LAPORAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN PADA KANTOR CAMAT MEDAN TUNTUNGAN
Ditulis Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan Diploma III (Diploma Tiga) Program Studi Sekretari
Oleh : MELLYANA SANTRI BR GINTING NPM : 2012040013
PROGRAM STUDI SEKRETARI POLITEKNIK UNGGUL LP3M MEDAN APRIL 2014
1
2
DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN KATA PENGANTAR ........................................................................................ i DAFTAR ISI ....................................................................................................... iv BAB I PENDAHULUAN 1.1.
Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan ................................................. 1
1.2.
Tujuan Praktek Kerja Lapangan .............................................................. 2
1.3.
Manfaat Praktek Kerja Lapangan ............................................................ 3
1.4.
Waktu Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan .......................................... 6
BAB II PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN ( PKL ) 2.1.
Gambaran Umum Perusahaan .................................................................... 6 2.1.1. Sejarah Berdirinya Perusahaan ........................................................ 6 2.1.2. Visi, Misi, dan Tujuan Perusahaan .................................................. 8 2.1.3. Logo dan Makna Logo Perusahaan .................................................. 10 2.1.4. Struktur Organisasi Perusahaan ....................................................... 11 2.1.5. Deskripsi Tugas ............................................................................... 13
2.2. Kegiatan-Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ............................................... 21 2.2.1. Kegiatan Mingguan I ....................................................................... 21 2.2.2. Kegiatan Mingguan II ...................................................................... 21 2.2.3. Kegiatan Mingguan III .................................................................... 21
3
2.2.4. Kegiatan Mingguan IV .................................................................... 22 2.2.5. Kegiatan Mingguan V ...................................................................... 22 2.2.6. Kegiatan Mingguan VI .................................................................... 22 2.2.7. Kegiatan Mingguan VII ................................................................... 22 2.2.8. Kegiatan Mingguan VIII .................................................................. 23 2.2.9. Kegiatan Mingguan IX .................................................................... 23 2.3. Perosedur Kerja Yang Dilakukan ................................................................. 23
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3.1. Kesimpulan .................................................................................................... 26 3.2. Saran ............................................................................................................... 28
4
LAMPIRAN L.1. Lampiran Kegiatan L.2. Surat Permohonan Praktek Kerja Lapangan L.3. Surat Konfirmasi Kegiatan Praktek Kerja Lapangan L.4. Formulir Penilaian Dari Pembimbing Perusahaan dan Dosen Pembimbing L.5. Surat Keterangan telah menyelesaikan Praktek kerja Lapangan
5
KATA PENGANTAR
Salam sejahtera. Pertama-tama Penulis mengucapkan Puji dan Syukur kepada Tuhan yang Maha Esa telah memberikan kesehatan, kekuatan, kesempatan serta karunia-Nya kepada Penulis sehingga Penulis dapat menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dengan baik. Penulisan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini adalah sebagai salah satu satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan program pendidikan Diploma III Politeknik Unggul LP3M Medan dan dapat dipertanggung-jawabkan oleh Penulis. Adapun dasar dari penulisan Laporan ini adalah hasil pengamatan dan pengalaman Penulis selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di kantor Kecamatan Medan Tuntungan. Dimana pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan tersebut dimulai dari tanggal 17 Februari 2014 sampai 17 April 2014 dan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya. Dalam kesempatan ini pula Penulis menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Sudarsono, S.E., M.M., selaku Direktur I Politeknik Unggul LP3M Medan. 2. Drs. Pirmatua Sirait, SE., Msi, Selaku Pembantu Direktur I Politeknik Unggul LP3M Medan. 3. Irfan Khair, SE, selaku Pembantu direktur II Politeknik Unggul LP3M Medan.
6
4. Hermansyah, LMB, SS, selaku Pembantu Direktur III Politeknik Unggul LP3M Medan. 5. Dina Octavia, S.Sos. selaku Ketua Program Studi Sekretari Politeknik Unggul LP3M Medan. 6. Sujarwo,S.Si., selaku Dosen Pembimbng Praktek Kerja Lapangan 7. Seluruh staff pengajar Politeknik Unggul LP3M Medan atas ilmu yang telah diajarkan selama perkuliahan. 8. Asmawati, S.E, Selaku Pembimbing Praktek Kerja Lapangan penulis di Kantor Camat Medan Tuntungan 9. Gelora K.P. Ginting, selaku Camat Medan Tuntungan 10. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis Andek Ginting dan Mesti Br Tarigan yang telah banyak memberikan dukungan, doa, dan motivasi dalam menyelesaikan Laporan Praktek Kerja Lapangan. 11. Teman-teman yang telah memberikan dukungan kepada penulis dalam pembuatan Laporan Praktek Kerja Lapangan ini. Akhir kata
penullis
mengucapkan
terima
kasih
atas bantuan
dan
bimbingannya. Semoga Tuhan Yang Maha Esa memberikan karunianNya kepada kita semua dan penulis juga mengharapkan semoga Laporan Praktek Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi pembacanya.
Medan, Mei 2014
Penulis
7
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan yang semakin canggih
diseluruh negara, termasuk Indonesia yang otomatis menjadi tantangan untuk dapat menerima perubahan-perubahan yang datang dari dalam maupun dari luar negeri, untuk dituntut agar siap mengahadapi segala dampak negatif akibat dari proses globalisasi, sekaligus diharapkan dapat memanfaatkan segala dampak positif yang ditimbulkan, dalam memenuhi tuntutan diperlukan sumber daya manusia yang cakap dan handal, karena tekhnologi yang canggih tanpa peran aktif sumber daya manusia tidak akan berarti apa-apa. Politeknik Unggul LP3M Medan adalah salah satu lembaga pendidikan tinggi yang berorientasi kepada sistem pendidikan profesional yang menekankan pada pembentukan keahlian dan kompetensi dalam menghasilkan tenaga kerja terdidik yang siap pakai pada bidangnya. Untuk memenuhi ilmu pengetahuan yang telah diterima oleh mahasiswa/i dimasa perkuliahan, maka Politeknik Unggul LP3M Medan menciptakan suatu program yang berkualitas dan dapat mengantisipasi kebutuhan dunia kerja, dimana salah satu progran tersebut adalah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan pada suatu perusahaan yang jenis pekerjaannya disesuaikan dengan program studi masing-masing. Praktek Kerja Lapangan merupakan penempatan seseorang pada suatu lingkungan kerja dengan tujuan mengembangkan keterampilan, etika pekerjaan,
8
disiplin, tanggung jawab dan merupakan kesempatan untuk menerapkan ilmu pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh di pendidikan, selain Praktek Kerja Lapangan juga dapat meciptakan mahasiswa yang mandiri dan memiliki pengalaman dalam dunia kerja. Penulis melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan di Kantor Camat Medan Tuntungan pada bagian Umum. Kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini juga merupakan bagian dari keseluruhan kurikulum yang berlaku guna membentuk sikap, mental, dan emosional lulusan dengan orientasi spesialis dibidang masingmasing program studi.
1.2.
Tujuan Praktek Kerja Lapangan Adapun tujuan Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan oleh
Mahasiswa Politeknik Unggul LP3M Medan, adalah sebagai berikut : 1. Sebagai salah satu syarat dan kewajiban mahasiswa yang akan menyelesaikan Pendidikan Ahli Madya Sekretrari Mahasiswa
Politeknik Unggul LP3M
Medan. 2. Untuk menambah wawasan dan melatih mahasiswa agar dapat menyesuaikan diri pada dunia kerja yang nyata. 3. Memperkenalkan pada mahasiswa cara kerja yang sesungguhnya. 4.
Untuk mengetahuai situasi dan kondisi dunia kerja yang sebenarnya serta dapat melakukan pekerjaaan dan dapat memecahkan masalah-masalah yang mungkin terjadi sehubungan dengan pekerjaan yang dilaksanakan.
9
5.
Agar mahasiswa memiliki pengalaman yang kelak menjadi bekal bila suatu saat nanti terpanggil mengabdi dalam suatu perusahaan atau instansi tertentu.
6.
Untuk melatih mental mahasiswa untuk bersikap dewasa serta bertanggung jawab dalam melaksanakan pekerjaan maupun tugas yang diberikan.
7.
Untuk memperoleh peluang atau kesempatan kerja di perusahaan maupun instansi pemerintahan setelah menyelesaikan perkuliahan dari Politeknik Unggul LP3M Medan.
8.
Dapat membandingkan teori dengan praktek lapangan.
9.
Melatih keterampilan mahasiswa/i dalambidang computer.
1.3.
Manfaat Praktek Kerja Lapangan Praktek Kerja Lapangan pada dasarnya adalah suatu proses untuk
mengenalkan mahasiswa dengan dunia kerja yang sesungguhnya, sehingga diharapkan dapat menambah wawasan kepada mahasiswa dalam mengadaptasikan diri dengan dunia kerja yang sesungguhnya yang pada akhirnya akan dimasuki oleh mahasiswa setelah menyelesaikan proses perkuliahan. Adapun tujuan dari Praktek Kerja Lapangan adalah : 1.3.1. Bagi Mahasiswa Berikut beberapa manfaat Praktek Kerja Lapangan bagi mahasiswa: 1.
Untuk meningkatkan dan memperluas keterampilan yang membentuk kemampuan mahasiswa sebagai bekal memasuki lapangan pekerjaan sesuai dengan program studi yang dipilih.
10
2.
Agar mahasiswa dapat berkomunikasi langsung secara baik dengan pegawai yang ada di perusahaan sehingga pekerjaan yang diberikan dapat dilakukan dengan baik.
3.
Mahasiswa dilatih untuk disiplin dengan cara mengikuti segala peraturan yang ada diperusahaan.
4.
Membandingkan serta menerapkan konsep teori dan praktek yang diperoleh dimasa perkuliahan.
5.
Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk dapat mengaplikasikan ilmu yang diperoleh dimasa perkuliahan.
6.
Membina sikap disiplin kerja dilingkungan dunia kerja maupun dilingkungan masyarakat.
1.3.2.
Bagi Lembaga Pendidikan Berikut beberapa manfaat Praktek Kerja Lapangan bagi Lembaga
Pendidikan: 1.
Praktek Kerja Lapangan merupakan program yang dapat dijadikan salah satu kegiatan untuk menigkatkan mutu dan kinerja pekerja.
2.
Menjalin kerja sama yang baik antar lembaga pendidikan dengan perusahaan.
3.
Mengetahui kebutuhan penerapan konsep tenaga kerja yang di inginkan perusahaan.
4.
Mendapatkan masukan dari laporan praktek kerja lapangan yang dilakukan mahasiswa tentang penerapan konsep yang ada diperusahaan.
5.
Menambah semangat penulis untuk terus belajar sehingga dapat bersaing dalam dunia kerja.
11
1.3.3.
Bagi perusahaan Berikut beberapa manfaat Praktek Kerja Lapangan bagi perusahaan:
1.
Perusahaan terbantu karena sebagian tugas-tugas pegawai diberikan kepada mahasiswa yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan.
2.
Perusahaan membina kerjasama dengan lembaga pendidikan dan dapat mempekerjakan mahasiswa yang berpotensi dan berprestasi.
3.
Perusahaan mendapatkan masukan dan saran yang dapat berguna yang ada hubungannya dengan kegiatan rutinitas perusahaan dari mahasiswa yang praktek ditempatnya.
4.
Meningkatkan hubunganan antar dunia usaha dengan dunia pendidikan.
5.
Membantu dunia pendidikan agar dapat menciptakan mahasiswa yang profesional, berkualitas dan berdisiplin tinggi.
1.4. Waktu Pelaksaan Praktek Kerja Lapangan Praktek Kerja Lapangan ini di mulai pada tanggal 17 Februari 2014 sampai dengan 17 Apil 2014, jam kerja dimulai pukul 08.00 WIB s/d 16.00 WIB yang dilaksanakan di Kantor Camat Medan Tuntungan yang beralamat di Jl. Bunga Melati No. 1 KM 12 Medan.
12
BAB II PELAKSANAAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN
2.1.
Gambaran Umum Perusahaan Pelaksanaan pembangunan di Wilayah Kecamatan Medan Tuntungan terus
berkembang dengan baik, hal tersebut ditandai dengan banyaknya pembangunan pemukiman yang sangat pesat berkembang di Wilayah Kecamatan Medan Tuntungan. Tumbuh pesatnya perkembangan pembangunan tersebut menjadi salah satu pemicu untuk semakin berbenah dalam upaya menyeimbangkan pembangunan dengan kualitas aparat birokrasi yang ada di Kecamatan Medan Tuntungan. Kecamatan Medan Tunungan merupakan salah satu kecamatan yang berada diperbatasan Kota Medan dengan kabupaten Deli Serdang, namun faktor geografis tersebut tidak membuat kecamatan ini menjadi Kecamatan “Kelas Dua” yakni dalam hal pelayanan kepada masyarakat. 2.1.1
Sejarah Perusahaan Sejarah Medan Tuntungan berawal pada Zaman penjajahan Belanda yang
mana waktu itu tembakau merupakan tanaman yang menjadi primadona pada saat itu. Sejalan dengan itu praktek pencurian bibit dan hasil tembakau juga sangat marak sehingga dibutuhkan sebuah lokasi yang bisa dijadikan gudang atau tempat pengumpulan hasil tembakau yang jauh dari lokasi pemukiman penduduk, yang mana pada saat itu pusat kota adalah Kesultanan Deli.
13
Untuk memenuhi hal itu pemerintah pada saat itu memilih lokasi selatan Pancur Batu. Sejalan dengan waktu, gudang tembakau pun semakin banyak di daerah tersebut, sehingga menimbulkan lapangan pekerjaan baru bagi masyarakat sekitar maupun masyarakat Suku Karo yang turun gunung dan bermukim di sekitar Pancur Batu. Karena banyaknya masyarakat Suku Karo yang berada di sekitar Pancur Batu sehingga membuat mereka menyebut daerah pergudangan tersebut “Tuntungen” yang mana artinya gudang atau tempat Penyimpanan. Pada
perkembangan
selanjutnya
“Tuntungen”
kemudian
berubah
penyebutannya menjadi Tuntungan dan setelah masuk Kota Medan menjadi disebutlah namanya Medan Tuntungan. Sejalan dengan waktu Medan Tuntungan menjadi sebuah kecamatan yang ada di Kota Medan Pada Tahun 1974. Selanjutnya Pada Tahun 1976 Kantor Camat Medan Tuntungan diresmikan oleh KDH Dati II Medan Bapak M.Saleh Arifin. Kecamatan Medan Tuntungan mempunyai motto: “Membangun Kecamatan Medan Tuntungan Menjadi Kecamatan Yang MERIAH” (Melayani Ramah Indah Aman Harmonis ) Motto tersebut menjadi pengingat bagi jajaran staf kecamatan dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat. Untuk menjaga ke stabilan dalam pelayanan tersebut para staf selalu di ingatkan dalam setiap apel pagi maupun apel sore di Kecamatan, kesempatan tersebut di manfaatkan untuk berbagi informasi dan evaluasi kinerja aparat. Hal tersebut merupakan pembenahan dalam pelayanan yang dilakukan secara kesinambungan dan terencana .
14
Untuk itu dengan semakin membaiknya pelayanan masyarakat, akan membuat slogan “Pelayanan Prima Bagi Masyarakat” bukan lagi sekedar Wacana terhadap pelayanan administrasi perkantoran. Karena berangkat dari pembenahan kedalam akan lebih memudahkan kita melakukan pembenahan selanjutnya. Namun untuk pembenahan keluar
juga dilakukan terutama dalam hal
kebersihan yang dilakukan adalah upaya koordinasi dengan Lurah hingga Kepala Lingkungan untuk tetap melakukan pembenahan terhadap kebersihan wilayah terutamanya di wilayah Kecamatan Medan Tuntungan. Dalam upaya menjaga kebersihan di wilayah Kecamatan Medan Tuntungan memiliki beberapa tim kebersihan swadaya terdiri dari tukang sapu maupun tim pengangkut sampah siang dan malam yakni Bestari dan Melati. Dengan memanfaatkan kendaraan pick-up dan becak bermotor yang menjadi asset di kantor Camat. Sejalan dengan upaya kebersihan yang dilakukan, juga dilaksanakan upaya penghijauan dengan menanam pohon peneduh seperti trembesi dan pohon mangga yang menjadi ciri khas di Kecamatan Medan Tuntungan. Upaya-upaya yang telah dilakukan semata-mata hanya untuk mewujudkan Pelayanan Prima Kepada Masyarakat dan mengubah image birokrat yang Melayani Bukan Dilayanai, dengan demikian Kecamatan Medan Tuntungan akan menjadi kecamatan yang “Lebih Baik Dari Hari Kemaren Dan Hari Esok Lebih Cerah Dari Ini”.
2.1.2.
Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan Visi adalah pandangan ideal masa depan yang ingin diwujudkan oleh
Kecamatan Medan Tuntungan. Maka Visi Kecamatan Medan Tuntungan adalah :
15
“TERWUJUDNYA PELAYANAN PRIMA YANG PROFESIONAL, DAN KREDIBEL MENUJU KECAMATAN MEDAN TUNUTNGAN YANG MELAYANI, RAMAH, INDAH, AMAN, DAN HARMONIS (MERIAH)” Misi merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan oleh Pemerintahan dan pihak-pihak lain yang berkepentingan agar harapan yang diciptakan pada masa mendatang akan tercapai. Dalam mencapai Visi Kecamatan maka dirumuskan misi sebagai tugas utama yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi dalam kurun waktu tertentu. Untuk mewujudkan hal tersebut Kecamatan Medan Tuntungan mempunyai misi sebagai berikut : 1. Meningkatkan Kwalitas Pemerintahan 2. Mendorong terwujudnya pembangunan yang bersinergi 3. Meningkatkan Profesionalisme Aparatur 4. Mendorong peran aktif masyarakat.
16
2.1.3.
Logo dan Makna Logo Perusahaan Kantor Camat Medan Tuntungan menggunakan logo pemerintahan kota
Medan.
Gambar 2.1. Logo Pemerintahan Kota Medan Sumber : Kantor Camat Medan Tuntungan, 2013 Logo bagi suatu perusahaan atau instansi dapat dijadikan ciri atau identitas. Dengan memiliki logo perusahaan atau instansi akan mudah dikenal pelanggan, relasi ataupun masyarakat. Adapun makna dari logo tersebut adalah sebagai berikut : 1. 17 biji padi berarti tanggal 17 dari hari Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia. 2. 8 bunga kapas berati bulan 8 dari tahun Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia. 3. 4 tiang dan 5 bahagian dari perisai berarti tahun 45 dari Proklamasi Indonesia. 4. Satu bambu runcing yang terletak dibelakang perisai adalah lambang perjuangan Kemerdekaan Republik Indonesia, dan lima bahan-bahan pokok yang terpenting dihadapan bambu runcing berarti Kemakmuran serta Keadilan Sosial yang merata ada dihadapan kita.
17
5. Bintang yang bersinar lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup penduduk Kota Medan khususnya dan Indonesia umumnya akan bersinar-sinar bahagia dan lepas dari kemiskinan dan kemelaratan. Lima sinar bintang berarti lima bahan pokok terpenting yang diekspor dari Kota Medan dan lima bahagian perisasi berarti Pancasila yang menjadi Dasar Negara Republik Indonesia. 2.1.4
Struktur Organisasi Perusahaan Untuk melaksanakan tugasnya, maka diperlukan sistem organisasi dan
manajemen yang baik. Faktor koordinasi sangat penting untuk memperoleh hasil kerja yang sangat maksimal dan agar tujuan yang diiginkan dapat tercapai tentunya dibutuhkan suatu organisasi, dimana struktur organisasi tersebut disusun secara efektif dan efisien. Struktur organisasi merupakan suatu kerangkan yang menunjukkan kegiatan-kegiatan untuk tujuan melalui strategi yang dipilih. Untuk menjamin kelancaran kegiatan di dalam Kantor Camat Medan Tuntungan memperlancar dan mempertegas atau mempermudah prosedur kerja agar terdapat koordinasi yang efesien dan efektif. Kantor Camat Medan Tuntungan mempunyai struktur organisasi berbentuk garis dimana wewenang dialirkan dari Kepala Dinas kepada Sekretaries, Kepala Bidang, demikian seterusnya. Susunan struktur organisasi Kantor Camat Medan Tuntungan terdiri dari beberapa unsur, diantarnya : 1. Camat Kantor Medan Tuntungan 2. Sekretaris Camat Kantor Medan Tuntungan a. Sub Bagian Umum
18
b. Sub Bagian Keuangan c. Sub bagian Penyusunan Program 3. Seksi Pemerintahan 4. Seksi Pemberdayaan Masyarakat Kecamatan 5. Seksi Kesejahteraan Sosial.
19
20
2.1.5. Deskripsi Kerja Dalam Pengaturan Daerah Nomor: 3 tahun 2009 tentang Pembentukan dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah Kota Medan maka BAB VI Perda tersebut Kecamatan merupakan perangkat daerah sebagai pelaksana teknis kewilayahannya dan tanggung jawab Kepala Daerah melalui Sekretaris Derah, secara umum sebagai berikut: 1. Camat Tugas-tugas yang dilakukan Camat diantaranya adalah : a. Mengkoordinasikan kegiatan pemberdayaan masyarakat. b. Mengkoordinasikan upaya penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum. c. Mengkoordinasikan penerapan dan penegakan peraturan dan perundangundangan. d. Mengkoordinasikan pemeliharaan prasarana dan fasilitas pelayanan umum. e. Mengkoordinasikan penyelenggaraan kegiatan pemerintahan di tingkat kecamatan. f. Membina penyelenggaraan pemerintah kelurahan. g. Melaksanakan pelayanan masyarakat yang menjadi ruang lingkup tugasnya. Atau yang belum dapat dilaksanakan pemerintahan Kelurahan. h. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Walikota sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya
21
2. Sekretaris Camat Sekretaris Camat (SEKCAM) yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat. Sekretariat mempunyai tugas pokok melaksanakan sebahagian tugas Camat dalam ruang lingkup kesekretariatan meliputi pengelolaan administrasi umum, keuangan, dan penyusunan program. Tugastugas sekretaris Camat antara lain : a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Kesekretariatan b. Pengkoordinasian penyusunan perencanaan program Kecamatan. c. Pelaksanaan dan penyelenggaraan pelayanan administrasi Kesekretariatan Kecamatan yang meliputi administrasi umum, kepegawaian , keuangan, dan rumah tangga Kecamatan. d. Pengelolaan dan pemberdayaan sumber daya manusia, pengembangan organisasi, dan ketatalaksanaan. e. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan tugas – tugas Kecamatan f. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan dan pengendalian. g. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan kesekretariatan. h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya. 1) Sub Bagian Umum Tugas-tugas Sub Bagian Umum diantaranya adalah : a. Peyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Umum b. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan Administrasi Umum
22
c. Pengelolaan administrasi umum meliputi Naskah Dinas, Penataan Kearsipan,
Perlengkapan
dan
Penyelenggaraan
Kerumahtanggaan
Kecamatan. d. Pengelolaan administrasi Kepegawaian. e. Penyiapan bahan pembinaan
dan pengembangan
kelembagaan,
ketatalaksanaan dan kepegawaian. f. Pelaporan pelaksanaan tugas. g. Pelaksanaan tugas yang diberikan oleh sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2) Sub. Bagian Keuangan Tugas-tugas Sub Bagian Keuangan diantaranya adalah : a. Penyusunan rencana program dan kegiatan sub Bagian Keuangan. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis pengelolaan administrasi. c. Pengelolaan administrasi keuangan meliputi
penyusunan rencana
kegiatan, menyusun bahan,pemprosesan, pengusulan dan verifikasi. d. Penyiapan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi keuangan. e. Penyusunan laporan keuangan Kecamatan. f. Penyiapan bahan pembinaan, pengawasan serta pengendalian. g. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.
23
3) Sub Bagian Penyusunan Program Tugas-tugas Sub Bagian Penyusunan Program diantaranya adalah : a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Sub Bagian Penyusunan Program. b. Pengumpulan bahan petunjuk teknis lingkup penyusunan rencana dan program Kecamatan. c. Penyiapan bahan penyusunan rencana dan program Kecamatan. d. Penyiapan bahan pembinaan pengawasan dan pengendalian. e. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. f. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3. Seksi Tata Pemerintahan Tugas-tugas Seksi Tata Pemerintahan diantaranya adalah : a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Seksi Tata Pemerintahan. b. Penyusunan petunjuk teknis lingkup Tata Pemerintahan. c. Penyiapan bahan pembinaan dan koordinasi dalam penyelenggaraan kegiatan pemerintahan ditingkat Kecamatan. d. Penyiapan bahan pembinaan koordinasi pembinaan kegiatan pengembangan sosial politik, ideologi Negara dan kesatuan bangsa. e. Penyiapan bahan pembinaan dibidang keagrarian. f. Pelaksanaan proses administrasi kependudukan. g. Pelaksanaan proses pelayanan administrasi kependudukan. h. Pelaksanaan kegiatan pencatatan monografi Kecamatan dan Kelurahan.
24
i. Pemantauan Pelaksanaan proses pelayanan adaministrasi lainnya lingkup Tata pemerintahan. j. Pemantauan pelaksanaan pemungutan pajak Bumi dan Bangunan. k. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. l. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya. 4. Seksi Pemberdayaan Masyarakat Tugas-tugas Seksi Pemberdayaan Masyarakat diantaranya adalah : a. Penyusunan
rencana,
program
dan
kegiatan
Seksi
Pemberdayaan
Masyarakat. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Pemberdayaan Masyarakat. c. Penyiapan bahan pembinaan terhadap kegiatan pemberdayaan masyarakat seperti Lembaga Pemeberdayaan Masyarakat.(LPM). d. Pelaksanaan proses pelayanan Masyarakat dalam lingkup Pemeberdayaan Masyrakat. e. Penyiapan bahan koordinasi dalam penyelenggaraan
Pemeberdayaan
Masyarakat. f. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya. 5. Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum Tugas-tugas Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum diantaranya adalah :
25
a. Penyusunan rencana, program dan kegiatan Seksi Ketentraman dan Ketertiban Umum. b. Penyusunan bahan petunjuk teknis lingkup Ketentraman dan Ktertiban Umum. c. Penyiapan bahan pembinaan Ketntraman dan ketertiban Umum. d. Pelaksanaan
proses
pelayanan
masyarakat
lingkup
pemberdayaan
masyarakat. e. Penyiapan bahan pelaksanaan koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah dalam penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum, pengamanan, dan penertiban terhadap pelanggaran peraturan derah dan peraturan perundang-undanagan lainnya di wilayah Kecamatan. f. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan Polisi Pamong Praja, Pertahanan sipil dan Perlindungan Masyarakat. g. Membantu pelaksanaan pengawasan terhadap penyaluran bantuan dan pengamanan akibat bencana alamdan bencana lainnya. h. Pelaksanaan proses pelayanan masyarakat lingkup ketentraman dan ketertiban umum. i. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. j. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya. 6. Seksi Kesejahteraan Sosial Tugas-tugas Seksi Kesejahteraan Sosial diantaranya adalah : a. Penyusunan , program dan kegiatan Seksi Kesejahteraan Sosial. b. Penyiapan bahan petunjuk teknis dalam lingkup Kesejahteraan Sosial.
26
c. Pelaksanaan bahan pembinaan Kesejahteraan Sosial. d. Pelaksanaan proses pelayanan Masyarakat dalam lingkup Kesejateraan Sosial. e. Penyiapan bahan koordinasi dalam penyelenggaraan pembinaan kehidupan Keagamaan, Pendidikan, Kepemudaan, Kebudayaan, Olah Raga, Kesehatan Masyarakat dan Kesejateraan Sosial lainnya. f. Membantu pelaksanaan tugas-tugas penanggulangan bencana alam dan bencana lainnya. g. Penyiapan bahan monitoring, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas. h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Camat sesuai dengan tugas dan fungsinya.
27
2.2.
Kegiatan – Kegiatan Praktek Kerja Lapangan Penulis selama melakukan Praktek Kerja Lapangan di Kantor Camat
Medan Tuntungan mempunyai tugas dan tugas-tugas tersebut penulis rangkum menjadi mingguan. Tugas-tugas selama 2 bulan yang penulis kerjakan diantaranya, yaitu : 2.2.1. Kegiatan Minggu I ( 17 Februari 2014 s/d 21 Februari 2014 ) 1. Apel pagi 2. Melegalisir surat 3. Mengarsip surat masuk 4. Mengetik surat 5. Apel Sore 2.2.2. Kegiatan Minggu II ( 24 Februari 2014 s/d 28 Februari 2014 ) 1. Apel pagi 2. Mengarsip surat masuk 3. Mengetik surat tugas 4. Mengikuti jalan santai 5. Apel sore 2.2.3. Kegiatan Minggu III ( 3 Maret 2014 s/d 7 Maret 2014 ) 1. Apel pagi 2. Mengikuti acara pembukaan MTQ Kota Medan 3. Menerima tamu (Front Office) 4. Mengikuti jalan santai
28
5. Apel sore 2.2.4. Kegiatan Minggu IV ( 10 Maret 2014 s/d 14 Maret 2014 ) 1. Apel pagi 2. Menerima tamu (Front Office) 3. Apel Sore 2.2.5. Kegiatan Minggu V ( 17 Maret 2014 s/d 21 Maret 2014 ) 1. Apel pagi 2. Mengetik surat 3. Mengarsip surat masuk dan surat keluar 4. Mengikuti kebaktian 5. Mencatat surat masuk ke buku besar 6. Mengikuti jalan santai 7. Apel sore 2.2.6. Kegiatan Minggu VI ( 24 Maret 2014 s/d 28 Maret 2014 ) 1. Apel pagi 2. Menerima tamu (Front Office) 3. Mengikuti jalan sanati 4. Apel Sore 2.2.7. Kegiatan Minggu VII ( 31 Maret 2014 s/d 4 April 2014 ) 1. Apel pagi 2. Mencatat surat masuk ke buku besar
29
3. Melegalisir surat 4. Apel sore 2.2.8. Kegiatan Minggu VIII ( 7 April 2014 s/d 11 April 2014 ) 1. Apel pagi 2. Membuat surat tugas 3. Melegalisir surat 4. Mencatat surat masuk ke buku besar 5. Mengikuti jalan santai 6. Apel sore 2.2.9. Kegiatan Minggu IX ( 14 April 2014 s/d 17 April 2014 ) 1. Apel pagi 2. Melegalisir surat 3. Mengarsip surat 4. Mencatat surat masuk ke buku besar 5. Apel sore
2.3.
Prosedur Kerja Yang Dilakukan Pada awal dilaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan, terlebih dahulu
mahasiswa diwajibkan untuk melapor ke Sub Bagian Umum guna untuk diberikan pengarahan tentang kegiatan atau pekerjaan yang akan dilaksanakan di Kantor Kecamatan Medan Tuntungan. Peraturan tersebut juga berlaku untuk semua pegawai Kantor Kecamatan Medan Tuntungan.
30
Dalam melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, penulis ditempatkan di Sub Bagian Umum/Kepegawaian. Prosedur kerjanya telah ditentukan oleh pihak perusahaan berdasarkan jadwal yang telah ditetapkan. Penulis ditempatkan di ruangan Sub Bagian Umum/Kepegawaian sesuai dengan jadwal yang telah diatur. Berikut adalah cara pelaksanaan kerja yang dilakukan selama penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan : 1. Apel pagi dan sore Sebelum pekerjaan di mulai di Kantor Camat Medan Tuntungan terlebih dahulu melaksanakan apel pagi pukul 08.00 WIB dan sebelum pulang dilaksanakan apel sore pukul 04.00 WIB. 2. Menerima Tamu ( Front Office ) Setiap tamu/masyarakat yang datang ke Kantor Camat Medan Tuntungan harus melalui front office lebih dahulu dan mengisi buku tamu selanjutnya diantarkan ke bagian yang akan di urus. 3. Mendisposisikan surat Setiap surat yang masuk ke Kantor Camat Medan Tuntungan di berikan ke bagian umum dan di masukkan ke buku agenda. Setelah itu di buat lembar disposisinya lalu diserahakan ke Sekretaris Camat untuk ditandatangani. 4. Mengetik Surat Mengetik surat yang diberikan sesuai dengan korespondensi yang digunakan di Kantor Camat Medan Tuntungan. 5. Melegalisir KK ( Kartu Keluarga dan KTP ) Bagi warga yang ingin melegalisir KK ( Kartu Keluarga), KTP, dan surat-surat penting lainnya foto kopinya paling banyak 7 lembar dan disisipkan aslinya.
31
Bagian umum akan memebrikan stempel Camat atau Sekretaris Camat lalu diantarkan ke ruangan Sekretaris Camat untuk di tandatangani. Setelah ditandatangani diberi stempel Kantor Camat Medan Tuntungan dan diserahkan ke warga. 6. Mengarsip surat Surat surat di masukkan ke arsip sesuai jenis surat sepeti surat masuk, surat keluar dan lain-lain. 7. Jalan santai Jalan santai dilaksanakan setiap hari jumat di Kelurahan-Kelurahan secara bergantian tiap minggunya. Seluruh pegawai dan staf Kecamatan Medan Tuntungan mengikuti jalan santai. Seatiap jalan santai telah ditentukan ruterute yang akan dilalui oleh setiap kelurahan. Paling panjang yaitu 4 KM sampai 4,5 KM dan bagi yang lansia mengikuti hanya setengah rute saja. 8. Kebaktian Kebaktian dilakukan sekali dalam sebulan yaitu setiap tanggal 17 pukul 13.00 WIB dilakukan di Aula Kantor Camat Medan Tuntungan. Petugas-petugas kebaktian adalah dari kelurahan-kelurahan secara bergantian setiap bulannya. Kebaktian diikuti oleh para pegawai dan staf Kecamatan Medan Tuntungan.
32
BAB III KESIMPULAN DAN SARAN 3.1.
Kesimpulan Setelah penulis selesai melakukan peninjauan dan melaksanakan kegiatan
Praktek Kerja Lapangan dimulai tanggal 17 Februari 2014 dan selesai tanggal 17 April 2014 pada Kantor Camat Medan Tuntungan, penulis banyak mendapat pengalaman dan manfaat dalam melaksanakan kegiatan Praktek Kerja Lapangan. Pengalaman selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, penulis dapat menarik beberapa simpulan diantaranya adalah: 1. Semua bidang-bidang yang terdapat pada Kantor Camat Medan Tuntungan semua bekerja di bidang masing-masing, namum saling berkaitan satu dengan lainnya. 2. Jika ada surat yang ingin dikeluarkan oleh Bagian tertentu terdapat pada Kantor Camat Medan Tuntungan maka harus terlebih dahulu diberitahukan kepada Sub Bagian Umum. Sehingga Surat yang ingin dikeluarkan dapat diberi nomor dan stempel Koordinasi sehingga surat yang dikeluarkan dinyatakan sah. Bukan hanya surat keluar, surat-surat masuk ataupun Surat Perintah Tugas dan sejenisnya harus terlebih dahulu diserahkan kepada Sub Bagian Umum sehingga dapat diarsipkan. 3. Perlu dilakukan komunikasi yang baik antara pegawai-pegawai satu dengan lainnya agar terjadi kerja sama yang baik dan menghasilkan suatu hasil yang baik. Dengan adanya kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini, penulis dapat manambah wawasan tentang berinteraksi yang baik antara sesama pegawai sehingga terjalin kerja sama yang baik. Penulis juga mendapat banyak manfaat
33
dari kegiatan Praktek Kerja Lapangan ini, diantaranya mengetahui dunia kerja sesungguhnya dan penulis akan memanfaatkannya untuk dunia kerja yang akan dijalani nantinya. 4. Setiap pegawai memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat yang ingin mengurus surat-surat dan dokumen yang mereka butuhkan. 5. Bahwa dengan adanya Praktek Kerja Lapangan akan menambah pengetahuann, pengalaman, dan wawasan sehingga mahasiswa dapat membiasakan diri dengan lingkungan kerja nyata. 6. Penulis menemukan masalah pengarsipan surat di Kantor Camat Medan Tuntungan selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan yaitu kurang sesuai dengan pengarsipan surat yang telah saya pelajari di kampus Politeknik Unggul LP3M Medan. Pengarsipan surat di Kantor Camat Medan Tuntungan hanya menggunakan sitem Tahunan yaitu: Surat masuk 2014, Surat keluar 2014 dan surat-surat lainnya. Setiap surat masuk atau surat keluar dimasukkan dalam satu Filing Kabinet selama satu tahun. Sehingga penulis menemukan kesulitan dan memerlukan waktu yang lama saat pencarian surat. 7. Penulis terkadang diberikan tugas yang tidak sesuai dengan jurusan penulis yaitu Sekretari. 8. Penullis telah banyak mengetahui system kerja setiap pegawai sesuai dengan bidang dan keahliannya masing-masing setelah melakukan Praktek Kerja Lapangan di kantor tersebut. 9. Kegiatan Praktek Kerja Lapangan sangat baik dan diperlukan untuk membantu mahasiswa/I lebih memahami bagaimana mempersiapkan diri untuk masuk ke dunia kerja yang sebenarnya ketika mereka selesai kuliah.
34
3.2.
Saran Berdasarkan pengalaman penulis selama melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan ada beberapa saran yang dapat penulis sampaikan sebagai acuan untuk menjadi lebih baik kedepannya kepada Perusahaan, Penulis, Politeknik Unggul LP3M Medan dan juga bagi Pembaca. Saran tersebut adalah sebagai berikut: 3.2.1. Saran Bagi Mahasiswa-Mahasiswi Politeknik Unggul LP3M Medan Penulis mempunyai beberapa saran kepada mahasiswa-mahasiswi Politeknik Unggul LP3M Medan terutama yang akan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan agar nantinya kegiatan Praktek Kerja Lapangan yang dilaksanakan berjalan lebih baik, beberapa saran dari penulis yaitu: 1. Bagi mahasiswa-mahasiswi yang akan melaksanakan Praktek Kerja Lapangan hendaknya dapat bersikap baik terhadap pegawai-pegawai di perusahaan agar nama baik dari kampus kita Politeknik Unggul LP3M Medan tetap terjaga. 2. Agar mahasiswa-mahasiswi yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan mempersiapkan mental dan fisik yang baik agar nantinya dapat menjalankan tugas-tugas yang diberikan oleh atasan. 3. Hendaknya mahasiswa-mahasiswi yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan supaya menghargai waktu dan displin dalam bekerja. 3.2.2. Saran Bagi Politeknik Unggul LP3M Medan Penulis juga mempunyai beberapa saran kepada Politeknik Unggul LP3M Medan agar nantinya kegiatan pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan berjalan lebih baik lagi.Beberapa saran diantaranya yaitu:
35
1. Mengadakan lebih banyak pengarahan khusus mengenai pelaksanaan praktek kerja
lapangan
yang
akan
dilaksanakan
mahasiswa-mahasiswi
agar
pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan dapat berjalan dengan baik. 2. Membantu mahasiswa-mahasiswi yang kesulitan dalam mencari tempat untuk melaksanakan Praktek Kerja Lapangan atau pun karena sulitnya untuk memenuhi persyaratan Praktek Kerja Lapangan yang akan dilaksanakan karena ada mahasiswa sampai saat ini bahkan saat penulis melaksanakan penyusunan ini mahasiswa-mahasiswi tersebut belum dapat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 3. Membina hubungan yang baik dengan perusahaan-perusahaan agar nantinya perusahaan tersebut dapat memakai tenaga lulusan dari Politenik Unggul LP3M Medan. 4. Meningkatkan sarana, prasarana dan fasilitas dalam proses belajar mengajar (seperti: penggantian komputer, penambahan buku-buku di perpustakaan). Melayani dengan cepat dan tidak mempersulit persyaratan sehingga mahasiswa mudah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 5. Agar lebih memonitor/mengunjungi mahasiswa yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 6. Memperbaharui kurikulum sesuai dengan yang dibutuhkan oleh pasar kerja saat ini. 7. Menyesuaikan perkuliahan anatara praktikum dengan teori.
36
3.2.3. Saran Bagi Perusahaan (Kantor Camat Medan Tuntungan) Penulis mempunyai beberapa saran yang baik kepada perusahaan khususnya Kantor Camat Medan Tuntungan agar pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan berjalan dengan baik. Beberapa saran dari penulis diantaranya yaitu: 1. Agar pegawai-pegawai di Kantor Camat Medan Tuntungan lebih percaya dan mau
memberikan
tugas
kepada
mahasiswa-mahasiswi
yang
sedang
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 2. Menyusun atau membuat rancangan kegiatan yang akan dilaksanakan mahasiswa-mahasiswi yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 3. Mempersiapkan surat-surat atau informasi yang diperlukan oleh mahasiswamahasiswi yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan agar nantinya jika dibutuhkan akan segera bisa diberikan kepada mahasiswa-mahasiswi. 4. Memberikan saran atau teguran kepada mahasiswa-mahasiswi yang melakukan kesalahan agar kedepannya dapat bekerja lebih baik lagi. 5. Melakukan kerja sama yang baik antara pegawai dan mahasiswa-mahasiswi yang melaksanakan Praktek Kerja Lapangan. 6. Tetap menjaga kekompakan dan kebersamaan yang mencerminkan sikap kekeluargaan dalam kegiatan sehari-hari. 7. Agar pengarsipan surat-surat di Kantor Camat Medan Tuntungan bisa dibenahi cara pengarsipannya supaya lebih mudah dalam pencarian surat. 8. Perusahaan sebaiknya terus memberikan tugas yang sesuai dengan jurusan yang mahasiswa jalani yaitu Sekretari.
