L1
LAMPIRAN
Gambar 1 Prosedur Pengadaan Special Order Part
L2
L3
Gambar 2 Prosedur Penerimaan Suku Cadang
L4
L5
Gambar 3 Prosedur Penyimpanan Suku Cadang (Warehousing)
L6
Gambar 4 Prosedur Pengeluaran Suku Cadang
L7
L8
L9
Gambar 5 Maximum Inventory Position (MIP)
Gambar 6 Contoh Kode SparePart
L10
Gambar 7 Proforma Invoice
L11
Gambar 8 Surat Jalan
L12
Gambar 9 Kode Kendaraan
Gambar 10 Pesanan Part Khusus Pelanggan
L13
Gambar 11 Booking Form
L14
Gambar 12 Good receipt PO
Gambar 13 Purchase Order (PO)
L15
Gambar 14 Good Receipt PO & Batch
L16
Gambar 15 Supply Slip
L17
Gambar 16 Nota Kwitansi
L18
Gambar 17 Service Order (Work Order)
L19
Gambar 18 Special Order Parts Return Part Policies (RPP)
L20 INTERNAL CONTROL QUESTIONNAIRE Persediaan Suku Cadang Internal Control Questionnaire atas sistem pengelolaan persediaan pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur yang diajukan tanggal 11 Maret 2013.
No
Pertanyaan
Ya
Tidak
Keterangan
Kebijakan dan Prosedur 1.
Apakah telah ditetapkan kebijakan dan prosedur secara terperinci dan tertulis untuk
Telah
pengelolaan persediaan suku cadang yang
disampaikan
melalui
a. Pengadaan suku cadang
pelatihan kerja
b. Penerimaan suku cadang
Basic Training
c. Penyimpanan suku cadang
Service (BST)
meliputi prosedur:
d. Pengeluaran suku cadang e. Stock opname persediaan
Tetapi kebijakan dan prosedur disampaikanny a secara lisan
Pengadaan suku cadang 2.
Apakah dalam pengadaan suku cadang karyawan telah melakukan perkerjaannya sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan?
L21 3.
Apakah sebelum melakukan pengadaan suku cadang ini karyawan memeriksa kembali
Tetapi
persediaan suku cadang yang habis atau
terkadang
kurang yang disesuaikan antara kartu
kurang teliti
persediaan fisik dengan sistem aplikasi
dalam
inventory?
pemesanan parts
4.
Apakah sebelum membuat purchase order (pengadaan suku cadang) terlebih dahulu
meminta persetujuan Service Manager? 5.
Apakah dalam pengaadaan suku cadang special order part yang berdasarkan pesanan
pelanggan sebelumnya melakukan rekapitulasi data kendaraan dan pesanan part? 6.
Apakah karyawan telah bekerja dengan efektif tanpa adanya pengawasan terhadap
Service Manager?
Tetapi masih ada beberapa human error yang terjadi
Penerimaan suku cadang 7.
Apakah dalam penerimaan suku cadang terdapat dokumen yang meliputi: a. Surat Jalan
b. Porforma Invoice
L22 8.
Apakah dokumen tersebut berdasarkan tanggal waktu penerimaan dan pre numbered?
9.
Apakah penerimaan barang tersebut telah disesuaikan dengan tempat yang seharusnya
(area transit)? 10. Apakah dilakukan pengecekan jumlah kuantitas barang yang disesuaikan
berdasarkan porforma invoice dan surat jalan tersebut? 11. Apakah ada pencatatan khusus bila terdapat barang yang rusak atau kurang dalam
Jika terjadi
penerimaan suku cadang?
bagian penerima barang akan mencatat pada proforma invoice
12. Apakah jika ada barang yang rusak langsung melakukan pencatatan retur dan langsung
mengembalikannya pada saat penerimaan barang? 13. Apakah dokumen tersebut telah diarsipkan dan disimpan dengan baik?
L23
Penyimpanan suku cadang 14. Apakah dalam penyimpanan suku cadang terdapat prosedur secara tertulis di dalam
gudang tersebut? 15. Apakah dilakukan pemisahan antara suku cadang material dengan suku cadang
elektronik? 16. Apakah terdapat denah penempatan lokasi penyimpanan suku cadang berdasarkan kode
rak yang telah ditentukan? 17. Apakah penyimpanan suku cadang tersusun dengan baik dan teratur sesuai dengan kode
rak tersebut? 18. Apakah persediaan lama dengan persediaan
Disusun
baru disusun kembali dan dipisahkan berdasarkan kode suku cadang?
kembali tanpa adanya pemisahan khusus
19. Apakah dibuat kartu persediaan untuk stok suku cadang?
20. Apakah karyawan selalu melakukan pengecekan yaitu peng-update-an database atau dengan laporan kartu persediaan?
L24 21. Apakah terdapat pemisahan yang baik dan jelas terhadap persediaan suku cadang a. Stok persediaan gudang?
b.
Special Order Parts?
22. Apakah dilakukan sidak (pengecekan mendadak) atas persediaan stok suku cadang?
23. Apakah dilakukan pengecekan rutin dan teratur terhadap persediaan yang disimpan?
24. Apakah bagian gudang menginformasikan kepada Service Manager atas rekapitulasi laporan jika terdapat deadstock?
25. Apakah Service Manager sering melakukan pengawasan atas kinerja bagian gudang dan
petugas partman ? 26. Apakah dilakukan stock opname ?
Minimal 1
(satu) tahun sekali
27. Apakah hasil dari stock opname tersebut dilaporkan kepada pihak manajemen dan
disajikan dalam bentuk acara? 28. Apakah akses keluar masuk gudang dibatasi dengan jelas (selain karyawan bagian gudang
dilarang masuk)? 29. Apakah terdapat kamera CCTV di setiap sudut dalam pergudangan?
L25
30. Apakah gudang memiliki fasilitas yang meliputi: a. Ventilasi udara atau pengaturan suhu?
b. Penanganan kebakaran (hydrant)? c. Lampu penerangan?
Pengeluaran suku cadang
31. Apakah terdapat prosedur secara tertulis atas
pengeluaran suku cadang? 32. Apakah setiap kali pengeluaran suku cadang dari gudang diperiksa kembali atas kondisi
fisik suku cadangnya? 33. Apakah rotasi stok suku cadang dalam gudang menggunakan sistem First In First Out/masuk
pertama keluar pertama? 34. Apakah setiap pengeluaran suku cadang didasarkan atas dokumen yang telah
diotorisasi? 35. Apakah setiap pengeluaran suku cadang dibuatkan bukti pengeluaran suku cadang dari gudang (supply slip)?
L26 36. Apakah bukti pengeluaran suku cadang tersebut dibuat rangkap?
37. Apakah dokumen-dokumen bukti pengeluaran suku cadang tersebut diarsipkan dan disimpan
dengan baik?
Mengetahui Narasumber, 11 Maret 2013
Sepriyadi. SE Service Manager
L27
HASIL WAWANCARA Berikut adalah daftar hasil wawancara dengan manajemen PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur :
1. Kapan PT. Setiajaya Mobilindo didirikan ? Pada awalnya PT. Setiajaya Mobilindo merintis jalan dengan nama CV. Depok Motor, yang didirikan oleh bapak Yusuf Setiawan (alm) pada tahun 1978, lalu diautorisasi oleh Toyota sebagai dealer resmi. Pada tahun 1999, perusahaan ini resmi berganti nama menjadi PT. Setiajaya Mobilindo, yang bertempat di Jalan Margonda Raya, Pondok Cina Depok, dengan Akte Notaris No : 777/SKPT/VI/99 tanggal 1 Juni 1999 oleh Notaris Haji Muhammad Afdal Gazali, SH. PT. Setiajaya Mobilindo merupakan perusahaan milik keluarga dan membuka cabang kembali di bogor dan cibubur.
Pada tahun 2003 di bulan akhir
September, PT. Setiajaya Mobilindo resmi dibuka di wilayah cibubur yang bertempat di Jl. Alternatif Cibubur, Taman Laguna, Bekasi.
2.
Apakah bidang usaha dan produk-produknya ? Outlet purna jual yaitu penjualan mobil, penjualan suku cadang, layanan service mobil, body repair, dan pelayanan lainnya yang dibutuhkan oleh customer yang memiliki kendaraan bermerk Toyota. Produk-produknya adalah ketersediaan kendaraan, suku cadang asli Toyota, material, chemical (oli) dan aksesoris asli Toyota.
3.
Bagaimana sistem yang telah berjalan untuk pengelolaan persediaan suku cadang ? Sistem yang sedang berjalan dalam pengelolaan persediaan stock suku cadang pada PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur ini menggunakan sistem yang terkomputerisasi. Pada sistem yang berbasis aplikasi SQL ini beberapa user yang dapat menggunakan sistem aplikasi ini seperti Kepala Bengkel (Service Manager), Service Advisor, Foreman, Partman, dan Billing.
L28 4.
Apakah ada tipe pemesanan (batch) suku cadang ? a. Tipe 1 atau tipe VOR yang membatasi pemesanan suku cadang tanpa adanya waktu yang ditentukan (cut off time) untuk pemesanannya dan akan segera di supply oleh PT TAM SPLD secepatnya atau di utamakan sesuai aturan yang diberikan oleh pihak supplier. b. Tipe 2 atau tipe Emergency yang membatasi pemesanan suku cadang dengan waktu yang ditentukan (cut off time) yaitu pukul 08.00-09.00 WIB. Jika melewati waktu yang ditentukan, pihak supplier tidak akan menerima pemesanan suku cadang. Barang yang telah dipesan akan sampai di gudang PT. Setiajaya Mobilindo Cibubur pada pukul 12.00-14.00 WIB di hari yang sama. c. Tipe 3 atau tipe Standart yang membatasi pemesanan suku cadang dengan waktu yang ditentukan (cut off time) yaitu 07.30-11.00 WIB. Setelah barang dipesan, maka kedatangan barang atau suku cadang sampai di gudang pada hari berikutnya H+1 kisaran waktu pukul 08.00-10.00 WIB.
5.
Memiliki berapa prosedur untuk pengelolaan persediaan suku cadang ? Dalam sistem pengelolaan persediaan suku cadang memiliki 4 prosedur yaitu prosedur pengadaan suku cadang, prosedur penerimaan suku cadang, prosedur penyimpanan suku cadang, prosedur pengeluaran suku cadang,
6.
Apa saja masalah yang terjadi didalam pengendalian intern atas suku cadang? •
Adanya resiko kelebihan atau kekurangan stok persediaan suku cadang.,
•
Ketidaktepatan atau kesalahan dalam menghitung tingkat stok persediaan suku cadang yang ada sehingga mengakibatkan stok untuk suku cadang terkadang menumpuk di gudang atau kekurangan stok persediaan.,
•
Adanya stok suku cadang yang tidak terjual akibat batal order dalam pesanan pelanggan atau kesalahan ordering part yang sebenarnya dapat dikembalikan melalui sistem Return Part Policy (RPP) tetapi belum dijalankan secara konsisten sehingga mengakibatkan terjadinya deadstock.
L29 7.
Bagaimana integritas dan nilai etika didalam perusahaan? Setiap pagi melakukan apel pagi pada pukul 08.00 WIB biasanya membahas hasil kerja dihari sebelumnya dan mencoba memberikan problem solving bagi permasalahan yg dihadapi perusahaan, pada hari sabtu beberapa Manager tetap masuk kerja di kantor menyelesaikan tugasnya dikarenakan volume pekerjaan yang meningkat, adanya sistem absensi waktu istirahat pada siang hari.
8.
Bagaimana komitmen terhadap kompetensi yang ada di perusahaan? Tenaga kerja yang direkrut oleh PT. Setijaya Mobilindo Cibubur ini lebih banyak menggunakan tenaga fisik, oleh sebab itu kebanyakan karyawan mekanik atau teknisi adalah lulusan Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) dibidang otomotif. Adanya pelatihan kerja Basic Training Service yang dilakukan 3 bulan sekali untuk mengembangkan kompetensi masing-masing karyawan.
9.
Bagaimana filosofi dan gaya operasi manajemen yang ada di perusahaan? Pemberian reward dalam bentuk hadiah langsung atau piagam penghargaan terhadap karyawan atau staf yang kinerjanya paling baik dalam periode tertentu. Adanya sanksi tegas terhadap pelanggaran yang dilakukan karyawan. PT Setiajaya Mobilindo Cibubur mengutamakan pelayanan yang terbaik bagi pelanggan dengan menyediakan suku cadang asli Toyota yang berkualitas sesuai dengan keinginan pelanggan.
10.
Bagaimana penetepan wewenang dan tanggung jawabnya ? Pelaporan dan wewenang telah secara jelas digambarkan dalam struktur organisasi perusahaan, Telah terdapat job description secara tertulis dan disajikan per fungsi untuk seluruh karyawan.
L30 11.
Bagaimana kebijakan dan praktik sumber daya manusia? Pemberian reward kepada karyawan atau staf yang memiliki performance tinggi dalam tugas dan tanggung jawabnya dan pemberian kompensasi bonus tambahan untuk gaji jika karyawan memiliki performance yang tinggi dalam bekerja. Ada penyimpangan yang pernah dilakukan karyawan yaitu penyimpangan terhadap sistem cuti.
12.
Bagaimana penilaian resiko yang ada di perusahaan? •
Resiko tidak tercapainya permintaan part yang dibutuhkan pelanggan. Solusi pencegahan resiko yaitu dengan cara menjalin hubungan dengan bengkel resmi yang ada disekitar Cibubur dan part shop yang menjual sparepart resmi Toyota.
•
Resiko adanya kecurangan karyawan. Melakukan inpeksi mendadak pada gudang persediaan suku cadang dan telah memasang kamera CCTV
•
Resiko human error/ kesalahan karyawan yang tidak disengaja. Pencegahannya dengan cara memberlakukan sistem gate to gate. Dimana ketika partman mencetak 2 rangkap supply slip (bukti pengeluaran stok persediaan dari gudang) atau serah terima barang dikeluarkan dari bagian gudang, supply slip tersebut akan divalidasi oleh foreman kemudian divalidasikan kembali oleh Service Advisor.
•
Resiko adanya potensi deadstock yang terjadi di dalam gudang. Terjadinya pemesanan sparepart tanpa menggunakan data kendaraan yang lengkap baik nomer rangka kode model maupun tahun kendaraan, Terjadinya potensi deastock dapat muncul karena tipe kendaraan lama.
•
Resiko adanya overstock yang terjadi di dalam gudang. Tidak diupdatenya indikator-indikator untuk menghitung MIP (Maksimum Inventory Posisition) stok persediaan suku cadang yang disarankan. Dan jelang hari besar seperti lebaran memesan persediaan lebih dari yang disarankan.
L31 •
Adanya kecelakan yang tidak diprediksi Dimana teknisi yang belum ahli dalam mengendarai kendaraan (test dive) tetapi mengendarai mobil tersebut lalu menabrak salah satu mekanik yang sedang bekerja.
13.
Bagaimana informasi dan komunikasi pada perusahaan? •
Informasi dan komunikasi menggunakan sistem aplikasi berbasis Structured Query Language (SQL). Penggunaan ini meliputi bagian Partman, Service Advisor, Service Manager, PTM, Pic Booking, Maintenance Remainder System, Foreman, Gudang Material. Masing-masing user akan diberikan id dan password tersendiri.
•
Informasi dan komunikasi menggunakan sistem Toyota Parts Online System (TPOS). Sistem teknologi informasi yang merupakan sistem TI berbasis portal website dengan yang memungkinkan pelayanan permintaan dan supply suku cadang dari supplier PT. TAM SPLD.
14. Bagaimana aktivitas pengendalian pada perusahaan? a. Pemisahan kewajiban yang memadai Pembagian kerja antara 4 orang bagian gudang yang meliputi pengadaan, penerimaan, penyimpanan dan pengelolaan, pengeluaran stok persediaan suku cadang yang bertugas khusus dalam proses pergudangan persediaan. b. Otorisasi yang sesuai dari transaksi dan aktivitas Pemesanan stok persediaan suku cadang, bagian pergudangan atau partman telah melakukan prosedurnya dengan baik yang sebelumnya harus disesuaikan atas otorisasi dalam sistem yang diterapkan oleh perusahaan yaitu sistem MIP dan sistem SOQ (Suggested Ordering Quantity). c. Dokumen dan catatan yang memadai Perusahaan
mencetak
dokumen
pre-numbered
form,
sistem
yang
terkomputerisasi dalam proses pengelolaan persediaan suku cadang untuk laporan rekapitulasi atas jumlah stok permintaan atau pengadaan suku cadang,
L32 d. Pengendalian fisik atas aset dan catatan Setiap sudut didalam ruang gudang terdapat CCTV, Perusahaan telah menerapkan sistem MIP disetiap kartu persediaan suku cadang, dan adanya rekapitulasi laporan atau file-file laporan yang ada dalam proses pengadaan, penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran stok persediaan suku cadang, Adanya catatan khusus untuk penerimaan barang dari supplier jika terdapat kekurangan atau kerusakan barang. 15. Bagaimana pemantauan yang terjadi didalam perusahaan? • Pemeriksaan kembali atas kelengkapan dan keabsahan dokumen. Mengarsipkan data-data yang dibutuhkan pada saat memesan suku cadang yang meliputi data kendaraan mobil, kode part suku cadang yang dibutuhkan dalam pemesanan part khusus pelanggan. • Manager mengecek kembali kinerja karyawan pada stok persediaan suku cadang apakah telah memenuhi sistem MIP yang sudah ditetapkan. • Menetapkan sanksi atas pelanggaran yang dilakukan terhadap karyawan yang memiliki fungsi bagian CRC. Peringatan ini berupa teguran lisan ataupun peringatan tertulis yang terdiri dari 1 sampai dengan 3 jenis diberikan oleh atasan atau manager yang berwewenang dalam menilai pelanggaran yang dilakukan karyawan tersebut. Mengetahui Narasumber, 28 Mei 2013
Sepriyadi, SE Service Manager
