65
Lampiran 1 Kajian total kesiapan perusahaan untuk penerapan SJH
No. 1
Date
Action
4-Nop-10 Management Actions - File Jobdes - File HAS
PIC CH/SN CH/SN
2
4-Nop-10 General Manager CH/SN - Filing 01-SOP-01-SL New Sales Order Form CH - Melakukan jadwal training skill CH - Melakukan jadwal training halal dan seminar halal
3
4-Nop-10 IHAC - Mengisi 01-SOP-01-SL New Sales Order Form - HACCP monitoring checklist for production - Jadwal periodik untuk mereview documents - Jadwal untuk internal audit kesetiap departments - Melakukan pelaporan Internal Audit Result ke MUI setiap 6 bulanan. - Mengupdate dokument halal - Menyimpan obsolete documents - Menyimpan Master Document Halal - Issue 01-SOP-02-IH Internal Halal Audit Checklist Form - Issue 09-SOP-02-IH Monthly Internal Halal Audit Report Form - Issue 02-SOP-02-IH Purchasing Internal Halal Audit Checklist Form - Issue 03-SOP-02-IH Production Internal Halal Audit Checklist Form - Issue 04-SOP-02-IH QA/QC Internal Halal Audit Checklist Form - Issue 05-SOP-02-IH R&D Internal Halal Audit Checklist Form - Issue 06-SOP-02-IH WH Internal Halal Audit Checklist Form
SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN
Status
66
No.
Date
Action - Issue 07-SOP-02-IH Trasportation Internal Halal Audit Checklist Form - Issue 08-SOP-02-IH Halal NC Report Form - Issue 09-SOP-02-IH Six monthly Halal Internal Audit Report Form - Issue 01-SOP-03-IH Minutes Meeting Management Action Form - Issue 01-SOP-01-IH Memo : HAS Revision Document Form - Mengisi CCP Form setiap produksi produk halal
4
5
Mengecek semua RM Halal dan Non4-Nop-10 Halal terpisah dan Grey 5-Nop-10 - Penandaan dengan nama lakban warna - Penentuan lokasi RM - Penyimpanan dan penandaan peralatan lab - Penyimpanan dan penandaan peralatan produksi - Penamaan lokasi penyimpanan RM dan Packaging 8-Nop-10 Purchasing Department - Vendor approved list dengan alamat lengkap - Manufacturer approved list dengan alamatnya - Harga untuk masing-masing RM yang dibeli - PO filing - Sample received filing document and price - Filing copy of 01-SOP-01-RD New RM Request Form - Mencari alternative vendor baru berhubungan dengan halalnya dan pricing - Issue 01-SOP-01-SL New Sales Order Form dan punya filenya - Memiliki copy fle 02-SOP-02-IH Purchasing IHA Checklist Form
PIC CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN CH/SN
IR/SN IR/SN IR/SN IR/SN IR/SN IR/SN IA IA IA IA IA IA IA
IA IA IA
Status
67
No. 6
7
8
Date
Action
8-Nop-10 Sales Department - Issue 01-SOP-01-SL New Sales Order Form dan punya filenya - File copy of 02-SOP-02-IH Purchasing IHA Checklist Form
PIC CH/EF CH/EF CH/EF
8-Nop-10 R&D Department - Punya akses buka Arctander and Internet - List formula yang sudah diorder customers - RM Specification hard copy - RM scanned list - File PID - Mengisi form 01-SOP-01-SL New Sales Order Form - Mencari Data RM baru dari Archtander dan Internet - Menanyakan klengkapan dokumen RM dari supplier (PID,CA,HC,etc) - Memberikan kode untuk setiap RM baru - Setiap perubahan formula harus dilaporkan ke IHAC - Issue 01-SOP-01-RD New RM Request Form - File copy 05-SOP-02-IH R&D Halal internal Audit Checklist - Issue 01-SOP-01-PR Production Formula Form
IR/CH
8-Nop-10 QA/QC Department - Incoming RM Log Book - File of panel test result RM; 01-SOP01-QA - File of Panel Test Result FG; 01-SOP01-QA - Outgong FG Log Book - Memiliki list RM standard dan samplenya
IR/CH IR/CH
IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH
IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH
Status
68
No.
Date
9 11-Nop-10
10
Action - Memiliki list retain sample of RM dan samplenya - Memiliki list FG standard dan samplenya - Memiliki list retain sample of FG dan samplenya - Mengisi 01-SOP-01-RD New RM Request Form - File CA yang dibuat PT. GIA - File RM spec meliputi, Arhtander, CA, PID, FC, HC - Issue 01-SOP-02-PC Request RM Data Form - Mengecek 02-SOP-01-PR RM Lots Usage Form - File 01-SOP-02-QA NC Report Form to Production Dev. Copy to GM - Di RM Incoming Log Book ada kolom BB product dan tanggal Re-QC - Mempunyai jadwal re-QC Product, label dan documentasinya - Pelebelan RM sebaiknya dicantumkan juga BB-nya - Issue 01-SOP-02-QA NC Report Form bila ditemukan ketidaksesuaian - File copy 04-SOP-02-IH QA/QC Halal Internal Audit Checklist Form Production Department - Log Book of Production Batches - Mengisi Form 01-SOP-01-PR Production Formula Form - Mengisi Form 02-SOP-01-PR RM Lots Usage Form - Menyimpan copy 03-SOP-02-IH Production Halal Internal Audit Checklist Form Finance Department - Mempunyai list harga RM yang sudah diorder - Mempunyai list harga jual FG berdasarkan customers - Mengisi form 01-SOP-02-SL New Sales Order Form
PIC IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH IR/CH SN/YiA SN/YiA SN/YiA SN/YiA
SN/YiA YS/CH YS/CH YS/CH YS/CH
Status
69
No. 11
Date
Action
PIC
Warehouse Department - Mengisi form 01-SOP-02-SL New Sales Order Form - Mempunyai list stock RM, FG, dan packaging - Mempunyai list lokasi RM, FG, dan packaging - Mempunyai lable kuning untuk new receipt RM & packaging - Mengisi lots bahan baku yang akan dipakai produksi - Menempelkan label kuning setiap kedatangan RM/packaging untk diperiksa QC - Mempunyai list kedatangan RM/Packaging baru - Menanyakan PO setiap kedatangan barang dan kelengkapan dokumentasi - Mengisi 01-SOP-01-RD New RM Request Form - Mempunyai copy 06-SOP-02-IH WH Internal Audit Checklist Form - Issue 02-SOP-01-PR RM Lots Usage Form - File copy 06-SOP-02-IH WH Internal Audit Checklist Form - Ada catatan mengenai rincian pemakaian bahan baku Tambahan : - Setiap Departemen harus menyimpan HAS/SJH - Cakupan Halal : R&D; Purchasing; WH; Storage RM; QC Testing for Incomg goods;
SN/YuA
Pre-Batching; Production process; QC FG; Storage FG; Dispatch; Transportation. - Position : - Director : YS ; GM : CH - IHAC : CH/SN - R&D : ID/CH - QC : IR/CH
SN/YuA SN/YuA SN/YuA SN/YuA SN/YuA
SN/YuA SN/YuA SN/YuA SN/YuA SN/YuA SN/YuA SN/YuA SN/YuA
All
All
Status
70
No.
Date
Action - Purchasing : IA - Sales : ID/EF - Production : SN/IR/DH - WH : YuA - Finance : SN - CS : HQ - Document Controller : SN
PIC
Status
Lampiran 2 Tabel distribusi dokumen
71
PT. GIA Documentation Action/File No.
Doc Code
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
01-SOP-01-RD 01-SOP-01-PR 01-SOP-02-RD 01-SOP-01-PC 01-SOP-02-PC 01-SOP-01-QA 01-SOP-02-QA 01-SOP-01-SL 02-SOP-01-PR
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38
01-SOP-02-IH 09-SOP-02-IH 02-SOP-02-IH 03-SOP-02-IH 04-SOP-02-IH 05-SOP-02-IH 06-SOP-02-IH 07-SOP-02-IH 01-SOP-04-IH 08-SOP-02-IH 01-SOP-03-IH 01-SOP-01-IH
Update : Description
Pemisahan RM H/G/NH Pemisahan Equipment H/G/NH Specification RM Approved vendor list Purchase Order Incoming RM should checked PID/CA/MSDS/HC/IHC/FC
Maintainance Retain Sample of RM Maintainance Standard Sample of RM Maintainance Retain Sample of FG Maintainance Standard Sample of FG Log Book of Incoming RM Log Book of Out Going FG Approved / Rejected Label for RM and FG Awaiting QC for RM and FG Master Halal Documents Obsolet Documents Formulation chages New RM Request Form Production Formula Form Sample Request Form New Receipt Sample Form RM Request Data Form QC Panel Test Result (for RM and FG) NC Report New Sales Order Form RM Lots Usage Form Internal Halal Audit Checklist Monthly Internal Audit Report Purchasing Halal Internal Audit Checklist Production Halal Internal Audit Checklist QA/QC Halal Internal Audit Checkilist R&D Halal Internal Audit Checklist Warehouse Halal Internal Audit Checklist Transportation Halal Internal Audit Checklist Six Monthly Halal Internal Audit Report Halal NC Report Minutes Meeting Management Action Memo:HAS Revision Document Form
Issued/ Actioned By R&D Purch Fin WH Prod QC; R&D Purchasing Puchasing Purc/QC QC QC QC QC QC QC QC WH IHAC v v v All Dept. R&D R&D v v v R&D v Dept. Req. Sales v QC QC QC/IHAC Sales v v WH
QC
Approved By : WH Prod IHAC Sales Trans GM
R&D Purch Fin
v
v
v
v
v v v
v
v
v
v
v v
v
QC
Filed By : WH Prod IHAC SalesGM Dir
v
v v v
v
reported to MUI
v v v
v
v v v v v v
v v
v v v
v v v v
v
copy v v
v v v
copy
v v v v v v v
v
v v v v
copy v
copy
v
copy
v
copy v
v
v v
v
v
v
v
v
v v
v
v
v
v
v
v
v
Remaks
v
v
IHAC/WH/Prod/ QC/Trans
IHAC IHAC IHAC IHAC IHAC IHAC IHAC IHAC Who found IHAC IHAC
Dir
29-Apr-11
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
v
73
Lampiran 3 Profil perusahaan
COMPANY PROFILE Introduction PT. GIA is an Indonesian Flavour manufacturer.
PT. GIA is a family owned and operated company, which commenced operations in 2004. We started from Commanditaire Vennootschap / Limited Partnership (CV) on 4 August 2004 and 4 August 2006 was changed to Perseroan Terbatas / Inc., Ltd (PT). The company was formed at that time recognizing a niche market in the smaller to medium end of the market, which required more service and flexibility that the larger international flavour companies could provide. Tapping into this market had provided GIA’s Inti Aroma a strong base of many and varied customers giving both stability and excellent growth prospects for the future. PT. GIA promote the involvement of it's customers in all aspects of it's business including marketing, manufacturing and technical. By working together, we can best assure attainment of our mutual goals.
Products PT. GIA at the present focus in Flavours manufacturing. With the growth of the business we are planning to add some another supporting products as like Colours, Fragrances, Essential Oil, and Natural Extract.
FOOD Flavours Collection
September 1st, 2006
Flavours American Cream Soda Cream Milk
Mixed Fruits
Apple
Date
Marquisa
Apricot
Durian
Mint
Banana
Es Doger
Margarine
Barley Mint
Es Teler
Neutral Cloudifier
Beef
Eucalyptus
Orange
Blackcurrant
Frambozen
Oranggo
Brown Sugar
Fresh Mint
Orange Keprok
Bubble Kids
Fruit Punch
Orange Nipis
Butter
Grape
Orange Pontianak
74
Butter Vanilla
Grapefruits
Orange Sunkist
Campaign Cider
Grass Jelly
Orange Tropics
Cappuchino
Green Beans Improver Pandan
Caramel
Ginger
Peach
Cheese
Ginseng
Peanut
Cherry
Guava
Peppermint
Chicken
Honey
Pineapple
Chocolate
Hopjes
Pisang Ambon
Clove
Icing Soda
Raisin
Cocoa
Jackfruit
Raspberry
Coco Mint
Jasmine
Rose
Cocopandan
Jasmine Tea
Rum
Coffee
Kiwi Fruit
Root beer
Coffee Cream
Kopyor Coconut
Sarsaparilla
Coffee Milk
Lemon
Smoke
Coffee Mocha
Lemon Lime
Strawberry
Cola
Lime
Tamarind
Condensed Milk
Lychee
Tea
Corn
Mango
Tenggiri
Corn Mocha
Mango Kweni
Vanilla
Corn Roasted
Milk
Vanilla Milk
Cream
Milk Vanilla
Yoghurt
NOTE: Other Flavours are available on request. GIA’s flavours are available in both water-soluble and oil-soluble liquid form. Minimum quantities apply. We have flavours to suit a wide range of applications including: •
Bakery
•
Beverage
•
Biscuits
•
Cake
•
Chocolates
•
Confectionary
•
Dairy
•
Fillings
•
Fondants
•
Ice cream
•
Jelly
•
Milk Beverages
•
Syrups
•
Water Ices
•
Whips
•
Yoghurts
75
Committed to Customers Mission Statement At PT. GIA it is our policy to offer unsurpassed Service, Flexibility and Competitiveness to both our existing and prospective customer base. We are committed to produce high quality products in a timely manner together with the technical backup required to ensure growth and prosperity both for PT. GIA and its valued clients. We do our best to fulfil customer satisfaction with their projects. Quality Statement Product Protection is a vital part of our overall manufacturing philosophy and therefore we are committed to a professional approach to all aspects of quality assurance. It is the policy of PT. GIA to produce “SAFE” products and ensure that all products that leave its premises have full traceability in both manufacturing and quality control. All production process is Good Manufacturing Practice procedures. Documentation PT. GIA is committed to providing on request all documentation to support product supplied to its customers including : Detailed Specifications o Material Safety Data Sheets o Certificates of Analysis / Conformance o
Halal Certification PT. GIA is accredited to prepare, package and store Halal goods and can supply certification of its products on request.
Committed to Research & Development The inventiveness and creativity of the research and development team enables PT. GIA to offer their customers new concepts, interesting refinements and innovative processing techniques in all flavour applications.
Vast international and local technical experience in the research and development of flavours help ensure our ongoing commitment to offer further development of both sweet and savoury flavours for all facets of the food and beverage industry.
76
PT. GIA is proud of the success achieved to date and firmly believe that this success is attributed to the philosophy of constant communication with our client base and the ability to enhance and develop innovative new products for the ever changing market requirements.
Committed to Food Safety This is to certify that it is our policy to protect consumer health by taking all practical steps to identify and discard food potentially at risk. To achieve this goal we have established the following procedures: Following GMP and HACCP Procedures A thorough assessment of our facility to identify and eliminate possible food hazards. Training for our employees in personal hygiene and safe food handling procedures. The creation of Food Safety Plans which enable us to monitor Critical Control Points for Possible biological, physical or chemical hazards. Monitoring the food safety procedures of our suppliers. Listening to the concerns of our customers. An ongoing plan to monitor and verify the entire process. We are fully committed to the implementation and maintenance of the Food Safety process as a means of protecting the health of our valued customers.
Packaging PT. GIA is able to offer an extensive range of innovative packaging formats to meet & exceed the most rigorous standards. We are also able to overprint and supply labels to our customers requirements. PT. GIA products are packed as follows:
Flavours - 25 Kg plastic containers. Flavours - 5 Kg plastic containers. Flavours - 1 Kg plastic containers.
77
Lampiran 4 Diagram alir proses produksi perisa cair
Purchase Raw material / Open Purchase Order (SOP-01-RD) Receipt Goods (SOP-01-GT and SOP-02-GT) Approved RM
Production Formula (SOP-01-PR)
RM Lotting (SOP-01-PR) IHAC Checking (SOP-02-IH) Production Process (SOP-01-PR) Product Coding/Labeling QC Checking (SOP-01-QA and SOP-02-QA)
Storage / Dispatched (SOP-03-GT and SOP-04-GT) Delivery (SOP-04-GT and SOP-02-IH)
Not Available
Product is Held
Asked to R&D Department
78
Lampiran 5 Contoh daftar pemasok bahan baku PT. GIA Vendor Approved List 2011 Update : 20 January 2011 Vendor Name No. Code 1 Adyaceda A1 2 Anugerah Sahabat Abadi, CV A3 3 Bratachem Bogor B1 4 Erindo E1 4 Giva G2 5 Harumsari Surya Ampuh H1 6 Harum Kimia H2 7 Haura H3 8 Haldin Pacific Semesta, PT. H5 9 Kadu Jaya K1 10 Karya Aroma Sejahtera K2 Cianjur, 20 January 2011 Proposed by :
Approved by :
CH General Manager
YS Director
R-0
79
Lampiran 6 Contoh daftar produsen bahan baku
PT. GIA Manufacturer Approved List 2011 Update : 20 January 2011 Vendor Name No. Code 1 Aqua Golden Mississippi A1 2 Ajinomoto Indonesia A2 3 Advanced Biotech A3 4 Acros Organics A4 5 BASF B1 6 Bordas B2 7 Bratachem B3 8 Bedoukian B4 9 PABRIK Minyak Goreng Barco, PT B5 10 Berje B6 11 Karya Aroma Sejahtera K2
Cianjur, 20 January 2011 Proposed by :
Approved by :
CH General Manager
YS Director
R-0
80
Lampiran 7 Label produk 1.1 Produk Halal Berasal PT. HTP Semua produk halal dari PT. HTP menggunakan nama produk sesuai dengan isi produknya dan kode produk yang digunakan adalah 2 atau 3 huruf kapital yang menunjukkan inisial dari nama produk dan diikuti oleh angka 1 (satu) dan kemudian diikuti oleh empat angka berikutnya sebagai nomor urut registrasi. Contoh :
Apple Flavour Beef Flavour
: AP10007 : BEF10001
Semua produk yang berasal dari PT. HTP dikirim dalam keadaan segel yang orisinil. 1.2 Produk Non Halal berasal PT. HTP Semua produk Non Halal (mengandung etanol) menggunakan kode produk dengan 2 atau 3 huruf kapital yang menunjukkan inisial nama dari produk tersebut dan diikuti oleh nomor 2 (dua) kemudian diikuti oleh empat angka sebagai nomor urut registrasi. Contoh :
Rhum Flavour Caramel Flavour
: RH20074 : CAR20041
Produk-produk yang Non Halal adalah produk yang mengandung etanol lebih dari 1% dalam formulasi produknya. Semua produk yang berasal dari PT. HTP ini dikirinkan ke pelanggan dalam keadaan segel yang orisinil. 1.3 Pengembangan Produk Baru oleh PT. GIA Semua produk perisa baru yang dikembangkan/diproduksi oleh PT. GIA mempunyai kode sebagai berikut : Kode Kepala Produk 30 31 Halal 32
33
34
Pemasok
Proses
PT. HTP PT. HTP
Pengenceran & Pencampuran Pengenceran & Pencampuran
Status
Pencampuran dengan bahan dari pemasok lain dan/atau dengan pengenceran PT. HTP Pencampuran dengan bahan dari pemasok lain dan/atau dengan pengenceran Halal Pemasok Lain Bahan Baku dari pemasok lain
Halal Not
PT. HTP
Halal
Not Halal
81
35 Halal
Pemasok Lain Bahan Baku dari Pemasok Lain
Not
1.4 Nomor Batch Nomor Batch menggunakan tiga angka yang menunjukkan tahun dan bulan, kemudian diikuti oleh 6 angka selanjutnya. Angka pertama berikutnya menunjukkan asal pemasok (No. 1 digunakan untuk PT. HTP dengan segel yang orisinil saat pengiriman ke pelanggan, No. 2 digunakan untuk pemasok selain PT. HTP dengan kondisi segel yang orisinil saat pengiriman ke pelanggan, dan No. 3 digunakan untuk produk yang dikembangkan dan diproduksi oleh PT. GIA; Angka kedua dan ketiga menunjukkan tanggal produksi, dan tiga angka terakhir menunjukkan nomor urut registrasi. Contoh
:
608-121080 6 menunjukkan tahun 2006 08 menunjukkan bulan Agustus 1 menunjukkan kode pemasok (PT. HTP) 21 menunjukkan tanggal produksi 080 menunjukkan nomor urut batch produksi
1.5 Kode Produk Semua kode produk atau produk yang formulanya direvisi harus menggunakan kode produk baru dan dicatat dalam Daftar Produk. Kode Produk merupakan titik kritis kehalalan maka label dan kode bahan baku harus diperiksa dan dibandingkan dengan nama dan kode produk pada 01-SOP-01-RD New Raw Material Request Form (Format Permintaan Bahan Baku Baru) dan Format Pembelian (Purchase Order Sheet) yang diterbitkan oleh Bagian Pembelian.
82
Lampiran 8 Contoh daftar bahan baku yang
83
PT. GIA RAW MATERIAL TABULATION USAGE LIST
Update : 14 Feb 2011 Raw Material Specification
No.
Raw Material Description
Raw Material Code
Supplier
Manufacturer
Country of Origin
Internet Archtander
PID
CA
Halal Inhouse
Remarks Halal Certificate Additional MSDS
1 2 3
Acetic acid 98% Acetoin Acetyl pyridine; 2-
RMA005.B1.P3 RMA010.L1.S1 RMA012.L1.P4
Bratachem Lavarian Lavarian
Purac Soda Aromatic Co. Ltd. Pyrazine
Spain Japan USA
V
V V -
V -
V -
HCQ HCQ
-
4
Aldehyde C16
RMA025.L1.P2
Lavarian
Penta Manufacturing
USA
-
V
-
V
HCQ
-
RMA027.L1.O1
Lavarian
Oxford
UK
-
V
V
V
-
RMA031.L1.C2 RMA032.L1.P2
Lavarian Lavarian
China National Chem Penta Manufacturing
China USA
-
V V
V V
V
HCQ HCQ
RMA043.L1.P2
Lavarian
Penta Manufacturing
USA
-
V
V
V
HCQ
RMA046.L1.T1
Lavarian
China
-
-
-
V
-
10 Benzaldehyde
RMB002.L1.Y1
Lavarian
China
-
V
V
-
-
-
-
-
11 Benzyl Acetate
RMB003.L1.S10
Lavarian
China
-
V
V
V
-
-
-
-
12 Benzyl Acetate
RMB003.L1.T1
Lavarian
China
-
V
-
-
-
HC 31/12/12
-
-
13 Benzyl alcohol 14 Butyl butyryl lactate 15 Butyric acid; n-
RMB004.L1.S6 RMB020.L1.F2 RMB023.L1.E1
Lavarian Lavarian Lavarian
China Israel Germany
V -
V V V
V V
V V
HCQ
-
-
V -
5 6 7 8 9
Allyl Caproate (Allyl Hexanoate) Amyl Acetate; IsoAmyl butyrate; IsoAnisaldehyde; para(Aubepine) Anethole Liquid
Teck Soon Hong Flv & Fragrances Ltd. Yancheng City Shanghai Fuxin Fragrance Flavor & Chemical Company Teck Soon Hong Flv & Fragrances Ltd. Shanghai Dairy Frutarome European Oxo
FC GMO; Registration certificate
V
-
-
V
-
-
V V
-
-
V
-
-
85
Lampiran 9 Contoh penggolongan bahan baku berdasarkan kriteria kritis keharaman
No.
GIA's Code
Raw Material Name
Category
Halal Critical
1
RMA001
Acesulfame K
Preservative Aromatic Chemical Aromatic Chemical Aromatic Chemical Aromatic Chemical Aromatic Chemical Essence Oil Solvent Essence Oil Flavouring Agent Flavouring Agent Aromatic Chemical
Halal Critical
2
RMA002
Acetal
3
RMA003
Acetaldehyde
4
RMA004
Acetanysol Pwd
5
RMA005
Acetic Acid
6
RMA006
Acetone
7 8 9
RMC036 RME005 RMF010
Cognac Oil Comp. Ethanol 96% Fusel Oil
10
RMM004
Malt Wine
11
RMR005
Rhum Jamaica
12
RMR006
Rose Oxide; Racemic
13
RMR007
Rosemary Oil French
Essence Oil
14 15
RMS001 RMS002
Saccharine Saffron Extract
Sweetener Extract
Halal Critical Halal Critical Non Halal Critical Non Halal Critical Non Halal Critical Not Halal Not Halal Not Halal Not Halal Not Halal Halal Critical Non Halal Critical Halal Critical Halal Critical
Remarks
86
Lampiran 10 Uraian kerja manajemen puncak dan setiap manajer terkait
Uraian Kerja Manajemen Puncak Manajemen puncak di PT. GIA terdiri dari Direktur dan Manajer Umum. Direktur lebih berfungsi sebagai penentu kebijakan bisnis dan Manajer Umum lebih berfungsi pada proses operasional bisnis keseharian.
Direktur yang
fungsinya lebih kearah penentu kebijakan perusahaan mempunyai tugas sebagai berikut : -
Memonitor perkembangan bisnis perusahaan secara keseluruhan.
-
Memonitor semua isu yang berhubungan dengan kebijakan pemerintah dan isu global mengenai regulasi perisa.
-
Bertanggung jawab penuh terhadap perkembangan bisnis dan pencapaian hasil penjualan perusahaan secara total dan pengembangan untuk bisnis baru perusahaan.
-
Menentukan dan menyetujui strategi bisnis perusahaan.
-
Bertanggung jawab terhadap isu kesejahteraan seluruh karyawan perusahaan.
-
Bertanggung jawab terhadap keberlangsungan proses halal di perusahaan.
-
Merumuskan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan kehalalan produk yang dihasilkan.
-
Memberikan dukungan penuh bagi pelaksanaan SJH di perusahaan.
-
Menyediakan fasilitas dan sarana yang dibutuhkan dalam pelaksanaan SJH.
-
Memberikn wewenang kepada Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) untuk melakukan tindakan tertentu yang dianggap perlu yang berkaitan dengan pelaksanaan SJH termasuk tindakan perbaikan terhadap kesalahan sampai pada penghentian produksi atau penolakan bahan baku, sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh LP POM MUI.
87
Uraian Kerja Manajer Umum Fungsi Manajer Umum adalah : -
Menjamin keberlangsungan dan perkembangan bisnis perisa dan menelaah kemungkinan adanya kesempatan bisnis baru. Contoh kesempatan dalam pengembangan bisnis baru adalah adanya kemungkinan pengembangan produk seperti menambah lini produksi, dimana pada saat sekarang ini baru memproduksi perisa cair dan pengembangan selanjutnya akan diproduksi perisa bubuk. Hal yang akan difikirkan dan dipertimbangkan adalah fasilitas produksi dan semua sumber daya yang akan digunakan untuk mendukung bisnis baru tersebut.
-
Manambah dan mempertimbangkan pelanggan baru yang potensial.
-
Memonitor semua informasi tentang regulasi dan pasar perisa selalu terbarukan.
Tanggung jawab Manajer Umum meliputi : -
Memonitor penjualan dan penambahan pelanggan baru yang potensial dalam setiap bulannya.
-
Membina hubungan yang baik dengan semua pelanggan.
-
Memberikan bantuan dan solusi secara teknis terhadap masalah yang dihadapi pelanggan yang berhubungan dengan kendala teknis pada produk mereka.
-
Memberikan
masukkan
kepada
departemen
penjualan
mengenai
penambahan pelanggan baru yang potensial. -
Memberikan masukan kepada departemen keuangan dan penjualan bila ada pelanggan yang menghadapi kesulitan pembayaran.
-
Menjamin terhadap pelaksanaan SOP, WI, SJH, dan semua prosedur terlaksana dengan baik dan dilaksanakan oleh semua departemen.
-
Memonitor trend pasar dan selalu mendapatkan informasi yang terbarukan untuk produk perisa, perkembangan industri perisa, dan produk pangan secara keseluruhan.
-
Bertanggung jawab terhadap keberlangsungan proses halal di perusahaan.
88
-
Merumuskan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan kehalalan produk yang dihasilkan.
-
Memberikan dukungan penuh bagi pelaksanaan SJH di perusahaan.
-
Menyediakan fasilitas dan sarana yang dibutuhkan dalam pelaksanaan SJH.
-
Memberikan wewenang kepada IHAC untuk melakukan tindakan tertentu yang dianggap perlu yang berkaitan dengan pelaksanaan SJH termasuk tindakan perbaikan terhadap kesalahan sampai pada penghentian produksi atau penolakan bahan baku, sesuai dengan aturan yang ditetapkan oleh LP POM MUI.
Sehubungan fungsi dari Manajer Umum di PT. GIA merangkap juga sebagai Manajer R&D, maka fungsinya akan diuraikan di uraian kerja Manajer R&D.
Uraian Kerja Manajer Pembelian Manajer Pembelian bertanggung jawab terhadap Manajer Umum, dan berhubungan dengan semua manajer departemen yang terkait dalam bidang kerjanya di perusahaan serta dengan pemasok bahan baku. Objektif dari Manajer Pembelian adalah merencanakan dengan akurat pembelian dan penyediaan bahan baku sesuai dengan perencanaan (forecasting) dari Departemen Penjualan. Serta mencari bahan baku dari pemasok yang sesuai.
Tugas dari Manajer Pembelian adalah sebagai berikut : -
Secara periodik memperbaharui perencaan pengadaan bahan baku dan produk jadi di sistem komputer berdasarkan masukan dari Departemen Penjualan dan Manajer Umum.
-
Menjamin pembelian dan stok pembelian bahan baku secara efisien.
-
Memonitor dan mengkoordinasikan informasi dari Departemen Penjualan dan pelanggan mengenai keefektifan dari perencaan kebutuhan pelanggan.
-
Menerbitkan order pembelian bahan baku atau pun produk jadi setelah dicek dan disetujui oleh Manajer Umum.
89
-
Memonitor stok bahan baku dan produk jadi yang ada di gudang dan menginformasikannya kepada manajemen.
-
Melakukan kontak dengan pemasok.
-
Memonitor harga pembelian, mutu, dan dokumentasi halal untuk semua bahan yang dibeli.
-
Memberikan pelaporan secara periodik mengenai logistik dan keakuratan antara perencanaan pembelian bahan.
-
Menyusun prosedur dan melaksanakan pembelian yang dapat menjamin konsistensi bahan sesuai dengan daftar bahan yang telah disususn oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI.
-
Melakukan komunikasi dengan IHAC dalam pembelian bahan baru dan atau pemilihan pemasok baru.
-
Melakukan evaluasi terhadap pemasok dan menyusun peringkat pemasok berdasarkan kelengkapan dokumen halal.
Uraian Kerja Manajer R&D Seharusnya posisi Manajer R&D terpisah dari posisi Manajer Umum, tetapi dikarenakan tidak mudah mencari posisi ini yang disebabkan oleh beberapa hal seperti kendala dalam kriteria dan masalah penggajian dari perusahaan, maka untuk saat ini posisi dirangkap oleh manajer umum, dimana Manajer Umum dari PT. GIA mempunyai kemampuan untuk mengisi posisi ini. Manajer R&D bertanggung jawab terhadap Direktur, dan secara hubungan kerja berhubungan dengan Manajer dari departemen : Pembelian, Penjualan, QA/QC, Produksi, Internal Halal Audit Coordinator (IHAC), dan departemen lain yang berhubungan, misalnya dengan Departemen Keuangan dan Personalia. Objektif dari Manajer R&D adalah menghasilkan produk perisa yang bermutu bagus dan dapat diterima oleh pasar sesuai dengan prasarat keamanan produk dan halal. Wewenang dari Manajer R&D adalah membuat dan menyetujui formulasi produk dan menentukan cara proses produksinya. Tugas dari Manajer R&D adalah sebagai berikut : -
Mengembangkan dan mengevaluasi produk baru.
90
-
Mengerjakan permintaan contoh perisa dan proyek untuk pembuatan perisa dari pelanggan melalui departemen penjualan.
-
Memperbaharui produk yang sudah ada.
Pembaharuan ini dapat
disebabkan oleh beberapa hal seperti adanya kenaikan harga bahan baku yang signifikan dimana tidak memungkinkan untuk menaikkan harga jual produk ke pelanggan sementara mutu produknya harus dipertahankan sama. Ataupun adanya isu mengenai regulasi dan isu halal terhadap bahan baku yang digunakan dalam pembuatan produk tersebut. -
Membimbing dan memberikan petunjuk dalam proses produksi pertama untuk setiap proses produksi dari produk baru.
-
Memberikan contoh produk yang benar dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
-
Memberikan bantuan terhadap pelanggan dalam hal teknis produk dan bersama-sama departemen penjualan mengunjungi pelanggan bila diperlukan.
-
Menjamin kerahasiaan formulasi produk.
-
Menjamin semua SOP, WI, SJH, dan prosedur lain terimplementasi di departemen R&D.
-
Menyusun sistem pembuatan produk baru berdasarkan bahan yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI.
-
Menyusun sistem perubahan bahan sesuai dengan ketentuan halal.
-
Mencari alternatif bahan yang jelas kehalalannya.
-
Melakukan komunikasi dengan IHAC dalam formulasi dan pembuatan produk baru.
Uraian Kerja Manajer QA/QC Di beberapa perusahaan terdapat pemisahan tugas dan wewenang antara departemen jaminan mutu/QA dan departemen pengawasan mutu/QC. Tugas dari departemen QA lebih kearah penentuan penjaminan manajemen mutu dan prosedur-prosedur perusahaan seperti ISO System, GMP, dan sebagainya. Sementara departemen QC lebih kearah aktifitas pengawasan mutu bahan baku yang akan digunakan dan mutu dari produk jadi yang dihasilkan yang disesuaikan
91
dengan standar yang telah ditetapkan. Tetapi dengan keterbatasan sumber daya yang ada di PT. GIA, kedua posisi ini disatukan menjadi Departemen QA/QC. Manajer
QA/QC
bertanggung
jawab
terhadap
manajer
umum,
berhubungan dengan semua manajer departemen terkait yang ada di perusahaan. Objektif dari Manajer QA/QC adalah menjamin semua persaratan diterapkan di perusahaan dan semua spesifikasi bahan baku dan produk jadi sesuai dengan permintaan dan standar yang telah ditentukan. Kewenangannya adalah menjamin pelaksanaan sistem diperusahaan dan memfasilitasi hasil temuan audit dan penyimpangan/ketidaksesuaian yang berhubungan dengan mutu dan halal dengan manajemen puncak untuk dilakukan perbaikan. Tugas dari departemen QA/QC adalah : -
Menjamin semua persaratan yang meliputi persaratan mutu, halal, dan regulasi terimplementasikan diperusahaan.
-
Melaporkan mengenai hala-hal yang perlu diperbaiki yang berhubungan dengan mutu, halal, regulasi, dan lingkungan kepada manajemen untuk ditinjau dan dilakukan perbaikan lebih lanjut.
-
Menjamin kebenaran metode dan keakuratan peralatan ukur yang digunakan.
-
Mengkomunikasikan dengan pemasok dan dengan pelanggan mengenai mutu.
-
Memonitor kinerja mutu dan memberikan rekomendasi yang berhubungan dengan penyimpangan mutu dan mengenai isu mutu bahan lainnya.
-
Menjamin semua prosedur mengenai mutu, halal, regulasi, dan prosedur lain yang ditetapkan perusahaan diterapkan di departemen QA/QC.
-
Menyusun dan melaksanakan prosedur pemantauan dan pengendalian untuk menjamin konsistensi produk halal.
-
Melaksanakan pemeriksaan terhadap setiap bahan baku yang masuk agar sesuai dengan sertifikat halal, spesifikasi, dan produsennya.
-
Melakukan komunikasi dengan IHAC terhadap setiap penyimpangan dan ketidakcocokan bahan dengan dokumen kehalalan.
92
Uraian Kerja Manajer Produksi Manajer produksi bertanggung jawab terhadap manajer umum, dan berhubungan dengan semua manajer departemen terkait.
Objektifitas dari
manajer produksi adalah menjamin produk yang dibuat/diproduksi dan dikirim sesuai dengan persaratan pelanggan dan spesifikasi produk yang telah ditentukan. Kewenangan manajer produksi adalah mengkoordinasikan tindakan dalam hal penjadwalan
produksi
Kewenangan
dalam
dan
jadwal
aktifitas
permintaan/pengiriman
keseharian
departemen
produk
jadi.
produksi,
dan
mengkoordinasikan tindakan pencegahan dan perbaikan yang berkesinambungan yang harus dilakukan bila ditemukan suatu ketidaksesuaian di departemen produksi.
Tugas dari manajer produksi adalah : -
Menyusun jadwal produksi yang disesuaikan dengan jadwal permintaan / pengiriman produk jadi.
-
Mengimplementasikan semua prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan termasuk pelaksanaan SJH.
-
Meminimalisasi terjadinya ketidaksesuaian dan penolakan mutu oleh departemen QA/QC.
-
Menyusun prosedur produksi yang dapat menjamin kehalalan produk.
-
Melakukan pemantauan produksi yang bersih dan bebas dari haram dan najis.
-
Menjalankan kegiatan produksi sesuai dengan matrik formulasi bahan yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI.
-
Melakukan komunikasi dengan IHAC dalam hal proses produksi halal.
Uraian Kerja Manajer Gudang dan Transportasi Di PT. GIA, antara departemen gudang dan transportasi disatukan dengan petimbangan departemen transportasi adalah langkah selanjutnya dari departemen gudang dalam hal pengiriman produk jadi ke pelanggan akan lebih mudah termonitor.
93
Manajer gudang dan transportasi bertanggung jawab terhadap manajer umum, dan berhubungan erat dengan manajer dari departemen : produksi, QA/QC, dan pembelian, dan juga berhubungan dengan manajer departemen lain yang terkait. Objektif dari manajer gudang dan transportasi adalah menjamin terlaksananya FIFO (First In First Out) dari barang yang masuk dan keluar dari gudang, serta menjamin penyimpanan barang di gudang sesuai dengan kondisi penyimpanannya dan selalu terkontrol dan bersih. Wewenang manajer gudang dan transportasi adalah menyimpan bahan pada lokasi yang sesuai dengan kondisinya peruntukannya.
Contoh dari lokasi yang sesuai misalnya harus
menyimpan bahan baku seperti minyak jeruk di dalam pendingin untuk menghindari kerusahan bahan ini.
Tugas dari manajer gudang dan transportasi adalah : -
Menyimpan bahan baku, produk antara, dan produk jadi di tempat yang sesuai dengan peruntukannya dan prasarat SJH.
-
Mencatat pemasukan dan pengeluaran bahan dari gudang.
-
Membantu departemen QA/QC mengkoordinasikan bahan yang akan dilakukan pengecekan ulang oleh QA/QC yang berumur lebih dari satu tahun.
-
Memberikan label dan nomor lot dari semua bahan dan produk jadi yang masuk sesuai dengan penggolongannya.
-
Melakukan penimbangan bahan.
-
Melakukan pengecekan kemasan yang rusak.
-
Melakukan penghitungan stok bahan dan kemasan.
-
Menyusun prosedur administrasi pergudangan yang dapat menjamin kehalalan bahan dan produk yang disimpan serta menghindari terjadinya kontaminasi dari segala sesuatu yang haram dan najis.
-
Melaksanakan penyimpanan produk dan bahan sesuai dengan daftar bahan dan produk yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI.
-
Melakukan komunikasi dengan IHAC dalam sistem keluar masuknya bahan dari dan ke dalam gudang.
94
-
Memuat produk jadi ke dalam kendaraan pengangkut sesuai dengan order pembelian dan mengirimkannya ke pelanggan.
-
Menjamin pemuatan dan pengiriman produk ke pelanggan tidak terkontaminasi oleh bahan yang tidak halal atau mengandung etanol.
-
Memelihara kendaraan perusahaan dan melakukan pengecekan rutin kendaraan agar selalu siap pakai.
Uraian Kerja Manajer Penjualan Manajer penjualan bertanggung jawab terhadap manajer umum dan berhubungan erat dengan manajer departemen : R&D, QA/QC, produksi, IHAC, gudang dan transportasi; dan manajer departemen lain yang berhubungan. Objektif dari manajer penjualan adalah menjual produk sesuai dengan permintaan pelanggan dengan menghasilkan keuntungan yang sebesar-besarnya dengan melihat kompetisi yang berlaku di pasar dengan tetap memperhatikan keselamatan dan kenyamanan pelanggan.
Tugas dari manajer penjulan adalah : -
Memonitor penjualan untuk pelanggan yang menjadi tanggung jawabnya.
-
Melakukan kunjungan rutin kepada pelanggan yang menjadi tangung jawabnya.
-
Membuat laporan kunjungan pelanggan.
-
Memelihara hubungan bisnis yang sudah ada dengan pelanggan.
-
Memonitor perkembangan bisnis dan perubahan harga perisa di pasar.
-
Membuat perencanaan pembelian kebutuhan pelanggan.
-
Memperhatikan informasi pasar, misalnya adanya produk pangan baru atau apa yang sedang dilakukan pesaing terhadap pelanggan kita.
-
Memonitor tanggal jatuh tempo pembayaran berdasarkan informasi dari departemen keuangan dan mengingatkan pelanggan akan pembayaran yang harus dilakukannya.
95
Uraian Tugas Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) IHAC adalah posisi baru dalam stuktur organisasi PT. GIA. Penunjukan IHAC didasarkan pada prasarat dari LP POM MUI untuk SJH. Di PT. GIA, IHAC ditunjuk dari salah seorang staf R&D yang mengetahui alur proses produk dari mulai kedatangan bahan baku, proses produksi, sampai kepada pengiriman produk jadi ke pelanggan. Serta kriteria yang lainnya harus mengetahui mengenai analisis bahan baku yang dipergunakan dan IHAC haruslah seorang muslim. Diperlukan surat pengangkatan dari manajemen untuk posisi IHAC ini agar mempunyai landasan hukum yang kuat. IHAC adalah seorang yang independen dan hanya bertanggung jawab pada manajemen dan LP POM MUI, karena sebenarnya posisi IHAC merupakan perpanjangan tangan LP POM MUI di dalam perusahaan dan berwenang menghentikan proses produksi bila dirasa tidak sesuai dengan prasarat yang telah ditetapkan dalam SJH. Persaratan Auditor Halal Internal sesuai dengan acuan dari LP POM MUI (LP POM MUI, 2008) adalah sebagai berikut : -
Karyawan tetap perusahaan yang bersangkutan.
-
IHAC adalah seorang muslim yang mengerti dan menjalankan syariat Islam.
-
Berada dalam lingkup manajemen halal.
-
Berasal dari departemen yang terlibat dalam proses produksi secara umum seperti QA/QC, R&D, pembelian, produksi, dan pergudangan.
-
Memahami titik kritis keharaman produk, ditinjau dari bahan maupun proses produksi secara keseluruhan.
-
IHAC diangkat melalui surat keputusan pimpinan perusahaan dan diberi kewenangan penuh untuk melakukan tindakan yang diperlukan dalam melaksanakan SJH termasuk tindakan perbaikan terhadap kesalahan sampai pada penghentian produksi atau penolakan bahan baku, sesuai dengan aturan yang ditetapkan LP POM MUI.
96
Tugas Tim Auditor Halal Internal secara umum adalah : -
Menyusun manual SJH perusahaan.
-
Mengkoordinasikan pelaksanaan SJH.
-
Membuat laporan pelaksanaan SJH.
-
Melakukan komunikasi dengan pihak LP POM MUI.
Fungsi IHAC adalah sebagai berikut : -
Menjamin semua halal produk yang dijual sesuai dengan ketentuan yang dipersaratkan oleh SJH dan LP POM MUI.
-
Selalu berhubungan dengan LP POM MUI dalam mengkomunikasikan dan berkonsultasi untuk menjamin proses pelaksanaan SJH dan semua produk halal yang dihasilkan sesuai dengan persaratan.
Tugas IHAC adalah : -
Menjamin semua prosedur SJH dilaksanakan oleh perusahaan.
-
Menjamin semua bahan baku yang masuk sesuai kriteria SJH.
-
Melakukan dokumentasi untuk semua bahan baku yang masuk.
-
Melakukan dokumentasi untuk pelaksanaan SJH dan semua pembaruan dan revisi dokumen SJH.
-
Melakukan pelaksanaan audit halal secara internal perusahaan dan eksternal dengan pelaporan rutin dan berkala pelaksanaan SJH ke LP POM MUI.
Uraian Tugas Manajer Keuangan Departemen keuangan tidak berhubungan langsung dengan proses pelaksanaan SJH namun departemen ini berperanan penting dalam hal keuangan dan pendaaan proses pelaksanaan SJH. Manajer keuangan bertanggung jawab terhadap direktur langsung dan mempunyai tugas sebagai berikut : -
Memonitor aliran uang masuk dan keluar dari perusahaan.
-
Melakukan pencatatan atas pembelian bahan baku, penjualan produk jadi, dan semua pengeluaran uang kas untuk keperluan operasional dan keperluan perusahaan lainnya.
97
-
Melakukan laporan bulanan dan tahunan untuk aktifitas bisnis perusahaan dan melaporkannya kepada manajemen.
-
Membuat laporan bulanan dan tahunan untuk pajak perusahaan.
-
Menginvetarisasi semua kekayaan perusahaan.
-
Meminta dilakukan pengecekan stok (stock checking) bila dirasa perlu.
-
Memonitor tanggal jatuh tempo pembayaran ke pemasok dan juga tanggal jatuh tempo pembayaran pelanggan dan segera melakukan pembayaran ke pemasok atau melakukan penagihan kepelanggan bila sudah jatuh tempo.
98
Lampiran 11 99 Contoh jadwal berkala pelatihan karyawan
Jadwal Estimasi Pelaksanaan Training No.
Topic 09-Jun-11 16-Jun-11
1 2 3 4 5 6 7 8
9
Pelatihan SJH Penentuan Titik Kritis Bahan Tambahan Makanan Pelatihan AHI Bidang R&D Pelatihan AHI Bidang PPIC & Gudang Pelatihan Penentuan Titik Kritis Produk Flavour Pelatihan AHI Bidang QC Pelatihan AHI Bidang Produksi International Workshop on HAS Implementation "Supply Chain Managements in Dairy Products, Flvs, & Vitamins Industries".
23-Jun-11
04-Jul-11
05-Jul-11
26-Jul-11 21-Sep-11 05-Okt-11
YS/CH/SN
IR/IA/EV
YiA/YuA
SN/IR CH/SN/IR CH/SN/YuA/YiA CH/SN/IR CH/SN/IR CH/SN/YiA CH/SN
International Halal Training on Assurance System : "Shifted Paradigm on Halal Certification"
CH/YS
Proposed by :
Approved by :
CH General Manager
YS Director
101
Lampiran 12 Contoh tabel hasil penetapan titik kritis bahan baku dan tindakan pencegahannya
No
Nama Bahan
Titik Kritis
Informasi Tindakan Verifikasi Kunci Koreksi
Hewan Halal 1
Daging Gelatin
2
Bahan Oleoresin tambahan
3
4
5
Proses Penyembelihan
Sertifikat Halal
Flowchart proses atau sertifikasi halal
Isoamyl alcohol
Asal usul bahan (haram jika berasal dari turunan khamr)
Flowchart proses atau sertifikasi halal
MSG
Sumber media fermentasi dan bahan tambahan / penolong
Sertifikat Halal
Antifoam
Asal usul bahan
Spesifikasi atau HC
Tolak bahan jika informasi dikemasan tidak sesuai dengan HC Tolak bahan jika informasi dikemasan tidak sesuai dengan HC Tolak bahan jika informasi dikemasan tidak sesuai dengan HC Tolak bahan jika informasi dikemasan tidak sesuai dengan HC Tolak bahan jika informasi dikemasan tidak sesuai dengan HC
Dokumentasi
Tindakan Peringatkan perbaikan pemasok Dokumentasi
Tindakan Peringatkan perbaikan pemasok Dokumentasi
Tindakan Peringatkan perbaikan pemasok Dokumentasi
Tindakan Peringatkan perbaikan pemasok Dokumentasi
Tindakan Peringatkan perbaikan pemasok Dokumentasi
102
Lampiran 13 Contoh tabel hasil penetapan titik kritis proses produksi dan tindakan pencegahannya
No
1
2
3
4
Nama Bahan
Penambahan bahan
Pemilihan alat (Tangki Mixing)
Pencampuran bahan
Pembersihan alat
Titik Kritis
Asal usul bahan
Tidak menggunakan lini atau tangki yang didedikasikan halal
Kemungkinan adanya bahan tidak halal
Residu produk
Informasi Kunci
Bahasn harus sesuai dengan matriks yang telah diketahui oleh LPPOM MUI
Harus Menggunakan tangki yg didedikasikan untuk produk halal
Identitas produk (ID Product), Daftar bahan
Residu dari produk tidak halal
Tindakan Koreksi Hentikan penggunaan bahan yg tidak ada dalam matrik; bersihkan peralatan yg terkontaminasi ; Karantinakan produk yg terlanjur ditambahkan bahan yg tidak sesuai matriks Hentikan produksi jika menggunakan tangki yg tidak didedikasikan untukm produksi halal Cek dan pastikan bahan yg diambil dari gudang untuk produksi halal dan dr produsen/pem asok yg disetujui Bersihkan alat secara keseluruhan
Verifikasi
Cek catatan produksi Cek SOP yg relevan
Cek SOP yg relevan
Dokumen tasi
Tindakan Koreksi Verifikasi
Tindakan Koreksi Verifikasi
Cek kesesuaian dng kebutuhan halal Cek catatan pembersihan Cek SOP yg relevan
Daftar bahan yg telah diketahui oleh LPPOM MUI Tindakan Koreksi Verifikasi
103
Lampiran 14 Titik-titik kritis untuk perisa cair Purchase Raw Material / Open Purchase Order
Receipt Goods CCP1 Approved RM
Production Formula
RM Lotting CCP2
Not Available
Product is Held
IHAC Checking
Production Process CCP3 Product Coding/Labeling CCP 4 QC Checking
Storage / Dispatched CCP5
Delivery CCP6
Keterangan :
Asked to R&D Department
104
CCP 1 : Receipt Goods (Penerimaan Bahan) - Pengecekan kesesuaian nama bahan baku dan kode adalah sama dengan GIA’s format Pembelian (PO issued). OK NOT OK -
Pengecekan Produsen bahan baku (jika pembelian dari trader) apakah sama dengan GIA’s Daftar Pemasok OK NOT OK -
Jika semua parameter adalah OK
Not CCP
-
Jika ada parameter yang NOT OK
CCP
CCP 2 : Raw Material Lotting (Pemberian nomor Lot Bahan Baku) - Pengecekan untuk nama bahan baku dan pemberian lot adalah sama dengan format Bahan Baku Halal yang telah disetujui (Approved Halal Raw Material) dari 01-SOP-01-RD New Raw Material Request Form (Format Permintaan Bahan Baku Baru). OK NOT OK -
Jika semua parameter adalah OK
Not CCP
-
Jika ada parameter yang NOT OK
CCP
CCP 3 : Production Process (Proses Produksi) - Pengecekan semua bahan baku yang akan digunakan untuk produksi telah menggunakan kode dan nomor lot yang tertulis di lembar formula 01SOP-01-PR Production Formula Form (Format Formula Produksi). OK NOT OK
-
Yakinkan semua peralatan meliputi : sendok, pompa, corong, panci, dan kemasan semuanya bersih dari kontaminasi. OK NOT OK
105
-
Gunakanlah hanya peralatan yang ditandai oleh LAKBAN BIRU / MERAH. OK NOT OK -
Jika semua parameter adalah OK
Not CCP
-
Jika ada parameter yang NOT OK
CCP
CCP 4 -
: Product Coding and Labeling (Pencantuman Label dan Kode Produk) Label Produk Jadi (nama produk, kode produk, dan nomor batchnya) adalah merujuk pada lembar formula dan Buku Log Produksi. OK NOT OK
-
Jika semua parameter adalah OK
Not CCP
-
Jika ada parameter yang NOT OK
CCP
CCP 5 : Storage and Dispatch (Penyimpanan dan Persiapan Pengiriman) - Produk Jadi disimpan ditempat yang benar yaitu Halal / Non Halal Product Dispatch Area (Areal Halal Persiapan Pengiriman Produk Jadi) untuk menghindari terjadinya kontaminasi silang. OK NOT OK -
Jika semua parameter adalah OK
Not CCP
-
Jika ada parameter yang NOT OK
CCP
CCP 6 : Delivery (Pengiriman) - Yakinkan segel kemasan tertutup rapat.
-
OK NOT OK Yakinkan Label Produk adalah sama dengan Delivery Note (Surat Jalan). OK NOT OK
106
-
Jika semua parameter adalah OK
Not CCP
-
Jika ada parameter yang NOT OK
CCP
107
Lampiran 15 Hasil Pengamatan Awal Uraian Kerja Setiap Departemen Terkait
Departemen R&D Melakukan pengecekan dan menjamin semua bahan baku yang digunakan adalah halal dengan mengikuti Panduan Halal agar semua produk yang baru terjamin kehalalannya. Referensi data untuk pengembangan bahan baku baru dan bahan baku yang sudah ada adalah dari buku ARCHTANDER’S Perfume and Flavor Chemicals 1969 dan semua informasi yang berhubungan dari internet dan berbagai sumber lainnya. Dalam pengembangan bahan baku baru, R&D harus mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan sumber bahan baku tersebut (terbuat dan dibuat dari apa), proses produksinya, kemungkinan penggunaan bahan penolong dan katalis dalam proses produksi bahan baku tersebut oleh pemasok yang bersangkutan. Dalam pengembangan bahan baku baru ini terlebih dahulu harus mendapatkan Persetujuan/Approval dari Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) sebelum dilanjutkan ke Departemen Pembelian. Bahan baku yang sudah ada digudang seringkali diperlukan R&D untuk pengembangan produk baru, dan semua departemen selain R&D pun dapat meminta contoh bahan baku dengan aturan seperti pada 01-SOP-02-RD Format permintaan contoh. Gambar 4 menunjukkan bahan baku yang disimpan di laboratorium R&D yang akan digunakan untuk keperluan riset dan pengembangan produk perisa baru. Penyimpanan bahan baku dalam skala laboratorium ini ini dilakukan untuk mempermudah pengambilan bahan baku pada saat digunakan serta untuk mempermudah perhitungan pengurangan stok bahan baku dalam sistem komputerisasi oleh departemen gudang dan transportasi.
Pengambilan oleh
departemen R&D dilakukan secara rutin dan dalam jumlah tertentu, misalnya 100 gram dalam sekali pengambilan bahan baku. Hal ini mempermudah perhitungan perhitungan pengurangan stok. Bagian R&D harus mengisi format 01-SOP-02RD Format permintaan contoh untuk keperluan laboratorium R&D.
108
Gambar 4. Bahan baku untuk keperluan laboratorium R&D
Departemen Pembelian Departemen pembelian bertugas mencari bahan baku dari pemasok yang dapat memberikan sertifikat halal adalah sebagai prioritas utama. Setiap bahan baku harus ada spesifikasi produk dan lembar keselamatan bahan. Dalam hal pemasok tidak dapat menyediakan sertifikat halal yang direkomendasikan oleh MUI, departemen pembelian harus memintakan spesifikasi produk, diagram alir produksi, dan pernyataan halal dari pemasok yang kemudian diperiksa oleh departemen QC, R&D, dan IHAC. Untuk semua bahan baku baru akan merunut pada format 01-SOP-01-RD Format permintaan bahan baku baru yang dikeluarkan oleh Departemen R&D. Dimana sebelumnya departemen R&D telah mengeluarkan 01-SOP-01-PR Format formula produksi, dan 01-SOP-02-RD Format permintaan contoh. Dan bila contoh bahan baku sudah diterima maka Departemen Pembelian akan mengisi 01-SOP-01-RD Format penerimaan contoh bahan baku baru. Departemen pembelian harus mempunyai daftar pemasok bahan baku yang sudah digunakan dan sudah disahkan oleh manajemen perusahaan. Sebagai kriteria untuk pemasok baru adalah melakukan evaluasi terhadap pemasok tersebut dan menyusun peringkat pemasok berdasarkan kelengkapan dokumen halal.
109
Departemen pembelian harus menyimpan dokumen bukti pembelian bahan baku atau order bahan secara berurutan dan dibuatkan nomor registrasinya untuk memudahkan dalam penelusuran pembelian. Nomor registrasi dapat dibuatkan secara komputerisasi. Pada Gambar 5 dapat dilihat penempatan bahan baku yang baru tiba ditempatkan dilokasi Incoming Raw Material (On Hold Area). Status bahan baku ini masih bersifat karantina dan diberi label kuning “Awaiting QC” yang berarti menunggu hasil pemeriksaan oleh departemen QA/QC dari segi dokumentasi halal, spesifikasi bahan, sertifikat analisis, dan juga mutu bahan baku tersebut.
Gambar 5. Penempatan bahan baku yang baru tiba
Departemen QA/QC Departemen ini bertugas memastikan bahwa produksi perisa yang halal benar-benar terkontrol sesuai dengan SOP Halal yang telah diterapkan oleh perusahaan dan yang tercantum dalam sistem panduan halal. Pada Gambar 6 dapat dilihat peralatan analisis laboratorium QA/QC meliputi berbagai peralataan gelas seperti gelas ukur, beaker glass, dan juga jas lab serta kaca mata pengaman dan sarung tangan.
Untuk penyimpanan peralatan gelas ditempatkan secara
terpisah untuk yang dipakai pada produk yang mengandung etanol dan yang tidak mengandung etanol.
110
Gambar 6. Peralatan laboratorium QA/QC
Evaluasi Bahan Baku Baru oleh Departemen QA/QC Departemen QA/QC memeriksa semua dokumen dari permintaan bahan baku baru meliputi spesifikasi bahan, sertifikat analisis, sertifikat halal, dan format 01-SOP-01-RD
Format
permintaan
bahan
baku
baru.
Selanjutnya
membandingkannya dengan referensi dari Archtander’s dan internet. Jika QA/QC memerlukan tambahan data dari pemasok bahan baku tersebut, maka QA/QC akan mengeluarkan 01-SOP-02-PC Format permintaan data bahan baku yang ditujukan kepada Departemen Pembelian yang akan diteruskan kepada pemasok bahan baku tersebut. Jika semua data telah lengkap, QA/QC akan mendatangani 01-SOP-01PR Format formula produksi dan mengirimkannya kembali kepada Departemen Pembelian. Departemen QA/QC harus mempunyai buku log kedatangan bahan baku yang berisi hasil analisis data panel dan mengenai kelengkapan dokumentasi dari setiap bahan baku yang masuk tersebut. Format hasil pengujian panel QA/QC (01-SOP-01-QA).
Apabila ditemukan ketidaksesuaian antara hasil analisis
dengan standar yang ditetapkan, maka Departemen QA/QC akan menerbitkan 01SOP-02-QA Format ketidaksesuaian. Pada Gambar 7 dapat dilihat retain contoh, yaitu contoh yang diambil dari setiap bat atau lot kedatangan bahan baku.
Hal ini dilakukan untuk
mempermudah telusur bila suatu ketika ditemukan suatu kesalahan analisis atau perbedaan pada produk jadi.
111
Gambar 7. Retain contoh bahan baku
Evaluasi Produk Antara oleh Departemen QA/QC Produk antara adalah merupakan produk yang masih dalam proses produksi dan diambil contohnya oleh Departemen QA/QC. Hal ini dilakukan untuk pengecekan homogenitas dari pengadukan atau pun pengecekan kesesuaian warna produk apabila ditambahkan pewarna ke dalam produk perisa tersebut. Contoh yang diambil dibandingkan dengan standar baku yang ada di Departemen QA/QC, bila hasilnya menunjukkan belum meratanya proses pencampuran maka diteruskan sesuai petunjuk dalam lembar formulasi produk atau pun dilakukan penambahan waktu pengadukan.
Bila ditemukan
ketidaksesuaian warna, maka dianjurkan untuk melakukan perbaikan warna produk antara tersebut. Apabila mutu produk antara tersebut telah sesuai dengan standar yang ada di Departemen QA/QC maka produk jadi tersebut dapat segera dilakukan pengemasan.
Evaluasi Produk Jadi oleh Departemen QA/QC Departemen QA/QC akan menerima 01-SOP-01-SL Format order penjualan yang dikeluarkan oleh Departemen Penjualan untuk mengetahui kode produk, nama produk, nama pelanggan, jumlah yang diorder, dan ukuran kemasan. Format ini terlebih dahulu diedarkan ke Departemen Keuangan untuk pengecekan kebenaran harga jual, selanjutnya diteruskan ke Departemen R&D untuk mendapatkan formulasi yang formulasi tersebut akan diberikan ke Departemen Gudang untuk pengecekan stok bahan baku dan Departemen Produksi untuk panduan proses produksi. Pengecekan selanjutnya dari format ini
112
diteruskan ke IHAC untuk dilakukan pengecekan lot bahan baku yang digunakan adalah sesuai dengan alokasi dari bahan baku yang halal. Selanjutnya format ini diteruskan ke departemen QA/QC untuk pengecekan mutu produk jadinya sekaligus dilakukan proses pelebelan produk jadi tersebut. Perjalanan selanjutnya dari format ini ke Manajer Umum dan berakhir kembali di Bagian Penjualan sebagai penerbit format ini, dan Bagian Penjualan harus menyimpan format ini. Departemen QA/QC akan mengecek 02-SOP-01-PR Format lot bahan baku yang digunakan untuk semua bat bahan baku yang digunakan dalam formulasi di departemen produksi, untuk memonitor dan menyakinkan bahwa semua bahan baku yang digunakan adalah berasal dari bahan baku yang sudah disetujui/approved. Departemen QA/QC membandingkan bat produksi dengan Retain Standard Sample untuk pengecekan secara organoleptik. Selanjutnya QA/QC mengisi 01-SOP-01-QA Format hasil pengujian panel QA/QC. Jika 01-SOP-01QA Format hasil pengujian QA/QC dan 02-SOP-01-PR Format lot bahan baku yang digunakan telah sesuai dengan standar produk jadi dan bahan baku yang sudah Disetujui/Approved, maka QA/QC akan merilis produk jadi tersebut. Jika ditemukan ketidaksesuaian antara hasil panel QA/QC dan lot bahan baku yang digunakan berdasarkan Standard Produk Jadi dan/atau Daftar Pemasok yang sudah disetujui/appproved, maka QA/QC akan menerbitkan 01-SOP-02-QA Format ketidaksesuaian ke Departemen Produksi dengan tembusan ke Manajer Umum. Pada Gambar 8 dapat dilihat retain contoh produk jadi. Retain contoh produk jadi yaitu contoh yang diambil dari setiap bat atau lot bahan jadi yang diproduksi. Hal ini dilakukan untuk mempermudah telusur bila suatu ketika ada keluhan (complaint) dari pelanggan yang berhubungan dengan mutu, serta diperlukan juga untuk mengetahui karakteristik perubahan mutu produk. Perubahan mutu produk misalnya terjadinya perubahan warna atau bau setelah dilakukan penyimpanan selama beberapa waktu.
113
Gambar 8. Retain contoh produk jadi
Departemen Penjualan Departemen Penjualan bertugas menerbitkan 01-SOP-01-SL Format order penjualan baru yang didasarkan dari order pelanggan yang masuk kemudian didistribusikan ke Departemen Keuangan untuk mengecek kesesuain harganya, kemudian ke Departemen R&D untuk pengecekan formula, dan selanjutnya ke Departemen Gudang untuk pengecekan stok bahan baku dan melakukan pengisian nomor lot bahan baku yang akan digunakan, kemudian format ini diteruskan ke Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) untuk mendapatkan persetujuan. Selanjutnya diteruskan ke Departemen Produksi sebagai panduan untuk melakukan proses produksi dan Manajer Umum akan menyimpan/filing format ini.
114
Departemen Produksi Departemen Produksi bertugas memastikan bahwa SOP benar-benar dilakukan pada semua tahapan produksi dari mulai penanganan bahan baku sampai kepada produk jadi. Produk halal harus diproduksi dengan menggunakan peralatan dan proses produksi yang halal pula serta menghindari terjadinya pencemaran/kontaminasi oleh bahan-bahan yang tidak halal. Departemen Produksi hanya akan melakukan produksi berdasarkan 01SOP-01-PR Format formula produksi dan 02-SOP-01-PR Format lot bahan baku yang digunakan. Departemen Produksi harus menggunakan bahan baku hanya dari lot yang tercantum dalam format ini. Pada Gambar 9 dapat dilihat penggunaan peralatan produksi yang dibedakan dengan memakai warna dan juga lakban. Warna atau lakban yang berwarna biru dipakai pada peralatan yang digunakan untuk proses produksi halal, sedangkan warna atau lakban merah hanya dipakai untuk memproduksi produk yang mengandung etanol. Penyimpanan bahan baku di area gudang pun ditandai dengan jelas antara bahan baku yang halal serta bahan baku yang mengandung etanol agar tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan dan pengambilan bahan baku tersebut.
115
Gambar 9. Penandaan peralatan produksi Departemen Gudang dan Transportasi Departemen Gudang bertugas memastikan penyimpanan halal benar-benar terpisah dari yang tidak pencemaran/kontaminasi.
produk yang
halal agar terhindar dari
Bahan baku yang baru tiba akan disimpan di area
Awaiting QC, Departemen Gudang hanya akan memasukkan bahan baku yang baru tiba ke dalam stok bahan baku hanya bila Departemen QA/QC telah menyetujui (approved) bahan baku tersebut. Selanjutnya Departemen Gudang akan memberikan nomor lot untuk semua bahan baku yang akan digunakan dalam produksi. Daftar penempatan bahan baku terdapat di dalam sistem komputerisasi, dan untuk memudahkan di lapangan dapat dibuatkan suatu bentuk kartu stok bahan baku yang berisi lokasi bahan baku tersebut berada. Pada Gambar 10 dapat dilihat lokasi penyimpanan bahan baku yang halal, ditandai dengan jelas memakai tulisan pada rak-rak penyimpanannya serta diberikan lakban biru pada kemasan bahan baku tersebut. Hal ini dilakukan untuk mempermudah pendeteksian apabila kemasan tersebut tidak berada pada rak yang benar atau berada diluar lokasi yang seharusnya.
116
Gambar 10. Area bahan baku halal Gambar 11
menjunjukkan area penyimpanan bahan baku
yang
mengandung etanol. Area ini ditempatkan terpisah dari area bahan baku yang halal untuk mencegah terjadinya kontaminasi silang. Selain ditempatkan terpisah, pada kemasan bahan baku yang mengandung etanol ini diberikan lakban yang berwarna merah untuk mempermudah identifikasi bahan baku tersebut.
117
Gambar 11. Area bahan baku yang mengandung etanol
Pada Gambar 12 dapat dilihat area penyimpanan kemasan. Kemasan yang disimpan harus dalam kondisi tertutup bila akan langsung dipakai untuk produksi. Kemasan tersebut harus tetap diperiksa sebelum digunakan untuk menghindari adanya benda asing yang masuk ke dalam kemasan.
Demikian juga untuk
kemasan yang harus dilakukan pencucian terlebih dahulu sebelum dipakai harus senantiasa diperiksa sebelum digunakan untuk produksi.
118
Gambar 12. Area kemasan. Pada Gambar 13 dapat dilihat lokasi penyimpanan produk perisa jadi yang akan dikirim kepada pelanggan. Lokasi tersebut dibedakan menjadi dua yaitu lokasi untuk produk jadi yang halal, dan lokasi untuk produk jadi yang mengandung etanol.
119
Gambar 13. Pemisahan produk jadi yang siap kirim Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) adalah orang yang mengetahui dan mengerti semua alur proses produksi dan mempunyai akses kepada semua departemen serta mempunyai kewenangan dapat menghentikan proses produksi bila ditemukan ketidaksesuian dalam proses produksi tersebut. IHAC memiliki kewajiban dan kewenangan dalam semua tahapan proses produksi dimulai dari pengembangan bahan baku baru sampai kepada persiapan pengiriman produk jadi dan pengirimannya ke pelanggan.
IHAC harus seorang muslim dan telah
memiliki sertifikat pelatihan dari LP POM MUI. Surat pengangkatan IHAC oleh manajemen perusahaan menjadi salah satu prasarat yang ditentukan oleh LP POM MUI. Contoh surat pengangkatan IHAC dapat dilihat pada Lampiran 17.
120
IHAC harus mempunyai daftar lembaga sertifikasi halal internasional yang diakui oleh LP POM MUI dan data mengenai kebijakan dari masing-masing lembaga sertifikasi tersebut. Daftar lembaga sertifikasi ini dapat dilihat pada Lampiran 18.
Semua format audit internal halal dan format pelaporan hasil
internal audit kepada manajemen dan kepada LP POM MUI, serta memo revisi dokumen disimpan oleh IHAC yang merangkap juga sebagai pengontrol dokumen. 01-SOP-02-IH Format ceklis halal audit internal, yang merupakan pengecekan dokumen dan kehalalan dimulai dari order masuk, proses produksi, pengkodean dan pelebelan produk, penyimpanan dan pengiriman produk ke pelanggan. 09-SOP-02-IH Format laporan bulanan internal audit yang merupakan intisari dari gabungan jumlah lot produksi yang dibuat, jumlah ketidaksesuaian mutu atau ketidaksesuaian yang berkaitan dengan kehalalan produk, laporan ini merupakan bahan untuk laporan rutin kepada LP POM MUI.
Format
internal audit untuk semua departemen terkait juga disimpan oleh IHAC. Format laporan enambulanan kepada LP POM MUI dan format laporan ketidaksesuaian yang berhubungan dengan halal dipakai apabila ditemukan penyimpangan yang berhubungan dengan pelaksanaan SJH ataupun yang dapat menimbulkan efek fatal untuk proses kehalalan produk maupun proses produksi, misalnya penggunaan bahan baku yang belum ada pada daftar bahan yang boleh digunakan ataupun penyimpanan bahan baku yang mengandung etanol di area yang halal atau di area yang tidak sesuai dengan lokasi penyimpanannya. Ketidaksesuaian ini dapat dilaporkan dan dapat dibuat oleh departemen atau karyawan yang menemukannya. Selanjutnya tindakan perbaikan yang akan dilakukan oleh manajemen dan semua karyawan atas ditemukannya ketidaksesuaian atau hanya merupakan tindakan perbaikan sistem maka dilakukan rapat rutin bulanan dan hasilnya dituliskan dalam 01-SOP-03-IH Format notulen dari tindakan manajemen yang merupakan daftar dari urutan dan prioritas tindakan yang akan dilakukan oleh perusahaan, juga merupakan sumber laporan kepada LP POM MUI yang akan dilaporkan rutin dalam pelaporan enambulanan kepada LP POM MUI.
121
Apabila dari hasil rapat rutin manajemen diharuskan untuk melakukan perbaikan atau revisi dokumen, maka manajer departemen yang bersangkutan harus membuat daftar atau dokumen perbaikan dan diserahkan kepada IHAC untuk dibawa kembali dalam rapat rutin bulanan berikutnya. Apabila dokumen sudah disahkan oleh tim audit halal internal maka IHAC akan mengganti dokumen yang obsolete dengan yang baru atas sepengetahuan manajer departemen yang bersangkutan, dan serah terima dokumen ini ditunjukkan dengan 01-SOP-01-IH Format memo revisi dokuimen SJH. Manajemen Puncak Manajemen Puncak bertanggung jawab terhadap keseluruhan dari penerapan Sistem Manajemen Halal.
Memastikan bahwa semua karyawan
mengerti dan paham akan Sistem Jaminan Halal dan berkomitmen dalam memelihara kehalalan dari produk.
Prosedur pengawasan Prosedur pengawasan meliputi pengawasan bahan baku, penyimpanan bahan baku dan produk jadi, persiapan bahan baku/pencampuran, proses produksi, proses transportasi, serta prosedur perbaikannya, yaitu :
Bahan Baku Semua departemen yang terkait harus mengecek setiap bahan baku yang masuk harus sesuai dengan spesifikasi dari pembelian sebelum diterima. Semua bahan baku hanya berasal dari pemasok yang disetujui. Mencatat nomor lot dan tanggal kedaluarsa untuk semua bahan baku yang masuk. Penyimpanan Bahan Baku dan Produk Jadi Penyimpanan bahan baku halal dan non halal (mengandung etanol) serta produk jadi yang halal dan yang mengandung etanol harus ditempatkan secara terpisah untuk menghindari terjadinya pencemaran/kontaminasi silang. Bahan baku atau produk jadi yang haram (mengandung etanol) harus diletakkan di bagian bawah rak agar bila terjadi kebocoran atau cipratan tidak akan mengkontaminasi bahan baku atau produk halal yang ada di bagian bawahnya.
122
Penyimpanan antara bahan baku yang halal dan non halal serta produk jadi yang halal dan non halal dapat juga dilakukan dilokasi yang terpisah dan diberi tanda yang jelas dengan tulisan “Non Halal” atau “Mengandung Etanol”.
Persiapan Bahan Baku / Pencampuran Peralatan yang digunakan harus terpisah dari yang untuk produk-produk non-halal atau yang mengandung etanol. Cara yang dilakukan adalah dengan menempelkan lakban biru sebagai tanda peralatan untuk produksi halal dan menempelkan lakban merah untuk peralatan yang digunakan dalam produksi yang non halal. Serta menandai tempat penyimpanan peralatan tersebut dengan tulisan “Peralatan Produksi Halal” dan “Peralatan Produksi Non Halal” dengan jelas agar tidak terjadi kesalahan pengambilan saat peralatan tersebut akan digunakan.
Proses Produksi Hanya menggunakan peralatan produksi untuk produk yang halal. Peralatan ditandai dengan jelas mamakai tanda LAKBAN BIRU untuk peralatan yang digunakan dalam proses produksi yang halal, LAKBAN MERAH untuk peralatan yang NON HALAL atau mengandung etanol, dan LAKBAN KUNING untuk peralatan yang mengandung bahan baku yang belum jelas status kehalalannya. Operator produksi akan melaporkan kepada pengawas produksi setiap ada perubahan di dalam proses produksi.
Proses Transportasi Pengiriman produk jadi dilakukan terpisah dari produk yang mengandung bahan yang haram (mengandung etanol), atau dapat juga dibarengkan dalam pengirimannya hanya bila dalam jerigen/kemasan yang disegel rapat untuk menghindari terjadinya kebocoran dan kontaminasi silang.
123
Prosedur Perbaikan Apabila ditemukan ketidaksesuaian prosedur selama produksi untuk produk yang halal, maka tindakan perbaikan perlu dilakukan. Tindakan perbaikan tersebut meliputi : •
Menghentikan proses produksi.
•
Memberitahukan kepada Departemen QA/QC dan Manajer Umum.
•
Menghilangkan bahan yang mengkontaminasi dan atau membersihkan peralatannya.
•
Apabila terjadi ketidaksesuaian yang berakibat menurunkan status produk dari halal menjadi tidak halal, maka Manajer Umum harus segera diberitahu.
•
Mengisolasi produk
yang
terkontaminasi
tersebut
agar
tidak
mengkontaminasi produk halal yang lain. •
Mencari penyebab dari ketidaksesuaian untuk dilakukan tindakan pencegahan.
•
Catatan dari tindakan perbaikan perlu disimpan untuk menganalisis ketidaksesuaian, tentukan kemungkinan trend-nya, dan tentukan caracara pencegahannya.
124
Lampiran 16 Daftar Standard Operation Procedure (SOP) untuk PT. GIA 1. SOP Penetapan Bahan Baku dan Bahan Penolong PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-01-RD
Judul
Penetapan bahan baku dan bahan penolong
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen R&D
No. Revisi :
Tujuan : -
Penetapan bahan baku dan bahan penolong yang halal dalam pengembangan produk perisa baru.
Ruang Lingkup : -
Prosedur ini meliputi prosedur pencarian bahan baku halal yang akan digunakan dalam pengembangan produk perisa oleh bagian R&D.
-
Departemen terkait R&D, IHAC, QA/QC, Pembelian, Manajer Umum.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
-
ARCHTANDER’S Perfume and Flavor Chemicals 1969
-
Fenaroli’s Handbook of Flavor Ingredients, 1971
-
Flavor Creation, Jhon Wright, 2005
Prosedur : •
Menggunakan bahan baku dan bahan tambahan/penolong dari pemasok yang telah disetujui oleh IHAC berdasarkan referensi dari Archtander’s/Fenaroli’s dan internet tentang sumber bahan baku tersebut.
•
Departemen R&D akan mengajukan permintaan contoh bahan baku dan bahan tambahan/penolong kepada Departemen Pembelian dengan menggunakan 01SOP-01-RD Format Permintaan bahan baku baru, dan apabila masih memerlukan data tambahan maka akan menuliskan permintaannya dengan menggunakan format 01-SOP-02-PC Format permintaan data bahan baku untuk
125
diteruskan oleh Departemen Pembelian kepada pemasoknya. Dalam
pengembangan
bahan
baku
baru,
Departemen
R&D
harus
mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan sumber bahan baku tersebut (terbuat dan dibuat dari apa), proses produksinya, kemungkinan penggunaan bahan penolong dan katalis dalam proses produksi bahan baku tersebut oleh pemasok yang bersangkutan. •
Dalam pengembangan bahan baku baru ini terlebih dahulu harus mendapatkan Persetujuan/Approval dari Internal Halal Audit Coordinator (IHAC) sebelum dilanjutkan ke Departemen Pembelian untuk pembelian bahan baku tersebut.
•
Bahan baku yang akan digunakan harus tidak mengandung babi dan atau turunannya, tidak mengandung alcohol (etanol), dan jika bahan baku berasal dari hewan, maka harus berasal dari spesies yang halal dan disembelih berdasarkan aturan dan syariah Islam.
•
Menjamin semua bahan baku baru dan bahan penolong sesuai dengan tuntutan Halal.
•
Mengisi format permintaan bahan baku baru kepada Departemen Pembelian
•
Mengajukan penghapusan bahan baku yang sudah tidak digunakan lagi dengan alasan regulasi, keamanan, ataupun hal lain sehingga bahan baku tersebut tidak dimungkinkan untuk dipakai lagi kepada Manajer Umum dengan tembusan kepada Departemen Pembelian, QA/QC, dan IHAC.
Format : •
01-SOP-01-RD Format permintaan bahan baku baru
126
01-SOP-01-RD New Raw Material Request Form (New RM Development / Replace Existing RM)* *Please strikethrough
Reff. No. Isssued by Authority
R&D Department
New Raw Material Description No RM Code Descripti . on
Supplier
Manufactur er
Qty (Kg)
Packing Size
Remar s
Departmental Approval No
Department a.
b. c. 1
Purchasing Department
d. e. f. g.
2
Internal Halal Audit Coordinator (IHAC)
3
R&D Department
Items for Checking Checking for raw material general specification Checking for Product Specification Checking for Certificate of Analysis Checking for Material Safety Data Sheet Checking for Flow Production Process Checking for Halal documents Checking for pricing
a. Checking for documents validity
a. Checking for all department approval b. Filling
Yes
No
Remarks
Sign
127
2. SOP Penggunaan Bahan Baku PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-2-RD
Judul
Penggunaan Bahan Baku
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen R&D
No. Revisi :
Tujuan : -
Penggunaan contoh bahan baku yang baru atau pun permintaan bahan baku dari stok yang sudah ada di gudang untuk pengembangan produk perisa dan untuk keperluan percobaan skala laboratorium.
Ruang Lingkup : -
Prosedur ini meliputi prosedur pemakaian bahan baku halal oleh bagian R&D serta permintaan contoh bahan baku untuk pengembangan percobaan perisa di laboratorium dari pemasok melalui Departemen Pembelian atau permintaan bahan baku dari stok di gudang melalui Departemen Gudang dan Transportasi.
-
Departemen terkait R&D, IHAC, QA/QC, Pembelian, Produksi, Gudang dan Transportasi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Semua bahan baku baru yang digunakan untuk keperluan pengembangan di lab melalui tahapan pada 01-SOP-02-RD Format permintaan contoh bahan baku. 2. Apabila Departemen R&D memerlukan contoh bahan bau baru dari pemasok maka harus mengisi 01-SOP-01-PC Format penerimaan contoh bahan baku baru yang ditujukan kepada Departemen Pembelian untuk diteruskan kepada pemasok dengan mengikuti ketentuan pada 01-SOP-01-RD Format Permintaan bahan baku baru. 3. Departemen R&D akan mengisi format formulasi produksi apabila formulasi produk perisa baru sudah ditetapkan dan sudah mendapatkan order pembelian dari pelanggan yaitu 01-SOP-01-PR Format formulasi produksi
128
Format : •
01-SOP-02-RD Format permintaan
01-SOP-02-RD Sample Request Form Reff. No. Date Isssued by Authority Purpose of Sample Request
Raw Material Requested :
No
RM Code
Quantity (gram)
Description
Checked By WH Dept.
Lot Number
Remar
TOTAL
Requested by (Department)
(
Stock Controller (Warehouse Dept.)
)
(
Approved by (General Mgr.)
)
(
)
129
3. SOP Perubahan Formula dan Pengembangan Produk Baru PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-03RD
Judul
Perubahan formula dan pengembangan produk baru
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen R&D
No. Revisi :
Tujuan : -
Pemilihan bahan baku dan bahan penolong halal yang akan digunakan dalam penggantian atau subtitusi dalam formulasi perisa.
Hal ini berdasarkan
permintaan dari pelanggan atau pun berdasarkan permintaan manajemen untuk tujuan tertentu misalnya kendala dalam penyediaan bahan baku atau pun kendala mengenai harga bahan baku yang akan digantikan.
Ruang Lingkup : -
Prosedur ini meliputi prosedur pengembangan produk halal oleh bagian R&D serta perubahan formulasi yang dikarenakan adanya perubahan penggunaan bahan baku dalam produk perisa.
-
Departemen terkait R&D, IHAC, QA/QC, Pembelian, Keuangan, Produksi, Gudang dan Transportasi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : •
Setiap perubahan bahan baku dan bahan penolong dalam formulasi produk harus dilaporkan kepada IHAC selanjutnya melaporkannya ke LP POM MUI.
•
Menjamin semua bahan baku baru dan bahan penolong sesuai tuntutan Halal.
•
Departemen R&D merevisi formula pada 01-SOP-03-RD Format revisi formulasi produksi.
130
•
Untuk pelaksaan produksi pertama, R&D akan turut serta dalam proses produksinya dengan tujuan dapat memberikan saran bila terjadi perbedaan antara yang dilakukan di laboratorium dengan skala produksi.
Format : •
01-SOP-03-RD Format revisi formula produksi
01-SOP-03-RD Production Formula Revision Form Reff. No. Isssued by Authority
R&D Department
Production Date Product Code Product Description
Raw Material Description
No
RM Code
Description
TOTAL
Approved by
(
)
Formulation quantity (gram)
Lot Number
Checked By
Productio Quantity (grams)
131
4. SOP Pemilihan Pemasok PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-01-PC
Judul
Pemilihan pemasok
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen Pembelian
No. Revisi :
Tujuan : -
Pemilihan pemasok bahan baku untuk menjamin kesinambungan keberadaan dan ketersediaan bahan baku serta menjamin mutu dan kehalalannya tetap terjaga.
Ruang Lingkup : -
Prosedur ini meliputi prosedur pencarian pemasok bahan baku, evaluasi pemasok dalam hal kredibilitas kesinambungan penyediaan bahan baku, GMP, serta dapat menyediakan sertifikat halal dan atau diagram alir proses produksi, serta peninjauan dari segi harga bahan baku yang kompetitif.
-
Departemen terkait R&D, IHAC, QA/QC, Pembelian, Keuangan, Manajer Umum.
Referensi : Manual Sistem Jaminan Halal Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Melakukan evaluasi terhadap pemasok dan menyusun peringkat pemasok berdasarkan kelengkapan dokumen halal. 2. Membuat daftar pemasok untuk bahan baku menurut kriteria yang sudah ditentukan berdasarkan kredibilitas, GMP, kelengkapan dokumen bahan baku dan halal, serta harga. Selanjutnya harus disetujui oleh IHAC dan Manajer Umum. 3. Melakukan revisi setiap tiga bulan sekali atau apabila jumlah pemasok baru dirasa sudah banyak dan harus dimasukkan ke dalam daftar pemasok yang disetujui. 4. Memintakan data kelengkapan dokumen kepada pemasok sesuai dengan 01-SOP-01RD Format permintaan bahan baku baru. 5. Memintakan contoh bahan baku kepada pemasok sesuai dengan 01-SOP-02-RD Format permintaan contoh dan 01-SOP-02-PC Format permintaan data bahan baku. 6. Meneruskan ketidaksesuaian berdasarkan hasil analisis QA/QC kepada pemasok. Format :
132
•
01-SOP-01-PC Format penerimaan contoh bahan baku baru
01-SOP-01-PC New Receipt Sample Form Reff. No. Issued by Authority
Sample Receipt Description No
Product Code
Product Description
Supplier Name
Manufacturer
Qty (grs)
Remark
Remarks
Signed
Completed By : QA/QC Department / R&D / IHAC No
Product Code
Recomendation :
Description
Panel Test
133
5. SOP Pembelian Bahan dan Bahan Penolong PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-02-PC
Judul
Pembelian bahan baku dan bahan penolong
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen Pembelian
No. Revisi :
Tujuan : -
Melaksanakan pembelian yang dapat menjamin konsistensi bahan sesuai dengan daftar bahan yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI.
-
Melakukan komunikasi dengan IHAC dalam pembelian bahan baru dan atau pemilihan pemasok baru.
-
Secara periodik memperbaharui perencaan pengadaan bahan baku dan produk jadi di sistem komputer berdasarkan masukan dari Departemen Penjualan dan Manajer Umum.
-
Menjamin pembelian dan stok pembelian bahan baku secara efisien.
-
Memonitor dan mengkoordinasikan informasi dari Departemen Penjualan dan pelanggan mengenai keefektifan dari perencanaan kebutuhan pelanggan.
-
Menerbitkan order pembelian bahan baku atau pun produk jadi setelah dicek dan disetujui oleh Manajer Umum.
Ruang Lingkup : -
Mencari bahan baku yang sesuai dengan permintan dari Departemen R&D, memintakan contoh bahan baku lengkap beserta dokumen pendukungnya seperti sertifikat analisis, lembar keselamatan bahan, diagram alir, dan sertikat halal. Melakukan kontrak pembelian bahan baku.
-
Departemen terkait R&D, IHAC, QA/QC, Pembelian, Keuangan, Gudang dan Transportasi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Mencari pemasok yang sesuai dengan spesifikasi bahan baku dengan bahan baku
134
halal sebagai prioritas utama sesuai dengan daftar pemasok yang sudah disetujui. 2. Semua bahan baku yang dibeli harus sudah disetujui oleh Departemen R&D, QA/QC, dan IHAC. 3. Semua pembelian bahan baku harus didasarkan pada hasil dari pemeriksaan Departemen QA/QC yang mengacu pada 01-SOP-01-QA Format hasil pengujian panel QA/QC. 4. Melakukan kontak dengan pemasok dan mengeluarkan order pembelian, dan harus menyimpan dokumen bukti pembelian secara berurutan dan dibuatkan nomor registrasinya secara komputerisasi. 5. Memonitor harga pembelian, mutu, dan dokumentasi halal untuk semua bahan yang dibeli. 6. Memberikan pelaporan secara periodik mengenai logistik dan keakuratan antara perencanaan pembelian bahan kepada manajemen/Manajer Umum. 7. Melakukan audit kepada pemasok apabila diperlukan bersama dengan Departemen QA/QC dan IHAC, serta meneruskan pelaporan ketidaksesuaian mengenai mutu barang dan masalah yang berkaitan dengan kehalalan bahan kepada pemasok yang didasarkan pada 01-SOP-02-QA Format ketidaksesuaian yang dikeluarkan oleh Departemen QA/QC ataupun IHAC.
Format : •
01-SOP-02-PC Format permintaan data bahan baku
135
01-SOP-02-PC Raw Material Request Data Form Reff. No. Issued by Authority
To :
Please provide the requested documents below : New Raw Material Description No
No
RM Code
Description
Supplier
1
Requested Documents Raw material general specification
2
Checking for Product Specification
3
Checking for Certificate of Analysis
4 5 6 7
Yes
Lot Number
Manufacturer
No
Material Safety Data Sheet Flow Production Process Halal Certificate In-house halal statement
8 6. SOP Penerimaan Bahan Baku dan Bahan Penolong
Qty (Kg)
Remarks
Packing Size
136
PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-03-PC
Judul
Penerimaan bahan baku dan bahan Tgl. Dikeluarkan : penolong
Area
Departemen
Pembelian;
Departemen No. Revisi :
Gudang dan Transportasi Tujuan : -
Melakukan pengecekan untuk semua bahan yang baru tiba sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan.
Ruang Lingkup : -
Penerimaan bahan baku terbagi menjadi penerimaan contoh bahan baku dan penerimaan bahan baku yang sudah diorder dari pemasok.
-
Departemen terkait R&D, IHAC, QA/QC, Pembelian, Keuangan, Gudang dan Transportasi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Contoh bahan yang masuk harus melalui Departemen Pembelian untuk diteruskan kepada Departemen R&D dan atau kepada Departemen QA/QC untuk dilakukan analisis lebih lanjut dengan mengikuti 01-SOP-01-PC Format penerimaan contoh bahan baku baru, dan menggunakan 01-SOP02-PC Format permintaan data bahan baku untuk memintakan kekurangan dokumen yang diperlukan ditujukan kepada Departemen Pembelian untuk diteruskan kepada pemasok. 2. Bahan baku, bahan penolong, dan kemasan yang datang sesuai order pembelian harus masuk melalui Departemen Gudang & Transportasi. 3. Departemen Gudang & Transportasi harus mengecek setiap bahan yang masuk harus sesuai dengan spesifikasi dari pembelian sebelum diterima, dan menyakinkan semua bahan baku hanya berasal dari pemasok yang
137
disetujui. 4. Mencatat nomor lot dan tanggal kedaluarsa untuk semua bahan baku yang masuk. 5. Menempelkan label kuning “Awaiting QC” sebagai tanda harus diambil contoh untuk di analisis oleh Departemen QA/QC 6. Melakukan pelaporan kepada Departemen Pembelian dan Departemen QA/QC tentang adanya kedatangan bahan baku tersebut. 7. Apabila ditemukan ketidaksesuaian fisik dan dokumen pendukung maka Departemen Gudang & Transportasi akan segera dilaporkannya kepada Departemen Pembelian dengan menggunakan 01-SOP-02-QA Format ketidaksesuaian untuk diterukan kepada pemasok. 8. Departemen Gudang & Transportasi harus mempunyai buku registrasi untuk setiap bahan baku yang diterimanya.
Format : -
7. SOP Pemeriksaan Bahan Baku PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-01-QA
Judul
Pemeriksaan bahan baku
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen QA/QC
No. Revisi :
Tujuan : -
Memeriksa semua bahan baku, bahan penolong, dan kemasan yang baru diterima sesuai dengan spesifikasi bahan baku yang telah ditentukan oleh Departemen R&D dan spesifikasi bahan baku yang sudah diberikan oleh pemasok pada saat penerimaan contoh bahan baku tersebut dan dibandingkan dengan standar bahan baku yang sudah ada di Departemen QA/QC.
Ruang Lingkup : -
Menjamin mutu dan prosedur-prosedur perusahaan seperti ISO System, GMP, dan sebagainya yang merupakan funsi dari Manajemen Mutu (Quality Assurance).
138
Menjamin pengawasan mutu bahan baku, bahan penolong, dan kemasan yang akan digunakan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. -
Departemen terkait terdiri dari QA/QC, IHAC, Pembelian, Keuangan, Gudang dan Transportasi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Pada saat bahan datang dilakukan pengecekan kelengkapan dokumen yang meliputi sertifikat analisis, lembar keselamatan data, sertifikat halal, dan atau diagram alir proses. 2. Jika Departemen QA/QC memerlukan tambahan data akan memintakannya kepada Departemen Pembelian dengan menggunakan 01-SOP-02-PC Format permintaan data bahan baku. 3. Melakukan pengambilan contoh bahan baku secara GMP. 4. Melakukan pengecekan hasil dari sertifikat analisis dibandingkan dengan spesifikasi yang telah diberikan oleh Departemen R&D dengan mengacu pada 01-SOP-01-RD Format permintaan bahan baku baru. 5. Melakukan tes panel untuk organoleptik dan kesesuaian warna bahan baku dengan standar yang ada di Departemen QA/QC. 6. Menempelkan label “QC Approved” untuk bahan baku yang sudah disetujui. 7. Menempelkan label “QC Rejected” untuk bahan baku yang tidak sesuai dengan spesifikasi, serta melaporkan ketidaksesuain tersebut kepada Bagian Pembelian untuk diteruskan kepada pemasoknya dengan menngunakan 01-SOP-02-QA Format ketidaksesuaian untuk diterukan kepada pemasok. 8. Departemen QA/QC harus mempunyai buku log kedatangan bahan baku yang berisi hasil analisis data panel dan mengenai kelengkapan dokumentasi bahan. Format : •
01-SOP-01-QA Format hasil pengujian panel QA/QC
139
01-SOP-01-QA Panel Test Result Form Reff. No. Issued by Authority
QA/QC Department
New Order Description Product Code
Product Description
Qty (Kg)
Batch No.
Panel Result Conclusion
Remarks
Over all Profle
Signed
Completed By :
No
Panelist
Colour
Odour
Taste
8. SOP Pemeriksaan Produk Antara dan Produk Jadi PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Judul
Pemeriksaan produk antara dan produk Tgl. Dikeluarkan : jadi
Kode : SOP-02-QA
140
Area
Departemen QA/QC
No. Revisi :
Tujuan : -
Produk antara adalah merupakan produk yang masih dalam proses produksi dan diambil contohnya oleh Departemen QA/QC. Hal ini dilakukan untuk pengecekan homogenitas dari pengadukan atau pun pengecekan kesesuaian warna produk apabila ditambahkan pewarna ke dalam produk perisa tersebut, serta untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan lebih fatal dengan cara melakukan pengecekan lebih awal.
-
Menjamin semua persaratan diterapkan untuk produk jadi sesuai dengan permintaan dan standar yang telah ditentukan.
Ruang Lingkup : -
Pengecekan bau, warna, dan kerataan pengadukan produk, Departemen terkait QA/QC dan Produksi.
-
Pengecekan terhadap semua produk perisa jadi dari hasil proses produksi, Departemen terkait QA/QC, IHAC, Produksi, Gudang dan Transportasi, dan R&D.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : Pemeriksaan Produk Antara 1. Melakukan pengambilan contoh pada saat produksi sedang berlangsung dan membandingkannya dengan standar ”produk antara” yang ada di lab QA/QC. 2. Bila ditemukan ketidaksesuaian segera dicari penyebabnya dengan cara merunut dari formulasi produksi, cara pencampuran, urutan pencampuran, serta kondisi dan suhu pencampuran. 3. Bila diperlukan perbaikan dan penambahan bahan, misalnya untuk warna, maka segera dilakukan dan penambahan bahannya perlu dicatat sebagai
141
bahan referensi untuk bat produk selanjutnya. 4. Apabila mutu produk antara tersebut telah sesuai dengan standar yang ada di Departemen QA/QC, maka proses produksi dapat diteruskan sampai selesai.
Pemeriksaan Produk Jadi 1. Departemen QA/QC akan menerima format order penjualan yang dikeluarkan oleh Departemen Penjualan untuk mengetahui kode produk, nama produk, nama pelanggan, jumlah yang diorder, dan ukuran kemasan. Format ini terlebih dahulu diedarkan ke Departemen Keuangan untuk penecekan kebenaran harga jual sesuai dengan 01-SOP-01-SL Format order penjualan baru. 2. Selanjutnya diteruskan ke Departemen R&D untuk mendapatkan formulasi yang formulasi tersebut akan diberikan ke Departemen Gudang untuk pengecekan stok bahan baku dan Departemen Produksi untuk panduan proses produksi sesuai dengan 01-SOP-01-PR Format formulasi produksi. 3. Pengecekan selanjutnya dari format 01-SOP-01-PR ini diteruskan ke IHAC untuk dilakukan pengecekan lot bahan baku yang digunakan adalah sesuai dengan alokasi dari bahan baku yang halal sesuai 02-SOP-01-PR Format lot bahan baku yang digunakan. 4. Selanjutnya format 01-SOP-01-PR ini diteruskan ke Departemen QA/QC untuk pengecekan mutu produk jadinya sekaligus dilakukan proses pelabelan produk jadi tersebut. 5. Perjalanan selanjutnya dari format 01-SOP-01-PR ini ke Manajer Umum dan berakhir kembali di Bagian Penjualan sebagai penerbit format ini, dan Bagian Penjualan harus menyimpan format 01-SOP-01-PR ini. 6. Departemen QA/QC akan mengecek format lot bahan baku yang digunakan untuk semua bat bahan baku yang digunakan dalam formulasi di departemen
produksi, untuk memonitor dan menyakinkan bahwa
semua bahan baku yang digunakan adalah berasal dari bahan baku yang sudah disetujui/approved.
142
7. Departemen QA/QC membandingkan bat produksi dengan Retain Standard Sample untuk pengecekan secara organoleptik dan hasilnya dituliskan pada 01-SOP-01-QA Format hasil pengujian panel QA/QC. 8. Jika format hasil pengujian QA/QC dan format lot bahan baku yang digunakan telah sesuai dengan standar produk jadi dan bahan baku yang sudah Disetujui/Approved, maka QA/QC akan merilis produk jadi tersebut. 9. Apabila Departemen QA/QC sudah menyetujui dan menempelkan label hijau “QC Approved”, maka produk jadi tersebut dibawa ke departemen gudang untuk diregistrasi. 10. Apabila produk tersebut tidak sesuai dengan standar yang ada di Departemen QA/QC, maka akan diberikan label merah “QC Rejected” dan diterbitkan
surat
ketidaksesuian
yaitu
01-SOP-02-QA
Format
ketidaksesuaian yang ditujukan kepada Departemen Produksi yang ditembuskan kepada Manajer Umum. 11. Menjamin semua prosedur mengenai mutu, halal, regulasi, dan prosedur lain yang ditetapkan perusahaan diterapkan di departemen QA/QC. 12. Melaksanakan prosedur pemantauan dan pengendalian untuk menjamin konsistensi produk halal. 13. Melakukan komunikasi dengan IHAC terhadap setiap penyimpangan dan ketidakcocokan bahan dengan dokumen kehalalan dan bila ditemukan ketidaksesuaian dalam hal kehalalan maka dibuatkan 08-SOP-02-IH Format laporan ketidaksesuaian halal.
Format : •
01-SOP-02-QA Format ketidaksesuaian
143
01-SOP-02-QA Non Conformance Report
Reff. No. Issued by Authority Assigned To Cc . To Time Table Finding of Non Conformance :
Possibility Causes of Non Coonformance :
Corrective Action :
Preventive Action :
Remarks :
9. SOP Penerimaan Order dari Pelanggan
144
PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-01-SL
Judul
Penerimaan order dari pelanggan
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen Penjualan
No. Revisi :
Tujuan : -
Melakukan proses pembuatan dan pemenuhan order produk perisa dari pelanggan agar sesuai dengan permintaan dan persaratan yang telah ditentukan oleh pelanggan.
Ruang Lingkup : -
Penerimaan order dari pelanggan, pengecekan order meliputi pengecekan kode dan nama produk, harga, tanggal permintaan pengiriman, dan prasyarat lain yang dimintakan oleh pelanggan pada saat pengiriman produk.
-
Departemen terkait Penjualan, R&D, IHAC, QA/QC, Pembelian, Keuangan, Produksi, Gudang dan Transportasi, Manajer Umum.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Melakukan pengecekan order pembelian meliputi : nama produk, kode produk, jumlah yang diorder, dan harga. Selanjutnya mengisi 01-SOP-01-SL Format order penjualan baru. 2. Melakukan pengecekan permintaan khusus dari pelanggan. 3. Melakukan konfirmasi penerimaan order kepada pelanggan bekerjasama dengan customer service atas kesediaan pemenuhan order tersebut setelah dilakukan pengecekan ketersediaan bahan baku dan jadwal produksi serta jadwal pengiriman.
Format : •
01-SOP-01-SL Format order penjualan baru
01-SOP-01-SL New Sales Order Form
145
Reff. No. Issued by Authority
Sales Department
New Order Description No Product Product Code Description
Customer Name
Qty (Kg)
Packing Size
Remarks
Completed By : No
Department Finance
1
R&D
2
Warehouse
3 4
IHAC Production
5 6
Quality Control
7
General Manager Sales Department
8
Document for Checking Price
Yes
No
Remarks
Signed
Formulation a. Stock availability b. RM Batching RM batching conformity Production Process a. Product quality b. Labelling for the FG File
Recept copy of this form
10. SOP Pembuatan Perisa PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-01-PR
146
Judul
Pembuatan perisa
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen Produksi
No. Revisi :
Tujuan : -
Menjamin produk yang dibuat/diproduksi dan dikirim sesuai dengan persaratan pelanggan dan spesifikasi produk yang telah ditentukan. Kewenangan manajer produksi adalah mengkoordinasikan tindakan dalam hal penjadwalan produksi dan jadwal permintaan/pengiriman produk jadi. Kewenangan dalam aktifitas keseharian departemen produksi, dan mengkoordinasikan tindakan pencegahan dan perbaikan yang berkesinambungan yang harus dilakukan bila ditemukan suatu ketidaksesuaian di departemen produksi.
Ruang Lingkup : -
Ruang
lingkupnya meliputi kedatangan order dari pelanggan melalui
Departemen Penjualan, pengecekan formulasi produksi, pengecekan format bahan baku yang akan digunakan, proses produksi, proses pengemasan dan pelebelan, serta pengiriman ke Departemen Gudang dan Transportasi. -
Departemen terkait R&D, IHAC, QA/QC, Pembelian, Produksi, Gudang dan Transportasi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Memastikan bahwa SOP benar-benar dilakukan pada semua tahapan produksi dari mulai penanganan bahan baku sampai kepada produk jadi. 2. Departemen Produksi hanya akan melakukan produksi berdasarkan 01-SOP-01PR Format formula produksi dan 02-SOP-01-PR Format lot bahan baku yang digunakan. 3. Departemen Produksi harus menggunakan bahan baku hanya dari lot yang tercantum dalam 01-SOP-01-PR tersebut. 4. Departemen produksi hanya akan memakai bahan baku dari lot yang sudah
147
disetujui oleh Departemen QA/QC dan sudah diberi label hijau. 5. Menyusun jadwal produksi yang disesuaikan dengan jadwal permintaan / pengiriman produk jadi. 6. Mengimplementasikan semua prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan termasuk pelaksanaan SJH. 7. Menyusun prosedur produksi yang dapat menjamin kehalalan produk. 8. Melakukan pemantauan produksi yang bersih dan bebas dari haram dan najis. 9. Menjalankan kegiatan produksi sesuai dengan matrik formulasi bahan yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI. 10. Melakukan komunikasi dengan IHAC dalam hal proses produksi halal. 11. Produk halal harus diproduksi dengan menggunakan peralatan dan proses produksi yang halal pula serta menghindari terjadinya pencemaran/kontaminasi oleh bahan-bahan yang tidak halal. 12. Peralatan ditandai dengan jelas mamakai tanda LAKBAN BIRU untuk peralatan yang digunakan dalam proses produksi yang halal, LAKBAN MERAH untuk peralatan yang NON HALAL atau mengandung etanol, dan LAKBAN KUNING untuk peralatan yang mengandung bahan baku yang belum jelas status kehalalannya. Operator produksi akan melaporkan kepada pengawas produksi setiap ada perubahan di dalam proses produksi. 13. Menandai tempat penyimpanan peralatan tersebut dengan tulisan “Peralatan Produksi Halal” dan “Peralatan Produksi Non Halal” dengan jelas agar tidak terjadi kesalahan pengambilan saat peralatan tersebut akan digunakan. 14. Proses produksi dilakukan, dan hasil produk jadi akan diperiksa ulang oleh Departemen QA/QC untuk mengetahui kesesuaiannya dengan standar dan spesifikasinya.
Standar pertama ini diberikan oleh departemen R&D, dan
standar selanjutnya ditentukan oleh Departemen QA/QC yang didapat dari bat atau lot yang sudah disetujui/approved. 15. Meminimalisasi terjadinya ketidaksesuaian dan penolakan mutu oleh QA/QC.
Format : •
01-SOP-01-PR Format formula produksi
•
02-SOP-01-PR Format lot bahan baku yang digunakan
148
01-SOP-01-PR Production Formula Form
Reff. No. Isssued by Authority
R&D Department
Production Date Product Code Product Description Batch Number Quantity (Kilogram)
Raw Material Description
No
RM Code
Description
Formulation quantity (gram)
Lot Number
Checked By
Production Quantity (grams)
TOTAL
Compounder
(
Stock Controller
)
(
Approved by
)
(
)
149
02-SOP-01-PR Raw Material Lots Usage Form
Reff. No. Issued by Authority
Warehouse Department
New Order Description No
Product Code
Product Description
Customer Name
Qty (Kg)
Packing Size
Remarks
Raw Material Usage : No
RM Code
Description
TOTAL Remarks :
Qty (Grams)
Lot Number
Remarks
150
11. SOP Penyimpanan Bahan Baku dan Bahan Penolong PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Judul
Penyimpanan
bahan
baku
dan
Kode : SOP-01-GT bahan Tgl. Dikeluarkan :
penolong Area
Departemen Gudang dan Transportasi
No. Revisi :
Tujuan : -
Melakukan penyimpanan bahan baku agar memudahkan pencarian dan pengontrolan stok bahan baku.
-
Menjamin terlaksananya FIFO (First In First Out) dari bahan baku yang masuk dan keluar dari gudang, serta menjamin penyimpanan barang di gudang sesuai dengan kondisi penyimpanannya dan selalu terkontrol dan bersih.
-
Menghindari terjadinya kontaminasi silang antara bahan baku yang halal dan bahan baku yang mengandung etanol.
Ruang Lingkup : -
Ruanglikup dari penyimpanan bahan baku adalah dimulai dari kedatangan bahan baku yang sudah diberikan status oleh Departemen QA/QC, peyimpanan di rak yang sesuai dengan peruntukan dan kondisi penyimpanannya.
Pemisahan bahan baku yang halal dan yang
mengandung etanol. -
Departemen terkait Gudang dan Transportasi, IHAC, QA/QC, Produksi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Bahan baku yang baru tiba akan disimpan di area “Awaiting QC” 2. Departemen Gudang hanya akan memasukkan bahan baku yang baru tiba ke dalam stok bahan baku hanya bila Departemen QA/QC telah
151
menyetujui (approved) bahan baku tersebut. 3. Memberikan label yang berisi nama dan kode produk, serta nomor lot dari semua bahan baku yang masuk sesuai dengan penggolongannya. 4. Membuat daftar penempatan bahan baku secara sistem komputerisasi, dan untuk memudahkan di lapangan dibuatkan suatu bentuk kartu stok bahan baku yang berisi lokasi bahan baku tersebut berada. 5. Penyimpanan bahan baku halal dan yang mengandung etanol harus ditempatkan
secara
terpisah
untuk
menghindari
terjadinya
pencemaran/kontaminasi silang. 6. Bahan baku yang mengandung etanol harus diletakkan di bagian bawah rak agar bila terjadi kebocoran atau cipratan tidak akan mengkontaminasi bahan baku atau produk halal yang ada di bagian bawahnya. 7. Mencatat pemasukan dan pengeluaran bahan dari gudang. 8. Membantu Departemen QA/QC mengkoordinasikan bahan yang akan dilakukan pengecekan ulang oleh Departemen QA/QC yang berumur lebih dari satu tahun. 9. Melakukan penimbangan bahan dan pengecekan kemasan yang rusak. 10. Melakukan penghitungan stok bahan baku. 11. Menyusun prosedur administrasi pergudangan yang dapat menjamin kehalalan bahan dan produk yang disimpan serta menghindari terjadinya kontaminasi dari segala sesuatu yang haram dan najis. 12. Melaksanakan penyimpanan produk dan bahan sesuai dengan daftar bahan dan produk yang telah disusun oleh IHAC dan diketahui oleh LP POM MUI. 13. Melakukan komunikasi dengan IHAC dalam sistem keluar masuknya bahan dari dan ke dalam gudang.
Format :
152
12. SOP Penyimpanan Kemasan PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-02-GT
Judul
Penyimpanan kemasan
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen Gudang dan Transportasi
No. Revisi :
Tujuan : -
Menjamin kemasan selalu berada dalam kondisi yang bersih, siap pakai, dan tidak terkontaminasi oleh bau dan bahan yang dapat menimbulkan kontaminasi serta terhindar dari masuknya serangga/binatang dan benda asing lainnya ke dalam kemasan.
Ruang Lingkup : -
Proses kedatangan, pengecekan, dan penyimpanan kemasan, serta persiapan kemasan untuk pengemasan hasil proses produksi.
-
Departemen terkait Gudang dan Transportasi, IHAC, QA/QC, Produksi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Menyimpan kemasan di tempat yang sesuai dengan peruntukannya dan prasarat SJH, untuk menghindari kontaminasi dari segala sesuatu yang haram dan najis. 2. Melakukan penyimpanan jerigen selalu dalam kondisi tertutup dan telah dilakukan pengecekan yang menjamin tidak ada serangga atau benda lain yang masuk kedalam kemasan, menutup dengan plastik agar kemasan tidak kotor oleh debu dan menghindari adanya cipratan bahan lain. 3. Menyimpan kemasan di lokasi yang sesuai terhindar dari kontaminasi bau bahan lain yang dapat mengkontaminasi kemasan, mencatat pemasukan dan pengeluaran kemasan dari gudang dan menghitung stok kemasan secara komputerisasi dan manual dengan kartu stok, menandai dengan jelas rak/lokasi penyimpanan kemasan. Format : -
153
13. SOP Penyimpanan Produk Jadi PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-03-GT
Judul
Penyimpanan produk jadi
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen Gudang dan Transportasi
No. Revisi :
Tujuan : -
Melakukan penyimpanan produk perisa jadi agar memudahkan pencarian dan pengontrolan stok, serta memudahkan pencarian pada saat akan dilakukan pengiriman ke pelanggan.
-
Menjamin terlaksananya FIFO (First In First Out) dari lot produk jadi yang masuk dan keluar dari gudang, serta menjamin penyimpanan produk jadi di gudang sesuai dengan kondisi penyimpanannya dan selalu terkontrol dan bersih.
-
Menghindari terjadinya kontaminasi silang antara produk jadi yang halal dan yang mengandung etanol.
Ruang Lingkup : -
Ruang likup dari penyimpanan produk perisa jadi dimulai dari kedatangan produk jadi hasil produksi yang sudah diberikan status oleh Departemen QA/QC, penyimpanan di rak yang sesuai peruntukan dan kondisi penyimpanannya, pemisahan produk perisa jadi yang halal dan yang mengandung etanol.
-
Departemen terkait Gudang dan Transportasi, IHAC, QA/QC, Produksi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Produk jadi yang disimpan oleh Departemen Gudang dan Transportasi adalah yang sudah mempunyai status disetujui Departemen QA/QC. 2. Untuk produk yang mempunyai status Rejected, atau pun masih “Awaiting QC”, harus ditempatkan dibagian karantina dan ditandai
154
dengan jelas. 3. Menyimpan produk jadi di tempat yang sesuai peruntukan dan prasarat SJH. 4. Mencatat pemasukan dan pengeluaran produk jadi dari gudang. 5. Membantu departemen QA/QC mengkoordinasikan produk jadi yang akan dilakukan pengecekan ulang oleh QA/QC yang berumur lebih dari satu tahun. 6. Memastikan adanya label dan nomor lot dari semua produk jadi yang masuk sesuai dengan penggolongannya. 7. Menandai dengan jelas rak atau tempat penyimpanan produk perisa jadi antara yang halal dan yang mengandung etanol. 8. Apabila disimpan dalam rak susun maka penyimpanan produk halal harus berada di bagian atas dari produk yang mengandung etanol. 9. Melakukan penimbangan produk jadi untuk tujuan stock opname. 10. Melakukan pengecekan kemasan produk jadi yang rusak. 11. Melakukan penghitungan stok produk jadi. 12. Memuat produk perisa jadi ke dalam kendaraan pengangkut sesuai dengan order pembelian, dan tidak terkontaminasi selama pengiriman ke pelanggan. 13. Memelihara kendaraan perusahaan dan melakukan pengecekan rutin kendaraan agar selalu siap pakai.
Format : -
14. SOP Pengiriman Produk Jadi ke Pelanggan PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-04-GT
Judul
Pengiriman produk jadi ke pelanggan
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Departemen Gudang dan Transportasi
No. Revisi :
Tujuan : -
Pengiriman produk perisa jadi ke pelanggan sesuai order dari pelanggan,
155
dan menjamin tidak terkontaminasinya produk dari penurunan mutu dan kontaminasi dari produk yang tidak halal selama proses pemuatan ke dalam kendaraan sampai kepada pengiriman ke pelanggan.
Ruang Lingkup : -
Pemilihan kendaraan transportasi, pemuatan produk ke dalam kendaran, penyimpanan dan pengaturan produk dalam kendaraan, sampai pada pengiriman kepada pelanggan.
-
Departemen terkait Penjualan, IHAC, QA/QC, Keuangan, Gudang dan Transportasi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Pengiriman produk jadi dilakukan terpisah dari produk yang mengandung bahan yang haram (mengandung etanol). 2. Pengiriman produk dapat juga dibarengkan dalam pengirimannya hanya bila dalam jerigen/kemasan yang disegel rapat untuk menghindari terjadinya kebocoran dan kontaminasi silang dengan sesalu mengikuti 07SOP-02-IH Format ceklis AHI transportasi.
Format : -
15. SOP Kendali Dokumen PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-01-IH
Judul
Kendali dokumen
Tgl. Dikeluarkan :
Area
IHAC (Document Controller)
No. Revisi :
Tujuan :
156
-
Sistem dokumentasi yang dilakukan di PT. GIA yang dilakukan untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian bahan ataupun ketidaksesuaian selama proses produksi. Sistem dokumentasi ini juga diperlukan sebagai catatan untuk melakukan tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan jangan sampai suatu kesalahan terulang kembali. Menjamin pelaksanaan dokumentasi untuk SJH selalu terbarui dan mendokumentasikan dokumen yang sudah kedaluarsa agar dapat meudah dilakukan perunutan kembali.
Ruang Lingkup : -
Kendali dokumen terdiri dari : daftar isi Manual SJH, lembar pengesahan SJH, dan daftar distribusi dokumen. Pembaharuan dokumen dan penyimpanan dokumen yang sudah kedaluarsa.
-
Departemen terkait IHAC, R&D, QA/QC, Pembelian, Keuangan, Produksi, Gudang dan Transportasi, dan Manajer Umum.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Semua kelengkapan dokumen dari bahan baku, bahan penolong, dan kemasan didokumentasikan dengan cara dipindai dan disimpan dalam folder di komputer. 2. Penyimpanan dokumentasi berdasarkan kode dan nama bahan baku dan sebagai intisari dari daftar dokumen. 3. Untuk mempermudah dalam pencarian data, maka kelengkapan dokumen kelengkapan bahan baku tersebut dimasukkan ke dalam matrik bahan baku yang terus diperbaharui/direvisi setiap tiga bulan sekali atau menurut jumlah banyaknya bahan baku yang baru. 4. Penyimpanan dokumen berikut dalam sistem komputer : •
Spesifikasi produk, Lembar Data Keselamatan Bahan (MSDS = Material Safety Data Sheet), sertifikat halal, dan bagan air produksi.
157
•
Tanda terima pembelian bahan.
•
Catatan pemeriksaan bahan baku (Incoming Raw Material Log Book Record).
•
Catatan pemeriksaan Produk Jadi (Finished Goods Log Book Record)
•
HACCP Monitoring Ceklist untuk Departemen Produksi.
•
Prosedur perbaikan untuk produk yang tidak sesuai dengan persaratan HACCP.
•
Dokumentasi dari proses produksi.
•
Dokumentasi dari catatan QA/QC untuk setiap lot bahan baku dan produk jadi.
5. Dalam hal ada perbaikan atau rivisi dari dokumen SJH, IHAC akan menginformasikannya dalam rapat internal perusahaan yang dihadiri oleh semua departemen yang berhubungan dan dihadiri pula oleh Manajemen Puncak. 6. Dokumen yang obsolete akan dipegang oleh IHAC. 7. Master Dokumen dari SJH harus disahkan (approved by) Manajer Umum dan diketahui oleh Direktur dan semua Kepala Departemen / Perwakilan Departemen yang bersangkutan. 8. Setiap ada perubahan dokumen harus disebarkan kepada semua pemegang dokumen dan harus dibuatkan daftarnya sesuai dengan 01-SOP-01-IH Format memo revisi dokumen SJH.
Format : •
01-SOP-01-IH Format memo revisi dokumen SJH
158
01-SOP-01-IH Memo : Halal Assurance System Revision Document Form
Kindly find the revision of Halal Assurance Systen Revision Document as follow : 1. Name of Document
: _________________________
2. Revision No
: _________________________
3. Type of Amendment : _________________________ 4. Effective Date
: _________________________
As from the effective date of revision, the previous document : ___________________ Is not valid anymore.
Regards,
Received by,
Quality Assurance Manager Date :
Document Holder Date :
RECEIVED OF OBSOLETE DOCUMENT REMOVAL Removed by,
Received by,
QA Manager Date :
Document Holder Date :
159
16. SOP Audit Internal PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-02-IH
Judul
Audit Internal
Tgl. Dikeluarkan :
Area
IHAC
No. Revisi :
Tujuan : -
Audit internal dilakukan untuk mengevaluasi pelaksaan SJH dan menentukan departemen-departemen yang masih memerlukan perbaikan.
-
Sistem audit internal dilakukan dengan cara melakukan audit internal yang bertujuan untuk mengevaluasi bahwa sistem benar-benar berjalan sesuai dengan yang diputuskan oleh LP POM MUI, efektifitas penerapan SJH dan pendataan ketidaksesuaian dengan sistem yang telah diberlakukan.
Ruang Lingkup : -
Pelaksanaan SJH di perusahaan secara umum dan dilakukan untuk semua departemen dan manajemen.
-
Departemen terkait IHAC, R&D, QA/QC, Pembelian, Produksi, Gudang dan Transportasi, Manajer Umum.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Menyusun manual SJH perusahaan bersama tim penyusun SJH. 2. Mengkoordinasikan pelaksanaan SJH. 3. Membuat laporan pelaksanaan SJH berdasarkan hasil audit internal dengan menace pada 01-SOP-02-IH Format ceklis audit halal internal dan 09-SOP-02-IH Format laporan bulanan audit internal halal. 4. Melakukan komunikasi dengan pihak LP POM MUI. 5. Menjamin semua halal produk yang dijual sesuai dengan ketentuan yang dipersaratkan oleh SJH dan LP POM MUI. 6. Selalu berhubungan dengan LP POM MUI dalam mengkomunikasikan dan
160
berkonsultasi untuk menjamin proses pelaksanaan SJH dan semua produk halal yang dihasilkan sesuai dengan persaratan. 7. Menjamin semua prosedur SJH dilaksanakan oleh perusahaan. 8. Memonitor proses produksi halal dimulai dari pemilihan bahan baku sampai kepada produk jadi. 9. Melakukan dokumentasi untuk semua bahan baku yang masuk. 10. Melakukan dokumentasi untuk pelaksanaan SJH dan semua pembaruan dan revisi dokumen SJH. 11. Melakukan pelaksanaan audit halal secara internal perusahaan dengan 02-SOP-02-IH Format ceklis AHI pembelian, 03-SOP-02-IH Format ceklis AHI produksi, 04-SOP02-IH Format ceklis AHI QA/QC, 05-SOP-02-IH Format ceklis AHI R&D, 06-SOP02-IH Format ceklis AHI gudang, dan 07-SOP-02-IH Format ceklis AHI transportasi. Serta pelaporan
eksternal dengan LP POM MUI dengan 02-SOP-04-IH Format
laporan enam bulanan AHI. 12. Melakukan pelaporan rutin dan berkala mengenai pelaksanaan SJH ke LP POM MUI. 13. IHAC harus mempunyai daftar lembaga sertifikasi halal internasional yang diakui oleh LP POM MUI dan data mengenai kebijakan dari masing-masing lembaga sertifikasi tersebut. 14. Memo revisi dokumen disimpan oleh IHAC yang merangkap juga sebagai pengontrol dokumen dengan 01-SOP-01-IH Format memo revisi dokumen SJH. 15. Apabila dari hasil rapat rutin manajemen diharuskan untuk melakukan perbaikan dengan 01-SOP-03-IH Format notulen dari tindakan manajemen, maka manajer departemen yang bersangkutan harus membuat daftar atau dokumen perbaikan dan diserahkan kepada IHAC untuk dibawa kembali dalam rapat rutin bulanan berikutnya. Apabila dokumen sudah disahkan oleh tim audit halal internal maka IHAC akan mengganti dokumen yang obsolete dengan yang baru atas sepengetahuan manajer departemen yang bersangkutan.
161
Format : •
01-SOP-02-IH Format ceklis audit halal internal
•
02-SOP-02-IH Format ceklis AHI pembelian
•
03-SOP-02-IH Format ceklis AHI produksi
•
04-SOP-02-IH Format ceklis AHI QA/QC
•
05-SOP-02-IH Format ceklis AHI R&D
•
06-SOP-02-IH Format ceklis AHI gudang
•
07-SOP-02-IH Format ceklis AHI transportasi
•
08-SOP-02-IH Format laporan ketidaksesuaian halal
•
09-SOP-02-IH Format laporan bulanan AHI
162
01-SOP-02-IH Internal Halal Audit Checklist Form
Reff. No. Issued by Authority
New Order Description Product Code
Product Description
Qty (Kg)
Packing Size
Batch No.
Customer
Remar
CCP 1 : Goods Receipt - Checking the raw materials name and code are same with GIA’s PO issued. OK NOT OK -
Checking the original supplier (if buying from trader) is same with GIA’s the vendor list OK NOT OK
-
If all parameters are OK
Not CCP
If any parameter is NOT OK
CCP
CCP 2 : Production Process - Check all raw materials will be used has the same code with the formulation sheet (01SOP-01-PR). OK NOT OK
-
Make sure all equipments are including : spun, pump, funnel, pan, and plastic container are clear from contamination.
163
-
OK NOT OK Using the Blue/Red LABEL only for these equipments.
-
OK NOT OK If all parameters are OK
Not CCP
If any parameter is NOT OK
CCP
CCP 3 : Product Coding and Labeling - Product labeling (product name, product code, and product batch) followed the formulation sheet and Production Log Book. OK NOT OK -
If all parameters are OK
Not CCP
If any parameter is NOT OK
CCP
CCP 4 : Storage and Dispatch - The finished product is stored on the right place which Halal / Non Halal Product Dispatch Area to avoid cross contamination. OK NOT OK -
If all parameters are OK
Not CCP
If any parameter is NOT OK
CCP
CCP 5 : Delivery - Make sure all top seal packaging are tide.
-
OK NOT OK Make sure product label are same with the Delivery Note.
-
OK NOT OK If all parameters are OK
Not CCP
If any parameter is NOT OK
CCP
02-SOP-02-IH Purchasing Halal Internal Audit Checklist Form
164
No
Questionaire Yes
Audit Result No
Remarks
1 Is Halal to be a priority requirement for buying RM, additional RM, and processing aids RM ? 2 Is Purchasing Department has a RM usage List, RM Vendor List, and RM Producer List with aknowledment by LPPOM MUI ? 3 Is IHAC know and approve for all changing of RM Vendor and RM Producer for the existing RM or New RM (after consulted with LPPOM MUI) ? 4 Is QA/QC Department and IHAC have been approved for New RM before buying by Purchasing Departmenth (based on consultation with LPPOM MUI) ? 5 Is there a note or log book if changing of existing RM, Vendor, or Producer of RM ? 6 Is Purchasing Department has a warning sign system for all RM which have a closed expire date of their Halal Certificate ? 7 Is the RM sample received by Purchasing Department attached with RM Halal status documentation (HC, Product Description, Product Specification, Flow chart production process, and RM sourcing) ? 8 Is Purchasing activity backup with a good admisitration system ? As all documents are completely documented, systematic file, and easy for treaced ? Special Note of Auditor :
Approved by
Purchasing Dept Auditee
Issued by
Internal Halal Audit Coordinator
165
03-SOP-02-IH Production Halal Internal Audit Checklist Form
No
Questionaire Yes
1 2 3
4
5
6
7
8 9 10
11 12
Apakah Bagian Produksi hanya memproduksi produk yang disertifikasi Halal oleh MUI ? Apakah ada konsistensi penggunaan bahan baku, bahan tambahan, dan bahan penolong ? Apakah bahan-bahan tersebut tercantum pada daftar bahan halal yg telah diketahui LPPOM MUI? Bila ada produk yg belum jelas status yg belum jelas kehalalannya (tidak disertifikasi halal), apakah alat produksi yang digunakan berbeda dengan alat produksi untuk produk yg disertifikasi halal MUI ? Apakah bahan pada produk yg tidak disertifikasi halal mungkin mengandung babi atau turunannya ? Bila produk yg tidak disertifikasi halal MUI tidak mengandung babi atau turunannya, apakah prosedur sanitasi peralatan produksi sesuai dengan ketentuan MUI dan diawasi oleh IHAC ? Bila alat produksi antara produk yg tidak disertifikasi halal dan produk halal terpisah , apakah tempat penyiapan bahan dan tempat bahan work in process juga terpisah ? Apakah dilingkungan produksi tidak ditemukan barang haram walaupun itu milik bagian lain ataupun milik pribadi ? Apakah penyelenggaraan proses produksi didukung oleh sistem administrasi yang baik ? Apakah semua bahan baku, tambahan, dan penolong tercatat secara sistematis serta mudah untuk ditelusuri ? Apakah proses pengolahan dilakukan sedemikian rupa sehingga dapat menghindari terkontaminasinya produk dari bahan haram dan/atau najis ? Apakah Bagian Produksi mempunyai instruksi kerja untuk setiap tahapan proses ?
Catatan Khusus Auditor :
Audit Result No
Remarks
166
Menyetujui
Auditee Bagian Produksi
Yang Membuat
Internal Halal Audit Coordinator
167
04-SOP-02-IH QA/QC Halal Internal Audit Checklist Form
No
Questionaire Yes
Audit Result No Remarks
Apakah Bagian QA/QC memiliki daftar bahan yg telah 1 diketahui LPPOM MUI ? Apakah setiap bahan datang selalu diberi tanda status 2 kehalalannya (Halal Pass) ? Apakah Halal Pass bahan atau produk, diberikan oleh QA/QC 3 telah mendapatkan persetujuan dari IHAC ? Sebelum mencantumkan Halal Pass, apakah QA/QC memeriksa nama produsen, merek, jenis/kode barang, logo 4 halal, lot number, dan kuantitas yg tercantum pada label kemasan sesuai dengan dokumen pengadaan dan/sertifikat halal ? Apakah jawaban no.5 dapat dibuktikan dengan 5 laporan/rekaman hasil pemeriksaan bahan ? Apakah Halal Pass hanya diberikan pada bahan atau produk 6 yg Sertifikat Halalnya masih berlaku ? Apakah Bagian QA/QC menolak bahan yg tidak memperoleh 7 Halal Pass ? Apakah pemberian Halal Pass dikontrol dengan baik dan 8 tercatat secara sistematis ? Apakah QA/QC selalu berkomunikasi dengan IHAC berkaitan 9 dengan bahan yg tidak bisa mendapatkan Halal Pass karena alasan tertentu (Sertifikat Halal kedaluarsa, dll ) ? Apakah ada teguran tertulis dan/atau tindakan pencegahan dari 10 QA/QC jika didapati praktek yg tidak memenuhi SOP Halal ? Catatan Khusus Auditor :
Menyetujui
Auditee Bagian QA/QC
Yang Membuat
Internal Halal Audit Coordinator
168
05-SOP-02-IH R&D Halal Internal Audit Checklist Form
No
Questionaire Yes
Audit Result No
Remarks
1 Apakah Bagian R&D mempunyai daftar bahan yang telah diketahui LPPOM MUI ? 2 Apakah sample bahan yang diterima Bagian R&D selalu disertai dokumen yg mendukung status kehalalan bahan ? 3 Dalam memeriksa status kehalalan bahan yg akan digunakan, apakah Bagian R&D memeriksa asal-usul bahan ? (Penentuan bahan sebagai bahan yg kritis terhadap kehalalan, tidak kritis terhadap kehalalan, atau haram mengikuti diagram penentuan titik kritis bahan) 4 Apakah Bagian R&D secara periodik memeriksa status kehalalan bahan yg digunakan untuk R&D dan mengusahakan penggantinya jika ada bahan yg belum ada sertifikat halal ? 5 Apakah dalam mengembangkan formula, Bagian R&D selalu menggunakan bahan-bahan yg jelas status kehalalannya ? 6 Apakah formula yg telah siap diproduksi selalu dimintakan persetujuan IHAC , sebelum proses sertifikasi Halal MUI ? Catatan Khusus Auditor :
Menyetujui
Yang Membuat
Auditee Bagian R&D
Internal Halal Audit Coordinator
169
06-SOP-02-IH Warehouse Halal Internal Audit Checklist Form
No
Questionaire Yes
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Apakah Bagian Gudang didukung dengan sistem administrasi yg mudah ditelusuri ? Apakah Bagian Gudang memegang daftar bahan yg telah diketahui oleh LPPOM MUI ? Apakah semua bahan di gudang merupakan bahan yg sesuai dengan daftar bahan yg telah diketahui oleh LPPOM MUI ? Jika jawaban no.2 TIDAK , apakah bahan halal dan non halal disimpan secara terpisah ? Apakah pemisahan (pertanyaan no.3) dengan cara menggunakan ruangan yg berbeda ? Jika jawaban pertanyaan No.4 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan pemberian sekat yg jelas ? Jika jawaban No.5 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan cara menggunkan rak yg berbeda dengan diberikan tanda-tanda yg jelas ? Jika jawaban No.6 TIDAK, apakah pemisahannya dilakukan dengan cara pemisahan dalam palet-palet yg berbeda tetapi menggunakan rak yg sama dengan memberikan tanda-tanda yg jelas ? Apakah bahan-bahan untuk produksi, bahan kemasan, dan non produksi seperti, bahan sanitasi, sample R&D, produk jadi, dll dipisahkan ? Apakah pemisahan (pertanyaan No.8) dengan cara menggunakan ruangan yg berbeda ? Jika jawaban pertanyaan No.9 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan pemberian sekat yg jelas ? Jika jawaban No.10 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan cara menggunakan rak yg berbeda dengan diberikan tanda-tanda yg jelas ? Jika jawaban No.11 TIDAK, apakah pemisahannya dilakukan dengan cara pemisahan dalam palet-palet yg berbeda tetapi menggunakn rak yg sama dengan memberikan tanda-tanda yg jelas ? Apakah setiap penggunaan bahan dan produk untuk keperluan produksi, R&D, Penjualan/Pengeluaran dari Gudang untuk keperluan lain tercatat jenis dan jumlah serta peruntukannya ? Apakah setiap pengeluaran bahan untuk produksi halal memperhatikan tanda Halal Pass ? Apakah semua bahan di gudang berlabel dengan jelas ? Adakah produk yg tidak disertifikasi Halal oleh MUI ?
Jika jawaban No.16 YA, apakah produk yg tidak disertifikasi Halal disimpan secara terpisah dengan produk yg disertifikasi Halal ? Jika jawaban No.17 YA, apakah pemisahan dilakukukan dengan cara 19 menggunakan ruangan yg berbeda ? Jika jawaban pertanyaan No.18 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan 20 dengan pemberian sekat yg jelas ? Jika jawaban No.19 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan cara 21 menggunakan rak yg berbeda dengan diberikan tanda-tanda yg jelas ? Jika jawaba NO.20 TIDAK, apakah pemisahannya dilakukan dengan 22 cara pemisahan dalam palet-palet yg berbeda tetapi menggunakan rak yg sama dengan memberikan tanda-tanda yg jelas ? Catatan Khusus Auditor :
Audit Result No Remarks
170
Menyetujui
Yang Membuat
Auditee Bagian Gudang
Internal Halal Audit Coordinator
07-SOP-02-IH Transportation Halal Internal Audit Checklist Form
No
Questionaire
1 2
Apakah semua produk yang didistribusikan bersertifikat halal ?
Yes
Audit Result No Remarks
Jika jawabannya tidak. Apakah kendaraan/alat distribusi berbeda ? 3 Jika jawabannya tidak. Apakah produk non sertifikat halal mengandung babi dan hasil sampingnya ? 4 Jika jawabannya tidak. Apakah kemasannya dapat mencegah kontaminasi silang ? 5 Jika jawabannya tidak. JANGAN DIKIRIM MEMAKAI KENDARAAN YANG SAMA. Catatan Khusus Auditor :
Menyetujui
Auditee Bagian Gudang
Yang Membuat
Internal Halal Audit Coordinator
171
08-SOP-02-IH Halal Non Conformance Report Form
No
Description
1
Temuan Ketidaksesuaian
2
Analisis Penyebab
3
Tindakan Langsung
4
Tindakan Perbaikan
5
Tindakan Pencegahan
Pembuat / Pelapor Sifat Ketidaksesuaian Tanggal Kejadian Lokasi Proses Kejadian Penyebab Pembuat Disetujui Isi Tindakan Tanggal Pelaksanaan Dibuat Disetujui Isi Tindakan Tanggal Pencapaian Tanggal Pelaksanaan Dibuat Disetujui Isi Tindakan Dibuat Disetujui
Remarks
(Merubah / Tidak merubah status kehalalan)
172
09-SOP-2-IH Monthly Internal Audit Report
Month Period : Year Period : Refference No. Issued by Authority
IHAC
Production Bacthes Report No
Product Code
Product Description
Qty (Kg)
Batch No.
Production Date
Remarks
Non Conformance : No
Product Code
Product Description
Batch Number
Detail of Nonconformance
Final Decission
Total Production Batches Total of Production Batches
Total of Approved Batches
Total of Rejected Batches
17. SOP Kaji Ulang Manajemen
Total of Hold Batches
Remarks
Remar
173
PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-03-IH
Judul
Kaji ulang manajemen
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Manajer Umum dan IHAC
No. Revisi :
Tujuan : -
Melaksanakan tindakan perbaikan yang akan dlakukan oleh manajemen dan semua karyawan atas ditemukannya ketidaksesuaian atau hanya merupakan tindakan perbaikan sistem.
Ruang Lingkup : -
Prioritas tindakan yang akan dilakukan oleh perusahaan, juga merupakan sumber laporan kepada LP POM MUI yang akan dilaporkan rutin dalam pelaporan enam bulanan kepada LP POM MUI.
-
Departemen terkait Manajer Umum, IHAC, R&D, QA/QC, Pembelian, Penjualan, Keuangan, Produksi, dan Gudang dan Transportasi.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Kaji ulang manajemen (managemen review) terhadap SJH secara menyeluruh harus dilakukan dalam kurun waktu tertentu misalnya minimal setahun sekali. 2. Kaji ulang dilakukan karena berbagai hal, antara lain : Perubahan sistem manajemen perusahaan yang mempengaruhi peran SJH secara menyeluruh atau sebagian, misalnya perubahan peranan auditor halal internal, serta ketidaksesuaian yang sering ditemukan dalam pelaksanaan SJH. 3. Kaji ulang manajemen dilakukan dengan melibatkan seluruh bagian yang terlibat dalam SJH termasuk manajemen puncak. Pertemuan kaji ulang dilaporkan dan dibuatkan rekamannya. 4. Semua tindakan perbaikan baik yang ditemukan pada saat pelaksanaan audit maupun saat ditemukan ketidaksesuaian harus dilaksanakan sesegera
174
mungkin dan dibuatkan laporannya dalam berita acara perbaikan. 5. Notulen pertemuan tindakan manajemen yaitu 01-SOP-03-IH merupakan perbaikan yang harus dilakukan oleh perusahaan dengan sepengetahuan manajemen perusahaan. 6. Rapat ini dilaksanakan setiap bulan untuk mendiskusikan pelaksanaan proses SJH dan melakukan tindakan perbaikan yang masih harus dilakukan dengan berdasarkan pada prioritasnya. 7. Rapat ini harus dihadiri oleh perwakilan manajemen puncak, yaitu oleh Direktur dan Manajer Umum, sebagai bentuk komitmen perusahaan atas pelaksanaan kebijakan SJH di perusahaan.
Format : •
01-SOP-03-IH Format notulen dari tindakan manajemen
01-SOP-03-IH Minutes Meeting for Management Action Form Date Attendances No
: :
Topik
Rincian Diskusi
Kesimpulan
Tindaklanjut
Tanggal Pencapaian
Tanggal Nyata
18. SOP Pelaporan Pelaksanaan SJH ke LP POM MUI PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP-04-IH
175
Judul
Pelaporan pelaksanaan SJH ke LP POM Tgl. Dikeluarkan : MUI
Area
IHAC
No. Revisi :
Tujuan : -
Melakukan pelaporan rutin kepada LP POM MUI yang merupakan pengkajian dan pemberitahuan untuk seluruh perubahan yang telah dilakukan di perusahaan berhubungan dengan pelaksanaan SJH dan perubahan bahan baku, perubahan, pemasok, perubahan dokumen, dan sistem organisasi.
Ruang Lingkup : -
Seluruh perubahan dan tindakan perbaikan yang telah dilakukan di perusahaan berhubungan dengan pelaksanaan SJH dan perubahan bahan baku, perubahan, pemasok, perubahan dokumen, dan sistem organisasi.
-
Departemen terkait IHAC dan Manajer Umum.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Format audit halal internal (AHI) berisi pokok-pokok pertanyaan yang harus dicakup AHI pada saat audit dibuatkan untuk audit dari setiap departemen dan dilakukan secara lintas departemen, misalnya bila dilakukan audit di departemen pembelian maka yang akan melakukan audit adalah departemen lain yang diketuai oleh IHAC. Hal ini untuk menjaga obyektifitas hasil internal audit tersebut. 2. Format-format internal audit untuk setiap daptemen tersebut disimpan oleh IHAC, dan bila akan dilakukan maka format tersebut akan diperbanyak dari master dokumennya. 3. Format laporan berkala internal audit terdiri dari format bulanan yang
176
memuat tentang intisari dari jumlah lot yang diproduksi, jumlah bahan baku yang dibeli, jumlah ketidaksesuain bahan baku maupun produk jadi berdasarkan mutu maupun dilihat dari segi kritis kehalalannya. Format pelaporan ini akan dibawa ke rapat bulanan manajemen untuk dilakukan tindakan perbaikan. 4. Format pelaporan rutin kepada LP POM MUI disepakati untuk dilakukan enam bulan sekali yang merupakan pengkajian dan pemberitahuan untuk seluruh perubahan yang telah dilakukan di perusahaan berhubungan dengan pelaksanaan SJH dan perubahan bahan baku, perubahan pemasok, perubahan dokumen, dan sistem organisasi menggunakan 01-SOP-04-IH Format laporan enambulanan AHI. 5. Format laporan ketidaksesuaian terbagi menjadi dua format, yatu format ketidaksesuaian yang berhubungan dengan mutu dan pelaksanaan Good Manufacturing Practices (GMP) dan Hazard Critical Control Points (HACCP).
Format lainnya adalah format yang berhubungan dengan
penyimpangan
pelaksanaan
SJH
dan
penyimpangan
yang
dapat
menimbulkan efek fatal terhadap pelaksanaan SJH atau kehalalan produk termasuk kontaminasi oleh bahan yang najis atau haram.
Format : •
01-SOP-04-IH Format laporan enambulanan AHI
177
01-SOP-04-IH Six Monthly Halal Internal Audit Report Form 1. Resume Laporan Audit Halal Internal yang terdiri dari : a. Waktu Pelaksanaan b. Auditor c. Auditee d. Temuan e. Tindakan Koreksi 2. Resume perubahan-perubahan yang terjadi selama 6 bulan terakhir yang mencakup : •
Perubahan Manajemen Perusahaan yang mempengaruhi kebijakan Halal
•
Perubahan Sistem Jaminan Halal (SOP, Dokumen, Personil, dan sebagainya)
•
Perubahan lokasi pabrik
•
Perubahan bahan (produsen, pemasok, jenis bahan)
•
Perubahan formula dan pengembangan produk baru
3. Berita acara tindakan koreksi atas temuan pada audit halal internal 4. Daftar bahan terakhir beserta dokumen pendukung terbaru
Menyetujui
Director Coordinator
Yang Membuat
Internal Halal Audit
178
19. SOP Pelatihan dan Sosialisan Halal PT. GIA
Standard Operation Procedure (SOP)
Kode : SOP – 020
Judul
Sosialisasi dan Pelatihan Halal
Tgl. Dikeluarkan :
Area
Seluruh karyawan PT. GIA
No. Revisi :
Tujuan : -
Sosialisasi, yaitu SJH yang telah dibuat dan diimplementasikan oleh perusahaan harus disosialisasikan ke seluruh pemangku kepentingan, yaitu seluruh manajemen dan karyawan perusahaan dan pemasok. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kepedulian atas pelaksanaan SJH di perusahaan.
-
Pelatihan adalah penjadwalan pelatihan bagi seluruh pelaksana SJH dalam periode waktu tertentu.
Ruang Lingkup : -
Sosialisasi dan pelatihan halal sebagai suatu ketetapan LP POM MUI kepada
perusahaan
sebagai
bentuk
komitmen
manajemen
untuk
terlaksananya sistem jaminan halal (SJH) di perusahaan. -
Departemen terkait Manajer Umum, IHAC, dan semua Manajer Departemen.
Referensi : -
Manual Sistem Jaminan Halal
-
Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008
Prosedur : 1. Perusahaan akan mengirimkan perwakilannya untuk menghadiri seminar halal dan atau pelatihan internal audit halal yang memberikan prioritas kepada departemen-departemen yang berhubungan. 2. Sosialisasi halal dilakukan dalam diskusi perusahaan dalam rapat internal yang dihadiri semua departemen dan Manajemen Puncak.
Hal ini
didokumentasikan dari notulen hasil rapat. 3. Membuat jadwal pelatihan berkala untuk karyawan khususnya yang berkaitan dengan pembekalan mengenai SJH dan halal. Format :
179
Lampiran 17 Contoh surat pengangkatan IHAC
Cianjur, 1 November 2010 CONFIDENTIAL
STRICTLY
Attn : Ms. SN
Letter of Appointment We are very pleased to offer you the additional position of a INTERNAL HALAL AUDIT COORDINATOR besides your current position as R&D Staff of : PT. GIA located in Cianjur. You are having fully responsibility for Halal production process, documentation, and relationship with Halal Certification Board of Indonesia (LP POM MUI), and communication with third party regarding halal issues including with our customers. This position is effective until 1 November 2010. We would appreciate your confirmation of acceptance of the above position by signing the attached copy letters and return to me together with the notification of your proposed date of commencement.
Yours sincerely, PT. GIA
YS Director
I accept the employment offer detailed above. Signed : SN 2010 cc. HRD file
Date : 1 November
180
Lampiran 18 Contoh daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI Islamic Organization and Certifier LIST OF HALAL CERTIFIER BODIES APPROVED BY AIFDC – ICU/LP POM MUI Name of Islamic Organization and Country
Certifying on :
AUSTRALIA Australia : The Australian Federation of Islamic Council Inc. (AFIC).
Meat, Chicken, Processed Food
932 Bourke Street Zetland NSW 2017, Australia. PO. BOX. 1185, Waterloo DC NSW 2017, Australia. Tel : + 61 2-9319 6733 Fax : + 61 2-9319 0159 CP : Amjad Mehboob Supreme Islamic Council of Halal in Australia Inc.
Meat, Chicken, Processed Food
149 Auburn Road,. Auburn , NSW 2144 Tel. : + 61 2-9648 6564 Fax. : + 61 2-9648 6536 CP : Shafiq R.A. Khan The Islamic Coordinating Council of Victoria (ICCV).
Meat, Chicken, Processed Food
72 Goerge Street, Doncaster East Victoria 3109. Tel : + 61 3-9842 6491 Fax : + 61 3-9380 6143 CP : Ibrahim Mohammed Al-Iman Islamics Society Inc. 173 Johnston Street, Collingwood Victoria 3066 Australia Tel : + 61 3-9417 6585 Fax : + 61 3-9416 2965 CP : Mohamed Ahmed
Meat, Chicken, Processed Food
181
Halal Sadiq Services
Meat
25 Alexander Drive Mount. Lawley WA 6057 Tel : + 61 8 9444 0223 Fax : + 61 8 9444 0236 CP : Sadiq Bux Adelaide Mosque
Meat
Islamic Society of Australia 20 Little Gilbert Street, Adelaide, S.A. 5000 Tel : + 61 8-823 16443 Fax : + 61 8-823 16443 CP : Shefik Talavahk Islamic Association of Katanning
Meat
P.O. BOX 270 Katanning Western Australia 6317 Tel : + 61 8-98212627, Fax : + 61 8-98212627 CP : Alif Mydie Perth Mosque Inc.
Meat
427 – 429 William Street, Perth, Western Australia Tel : + 61 89-444 3648 Fax : + 61 89-443 1157 CP : M. Ayub Khan Australia Halal Food Services
Meat, Chicken, Processed Food
P.O. BOX. 6009, Legan Central – 4114 Tel : + 61 7-3427 2920 Fax : + 61 7-3200 7620 CP : Dr. Mohammed Lotfi Halal Certification Authority Australia GPO Box 3906, Sydney 2001 – 701/90 Pitt, St. Sydney 2000 Tel : + 61 2-9232 6731 Fax : + 61 2-92238596 CP : Hajj M. El-Mouelhy
Meat, Chicken, Processed Food
182
The Islamic Council of Western Australia
Meat
Malvern Road, Rivervale, Western Australia 6103 Tel / Fax : + 61 8-93622210 CP : Abdul Jalil Ahmad New Zealand : The Federation of Islamic Associations of New Zealand
Meat, Chicken
Unit 3. Upstairs. 16 Befast Street, Wellington Central PO BOX 1415 Wellington - New Zealand Tel. : + 64 4 384 7526 Fax. : + 64 4 384 7596 CP : Shafiq Khan New Zealand Islamic Meat Management/
Meat, Chicken, Processed Food
New Zealand Islamic Processed Food Management P.O. Box 11-382 Wellington Tel. : + 64 4-3855203 Fax. : + 64 4-4721091 Halal Food Authority of New Zealand
Meat, Chicken
P.O. Box 16-038 Wllington South New Zealand Tel. : + 64 4 9730229 Email :
[email protected] AMERICA Islamic Food and Nutrition Council of America (IFANCA)
Meat, Chicken, Processed Food
5901 N Cicero Avenue, suite 309 Chicago, Illinois 60646 – USA Tel : 1 773 283 3708 Fax : 1 773 283 3973 CP : Dr. Mohamed Sadek Halal Food Council S.E.A. 913 S. Shumacker Drive, salisbury, Maryland 21804 Tel. 1 410 – 548 – 1728 Fax. 1 410 – 548 – 2217 CP: Abdul R. Hajir
Chicken, Processed Food
183
International Institute of Islamic Thought c/q Marjac Abbatoir
Chicken
555 Grove Sr., Herndon, VA 22070 tel. 1 703 471 1133 CP : Dr. Shaikh Taha J. Al-Alwani Islamic Services of Omaha (Halal Transaction)
Chicken, Meat
3511 North 73rd Street, PO. BOX. 4546, Omaha, NE 68104 USA Tel : 1 402 572 6120 Fax : 1 402 572 4020 Islamic Service of America (ISA)
Meat, Chicken, Processed Food
P.O. Box 521, Cedar Rapids, IA 52404 USA Tel. 1 319 362 1480 Fax. 1 319 366 4369 CP : Bill Aossey MuslimConsumer Group for Food Products
Meat, Chicken, Processed Food
P.O. Box. 8538, Rolling Meadows IL 60008 USA Tel. + 1 847 722 8961 Fax. + 1 847 392 8960 CP : Syed Rasheeduddin Ahmed Islamic Information Centre of America P.O. Box. 4052 Des Palines, IL 60016 USA Tel : + 1 847 541 8141 Fax : + 1 847 824 8436 CP : Musa Qutub Email :
[email protected]
Meat, Chicken, Processed Food
184
American Halal Foundation (AHF)
Meat, Chicken, Processed Food
125 N, Vincent Drive, Bolingbrook, IL 60490 USA Tel : (630) 759 6982 Fax : (603) 759 4981 Email :
[email protected] CP : M. Mazhar Hussaini EUROPE Belanda : Halal Food and Feed Inspection Authority
Meat, Chicken, Processed Food
Fijnjekade 225, 2521 DT The Hague, The Netherlands Postal Address : PO. BOX. 16786, 2500 BT The Hague The Netherlands Telp. : 31 70 364 9191 Fax. : 31 70 364 9191 Email :
[email protected] CP. Abdul Qoyyoem Total Quality Halal Correct Certification B. V.
MMeat, Chicken, Processed Food
PO BOX 179, 2300 AD Leiden, The Netherlands Telp. : +31 71 523 5770 Fax. : +31 71 523 5771 CP : A. Ben Ali Salah Controle Office of Halal Slaughtering Laan van Meedervoort 53d 2517 AE Den Haag Telp. 31 70 346 9795 Fax. 31 70 345 0033 CP : AM. Al. Chaman Belgium :
MMeat, Chicken
185
Islamic Food Council of Europe
Meat, Chicken, Processed Food
Rue Bara 150, B-1070 Brussels, Belgium CP : Dr. Mohamed Sadek Telp : + 32 2227 1114 Fax : + 32 2218 3141 Email :
[email protected] Irlandia : Bray Islamic Society
Meat
5 Duncairn Terrace, Bray, Co Wicklow, Republic of Ireland Tel : 353 2867 280 Fax : 353 2869 353 CP : Ali Taha Muslim Society of Dublin
Meat
Hazelwood Cresent Dublin 22 Tel. 353 1 499 0315 Fax. 353 1 492 8063 Islamic Culture Centre of Ireland
Meat
19 Rocbuck Rd. Clonskeagh Dublin 14, Republic of Ireland Tel : 353 1 208 0000 Fax : 353 1 208 000 Waterford Islamic Centre 54 Sherry Mount drive Tel. 353 87 2550786 Fax. 353 87 3933120
Meat
Perancis : Insitute Musulman de la Mosquee de Paris
Meat, Chicken, Processed Food
186
Place du puits de I Ermite 75005 – Paris Telp. 33 1 45 35 97 33 Fax. 33 1 45 35 16 23 CP : Dr. Dalil Boubaker Slovenia : Halal Certification Authority Europe
Meat, Chicken, Processed Food
Prazakova 14, Ljubljana 1000, Slovenija Telp. : + 386 1 231 0722 Fax : + 386 1 430 4866 Email :
[email protected] /
[email protected] CP : Laith Udin/Osman Dogic Germany : Halal Control e. K.
Meat, Chicken, Processed Food
Pruef-und Zertifizierungsstelle, Fuer Halal-Lebensmittel, Eisenstr.51, D-65428 Ruesselsheim, Germany Tel : + 49 6142 171283 Fax : + 49 6142 171284 Email :
[email protected] CP : Mahmoud M. Tatari. Spain : Instituto Halal De Junta Islamica
Meat, Processed Food, Chicken
C/ Arco, 13 14720 Almodovar del Rio Cordoba Tel : 003 49024 31937 Fax : 003 49577 13203 Email :
[email protected] CP : Hanif Escudero
AFRICA South Africa : South African Nasional Halaal Authority (SANHA)
Meat, Chicken, Processed Food
187
2nd Floor, 45 Hopeland Road Overport 4001, Durban, South Africa Telp : + 27 31 207 5768 Fax : + 27 31 207 5793 Email :
[email protected] CP : S. Mohamady (Exec. Officer ASIA Singapore : Majelis Ugama Islam Singapore (MUIS)
Meat, Chicken, Processed Food
Islamic Centre of Singapore, 273 Braddell Road Singapore 579702 Telp : + 65 6359 1137 Fax : + 65 6253 7572 CP : Mr. Zahid Ahmad Malaysia : Islamic Research – Jabatan Kemajuan Islam Malaysia
Meat, Chicken, Processed Food
Pusat Islam 50480, Jalan Perdana, Kuala Lumpur Telp : + 603 273 3652 / 2749 333 ext. 380 Fax : + 603 888 92039 CP : Hj. Mustafa A. Rahman Thailand : The Central Islamic Committee of Thailand 28/2 Moo 12, Mitmaitree Road Nonochor, Bangkok 10530 – Thailand Tel. : + 662 – 517 5085/9886516 Fax. : + 662 – 29494220 CP : Mr. Sawa Sumai Yasa Philippines :
Meat, Chicken, Processed Food
188
Islamic Da’wah Council of The Philippine
Meat, Chicken, Processed Food
Suite 419 FUBC Building, Escolta – Manila Tel : 632 245 8456 Fax : 632 241 5142 Email :
[email protected] or
[email protected] CP. : Atty Hj. Abdulrahman R.T. Linzag Japan : Japan Muslim Association
Meat, Chicken, Processed Food
Valore Yoyogi 1004, 2-26-5, Yoyogi, Shibuya-Ku, Tokyo 161-0053, Japan Tel : + 81 3 3370 3476 Fax : + 81 3 3370 3420 CP : Hideomi MUTO Date Issue : 17 August 2007 Notes : LP POM MUI recognize certificates issued by approved organizations only for products produced in the country where the organizations located, except for product produce in Amerika and Canada can be used halal certificate from America and product produce in Europe can be used halal certificate from Europe. There are still possibilities for LP POM MUI to ask supporting documents to clarify the critical points of certain certified products. This list contain 9 (nine) pages and there are 40 (forty) Halal Certifier Bodies approved by LP POM MUI.
189
Lampiran 19 Contoh hasil audit internal Resume Laporan Audit Halal Internal yang terdiri dari : Waktu Pelaksanaan : Nopember 2011 Auditor : CH/SN/IR Auditee : Management (YS/CH) General Manager (CH) Internal Halal Audit Koordinator /IHAC (SN) Purchasing Dept. (ID/EF) QA/QC Dept. (IR) R&D (CH/IR) WH Dept. (YuA) Production Dept. (YiA) Sales Dept. (EF/ID) Finance Dept. (ID) Transportation (AD) General (All) Temuan
:
Management - Tidak ada temuan General Manager - Tidak ada temuan IHAC - Merevisi form 01-SOP-02-IH Internal halal audit checklist menjadi R-1, supaya dapat dipakai untuk bat produksi yang halal dan yang non halal untuk menghindari adanya kontaminasi silang antara bat yang halal dan bat yang non halal. - Mengikuti program Pelatihan Sistem Jaminan Halal yang akan diselenggarakan oleh LPPOM MUI pada tanggal 5-7 Juni 2011 di Jakarta, dengan mengirimkan 3 partisipan (YS, CH, SN). Purchasing Department - Memperbaharui dokumen untuk Supplier list sebaiknya dilakukan setiap 2 bulan sekali tergantung dari banyaknya perubahan dari daftar. - Ditemukan beberapa spesifikasi bahan baku yang masih belum lengkap hal ini dikarenakan belum terjadi lagi pembelian untuk beberapa bahan baku tersebut sehingga menyusahkan untuk memintakan spec kepada pemasoknya. Serta jumlah bahan baku yang dibeli masih berupa sample trial sehingga jumlahnya sedikit. Hal ini akan dilakukan pelengkapan
190
spesifikasi apabila jumlah bahan baku yang dibeli sudah agak besar dan merupakan jumlah dalam skala produksi yang sebenarnya. QA/QC Department - Memperbaharui Spesifikasi QC sebaiknya dilakukan 2 bulan sekali tergantung dari banyaknya perubahan dan panambahan bahan baku agar tidak menumpuk. - Incoming RM Log Book untuk bahan baku sudah terwakili dalam sistem komputer. - Out Going Product dalam FG Log Book sudah terwakili dalam sistem komputer. - Memperbaharui kelengkapan dokumen untuk spesifikasi QC seoptimal mungkin. R&D Department - Dilakukan perubahan formula untuk BB34002 Blueberry Flavour yang dikarenakan masalah teknis untuk kelarutannya, terjadi pemisahan saat dilakukan stability test, sehingga perlu ditambahkan Isopropyl alcohol atau IPA sebagai bahan pembatu pelarutan. Warehouse Department - Mempunyai daftar untuk melakukan Re-QC setiap bahan baku yang sudah melewati Best Before Date-nya. Production Department - Production Log Book sudah terwakili dalam Jurnal Pembelian dalam sistem komputerisasi. Sales Department - Melengkapi Customer Database untuk memonitor aktivitas pengorderan pelanggan terutama yang menjadi prioritas adalah pelanggan yang sudah order. Finance Department - Mempunyai daftar harga bahan baku (RM) yang sudah diorder. - Mempunyai daftar harga jual produk jadi (FG) berdasarkan masingmasing pelanggan. Transportation - Tidak ditemukan non-conformace. General - Setiap departmen harus menyimpan dan mempelajari HAS/SJH - Cakupan Halal meliputi : R&D; Purchasing; WH; Storage RM,FG,Packaging; QC Testing for Incoming Goods; Pre-Batching; Production Process; QC FG; Despatch; dan Transportasi ke pelanggan. - Organisation Chart perlu diperbaharui setiap ada perubahan personil.
191
Tindakan Koreksi Sesuai dengan departemen masing-masing yang disebutkan di atas. Resume perubahan-perubahan yang terjadi selama 6 bulan terakhir yang mencakup : • Perubahan Manajemen Perusahaan yang mempengaruhi kebijakan Halal Ada revisi personnel untuk R&D dan revisi Struktur Organisasi • Perubahan Sistem Jaminan Halal (SOP, Dokumen, Personil, dan sebagainya) Ada peubahan revisi untuk 01-SOP-02-IH Internal Halal Audit Checklist, yaitu penambahan point produk halal dan non-halal agar format ini dapat dipakai untuk jenis produk yang halal maupun yang mengandung alkohol (non-halal). Terdapat revisi untuk Halal Organization Structure untuk penggantian dan penambahan nama personilnya. • Perubahan lokasi pabrik Tidak ada perubahan lokasi pabrik • Perubahan bahan (produsen, pemasok, jenis bahan) Untuk bahan baku umum atau pelarut yang dibeli dari Trader/Toko Kimia, untuk kondisi masih trial order masih digunakan “XX” pada kode bahan bakunya, dikarenakan susahnya mencari informasi dari manufacturer-nya karena sebagian besar Toko Kimia tidak mempunyai spesifikasi bahan. Bila kondisi sudah masuk dalam skala produksi maka akan dicari pemasok bahan yang dapat memberikan spesifikasi produk. Untuk kondisi trial terbentur masalah minimal order pembelian. • Perubahan formula dan pengembangan produk baru Perubahan formula dan pengembangan produk baru dapat dililihat di GIA’s Development Collection dan perubahan formula pasti terjadi perubahan code produk. Kecuali untuk yang BB34002 Blueberry Flv terjadi penambahan IPA yang ditujukan agan terjadi pencampuran sempurna tidak memisah, dikarenakan BB34002 masih dalam kondisi trial production, dan kalau kodenya diganti maka pelanggan yang sudah trial order akan terobsesi bahwa formulanya menjadi berubah. Namun penambahan ini sudah diberitahukan secara tertulis kepada pihak auditornya (Ibu Elvina/Ibu Anna Roswiem) bulan Desember 2010. Berita acara tindakan koreksi atas temuan pada audit halal internal Seperti terlampir di atas Daftar bahan terakhir beserta dokumen pendukung terbaru Daftar RM terakhir dapat ditemulan di-update QC RM Specification.
192
Menyetujui
Direktur Koordinator
Yang Membuat
Internal Halal Audit
193
Lampiran 20 Contoh hasil audit eksternal oleh LPPOM MUI Halal Assuarance System Audit Finding on February 28, 2011 Auditor : -
Ibu Dr. Ir. Liesbetini Hartoto Bapak Catur Prasetyo, Stp.
Finding and Action : 1. GIA’s Form We will review for 01-SOP-01-SL New Sales Order which will be added the row for QC approval due to product quality approval and stick the finished goods quality label status. Action : - Making an attendance list meeting - Making a new revision of 01-SOP-01-SL R1 - Revision of HAS/ SJH as R-2 1 Mar 2011 Time Table : 1 April 2011 (Done) 2. On new arrival raw material incoming should be checked the country of origin and Halal logo as per Halal Certificate (if available). Action : We will make an additional coloum in Log Book of Incoming Raw Material for country of origin for recording. Time Table : 1 May 2011 (Done) 3. For buying raw material from trader, the original label as posssible as still sticked on the packaging. Action : Making a letter to Supplier (Lavarian Aroma Chemindo as GIA’s raw material trader) to do this. (attatched) Time Table : 1 May 2011(Done) 4. Making an updating formula especially for formula which still containing Choco-gloss whereas on the matrik has been changed with Barco. Action : Making a general list of RM in Active Formula which content of all ingredients usage and quantity of each. Time Table : 1 May 2011 (Done) 5. In every issuing of purchase order should be state the manufacturing name and halal raw material as per GIA’s Internal codes. Action : On every PO will be stated them. It will be effective since May 2011. Time Table : 1 May 2011 (Done) 6.
Suggested to make a list for every department who responsible/file for the GIA’s Forms. Action :
194
A distribution list for GIA’s Form in Departments and document should be stated on HAS in every Departments. Time Table : 1 May 2011 (Done) 7. Stated Halal Certificate issued by, Validity date, and Registration number shoudl be stated on Matrik and RM Specification in QC. Action : Done Time Table : 1 May 2011 (Done) 8. Finding a miss type of Country of Origin of Ethyl Vanillin Rhodia RME00 is not from France but from NJ, USA. Action : Making a matrik revison for getting re-approval to MUI. Time Table : 1 May 2011 (Done) 9. Suggested to make a Table of CCP of Raw Material and Process and preventive action as weel (reffernce SJH Guidance page 58-59). Action : Making a new attachement for “Contoh Tabel Hasil Penetapan Titik Kritis dan Tindakan Pencegahannya”; and “Contoh Table Hasil Penetapan Titik Kritis Proses Produksi dan Tindakan Pencegahannya”. Time Table : 1 May 2011 (Done).
