LAMPIRAN HASIL WAWANCARA DENGAN PERUSAHAAN
Tanya ( T )
: Apa aplikasi yang dibutuhkan oleh PT. Puncak Menara Hijau Mas?
Jawab ( J )
: Kami membutuhkan aplikasi untuk kegiatan pembelian, penjualan, dan
persediaan barang di perusahaan kami. Perusahaan kami bergerak dalam bidang industri perkayuan yang dikelola menjadi peralatan rumah tangga.
Tanya ( T )
: Bagaimana prosedur pembelian barang PT. Puncak Menara Hijau Mas?
Jawab ( J )
: Bagian Persediaan akan melaporkan persediaan barang yang akan
dipesan untuk tiga bulan ke depan ke Bagian Pembelian. Setelah itu, Bagian Pembelian akan memesan barang mentah ke Pemasok via telepon. Ketika barang sudah kami terima oleh Pemasok lewat Bagian Persediaan maka Bagian Pembelian akan memberikan Delivery Order (DO) rangkap pertama kepada Pemasok guna menagih biaya pembelian kami dalam jangka waktu satu minggu setelah barang kami terima. Kemudian, setelah satu minggu itu ketika Pemasok menagih menggunakan Delivery Order (DO) rangkap pertama tersebut, Bagian Pembelian akan mengeceknya kembali dan kemudian memberikan Pemasok cek sebagai alat pembayaran yang telah dikeluarkan oleh Bagian Keuangan.
Tanya ( T )
: Bagaimana prosedur persediaan PT. Puncak Menara Hijau Mas?
Jawab ( J )
: Pertama dari pengecekkan persediaan barang pesanan pelanggan untuk
tiga bulan ke depan yang akan dibuatkan laporan persediaan barang untuk diberikan ke Bagian Pembelian. Setelah itu jika ada pengiriman barang dari Pemasok ke Bagian
Persediaan maka barang-barang tersebut akan dicek dahulu secara fisik kualitasnya. Jika ada barang yang tidak sesuai dengan pesanan maka kami akan mengembalikannya ke Pemasok. Kemudian, Bagian Persediaan akan mengkonfirmasikan ke Bagian Pembelian tentang kedatangan barang tersebut. Setelah itu Bagian Pembelian akan membuat Delivery Order (DO). Dengan dibuatkannya Delivery Order (DO), maka stok Barang di persediaan akan bertambah. Sedangkan bila terjadi penjualan, Bagian Penjualan akan memberikan konfirmasi ke Bagian Persediaan, apakah barang pesanan Pelanggan tersedia di gudang atau tidak. Bila barang tersedia, maka Bagian Penjualan akan membuatkan Surat Perintah Kerja kepada Bagian Produksi. Kemudian Bagian Produksi akan memproduksi Barang mentah menjadi barang jadi dan di-packaging dalam bentuk container, bersamaan dengan itu stok barang mentah berkurang. Kemudian barang telah siap dikirim. Setelah itu Jasa Pengiriman akan mengambil barang yang sudah siap dikirim tersebut untuk dikirimkan langsung ke pelanggan, bersamaan dengan itu stok barang akan berkurang.
Tanya ( T )
: Bagaimana prosedur penjualan PT. Puncak Menara Hijau Mas?
Jawab ( J )
: Bagian Penjualan akan menerima Surat Permintaan Barang Purchase
Order (PO) dari pelanggan . Setelah menerima Surat Permintaan Barang, Bagian Penjualan akan membuatkan Faktur Penjualan (Proforma Invoice), yang dikirimkan lewat e-mail kepada Pelanggan. Setelah itu jika barang mentah yang dipesan tersedia, maka selanjutnya Bagian Penjualan akan membuatkan Surat Perintah Kerja yang ditujukan kepada Bagian Produksi. Kemudian Bagian Produksi akan langsung menyiapkan Barang yang dipesan dan di-packaging dalam bentuk container, Lalu Bagian
Penjualan akan mengirimkan Shipping Instruction kepada Jasa Pengiriman yang setelah itu jasa pengiriman akan mengirimkan Booking Confirmation kepada Bagian Penjualan. Sesuai dengan waktu perjanjian, Jasa Pengiriman akan datang ke Pabrik untuk mengambil container dan mengirimkan barang langsung ke lokasi pelanggan. Namun, sebelum melakukan pengiriman, Jasa Pengiriman mengirimkan FCR (Forwarder Cargo’s Reciept) kepada Bagian Penjualan sebagai biaya pengiriman.
Tanya ( T )
: Bagaimana prosedur pelunasan piutang Pelanggan?
Jawab ( J )
: Setelah barang diambil oleh Jasa Pengiriman untuk dikirimkan ke
Pelanggan, kurang lebih satu minggu sesudahnya
Tanya ( T )
: Mengapa Anda merasa Perusahaan Anda membutuhkan aplikasi
basisdata? Jawab ( J )
: Karena dengan sistem manual yang sedang kami jalankan ini, diperlukan
waktu yang sangat lama untuk mencari data pembelian, persediaan, dan penjualan. Karena pencarian dilakukan terhadap berkas-berkas yang kurang terorganisir dan disimpan secara terpisah. Koordinasi persediaan antara Bagian Persediaan dan Kasir / Penjualan masih kurang efisien dalam hal penyesuaian stok barang, karena kartu stok barang harus berpindah tangan untuk penyesuain stok. Ada juga risiko hilangnya barang karena adanya kesalahan dalam pencacatan pengeluaran barang. Data dan informasi barang sering tidak tepat waktu sehingga mempersulit perencanaan pembelian dan penjualan. Dokumentasi dalam bentuk kertas mudah hilang dan rusak. Sulitnya membuat dan menyajikan laporan penjualan dan pembelian bulanan karena banyaknya dokumen-
dokumen penjualan dan pembelian yang tercampur dengan dokumen-dokumen lain. Pemesanan barang bisa terlambat karena sulitnya Bagian Persediaan untuk memeriksa stok barang mana yang sudah mendekati stok minimum. Dokumentasi manual lebih rawan dalam kesalahan pemasukkan data
LAMPIRAN KUISIONER Jawaban Pernyataan
Tidak Setuju
1. Aplikasi yang kami buat membantu proses bisnis perusahaan 2. Aplikasi yang kami buat mudah dimengerti oleh user 3. Aplikasi yang kami buat sesuai dengan apa yang diharapkan 4. Aplikasi yang kami buat meningkatkan kinerja perusahaan 5. Sistem keamanan yang kami buat dalam aplikasi ini sudah baik 6. Tampilan dari aplikasi kami sudah baik 7. Aplikasi yang kami buat membutuhkan komputer yang canggih dan mahal 8. Dengan aplikasi yang kami buat ini telah meminimalisasikan kesalahan
L2
Kurang setuju
Setuju
Sangat Setuju
