LAMPIRAN Lampiran Wawancara sistem berjalan Hasil wawancara kepada Ibu Mustika Murni, Department Head IT Solution mengenai sistem yang sedang berjalan 1.
Bagaimana proses pembuatan dokumen yang ada pada ACC saat ini? Jawab : Saat ini, proses pembuatan dokumen pada ACC khususnya ITDepartment menggunakan template yang sudah disimpan admin dalam format microsoft office.
2.
Apakah Anda pernah mengalami kesulitan dalam pembuatan dokumen? jika pernah, Apa saja kesulitannya? Jawab : Pernah, kesulitan yang paling sering dialami adalah format template yang berbeda-beda yang dimiliki oleh masing-masing admin.
3.
Bagaimana proses penandatanganan (persetujuan atau approval) dokumen yang ada di ACC saat ini? Jawab : Proses
approval
masih
dilakukan
secara
manual
yaitu
dengan
menandatangani langsung ada dokumen yang telah dicetak. 4.
Berapa lama yang anda butuhkan untuk membuat dokumen dari proses pembuatan dokumen hingga approval dokumen yang Anda buat?
L1
L2 Jawab : Waktu yang diperlukan sangat bervariasi. Antara 2 sampai 5 hari.. 5.
Apakah Anda pernah mengalami kesulitan saat proses penandatanganan dokumen? jika pernah, apa saja kesulitannya? Jawab : Pernah, salah satu penyebabnya adalah ketidakhadiran dari salah satu management yang harus menandatangani dokumen yang ada.
6.
Untuk setiap dokumen yang telah disetujui, bagaimana cara penyimpanannya saat ini? Jawab : Saat ini penyimpanan hardcopy dilakukanke team PDCA, lalu selanjutnya mengupload softcopy ke KMS.
7.
Apakah Anda pernah mengalami kesulitan untuk mencari dokumen yang Anda buat? Jawab : Pernah. Kesulitan mencari dokumen biasanya terjadi pada dokumen. yang sifatnya historical atau cross section.
8.
Apakah anda pernah kehilangan arsip dari dokumen yang telah Anda buat? Jawab : Belum pernah mengalami kehilangan dokumen.
Hasil wawancara kepada Bapak Valent Abadi, Business System Analyst IT Solution mengenai sistem yang sedang berjalan 1.
Bagaimana proses pembuatan dokumen yang ada pada ACC saat ini?
L3 Jawab Pembuatan dokumen yang ada pada ACC khususnya IT Division menggunakan template yang sudah ada (format excel / word / visio). 2.
Apakah Anda pernah mengalami kesulitan dalam pembuatan dokumen? jika pernah, Apa saja kesulitannya? Jawab : Ya, kesulitannya adalah banyak versi template yang beredar. Kedua,Tidak ada standarisasi pengisian document. Ketiga, Versioning masih secara manual.
3.
Bagaimana proses penandatanganan (persetujuan atau approval) dokumen yang ada di ACC saat ini? Jawab : Proses approval dilakukan jika semua atribut dokumen sudah diisi, dan proses approval masih manual, masih tergantung pada kehadiran atasan di kantor.
4.
Berapa lama yang anda butuhkan untuk membuat dokumen dari proses pembuatan dokumen hingga approval dokumen yang Anda buat? Jawab : Sangat variatif dan tentatif, sekitar 1 - 5 hari kerja.
5.
Apakah Anda pernah mengalami kesulitan saat proses penandatanganan dokumen? jika pernah, apa saja kesulitannya? Jawab : Ya, ketidakhadiran atasan / PIC terkait padahal document nya sudah sangat dibutuhkan
6.
Untuk setiap dokumen yang telah disetujui, bagaimana cara penyimpanannya saat ini?
L4 Jawab : Dikumpulkan secara hardcopy ke team PDCA, lalu selanjutnya mengupload softcopy ke KMS. 7.
Apakah Anda pernah mengalami kesulitan untuk mencari dokumen yang Anda buat? Jawab : Untuk document yang langsung ditangani, tidak. Tetapi untuk document yang sifatnya historical atau cross section terkadang document tersebut sulit untuk dicari atau bahkan hilang.
8.
Apakah anda pernah kehilangan arsip dari dokumen yang telah Anda buat? Jawab : Sampai saat ini masih belum pernah.
Hasil wawancara kepada Bapak Hendy Lim, Business System Analyst IT Infrastructure mengenai sistem yang sedang berjalan 1.
Bagaimana proses pembuatan dokumen yang ada pada ACC saat ini? Jawab : Secara general dokumen" yang digunakan pada IT ACC telah memiliki template masing", karena dokument" yang digunakan mempunyai format yang serupa, kecuali untuk beberapa jenis Project dengan requirement berbeda dari umumnya. Melalui Template itu akan diinput secara manual. menggunakan Ms Office (Excel/Word).
2.
Apakah Anda pernah mengalami kesulitan dalam pembuatan dokumen? jika pernah, Apa saja kesulitannya?
L5 Jawab : Dikarenakan masih manual dan format template yang kurang rapi. terkadang ada kesulitan dalam mengisi dengan tepat. Proses pengecekkan version dari dokumen tersebut jg sulit apabila kita melakukan perubahan
(dokumen
digunakan oleh lebih drari 1orang). 3.
Bagaimana proses penandatanganan (persetujuan atau approval) dokumen yang ada di ACC saat ini? Jawab : Proses approval bersifat manual sesuai dengan level approval dokumen. Setelah content dari dokumen & attachment dilengkapi dokumen tersebut dapat diapproval oleh atasan (management).
4.
Berapa lama yang anda butuhkan untuk membuat dokumen dari proses pembuatan dokumen hingga approval dokumen yang Anda buat? Jawab : Lama
prosesnya
variatif,
tergantung
jenis
dokumen.
biasanya
membutuhkan 1 sampai 3 hari 5.
Apakah Anda pernah mengalami kesulitan saat proses penandatanganan dokumen? jika pernah, apa saja kesulitannya? Jawab : ya, kesulitannya adalah saat atasan tidak di tempat.
6.
Untuk setiap dokumen yang telah disetujui, bagaimana cara penyimpanannya saat ini? Jawab :
L6 Hard copy oleh team PDCA (Plan Do Check Action). Softcopy melalui KMS (Knowledge Management System). 7.
Apakah Anda pernah mengalami kesulitan untuk mencari dokumen yang Anda buat? Jawab : Untuk dokumen yg dibuat oleh Pribadi tidak ada kesulitan berarti karena umumnya disimpan copy filenya di pc lokal. Untuk Dokumen project lain yang sulit utk di trace karena mekanisme dokumentasi masi belum optimal.
8.
Apakah anda pernah kehilangan arsip dari dokumen yang telah Anda buat? Jawab : Tidak. tetapi terkadang butuh waktu utk pengambilan/pencarian dokumen tersebut.
Wawancara evaluasi aplikasi DICE Wawancara kepada Ibu Mustika Murni, Department Head IT Solution mengenai evaluasi aplikasi DICE 1.
Apakah standardisasi template yang dibantu oleh DICE memberikan manfaat yang besar untuk anda? Jawab : Ya, hal ini dikarenakan adanya standarisasi template, maka pembuatan dokumen yang sejenis tidak akan menemukan perbedaan dalam hal mengisi konten dari dokumen.
2.
Apakah membuat dokumen dengan menggunakan DICE dapat mempersingkat waktu anda dalam membuat dokumen? Jawab :
L7 Ya, dengan menggunakan DICE, staff dapat membuat dokumen dimana dan kapan saja dalam jaringan ACC. Selain itu, pembuatan dokumen kini sudah terstruktur dan tersistem. 3.
Apakah persetujuan dokumen menjadi lebih cepat dan mudah dengan menggunakan DICE? Jawab : Ya, karena proses approval dapat dilakukan kapan saja di dalam jaringan ACC tanpa menunggu kehadiran dari PIC terkait.
4.
Apakah kesulitan anda selama ini dalam membuat dokumen telah dipermudah dengan DICE? Jawab : Ya, sebagian proses pembuatan document sudah dipermudah dengan DICE apalagi yang berhubungan dengan proses approval.
5.
Apakah aplikasi DICE mudah dimengerti? Jawab : Ya, karena aplikasi ini sudah menyediakan filterisasi menu dimana user-user hanya dimunculkan menu untuk pembuatan document dan approval.
Hasil wawancara kepada Bapak Valent Abadi, Business System Analyst IT Solution mengenai evaluasi aplikasi DICE 1.
Apakah standardisasi template yang dibantu oleh DICE memberikan manfaat yang besar untuk anda? Jawab :
L8 Ya, standardisasi itu memberikan manfaat karena dengan adanya standardisasi ini, proses pembuatan dokumen dapat lebih cepat dilakukan dan memiliki kesamaan konten dokumen untuk semua dokumen yang menggunakan jenis template yang sama. 2.
Apakah membuat dokumen dengan menggunakan DICE dapat mempersingkat waktu anda dalam membuat dokumen? Jawab : Ya, karena dengan menggunakan DICE, setiap staff dapat membuat dokumen tanpa harus berada didalam kantor dengan syarat masih berada dalam jaringan ACC.
3.
Apakah persetujuan dokumen menjadi lebih cepat dan mudah dengan menggunakan DICE? Jawab : Ya, hal ini karena proses approval kini dapat dilakukan oleh management kapan saja di dalam jaringan ACC tanpa menunggu kehadiran dari PIC terkait.
4.
Apakah kesulitan anda selama ini dalam membuat dokumen telah dipermudah dengan DICE? Jawab : Ya, sebagian proses pembuatan dokumen sudah dipermudah dengan DICE apalagi proses pembuatan dokumen yang berhubungan dengan proses persetujuan.
5.
Apakah aplikasi DICE mudah dimengerti? Jawab : Ya, karena aplikasi DICE memiliki menu yang mudah dimengerti oleh user yang menggunakan DICE.
L9
Hasil wawancara kepada Bapak Hendy Lim, Business System Analyst IT Infrastructure mengenai evaluasi aplikasi DICE 1.
Apakah standardisasi template yang dibantu oleh DICE memberikan manfaat yang besar untuk anda? Jawab : Tentu, proses standardisasi membantu karena dapat memudahkan user dalam hal pengisian data.
2.
Apakah membuat dokumen dengan menggunakan DICE dapat mempersingkat waktu anda dalam membuat dokumen? Jawab : Ya, dengan menggunakan DICE, staff dapat membuat dokumen dimana dan kapan saja dalam jaringan ACC.
3.
Apakah persetujuan dokumen menjadi lebih cepat dan mudah dengan menggunakan DICE? Jawab : Ya, karena dengan adanya aplikasi DICE proses persetujuan dapat dilakukan kapan saja di dalam jaringan ACC tanpa harus menunggu kehadiran dari PIC terkait.
4.
Apakah kesulitan anda selama ini dalam membuat dokumen telah dipermudah dengan DICE? Jawab : Ya, hal ini karena sebagian proses pembuatan dokumen sudah dibantu oleh fungsionalitas yang dimiliki aplikasi DICE.
L10 5.
Apakah aplikasi DICE mudah dimengerti? Jawab : Ya, karena seluruh isi dari aplikasi ini sudah menyediakan filterisasi menu dimana user-user hanya dimunculkan menu untuk pembuatan document dan approval.
L11
Pertanyaan kuesioner Pertanyaan kuesioner mengenai sistem yang sedang berjalan
1. Department apa tempat anda bekerja saat ini? ->deploymentnya duluan dimana a. IT Solution b. Infrastruktur c. IT Security d. IT Service 2. Berapa kali anda membuat dokumen dalam 1 minggu? -> seberapa pentingnya DICE di ACC. a. 1-3 kali b. 4-6 kali c. >6 kali 3. Rata – rata dalam 1 kali pembuatan dokumen, berapa kali anda melakukan revisi? -> seberapa pentingnya DICE di ACC. Dan gimana dice bisa berperan dalam pembuatan dan revisi a. <2 kali b. 2 – 3 kali c. >3 kali 4. Dokumen apa saja yang biasa anda buat? (boleh pilih lebih dari 1) -> deployment DICE di dokumen apa Implementation Form Business Requirement Spesification
L12 Post Implementation Review Project Change Control Form Functional Design Technical Design User Acceptance Test System Internal Testing 5. Pernakah anda mengalami kesulitan saat memilih template dokumen? -> digabungin ama pertanyaan 2 dan 3 a. Pernah (lanjut ke pertanyaan 6) b. Tidak pernah (lanjut ke pertanyaan 7) 6. Jika pernah, apa saja kesulitannya? -> digabungin ama pertanyaan 2 dan 3 dan 5 Format template yang berbeda – beda (belum update) Format template yang salah Lainnya, Sebutkan....... 7. Berapa lama yang ada butuhkan untuk membuat 1 dokumen (termasuk proses persetujuan atau approval dokumen)? Digabungin sama pertanyaan 2,3,5,6 a. 1-2 hari b. 3-4 hari c. >4 hari 8. Kesulitan apa saja yang anda alami saat pembuatan dokumen? -> Validasi problem yang ada pada bab 1 Kesulitan mencari template dokumen Menggunakan format template yang tidak sesuai Persetujuan dokumen terlalu lama
L13 Kesalahan pengisian dokumen Lainnya, sebutkan... 9. Dalam 1 kali pembuatan dokumen, berapa paling banyak persetujuan (approval) yang diminta? -> digabungin sama 2,3,5.6.7 a. 4-5 persetujuan b. 6-7 persetujuan c. >7 persetujuan 10. Pernakah anda mengalami kesulitan saat percarian dokumen pada arsip? -> digabungin sama 2,3,5.6.7,9. Perbedaan file base system sama DBMS. Keuntungan DBMS itu apa. Kalo DBMS semuanya ada di sistem kalo FBS itu terpisah2 folder jadi bisa terjadi duplikasi a. Pernah (lanjut ke pertanyaan 11) b. Tidak Pernah (lanjut ke pertanyaan 12) 11. Jika pernah, apa saja kesulitannya? -> validasi problem yang terjadi sebelum adanya DICE Dokumen tidak ditemukan Terdapat dokumen yang duplikasi (dokumen yang memiliki id sama) Lainnya, sebutkan... 12. Bagaimana pendapat anda jika disediakan aplikasi untuk membantu proses pembuatan dokumen mulai dari pemilihan template dokumen, pembuatan dokumen, dan approval dokumen? -> persetujuan staff untuk dibuat DICE a. Setuju (lanjut ke pertanyaan 14) b. Tidak Setuju (lanjut ke pertanyaan 13) 13. Jika tidak setuju, apa alasannya?
L14 Sudah terbiasa dengan sistem yang sekarang. Tidak pernah mengalami kesulitan dalam pembuatan dokumen Lainnya, sebutkan....... 14. Menu apa yang anda inginkan ada didalam sistem dokumentasi tersebut? -> menu2 yang harus ada di DICE Pengaturan template (membuat, memperbaharui, dan menghapus template) Pengaturan dokumen (membuat dokumen baru dari template yang tersedia; memperbaharui dan menghapus dokumen) Pengingat persetujuan dokumen Pencarian template dokumen Pencarian dokumen Arsip dokumen Lainnya, sebutkan....
Pertanyaan kuesioner mengenai evaluasi aplikasi DICE 1.
Department apa tempat anda bekerja saat ini? a. IT Solution b. IT Infrastruktur c. IT Security d. IT Service
2.
Apakah anda telah menggunakan aplikasi DICE untuk membuat sebuah dokumen? a.
Ya
b.
Tidak
L15 3.
Berapa lama waktu yang anda perlukan untuk proses dokumentasi (dari proses pembuatan dokumen, approval, dll) dengan aplikasi DICE?
4.
a.
1-2 hari
b.
3-4 hari
c.
>4 hari
Apakah dengan menggunakan aplikasi DICE proses dokumentasi menjadi semakin efektif (mengurangi redundansi, mempercepat proses pembuatan dokumen dan mempermudah proses approval)? a. Ya b. Tidak
5.
Apakah aplikasi DICE telah membantu proses revisi dokumen yang anda buat? a.
Ya
b. Tidak 6.
Apakah aplikasi DICE meningkatkan efisiensi dalam penggunaan sumber daya (kertas, tinta, waktu) di ACC? a. Ya b. Tidak
7.
Apakah aplikasi DICE mempermudah standardisasi template dokumen di ACC? a. Ya b. Tidak .
8.
Apakah aplikasi DICE mudah untuk digunakan dan dimengerti? a. Ya b. Tidak
L16 9.
Apakah menu yang ada pada aplikasi DICE telah memenuhi kebutuhan anda untuk proses dokumentasi? a.
Ya
b.
Tidak
10. Apakah anda tetap bersedia menggunakan aplikasi DICE untuk proses dokumentasi? a.
Ya
b.
Tidak
L17
