Lancering SPECTRUM Museumgemeenschap in Vlaanderen, FARO 13 maart 2008 Wat is SPECTRUM en wat nu met de implementatie? Griet Lebeer Geachte collega’s, Vanavond schrijven we een stukje geschiedenis en vieren we een historisch mo(nu)ment in de museumgeschiedenis van Vlaanderen en Nederland. We houden Spectrum boven de doopvont, standaard voor collectiemanagement in musea. Spectrum is 15 jaar geleden ontstaan in het Verenigd Koninkrijk binnen de museumgemeenschap en op verzoek van de museumgemeenschap ontwikkeld. Vandaag is de Nederlandse vertaling klaar voor gebruik en bieden we die aan jullie, de Vlaamse museumgemeenschap, aan; morgen is het de beurt aan de Nederlandse museumgemeenschap in Rotterdam. Deze vertaling van het Britse moederdocument, de eerste op het Europese vasteland, is het resultaat van een intensief samenwerkingsproject tussen UK en Nederland en Vlaanderen. Het is één zelfde Nederlandstalig basisdocument, dat als uitgangspunt nauw aansluit bij het Britse moederdocument en dat uitsluitend gelokaliseerd werd voor Nederland enerzijds en de situatie in Vlaanderen anderzijds voor wat betreft wet- en regelgeving omdat juridische materie nu eenmaal zeer specifiek is. Een actieve redactieploeg, 50/50 Nederlanders en Vlamingen, bijgestaan door juristen, heeft de vertalingen systematisch doorgenomen en becommentarieerd, soms opnieuw vertaald. Voorkeurstermen werden bepaald, krijtlijnen uitgetekend. We zijn wel een zelfde taalgemeenschap maar ook nu beseffen we dat de woordkeuze of de manier van communicatie en tradities niet altijd gelijklopend zijn. Het leidde soms tot gekke confrontaties en we hebben daar op bepaalde momenten ook veel plezier aan beleefd. Op de geschiedenis van het vertaaltraject gaan we hier niet dieper in – bepaalde aspecten en betrokken organisaties zullen duidelijker worden naarmate het programma vanavond vordert. De vertaling staat er nu en is het eindproduct van de eerste fase. Alle musea worden uitgenodigd met Spectrum aan de slag te gaan en mee te werken aan het vervolgverhaal. Dat is fundamenteel. Spectrum is immers geen afgewerkt product. Het groeit en bloeit met de evolutie in de museumsector. Spectrum is meer dan een product; het is een attitude, een filosofie die van hoog tot laag het museum moet infiltreren. De museumdirecties hiervan overtuigen wordt de grote uitdaging. Dat gaat natuurlijk niet van vandaag op morgen. Ik houd hier ook een pleidooi dat Spectrum aan bod komt in de onderwijsopleiding van toekomstige collega’s. Hoe meer musea Spectrum gebruiken, hoe vlugger de verspreiding en de werkbaarheid geïmplementeerd zullen zijn. Voor meer informatie over opvolging en begeleiding kan u terecht bij FARO en LCM en in 2de instantie bij de museumconsulenten. Maar wat stelt Spectrum nu eigenlijk voor? Musea kampen soms met problemen. Bij het jaarlijkse nakijken van de inventaris blijken er enkele museumobjecten te missen. Ze staan niet op de genoteerde standplaats en je vindt ze niet terug bij de geadministreerde bruiklenen. Wie heeft er de laatste keer de inventaris gecontroleerd? Bij nazicht in het depot ontdek je een reeks museumobjecten op de tweede rij in het rek die allemaal samen in een doos zijn opgeborgen die bovendien niet genoteerd staat op de inventarislijst in het depot. Sommige objecten zijn beschimmeld. Sinds wanneer staat die doos er? Wie heeft die daar gezet? En vanwaar komt die? Wie had er toegang tot het depot? Het rijtje voorbeelden kan nog wel wat langer worden aangevuld.
1
Het gaat er niet om een schuldige aan te duiden. En met trouwe museummedewerkers die al jaren dienst hebben en vanuit hun praktijk hun werk naar eigen inzicht zo goed mogelijk organiseren, kan het ook jaren goed gaan. Wanneer er zaken verkeerd lopen, lijkt al snel de oorzaak te vinden in een slecht beheer van informatie. En dat heeft te maken met mensen. De taakverdeling is niet precies beschreven. Door gebrek aan personeel worden controles soms overgeslagen en wordt de betreffende informatie niet onmiddellijk genoteerd. Er is ook zoveel informatie om te noteren. Hoe ga je daar mee om? In een tijd van toenemende controle en structureel uitwisselen van informatie tussen de medewerkers van een zelfde museumcollectie - soms tijdelijke - of van collecties onderling, lijkt een efficiënt collectiemanagement slechts haalbaar als er duidelijk afspraken op papier staan over werkwijzen, met precieze aanduidingen over wie wat mag doen, op welk moment, in welke volgorde en welke informatie je daarbij nodig hebt. Al die informatie heeft alleen maar zin als die handelwijze wel degelijk gecontroleerd wordt en als die informatie systematisch en gemakkelijk toegankelijk is voor iedereen. Veel musea zijn daar zeker al mee bezig, misschien voor deelsegmenten, maar niet zozeer als onderbouwde systematiek voor het volledige management en collectiebeheer in het museum. En dat is nu precies wat Spectrum biedt. Spectrum is een draaiboek van kwaliteitszorg in musea. Noem het de Bijbel, of de isonorm voor de museumindustrie. Het is eerder een managementtool dan een standaard. Spectrum is geen lineair document. Je kunt eruit halen wat voor je eigen situatie van toepassing is: elk soort museum, klein, groot, archeologisch, etnologisch, film - in welke context het ook functioneert, kan het gebruiken in functie van de topic waarmee je op dat moment bezig bent. Als museumgemeenschap zijn jullie misschien van mening dat Spectrum de dagelijkse werking in het museum zou kunnen bemoeilijken of minstens extra belasten omdat het over normeringen en regelgeving zou gaan. Zo mag je het zeker niet bekijken. De vertaling staat er nu en het is veel praktischer dan je denkt. Beschouw het als een draaiboek, een instrument dat je kunt consulteren - het is geen receptenboek. Leg het gewoon ergens in je kantoor binnen handbereik, zodat je erop kan terugvallen. Ondertussen herschrijf je je verhaal, in functie van de beschikbare medewerkers en diensten, naar je specifieke museumcollectie toe. Dit wordt de grote uitdaging. Vlaanderen en Nederland staan nog maar in de startblokken. SPECTRUM gaat over handelingen van museummedewerkers met museumobjecten. Dat staat genoteerd in de 21 procedures van het eerste deel van SPECTRUM die ieder volgens een vaste structuur worden opgebouwd. Vanuit een minimumstandaard, wat de meest wenselijke praktijk is die je moet kunnen bereiken, moet je ervoor zorgen dat juridisch en beleidsmatig alle voorwaarden vervuld zijn voordat je aan de procedure zelf begint. Elke procedure wordt volgens variabele procedurestappen in detail beschreven. Maar om alle handelingen goed te kunnen documenteren heb je informatie nodig en de hele systematiek hiervan vind je terug in het 2de deel. Door Spectrum te gebruiken kan elk museum een betekenisvolle schakel zijn in de internationalisering van het erfgoedverkeer en de publieke participatie.
2
Graag stel ik de volgende spreker aan u voor: Alice Grant, consultant en co-auteur van SPECTRUM UK. Zij is van bij het eerste uur betrokken bij het oorspronkelijke Spectrumverhaal en werd in 1993-4 bij de MDA aangetrokken als Standards Development Manager met de bedoeling SPECTRUM te produceren. Zij stelde voor een groot deel de eerste editie van SPECTRUM in 1994 samen, waarbij ze met meer dan 70 musea verspreid over het Verenigd Koninkrijk heeft samengewerkt. Zij heeft dus Spectrum in haar vingers en brengt hiervan als dusdanig ook getuigenis. Op dit moment is zij als consultant actief bij verschillende projecten, onder meer als projectmanager bij aankoop en implementatie van collectie-, bibliotheek- en digital asset management-systemen bij het Imperial War museum in Londen. Zij is ook betrokken bij de training van museum-professionals in de UK voor het Revisiting Collections project, dat geïncorporeerd werd in de laatste herwerkte versie van het Britse Spectrum 3.1. Het gaat hierbij om het registreren van collectie-informatie uit niet-traditionele bronnen (bvb informatie van bezoekers, en informatie van eigenaars) als uitbreiding van de culturele relevantie van museumcollecties en om tevens een nieuw soort publiek aan te spreken. Van de relevantie van dergelijke informatie hebben we tijdens een bezoek aan het Manchester Museum het voorbije najaar een glimp kunnen opvangen. Alice werkt verder nog op een reeks andere projecten met Londonse museums, waaronder de uitwerking van informatiepolitiek en expertise-analyse. Welcome to Brussels, Alice. You may have caught the gist of my introduction in Dutch, but I want to make sure you understand how much we appreciate your enthusiastic participation to this event as well as your first hand testimonial on Spectrum in the UK. I gladly leave you the stage.
3
Op het eerste zicht kan SPECTRUM u saaie materie lijken. Wie heeft het immers graag over procedures en reglementeringen? Als museumgemeenschap is u misschien van mening dat Spectrum de dagelijkse werking in het museum zou kunnen bemoeilijken of minstens extra belasten omdat het over normeringen en regelgeving zou gaan. Zo mag u het zeker niet bekijken. De vertaling staat er nu en het is veel practischer dan u denkt. Beschouw het als een draaiboek, een instrument dat u kan consulteren – het is geen receptenboek. Leg het gewoon ergens in uw kantoor binnen handbereik, zodat u erop kan terugvallen. Ondertussen herschrijft u uw verhaal, in functie van de beschikbare medewerkers en diensten, naar uw specifieke museumcollectie toe. Dit wordt de grote uitdaging. Vlaanderen en Nederland staan nog maar in de startblokken. Wij hebben voor u enkele collega’s uit Vlaanderen in de sofa uitgenodigd uit verschillende landstreken, die allen in een verschillende context werken, en met een heel andere soort museumobjecten. Allemaal zijn ze als testmuseum bij het begin van het project betrokken. En hebben ze in een eerste fase een bepaalde procedure nagelezen op de bruikbaarheid van de vertaling. De volgende fase is nu de werkbaarheid en de toepassing van de procedure zelf. Graag stel ik onze collega’s aan u voor: Else Hartogh van het Provinciaal Gallo-romeins museum in Tongeren; Patrieck Geldhof van het Wielermuseum in Roeselare; Yolande Deckers, Hoofd Collectiebeheer van het KMSKA; Steven Kersse van de Brugse musea die uit een stedelijke context komt en tenslotte Katrien Vanbrabant van het Museum voor Oudere Technieken, een museum dat meer thuishoort in de sfeer van de industriële archeologie. Welkom in de sofa. Ook welkom aan Patrick Allegaert, artistiek leider van het Museum dr Guislain. Hij is hier de enige van de panelleden die weinig of geen Spectrumervaring heeft en die met heel veel enthousiasme de uitnodiging heeft aangenomen om met een aantal thema’s van Spectrum zijn collega’s aan de tand te voelen. Mag ik hem hierbij ook zeer hartelijk danken voor het ter beschikking stellen van het prachtige decor uit zijn museum – het is misschien wel geen echt theater - theater ligt Patrick nauw aan het hart – maar met deze sofa’s betrachten we de museumwereld Spectrum een comfortabel thuisgevoel te geven.
4
Ondertussen is Nick Poole aangekomen en we heten hem eveneens hartelijk welkom. Nick Poole is het hoofd van MDA dat in april 2008 onder Collections Trust zal functioneren, een onafhankelijke Stichting die professionele Collectiemanagementstandaarden uitzet, en voorziet in advies, ondersteuning en training hiervoor. Collections Trust bouwt op 30 jaar ervaring bij MDA en focuseert op de gemeenschap van hen die in de praktijk met collecties begaan zijn en de betrokkenheid van het publiek. Sinds zijn aanstelling in 2004 als CE bij MDA heeft hij de mogelijkheid gecreëerd de kennisinformatie, expertise en good practices, gegroeid en ontwikkeld binnen de Britse museumgemeenschap, met zoveel mogelijk collega’s te delen. Door het vrijgeven van de licenties voor niet commercieel gebruik en voor de vertaling van Spectrum heeft hij het startschot gegeven van een bloeiende internationale samenwerking in beide richtingen. Vlaanderen en Nederland zijn blij en zijn er best trots op dat wij als eerste in het Europese vasteland in een samenwerkingsproject een gelokaliseerde versie hebben kunnen produceren. Nick, thank you very much for providing us with the opportunity of this partnership focused on building and spreading common knowledge and expertise to the museum community.
5
Tot slot nodigen we graag Dries Van den Broucke uit van de afdeling Kunsten en Erfgoed van de Vlaamse Gemeenschap. De Vlaamse Gemeenschap gaf enkele jaren geleden reeds opdracht tot een eerste vertaling van de toen actuele versie (de 2de editie) maar het project liep vast rond de standpunten inzake het auteursrecht op Spectrum. Met de komst van Nick Poole als directeur van MDA kwam daar dus verandering in en leidde dit tot een overeenkomst die exact een jaar geleden werd ondertekend door de drie partijen: LCM, MDA en Culturele Biografie Vlaanderen (die sinds 1 januari onder de nieuwe organisatie FARO functioneert). Naast Erfgoedinspectie Nederland zegde ook het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap haar medewerking toe aan het tot stand brengen van deze vertaling in het kader van hun stimulerende werkzaamheden rond kwaliteitszorg in musea. En het is precies in dit plaatje dat Spectrum een grote rol kan betekenen. Graag het woord aan Dries Van den Broucke.
6
