L‐ 1
LAMPIRAN 1 Tabel Simbol Activity Diagram
Simbol Activity Diagram
Keterangan Solid circle
Solid circle
”Start of a process in an activity diagram.”, menggambarkan proses dimulai pertama kali di dalam activity diagram. Rounded rectangle ”Event,
activity,
or
trigger.”,
Rounded rectangle menggambarkan
event,
aktivitas,
penggerak
terjadi
dalam activity
yang
atau
diagram. Continuous line ”Sequence from one event or activity to the Continuous line
next.”, menggambarkan urutan perpindahan kegiatan dari satu aktivitas ke aktivitas yang lain.
L‐ 2
Dotted line ”Flow of information between events.”, Dotted line menggambarkan
aliran
informasi
antar
event. Document ”Represents a source document or report.”, Document
menggambarkan penyajian dokumen sumber atau laporan. Diamond
Diamond
”A branch.”, menggambarkan cabang.
Table ”A computer file from which data may be Table
read from or recorded during business events.”, menggambarkan file komputer atau database dimana data bisa dibaca dari atau dicatat selama proses bisnis. Note ”Refers the reader to another diagram or document for details.”, menggambarkan
L‐ 3
Note
diagram atau dokumen lainnya sebagai detail. Bull’s – eye
Bull’s – eye
”End of process.”, menggambarkan akhir dari proses. Swimlane A column in an activity diagram that is used to separate events or activities according to the person or department responsible for the
Swimlane
particular event or activity.”, kolom di dalam activity diagram yang digunakan untuk memisahkan events atau aktivitas
L‐ 4
LAMPIRAN 2 Daftar Hasil Wawancara Security Controls Physical Security 1. Apakah ada security dalam menjaga keamanan dan penguncian ruangan bagian penjualan ? Jawab : ya, perusahaan kami memiliki security dalam menjaga keamanan sekaligus yang mengunci seluruh ruangan.
2. Apakah ruangan bagian penjualan sudah dilakukan pembersihan secara rutin, untuk menghindari debu, air dan hal lain yang dapat merusak hardware komputer? Jawab : ya, setiap pagi Office Boy membersihkan ruangan bagian penjualan.
Logical security 1. Apakah komputer bagian penjualan menggunakan antivirus? Jawab : ya, seluruh komputer pada perusahaan sudah memiliki antivirus.
L‐ 5
2. Apakah setiap komputer di PT. Paradise Cipta Solusi telah dilakukan scan virus secara rutin? Jawab : ya, scan antivirus dilakukan setiap hari, setelah jam kerja selesai.
3. Apakah terdapat log in (username dan password) sebelum menggunakan sistem informasi penjualan ? Jawab : ya, di dalam sistem sudah terdapat log in username dan password.
4. Apakah sistem penjualan akan menampilkan message error jika adanya kesalahan pada verifikasi login guna menghindari pemakai yang tidak berhak mengkases terhadap sistem? Jawab : ya, terdapat pemisahan dalam masalah penginputan data, save data, dengan bagian edit dan delete data.
5. Apakah sistem penjualan terdapat panjang maksimal dan pembatasan periode umur password? Jawab : ya, password login dibatasi panjang character (6-20)
6. Apakah hak akses terhadap sistem hanya dari peginputan password dan user name karyawan ?
L‐ 6
Jawab : ya, hanya password dan user name yang menentukan hak akses seorang karyawan (user) bagian penjualan
7. Apakah terdapat firewall pada aplikasi yang digunakan pada perusahaan? Jawab : ya, perusahaan memiliki firewall.
Information Controls Input Control 1. Apakah dalam dilakukan training terhadap karyawan baru dalam penggunaan sistem informasi penjualan? Jawab : ya, karyawan baru, akan dilakukan training terlebih dahulu sebelum melakukan sistem.
2. Apakah terdapat prosedur penginputan data pada sistem informasi penjualan? Jawab : ya, di dalam sistem kami terdapat prosedur penginputan data.
3. Apakah ada pencatatan piutang pada sistem informasi penjualan ? Jawab : ya, di dalam sistem ada pencatatan piutang.
L‐ 7
4. Apakah terdapat pemisahaan wewenang penginputan data dengan karyawan yang melakukan edit, save, dan delete pada sistem informasi penjualan ? Jawab : ya, terdapat pemisahaan wewenang antara penginputan data dan save, dengan bagian edit dan delete data.
5. Apakah data yang diinput berdasarkan dokumen sumber ? Jawab : ya, data penjualan di input berdasarkan dokumen sumber.
6. Apakah pada tampilan form pada aplikasi penjualan apakah terdapat nama pengiput, tanggal, jam input dan nomor urut formulir? Jawab : ya, di dalam tampilan formulir yang ada pada sistem terdapat nama, tanggal, jam input, dan nomor urut formulir.
7. Apakah fungsi perhitungan piutang pada sistem penjualan sudah tepat / tidak sering terjadi kesalahan? Jawab : tidak, fungsi perhitungan piutang pada sistem penjualan sudah berjalan dengan baik.
8. Apakah formulir-formulir yang ada pada sistem informasi penjualan memiliki rangkap? Jawab : ya, semua formulir yang ada pada sistem informasi penjualan sudah memiliki rangkap yang sesuai dengan kebutuhan.
L‐ 8
9. Apakah tampilan sistem penjualan sudah user friendly ? Jawab : ya, tampilan yang ada aplikasi sudah user friendly
10. Apakah terdapat Credit limit pada sistem informasi penjualan? Jawab : tidak, dalam sistem yang kami miliki belum ada credit limit.
Output Control 1. Apakah di dalam sistem yang ada terdapat pemisahaan wewenang dalam mengecek laporan penjualan? Jawab : ya, pengecekan laporan keuangan hanya dapat dilakukan oleh pihak yang berwenang, dalam hal ini supervisor.
2. Apakah rangkap formulir diserahkan kepada pihak yang berwenang? Jawab : ya, rangkap formulir yang ada diserahkan kepada pihakpihak yang berwenang.
3. Apakah otorisasi yang dilakukan oleh karyawan yang berhak? Jawab : ya, sebelum ada otorisasi dari karyawan yang berwenang, atau yang berhak, maka sistem tidak dapat berjalan.
4. Apakah terdapat pencocokan data manual dari cabang dengan data penjualan yang masuk di dalam sistem penjualan ?
L‐ 9
Jawab : ya, ada pencocokan data manual dari cabang dengan data penjualan yang masuk di dalam TR_Invoice
5. Syapakah yang bertanggug jawab dalam pengecekan data manual penjualan cabang dengan data yang telah masuk di dalam sistem penjualan ? Jawab : supervisor administration and accounting.
6. Apakah laporan yang berhubungan dengan penjualan mencantumkan kop surat perusahaan, halaman, judul laporan, tanggal, nama, nomor urut dan orang yang mencetak laporan tersebut dicetak ? Jawab : ya, semua laporan yang berhubungan dengan penjualan mencantumkan kop surat perusahaan, halaman, judul laporan, tanggal, nama , nomor urut, dan orang yang mencetak laporan tersebut.
7. Apakah terdapat control terhadap penghancuran laporan penjualan yang sudah tidak digunakan lagi? Jawab : tidak, perusahaan kami belum ada control penghajuran laporan.
L‐ 10
Continuity Controls Back-up Control Data Back-up 1.
Apakah perusahaan memiliki data back-up dan disimpan di tempat yang aman ? Jawab : ya, data-data penting back-up dan media back-up seperti CD dan hard disc.
2. Apakah back-up data transaksi penjualan dilakukan secara periodic pada waktu tertentu ? Jawab : ya, back-up data transaksi dilakukan setiap hari, setiap selesai jam kantor.
3. Apakah perusahaan mempunyai sistem back-up data sehingga tidak terjadi redundancy data dan data corup? Jawab : ya, perusahaan memiliki cara back-up sehingga tidak terjadi redundancy data dan data corup
4. Apakah back-up data hanya dilakukan dan dapat dilihat oleh senior manager financial and accounting? Jawab : ya, back-up hanya dapat dilakukan dan dilihat oleh senior manager financial and accounting
L‐ 11
Hardware Back-up 1. Apakah komputer pada sistem penjualan sudah di tempatkan di tempat yang aman ? Jawab : ya, komputer pada bagian penjualan sudah ditempatkan di tempat yang aman.
2. Apakah UPS yang dimiliki perusahaan sudah dapat mensupply daya listrik untuk sistem pada perusahaan saat listrik padam? Jawab : ya, UPS yang ada pada perusahaan sangat membantu dalam memback-up daya listrik ketika listrik padam.
3. Apakah terdapat server pada perusahaan? Jawab : ya, perusahaan kami memiliki server guna menghubungkan sistem baik sistem yang ada pada kantor cabang dan kantor pusat.
4. Apakah server yang ada pada perusahaan telah di tempatkan pada tempat khusus yang aman ? Jawab : ya, server yang ada pada perusahaan telah ditempatkan pada tempat khusus.
L‐ 12
Disaster Recovery Controls 1. Apakah daerah perusahaan sering terkena bencana ? Jawab : jarang, perusahaan kami jarang mengalami bencana.
2. Bencana apa yang terjadi ? Jawab : bencana yang pernah dialami perusahaan yakni banjir, gempa.
3. Apakah perusahaan telah mengasuransikan asset perusahaan baik software, dan hardware ? Jawab : ya, perusahaan telah mengasuransikan asset baik hardware, maupun software.
4. Apakah perusahaan telah mempersiapkan semua penanggulangan bahaya bencana yang kemungkinan muncul ? Jawab : ya, hal ini telah diantisipasi, dengan mempersiapkan seluruh peralatan antisipasi bencana dan meletakan seluruh komputer dan server pada tempat yang aman.
5. Apakah komputer, server, dan peralatan lain sudah ditempatkan di tempat yang terhidar dari bahaya bencana ?
L‐ 13
Jawab : ya, komputer dan server serta asset perusahaan lainnya sudah ditempatkan di tempat yang terhindar dari bahaya bencana yakni pada lantai 2 dan 3
L‐ 14
LAMPIRAN 3 Tabel Kuisioner IT support No 1.
Kuisioner Adanya penggunaan stabilizer yang
Ya V
mampu menstabilkan tegangan listrik pada perusahaan sehingga komputer tidak akan mudah rusak akibat tegangan listrik yang tidak stabil? 2.
Apakah komputer bagian penjualan V menggunakan antivirus?
3.
Apakah perusahaan memiliki data
V
back-up ( CD dan hard disc ) ? 4.
Apakah back-up data transaksi
V
penjualan dilakukan secara periodic pada hari waktu tertentu? 5.
Apakah perusahaan mempunyai cara back-up data sehingga tidak terjadi redundancy data dan data corup ?
V
Tidak
n/a
L‐ 15
6.
Apakah back-up hanya dilakukan dan
V
dapat dilihat oleh senior manager financial and accounting? 7.
Apakah UPS yang dimiliki perusahaan
V
sudah dapat mensupply daya listrik untuk sistem pada perusahaan saat listrik padam? 8.
Apakah perusahaan telah
V
mempersiapkan semua penanggulangan bahaya bencana yang kemungkinan muncul ? 9.
Apakah komputer, server, dan
V
peralatan lain sudah ditempatkan di tempat yang terhidar dari bahaya bencana? 10. Apakah terdapat firewall pada aplikasi V yang digunakan pada perusahaan?
L‐ 16
Sales & admin No 1.
Kuisioner
Ya
Apakah setiap komputer di PT. V Paradise
Cipta
Solusi
telah
dilakukan scan virus secara rutin ? 2.
Apakah terdapat log in (username V dan
password)
menggunakan
sebelum
sistem
informasi
penjualan ? 3.
Apakah
sistem
penjualan
akan V
menampilkan message error
jika
adanya kesalahan pada verifikasi login guna menghindari pemakai yang
tidak
berhak
mengkases
terhadap sistem? 4.
Apakah sistem penjualan terdapat V panjang maksimal dan pembatasan periode umur password?
5.
Apakah terdapat
password password
yang
diketik V
protection
Tidak
n/a
L‐ 17
sehingga password tidak terbaca oleh orang lain? 6.
Apakah terdapat fasilitas automatic lock
apabila
user
melakukan
maksimal kesalahan input password /user pada sistem? 7.
Apakah hak akses terhadap sistem V hanya dari peginputan password dan user name karyawan ?
8.
Apakah dalam dilakukan training V terhadap
karyawan
penggunaan
baru
sistem
dalam
informasi
penjualan? 9.
Apakah penginputan
terdapat data
prosedur V pada
sistem
informasi penjualan? 10. Adanya pencatatan piutang pada V sistem? 11. Apakah wewenang
terdapat
pemisahaan V
penginputan
data
V
L‐ 18
dengan karyawan yang melakukan edit, save, dan delete pada sistem informasi penjualan ? 12. Apakah
data
yang
diinput V
berdasarkan dokumen sumber ? 13. Apakah pada tampilan form pada V aplikasi penjualan apakah terdapat nama pengiput, tanggal, jam input dan nomor urut formulir? 14. Apakah fungsi perhitungan piutang V pada sistem penjualan sudah tepat / tidak sering terjadi kesalahan? 15. Apakah formulir-formulir yang ada V pada penjualan memiliki rangkap? 16. Apakah tampilan sistem penjualan V sudah user friendly ? 17. Apakah terdapat credit limit pada sistem informasi penjualan ? 18. Apakah laporan yang berhubungan V dengan penjualan mencantumkan
V
L‐ 19
kop surat perusahaan, halaman, judul laporan, tanggal, nama, nomor urut dan orang yang mencetak laporan tersebut dicetak ? 19. Apakah terdapat control terhadap penghancuran
laporan
V
penjualan
yang sudah tidak digunakan lagi ? 20. Apakah
komputer
pada
sistem V
penjualan sudah di tempatkan di tempat yang aman? 21. Apakah daerah perusahaan sering
Jarang
terkena bencana ? 22. Bencana apa yang sering terjadi ?
Banjir, dan gempa
L‐ 20
Senior Manager financial & accounting No 1.
Kuisioner
Ya
Tidak
n/a
Apakah di dalam sistem yang ada V terdapat
pemisahaan
wewenang
dalam mengecek laporan penjualan ? 2.
Apakah rangkap formulir diserahkan V kepada pihak yang berwenang?
3.
Apakah
otorisasi
dilakukan
oleh V
karyawan yang berhak? 4.
Apakah terdapat pencocokan data V manual dari cabang dengan data penjualan yang masuk di dalam sistem penjualan ?
5.
Syapakah yang bertanggug jawab
Supervisor
dalam pengecekan data
accounting and
manual
penjualan cabang dengan data yang telah
masuk
di
dalam
administration
sistem
penjualan? 6.
Apakah
perusahaan
telah V
mengasuransikan asset perusahaan
Asuransi ACA(all
L‐ 21
baik software, dan hardware ?
risk)
Supervisor HRGA No 1.
Kuisioner
Ya
Apakah ada security dalam menjaga V keamanan dan penguncian ruangan bagian penjualan ?
2.
Apakah ruangan bagian penjualan V sudah dilakukan pembersihan secara rutin, untuk menghindari debu, air dan hal lain yang dapat merusak hardware komputer ?
3.
Apakah terdapat trailis jendela dan V pembatas ruangan yang berfungsi untuk mengamankan ruangan bagian penjualan dari pihak yang tidak bertanggung jawab?
Tidak
n/a
L‐ 22
LAMPIRAN 4 Tampilan Apikasi FINA
Tampilan Awal FINA
1. Pada saat membuka Aplikasi FINA maka tampilan di atas yang akan muncul 2. Untuk membuka sistem makan dipilih Open Existing Company
L‐ 23
Tampilan Register Perusahaan
Register Perusahaan ini akan muncul apabila akan membuka system informasi penjualan 3. maka karyawan sales akan menginput file name dan IP, lalu klik Alias
L‐ 24
4. Dalam Alias akan ada pilihan seperti FINA Pameran yang digunakan pada saat perusahaan mengadakan pameran
L‐ 25
Tampilan LOGIN
5. Setelah masuk system Login karyawan Sales dan Admin akan memasukan nama user dan password 6. Lalu klik OK 7. Apabila salah memasukkan password maka akan keluar error message
L‐ 26
Tampilan Navigator Awal
8. Dari system Login makan akan muncul Tampilan Navigator yang berisi pilihan Purchase, Sales, General Ledger, Inventory, Bank
L‐ 27
Tampilan Navigator Penjualan
9. Dalam navigator Penjualan akan muncul Gambaran proses penjualan
L‐ 28
Tampilan File Menu Pada Toolbar Company
L‐ 29
Tampilan File Menu Pada Toolbar Essential Data
L‐ 30
Tampilan File Menu Pada Toolbar Data Entry
L‐ 31
Tampilan Menu pada Toolbar Transaction List
L‐ 32
Tampilan Menu pada Toolbar Reports
L‐ 33
Tampilan Menu pada Toolbar windows
L‐ 34
Tampilam menu pada toolbar Help
L‐ 35
Tampilan menu pada toolbar License
L‐ 36
Tampilan Sales Order
1. Dalam tampilan sales order maka bagian sales akan menginput data penjualan. 2. Harga barang akan diinput secara manual. 3. Simbol pada sambil kanan berfungsi untuk mensave data dan mencetak data.
L‐ 37
Tampilan Sales Invoice
1. Pada Sales Invoice, bagian admin akan memilih nama Customer (Corporate). 2. Dan menginput harga secara manual 3. data akan disave 4. Apabila terjadi kesalahan input maka admin akan memberitahukan manager sales, karena manager yang berwenang untuk mendelete data yang salah input. Tampilan Delivery Order
L‐ 38
1. Pada Delivery Order, Bagian admin akan menginput PO No. maka data barang yang dipesan akan muncul
L‐ 39
Tampilan New Receipt
1. Bagian admin akan menginput kode bank dan keterangan bank 2. Menginput kode check 3. New Receipt berguna untuk mencatat transaksi baru apabila transaksi sebelumnya belum selesai.
L‐ 40
LAMPIRAN 5 Tampilan Formulir
Sales Order ( SO ) untuk Penjualan Tunai dan Kredit
SO rangkap 1 diserahkan kepada bagian admin untuk diinput ke dalam sistem
L‐ 41
SO rangkap 2
SO rangkap 2 diserahkan kepada salesman untuk menghitung komisi
SO rangkap 3
SO rangkap 3 untuk diarsip bagian sales
L‐ 42
Invoice untuk Pembelian Tunai
Invoice rangkap 1 diserahkan kepada pelanggan
Invoice rangkap 2
Invoice rangkap 2 untuk disimpan bagian admin
L‐ 43
Invoice rangkap 3
Invoice rangkap 3 diserahkan ke senior manager fin. & acc.
Invoice rangkap 4
Invoice rangkap 4 diserahkan ke supervisor accounting & administration
L‐ 44
Invoice untuk Penjualan Kredit
Invoice rangkap 1 akan diarsip bagian admin
L‐ 45
Invoice rangkap 2
Invoice rangkap 2 diserahkan kepada pelanggan corporate
L‐ 46
Invoice rangkap 3
Invoice rangkap 3 diserahkan kepada senior manager fin. & acc.
L‐ 47
Invoice rangkap 4
Invoice rangkap 4 diserahkan kepada Supervisor Accounting & Administration
L‐ 48
Delivery Order untuk Pengiriman Barang Penjualan Kredit
DO rangkap 1 diserahkan kepada kurir untuk mengirimkan barang, yang akan diserahkan ke pelanggan untuk diotorisasi ketika pelanggan menerima barang.
L‐ 49
Delivery Order rangkap 2
DO rangkap 2 yang telah diotoriasi oleh pelanggan pada saat kurir mengirimkan barang, yang nantinya akan diserahkan ke senior manajer fin & acc.
L‐ 50
Delivery Order rangkap 3
DO rangkap 3 diserahkan ke bagian admin untuk diarsip
L‐ 51
Delivery Order rangkap 4
DO rangkap 4 diserahkan ke bagian gudang untuk mengeluarkan barang
L‐ 52
Sales Invoice yang dicetak dari Sistem FINA
L‐ 53
Laporan Penjualan
L‐ 54
Faktur Pajak Standar yang memuat NPWP dan Tanggal Pengukuhan PKP
Faktur Pajak Standar rangkap 1 diserahkan kepada BKP/ Pembeli JKP sebagai Bukti Pajak Masukan.
L‐ 55
Faktur Pajak Standar rangkap 2
Faktur Pajak Standar rangkap 2 diserahkan kepada BKP/ Pembeli JKP sebagai Bukti Pajak Keluaran
L‐ 56
Standard Operation Procedure tentang Tata Tertib dan Kewajiban Karyawan
