100
Lampiran 1 HASIL WAWANCARA DENGAN PIHAK CV HANURA
1. Sejak kapan CV Hanura didirikan dan siapakah pendirinya, Pak ? - “ Sejak tahun 1967 dan pendirinya Alm. Bp. Dwidja Saputra “ 2. Di bidang apakah CV Hanura melakukan penjualan atau perdangangan selama ini dan ada berapa karyawan yang kerja di perusahaan ini ? - “ Dibidang perdagangan alat kebutuhan industri, kaca gedung, kaca buat otomotive. Kira – kira ada 82 karyawan. “ 3. Bagaimana sistem kerja karyawan di CV Hanura, Pak ? Apakah ada sistem komisi atau insentif bagi karyawan, Pak ? - “ Ya sesuai job description saja yang harus dipertanggung jawabkan, masuk jam 08.30 dan pulang 16.30 ada jam istirahat 1 jam dan tidak lembur buat closing dan stock opname untuk akhir tahun tapi kadang ada lembur karena meeting tapi ya tidak semuanya cuma tertentu saja. Kalau instentif tidak ada tapi kalau komisi ada buat salesman, biasanya 1% dari total penagihan yang tidak hangus maksudnya tidak lebih dari jatuh tempo kan ada jatuh temponya selama 90 hari. “ 4. Apakah di CV Hanura terdapat masalah yang sampai sekarang belum terselesaikan dan apa saja, Pak ? - “ Ada, yang pertama masalah di penjualan kredit, banyak piutang macet atau soal penagihan kan sales yang nagih itu bisa juga dipakai sama salesmannya. “ 5. Dalam hal itu apa saja kebijakan/SOP penjualan kredit yang diterapkan oleh CV Hanura, Pak ? Dan siklus penjualannya seperti apa ? - “ Ya, adanya TOP untuk setiap toko ya selama 3 bulan lalu untuk retur kalau dengan alasan salah pesan, salah kirim apa barang tidak sesuai yang dikirim dikasi waktu 1 bulan tapi kalau retur alasannya barang rusak ya dikasi waktu 1x24 jam dari barang diterima. Kalau siklus penjualan ya sederhana saja seperti barang datang dari pembelian terus salesman cari orderan lalu diberikan ke admin dan buat faktur terus kasi ke gudang biar dipacking terus dikirim. “ 6. Selain kebijakan/SOP untuk penjualan kredit, apakah CV Hanura memiliki kebijakan terhadap piutang macet? - “ Punya, biasanya pake telepon jadi toko diingatkan akan hutangnya. Pernah pakai debt collector buat nagih. Kemarin ada pengambilan barang dari toko tapi ya atas
101
persetujuan toko yang bersangkutan juga, jadi pernah ada toko di Madiun dan di Batang yang pernah diambil barangnya tapi ada juga mobil yang diambil. Kemarin kita dapat honda jazz. Terus ya ada diskon buat pelunasan tunai buat beberapa toko saja. “ 7. Selain masalah itu, apakah ada masalah lain dalam perusahaan ini, Pak ? Dan apa saja ? - “ Ada lagi, kecurangan yang dilakukan salesman “
8. Dalam bentuk apa kecurangan yang dilakukan oleh salesman tersebut ? - “ Salesman memainkan perputaran retur, jadi toko pesannya 10 tapi salesman ordernya 15, toko pasti retur 5 barang yang tidak dipesan melalui salesman. Nah, dari 5 barang retur itu dijual lagi sama salesman ke toko lain dengan penjualan tunai yang diberikan potongan harga atau cara lain ya barang dijual lagi sebagai barang BS. Itu sering terjadi beberapa akhir tahun ini. Ada lagi selain itu, tadi saya sudah bilang kalau soal penagihan dilakukan salesman bisa juga dipakai dan itu terjadi beberapa tahun akhir ini. Salesman pakai uang tagihan karena pembayarannya secara tunai jadi rawan buat dipakai dan jumlahnya tidak sedikit. “ 9. Berapa kira-kira kerugian yang dialami perusahaan atas kecurangan yang dilakukan oleh salesman, Pak ? - “ Ya kira-kira 800.000.000 kurang lebihnya. “ 10. Apa dampak yang dialami oleh perusahaan karena 2 masalah tersebut, Pak ? - “ Ya ada keterlambatan perputaran modal kan susah buat kulak lagi kalau uangnya macet atau dipakai salesman, kalau perusahaan nambahi terus ya tambah rugi. Buat laba yang bagus juga susah. Barang hilang karena salesman melakukan perputaran retur jadi perusahaan rugi. Kalau buat karyawan gajinya terlambat, kalau buat sales
102
yang telat komisinya. Bayar ke supplier jadi telat juga jadi kita dikasi denda sama supplier, malahan diberhentikan proses produksi sama pengirimannya. Banyak piutang macet atas toko dan kalau ini terjadi terus ya tidak secara financial saja perusahaan rugi tapi secara jumlah toko juga. “
103
Lampiran 3 Bulan De se mbe r
Januari
Fe bruari
Mare t
April
Me i
Juni
Juli
Agustus
Minggu Pe njualan Total Ase t 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3
63258978 73695874 71245896 102285749 142369587 154784258 125698757 112225638 198754788 202278598 198978512 142369578 162358976 192875987 156325481 203216598 233351654 265321548 202465896 221256852 195235687 212356258 187542364 236514879 215468923 195478599 201365987 242359878 223698756 265412358 198756986 285519874 232258799 178542553
4235898779 5125437523 6253033778 6777438046 8200700036 10004854044 8404077397 8200700036 9922847044 12105873393 10168933650 11152952049 13495071979 16463987815 13829749765 15948721430 19297952931 23543502575 19776542163 17384106359 21034768694 25662417807 21556430958 17731788486 21455464068 26175666163 21987559577 18442988756 18074128981 16918763419 16175666323 14699610772 17786529034 21699565422
Ase t Lancar 41230587 49889010 60864593 62670492 77711410 94807921 84379049 79591525 96305745 117493009 98694128 108244474 130975814 159790493 134224014 154789598 187295414 228500405 191940340 168720662 204152001 249065441 209214971 172095075 208235041 254046750 213399270 203587758 199516003 212801500 33400500 73277403 65685934 51325988
Hutang Lancar 9365212 11331907 13824926 14984339 18131050 22119882 18580700 18131050 21938571 26765057 22482648 24658229 29836457 36400477 30576401 35261267 42666133 52052682 43724253 38434781 46506085 56737424 47659436 39203477 47436207 57872172 48612625 278526987 272956447 261926761 229562139 186576671 184710904 171781141
Kas
Piutang
88412325 106978913 130514274 141459720 171166261 208822839 175411184 171166261 207111176 252675635 212247533 232786115 281671199 343638863 288656645 332884145 402789815 491403575 412779003 362843718 439040899 535629896 449929113 370100592 447821717 546342494 458927695 210359876 206152678 187801500 33400500 73277403 97458946 94535178
107843325 130490423 159198316 172549320 208784677 254717306 213962537 208784677 252629459 308207940 258894670 283947161 343576065 419162799 352096751 406044440 491313773 599402803 503498354 442588440 535532012 653349055 548813206 451440209 546242652 666416036 559789470 4568987781 4477608025 3612489741 3913408531 4588315333 5551861553 6773271095
Laba Pe rputaran Pe rputaran Pe rputaran Pe rputaran Be rsih Pe njualan Modal Ke rja Kas Piutang 59325412 1.49 198.52 71.55 170.48 80682560 1.44 191.13 68.89 177.07 109728282 1.14 151.46 54.59 223.45 78745523 1.51 214.50 72.31 168.69 107093911 1.74 238.95 83.18 146.65 145647719 1.55 212.94 74.12 164.56 198080898 1.50 191.04 71.66 170.22 85444698 1.37 182.60 65.57 186.04 116204789 2.00 267.26 95.97 127.11 158038513 1.67 222.95 80.05 152.37 214932378 1.96 261.09 93.75 130.11 135412589 1.28 170.33 61.16 199.44 184161121 1.20 160.53 57.64 211.62 250459125 1.17 156.31 56.13 217.32 340624409 1.13 150.82 54.16 225.23 152545887 1.27 170.02 61.05 199.81 207462406 1.21 161.34 57.93 210.55 282148873 1.13 150.37 53.99 225.92 383722467 1.02 136.60 49.05 248.68 110245689 1.27 169.82 60.98 200.03 149934137 0.93 123.84 44.47 274.30 203910426 0.83 110.41 39.65 307.67 277318180 0.87 116.09 41.68 292.63 95412841 1.33 177.98 63.91 190.87 129761464 1.00 134.00 48.11 253.51 176475591 0.75 99.65 35.78 340.92 240006803 0.92 122.20 43.88 278.00 85472112 1.31 -323.41 115.21 1885.21 116242072 1.24 -304.60 108.51 2001.62 104453553 1.57 -540.28 141.33 1361.09 171849743 1.23 -101.32 595.07 1968.94 15129703 1.94 -252.01 389.64 1607.00 19874757 1.31 -195.13 238.31 2390.38 13256896 0.82 -148.22 188.86 3793.65
ROI 1.40 1.57 1.75 1.16 1.31 1.46 2.36 1.04 1.17 1.31 2.11 1.21 1.36 1.52 2.46 0.96 1.08 1.20 1.94 0.63 0.71 0.79 1.29 0.54 0.60 0.67 1.09 0.46 0.64 0.62 1.06 0.10 0.11 0.06
104
Lampiran 4 HASIL WAWANCARA II DENGAN PIHAK CV HANURA
1. Piutang macet CV. Hanura biasanya disebabkan karena apa saja? Intern : -
Kurangnya intensif dalam menagih yang dalam artian bahwa tanggung jawab sales tidak hanya menjual namun juga menagih, jika sales kurang intensif maka kantor (administrasi) juga keberatan membantu karena yang mendapatkan komisi adalah sales
-
TOP 2 bulan yang tidak disertai kontrol limit pengambilan dalam arti toko atau pelanggan dilayani terus tanpa melihat performance pembayaran
-
Program komputer yang tidak memadai untuk mencegah atau memblokir pengambilan jika pembayaran tidak sesuai.
Ektern : -
Kondisi usaha customer yang sedang lesu atau sepi bahkan ada customer yang diambang tutup
-
Identitas yang tidak jelas dari customer, contohnya untuk kaca bangunan (proyek) seharusnya ada DP dulu karena nilainya yang besar dan hanya mengandalkan sistem kepercayaan. Setelah dikunjungi tempat atau alamat yang diberikan untuk menagih ternyata alamatnya palsu.
2. Bagaimana SOP untuk piutang macet pada toko?Apakah tidak dilayani permintaannya?Atau ada tindakan lain yang diambil oleh CV. Hanura? -
Tidak dilayani lagi atau dilayani sebesar yang dibayar oleh toko atau pelanggan
-
Terkadang diambil barang mereka sebagai kompensasi.
3. Apa kriteria piutang disebut tidak lancar atau macet? -
Berdasarkan umur piutang dan tidak melebihi TOP atau plus 1 bulan
105
-
Ditagih namun tidak kooperatif
4. Apa saja syarat toko untuk mendapatkan penjualan secara kredit? -
Dalam 1 bulan sudah rutin dalam pengambilan barang dan dilihat dari jumlahnya serta identitasnya jelas
5. Langkah apa yang dilakukan oleh CV. Hanura untuk mengurangi piutang macet? -
Menagih secara intensif
-
Kontrol piutang
-
Menjaga hubungan yang baik dengan toko atau pelanggan
-
Rutin konfirmasi piutang
-
Program yang memadai ( baru wacana atau rencana )
6. Apa saja bentuk kecurangan yang dilakukan oleh salesman? -
Kecurangan dalam bentuk permainan retur dan pemakaian uang tagihan
7. Bagaimana salesman bisa melakukan kecurangan dalam bentuk retur? -
Dengan menambahkan order yang tidak seharusnya ke toko atau pelanggan lalu diretur dan dilempar ke pihak lain
8. Bagaimana salesman dapat menggunakan uang piutang perusahaan yang telah tertagih? -
Dengan tidak menyetorkan uang tagihan yang dalam bentuk cash
9. Apakah toko-toko tidak melakukan pembayaran secara transfer? -
Melakukan namun tidak semua melakukan bahkan perusahaan telah meminta secara tertulis demi kebaikan bersama namun toko atau pelanggan masih ada yang kesulitan untuk melakukan transfer yang beralasan bahwa susah untuk ke ATM, tidak semua memakai Mbanking.
106
10. Langkah-langkah apa yang dilakukan oleh CV. Hanura untuk mengurangi terjadinya kecurangan ini? -
Memberikan apa yang menjadi hak sales (komisi tepat waktu dan sesuai yang diharapkan)
-
Kontrol piutang yang disertai dengan program yang memadai
11. Bagaimana perusahaan dapat mengetahui bahwa sales melakukan kecurangan dalam bentuk permainan retur? -
Customer menelepon dan melapor bahwa barang diretur karena tidak merasa pesan, jumlah yang tidak sesuai.
-
Kembali ke kantor sudah dalam bentuk nota kontan
12. Bagaimana perusahaan dapat mengetahui bahwa sales melakukan kecurangan dalam bentuk pemakaian uang tagihan? -
Konfirmasi piutang antara toko dan kantor lalu ada yang tidak sesuai dengan catatan masing-masing yaitu yang dalam bentuk kas
-
Scan nota (nota fiktif)
107
Lampiran 5 Umur Piutang Toko
2011
A B C D E F G H I J K L M N O Jumlah
215,000,000 68,970,000 107,950,000 58,500,000 49,850,000 36,750,000 55,250,000 35,840,000 28,565,000 48,500,000 45,000,000 29,850,000 51,250,000 25,000,000 32,450,000 673,725,000
Umur Piutang 93 hari 81 hari 102 hari 139 hari 96 hari 94 hari 81 hari 100 hari 120 hari 98 hari 86 hari 84 hari 95 hari 150 hari 103 hari
2012 185,975,000 68,545,000 98,746,000 71,485,000 35,450,000 43,125,000 45,937,000 39,380,000 40,745,000 40,250,000 42,535,000 37,830,000 35,962,000 31,914,000 50,268,000 868,147,000
Umur Piutang 74 hari 99 hari 68 hari 90 hari 98 hari 86 hari 74 hari 88 hari 100 hari 99 hari 76 hari 80 hari 87 hari 120 hari 94 hari
2013 173,580,000 95,000,000 99,850,000 101,107,000 35,962,000 40,800,000 64,125,000 35,977,000 62,592,000 33,411,000 41,352,000 39,112,000 58,301,000 51,528,000 37,500,000 970,197,000
Umur Piutang 81 hari 79 hari 76 hari 64 hari 88 hari 110 hari 96 hari 81 hari 121 hari 87 hari 67 hari 83 hari 99 hari 107 hari 108 hari
2014 187,450,000 95,590,000 98,500,000 99,247,000 43,062,000 35,860,000 88,360,000 49,280,000 88,920,000 34,375,000 56,658,000 32,092,000 51,232,000 57,727,000 34,125,000 1,052,478,000
Umur Piutang 67 hari 73 hari 89 hari 71 hari 87 hari 143 hari 103 hari 78 hari 106 hari 91 hari 63 hari 81 hari 88 hari 94 hari 110 hari
108
LAMPIRAN 6 NOTA PENJUALAN
BANK BCA KCP GRAJEN A/C NO : 783 082 6666 A/N : LOEI SIOK TJIEN
NOTA No.
:
Tgl. Kepada Yth.
SALES
:
Jatuh Tempo : Discount : ……………….
No
KODE BARANG
Penerima
NAMA BARANG
Menyetujui
Ket : Retur / Tidak Retur Max : 1 Minggu setelah barang diterima
UKURAN
Dibuat Oleh,
BANYAKNYA
TOTAL DISC 1 (%) DISC 2 (%) DISC 3 (%) DISC (Rp) NETTO
Jumlah Rp.
HARGA Rp.
Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.
109
LAMPIRAN 7 RETUR
Tgl. Dari.
NOTA No.
No
:
KODE BARANG
SALES
NAMA BARANG
UKURAN
:
Jatuh Tempo :
BANYAKNYA
TOTAL Penerima
Menyetujui
Dibuat Oleh,
HARGA Rp.
Rp.
Jumlah Rp.
110
Lampiran 8 Rekomendasi Rekap Piutang Kode
Nama Toko
Alamat
No Invoice
703 703 702 701
A B B C
Atmodirono No. 1 Mataram 110 Mataram 110 Anjasmoro Raya 19 B
N15-2272 N15-2275 N15-2273 N15-2274
Kode : 701 : Umur Piutang < 45 hari 702 : Umur Piutang 45-90 hari
Jumlah Piutang 173,580,000 101,107,000 95,000,000 99,850,000
Salesman
Supervisor
Ari Ahmad Ahmad Budi
Umar Slamet Slamet Siswanto
111
703 : Umur Piutang > 90 hari Lampiran 9
No. 00217591
TANDA TERIMA
Terima dari: …………………… ……………………
No : 00217591 Telah diterima dari : Nama Toko - Alamat
Guna membayar …………………… …………………… ……………………
Uang sebanyak : ………………………………………… Rupiah Guna membayar : Cicilan Invoice No …………………
Uang sebanyak : Rp. ………………..
Terbilang
Rp.
………………,-
Semarang, …... November 2015 Tanggal, …….2015
Penerima,
Penerima,
_____________________
………………. Nama Salesman
112
Salesman
113
Lampiran 10 REKOMENDASI SOP PENGAWASAN RETUR
1. Pemberitahuan retur produk oleh toko. 2. Pengecekan produk yang diretur yang dilakukan oleh supervisor bagian persediaan yang dilakukan pada toko yang bersangkutan. 3. Supervisor melakukan pencatatan dan mencocokkan dengan bagian administrasi CV. Hanura tentang produk yang diretur dengan jenis produk yang dikirim oleh CV. Hanura ke toko. 4. Produk yang diretur harus mendapatkan persetujuan dari supervisor. 5. Produk yang diretur harus memenuhi syarat minimal 0,05% dari total dan harus sepengetahuan supervisor. 6. Jika jenis produk telah sesuai dan persentase serta jenis kerusakan telah memenuhi syarat, maka supervisor mengesahkan retur. 7. Supervisor memerintahkan kepada bagian gudang untuk melakukan pick up retur.
114
Lampiran 11 REKOMENDASI SOP PENGAWASAN PENAGIHAN
1. Supervisor melakukan cek rutin ke toko pada area kerjanya minimal dua kali dalam sebulan. 2. Kegiatan yang dilakukan dalam pengecekan rutin adalah: a. Mencocokkan surat jalan yang diterima oleh CV. Hanura dengan produk yang benar-benar diterima oleh toko. b. Mencocokkan piutang toko dengan catatan CV. Hanura. c. Mencocokkan tagihan yang telah dibayarkan melalui salesman dan tagihan yang telah ditransfer dengan penerimaan tagihan CV. Hanura. 3. Supervisor berkoordinasi dengan bagian administrasi dan salesman untuk penagihan yang telah dan akan dilakukan oleh salesman. 4. Supervisor wajib mengingatkan salesman untuk melakukan penagihan maksimal 45 hari sebelum tagihan toko yang menjadi area kerja salesman jatuh tempo.
115
Lampiran 12 SOP PROSES PENJUALAN KREDIT
12. Toko melakukan pemesanan dan dicatat oleh sales untuk kemudian dilaporkan pada bagian administrasi 13. Bagian administrasi melakukan pengecekan stock barang pada bagian gudang. 14. Bagian gudang melaporkan jumlah stock barang pada bagian administrasi. 15. Bagian administrasi melakukan pengecekan terhadap toko apakah memenuhi syarat untuk dilakukan penjualan kredit. Kriteria tersebut adalah a. Toko memiliki alamat, lokasi yang jelas, pemilik dan mengetahui alamat pemilik toko. b. Toko tidak memiliki tagihan yang telah tertunggak lebih dari 60 hari. Jika toko tersebut memiliki piutang yang telah melebihi batas pembayaran maximum selama 60 hari dari hari setelah transaksi maka dari kebijakan manajemen perusahaan seharusnya memblokir atau tidak memberikan barang pada toko tersebut. Jika toko yang melakukan pemesanan adalah toko dengan criteria tersebut, maka penjualan kredit tidak akan dilayani.
116
16. Jika bagian administrasi telah melakukan pengecekan dan memenuhi syarat penjualan kredit, maka bagian administrasi akan memberitahukan kepada sales bahwa pesanan dapat diproses dan diacc oleh accounting department CV. Hanura. 17. Sales memberitahukan kepada toko sehingga toko akan menerbitkan purchase order (PO) berisi jumlah produk yang dipesan. Sales menerima PO dari toko. 18. CV. Hanura akan menerbitkan delivery order (DO) berisikan tanggal pengiriman dan jumlah barang yang di order. 19. CV. Hanura melakukan pengiriman kepada toko. 20. Toko melakukan pengecekan terhadap barang dan menanda tangani surat jalan yang menyatakan telah menerima barang sesuai yang tertera dalam surat jalan tersebut. 21. Sales memberikan lembar kuning kepada toko dan lembar pink serta putih kembali ke
bagian administrasi. 22. Administrasi membuat invoice kepada toko dengan waktu jatuh tempo pembayaran
selama 60 hari dari tanggal pengiriman.
117
SOP PROSES PENAGIHAN PENJUALAN KREDIT 6. CV. Hanura melakukan pengecekan daftar toko-toko yang belum melakukan pembayaran dalam tempo 45 hari setelah tanggal pengiriman. Pengecekan dapat dilihat dari hasil rekap piutang yang direkomendasikan seperti pada lampiran 8. 7. CV. Hanura mengingatkan kepada toko-toko yang belum melakukan pembayaran dalam tempo 45 hari setelah tanggal pengiriman dengan cara menelepon langsung ke toko yang bersangkutan atau melalui salesman. 8. CV. Hanura akan kembali melakukan penagihan kepada toko-toko yang belum melakukan pembayaran dalam tempo 60 hari setelah tanggal pengiriman. 9. CV. Hanura akan memblokir penjualan kepada toko tersebut jika toko tersebut belum
melakukan pembayaran setelah lebih dari 60 hari setelah tanggal pengiriman.
118
10. Jika piutang telah melebihi waktu 90 hari, maka selain melakukan pemblokiran
penjualan, CV. Hanura juga melakukan penagihan dengan lebih intensif, yaitu seperti penarikan produk dan pengambilan barang-barang dari toko tersebut.
SOP PENERIMAAN KAS PENJUALAN KREDIT 2. Pembayaran langsung dibayarkan ke rekening bank CV. Hanura yang tertera pada kuitansi pembayaran. 3. Dilakukan pengecekan akan pembayaran yang telah masuk. a. Jika pembayaran oleh toko dititipkan kepada salesman, maka CV. Hanura hanya akan mengkonfirmasi jika toko telah melakukan pembayaran ketika pembayaran tersebut telah diterima oleh pihak administrasi. Salesman mendapatkan nota kuning sebagai bukti bahwa toko telah melakukan pembayaran.
119
b. Jika toko memutuskan untuk melakukan pembayaran secara mencicil, maka salesman harus memberikan kuitansi penerimaan uang cicilan sesuai dengan nomor invoice. 4. Jika pembayaran telah masuk ke rekening CV. Hanura maka CV. Hanura akan memberikan konfirmasi dan kuitansi putih yang merupakan tanda bahwa toko telah melakukan pelunasan.
Lampiran 13 SOP PROSES PENJUALAN DENGAN RETUR
8. Bagian administrasi CV. Hanura melakukan pengecekan melalui telepon kepada toko yang melakukan pemesanan untuk mengetahui apakah ada kerusakan atau barang diterima dalam keadaan baik. 9. Produk yang dipesan harus dilakukan pengecekan oleh toko pada saat penerimaan untuk memastikan produk yang diterima dalam keadaan baik. Jika kondisi produk pada saat
120
diterima mengalami kerusakan maka produk akan dikembalikan secara langsung ke CV. Hanura pada pengiriman tersebut. Toko mengisi pada surat jalan yang menyatakan adanya pengembalian produk yang rusak. Surat jalan tersebut dikembalikan pada bagian administrasi untuk dilakukan pemotongan piutang. CV. Hanura juga melakukan pencatatan barang apa saja yang mengalami kerusakan dan akan diretur. 10. Toko melaporkan adanya produk cacat kepada bagian administrasi CV. Hanura dan berminat melakukan retur. 11. Toko diberikan waktu 1 minggu sejak penerimaan barang untuk melakukan complain untuk retur jika ditemukan terdapat kerusakan produk. 12. Terdapat beberapa kriteria untuk kerusakan produk yang dapat mendapatkan retur yaitu kerusakan bukan terjadi pada saat proses pemindahan produk oleh toko, kerusakan bukan terjadi pada saat proses produksi atau pemasangan oleh toko dan kerusakan yang mendapatkan penggantian adalah apabila kerusakan yang terjadi lebih dari 0,5% dari produk tersebut.
13. Jika toko telah melampaui batas waktu untuk dilakukan retur maka retur tidak dilayani dan jika kualitas barang tidak memenuhi untuk dilakukan retur, maka retur juga tidak akan dilayani.
121
14. Jika produk yang rusak dan diretur telah diterima kembali oleh CV. Hanura dan sesuai dengan catatan yang dibuat oleh CV. Hanura, maka CV. Hanura akan memberikan nota retur kepada toko.
SOP PROSES RETUR
122
5. Produk yang sampai di toko diperiksa oleh toko baik jenis produk dan juga kuantitas produk. 6. Dilakukan pengecekan oleh pihak toko dan sopir dan helper tentang kualitas produk yang dikirim. 7. Jika pada saat pengiriman ditemukan cacat produk atau produk yang rusak maupun jumlah yang tidak sesuai, pihak toko berhak untuk meretur produk tersebut dengan memberitahukannya kepada salesman dan administrasi CV. Hanura dan memberi catatan pada surat jalan sehingga akan dilakukan penyesuaian tagihan oleh administrasi CV. Hanura. 8. CV. Hanura memberikan waktu kepada toko untuk melakukan complain hingga seminggu dan jika tidak ada complain maka dianggap tidak ada retur lagi.
123
SOP PROSES PENERIMAAN BARANG RETUR 3. Toko melakukan konfirmasi kepada bagian administrasi dari CV. Hanura akan adanya produk yang cacat, rusak, jenis produk yang tidak sesuai dengan pesanan dan jumlah produk yang melebihi pesanan sehingga akan melakukan retur kepada CV. Hanura. 4. CV. Hanura mengirimkan bagian gudang untuk melakukan pengambilan barang retur dari toko dan membawa surat jalan yang baru untuk ditanda tangan oleh pihak toko sebagai bukti penyerahan barang retur dan retur telah diterima oleh pihak CV. Hanura untuk dimasukkan ke bagian gudang. Surat jalan asli yang berasal dari CV. Hanura diberi tanda yaitu berupa huruf timbul yang tercetak pada surat jalan asli sehingga terdapat perbedaan dengan surat jalan fiktif yang sering dilakukan oleh sales.
124
Lampiran 14 SOP PROSES PENAGIHAN TAGIHAN YANG JATUH TEMPO 7. CV. Hanura melakukan pengecekan rekap piutang seperti dapat dilihat pada Lampiran 8. 8. Salesman CV. Hanura akan melakukan penagihan sebelum tanggal jatuh tempo untuk mengingatkan toko bahwa ada tagihan yang jatuh tempo pada tanggal-tanggal tersebut. 9. Jika toko telah melewati batas tanggal jatuh tempo, maka CV. Hanura akan melakukan penagihan melalui administrasi, bagian keuangan dan manajer. 10. CV. Hanura dapat memberikan diskon bagi toko tersebut untuk memudahkan dan meringankan toko tersebut dalam melakukan pembayaran. Pemberian diskon tersebut hanya dapat dilakukan oleh manajer CV. Hanura. 11. Jika toko melakukan pembayaran dalam jumlah yang kurang dari jumlah tagihan dalam satu nota, maka CV. Hanura akan memberikan tanda terima seperti pada lampiran 9 dan pembayaran tersebut digunakan untuk melunasi invoice dengan tanggal terlama. 12. Jika toko tidak dapat melakukan pembayaran melebihi waktu toleransi dari CV. Hanura, maka CV. Hanura seijin toko tersebut akan melakukan penagihan paksa, antara lain dengan cara mengambil barang di toko tersebut sesuai dengan nilai tagihan.
125
SOP PROSES PENERIMAAN UANG TAGIHAN 6. Toko diharapkan melakukan pembayaran dengan cara transfer ke nomor rekening yang telah diberikan dalam kuitansi penagihan yang telah dikirimkan kepada toko. 7. Jika toko melakukan pembayaran tunai dan menitipkan kepada salesman, toko diharapkan memberitahukan kepada pihak administrasi di kantor CV. Hanura dan meminta tanda terima penyerahan uang tagihan tersebut. Toko akan mendapatkan tanda terima seperti tertera pada lampiran 9 yang diserahkan oleh salesman ke kasir CV. Hanura. 8. CV. Hanura melakukan konfirmasi kepada toko apakah benar dilakukan pembayaran tunai oleh toko dan dititipkan kepada salesman sebesar noinal pada tanda terima. Jika pembayaran telah dilakukan maka CV. Hanura akan mengirimkan nota putih tagihan asli kepada toko. 9. Jika toko melakukan pembayaran dalam bentuk bilyet giro atau cek, nama penerima ditulis untuk CV. Hanura dan nomor rekening diisi sesuai dengan nomor rekening pada invoice. Jika pembayaran lewat bilyet giro dan cek benar-benar dapat dicairkan maka CV. Hanura akan mengirimkan nota putih tagihan asli kepada toko. Jika bilyet giro atau cek tidak dapat dicairkan (kosong) maka CV. Hanura akan melakukan konfirmasi kepada toko dan mengembalikan bilyet giro dan cek tersebut.
126
10. Nota putih tagihan asli dari CV. Hanura sebagai bukti bahwa toko telah lunas melakukan pembayaran sebaiknya dilengkapi dengan cetakan timbul yang membuat salesman susah untk memalsukannya dan toko langganan juga dapat lebih mudah mengidentifikasi bahwa nota yang diberikan kepada mereka benar-benar asli.
127
Lampiran 15 MEKANISME SANGSI UNTUK SALES 1. Jika sales melakukan pelanggaran SOP yang bersifat operasional seperti menerima PO dari toko yang masih memiliki piutang tertunggak melebihi tanggal jatuh tempo, maka mekanisme sangsinya adalah sebagai berikut : a. Pelanggaran pertama, Penerbitan surat peringatan pertama (SP1) b. Pelanggaran kedua, Penerbitan surat peringatan kedua (SP2), komisi dipotong 50%. c. Pelanggaran ketiga, Penerbitan surat peringatan ketiga (SP3), komisi hangus. d. Pelanggaran keempat, Pemecatan dan harus tetap mengganti kerugian perusahaan. 2. Jika sales melakukan tindak penggelapan terhadap uang tagihan, maka mekanisme sangsinya adalah sebagai berikut: a. Pelanggaran pertama, Penerbitan surat peringatan pertama (SP1) b. Pelanggaran kedua, Penerbitan surat peringatan kedua (SP2), komisi dipotong 50%. c. Pelanggaran ketiga, Penerbitan surat peringatan ketiga (SP3), komisi hangus.
128
d. Pelanggaran keempat, Pemecatan dan harus tetap mengganti kerugian perusahaan. e. Sales harus melakukan penggantian uang perusahaan dalam tempo maksimal satu bulan dengan menyertakan jaminan senilai total uang perusahaan yang digelapkan. f. Jika sales tidak dapat melakukan penggantian uang perusahaan, maka perusahaan akan menempuh jalur hukum.
129
Lampiran 16 MEKANISME SANGSI UNTUK SUPERVISOR 1. Jika supervisor melakukan pelanggaran SOP, maka mekanisme sangsinya adalah sebagai berikut : a. Pelanggaran pertama, Penerbitan surat peringatan pertama (SP1) b. Pelanggaran kedua, Penerbitan surat peringatan kedua (SP2), bonus dipotong 50%. c. Pelanggaran ketiga, Penerbitan surat peringatan ketiga (SP3), bonus hangus. d. Pelanggaran keempat, Gaji dipotong 50% e. Pelanggaran kelima, Pemecatan dan harus tetap mengganti kerugian perusahaan.
