L1
Lampiran 1 LAPORAN AUDIT OPERASIONAL PT.SAMUDRA MANDIRI SELATAN Jakarta, 15 Juni 2012 Kepada Yth. Direktur PT.Samudra Mandiri Selatan di tempat
Dengan hormat, Sesuai dengan program kerja internal audit, kami telah melakukan audit operasional atas persediaan barang dagang pada PT.Samudra Mandiri Selatan. Audit ini dilakukan pada tanggal 20 April 2012 sampai dengan 15 Juni 2012 oleh Cathrine Aprillia selaku Internal Auditor. Tujuan Tujuan dilakukannya audit operasional ini adalah untuk membantu perusahaan dalam mengatasi masalah yang terjadi atas kegiatan persediaan barang dagang perusahaan dengan menyusun rekomendasi untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan. Ruang Lingkup Ruang lingkup audit operasional ditujukan untuk menilai ekonomisasi, efektivitas, dan efisiensi operasional perusahaan serta menentukan apakah pengendalian intern perusahaan terhadap persediaan barang dagang telah memadai dan dilaksanakan sesuai prosedur dan kebijakan perusahaan.
Ringkasan Temuan a. Perusahaan tidak dapat mencegah persediaan barang dagang terhindar dari kerusakan, kebakaran, dan banjir. b. Tidak ada pemisahan fungsi yang jelas antara yang mengawasi atau melakukan perhitungan stock opname dan menyusun ikhtisar hasil perhitungan dengan yang menguasai barang dagang secara fisik (kepala gudang, penjaga gudang, dan staff gudang). c. Perusahaan tidak membuat instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname dan tidak ada penjelasan kepada pelaksana stock opname. d. Persediaan akhir tidak dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya oleh perusahaan. e. Apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi, bagian yang bertanggung jawab atas barang dagang tidak segera melaporkan kepada manajemen. f. Perusahaan tidak mengasuransikan persediaan barang dagang.
Temuan dan Rekomendasi
a. Persediaan barang dagang perusahaan tidak dapat terhindar dari kerusakan, kebakaran, dan banjir. Pada umumnya barang dagang seharusnya dapat terhindar dari kerusakan, kebakaran, dan banjir dalam tempat penyimpanannya. Hal ini dikarenakan jumlah persediaan perusahaan sangat banyak dan berupa ikan yang mudah rusak jika berada di suhu lembab dan panas, serta gudang tempat penyimpanan berada di lokasi padat pergudangan yang rentan terhadap kebakaran, banjir, dan resiko lainnya yang tidak dapat dicegah. Oleh sebab itu jumlah persediaan selalu menyusut dan bau menyengat yang tidak enak akan tertular pada ikan lainnya yang kualitasnya masih
baik. Untuk itu perusahaan sebaiknya menjaga suhu coldstorage agar selalu stabil, memasang alat pemadam kebakaran di setiap titik-titik tertentu pada gudang perusahaan yang dapat membantu memadamkan api apabila terjadi kebakaran, dan meninggikan posisi gudang penyimpanan dari posisi semula agar dapat mencegah terjadinya banjir. b. Pengawasan, perhitungan stock opname, dan penyusunan ikhtisar hasil perhitungan stock opname tidak terlepas dari penguasaan secara fisik atas barang dagang (kepala gudang, penjaga gudang, dan staff gudang). Seharusnya ada pemisahan fungsi dan penguasaan antara karyawan yang mengawasi perhitungan stock opname, yang melakukan stock opname, dan juga yang menyusun ikhtisar hasil perhitungan stock opname dengan karyawan yang memiliki penguasaan secara fisik atas barang dagang (kepala gudang, penjaga gudang, dan staff gudang). Hal ini dapat terjadi karena perusahaan menganggap karyawan yang memiliki penguasaan secara fisik atas barang daganglah yang mengerti tata letak dan kondisi persediaan barang sehingga saat melakukan stock opname perusahaan tidak memberikan tugas itu kepada karyawan lain. Akibatnya bisa terjadi kehilangan barang persediaan terlebih barang persediaan yang berukuran kecil dan juga hasil stock opname atas persediaan barang dagang yang tidak akurat atau terjadi manipulasi jumlah antara hasil laporan stock opname dengan kondisi persediaan barang yang sebenarnya di gudang. Untuk itu sebaiknya perusahaan mulai melakukan pembagian tugas secara jelas dan tegas dalam hal perhitungan stock opname, harus ada pemisahan fungsi antara kepala gudang, penjaga gudang, staff gudang dengan karyawan yang bertugas melakukan perhitungan stock opname.
c. Tidak adanya instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname dan tidak ada penjelasan kepada pelaksana stock opname. Setiap perusahaan hendaknya membuat instruksi tertulis untuk pelaksanaan stock opname ada dan dijelaskan kepada pelaksana stock opname. Perusahaan menganggap stock opname adalah hal yang rutin harus dilakukan bagian gudang setiap periode tertentu yang telah ditetapkan perusahaan sehingga tidak perlu dibuat lagi instruksi tertulis untuk melaksanakan stock opname, demikian juga halnya dengan penjelasan kepada pelaksana stock opname. Maka dari itu, stock opname yang dilakukan terhadap persediaan barang terkadang tidak sesuai dengan aturan yang seharusnya dan pelaksana stock opname tidak selalu tepat waktu untuk mengadakan stock opname pada periode yang ditentukan perusahaan. Sehingga jumlah persediaan tidak menggambarkan kondisi persediaan yang sebenarnya di gudang. Perusahaan sebaiknya membuat instruksi secara tertulis untuk setiap pelaksanaan stock opname dan menjelaskan kepada pelaksana stock opname tentang hal apa saja yang perlu dilakukan dan dilaporkan kepada pihak manajemen. d. Persediaan akhir tidak dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya. Persediaan akhir tidak dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya. Perusahaan terkadang mencatat nilai persediaan awal pada periode tahun berjalan tidak sesuai dengan pencatatan nilai persediaan akhir tahun sebelumnya. Pada umumnya persediaan akhir biasanya dinilai secara konsisten dengan tahun sebelumnya oleh perusahaan, dimana nilai persediaan akhir tahun sebelumnya menjadi nilai persediaan awal tahun berikutnya. Hal ini terjadi karena perusahaan menganggap kebutuhan permintaan atas barang dagang berbeda setiap tahunnya dan juga kapasitas penangkapan yang dilakukan kapal selalu berbeda hasilnya setiap tahun tergantung bagaimana kondisi
cuaca dan laut saat itu. Akibatnya perputaran persediaan cenderung tidak konsisten setiap tahunnya dan beberapa jenis persediaan barang dagang mengalami slow moving. Untuk itu perusahaan sebaiknya harus mulai menerapkan aturan dan konsistensi dalam menilai persediaan akhirnya, setiap akhir periode perusahaan harus menilai persediaan akhir secara konsisten dengan tahun-tahun sebelumnya. e. Apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi tidak segera dilaporkan kepada manajemen. Padahal seharusnya barang yang tidak sesuai kualifikasi harus segera dilaporkan kepada manajemen. Hal ini terjadi karena adanya perbedaan lokasi antara kantor pusat manajemen dan lokasi gudang tempat penyimpanan barang dagang sehingga perusahaan menganggap pelaporan setiap barang yang tidak sesuai kualifikasi adalah hal yang tidak efisien karena barang yang tidak memenuhi kualifikasi sudah langsung dipisahkan oleh bagian gudang yang bertugas sebagai SQC (Staff Quality Control). Akibatnya manajemen tidak mengetahui adanya barang yang tidak sesuai kualifikasi dan tidak dapat mengambil keputusan yang tepat atas barang tersebut sehingga terjadi adanya penumpukan barang yang tidak memenuhi standar kualifikasi. Perusahaan sebaiknya menerapkan aturan agar bagian gudang harus melaporkan kepada pihak manajemen apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi, dan memberikan sanksi yang tegas kepada karyawan yang melanggar aturan tersebut. f. Persediaan barang dagang milik perusahaan tidak diasuransikan. Perusahaan seharusnya mengasuransikan persediaan barang dagang dalam jumlan besar dengan nilai pertanggungjawaban yang cukup. Hal ini terjadi karena perusahaan merasa tidak perlu mengasuransikan persediaan barang dagangnya karena perusahaan yakin gudang tempat penyimpanan sudah cukup aman dan memadai. Akibatnya apabila
terjadi bencana yang tidak terduga, perusahaan kemungkinan akan mengalami kerugian yang cukup besar dari kehilangan persediaan yang tidak diasuransikan. Maka dari itu perusahaan sebaiknya mengasuransikan persediaan barang dagang yang dimilikinya dengan nilai pertanggungjawaban yang cukup. Komentar Manajemen 1. Berkaitan dengan penjagaan suhu coldstorage agar selalu stabil, pemasangan alat pemadam kebakaran di setiap titik-titik tertentu pada gudang, dan peninggian posisi gudang penyimpanan, kami menyetujui pendapat internal auditor dan akan segera memperbaikinya. 2. Berkaitan dengan pembagian tugas secara jelas dan tegas dalam hal perhitungan stock opname, adanya pemisahan fungsi antara kepala gudang, penjaga gudang, staff gudang dengan karyawan yang bertugas melakukan perhitungan stock opname, kami menyetujui pendapat internal auditor dan akan segera memperbaikinya. 3. Berkaitan dengan pembuatan instruksi secara tertulis untuk setiap pelaksanaan stock opname dan penjelasan kepada pelaksana stock opname, kami menyetujui pendapat internal auditor dan akan segera memperbaikinya. 4. Berkaitan dengan penerapan aturan dan konsistensi dalam menilai persediaan akhir,
kami
menyetujui
pendapat
internal
auditor
dan
akan
segera
memperbaikinya. 5. Berkaitan dengan penerapan aturan agar bagian gudang harus melaporkan kepada pihak manajemen apabila terdapat barang yang tidak sesuai kualifikasi, dan
pemberian sanksi yang tegas kepada karyawan yang melanggar, kami menyetujui pendapat internal auditor dan akan segera memperbaikinya. 6. Berkaitan dengan asuransi terhadap persediaan barang dagang, kami menyetujui pendapat internal auditor dan akan segera memperbaikinya.
Hormat saya,
(Cathrine Aprillia)
Lampiran 2a
PT.Samudra Mandiri Selatan Laporan Laba/Rugi Untuk periode yang berakhir 31 Desember 2010 (Rp) Penjualan Penjualan Kredit
33.546.990.600
Penjualan Tunai
2.876.000.000
Discount Penjualan
(25.987.000)
Retur Penjualan
-
Total penjualan
36.397.003.600
Harga Pokok Penjualan Persediaan Awal Barang Dagang
9.700.890.000
Pembelian Kredit
14.768.988.000
Pembelian Tunai
-
Discount Pembelian
(45.987.657)
Retur Pembelian
-
Jumlah Barang yang Tersedia
24.423.890.343
Persediaan Akhir Barang Dagang
(8.562.980.920)
Total Harga Pokok Penjualan
Laba Kotor Usaha
(15.860.909.423)
20.536.094.177
Biaya Operasional Biaya Karyawan
1.924.200.000
Biaya Penjualan
1.900.656.000
Biaya Administrasi dan Umum
1.650.768.564
Biaya Penyusutan
2.678.000.750
Biaya Penyimpanan
3.876.354.000
Total Biaya Operasional Laba Operasional
Pendapatan lain-lain Biaya lain-lain
Laba Sebelum Bunga dan Pajak
Sumber: PT.Samudra Mandiri Selatan
(12.029.979.314) 8.506.114.863
636.130.000 ( 386.980.000)
8.755.264.863
Lampiran 2b
PT.Samudra Mandiri Selatan Laporan Laba/Rugi Untuk periode yang berakhir 31 Desember 2011 (Rp) Penjualan Penjualan Kredit
28.480.610.500
Penjualan Tunai
3.532.700.000
Discount Penjualan
(13.540.700)
Retur Penjualan
-
Total penjualan
31.999.769.800
Harga Pokok Penjualan Persediaan Awal Barang Dagang
8.562.980.920
Pembelian Kredit
19.287.341.000
Pembelian Tunai
-
Discount Pembelian
(51.369.587)
Retur Pembelian
-
Jumlah Barang yang Tersedia
27.798.952.333
Persediaan Akhir Barang Dagang
(12.593.700.230)
Total Harga Pokok Penjualan
Laba Kotor Usaha
(15.205.252.103)
16.794.517.697
Biaya Operasional Biaya Karyawan
2.311.400.000
Biaya Penjualan
1.300.756.000
Biaya Administrasi dan Umum
1.960.200.890
Biaya Penyusutan
3.210.100.875
Biaya Penyimpanan
3.118.670.000
Total Biaya Operasional Laba Operasional
Pendapatan lain-lain Biaya lain-lain
Laba Sebelum Bunga dan Pajak
Sumber: PT.Samudra Mandiri Selatan
(11.901.127.765) 4.893.389.932
542.760.000 ( 193.034.701)
5.243.115.231
Lampiran 3
Nota Pembelian
Lampiran 4
Nota Penjualan
Lampiran 5
Surat Jalan
Lampiran 6 Dokumentasi Persediaan Ikan dalam Coldstorage
(Ikan sebelum dipacking)
(Ikan dipacking dengan plastik dalam coldstorage)
(Ikan sudah dipacking dengan dus dalam coldstorage)
(Keluar/masuk ikan dari/ke dalam coldstorage)
(Ikan yang siap dipasarkan ke local market)
