oo ·r,1 tHTR= lf'~Jl 1Vfllf\4!llll ~nn&niiO. AnTl!l.:nun .fJII!SMflfiiT' l"P,TP/Illl/lf'8Mtf'ltVON0, ~~~~~~~~1'WI'. r"'JP
,surm n
Cf!,!f'
WUIUI.:It. rai>1Qla
.awt
........ .
haiti~
Du!IIUICii~.
fi.,. ..
r.r •ctcra I!Ni~,NI· str... l ullin
0.
Gambaa· 10. Tampilan indeks artikel yang dicari sesuai subjek 7.
Catat edisi surat kabar serta judul yang memuat artikel yang dicari tersebut, setelah itu selesai tekan X untuk keluar atau exit (to MSDOS).
8.
Masuk pada MS-DOS Prompt, ketikjakpost seperti pada gambaa·ll berikut: 11:\I'RIV ATE\ROMI>j a kpos t
Gambar 11. Tampilan awal masuk Pusdok On-line
20
9. Masuk pada menu utama
II • •
I
I 1 •I o r
t ·
, I 0 'I • •
oI
:
tmllilllll ''\'Uil I
'
~It).",
, I
o
.
1· t
;.. • ' .
~
• ,.
o I ;.
1 f
lltll P ;~'< :I I 111!11 -. 11 '.'11' :!Ill~ l!lil: ~ tilll
~~~
H-•,111 IHifl ,fiiNI> II ~ • ·•
' )
~
IH'< ltl I IUH
••• r ,
o
1
I 1" I
lilf:~!,·l~ •I
I I I
. II ~
Gam bar 12. Tampilan Menu Utama pada JPNews 10. Masukkan tanggal, bulan dan tahun artikel yang dicari sesuai dengan basil penelusuran pada indeks yang telah dilakukan.
::::: :::
~,;:.,;::: ~
I bdc.·r
~
rh·~~-· IJI
(.·utdi<"'IH·O ._rf1 :J.•
l lJ;tH
I."IT'..-Tmr.IWII..,.....,..., 'tflfth~Sj';
··•·,
lJ. .
.. ;
, .. "
u·,·,t
,.,,,.
I'Mf'. G
Fnr.r: 1 Pnst:
a
~fa
·~~-·. 1.1 jlliU }\fllll. lf t~
1
tN
Hi t7 ta
J~~ ~~
··················daiililari3:·tarrii>ilan.taiiggai'J>li61ikasi.aitii<ei':Yalli'Ciicari·················· 11 . Tampilan daftar JPNews pada tanggal yang dimaksud:
g.fb,j\J,;f· .
Pril'IIWl IQr IR1£ ~ N:rlt' ?IIIOOil tl!IT slAir,t r. .. · · 'ltlltAWid.. · · illll!UJDW!Ult1tttldr.Mi'!fil
lfl'r P
'
•r.·
··~':':·~-'"'"' ] """'""""'"""~""~""""'""""""""""""""'""""'"~""~"'"'"""""""""''"'""""'"'l I • · I I i II • I ,,, : ·HI :
pRG[
1'1«1'
~ ~
)~(R~' ~
I!IU;f fi
jli\Q:
'1
Cf<:" llfl,; f'll pi\ •fl I
'
• 't
H),• •
I
kf~;Ill.
J
'i iJIII'fllftl Iff q
I! ou
I'
I
1~! f1!1
',l(:ll,l'
I
I .~ll ftlli I'IIN'l <; ·~·l.,,)jt I <»>ll lJIJht!l f4t, ; 1 .. I I I ' ' . • ·' li t. tl'l ,. ' ,, ''I. I " '': ~ t'"'""'""~""~'"""~""'""'"'""'""""""""'"""'"~"""'~""""""'""~""~""'"""
P~8
P.Rf,f' !)
I!IG: lU P~ll
J>ltr..f l l' PI!Gf, l<J })(IQ',
i !
u
l'lltiif.. 1!;
Pl\foll 1G
#:1· l~
I'Aiif. 1.' PI\GE. 2i
Gambar 14. Tampilan halaman pertama artikel yang dicari
21
12. Pada setiap halaman ada beberapajudul artikel, carl sesuai dengan petunjuk yang didapat :
ElfGiC :,.:;:;, ~ l'l,~tt c.lil Mn:o ! rl<:c!:h• ·llt.~·~clilll:;: ·J.Sr.
i·t.MuUtt I,J.i'\n-l:.o ·I?~~
C"
•••
IMd .. • apRfJZitia)l
·v~,lr~.,1
J'nii;idll!tl IIIJII~"li it>,,k~,.lllllllllr.i. i.u l"lr' I:IUIllho1a ~·JeOt i1f Sia1lh .lwi
fiMoMn.:t:-CfOI:..lolln$
i)1Gt'Si;ig'W.':...•eeHh j:
!
i
!iii!
. .Tn
11 lill4t>~>dl
r:IIJrlllf Hru tiV<ml rin
l~:>t>.~>
~i!AIIllii .w.~•cl ~ut: •t H1~ 11Ml.11 ·!'IJC) Mr- t:h.t.i~$ 'I'm' bl0t1ir\!1 Ill' out ot' tltrlllOthm tht -rt'CIIDt niJti'Cilllotjtle ill:'lliJti>l" ijhV.II'I'IIJdnIIUQ'r..~f.ll\J t(INt hill' riv~t1:\: ~Jld !h:dt ·t ·D. thlll tlrn,le h.ct in i1 ft'H and f.:ur
)
tie-tHan ltext \1t.:Jr· . Ml>4ld•IJ H 1 -llh1l 'ClatM!: ·tn a~uv til" !luppurt ts:f' ~n rn) J· 1
.l*t.lJ i.U/1
pciiUc::ul 'tllr:" oil. --Jio'
Gambar 15. Tampilanjudul-judul artikel yang dimruit pada satu halaman suratkabar The Jakarta Post 13. Artikel yang dicari sudah dtemukan, maka tekan untuk dapat membaca keseluruhan teks artikel tersebut, apabila ingin print tekan P. Contoh keseluruhan teks dapat dilihat pada
gambarl6:
ClPY tRIAt 9UU
.
0
'
.
>
I
'
-
Prc~idont lt.!!tami S:Qef<arnollUtri.. in ·.her :ci!D&Ci tv es dlai:rlfOII~rr ~f the L1d6il.e:si;sn l!f»r:l'a'ti.c Pti>·lv of S-trtiWl\1 l} is pictured atl~d.ine ll Pc1rtY dnnil.~l':'iilf'Y ~nlnbr:.ation ~1. her pr:.\'llil(tt rrn;i~nce jn ibll K~~~t;~.., i1rn1 af $ill.t.tk .L1Jc;rtif, . llt It ~riet"-'fl 1i!Jf'i..ny th"' ·ttv.t~ril: (1ll Tt~1l<1y •N~r~tou. lif'
(II
·int! lll'dlot 1md W i\r:i. H.(~s f-ir hlniiii'i~t ~lit U~.~t of J'lt'4Jiktl"lilfll the J"Jf.Ceill; naf.ionwide tlilli,tJ.Ou-ertltll!ltf prol~ls . l:'4llir~ fli•V !IHe.tpts to 'ltlPPb her YtW'Ilt'llll(!trl bo:lh u~j)ltjtUuliCflllllll'Ui tJlC:t.~•llhCJd. K~111l4l1 .StJ!HJI!!Ott!d tlt~l' h~r· ri11i!ls: s.hould wit tu dijlll'Qlil'Q. h~ iri ·ll l'n!t! "f)fj 1'11ir lll~C.tion Ill!d
Y.C~g~yativ tllio. claiM- to .en.jo11 Ind9roona shoulJj oot lut hnhY!f
th~ ;.w>I]Ort of 40 Nillioo P~NJPb,
t'I!PNf :l.t~elf .
tJ:n!~iitenfJ · l~ftlrff H~·1'14ll'i ~tll~·Jl:f'il rl<11111
IJJI"'iillil . ·-·,lit
liHllliU!tl llUh
Three .11f. thl:. fOur
:i.r\ di$Qt.iJtl!. fhlluwi.ng
[tW.illtf~
f'i.lll'
,;c1id
J>l1fith~ill
ib1l1iw.~ till' 'J ll~
Gambar 16. Tampilan keseluruhan teks artikel yang dicari
BAB IV PEMBAHASAN Pusdok JP adalah perpustakaan khusus yang merupakan bagian dari suratkabar The Jakarta Post yang bertujuan memberikan dan menyediakan pelayanan dan informasi yang terbaik bagi para karyawan dan staf The Jakarta Post, terutarna bagi para wartawan. Pusdok JP akan memudahkan dan meningkatkan mutu hasil kerja para wartawan dalan1 melengkapi penulisan artikel atau berita yang akan dimuat di suratkabar The Jakarta Post. Pusdok JP memberikan pelayanan terbuka untuk para karyawan dan staf The Jakarta Post dan pelayanan tertutup untuk pengguna yang berasal dari luar. Pelayanan untuk pemakai luar dilakukan dalam rangka melaksanakan fungsi sosialnya. Pusdok JP berusal1a untuk memberikan pelayanan yang terbaik untuk para penggunanya dengan cara memberikan informasi yang diminta dengan cepat, tepat dan akurat, oleh karena itu Pusdok JP harus dapat mengolal1, mengelola dan mengemas informasi secara baik agar dapat memberikan pelayanan yang memuaskan bagi para penggunanya.
4.1
Proses Pengindeksan Artikel Suratkabar The Jakarta Post
Kegiatan pengindeksan merupakan suatu kegiatan sentral di Pusdok JP. Pengindeksan artikel suratkabar The Jakarta Post berarti menganalisis artikel harian Th e Jakarta Post dengan cara mencari ide pokok dari artikel yang dimuat tersebut kemudian mengisi form yang telal1 tersedia. Mengindeks artikel suratkabar The Jakarta Post merupakan salah satu kegiatan penting dalam menunjang proses temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post. Seorang indeksor atau pengindeks sebaiknya membaca dan mempelajari terlebih dahulu artikel yang akan diindeks, sehingga ia dapat mempunyai gambaran yangjelas mengenai isi dari artikel tersebut dan ia dapat membuat suatu indeks yang baik agar artikel tersebut dapat ditemukan kembali bila diperlukan. Berdasarkan pengan1atan penulis, pengindeksan artikel dilakukan dengan lancar, tetapi untuk meningkatkan layanan sebaiknya waktu pengindeksan ditentukan, sehingga pada database indeks artikel The Jakarta Post, data artikel pada suratkabar yang terbit pada hari itu suda11 dapat dilihat secara lengkap. Pusdok JP dalam pemilihan subjek mengacu pada Searc List Of Subject Heading. Subjek hasil pengindeksan sangat berperan penting dalam sistem temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post. Proses pengindeksan dikerjakan secara rutin setiap hari dan dikerjakan dengan menggunakan komputer yang sudah diinstal dengan menggunakan program CDS/ISIS versi 3.07 buatan UNESCO talmn 1993. Penulis berpendapat setelal1 mengamati pengindeksan selama melakukan praktek kerja, waktu yang diperlukan untuk mengindeks satu artikel tergantung dari panjang tidaknya artikel tersebut yaitu kurang lebili 15 sampai 20 menit,jadi apabila satu orang pustakawan mengindeks 20 artikel setiap hari maka waktu yang diperlukan untuk melakukan pengindeksan yaihl ktuang lebih 5 sampai 6 jam.
4.2
Proses Temu Kern bali Artikel Suratkabar The Jakarta Post
Informasi yang berkaitan dengan artikel yang dimuat di suratkabar The Jakarta Post diolah dalam berbagai bentuk dan disusun secara sistematis sehingga mudah unh1k dilaktlkan penelusuran dan ditemukan kembali jika artikel tersebut dibutuhkan. Penelusuran membuh1hkan keterampilan khusus agar informasi mengenai artikel yang dibutuhkan tersebut bisa ditemukan dengan cepat, tepat dan aktuat.
23
Fasilitas penelusuran infommsi yang ada di Pusdok JP dilakukan dengan dua cara yaitu secara manual dan komputer. Temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post dengan sistem katalog tidak digunakan lagi karena membutuhkan banyak waktu. Sarana yang digunakan dalan1 penelusuran dengan menggmmkan komputer yaitu pangkalan data buku, audio visual, majalah, biografi, dubes, telepon, singkatan, ensiklopedia, indeks suratkabar The Jakarta Post, JPNews, Internet dan Kompas On-line. Proses temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post dilakukan dengan menggunakan komputer yang telal1 dilengkapi dengan program CDS/ISIS versi 3.07 buatan UNESCO tahun 1993 dan program JPNews. Penelusuran artikel The Jakarta Post sering dilakukan di Pusdok JP, hal ini disebabkan artikel merupakan salah satu inforn1asi yang dibutuhkan oleh wartawan. Artikel-artikel yang pernah dimuat di suratkabar The Jakarta Post dapat ditelusur melalui Pusdok On-line, yang dikemas dalam JPNews. JPNews merupakan program intern yang dibuat oleh perusahaan untuk memudallkan wartawan dalam melihat kembali artikel-artikel yang pernah ditulisnya. JPNews akan memudallkan pustakawan Pusdok JP dalam menemukan kembali artikel dengan cepat bila ada pengguna yang membutuhkarmya. Pusdok JP juga melayani pemakai dari luar sebatas pada terbitan The Jakarta Post, seperti pembelian suratkabar yang barn maupun yang lama, fotokopi atau print out artikel The Jakarta Post. Menurut hasil penganmtan penulis, proses temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post dilakukan langsung oleh pustakawan Pusdok JP. Pengguna yang memerlukan kegiatan penelusuran artikel The Jakarta Post yang datang secara langsung maupun tidak langsung ke Pusdok JP akan dilayani oleh pustakawan Pusdok JP. Pengguna yang datang langsung akan lebih mudah diketahui artikel yang dibutuhkannya, hal ini akan memudahkan dalam proses temu kembali artikel yang dibutuhkan tersebut. Pengguna yang meminta artikel melalui e-mail atau telepon seringkali tidak memberikan informasi yang spesifik mengenai artikel yang dibutullkan tersebut. Masalal1 yang dihadapi dalam proses temu kembali artikel suratkabar The Jakarta Post adalah permintaan informasi yang tidak jelas, oleh karena itu satu hal yang harus diperhatikan dalam penelusuran artikel adalah pencatatan pertanyaan yang benar sehingga akan terhindar dari kesalahan menelusur. Penulis mengalami kesulitan untuk mengetahui jeni:; subyek yang banyak ditelusur oleh pengguna, karena pustakawan JP hanya melakukan tanya jawab tentang infonnasi yang dibutuhkan oleh pengguna. Sebaiknya Pusdok JP menyediakan fasilitas berupa sebuah formulir yang didalanmya terdapat wakil ringkas dari pertanyaan yang diajukan, sehingga akan memudahkan pustakawan JP dalam menelusur artikel dengan lebih terarah dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Pengisian formulir pern1intaan penelusuran artikel sangat penting dan akan memudahkan pustakawan JP lmtuk membuat data statistik berdasarkan hasil penelusuran mengenai artikel suratkabar The Jakarta Post. Data statistik tersebut berguna untuk mengetalmi jenis subyek yang banyak ditelusur oleh pengguna. Penulis mengamati pada saat melakukan praktek kerja, waktu yang diperlukan untuk menemukan kembali informasi satu artikel tergantung dari ketepatan subjek artikel yang diperlukan tersebut yaitu kurang lebih 20 sampai 30 menit, jadi apabila satu orang pustakawan mendapat permintaan informasi mengenai artikel The Jakarta Post 15 permintaan artikel setiap hari maka waktu yang diperlukan untuk melakukan proses temu kembali yaitu kurang lebih 6 sampai 7 j<ml.
24
Permintaan artikel yang secara mendadak sulit dihindari, hal ini menjadi kendala jika pada waktu yang singkat dibutuhkan artikel secara cepat dan tepat. Produktivitas dan efekti:fitas waktu yang diperlukan untuk mengindeks dan menelusur sangat diperlukan. Hal tersebut sangat berkaitan dengan sumber daya manusia, oleh karena itu untuk memberikan penelusuran yang mudah dan cepat maka dibutuhkan pustakawan yang memiliki keterampilan dalam hal penelusuran, pemal1aman, teliti dalam melakukan penelusuran dan ingatan yang baik. Secara keseluruhan, pustakawan Pusdok JP telal1 memahami dan menguasai informasi serta koleksi-koleksi yang ada di Pusdok JP.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan 1. Pusdok JP merupakan perpustakaan khusus yang bertujuan menunja.ng kegiatan lembaga induknya yaitu suratkabar The Jakarta Post. Pusdok JP akan memudahkan dan atau meningkatkan
mutu hasil kerja para wa.rtawan dala.m melengkapi penulisan a.rtikel atau berita yang akan dimuat di suratkabar The Jakarta Post. Pusdok JP memberikan pelayanan terbuka untuk para karyawan dan staf The Jakarta Post dan pelayanan tertutup untuk pengguna yang berasal dari luar. 2. Pengindeksan artikel suratkaba.r The Jakarta Post bera.rti menganalisis artikel harian The Jakarta Post dengan cara mencari ide pokok da.ri artikel yang dimuat tersebut kemudian mengisi form yang telah tersedia. Kegiatan ini berfungsi untuk memudahkan temu kembali informasi mengenai a.rtikel dan berita yang pemah dimuat di suratkaba.r The Jakarta Post. 3. Kecepata.n dan ketepatan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna dapat diketahui bila penguna tidak complain terhadap hasil yang dapat oleh pustakawan. '
tl
4. Sarana yang digunakan dalam penelusuran indeks a.rtikel adalah pangkalan data indeks suratkabar The Jakarta Post. Temu kembali informasi mengenai artikel dengan menggunakan katalog secara manual tidak pernah digunakan lagi karena proses temu kembali artikel The Jakarta Post menjadi sullit dan kurang cepat. 5. Artikel-artikel yang pemah dimuat di suratkabar The Jakarta Post dapat ditelusur melalui Pusdok On-line. B. Saran 1. Pusdok JP disarankan agar menambah sumber daya manusia
?~a.r terdapat keseimbangan antara jumlah tenaga kerja pengindeks dengan jumlah tenaga kerja penelusur mengingat jumlal1 pcrmintaan infonnasi yang mendadak sulit dihindari.
2. Pusdok JP diharapkan dapat membuat CD yang berisi teks dan foto artikel sesuai dengan edisinya.
~----==-
~
-----
DAFTAR PUSTAKA Setiarso, Bambang. 1997. Penerapan Teknologi Informasi Dalam Sistem Dokumentasi dan Perpustakaan. Gramedia Widiasarana Indonesia, Jakarta Shadily, Hasan. 1992. Ensiklopedi Indonesia. Ichtiar Baru-Van Hoeve, Jakarta Somadikarta, L.K. 1998. Titik Akses Dalam Organisasi Informasi Di Perpustakaan. Fakultas Sastra Universitas Indonesia, Jakarta Sulistyo-Basuki. 1987. Pengantar Dokumentasi. Fakultas Sastra Universitas Indonesia, Jakarta Sulistyo-Basuki. 1992. Teknik dan Jasa Dokumentasi. Gramedia Pus taka Utama, Jakarta
LAMPIRAN
t'"'
~
3
":::3 '"'!
~
::: ........
--~~ l_j0 rr
I
iI
Il2_ L__.L-J - , - - - U II
~LJill II 1 : , :1 ~'"""'!
I
•
~
~-- ·o·Jrfl--J ----- ~I
1\1 .
I
'
I
s
I
~· ~R LJI 1it:J~nl L __ ~l:1UmJ;=
· t{ •
1
o'
j
~ ~
0
~ "d
c:: Cl:l d 0
~ ~
~
:;: ~ A
~
~
Keterc.ngan : 1. 2. 3. 4. 5. G.
7. 8.
Ruang Kerja Kepala Perpustakaan Ruang Kerja Staf Perpustakaan Ruang Mo!litor Rak 8Clhan At~
9. Rak Bunde! majalah 10. Ruang Kerja Star Perpustakaan dan Star Website 11. Lerna ri Kaset Video 12. Rak Display Majalah 13 . Le:n:ni Displ:1y Suku. S«han Audio visual Baru dan Koleksi Buku Khusus 14 . Futo Copi 15. Laci Katalou
"'::l
a
V) ~
tv
00
I() 1\)
"'
5'
..
<: co
lb
If!.
lf
Urnunvfldminislrasi
Fronl Desk
1
6l
~
_
"
~a·
10
S'
~~ ~ ~f ~· ·--··----·-- --·-··--
:J
rn AJ
ctl
"U
:r :J
~IE.
~. 'P3
-
.)
.
::J
@
Q
0
(')
..,
;-i(/)
::J 0.
] .... 0
Ill
::0
~
~
'X'
Cll
0.1 rx ..,a.
0 7\' OJ
c:-t
m
0
rn
~
~ c-t'
~
~
~
m0
(b .
(./)
::J ~
,... -. ...... c(") ,.... c -. N 0 0
-.... -
c(/) -· 0
(Q~
:t> -· C N
ru 0 -. o
(/)
Z uu.qdtuU''J
___
1-
'----
~.
')':'
5. Cll "< a. 0.1
.lSOcf V.!)/V)fflf' J.!H. l ISVSINVO{!O {]fLDI.fniJ.S
[·--~ ~ill~ -·- ---
]-·--·-·..··-·-·-· -·.. -···· ·----·-
~--·--1 ~dmrnlstrntlon ~-·-·--······---·-
Soles
lldminslrJiion
[
~
----·-
----l
Mngr ~ryT .
J ____________le:o:t."
W1rnhy;,1
Gcn.i\1. Mngr
rE.
.-i :J
1··--··-· . .--L-------l
~~"' ~===~ ] -· · ---ll ~ i J - ·---·-•
R.&
--·-
a.
"U Cll
r--
~::J ~. 3
(J
"<
r.:_oM-J-----------·[H.R.o. Mngr }-.- · -
Lilbang
rE.D.I. L_ _
[
L
]-------
. -·-
'
UJ
"
·-··-
"w..
. 0
a~ Jiil
s~
..;o: "
. o
-----·-f ~-1 Mngr ~-----·--·--·1
r-~illrary/Dalobaso L__:
]--~--··-··
·---·--
~·
De~·-·--·-- ---·--·---
c---;l~plem~~
Check
~~~y/Tr.:~nsl. Desk
fJ
?. ]
[j]R
~-----
]-·-----
J
=o=J----
De~k
Arl & Graphics
Pholo
Sporls Dosk
World News Desk
~--- - - -
r
[
L
I
I
L Business Desk
Nalionai/Cily Desk
Sunday Desk
1·---1--·--1-
~
C
."
Iii'
10
iii"
(I)
3
g
(/)
..
~
!..
~
~
rn
Fcalurc Desk
Opinior1 Dusk
< :r
:<3
:J
~~
~~
::\'
'< 0
;l 0
:r Ill
~
~
rn
:J
CJ)
I I "' Q' ~ "' . Q .a I.
[
,.
30
Lampiran 3: KARTU PEMINJAMAN BUKU
T he Jalrurta Poot Librury &
Documentation Author TiHe
Botrowcr
Date o f Borrow Return
97
t6
--c-
Ulfil.;)l[
lilOUOij rn~C
o.uog
~nea
HVHVX~ VIDlS NVO HV'lVfVW NVWVfNIW:tld 11~HVX :p UBJ!dmtq
1£
UlTU
"
'
lY\OI.IOS
jQ;\\01108. Jo~rea
7VflSIA OI«flV NVWVfNIW'Jid il.LHV)I
:s UB.l!dWB']
Z:£
33
Lnmph·nn 6 :FORM PEMESANAN, PEMBELIAN DAN FOTOCOPY
The Jakarta Post Perpustakaan & Dolwmcntasi I. Pemcsanan Bahan:
11. Jumlnli Pcmbelian:
1. Nama Pc.:mesan
; .... .. <·ks ((t)Rp 4 .000,· 1. Kornn 2. Photocop)' • • Ukurnn besur :...... lbr @Rp 1.000,· • Ukurnn keci1 :...... lbr @Rp 500.· :...... bt @Rp 2 per Sbt 3. Down load
"'Rp .......... ..
:...... bh @Rp 5.000/bh
:.: Rp ..... ..... ..
.Jumlnh
""Rp ........... .
2. Dahan t'= ntnng
3. Unruk halaman 4. Sumber
5. Perugas 6. Diambil tan~gnl
:1-2-3-'4-5-6·7·8·9-10-11 12-13-14-15-16-17-18*) :TJP/Bk/Mjlldll*)
4. Disket
= Rp ....... .. .. . == Rp ....... . ... . = Rp ........... .
Jnkartn, ............................... 2002 Pcmc.:snn, ( ....... ............... .,.......... ) *) Hanya u/ JP
Jan 2002
34
Lampiran 7: ALUR PENGINDEKSAN ARTIKEL SURATKABAR
THE JAKARTA POST
Pengambilan surat kabar The Jakana Post
Tidak
Ya Membaca artikel surat kabar The Jakarta Post
Menentukan subjek artikel dengan mengacu pada Searc List OfSubject Heading
Input ke dalam komputer
Pemberian nomor mfn di surat kabar
35
Lampiran 8: ALUR TEMU KE~IDALI ARTIKEL SURATKABAR THE .JAKARTA POST SECARA MANUAL
Menentukan subjek artikel yang diperlukan
Menelusur di katalo_g manual
~
Tidak
Ya~
Mencatat indeks artikel yan_g diperlukan
Mencari ke rak bundelan
Tidak
Ya
Pustakawan membantu pengguna mencari indeks artikel di katalog manual atau rak bundelan
Fotokopi artikel Tidak
I Taruh bundelan ke rak semula
j
..
~
--
---
--
36
Lampiran 9: ALUR TEMU KEMBALI ARTIKEL SURATKABAR THE JAKARTA POSTSECARA KOMPUTERISASI
Menentukan subiek artikel yang dicari
Tampilan indeks artikel surat kabar The Jakarta Post
Tidak
~
