LAMPIRAN Hasil Wawancara Wawancara berikut ini merupakan tanya jawab antara kami dengan pihak PT. INTI MATARAM SUMA INDORAYA : 1.
Apa tujuan dari PT. MATARAM SUMA INDORAYA?
Salah satu perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor untuk dapat menjadikan salah satu perusahaan kontraktor yang terbaik, handal, dan terpercaya.
2.
Berapa banyak divisi yang ada pada PT. MATARAM SUMA INDORAYA?
Divisi yang ada dalam PT. MATARAM SUMA INDORAYA ada 4, yaitu divisi pemasaran, divisi pengadaan, divisi teknik, dan divisi keuangan.
3.
Bagaimana sejarah dari PT. MATARAM SUMA INDORAYA dari mulai awal didirikan sampai dengan sekarang?
PT. INTI MATARAM SUMA INDORAYA adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang kontraktor. Perusahaan ini terletak di Jalan Tegal Parang Utara No. 36 Mampang, Jakarta Selatan – Indonesia. Resmi didirikan pada tanggal 26 Mei 2009 di Jakarta berdasarkan akta pendirian notaris Dradjat Darmadji, S.H nomor 325 tanggal 26 Mei 2009. PT. INTI MATARAM SUMA INDORAYA memiliki kurang lebih 100 karyawan. Yang terdiri dari bagian pemasaran, pengadaan, teknik, keuangan, teknisi. PT. INTI MATARAM
SUMA
INDORAYA
bekerjasama
L1
dengan
berbagai
perusahaan
L2 diantaranya PT.TELKOM INDONESIA yang berkerjasama dalam bidang supply and install ext.remux, PT.MATTEL INDONESIA yang berkerjasama dalam bidang supply and install auto bike control. PT.TAMAN IMPIAN JAYA ANCOL yang berkerjasama dalam bidang supply and install auto bike control, PT.ALCATEL ENKOMINDO yang bekerjasama dalam bidang supply and install access control system, PT.CAKRAWALA ANDALAS TELEVISI yang bekerjasama dalam bidang supply and install station far TV, PT. RAJAWALI CITRA TELEVISI INDONESIA yang bekerjasama dalam bidang service outdoor transmit facility. Dengan semakin berkembangnya PT. INTI MATARAM SUMA INDORAYA, maka PT. INTI MATARAM SUMA INDORAYA akan berencana untuk mendirikan cabang perusahaan di kota-kota lainnya.
4.
Apa saja visi dan misi dari PT. INTI MATARAM SUMA INDORAYA?
Visi Menjadi perusahaan kontraktor yang terbaik, handal, dan terpercaya. Serta menjadi yang paling dibutuhkan pelanggan. Misi 1. Meningkatkan mutu profesionalisme, mempertahankan kualitas kerja dan bahan, serta tepat waktu. 2. Dengan mendahulukan pelayanan dan kepuasan pelanggan, kami akan menjadi perusahaan yang dicari dan dibutuhkan oleh pelanggan.
L3 3.
Bagaimana bentuk struktur organisasi dari PT. INTI MATARAM SUMA INDORAYA, dan juga pembagian tugas dan wewenangnya?
1. Direktur a) Tugas Direktur yaitu : •
Memimpin perusahaan secara keseluruhan.
•
Memastikan perusahaan berjalan dengan baik.
•
Menetapkan tujuan, sasaran, dan kebijakan standardisasi kerja.
•
Mengambil keputusan dengan baik dan benar.
•
Menetapkan kewenangan dan tanggung jawab setiap personel.
•
Memastikan adanya peningkatan sistem manajemen secara berkesinambungan.
b) Wewenang Direktur yaitu : •
Mengganti kepengurusan yang lama dengan yang baru.
•
Menetapkan berbagai keputusan-keputusan yang terkait dengan tugas dan tanggung jawab karyawan.
•
Mengawasi dan mengambil tindakan-tindakan (action) yang diperlukan terhadap seluruh karyawan.
L4 2. Manajer Proyek a) Tugas Manajer Proyek yaitu : •
Memimpin pengelolaan proyek selama konstruksi dimulai sampai dengan retensi.
•
Membantu direktur memelihara kelancaran pelaksanaan kegiatan proyek.
•
Memastikan karyawan berkerja sesuai tanggung jawabnya.
•
Menghadiri rapat dan pertemuan yang relevan dengan tugas dan fungsinya.
•
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan direktur.
•
Membuat laporan pekerjaan fisik dan non fisik.
b) Wewenang Manajer proyek yaitu : •
Memberikan saran dan nasihat serta penilaian terhadap kinerja bawahannya.
•
Memberikan sanksi dan pelanggaran terhadap kesalahan dan pelanggaran karyawannya.
•
Mengusulkan perbaikan sistem manajemen perusahaan.
3. Bagian Pemasaran a) Tugas Bagian Pemasaran yaitu : •
Mencari proyek baru.
•
Melakukan penawaran jasa proyek ke pelanggan / owner.
•
Merancang strategi pemasaran jasa.
L5 •
Membuat form Estimasi.
•
Penerimaan permintaan pekerjaan.
•
Administrasi pada pelaksanaan order proyek.
•
Mengikuti rapat-rapat di lingkungan yang relevan dengan tugas dan fungsinya.
•
Administrasi pada penawaran jasa.
b) Wewenang Bagian Pemasaran yaitu : •
Memberikan penawaran ke pelanggan.
•
Bebas mencari target proyek baru
4. Bagian Pengadaan a) Tugas Bagian Pengadaan yaitu : •
Mengecek stok barang.
•
Membuat form permintaan material.
•
Membuat delivery order.
b) Wewenang Bagian Pengadaan yaitu : •
Memesan stok barang berapapun jumlahnya.
5. Bagian Teknik a) Tugas Bagian Teknik yaitu :
L6 •
Menyelesaikan proyek di lapangan dengan teliti.
•
Membuat laporan harian proyek, baik fisik maupun non fisik.
•
Membuat laporan pekerjaan karyawan.
b) Wewenang Bagian Teknik yaitu : •
Mengambil keperluan alat yang mereka butuhkan.
•
Mengganti keperluan alat dengan yang lebih bagus dan baru.
6. Bagian Teknisi a) Tugas Bagian Teknisi yaitu : •
Melakukan pengerjaan dengan baik proyek yang diberikan.
•
Mengerjakan proyek dari awal hingga akhir.
•
Melaporkan material yang rusak atau tidak berfungsi dengan baik.
•
Mengisi buku laporan pengerjaan yang dibuat oleh Bagian Teknik.
•
Turut menjaga kelancaran pengerjaan proyek.
b) Wewenang Bagian Teknisi yaitu : •
Mengerjakan kegiatan proyek.
7. Bagian Keuangan a) Tugas Bagian Keuangan yaitu : •
Membuat faktur penjualan.
•
Melayani pembayaran.
L7 •
Mencetak bukti pembayaran.
•
Mengurus gaji dan denda karyawan.
b) Wewenang Bagian Keuangan yaitu : •
Menetapkan denda kepada karyawan yang melakukan kesalahan.
•
4.
Memotong gaji karyawan jika melakukan kesalahan.
Bagaimana proses bisnis yang terjadi pada PT. INTI MATARAM SUMA INDORAYA dari proses pemesanan jasa kontraktor sampai dengan proses pembayaran?
Prosedur pemasaran dimulai dari Bagian Pemasaran yang ingin bekerjasama, bisa datang langsung ke perusahaan yang sedang melakukan tender untuk melakukan penawaran jasa. Kemudian, Bagian Pemasaran akan memberikan Surat Penawaran yang berisi tentang kerjasama dengan perusahaan tersebut yang ingin menggunakan jasa konstruksi perusahaan. Selain memberikan Surat Penawaran ke perusahaan, Bagian Pemasaran juga memberikan Surat Estimasi yang berupa rincian material-material baik berupa harga satuan, jumlah material, maupun tipe-tipe material. Setelah Surat Penawaran dan Surat Estimasi diberikan ke perusahaan yang melakukan tender tersebut, maka perusahaan akan mempertimbangkan apakah akan menggunakan jasa perusahaan PT. INTI MATARAM SUMA INDORAYA atau tidak. Jika perusahaan tersebut menyetujui penawaran jasa perusahaan, maka perusahaan tersebut akan didaftarkan data-datanya ke dalam inputan untuk dijadikan sebagai pelanggan
L8 perusahaan. Setelah pelanggan sudah terdaftar, maka pelanggan berhak melakukan pemesanan material. Bagian Pemasaran akan memberikan Surat Estimasi ke pelanggan dimana didalam Surat tersebut pelanggan diwajibkan untuk membayar uang muka sebesar 40 persen dari harga yang telah ditentukan didalam Surat Estimasi dan sisa pelunasan pembayarannya akan dibayarkan oleh pelanggan jika pekerjaan proyek sudah selesai. Surat Estimasi terdiri dari 2 rangkap, rangkap 1 akan diberikan kepada Bagian Pengadaan dan rangkap 2 akan disimpan sebagai arsip untuk perusahaan. Bagian Pengadaan akan mendapatkan telepon dari Bagian Pemasaran tentang materialmaterial apa saja yang dibutuhkan oleh si pelanggan yang ada didalam Surat Estimasi. Apabila material-material tersebut tidak tersedia didalam Gudang, maka Bagian Pengadaan akan mengeluarkan Surat Permintaan Material yang terdiri dari 3 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan ke Manajer Proyek untuk direview pada akhir proyek. Rangkap 2 akan diberikan ke Supplier
dan rangkap 3 akan diberikan ke Bagian
Keuangan. Setelah mendapatkan material dari Supplier, Bagian Pengadaan akan mengecek material yang didapat dari Supplier. Apabila material tersebut rusak ataupun cacat, maka Bagian Pengadaan akan membuat Retur Penjualan yang akan dikirimkan kembali kepada Supplier. Dan apabila material tersebut tidak rusak ataupun cacat, maka Bagian Pengadaan akan membuat Surat Material Masuk. Surat Material Masuk terdiri dari 2 rangkap, rangkap 1
L9 akan disimpan sebagai arsip perusahaan, dan rangkap 2 akan diberikan ke Gudang. Surat Material Masuk akan dibuat berdasarkan Surat Permintaan Material. Setelah itu, Bagian Pengadaan akan mencetak Delivery Order yang berdasarkan Surat Estimasi untuk diberikan kepada pelanggan. Delivery Order terdiri dari dari 3 rangkap. Rangkap 1 akan diberikan untuk Bagian Teknik, rangkap 2 untuk diberikan kepada pelanggan dan rangkap 3 akan disimpan sebagai arsip untuk perusahaan. Bagian Teknik akan membuatkan Surat Perintah Kerja yang berdasarkan Surat Estimasi. Kemudian Bagian Teknik akan memberikan Delivery Order untuk mengirimkan material-material yang diperlukan dan Surat Perintah Kerja sebagai pengantar bagi Teknisi untuk melakukan pengerjaan proyek di perusahaan pelanggan. Setelah proyek berlangsung, Bagian Teknik juga membuat Surat Hasil Kerja yang berisi tentang laporan-laporan, mulai dari awal pengerjaan hingga proyek selesai dikerjakan. Surat Hasil Kerja nantinya akan diberikan kepada Manajer Proyek untuk diproses dan didata pada arsip pelanggan, agar nantinya pelanggan dapat memesan ulang jika ingin memakai jasa perusahaan untuk melakukan pengerjaan proyek kembali. Setiap bulannya, masing-masing bagian didalam perusahaan akan membuat laporan. Bagian Pemasaran akan membuat laporan tentang pelanggan dan tender, Bagian Pengadaan akan membuat laporan tentang material, Bagian Teknik akan membuat laporan tentang pengerjaan proyek pelanggan, Bagian Keuangan akan membuat pembayaran kepada pelanggan dan juga Supplier, dan juga Bagian Gudang akan membuat stok material perusahaan. Semua laporan-laporan itu yang nantinya akan diberikan kepada Direktur PT. INTI MATARAM SUMA INDORAYA.
L10 5.
Apa saja kendala yang sering dihadapi dalam melakukan aktifitas perusahaan? 1. Kurangnya keamanan data pada perusahaan karena mudahnya data-data perusahaan diakses oleh orang yang tidak bertanggung jawab secara ilegal. 2. Terjadinya data hilang atau rusak pada perusahaan karena data masih dalam bentuk dokumen 3. Data-data masih tersimpan di komputer pada masing-masing bagian. sehingga pada saat data diperlukan, membutuhkan waktu yang lama saat pengumpulan data karena harus diambil secara satu per satu pada bagian komputernya masingmasing. 4. Tidak adanya konsistensi pada bagian dalam hal pencatatan data dan mengakibatkan terjadinya redudansi data yang berupa pengulangan.
L11 Hasil Print 1.
Surat Penawaran
Gambar Hasil Print Surat Penawaran
L12 2.
Surat Permintaan Material
Gambar Hasil Print Surat Permintaan Material
L13 3.
Surat Estimasi
Gambar Hasil Print Surat Estimasi
L14 4.
Delivery Order
Gambar Hasil Print Delivery Order
L15 5.
Surat Perintah Kerja
Gambar Hasil Print Surat Perintah Kerja
L16 6.
Invoice
Gambar Hasil Print Invoice
L17 7.
Laporan Material Masuk
Gambar Hasil Print Laporan Material Masuk
L18 8.
Laporan Perintah Kerja
Gambar Hasil Print Laporan Perintah Kerja
L19 9.
Laporan Pendapatan
Gambar Hasil Print Laporan Pendapatan
L20 10.
Laporan Pengeluaran
Gambar Hasil Print Laporan Pengeluaran
